10 BAB III PERSIAPAN PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA DENGAN SISTEM E-PROCUREMENT
A. Koordinasi Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Dalam rangka persiapan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa secara e-Procurement, dilakukan beberapa langkah dan koordinasi dari pihak-pihak terkait, antara lain : 1. Pengguna Anggaran menyusun paket pekerjaan pada masing-masing SKPD yang akan dilelang beserta jadwal pelaksanaan secara umum dan diserahkan kepada Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) untuk diproses. 2. Pejabat Pembuat Komitmen memberikan persetujuan data dan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa yang dimasukkan oleh Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) dan setelah proses pemilihan penyedia barang/jasa selesai, Pejabat Pembuat Komitmen menentukan pemenang dari usulan calon pemenang yang diusulkan oleh Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit). 3. Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) berdasarkan jadwal tahunan yang dikeluarkan oleh Sekretariat Layanan e-Procurement dan data pekerjaan dari Pengguna Anggaran untuk masingmasing SKPD, Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) memasukkan data paket pekerjaan ke portal e-Procurement. Data tersebut antara lain : 1) deskripsi singkat paket pekerjaan yang akan dilelang; 2) perkiraan nilai pekerjaan (total nilai HPS/OE); 3) RKS/TOR dan gambar teknis; 4) persyaratan-persyaratan; 5) rincian pekerjaan (bill of quantity); 6) jadwal semua tahapan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa 7) penjelasan dokumen pemilihan. 4. Sekretariat Layanan e-Procurement menyiapkan draft perencanaan pelaksanaan pengadaan/jadwal umum pemilihan penyedia barang/jasa dan memfasilitasi pengumuman pemilihan penyedia barang/jasa melalui portal e-Procurement.
11 B. Penetapan
Paket
Pekerjaan
dan
Penetapan
Sistem
Pemilihan
PenyediaBarang/Jasa 1. Umum : a. Pengguna Anggaran bertanggung jawab terhadap pengelolaan anggaran pada SKPD yang menjadi tanggung jawabnya; b. Pejabat Pembuat Komitmen memberikan arahan dan batasan kepada Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) mengenai sistem pemilihan penyedia barang/jasa yang akan dipakai (tender berupa lelang/seleksi umum atau lelang/seleksi terbatas); c. Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) bertanggung jawab penuh atas keseluruhan pelaksanaan proses pemilihan penyedia barang/jasa; d. Sekretariat Layanan e-Procurement bertanggung jawab pada keamanan, kelancaran dan ketersediaan tempat dari semua dokumen-dokumen lelang elektronik dan proses-proses yang berkaitan dengan dokumen elektronik tersebut dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa; e. yang menjadi tanggung jawab Sekretariat Layanan e-Procurement dalam pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa secara elektronik hanyalah penyediaan fasilitas media elektronik, sedangkan kelengkapan data untuk proses pemilihan penyedia barang / jasa secara elektronik berupa data lelang menjadi tanggung jawab Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) sebagai pemilik informasi; f. kebenaran isi dari segala informasi yang masuk ke dalam portal e-Procurement merupakan tanggung jawab pemilik informasi. 2. Uraian Prosedur Untuk Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan Cara Lelang/Seleksi : a. Bagian Administrasi Sekretariat Layanan e-Procurement membuatkan akun ke portal e-Procurement untuk user Pengguna Anggaran (PA) dan Unit Layanan Pengadaan (ULP); b. Pengguna Anggaran (PA) mengusulkan paket pekerjaan yang akan dilelang ke Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan memasukkan paket pekerjaan serta menentukan PPKm yang bertanggung jawab ke portal e-Procurement paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum pengumuman lelang; c. Unit Layanan Pengadaan (ULP) menentukan dan mengalokasikan Gugus Tugas Pengadaan (GTP) yang akan bertanggung jawab terhadap paketpaket pekerjaan yang telah ditentukan oleh PA; d. Pejabat
Pembuat Komitmen meminta username dan password kepada
Pengguna Anggaran;
12 e. rekap usulan data lelang tertulis diserahkan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) kepada bagian Administrasi untuk kemudian di simpan oleh bagian Administrasi; f. setelah menerima akun ke portal e-Procurement dari ULP, Gugus Tugas Pengadaan memasukkan data lelang detil paket pekerjaan, meng-upload dokumen lelang dan meregister paket pekerjaan yang akan dilelang ke portal e-Procurement. Proses pemasukan data lelang ditutup 3 (tiga) hari kerja sebelum pengumuman lelang; g. usulan data lelang tertulis dan data lelang elektronik disampaikan oleh bagian Administrasi kepada Tim Penyelia untuk proses klarifikasi nama kegiatan, nama paket pekerjaan, nilai anggaran dan ketersediaan anggaran dengan menggunakan Checklist Peneliti. Proses ini harus sudah selesai 1 (satu) hari sebelum pengumuman lelang; h. setelah Tim Penyelia selesai melakukan klarifikasi data lelang maka data tersebut disampaikan kepada Kepala Bagian Bina Program; i.
