Jaarverslag 2015 Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe te Epe
INHOUD 1. VOORWOORD ........................................................................ 3 2. PROFIEL VAN WZU VELUWE ................................................... 5 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8.
Algemene identificatiegegevens .................................................................................... 5 Structuur van WZU Veluwe ............................................................................................ 5 Missie en Visie en Profiel ................................................................................................ 6 Identiteit .......................................................................................................................... 6 Merkwaarden ................................................................................................................... 6 Werkgebied...................................................................................................................... 7 Samenwerking................................................................................................................. 7 Huisvesting ...................................................................................................................... 9
3. WZU VELUWE, GOVERNANCE EN MEDEZEGGENSCHAP ........... 10 3.1. 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2. 3.3. 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4
Raad van Toezicht ......................................................................................................... 10 Sam enstelling, comm issies en aandachtsgebieden .................................................... 11 Rooster v an aftreden..................................................................................................... 12 Behandelde onderwerpen en besluiten ....................................................................... 12 Slot.................................................................................................................................. 14 Raad van Bestuur .......................................................................................................... 14 Medezeggenschap ......................................................................................................... 14 Medezeggenschap v oor m edewerkers......................................................................... 15 Medezeggenschap v oor cliënten .................................................................................. 18 Identiteitsraden ............................................................................................................. 20 Verpleegkundige Adv iesraad ........................................................................................ 21
4. BELEID EN INSPANNINGEN ................................................. 22 4.1. Algemeen beleid ............................................................................................................ 22 4.2. Inspanningen en resultaten ......................................................................................... 23 4.2.1 Nabij in welbev inden ..................................................................................................... 23 4.2.2 Zorginkoop ..................................................................................................................... 23 4.2.3 Appartem enten v oor kortdurende opnam e ................................................................. 24 4.2.4 Inform atie- en Communicatietechnologie (ICT)......................................................... 24 4.2.5 Onderzoek naar m ogelijkheden van sam enwerking................................................... 26 4.2.6 Vastgoed- en huisv estingsstrategie ............................................................................. 27 4.2.7 Herziening v an de organisatiestructuur ...................................................................... 28 4.2.8 Sourcingsonderzoeken Facilitaire Organisatie ............................................................ 29 4.2.8.a Sluiting v an de productiekeukens ............................................................................. 29 4.2.8.b Ov ergang naar Distriv ers........................................................................................... 30 4.2.9 Lev eranciersbeoordeling............................................................................................... 31 4.2.10 PR en Communicatie ................................................................................................. 31 4.3. Algemeen kwaliteitsbeleid ........................................................................................... 32 4.3.1 Kwaliteitsbeleid ten aanzien v an cliënten ................................................................... 33 4.3.2 Elektronisch cliëntendossier ......................................................................................... 34 4.3.3 Klachten.......................................................................................................................... 34 4.3.4 Melding incidenten cliënten (MIC) ............................................................................... 35 4.3.4 Calam iteiten ................................................................................................................... 35 4.3.5 Cliënttevredenheid ........................................................................................................ 35 4.3.6 Meldcode Ouderenm ishandeling .................................................................................. 36 4.4. Kwaliteit en medewerkers............................................................................................ 36 4.4.1 Medewerker onderzoek (MO) ...................................................................................... 36 4.4.2 Melding incidenten m edewerkers ............................................................................... 37 4.4.3 Digitalisering HRM ......................................................................................................... 38 4.4.4 Opleidingen en deskundigheid m edewerkers ............................................................. 39 4.4.5 Vertrouwenspersoon ..................................................................................................... 40
Jaarverslag 2015
1
4.4.6 Duurzam e Inzetbaarheid en Verzuim .......................................................................... 40 4.4.7 ARBO ............................................................................................................................... 41 4.5. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).................................................... 41
5. TOEKOMSTPARAGRAAF........................................................ 43 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. 5.10. 5.11. 5.12. 5.13. 5.14.
Strategische personeelsplanning en flexibele schil ................................................... 43 Zelforganisatie............................................................................................................... 43 Duurzame inzetbaarheid/terugdringen verzuimpercentage ..................................... 44 Facilitaire dienst ............................................................................................................ 44 Versterking eigen regie cliënt ...................................................................................... 44 Relatie cliënt- medewerker staat centraal ................................................................... 44 ECD ................................................................................................................................. 45 Plaatsen met behandeling ............................................................................................ 45 Palliatieve en terminale zorg ....................................................................................... 45 Identiteit met verbinding naar bejegening cliënten en medewerkers ..................... 45 Informatiemanagement ............................................................................................... 46 Huisvesting .................................................................................................................... 46 Onderzoek samenwerking Zorgverlening Het Baken ................................................. 47 Vergroten marktaandeel naamsbekendheid Thuiszorg ............................................. 47
6. FINANCIEEL BELEID ............................................................ 48 7. KENGETALLEN ..................................................................... 50 8. VASTSTELLING EN VERVOLG ................................................ 51 Verklaring van afkortingen: ................................................................................................... 52
Jaarverslag 2015
2
1. VOORWOORD In mei 2015 presenteerde brancheorganisatie ActiZ de notitie ‘Ruimte scheppen voor welbevinden’. In deze notitie wordt, als reactie op de zorgvernieuwingsagenda van de overheid, op basis van de behoeften van mensen die langdurige zorg nodig hebben, op pakkende wijze het cruciale element ‘welbevinden’ beschreven. De notitie stond centraal op een beleidsdag van het managementteam met afvaardigingen van de Centrale Cliëntenraad en de Ondernemingsraad. Met elkaar hebben we geconstateerd dat het van groot belang is om de focus binnen de langdurige zorg te verleggen van vooral aandacht voor ziekte of gebrek naar een meer complete -holistische- benadering van onze naaste. Invulling geven aan onze missie ‘Nabij in welbevinden’ betekent dat we kwalitatief hoogwaardige en verantwoorde zorg willen realiseren gericht op het bevorderen of in stand houden van kwaliteit van leven en welbevinden vanuit het perspectief van de cliënt. Het levensverhaal en de wensen van de cliënt moeten meer en meer het uitgangspunt vormen voor het verlenen van zorg. Uiteraard hoort de basiskwaliteit en veiligheid op orde te zijn. De cliënt bepaalt echter, doorgaans in samenspraak met familie en mantelzorgers, de mate waarin en de manier waarop professione le zorg en dienstverlening worden ingezet in aanvulling op de mantelzorg en ondersteuning door vrijwilligers. Op Prinsjesdag 2015 werden extra geldmiddelen ‘Waardigheid en trots’ beschikbaar gesteld. WZU Veluwe zal deze extra gelden inzetten om nog beter invulling te kunnen geven aan ‘Nabij in welbevinden’. Met de items ‘Een zinvolle daginvulling’ en ‘Bevorderen deskundigheid personeel’ worden medewerkers toegerust in het vergroten van kennis over ziektebeelden, kennis over en vaardigheden voor een betere communicatie met cliënten en familieleden, het versterken van de eigen regie van de cliënt en zijn familie en het creëren van ruimte voor (team)reflectie en coaching op de werkplek. De relatie tussen de cliënt en medewerkers staat centraal binnen WZU Veluwe. Oprechte aandacht voor de cliënt en mantelzorgers vraagt veel van onze medewerkers. Ze moeten in staat zijn om te luisteren naar de wensen van de cliënt en daar naar handelen. Elke dag opnieuw maken onze medewerkers het verschil, elke dag zijn ze er en staan zij, samen met mantelzorgers en vrijwilligers, klaar voor onze cliënten. Dit kan echter alleen als er vanuit de organisatie ook oprechte belangstelling is voor onze medewerkers. 2015 heeft door de vele veranderingen veel gevraagd van onze medewerkers. Met name de sluiting van de vijf productiekeukens en de daarmee gepaarde afvloeiing van alle keukenmedewerkers heeft grote impact gehad. In 2016 willen we nadrukkelijk aandacht besteden aan het welbevinden van onze medewerkers. De invoering van zelforganisatie, het geven van aandacht en het investeren in kwaliteit van medewerkers en vakmanschap moeten daaraan bijdragen. In een jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid en de prestaties in het afgelopen jaar. Met elkaar mogen we trots zijn op wat is gerealiseerd. De prestaties van WZU Veluwe staan echter niet op zichzelf. Ze zijn allen gericht om vanuit onze protestants-christelijke identiteit invulling te geven aan goede ouderenzorg in onze regio, nu en in de toekomst.
Jaarverslag 2015
3
Terugkijkend op 2015 past ons grote dankbaarheid richting onze medewerkers, de vele vrijwilligers, de medezeggenschapsorganen, de identiteitsraden en kerken, de Raad van Toezicht, de plaatselijke politiek en onze financiers. Maar bovenal willen wij onze Hemelse Vader danken voor alles wat wij van hem ontvangen hebben. Mede namens het managementteam, Wim Martens Bestuurder
4
Jaarverslag 2015
2. PROFIEL VAN WZU VELUWE 2.1.
Algemene identificatiegegevens
Naam rechtspersoon
Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe
Statutair gevestigd te
Epe
Bezoekadres
Stationsstraat 27
Postcode
8161 CP
Plaats
Epe
Telefoonnummer
0341-252844
Identificatienummer Kamer van
08154553
Koophandel E-mailadres
[email protected]
Website
www.wzuveluwe.nl
2.2.
Structuur van WZU Veluwe
In januari 2007 werd Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe opgericht. De rechtsvoorgangers, Stichting Filadelfia te Nunspeet, Stichting Het Nieuwe Feithenhof te Elburg en Stichting Protestants Christelijke zorg voor ouderen ’t Harde e.o. bleven hierbij als dochterstichtingen in stand. Vervolgens vond in november 2009 e en fusie plaats tussen Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe en Stichting Zorgpalet Gelre Noord. Hierbij werd de laatstgenoemde stichting opgeheven. De juridische samenstelling van WZU Veluwe, met de drie dochterstichtingen, bleek een loze conventie die overbodige administratieve last veroorzaakte. In 2014 zijn de dochterstichtingen Filadelfia en PC zorg voor ouderen ’t Harde e.o. in goed overleg met alle betrokken partijen opgeheven. Met dochterstichting Het Feithenhof vond een fusie plaats vanwege de overdracht van het eigendom van het onroerend goed, Woonzorgcentrum Het Nieuwe Feithenhof. WZU Veluwe heeft toelatingen voor: persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, verblijf en behandeling. Het managementteam wordt gevormd door de bestuurder, 2 managers Zorg, Wonen en Welzijn, de manager Ondersteunende Diensten en de controller. Samenstelling managementteam ultimo 2015 Naam
Functie
De heer W.H. Martens MBA
bestuurder
De heer N. van Noord
controller a.i.
Mevrouw J. van de Werfhorst-Mulder
manager Zorg, Wonen en Welzijn
De heer J. Meijer
manager Zorg, Wonen en Welzijn
Mevrouw S. Paulussen-Hulsbergen
manager Ondersteunende Diensten
Jaarverslag 2015
5
De organisatie ziet er ultimo 2015 schematisch als volgt uit:
6
2.3.
Missie en Visie en Profiel
Vanuit de missie: ‘Nabij in welbevinden’ en de zorgvisie: ‘Het verlenen van zorg en ondersteuning aan onze cliënten die is gericht op het versterken van de zelfstandigheid en zelfredzaamheid en bijdraagt aan een optimaal behoud van de eigen regie om het b estaan betekenis en invulling te geven’, is het profiel opgesteld: o
Protestants-christelijke identiteit;
o
Verankerd in de lokale gemeenschap;
o
Nabij zijn; als WZU Veluwe gaan we mee op het levenspad van de cliënt;
o
Thuiszorg tenzij…;
o
In principe aanwezig in alle kernen;
o
Verbondenheid. 2.4.
Identiteit
WZU Veluwe is van oudsher stevig verankerd in de lokale gemeenschap aan de noordkant van de Veluwe. De stevige verbinding met die lokale gemeenschappen komt voort uit de sterke verbondenheid vanuit protestants-christelijke waarden die zowel door de lokale gemeenschap als door WZU Veluwe worden gekoesterd. Dat vormt het gemeenschappelijk uitgangspunt. Cliënten, medewerkers en vrijwilligers voelen zich persoonlijk verbonden met WZU Veluwe en haar identiteit. 2.5.
Merkwaarden
Onze merkwaarden vinden hun oorsprong in de protestants -christelijke identiteit van de organisatie:
Jaarverslag 2015
Barmhartig De gelijkenis van de barmhartige Samaritaan is voor ons een sprekend voorbeeld. Wij willen olie in de wonden doen van iedereen die dit nodig heeft, voor hen borg staan en hen in veiligheid laten verblijven. Eenvoudig Voor ons is ‘zijn’ belangrijker dan ‘hebben’. Ons geloof laat zich zien in onze daden. Eenvoudig betekent voor ons ook: gewóón doen en gewoon doén. Vanzelfsprekend De identiteit staat niet op zichzelf, maar is onlosmakelijk verbonden met de kwaliteit van onze zorg. Duidelijk in woord en daad. Ondernemend De zorg van de toekomst vraagt om eigenaarschap en ondernemende mensen. Zowel binnen als buiten WZU Veluwe. We benaderen elk vraagstuk vanuit vertrouwen en als kans om te laten zien waartoe christelijke zorg in staat is. 2.6.
Werkgebied
WZU Veluwe is werkzaam in de gemeenten Nunspeet, Elburg, Epe, Heerde (Wapenveld) en in Apeldoorn (dagverzorging Uddel). Er wordt, met uitzondering van Apeldoorn, in genoemde gemeenten zowel Wonen met Zorg als Thuiszorg voor ouderen aangeboden. WZU Veluwe valt onder het Achmea zorgkantoor te Zwolle. 2.7.
Samenwerking
De overheid stimuleert het samenwerken van verschillende zorg- en dienstverleners. Door het bundelen van krachten kan het gezamenlijke doel: de kwaliteit van leven van een groep cliënten in een bepaalde regio verbeteren, optimaal worden bereikt. Contacten met collega-zorgaanbieders en welzijnsorganisaties zijn verder geïntensiveerd. Met meerdere van hen zijn samenwerkingsovereenkomsten en intentieverklaringen gesloten, of bestaat het voornemen daartoe.
o
Met Zorgverlening Het Baken is een intentieverklaring ondertekend om samen de locaties Seewende/Het Kodal en De Bunterhoek in Nunspeet te transformeren tot wijkontmoetingscentra. Verregaande samenwerking in Seewende wordt onderzocht. Door op deze locatie de zorg en dienstverlening gezamenlijk te organiseren kan wellicht efficiency, kostenreductie en een hoger kwaliteitsniveau bereikt worden. Met ondersteuning vanuit InvoorZorg! worden de mogelijkheden van samenwerking tussen Zorgverlening Het Baken en WZU Veluwe in een breder perspectief onderzocht. (Zie verder paragaaf 4.2.5).
o
In Uddel werkt WZU Veluwe samen met Stichting Koningin Wilhelmina hof voor het verzorgen van dagbesteding. Vanaf 1 januari 2016 is het mogelijk geworden dat de Stichting Koningin Wilhelminahof zelf gaat beschikken over een eigen dagbesteding, deze vormt de basis voor een algemene brede voorziening. Er is een gezamenlijke aanvraag gedaan bij de gemeente
Jaarverslag 2015
7
Apeldoorn. Deze aanvraag is gehonoreerd. Met ingang van 1 maart 2016 zijn de medewerkers van WZU Veluwe in dienst gekomen van Stichting Koningin Wilhelminahof en zijn de cliënten overgedragen. o
In Jeanne d’ Arc in ’t Harde is met meerdere partijen een wijkontmoetingscentrum ontwikkeld dat als voorbeeld voor de regio wordt aangemerkt. WZU Veluwe en de gemeente Elburg hebben eind 2015 een onderzoek afgerond, gericht op een duurzame bekostiging van deze brede voorziening. In samenwerking met partners vanuit GGz, VG en Welzijn worden welzijnsdag-activiteiten geboden aan zowel mensen uit de buurt (alle leeftijden) als ook aan de cliënten van WZU Veluwe die een indicatie voor groepsbegeleiding hebben. Ook GGz Centraal en Icare bieden cliënten aan die meedoen aan de gezamenlijke dagactiviteiten. Samen met deze partners werden in 2015 vijf locaties in de gemeente Elburg (Jeanne d' Arc, Hart van Thornspic, Het Nieuwe Feithenhof, De Voord en 't Huiken) getransformeerd tot wijkontmoetingscentrum.
o
Met het wijkontmoetingscentrum Jeanne d’ Arc als voorbeeld is een intentieverklaring met Het Baken en Viattence ondertekend om in Epe en Nunspeet een samenhangend pakket aan dienstverlening op het gebied van wonen, zorg en welzijn op te zetten.
o
In Epe neemt WZU Veluwe deel aan het sociaal wijkteam om de overgang van de AWBZ naar de Wmo voor klanten te begeleiden. WZU Veluwe is in Epe initiatiefnemer geweest voor het oprichten van een Geheugensteunpunt met Alzheimer Nederland, SWOE, Viattence en Vé rian. Het is onderdeel van het netwerk dementie. WZU Veluwe participeert met een casemanager in 2 netwerken dementie.
o
De behandelfunctie wordt ingekocht bij Zorgverlening Het Baken voor de woonzorgcentra in Nunspeet en Elburg en bij Viattence voor de woonz orgcentra in Epe en Wapenveld.
o
In Wapenveld participeert WZU Veluwe in gemeenschapscentrum Hof van Cramer, samen met Welzijn Heerde. Het betreft onafhankelijke cliëntondersteuning voor welzijn en zorg voor alle inwoners van Wapenveld. Tevens neemt WZU Veluwe in samenwerking deel aan de Algemene Voorziening voor Begeleiding.
o
WZU Veluwe heeft besloten te participeren in het plan Keizershof in Oene, 24 (zorg)appartementen voor ouderen en mensen met een verstandelijke beperking. Na oplevering van het plan (2 e helft van 2016) zal WZU Veluwe binnen deze locatie intensief samenwerken met De Passerel, een organisatie voor mensen met een verstandelijke beperking.
o
Vanuit De Boskamp wordt ’s nachts op afroep assistentie geboden bij Het Slath, een locatie van GZ-instelling Siza.
o
Met de meerderheid van de huisartsen en apothekers in het werkgebied van WZU Veluwe zijn afspraken over werkwijze en procedures vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.
o
Met Vérian is een overeenkomst afgesloten voor personenalarmering onder het label van WZU Veluwe.
