KATA PENGANTAR
M
icrosoft Excel adalah program untuk mengolah lembar kerja yang paling populer saat ini. Dengan Excel, kita bisa membuat dan menganalisa berbagai data, menghitung dan membuat grafik.
Modul ini dibuat secara bertahap agar mudah mempelajarinya, dimulai dari dasar-dasar Excel yang mempelajari Excel yang sifatnya mendasar, seperti membuka Excel, mengenal area kerja sampai menutup program Excel hingga (Insya Allah) tahap akhir, yaitu membuat database sederhana. Tujuan utama pembuatan modul ini adalah untuk meningkatkan kemampuan dalam menggunakan komputer, sehingga diharapkan semua personil Maintenance bisa menggunakan Excel, dan tidak ada lagi ketergantungan terhadap personil lain yang menguasainya. Penulis menyadari banyak kekurangan dalam pembuatan modul ini, oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dalam rangka perbaikan pembuatan modul ini yang akan datang. Bahan modul ini diambil dari buku “EXCEL 2003” karya Adi Laksono. Selamat belajar, semoga pembelajaran ini menjadi bagian dari ibadah kita, amin.
“Ikatlah ilmu dengan menuliskannya…. menuliskannya….” ….”
Jakarta, 14 Januari 2007
Taufik Hidayat
Halaman 1 dari 24
DAFTAR ISI MODUL I : DASAR-DASAR EXCEL 1.
Mengenal Excel
2.
Membuka Program Excel
3.
Mengenal Area Kerja Excel
4.
Mengenal Lembar Kerja dan Range
5.
Memasukkan Data ke Dalam Lembar Kerja
6.
Memperbaiki Data
7.
Perintah Dasar untuk Mengedit Data
8.
Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris
9.
Membuat Garis Bingkai
10. Menyimpan dan Menutup Buku Kerja 11. Membuka File dan Membuat Buku Kerja Baru 12. Menutup Program Excel
Halaman 2 dari 24
MODUL I : DASAR-DASAR EXCEL 1. Mengenal Excel Microsoft Excel adalah program pengolahan lembar kerja yang paling populer dan banyak digunakan saat ini. Kecanggihannya dalam menghitung, memproyeksi, menganalisa
serta
mempresentasikan
data
diakui
mampu
meningkatkan
produktivitas kerja, khususnya mengolah data berupa angka dan grafik. Selain mudah digunakan, Excel juga mampu berintegrasi secara baik dengan program Microsoft Office lainnya seperti Word, Access, Power Point, Publisher dan Outlook. 2. Membuka Program Excel Untuk membuka program Excel, lakukan langkah-langkah berikut ini : 2.1. Klik tombol Start
pada windows taskbar.
2.2. Klik menu All Program > Microsoft Office > Microsoft Office Excel.
Gambar 1.1 Membuka Program Excel
Halaman 3 dari 24
3. Mengenal Area Kerja Excel Setelah jendela program Excel muncul, berikutnya anda perlu mengenal elemen apa saja yang ada di area kerja Excel.
Gambar 1.2 Area Kerja Excel 1.
Title Bar adalah baris judul yang akan menampilkan nama depan program atau file dokumen yang sedang aktif.
2.
Menu Bar adalah baris menu yang terdiri dari 9 menu utama dan masingmasing berisi sub menu atau perintah lagi.
3.
Standard Bar adalah baris toolbar standar yang digunakan untuk mengaktifkan tombol dasar secara cepat, misalnya ; New, Open save, Print Preview dan Zoom.
4.
Help Pane adalah panel bantuan untuk mencari informasi seputar penggunaan aplikasi Excel.
5.
Formatting Bar adalah baris toolbar untuk mengatur format data. Halaman 4 dari 24
6.
Cell (Sel) adalah penunjuk sel yang sedang aktif (di klik/di sorot) dengan demikian data baru dapat dimasukkan.
7.
Formula Bar adalah baris rumus untuk menampilkan isi sel yang sedang aktif atau untuk menulis rumus perhitungan data.
8.
Column (Kolom) bertuliskan A, B, C, dan seterusnya. Berguna sebagai awalan atau inisial dari sel yang sedang aktif, juga berguna untuk membuat rumus perhitungan data.
9.
Row (Baris) bertuliskan 1, 2, 3, dan seterusnya. Fungsinya sama seperti kolom, yakni sebagai awalan sel dan untuk membuat rumus perhitungan.