Bagian Administrasi memeriksa kelengkapan dokumen lelang sesuai dengan Checklist Kelengkapan Dokumen Lelang dalam waktu paling lama 2 (dua) hari kerja setelah periode pemasukan data lelang ditutup;
j.
setelah menerima akun dari Pengguna Anggaran (PA) dan setelah semua data dan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dimasukkan oleh ULP ke portal e-Procurement, Pejabat Pembuat Komitmen (PPKm) melakukan pemeriksaan dan menyetujuinya, jika tidak ada perubahan data dan dokumen. Proses persetujuan dilakukan paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum pengumuman lelang, paling lambat pukul 12:00 WIB;
k. jika tidak ada perubahan terhadap data dan dokumen lelang maka Gugus Tugas Pengadaan (GTP) didampingi bagian Administrasi menandatangani Berita Acara Kesepakatan Gugus Tugas Pengadaan (GTP) untuk Paket Pekerjaan yang akan dilelang e-Procurement; l.
Bagian Informasi mengumumkan lelang sesuai dengan jadwal yang sudah disosialisasikan di portal e-Procurement dan di media cetak. Pemasukan pengumuman di media cetak paling lambat pukul 18.00 WIB untuk media lokal dan paling lambat pukul 15.00 WIB untuk media nasional (dilakukan paling lambat 1 hari kerja sebelum hari pengumuman lelang);
m. selanjutnya
seluruh
proses
pemilihan
penyedia
barang/jasa
sampai
pengumuman pemenang merupakan tanggung jawab Gugus Tugas Pengadaan dan Pejabat Pembuat Komitmen/Pelaksana Kegiatan;
13 n. setelah semua proses lelang selesai maka bagian Administrasi membuat laporan hasil pelaksanaan pelelangan secara e-Procurement untuk periode tersebut paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja setelah batas akhir penetapan pemenang. 3. Prosedur perubahan data lelang dan pembatalan lelang a. Perubahan data lelang sebelum diumumkan 1) perubahan data lelang dilakukan oleh Gugus Tugas Pengadaan baik karena proses dan keputusan internal Gugus Tugas Pengadaan maupun karena adanya ketidaklengkapan yang ditemukan Bagian Administrasi; 2) Gugus Tugas Pengadaan melakukan konfirmasi untuk mengubah data atau dokumen lelang kepada Bagian Administrasi; 3) perubahan data lelang dan dokumen lelang dapat dilakukan sebelum penandatanganan Berita Acara Kesepakatan Gugus Tugas Pengadaan untuk paket pekerjaan yang akan dilelang e-Procurement; 4) Bagian Administrasi melakukan ”konfirmasi buka” atau memberikan status open untuk paket pekerjaan yang diusulkan oleh Gugus Tugas Pengadaan untuk diubah data atau dokumen lelangnya; 5) setelah
selesai
melakukan
melakukan
konfirmasi
lagi
perubahan, kepada
Gugus Tugas
Pengadaan
Bagian Administrasi
sekaligus
memeriksa perubahan data lelang elektronik dan dokumen lelang yang baru di portal e-Procurement; 6) Bagian Administrasi memberikan status close untuk paket pekerjaan yang bersangkutan sekaligus mengecek perubahan yang dilakukan oleh Gugus Tugas Pengadaan terkait dengan kelengkapan dokumen lelang; 7) Gugus Tugas Pengadaan menandatangani Berita Acara Kesepakatan Gugus Tugas Pengadaan untuk Paket Pekerjaan yang akan Dilelang eProcurement; 8) Berita Acara Kesepakatan Gugus Tugas Pengadaan untuk Paket Pekerjaan yang akan Dilelang e-Procurement tersebut disimpan oleh Bagian Administrasi. b. Perubahan data lelang setelah diumumkan 1) bila terjadi perubahan isi dokumen lelang (RKS, BQ, gambar dan dokumen lelang lain) sebelum atau selama masa aanwijzing maka semua perubahan dituangkan dalam berita acara aanwijzing dan/atau addendum oleh
Gugus
Tugas
Pengadaan.
