Keukencalculatie H12. 1. Kostenbeheersing. Vroeger berekende men de verkoopprijs van gerechten door de voedselkosten 'drie maal over de kop' te berekenen. Tegenwoordig wordt er een echte kostenberekening per gerecht gemaakt. Koks in instellingen krijgen zelfs vaak een budget toegewezen. Drie elementaire kostenposten in keukens zijn : Inkoopkosten. Arbeidskosten (ook afwas). Overige exploitatiekosten. De verhouding inkoop -en arbeidskosten is voor elke keuken anders. Met kostenpercentages wordt het rendement en het resultaat van de keuken per maand en per jaar vergeleken. Belangrijke technieken om de koten in de keuken te beheersen : Het vastleggen en registreren van produktgegevens. Het vastleggen van het verbruik en de benodigde voorraad grondstoffen. Het vastleggen en vergelijken van produktkosten. Het vastleggen van de benodigde en gebruikte arbeidstijd voor produkten. Het berekenen en calculeren van de produktprijs. Lange tijd werd de kostprijs achteraf pas berekend. Tegenwoordig gebeurt dit vooraf. Er worden voor (mbv ervaringscijfers) -en nacalculaties gemaakt. Er wordt steeds vaker vooraf een kostenplanning gemaakt voor de keuken per week, maand of jaar. Zes vuistregels voor kostenbewust werken (naast vakkundig en hygiënisch) : 1. Maak zo veel mogelijk gebruik van de ingekochte grondstoffen. 2. Maak zo efficiënt mogelijk gebruik van apparatuur en gereedschappen (soms duurt het gebruik hiervan incl. schoonmaak langer dan handmatige bewerking). 3. Benut je werktijd zo produktief mogelijk. 4. Doe als juiste man/vrouw het juiste werk. 5. Werk volgens de afgesproken receptuur (bijv geen dure tomaten in soep). 6. Ga heel zorgvuldig met de voorraad om. Kostenbewust werken tijdens de produktie: Een efficiënte routing (de weg die de grondstoffen langs de verschillende plaatsen in de keuken afleggen tot ze klaar zijn om als gerecht of maaltijd te worden uitgegeven). Het keukenconcept wordt bepaald door de bedrijfsformule. In de keuken zijn twee soorten routings te onderscheiden: Die van de grondstoffen of de goederenstroom. Kostenbewust: Sla grondstoffen op een pleok op dicht bij het punt van ontvangst. Het bewerkingstraject moet dicht bij de opslag beginnen. Via de verschillende bewerkingen schuift het produckt steeds verder door de keuken, richting het uitgiftepunt. Bewaar halffabrikaten zo dicht mogelijk bij de afwerkkeuken. Het regeneren en portioneren gebeurt zo dicht mogelijk bij het uitgiftepunt. Handig hierbij →het Gastronorm-systeem. Die van de werkzaamheden of het werkpad. Kostenbewust: Goed uitgedachte opstelling van de keukenapparatuur (ergonomisch verantwoord), en energiezuinige keukenapparatuur. Een efficiënte produktieplanning. Ook deze planning is afhankelijk van het bedrijfsconcept. Een probleem in de keuken is dat er momenten zijn waarop het personeel onder grote druk moet werken (pieken) en waarop de produktiviteit laag is. Men moet hierdoor zoveel mogelijk de uitgiftewerkzaamheden en de
produktiewerkzaamheden van elkaar scheiden. De 'piekwerktijden' moeten zoveel mogelijk worden voorkomen, wat nooit helemaal kan (ontbijt-lunch-diner). Daluren worden omgezet in produktieve uren. Scheid deze twee keukens zo veel mogelijk van elkaar. Een kostenbewuste werkverdeling. Stem het niveau van een kok af op zijn taken. Voor een goede werkverdeling zijn koks op meerdere produktieplaatsen in de keukens inzetbaar. Maak taakverdelingen (productieschema's). Verzamel alle taken (mbv produktieplanningen) en geef iedere keukenmedewerker een cijfer die tot zijn functieniveau behoort (1-6: keukenassistent, primaire leerlingkok, voortgezet leerlingkok, zelfstandig werkend kok, sous-chef en chef-kok). Geef alle taken een werkniveau-nummer = produktieplanningsformulier. Maak hiermee een takenindeling. Ook moet men werkschema's (opsomming van handelingen) hebben van alle componenten en gerechten. Op basis van al deze informatie maakt men een produktieschema (alle taken die in de keuken moeten worden uitgevoerd ingedeeld per niveau én per dag). Zij hebben de volgende functies: Een kostenbewuste verdeling van de werkzaamheden. Een kostenbewuste planning van de produktie. Controle van de voorraad voor de uitgiftekeuken. Een hulpmiddel bij de opleiding. In grote keukens zijn deze planningsdocumtenten goed bruikbaar bij het maken van werkroosters voor het personeel. Kostenbewust werken op de route: Bij het opstellen van het menu (per menucycli). Rekening houden met: soort en kwaliteit