Naast deze initiatieven wordt al jaren samengewerkt met de welzijnsorganisaties Het Venster, Stichting Welzijn Ouderen Nunspeet, Stichting Welzijn Ouderen Epe en Stichting WIEL.
Jaarverslag 2015
8
De samenwerking met naastbetrokkenen, vrijwilligers en kerken om te kijken waarin zij een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan het welbevinden van de medemens is veelal informeel, maar van groot belang en verdient daarom een vermelding in dit overzicht. 2.8.
Huisvesting
In 2015 heeft WZU Veluwe gebruik gemaakt van de volgende locaties: Epe
WZC De Boskamp
huur
Habion
DAC De Eijk
huur
Gemeente Epe
Bedrijfsbureau
huur
Overmars Vastgoed BV
Oene
DAC De Oenerhof
huur
Stichting de Oenerhof
Wapenveld
WZC Rehoboth
huur
Habion
Elburg
WZC Het Nieuwe Feithenhof
eigendom
DAC Het Feithenhof
huur
Stichting Het Feithenhof
Doornspijk
WOC Hart van Thornspic
huur
Uwoon
’t Harde
WZC Mariposa
huur
Habion
WOC Jeanne d´Arc
huur
Omnia Wonen
WZC De Bunterhoek
huur
Habion
WZC Het Kodal
huur
Zorgverlening Het Baken
DAC Eliëzerhof
huur
Van Renselaar (tot 1 maart 2015)
DAC Koningin Wilhelminahof
huur
Stichting Koningin Wilhelminahof
Nunspeet
Uddel
Legenda: o
DAC: dagactiviteitencentrum
o
WOC: wijkontmoetingscentrum
o
WZC: woonzorgcentrum
Jaarverslag 2015
9
3. WZU VELUWE, GOVERNANCE EN MEDEZEGGENSCHAP 3.1.
Raad van Toezicht
De Zorgbrede Governance Code 2010 wordt toegepast en is geborgd in de statuten. De Raad van Toezicht (RvT) heeft de zelfevaluatie over 2015 in een themavergadering in februari 2016 besproken. In oktober 2015 zijn hiertoe evaluatieformulieren ingevuld door de leden en de bestuurder, die als leidraad zijn gehanteerd bij de evaluatie. Het functioneren van de bestuurder is onder aansturing van de remuneratiecommissie in december geëvalueerd. Alle leden van de raad hebben vooraf, gebruikmakend van een evaluatieformulier, input gegeven, waardoor de evaluatie een breed draagvlak kreeg. Over en weer is met de evaluatie positieve feedback verkregen waarmee ook tot doelstellingen voor het volgende ja ar kon worden gekomen. De leden van de RvT zijn lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorgsector. Op eigen initiatief en in afstemming met collega-toezichthouders volgden de leden individuele scholing of namen deel aan seminars in lijn met hun specifieke aandachtsgebied. De RvT kwam in dit verslagjaar zeven keer in vergadering bijeen, vijf reguliere en twee themavergaderingen. In april werd samen met het managementteam een themavergadering over het onderwerp kwaliteit en veiligheid gehouden. Het rapport van de Inspectie voor de Gezondheidszorg over het onder verscherpt toezicht stellen van een collega-zorgorganisatie werd besproken in relatie tot WZU Veluwe. Ook de brief van Staatssecretaris Van Rijn (12 juni 2014) over kwaliteit in verzorgings- en verpleeghuizen en het plan van aanpak met 5 speerpunten (januari 2015) is in deze themavergadering besproken. In oktober was een delegatie van de ondernemingsraad te gast tijdens een themavergadering rondom medezeggenschap. Van gedachten is gewisseld over de oprichting van de Verpleegkundige Adviesraad, de facilitaire organisatie en de inrichting van het zorgbedrijf. Ook werden speerpunten van het jaarplan 2016, met de bijbehorende kansen en risico’s, uitgewisseld. De bestuurder was aanwezig bij alle RvT-vergaderingen. Voorafgaand aan elke vergadering hield de raad, zonder aanwezigheid van de bestuurder, vooroverleg. De onderwerpen die behandeld werden en de besluiten die genomen zijn, komen in paragraaf 3.1.2 aan de orde. De voorzitter van de RvT heeft vijf maal bilateraal overleg gevoerd met de bestuurder. Naast het voorbereiden van de agenda voor de eerstvolgende vergadering werd over uiteenlopende onderwerpen van gedachten gewisseld. Van het besprokene is afzonderlijk, dan wel in de daarop volgende reguliere vergadering, verslag gedaan. Een afvaardiging van de RvT bezocht, in wisselende samenstelling, vergaderingen van de Centrale Cliëntenraad en de Ondernemingsraad en de thema-avonden rondom identiteit.
Jaarverslag 2015
10
Het proces om te komen tot wisseling van de accountant is in het laatste kwartaal van 2014 opgestart en medio 2015 afgerond. Mede op basis van een beargumenteerde voordracht van de auditcommissie Financiën is BDO benoemd als controlerend accountant met ingang van het boekjaar 2015, voor een periode van 3 jaar met een jaarlijkse evaluatie. 3.1.1 Samenstelling, commissies en aandachtsgebieden De Raad van Toezicht kent een auditcommissie Financiën, een auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid en een remuneratiecommissie. Daarnaast zijn specifieke aandachtsgebieden toebedeeld. De heer J.B.W. van Vark RA, geboortedatum 01-06-1956, voorzitter. Lid sinds 1 april 2013, 1 e termijn 4 jaar, eindigt op 31 maart 2017 . Lid remuneratiecommissie. Aandachtsgebieden vastgoed en organisatieontwikkeling. Hoofdfunctie: zelfstandig gevestigd interim-manager, adviseur en trainer. Nevenfunctie: lid Generale Commissie Bezwaren en Geschillen van de PKN, lid serviceclub. Mevrouw Mr. A.E. de Groot, geboortedatum 13-05-1961, vicevoorzitter tot 1 juli 2015. Lid sinds 1 april 2013, vicevoorzitter tot 1 juli 2015. Vanwege persoonlijke omstandigheden op eigen verzoek afgetreden per 1 oktober 2015. Voorzitter remuneratiecommissie tot 1 oktober 2015. Aandachtsgebied organisatieontwikkeling. Hoofdfunctie: managing partner van Laergo B.V. te ’s-Gravenhage, adviseur van Nationaal Register te ’s-Gravenhage. Nevenfuncties: voorzitter Raad van Toezicht Bevolkingsonderzoek Zuid -West te Rotterdam, lid van de Raad van Commissarissen van Vestia Groep te Rotterdam, lid Raad van Toezicht Middin te Rijswijk. Mevrouw drs. M.R. Koopman-Draijer, geboortedatum 02-09-1952. Lid sinds 1 januari 2013, vicevoorzitter vanaf 1 juli 2015. 1 e termijn 4 jaar, eindigt op 31 december 2016 Voorzitter auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid. Vanaf 1 oktober 2015 voorzitter a.i. van de remuneratiecommissie. Aandachtsgebieden identiteit en zorg. Hoofdfunctie: sociaal gerontoloog bij het Expertisecentrum Noorderboog/de Stouwe in Meppel. Nevenfuncties: lid Raad van Toezicht Eleos, GGZ te Amersfo ort. De heer drs. J.Z. van ’t Hul MRICS RT, geboortedatum 14-10-1972. Lid sinds 1 april 2013, 1 e termijn 4 jaar, eindigt op 31 maart 2017. Lid auditcommissie Financiën. Aandachtsgebied vastgoed. Hoofdfunctie: vastgoedadviseur/associate director bij DTZ Zadelhoff, Valuation advisory services Nevenfuncties: lid ledenraad Rabobank Noord-Veluwe (t/m oktober 2015), secretaris schoolbestuur Gereformeerde Gemeentescholen te Nunspeet, secretaris Stichting Reformatorische peuterspeelzalen te Nunspeet.
Jaarverslag 2015
11
De heer drs. G. Liefers RA, geboortedatum 24-06-1965. Lid sinds 1 april 2013, 1 e termijn 4 jaar, eindigt op 31 maart 2017. Voorzitter auditcommissie Financiën. Aandachtsgebied identiteit. Hoofdfunctie: service line leader Delegated Governance Services en Senior consultant bij Towers Watson. Nevenfuncties: geen. De heer G.J.A. Veening MBA, geboortedatum 14-10-1968. Lid sinds januari 2013. Vanwege persoonlijke omstandigheden op eigen verzoek afgetreden per 1 juli 2015. Lid auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid. Aandachtsgebieden zorg en organisatieontwikkeling. Hoofdfunctie: voorzitter Raad van Bestuur Vanboeijen tot 1 oktober 2015. Nevenfunctie: bestuurslid Stichting De Rode Beer. Met het aftreden van twee leden, op eigen verzoek, heeft de raad gebruik gemaakt van de mogelijkheid om terug te gaan van zes, naar het statutair minimum van vijf leden. De werving en selectie voor een nieuw lid werd belegd bij Klaus Schmitt & Partners. Na een selectieproces kon in december een voorgenomen benoeming plaatsvinden. Na ee n positief advies van de ondernemingsraad is de heer J.S. van der Heide per 11 januari 2016 benoemd tot lid van de Raad van Toezicht in de vacature van de heer Veening. Derhalve eindigt de 1 e termijn van de heer Van der Heide op 31 december 2016. 3.1.2 Rooster van aftreden Vanwege continuïteit van toezicht en specifieke deskundigheid is, bij het vaststellen van het rooster van aftreden, gebruik gemaakt van de statutaire mogelijkheid om in uitzonderlijke situaties na twee termijnen van vier jaar een aantal leden voor (een deel van) één extra termijn te herbenoemen. Naam De heer Van Vark Mevrouw Koopman De heer Van der Heide De heer Liefers De heer Van ‘t Hul
Start
Einde 1 e termijn
01-04-2013 01-01-2013 11-01-2016 01-04-2013 01-04-2013
31-03-2017 31-12-2016 31-12-2016 31-03-2017 31-03-2017
Einde 2 e/ laatste termijn 31-12-2020 31-12-2020 31-12-2020 31-12-2020 31-12-2020
Evt. 3 e termijn 31-12-2022 n.v.t. 31-12-2023 31-12-2021 n.v.t.
3.1.3 Behandelde onderwerpen en besluiten De kwartaalrapportages, met daarin de resultatenverantwoording ten aanzien van financiën, HRM, kwaliteit en veiligheid, zorginhoudelijk en de doelstelling voor 2015 werden in de vergaderingen toegelicht door de bestuurder en controller. Daarnaast werd de RvT in elke vergadering door de bestuurder schriftelijk geïnformeerd over ontwikkelingen op het gebied van vastgoed, personeel, organisatieontwikkeling (waaronder de herinrichting van de organisatie en de sourcingsvraagstukken), samenwerking met andere instellingen en het onderhouden van externe contacten.
Jaarverslag 2015
12
Wet Normering Topinkomens (WNT) In relatie tot de honorering van de RvT werden de consequenties van de invoering van de WNT2 besproken en ruimschoots binnen de grenzen vastgesteld. Bij het vaststellen van de vergoeding voor de toezichthouders zijn de inspanningen en verantwoordelijkheden -gegeven de fase waarin WZU Veluwe zich bevindt, de ingrepen die volgen op o.a. facilitair gebied, de krimp in het algemeen en de huisvestings-problematiek- meegewogen. Ook het teruggaan van zes naa r vijf leden, met een zwaardere belasting tot gevolg, telde mee. Verpleegkundige adviesraad (VAR) De raad werd voorgelicht over de oprichting van een VAR en ziet dit initiatief, met name in relatie tot de toenemende zorgzwaarte, als een goede professionaliseringsslag. Eten en drinken Vanwege de financiële aspecten en het sociale effect werd de raad nadrukkelijk geïnformeerd over het voornemen om het volledige voedingsproces uit te besteden, alsmede over de consequenties daarvan. Ondanks de impact van het sluiten van de keukens en het boventallig verklaren van ruim 60 keukenmedewerkers, zag de RvT het volledig outsourcen van het voedingsproces als de meest aangewezen weg en volgde daarmee het voorgenomen besluit van de bestuurder. Zorgbedrijf De RvT is met een presentatie door de managers Zorg, Wonen en Welzijn geïnformeerd over de inrichting van het zorgbedrijf per 1 juli 2015. Aansluitend werd, aan de hand van de notities ‘De zorg van morgen’ en ‘Ruimte scheppen voor welbevinden’, gesproken over de toekomstvisie langdurige zorg van ActiZ. Geconcludeerd werd dat de notitie ‘Ruimte scheppen voor welbevinden’ perfect aansluit bij de visie op zorg die WZU Veluwe vorig jaar heeft geformuleerd. Jaarverantwoording 2014 De RvT heeft eind mei, in aanwezigheid va n de accountant, de heer drs. F. van der Plaat RA van Verstegen accountants, het accountantsverslag en de jaarrekening 2014 besproken. De bespreking van de jaarrekening 2014 bood de raad de mogelijkheid om met de accountant stil te staan bij zijn controlebevindingen en goedkeurende verklaring. De raad heeft in lijn met het voorstel van de auditcommissie Financiën zijn goedkeuring gegeven aan de jaarrekening 2014 inclusief het directieverslag en ingestemd met publicatie daarvan. Begrotingsscenario voor 2016 Met het toenemen van de onzekerheden rondom zorginkoop is de noodzaak van het zorgvuldig afwegen van de financiële risico’s ook toegenomen. De RvT ging akkoord met de door de bestuurder voorgestelde begrotingswijze in relatie tot de zorginkoop 2016 en de (risico) beheersingsmaatregelen daaromtrent. Kennismaking BDO Voorafgaand aan de toelichting op de managementletter naar aanleiding van de interim controle 2015 werd in december kennisgemaakt met drs. C.F. van den Haak, partner bij BDO .
Jaarverslag 2015
13
Vastgoed De bestuurder heeft de RvT periodiek op de hoogte gehouden van de inspanningen rondom huisvesting. De intentie om de komende drie tot vijf jaar Mariposa als woonzorgcentrum te behouden voor de dorpsgemeenschap in ’t Harde verheugt de raad. Het moeizame proces met eigenaar Habion over nieuwbouw van De Bunterhoek en De Boskamp wordt nauwlettend gevolgd. Jaarplan en begroting 2016 Het jaarplan 2016 in perspectief van 2020 en de begroting 2016 werden in december goedgekeurd door de RvT. 3.1.4 Slot De groei en ontwikkeling die de organisatie doormaakt worden gezien en gewaardeerd door de RvT. De RvT spreekt zijn waardering uit voor de medewerkers die zich ook dit jaar blijven inzetten voor de zorg en het welzijn van onze cliënten. Door de bestuurder is voortvarend gewerkt aan de professionalisering van onze organisatie en de dienstverlening die daarmee wordt geboden. De RvT vertrouwt ook de komende jaren op inzet en kracht van de medewerkers om onze organisatie toe te rusten voor de gewenste kwaliteit van zorg, vra ag gestuurd en kostenefficiënt. 3.2.
Raad van Bestuur
WZU Veluwe kent een eenhoofdige Raad van Bestuur. Sinds 1 oktober 2013 is de heer W.H. Martens MBA bestuurder van WZU Veluwe. Hij is benoemd voor een periode van 5 jaar. Bij aanstelling is de bezoldiging in overeenstemming met de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT) vastgesteld in klasse E en viel daarmee binnen de WNT-1 staffel. In 2015 is op basis van WNT-2 de klasseindeling opnieuw vastgesteld en uitgekomen in klasse E. Tijdens de RvT-vergadering op 23 maart 2016 is op basis van de uitgangspunten van de nieuwe klasseindeling van WNT-2 de klasseindeling vastgesteld in klasse III. De heer Martens vervult naast zijn werkzaamheden voor WZU Veluwe, met go edkeuring van de RvT, de volgende onbetaalde nevenfuncties: voorzitter Stichting Oost-Europa Commissie NGK Ede (tot september 2015), lid Raad van Toezicht Stichting Beeldend Gesproken, plaatsvervangend voorzitter bestuur Stichting Emeritaatsvoorziening SEV, voorzitter bestuur Nederlands Gereformeerd Instituut Arbeidsvoorwaarden (NGA) en penningsmeester van het Bestuur van de Stichting Vrienden van Beeldend Gesproken. 3.3.
Medezeggenschap
Met de herinrichting van de organisatie (zie ook paragraaf 4.2.7) is een centraler aangestuurde organisatie ontstaan. Het gehele zorgbedrijf wordt aangestuurd door 2 managers Zorg , Wonen & Welzijn, die gezamenlijk duaal verantwoordelijk zijn voor het zorgbedrijf en leiding geven aan 7 zorgondernemers. De zorgondernemers hebben niet alleen een lokale, maar ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid gekregen voor de regio waarin ze werkzaam zijn. De gemeenten Epe en Heerde vormen samen een regio. De gemeenten Elburg en Nunspeet vormen de andere regio.
