Jaarverslag 2014 Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe te Epe
Inhoud 1. VOORWOORD ........................................................................... 3 2. PROFIEL VAN WZU VELUWE ..................................................... 4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8
Algemene identificatiegegevens ................................................................................. 4 Structuur van WZU Veluwe ......................................................................................... 4 Missie en Visie en Profiel ............................................................................................ 5 Identiteit .................................................................................................................... 5 Merkwaarden ............................................................................................................. 6 Werkgebied ................................................................................................................ 7 Samenwerking ........................................................................................................... 7 Huisvesting ................................................................................................................ 9
3. WZU VELUWE, GOVERNANCE EN MEDEZEGGENSCHAP ............ 10 3.1 Raad van Toezicht .................................................................................................... 10 3.1.1 Samenstelling, commissies en aandachtsgebieden................................................ 10 3.1.2 Behandelde onderwerpen en besluiten .................................................................. 12 3.2 Raad van Bestuur ..................................................................................................... 14 3.3 Medezeggenschap .................................................................................................... 14 3.3.1 Medezeggenschap voor medewerkers ................................................................... 14 3.3.2 Medezeggenschap voor cliënten ............................................................................ 16 3.4 Identiteitsraden ....................................................................................................... 18
4. BELEID EN INSPANNINGEN .................................................... 19 4.1 Algemeen beleid .................................................................................................... 19 4.2 Inspanningen en resultaten ..................................................................................... 20 4.2.1 Portefeuilleverdeling en instellen Taskforce MT .................................................... 20 4.2.2 Zorginkoop ............................................................................................................ 23 4.2.2 Vastgoed- en huisvestingsstrategie....................................................................... 24 4.2.3 Herziening van de organisatiestructuur................................................................. 25 4.2.4 Marketing- en communicatiebeleid ........................................................................ 26 4.2.5 Leveranciersbeoordeling ....................................................................................... 26 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid ....................................................................................... 27 4.3.1 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten.............................................................. 27 4.3.2 Klachten ................................................................................................................ 28 4.3.3 Calamiteiten .......................................................................................................... 28 4.3.4 Melding incidenten cliënten (MIC) ......................................................................... 29 4.3.5 Cliënttevredenheid ................................................................................................ 29 4.3.6 Evaluatie disciplinemix zorgteams ........................................................................ 29 4.3.7 Zorgkaart Nederland ............................................................................................. 30 4.3.8 Meldcode Ouderenmishandeling ............................................................................ 30 4.4 Kwaliteit en medewerkers ........................................................................................ 30 4.4.1 Medewerkerstevredenheid (MTO) ........................................................................ 30 4.4.2 Melding incidenten medewerkers ......................................................................... 31 4.4.3 Implementatie werkkostenregeling....................................................................... 32 4.4.4 Jaargesprekken ..................................................................................................... 32 4.4.5 Project Afas HRM ................................................................................................... 32 4.4.6 Opleidingen en deskundigheid medewerkers ........................................................ 33 4.4.7 Vertrouwenspersoon ............................................................................................. 33 4.4.8 Aanpak verzuim ..................................................................................................... 33 4.4.9 Beleid duurzame inzetbaarheid ............................................................................. 34 4.4.10 ARBO ................................................................................................................... 34 4.4.11 Vastgestelde beleidsdocumenten, protocollen en procedures ............................. 34 4.5 Maatschappelijk verantwoord ondernemerschap (MVO) .......................................... 35
Jaarverslag 2014
1
5. TOEKOMSTPARAGRAAF .......................................................... 36 5.1 Implementatie identiteitsbeleid ............................................................................... 36 5.2 Cliëntparticipatie en samenwerking met familie, mantelzorgers en vrijwilligers ...... 36 5.3 Huisvesting .............................................................................................................. 36 5.4 Kwaliteit van zorg en veiligheid ............................................................................... 37 5.5 Innovatie .................................................................................................................. 37 5.6 Digitalisering en standaardisatie .............................................................................. 37 5.7 Organisatiestructuur ................................................................................................ 37 5.8 Medewerkers ............................................................................................................ 38 5.9 Samenwerking ......................................................................................................... 38 5.10 Risicomanagement ................................................................................................. 39
6. FINANCIEEL BELEID ............................................................... 40 7. KENGETALLEN ........................................................................ 42 8. VASTSTELLING EN VERVOLG .................................................. 43 Verklaring van afkortingen:............................................................................................ 44
Jaarverslag 2014
2
1. VOORWOORD Met het lezen van dit jaarverslag wordt u deelgenoot van hetgeen door WZU Veluwe is gedaan in 2014. Per 1 januari 2015 is de grootste verandering in de langdurige zorg sinds decennia doorgevoerd. Het antwoord van WZU Veluwe hierop is, na de kwaliteitsimpuls in 2013 met het project ‘Werk in Uitvoering’, grotendeels in 2014 voorbereid. In 2015 zal duidelijk worden wat de werkelijke impact van deze verandering betekent voor WZU Veluwe. We hebben ons sterk gefocust op het centraal stellen van de cliënt, en het uitgaan van de eigen kracht van de cliënt en zijn omgeving. De protestants-christelijke identiteit van WZU Veluwe kreeg een nadrukkelijke(re) positie en is uitgangspunt voor het te voeren beleid.
Vandaaruit bereiden we ons voor op de toekomst. De stip aan de horizon is bepaald. We hebben het vertrouwen dat we in staat zijn dit ook daadwerkelijk in te vullen. Onder andere door te innoveren en waar mogelijk samen te werken met regionale collega zorgaanbieders en plaatselijke welzijnsorganisaties. Met het laatste verdwijnen schotten tussen organisaties en blijft de zorg op lange duur bereikbaar voor hen die zorg en ondersteuning nodig hebben.
Onze huisvestingsstrategie is bepaald en we willen, ondanks de gedwongen afbouw van intramurale plaatsen, onze locaties behouden in de plaatsen waar we werkzaam zijn. Ook willen we onze locaties inzetten als ankerpunt voor de extramurale zorg door ze open te stellen en te transformeren tot wijkontmoetingscentra (WOC).
Uiteraard blijven we oog houden voor de kwaliteit en continuïteit van ons werk. We zoeken samenwerking met organisaties die bijdragen aan het verhogen van de kwaliteit van zorg en ondersteuning aan onze cliënten. Door ons eigen handelen te monitoren en te analyseren en open te staan voor feedback kunnen we verbeteringen realiseren.
Het nadrukkelijk sturen op formatie versus zorgzwaarte, centrale inkoop en weloverwogen investeren heeft zijn vruchten afgeworpen. 2014 wordt met een financieel positief resultaat afgesloten.
Niet alleen het financiële resultaat, maar ook de inzet en betrokkenheid van onze medewerkers geeft vertrouwen in een toekomstbestendig WZU Veluwe.
Met dankbaarheid voor het werk wat in 2014 is gedaan, presenteren wij u dit jaarverslag 2014 van WZU Veluwe.
Mede namens het Management Team,
Wim Martens bestuurder
Daar waar in de tekst WZU Veluwe staat, wordt Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe bedoeld.
Jaarverslag 2014
3
2. PROFIEL VAN WZU VELUWE 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam rechtspersoon
Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe
Statutair gevestigd te
Epe
Bezoekadres
Stationsstraat 27
Postcode
8161 CP
Plaats
Epe
Telefoonnummer
0341-252844
Identificatienummer Kamer van Koophandel
08154553
E-mailadres
[email protected]
Website
www.wzuveluwe.nl
2.2 Structuur van WZU Veluwe In januari 2007 werd Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe opgericht. De rechtsvoorgangers, Stichting Filadelfia te Nunspeet, Stichting Het Nieuwe Feithenhof te Elburg en Stichting Protestants Christelijke zorg voor ouderen ’t Harde e.o. bleven hierbij als dochterstichtingen in stand. Vervolgens vond in november 2009 een fusie plaats tussen Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe en Stichting Zorgpalet Gelre Noord. Hierbij werd de laatstgenoemde stichting opgeheven. De juridische samenstelling van WZU Veluwe, met de drie dochterstichtingen, bleek een loze conventie die overbodige administratieve last veroorzaakte. In 2014 zijn de dochterstichtingen Filadelfia en PC zorg voor ouderen ’t Harde e.o. in goed overleg met alle betrokken partijen opgeheven. Met dochterstichting Het Feithenhof vond een fusie plaats vanwege de overdracht van het eigendom van het onroerend goed, Woonzorgcentrum Het Nieuwe Feithenhof.
WZU Veluwe heeft toelatingen voor: persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, verblijf en behandeling.
Het Management Team wordt gevormd door de bestuurder, vier regiomanagers, de manager HR, de bestuurssecretaris en de controller. Tot september maakte ook de manager Facilitaire Organisatie deel uit van het Management Team.
Samenstelling Management Team ultimo 2014 Naam
Functie
De heer W.H. Martens MBA
Bestuurder
De heer N. van Noord
Controller a.i.
Mevrouw J. van de Werfhorst-Mulder
Regiomanager
Mevrouw F. Docter-van de Weide
Regiomanager
De heer A. Lagendijk
Regiomanager
De heer J. van der Linden
Regiomanager a.i.
Mevrouw A. van den Berg
Manager HR a.i.
Mevrouw H. Bronsveld-Taute
Bestuurssecretaris
Jaarverslag 2014
4
De organisatie ziet er op 31 december 2014 schematisch als volgt uit:
5
2.3 Missie en Visie en Profiel Vanuit de missie: ‘Nabij in welbevinden’ en de zorgvisie: ‘Het verlenen van zorg en ondersteuning aan onze cliënten die is gericht op het versterken van de zelfstandigheid en zelfredzaamheid en bijdraagt aan een optimaal behoud van de eigen regie om het bestaan betekenis en invulling te geven’, is het profiel opgesteld: •
Protestants-christelijke identiteit
•
Verankerd in de lokale gemeenschap
•
Nabij zijn; als WZU Veluwe gaan we mee op het levenspad van de cliënt
•
Extramuraal tenzij…
•
In principe aanwezig in alle kernen
•
Verbondenheid
2.4 Identiteit WZU Veluwe is van oudsher stevig verankerd in de lokale gemeenschap aan de noordkant van de Veluwe. De stevige verbinding met die lokale gemeenschappen komt voort uit de sterke verbondenheid vanuit protestants-christelijke waarden die zowel de lokale gemeenschap als WZU Veluwe koesteren. Dat vormt het gemeenschappelijk uitgangspunt. Medewerkers en vrijwilligers voelen zich persoonlijk verbonden met WZU Veluwe en haar identiteit.
Toch was er een sterke behoefte om meer invulling te geven aan de protestants-christelijke identiteit. In mei stond een hele week in het teken daarvan: De Betekenisweek. Er zijn door adviseurs van De Betekenisfabriek, soms diepgaande, gesprekken gevoerd met cliënten en hun vertegenwoordigers, medewerkers, vrijwilligers, vertegenwoordigers van kerken, identiteitsraden, centrale cliëntenraad, ouderenorganisaties, etc. Als uitkomst van De Betekenisweek werd een identiteitsdocument opgesteld. De implementatie volgt in 2015.
Jaarverslag 2014
Onderstaand een samenvatting van het identiteitsdocument:
Nabij in welbevinden is meer dan alleen de missie van WZU Veluwe. Het wordt ook beleefd als belofte aan onze naaste. De Bijbel is ons uitgangspunt om deze belofte waar te kunnen maken. We zijn zoekende naar een duidelijke en eigen richting. Naar waarachtige christelijke zorg die recht doet aan onze diepste drijfveren en overtuigingen. Als organisatie zijn we bezig om alle belanghebbenden rondom onze identiteit te verenigen, waarbij onderlinge verschillen groot lijken te zijn. We zien mede daardoor talent en kracht onbenut blijven door handhaving van de verschillen. We willen daadwerkelijk als één organisatie functioneren en met elkaar één helder en scherp Protestants-Christelijk merk in de (ouderen) zorg neerzetten. Een aantrekkelijk merk dat gewaardeerd wordt en mensen samenbrengt. Een merk dat eenieders kracht en talent optimaal benut om haar of zijn identiteit waar te maken.
Belanghebbenden identificeren zich op dit moment met WAT en HOE wij zorg verlenen en niet met WAAROM wij doen wat we doen. Tegelijkertijd zien we dat voor ouderen de zuilen in waarde afnemen en de vraag over heilszekerheid manifest is of wordt. We zien ook dat de persoon van Christus voor hen de bindende factor is. We willen graag zien dat Bijbelse normen en waarden het denken en praktisch handelen bepalen van onze medewerkers en vrijwilligers en dat alle cliënten ongeacht hun achtergrond zich hierdoor beschermd en thuis voelen.
Christelijk betekent voor ons dat wij God lief hebben boven alles en onze naasten als onszelf. Het leven is een geschenk van God. Aan Hem kunnen we ons leven toevertrouwen. We beginnen iedere keer weer opnieuw zoals God dat met ons doet. Zorg, welzijn en geestelijk welbevinden zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Wij rekenen deze tot het christelijk domein. Daarom geloven wij ook in duurzame, lokale christelijke zorggemeenschappen waarvoor we gezamenlijk de verantwoordelijkheid willen dragen. God heeft zich geopenbaard in Zijn Zoon Jezus: door Zijn liefde, genade, barmhartigheid, nederigheid. In ons werk willen wij gedreven worden door de liefde van God.
We hebben de ambitie om in 2020 een voorbeeld te zijn voor Nederland voor christelijke zorg. Voor en door de plaatselijke gemeenschap. Een samenspel van WZU Veluwe met cliënten, familie, medewerkers, vrijwilligers en kerken waarbij de gemeenschap gezamenlijk eigenaar is van christelijke zorg.
2.5 Merkwaarden Onze merkwaarden vinden hun oorsprong in de protestants-christelijke identiteit van de organisatie:
Barmhartig De gelijkenis van de barmhartige Samaritaan is voor ons een sprekend voorbeeld. Wij willen olie in de wonden doen van iedereen die dit nodig heeft, voor hen borg staan en hen in veiligheid laten verblijven.
Jaarverslag 2014
6
Eenvoudig Voor ons is ‘zijn’ belangrijker dan ‘hebben’. Ons geloof laat zich zien in onze daden. Eenvoudig betekent voor ons ook: gewóón doen en gewoon doén.
Vanzelfsprekend De identiteit staat niet op zichzelf, maar is onlosmakelijk verbonden met de kwaliteit van onze zorg. Duidelijk in woord en daad.