grondstoffen voor het gerecht, grondstoffen van het seizoen, prijzen van de grondstoffen & heeft het produceren van dit menu gevolgen voor de arbeids en bedrijfskosten. Bij de inkoop. Rekening houden met: hoeveelheid/prijs verhouding, fysieke toestand van de goederen, wanneer -en waar bestellen en ontvangen. Vaak worden contracten met leveranciers afgesloten, met oa. Kwaliteit, prijs, hoeveelheid, voldoende voorraad maar niet te groot & juiste aflevering. Bij de ontvangst van de goederen. Rekening houden met: op welk tijdstip, waar, vergelijk de bestelbon met de pak -of afleverbon, controleer de verpakking en emballage, klopt de hoeveelheid die is afgeleverd, is de fysieke toestand juist, de temperatuur, het gewicht, de kwaliteit & controleer achteraf op de factuur of de gewichten en de juiste prijs van de produkten worden berekend. Bij de opslag. Zorg voor zo weinig mogelijk kwaliteitsverlies. Belangrijk: de bewaartemperatuur en vochtigheidsgraad, de gouden regen 'First in, First out'. Bij de uitgifte van goederen. Wat is het dagelijkse verbruik? Naar welke afdeling gaat dit? Voorkomen van diefstal in de keuken. Tijdens de produktie. Belangrijk: werk volgens afgesproken receptuur en portionering, verwerk de juiste kwaliteit grondstoffen in de juiste produkten, ga zuinig om met grondstoffen (gooit niets weg), benut de werktijd & wees je bewust wat jouw arbeid de keuken per uur/minuut kost. Bij de doorgifte en de distributie. De produkten moeten geregistreerd staan voordat ze worden uitgegeven.
Produktcontrole (van het eindprodukt) werkt ook kostenbesparend: Quality control, kwaliteitscontrole. Smaak, serveertemperatuur, portionering van de garnituren en presentatie. Portion/quantity control, kwantiteitscontrole. Het gewicht en de aantallen. Een te hoge foodcost kan soms ook ontstaan door grijze omzet: een (andere) boeking van bijvoorbeeld het ontbijt, een goedkopere aanbieding van partijen en het opzetten van arrangementen. Inkoop →Alles wat voor de keuken wordt ingekocht, ook al wordt er soms geen omzet van gedraaid. Bruto verbruik →alles wat bij de gast op tafel komt + eigen verbruik. Inslag = foodcost = netto -of zakelijk verbruik →Het verbruik van produkten in een bepaalde periode. Alles wat uitgegeven is aan goederen, grondstoffen en ingrediënten, bestemd voor de verkoop. Wordt vaak in een percentage van de netto omzet uitgedrukt. Let er bij de controle van de inslag op dat: de koks zich houden aan de receptuur & er niet te duur wordt ingekocht. Een kostenbewuste inkoop bestaat uit twee hoofdactiviteiten: De vaststelling van wat er ingekocht moet worden. Hierbij zijn de volgende zaken van belang: De menukaart. Welke kwaliteit produkten zijn nodig bij welke componenten? Stem de hoeveelheid af op de porties van de kaart. Controleer ook de inkoop. De vorm waarin je de grondstoffen inkoopt. Zelf maken of kopen? Maak recepturen van de gerechten op de kaart. Belangrijk bij bovenstaande keuze: De werkdruk op het inkoopmoment. Rustig of druk moment? Een groot afbreukrisico. Produkten kopen is duurder dan zelf bereiden, echter er is een grote kans dat het gewenste kwaliteitsniveau dan niet bereikt wordt. De lange bereidingstijd. De benodigde apparatuur. Zo zijn er bijv steeds strengere normen van de Warenwet inzake hygiëne voor het zelf produceren van ijs, wat forse investeringen met zich meebrengt. De arbeidsintensiviteit. Bijv. bij het schoonmaken van groenten, vis, vlees. Het specialistische werk. Bijv. patisserieprodukten. Een constante kwaliteit. Kant-en-klare bouillon is bijvoorbeeld van slechtere kwaliteit dan zelfgemaakte. De inkoophoeveelheden. Je moet tijdens de inkoop en de produktie altijd rekening houden met een afvalpercentage van grondstoffen. Met afval bedoelen we die delen van het produkt, die nog verwerkt kunnen worden in bijprodukten. Delen van produkten die niet verder gebruikt kunnen worden behoren tot uitval. Voor grondstoffen met een hoog afvalpercentage moeten we aparte berekeningen maken. We kennen daarvoor drie manieren: De slagerstest. Voor grondstoffen die 'vuil' worden ingekocht en (zeer) veel afval hebben. Gaat als volgt: Men koopt een vuil produkt in tegen een bepaalde prijs. Na het schoonmaken en portioneren ligt er een deel zonder waarde op de bank, een deel resten met wél een (kleine) marktwaarde & een deel vlees dat men voor het gerecht gaat gebruiken. Prijs dat het produkt werkelijk kost = totale prijs (inkoopprijs) – marktprijs van de resten.