Jaarverslag 2015
14
Medezeggenschap volgt zeggenschap en kan alleen effectief plaatsvinden op het niveau waar de besluiten worden genomen. Besluiten over beleidskaders worden niet (meer) lokaal genomen, maar centraal door de bestuurder. Dat betekent dat het zwaartepunt van de besluitvorming op centraal niveau en niet (meer) op lokaal niveau ligt. Tegelijkertijd krijgen zorgondernemers en teams, als gevolg van zelforganisatie, meer ruimte om binnen centraal vastgestelde kaders eigen keuzes te maken. Aanpassing van de medezeggenschapsstructuur is daarom in 2015 voorbereid. Op cliëntniveau functioneert per 1 januari 2016 één Cliëntenraad, bestaande uit 8 leden met een onafhankelijk voorzitter als 9 e lid. De Cliëntenraad behartigt de belangen van cliënten op beleidsmatig centraal niveau door aan de bestuurder advies te geven over voorgenomen besluiten op zorginhoudelijk, organisatorisch en financieel terrein. Daarnaast wordt in de Wet KKGZ en andere regelingen in de zorg een steeds grotere rol aan de Cliëntenraad gegeven. Zo dient de Cliëntenraad bijvoorbeeld betrokken te worden bij de zorginkoop. De Cliëntenraad overlegt met de bestuurder over beleidsmatige onderwerpen. Daaronder functioneren per burgerlijke gemeente binnen het werkgebied van WZU Veluwe de door de Cliëntenraad ingestelde Cliëntenparticipatieraden (CPR). Vanwege de mogelijke veranderingen met betrekking tot Mariposa op de lange termijn is in de gemeente Elburg zowel een CPR voor Elburg als voor ’t Harde ingesteld. Dit laatste om de belangen van cliënten in ’t Harde ook optimaal te kunnen behartigen. Een CPR bestaat uit minimaal vijf en maximaal negen leden. De CPR-en overleggen in regioverband met de zorgondernemers en managers Zorg Wonen & Welzijn. Ook voor de medezeggenschapsstructuur van medewerkers heeft de herinrichting van de organisatie, met daarin opgenomen de invoering van zelforganisatie , gevolgen. Op centraal niveau worden de beleidskaders gemaakt, waarbinnen de zelforganiserende teams zelf hun eigen keuzes kunnen maken. De Ondernemingsraad (OR) heeft in een twee daagse training in december 2015 zich daarop nader beraden en is gekomen met het voorstel om over te gaan op een kern OR van 9 leden met daarin 5 leden met een strategisch profiel en 4 leden met een coördinerend profiel. Dit in combinatie met een ambassadeur medezeggenschap in elk zelforganiserend team. De leden met een strategisch profiel voeren het strategisch overleg met de bestuurder, zodat in vroegtijdig stadium de OR betrokken wordt in de besluitvorming. Daarnaast worden in project- c.q. stuurgroepen strategische keuzes nader uitgewerkt. De leden met een coördinerend profiel nemen daaraan deel of zorgen dat andere deskundige medewerkers namens de OR daarin plaatsnemen. Via de ambassadeurs medezeggenschap wordt contact onderhouden met de zelforganiserende teams en de overige organisatieonderdelen. Dit voorstel is door de bestuurder overgenomen. De nadere uitwerking is in januari en februari 2016 ter hand genomen en vanaf de verkiezingen in juni 2016 zal met de nieuwe medezeggenschapstructuur worden gewerkt. 3.3.1 Medezeggenschap voor medewerkers Bij professionele medezeggenschap hoort een passende facilitering. OR-leden zijn vier uur per week vrijgesteld van werkzaamheden voor de uitvoering van hun medezeggenschapstaak. De voorzitter 8 uur per week. De OR wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris voor 24 uur per week.
Jaarverslag 2015
15
Aanvullende afspraken met de bestuurder zijn gemaakt over de aanstelling van een financieel adviseur, deelname aan werkgroepen door de Ondernemingsraad en het inhuren van een extern deskundige in het kader van de adviesaanvraag Voeding. Gerichte scholing wordt in afstemming met de bestuurder gevolgd. De bestuurder heeft op uitnodiging van de OR deelgenomen aan een studiemiddag over vormen van nieuwe medezeggenschap. De uitkomsten van de training dienen als blauwdruk voor de nieuw te vormen medezeggenschapsstructuur (zie paragraaf 3.3). De Ondernemingsraad bestaat uit 13 leden. De samenstelling in 2015 is als volgt: o
René Kampinga, voorzitter, kiesgroep Facilitaire Diensten;
o
Esther van Dijken, vicevoorzitter, kiesgroep Centrale Diensten;
o
Ingrid IJssel, lid, kiesgroep Mariposa ’t Harde;
o
Anita van den Berg, lid, kiesgroep Thuiszorg;
o
Eefje van de Put, lid, kiesgroep Het Kodal Nunspeet;
o
Alice Westland, lid, kiesgroep De Bunterhoek Nunspeet;
o
Klara Haas, lid, kiesgroep Thuiszorg;
o
Bea van der Wal, lid, kiesgroep Rehoboth Wapenveld;
o
Rijk Westhuis, lid, kiesgroep Facilitaire Diensten. Tot en met 31 augustus 2015;
o
Annemarie de Ruiter, lid, kiesgroep Thuiszorg;
o
Ellen Hoekert, lid, kiesgroep Thuiszorg;
o
Annet Hofmeijer, lid, kiesgroep Het Nieuwe Feithenhof Elburg (10 februari t/m 30 november 2015);
o
Marianne Brouwer, lid, kiesgroep De Boskamp Epe (vanaf 17 april 2015).
De Ondernemingsraad heeft in 2014 veertien keer overleg gehad met de bestuurder. Een afvaardiging van de RvT heeft eenmaal overleg gevoerd met de OR. Een afvaardiging van de OR is op uitnodiging van de RvT aanwezig geweest bij een themavergadering van de RvT. Daar is o.a. gesproken over de oprichting van de Verpleegkundige Advies Raad, de facilitaire orga nisatie, het nieuwe zorgbedrijf, aandachtspunten met betrekking tot de uitvoering van het jaarplan 2015 en speerpunten en risico’s met betrekking tot het jaarplan 2016. Een vertegenwoordiging van de OR was aanwezig bij het overleg van de bestuurder met de vakbonden om te komen tot een Sociaal Plan wegens het op 1 januari 2015 aflopen van het Sociaal Kader dat op 25 september 2013 met de vakbonden was overeengekomen. In februari werd overeenstemming bereikt met de vakbonden. De OR was aanwezig bij de ledenraadplegingen van de vakbonden. Een delegatie van de OR nam deel aan een MT-beleidsdag ter voorbereiding op het jaarplan 2016. De OR heeft zijn instemming verleend met onderstaande voorgenomen besluiten: o
Invulling Werkkostenregeling (WKR);
o
Oprichting Verpleegkundige Adviesraad (VAR);
o
Attentieregeling voor medewerkers (met enkele aanpassingen die zijn overgenomen);
Jaarverslag 2015
16
o
ARBO-beleid;
o
Plan van aanpak Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E).
De OR heeft positief geadviseerd over de volgende voorgenomen besluiten : o
Overdracht Dagactiviteiten Centrum Eliëzerhof aan Stichting Zorg Adullam;
o
Herinrichting van de organisatie fase 2a, waaronder invoering van zelforganisatie;
o
Herinrichting van de organisatie fase 2b, volledig uitbesteden van het voedingsproces, keuze voor het concept Meals on Wheels en sluiten van de keukens waarmee alle keukenmedewerkers boventallig worden;
o
Invoering van het Elektronisch Cliëntendossier (ECD);
o
Stopzetten dagverzorging in Koningin Wilhelminahof in Uddel, arbeidsovereenkomst met 3 medewerkers beëindigen (aanvraag in 2015, advies in januari 2016);
o
Voorgenomen benoeming lid Raad van Toezicht (aanvraag in 2015, advies in januari 2016).
De adviesaanvraag voor de herinrichting van de organisatie, fase 3 is in januari 2016 bij de OR ingediend, gevolgd door een positief advies in maart 2016. De OR heeft meerdere malen met de bestuurder gesproken over de ervaringen van medewerkers met het roosterbeleid en de uitvoering daarvan. Dit heeft ertoe geleid dat externe expertise zal worden ingezet op dit onderwerp. Gesproken werd tevens over onderwerpen als duurzame inzetbaarheid en het onderzoek naar verdergaande samenwerking met Zorgverlening Het Baken. De uitkomsten van het medewerker onderzoek zijn met de OR gedeeld en besproken. Het besluit om de huishouding algemene ruimten vooralsnog in eigen beheer uit te blijven voeren is met de OR besproken, evenals de strategie ten aanzien van uit faseren van de linnenkamers. Een afvaardiging namens de OR participeert in de stuurgroep zelforganisatie en in w erkgroepen rondom de invoering van het ECD en het sourcingsvraagstuk rondom voeding. Ter informatie en bespreking met de bestuurder ontving de OR de volgende documenten: o
Diverse ‘Mededelingen bestuurder’ met o.a. informatie over ontwikkelingen op het gebied van vastgoed, personeel, organisatieontwikkeling (waaronder de herinrichting en sourcingsvraagstukken), samenwerking met andere instellingen en het onderhouden van externe contacten;
o
Jaarplan 2015;
o
Rapportages Q4 2014 en Q1, Q2 en Q3 2015, o.a. Financieel, HRM, Zorg en Kwaliteit, Veiligheid en stand van zaken doelstelling uit het jaarplan;
o
Jaarrekening 2014;
o
Jaarverslag 2014;
o
Huisvestings- en Vastgoedstrategie;
o
Jaarplan 2016 in perspectief 2020;
o
Begroting 2016.
Jaarverslag 2015
17
3.3.2 Medezeggenschap voor cliënten De Centrale Cliëntenraad (CCR) behartigt de belangen van de cliënten in relatie tot het organisatiebeleid en volgt de ontwikkelingen op concernniveau. Advies - en verzwaard adviesaanvragen over (strategisch) beleid, inclusief de adviesbevoegdheid ten aanzien van een voorgenomen benoeming van bestuurs- en managementfuncties, worden aan de CCR gericht. De laatste alleen als er sprake is van een managementfunctie binnen het zorgbedrijf met een 24/7 bezetting. Iedere locatie heeft een Cliëntenraad (CR), waarin zowel de intramurale als de extramurale cliënten worden vertegenwoordigd. De Cliëntenraad ziet toe op de kwaliteit van zorg en dienstverlening aan de cliënten die zij vertegenwoordigen.
18
Ter ondersteuning en professionalisering van de CCR heeft zij de beschikking over een ambtelijk secretaris voor gemiddeld 8 uur per week. De bestuurder is de overlegpartner van de CCR. De leden van de CCR besteden veel tijd aan WZU Veluwe. Bij wijze van waardering ontvangen zij een jaarlijkse (vrijwilligers)vergoeding wanneer voldaan is aan het aanwezigheidscriterium tijdens overlegvergaderingen van minimaal 75%. Vanuit het lidmaatschap van de LOC wordt expertise geboden en kunnen (scholings)bijeenkomsten worden bijgewoond. De CCR bestaat uit 10 leden. Elke lokale Cliëntenraad vaardigt 2 leden af. De samenstelling van de CCR ultimo 2015 is: o
Nunspeet: de heer N. Kleiberg, voorzitter en mevrouw I. Verveer-Koops, lid;
o
Elburg: de heer R. Bokma, lid en mevrouw D. Meurs-Deetman, lid;
o
’t Harde: de heer J. Krooneman, lid en mevrouw G. Lengkeek-van Wijk, lid;
o
Epe: mevrouw Z. Nooteboom-van der Snel, secretaris en mevrouw C.M. de Waard-Oudesluijs, vicevoorzitter;
o
Wapenveld: de heer E. Augustinus, lid en de heer J.D. van Dijk, lid.
In 2015 heeft zeven keer een overlegvergadering met de bestuurder plaatsgevonden. Eenmaal woonde een delegatie van de Raad van Toezicht een overlegvergadering bij. De CCR heeft in 2015 (verzwaard) advies uitgebracht over de volgende voorgenomen besluiten: o
Overdracht Dagactiviteiten Centrum Eliëzerhof aan Stichting Zorg Adullam;
o
Herinrichting van de organisatie fase 2a, waaronder invoering van zelforganisatie;
o
Herinrichting van de organisatie fase 2b, volledig uitbesteden van het voedingsproces, keuze voor het concept Meals on Wheels en sluiten van de keukens waarmee alle keukenmedewerkers boventallig worden;
o
Jaarrekening 2014;
o
Aanpassing zorgovereenkomst cliënten ;
o
Tarievenlijsten Thuiszorg cliënten en VPT cliënten;
o
Mantelzorgbeleid;
o
Benoeming zorgondernemers;
Jaarverslag 2015
o
Voordracht onafhankelijk voorzitter cliëntenraad;
o
Attentieregeling cliënten;
o
Begroting en jaarplan 2016;
o
Invoering van het Elektronisch Cliëntendossier (ECD);
o
Aanpassing tarieven per 1 januari 2016;
o
Stopzetten dagverzorging in Koningin Wilhelminahof in Uddel (aanvraag in 2015, advies in januari 2016).
De CCR heeft in alle gevallen positief geadviseerd over voornoemde voorgenomen besluiten. Wanneer er opmerkingen bij het advies werden geplaatst zijn deze door de bestuurder meegenomen in de definitieve besluitvorming. De CCR bracht in 2015 tweemaal een ongevraagd advies uit. Het eerste advies had betrekking op de functie klachtenfunctionaris. De bestuurder heeft dit advies meegenomen in zijn besluit één klachtenfunctionaris voor alle cliënten van WZU Veluwe te benoemen. Het tweede ongevraagd advies had betrekking op de invulling van de huiskamergesprekken en ook dit advies is overgenomen door de bestuurder. Een delegatie van de CCR nam deel aan een MT-beleidsdag ter voorbereiding op het jaarplan 2016. De CCR was aanwezig bij de terugkoppeling van het clië nt tevredenheidsonderzoek (CQ index) en is betrokken bij de verbeterplannen die zijn opgesteld. Enkele CCR-leden zijn geïnterviewd in het kader van de e xterne audit voor de ISO-9001:2008 certificering. De ontwikkelplannen die zijn ingediend in het kader van de zorginkoop Wlz 2016 zijn in samenspraak met een afvaardiging van de CCR tot stand gekomen. De CCR is betrokken bij de periodieke evaluatie met Achmea Zorgkantoor hieromtrent. Professionalisering van de medezeggenschap op cliënt niveau heeft in 201 5 geresulteerd in het vaststellen van een missie en visie voor de cliëntenraad. Per 1 januari 2016 is een onafhankelijk voorzitter benoemd en geldt een nieuwe medezeggenschapsstructuur op cliënt niveau met bijpassende reglementen en faciliteitenregeling, die zijn vastgelegd in een convenant. (zie paragraaf 3.3.)
Ter informatie en bespreking met de bestuurder ontving de CCR de volgende documenten: o
Diverse ‘Mededelingen bestuurder’ met o.a. informatie over ontwikkelingen op het gebied van vastgoed, personeel, organisatieontwikkeling (waaronder de herinrichting en sourcingsvraagstukken), samenwerking met andere instellingen en het onderhouden van externe contacten;
o
Rapportages Q4 2014 en Q1, Q2 en Q3 2015, o.a. Fina ncieel, HRM, Zorg en Kwaliteit en stand van zaken doelstellingen jaarplan;
o
Persbericht overdracht Eliëzerhof aan Stichting Zorg Adullam;
Jaarverslag 2015
19
o
Jaarplan 2015;
o
Jaarverslag en jaarrekening 2014;
o
Jaarverslag 2014 van de Klachtencommissie inclusief allonge;
o
Brochure ‘Vitaler door bewegen’;
o
Diverse aan cliënten verstuurde mailingen o.a. over zorgovereenkomst en tarieven;
o
Kennisgeving project palliatieve en terminale zorg.
3.3.3 Identiteitsraden Naast de formele, wettelijk verankerde, medezeggenschapsorganen functioneren binnen WZU Veluwe vijf Identiteitsraden. De leden worden afgevaardigd vanuit de plaatselijke kerken en benoemd door de bestuurder. De Identiteitsraden dragen bij aan het bewaken en bevorderen van de invulling van de protestants-christelijke identiteit binnen WZU Veluwe. De leden organiseren of nemen deel aan identiteitsgebonden activiteiten op de diverse locaties van WZU Veluwe. Vanwege de bijzondere plaats die identiteit binnen WZU Veluwe inneemt en de waardering voor de verbondenheid met de plaatselijke kerken werden voor het tweede jaar in het voor- en najaar themabijeenkomsten rondom identiteit georganiseerd. Alle leden van de Identiteitsraden en de kerken van waaruit zij worden afgevaardigd, zijn daarvoor uitgenodigd. Beide avonden werden goed bezocht, alhoewel de respons vanuit de kerken evenals vorig jaar wat lager is dan verwacht. Het programma bestond, naast het bijpraten over de ontwikkelingen in de sector en de gevolgen daarvan voor WZU Veluwe in het bijzonder, uit een identiteitsgebonden onderwerp. In de voorjaarsbijeenkomst stond het thema ‘Kracht en Kwetsbaarheid’ centraal. De zorgzwaarte neemt verder toe. Onze cliënten worden kwetsbaarder en meer afhankelijk door een forse toename van psychogeriatrische en/of somatische problematiek. Toename van de zorgzwaarte en het opschuiven naar verpleeghuiszorg betekent ook dat we als organisatie invulling willen geven aan ons medisch-ethisch beleid. Onze cliënten moeten zich immers beschermd weten, moeten weten waar ze aan toe zijn in hun kwetsbare, laatste levensfase. Maar ook voor onze (zorg)medewerkers is het van belang om te weten wat wel en niet kan c.q. mogelijk is binnen WZU Veluwe, ook voor hun eigen veiligheid en rechtspositie. Gesproken is over de diverse onderdelen die passen binnen het medisch-ethisch beleid. Ook is uitgelegd wat onder palliatieve en terminale zorg wordt verstaan. De najaarsbijeenkomst, met het onderwerp ‘Dementie en identiteit’, was een indrukwekkende avond. Na een presentatie waarin kort werd verteld wat de ziekte van Alzheimer inhoudt, kwam een gesprek op gang over het geloofsleven van mensen met dementie. Het is opvallend dat demente ouderen soms heldere uitspraken doen over hun vertrouwen op God terwijl ze nauwelijks tot een gesprek in staat zijn. Geloven in God is niet alleen een zaak van kennis en verstand. God zal doen wat Hij belooft. ‘Zeker weten’ en ‘vast vertrouwen’, opgebouwd vanuit het verleden, bepalen de kern van het geloof. Geloof is een relatie. Zelfs wanneer de gedachten verward raken en begrippen vervagen, blijft een relatie in stand. De band van de liefde laat zich niet verbreken door dementie. Zo geldt het ook met de relatie en het verbond met God. Het is die relatie waarin de afhankelijkheid van God beleden wordt en waarin God belooft voor mensen te zorgen. (bron: Teeuw A.A.).
