KDF KNIHA DOŠLÝCH FAKTUR GORDIC SOFTWARE * SUPERVIZOR * =============================== =============================== verze 7

KDF - pøíruèka uživatele GORDIC® spol. s r.o. software p. box 40 586 04 Jihlava 4

GORDIC SOFTWARE

KDF ===============================

KNIHA DOŠLÝCH FAKTUR ===============================

UŽIVATELSKÁ PØÍRUÈKA * SUPERVIZOR * verze 7.x pro Windows

Copyright © Gordic® spol. s r.o., 2001 1

KDF - pøíruèka uživatele

2

KDF - pøíruèka uživatele

OBSAH 1. ÚVOD 1.1 Pøedmluva 1.2. Kompatibilní verze ekonomických úloh WIN & DOS 1.3. Struèná charakteristika funkcí programu WinKDF 2. ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ PROGRAMU 2.1. Struèný pøehled základních ovládacích prvkù 2.2. Obecné vlastnosti 2.3. Vstup do programu WinKDF 2.3.1. Spuštìní programu z operaèního systému Windows 2.3.2. Zadání hesla a kontrola dat 3. FAKTURY 3.1. Zápis 3.1.1. Zápis - èíselná øada a skupina 3.1.2. Zápis 3.2. Úhrada 3.3. Proplacení 3.4. Úèetnictví 3.5. Opravy 3.5.1. Faktur 3.5.2. Úhrad 3.6. Prohlížení 3.7. Import dat 4. POUKAZY 4.1. Zápis 4.1.1. Zápis - èíselná øada a skupina 4.1.2. Zápis 4.2. Proplacení 4.3. Úèetnictví 4.4. Opravy 4.4.1. Poukazù 4.4.2. Úhrad 4.5. Prohlížení 4.6. Import dat

5 5 6 7 9 9 12 13 13 14 15 15 15 15 21 23 24 25 25 25 27 28 29 29 29 29 34 34 34 34 34 35 35

3

KDF - pøíruèka uživatele 5. TISKY 5.1. Pøíkaz k úhradì 5.2. Kniha faktur 5.3. Protokol o pøedání faktur 5.4. Kniha poukazù 5.5. Finanèní úøad 5.6. Složenky 5.6.1. Zpracování H 5.6.2. Pøeskok 5.6.3. Parametry 5.6.4. Èíselník PSÈ 5.7. Inkasa 5.8. Úhrady 5.9. Nepøedané faktury 6. ÈÍSELNÍKY 6.1. Dodavatelé 6.2. Èíselník pøíjemcù plateb 6.3. Rejstøík vlastních úètù 6.4. Èíselník správcù rozpoètových prostøedkù 6.5. Èíselník èíselných øad faktur 6.6. Èíselník skupin øad faktur 7. SPECIÁLNÍ FUNKCE 7.1. Výpis z banky 7.2. Parametry úlohy 7.3. Editor 7.4. Archivace 7.5. Reindexace 7.6. Info 7.7. Obnovení 7.8. Výstup úèetnictví 7.9. Založení nového roku 7.10. Zmìna aktuálního roku 7.11. Dávka Gordic 8. POPIS ØÍDÍCÍCH SOUBORÙ 8.1. Obecnì o pojmenování souborù 8.2. Popis øídících souborù 8.3. Konfiguraèní soubor KDF.CFG 9. PØÍKLADY

36 36 36 36 37 37 37 37 38 39 39 39 39 39 40 40 41 41 42 42 42 43 43 43 44 44 44 45 45 45 45 46 46 47 47 47 49 55

PØÍLOHA A

57

4

KDF - pøíruèka uživatele

1. ÚVOD 1.1

Pøedmluva

Vážení uživatelé - zákazníci Firma GORDIC® spol. s r.o. software Vám pøedkládá k prostudování první vydání rozsáhlé uživatelské pøíruèky SUPERVIZOR s podrobným popisem funkcí programu WinKDF. Program byl pøeveden z pùvodní verze pro operaèní systém DOS do nového prostøedí Windows 95, Windows 98, pøíp. Windows NT. Aby byl pøechod na novou verzi v prostøedí Windows co nejménì problematický, data programu mají stále stejnou strukturu a není tedy tøeba dìlat žádné konverze dat. Ani hlavní menu programu nedoznalo v tomto novém prostøedí podstatnìjších zmìn. Je tøeba se hned na poèátku zmínit o tom, že verze pro Windows plnì podporuje myš a zvyšuje tím uživatelský komfort pøi ovládání ve všech fázích programu. Tato PØÍRUÈKA SUPERVIZORA WinKDF má za úkol popsat veškeré funkce programu, tvorbu a význam datových, øídících i pomocných souborù a nìkteré zvláštnosti pøi práci s programem. Program WinKDF GORDIC® je v souèasnosti dodáván ve dvou verzích: ¨ LOC - lokální verze sloužící ke zpracování na lokálních PC. - síová verze sloužící k multiuživatelskému pøístupu k jedné databázi ¨ NET - více uživatelù mùže pracovat s daty téže organizace. Pøestože pùvodní zadání vychází z potøeb organizací státní správy a místní samosprávy, modulární stavba programového vybavení zajistí pokrytí širokého rozsahu potøeb ostatních organizací, podnikù a vìtších soukromých firem. WinKDF je to systém evidence došlých faktur, který funguje samostatnì, spolupracuje s následujícími programy naší firmy: ¨ UCR (WinUCR) - podvojné úèetnictví (rozpoètových i pøíspìvkových org.). ¨ KXF(WinKXF) - komukace s bankou Programové øešení nové verze programu je realizováno v jazyce INPRISE DELPHI 3.0 se systémem oken otevíraných prostøednictvím položek menu, bìžných pro systémy Windows. Aktuální položka, na které stojí plošný kurzor, je ve spodním Help-Line øádku doplnìna komentáøem vybrané funkce a èiní tak vlastní obsluhu zcela snadnou záležitostí. PØÍRUÈKU SUPERVIZORA WinKDF je možné doporuèit zaèínajícím i zkušeným uživatelùm, protože vysvìtluje podrobnì veškeré manipulace s daty - pøi poøizování faktur nebo poukazù, prohlížení, tisku sestav, archivacích i ostatních funkcích. Všechny poøízené záznamy jsou archivovány a lze je kdykoli zpìtnì prohlížet. 5

KDF - pøíruèka uživatele Ukládají se i informace bìžnému uživateli nepøístupné, ale pro funkci systému nezbytné. Autorský tým vám pøeje pøíjemnou práci s programem “Kniha došlých faktur” ve verzi pro Windows. Jestliže se pøed vámi objeví neøešitelný problém, který nedokážeme sami odstranit ani s pomocí této pøíruèky, volejte vašeho dealera, resp. firemní HotLine.

1.2.

Kompatibilní verze ekonomických úloh WIN & DOS

Program WinKDF je 32-bitová aplikace pracující v grafickém režimu a je souèástí nabídky ekonomických úloh v tzv. WIN&DOS verzi. To znamená, že program WinKDF lze spoleènì provozovat s DOS verzí (i v kombinaci) nad spoleènými daty v lokální i síové verzi (100 % datová kompatibilita s již existujícími daty) v architektuøe WIN&DOS klient-fileserver. V programu WinKDF je plnì zachovaná funkènost jako u verze pro systém MS DOS. POZOR !!! Programy - pro systém DOS i Windows musí mít stejné èíslo verze! Schematické znázornìní práce nad spoleènými daty:

6

KDF - pøíruèka uživatele

1.3.

Struèná charakteristika funkcí programu WinKDF

Hlavní výhody øešení lze shrnout do následujících bodù: úloha je vhodná pro všechny uživatele - rozpoètové a pøíspìvkové organizace, obecnì prospìšné organizace a pro podnikatele. uživatel si sám stanoví parametry knihy faktur pro danou organizaci, v nìmž urèí místo banky, místo organizace, zda bude požadovat pøímý výstup do úèetnictví atp. systém pracuje zvl᚝ se souborem došlých faktur a zvl᚝ s tzv. platebními poukazy. Oba typy dokladù mohou být èlenìny pomocí pøedøazených èíselných øad a skupin automaticky pøidìluje poøadové èíslo každé novì zapisované faktuøe nebo poukazu umožòuje èásteèné úhrady a jejich sledování, zálohové faktury a jejich vyúètování obsahuje èíselník vlastních úètù, ve kterém lze opravovat, vyhledávat a tisknout podle zvolené výbìrové masky obsahuje èíselník dodavatelù a pøíjemcù, který lze tøídit podle IÈO, názvu organizace nebo podle èísel úètù èíselník obsahuje také smìrový kód banky dodavatele umožòuje pracovat podle potøeby s volitelným èíselníkem SRP (tzv. správce rozpoètových prostøedkù), který umožòuje tisk pøedávacího protokolu o pøedání faktur do obìhu vìtšinu typù èíselníkù je možno doplòovat pøímo pøi práci s knihou faktur a knihou poukazù vysoká efektivnost práce je umožnìna pomocí funkce nápovìdy, kterou lze pøi poøizování nahlížet do jednotlivých èíselníkù a po vybrání varianty lze stisknutím klávesy Enter nebo tlaèítka OK pøenést veškeré údaje z èíselníku do poøizovaných dat øeší možnost vyhledávat z výpisù pomocí zadání variabilního symbolu proplacené faktury nebo poukazu a automatizovanì u nich doplòovat datum zaplacení (pokud nechce uživatel tuto možnost použít, mùže volit pøímé napoøizování datumu) umožòuje tisk jednotlivého nebo hromadných pøíkazù, dále tisk knihy faktur, knihy poukazù, tisk protokolu o pøedání faktur do obìhu, tisk libovolných faktur nebo poukazù zaznamenaných v knihách, tisk pøehledové sestavy pro hlášení o placení soukromým osobám (pro finanèní úøady), tisk prùvodního formuláøe (tzv. ”košilka”) systém obsahuje možnost prohledávat všechny soubory podle všech kritérií, které se zaznamenávají v knihách a provádìt souèet èástek 7

KDF - pøíruèka uživatele -

systém je zabezpeèen pomocí možnosti provádìt archivaci všech souborù na disketu úlohu je možné použít i pro sledování DPH do banky lze vystupovat z dat KDF i elektronickou cestou (soubor na disketì nebo modemem) automatické párování plateb provedených bankou pomocí dávky ”GORDIC”, vytvoøené programem KXF (zajišuje komunikaci s bankou pomocí kompatibilního média) výstup složenek typu H elektronickou cestou

Upozornìní Dùležité pro uživatele je sledovat spodní okraj obrazovky, ve kterém se v tzv. „Help-Line øádku“ objevují dùležitá hlášení a upozornìní programu! Program je zabezpeèen tak, že obsluha je pøed provedením závažné operace s daty (rušení, vymazání, spuštìní uzávìrky) upozornìna zvláštním dotazem zda OPRAVDU chce následující závažnou operaci provést !!!

8

KDF - pøíruèka uživatele

2.

ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ PROGRAMU

Program WinKDF pracuje v prostøedí Windows a pøi jeho ovládání se používá všech standardních zásad a základních ovládacích prvkù pro ovládání aplikací ve Windows. Pokud jste dosud v prostøedí Windows nepracovali, doporuèujeme vám se pøed vlastním zapoèetím práce se zásadami ovládání Windows seznámit. Program lze ovládat pomocí myši a vìtšinu jeho èástí také z klávesnice. Vzhledem k tomu, že vìtšina administrativních pracovníkù je zbìhlejší v psaní na klávesnici, je v programu umožnìno pohybovat se po jednotlivých položkách na obrazovce klávesou ENTER (spolu s klávesami ve Windows obvyklými TAB a SHIFT-TAB).

2.1.

Struèný pøehled základních ovládacích prvkù

Editaèní pole

Podle okolností mùžeme zadat textovou èi èíselnou položku. Pokud je to potøeba, probíhá automatické formátování textu. Jsou-li na zadávanou hodnotu kladeny speciální nároky, je na to obsluha upozornìna pouze tehdy, neodpovídá-li hodnota požadavku. Pokud je položka napøíklad omezena maximálním poètem znakù, nepovede se nám více znakù zapsat. POZOR! Mùže se však stát, že máme text zprava doplnìn mezerami a editaèní pole nám již neumožní napsat další znaky i když pro vás se situace jeví, jako když nemùžeme pøipsat text na konec (nevšimneme si mezer zprava textu). Pokud je obsah pole (masky) vybraný do bloku (oznaèeno modrou barvou), je obsah pole (masky) pøi prvním stisku klávesy vymazán a nahrazen novým, námi psaným textem. V pøípadì, že chceme hodnotu pouze upravit a nikoli celou pøepsat, musíme zrušit vybrání. Zrušení vybrání pole (masky) se provede kliknutím myši kdekoli uvnitø pole (masky) nebo stisknutím nìkteré z následujících kurzorových kláves: šipka vpøed, šipka vzad, šipka nahoru, šipka dolù. Editaèní pole pro zobrazení/zadání datumu

Datum se zadává ve formátu DD.MM.RRRR.