Ondernemend De zorg van de toekomst vraagt om eigenaarschap en ondernemende mensen. Zowel binnen als buiten WZU Veluwe. We benaderen elk vraagstuk vanuit vertrouwen en als kans om te laten zien waartoe christelijke zorg in staat is.
2.6 Werkgebied WZU Veluwe is werkzaam in de gemeenten Nunspeet, Elburg, Epe, Heerde (Wapenveld) en in Apeldoorn (dagverzorging Uddel). Er wordt, met uitzondering van Apeldoorn, in genoemde gemeenten zowel intra- als extramurale zorg en welzijn voor ouderen aangeboden. WZU Veluwe valt onder het Achmea Zorgkantoor te Zwolle.
2.7 Samenwerking De overheid stimuleert het samenwerken van verschillende zorg- en dienstverleners. Door het bundelen van krachten kan het gezamenlijke doel: de kwaliteit van leven van een groep cliënten in een bepaalde regio verbeteren, optimaal worden bereikt. Contacten met collega-zorgaanbieders en welzijnsorganisaties zijn verder geïntensiveerd. Met meerdere van hen zijn inmiddels samenwerkingsovereenkomsten en intentieverklaringen gesloten, of bestaat het voornemen daartoe.
o
Met Zorgverlening Het Baken is een intentieverklaring ondertekend om samen de locaties Seewende/Het Kodal en De Bunterhoek in Nunspeet te transformeren tot wijkontmoetingscentra. Verregaande samenwerking in Seewende wordt onderzocht. Door op deze locatie de zorg en dienstverlening gezamenlijk te organiseren kan wellicht efficiency, kostenreductie en een hoger kwaliteitsniveau bereikt worden. Om de mogelijkheden van samenwerking tussen Zorgverlening Het Baken en WZU Veluwe in een breder perspectief te onderzoeken is eind 2014 een aanvraag ingediend voor ondersteuning vanuit InvoorZorg!, welke is gehonoreerd.
o
WZU Veluwe heeft de samenwerking met Stichting Zorg Adullam formeel bekrachtigd. De samenwerking is gericht op het overdragen van DAC Eliëzerhof in het kader van overdracht van onderneming (deze heeft per 1 maart 2015 plaatsgevonden).
o
Door samenwerking met WZU Veluwe kan Oranjehof (Elspeet) dagverzorging bieden. Hiervoor wordt productie van WZU Veluwe overgeheveld naar Oranjehof. Vanwege gewijzigde bekostiging door overheveling van de AWBZ naar de Wmo stopt dit per 1 januari 2015 op verzoek van Oranjehof.
o
In Uddel werkt WZU Veluwe samen met Koningin Wilhelminahof voor het verzorgen van dagbesteding en het transformeren van de locatie tot Algemene Voorziening. Hiervoor is een
Jaarverslag 2014
7
gezamenlijke aanvraag gedaan bij de gemeente Apeldoorn. Er wordt onderzocht of deze activiteit kan worden overgedragen aan Koningin Wilhelminahof vanwege discrepantie tussen de omvang het project en de inspanning die WZU Veluwe hiervoor moet verrichten. o
In Jeanne d’ Arc in ’t Harde is met meerdere partijen een wijkontmoetingscentrum ontwikkeld dat als voorbeeld voor de regio wordt aangemerkt. In samenwerking met partners vanuit GGz, VG en Welzijn worden welzijnsdagactiviteiten geboden aan zowel mensen uit de buurt (alle leeftijden) als ook aan de cliënten van WZU Veluwe die een indicatie voor groepsbegeleiding hebben. Ook GGz centraal en Icare bieden cliënten aan die meedoen in de gezamenlijke dagactiviteiten. Deze samenwerking staat in Elburg model om in 2015 in ieder geval vijf locaties (Jeanne d'Arc, Hart van Thornspic, Het Nieuwe Feithenhof, De Voord en 't Huiken) te transformeren tot wijkontmoetingscentrum.
o
Met het wijkontmoetingscentrum Jeanne d’Arc als voorbeeld is een intentieverklaring met Het Baken en Viattence ondertekend om in Epe een samenhangend pakket aan dienstverlening op het gebied van wonen, zorg en welzijn op te zetten.
o
In Epe neemt WZU Veluwe deel aan het sociaal wijkteam om de overgang van de AWBZ naar de Wmo voor klanten te begeleiden. WZU Veluwe is in Epe initiatiefnemer geweest voor het oprichten van een Geheugensteunpunt met Alzheimer Nederland, SWOE, Viattence en Vérian. Het is onderdeel van het netwerk dementie. WZU Veluwe participeert met een casemanager in 2 netwerken dementie.
o
De positieve ervaringen van een pilot in Het Nieuwe Feithenhof met het inzetten van het behandel- en adviescentrum door Zorgverlening Het Baken resulteerden in het inkopen van deze functie bij Zorgverlening Het Baken voor de woonzorgcentra in Nunspeet en Elburg en bij Viattence in Epe en Wapenveld met ingang van 1 januari 2015.
o
In Wapenveld participeert WZU Veluwe in gemeenschapscentrum Hof van Cramer, samen met Welzijn Heerde. Het betreft onafhankelijke cliëntondersteuning voor welzijn en zorg voor alle inwoners van Wapenveld. Tevens neemt WZU Veluwe in samenwerking deel aan de Algemene Voorziening voor Begeleiding.
o
WZU Veluwe heeft besloten te participeren in het plan Keizershof in Oene, 24 (zorg)appartementen voor ouderen en mensen met een verstandelijke beperking. Na oplevering van het plan (medio 2016) zal WZU Veluwe intensief samenwerken met De Passerel, een organisatie voor mensen met een verstandelijke beperking.
o
Vanuit De Boskamp wordt ’s nachts op afroep assistentie geboden bij Het Slath, een locatie van GZ-instelling Siza.
o
Met de meerderheid van de huisartsen en apothekers in het werkgebied van WZU Veluwe zijn afspraken over werkwijze en procedures vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.
Naast deze (nieuwe) initiatieven wordt al jaren samengewerkt met de welzijnsorganisaties Het Venster, Stichting Welzijn Ouderen Nunspeet, Stichting Welzijn Ouderen Epe en Stichting WIEL. Dit betreft vervoer van cliënten naar de dagverzorging, maaltijdservice, inzet van vrijwilligers, etc.
De samenwerking met naastbetrokkenen, vrijwilligers en kerken om te kijken waarin zij een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan het welbevinden van de medemens is veelal informeel, maar van groot belang en verdient daarom een vermelding in dit overzicht.
Jaarverslag 2014
8
2.8 Huisvesting In 2014 heeft WZU Veluwe gebruik gemaakt van de volgende locaties: Epe
WZC De Boskamp
huur
Habion
DAC De Eijk
huur
Gemeente Epe
Bedrijfsbureau
huur
Meeuwsen ten Hoopen Holding BV
Oene
DAC De Oenerhof
huur
Stichting de Oenerhof
Wapenveld
WZC Rehoboth
huur
Habion
Elburg
WZC Het Nieuwe Feithenhof
eigendom
DAC Het Feithenhof
huur
Stichting Het Feithenhof
Doornspijk
WOC Hart van Thornspic
huur
Uwoon
’t Harde
WZC Mariposa
huur
Habion
WOC Jeanne d´Arc
huur
Omnia Wonen
WZC De Bunterhoek
huur
Habion
WZC Het Kodal
huur
Het Baken
De Brem
huur
Omina Wonen
DAC Eliëzerhof
huur
Van Renselaar
DAC Koningin Wilhelminahof
huur
Stichting Koningin Wilhelminahof
Nunspeet
Uddel
Legenda: o
DAC: dagactiviteitencentrum
o
WOC: wijkontmoetingscentrum
o
WZC: woonzorgcentrum
Jaarverslag 2014
9
3. WZU VELUWE, GOVERNANCE EN MEDEZEGGENSCHAP 3.1 Raad van Toezicht De Zorgbrede Governance Code 2010 wordt toegepast en is geborgd in de statuten gelijktijdig met de aanpassing die voortvloeide uit de fusie met dochterstichting Het Nieuwe Feithenhof .
De Raad van Toezicht (RvT) heeft een zelfevaluatie gehouden, waarbij zij extern werden gefaciliteerd. Na individuele gesprekken werden de bevindingen en aanbevelingen teruggekoppeld aan de voltallige raad op een speciaal daartoe georganiseerde bijeenkomst. De belangrijkste resultaten van deze zelfevaluatie zijn ook gedeeld met de bestuurder. Aan het eind van elke vergadering geven de leden van de RvT en de bestuurder elkaar feedback. Deze transparantie beïnvloedt de samenwerking binnen en professie van de raad op positieve wijze.
Het functioneren van de bestuurder is onder aanvoering van de remuneratiecommissie in december geëvalueerd. Alle leden van de raad hebben vooraf, gebruikmakend van een evaluatieformulier, input gegeven. Daarmee bestaat draagvlak voor de evaluatie van de gehele raad. Over en weer is met de evaluatie positieve feedback verkregen waarmee ook tot doelstellingen voor het volgende jaar kon worden gekomen.
De leden van de RvT zijn lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorgsector. Op eigen initiatief en in afstemming met collega-toezichthouders volgden de leden individuele scholing of namen deel aan seminars overeenkomstig hun portefeuille.
De RvT kwam in dit verslagjaar zeven keer in vergadering bijeen. De bestuurder was aanwezig bij alle RvT-vergaderingen. Voorafgaand aan elke vergadering hield de raad, zonder aanwezigheid van de bestuurder, vooroverleg. De behandelde onderwerpen en besluiten komen in paragraaf 3.1.2 aan de orde.
In wisselende samenstelling werden vergaderingen van de Centrale Cliëntenraad en de Ondernemingsraad door een afvaardiging van de RvT bijgewoond.
Het proces om te komen tot wisseling van de accountant is in het laatste kwartaal van 2014 opgestart. De auditcommissie Financiën heeft van de raad het mandaat voor het selecteren van de accountant ontvangen. Op basis van de voordracht door de auditcommissie Financiën vindt benoeming door de raad plaats.
3.1.1 Samenstelling, commissies en aandachtsgebieden De Raad van Toezicht kent een auditcommissie Financiën, een auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid en een remuneratiecommissie. Daarnaast zijn de aandachtsgebieden verdeeld.
De heer J.B.W. van Vark RA, geboortedatum 01-06-1956, voorzitter. Lid sinds 1 april 2013, 1e termijn 4 jaar. Lid remuneratiecommissie. Aandachtsgebieden vastgoed en organisatieontwikkeling.
Jaarverslag 2014
10
Hoofdfunctie: zelfstandig gevestigd interim-manager, adviseur en trainer. Nevenfunctie: lid Generale Commissie Bezwaren en Geschillen van de PKN, lid serviceclub.
Mevrouw Mr. A.E. de Groot, geboortedatum 13-05-1961, vicevoorzitter. Lid sinds 1 april 2013, 1e termijn 4 jaar. Voorzitter remuneratiecommissie. Aandachtsgebied organisatieontwikkeling. Hoofdfunctie: managing partner van Laergo B.V. te ’s-Gravenhage, adviseur van Nationaal Register te ’s-Gravenhage. Nevenfuncties: voorzitter Raad van Toezicht Bevolkingsonderzoek Zuid-West te Rotterdam, lid van de Raad van Commissarissen van Vestia Groep te Rotterdam, lid Raad van Toezicht Middin te Rijswijk.
11
Mevrouw drs. M.R. Koopman-Draijer, geboortedatum 02-09-1952. Lid sinds 1 januari 2013, 1e termijn 4 jaar. Voorzitter auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid. Aandachtsgebieden identiteit en zorg. Hoofdfunctie: docent Social Work en Onderzoeker Lectoraat Innoveren in de Ouderenzorg, Hogeschool Windesheim te Zwolle. Nevenfuncties: lid Raad van Toezicht Eleos, GGZ te Amersfoort, bestuurslid van de Stichting Kunst & Cultuur Kleine Kerk Steenwijk, verbonden aan het Expertisecentrum Noorderboog in Meppel.
De heer drs. J.Z. van ’t Hul MRICS RT, geboortedatum 14-10-1972. Lid sinds 1 april 2013, 1e termijn 4 jaar. Lid auditcommissie. Aandachtsgebied vastgoed. Hoofdfunctie: vastgoedadviseur / associate director DTZ Zadelhoff, valuation advisory services Nevenfuncties: lid ledenraad Rabobank Noord-Veluwe, secretaris schoolbestuur Gereformeerde Gemeentescholen te Nunspeet, secretaris Stichting Reformatorische peuterspeelzalen te Nunspeet.
De heer drs. G. Liefers RA, geboortedatum 24-06-1965. Lid sinds 1 april 2013, 1e termijn 4 jaar. Voorzitter auditcommissie. Aandachtsgebied identiteit. Hoofdfunctie: service line leader Delegated Governance Services en Senior consultant bij Towers Watson. Nevenfuncties: geen.
De heer G.J.A. Veening MBA, geboortedatum 14-10-1968. Lid sinds januari 2013, 1e termijn 4 jaar. Lid auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid. Aandachtsgebieden zorg en organisatieontwikkeling. Hoofdfunctie: voorzitter Raad van Bestuur Vanboeijen. Nevenfunctie: bestuurslid Stichting De Rode Beer.
Per 1 oktober 2013 is de vernieuwing van de RvT voltooid. De huidige leden zijn voor een periode van vier jaar benoemd. Een rooster van aftreden zal nog worden opgesteld.
Jaarverslag 2014
3.1.2 Behandelde onderwerpen en besluiten Het zorgalarmeringssysteem van locatie De Boskamp was zodanig verouderd, dat adequate alarmopvolging niet meer gegarandeerd kon worden. Ondanks dat deze locatie op de nominatie staat voor ver- dan wel nieuwbouw gaf de RvT ten dienste van de cliëntveiligheid unaniem goedkeuring aan de door de bestuurder voorgestelde investering ter vervanging van de alarmering en telefonie in deze locatie.
De door het bestuur en management gekozen Huisvestings- en Vastgoedstrategie ontving de goedkeuring van de RvT en werd gekenmerkt als logisch en duidelijk omschreven. Zoals door de bestuurder werd aangegeven is deze strategie nog niet uitontwikkeld. De RvT ziet de verdere uitwerking ervan met belangstelling tegemoet. De bestuurder zal bij escalatie dan wel wijziging van strategie de RvT hiervan op de hoogte stellen.