Jaarverslag 2015
20
3.3.4 Verpleegkundige Adviesraad Op 31 augustus 2015 is de eerste Verpleegkundige Adviesraad (VAR) binnen WZU Veluwe opgericht. Een VAR is een middel om medezeggenschap te hebben over de (beroeps)ontwikkelingen van verpleegkundigen en verzorgenden in de praktijk. De aandachtsgebieden van de VAR zijn terug te brengen tot drie onderwerpen, namelijk de relatie met de beroepsgroep, de relatie met de belanghebbenden in de organisatie en de invloed op het zorgbeleid. Daarnaast vormen de eigen ontwikkeling van de VAR en het hebb en van een adviserende rol belangrijke aandachtsgebieden. Een VAR adviseert op beroepsinhoudelijke basis aan de bestuurder en het managementteam om de kwaliteit van de zorg te waarborgen en te verbeteren. Door deze adviserende rol heeft de VAR een stem in het korte- en langetermijnbeleid van de organisatie. Daarnaast stimuleert de VAR beroepsinhoudelijke ontwikkelingen. De VAR kan bijdragen aan:
o
Verbetering van de kwaliteit van zorg voor cliënten van WZU Veluwe;
o
Een beleid dat beter aansluit bij de profes sionele beroepsuitoefening binnen WZU Veluwe;
o
Een grotere betrokkenheid van de zorgprofessionals bij de koers van WZU Veluwe;
o
Verbreding van het draagvlak binnen WZU Veluwe voor nieuw beleid.
Het enthousiast team van de VAR bestaat uit: o
Miranda van de Worp, Het Nieuwe Feithenhof – Elburg – Wonen met Zorg;
o
Heleen van de Kamp, Het Feithenhof – Elburg – Thuiszorg;
o
Charlène van ’t Ende, De Boskamp – Epe – Thuiszorg;
o
Carolien van Dijk, Mariposa – ’t Harde – Wonen met Zorg;
o
Jacqueline Fransman, De Bunterhoek – Nunspeet – Thuiszorg;
o
Hannah Kamp, Het Kodal – Nunspeet – Wonen met Zorg;
o
Wilma van den Berg, Rehoboth – Wapenveld – Wonen met Zorg;
o
Marieke Eilander, Rehoboth – Wapenveld – Thuiszorg;
o
Gerda van der Beek, WZU Veluwe – casemanager dementie.
Jaarverslag 2015
21
4. BELEID EN INSPANNINGEN 4.1.
Algemeen beleid
WZU Veluwe richt zich op ouderen in verschillende fasen van hun leven en met verschillende behoeften en zorgvragen. Ons uitgangspunt is dat we kwalitatief goede zorg willen verlenen en waar mogelijk in de eigen woonomgeving. De Thuiszorg is steeds meer ingericht om in de thuissituatie zwaardere zorg, verpleging en behandeling te bieden. Daarbij maken we globaal onderscheid in vier cliëntprofielen: o
Ouderen met vaak ernstige somatische beperkingen of een complexe ziekte. Deze ouderen hebben op vele momenten van de dag behoefte aan begeleiding, specifieke en intensieve verzorging en verpleging in een beschermende woonomgeving. Deze ouderen hebben een structurele behoefte aan behandeling en aan zorg op meerdere momenten van de dag. Een deel van deze doelgroep heeft beperkingen op het gebied van concentratie, motivatie, ziekteinzicht en informatieverwerking, waardoor zij overname van psychosociale en cognitieve functies nodig heeft. Het beperkingenbeeld van deze ouderen verandert langzaam tot snel.
o
Ouderen met vaak ernstige psychogeriatrische en soms psychiatrische problemen. Deze mensen hebben behoefte aan een veilige en beschermende leefomgeving, veel individuele aandacht en ondersteuning, structuur en intensieve persoonlijke zorg. Ouderen met dementie in een gevorderd stadium hebben behoefte aan nog intensievere begeleiding en verzorging. Deze ouderen zijn (bijna) geheel zorgafhankelijk. Een deel van deze doelgroep heeft gedragsproblemen, waardoor zij veel behoefte hebben aan toezicht, b egeleiding en aansturing.
o
Ouderen met somatische en/of psychogeriatrische beperkingen of aandoening, die daardoor niet meer volledig voor zichzelf kunnen zorgen. De oudere heeft vaak een kwetsbare gezondheid vanwege een chronische ziekte. Er kan sprake zijn van beginnende dementie. Deze doelgroep verblijft intramuraal en wordt in het kader van de extramuralisering en scheiding wonen en zorg ondersteund in een van onze woonclusters of verzorgingshuizen.
o
Ouderen met lichte tot zware somatische - en/of psychogeriatrische beperkingen of aandoening in de thuissituatie. Hierbij gaat het om verschillende klantgroepen: thuiswonende dementerende ouderen (psychogeriatrisch), ouderen met kortdurende zorgbehoefte (somatisch), ouderen met langdurende zorgbehoefte (somatisch), met regieverlies en/of mantelzorg (psychogeriatrisch en/of somatisch). De ouderen hebben behoefte aan huishoudelijke hulp, begeleiding, persoonlijke verzorging en/of verpleging. Actief wordt ingezet op het versterken van mantelzorg en netwerken (formeel/informeel) rond de doelgroep.
Onze dienstverlening richt zich zowel bij W onen met Zorg (intramuraal) als bij Thuiszorg (extramuraal) op 4 pijlers: wonen, zorg, eten en drinken, en welzijn. Voor alle cliënten hebben we (zorg)arrangementen op maat. Iedereen is immers anders, dus ook ieders behoefte aan zorg, eten en drinken, wonen en welzijn. Het welbevinden van de cliënt staat voorop. WZU Veluwe heeft daarom een aantal (zorg)arrangementen samengesteld. Zo krijgt de cliënt 24 uur per dag zorg en ondersteuning die bij de persoonlijke behoefte aansluit. De Wmo huishoudelijke verzorging wordt gezien als ondersteunend aan de core business. Het is veelal de eerste vorm van behoefte aan ondersteuning. De tarieven staan onder druk als gevolg
Jaarverslag 2015
22
van de transities in de zorg. We zoeken naar mogelijkheden om dit product kostendekkend te kunnen blijven aanbieden. 4.2.
Inspanningen en resultaten
De doelstellingen uit het ‘Jaarplan 2015 in perspectief 2017’ zijn per kwartaal gemonitord en opgenomen in de kwartaalrapportages welke zijn aangeboden aan en besproken met de RvT, CCR en OR. Nagenoeg alle doelstellingen voor 2015 zijn behaald. Van de doelstellingen die niet behaald zijn, ligt de oorzaak veelal extern of is vanwege interne ontwikkelingen besloten tot uitstel, dan wel afstel. In de volgende paragrafen treft u een weergave van de inspanningen en resultaten. 4.2.1 Nabij in welbevinden Iedere werknemer en vrijwilliger kan op zijn eigen manier invulling geven aan ‘Nabij in welbevinden’. Een manier die past bij de gaven en talenten, die ieder heeft gekregen en bij de rol, die ieder binnen WZU Veluwe vervult. God navolgen is een hoog doel, wat we niet altijd waarmaken. Toch geloven we dat Hij ons , ondanks onze kwetsbaarheid, wil gebruiken om zijn liefde door te geven aan onze naasten en in het bijzonder aan ouderen, die aan onze zorg zijn toevertrouwd. Gelukkig weet WZU Veluwe zich gezegend met veel betrokken medewerkers en vrijwilligers die vanuit hun geloof hun werk voor ouderen verrichten. Het in 2014 opgestelde identiteitsdocument zal ons helpen hieraan invulling te geven. De implementatie daarvan is uitgesteld in afwachting van een volledig team van zorgondernemers. Zij zijn immers belangrijke cultuurdragers. De implementatie op de werkvloer wordt in 2016 opgenomen in h et programma voor coaching van teams in het kader van zelforganisatie en in de leiderschapstraining voor managementteam, zorgondernemers en teamleiders facilitair. 4.2.2 Zorginkoop Na jaren van voorbereiding zijn de hervormingen in de langdurige zorg vanaf 1 januari 2015 van kracht. WZU Veluwe heeft hierdoor voor de zorginkoop met drie partijen te maken. o
Gemeenten zijn vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) verantwoordelijk voor het bieden van ondersteuning bij zelfstandig wonen en meedoen in de maatschappij en beschermd wonen voor mensen met een psychische aandoening.
o
Zorgverzekeraars zijn vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw) verantwoordelijk voor verpleging en verzorging thuis: de wijkverpleging.
o
Zorgkantoren financieren intensieve zorg voor kwetsbare ouderen en gehandicapten vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz).
Elke partij hanteert eigen regels, overlegvormen, voorwaarden en tarieven. Een complex geheel dat met een speciaal daartoe samengesteld inkoopteam gemanaged wordt. De tarieven komen steeds verder onder druk te staan waardoor de onzekerheden rondom zorginkoop toenemen. Daarnaast speelt dat vrijwel altijd minder wordt “ingekocht” en wordt geleverd. Financiële risico’s vragen om zorgvuldige afwegingen tijdens een begrotingsproces en om beh eersmaatregelen, maar ook om het continue monitoren van de productiecijfers en de daarbij behorende personele inzet.
Jaarverslag 2015
23
Met Achmea zorgkantoor is een 2-jarig contract overeengekomen ten aanzien van de Wlz. Daarbij zijn ook afspraken gemaakt voor het leveren van het product behandeling. Hiermee wordt het mogelijk om verpleeghuiszorg te leveren. Een plan van aanpak hiertoe zal worden opgesteld. Ook heeft WZU Veluwe voor het eerst het product ZZP 10, palliatieve en terminale zorg, in kunnen kopen voor 2016. Intensieve palliatieve en terminale zorg kan zowel in de thuissituatie als in onze woonzorgcentra worden geboden. De vier gemeenten in het werkgebied van WZU Veluwe zijn onderverdeeld in twee Wmo aanbestedingsregio’s die ieder hun eigen inkoopvoorwaarden en prijzen hanteren, waarbij de gunning gebaseerd is op onder andere samenwerking, burgerparticipatie, wijkgerichtheid, innovatie en ketenzorg. In het kader van de offerte voor Regio Noord Veluwe, in ons geval betrekking hebbend op de gemeenten Nunspeet en Elburg, werd voor 2015 een transformatieplan ingediend waarvan de prestaties onafhankelijk zijn getoetst en als voorwaarde dienden voor levering in 2016. WZU Veluwe heeft ruimschoots voldaan aan de gestelde eisen. De overeenkomst met de gemeente Apeldoorn, betrekking hebbend op Epe en Heerde (kern Wapenveld), kon eveneens gecontinueerd worden voor levering in 2016. Voor de zorginkoop voor extramurale verzorging en verpleging trad in 2015 zorgverzekeraar Achmea/Zilveren Kruis op als vertegenwoordiger van a lle zorgverzekeraars. Dit betrof een overgangssituatie. Voor de zorginkoop voor 2016 zijn contracten afgesloten voor wijkverpleging met zes verschillende zorgverzekeraars. 4.2.3 Appartementen voor kortdurende opname Op elke locatie zijn appartementen ingericht om te voorzien in de grote behoefte aan kortdurende opname en respijtzorg. De cliëntadviseurs zijn 24/7 bereikbaar voor met name crisisopvang vanuit de thuissituatie. 4.2.4 Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) Automatisering speelt een steeds grotere rol binnen WZU Veluwe. Niet alleen ten aanzien van de administratieve bedrijfsprocessen en informatisering, maar ook binnen de zorgverlening. Telefonie en zorgalarmering hebben in toenemende mate raakvlakken met informatisering. De Stuurgroep Informatiemanagement en de Stuurgroep Telefonie en Zorgalarmering zijn daarom samengevoegd tot 1 stuurgroep als strategisch overlegorgaan. Inhoudelijke bespreking vindt plaats in de projecten werkgroepen. Samenstelling van de stuurgroep Informatiemanagement o
De heer W.H. Martens (bestuurder), voorzitter;
o
De heer A.V. van Delden (informatiemanager), lid;
o
De heer J. Meijer (manager Zorg, Wonen en Welzijn), lid;
o
De heer N. van Noord (controller a.i.), lid.
Jaarverslag 2015
24
Elektronisch Cliënten Dossier Na een intensief selectieproces is besloten tot de aanschaf van het Elektronisch Cliëntendossier (ECD) van NEDAP. Het classificatiesysteem OMAHA, dat zorg- en hulpverleners helpt bij het identificeren en vastleggen van aandachtsgebieden, acties en (uitkomst)metingen van en voor cliënten, wordt gelijktijdig met het ECD ingevoerd. De voorbereiding, de administratieve overgang en de implementatie van het ECD is een omvangrijk project dat voortvarend is opgepakt. De administratieve overgang per 1 januari 2016 is probleemloos verlopen. Interne ECD-coaches zijn opgeleid. Zij leiden nu per locatie medewerkers op in het werken met het ECD. Gestart wordt met drie pilotlocaties, de Wonen met Zorg locaties Mariposa in ‘t Harde en Het Kodal in Nunspeet en de Thuiszorg ‘t Harde, gevolgd d oor een gefaseerde uitrol gedurende 2016. Het ECD zal het huidige papieren zorgdossier vervangen. Zorgmedewerkers zullen met tablets in het ECD gaan werken. Om dat mogelijk te maken wordt op de locaties, waar nog geen WiFi is, dit aangelegd. Zorgalarmering Wonen met Zorg Onderdelen van de zorgalarmering in De Bunterhoek zijn vervangen vanwege ouderdom en storingen. Met deze aanpassing wordt verwacht dat de installatie de komende jaren kan door functioneren. Ook een deel van de zorgalarmering in locatie Het Nieuwe Feithenhof wordt vernieuwd vanwege ouderdom en storingen. Opdracht is gegeven voor het vervangen van de installatie. Personenalarmering De personenalarmering bij cliënten thuis kent een grote diversiteit aan apparatuur en opvolging. Ook laat de betrouwbaarheid te wensen over. Ter vervanging en standaardisatie is met Vérian een overeenkomst afgesloten voor personenalarmering onder het label van WZU Veluwe. De overgang naar het systeem van Vérian wordt, na een aanvankelijk moeizame start, onder leiding van een extern aangetrokken projectleider voortvarend opgepakt. Telefonie De zorgalarmering in Het Nieuwe Feithenhof vormt één geheel met de telefooncentrale . Vanwege de noodzakelijk vervanging van de zorgalarmering zal daarom ook de telefooncentrale worden vernieuwd. De nieuwe telefooncentrale past binnen de standaard waarvoor WZU Veluwe heeft gekozen bij het vervangen van de telefooncentrale in locatie De Boskamp in 2014. Het project zal in 2016 worden afgerond. Daarnaast is een begin gemaakt met ee n bedrijfsbreed plan voor vaste en mobiele telefonie. De uitvoering wordt voorzien in 2016. Beeldzorg 2.0 Het product Beeldzorg is totaal vernieuwd en ondergebracht bij een andere leverancier. Om het product, ook in de toekomst, kostendekkend te kunnen a anbieden dient het aantal aansluitingen uitgebreid te worden. Hierop wordt marketing ingezet.
Jaarverslag 2015
25
Noodstroomvoorziening De centrale serverruimte van WZU Veluwe bevindt zich in locatie Het Nieuwe Feithenhof. Deze locatie is in 2015 voorzien van een Nood Stroom Installatie, waarbij gebruik wordt gemaakt van een aggregaat. De essentiële functies blijven hierdoor bij stroomuitval minimaal 12 uur functioneren. Veiligstellen van gegevens WZU Veluwe neemt steeds meer applicaties (NEDAP, AFAS) af als dienst uit de Cloud. Daarentegen draaien enkele belangrijke applicaties, zoals het financiële systeem, nog in de centrale serverruimte. Backups worden bewaard buiten de serverruimte, maar vanwege technische beperkingen wel op dezelfde locatie. Bij een calamiteit die de hele locatie treft, zouden o.a. de financiële gegevens verloren kunnen gaan. Daarom is een extra backup in de Cloud gerealiseerd. Intranet Een grote verandering voor medewerkers was de invoering van Werkplein, het intranet van WZU Veluwe. Werkplein is grotendeels door eigen medewerkers ontwikkeld en sinds begin oktober operationeel. Speciale aandacht is besteed aan medewerkers die moeite hebben met het gebruik van de computer en Werkplein in het bijzonder. E-learning Na een pilotfase is definitief gekoze n om E-learning binnen WZU Veluwe te introduceren. Gestart is met het digitaal aanbieden van 10 modules voor de zogenaamde voorbehouden risicovolle handelingen van zorgmedewerkers op niveau 3, 4 en 5. Papierloos vergaderen In 2014 werd gestart met papierloos vergaderen door gebruik te maken van iPads met de applicatie iBabs. De ervaringen van het managementteam en de leden van de RvT waren zo positief dat nu ook de leden van de OR en de CCR en zorgondernemers papierloos vergaderen. Inmiddels maken meer dan 60 medewerkers gebruik van een iPad bij hun werkzaamheden. Website www.wzuveluwe.nl In 2015 is de website actueel gehouden. Vanwege de beperkte beschikbare tijd in verhouding tot de hoeveelheid taken van de adviseur PR & Communicatie is nog geen start gemaakt met interactieve activiteiten op de website. Per 1 januari 2016 is een adviseur Online Communicatie aangesteld die dit op zal gaan pakken. 4.2.5 Onderzoek naar mogelijkheden van samenwerking In Seewende in Nunspeet organiseren Zorgverlening Het Baken en WZU Veluwe in hetzelfde gebouw ieder hun eigen zorg- en dienstverlening. Door beide zorgorganisaties is uitgesproken een verregaande samenwerking tussen WZU Veluwe en Zorgverlening Het Baken in Seewende te willen bereiken. De doelstelling is Seewende te transformeren tot een zorgcentrum en een wijkontmoetingscentrum waarin alle cliënten een eenduidig aanbod hebben met betrekking tot behandeling, zorg, welzijn en gastvrijheid. Dit betekent dat er geen obstakels meer zullen zijn tussen het aanbod op grond van de financieringsvorm, mits diensten worden betaald.