9

KDF - pøíruèka uživatele Editaèní pole s krokováním

Do editaèního pole mùžeme zapsat hodnotu buï ruènì, nebo se pomocí šipek nahoru a dolù èi myši a pravé èásti editaèního pole pohybovat v seznamu optimálních (doporuèených) hodnot. Roletová nabídka (Combobox) Seznam platných hodnot se zobrazí (rozvine) po kliknutí na tlaèítko se šipkou dolù. Pro vyhledávání v seznamu hodnot lze použít stisk klávesy s prvním písmenem hledaného textu. Po opakovaném stisku této klávesy se periodicky výbìr posouvá postupnì po všech øádcích (hodnotách) zaèínajících tímto znakem. Pøepínaèe: volba vybrána volba nevybrána

Tlaèítka Bìžné tlaèítko – je možné stisknout klávesou mezerník, klávesou Alt+podtržené písmeno nebo kliknout myší; Pøednastavené tlaèítko – je možné stisknout stejnými zpùsoby jako u bìžného tlaèítka, ale také reaguje na klávesu Enter použitou kdekoliv v oknì, kde se toto tlaèítko vyskytuje. Zpravidla se v takovémto oknì vyskytuje i tlaèítko Zrušit, které je možné zvolit stiskem klávesy ESC. Tlaèítko pøístupné – aktivní V tomto okamžiku je možné danou volbu použít. Tlaèítko nepøístupné - neaktivní V tomto okamžiku nelze danou volbu použít. 10

KDF - pøíruèka uživatele Popisy editaèního políèka Èerná barva návìstí pole - nepovinné vyplnìní. Modrá barva návìstí pole - povinné vyplnìní. Hlavièka dialogového okna pøi otevøení a uložení souboru

-

Kde hledat – po kliknutí na šipce se položka rozbalí do okénka, ve kterém je pøehlednì zobrazena celá struktura poèítaèe - seznam všech diskù (vèetnì síových i diskù okolních pøipojených poèítaèù) a adresáøù na nich (možnost provedení výbìru, na jakém disku a v jakém adresáøi najít hledaný soubor); - První tlaèítko – skok o úroveò výše (ve struktuøe celého systému Windows); - Druhé tlaèítko – založení nové složky (nového adresáøe); - Tøetí tlaèítko – pøepínaè - zobrazí se pouze názvy adresáøù a souborù; - Ètvrté tlaèítko – pøepínaè - zobrazí se detaily adresáøù i souborù (název, velikost, typ, datum poslední zmìny). Toolbutton – rychlá volba

Tlaèítka jsou umístìna na nástrojové lištì pøímo pod hlavním horizontálním menu

WinKDF. Toto tlaèítko (ikonu) lze stisknout pouze myší. Každému tlaèítku je

pøiøazena urèitá funkce z menu nebo submenu  funkcemi odpovídajícího menu. Ovládací prvky okna (nabízí se v pravém horním rohu okna):

Levé tlaèítko – pracovní plocha (okno) se zbalí do minimalizované podoby (schová se do spodního stavového øádku Windows); Prostøední tlaèítko – pøepínaè velikosti okna – zmìna mezi oknem pøes celou obrazovku a uživatelským nastavením velikosti okna; stejného výsledku 11

KDF - pøíruèka uživatele dosáhneme i dvojitým stiskem levého tlaèítka myši v horním øádku okna (souèasnì se zmìnou velikosti okna se mìní i vzhled prostøedního tlaèítka ovládacích prvkù okna); Pravé tlaèítko – zavøení aktivního okna (ekvivalent tlaèítka Konec nebo Zrušit). Hlavièka okna

Po kliknutí (je možné levým i pravým tlaèítkem myši) na znaku firmy GORDIC (v levém horním rohu hlavního okna) se rozbalí systémové menu, ve které je možné vybírat z èinností, souvisejících s vlastnostmi hlavního okna (pracovní plochy): - obnovit - obnoví uživatelskou velikost okna; - pøesunout - pøesune okno pomocí klávesnice na jiné místo obrazovky; - velikost - nastaví pomocí klávesnice jinou uživatelskou velikost okna; - minimalizovat - pracovní plocha (okno) se zbalí do minimalizované podoby (schová se do spodního stavového øádku Windows); - maximalizovat - nastaví velikost okna pøes celou obrazovku; - zavøít - ukonèí program - horká klávesa Alt-F4; - vystøeï - umístí okno do støedu obrazovky (pouze pokud je programové okno zobrazeno v uživatelské velikosti).

2.2.

-

Obecné vlastnosti

Po kliknutí pravým tlaèítkem myši na libovolném editaèním poli (v režimu POØIZOVÁNÍ i v režimu PROHL͎ENÍ) se zobrazí se následující menu: zpìt - obnoví zpìt pøedchozí hodnotu pole (pouze v režimu poøizování); vyjmout - vyjme obsah aktivního pole (nebo jeho èást), které je oznaèeno jako blok (pouze v režimu poøizování) a uloží jej do pamìti; kopírovat - zkopíruje obsah pole nebo jeho èást (není-li pole prázdné), které je oznaèeno jako blok do pamìti; vložit - vloží obsah pamìti do aktivního pole (pouze v režimu poøizování); odstranit - odstraní obsah pole (nebo jeho èást), které je oznaèeno jako blok, z aktivního pole a uloží jej do pamìti (pouze v režimu poøizování); vybrat vše - oznaèí obsah pole jako blok (inverznì).

Výjimkou jsou celoplošná prohlížecí okna typu BROWSE, kde jsou na pravém tlaèítku (po kliknutí na seznam) definována specifická místní menu (napø. v poøizovaèi dokladù, v kartotéce, v pohledech, v prohlížení èíselníkù, apod. – tyto odlišná menu jsou vždy popsána v pøíslušných kapitolách). 12

KDF - pøíruèka uživatele Pojmy ¨ levé/pravé tlaèítko myši - pokud není tlaèítko specifikováno, rozumí se vždy levé tlaèítko myši; ¨ uchopení myší – stisknutí levého tlaèítka myši na objektu (pokud není øeèeno jinak) a držení tohoto tlaèítka; ¨ tažení myší - za stálého držení levého tlaèítka myši (pokud není øeèeno jinak) pøesunutí kurzoru myši na cílové místo a zde uvolnìní tlaèítka myši.

2.3. Vstup do programu WinKDF 2.3.1. Spuštìní programu z operaèního systému Windows Program je možné spustit nìkolika zpùsoby: 1) Dvojklikem na ikonu umístìnou na ploše obrazovky; 2) Výbìrem z nabídky START-PROGRAMY-GORDIC-WINKDF; 3) Z nabídky START-SPUSTIT spuštìním WKDF.EXE;

4) Z pøíkazové øádky pøíkazem WKDF.EXE. POZOR !!!

Program WinKDF má v sobì zabudovanou kontrolu na pøítomnost virù. Pokud se objeví místo vstupní obrazovky varovné hlášení: “PROGRAMOVÉ SOUBORY BYLY

NÁSILNÌ NARUŠENY! OVÌØTE SYSTÉM ANTIVIROVÝMI PROGRAMY! KDFERR=...” V takovém pøípadì je tøeba si opsat èíslo uvedené u KDFERR a oznámit

je nejbližšímu dealerovi firmy. S nejvìtší pravdìpodobností je program WinKDF napaden virem. Je tøeba ovìøit existenci viru pomocí antivirových programù. V menším poètu pøípadù mùže být toto hlášení zpùsobeno narušením ostré instalace programu.

Program WinKDF obsahuje rovnìž kontrolu na aktivaèní klíè a èíslo licence, které je kontrolováno pøi pøihlášení do programu i pøi všech reinstalacích programu na vyšší verze utilitou WGORUPIN. Pokud je chybný registraèní soubor, program hlásí: “Chyba instalace – WKDF.GOR neexistuje nebo má špatnou strukturu.” Také v tomto pøípadì doporuèujeme kontaktovat dealera firmy GORDIC.

13

KDF - pøíruèka uživatele

2.3.2. Zadání hesla a kontrola dat Pokud program shledá, že licence i programové soubory jsou v poøádku, zobrazí se následující pøihlašovací okno programu: r

Úvodní obrazovka vybízí k zadání vstupního uživatelského hesla. Zadáme pøidìlené heslo (na obrazovce se však zobrazují hvìzdièky, aby jej nezjistila neoprávnìná osoba) a zadání potvrdíme. Zadané heslo je zkontrolováno podle tabulky hesel pracovníkù a pokud se zde vyskytuje, pak se ve spodním informaèním poli objeví krátce jméno uživatele, kterému byl právì povolen vstup do programu s danou úrovní pøístupu. V levé èásti okénka se pod firemním logem vypisuje aktuální èíslo verze programu WinKDF. Po potvrzení zadaného hesla následuje hlavní obrazovka se základním menu programu WinKDF. Tlaèítko Zrušit naopak uzavøe okno a k pøihlášení do systému nedojde.

14

KDF - pøíruèka uživatele

3.

FAKTURY

3.1. Zápis 3.1.1. Zápis - èíselná øada a skupina Pokud má uživatel nastaven parametr umožòující používání èíselných øad a skupin, tak pøed zápisem faktury musí rozhodnout o zadání hodnoty èíselné øady a skupiny z èíselníkù. V této fázi se nedají doplòovat hodnoty do èíselníku, k tomu slouží práce s èíselníky (podrobnìji viz 6.5 a 6.6). Pokud uživatel nemá nastavenu možnost používání èíselných øad a skupin, tato nabídka se nezobrazuje. Celý zápis má následující strukturu: ¨ Èíselná øada

až 3 místa (povinný údaj)

Výbìr možností je možno spatøit po stisku F2, výbìr hodnoty se provede prostøednictvím šipek a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK. Hodnotu je možno zadat také pøímo. Zadaná hodnota je zkontrolována na existenci v èíselníku èíselných øad. Pokud neexistuje, zadání neprobìhne korektnì a do fáze 3.2 nelze vstoupit. ¨ Skupina øad

až 3 místa (povinný údaj)

Výbìr možností je možno spatøit po stisku F2, výbìr hodnoty se provede prostøednictvím šipek a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK. Hodnotu je možno zadat také pøímo. Zadaná hodnota je zkontrolována na existenci v èíselníku skupin øad. Pokud neexistuje, zadání neprobìhne korektnì a do fáze 3.1.2 nelze vstoupit. Po úspìšném zadání se ihned pokraèuje fází 3.1.2.

3.1.2. Zápis Tato funkce slouží k zápisu faktury došlé do organizace. Celý zápis má následující strukturu: ¨ Poøadové èíslo faktury

až 8 míst (povinný údaj)

Pøi zahájení práce (nebo po zadání nové kombinace øady a skupiny) je uvedena hodnota 0. Obsluha je vybídnuta k zadání èísla a pak v prùbìhu zpracování se tato hodnota vždy pøi novém zápisu automaticky zvyšuje. Pokud zahajuje uživatel zpracování uprostøed roku, mùže plynule navázat na svoji ” ruènì” vedenou knihu došlých faktur tak, že si pøi zahájení zpracování napíše navazující poøadové èíslo do tohoto programu KDF a pokraèuje tak v èíselné øadì. 15

KDF - pøíruèka uživatele

¨ IÈO dodavatele

až 10 míst (nepovinný údaj)

Zadané IÈO je zkontrolováno na èíselník dodavatelù. Pokud je IÈO nalezeno, jsou automaticky dosazeny ostatní údaje o dodavateli. Pokud se nenalezne, následuje dotaz systému, zda chce uživatel zadat nové IÈO do èíselníku. Po odpovìdi ”A” se objeví okno, ve kterém obsluha poøídí všechny potøebné údaje k dodavateli. Uživatel mùže pomocí klávesy F2 ”nahlédnout” do èíselníku dodavatelù, seøazeného podle IÈO, vybrat si pøíslušného dodavatele a stisknutím Enter nebo tlaèítka OK pøenést hodnoty do pøíslušných položek týkajících se dodavatele. Pokud se tato nápovìda vyvolá z prázdné hodnoty, zobrazí se všichni dodavatelé. Pokud se vyvolá napø. se zadanou hodnotou 6, zobrazí se pouze dodavatelé s IÈem zaèínajícím hodnotou 6. Pokud zadáme pøi zápisu došlé faktury již existující IÈO dodavatele, avšak nesprávné ve vztahu k zadávané faktuøe a pøi poøizování chceme tuto chybu napravit, staèí zadat nové (správné) IÈO. 16

KDF - pøíruèka uživatele

Zvýšenou pozornost je tøeba vìnovat té výjimeèné situaci, kdy máme dodavatele s jedním IÈem, ale s více rùznými úèty. V tomto pøípadì je možno postupovat dvìma rùznými zpùsoby: 1.

Po zadání IÈO stiskneme klávesu F2 a objeví se nabídka všech záznamù dané organizace, ze které si zvolíme odpovídající øádek. 2. Zadáme pøímo daný úèet. ¨ Název dodavatele

až 25 míst (nepovinný údaj)

Alfanumerická hodnota. Dùležitý je zpùsob zadávání, protože v pøípadì tisku rejstøíku dodavatelù podle abecedy jsou dodavatelé seøazeni podle prvního písmene (je rozdíl mezi velkými a malými písmeny). Uživatel mùže pomocí klávesy F2 ”nahlédnout” do èíselníku dodavatelù seøazeného abecednì a zvolit vyhovujícího dodavatele. Pokud se tato nápovìda vyvolá z prázdné hodnoty, zobrazí se všichni dodavatelé. Pokud se vyvolá napø. se zadanou hodnotou ”P”, zobrazí se pouze dodavatelé s názvem zaèínajícím písmenem ”P”. V pøípadì, že je zadáváno IÈO nebo èíslo úètu, které se nalezne, je název dodavatele automaticky plnìn z èíselníku. ¨ Èíslo úètu dodavatele

až 19 míst (standardnì povinný údaj)

Po zadání èísla a stisku klávesy Enter nebo tlaèítka OK je èíslo zkontrolováno na èíselník dodavatelù. Pokud je nalezeno, jsou automaticky dosazeny i ostatní údaje o dodavateli. Pokud není èíslo nalezeno, následuje dotaz systému, zda chce uživatel zadat nového dodavatele. Po odpovìdi ”A” se otevøe okno na obrazovce a v nìm je možno doplnit všechny potøebné údaje o dodavateli. 17

KDF - pøíruèka uživatele V pøípadì, že je zadáváno IÈO, které se nalezne, je tento údaj automaticky plnìn z èíselníku. Èíslo úètu mùže obsahovat i pomlèku ”-”. Uživatel mùže pomocí klávesy F2 ”nahlédnout” do èíselníku dodavatelù seøazeného podle èísel úètù, vybrat si pøíslušného dodavatele a stisknutím klávesy Enter nebo tlaèítka OK pøenést jeho hodnoty do poøizovací masky. Údaj o èísle úètu se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. Po zadání èísla úètu probìhne jeho kontrola . Pokud nevyhovuje algoritmùm pro bankovní styk, je uživatel upozornìn. Pokud uživatel chce, aby èíslo úètu dodavatele bylo jako údaj nepovinný, musí zadat v souboru KDF.CFG parametr POV=1. ¨ Smìrový kód banky dodav.

až 4 místa (povinný údaj)

Údaj se automaticky plní z èíselníku dodavatelù nebo je zadáván obsluhou pøímo. Údaj o smìrovém kódu banky dodavatele se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. ¨ Konstantní symbol

až 8 míst (zde nepovinný údaj)

Tato hodnota se pøenáší z èíselníku dodavatelù od daného dodavatele. Není nutno ji zde zadat. ¨ Specifický symbol

až 12 míst (zde nepovinný údaj)

Tato hodnota se pøenáší z èíselníku dodavatelù od daného dodavatele. Není nutno ji zde zadat. ¨ Støedisko

až 4 místa (nepovinný údaj)

Pokud nechceme, aby se tento údaj nabízel, je možno jej zmìnit v zadávání parametrù KDF (viz 7.2). Faktury mohou být èlenìny na jednotlivá støediska. ¨ Správce rozpoèt. prostøedkù

až 4 místa (nepovinný údaj)

Pokud nechceme, aby se údaje vztahující k SRP nabízely, je možno jej zmìnit v zadávání parametrù KDF (viz 7.2). Tohoto údaje nejèastìji využijí vìtší organizace, které potøebují rozlišit fakturu z hlediska vnitropodnikového pøíjemce. Uživatel mùže pomocí klávesy F2 ”nahlédnout” do èíselníku správcù SRP, vybrat si pøíslušného správce a pøenést jeho èíselný kód do poøizovaného slova.