De toenmalige bestuurders van WZU Veluwe tekenden in 2011 een intentieverklaring voor participatie in het appartementencomplex Keizershof in Oene, bestaande uit 24 appartementen. Uitgangspunt hierbij is om in samenwerking met De Passerel (doelgroep verstandelijk beperkten) een woon- en zorgvoorziening te exploiteren in het dorp Oene. Op basis van de door de bestuurder ingediende business case heeft de RvT in december 2014 ingestemd met participatie, waarbij 12 appartementen voor een periode van 15 jaar worden gehuurd door WZU Veluwe en door worden verhuurd aan ouderen met (op termijn) een zorgvraag.
Het initiatief van de bestuurder tot het opheffen van de drie dochterstichtingen kreeg de goedkeuring van de RvT. Nadat de identiteitsraden en participerende kerken positief hadden geadviseerd kon voor Stichting Filadelfia en Stichting PC Ouderenzorg ’t Harde e.o. volstaan worden met ontbinding via de Kamer van Koophandel. Vanwege het eigendom van onroerend goed was voor het opheffen van dochterstichting Het Feithenhof een fusie met WZU Veluwe nodig. Dit fusiebesluit is, met positief advies van de identiteitsraad, de centrale cliëntenraad en de ondernemingsraad, in de vergadering van 11 december 2014 door de raad genomen. Gelijktijdig zijn de statuten van WZU Veluwe aangepast aan de Governance code 2010.
Het plan van aanpak van de bestuurder en de daarin gestelde prioritering, naar aanleiding van het onverwachte negatieve financiële resultaat over 2013, is nauwlettend gevolgd door de auditcommissie Financiën en de RvT. De geactualiseerde financiële resultaten zijn per kwartaal onderwerp van gesprek geweest in bijzijn van de controller a.i.. Zowel de financiële als inhoudelijke rapportages, met o.a. de resultaten ten aanzien van de prioriteiten uit het plan van aanpak, toonden vanaf het eerste kwartaal aan dat progressie werd gemaakt. Dit beeld heeft zich gedurende het jaar voortgezet.
De raad heeft eind mei, in aanwezigheid van de accountant, de managementletter en de jaarrekening 2013 besproken. Tijdens de bespreking van de managementletter kwam de niet gefinancierde overproductie nadrukkelijk aan de orde en is gesproken over interne normen voor overproductie gegeven de contouren van het inkoopbeleid van het zorgkantoor.
Jaarverslag 2014
12
Vanwege de enerzijds door het zorgkantoor opgelegde zorg- en doorleverplicht en anderzijds de niet gefinancierde overproductie besloot de raad dat gestuurd dient te worden op de gemiddelde overproductie in de sector, zijnde € 231.000,00. De bespreking van de jaarrekening 2013 bood de raad de mogelijkheid om met de accountant stil te staan bij de controlebevindingen van de accountant en diens goedkeurende verklaring. De raad heeft in lijn met het voorstel van de auditcommissie Financiën zijn goedkeuring gegeven aan de jaarrekening 2013 inclusief het directieverslag en ingestemd met publicatie daarvan.
Het begrotingsscenario voor 2015 in relatie tot de te lopen risico’s bij de zorginkoop is door de bestuurder met de RvT afgestemd in de oktober vergadering.
De raad heeft zijn goedkeuring verleend aan de procuratieregeling. Voor zowel de bestuurder als overige functionarissen in de gehele organisatie zijn hiermee de bevoegdheden voor het aangaan van (financiële) verplichtingen, de voorwaarden waaronder en de reikwijdte daarvan, vastgelegd.
Met het goedkeuren door de raad van het treasurystatuut zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de bij de voorbereiding, besluitvorming en uitvoering van het treasury beleid betrokken organen en personen verankerd en zijn de randvoorwaarden en kaders gesteld die bij de opstelling en uitvoering van het treasurybeleid in acht moeten worden genomen. Het treasurystatuut vormt de basis voor het treasurybeleid dat zal worden vastgelegd in een nog op te stellen meerjarig treasurybeleidsplan.
Het Informatieprotocol, zoals opgesteld in 2009, is geactualiseerd conform de Governancecode 2010 en goedgekeurd door de RvT.
Het jaarplan 2015 in perspectief van 2017 en de begroting 2015 werden in december goedgekeurd door de raad.
Vast agendapunt van de vergaderingen van de RvT was ‘Mededelingen van de bestuurder’. De bestuurder informeerde de raad over ontwikkelingen op het gebied van vastgoed, personeel, organisatie (waaronder de facilitaire sourcingsvraagstukken), samenwerking met andere instellingen en onderhouden externe contacten.
3.1.3 Slot De raad spreekt zijn waardering uit voor de medewerkers die zich ook dit jaar zijn blijven inzetten voor de zorg en het welzijn van onze cliënten. Met de in 2013 benoemde bestuurder is voortvarend gewerkt aan de professionalisering van onze organisatie en de dienstverlening die daarmee wordt geboden. De raad vertrouwt ook de komende jaren op inzet en kracht van de medewerkers om onze organisatie toe te rusten voor de gewenste kwaliteit van zorg, vraag gestuurd en kostenefficiënt.
Jaarverslag 2014
13
3.2 Raad van Bestuur WZU Veluwe kent een eenhoofdige Raad van Bestuur. Sinds 1 oktober 2013 is de heer W.H. Martens MBA bestuurder van WZU Veluwe. Hij is benoemd voor een periode van 5 jaar.
De bezoldiging is overeenkomstig de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT) met het maximum voor de zorg, totaalscore 5 en klasse E.
De heer Martens vervult naast zijn werkzaamheden voor WZU Veluwe, met goedkeuring van de RvT, de volgende onbetaalde nevenfuncties: voorzitter Stichting Oost-Europa Commissie NGK Ede, lid Raad van Toezicht Stichting Beeldend Gesproken, plaatsvervangend voorzitter bestuur Stichting Emeritaatsvoorziening SEV en lid van het Bestuur van de Stichting Vrienden van Beeldend Gesproken.
3.3 Medezeggenschap WZU Veluwe neemt medezeggenschap serieus, medezeggenschap volgt zeggenschap. Het heeft dan ook een prominente plaats in het besluitvormingstraject. Sinds november 2014 organiseert de bestuurssecretaris voorlichtingsmomenten voor de leden van de Ondernemingsraad (OR) en de Centrale Cliëntenraad (CCR) waarin een (toekomstige) (verzwaard) adviesaanvraag c.q. instemmingsaanvraag wordt toegelicht en waarbij gelegenheid is om vragen te stellen. Geconcludeerd kan worden dat dit een positieve werking heeft op de kwaliteit van de medezeggenschap. De ondersteuning van een ambtelijk secretaris bij beide raden is niet alleen bevorderlijk voor de professionalisering van de medezeggenschap, maar biedt ook ondersteuning bij de uitvoering van de wettelijke taken van de CCR en OR.
3.3.1 Medezeggenschap voor medewerkers Bij professionele medezeggenschap hoort een passende facilitering. OR-leden zijn vier uur per week vrijgesteld van werkzaamheden voor de uitvoering van hun medezeggenschapstaak. In 2014 zijn er afspraken met de bestuurder gemaakt over de aanstelling van een financieel adviseur. De OR heeft 2 uur per week de mogelijkheid een adviseur Finance & Control in te schakelen voor opleiding of voor begeleiding bij te behandelen aanvragen. Daarnaast wordt de OR ondersteund door een ambtelijk secretaris voor 24 uur per week.
Gerichte scholing wordt in afstemming met de bestuurder gevolgd. De bestuurder heeft op uitnodiging van de OR deelgenomen aan een studiemiddag. Hierbij zijn vaste bespreekpunten voor de overlegvergadering overeengekomen en is afgesproken om samen op te trekken ter verbetering van het urgentiegevoel van en communicatie met medewerkers en bij het omvormen van de organisatiecultuur op weg naar zelforganiserende teams.
De Ondernemingsraad bestaat uit 13 leden. De samenstelling ultimo 2014 is: o
Namens kiesgroep Extramuraal: Anita van den Berg, lid; Klara Haas, lid; Annemarie de Ruiter, lid; vacature vanaf 01-12-2014
o
Namens kiesgroep Centrale diensten: Esther van Dijken, vicevoorzitter
o
Namens kiesgroep Facilitaire Diensten: René Kampinga, voorzitter; Rijk Westhuis, lid
o
Namens kiesgroep Het Kodal te Nunspeet: Eefje van de Put, lid
Jaarverslag 2014
14
o
Namens kiesgroep De Bunterhoek te Nunspeet: Alice Westland, lid
o
Namens kiesgroep Het Nieuwe Feithenhof te Elburg: vacature vanaf 01-12-2014
o
Namens kiesgroep Mariposa te ’t Harde: Ingrid IJssel, lid
o
Namens kiesgroep Rehoboth te Wapenveld: Bea van der Wal, lid
o
Namens kiesgroep De Boskamp te Epe: vacature vanaf 05-02-2014
De Ondernemingsraad heeft in 2014 veertien keer overleg gehad met de bestuurder. Sinds september is daarbij ook de bestuurssecretaris aanwezig. Een afvaardiging van de RvT heeft eenmaal overleg gevoerd met de OR.
Een vertegenwoordiging van de OR was aanwezig bij het overleg van de bestuurder met de vakbonden om te komen tot een Sociaal Plan wegens het op 1 januari 2015 aflopen van het Sociaal Kader dat op 25 september 2013 met de vakbonden was overeengekomen.
De OR heeft zijn instemming verleend met onderstaande voorgenomen besluiten: o
Gebruik medewerkersportalen
o
Jaar uren systematiek
o
Verlofprotocol
o
Roosterbeleid
o
Harmonisatie storingsdienst Technische Dienst
o
Wijziging klachtenreglement cliënten
o
Werkkostenregeling
De OR heeft positief geadviseerd over de volgende voorgenomen besluiten: o
Inrichting Welzijn, formatieplaatsenplan
o
Integratie receptie en locatiesecretariaat
o
Positionering cliëntgebonden schoonmaak: vanuit de facilitaire organisatie onderbrengen bij de zorg en uit laten voeren door afdelingsassistenten
o
Herinrichting organisatie fase 1: Integratie EM en IM/terug van 4 naar 3 regio’s per 01-012015
o
Werkplan opzet WZU Veluwe servicepunt
o
Oprichting flexbureau
o
Fusie WZU Veluwe met dochterstichting Het Nieuwe Feithenhof en statenwijziging WZU Veluwe
De OR heeft aanvullende vragen gesteld naar aanleiding van de adviesaanvraag omtrent de invoering van het voedingsconcept ‘Meals on Wheels’. Beantwoording behoeft nader onderzoek. In afwachting daarvan is de adviesaanvraag ‘on hold’ gezet door de bestuurder.
Ter informatie en bespreking met de bestuurder ontving de OR de volgende documenten: o
Diverse notities ‘Mededelingen bestuurder’
o
Jaarplan 2014
o
Notitie duurzame inzetbaarheid en verzuim
o
Rapportages Q1, Q2 en Q3 2014, o.a. Financieel, HRM, Zorg en Kwaliteit, Veiligheid
o
Jaarrekening 2013
Jaarverslag 2014
15
o
Directieverslag 2013
o
Huisvestings- en Vastgoedstrategie
o
Jaarplan 2015 in perspectief 2017
o
Begroting 2015
3.3.2 Medezeggenschap voor cliënten De CCR behartigt de belangen van de cliënten in relatie tot het organisatiebeleid en volgt de ontwikkelingen op concernniveau. Advies- en verzwaard adviesaanvragen over (strategisch) beleid, inclusief de adviesbevoegdheid ten aanzien van een voorgenomen benoeming van bestuurs- en managementfuncties, worden aan de CCR gericht. De laatste alleen als er sprake is van een managementfunctie binnen het zorgbedrijf met een 24/7 bezetting.
Iedere locatie heeft een Cliëntenraad (CR), waarin zowel de intramurale als de extramurale cliënten worden vertegenwoordigd. De Cliëntenraad ziet toe op de kwaliteit van zorg en dienstverlening aan de cliënten die zij vertegenwoordigen. De overlegpartner van de lokale raden worden de teamleiders. Op verzoek van de Centrale Cliëntenraad waren de regiomanagers in 2014 ook nog betrokken bij het overleg met de Cliëntenraden. De CCR wordt gevormd door twee leden van elke lokale CR.
Ter ondersteuning en professionalisering van de CCR is per september 2014 een ambtelijk secretaris aangesteld voor gemiddeld 8 uur per week. De bestuurder is de overlegpartner van de CCR.
De leden van de CCR besteden veel tijd aan WZU Veluwe. Bij wijze van waardering ontvangen zij een jaarlijkse (vrijwilligers)vergoeding wanneer voldaan is aan het aanwezigheidscriterium tijdens overlegvergaderingen van minimaal 75%. Vanuit het lidmaatschap van de LOC wordt expertise geboden en kunnen (scholings)bijeenkomsten worden bijgewoond.
De CCR bestaat uit 10 leden. Elke lokale Cliëntenraad vaardigt 2 leden af. De samenstelling van de CCR ultimo 2014 is: o
Nunspeet: de heer N. Kleiberg, voorzitter en mevrouw I. Verveer-Koops, lid
o
Elburg: de heer R. Bokma, lid en mevrouw D. Meurs-Deetman, lid
o
’t Harde: de heer J. Krooneman, lid en mevrouw G. Lengkeek-van Wijk, lid
o
Epe: mevrouw Z. Nooteboom-van der Snel, secretaris en mevrouw L. de Waard-Oudesluijs, lid
o
Wapenveld: de heer E. Augustinus, lid en de heer B. Borst, lid
In 2014 heeft zeven keer een overlegvergadering met de bestuurder plaatsgevonden. Sinds september is daarbij ook de bestuurssecretaris aanwezig. Eenmaal woonde een delegatie van de Raad van Toezicht een overlegvergadering bij.