10. Task Pane adalah jalur cepat untuk membuka buku kerja yang pernah dibuka sebelumnya atau dapat pula digunakan untuk membuat buku kerja baru. 11. Tab Worksheet
adalah tab lembar kerja yang berguna untuk pindah ke
lembar kerja lain tetapi masih di dalam satu buku kerja (Worksheet). 4. Mengenal Lembar Kerja dan Range Pertama kali kita membuka Excel, maka telah tersedia buku kerja yang masih kosong. Dalam satu buku kerja (workbook) terdapat 3 lembar kerja (worksheet) yang dapat diakses melalui Tab Worksheet, lihat Gambar 1.3. Pada sudut kiri atas lembar kerja terdapat penunjuk sel yang sedang aktif. Tiap sel diberi nama sesuai dengan posisinya pada kolom dan baris yang ditempati. Contoh : Sel A1 berarti posisi sel berada pada Kolom A dan baris 1. Sebelum memasukkan data ke dalam sel, harus memilih sel dahulu menggunakan mouse atau keyboard kemudian ketik data yang diinginkan.
Halaman 5 dari 24
Penunjuk sel (A1)
LEMBAR KERJA
Mengakses lembar kerja lain memlalui Tab Worksheet
Gambar 1.3 Lembar Kerja Excel Sel yang terpilih lebih dari satu atau kumpulan sel yang bersebelahan disebut Range. Sebagai contoh, kumpulan sel yang disorot mulai dari sel A1 sampai dengan H10 disebut range A1:H10 dengan ketentuan 10 baris x 8 kolom (10Rx8C). Range yang tersorot terdiri dari 10 baris x 8 kolom
X A1
X H10 Gambar 1.4 Range A1:H10 Halaman 6 dari 24
5. Memasukkan Data ke Dalam Lembar Kerja Setelah mengenal area kerja Excel dan memahami apa itu lembar kerja, sel dan range, berikutnya kita akan mulai memasukkan data ke dalam lembar kerja atau sel. Praktik Berikut ini kita akan memasukkan data berupa teks dan angka ke dalam lembar kerja Excel, sebagaimana contoh berikut ini.
Gambar 1.5 Memasukkan data teks dan angka ke dalam lembar kerja 1.
Pilih sel A1 pada lembar kerja.
Gambar 1.6 Pilih sel A1 2.
Ketik teks HANDPHONE NOKIA kemudian tekan Enter.
Gambar 1.7 Teks HANDPHONE NOKIA pada sel A1
Halaman 7 dari 24
3.
Ketik teks tipe handphone seperti Gambar 1.8, mulai dari sel A3, A4 sampai dengan A7.
Gambar 1.8 Teks tipe handphone pada sel A3 sampai dengan A7 4.
Lihat Gambar 1.9, ketik teks mata uang US$ mulai dari sel C3, C4 sampai dengan C7. Setelah itu ketik harga handphone mulai dari sel D3, D4 sampai dengan D7.
Gambar 1.9 Data teks mata uang dan harga handphone 6. Memperbaiki Data Bila terdapat kesalahan pada data, kita dapat langsung memperbaikinya dengan mudah melalui Formula Bar atau dari penunjuk sel langsung. Praktik Berikut ini kita akan coba memperbaiki tipe handphone pada sel A5 dan A6 kemudian harga pada sel D7. 1.
Pilih sel A5 lalu klik pada kotak Formula Bar. Lihat Gambar 1.10.
Halaman 8 dari 24
Gambar 1.10 Pilih sel A5 lalu klik pada Formula Bar 2.
Ganti tipe handphone menjadi 7650. Lihat Gambar 1.11, setelah selesai tekan Enter. Hasilnya data di dalam sel A5 berubah, lihat Gambar 1.12.
Gambar 1.11 Ganti tipe handphone menjadi 7650
Gambar 1.12 Tipe handphone di dalam sel A5 berubah menjadi 7650 3.
Pilih sel A6, lalu dari Formula Bar ganti tipe handphone menjadi 3660.
Gambar 1.13 Tipe handphone pada sel A6 berubah menjadi 3660
Halaman 9 dari 24
4.
Pilih sel D7, lalu dari Formula Bar ganti harga handphone tipe 6250 menjadi 21.
Gambar 1.14 Ganti harga handphone tipe 6250 menjadi 21 7. Perintah Dasar untuk Mengedit Data Perintah dasar yang paling sering digunakan dalam mengedit data adalah Copy, Paste, dan Cut. Dengan ketiga perintah tersebut, kita dapat menduplikasi data memindahkan data antar sel atau range. Praktik Kita akan coba memindahkan dan mengedit data harga handphone dengan cara menduplikasi data yang sudah ada ke sel lain kemudian diganti dengan tipe dan harga baru.