18

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Stav pøedání SRP

1 místo (nepovinný údaj)

Následující možnosti zobrazují stav vùèi SRP: 0 pøipraveno (bude se tisknout do protokolu - viz 5.3) 1 pøedáno (nebude se tisknout do protokolu) 2 vráceno (vráceno od SRP) ¨ Objednávka

až 15 míst (nepovinný údaj)

Èíslo objednávky, pøípadnì smlouvy. ¨ Èíslo faktury dodavatele

až 10 míst (povinný údaj)

Zadává se zásadnì jen numerický údaj, který se v dalším zpracování automaticky pøenáší do hodnoty Variabilní symbol platby a tím i do tisku pøíkazu k úhradì. ¨ Datum odeslání faktury

ve tvaru dd/mm/rrrr (nepovinný údaj)

Je rozhodujícím datem, od kterého se poèítá celkem 14 dní automaticky datum splatnosti. V pøípadì potøeby mùže uživatel stanovit v souboru KDF.CFG pomocí parametru SPL jiný poèet kalendáøních dní pro výpoèet data splatnosti. ¨ Faktura došla

ve tvaru dd/mm/rrrr (nepovinný údaj)

I když jde o nepovinnou hodnotu, je pøednastavena ze systémového data poèítaèe jako datum dne, kdy je faktura zadávána. Mùže být i pøepsána. ¨ Faktura je splatná

ve tvaru dd/mm/rrrr (nepovinný údaj)

Údaj je automaticky vypoèítáván z hodnoty Datum odeslání faktury tak, že je pøipoèítáno 14 kalendáøních dní. V souboru KDF.CFG lze pomocí parametru SPL zmìnit i na jiný poèet dní. ¨ Index

jednomístný údaj (nepovinný údaj)

Zadání priority platby. (viz KDF.CFG parametr LIM ) ¨ Zpùsob platby

jednomístný údaj (povinný údaj)

Vyskytují se tyto hodnoty s pøíslušným významem: · H úhrada se zaøadí do hromadného pøíkazu k úhradì úhrada se provede na jednotlivém pøíkazu k úhradì ·P · X faktura bude vyøazena z dalšího zpracování, nebude se proplácet a nebude tudíž ani proveden tisk pøíkazu k úhradì. Nadále však bude vedena v poèítaèi (napø. bude vrácena dodavateli jako neoprávnìná faktura). ·0 (nula) k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 19

KDF - pøíruèka uživatele ·1 ·2 ·3

k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 (do vlastních rukou) k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 (proplate dne ..) k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 (do vlastních rukou a proplate dne ..) · O úhrada bude provedena v hotovosti (nebude tištìn pøíkaz k úhradì, zároveò se ihned nabízí doplnìní datumu proplacení) faktura byla uhrazena inkasem dodavatele z našeho úètu (nebude se ·I provádìt tisk pøíkazu, nabízí se ihned doplnìní datumu proplacení) ¨ Fakturovaná èástka

až stamiliony se dvìma desetinnými místy (povinný údaj) Pokud èástka neobsahuje desetinná místa, postaèí potvrzení Enterem a dvì desetinná místa se dosadí sama. V ostatních pøípadech je tøeba desetinné místo zadat. Hodnota se automaticky pøenáší do hodnoty Èástka k proplacení, kde ji mùže obsluha pøepsat. Èástka se využívá i pro pøípravu pøíkazu k inkasu a dobropisu. Pøíkaz k inkasu - zadá se záporná èástka a v bodì 3.2 se pro Tisk pøíkazu zadá hodnota H nebo P. Dobropis - tedy faktura, na jejímž základì obdrží platbu, se øeší zápisem došlé faktury se zápornou hodnotou èástky a v bodì 3.2 se pro Tisk pøíkazu zadá hodnota I, a potom se napíše datum proplacení. Pokud dobropis ještì nebyl proplacen, datum proplacení se nezadává, a z obrazovky se vystoupí pomocí Esc. ¨ Úèetní doklad - pøi zápisu

až 6 míst (nepovinný údaj)

Pokud nechceme, aby se tento údaj nabízel, je možno jej zmìnit v zadávání parametrù KDF (viz 7.2). Èíslo dokladu v úèetnictví pøi zápisu. Po stisku F2 lze vstoupit do poøizovaèe úèetnictví. ¨ Poznámka

až 60 míst (nepovinný údaj)

Alfanumerický údaj sloužící k další identifikaci faktury, zejména k textovému vyjádøení obsahu faktury (napø. cement, kanc.materiál atp.). Prostøednictvím poznámky lze pomocí vyhledávací procedury vyhledávat faktury podle jejich popisu (podrobnìji viz 8.3 parametr POZ). Uložení všech zadaných údajù se provádí stisknutím tlaèítka OK. Uživatelé, kteøí chtìjí sledovat daò z pøidané hodnoty, budou v této fázi zadávat ještì další hodnoty: 20

KDF - pøíruèka uživatele ¨ DIÈ-daòové identifikaèní èíslo až 14 míst Tato hodnota se vìtšinou doplòuje z èíselníku dodavatelù (je tøeba mít èíselník s doplnìnými hodnotami). ¨ Datum zdanitelného plnìní ¨ Pøijaté plnìní s DPH 0% ¨ Pøijaté plnìní se sníženou sazbou DPH ¨ DPH se sníženou sazbou ¨ Pøijaté plnìní se základní sazbou DPH ¨ DPH se základní sazbou ¨ Rozdíl mezi fakturovanou èástkou a rozpisem DPH Tyto hodnoty se zadají podle dané faktury. Hodnoty s nenulovou sazbou danì se zadávají bez danì. Pro doplnìní do èástky se sazbou je možno použít klávesu F2. Pøíklad: Jestliže je ve fakturované èástce zadána hodnota 105, a pokud se v hodnotì èástka se sníženou sazbou stiskne F2, objeví se hodnota 100 - což je právì hodnota bez danì

3.2. Úhrada V této funkci se doplòují údaje potøebné pro tisk pøíkazu k úhradì k dané faktuøe. Pøípadnì se provádí vyøazení dané faktury z možnosti tisknout pøíkaz. Ukazují se pouze faktury, které byly poøízeny do úlohy a nebyl dosud proveden tisk pøíkazu k úhradì. V tìchto fakturách je možno se pohybovat (a vybírat potøebné faktury) pomocí horizontálního menu s tìmito funkcemi: · Následující · Pøedchozí · Od èísla f.

skok na další fakturu vyhovující podmínce skok na pøedchozí fakturu vyhovující podmínce nejbližší vhodná faktura od daného poøadového èísla faktury · Maska možnost zadání dalších omezujících podmínek pro výbìr (intervalová maska) · Zadání vlastní doplnìní údajù pro pøíkaz k úhradì · Splatnost zobrazení nesplacených faktur se splatností k danému dni (obdobnì lze získat volbou vhodné masky) Po volbì menu ZADÁNÍ se doplòují následující hodnoty:

21

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Zpùsob platby

jednomístný údaj (povinný údaj)

Vyskytují se tyto hodnoty s pøíslušným významem: · H úhrada se zaøadí do hromadného pøíkazu k úhradì ·P úhrada se provede na jednotlivém pøíkazu k úhradì · X faktura bude vyøazena z dalšího zpracování, nebude se proplácet a nebude tudíž ani proveden tisk pøíkazu k úhradì. Nadále však bude vedena v poèítaèi (napø. bude vrácena dodavateli jako neoprávnìná faktura). ·0 (nula) k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 (do vlastních rukou) ·1 ·2 k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 (proplate dne ..) ·3 k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 (do vlastních rukou a proplate dne ..) · O úhrada bude provedena v hotovosti (nebude tištìn pøíkaz k úhradì, zároveò se ihned nabízí doplnìní datumu proplacení) faktura byla uhrazena inkasem dodavatele z našeho úètu (nebude se ·I provádìt tisk pøíkazu, nabízí se ihned doplnìní datumu proplacení) ¨ Vlastní úèet

až 19 míst (povinný údaj)

Automaticky se pøedplòuje èíslem prvního úètu zadaného v èíselníku vlastních úètù (viz 2.3). Uživatel si tedy pøi zadávání èíselníku zadá na první místo vždy nejvíce používaný bankovní úèet. Systém kontroluje zadávané èíslo úètu na platný èíselník vlastních úètù. Pokud uživatel zadá pøi zadávání faktury èíslo úètu, které se ještì v èíselníku nevyskytuje, systém to ohlásí. Uživatel je nucen tento úèet doplnit v èíselníku (viz 6.3). Uživatel mùže pomocí klávesy F2 ”nahlédnout” do èíselníku vlastních úètù, zvolit si jeden a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK pøenést jeho èíslo do poøizovací masky. Hodnota se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. ¨ Variabilní symbol

až 10 míst (povinný údaj)

Automaticky se pøedplòuje z hodnoty Èíslo faktury dodavatele. Hodnota se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. ¨ Konstantní symbol

až 8 míst (povinný údaj)

Osmimístná hodnota, z níž první ètyøi místa zleva jsou vyhrazena pro tzv. zvláštní dispozice a další ètyøi místa tvoøí vlastní konstantní symbol. Hodnota položky se plní zprava doleva a není tedy nutno doplòovat nuly vlevo od hodnoty. Hodnota se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. 22

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Specifický symbol

až 12 míst (nepovinný údaj)

Zadává se podle metodických potøeb uživatele a pøíslušné banky. Hodnota se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. ¨ Platba (èástka k proplacení)

až stamilionová hodnota se dvìma desetinnými místy (povinný údaj) Hodnota se automaticky pøedplòuje z hodnoty Fakturovaná èástka bez provedených èásteèných úhrad. Pokud obsluha potøebuje, mùže ji pøepsat (hodnota fakturovaná se mùže v bìžné praxi lišit od èástky k proplacení). Hodnota se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. Po stisku F2 se zobrazí již provedené èásteèné úhrady dané faktury. Po stisku F4 se zobrazí již doposud nezpracované zálohové faktury daného dodavatele. Pokud se všechny vztahují k této faktuøe, tak po stisku se objeví dotaz na vyøízení tìchto záloh, které se již pøi další nápovìdì nebudou nabízet. Hodnota Platba bude snížena o tyto zálohy. Pokud se nevyøízené zálohy vztahují k více fakturám, je tøeba doplatek platby zadat ruènì a stav zálohových faktur mìnit v opravách. ¨ Splatnost faktury

ve tvaru dd/mm/rrrr (nepovinný údaj)

Hodnota je automaticky pøedplnìna z hodnoty Faktura je splatná. Pokud chce uživatel zmìnit - pøepíše. Hodnota se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. ¨ Poznámka

až 60 míst (nepovinný údaj)

Zde se pøi zadávání údajù pro placení znovu nabízí alfanumerický údaj sloužící k další identifikaci faktury, zejména k textovému vyjádøení obsahu faktury (napø. cement, kanceláø. materiál, refundace atp.) - je možno v nìm provádìt opravu. Uložení všech zadaných údajù se provádí stisknutím tlaèítka OK.

3.3. Proplacení V této funkci se doplòuje údaj o skuteèném datu proplacení faktury a èástky podle výpisu z úètu. V úloze KDF je možno provádìt doplòování data proplacení ještì automatizovanì s vyhledáváním podle výpisu z úètu (viz 7.1). Ukazují se pouze faktury, za které byly vytištìny pøíkazy k úhradì a nebylo dosud zadáno datum proplacení. V tìchto fakturách je možno se pohybovat (a vybírat potøebné faktury) pomocí horizontálního menu s tìmito funkcemi: · Následující · Pøedchozí · Od èísla f.

skok na další fakturu vyhovující podmínce nezadání data skuteèného proplacení skok na pøedchozí fakturu vyhovující podmínce nezadání data skuteèného proplacení nejbližší vhodná faktura od daného poøadového èísla faktury

23

KDF - pøíruèka uživatele · Maska

možnost zadání dalších omezujících podmínek pro výbìr (intervalová maska) · Zadání vlastní doplnìní údajù o skuteèném datumu proplacení Urychlení vstupu do úèetnictví - viz parametr IUC v 8.3.

3.4. Úèetnictví Zvl᚝ se úètují zaplacené bankovní úhrady a zvl᚝ ostatní platby (zejména platby v hotovosti. Nabízejí se pouze faktury se zadaným datumem proplacení. Takové faktury je možno pomocí této funkce naúètovat do úèetnictví dvojím zpùsobem: · Uživatel zadá pouze èíslo dokladu z úèetnictví, vlastní úètování provede pøímo v programu úèetnictví. · Vstup do úèetnictví se zaúètováním je možný pouze pøímým vstupem, pokud je nadefinován v zadání parametrù (viz 7.2) a jestliže jsou programy KDF a UCT v jednom poèítaèi nebo v síti - umožòuje i používání nápovìdy z úètového rozvrhu. Vstup se provede po stisku klávesy F2 v èísle úèetního dokladu s hodnotou 0. Tato funkce je pouze fakultativní a uživatel ji vùbec nemusí používat. Hledání odpovídajících faktur a zápis do úèetnictví je možný prostøednictvím horizontálního menu: · Následující

skok na další fakturu vyhovující podmínce zadání data proplacení · Pøedchozí skok na pøedchozí fakturu vyhovující podmínce zadání data proplacení · Od èísla f. nejbližší vhodná faktura od daného poøadového èísla faktury · Maska možnost zadání dalších omezujících podmínek pro výbìr (intervalová maska) · Zadání vlastní pøímý vstup do úèetnictví organizace a  napoøizování úèetních zápisù Pro datum dokladu se použije den z data proplacení. Èíslo dokladu se zadá ruènì a je uloženo i s danou fakturou. V režimu pøímého vstupu do úèetnictví se ještì provede kontrola poøizovaného mìsíce (opìt z data proplacení) podle zásad úlohy úèetnictví Gordic. Také se provádí kontrola na aktuální úètový rozvrh.