De CCR heeft in 2014 (verzwaard) advies uitgebracht over de volgende voorgenomen besluiten: o
Advies harmonisering maaltijdverstrekking: op elke locatie gelijke verstrekkingen
o
Adviesaanvraag Transitie Welzijn
Jaarverslag 2014
16
o
Adviesaanvraag behandelfunctie inkopen bij regionale zorgaanbieders Zorgverlening Het Baken en Viattence i.p.v. bij landelijke opererend Novicare
o
Adviesaanvraag voedingsconcept: keuze ‘Meals on Wheels’
o
Adviesaanvraag klachtenregeling cliënten
o
Positionering cliëntgebonden schoonmaak: vanuit de facilitaire organisatie onderbrengen bij de zorg en uit laten voeren door afdelingsassistenten
o
Adviesaanvraag herinrichting organisatie fase 1: Integratie EM en IM/terug van 4 naar 3 regio’s per 01-01-2015
o
Adviesaanvraag fusie WZU Veluwe met dochterstichting Het Nieuwe Feithenhof en wijziging statuten WZU Veluwe
o
Adviesaanvraag tarievenlijst extra diensten cliënten IM
o
Adviesaanvraag begroting 2015 en jaarplan 2015 in perspectief 2017
o
Adviesaanvraag vrijheid beperkende maatregelen, vooruitlopend op de Wet Zorg en Dwang
o
Adviesaanvraag reanimatiebeleid
o
Adviesaanvraag 3 innovatieve projecten: o
bevorderen vitaliteit en bewegen
o
thuistechnologie
o
eigen regie en zelfredzaamheid
o
Advies benoeming ambtelijk secretaris CCR
o
Advies benoeming klachtenfunctionaris Rehoboth/De Boskamp
De CCR heeft in alle gevallen positief geadviseerd over voornoemde voorgenomen besluiten. Wanneer er opmerkingen bij het advies werden geplaatst zijn deze door de bestuurder meegenomen in de definitieve besluitvorming.
Ter informatie en bespreking met de bestuurder ontving de CCR de volgende documenten: o
Huisvesting- en Vastgoedstrategie
o
Diverse notities ‘Mededelingen bestuurder’
o
Jaarplan 2014
o
Notitie duurzame inzetbaarheid en verzuim
o
Rapportages Q1, Q2 en Q3 2014, o.a. Financieel, HRM, Zorg en Kwaliteit, Veiligheid
o
Jaarrekening 2013
o
Directieverslag 2013
o
Jaarplan 2015 in perspectief 2017
o
Begroting 2015
De CCR heeft in 2014 eenmaal gebruik gemaakt van het initiatiefrecht inzake een voorstel ten aanzien van de invulling van de vacature regiomanager EM a.i.. Het advies van de CCR om de extramurale zorg- en dienstverlening niet meer als aparte organisatie-eenheid te zien, maar onder te brengen binnen de intramurale regio, paste binnen de herstructurering van de organisatie en is per 1 januari 2015 gerealiseerd.
Daarnaast is de CCR betrokken geweest bij: o
De Betekenisweek: een delegatie van de CCR is geïnterviewd en sprak openhartig over de beleving van de identiteit en gewenste invulling daarvan binnen WZU Veluwe.
Jaarverslag 2014
17
o
Verbeterafspraken als vervolg op de Consumer Quality Index (CQ-I) 2013 voor intra- en extramurale zorg- en dienstverlening: de verbeterafspraken zijn in samenspraak met de CCR vastgesteld. De resultaten daarvan zijn periodiek met de CCR besproken.
o
Cliënttevredenheid: de CR-en voeren huiskamergesprekken (IM) en ronde tafel gesprekken (EM) met cliënten om de cliënttevredenheid te monitoren, en waar nodig verbeteracties voor te stellen.
3.4 Identiteitsraden Naast de formele, wettelijk verankerde, medezeggenschapsorganen functioneren binnen WZU Veluwe vijf Identiteitsraden. De leden worden afgevaardigd vanuit de plaatselijke kerken. De Identiteitsraden dragen bij aan het bewaken en bevorderen van de invulling van de protestantschristelijke identiteit binnen WZU Veluwe. De leden organiseren of nemen deel aan identiteitsgebonden activiteiten op de diverse locaties van WZU Veluwe.
Vanwege de bijzondere plaats die identiteit binnen WZU Veluwe inneemt en de waardering voor de verbondenheid met de plaatselijke kerken werden in het voor- en najaar themabijeenkomsten rondom identiteit georganiseerd. Alle leden van de Identiteitsraden en de kerken van waaruit zij worden afgevaardigd, zijn daarvoor uitgenodigd. Beide avonden werden goed bezocht, alhoewel de respons vanuit de kerken ietwat tegenviel. Het programma bestond, naast het bijpraten over de ontwikkelingen in de sector en de gevolgen daarvan voor WZU Veluwe in het bijzonder, uit een identiteitsgebonden onderwerp. In het voorjaarsbijeenkomst belichtte dr. T. Tromp, directeur van Vereniging Reliëf, de onverbrekelijke band tussen christelijk geloof en zorg. Er werd stil gestaan bij de actuele meerwaarde van de protestants-christelijke identiteit in de zorg en de specifieke focus en rol van de identiteitsraden om de zorgorganisatie te ondersteunen bij de missie en visie.
Tijdens de ‘Betekenisweek’ in mei werden in- en externe stakeholders, waaronder leden van de Identiteitsraden en afgevaardigden van kerken, geïnterviewd over de protestants-christelijke identiteit van WZU Veluwe. De uitkomst van deze week is een identiteitsbewijs, dat als fundament voor de organisatie dient en de kracht en ambitie van WZU Veluwe aangeeft. Naar aanleiding van het concept identiteitsbewijs werd in het najaar tijdens de themabijeenkomst gesproken over de aandacht die WZU Veluwe heeft voor vragen van cliënten over heilszekerheid, het denken en handelen van medewerkers en vrijwilligers vanuit Bijbelse waarden en de bijdrage die Identiteitsraden en kerken kunnen leveren zodat WZU Veluwe werkelijk invulling kan geven aan het geven van christelijke zorg en ondersteuning.
Jaarverslag 2014
18
4. BELEID EN INSPANNINGEN 4.1 Algemeen beleid WZU Veluwe richt zich op ouderen in verschillende fasen van hun leven en met verschillende behoeften en zorgvragen. Ons uitgangspunt is dat we kwalitatief goede zorg willen verlenen en waar mogelijk in de eigen woonomgeving. De thuiszorg is steeds meer ingericht om in de thuissituatie tevens zwaardere zorg, verpleging en behandeling te bieden. Daarbij maken we globaal onderscheid in vier cliëntprofielen: o
Ouderen met vaak ernstige somatische beperkingen of een complexe ziekte. Deze ouderen hebben op vele momenten van de dag behoefte aan begeleiding, specifieke en intensieve verzorging en verpleging in een beschermende woonomgeving. Deze ouderen hebben een structurele behoefte aan behandeling en aan zorg op meerdere momenten van de dag. Een deel van deze doelgroep heeft beperkingen op het gebied van concentratie, motivatie, ziekteinzicht en informatieverwerking, waardoor zij overname van psychosociale en cognitieve functies nodig heeft. Het beperkingenbeeld van deze ouderen verandert langzaam tot snel.
o
Ouderen met vaak ernstige psychogeriatrische en soms psychiatrische problemen. Deze mensen hebben behoefte aan een veilige en beschermende leefomgeving, veel individuele aandacht en ondersteuning, structuur en intensieve persoonlijke zorg. Ouderen met dementie in een gevorderd stadium hebben behoefte aan nog intensievere begeleiding en verzorging. Deze ouderen zijn (bijna) geheel zorgafhankelijk. Een deel van deze doelgroep heeft gedragsproblemen, waardoor zij veel behoefte hebben aan toezicht, begeleiding en aansturing.
o
Ouderen met somatische en/of psychogeriatrische beperkingen of aandoening, die daardoor niet meer volledig voor zichzelf kunnen zorgen. De oudere heeft vaak een kwetsbare gezondheid vanwege een chronische ziekte. Er kan sprake zijn van beginnende dementie. Deze doelgroep verblijft intramuraal en wordt in het kader van de extramuralisering en scheiding wonen en zorg ondersteund in een van onze woonclusters of verzorgingshuizen.
o
Ouderen met lichte tot zware somatische- en/of psychogeriatrische beperkingen of aandoening in de thuissituatie. Hierbij gaat het om verschillende klantgroepen: thuiswonende dementerende ouderen (psychogeriatrisch), ouderen met kortdurende zorgbehoefte (somatisch), ouderen met langdurende zorgbehoefte (somatisch), met regieverlies en/of mantelzorg (psychogeriatrisch en/of somatisch). De ouderen hebben behoefte aan huishoudelijke hulp, begeleiding, persoonlijke verzorging en/of verpleging. Actief wordt ingezet op het versterken van mantelzorg en netwerken (formeel/informeel) rond de doelgroep.
Onze dienstverlening richt zich zowel intra- als extramuraal op 4 pijlers: wonen, zorg, eten en drinken, en welzijn. Voor onze intra- en extramurale cliënten hebben we (zorg)arrangementen op maat. Iedereen is immers anders, dus ook ieders behoefte om zorg, wonen en welzijn. Het welzijn van de cliënt staat voorop. WZU Veluwe heeft daarom een aantal (zorg)arrangementen samengesteld. Zo krijgt de cliënt 24 uur per dag zorg en ondersteuning die bij de behoefte aansluit. Wonen, zorg, welzijn en eten en drinken zijn belangrijke pijlers die samenkomen in de arrangementen.
De Wmo huishoudelijke verzorging wordt gezien als ondersteunend aan de core business. Het is veelal de eerste vorm van behoefte aan ondersteuning. De tarieven staan onder druk als gevolg
Jaarverslag 2014
19
van de transities in de zorg. Het is dan ook de vraag hoe lang wij nog financieel in staat zijn om huishoudelijke ondersteuning bij thuiswonende cliënten aan te bieden.
In 2014 is het productportfolio vastgesteld, waarbij DAC Eliëzerhof, dagbesteding voor mensen met een verstandelijke beperking van reformatorische huize, is aangemerkt als non-core. Mede door de veranderende wet- en regelgeving, dreigde het voortbestaan van Eliëzerhof binnen WZU Veluwe in het gedrang te komen. In Stichting Zorg Adulam werd een geschikte overnamekandidaat gevonden die Eliëzerhof in de toekomst meer overlevingskansen binnen een grotere gespecialiseerde organisatie kan bieden. Met positief advies van de OR en de CCR en goedkeuring van de NZa werd Eliëzerhof, op basis van overdracht van onderneming, per 1 maart 2015 overgedragen aan Adullam.
20
4.2 Inspanningen en resultaten 4.2.1 Portefeuilleverdeling en instellen Taskforce MT Het intensieve veranderproject ‘Werk in Uitvoering’ in 2013 heeft geleid tot veel goede veranderingen binnen de organisatie. In een half jaar tijd is veel geïnvesteerd in het verhogen van de kwaliteit van interne zorg- en dienstverlening. In het borgingsplan “En nu verder…” dat in september 2013 is opgesteld door de voormalige bestuurder a.i. werd erkend dat er vervolgacties in 2014 noodzakelijk waren. Immers, veranderingen hebben tijd nodig om te beklijven en er waren nog vele losse eindjes die om een vervolg vroegen. Bij de financiële afsluiting van 2013 bleek er een groot hiaat tussen de begroting, de verwachting en het resultaat. Ondanks de reservering in 2012 voor het project ‘Werk in Uitvoering’ werden we geconfronteerd met een financieel tekort over 2013. De financiële situatie, in combinatie met de vervolgacties vanuit ‘Werk in Uitvoering’, dwongen het management om alle zeilen bij te zetten. In februari 2014 vond een portefeuilleverdeling binnen het MT plaats en werd een tweewekelijks Taskforce MT ingesteld. Door deze werkwijze kon veel werk verzet worden en zijn mooie resultaten behaald waarvan onderstaand een samenvatting.
Portefeuille Zorg en Kwaliteit o
Eenduidige zorgdossier IM/EM.
o
Alle medewerkers hebben de training zorgleefplan gevolgd.
o
Alle cliënten hebben een zorgleefplan gerelateerd aan het ZZP.
o
Risico-inventarisatie en –evaluatie wordt bij alle cliënten uitgevoerd.
o
Met nagenoeg alle huisartsen en apothekers zijn samenwerkingsovereenkomsten afgesloten.
o
Reanimatiebeleid is opgesteld en besproken met huisartsen. Implementatie volgt.
o
Pilot in Het Nieuwe Feithenhof voor inzet behandel- en adviescentrum door Zorgverlening Het Baken is uitgevoerd. Door de positieve ervaringen met de pilot in Het Nieuwe Feithenhof wordt de behandelcomponent per 1 januari 2015 ingekocht bij twee regionale zorgaanbieders: Zorgverlening Het Baken en Viattence.
o
Vooruitlopend op de invoering van de Wet Zorg en Dwang is beleid vastgesteld, een commissie Zorg en Dwang gevormd en zijn medewerkers geschoold.
Jaarverslag 2014
Portefeuille Processen en protocollen o
Registratie en signalering van MIC meldingen is geharmoniseerd. Acties worden gemonitord. MIC meldingen maken deel uit van de kwartaalrapportage.
o
Medicatiebeleid is vastgesteld en geïmplementeerd.
o
Protocolbewakers zijn in positie.
Portefeuille Transitie Welzijn o
De visie op Welzijn nieuwe stijl is vastgesteld en geïmplementeerd
o
Mantelzorgbeleid (IM en EM) is in voorbereiding.
o
Vrijwilligersbeleid (IM en EM) is vastgesteld.
Portefeuille Strategische personeelsplanning o
De 4 zorgfuncties en de 2 welzijnsfuncties zijn geëvalueerd, vastgesteld en ingeschaald conform FWG.
o
De vaste en flexibele formatie is in beeld.
o
Het mobiliteitsbureau is operationeel.
o
De opzet van het Flexbureau is uitgewerkt. Met implementatie wordt gewacht om aan te kunnen sluiten op het proces van zelforganisatie.
o
Verplichte scholing (o.a. BIG) is opgenomen in het scholingsplan.
o
Lange termijn scholingsplan en bijbehorend budget is vastgesteld.
Portefeuille Optimale personele inzet en roostering o
Alle medewerkers zorg en welzijn werken conform de nieuwe functiebeschrijvingen.
o
Alle medewerkers maken gebruik van hetzelfde digitale roostersysteem Nedap. Planners zijn benoemd.
o
De personeelsadministratie en salarissystemen zijn geharmoniseerd en gedigitaliseerd door de implementatie van Afas.
Portefeuille Managementinformatie en Risicomanagement o
Managementinformatie aangaande financiën, formatie en inzet van medewerkers en verzuim is betrouwbaar, volledig en tijdig beschikbaar.
Portefeuille Beheer productiemonitor en rekentool o
De intern ontwikkelde productiemonitor maakt dagelijkse monitoring van productie mogelijk. Hiermee kan aannamebeleid van nieuwe cliënten worden afgestemd op de productieruimte.
o
Door de verdere fine-tuning van de reeds ontwikkelde rekentool is de ZZP-mix (IM) en indicatie (EM) versus formatie in beeld en is het mogelijk daarop te sturen.