Gambar 1.15 Mengedit data dengan perintah dasar Copy, Cut dan Paste 1.
Perhatikan Gambar 1.16, sorot range A3:D7. Caranya klik sel A3, tahan lalu geser ke sel D7.
Halaman 10 dari 24
sel A3
sel D8 Gambar 1.16 Cara menyorot range A3:D7 2.
Tekan Ctrl + X atau klik menu Edit > Cut.
Gambar 1.17 Tampilan range A3:D7 setelah di-Cut 3.
Pilih sel A4 seperti gambar dibawah ini.
sel A4
Gambar 1.18 Pilih sel A4 4.
Tekan Ctrl + V atau klik menu Edit > Paste. Hasilnya semua data pada range A3:D7 akan berpindah ke range A4:D8.
Halaman 11 dari 24
Gambar 1.19 Semua data akan pindah ke range A4:D8 5.
Berikutnya sorot range A8:D8.
A8:D8 Gambar 1.20 Sorot range A8:D8 6.
Tekan Ctrl + C atau klik menu Edit > Copy
Gambar 1.21 Tampilan range setelah di-Copy 7.
Pilih sel A9 seperti gambar di bawah ini.
Gambar 1.22 Pilih sel A9 Halaman 12 dari 24
8.
Tekan Ctrl + V atau klik menu Edit > Paste. Hasilnya seperti gambar berikut.
Gambar 1.23 Semua data diduplikat ke range A10:D10 9.
Pilih sel A9 lalu dari Formula Bar ubah tipe handphone menjadi 3530.
10. Kemudian pilih sel D9 lalu dari Formula Bar, ubah harga handphone tipe 3530 menjadi 14.
Gambar 1.24 Mengganti tipe dan harga handphone 8. Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris Mengatur lebar kolom dan tinggi baris diperlukan ketika ukuran sel yang tersedia tidak lagi mencukupi untuk menampung data yang cukup banyak. Dalam Excel, kita dapat mengatur lebar kolom dan tinggi baris dengan cara menggeser batas kolom dan baris atau dengan memasukkan ukuran kolom dan baris langsung pada kotak dialog Column Width atau Row Height. Praktik Kita akan mencoba mengatur lebar kolom dan tinggi baris seperti gambar berikut.
Halaman 13 dari 24
Gambar 1.25 Mengatur lebar kolom dan tinggi baris 1.
Klik baris 1, tahan dan geser ke baris 10. Baris 1
Baris 9 Gambar 1.26 Sorot baris 1 sampai dengan 9 2.
Klik kanan pada range yang disorot, lalu pilih Row Height, setelah itu kotak dialog akan muncul.
Gambar 1.27 Kotak dialog Row Height Halaman 14 dari 24
3.
Ubah nilai Row Height menjadi 20, lalu klik OK.
4.
Hasilnya tinggi baris 1-9 berubah menjadi 20, klik sembarang tempat untuk melihat hasilnya.
Gambar 1.28 Tinggi baris berubah menjadi 20 5.
Berikutnya, untuk mengatur lebar kolom, pilih kolom A, kemudian klik kanan pada range yang telah disorot, lalu pilih Column Width.
Kolom A
Gambar 1.29 Seluruh sel pada kolom A tersorot 6.
Kemudian ganti nilainya menjadi 16, lalu klik OK. Hasilnya lebar kolom berubah menjadi 16.
Halaman 15 dari 24
Gambar 1.30 Lebar kolom A menjadi 16 7.
Sorot range C4:D9
Gambar 1.31 Sorot range C4:D9 8.
Tekan Ctrl + X, lalu pilih sel B4, kemudian tekan Ctrl + V. Hasilnya semua data di range C4:D9 akan pindah ke range B4:C9
Sel B5
Gambar 1.32 Semua data akan pindah ke range B4:C9 Halaman 16 dari 24
9.
Pilih kolom B untuk menyorot seluruh sel pada kolom B.
10. Klik kanan pada range yang tersorot, lalu pilih Column Width. 11. Ubah nilainya menjadi 4, lalu klik OK. Hasilnya lebar kolom B berubah menjadi 4. 12. Berikutnya ubah lebar kolom C menjadi 6, hasilnya seperti gambar berikut ini.
Gambar 1.33 Lebar kolom B & C berubah menjadi 4 & 6
Catatan : Kita juga dapat mengatur lebar kolom dan tinggi baris dengan cara menggeser batas antar kolom dan baris. Lihat Gambar 1.34.