24

KDF - pøíruèka uživatele

3.5. Opravy Po volbì této funkce a potvrzení klávesou Enter se objeví další submenu s tìmito volbami:

3.5.1. Faktur Nabízí se horizontální menu: · · · · ·

Následující Pøedchozí Od èísla Oprava Stav

· Maska

skok na další fakturu skok na pøedchozí fakturu faktura od daného poøadového èísla faktury provede vstup do položek faktury (ne do položek úhrad) provede zmìnu stavu faktury (možná nabídka - po poøízení, pøipraven pøíkaz, kontrola na výpis, potvrzen výpis, zaúètováno, vyøazeno, záloha, vyøízená záloha) možnost zadání dalších omezujících podmínek pro výbìr (intervalová maska)

3.5.2. Úhrad Nabízí se horizontální menu: · · · · ·

Následující Pøedchozí Od èísla Oprava Stav

skok na další úhradu faktur skok na pøedchozí úhradu faktur úhrada od daného poøadového èísla faktury provede vstup do položek úhrady provede zmìnu stavu úhrady (možná nabídka - pøipraven pøíkaz, odesláno do banky, proplaceno bankou, zaúètováno, storno) · Maska možnost zadání dalších omezujících podmínek pro výbìr (intervalová maska) Upozornìní : Zejména pro uživatele KDF v.5.x je tento režim ponìkud nezvyklý. Dochází totiž k tomu, že zpùsobu úhrady H, P a I, se vytváøí bankovní úhrady k faktuøe, které jsou ve zvláštní souboru. Pøi ostatních zpùsobech úhrady se bankovní úhrady netvoøí. Proto nelze provádìt opravu z úhrad, které netvoøí bankovní úhradu (0, 1, 2, 3 a O) do úhrad, které bankovní úhradu tvoøí (H, P a I). Tuto opravu lze øešit stornem pùvodní faktury a novým zápisem faktury. Vazba mezi bankovní úhradou a fakturou je pøes èíslo faktury a umožòuje více bankovních úhrad k jedné faktuøe. Stav faktury se pøi standardním postupu mìní na základì stavù bankovních úhrad. Pokud se zaènou provádìt opravy buï v èástkách nebo ve stavech faktur nebo úhrad, tak lze vyvolat pomìrnì nestandardní situace. 25

KDF - pøíruèka uživatele Doporuèené postupy pøi nìkterých typech oprav jsou v kapitole 9. Pro seznámení se zmìnou stavù a bankovních úhrad poslouží následující pøíklady: Pøíklad 1. Jedná se o fakturu ve výši 1000 Kè, která je hrazena jednou bankovní úhradou. Je popsán vývoj stavù pøi standardním postupu. Faktury, Zápis - vznikne faktura se stavem “po poøízení”. Faktury, Úhrada (1000 Kè) - vznikne bankovní úhrada se stavem “pøipraven pøíkaz” a faktura zmìní stav také na “pøipraven pøíkaz”. Tisky, Pøíkaz k úhradì - bankovní úhrada zmìní stav na “odesláno do banky”, stav faktury se nemìní. Faktury, Proplacení - faktura mìní stav na “potvrzen výpis” a bankovní úhrada má stav “proplaceno bankou”. Faktury, Úèetnictví - faktura i úhrada mají stav “zaúètováno”. Pøíklad 2. Opìt se jedná fakturu ve výši 1000 Kè, která však byla uhrazena dvìma úhradami ve výši 400 a 600 Kè. Faktury, Zápis - vznikne faktura se stavem “po poøízení”. Faktury, Úhrada (400 Kè) - vznikne bankovní úhrada 1 se stavem “pøipraven pøíkaz” a faktuøe zùstává stav po poøízení (ještì 600 Kè èeká na uhrazení) Tisky, Pøíkaz k úhradì (400 Kè) - bankovní úhrada 1 zmìní stav na “odesláno do banky”, stav faktury se nemìní. Faktury, Proplacení (400 Kè) - bankovní úhrada 1 má stav “proplaceno bankou” a stav faktury se nemìní. Faktury, Úèetnictví (400 Kè) - úhrada 1 má stav “zaúètováno”, celá faktura je stále “po poøízení”. Faktury, Úhrada (600 Kè) - vznikne bankovní úhrada 2 se stavem “pøipraven pøíkaz” a faktura zmìní stav také na “pøipraven pøíkaz” (už je všechno uhrazeno). Tisky, Pøíkaz k úhradì (600 Kè) - bankovní úhrada 2 zmìní stav na “odesláno do banky”, stav faktury se nemìní. Faktury, Proplacení (600 Kè) - faktura mìní stav na “potvrzen výpis” a bankovní úhrada 2 má stav “proplaceno bankou”. Faktury, Úèetnictví (600 Kè) - faktura i úhrada 2 mají stav “zaúètováno”.

26

KDF - pøíruèka uživatele

3.6. Prohlížení Zde je možno prohlížet jednotlivé faktury s využitím horizontálního menu: · Následující

po volbì tohoto menu a stisknutí Enter se nabízí další faktura v poøadí · Pøedchozí po volbì tohoto menu a stisknutí Enter se nabízí pøedchozí faktura · Od èísla možnost zadat poøadové èíslo faktury, od kterého chceme soubor prohlížet · Formát výpis faktur vyhovující zadání v masce (pokud se maska nezadává, je provádìn tisk všech faktur) dle daného setøídìní a formátu · Souhrn souhrnné výpisy i z dat minulých let · Souèet souèet fakturovaných a proplacených èástek u faktur vyhovujících zadané masce · Maska zadání intervalových hodnot, podle kterých lze ”prohledávat” soubor faktur Vlastní volba v masce umožòuje volit buï bod (zadáním jedné hodnoty), nebo interval (zadáním dvou hodnot). Celkem je možno volit tyto intervaly hodnot: - datum zápisu do KDF - èíselná øada - skupina øad - poøadové èíslo faktury - IÈO dodavatele - èíslo faktury dodavatele (není interval) - fakturovaná èástka - zaplacená èástka - splatnost - datum odeslání pøíkazu - datum úhrady - èíslo úètu dodavatele (není interval) - vlastní úèet (není interval) - text z poznámky (není interval) - SRP (správce rozpoètových prostøedkù) - název dodavatele (není interval) - èástky s plnìním DPH (pokud je nastaveno DPH) · Tabulka

27

KDF - pøíruèka uživatele

3.7. Import dat Pøed touto funkcí proveïte archiv dat !!!! Funkce na naètení dat v textovém souboru (standardnì *.TXT) v pevné struktuøe (viz pøíloha A). Pokud soubor obsahuje chybu, je celý odmítnut. Pokud je v poøádku, po naètení se objeví zpráva o pøipojených záznamech a dávka je pøejmenována na *.BXT. Pokud je tøeba tuto dávku naèítat opakovanì, nesmí mít pøíponu *.BXT (nutno pøejmenovat).

28

KDF - pøíruèka uživatele

4.

POUKAZY

Poukazy jsou ty platby, které se platí bez vnìjšího podnìtu. Napøíklad, když okresní úøad poskytne dotaci své organizaci, platba paušálních poplatkù na základì jednorázové smlouvy, platba finanènímu úøadu atd.

4.1. Zápis 4.1.1. Zápis - èíselná øada a skupina Pokud má uživatel nastaven parametr umožòující používání èíselných øad a skupin, tak pøed zápisem poukazu musí rozhodnout o zadání hodnoty èíselné øady a skupiny z èíselníkù. V této fázi se nedají doplòovat hodnoty do èíselníku, k tomu slouží práce s èíselníky (podrobnìji viz 6.5 a 6.6). Pokud uživatel nemá nastavenu možnost používání èíselných øad a skupin, tato nabídka se nezobrazuje. Celý zápis má následující strukturu: ¨ Èíselná øada

až 3 místa (povinný údaj)

Výbìr možností je možno spatøit po stisku F2, výbìr hodnoty se provede prostøednictvím šipek a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK. Hodnotu je možno zadat také pøímo. Zadaná hodnota je zkontrolována na existenci v èíselníku èíselných øad. Pokud neexistuje, zadání neprobìhne korektnì a do fáze 3.2 nelze vstoupit. ¨ Skupina øad

až 3 místa (povinný údaj)

Výbìr možností je možno spatøit po stisku F2, výbìr hodnoty se provede prostøednictvím šipek a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK. Hodnotu je možno zadat také pøímo. Zadaná hodnota je zkontrolována na existenci v èíselníku skupin øad. Pokud neexistuje, zadání neprobìhne korektnì a do fáze 3.1.2 nelze vstoupit. Po úspìšném zadání se ihned pokraèuje fází 3.1.2.

4.1.2. Zápis V této funkci se poøizují údaje pro zavedení poukazu. Povinný údaj je èíslo úètu pøíjemce. Pøi poøizování údajù uložených v èíselnících (IÈO, název, èíslo úètu a sm. kód banky pøíjemce, vlastní úèty) lze využít tlaèítko F2 pro nápovìdu již uložených údajù. Pokud se zadá údaj doposud v èíselníku neuložený, následuje otázka, zda chcete údaj uložit èi nikoliv (není to povinné - napø. pokud víte, že se daný pøíjemce již nebude opakovat, zadávat ho nemusíte).

29

KDF - pøíruèka uživatele Pokud uživatel nepotøebuje zvláštní èíselník ”pøíjemcù” plateb, lze používat spoleèný èíselník dodavatelù (i pøíjemcù) pro faktury i pro poukazy. Tato volba se øeší pøepisem hodnot 11. až 14. øádku (vèetnì) v souboru KDF.PTH. Pøepíší se názvy KDFO0001.* na KDFD0001.*. V dodávané verzi programu je v KDF.PTH nastavena ”cesta” na dva odlišné èíselníky.

Tato funkce slouží k plnìní datové základny souboru poukazù o této struktuøe: ¨ Poøadové èíslo poukazu

až 8 míst (povinný údaj)

Pøi zahájení práce je uvedena hodnota nula. Obsluha je vybídnuta k zadání èísla a pak v prùbìhu zpracování se tato hodnota vždy pøi novém zápisu automaticky zvyšuje o jednu. ¨ IÈO pøíjemce

až 10 míst (nepovinný údaj)

Pøi zadání IÈO je zadané èíslo zkontrolováno na èíselník. V pøípadì, že se v nìm již nachází, jsou z èíselníku dosazeny další údaje o pøíjemci platby. Pokud je zadáno nové èíslo, je možno po odpovìdi ”A” na dotaz systému zadat všechna data o novém pøíjemci platby do èíselníku. 30

KDF - pøíruèka uživatele Pomocí klávesy F2 je možno nahlédnou do èíselníku pøíjemcù seøazeného podle IÈO, zvolit šipkami požadovaného pøíjemce a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK pøenést pøíslušné údaje do ostatních poøizovacích polí. ¨ Název pøíjemce

až 25 míst (povinný údaj)

Alfanumerická hodnota. Dùležitý je zpùsob zadávání, protože v pøípadì tisku rejstøíku pøíjemcù podle abecedy jsou pøíjemci seøazeni podle prvního písmene. V pøípadì, že je zadáváno IÈO nebo èíslo úètu, které je v èíselníku nalezeno, je tento údaj automaticky plnìn z èíselníku. Pomocí klávesy F2 je možno ”nahlédnout” do èíselníku pøíjemcù seøazeného abecednì podle názvù. Šipkami zvolit pøíslušného pøíjemce a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK pøenést pøíslušné údaje do ostatních poøizovacích polí. ¨ Èíslo úètu pøíjemce

až 19 míst (povinný údaj)

Po zadání èísla a stisku klávesy Enter je èíslo zkontrolováno na èíselník pøíjemcù. Pokud je nalezeno, jsou automaticky dosazeny i ostatní údaje o dodavateli. Jestliže není èíslo nalezeno, následuje dotaz systému, zda chce uživatel zadat nové èíslo úètu. V pøípadì, že je zadáváno IÈO, které je nalezeno, je tento údaj automaticky plnìn z èíselníku. Uživatel mùže pomocí klávesy F2 ”nahlédnout” do èíselníku pøíjemcù seøazeného podle èísel úètù. Šipkami zvolit pøíslušného pøíjemce a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK pøenést jeho hodnoty do poøizovací masky. ¨ Smìrový kód banky

až 4 místa (povinný údaj)

Údaj se automaticky plní z èíselníku nebo je zadáván obsluhou pøímo. Údaj o smìrovém kódu banky dodavatele se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. ¨ Støedisko

až 4 místa (nepovinný údaj)

Pokud nechceme, aby se tento údaj nabízel, je možno jej zmìnit v zadávání parametrù KDF (viz 7.2). Poukazy mohou být èlenìny na jednotlivá støediska. ¨ P1 - pøedkontace pro úètování zápisu

až 3 místa (nepovinný údaj) - zatím nevyužit Možné zadání èísla pøedkontace pro úètování zápisu poukazu.