Jaarverslag 2015
26
Vanaf het voorjaar 2015 is dit traject begeleid door InvoorZorg!. Hierin kwam naar voren dat werkelijke integratie van diensten, processen en structuur om een keuze vraagt van beide zorgverleners ten aanzien van de toekomstige samenwerking. Daarom heeft in oktober 2015 een bijeenkomst van de beide managementteams van Zorgverlening Het Baken en WZU Veluwe plaatsgevonden. De uitkomst van deze bijeenkomst is d at beide zorgverleners positief staan ten aanzien van samenwerking op gebied van kwaliteit van zorg en kwaliteit en vakmanschap van medewerkers. 4.2.6 Vastgoed- en huisvestingsstrategie Aangezien vanaf januari 2012 de zogenaamde Normatieve Huisvestingscomponent (NHC)) gefaseerd wordt afgebouwd, en daarmee de vergoeding voor huisvesting wordt opgenomen in het zorgzwaartepakket, worden zorgaanbieders voor intramurale langdurige zorg geconfronteerd met het risico van leegstand. De intramurale krimp dwingt zorgaanbieders van met name woonzorglocaties met lagere ZZP’s tot (gedeeltelijke) sluiting van locaties of het zoeken naar creatieve oplossingen om de exploitatie rendabel te kunnen houden. Dit geldt ook voor WZU Veluwe. In juli 2014 is de Huisvestings- en Vastgoedstrategie 2014-2019 vastgesteld. Per gemeente is, rekening houdend met demografische ontwikkelingen en het beleid van het zorgkantoor, de toekomstig benodigde capaciteit in kaart gebracht en vertaald in een strategie per locatie. De ‘oude’ verzorgingshuizen behoren tot het verleden. Locaties worden laagdrempelige wijkontmoetingscentra. Het intramurale concept omvat kleinschalige verpleeghuisachtige settingen, aangepast aan de doelgroepen. De intramurale krimp zal deels opgevangen kunnen worden met het inzetten van het concept scheiden van wonen en zorg en bij ver-/nieuwbouw van een woonzorgcentrum te kiezen voor een kleinere omvang. Het is voor de leefbaarheid van ’t Harde van groot belang dat ouderen, ook als de zorgvraag toeneemt, op een veilige manier en met plezier in ’t Harde kunnen blijven wonen. Bewoners, hun familie en medewerkers hebben in spanning gewacht op besluitvorming over het voortbestaan van Mariposa. Grote opluchting was er toen eind december de mededeling werd gedaan dat Mariposa als woonzorgcentrum de komende drie tot vijf jaar zal blijven bestaan. In deze periode wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om een (woonzorg)voorziening in ’t Harde te kunnen blijven bieden na deze periode. De gesprekken met Habion om te komen tot ver- dan wel nieuwbouw van de locaties De Bunterhoek in Nunspeet en De Boskamp in Epe vergen veel tijd en aandacht. Initiatieven zijn genomen om voor De Bunterhoek zelf nieuwbouw te gaan realiseren. Een bod is uitgebracht op de grond en opstallen en een bouwplan wordt, in nauw en constructief overleg met de gemeente Nunspeet, voorbereid. Voor het geval de onderhandeling met Habion niet tot overeenstemming leidt, wordt gelijktijdig een plan ontwikkeld voor een alternatieve locatie voor nieuwbouw van een woonzorgcentrum in Nunspeet. Voor locatie Het Nieuwe Feithenhof, de enige locatie in eigendom, wordt een grondige interne en externe renovatie voorbereid, aangepast aan de veranderende cliëntpopulatie. Opdracht is
Jaarverslag 2015
27
verstrekt voor het vervangen van de dakbedekking. Deze is in het eerste kwartaal van 2016 uitgevoerd. Gestart is met de bouw van appartementencomplex Keizershof in Oene . De oplevering wordt verwacht in de tweede helft van 2016. WZU Veluwe zal 12 van de 24 appartementen huren om deze te gaan verhuren aan ouderen met een (toekomstige) zorgvraag. De overige appartementen worden gehuurd door De Passerel en bewoond worden door hun cliënten. Samen met De Passerel wordt hiermee in Oene een veilige woonomgeving geboden aan ouderen en mensen met een verstandelijk beperking. Indien nodig is professionele zorg en ondersteuning beschikbaar. Voor het bedrijfsbureau in Epe, aanvankelijk in onderhuur van de voormalige huurder, is per 1 oktober 2015 een huurcontract afgesloten voor een periode van 3 jaar, met optie van verlenging van 2 jaar. 4.2.7 Herziening van de organisatiestructuur De veranderingen die door overheidsbeleid op ons afkomen, onder andere de afbouw van het aantal intramurale plaatsen, hebben ook behoorlijke consequenties voor de omvang van WZU Veluwe. Door tijdig en adequaat te anticiperen kunnen we de risico’s voor een belangrijk deel ombuigen in kansen. Essentieel hierbij is dat de ‘handen aan het bed’ zoveel mogelijk worden ontzien. De OR en CCR hebben positief geadviseerd over de herziening va n de organisatiestructuur. Concreet heeft dit in 2015 geresulteerd in de volgende aanpassingen: o
Per 1 juli 2015 zijn we teruggegaan van 3 naar 2 regio’s (Epe/Wapenveld en Nunspeet/Elburg). De beide regio’s worden gezamenlijk duaal aangestuurd door 2 mana gers Zorg, Wonen en Welzijn;
o
De functies manager HRM en manager Facilitaire Organisatie zijn vervallen. Per 1 juni jl. is de manager Ondersteunende Diensten gestart. Hieronder vallen de bedrijfsonderdelen HRM, PR & Communicatie, Zorg & Kwaliteit en de Facilitaire Organisatie;
o
Het aantal leidinggevenden op het 3 e echelon binnen het zorgbedrijf is terug gebracht van 13 teamleiders zorg naar 7 zorgondernemers.
Het omvangrijke en ingrijpende traject om te komen tot zelforganiserende teams vraagt veel voorbereiding en begeleiding. De stuurgroep zelforganisatie is ingesteld, de projectleider is benoemd, de projectopdracht is geformuleerd en het projectplan is opgesteld. Externe ondersteuning op de werkvloer wordt verzorgd door 2 coaches. Op 1 januari 2016 is gest art met de implementatie van zelforganisatie in Mariposa, Het Kodal en Thuiszorg ‘t Harde (pilot locaties), daarna volgt gefaseerde uitrol. Verder is het ingrijpende besluit tot outsourcing van de 5 productiekeukens binnen WZU Veluwe genomen en uitgevoerd (zie paragraaf 4.2.8a). De krimp van de organisatie zal op termijn ook gevolgen hebben voor de inrichting en de omvang van de ondersteunende diensten en staffuncties binnen het bedrijfsbureau. Fase 3 van de
Jaarverslag 2015
28
herstructurering is meegenomen in de begroting voor 2016 en de adviesaanvraag hierover is in januari 2016 aan de Ondernemingsraad en Cliëntenraad verstuurd. Het Sociaal Kader, d.d. 25 september 2012, liep af per 31 december 2014. In het najaar van 2014 zijn gesprekken met de vakbonden opgestart om tot overeenstemming te komen over een Sociaal Plan 2015-2016. Op 18 februari 2015 is overeenstemming bereikt, waarna de vakbonden het plan met positief advies hebben voorgelegd aan de leden. De leden zijn in meerderheid akkoord gegaan met het Sociaal Plan 2015-2016. 4.2.8 Sourcingsonderzoeken Facilitaire Organisatie WZU Veluwe heeft in het verleden in onvoldoende mate geanticipeerd op de ontwikkelingen in het facilitaire werkveld. Ook tijdens de implementatie van gerealiseerde fusies is het facilitaire werkveld niet of nauwelijks bij het proces betrokken. Dit heeft onder andere tot gevolg dat de vereiste kwalitatieve en functionele ontwikkeling is achter gebleven bij de benchmark in de sector. Op de diverse facilitaire onderdelen zijn daarom vanaf 2014 sourcingsonderzoeken uitgevoerd om te bepalen welke strategie toekomstbestendig is. Op basis van een kwalitatieve en financiële analyse is besloten om de schoonmaak algemene ruimten in eigen beheer te blijven uitvoeren. In fase 3 van de herinrichting is een e fficiëntere aansturing van deze dienst opgenomen met één leidinggevende laag voor de facilitaire services op het 3 e echelon. De cliëntgebonden schoonmaakwerkzaamheden zijn ondergebracht bij de zorgteams en worden uitgevoerd door afdelingsassistenten. Besluitvorming over de linnenkamers zal per locatie gemaakt worden en is sterk verweven met de ontwikkelingen rondom het intramurale vastgoed. Bij de keuze wel of niet uitbesteden spelen echter ook zaken als kwaliteit, financiën, timing en werkgeverschap een belangrijke rol. Uitvoering geven aan facilitaire services kan in sommige gevallen beter door een externe partij worden gedaan dan door medewerkers in eigen dienst, gebaseerd op groei en krimp van de organisatie, veranderende wettelijke eisen rondom uitvoe ring, efficiëntieafwegingen en professionaliteit. 4.2.8.a Sluiting van de productiekeukens Het resultaat van het onderzoek omtrent voeding heeft geleid tot het zeer ingrijpende besluit om alle productiekeukens te sluiten en het volledige proces van eten en drinken uit te besteden aan een externe partij. Na een aanbestedingstraject, dat conform planning en binnen de kaders van de business case werd afgerond, is de opdracht voor een periode van 3 jaar gegund aan Distrivers. Om tot de keuze voor deze leverancier te komen is een traject gevolgd, waarbij enerzijds de te betalen prijs van belang is geweest, maar waarbij vooral de te leveren kwaliteit doorslaggevend is geweest. Tijdens ‘proefsessies’ hebben cliënten, leden van de CR, medewerkers en management en leidinggevenden gezamenlijk het kwaliteitsaspect beoordeeld van twee leveranciers. Deze beoordeling heeft zwaar meegewogen in het advies van de beoordelingscommissie aan de bestuurder en het genomen besluit. Op 19 mei 2015 heeft een bijeenkomst plaats gevonden waar alle keukenmedewerkers zijn geïnformeerd over het definitieve besluit tot sluiting van de keukens. Als gevolg daarvan werden
Jaarverslag 2015
29
alle 60 keukenmedewerkers per 1 september 2015 boventallig. In de periode van 22 mei tot en met 2 juni zijn mobiliteitsgesprekken gevoerd. Tijdens deze gesprekken zijn de medewerkers geïnformeerd over de keuzemogelijkheden, conform de bepalingen in het Sociaal Plan. Met alle medewerkers zijn afspraken gemaakt om te komen tot herplaatsing, scholing, beëindiging of anderszins. In januari 2016 zijn nog drie medewerkers vanuit dit proces boventallig en nog op zoek naar een nieuwe functie. Ongeveer 35 medewerkers hebben, na sollicitatie, een functie gekregen bij Distrivers op één van de locaties van WZU Veluwe. Anderen volgen binnen WZU Veluwe een zorgopleiding of hebben elders een passende baan kunnen vinden. Medewerkers hebben over het algemeen verdrietig gereageerd op de sluiting van de keukens. Ze zijn echter positief over de wijze waarop WZU Veluwe hen heeft begeleid tijdens de periode van boventalligheid.
30
De sluiting van de keukens is volgens planning verlopen tussen 1 september en 15 november 2015. Van de betreffende medewerkers van een locatie is afscheid genomen op het moment dat de keuken van die locatie daadwerkelijk is gesloten. Per locatie is hier op verschillende wijze invulling aan gegeven. Ook zijn alle medewerkers uitgenodigd om deel te nemen aan het ‘Dank je wel buffet’ dat in december werd aangeboden aan alle medewerkers van WZU Veluwe. Onder grote dank aan de keukenteams voor hun inzet en loyaliteit tot en met de laatste dag, verliep de uitfasering van de productiekeukens en de overgang naar het nieuwe concept voor eten en drinken boven verwachting soepel. 4.2.8.b Overgang naar Distrivers De eerste keuken die is gesloten en is overgegaan naar Distrivers was op 1 september de keuken van De Bunterhoek. In de relatief korte voorbereidingstijd zijn medewerkers van zowel WZU Veluwe als Distrivers getraind, geïnformeerd en voorbereid. Ook de vrijwilligers zijn me egenomen in de veranderingen die hierdoor zijn ontstaan. In De Bunterhoek zijn afstemmingsproblemen ontstaan, waardoor aan- en bijsturingsvragen zijn ontstaan. Door deze ervaring en de ruimere voorbereidingstijd is de overgang in De Boskamp beter verlopen. Daarna zijn Mariposa, Het Nieuwe Feithenhof en Rehoboth in oktober en november overgegaan naar het nieuwe concept. Het nieuwe concept is voor alle betrokkenen ingrijpend en de invoering ervan gaat gepaard met kinderziektes. Dit vraagt van alle partijen veel aandacht. We zien dat we langzaam maar zeker het nieuwe maaltijdconcept onder de knie krijgen. De cliënten reageren over het geheel genomen positief op de kwaliteit van de maaltijden. Keuze mogelijkheden kunnen beter, ook zijn er issues geweest rondom de temperatuur van de maaltijden. Vanaf december wordt gewerkt aan het verbeteren van de afstemming tussen vraag/behoefte van de cliënt en het aanbod. Een nieuwe maaltijdcyclus is ondertussen ingevoerd, evenals menucommissies, verwenmomenten en andere activiteiten rondom de maaltijden. De logistiek in het maaltijdproces vraagt nog steeds veel aandacht.
Jaarverslag 2015
4.2.9 Leveranciersbeoordeling In het kader van de borging van de Leveranciersbeoordeling binnen het ISO -certificeringsproces, is het selecteren, beoordelen, accepteren en evalueren van leveranciers die van belang zijn voor de bedrijfskritische processen van WZU Veluwe, een belangrijk onderdeel. In 2015 is aandacht besteed aan de leveranciers van de volgende producten en diensten: o
Arbodienst;
o
Afvalinzameling;
o
Bedrijfskleding;
o
Behandelfunctie;
o
Bloemen en planten;
o
Facilitaire advisering en ondersteuning;
o
Gereedschapskeuringen;
o
Glasbewassing;
o
Huisvesting;
o
ICT systeembeheer en infrastructuur;
o
IJken en kalibreren weegapparatuur;
o
Kantoorartikelen;
o
Legionella preventie;
o
Medicatie (Apotheek);
o
Onderhoud wagenpark;
o
Onderhoud grootkeuken apparatuur;
o
Onderhoud drogers en wasmachines;
o
Opleidingen;
o
Til- en hulpmiddelen;
o
Tuinonderhoud;
o
Schoonmaakartikelen en –materialen;
o
Softwarepakketten;
o
Telecommunicatie;
o
Vervoer cliënten dagverzorging;
o
Verf en behang;
o
Voedingsmiddelen, dagvers en droge kruidenierswaren, en –automatisering;
o
Water-, energie- en netwerkleveranciers.
4.2.10 PR en Communicatie In een jaar waarin veel veranderingen plaatsvinden, niet alleen vanwege wet- en regelgeving, maar misschien nog wel meer door de ontwikkeling van WZU Veluwe, neemt communicatie een belangrijke plaats in. Medewerkers werden via het wekelijkse informatiebulletin ‘Weeknieuws’ en vanaf het vierde kwartaal via het intranet ‘Werkplein’ op de hoogte gehouden van zaken die spelen binnen WZU Veluwe. Het jaarverslag 2014 is tot een poster gecomprimeerd met een link naar de kernwaarden: barmhartig, eenvoudig, vanzelfsprekend en ondernemend. Een samenvatting van het jaarplan 2015 werd in een handzaam boekje weggeschreven. Voor het project zelforganisatie werd een informatieboekje uitgegeven.
Jaarverslag 2015
31
Cliënten zijn geïnformeerd over nieuwe zorgovereenkomsten, aangepast aan de wet - en regelgeving, en over de tarieven voor diensten en services, zoals die in overleg met de CCR zijn afgesproken. De zorgondernemers en managers Zorg, Wonen en Welzijn zijn per regio aan cliënten en eerste contactpersonen per brief voorgesteld. Communicatie over ontwikkelingen in de zorg en hoe WZU Veluwe ook in de toekomst protestantschristelijke zorg wil blijven bieden, is op meerdere manieren gedaan. In de vijf edities van het cliëntenblad ‘WZU Veluwe Informatief’ zijn deze onderwerpen aan de orde gekomen. Ook tijdens de familiebijeenkomsten kreeg dit de aandacht en was er gelegenheid tot het stellen van vragen. Naast de informatiebrochure ‘Vitaler door bewegen’ zijn in 2015 drie brochures voor nieuwe cliënten ontwikkeld (Wonen met Zorg, Thuiszorg en VPT). Daarnaast is alle belangrijke en nuttige informatie voor cliënten, van leveringsvoorwaarden tot praktische informatie , samengevoegd in één brochure. De aandacht is niet alleen gericht op bestaande, maar ook op toekomstige cliënten. Nadat in 2014 een nieuwe website is gelanceerd, werden er in 2015 e en hoofdbrochure ‘Zinvolle zorg, Thuis en dichtbij’ en diverse productflyers uitgegeven. Deze worden onder andere gebruikt om uit te reiken op diverse markten en beurzen in de regio. Plannen zijn gemaakt om WZU Veluwe in 2016 verder te profileren. WZU Veluwe profileert zich in be perkte mate op Social Media. Vacatures worden geplaatst op LinkedIn en Twitter en regelmatig gedeeld door medegebruikers van deze media. Op Twitter worden berichten geplaatst over o.a. activiteiten en zorg- en dienstverlening van WZU Veluwe en berichten die aansluiten bij de sector, van externe stakeholders en medewerkers worden gericht geretweet. Samen met andere zorgorganisaties en welzijnsorganisaties zijn mantelzorgers, op de Dag van de mantelzorger, in het zonnetje gezet en bedankt voor de goede zorgen aan burgers met een hulpvraag. 4.3.
Algemeen kwaliteitsbeleid
In december 2015 is een externe audit uitgevoerd door DNV (Det Norske Veritas) en daarbij zijn geen categorie 1 en 2 meldingen geconstateerd t.o.v. de ISO 9001 normen. Een prachtig compliment voor WZU Veluwe. In 2015 werden door de afdeling Zorg en Kwaliteit een aantal thema audits uitgevoerd op de onderwerpen: dubbele controle risicovolle medicatie Thuiszorg, veiligheid en dagelijkse rapportage op doelen. Op de afdeling De Marsse (pg-afdeling in De Bunterhoek waar WZU Veluwe samenwerkt met Zorgverlening Het Baken) is gezamenlijk met Het Baken een interne audit uitgevoerd conform de werkwijze van de IGZ. Een dergelijke audit is ook uitgevoerd in locatie Rehoboth. Afspraken zijn gemaakt om tot verbeteringen te komen. Verder zijn op verschillende locaties in september en oktober interne audits uitgevoerd op het totale kwaliteitsmanagement systeem. Naar aanleiding van de resultaten zijn verbeterplannen opgesteld.