Perubahan
(addendum) hanya boleh dilakukan 1 (satu) kali;
dokumen
pengadaan
14 2) jika perubahan terjadi setelah masa aanwijzing berakhir, maka Gugus Tugas Pengadaan membawa Berita Acara Kesepakatan Perubahan Data Lelang yang ditandatangani oleh Gugus Tugas Pengadaan ke bagian Administrasi
untuk
mendapatkan
disimpan.
persetujuan
Proses dari
ini
Direktur
terlebih
dahulu
Sekretariat
harus
Layanan
e-Procurement; 3) Gugus Tugas Pengadaan memasukkan (meng-upload) berita acara aanwijzing dan/atau addendum ke portal e-Procurement paling lambat 4 (empat) hari kerja setelah masa aanwijzing berakhir, dan kemudian melakukan konfirmasi ke Bagian Administrasi; 4) Bagian Administrasi melakukan ”konfirmasi buka” atau memberikan status open untuk paket pekerjaan yang diusulkan oleh Gugus Tugas Pengadaan untuk diubah data atau dokumen lelangnya; 5) setelah
selesai
melakukan
melakukan
konfirmasi
lagi
perubahan, kepada
Gugus Tugas
Pengadaan
Bagian Administrasi
sekaligus
memeriksa perubahan data lelang elektronik dan dokumen lelang yang baru di portal e-Procurement; 6) Bagian Administrasi memberikan status close untuk paket pekerjaan yang bersangkutan sekaligus mengecek perubahan yang dilakukan oleh Gugus Tugas Pengadaan terkait dengan kelengkapan dokumen lelang; 7) Bagian Administrasi menginformasikan kepada bagian Informasi untuk mengumumkan perubahan data lelang melalui portal e-Procurement. c. Pembatalan lelang sebelum diumumkan 1) Gugus Tugas Pengadaan mengajukan data paket pekerjaan yang akan dibatalkan ke bagian administrasi; 2) pembatalan
lelang
paling
lambat
2
jam
sebelum
batas
akhir
penandatanganan berita acara kesepakatan Gugus Tugas Pengadaan untuk paket pekerjaan yang akan diumumkan pada portal e-Procurement; 3) Gugus Tugas Pengadaan menandatangani Berita Acara Pembatalan Proses Lelang untuk Paket Pekerjaan yang akan Dilelang e-Procurement dan berita acara tersebut disimpan oleh Bagian Administrasi; 4) Bagian Administrasi menghapus data paket pekerjaan yang sudah masuk ke portal sesuai dengan data yang diajukan oleh Gugus Tugas Pengadaan; 5) Gugus Tugas Pengadaan memeriksa dan memastikan data paket pekerjaan di portal sudah dihapus oleh Bagian Administrasi.
15 d. Pembatalan lelang setelah diumumkan Sebelum dan selama masa aanwijzing 1) Gugus
Tugas
Pengadaan
membawa
berita
acara
kesepakatan
pembatalan lelang yang ditandatangani oleh Gugus Tugas Pengadaan diketahui PA atau KPA pada Sekretariat Daerah ke Bagian Administrasi; 2) Bagian Administrasi menghapus data paket pekerjaan yang sudah masuk ke portal sesuai dengan data yang diajukan oleh Gugus Tugas Pengadaan; 3) Gugus Tugas Pengadaan memeriksa dan memastikan data paket pekerjaan di portal sudah dihapus oleh bagian administrasi; 4) Bagian administrasi menginformasikan kepada bagian informasi untuk mengumumkan pembatalan lelang melalui portal. Setelah masa aanwijzing 1) Gugus
Tugas
Pengadaan
membawa
berita
acara
kesepakatan
pembatalan lelang yang ditandatangani oleh Gugus Tugas Pengadaan dan PA atau KPA pada Sekretariat Daerah, dengan diketahui Sekretaris Daerah ke bagian administrasi; 2) Bagian administrasi menghapus paket pekerjaan tersebut di portal, panitia memeriksa dan memastikan bahwa paket pekerjaan telah dihapus di portal; 3) Bagian administrasi menginformasikan kepada bagian informasi untuk mengumumkan pembatalan lelang melalui portal; 4) Gugus Tugas Pengadaan mengumumkan pembatalan lelang di media cetak.
C. Pelaksanaan Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Layanan e-Procurement menyiapkan draft pengumuman berdasarkan data pengajuan lelang yang telah dimasukkan oleh Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) Salinan sesuai dengan aslinya a.n. SEKRETARIS DAERAH Asisten Bidang Administrasi Pemerintahan u.b Kepala Bagian Hukum,
MOH. SUHARTO WARDOYO, SH. MHum. Penata Tingkat I NIP. 510 124 857
WALIKOTA SURABAYA, ttd BAMBANG DWI HARTONO