¨ P2 - pøedkontace pro úètování úhrady

až 3 místa (nepovinný údaj) - zatím nevyužit Možné zadání èísla pøedkontace pro úètování úhrady poukazu. 31

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Index

jednomístný údaj (nepovinný údaj)

Zadání priority platby. (viz KDF.CFG parametr LIM ) ¨ Zpùsob platby

jednomístný údaj (povinný údaj)

Vyskytují se tyto hodnoty s pøíslušným významem: ·H ·P ·X · · · ·

0 1 2 3

·O ·I

úhrada se zaøadí do hromadného pøíkazu k úhradì úhrada se provede na jednotlivém pøíkazu k úhradì poukaz bude vyøazen z dalšího zpracování, nebude se proplácet a nebude tudíž ani proveden tisk pøíkazu k úhradì. Nadále však bude veden v poèítaèi. (nula) k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 (do vlastních rukou) k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 (proplate dne ..) k úhradì bude použita složenka typu ”H” - viz 5.6 (do vlastních rukou a proplate dne ..) úhrada bude provedena v hotovosti (nebude tištìn pøíkaz k úhradì, zároveò se ihned nabízí doplnìní datumu proplacení) poukaz byl uhrazen inkasem dodavatele z našeho úètu (nebude se provádìt tisk pøíkazu, nabízí se ihned doplnìní datumu proplacení)

¨ Èástka k proplacení

až stamiliony se dvìma desetinnými místy (povinný údaj) Pokud èástka neobsahuje desetinná místa, postaèí potvrzení Enterem a dvì desetinná místa se dosadí sama. V ostatních pøípadech je tøeba desetinné místo zadat. ¨ Úèetní doklad - pøi zápisu

až 6 míst (nepovinný údaj)

Pokud nechceme, aby se tento údaj nabízel, je možno jej zmìnit v zadávání parametrù KDF (viz 7.2). Èíslo dokladu v úèetnictví pøi zápisu. Po stisku F2 lze vstoupit do poøizovaèe úèetnictví. ¨ Z úètu

až 19 míst (povinný údaj)

Automaticky se pøedplòuje èíslem prvního úètu zadaného v èíselníku vlastních úètù. Uživatel si tedy pøi zadávání èíselníku zadá na první místo vždy nejvíce používaný bankovní úèet. Systém zkontroluje zadávané èíslo úètu na platný èíselník vlastních úètù. Pokud uživatel zadá pøi zadávání poukazu èíslo úètu, které se ještì v èíselníku nevyskytuje, systém to ohlásí a dotazuje se, zda chce uživatel doplnit toto èíslo do èíselníku vlastních úètù. Uživatel mùže pomocí klávesy F2 ”nahlédnout” do èíselníku vlastních úètù, zvolit si jeden a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK pøenést jeho èíslo do poøizovací masky. 32

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Variabilní symbol až 10 míst (povinný údaj) Vyplòuje se variabilní symbol až na 10 míst. Po zadání zùstává zadaný údaj pøednastaven i pro další poukazy, dokud není znovu pøepsán nebo dokud není vystoupeno do hlavního menu. až 8 míst (povinný údaj) ¨ Konstantní symbol Vyplòuje se konstantní symbol na 4 místa a v pøípadì potøeby i zvláštní dispozice na další 4 místa. Symbol zùstává po zadání pøednastaven i pro další poukazy, dokud není znovu pøepsán nebo dokud není vystoupeno do hlavního menu. Hodnota se plní zprava doleva a nuly se doplòují automaticky. ¨ Specifický symbol Zadání symbolu je nepovinné.

až 12 míst (nepovinný údaj)

¨ Poukaz je splatný ve tvaru dd/mm/rrrr (nepovinný údaj) Obsluha mùže zadat splatnost pøíkazu. ¨ Poznámka až 60 míst (nepovinný údaj) Alfanumerický údaj sloužící k další identifikaci poukazu, zejména k textovému vyjádøení obsahu faktury (napø. dotace, pøevod atp.). Prostøednictvím poznámky lze pomocí vyhledávací procedury vyhledávat poukazy podle jejich popisu (podrobnìji viz 8.3 parametr POZ). Uložení všech zadaných údajù se provádí stisknutím tlaèítka OK. Uživatelé, kteøí chtìjí sledovat daò z pøidané hodnoty, budou v této fázi zadávat ještì další hodnoty: ¨ DIÈ-daòové identifikaèní èíslo až 14 míst Tato hodnota se vìtšinou doplòuje z èíselníku dodavatelù (je tøeba mít èíselník s doplnìnými hodnotami). ¨ Datum zdanitelného plnìní ¨ Pøijaté plnìní s DPH 0% ¨ Pøijaté plnìní se sníženou sazbou DPH ¨ DPH se sníženou sazbou ¨ Pøijaté plnìní se základní sazbou DPH ¨ DPH se základní sazbou ¨ Rozdíl mezi fakturovanou èástkou a rozpisem DPH Tyto hodnoty se zadají podle daného poukazu. Hodnoty s nenulovou sazbou danì se zadávají bez danì. Pro doplnìní do èástky se sazbou je možno použít klávesu F2. Pøíklad: Jestliže je ve èástce zadána hodnota 105, a pokud se v hodnotì èástka se sníženou sazbou stiskne F2, objeví se hodnota 100 - což je právì hodnota bez danì 33

KDF - pøíruèka uživatele

4.2. Proplacení Funkce s jejíž pomocí se u proplacených poukazù doplòuje údaj o skuteèném datu zaplacení. U této funkce platí stejné zásady práce jako u proplacení faktur (viz 3.3).

4.3. Úèetnictví Nabízejí se pouze poukazy se zadaným datumem proplacení. Takové poukazy je možno pomocí této funkce naúètovat do úèetnictví. U této funkce platí stejné zásady práce jako u vstupu do úèetnictví faktur (viz 3.4).

4.4. Opravy Po volbì této funkce a potvrzení klávesou Enter se objeví další submenu s tìmito volbami:

4.4.1. Poukazù Nabízí se horizontální menu: · · · ·

Následující Pøedchozí Od èísla Oprava

· Stav · Maska

skok na další poukaz skok na pøedchozí poukaz poukaz od daného poøadového èísla poukazu provede vstup do položek poukazu (ne do položek úhrad) provede zmìnu stavu poukazu možnost zadání dalších omezujících podmínek pro výbìr (intervalová maska)

4.4.2. Úhrad Nabízí se horizontální menu: · · · · · ·

34

Následující Pøedchozí Od èísla Oprava Stav Maska

skok na další úhradu poukazu skok na pøedchozí úhradu poukazu úhrada od daného poøadového èísla poukazu provede vstup do položek úhrady provede zmìnu stavu úhrady možnost zadání dalších omezujících podmínek pro výbìr (intervalová maska)

KDF - pøíruèka uživatele

4.5. Prohlížení Zde je možno prohlížet jednotlivé poukazy s využitím horizontálního menu: · Následující

po volbì tohoto menu a stisknutí Enter se nabízí další poukaz v poøadí · Pøedchozí po volbì tohoto menu a stisknutí Enter se nabízí pøedchozí poukaz · Od èísla možnost zadat poøadové èíslo poukazu, od kterého chceme soubor prohlížet · Formát výpis poukazù vyhovující zadání v masce (pokud se maska nezadává, je provádìn tisk všech poukazù) dle daného setøídìní a formátu · Souèet souèet èástek u poukazù vyhovujících zadané masce · Maska zadání intervalových hodnot, podle kterých lze ”prohledávat” soubor poukazù Vlastní volba v masce umožòuje volit buï bod (zadáním jedné hodnoty), nebo interval (zadáním dvou hodnot). Celkem je možno volit tyto intervaly hodnot: -

èíselná øada skupina øad poøadové èíslo faktury IÈO dodavatele zaplacená èástka splatnost datum odeslání pøíkazu datum úhrady èíslo úètu dodavatele (není interval) vlastní úèet (není interval) text z poznámky (není interval) název dodavatele (není interval) èástky s plnìním DPH (pokud je nastaveno DPH)

4.6. Import dat Pøed touto funkcí proveïte archiv dat !!!! Funkce na naètení dat v textovém souboru (standardnì *.TXT) v pevné struktuøe (viz pøíloha A). Pokud soubor obsahuje chybu, je celý odmítnut. Pokud je v poøádku, po naètení se objeví zpráva o pøipojených záznamech a dávka je pøejmenována na *.BXT. Pokud je tøeba tuto dávku naèítat opakovanì, nesmí mít pøíponu *.BXT (nutno pøejmenovat). 35

KDF - pøíruèka uživatele

5.

TISKY

Provedení hlavních tiskových výstupù úlohy. Tisk se provádí nejprve do souboru, a jestliže je v poøádku, poté na tiskárnu pomocí prohlížeèe Browse. Formát tiskových sestav je definován v textových souborech *.FRM sloužících pro interní generátor. Pomocí zmìny tìchto souborù lze provést zmìnu výstupní sestavy. Tyto zásahy nejsou triviální a uživatel by o nì mìl požádat dealera nebo tvùrce programu.

5.1. Pøíkaz k úhradì Funkce prochází nejprve soubor faktur. Faktury pøipravené k tisku pøíkazù jsou seøazeny podle èísla vlastního úètu a podle data splatnosti. Pokud je pro jedno datum proplacení a jeden vlastní úèet více faktur s možností hromadného tisku, vytvoøí se hromadný pøíkaz k úhradì (poèet položek v hromadném pøíkaze lze modifikovat pomocí parametru POC v souboru KDF.CFG). Jinak se tvoøí jednotlivé pøíkazy k úhradì (výjimka pøi použití parametru IHN=2). Jestliže je èástka k proplacení záporná, dojde k tisku pøíkazu k inkasu. Podle stejných zásad se zpracuje soubor poukazù. Po ukonèení tohoto tisku a vystoupení z prohlížeèe pomocí klávesy Esc se objeví dotaz: “ Zrušit soubor vytvoøené sestavy A/N ? ” - je možno odpovìdìt podle uvážení obsluhy Dále následuje velmi dùležitý dotaz: “ Tisk pøíkazu dopadl OK, nebude se opakovat a fakturám je možno zmìnit stav A/N ? ” Pokud zvolíte N - mùžete tisk zopakovat, fakturám i poukazùm se nezmìní stav stejný stav. Pøi dalším tisku pøíkazù k úhradì se tyto faktury a poukazy tisknou opìt. Pokud zvolíte A - stav u vytištìných faktur a poukazù se zmìní na stav ”kontrola na výpis z banky ”, tisk nelze zopakovat (jedinì s využitím oprav 3.5 nebo 4.4).

5.2. Kniha faktur Výpis faktur podle uživatelem zadaného intervalu poøadových èísel faktur o rùzných strukturách. Pøi používání èíselných øad a skupin je nutno zadat konkrétní øadu a skupinu.

5.3. Protokol o pøedání faktur Tisk protokolu o pøedání faktur do obìhu probìhne pouze v pøípadì, že máme v nastavení parametrù KDF (viz 7.2) zvolen požadavek na zadávání SRP. Tato hodnota umožòuje dìlit faktury podle vnitropodnikových pøíjemcù a zpracovatelù. Je vhodné pouze pro více strukturované organizace. Tisknou se faktury se stavem SRP 0. 36

KDF - pøíruèka uživatele Dále následuje velmi dùležitý dotaz: “ Tisk protokolu dopadl OK a nebude se opakovat A/N ? ” Pokud odpovíme N, je možno všechny protokoly zpracovat pro tisk znovu. Jestliže odpovíme A  - stav SRP u faktur se zmìní na 1 a pøi pøíštím tisku se již nebudou zpracovávat. Zopakovat tisk takovéto faktury lze po opravì hodnoty stav SRP na 0 v režimu oprav faktur.

5.4. Kniha poukazù Výpis poukazù podle uživatelem zadaného intervalu poøadových èísel poukazù o rùzných strukturách. Pøi používání èíselných øad a skupin je nutno zadat konkrétní øadu a skupinu.

5.5. Finanèní úøad Uživatelùm nabízíme možnost tisknout pøehledové sestavy pro hlášení o placení soukromým osobám (pro úèel ohlašovací povinnosti k zákonu o dani z pøíjmù). Do této sestavy vstupují veškeré platby dané osoby, jestliže je u ní zadán v èíselníku dodavatelù údaj, že daná osoba je soukromníkem (viz 6.1). Protože se doplòující údaje z èíselníku dodavatelù hledají podle IÈO, je nezbytnì nutné mít tento údaj zadán. V úvodu, po zvolení menu, lze volit i limitní èástku a interval od - do, za který chceme pøehled vytisknout. Datumové omezení se øídí podle hodnoty datumu proplacení (viz 3.3). Pokud uživatel toto datum nezadává, nelze datumové omezení zadat. Sestava obsahuje rekapitulace všech plateb, které jim byly za zvolené období pøevedeny. Standardnì se pracuje se souborem faktur, ale pomocí parametru FIN je možno zpracovat i poukazy (viz 8.3).

5.6. Složenky 5.6.1. Zpracování H Tato funkce umožòuje tvorbu elektronické dávky poštovních poukázek typu ”H” na disketu, tisk prùvodního protokolu a pøíkazu k úhradì pro pøepoukaz finanèních prostøedkù pøíslušné správì spojù. Pro tisk se vybírají všechny faktury, u kterých bylo zadáno ve zpùsobu úhrady ”0”, ”1”, ”2” nebo ”3”. Je nutné mít vyplnìny parametry (viz 5.6.3). Pøi zpracování se nejprve provede kontrola zpracovávaných dat. Pokud se objeví chyba, zpracování neprobìhne a vypíše se chybový protokol. (Nejèastìjší chyba 37

KDF - pøíruèka uživatele dodavatel není v èíselníku dodavatelù a tak nelze doplnit nutné údaje). Pokud jsou data v poøádku, vznikne opis zpracovaných dat, dávka pro poštu (BPxxxxxx.TXT) a prùvodka VDS (PRxxxxxx.TXT). Poté se objeví tabulka pro údaje nezbytné pro tisk pøíkazu k úhradì k vytištìným složenkám s tìmito údaji: èíslo úètu pøíjemce smìrový kód banky variabilní symbol konstantní symbol specifický symbol splatnost toto je jediný uživatelsky mìnìný údaj Po doplnìní a potvrzení OK následuje vytištìní pøíkazu k úhradì. Úplnì na závìr následuje rozhodující dotaz: “ Všechny tisky probìhly v poøádku a všem složenkám možno zmìnit stav A/N ? ” - zde se obsluha rozhoduje podle konkrétní situace. Pøi parametru GPS=1 se netiskne pøíkaz k úhradì, ale vygenerují se jednotlivé pøíkazy do databáze poukazù (má význam pro komunikaci s bankou prostøednictvím KXF). Platby složenkou se vìtšinou používají u tìch subjektù, které nemají vlastní èíslo úètu a název není pøíliš jednoznaèný identifikátor, tak pokud by uživatel nemìl IÈO, tak by nebyl jednoznaèný identifikátor dodavatele èi pøíjemce a z èíselníku by nešly doplnit údaje o adrese. Proto je tøeba zavést ”fiktivní” IÈO splòující tyto dvì podmínky: a)jednoznaènost b)odlišitelnost od ”pravých” IÈ Pøi tomto režimu lze povinnost zadávat úèet vypnout parametrem POV a úèet dávat prázdný. U fyzických osob se nabízí použití rodných èísel do hodnoty IÈO (splòují obì podmínky). Pokud by nevyhovovalo použití “fiktivní” IÈO, lze použít “fiktivní” èíslo úètu. Možná varianta : pøi poøizování faktury èíslo xxx se do èísla úètu dodavatele napíše xxx a doplní se do èíselníku dodavatelù. Aby bylo zvýraznìno pseudopoužití èísla úètu, tak je možno pøed èíslo xxx napsat mínus. Tento postup znamená, že pro každou složenku se doplòuje dodavatel do èíselníku. Pokud se jedná o opakující se množinu osob, je lepší využít výše uvedené propojení pøes IÈO.

5.6.2. Pøeskok Pomocí této funkce lze daným složenkám dosadit datum proplacení. V úvodu je dotaz: “ Skuteènì pøevést pøipravené složenky na stav po proplacení A/N ? ”. Po každé kladné odpovìdi je ještì nabídnuto uživateli zadání skuteèného data proplacení složenek. Datum se potvrdí OK. 38

KDF - pøíruèka uživatele Jestliže uživatel používá vstup do dat úèetnictví (body 3.4 a 4.3), tak data pro zpracování složenek nelze pøenést touto funkcí.