Jaarverslag 2015
32
4.3.1 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Met alle apothekers zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten. Op de locaties vindt periodiek overleg plaats met de apothekers. Met uitzondering van de huisartsen in de gemeente Elburg zijn in 2014 samenwerkingsovereenkomsten ondertekend met d e overige huisartsen. In 2015 kon nog geen overeenstemming bereikt worden met de huisartsen in Elburg. Wel heeft een goed en constructief overleg plaatsgevonden met de huisartsen in Elburg, dit wordt vervolgd in 2016. Eind 2015 is afgesproken dat met een a fvaardiging van de huisartsen in Epe in januari 2016 een extra overleg zal plaatsvinden, gezamenlijk met de specialisten ouderengeneeskunde van Viattence. In 2015 is de overeenkomst met Zorgverlening Het Baken en Viattence voor de inzet van de specialist ouderengeneeskunde en gedragswetenschapper voor cliënten met een ZZP 5 en hoger, en in bijzondere situaties voor cliënten met een ZZP 4, afgesloten. Er heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de periodieke medicatiebeoordelingen *. De conclusie is dat deze bij Wonen met Zorg goed verlopen, maar dat dit in de Thuiszorg om aandacht vraagt. Er is een voorbereidingsformulier ontwikkeld, dit zal in 2016 geïmplementeerd worden. * M edic atiebeoordeling van een groep c liënten die ges electeerd kan worden volgens cr iteria als leeftijd, aantal geneesmiddelen. D e beoordeling vindt plaats door huis arts, apotheker en zorgmedewerker die de c liënt vertegenwoordigt .
De kernelementen uit de IGZ-notitie ‘Kijken met andere ogen naar mensen me t dementie en onbegrepen gedrag’ is ter advisering aan de VAR voorgelegd. Voorbereidingen zijn getroffen om in 2016 samen met de trombosedienst van Isala ziekenhuis in Zwolle de zogenaamde self-check in te voeren op de zorglocaties. Via een portal wordt met de trombosedienst gecommuniceerd over de juiste medicatiedosering. De toekomstige wet Zorg en Dwang is bedoeld voor mensen met dementie die wilsonbekwaam zijn. Alhoewel de Eerste Kamer het wetsontwerp ‘Zorg en Dwang’ nog niet heeft behandeld, dienen zorginstellingen in de geest van deze wet te handelen. Na de start in 2014 heeft WZU Veluwe het afgelopen jaar de maatregelen verder aangescherpt en doorgevoerd. Alleen vrijheidsbeperking bij wilsonbekwame cliënten wordt vastgelegd en geëvalueerd. Er zijn meer alternatieven toegepast voor de klassieke vormen van vrijheidsbeperking. In 2015 is het reanimatiebeleid herzien. Verzorgenden gaan met de cliënt in gesprek over hun eventuele reanimatiewens. Wanneer de cliënt geen keuze kan maken, geldt een actief reanimatiebeleid. Verder is in 2015 het protocol terminale zorg herzien. Infectieziekten veroorzaken op gezette tijden outbreaks (uitbraken). De werkgroep infectiepreventie (WIP) biedt ondersteuning bij de inbreng van specifieke desku ndigheid op het gebied van het zogenaamde outbreak-management. De werkgroep heeft een signalerende en adviserende functie en werkt onder voorzitterschap van een extern deskundige op het gebied van infectiepreventie. Het afgelopen jaar zijn infectiepreventieprotocollen vastgesteld en geïmplementeerd. Per locatie zijn opgeleide aandachtfunctionarissen infectiepreventie aanwezig. Zij
Jaarverslag 2015
33
worden bijgeschoold door de extern deskundige infectiepreventie. Alle benodigde materialen en middelen zijn op voorraad op de locaties. In het vierde kwartaal van 2015 zijn de voorbereidingen gestart om het project welzijn te evalueren dat gestart is in november 2013 met het doel om welzijn op een andere manier in te vullen en te positioneren op de locaties. Het onderzoek heeft betrekking op de welzijnsactiviteiten voor somatische cliënten (zaal) en PG cliënten (Huiskamer). De resultaten van het onderzoek, die begin 2016 bekend werden, waren niet bemoedigende maar bieden wel handvatten voor het opstellen van een plan van aanpak om de welzijnsactiviteiten op de locaties te verbeteren. 4.3.2 Elektronisch cliëntendossier De implementatie van het ECD is gestart met het op orde brengen van de basisadministratie. Het uitvoeren van de migratie van gegevens van CURA naar NEDAP is succesvol verlopen, waarna begonnen is met de inrichting van het ECD naar de wensen van WZU Veluwe. Als methode voor de inventarisatie van de zorgvragen (het classificatiesysteem) wordt, zowel voor de Thuiszorg als voor Wonen met Zorg, de OMAHA systematiek gebruikt. In 2016 zal de uitrol van het ECD en het familieportaal Caren worden gerealiseerd, zoals in paragraaf 5.7 nader wordt beschreven. 4.3.3 Klachten Medio 2015 is de Wet Kwaliteit Klachten Geschillen Zorgsector aangenomen in de Eerste Kamer. Per 1 januari 2016 is deze WKKGZ van kracht, waarbij 2016 als overgangsjaar kan worden beschouwd. WZU Veluwe heeft er voor gekozen om, vooruitlopend op de invoering van de WKKGZ, de klachtafhandeling professioneler te laten verlopen. Er is een (hiertoe opgeleide) klachtenfunctionaris in dienst genomen en afscheid werd genomen van drie vrijwillige klachtenfunctionarissen. In het behandelen van klachten komt meer en meer de aandacht te liggen op informele klachtafhandeling. De bekendheid met de vrijwillige klachtenfunctionarissen was niet op alle locaties gelijk. Om die reden wordt geen rapportage van het aantal meldingen in het jaarverslag opgenomen. Van klachten die bij de bron, zonder bemoeienis van een klachtenfunctionaris, opgelost konden worden is wel een registratie bijgehouden. De meest voorkomende informele klachten waren: tekortkoming in de zorg (43%), organisatorisch & facilitair (14%), eten (10%) en bejegening (9%). De externe klachtencommissie heeft in 2015 drie klachten in behandeling genomen. Hiervan hadden alle klachten betrekking op het aandachtsgebied cliënten en alle zijn ontvankelijk en gegrond verklaard. De eerste twee klachten zijn naar tevredenheid opgelost. De derde klacht is door de cliënt tijdens de hoorzitting ingetrokken, waardoor er geen oordeel of adviezen zijn gegeven door de klachtencommissie .
Jaarverslag 2015
34
4.3.4 Melding incidenten cliënten (MIC) Sinds Q1 2014 worden op basis van de MIC-cijfers kwartaalrapportages opgesteld waarin trendanalyses zijn opgenomen. In het MIC-protocol is een analysemethode opgenomen die protocolbewakers en zorgondernemers in staat om incidenten, waarvoor geen melding bij de IGZ gedaan hoeft te worden, te analyseren. Het aantal MIC meldingen is het afgelopen jaar verder afgenomen. De daling bedroeg voor Wonen met Zorg 4% en voor de Thuiszorg was de daling 8%. In het vierde kw artaal 2015 is het MIC formulier ingebouwd in het ECD. In het ECD is hiermee inzichtelijk welke MIC meldingen zijn gedaan. Zorgondernemers kunnen hierdoor op een simpele wijze de meldingen monitoren. Totdat het ECD binnen de hele organisatie is geïmplementeerd zal nog gewerkt worden met de maandrapportages van de protocolbewakers MIC . 4.3.4 Calamiteiten Er zijn 10 Prisma onderzoeken verricht naar mogelijke calamiteiten. Na onderzoek bleek dat er sprake was van 6 calamiteiten. Hiervan is melding gedaan bij het Meldpunt Calamiteiten van de Inspectie voor de Gezondheidszorg. De overige 4 onderzoeken wezen uit dat het geen calamiteit betrof maar een incident, waarover geen melding bij de IGZ gedaan hoeft te worden. 4.3.5 Cliënttevredenheid De tweejaarlijkse CQ-index is uitgevoerd. De resultaten zijn teruggekoppeld aan het managementteam, de zorgondernemers en de (Centrale) Cliëntenraad. Verbeterplannen worden in overleg met de Cliëntenparticipatieraden door de zorgondernemers opgesteld. Evaluatierapportages worden met de Cliëntenraad besproken. In het kader van het plan ‘Waardigheid en trots’ van VWS wordt een nieuw kwaliteitskader 2016 ontwikkeld. WZU Veluwe participeert, samen met Zorgverlening Het Baken en Viattence, in een pilot 'Beelden van Kwaliteit’. Een kwaliteitsinstrument uit de VG-sector. 2 afdelingen van de locaties Rehoboth en De Bunterhoek doen mee aan deze pilot. De kwaliteit wordt niet gemeten door de inzet van prestatie-indicatoren (zoals bij de CQ-index), maar door op locatie 3 weken lang te gaan kijken (observeren). Hiervan wordt een objectief verslag gemaakt dat daarna door een speciaal ingesteld panel wordt besproken met de geobserveerde groep medewerkers. Doel is te komen tot een gedeelde verbetering van de geleverde zorg. Door de cliëntenraden zijn met cliënten van Wonen met Zorg, of diens vertegenwoordigers, huiskamergesprekken gevoerd. Verschillende aspecten van het wonen en leven in het woonzorgcentrum en de kwaliteit van zorg worden dan besproken. De verbetermaatregelen die hieruit voortkomen worden op locatieniveau ingezet en gevolgd. Eveneens worden de verbeterpunten vanuit het cliënttevredenheidsonderzoek besproken. Deze verbeterpunten zijn ook opgenomen in het jaarwerkplan van de betreffende locatie. Met de Thuiszorg cliënten vinden soortgelijke gesprekken plaats in de vorm van zogenaamde ‘rond de tafel’ gesprekken.
Jaarverslag 2015
35
4.3.6 Meldcode Ouderenmishandeling Bij de aandachtfunctionaris ouderenmishandeling van WZU Veluwe is één melding binnengekomen. Deze melding is in samenwerking met het meldpunt ‘Veilig thuis’ naar tevredenheid van de betrokken partijen besproken en opgelost. 4.4.
Kwaliteit en medewerkers
De medewerkers van WZU Veluwe zijn de afgelopen jaren geconfronteerd met veel veranderingen. Er is een sterk beroep gedaan op hun flexibiliteit en veerkracht. De aandacht was gericht op organisatieverandering en toekomstbestendigheid. En met succes! Keerzijde van dit succes is dat er de afgelopen jaren minder aandacht is geweest voor de medewerkers. Terwijl ook de komende jaren veel van deze medewerkers gevraagd zal gaan worden. In het jaarplan voor 2016 is daarom de focus gelegd op aandacht voor de medewerkers. Zij zijn immers van grote waarde en zijn onze ‘steunpilaren’ die 24/7 klaar staan om voor onze cliënten het verschil te maken. In december zijn alle medewerkers uitgenodigd voor het eerste organisatie brede ‘Dank je wel buffet’. Maar liefst 65% van de medewerkers, oud medewerkers van de keukens en in 2015 gepensioneerde medewerkers, gaven gehoor aan de uitnodiging. Op twee avonden werd genoten van een heerlijk buffet en van elkaars gezelschap. Het programma, met onder andere muziek en zang, werd verzorgd voor en door medewerkers . Met zelforganisatie worden medewerkers in hun kracht gezet. Zij benutten immers hun capaciteiten maximaal, ervaren meer werkplezier, voelen zich (en zijn!) gezamenlijk met het team verantwoordelijk, melden zich minder vaak ziek en hebben een grotere flexibiliteit en productiviteit. Het mes snijdt dus aan twee kanten. Eigenlijk zijn er drie winnaars: de me dewerker, de cliënt en de organisatie. De voorbereidingen zijn gestart. Denktanks hebben input geleverd en de stuurgroep is geïnstalleerd. De implementatie is gestart in januari 2016 op pilot locaties: Mariposa en Het Kodal. Op basis van de ervaringen van de pilots zal verdere uitrol volgen. 4.4.1 Medewerker onderzoek (MO) In oktober 2015 is het medewerker onderzoek uitgevoerd door onderzoeksbureau Effectory. Er is gekozen voor het grotendeels herhalen van het onderzoek van 2014 zodat een vergelijking mogelijk is. Er zijn een drietal nieuwe vragen toegevoegd aan het onderzoek betreffende ervaringen rondom ziekteverzuim, hoe de begeleiding van ziekteverzuim wordt ervaren en over de samenwerking met collega’s op dit gebied. In 2015 heeft 48,2% van de medewerkers mee gedaan aan het onderzoek. Een lichte stijging ten opzichte van 2014, waarbij 46,9% van de medewerkers de digitale vragenlijst heeft ingevuld. Desondanks is deze respons onder het landelijk gemiddelde in de VVT van 54,3%. Het onderzoek wordt in 2016 nogmaals herhaald. Door de aandacht meer op de medewerker te richten en specifieke acties uit te zetten in relatie tot de uitkomsten van het medewerker onderzoek, verwachten we de deelname in 2016 verder te kunnen verhogen.
Jaarverslag 2015
36
Onderstaand de resultaten van het onderzoek in vergelijking tot vorig jaar en met de branche: Score op:
2015
2014
Branche
Bevlogenheid
7,6
6,8
7,9
Betrokkenheid
6,7
6,4
7,9
Tevredenheid
6,6
6,9
7,6
De resultaten zijn enigszins teleurstellend, maar gelukkig zijn we op de goede weg. Dit wordt ook erkend door de medewerkers. De vele veranderingen vragen veel van onze medewerkers. Dat bleek ook tijdens de twee medewerkersbijeenkomsten waarin op organisatieniveau over de resultaten van het medewerker onderzoek van gedachten is g ewisseld. De herkenning onder medewerkers naar de uitkomsten van het onderzoek was groot. De belangrijkste feedback die door medewerkers wordt gegeven heeft betrekking op: o
Communicatie (twee richtingen): er wordt herkend dat communicatie vanuit de organisatie verbeterd is, er wordt echter aangegeven dat er behoefte is aan nog gerichtere communicatie in begrijpelijke taal.
o
Roosterproblematiek: de negatieve invloed op de medewerkerstevredenheid kan voor een groot deel herleid worden naar de roosterproblematiek. In 2015 is duidelijk geworden dat het roosterhandboek voor verbetering vatbaar is. Het biedt onder andere onvoldoende houvast voor het opstellen van een cyclisch rooster. Dit wordt ook veroorzaakt door te weinig inzicht in de behoefte aan medewerkers (in hoeveelheid/beschikbaarheid) en het aanbod van medewerkers. Het relatief hoge verzuim (niet planbare uitval) speelt eveneens mee in de mate waarin cyclisch roosteren succesvol had kunnen zijn. In samenspraak met de OR en de zorgondernemers is het project cyclisch roosteren opgestart. De resultaten hiervan worden in 2016 verwacht.
o
Vertrouwen in het bestuur en het managementteam: het vertrouwen in de leiding van de organisatie is in 2015 negatief beïnvloed door de herstructurering van de organisatie, waardoor discontinuïteit binnen het managementteam en het derde echelon leidinggevenden in de zorg is ontstaan. Het leidinggevend kader in de zorg is voor 70% extern aangetrokken.
De variatie in de uitkomsten van het medewerker onderzoek per team is groot. Per team zullen plannen worden gemaakt en uitgevoerd en zal aandacht worden besteed aan de onderwerpen bevlogenheid, betrokkenheid en tevredenheid. 4.4.2 Melding incidenten medewerkers Door incidenten met en onveilige situaties voor medewerkers te melden kunnen maatregelen getroffen worden, waardoor het risico op herhaling vermindert c.q. werd voorkomen. Bovendien draagt de melding bij aan een goede opvang voor medewerkers na een incident. In 2015 werd 24 keer melding gedaan van een incident waarbij een me dewerker betrokken was. Alle incidenten zijn door de leidinggevende besproken met de medewerkers. Hiermee kon de daadwerkelijk oorzaak van de melding vaak achterhaald worden en zijn gerichte maatregelen ingezet. De incidenten zijn tevens besproken door de ARBO-commissies om te kunnen bepalen of, op basis van de geconstateerde risico’s, organisatie brede maatregelen nodig zijn.
Jaarverslag 2015
37
Aard van de incidenten: Soort incident
Aantal
Gedrag cliënt
10
Prikaccident
2
Val
6
Ongeluk
4
Ongewenst gedrag familie cliënt
1
Fysieke overbelasting
1
De uitkomst van een analyse is: o
De MIM procedure wordt niet structureel toegepast;
o
Niet alle incidenten worden gemeld middels het MIM formulier;
o
MIM formulieren worden niet volledig ingevuld;
o
MIM formulieren worden niet of te laat ingeleverd bij de preventiemedewerker en/of ARBOcoördinator;
o
Niet alle medewerkers en leidinggevende zijn voldoende op de hoogte van de procedure rondom MIM meldingen;
o
Niet altijd is bijgehouden of er door de incidenten sprake is geweest van verzuim van meer dan drie dagen;
o
De afgesproken acties volgens de MIM melding worden niet gecontroleerd op daadwerkelijk uitvoeren en vervolg daarop;
o
De huidige procedure rondom MIM meldingen is verouderd en dient geëvalueerd/herschreven te worden.