Drag batas antar baris
Drag batas antar kolom
Gambar 1.34 Cara cepat mengatur lebar kolom dan tinggi baris
Halaman 17 dari 24
9. Membuat Garis Bingkai Setelah data dimasukkan ke dalam sel atau range, berikutnya kita perlu membuat garis bingkai agar batas antar kolom dan baris terlihat jelas. Praktik Berikut ini kita akan coba membuat garis bingkai sel atau range seperti gambar berikut.
Gambar 1.35 Membuat garis bingkai 1.
Sorot range A1:C1
Gambar 1.36 Sorot range A1:C1 2.
Klik kanan pada range yang tersorot, kemudian pilih Format Cells
Gambar 1.37 Pilih Format Cells
Halaman 18 dari 24
3.
Setelah muncul jendela baru, pilih Border, kemudian pilih a, b lalu klik OK.
a b
Gambar 1.38 Pilih Border 4.
Hasilnya seperti berikut.
Gambar 1.39 Hasil dari langkah ke-3 5.
Kemudian pilih range A4:C9, lalu klik kanan dan pilih Format Cells.
6.
Pilih Border, kemudian pilih a, b, c, d dan e. Hasilnya seperti berikut.
b c
a
d
e Gambar 1.40 Hasil dari langkah ke-6 Halaman 19 dari 24
7.
Klik OK, hasilnya sebagai berikut.
Gambar 1.41 Hasil pembuatan bingkai pada range A4:C9 10. Menyimpan dan Menutup Buku Kerja Setelah kita membuat buku kerja, kita wajib menyimpannya agar kita dapat menggunakannya lagi, baik untuk di-print, diedit atau sekadar dilihat. Setelah itu kita dapat menutupnya tanpa takut kehilangan hasil pekerjaan kita. Menyimpan buku kerja. 1.
Klik File pada Menu Bar, lalu Save.
Gambar 1.42 Langkah pertama untuk menyimpan buku kerja
Halaman 20 dari 24
2.
Kemudian akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini.
Gambar 1.43 Kotak dialog untuk menyimpan buku kerja 3.
Kemudian pilih dimana kita akan menyimpan buku kerja, untuk saat ini klik My Documents, lalu ketik nama dari buku kerja pada File name, lalu klik Save.
ketik nama buku kerja di sini File name
Save
Gambar 1.44 Kotak dialog untuk menyimpan buku kerja
Catatan : • Kita juga bisa menyimpan buku kerja dengan kombinasi Ctrl + S atau
•
klik icon pada Standard Bar, selanjutnya ikuti langkah ke-2 dan ke-3. Ingatlah selalu tempat menyimpan, untuk memudahkan saat membukanya kembali.
Halaman 21 dari 24
Menutup buku kerja. 1.
Setelah yakin buku kerja sudah disimpan, klik tanda X pada pojok kanan atas seperti berikut.
Gambar 1.45 Klik X untuk menutup buku kerja 11. Membuka dan Membuat Buku Kerja Baru Membuka buku kerja. Setelah menyimpan buku kerja, ada kalanya kita ingin membukanya kembali karena suatu keperluan, berikut langkah-langkah membukanya. 1.
Buka program Excel ( lihat kembali Bab 2 ).
2.
Pada Menu Bar, pilih File kemudian Open.
Gambar 1.46 Menu Bar untuk membuka buku kerja 3.
Setelah muncul kotak dialog, pilih My Documents, kemudian pilih nama file yang telah kita buat sebelumnya, lalu klik OK.
Halaman 22 dari 24
Gambar 1.47 Kotak dialog untuk membuka buku kerja
Catatan : Kita juga bisa membuka buku kerja dengan kombinasi Ctrl + O atau klik icon pada Standard Bar, selanjutnya ikuti langkah ke-3.
Membuat buku kerja baru. Untuk membuat buku kerja baru, ikuti langkah berikut. 1.
Pada Menu Bar, klik File, lalu pilih New.
Gambar 1.48 Klik New untuk membuat buku kerja baru 2.
Atau tekan Ctrl + N, bisa juga dengan meng-klik icon Bar.
Halaman 23 dari 24
pada Standard
12. Menutup Program Excel Untuk menutup program Excel, cukup dengan meng-klik X yang ada di ujung kanan atas.
Gambar 1.49 Menutup Program Excel dengan mengklik X yang atas
LATIHAN Buatlah sebuah buku kerja seperti berikut.
4
41
9
10
45 Font = 14
18 22
Font = 12 Font baris 1 – 18 = 11
16
Halaman 24 dari 24