Portefeuille Servicedeks/frontoffice o
Het cliëntservicebureau is ontwikkeld en operationeel. Er is nu één centraal aanspreekpunt voor zorg- en ondersteuningsaanvragen.
Jaarverslag 2014
21
Portefeuille Kostprijsberekening en productportfolio. o
Voor de huishoudelijke zorg en dagverzorging is er een kostprijs per tarief en per dag.
o
Voor extramurale zorg is er een kostprijs per regio.
Portefeuille Facilitaire Organisatie o
Sourcing Voeding: ‘Meals on Wheels’ wordt gezien als toekomstbestendig voedingsconcept. In Q1 2015 worden de personele en financiële consequenties in kaart gebracht alvorens het besluit tot de implementatie genomen zal worden.
o
Sourcing Huishouding en Linnenkamer: de onderzoeken zijn opgestart. Besluitvorming wordt in Q2 2015 verwacht.
o
De Huisvestings- en Vastgoedstrategie is vastgesteld en vormt de leidraad voor te nemen besluiten.
Portefeuille Zorgalarmering en telefonie o
De zorgalarmering en telefooncentrales van De Boskamp en Rehoboth zijn vervangen. De verdere uitrol zal, rekening houdend met de huisvestingsstrategie, worden uitgevoerd.
o
We zijn in gesprek met collega-aanbieders over samenwerkingsmogelijkheden t.a.v. beeldzorg en domotica.
Portefeuille extramuralisering en aanbesteding Wmo 2015 o
De offertes aanbesteding Wmo begeleiding en dagbesteding zijn in de regio’s Noordwest Veluwe en Apeldoorn gegund.
o
De offerte aanbesteding Algemene Voorziening en Huishoudelijke hulp is in de regio’s Noordwest Veluwe en Apeldoorn gegund.
Portefeuille cliënt en medewerker empowerment o
De IM-medewerkers zijn geschoold om uit te gaan van de eigen kracht van een cliënt in plaats van de taken over te nemen. Extramuraal wordt gekeken welke zorg écht nodig is in aanvulling op hetgeen de cliënt zelf kan, eventueel met behulp van mantelzorg en vrijwillige zorg. Dit vraagt wel om een cultuuromslag in denken en handelen, zowel voor onze medewerkers als voor de cliënten.
Portefeuille huisvesting en krimpscenario o
Op basis van de krimp van het aantal cliënten met een intramurale bekostiging, van ruim 400 naar 299 in 2019, is beleid opgesteld. Onder andere de huisvestingstrategie en de toekomstige organisatiestructuur, zowel voor het zorgbedrijf als voor de ondersteunende diensten, zijn gebaseerd op het aantal intramurale plaatsen in 2019.
Portefeuille Strategie, inrichting organisatie en identiteit o
Het strategisch beleid tot 2017, de zogenaamde ‘stip op de horizon’, is bepaald.
o
De toekomstige organisatiestructuur, alsmede het tijdspad, is vastgesteld en wordt in 2 fasen uitgevoerd.
o
De protestants-christelijke identiteit wordt sterker geprofileerd. Samen met in- en externe stakeholders is een identiteitsdocument opgesteld, waarvan de implementatie in 2015 volgt.
Jaarverslag 2014
22
Naast de resultaten vanuit bovenstaande portefeuilles zijn meer belangrijke stappen gezet in 2014: o
Mede door de implementatie van Nedap en Afas heeft WZU Veluwe een grote digitaliseringsslag voor medewerkers doorgemaakt in 2014. Elke medewerker heeft een account, de roostering verloopt digitaal in Nedap en de papieren salarisstrook behoort tot het verleden door het gebruik van de tool InSite van Afas.
o
De mobiele telefonie is in één contract ondergebracht en oude (prepaid) toestellen zijn vervangen door smartphones. Agenda, e-mail en routes voor de extramurale medewerkers zijn via de smartphone altijd en overal beschikbaar. Papierloos werken met de vergadertool iBabs op een tablet is geïntroduceerd binnen het MT en de RvT en zal de komende tijd verder worden uitgerold.
o
De NEN-EN-ISO 9001-2008 certificering werd behaald.
o
De kwartaalrapportage, bestemd voor de Raad van Toezicht, de Ondernemingsraad en de Centrale Cliëntenraad, is uitgebreid. Naast een bredere financiële rapportage zijn rapportages over klachten, meldingen aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg, HRM en Zorg en Kwaliteit opgenomen.
o
De handelsnaam Woonzorg Unie Veluwe is gewijzigd in WZU Veluwe. De introductie van het nieuwe logo is gecombineerd met de nieuwe website www.wzuveluwe.nl. Dit logo wordt in alle digitale uitingen gehanteerd. De overige huisstijldragers en een vernieuwde brochurelijn en een geharmoniseerd cliëntinformatieblad volgen in 2015.
o
Gestart is met een centrale inkoopfunctie, het inkoopbeleid is geïmplementeerd en een procuratieregeling vastgesteld.
o
Externe relaties met het zorgkantoor, gemeenten en collega zorgaanbieders zijn geïntensiveerd en verlopen plezierig.
4.2.2 Zorginkoop De hervormingen in de langdurige zorg die vanaf 1 januari 2015 van kracht zijn hebben gevolgen op zowel het intra- als het extramurale aanbod van WZU Veluwe. Vanaf de zomerperiode is veel tijd besteed aan de zorginkoop, waarbij de diversiteit aan voorwaarden en te volgen procedures hebben verbaasd.
De vier gemeenten in het werkgebied van WZU Veluwe zijn onderverdeeld in twee Wmo aanbestedingsregio’s die ieder hun eigen inkoopvoorwaarden en prijzen hanteren, waarbij de gunning gebaseerd is op onder andere samenwerking, burgerparticipatie, wijkgerichtheid, innovatie en ketenzorg. In het kader van de offerte voor Regio Noord Veluwe, betrekking hebbend op Nunspeet en Elburg, is een transformatieplan ingediend, waarin met name het samen brengen van mensen en middelen centraal staat. Dit kan plaatsvinden door wijkontmoetingscentra in te richten, waarin alle voorzieningen op een effectieve en efficiënte manier in samenwerking met het welzijnswerk worden aangeboden. Daardoor dienen meer vrijwilligers en mantelzorgers en minder professionals worden ingezet. Deze transformatie vindt ook plaats in de overige gemeenten binnen het werkgebied van WZU Veluwe.
De zorginkoopprocedure Wlz (voorheen AWBZ) is geregeld via de zorgkantoren. Zorgkantoor Achmea Zwolle is het aangewezen zorgkantoor voor WZU Veluwe. De bepalingen rond de
Jaarverslag 2014
23
zorginkoop worden ingegeven door zowel het overheidsbeleid als het eigen inkoopbeleid van Achmea dat sterk op verhoging van cliënttevredenheid en kwaliteit en daarnaast op beperking van kosten is geënt. Achmea hanteert standaard een Q van 96% en een P van 94% hetgeen betekent dat Achmea slechts 96% van het feitelijk benodigde volume inkoopt tegen een prijs van 94% van het NZa-tarief. De prijs kan verhoogd worden met 2% als voldaan wordt aan een aantal criteria op gebied van cliënttevredenheid en innovatie. WZU Veluwe heeft daartoe een plan met drie innovatieve projecten ingediend met als doelen: de zelf- en samen redzaamheid c.q. eigen regie van de cliënt te verhogen, de (arbeids-)productiviteit in de zorg te verhogen met gelijkblijvende kwaliteit en verbeterde kwaliteit van zorg. Het plan omvat: het bevorderen van beeldschermzorg, domotica en hulpmiddelen; het bevorderen van optimale inzet van cliënt, familie, mantelzorgers, vrijwilligers en professional; en het bevorderen van vitaliteit en bewegen. Deze plannen zullen in samenwerking met diverse partijen worden uitgevoerd.
De zorginkoop voor extramurale verzorging en verpleging gaat via de zorgverzekeraar. Achmea treedt binnen het werkgebied van WZU Veluwe in dit kader op als zorgverzekeraar en vertegenwoordigd daarbij de andere zorgverzekeraars.
4.2.2 Vastgoed- en huisvestingsstrategie Aangezien vanaf januari 2012 de integrale tarieven (de zogenaamde Normatieve Huisvestingscomponent (NHC)) gefaseerd wordt afgebouwd, en daarmee de vergoeding voor huisvesting wordt opgenomen in het zorgzwaartepakket, worden zorgaanbieders voor intramurale langdurige zorg geconfronteerd met het risico van leegstand. De intramurale krimp dwingt zorgaanbieders van met name woonzorglocaties met lagere ZZP’s tot (gedeeltelijke) sluiting van locaties of het zoeken naar creatieve oplossingen om de exploitatie rendabel te kunnen houden. Dit geldt ook voor WZU Veluwe.
In juli 2014 is de Huisvestings- en Vastgoedstrategie 2014-2019 vastgesteld. Per gemeente is, rekening houdend met demografische ontwikkelingen en het beleid van het zorgkantoor, de toekomstige capaciteit in kaart gebracht en vertaald in een strategie per locatie. De ‘oude’ verzorgingshuizen behoren tot het verleden. Locaties worden laagdrempelige wijkontmoetingscentra. Het intramurale concept omvat kleinschalige verpleeghuisachtige settingen, aangepast aan de doelgroepen. De intramurale krimp zal deels opgevangen kunnen worden met het inzetten van het concept scheiden van wonen en zorg en deels door commerciële uitnutting, zoals onderverhuur aan collega-zorgaanbieders. Verkennende gesprekken over onderverhuur op twee locaties zijn opgestart met partijen uit de gehandicaptenzorg.
Sluiting van de locatie Mariposa in ‘t Harde proberen we te voorkomen door te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om tot een toekomstbestendige exploitatie te komen die bedrijfseconomisch verantwoord is. Dit doen we in samenwerking met het gemeentebestuur van Elburg en plaatselijke groepen uit ’t Harde. Een mooi voorbeeld van hoe we gezamenlijke verantwoordelijkheid en eigenaarschap tonen en voelen om zo’n, binnen ’t Harde verankerde voorziening, te behouden. De eerste initiatieven hiertoe zijn genomen.
Jaarverslag 2014
24
Met Habion zijn de gesprekken weer opgestart om te komen tot ver- dan wel nieuwbouw van de locaties De Bunterhoek in Nunspeet en De Boskamp in Epe. Een proces van lange adem.
Locatie Het Nieuwe Feithenhof, de enige locatie in eigendom, zal op termijn worden verbouwd en aangepast aan de veranderende cliëntpopulatie. Een programma van eisen wordt opgesteld.
Eind december is een Voorovereenkomst tot Huur ondertekend voor het appartementencomplex Keizershof in Oene. WZU Veluwe is voornemens om 12 van de 24 appartementen te huren om deze te gaan verhuren aan ouderen met een (toekomstige) zorgvraag. De overige appartementen worden gehuurd door De Passerel en bewoond worden door hun cliënten. Samen met De Passerel wordt hiermee in Oene een veilige woonomgeving geboden aan ouderen en mensen met een verstandelijk beperking. Indien nodig is professionele zorg en ondersteuning beschikbaar. Oplevering wordt in het tweede kwartaal van 2016 verwacht.
4.2.3 Herziening van de organisatiestructuur De veranderingen die door overheidsbeleid op ons afkomen, onder andere de afbouw van het aantal intramurale plaatsen, hebben ook behoorlijke consequenties voor de omvang van WZU Veluwe. Door tijdig en adequaat te anticiperen kunnen we de risico’s voor een belangrijk deel ombuigen in kansen. Essentieel hierbij is dat de ‘handen aan het bed’ zoveel mogelijk worden ontzien.
De plannen rondom de herinrichting van welzijn zoals deze in 2013 waren vastgesteld zijn in 2014 met instemming van de OR en CCR uitgevoerd. Per 1 oktober zijn daardoor zeventien welzijnsmedewerkers (gedeeltelijk) boventallig geworden. Het Sociaal Kader d.d. 25 september 2012 was voor hen van kracht. De meeste medewerkers zijn extramuraal herplaatst, hebben een baan elders gevonden, zijn met een beëindigingsovereenkomst uit dienst gegaan of zijn gestart met een opleiding. Eind 2014 zijn nog vijf medewerkers boventallig en volgen een re-integratie- of outplacementtraject.
De herziening van de organisatiestructuur is beschreven in een notitie die de verschillende stappen in een tijdslijn tot 2016 beschrijft.
In het kort resulteert dit in de volgende aanpassingen van de organisatiestructuur: o
In meerdere fasen wordt het aantal managementfuncties teruggebracht, zelforganisatie in de zorgteams doorgevoerd en gaan we wat betreft het zorgbedrijf terug van vier regio’s naar twee organisatorisch herkenbare en resultaat gerichte eenheden waarbij op het 2e en 3e echelon is gekozen voor duaal management.
o
In 2014 zijn sourcingsonderzoeken Voeding, Linnenbewassing en Schoonmaak opgestart. De uitkomsten hiervan zullen ongetwijfeld gevolgen hebben voor de omvang en invulling van de Facilitaire Organisatie. Vervolgens wordt ook onderzoek gedaan naar de overige facilitaire diensten zoals receptie en technische dienst.
o
De krimp van de organisatie zal op termijn ook gevolgen hebben voor de inrichting en omvang van de ondersteunende en staf functies binnen het bedrijfsbureau.
Jaarverslag 2014
25
Het Sociaal Kader d.d. 25 september 2012 liep af per 31 december 2014. In het najaar zijn gesprekken met de vakbonden opgestart om tot overeenstemming te komen over een Sociaal Plan 2015-2016. Op 18 februari 2015 is overeenstemming bereikt, waarna de vakbonden de plan met positief advies hebben voorgelegd aan de leden. De leden zijn in meerderheid akkoord gegaan met het Sociaal Plan 2015-2016.
4.2.4 Marketing- en communicatiebeleid Onderzoek onder in- en externe stakeholders heeft uitgewezen dat de locatienamen grote bekendheid genieten in tegenstelling tot Woonzorg Unie Veluwe. Met het invoeren van de merknaam ‘WZU Veluwe’, een vernieuwd logo, een volledig nieuwe website, actief social media gebruik, en een geheel nieuwe folderlijn hebben we ons imago, de positionering en naamsbekendheid versterkt. Door het voeren van een consistent en congruent communicatiebeleid, het gericht en effectief benaderen van de verschillende doelgroepen, die vanuit marketing- en communicatiebeleid van belang zijn voor WZU Veluwe, is WZU Veluwe in korte tijd op de kaart gezet.