5.6.3. Parametry -

Zde se zadávají opakující se hodnoty pøi práci se složenkami. èíslo úètu pošty smìrový kód pošty specifický symbol konstantní symbol èíslo podavatele pro poštu èíslo VDS standardnì 1, ale umožòuje uživateli dávat ve stejný den rùzné soubory VDS z rùzných databází, èísla VDS nemusí být spojitá typ placení sazby pro poštu 0 - platba poukázaných èástek a sazeb se platí z jednoho úètu, 1 - poukázané èástky se platí z jednoho úètu, sazby z úètu druhého, zadaného níže èíslo úètu sazeb sm.kód úètu sazeb konst.symbol pro sazby pokud je parametr GPS=1 a používají se èíselné øady a skupiny èíselná øada pro složenky skupina øad pro složenky

5.6.4. Èíselník PSÈ V této funkci je možno provést import èíselníkù poskytovaný Èeskou poštou, a.s. Na tento èíselník lze provádìt kontroly pøi poøizování dodavatelù (pøíjemcù) (viz parametr PSC).

5.7. Inkasa Tato funkce pracuje pouze s takovými fakturami a poukazy, které jsou pøipraveny k tisku pøíkazù a mají záporné hodnoty k proplacení. Z nich se vytvoøí hromadný pøíkaz k inkasu. Parametry a postup viz 5.1.

5.8. Úhrady Tisk úhrad faktur i poukazù, které je možno tisknout podle jednotlivých stavvù úhrad.

5.9. Nepøedané faktury Tisk protokolu o fakturách nepøedaných k úhradì po jadnotlivých správcích rozpoètových prostøedkù (SRP). 39

KDF - pøíruèka uživatele

6.

ÈÍSELNÍKY

6.1. Dodavatelé

Èíselník dodavatelù je souborem, který má následující položkovou strukturu:

40

· Poøadové èíslo dodavatele · IÈO dodavatele - až 10 míst, dùležité pro tisk pøehledové sestavy a zpracování složenek (viz 5.5 a 5.6) · Název dodavatele - až 25 míst · Èíslo úètu dodavatele - až 19 míst · Smìrový kód banky dodavatele - až 4 místa · Daòové identifikaèní èíslo - až 14 míst (pouze pro DPH) · Dodavatel je soukromník - v pøípadì, že chceme zaøadit dodavatele pro tisk sestavy o ohlašování pøíjmù, doplníme velké ”S” viz 5.5 · Typ plátce · Adresy pro složenku 1c, 2c, 3c - až 19 míst v každé položce adresy · Èíslo popisné - pro složenky H povinné · PSÈ - 5 míst pro poštovní smìrovací èíslo další údaje umožòují uložení opakujících se údajù od dodavatele a jejich vstup do faktur (poukazù) · Specifikace adresáta - pro složenky (nepovinné) · Specifický symbol - pøenáší se do faktury (poukazu) - nepovinné

KDF - pøíruèka uživatele · · · ·

Konstantní symbol - pøenáší se do faktury (poukazu) - nepovinné Variabilní symbol - pøenáší se do poukazu - nepovinné SRP- pøenáší se do faktury - nepovinné Støedisko - pøenáší se do faktury (poukazu) - nepovinné Dùležité !!! · Aktivita - mezera nebo nula znamená bez omezení, 1-8 se nenabízejí pøi nápovìdì dodavatelù pomocí klávesy F2, 9 oznaèen ke zrušení Tento èíselník je možno zde pomocí funkce POØIZOVÁNÍ doplòovat, nebo ve funkci OPRAVA opravovat, rušit záznamy s hodnotou aktivity 9, prohlížet nebo tisknout (pøièemž je možno zvolit soubor setøídìný podle IÈO, názvù , úètù nebo sekvenènì).

6.2. Èíselník pøíjemcù plateb Èíselník pøíjemcù plateb pro poukazy má stejnou strukturu, jako má èíselník dodavatelù: Pokud uživatel nepotøebuje zvláštní èíselník ”pøíjemcù” plateb, lze používat spoleèný èíselník dodavatelù (i pøíjemcù) pro faktury i pro poukazy. Tyto volby se øeší pøepisem hodnot 11. až 14. øádku (vèetnì) v souboru KDF.PTH. Pøepíší se názvy KDFO0001.* na KDFD0001.*. V dodávané verzi programu je v KDF.PTH nastavena ”cesta” na dva odlišné èíselníky.

6.3. Rejstøík vlastních úètù Èíselník vlastních úètù majitele KDF o této struktuøe: · Poøadové èíslo vlastního úètu · Èíslo úètu - až 19 míst · Smìrový kód banky - až 4 místa · Název banky - až 25 míst (uvádí se v 6. pádì), doplòuje se na pøíkaz k úhradì · Poboèka banky - až 25 míst (místo poboèky banky) · Popis úètu - až 30 míst (textový popis typu úètu) · SU/AU - 5 míst (syntetický a analytický úèet k danému bankovnímu úètu) · Aktivita - mezera nebo nula znamená bez omezení, 1-8 se nenabízejí pøi nápovìdì pomocí klávesy F2, 9 oznaèen ke zrušení Tento soubor je možno zde pomocí funkce POØIZOVÁNÍ doplòovat, nebo ve funkci OPRAVA opravovat, rušit záznamy s hodnotou aktivity 9, prohlížet èi tisknout. Pøi zadávání faktur nebo poukazù je umožnìna nápovìda pomocí klávesy F2. Uživatelùm doporuèujeme uvádìt v tomto souboru na prvním místì ten úèet, 41

KDF - pøíruèka uživatele který je nejèastìji používán k úhradì výdajù, nebo první úèet v poøadí se v tomto èíselníku ”pøedplòuje” automaticky do zadávání úètu, z kterého bude úhrada provedena.

6.4. Èíselník správcù rozpoètových prostøedkù Soubor správcù rozpoètových prostøedkù (SRP) - nebo také pøíjemcù faktur ve více strukturalizované organizaci o této struktuøe: · Poøadové èíslo SRP · Kód SRP - až 4 místa · Popis SRP - až 25 míst vyjadøujících název vnitropodnikového útvaru · Aktivita - mezera nebo nula znamená bez omezení, 1-8 se nenabízejí pøi nápovìdì pomocí klávesy F2, 9 oznaèen ke zrušení Tento soubor je možno pomocí funkce POØIZOVÁNÍ doplòovat nebo ve funkci OPRAVA opravovat, rušit záznamy s hodnotou aktivity 9, prohlížet èi tisknout. V úvodní tabulce ”Parametry souboru KDF” lze pøednastavit existenci tohoto èíselníku SRP (viz 7.2).

6.5. Èíselník èíselných øad faktur Soubor èíselných øad o této struktuøe: · · · ·

Poøadové èíslo øady Kód øady - až 3 místa Popis øady - až 25 míst vyjadøujících název vnitropodnikového útvaru Aktivita - mezera nebo nula znamená bez omezení, 1-8 se nenabízejí pøi nápovìdì pomocí klávesy F2, 9 oznaèen ke zrušení Tento soubor je možno pomocí funkce POØIZOVÁNÍ doplòovat nebo ve funkci OPRAVA opravovat, rušit záznamy s hodnotou aktivity 9, prohlížet èi tisknout.

6.6. Èíselník skupin øad faktur Soubor èíselných øad o této struktuøe: · · · ·

Poøadové èíslo skupiny Kód skupiny - až 3 místa Popis skupiny - až 25 míst vyjadøujících název vnitropodnikového útvaru Aktivita - mezera nebo nula znamená bez omezení, 1-8 se nenabízejí pøi nápovìdì pomocí klávesy F2, 9 oznaèen ke zrušení Tento soubor je možno pomocí funkce POØIZOVÁNÍ doplòovat nebo ve funkci OPRAVA opravovat, rušit záznamy s hodnotou aktivity 9, prohlížet èi tisknout. 42

KDF - pøíruèka uživatele

7.

SPECIÁLNÍ FUNKCE

7.1. Výpis z banky Po obdržení výpisu z banky mùže uživatel automatizovanì vybírat a provádìt potvrzení proplacení faktur i poukazù pomocí této funkce bez jakéhokoliv jiného dokladu (jinak lze i pomocí funkcí popsaných v 3.3 a 4.2). Nejprve se zadá datum výpisu a vlastní úèet (pro daný výpis z banky). Potom se z tohoto výpisu pouze opisují variabilní symboly. Objeví-li se vyhovující, provede se po stisku Enter nebo tlaèítka OK jeho zmìna stavu na proplacení a uloží se datum proplacení. Pokud vyhovuje více variabilních symbolù, zobrazí se všechny možnosti a uživatel si poté kurzorem zvolí odpovídající (ukazuje se jak èástka, tak i úèet dodavatele, takže uživatel mùže lehce rozhodnout, které z nabízených faktur se proplacení týká) a potvrdí je opìt klávesou Enter nebo tlaèítka OK.

7.2. Parametry úlohy Nastavení tìchto parametrù úlohy: ¨ Sídlo vlastní organizace Údaj pro tisk platebních pøíkazù - ”V ......... dne .......” ¨ IÈO organizace Údaj pro záhlaví tiskových sestav a pro výstup do úèetnictví. ¨ Existuje správce rozpoètových prostøedkù ? Údaj ovlivòující, zda budou faktury rozèleòovány podle dalších - vnitropodnikových kritérií. Údaj je možno využít zejména na okresních úøadech, ale mùže být ve stejném smyslu využíván i u jiných vìtších organizací. ¨ Mùže se tisknout více SRP na stránku ? Zda se pøi tisku protokolu o pøedání SRP mùže vytisknout více SRP na jednu stránku. ¨ Existují støediska ? Zda se bude používat pøiøazování faktur na jednotlivá støediska. ¨ Používat èíselné øady a skupiny ? Zda se bude používat rozdìlení faktur na èíselné øady a skupiny. 43

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Používat DPH ? Zda se bude používat evidence DPH. ¨ Pøímý výstup do úèetnictví GORDIC ? Údaj ovlivòuje možnost provádìt pøímý výstup do dat úlohy úèetnictví GORDIC (podmínkou je, že se obì úlohy zpracovávají na jednom poèítaèi !!!). ¨ Bude probíhat úètování i pøi zápisu ? Zda se bude faktura úètovat i pøi zápisu (dvojí úètování). ¨ OrgNum v úèetnictví Údaj navazující na pøedchozí - tedy potøebný pouze pokud je pøímý výstup, poøadové èíslo organizace v souboru UCR.ORG (viz pøíruèka UCR- SUPERVIZOR). ¨ Adresáø úèetnictví Údaj doplòující - pouze pokud je pøímý výstup, potom napø. C:\GORUCR.

7.3. Editor Tato funkce nabízí dvì možnosti: · Prohlížení · Oprava Prohlížení umožní vstup libovolnì velkého textového souboru, jeho tisk, oznaèování blokù a jejich tisk nebo výstup, vyhledávání podøetìzce, možnost otevøení více prohlížecích oken (podrobnìji klávesa F10 - help prohlížeèe). Oprava umožní opravit textový soubor do velikosti 64 kB. Režim je nastaven na pøepis, po stisku klávesy Insert je možno vkládat znaky nebo øádky.

7.4. Archivace Archivace všech datových souborù na disketu. Pokud je tøeba více disket, program na to sám upozorní požádáním o další disketu.

7.5. Reindexace Obnova všech indexových souborù (po jejich náhodném poškození nebo ztrátì).

44

KDF - pøíruèka uživatele

7.6. Info Informaèní tabulka o datové základnì úlohy obsahující tyto základní údaje o fakturách a poukazech a jejich stavech vèetnì vyjádøení v Kè: - celkem poèet zapsaných faktur - z toho - faktury po poøízení - pøipravené pøíkazy - vytištìné pøíkazy - potvrzené výpisy - v úèetnictví - vyøazené faktury - celkem poèet zapsaných poukazù - z toho - poukazy po poøízení - vytištìné pøíkazy - potvrzené výpisy - v úèetnictví - vyøazené poukazy - poèet vlastních úètù - poèet dodavatelù - poèet odbìratelù

7.7. Obnovení Obnovení dat z archivu z diskety. Pozor ! Dojde k pøepsání souborù na disku.

7.8. Výstup úèetnictví Momentálnì není podporován.

7.9. Založení nového roku Tato funkce slouží k pøesunu dat uplynulého roku do záložního adresáøe (data jsou pøístupná viz 7.10) a pøíprava dat nového (aktuálního) roku. Z minulých dat se pøenesou všechny èíselníky. Neexistují pouze soubory faktur a poukazù. Vznikne soubor KDFrrrr.PTH, který ukazuje na data v podadresáøích KDFrrrr, kde rrrr je rok. Vytvoøený soubor KDFrrrr.PTH je využíván v následující funkci.

45

KDF - pøíruèka uživatele

7.10. Zmìna aktuálního roku Úloha vždy po spuštìní pracuje s daty aktuálního roku (tj. s daty, kam ukazuje KDF.PTH nebo když neexistuje, tak s daty v adresáøi, kde je KDF.EXE). Protože jak je popsáno výše, je možno data uplynulých let ukládat do podadresáøù, je tøeba s nimi pracovat. To umožní tato funkce. Po zadání roku, ke kterému existuje KDFrrr.PTH, úloha pracuje s daty daného roku. Pokud chcete opìt pracovat s daty aktuálního roku, buï ukonèete úlohu a znovu do ní vstupte, nebo zadejte v této funkci rok 0 (nula) nebo aktuální rok.

7.11. Dávka Gordic Nejprve se zadá vstupní mechanika s dávkovým souborem z banky, který byl zpracován programem KXF. Soubor Gordic se bude párovat s doposud nepotvrzenými platbami v úloze KDF. Pokud bude v dávce obsažena platba, která najde odpovídající fakturu (poukaz) v úloze KDF, doplní jí datum proplacení a zmìní stav na proplaceno. Vzniknou dva výsledné protokoly. V prvním budou obsaženy všechny úspìšnì napárované platby z této dávky pøi zpracování a na druhém doposud nezpracované platby v dávce Gordic.

46

KDF - pøíruèka uživatele

8.