Om onder andere dit proces goed aan te pakken is het van belang dat ARBO meer aandacht krijgt binnen WZU Veluwe. Onderdeel van fase 3 van de herstructurering is het aanstellen van ee n functionaris die zich volledig bezig houdt met ARBO, Milieu en Veiligheid. In het eerste halfjaar zijn meerdere MIM-meldingen gedaan. Echter, in het tweede halfjaar nauwelijks. De reden hiervan is onbekend. Onbekendheid met de procedure van nieuwe leidinggevenden en medewerkers kan een oorzaak zijn. Het is uiteraard ook mogelijk dat zich in die periode daadwerkelijk vrijwel geen incidenten hebben voorgedaan. Alhoewel dit, gezien het aantal meldingen in het eerste half jaar, niet reëel lijkt. Zes medewerkers zijn vanwege de incidenten in het verzuim terecht gekomen. Ondertussen zijn allen daarvan hersteld. Het gedrag van cliënten veroorzaakt de meeste incidenten binnen WZU Veluwe. In 2015 zijn daarover tien meldingen geweest. Dat is een geringe stijging ten opzichte van 2014. Door het gebruik van nieuwe en veiligere naalden is het aantal prikaccidenten afgenomen. 4.4.3 Digitalisering HRM De digitalisering van HR processen met behulp van AFAS Insite is verder doorontwikkeld. Het proces rond het ziekteverzuim en het sollicitatieproces zijn nu volledig digitaal door
Jaarverslag 2015
38
leidinggevenden zelf te verwerken. De rol van de afdeling HRM administratie en de salarisadministratie gaat daarmee van een uitvoerende naar een controlerende administratieve rol. Onder de tijdelijke leiding van een projectmanager is de salarisadministratie geïntegreerd in de HR administratie, onder de nieuwe naam HR support. Dit heeft geleid tot efficiëntere werkprocessen, minder fouten en verbetering van dienstverlening. In oktober 2015 is het personeel informatie punt PIP gestart. Medewerkers kunnen hier op werkdagen terecht voor alle vragen die ze hebben op het gebied van personeels- en salariszaken. Dit kan zowel telefonisch als digitaal. Alle medewerkers van HR support worden ingezet voor PIP. In 2015 heeft een externe audit plaatsgevonden van de salarisadministratie op ve rzoek van het management van WZU Veluwe. Eindconclusie van deze audit was: o
Salarisprocessen zijn correct ingericht en passend binnen de richtlijnen van de AO/IC;
o
WZU Veluwe is ver met digitalisering van HR- en salarisprocessen;
o
Koppeling tussen NEDAP en AFAS geven mogelijk nog ruimte voor verdere optimalisatie. Dit vraagt om aanvullend onderzoek;
o
Er is nog een aantal workflows die geoptimaliseerd kunnen worden, bijvoorbeeld het a antal controles in een workflow;
o
Salariskennis valt verder te verbeteren, meer aandacht voor her- en bijscholing wordt opgepakt door het aanstellen van een salarisadministrateur.
4.4.4 Opleidingen en deskundigheid medewerkers Gestart is met het aanbieden van E-learning modules, gericht op de Voorbehouden en Risicovolle Handelingen (VRH). Alle zorgmedewerkers van niveau 3, 4 en 5 (totaal 360) hebben na 1 september 2015 deze e-learning aangeboden gekregen en moeten voor 1 september 2017 ten minste 5 modules afgerond hebben. In 2016 zal de voortgang regelmatig gemonitord worden. Ook is gestart met het aanbieden van een e -learning module gericht op medicatie veiligheid (module medicijngroepen ouderenzorg algemeen 1, 2015 IVM), zowel voor verzorgenden als verpleegkundigen. Ruim 350 medewerkers hebben deze module positief afgerond. Een voo rstel voor verdere ontwikkeling van e-learning wordt medio 2016 in het managementteam besproken. Een aantal medewerkers heeft een beroepsopleiding of training gevolgd: o
17 verpleegkundigen hebben deelgenomen aan de training: trainer en beoordelaar voorbehouden en risicovolle handelingen, in company verzorgd door Deltion College. Allen zijn geslaagd;
o
10 medewerkers (verzorgenden, helpenden en verpleegkundigen) hebben deelgenomen aan de cursus basisvaardigheden werkbegeleiding die werd verzorgd door Calibris . Allen hebben deze cursus met goed gevolg afgerond;
o
12 medewerkers (verpleegkundigen en VIG) volgde n bij Isala een training voor dermatologisch zwachtelen. Allen zijn geslaagd;
o
2 HBO-V verpleegkundigen hebben deelgenomen aan de module verpleegkundig indiceren en organiseren in de wijk. Ze zijn beide geslaagd;
o
52 huiskamer medewerkers (afdelingsassistenten, helpenden en VIG) hebben de scholing ‘Dementie en belevingsgericht werken’ gevolgd. Deze scholing is door de afdeling Zorg en Kwaliteit verzorgd.
Jaarverslag 2015
39
4.4.5 Vertrouwenspersoon WZU Veluwe heeft een externe vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen via het GIMD. De vertrouwenspersoon verstrekt jaarlijkse een evaluatieverslag waarin geanonimiseerd en globaal wordt aangegeven welke zaken de vertrouwenspersoon heeft besproken. Vanuit dit verslag is onderstaande informatie overgenomen: “In 2015 hebben 5 medewerkers een beroep gedaan op de vertrouwenspersoon. Het betrof eenmaal de categorie ‘pesten’ en viermaal de categorie ‘diversen’. Van de categorie ‘diversen’ betroffen 3 meldingen arbeidskwesties. Er is doorverwezen naar deskundigen. In 1 situatie heeft een leidinggevende de vertrouwenspersoon geconsulteerd. Er is door de vertrouwenspersoon in persoonlijke gesprekken en per e-mail de mogelijkheid geboden om zich te kunnen uiten. Er is geholpen in het bespreekbaar maken van onheuse bejegeningen om zo herhaling te kunnen voorkomen. Ook is informatie gegeven en geadviseerd. Waar nodig is verwezen naar een hulpverleningscontact.” Medewerkers kunnen, naast het inschakelen van de vertrouwenspersoon, een beroep doen op de externe klachtencommissie in geval van ongewenst gedrag of intimiteiten. Uit het verslag van de klachtencommissie blijkt dat hiervan in 2015 geen gebruik werd gemaakt. 4.4.6 Duurzame Inzetbaarheid en Verzuim Het gemiddelde verzuimpercentage in 2015 organisatie breed was 6,2 % (2014 6,9%). Een verlaging ten opzichte van 2014. Echter een te hoog percentage, ook in vergelijking met de branche. Om het verzuim terug te dringen is de ingeslagen weg uit 2014 vervolgd. Het vitaliteitsoverleg (overleg waarbij arbeidsdeskundige, teamleider en een adviseur HR gezamenlijk de verschillende verzuimcasussen bespreken) is gecontinueerd en ook individuele gesprekken met verzuimende medewerkers zijn frequenter gevoerd. In de zomer van 2015 zijn 2 coördinatoren duurzame inzetbaarheid (CDI’s) aangesteld die zich bezig houden met activiteiten gericht op verzuimbegeleiding, duurzame inzetbaarheid en het trainen en coachen van leidinggevenden. De CDI’s ondersteunen de leidinggevende als het gaat om de verzuimbegeleiding van langdurig en risicovolle verzuimende medewerkers. De leidinggevende blijft eindverantwoordelijke voor het verzuim van medewerkers binnen het eigen organisatieonderdeel. De inzet van met CDI’s is een nieuwe manier van werken binnen een snel veranderende organisatie waarin met name zelforganiserende teams en de aanstelling van zorgondernemers opvallende ontwikkelingen zijn. De CDI’s zijn vanuit de bestaande formatie van HRM ingezet. Er is een directe besparing gerealiseerd als het gaat om de inzet van externe ondersteuning vanuit ‘Verzuim & Zo’. Het accent van het werk ligt nu nog op curatieve werkzaamheden. In 2016 al de nadruk op preventieve taken komen te liggen. Het belang om medewerkers inzetbaar te houden en het aanwenden van gezondheidsmanagement levert uiteindelijk winst op voor de cliënten van WZU Veluwe.
Jaarverslag 2015
40
Alle verzuimdossiers van medewerkers zijn inmiddels gedigitaliseerd en opgeschoond. Daarnaast is een aantal langdurige trajecten met medewerkers afgerond door middel van een beëindiging van de arbeidsovereenkomst. 4.4.7 ARBO Het opleiden van de preventiemedewerkers heeft niet geleid tot het verbeteren van de aandacht voor arbeidsomstandigheden. Om uiteenlopende redenen waren meerdere preventiemedewerkers niet in staat om hun taak uit te voeren. Daarom is gestart met het werken aan een verbetering van de aandacht voor ARBO, te beginnen met het opstellen van een nieuw ARBO-beleidsplan, dat met instemming van de OR is vastgesteld. Als onderdeel van fase 3 van de herinrichting van de organisatie is één organisatie breed werkende ARBO functionaris opgenomen. Een zogenaamde coördinator ARBO, Milieu en Veiligheid. In het voorjaar is door Arbode Consultancy de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. Hoofdconclusies uit de rapportage zijn: o
Structurele aandacht voor arbeidsomstandigheden is de laatste tijd achterwege gebleven door alle organisatieveranderingen en -ontwikkelingen. Alle veranderingen en ontwikkelingen zorgen voor beleving van hoge werkdruk en soms onrust. Ook zijn er signalen dat hierdoor het verzuim hoog is;
o
Voorheen was er een preventiemedewerker per locatie. Dit is niet meer het geval, dit dient weer vorm gegeven te worden;
o
Er wordt nog niet overal structurele preventieve voo rlichting gegeven over ARBO-risico’s;
o
Er wordt nog niet overal jaarlijks een ontruimingsoefening gehouden. Men is bezig de gehele BHV organisatie te actualiseren;
o
Over het algemeen wordt de werkdruk binnen de organisatie als hoog ervaren;
o
In tegenstelling tot de uitkomst van het medewerkersonderzoek wordt in de rapportage naar aanleiding van de RI&E vermeld dat ongewenst gedrag voorkomt. Het melden van incidenten kan beter en het beleid omtrent ongewenst gedrag moet worden geactualiseerd;
o
Persoonlijke hygiëne van medewerkers om (verspreiding van) infectieziekten te voorkomen is op sommige locaties een aandachtspunt;
o
Het beleid ten aanzien van fysieke belasting is niet actueel; de fysieke belasting wordt nog niet structureel in kaart gebracht met behulp van branche-instrumenten BeleidSpiegel, TilThermometer en RugRadar. Op verschillende locaties zijn specifiek aandachtspunten ten aanzien van fysieke belasting;
o
Per locatie zijn er diverse aandachtspunten ten aanzien van veiligheid, gezondheid en welzijn geconstateerd.
Op basis van de conclusies is een concreet actieplan gemaakt, dat ter instemming naar de OR is verstuurd. Het actieplan, wordt gezien het belang, voortvarend uitgevoerd. 4.5.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)
MVO is een integrale visie op e en duurzame bedrijfsvoering. Een bedrijf dat maatschappelijk verantwoord onderneemt, maakt bij iedere bedrijfsbeslissing een afweging tussen de verschillende maatschappelijke en economische effecten hiervan, en houdt hierbij rekening met de diverse belanghebbenden.
Jaarverslag 2015
41
WZU Veluwe staat van nature op een bewuste manier in de samenleving. Als VVT-organisatie leveren we een bijdrage aan een voorzieningenniveau op het ge bied van zorg, wonen en welzijn. Wanneer het product niet kostendekkend geleverd kan worden, nemen we toch zo lang mogelijk onze verantwoordelijkheid om dit te blijven aanbieden in het belang van onze cliënten en de werkgelegenheid van onze medewerkers. Vanuit de merkwaarde ‘barmhartig’ willen we binnen onze mogelijkheden iedereen helpen die dit no dig heeft, voor hen borg staan en hen in veiligheid laten leven. Ook als het geen financiële winst oplevert. Vanuit de protestants-christelijke identiteit staat het welbevinden van onze cliënten centraal. Onze medewerkers en vrijwilligers hebben oog voor mensen in een kwetsbare positie. Onze core business is hiermee in zichzelf al een maatschappelijke taak.
42
MVO begint al met het inkopen van de juiste middelen. WZU Veluwe vraagt bij haar aanbesteding dan ook naar certificering, waaronder MVO. In de afgelopen 2 ½ jaar zijn er meerdere pakketten geharmoniseerd. De diverse partijen maken gebruik van de verschillende samenwerkingsverbanden ten aanzien van MVO of ISO normen waarvan MVO onderdeel uitmaakt. Enkele voorbeelden daarvan zijn: o
Intrakoop -> Energie (MVO netwerk Zorg sinds 2013);
o
SITA/SUEZ -> Afval, w ast flow management en circulair economie /hergebruik (beleidsverklaring MVO);
o
Lyreco -> kantoorartikelen (ISO 2600- 2012 );
o
Harting bank/Medux -> hulpmiddelen (MVO: ARBO op de werkplek, ondersteunt Johan Cruijff Foundation, Fonds gehandicapten en WE helpen);
o
Distrivers -> totale voedingsconcept (MVO is integraal onderdeel van de organisatie: Mens, Omgeving, Opbrengst, Innovatie (MOOI)).
o WZU Veluwe is een relatief grote werkgever in Elburg, Epe, Wapenveld en Nunspeet. We investeren in onze medewerkers door het aanbieden van opleidingen en het creëren van goede arbeidsomstandigheden. Mobiliteit en duurzame inzetbaarheid staan hoog op de agenda. We communiceren eerlijk en transparant over de toekomstplannen. En wanneer we, gedwongen door de intramurale krimp en veranderende wet- en regelgeving, afscheid moeten nemen van medewerkers, dan doen we dat op een sociale manier. Het laatste onder andere door een sociaal plan overeen te komen dat oog heeft voor de belangen van onze medewerkers, maar ook oog heeft voor wat goed is voor de toekomstbestendigheid van onze organisatie. Ongeveer 1000 vrijwilligers dragen dagelijks bij aan het welbevinden van onze cliënten. Hiermee bieden we hen een zinvolle en zeer gewaarde invulling van hun (vrije) tijd. We hebben ook oog voor de inspanningen van onze collega’s. Zo zijn er in december, evenals vorig jaar, bijna 2.000 kerstattenties voor medewerkers en vrijwilligers ingepakt door Inclusief Gresbo in Nunspeet. Hiermee hebben we een klein steentje kunnen bijdragen aan passend werk voor mensen die dat niet op eigen kracht kunnen.
Jaarverslag 2015
5. TOEKOMSTPARAGRAAF Na de inhaalslag en de ontwikkeling die WZU Veluwe in de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, staan er opnieuw grote onderwerpen op de agenda. Het ambitieniveau van WZU Veluwe blijft hoog. Van management en medewerkers, en niet in de laatste plaats van mantelzorgers en vrijwilligers, wordt veerkracht en een niet aflatende inzet verwacht. Als we oog blijven hebben voor elkaar, eerlijk met elkaar omgaan en willen bijdragen aan het welbevinden van onze cliënten, dan kunnen we samen veel bereiken! Speciale aandacht zal de komende periode uitgaan naar: 5.1.
Strategische personeelsplanning en flexibele schil
Vanwege krimp in volume en groei van het aantal cliënten met een zwaardere zorgvraag en afname van eenvoudige en minder complexe zorg heeft WZU Veluwe een tekort aan medewerkers op niveau 3, 4 en 5. Dit doet een groot beroep op de planning van personeel en de flexibiliteit. De voorbereidingen voor een flexbureau/flexibele schil zijn in gang gezet. Niet alleen het invullen van ziekte en verlof, maar nog meer het nadrukkelijker sturen op de pieken en dalen van de zorgvraag, vraagt om flexibel in te zetten formatie. Daarom wordt een flexpool opgezet waarin een deel van de organisatie wordt ondergebracht. De Wonen met Zorg en Thuiszorg teams zullen bestaan uit een vaste bezetting, de zogenaamde basisformatie, aangevuld met medewerkers uit de flexpool. Door middel van het maken van verschillende scenario’s zal een personeelsplanning worden opgezet voor de komende jaren. Deze planning zal jaarlijks worden herijkt en verlengd. De wijze waarop de verschillende expertise niveaus van zorgverlening worden ingezet, zowel in de Thuiszorg als in Wonen met Zorg, en de behoefte aan de daarbij passende fte’s, zal jaarlijks worden bepaald. 5.2.
Zelforganisatie
Door het terugbrengen van het aantal managementfuncties op het 2 e en 3 e echelon komen verantwoordelijkheden lager in de organisatie te liggen. Een gevolg daarvan is dat beleid en uitvoering nader tot elkaar komen. Zelforganisatie lijkt het sleutelwoord. Echter, niet alleen de teams moeten een cultuuromslag ondergaan. Verandering gaat immers niet werken zo lang ‘de top’ niet meebeweegt. Voorbeeldgedrag en vertrouwen uitspreken in de teams én de bereidheid om verantwoordelijkheden echt uit handen te geven zijn van grote invloed op de mate waarin zelforganiserende teams functioneren. Het management zet de koers uit en wijst de stip op de horizon aan. De weg er naartoe moet overgelaten worden aan de medewerkers. Door een werkomgeving en een gespreksklimaat te creëren waarbij men elkaar aanspreekt, van elkaar wil leren, fouten durft te delen en vragen durft te stellen ontstaat een (h)echt team. Om dit met elkaar te bewerkstelligen hebben in 2015 diverse denktankbijeenkomsten plaatsgevonden. Tevens zijn twee externe coaches aangetrokken en zal een adviseur Zorg en Kwaliteit de teams begeleiden in het proces van zelforganisatie.
Jaarverslag 2015
43
Door verantwoordelijkheden lager in de organisatie te beleggen beogen we de afstand van de medewerkers in het primaire proces tot het management, en vice versa, steeds makkelijker te kunnen overbruggen. 5.3.
Duurzame inzetbaarheid/terugdringen verzuimpercentage
Het thema ‘Duurzame inzetbaarheid van medewerkers’ krijgt in 2016 ‘handen en voeten’ door het inrichten van de rol van de coördinator Duurzame Inzetbaarheid in de regio’s. Doel van deze rol is het verbeteren van de inzetbaarheid van medewerkers op het gebied van gezondheid, plezier in het werk en effectiviteit. Dit vertaalt zich in doelstellingen, bijvoorbeeld: verlagen van het ziekteverzuim, verhogen van de medewerkerstevredenheid en productiedoelstellingen. Om deze doelstellingen te bereiken zal de begeleiding van medewerkers, zowel op de werkvloer als daarbuiten, bijvoorbeeld door workshops en training worden geïntensiveerd. Ook zal het management worden ondersteund door leiderschapsdagen als het gaat om het collectief. Daarnaast zal individuele coaching en opleiding plaatsvinden. 5.4.