4.2.5 Leveranciersbeoordeling In het kader van de borging van de leveranciersbeoordeling binnen het ISO-certificeringsproces, is het selecteren, beoordelen, accepteren en evalueren van leveranciers die van belang zijn voor de bedrijf kritische processen van WZU Veluwe, een belangrijk onderdeel. In 2014 is aandacht besteed aan de leveranciers van de volgende producten en diensten: o
Arbodienst
o
Bedrijfskleding
o
Behandelfunctie
o
Bloemen en planten
o
Facilitaire advisering en ondersteuning
o
Gereedschapskeuringen
o
Glasbewassing
o
Huisvesting
o
ICT systeembeheer en infrastructuur
o
IJken en kalibreren weegapparatuur
o
Legionella preventie
o
Medicatie
o
Onderhoud wagenpark
o
Opleidingen
o
Til- en hulpmiddelen
o
Schoonmaakartikelen en -materialen
o
Softwarepakketten
o
Telecommunicatie
o
Vervoer cliënten dagverzorging
o
Voedingsmiddelen, dagvers en droge kruidenierswaren, en -automatisering
o
Water-, energie- en netwerkleveranciers
Jaarverslag 2014
26
4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid In januari 2014 is een externe audit uitgevoerd. In de maanden daarna zijn verschillende acties uitgevoerd die tot verbeteringen hebben geleid en dat heeft geresulteerd in het toekennen van het ISO 9001: 2008 certificaat door DNV (Det Norske Veritas). DAC Eliëzerhof is in het bezit van een HKZ certificaat Gehandicaptenzorg. Daarnaast werden in 2014 een aantal thema audits uitgevoerd op de onderwerpen: medicatieveiligheid, inkoop (m.n. het onderdeel leveranciers beoordeling), opleidingen en Arbo. De bevindingen van deze audits zijn gerapporteerd en waar noodzakelijk zijn verbeterplannen opgesteld en uitgevoerd. In september en december zijn interne audits uitgevoerd op het gehele Kwaliteit Management Systeem van WZU Veluwe.
4.3.1 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten In het Zorgleefplan worden afspraken met de cliënt over de zorg en begeleiding vastgelegd en halfjaarlijks, tenzij zich eerder wijzigingen in de zorgsituatie voordoen, geëvalueerd met de cliënt en indien nodig aangepast. Alle contactverzorgenden zijn getraind in het voeren van deze cliëntgesprekken, hoewel sommigen het best lastig vinden deze gesprekken te voeren. De risicosignalering op cliëntniveau is een onderdeel van het Zorgleefplan en van de halfjaarlijkse evaluatie. Hiermee wordt inzicht verkregen in mogelijke risico’s van cliënten. Eventuele daarop volgende acties worden door de contactverzorgende ingezet, gevolgd en geregistreerd.
Infectieziekten veroorzaken op gezette tijden outbreaks (uitbraken). De werkgroep infectiepreventie (WIP) biedt ondersteuning bij de inbreng van specifieke deskundigheid op het gebied van het zogenaamde outbreak-management. De werkgroep heeft een signalerende en adviserende functie en werkt onder voorzitterschap van een extern deskundige op het gebied van infectiepreventie. In 2013-2014 zijn infectiepreventieprotocollen vastgesteld en geïmplementeerd. Per locatie zijn aandacht functionarissen infectiepreventie opgeleid. Tevens zijn alle benodigde materialen en middelen aangeschaft. Medewerkers zijn of worden binnenkort geschoold op infectiepreventie.
In 2014 is ingezet op het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met huisartsen en apotheken. Door eenduidige werkafspraken te maken wordt de kwaliteit van zorg voor de cliënt c.q. patiënt verhoogd. Een aantal huisartsen en apothekers heeft in 2014 de samenwerkingsovereenkomst ondertekend. De overige huisartsen en apothekers volgen in 2015. Vastgelegde afspraken worden halfjaarlijks geëvalueerd. Naar aanleiding daarvan is het communicatieformulier met huisartsen herzien.
In het eerste kwartaal van 2014 zijn herzieningen in het protocollen omtrent medicatiebeleid doorgevoerd op basis van de ‘veilige principes in de medicatieketen’.
De Wet Zorg en Dwang is nog niet van kracht, wel verwacht de overheid dat in de geest van deze wet gehandeld wordt. Voor WZU Veluwe geldt dat de huidige wet, de BOPZ, niet van toepassing is. Vrijheidsbeperking komt echter wel voor en WZU Veluwe vindt het van belang om hierover een actief en verantwoord beleid uit te voeren, mede gezien de toename van cliënten met een zwaardere zorgvraag en psychogeriatrische problematiek. In 2013 is gestart met het vertalen van
Jaarverslag 2014
27
de Wet Zorg en Dwang naar de praktijk van WZU Veluwe en het implementeren ervan. In 2014 zijn protocollen en documenten opgesteld waarin de visie van WZU Veluwe is beschreven ten aanzien van de inzet van vrijheid beperkende maatregelen (VBM) en hoe de werkwijze hieromtrent zal zijn. Alle thans voorkomende VBM zijn beschreven (werkwijze, risico’s, VBM-score, bevoegdheid tot toepassen etc.), tevens zijn de VBM die in de nabije toekomst mogelijk zijn bij WZU Veluwe vastgelegd. Medewerkers vanaf niveau 3 zijn geschoold ten aanzien van vrijheid beperkende maatregelen in relatie tot het beleid conform de Wet Zorg en Dwang.
4.3.2 Klachten Feedback is voor WZU Veluwe gratis advies: een extra mogelijkheid om te weten wat cliënten belangrijk vinden en wat kan leiden tot verbetering van de zorgverlening en bedrijfsvoering. Daarom is het belangrijk om zeer zorgvuldig om te gaan met klachten. Door adequaat in te spelen op een klacht kunnen we het vertrouwen van een cliënt behouden of herwinnen. Naast de formele klachtenregeling conform de Wet klachtrecht cliënten zorgsector, met een externe klachtencommissie, kunnen cliënten een beroep doen op één van de vier klachtenfunctionarissen. Begin 2014 is daarnaast de procedure informele klachten geïmplementeerd, waarmee klachten direct bij de bron kunnen worden opgelost.
De externe klachtencommissie, conform de Wet klachtrecht cliënten zorgsector, heeft twee aandachtsgebieden, te weten ‘cliënten’ en ‘medewerkers/vrijwilligers’. Voor beide aandachtsgebieden zijn drie leden benoemd. De voorzitter en secretaris functioneren op commissieniveau. De leden kunnen elkaar zo nodig onderling vervangen.
In 2014 heeft de commissie zeven klachten in behandeling genomen. Zes daarvan hadden betrekking op het aandachtsgebied cliënten, waarvan één klacht niet ontvankelijk en drie klachten ongegrond bleken, één klacht werd ingetrokken. De gegronde klacht is naar tevredenheid opgelost. De klacht vanuit het aandachtsgebied vrijwilliger/medewerker was niet ontvankelijk.
De bestuurder en klachtencommissie, zijn met positief advies van de OR en CCR, aangepaste reglementen overeengekomen. Hiermee is de leesbaarheid van de reglementen toegenomen en het gebruik ervan vereenvoudigd. Tevens is de mogelijkheid opgenomen om vanwege herhaling van een klacht die niet gegrond bleek tot een niet ontvankelijkheidverklaring over te gaan.
De klachtencommissie heeft scholing gevolgd op de onderwerpen juridische aspecten en gesprektechniek bij hoorzittingen.
De vergoeding op basis van het aantal gegronde klachten is gewijzigd in een vaste (vrijwilligers) vergoeding op jaarbasis.
4.3.3 Calamiteiten In 2014 zijn er 11 Prisma onderzoeken geweest naar mogelijke calamiteiten. Na onderzoek bleek dat er sprake was van 9 calamiteiten. Hiervan is melding gedaan bij het Meldpunt Calamiteiten van de Inspectie voor de Gezondheidszorg. De overige 2 onderzoeken wezen uit dat het geen calamiteit maar een incident betrof, waarover geen melding bij de Inspectie gedaan hoeft te worden.
Jaarverslag 2014
28
4.3.4 Melding incidenten cliënten (MIC) Tot oktober 2014 werd voor het melden en bijhouden van de MIC gebruik gemaakt van twee systemen. Intramuraal werd Caretracker gebruikt en extramuraal werd gerapporteerd in Excel. Per 1 oktober 2014 is Caretracker buiten gebruik gesteld en de meldingsprocedure is nu voor intramuraal en extramuraal gelijk. Het betreft een tijdelijke oplossing tot de invoering van een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD), waarvan de keuze en implementatie in 2015 wordt verwacht.
Sinds Q1 2014 worden op basis van de MIC-cijfers kwartaalrapportages opgesteld, waarin trendanalyses zijn opgenomen. In het MIC-protocol is een eenvoudige analysemethode opgenomen. Dit stelt protocolbewakers en teamleiders in staat op een simpele manier incidenten, waarvoor geen melding bij de IGZ gedaan hoeft te worden, te analyseren. In 2015 zal de MIC-rapportage worden aangepast. Naast het opstellen van trendanalyses wordt dan gekeken hoe op basis daarvan gekomen kan worden tot preventief beleid.
4.3.5 Cliënttevredenheid Om continu te kunnen focussen op het verhogen van de kwaliteit van zorg is kennis van de ervaringen van cliënten nodig. Voor WZU Veluwe is de tweejaarlijkse CQ-index dan ook een belangrijke graadmeter. De tevredenheid van de cliënten is in 2013 gemeten met behulp van deze CQ-index. Hierna zijn in overleg met de CCR verbeterplannen opgesteld, vervolgens geïmplementeerd en zijn de resultaten besproken met de CCR.
In 2014 zijn in de intramurale locaties huiskamergesprekken met cliënten, of hun vertegenwoordiger, gevoerd door de CR-en. Verschillende aspecten van het wonen en leven in het woonzorgcentrum en de kwaliteit van zorg worden dan besproken. De verbetermaatregelen die hieruit voortkomen worden op locatieniveau ingezet en gevolgd. Eveneens worden de verbeterpunten vanuit het cliënttevredenheidsonderzoek besproken. Deze verbeterpunten zijn ook opgenomen in het jaarwerkplan van de betreffende locatie.
Met de extramurale cliënten vinden soortgelijke gesprekken plaats in de vorm van ‘rond de tafel’ gesprekken.
De CR van locatie Rehoboth is nog niet begonnen met het implementeren van huiskamer- en ‘rond de tafel’ gesprekken. Eind 2014 is afgesproken hiermee te gaan starten, waarbij de CR ondersteund wordt door een adviseur Zorg en Kwaliteit.
4.3.6 Evaluatie disciplinemix zorgteams Bij de evaluatie van de in 2013 ingevoerde disciplinemix van de zorgteams gaven cliënten aan het vervelend te vinden dat meerdere ‘gezichten’ een deel van de cliëntgebonden zorg voor hun rekening nemen. Door de zorg voor de leefomgeving onder te brengen bij de afdelingsassistenten is een meer geïntegreerde aanpak van de cliëntgebonden zorgverlening ontstaan, resulterend in minder gezichten bij de cliënt.
Jaarverslag 2014
29
4.3.7 Zorgkaart Nederland Naast de verplichte publicaties, zoals op www.kiesbeter.nl en de resultaten en verbeteracties vanuit de CQ-index op de eigen website, promoten we de website www.zorgkaartnederland.nl op onze homepage. Zorgkaart Nederland is een website waarop cliënten of hun relaties de zorgverlener en/of een zorgorganisatie kunnen waarderen. De locaties van WZU Veluwe worden overwegend positief gewaardeerd, maar kunnen beter: (peildatum 2 maart 2015) o
De Boskamp, 17 waarderingen, gemiddeld 7.4
o
Rehoboth, 10 waarderingen, gemiddeld 7.4
o
Het Kodal, Nunspeet 2 waarderingen, gemiddeld 6.5
o
De Bunterhoek, Nunspeet 17, gemiddeld waarderingen 8.0
o
Het Nieuwe Feithenhof, 7 waarderingen, gemiddeld 7.2
o
Mariposa, 12 waarderingen, gemiddeld 7.9
4.3.8 Meldcode Ouderenmishandeling Slachtoffers en plegers van geweld in afhankelijkheidsrelaties vragen zelden uit zichzelf hulp. Signalering van geweld door professionals is daarom belangrijk om mishandeling te kunnen stoppen en hulp te kunnen bieden. De Meldcode Ouderenmishandeling biedt professionals heldere richtlijnen en is sinds 1 juli 2013 van kracht.
Het in 2012 ontwikkelde beleid omtrent ouderenmishandeling is geïmplementeerd en medewerkers zijn getraind in het herkennen van signalen en gespreksvoering met het slachtoffer. Zij zijn in staat om het slachtoffer te helpen en de weg te wijzen. Desondanks is er vaak sprake van ‘handelingsverlegenheid’. Daarom wordt het stappenplan van de meldcode jaarlijks besproken binnen de zorgteams. In 2014 zijn bij de aandachtfunctionaris ouderenmishandeling van WZU Veluwe geen meldingen binnengekomen. Wel is twee keer advies gevraagd over een situatie.
4.4 Kwaliteit en medewerkers 4.4.1 Medewerkerstevredenheid (MTO) Begin 2014 werd een medewerkerstevredenheid onderzoek uitgevoerd door onderzoeksbureau Effectory. Er is gekozen voor een kort en krachtig onderzoek dat in 2015 mogelijk herhaald wordt. Alle medewerkers hebben de kans gekregen het onderzoek naar werkbeleving in te vullen. 46,9% heeft mee gedaan aan het onderzoek. Hoewel het een iets hogere respons is dan het landelijk gemiddelde in de branche, streven wij naar een hoger responspercentage. Hieronder staan de resultaten uiteengezet.