POPIS ØÍDÍCÍCH SOUBORÙ

8.1. Obecnì o pojmenování souborù Název jakéhokoliv souboru se skládá ze jména (max. 8 míst) a pøípony (max. 3 místa) oddìlených od sebe teèkou takto: xxxxxxxx.xxx

napø. KDFU0001.D00, KDFO0001.DAT

Více souborù se spoleènými znaky ve jménech se dá pøi vyvolávání, pøípadnì kopírování a dalších operacích zastoupit tzv. maskou. * znaèí vždy všechny varianty rùzného poètu znakù až do konce jména nebo pøípony souboru ? nahrazuje právì jeden znak v názvu nebo pøíponì Pøíklady názvù souborù KDFD0001.DAT, KDF.EXE, KDFSE01.XXX, KDFSEZ.PAR, KDFF0001.DAT atd. Pøíklady masek, které vždy reprezentují více souborù se spoleènými znaky ve svém názvu: maska KDFD*.* - znamená, že jde o všechny soubory, které mají v poèátku názvu KDFD a potom libovolný poèet a  druh znakù zastoupených hvìzdièkou až po teèku (nejvíce do poètu osm) a za teèkou zase libovolný poèet znakù (nejvíce do poètu tøi) maska KDFD*.?A? - znamená, že jde o všechny soubory, jejichž název zaèíná KDFD a libovolný poèet a druh až po teèku a v pøíponì je uprostøed písmeno A maska K*.* - znamená, že zastupuje všechny soubory, u nichž je v názvu na prvním písmeno K a dále cokoliv !!! Nikdy však nemùže být napsána maska souborù takto: KDF*??.* nebo KDF??*.*?? nebo KDF*?.* Hvìzdièka musí být vždy uvedena jako poslední pøed koncem jména nebo pøípony souborù !

8.2. Popis øídících souborù Tvùrce programu pøidìlil každému souboru urèitý název - všechny soubory mají spoleèné, že první tøi písmena v názvu odpovídají zkratce úlohy, tedy ”KDF”. Rozdìlení souborù je následující:

47

KDF - pøíruèka uživatele · programové soubory WKDF.EXE · hlavní øídící soubory KDF.PSW - soubor pro definování pøístupových kódù úlohy KDF.PTH - soubor definující nastavení cest, adresáøù a podadresáøù KDF.CLR,GORDIC.CLR - soubory obsahující barevnou paletu pro program KDF.CFG - soubor pro definování rùzných konfigurací (viz 8.3) KDF.PAR - soubor obsahující hlavní parametry úlohy (viz 7.2) KDFSEZ.PAR - soubor pro definování výše poštovních poplatkù pøi tisku složenek typu ”B” a ”H” KDF.STR - soubory struktur jednotlivých záznamù pro generátor KDF*.FRM - soubory pro generátor definující jednotlivé sestavy · soubory èíselníkù KDFD0001.DAT - soubory èíselníku dodavatelù odpovídající indexy KDFD0001.D00, KDFD0001.D01, KDFD0001.D02 KDFO0001.DAT - soubory èíselníku pøíjemcù plateb (odbìratelù) odpovídající indexy KDFO0001.D00, KDFO0001.D01, KDFO0001.D02 KDFS0001.DAT - soubory èíselníku SRP KDFS0001.D00 index · vlastní soubory dat KDF KDFP0001.DAT KDFP0001.D03 KDFF0001.DAT KDFF0001.D01, D02, D03 KDFH0001.DAT KDFH0001.D00,D01,D02

48

- soubory dat poukazù - index - soubory dat faktur - index - soubory dat vlastních úhrad - index

KDF - pøíruèka uživatele

8.3.

Konfiguraèní soubor KDF.CFG

Pomocí konfiguraèního souboru lze pøedefinovat nìkteré, programem urèené postupy, a tak pøi instalaci u uživatele co nejvíce vyhovìt jeho pøáním. Zároveò mùže v nìkterých pøípadech sloužit k úpravì metodiky. Tento soubor je v ASCII tvaru. Pro jeho úpravu použijte vestavìný editor (viz 7.3) a tvar souboru mùže být napøíklad tento: POV=1 KUC=0 Každý parametr je na novém øádku, mezery vedle znaku = nevadí. Seznam parametrù dle abecedy ¨ Parametr ” ARJ ” Tímto parametrem se ovlivòuje použití programu ARJ pro komprimaci dávky složenek H pro Èeskou poštu. 0 - nepoužito 1 - pøednastaveno - použito ¨ Parametr ” BPR ” Tímto parametrem se ovlivòuje barva prohlížeèe. 0 - pøednastaveno - bílá na èerné 1 - èerná na šedé ¨ Parametr ” DIC ” Tímto parametrem se ovlivòuje možnost zadávat hodnotu DIÈ i v pøípadì, že není sledováno DPH (napø. pro parametr FTR). 0 - pøednastaveno - není možno 1 - DIÈ je pøístupné ¨ Parametr ” EPH ” Tímto parametrem se ovlivòuje tvar prùvodky složenek H. 0 - pøednastaveno - textová prùvodka pro tisk 1 - prùvodka pro elektronickou komunikaci ¨ Parametr ” ESC ” Tímto parametrem se ovlivòuje dotaz na konci programu. 0 - pøednastaveno - bez dotazu 1 - po stisku Esc v hlavním menu se objeví dotaz: “Ukonèit tento program A/N ?”

49

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Parametr ” FIN ” Ovlivòuje rozsah zpracování souborù pro hlášení finanènímu úøadu. 0 - pøednastaveno - zpracuje pouze soubor faktur 1 - zpracuje soubor faktur i poukazù ¨ Parametr ” FKL” Ovlivòuje možnost zadat pøi výbìru dat klíèové slovo pro hlášení finanènímu úøadu. 0 - pøednastaveno - nelze zadat 1 - lze zadat klíèové slovo ¨ Parametr ” FTR ” Ovlivòuje tøídìní dat pro hlášení finanènímu úøadu. 0 - pøednastaveno - tøídìno dle 1 - tøídìno dle DIÈ, pokud není, tak dle IÈO ¨ Parametr ” GPS ” Tímto parametrem se nastavuje výstup dat úhrady složenek do souboru poukazù. 0 - pøednastaveno - neprovádí se 1 - generování do poukazù ¨ Parametr ” IHN ” Pokud je TPP=0 a IHN=2, tak se nepøihlíží k jednotlivým splatnostem a na hromadné pøíkazy se dìlají pro celý úèet. 0 - pøednastaveno - neprovádí se 2 - ano ¨ Parametr ” IUC ” Tímto parametrem je vstup do úèetnictví ihned po proplacení faktury nebo poukazu. 0 - pøednastaveno 1 - okamžitý vstup ¨ Parametr ” KDD ” Tímto parametrem se nastavuje kód diakritiky. 0 - s diakritikou 1 - bez diakritiky ¨ Parametr ” KDS ” Tímto parametrem se ovlivòuje kontrola datumu splatnosti na sobotu a nedìli. 0 - pøednastaveno - neprovádí se 1 - kontrola pøi poøízení

50

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Parametr ”KDU ” Tímto parametrem se ovlivòuje kontrola na existenci èísla faktury dodavatele a èísla úètu dodavatele v již zadaných fakturách KDF. 0 - pøednastaveno - neprovádí se 1 - kontrola pøi poøízení - pøípadná duplicita se zobrazí (po zmìnì tohoto parametru nutná pøeindexace!) ¨ Parametr ” KOC ” Tímto parametrem se nastavuje kód èeštiny. 0 - Latin2 1 - pøednastaveno - Kameniètí ¨ Parametr ” KON ” Tímto parametrem se ovlivòuje pøednastavená hodnota konstantního symbolu. 0 - pøednastaveno 1 - 9999 - pøednastavená hodnota ¨ Parametr ” KRD ” Tímto parametrem se nastavuje režim kontroly rozdílu u DPH. 0 - pøednastaveno - neprovádí se 1 - kontrola ¨ Parametr ” KUC ” Pomocí tohoto parametru lze ovlivnit kontrolu úètované èástky pøi vstupu do úèetnictví, zda odpovídá èástce fakturované a proplacené - uvedené v KDF. 0 - pøednastaveno (nekontroluje úètovanou èástku na fakturovanou) 1 - systém kontroluje úètovanou èástku na fakturovanou ¨ Parametr ” KXF ” Potlaèení zmìny stavu faktur po vytvoøení pøíkazu k úhradì. 0 - pøednastaveno - zmìna stavu možná 1 - zmìna stavu potlaèena (pøi výstupu programem KXF) ¨ Parametr ” LIM ” Možnost zadání limitu pøi tisku pøíkazù k úhradì. 0 - pøednastaveno - neprovádí se 1 - dotaz na limitní èástku pøi tisku pøíkazu k úhradì 2 - dotaz na limitní èástku a smìrový kód vlasních úètù pøi tisku pøíkazu k úhradì 3 - jak 2 a ještì index od - do 10 - vybere vše bez ohledu na splatnost a do data splatnosti dá vyplnìné datum 11 - jak 10 a ještì èástku 12 - jak 11 a ještì smìrový kód banky 13 - jak 12 a ještì index od - do 51

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Parametr ” NUM ” Tímto parametrem se ovlivòuje zadávání levostranných nul do variabilních symbolù a do èísla faktur (zda se chovají numericky nebo ne). 0 - nastavení s levostrannými nulami 1 - pøednastaveno - levostranné nuly nelze zadat ¨ Parametr ” OPS ” Tímto parametrem se ovlivòuje opakování variabilních a konstantních symbolù pøi opakovaném zadávání poukazù. 0 - neopakují se 1 - pøednastaveno - opakují se ¨ Parametr ” POC ” Pomocí tohoto parametru lze ovlivnit poèet plateb na hromadném pøíkazu k úhradì. Pøednastavena je hodnota 20. Pøíklad: Pokud uvedeme POC=18, bude se pøi tisku hromadných pøíkazù vypisovat maximálnì 18 øádkù v èásti ” ve prospìch úètu ” ¨ Parametr ” POV ” Pomocí tohoto parametru lze ovlivnit povinnost zadávání èísla úètu dodavatele pøi poøizování faktury. 0 - pøednastaveno (úèet dodavatele je povinný) 1 - úèet dodavatele je pøi zápisu faktury nepovinný ¨ Parametr ” POZ ” Zadáním tohoto parametru lze ovlivnit režim prohlížení faktur (poukazù) s maskou s využitím hodnoty ”Poznámka”. 0 - pøednastaveno,hledání faktur probíhá pouze podle celého øetìzce v hodnotì ”Poznámka” 1 - prohledávání i podle podøetìzce znakù z hodnoty ”Poznámka” 2 - jako 0 a nerozlišuje malá a velká písmena 3 - jako 1 a nerozlišuje malá a velká písmena ¨ Parametr ” PSC ” Zadáním tohoto parametru lze nastavit kontrolu PSÈ u dodavatelù (pøíjemcù). 0 - pøednastaveno, bez kontroly 1 - kontrola na PSÈ pouze varuje 2 - kontrola na PSÈ vyžaduje zadat hodnoty pouze z èíselníku ¨ Parametr ” RHU ” Zadáním tohoto parametru lze ovlivnit režim úhrady v hotovosti. 0 - pøednastaveno, datum úhrady je aktuální datum 1 - datum úhrady je možno editovat 52

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Parametr ” RPO ” Zadáním tohoto parametru lze ovlivnit, zda se provedení zmìn v režimu oprav spouští pøeindexace. 0 - pøednastaveno, neprovádí se 1 - po zmìnì v režimu oprav se spouští reindexace (nenastavovat v síové verzi nebo pøi objemných datech) ¨ Parametr ” SPL ” Tímto parametrem lze ovlivnit poèet dní splatnosti automaticky vypoèítávaný programem od datumu odeslání faktury. Pøednastavena je hodnota 14. Pøíklad: Jestliže uvedeme SPL=10, pak se k datumu odeslání faktury automaticky pøipoèítá tato hodnota a výsledné datum splatnosti zapíše do pole pro poøizování splatnosti. Obsluha mùže toto datum i pøepsat podle své potøeby ¨ Parametr ” SPS ” Tímto parametrem se ovlivòuje doplnìní data proplacení složenek podle data splatnosti pøíkazu. 0 - pøednastaveno - neprovádí se 1 - doplnìní data ¨ Parametr ” SSH ” Nastavení stavu složenek H po výstupu. 0 - pøednastaveno - stav “v úèetnictví” 1 - stav “proplaceno” ¨ Parametr ” TKO ” Po zápisu faktury nabídne formáty pro tisk dané faktury (lze použít pro tisk “košilky”). 0 - pøednastaveno - neprovádí se 1 - tisk “košilky” faktury ¨ Parametr ” TPP ” Øazení faktur a poukazù na pøíkaz k úhradì sekvenènì. 0 - pøednastaveno - neprovádí se (je použito øazení dle èástek) 1 - sekvenèní øazení (po zmìnì parametru TPP nutná pøeindexace!) ¨ Parametr ” TUC ” Zadáním tohoto parametru lze ovlivnit pøenos textù do popisu úèetního dokladu. 0 - pøednastaveno, neprobíhá 1 - do popisu dokladu UCR se pøedává poznámka 2 - do popisu dokladu UCR se pøedává poznámka a název dodavatele 3 - do popisu dokladu UCR se pøedává poznámka a název a IÈO dodavatele

53

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Parametr ” VLU ” Ovlivòuje práci s vlastním úètem pøi úhradì. 0 - pøednastaveno - pøedplòuje se první vlastní úèet 1 - v režimu úhrada si pamatuje poslední úèet 2 - pøedplòuje se úèet dle øady 3 - pøedplòuje se úèet dle skupiny ¨ Parametr ” VSH ” Ovlivòuje výstup složenek H. 0 - pøednastaveno - výstup dat dle KOC a KDD 1 - výstup dat bez diakritiky 2 - výstup dat v kódu Latin 2 ¨ Parametr ” VSK ” Tímto parametrem lze omezit pøístup k jednotlivým øadám a skupinám. 0 - pøednastaveno - neprovádí se 1 - pøístup dle zadaných øad a skupin v souboru KDFTxxxx.VSK ¨ Parametr ” ZAP ” Tímto parametrem se ovlivòuje spojení fáze poøízení faktury s fází úhrady. 0 - pøednastaveno - neprovádí se 1 - spojení fází

54

KDF - pøíruèka uživatele

9.