Facilitaire dienst
Op basis van onderzoek in 2015 omtrent al dan niet uitbesteden van facilitaire onderdelen worden keuzen gemaakt op product niveau, met als belangrijkste afweging: welke toegevoegde waarde heeft het zelf uitvoeren van de verschillende diensten voor de cliënt c.q. de organisatie op het gebied van prijs en kwaliteit. 5.5.
Versterking eigen regie cliënt
De vanzelfsprekendheid van het overnemen van zorg en het maken van keuzen voor de cliënt door de professional behoort tot het verleden. Uitgaan van eigen kracht van de cliënt en haar omgeving is daarbij maatgevend. Voor cliënten vertaalt zich dit onder andere in het maken van afspraken en het vastleggen daarvan in het zorgleefplan, afgestemd op de indicatie en rekening houdend met de eigen mogelijkheden en die van de mantelzorger(s) en eventueel vrijwilliger(s). WZU Veluwe wil de eigen kracht van de Thuiszorg cliënten en haar omgeving vergroten met het aanbieden van o.a. thuistechnologie (zorg op afstand), speciale trainingen/voorlichting en kortdurende opname voor Thuiszorg cliënten om het ‘systeem’ te ontlasten. 5.6.
Relatie cliënt-medewerker staat centraal
Het organisatieprincipe van WZU Veluwe is er één van eenvoud, waarbij de relatie tussen de cliënt en medewerkers centraal staat. WZU Veluwe als organisatie bestaat bij de gratie van deze relatie. Elke dag opnieuw maken onze medewerkers het verschil, elke dag zijn ze er en staan zij, samen met mantelzorgers en vrijwilligers, klaar voor onze cliënten. WZU Veluwe wil haar zorg ook volgens de menselijke maat organiseren. Dit betekent dat de zorg kleinschalig wordt georganiseerd in de wijken waar onze cliënten wonen, en in een kleinschalige setting binnen de locaties. De zorg staat centraal bij het inrichten van de werkprocessen, zodat medewerkers effectief, met plezier en aandacht hun werk kunnen doen. Deze manier van werken moet leiden tot een kleinschalige, slagvaardige en doelmatige bedrijfsvoering met tevreden cliënten en tevreden medewerkers. Deze ontwikkeling loopt parallel aan de ontwikkeling va n zelforganisatie.
Jaarverslag 2015
44
5.7.
ECD
WZU Veluwe gaat werken met een Elektronisch Cliëntendossier (ECD). Gekozen is voor het ECD van NEDAP: NEDAP ONS. Het systeem vervangt de huidige software van CURA en de papieren zorgdossiers. Met de invoering van het ECD wordt een kwaliteitsslag gerealiseerd. Het ECD bevordert de interactie tussen cliënt, familie en WZU Veluwe . De mogelijkheid om via een cliëntporttaal, met de naam Caren, onderling te kunnen communiceren met cliënten en mantelzorgers is een belangrijk aspect geweest bij de keuze van het systeem. 5.8.
Plaatsen met behandeling
Voor 2016 heeft WZU Veluwe plaatsen ingekocht voor de functie verblijf met behandeling, lees verpleeghuiszorg. De plaatsen met behandeling worden in de grotere locaties gerealiseerd waarbij het uitgangspunt is dat cliënten kleinschalig gaan wonen. Een vaste groep cliënten van ongeveer 8 bewoners met een vast zorgteam die gezamenlijk een ‘huishouden’ runnen. Voordat hiermee gestart wordt, zal een plan van aanpak opgesteld worden dat besproken wordt met Achmea Zorgkantoor. 5.9.
Palliatieve en terminale zorg
WZU Veluwe vindt het van grote waarde om goede kwalitatieve zorg te bieden in de laatste levensfase van mensen. Met de subsidie die door ZonMW is toegekend voor het project ‘Zorgconsulent Palliatieve Zorg in Noord West Veluwe met Signalering in de palliatieve fase’ is hier een extra impuls gegeven. Vanuit WZU Veluwe worden 11 verpleegkundigen opgeleid tot zorgconsulent aan de Hogeschool Arnhem/Nijmegen. 5.10.
Identiteit met verbinding naar bejegening cliënten en medewerkers
‘Nabij in welbevinden’ is de missie van WZU Veluwe. Het gaat hierbij om ‘Nabij zijn’ in lichamelijk, psychisch en geestelijk welbevinden. Er is in 2014 een placemat ontwikkeld met daarop de verwoording van onze identiteit, waarbij de Bijbel ons uitgangspunt is. Onze identiteit, die daarin is vastgelegd, krijgt echter pas zichtbaar vorm als die ook intern wordt gedragen door leidingevenden en medewerkers. Dan pas gaat die identiteit doorwerken in relaties tussen medewerkers en cliënten en tussen medewerkers onderling. De bejegening van onze cliënten vormt een belangrijk onderdeel van hun welbevinden. Juist onze identiteit bepaalt in belangrijke mate hoe we naar onze cliënten kijken, hen bejegenen en respecteren. Dit geldt ook voor onze medewerkers. Door de herinrichting van de organisatie, waarbij veel wisselingen in het leidinggevend kader hebben plaatsgevonden, is het gesprek met onze medewerkers over onze identiteit vertraagd. Met de komst van de nieuwe zorgondernemers en de start van zelforganisatie kan het gesprek over onze identiteit in alle lagen van de organisatie voluit gevoerd gaan worden. Dit kan erg goed meelopen in het proces van zelforganisatie, waarbij het team verantwoordelijk wordt voor de zorg en het welbevinden van een aantal cliënten. Het team zal zich gaan bezinnen op de vraag hoe zij vorm kan geven aan de kernwaarden die op de placemat zijn weergegeven. Dat vraagt om bezinning hoe een ieder zich tot de identiteit verhoudt en de praktische vertaling va n die identiteit terug wil zien in de relatie met cliënten en collega’s. Dit is een kostbaar en kwetsbaar proces, omdat het dan gaat over onze diepste overtuigingen. Wij hopen dat in openheid en met respect voor elkaars overtuiging het gesprek hierover kan
Jaarverslag 2015
45
plaatsvinden. Deze teamgesprekken zullen onder leiding van externe coaches plaatsvinden, zodat maximale veiligheid kan worden geboden. Identiteit en bijbehorende kernwaarden zullen onderwerp van gesprek zijn tijdens leiderschapsdagen waaraan het managementteam, de zorgondernemers en andere leidinggevenden en vertegenwoordigingen van de OR en CR deelnemen. Hier zal de verbinding worden gemaakt tussen onze identiteit en kernwaarden en de vertaling daarvan naar de praktijk, bijvoorbeeld de zorg voor en bejegening van onze cliënten, de vormgeving van ons leiderschap en de omgang tussen medewerkers. Het medisch ethisch beleid zal opnieuw worden vastgesteld en meegenomen worden in het bovenstaand proces. Dit alles is geen eenmalig gebeuren, maar een voortdurend proces. 5.11.
Informatiemanagement
Automatisering binnen WZU Veluwe wordt verder uitgebreid. Onder andere met Caren, het familieportaal binnen het ECD. Onderzoek naar de transitie van Exact naar AFAS ERP, in combinatie met een FMIS en een CRM-applicatie zal worden uitgevoerd. Tevens wordt onderzoek gedaan naar de toekomstige ICT infrastructuur. WZU Veluwe heeft voor de komende jaren een aantal speerpunten ten aanzien van informatiemanagement: o
Het volledig invoeren van het ECD en -waar mogelijk- het in gebruik nemen van koppelingen met zorgsystemen van andere partijen, waaronder ziekenhuizen en huisartsen. De uitrol van CAREN (het familieportaal) is onderdeel van het ECD project;
o
De ondersteuning van het werken met zelforganiserende teams, waarvoor applicaties anders ingericht moeten worden;
o
Een onderzoek naar een laatste stap in de vereenvoudiging van het applicatielandschap, waarbij HRM, salaris en het financiële proces binnen één applicatie kan worden afgehandeld. De uitkomst van dit onderzoek is ook de basis voor het verbeteren van de managementinformatie;
o
Verdere digitalisering en stroomlijning van interne processen, zoals de vergoeding van reiskosten Thuiszorg en de afhandeling van facturen;
o
Sanering van de vaste telefonie en de integratie van vaste en mobiele telefonie;
o
Verdere uitrol van WiFi rekening houdend met de vastgoedstrategie;
o
Het opstellen van een beleidsplan E-Health en domotica en het uitvoeren van pilotprojecten op dit gebied;
o
De selectie van een ICT partner i.c.m. een nieuw ICT platform, eind 2017. 5.12.
Huisvesting
Op het gebied van huisvesting dient het nodige te gebeuren. Een groot aantal van onze huidige panden voldoet niet aan de eisen van zwaardere (verpleeg)zorg. Dit is onderkend in onze aanpak voor de interne verbouwing van Het Nieuwe Feithenhof en in de planvorming rond De Boskamp en De Bunterhoek. WZU Veluwe kan tot haar spijt hierin niet een eigen koers varen, maar is afhankelijk van externe financiering en de medewerking van Habion als het gaat om de panden waarvan Habion eigenaar is.
Jaarverslag 2015
46
5.13.
Onderzoek samenwerking Zorgverlening Het Baken
Door samen te werken in de regio kan winst geboekt worden op het gebied van efficiency, kwaliteit van zorg en cliënttevredenheid. Elkaar versterken en samen een bijdrage leveren aan het welbevinden van de burgers in de verschillende kernen op de Noord Veluwe zijn motieven van WZU Veluwe om samenwerking te zoeken. Om ook in de toekomst ouderenzorg toekomstbestendig te maken in onze regio hebben Zorgverlening Het Baken en WZU Veluwe vanuit hun missie en visie bij elkaar aanknopingspunten gezocht en gevonden voor een zorginhoudelijke samenwerking. In dit kader zal worden onderzocht welke vormen van verdergaande (strategische) samenwerking mogelijk zijn tussen Zorgverlening Het Baken en WZU Veluwe. 5.14.
Vergroten marktaandeel naamsbekendheid Thuiszorg
WZU Veluwe wil herkenbaar aanwezig zijn in de wijken waar onze cliënten wonen. Dit betekent dat de locaties, als uitvalsbasis voor de teams, maar ook als het wijkontmoetingscentrum voor cliënten op strategische plaatsen zijn gehuisvest. Het liefst in de buurt van natuurlijke samenwerkingspartners.
Jaarverslag 2015
47
6. FINANCIEEL BELEID De totale omzet is weliswaar met 6% afgenomen door vermindering van de lichte intramurale zorg volgens overheidsbeleid, vermindering omzet maaltijden, vermindering huur en servicekosten en loonkostensubsidies. WZU Veluwe levert de maaltijden en verhuur van woningen niet meer zelf maar via partners. De omzet in de zwaardere intramurale zorg en de extramurale zorg (Zvw en Wmo) en dagbesteding neemt echter fors toe. De cliënten weten WZU Veluwe te vinden en de wachtlijsten nemen nog steeds toe. Dit is ook in beeld bij onze financiële stakeholders; het zorgkantoor en de zorgverzekeraars. Nagenoeg de hele productie over 2015 is vergoed. Er is alleen een beperkte overschrijding in de Zvw. Voor zowel WZU Veluwe als onze financiële stakeholders blijft het echter zaak om elkaar te vinden in de verdere uitbreiding van ons scala aan diensten. In 2016 zal ook verpleging, palliatieve zorg en medisch specialistische zorg worden geleverd. WZU Veluwe heeft ook een forse bijdrage geleverd in de kortdurende zorg na opname in het ziekenhuis. De productie van eerstelijns verblijf is uiteindelijk het tienvoudige geworden ten opzichte van het eerste budget dat hiervoor werd toegekend ter ontlasting van de huisartsen. Het resultaat 2015 van een winst van € 530.081 is negatief beïnvloed door een dotatie van € 489.000 aan de reorganisatievoorziening keukens (tweede tranche). In 2015 is de uitbesteding van de maaltijden afgerond. Het kosten niveau is ook met 7% verlaagd in navolging van de omzetdaling. De personeelskosten zijn naar verhouding minder hard afgenomen door verdere ontwikkeling in deskundigheidsniveaus en opleidingen. De afschrijvingen zijn lager door minder investeringen in de ICT. De algemene kosten zijn afgenomen door verdere besparingen. De onderhoudskosten zijn licht toegenomen vanwege noodzakelijke aanpassingen in installaties. De exploitatiebegroting 2016 komt uit op een resultaat van € 330.000. Wij verwachten dat de omzet de komende jaren in totaal verder afneemt door afname van lichte zorgzwaartepakketten, maar een toename in de overige, zwaardere, zorgsoorten. Het resultaat staat nog steeds onder druk, omdat de marge op de extramurale producten door het overheidsbeleid is verminderd. Vanaf 2017 zal weer een aanbesteding worden georganiseerd voor de Wmo. Het is de verwachting dat de tarieven meer in lijn zullen komen met de gestegen kostprijzen of dat het product wordt aangepast aan de kostenstructuur, rekening houdend met de wensen van onze gezamenlijke cliënten. In 2016 zullen de investeringen bijna € 2,2 miljoen bedragen. Hoge investeringen worden gedaan in het vervangen van het dak van locatie Het Nieuwe Feithenhof, voor telcommunicatie en de aanschaf, overgang naar en implementatie van een ECD. In 2016 zal verder gewerkt worden aan de ontwikkeling van het vastgoed in samenwerking met de verhuurder en de betreffende gemeenten. Tevens zal een aanvraag voor toetreding tot het Waarborgfonds voor de Zorgsector (WfZ) worden ingediend.
Jaarverslag 2015
48
Resultaatratio
2015
2014
1,58%
0,88%
Liquiditeit
2015
2014
2013
2012
Current ratio
216,1
210,75%
162,27%
192,05%
Quick ratio
216,1
210,75%
162,27%
192,05%
Solvabiliteit
2015
2014
2013
2012
Solvabiliteitsratio
54,3%
51,63%
47,81%
43,27%
Vermogensratio
27,1%
23,1%
21,46%
24,69%
2015
2014
2013
2012
29,7%
26,6%
22,94%
30,62%
Resultaat/omzet
Weerstandsniveau Eigen vermogen en Voorzieningen/Totale opbrengst
2013 -2.05%
2012 2,37%
49
Jaarverslag 2015
7. KENGETALLEN Tabel capaciteit per locatie per 31-12-2015 Naam van de locatie
Plaatsen per Plaatsen per
Plaatsen per
31-12-2015
31-12-2014
31-12-2013
De Boskamp te Epe
84
84
84
Rehoboth te Wapenveld
81
81
81
Het Nieuwe Feithenhof te Elburg
75
75
75
Mariposa te ’t Harde
50
50
50
De Bunterhoek te Nunspeet
93
93
93
Het Kodal te Nunspeet
36
36
36
Tabel AWBZ-functies geleverd in 2015 door WZU Veluwe: Functie
Geleverd ja/nee
Persoonlijke verzorging
Ja
Verpleging
Ja
Begeleiding
Ja
Behandeling
Nee
Verblijf
Ja
Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens
Aantal/
Aantal/
Aantal/
bedrag in
bedrag in
bedrag in
2015
2014
2013
419
419
429
128.711
141.963
151.867
0
0
0
19.215
19.790
19.977
966
1.072
1.142
515
566
573
Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar
33.531.564
35.659.467
36.647.405
Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare
25.785.858
31.522.948
31.684.083
7.745.706
4.136.519
4.963.322
Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met verblijf (Wlz) per einde verslagjaar Productie Aantal intramurale verzorgingsdagen in verslagjaar Aantal intramurale verpleegdagen in verslagjaar Aantal verzorgingsdagen volledig pakket thuis Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten
kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten
Jaarverslag 2015
50
8. VASTSTELLING EN VERVOLG De bestuurder heeft het jaarverslag vastgesteld op 22 april 2016, waarna het besproken is tijdens de overlegvergaderingen met de CR en de OR, respectievelijk op 29 april en 10 mei 2016. Vervolgens werd het jaarverslag besproken met de RvT op 25 mei 2016. De RvT heeft zijn goedkeuring verleend aan publicatie van het jaarverslag.
51
Jaarverslag 2015
Verklaring van afkortingen: A AWBZ
Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten
B BIG
Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg
C CQ-index
Consumer Quality Index (kwaliteit van zorg vanuit cliëntperspectief in kaart gebracht)
CCR
Centrale Cliëntenraad
CR
Cliëntenraad
D DAC
Dagactiviteitencentrum
E EM
Extramurale zorg (Thuiszorg)
ECD
Elektronisch Cliëntendossier
F FWG
Functiewaardering gezondheidszorg
G GIMD
Externe dienstverlener
GZ
Geestelijke gezondheidszorg
H HRM
Human Recource Management (vakgebied van personeelsbeheer: omvat onder meer het aanwerven, opleiden, motiveren, juist inzetten en ontslaan van medewerkers)
HKZ
Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector
I IM
Intramurale zorg (binnen een woonzorgcentrum)
ICT
Informatie- en communicatietechnologie
ISO
Internationale Organisatie voor Standaardisatie
IGZ
Inspectie voor de Gezondheidszorg
Jaarverslag 2015
52
M MO
Medewerker onderzoek
MIM
Melding incidenten medewerker
MIC
Melding incidenten cliënten
MVO
Maatschappelijk verantwoord ondernemen
N NHC
Normatieve huisvestingscomponent
NZa
Nederlandse Zorgautoriteit
P PG
Psycho-geriatrie
R RI&E
Risico inventarisatie en –evaluatie
RvT
Raad van Toezicht
S SZW
Sociale Zaken en Werkgelegenheid
V VAR
Verpleegkundige Adviesraad
VVT
Verpleging, Verzorging en Thuiszorg
VRH
Voorbehouden risicovolle handelingen
V&VN
Verpleegkundigen & Verzorgenden Nederland
W Wlz
Wet langdurige zorg
Wmo
Wet maatschappelijke ondersteuning
WNT
Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector
WOC
Wijk ontmoetingscentrum
WZC
Woonzorgcentrum
WZU Veluwe
Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe
Z Zvw
Zorgverzekeringswet
ZZP
Zorgzwaartepakket
Jaarverslag 2015
53