Echter, men heeft na het schoonmaken een veel lager gewicht aan produkt dat men gaat gebruiken, dus moet je zowel de prijs bij inkoop, als de prijs na schoonmaken hieraan aanpassen. Beiden moeten hetzelfde gewicht hebben. Je ziet dan dat de prijs na schoonmaken eigenlijk hoger is dan de inkoopprijs. In deze prijs is nog geen rekening gehouden met de factor arbeid. De Yield-test. Wordt gebruikt om inzicht te krijgen in wat er overblijft aan bruikbare bestanddelen van grondstoffen (in percentage's) of om te berekenen hoeveel men van een vuile grondstof moet inkopen. Yield percentage = aantal gram bruikbaar produkt voor het recept na schoonmaken / totaal aantal gram 'vuil' ingekocht x 100%. De 5%-regeling. Door middel van de vvp kunnen we de inslag van een gerecht goed berekenen. Toch zijn er nog enkele factoren die de inslag negatief kunnen beïnvloeden: Schommelingen in het afvalpercentage van de grondstoffen. 'Snijverlies' door onnauwkeurig schoonmaken of snijden. Het afvalpercentage van sommige grondstoffen is zo klein dat het moeilijk te berekenen is. Toch is het er. Kruiden, specerijen en andere hulpgrondstoffen die niet altijd in de receptuur terug te vinden zijn. De afwerkingsgrondstoffen zijn ook niet terug te vinden in de receptuur. Door deze factoren moeten we de grondstoffenprijs altijd verhogen met 5procent. De inkoopspecificaties. Je moet exact omschrijven welke grondstoffen je nodig hebt. Uit welk land ze komen, of ze vuil, schoon of geportioneerd zijn, voor welke prijs de slager/groenteboer/vishandelaar het kan leveren. Dit kan men aangeven op een papieren formulier: een inkoopspecificatie/produktspecificatie. Dit heeft drie belangrijke voordelen: Voorkomt misverstanden. Bespaart tijd. Bespaart geld. Je kan bovendien ook prijsafspraken maken. De leverancier. Bij de selectie van de leverancier moet men denken aan: De eisen van de keuken en het aanbod van de leverancier moeten bij elkaar passen. Gaat de keuken elke dag zelf haar verse produkten uitzoeken of worden ze telefonisch besteld en daarna bij de keuken afgeleverd (en is dit dan van de juiste produktkwaliteit?). Het kiezen van een betrouwbare leverancier en het opbouwen van een goede zakelijke relatie met hem is voor elke keuken van levensbelang. Daarbij spelen de volgende vier overwegingen een rol: De produktgroepen (via biologische onderscheiding). De fysieke toestand van produkten: vers/rauw, vers voorbewerkt, voorbewerkt, geconserveerd of diepvries. De inkoopfrequentie. Hoe vaak koop je deze produkten in? Dit is afhankelijk van de mate waarin je de produktie kunt voorspellen (hoe veel mensen komen er eten en wat gaan zij eten?). Horecaleveranciers moeten erg flexibel zijn ingesteld. Verse produkten worden 2 tot 7 keer per week gekocht, terwijl diepvriesprodukten en magazijnartikelen wekelijks of maandelijks worden gekocht.