PØÍKLADY

¨ Jak zaèít ? Je tøeba jednorázovì zadat parametry úlohy viz 7.2. Do rejstøíku úètù zadat jako první nejèastìji používaný úèet viz 6.3. Pokud se používají èíselné øady a skupiny, tak naplnit èíselníky viz 6.5. a 6.6. Zadat první fakturu (poukaz) viz 3.1 (viz 4.1) s poøadovým èíslem, na které všechny ostatní doklady navazují úplnou øadou. ¨ Jak zrušit fakturu - storno ? Pokud omyl zjistíte pøi zápisu faktury viz 3.1, daný text pøepište správným textem další faktury nebo vystupte pomocí klávesy Esc. Pokud je faktura již zapsaná a Vy ji chcete zrušit, ve funkci FAKTURY, OPRAVA, FAKTUR viz. 3.5.1 je nutno zmìnit stav na VYØAZENO. Tato faktura nadále zùstane v souboru, ale nezpracovává se. ¨ Jak zrušit poukaz - storno ? Pokud omyl zjistíte pøi zápisu poukazu viz 4.1, daný text pøepište správným textem dalšího poukazu nebo vystupte pomocí klávesy Esc. Pokud je poukaz již zapsaný a Vy jej chcete zrušit, ve funkci POUKAZY, OPRAVA, POUKAZÙ viz. 4.4.1 je nutno zmìnit stav na VYØAZENO. ¨ Jak zpracovat fakturu ? Poøízení na základì faktury dodavatele viz 3.1. Doplnìní údajù pro pøíkaz k úhradì (vlastní úèet, konstantní symbol atd.) viz 3.2. Tisk pøíkazu k úhradì s potvrzením správnosti viz 5.1. Doplnìní data proplacení viz 3.3 nebo 7.1. Výstup do dat úèetnictví pøímý - viz 3.4. nepøímý - viz 3.4 a 7.8. ¨ Jak zpracovat poukaz ? Poøízení vèetnì údajù pro pøíkaz k úhradì viz 4.1. Tisk pøíkazu k úhradì s potvrzením správnosti viz 5.1. Doplnìní data proplacení viz 4.2 nebo 7.1. Výstup do dat úèetnictví pøímý - viz 4.3. nepøímý - viz 4.3 a 7.8. ¨ Jak zadat platbu inkasem ? Pøi úhradì faktury zadat do hodnoty Tisk pøíkazu I viz 3.2. ¨ Jak zadat pøíkaz k inkasu ? Pøi zápisu faktury zadat zápornou fakturovanou èástku viz 3.1. Pøi úhradì faktury zadat zápornou èástku k proplacení a do hodnoty Tisk pøíkazu zadat H nebo P viz 3.2. ¨ Jak zadat dobropis ? Pøi zápisu faktury zadat zápornou fakturovanou èástku viz 3.1. Pøi úhradì faktury zadat zápornou èástku k proplacení a do hodnoty Tisk pøíkazu zadat I viz 3.2. ¨ Jak doplòovat èísla dokladù úèetnictví do KDF ? Protože nìkteøí uživatelé neprovádìjí vstup do úèetnictví pomocí úlohy KDF a naopak mají zájem sledovat v KDF èísla dokladù z úèetnictví, pro nì je tato varianta. V souboru KDF.CFG si nastaví parametry IUC=1 a KUC=0 a podle bodu 7.2 nepøímý vstup do úèetnictví. Nyní po zadání datumu proplacení úloha ihned vstoupí automaticky do poøizovaèe úèetnictví s pøedplnìným dnem. Den potvrïte a do hodnoty doklad zadejte odpovídající èíslo dokladu. Hodnotu SU/AU zadejte nulovou hodnotu, tím poøizovaè úèetnictví skonèí a èíslo dokladu je u faktury nebo poukazu uloženo.

55

KDF - pøíruèka uživatele ¨ Jak komunikovat s bankou v elektronické formì ? Pøedpokladem je domluva s konkrétní poboèkou banky o elektronickém styku a uzavøení smlouvy s bankou. Dále potøebujete program KXF od firmy Gordic pro Vaši banku. Struèný popis èinnosti programu KXF: KXF pracuje pøímo s daty programu KDF pro smìr klient -> banka. Pøíkazy pøipravené v KDF zpracuje do formátu požadovaného bankou. Dávku do banky pøenese na disketu èi do adresáøe modemového zpracování. Dále vytiskne èitelný opis dávky a prùvodku. Pro smìr banka -> klient nahraje data z banky (disketa èi adresáø modemového zpracování) do adresáøe KXF. Umožní vytisknout výpis z úètu a vytvoøit dávku obratù ”Gordic” pro zpracování v ostatních úlohách firmy Gordic (KDF, KOF, .....). ¨ Pøíklady oprav Faktura ve výši 10 000,- je dána k úhradì a pøi tisku pøíkazu se zjistí, že je tøeba uhradit pouze 6 000,-. Øešení: ve funkci FAKTURY, OPRAVA, ÚHRAD je nutno opravit u dané úhrady faktury platbu na 6 000,-. Ihned lze tisknout pøíkaz. Zbývající èástka 4 000,- se nabídne ve funkci FAKTURY, ÚHRADA k další úhradì. Faktura ve výši 10 000,- je dána k úhradì a pøi návratu z banky se zjistí, že platba nebyla provedena (neexistující èíslo úètu). Øešení: ve funkci FAKTURY, OPRAVA, ÚHRAD je nutno opravit u dané úhrady faktury správné èíslo úètu a potom je tøeba v této funkci zmìnit stav úhrady na pøipraven pøíkaz. Pak lze tisknout pøíkaz. Faktura ve výši 10 000,- byla omylem zapsána ve výši 100 000,- a byla dána k úhradì. Pøi tisku pøíkazu k úhradì to bylo zjištìno. Tisk se neprovedl. Øešení 1.: ve funkci FAKTURY, OPRAVA, FAKTUR je nutno zmìnit stav na vyøazeno a fakturu poøídit znovu do KDF pod novým èíslem (obecné øešení každé opravy). Øešení 2.: ve funkci FAKTURY, OPRAVA, FAKTUR je nutno opravit èástku na 10 000,. Ve funkci FAKTURY, OPRAVA, ÚHRAD je nutno opravit èástku k úhradì na 10 000,-. Pak lze tisknout pøíkaz. Poukaz ve výši 10 000,- je dán k úhradì a pøi návratu z banky se zjistí, že platba nebyla provedena (neexistující èíslo úètu). Øešení: ve funkci POUKAZY, OPRAVA, ÚHRAD je nutno opravit u dané úhrady poukazu správné èíslo úètu a potom je tøeba v této funkci zmìnit stav úhrady na pøipraven pøíkaz. Pak lze tisknout pøíkaz. Poukaz ve výši 10 000,- byla omylem zapsán ve výši 100 000,- a byla dán k úhradì. Pøi tisku pøíkazu k úhradì to bylo zjištìno. Tisk se neprovedl. Øešení 1.: ve funkci POUKAZY, OPRAVA, POUKAZÙ je nutno zmìnit stav na vyøazeno a poukaz poøídit znovu do KDF pod novým èíslem (obecné øešení každé opravy). Øešení 2.: ve funkci POUKAZY, OPRAVA, ÚHRAD je nutno opravit èástku k úhradì na 10 000,-. Pak lze tisknout pøíkaz.

56

KDF - pøíruèka uživatele

PØÍLOHA A VSTUPNÍ VÌTA POUKAZU Pozice 1 4 7 17 36 40 115 116 128 147 151 161 169 181 187 193 199 202 214 274 280 286 300 312 324 336 348 360 372 378 379 383 387 391 407 413 425 431

Délka 3 3 10 19 4 25 1 12 19 4 10 8 12 6 6 6 2 12 60 6 6 14 12 12 12 12 12 12 6 1 4 4 4 1 6 12 6 12

Název Èíselná øada Skupina øad IÈO È. úètu partnera Smìrový kód partnera Název partnera Typ úhrady (H,P,I,O ...) Èástka k proplacení Vlastní úèet Vlastní smìrový kód Variabilní symbol Konstantní symbol Specifický symbol Datum splatnosti úhrady Datum odeslání pøíkazu Datum zaplacení Stav faktury Uhrazená platba Poznámka Úèetní doklad zápisu Úèetní doklad platby DIÈ Základ bez DPH Základ s DPH 5% Základ s DPH 22% DPH 5% DPH 22% Rozdíl DPH Datum zdanitelného plnìní Typ plátce Støedisko Pøedkontace úè. d. pøi zápisu Pøedkontace úè. d. pøi úhr. Priorita uhrazení Pøijato-datum Pøijato-èástka Odesláno do banky-datum Odesláno do banky-èástka

Tvar dat Øetìzec Øetìzec Numerický øetìzec a mezera Øetìzec - èísla, mezery a ”-” Numerický øetìzec Øetìzec Znak Èástka v hal. zarov. doprava Øetìzec - èísla, mezery a ”-” Numerický øetìzec Èíslo zarovnané doprava Numerický øetìzec Numerický øetìzec Datum ddmmrr Datum ddmmrr Datum ddmmrr

Povinné ano [1] ano [1]

Èástka v haléøích zarovnaná doprava Øetìzec Èíslo zarovnané doprava Èíslo zarovnané doprava Øetìzec - èísla, mezery a ”-” Èástka v haléøích zarovn. doprava Èástka v haléøích zarovn. doprava Èástka v haléøích zarovn. doprava Èástka v haléøích zarovn. doprava Èástka v haléøích zarovn. doprava Èástka v haléøích zarovn. doprava Datum ddmmrr Znak Øetìzec Èíslo zarovnané doprava Èíslo zarovnané doprava Èíslo Datum ddmmrr Èástka v haléøích zarovnaná doprava Datum ddmmrr Èástka v haléøích zarovnaná doprava

ano ano ano ano ano ano ano ano

[6] [4] [4] [4] [4] [4] [4] [4] [4] [4] [5] [6]

57

KDF - pøíruèka uživatele Pozice 443 449 461 467 479 485 497 503

Délka 6 12 6 12 6 12 6 12

Název Úètováno pøi zápisu-datum Úètováno pøi zápisu-èástka Pøipraveno do banky-dat. Pøipraveno do banky-èást. Zaplaceno bankou-datum Zaplaceno bankou-èástka Úètováno pøi úhradì-datum Úètováno pøi úhradì-èástka

Tvar dat Povinné Datum ddmmrr Èástka v haléøích zarovnaná doprava Datum ddmmrr Èástka v haléøích zarovnaná doprava Datum ddmmrr Èástka v haléøích zarovnaná doprava Datum ddmmrr Èástka v haléøích zarovnaná doprava

[1] pokud uživatel používá èíselné øady a skupiny [4] pokud uživatel používá DPH [5] pokud uživatel používá støediska [6] pokud uživatel používá úètování i pøi zápisu

VSTUPNÍ VÌTA FAKTURY Pozice 1 4 7 17 36 40 65 75 87 93 99 105 111 115 116 128 147 151 161 169 181 187 193 199

58

Délka 3 3 10 19 4 25 10 12 6 6 6 6 4 1 12 19 4 10 8 12 6 6 6 2

Název Èíselná øada Skupina øad IÈO Èíslo úètu partnera Smìrový kód partner Název partnera Èíslo faktury partnera Fakturovaná èástka Datum odeslání faktury Datum pøíjmu Datum splatnosti Datum pøedání SRP SRP Typ úhrady (H,P,I,O ...) Èástka k proplacení Vlastní úèet Vlastní smìrový kód Variabilní symbol Konstantní symbol Specifický symbol Datum splatnosti úhrady Datum odeslání pøíkazu Datum zaplacení Stav faktury

Tvar dat Øetìzec Øetìzec Numerický øetìzec a mezera Øetìzec - èísla, mezery a ”-” Numerický øetìzec Øetìzec Èíslo zarovnané doprava Èástka v hal. zarov. doprava Datum ddmmrr Datum ddmmrr Datum ddmmrr Datum ddmmrr Øetìzec Znak Èástka v hal. zarov. doprava Øetìzec - èísla, mezery a ”-” Numerický øetìzec Èíslo zarovnané doprava Numerický øetìzec Numerický øetìzec Datum ddmmrr Datum ddmmrr Datum ddmmrr

Povinné ano [1] ano [1] ano ano ano ano

[2] [2] ano ano [3] ano [3] ano [3] ano [3] ano [3]

KDF - pøíruèka uživatele Pozice 201 202 214 274 280 286 300 312 324 336 348 360 372 378 379 383 387 391 392 407 413 425 431 443 449 461 467 479 485 497 503

Délka 1 12 60 6 6 14 12 12 12 12 12 12 6 1 4 4 4 1 15 6 12 6 12 6 12 6 12 6 12 6 12

Název Tvar dat Povinné Pøedáno SRP 0 pøipraveno, 1 pøedáno, 2 vráceno [2] Uhrazená platba Èástka v haléøích zarovnaná doprava Poznámka Øetìzec Úèetní doklad zápisu Èíslo zarovnané doprava [6] Úèetní doklad platby Èíslo zarovnané doprava DIÈ Øetìzec - èísla, mezery a ”-” [4] Základ bez DPH Èástka v haléøích zarovn. doprava [4] Základ s DPH 5% Èástka v haléøích zarovn. doprava [4] Základ s DPH 22% Èástka v haléøích zarovn. doprava [4] DPH 5% Èástka v haléøích zarovn. doprava [4] DPH 22% Èástka v haléøích zarovn. doprava [4] Rozdíl DPH Èástka v haléøích zarovn. doprava [4] Datum zdanitelného plnìní Datum ddmmrr [4] Typ plátce Znak [4] Støedisko Øetìzec [5] Pøedkontace úè. d. pøi zápisu Èíslo zarovnané doprava [6] Pøedkontace úè. d. pøi úhr. Èíslo zarovnané doprava Priorita uhrazení Èíslo Objednávka Øetìzec Pøijato-datum Datum ddmmrr Pøijato-èástka Èástka v haléøích zarovnaná doprava Odesláno do banky-datum Datum ddmmrr Odesláno do banky-èástka Èástka v haléøích zarovnaná doprava Úètováno pøi zápisu-datum Datum ddmmrr Úètováno pøi zápisu-èástka Èástka v haléøích zarovnaná doprava Pøipraveno do banky-dat. Datum ddmmrr Pøipraveno do banky-èást. Èástka v haléøích zarovnaná doprava Zaplaceno bankou-datum Datum ddmmrr Zaplaceno bankou-èástka Èástka v haléøích zarovnaná doprava Úètováno pøi úhradì-datum Datum ddmmrr Úètováno pøi úhradì-èástka Èástka v haléøích zarovnaná doprava

[1] pokud uživatel používá èíselné øady a skupiny [2] pokud uživatel používá SRP [3] pokud se má zadat i úhrada faktury [4] pokud uživatel používá DPH [5] pokud uživatel používá støediska [6] pokud uživatel používá úètování i pøi zápisu Pøi záporných èástkách se ”-” píše tìsnì pøed èíslo. Minimální délka vstupní vìty u faktur je 115 znakù (u poukazù 192), ostatní údaje nemusí být uvedeny, konec vstupní vìty obsahuje line feed (CR,LF). Neuvedené údaje obsahují mezeru (neexistující položky u poukazù). Hodnoty, u kterých není uvedeno zarovnání doprava pøímo ve formátu, se zarovnávají vlevo. Znak pro zarovnávání je mezera. 59

KDF - pøíruèka uživatele

60