Jaarverslag 2014
30
31 Medewerkers zijn zelf aan de slag gegaan met de resultaten van het onderzoek door actieplannen te maken met betrekking tot zaken waarop ze zelf invloed kunnen uitoefenen. Uit deze actieplannen wordt ook duidelijk dat een aantal actiepunten voor de hele organisatie van toepassing is, of waarin de organisatie als geheel een rol heeft. De belangrijkste organisatie actiepunten zijn: o
Communicatie, waaronder de informatievoorziening van het management naar de medewerkers (en cliënten)
o
Feedback (geven en ontvangen)
o
Vertrouwen in het bestuur
Er zijn belangrijke stappen gezet om medewerkers meer te betrekken bij de ontwikkeling van de organisatie en de acties die in de toekomst genomen moeten worden, onder andere door het jaarplan 2015 in een populaire versie uit te geven. In het wekelijkse informatiebulletin worden medewerkers geïnformeerd over uiteenlopende activiteiten en ontwikkelingen binnen WZU Veluwe. Er is een brochure gemaakt waarin de toekomstplannen van WZU Veluwe in begrijpelijke taal zijn verwoord. Elke medewerker heeft deze brochure ontvangen. Enkele weken na verspreiding werden op alle locaties bijeenkomsten georganiseerd waarin de bestuurder en het management in gesprek gingen met de medewerkers over deze plannen en de consequenties daarvan. Begin 2015 is een ‘publieksversie’ van het jaarplan 2015 aan alle medewerkers uitgereikt, evenals een brochure over zelforganisatie in zorgteams. In het voorjaar van 2015 wordt hierover met medewerkers gesproken in zogenaamde ‘rond de tafel gesprekken. Zo’n 16 bijeenkomsten zijn hiervoor ingepland.
4.4.2 Melding incidenten medewerkers Door incidenten met en onveilige situaties voor medewerkers te melden kan het risico op herhaling worden verminderd. Bovendien draagt de melding bij aan een goede opvang voor medewerkers na een incident. In 2014 werd 21 keer melding gedaan van een incident waarbij een medewerker betrokken is geweest. Alle incidenten zijn door de leidinggevende besproken met de medewerkers. Hiermee kon de daadwerkelijk oorzaak van de melding vaak achterhaald worden en zijn gerichte maatregelen ingezet. De incidenten zijn tevens besproken door de ARBO-commissies om te kunnen bepalen of, op basis van de geconstateerde risico’s, organisatie brede maatregelen nodig zijn.
Jaarverslag 2014
Aard van de incidenten: Soort incident
Aantal
Agressie cliënt
7
Prikaccident
3
Val
7
Schoonmaakmiddelen
1
Ongewenst gedrag cliënt
2
Hondenbeet
1
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om een arbeidsongeval direct te melden bij de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid wanneer er sprake is van ernstig of blijvend letsel of bij ziekenhuisopname. Als gevolg van een valincident werd een medewerker opgenomen in het ziekenhuis. In eerste instantie is verzuimd om dit ongeval te melden. Nadat achteraf melding werd gedaan, stelde de Inspectie SZW een onderzoek in. De rapportage met de bevindingen van dit onderzoek is eind april 2015 nog niet ontvangen. De bevindingen van intern onderzoek hebben inmiddels geleid tot maatregelen om herhaling van het incident en het niet direct melden bij de Inspectie SZW, te voorkomen.
4.4.3 Implementatie werkkostenregeling Met ingang van 1 januari 2015 is het wettelijk verplicht voor werkgevers uitvoering te geven aan de werkkostenregeling. De invoering van de werkkostenregeling kan gevolgen hebben voor verstrekkingen en vergoedingen van de werkgever aan de medewerker en daardoor gevolgen hebben voor de secundaire arbeidsvoorwaarden, denk aan het zogenaamde fietsenplan. Na een inventarisatie van alle verstrekkingen en vergoedingen binnen WZU Veluwe, is met instemming van de OR een aantal voorwaarden tijdig aangepast en zijn de administratieve processen en systemen hierop aangepast. In de loop van 2015 wordt onderzocht of er binnen de fiscale ruimte nog mogelijkheden zijn voor, bijvoorbeeld, de aanschaf van iPads. De medewerkers en leidinggevenden zijn geïnformeerd over de veranderingen en mogelijke gevolgen van de implementatie van de werkkostenregeling.
4.4.4 Jaargesprekken POP gesprekken behoren jaarlijks gevoerd te worden. Doorgaans is dit door alle leidinggevenden uitgevoerd. In 2014 is een start gemaakt met het ontwikkelen van een nieuwe systematiek rondom functioneren en beoordelen. In Q4 is duidelijk geworden dat de organisatie voor dusdanig grote veranderingen staat dat het nu niet de juiste moment is om een nieuwe systematiek te ontwikkelen die gaat passen bij de toekomstige organisatie van WZU Veluwe. In de loop van 2015 wordt dit mogelijk opnieuw opgepakt.
4.4.5 Project Afas HRM Sinds 1 januari 2014 wordt gewerkt met het personeelsinformatiesysteem Profit HRM van Afas. In 2014 is een projectgroep gestart om processen verder te digitaliseren. Vanaf mei is het managersen medewerkersportaal InSite live gegaan en vervolgens verder ontwikkeld. InSite biedt de mogelijkheid voor leidinggevenden en medewerkers om gegevens in te zien en te wijzigen. De belangrijkste onderdelen van de papieren personeelsdossiers zijn gescand en beschikbaar via
Jaarverslag 2014
32
InSite. Loonstroken en jaaropgave worden niet meer op papier verstrekt en verstuurd, maar zijn beschikbaar in het medewerkersportaal en kunnen ook worden gedownload. Medewerkers kunnen zich ook via InSite inschrijven voor een cursus. De HR-processen zijn daardoor geïntegreerd in één systeem en verlopen steeds meer digitaal. Daarmee is een grote efficiencyslag gemaakt en is het gebruiksvriendelijker voor leidinggevenden en medewerkers.
4.4.6 Opleidingen en deskundigheid medewerkers In 2014 zijn diverse beleidsdocumenten op het gebied van Leren en Ontwikkelen vastgesteld. Ook is gestructureerd geïnventariseerd wat de behoefte is voor Leren en Ontwikkelen in 2015. Dit is vastgelegd in het scholingsplan 2015 en hieraan is een begroting gekoppeld.
In 2014 is een inhaalslag gemaakt met het toetsen van medewerkers op Voorbehouden en Risicovolle Handelingen (VRH). Alle medewerkers zijn nu getoetst binnen een periode van 3 jaar. Vanaf 2015 gaat de nieuwe cyclus in. Voor de VRH-theorietoetsen worden vanaf 2015 de door de V&VN geaccrediteerde toetsen gebruikt. In 2014 heeft een groot aantal medewerkers een beroepsopleiding gevolgd: o
37 medewerkers zijn afgestudeerd op niveau 3, Verzorgende IG
o
9 medewerkers zijn afgestudeerd op niveau 4, Verpleegkundige
o
10 medewerkers zijn afgestudeerd op niveau 2, Helpende Zorg en Welzijn
o
13 medewerkers zijn nog bezig met een opleiding niveau 4 en hopen begin 2015 gereed te zijn met hun opleiding
o
Er zijn informatiebijeenkomsten gegeven over de Wet Zorg en Dwang voor alle zorgmedewerkers vanaf niveau 3, ongeveer 380 medewerkers
o
Training Coaching vaardigheden voor verpleegkundigen
o
Training Verpleegkundig indiceren en organiseren. De opleiding is gericht op het vergroten van de kennis en vaardigheden voor het indiceren en organiseren van verpleging en verzorging in de eigen omgeving, conform het Normenkader dat hiervoor door V&VN (juli 2014) is opgesteld
4.4.7 Vertrouwenspersoon WZU Veluwe heeft een externe vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen via het GIMD. De vertrouwenspersoon verstrekt jaarlijkse een evaluatieverslag waarin geanonimiseerd en globaal wordt aangegeven welke zaken de vertrouwenspersoon heeft besproken. Indien nodig wordt er aan de hand van deze meldingen actie ondernomen om eventuele klachten in de toekomst te voorkomen. In 2014 hebben vijf medewerkers een beroep gedaan op de vertrouwenspersoon. Van de vijf meldingen ging het in drie gevallen om een onheuse bejegening door de direct leidinggevende en in één situatie door iemand van het hogere management. Medewerkers kunnen eveneens een beroep doen op de externe klachtencommissie in geval van ongewenst gedrag of intimiteiten.
4.4.8 Aanpak verzuim Het gemiddelde verzuimpercentage in 2014 WZU breed was 6,9%. Een te hoog percentage, ook in vergelijking met de branche, dat vraagt om extra inspanning. Om het verzuim terug te dringen is in 2014 het Vitaliteitsoverleg georganiseerd. Dit is een overleg waarbij arbeidsdeskundige,
Jaarverslag 2014
33
teamleider en een adviseur HR gezamenlijk de verschillende verzuimcasussen bespreken. Hoewel dit zinvol is, is het onvoldoende gebleken om het verzuim daadwerkelijk terug te dringen. Daarom is er eind 2014 een plan van aanpak opgesteld om het verzuim in 2015 terug te dringen tot 5%. Om dit te realiseren zal er meer gestuurd worden op verantwoordelijkheid en eigenaarschap. Besloten is om de samenwerking met Verzuim en Zo, de externe organisatie die WZU Veluwe ondersteunt en begeleidt rondom het verzuim, te intensiveren in 2015. Ook is het aantal uren van de bedrijfsarts uitgebreid.
4.4.9 Beleid duurzame inzetbaarheid In 2014 is visie en beleid ontwikkeld op het gebied van duurzame inzetbaarheid. WZU Veluwe wil met een passend en goed beleid rondom duurzame inzetbaarheid medewerkers ondersteunen en stimuleren om ook bij het ouder worden het werk in de zorg te kunnen blijven uitvoeren. Om hier verder vorm aan te geven is in 2014 onderzoek door een projectgroep gedaan naar de gewenste leiderschapsstijl binnen de organisatie. We beogen hiermee de bevlogenheid van medewerkers te stimuleren. Deze projectgroep zal zich in 2015 in eerste instantie richten op leiderschap, eigenaarschap en vitaliteit (verzuim en ARBO).
4.4.10 ARBO Het Arbobeleid is geëvalueerd en herschreven. In 2014 zijn er vier nieuwe Arbocommissies binnen de organisatie aangesteld en vier nieuwe preventiemedewerkers opgeleid. Er zijn organisatie brede preventieve acties ondernomen t.a.v. het voorkomen van verzuim zoals het aanbieden van vaccinatie tegen Hepatitis B en het aanbieden van de griepprik. De Arbocoördinator heeft samen met de preventiemedewerkers de actieplannen vanuit de eerder uitgevoerde Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) onderzoeken opgepakt. In het 2e kwartaal 2015 zal organisatie breed een nieuwe RI&E worden uitgevoerd,
4.4.11 Vastgestelde beleidsdocumenten, protocollen en procedures In het kader van verdere professionalisering en doorontwikkeling van het HR-beleid zijn in 2014 onderstaande documenten, protocollen en procedures opgesteld. o
Beleid Leren & ontwikkelen
o
Cursusboek ten behoeve van begroting 2015
o
Jaarprogramma opleidingen 2015
o
Inrichting cyclische scholingen
o
Stagebeleid
o
Gezondheidsbeleid
o
Evaluatie arbobeleid
o
Gedragscode van WZU Veluwe
o
Evaluatie en aanpassing beleid ongewenst gedrag
o
Actualisering protocol hygiëne en infectiepreventie
o
Functiebeschrijvingen primair proces definitief vastgesteld
o
Notitie mobiliteitsbureau
o
Inrichting afdeling HRM
Jaarverslag 2014
34
Daarnaast is een vertaling gemaakt van de veranderende wetgeving als gevolg van de nieuwe Wet Werk en Zekerheid. Deze wet heeft onder meer invloed op het beleid van de organisatie met betrekking tot hoe om te gaan met nul-urencontracten, de duur van tijdelijke contracten en de transitievergoeding bij beëindiging van dienstverbanden die 24 maanden of langer hebben geduurd.
4.5 Maatschappelijk verantwoord ondernemerschap (MVO) MVO is een integrale visie op een duurzame bedrijfsvoering. Een bedrijf dat maatschappelijk verantwoord onderneemt, maakt bij iedere bedrijfsbeslissing een afweging tussen de verschillende maatschappelijke en economische effecten hiervan, en houdt hierbij rekening met de diverse belanghebbenden. WZU Veluwe staat van nature op een bewuste manier in de samenleving. Als VVT-organisatie leveren we een bijdrage aan een voorzieningenniveau op het gebied van zorg, wonen en welzijn. Het welbevinden van onze cliënten staat centraal. Onze medewerkers en vrijwilligers hebben oog voor mensen in een kwetsbare positie. Onze core business is hiermee in zichzelf al een maatschappelijke taak.
WZU Veluwe is een relatief grote werkgever in Elburg, Epe, Wapenveld en Nunspeet. We investeren in onze medewerkers door het aanbieden van opleidingen en het creëren van goede en veilige arbeidsomstandigheden. Mobiliteit en duurzame inzetbaarheid staan hoog op de agenda. We communiceren eerlijk en transparant over de toekomstplannen. En wanneer we, gedwongen door de intramurale krimp en veranderende wet- en regelgeving, afscheid moeten nemen van medewerkers, dan doen we dat op een sociale manier. Het laatste onder andere door met de vakbonden een sociaal plan over een te komen dat oog heeft voor de belangen van onze medewerkers, maar ook oog heeft voor wat goed is voor de toekomstbestendigheid van onze organisatie.
Ongeveer 1000 vrijwilligers dragen dagelijks bij aan het welbevinden van onze cliënten. Hiermee bieden we hen een zinvolle en zeer gewaarde invulling van (vrije) tijd. We hebben ook oog voor de inspanningen van onze collega’s. Zo zijn de meer dan 2.000 kerstattenties voor medewerkers en vrijwilligers dit jaar ingepakt door Inclusief Gresbo in Nunspeet. Hiermee hebben we een klein steentje kunnen bijdragen aan passend werk voor mensen die dat niet op eigen kracht kunnen.
Jaarverslag 2014
35
5. TOEKOMSTPARAGRAAF WZU Veluwe staat voor een spannende uitdaging om de transitie die in de komende jaren op ons afkomt, het hoofd te bieden. Hiervoor is een zogenaamde ‘stip aan de horizon’ bepaald, een doel waar we samen naar toe werken. Onze inzet is gericht op het nu en in de toekomst bieden van kwalitatief hoogwaardige protestants-christelijke ouderenzorg op basis van een doelmatige (financiële) bedrijfsvoering ten behoeve van het primair proces.
WZU Veluwe moet als organisatie een grotere herkenbaarheid krijgen op de Noord Veluwe en een vanzelfsprekende keuze zijn wanneer er behoefte is aan zorg of ondersteuning. Dit kunnen wij realiseren door onze protestants-christelijke identiteit uit te stralen, ons aan afspraken te houden, eerlijk te handelen en een goede relatie met de bevolking, collega-zorgaanbieders en externe partijen op te bouwen en te onderhouden.
De ‘stip op de horizon’ is vertaald naar een aantal concrete plannen en doelen voor 2015.