De drie soorten leveranciers: Groothandels die verscheidene produktgroepen leveran (bijv ISPC, KokEde en Sligro). Specialisten die een bepaalde produktgroep zoals vis of vlees leveren. Detaillisten uit de buurt (slager, visboer, poelier (gevogelte), groenteboer, brood -en banketbakker, zuivel, droogwaren). Men kan bij het vergelijken van leveranciers aan zes punten aandacht besteden. Je geeft de leveranciers uiteindelijk een waarderingscijfer : De drie primaire criteria: De kwaliteit van de produkten. De prijs (let bij het vergelijken hiervan wel op afvalproducten en op dat zij dezelfde kwaliteit hebben). De levertijd (houdt de leverancier zich aan de afspraak?). De drie secundaire criteria: De flexibiliteit. De bereikbaarheid (voor wanneer men iets vergeten is). Het assortiment. De plaatsing van bestellingen bij leveranciers. Kortingen zijn niet vanzelfsprekend, hier moet men om vragen. Je moet dan wel aan bepaalde eisen van de leverancier voldoen. Soms levert een korting niks op. Laat je bijv niet door een quantumkorting (bij een groter dan normale bestelling) verleiden tot het doen van extra, maar vaak onnodige aankopen. Tegenwoordig wordt er weinig aan inkoopcombinaties gedaan (een paar bedrijven kopen gezamenlijk bij een leverancier in), wat behoorlijke betalingsvoordelen op kan leveren. Soms is het nuttig om de bestel -en inkoopbevoegdheden van elkaar te scheiden. In een grote onderneming vermijdt dit dat alle losse afdeling zelf inkopen gaan doen. In een kleine organisatie heeft de ondernemer zo zelf directe controle over het inkoopbudget. Ook is het in grootschalige bedrijven raadzaam om de inkoop -en ontvangstfunctie van elkaar te scheiden. Uitgangspunt bij de vaststelling van de inkoophoeveelheid = het gemiddelde verbruik van de keuken + een veiligheidsmarge. Hierbij moet men denken aan de volgende zaken: Heeft de keuken een constante of een wisselende verkoop? Heeft de leverancier een lange of korte levertijd? Voorraad = gem. aantal produkten + marge, voordat de produkten verkocht worden. De bestelling voor de volgende dag/week = hoeveelheid dat de voorraad moet zijn – aantal produkten momenteel in voorraad (=restant van de dag/week ervoor). Men moet dus altijd de voorraad produkten en magazijnartikelen heel goed bijhouden. De berekening van de voorraad in geldwaarde wordt meestal bepaald door de omzet. Je hebt voor de berekening vier gegevens nodig: de omzet, het foodcost-percentage, de gehanteerde veiligheidsmarge & het aantal weken dat het bedrijf per jaar geopend is. Keukenomzet per week = keukenomzet / aantal weken per jaar geopend. Gemiddelde foodcost = foodcostpercentage (bijv. 20% wordt 0,2) x keukenomzet per week. Voorraadhoogte (waarde) = gemiddelde foodcost (verbruik per week) + veiligheidsmarge. Meer dan deze voorraadhoogte mag de keuken dus per week niet aan voorraad hebben. De uitgaven van de keuken liggen echter meestal hoger, doordat er ook grondstoffen in voorraad zijn waar geen omzet tegenover staat.
De kostprijs berekenen (voorcalculaties): 1. Foodcost-percentage = bedrag dat overblijft voor de inkoop van grondstoffen (netto omzet – kosten, bijv arbeids, -exploitatie kosten, rente of ondernemersloon) / netto omzet x 100%. Netto verkoopprijs excl. BTW = (totale inslag gerecht x 100) / foodcostpercentage. Men moet dus NIET standaard uitgaan van 'drie maal over de kop', dit geldt namelijk alleen maar wanneer je foodcost-percentage toevallig 33,33% is, hoewel bij geen enkel bedrijf de exploitatiekosten als het foodcost-percentage hetzelfde is !! 2. Verkoopprijs excl. BTW = (werkelijke kosten van de inslag + arbeidskosten) / 100 x (100 + aantal procent dat de opslag van de keuken bedraagt) %. Deze manier kan men gebruiken om de verkoopprijs van een gerecht uit te rekenen, maar ook om de verkoopprijs van een heel menu uit te rekenen. Achteraf moet men ook een nacalculatie maken. Komen de werkelijke kosten overeen met de voorgecalculeerde? Verschillen kunnen bijv. liggen in veranderingen in grondstoffenprijzen. De prijsschommelingen kun je opvangen door te rekenen met de vaste verrekenprijzen (VVP). Je bepaalt de vvp op basis van: De ervaringscijfers uit het verleden. De verwachting voor de toekomst. Je neemt het gemiddelde van de uiterste inkoopprijzen (laagste en hoogste) en rondt dit naar boven af. Je kan deze vvp hanteren totdat blijkt dat je hem moet aanpassen. Voor alle calculaties in dit hoofdstuk zijn echter ook vele andere manieren te gebruiken.