5.1 Implementatie identiteitsbeleid Werken vanuit onze protestants-christelijke identiteit vraagt om een actieve houding van het management, maar ook van alle medewerkers en vrijwilligers. Onze identiteit moet onder andere zichtbaar zijn in de manier waarop we met elkaar en met cliënten en naastbetrokkenen omgaan. Maar ook hoe dit bijvoorbeeld van toepassing zal zijn bij ons wervings- en selectiebeleid.
5.2 Cliëntparticipatie en samenwerking met familie, mantelzorgers en vrijwilligers De vanzelfsprekendheid van het overnemen van zorg en het maken van keuzes voor de cliënt door professionals behoort definitief tot het verleden. Wij gaan uit van de eigen kracht en mogelijkheden van onze cliënten en hun omgeving. Dat zij zelf ook participeren in zelfzorg en omzien naar elkaar. Waar mogelijk promoten wij een belangrijke bijdrage van familie, naastbetrokkenen en mantelzorgers. Dit klinkt misschien eenvoudig, maar vraagt een cultuuromslag van zowel cliënten en hun naastbetrokkenen als van onze medewerkers. De professionals worden steeds later in het zorgproces ingeschakeld en ondersteunen alleen wanneer dit echt nodig is. De eigen kracht van thuiswonende cliënten willen we vergroten door het aanbieden van thuistechnologie. Ter ontlasting van de mantelzorger kan kortdurende opname worden aangewend. De zogenaamde respijtzorg. Cliënten zijn dan een aantal dagen of weken bij ons te gast. Dit is ook mogelijk als tussenoplossing voor de terugkeer naar de eigen woning na een ziekenhuisopname.
5.3 Huisvesting We kunnen met zekerheid stellen dat de ‘oude’ verzorgingshuizen tot het verleden behoren en dat geldt ook voor onze woonzorgcentra. Locaties worden laagdrempelige wijkontmoetingscentra die in de basis nog steeds voorzien in intramuraal wonen, maar met zorg voor specifieke doelgroepen (ZZP 4 tot en met 8), waarbij de nadruk ligt op psychogeriatrische zorg. De locaties worden de ankerpunten in de wijk waar iedereen welkom is.
De intramurale krimp kan deels worden opgevangen met het inzetten van ‘scheiden van wonen en zorg’. Daarmee wordt voorzien in de behoefte van cliënten met een lage ZZP indicatie die binnen
Jaarverslag 2014
36
de veilige setting van een zorglocatie willen wonen. De krimp kan deels ook worden opgevangen door bijvoorbeeld onderverhuur aan collega-zorgaanbieders uit, bij voorkeur, een andere sector.
Per gemeente is in relatie tot de demografische ontwikkelingen en op basis van het beleid van het zorgkantoor de toekomstige capaciteit in kaart gebracht. Dit is vastgelegd in het strategisch huisvestingsplan. We hopen in 2015 duidelijkheid te krijgen over renovatie dan wel nieuwbouw van De Bunterhoek in Nunspeet en De Boskamp in Epe en specifieke plannen te hebben ontwikkeld voor renovatie van Het Nieuwe Feithenhof in Elburg. Ook dient duidelijkheid te komen over de toekomst van de locatie Mariposa in ’t Harde. Dit gebeurt in overleg met B&W van de gemeente Elburg en maatschappelijke en kerkelijke organisaties in ’t Harde.
37
5.4 Kwaliteit van zorg en veiligheid Het aantal cliënten met een PG-indicatie neemt de laatste jaren toe. Dit zal zich de komende jaren voortzetten. WZU Veluwe wil passende zorg bieden aan deze doelgroep en stelt zichzelf concrete doelen om de kwaliteit van zorg aan en de veiligheid met name voor deze cliënten te verbeteren. Dit doen we door medewerkers te scholen omtrent PG-ziektebeelden en een veilige woon- en verblijfsomgeving te realiseren. WZU Veluwe heeft zich goed voorbereid op de invoering van de wet ‘Zorg en dwang’, waarbij uitgangspunt is dat dwangmaatregelen niet thuishoren in de zorg voor ouderen en gehandicapten.
Nadrukkelijk wordt gestuurd op het verminderen van het aantal fouten met medicijnverstrekking en het voorkomen van valincidenten.
5.5 Innovatie De gunning van de aanbesteding Wmo is mede gebaseerd op de mate en vorm van samenwerking tussen zorg- en welzijnsaanbieders. Daarnaast is innovatie bij een zorginstelling een belangrijke factor bij de gunning. Innovatie biedt namelijk ruimte voor ontwikkeling van nieuwe, slimmere en betere zorg die de eigen kracht van de cliënten en haar omgeving vergroot.
5.6 Digitalisering en standaardisatie De grote wijzigingen in de zorg vragen ook om aanpassing van administratieve en ondersteunende processen en systemen. Steeds meer processen worden gedigitaliseerd en gestandaardiseerd. Dit om de medewerkers in de zorg efficiënt te kunnen ondersteunen en om de kosten te verlagen ten gunste van handen aan het bed. In 2015 zal een keuze gemaakt worden voor een leverancier van een ECD en gestart worden met de implementatie daarvan.
5.7 Organisatiestructuur Zoals eerder genoemd krijgen we te maken met een forse intramurale krimp die grote gevolgen heeft voor (de omvang van) onze organisatie. De intramurale krimp heeft tot gevolg dat het beschikbare budget fors wordt verlaagd hetgeen gevolgen heeft voor de inzet van medewerkers in het primair proces. We willen hierbij voorkomen dat extra bezuinigd moet worden op de daadwerkelijke zorg en ondersteuning aan cliënten. Onder andere om deze reden is gekeken naar onze organisatiestructuur. Met een herziening van de organisatiestructuur verwachten we
Jaarverslag 2014
slagvaardiger te kunnen handelen en meer ondernemend te kunnen zijn. De maatregelen die zijn of worden getroffen zijn: o
Samenvoegen van de extra- en intramurale teams. Gerealiseerd per 1 januari 2015.
o
Samenvoegen van regio’s (van drie naar twee). Uiterlijk per 1 januari 2016.
o
Beperken van het aantal functies op MT-niveau van 8 naar 5.
o
De functie van teamleider Zorg vervalt. Daarvoor in de plaats komt een nieuwe functie: zorgondernemer.
o
Keuzes maken omtrent wel of niet uitbesteden van Voeding, Linnenbewassing en Schoonmaak. Het voorgenomen besluit om Voeding te outsourcen is inmiddels aan de OR en CCR voorgelegd. De uitkomsten van de overige sourcingsonderzoeken worden in het tweede kwartaal van 2015 verwacht, waarna een keus zal volgen voor wel of niet uitbesteden.
o
Opstarten zelforganiserende teams. Door het terugbrengen van het aantal managers en teamleiders Zorg komen verantwoordelijkheden lager in de organisatie te liggen. Beleid en uitvoering komen dichter bij elkaar te liggen.
o
Opzetten van een Flexpool. Een nader te bepalen vaste basisformatie wordt aangevuld met medewerkers uit de Flexpool. Met het inzetten van een flexibele schil kan beter worden geanticipeerd op veranderingen in de dagelijkse zorg aan onze intra- en extramurale cliënten;
o
Aanpassing van de formatie ondersteunende diensten. Krimp vindt niet alleen plaats in het primaire zorgproces. Ook de formatie van de ondersteunende diensten, zoals het bedrijfsbureau, zal worden aangepast aan de krimp.
5.8 Medewerkers Bevlogen medewerkers zijn één van de pijlers van WZU Veluwe en daar zijn we zuinig op. Dit kan echter niet betekenen dat geen veranderingen doorgevoerd kunnen worden omdat medewerkers zich comfortabel voelen met de huidige situatie. Wel dat we bij die veranderingen aandacht hebben voor onze medewerkers, eerlijk en oprecht met hen omgaan en zorgen voor goede werkomstandigheden en faciliteiten. Het opleidingsbudget voor 2015 is relatief hoog, zodat er ruimte is om de ontwikkeling van de medewerkers in de pas te laten lopen met de ontwikkelingen in de markt en het takenpakket. Desondanks zal de impact van de wijzigingen van de organisatiestructuur en de stijgende zorgzwaarte niet ongemerkt aan onze medewerkers voorbij gaan. Wij realiseren ons dat dit grote gevolgen kan hebben voor een groot aantal medewerkers en dat er daardoor onzekerheid ontstaat over werk en toekomst. Wat betreft het laatste is het positief dat er in goed overleg met de vakbonden tot overeenstemming is gekomen over een nieuw Sociaal Plan, looptijd 1 maart 2015 t/m 31 december 2016.
5.9 Samenwerking Samenwerking lijkt het sleutelwoord te zijn geworden in de zorg. Door samen te werken in de regio kan winst geboekt worden op het gebied van efficiency, kwaliteit van zorg en cliënttevredenheid. Elkaar versterken en samen een bijdrage leveren aan het welbevinden van de burgers in de verschillende kernen op de Noord Veluwe zijn motieven van WZU Veluwe om samenwerking te zoeken. Waar mogelijk wordt steeds intensiever samengewerkt met gemeenten, welzijnsorganisaties, vrijwilligersorganisaties en andere zorgaanbieders.
Jaarverslag 2014
38
In Nunspeet organiseren Zorgverlening Het Baken en WZU Veluwe in hetzelfde gebouw, Seewende, ieder hun eigen zorg- en dienstverlening. We willen daarom in 2015 onderzoeken of door optimale samenwerking en samenvoeging en aanpassing van processen en structuren de bedrijfsvoering en de kwaliteit van zorg in Seewende sterk kan verbeteren. De doelstelling is om in Seewende een gezamenlijk aanbod van woon- en verpleegzorg te creëren. Daarnaast zal ook ingezet worden op inrichten van een wijkontmoetingscentrum. Door deze gezamenlijke aanpak krijgen alle cliënten een eenduidig aanbod met betrekking tot behandeling, zorg, wonen, welzijn en gastvrijheid. Zorgverlening Het Baken en WZU Veluwe onderzoeken ook op andere terreinen samenwerking. Om de mogelijkheden hiertoe in een breder perspectief te onderzoeken is eind 2014 een aanvraag ingediend voor ondersteuning vanuit InvoorZorg!, welke is gehonoreerd.
39
5.10 Risicomanagement In 2015 zal gestart worden met een methodiek voor risicobeheersing van de bedrijf kritische processen. De verwachting is dat van alle vastgestelde kritische processen de risico’s multidisciplinair zijn geïnventariseerd en afgewogen en dat waar nodig beheersmaatregelen zijn genomen.
Jaarverslag 2014
6. FINANCIEEL BELEID Tijdens het jaar 2013 is in het kader van het project ‘Werk in Uitvoering’ veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van de medewerkers. De gevolgen van dit project en de behoefte aan (bij) scholingen waren ingrijpender en groter dan voorzien waardoor in dat jaar een verlies is geleden. De extra opleidingen zijn in 2014 afgerond.
Het jaar 2014 heeft in het teken gestaan van een betere afstemming tussen de vraag naar zorg vanuit de zorgzwaartepakketten en de gewenste inzet op alle deskundigheid niveaus. Hierbij is rekening gehouden met de wens van cliënten om meer dezelfde ‘gezichten’ te zien.
WZU Veluwe wil een aantrekkelijke partner zijn en blijven voor de extramurale zorg en daarom bewust ingeschreven op alle vormen van extramurale zorg bij de zorginkoop 2015. De overgang van deze zorgsoort naar de Wmo en Zvw heeft in 2015 geleid tot extra inspanningen van WZU Veluwe maar ook van haar partners. De zorgverlening is te allen tijde gewaarborgd gebleven. WZU Veluwe blijft wel nadrukkelijk de prijsvorming van haar producten en diensten volgen omdat een aantal hiervan mogelijk in de toekomst niet meer kostendekkend kunnen worden geleverd.
Door meer aandacht te besteden aan de wens van de cliënten in relatie tot een efficiëntere en effectievere inzet van personeel en het duidelijker sturen op inkomsten en uitgaven is het financiële resultaat over 2014 aanzienlijk verbeterd. Van een resultaat over 2013 ad € -/- 751.172 naar een positief resultaat van € 312.711 over 2014. Het resultaat 2014 is negatief beïnvloed door een dotatie van € 713.000 aan de reorganisatievoorziening keukens. In 2014 is het moeilijke voorgenomen besluit genomen om de keukens van vijf intramurale locaties te sluiten en over te gaan naar een ander voedingsconcept ‘Meals on Wheels’. Deze beslissing is moeilijk omdat het grote consequenties zal hebben voor onze medewerkers. Medewerkers die vaak al jaren bij ons met tevredenheid werkzaam zijn. Het is niet mogelijk om vanuit de huidige financiering en de veelal gedateerde keukens kostendekkend te opereren. Er zijn met behulp van de hoofden Voeding verschillende alternatieven doorberekend in zogenaamde business cases. Helaas hadden deze alternatieven niet het gewenste resultaat waardoor de keukens open zouden kunnen blijven.. Zonder deze reorganisatiekosten zou het financiële resultaat € 1.025.000 zijn geweest. Dat is bijna 3% van de omzet.
In 2014 is de omzet afgenomen met 2,7% door het inleveren van verzorgingsplaatsen met lichte zorgzwaartepakketten en door een afname van de huuropbrengsten. In 2014 is de huur en verhuur van aanleunwoningen door Habion, de eigenaar van de woningen, uitbesteed aan derden. De subsidies zijn toegenomen door een betere benutting van de mogelijkheden. De afname aan personeelskosten wordt verklaard door een afname van opleidingskosten en een mindere inhuur van derden. Het aantal personeelsleden daalde licht van 573 fte naar 566 fte. Onder deze post is ook de reservering opgenomen voor reorganisatiekosten van de keuken.
De afschrijvingen zijn toegenomen door onder andere investeringen in de infrastructuur (zorgalarmering en WIFI) op twee locaties. De WIFI is mede aangebracht als voorbereiding op de implementatie van een ECD.
Jaarverslag 2014
40
De overige bedrijfskosten zijn vooral afgenomen door afname van huurkosten van de aanleunwoningen.
De exploitatiebegroting 2015 komt uit op een resultaat op € 426.000. Wij verwachten dat de omzet de komende jaren verder afneemt door afname van lichte zorgzwaartepakketten en verminderde zorgvraag als gevolg van de transformatie van de AWBZ naar de Wlz, de Wmo en de Zvw. Het resultaat staat onder druk omdat de marge op de extramurale producten door het overheidsbeleid is verminderd. In 2015 wordt beoordeeld of alle extramurale producten vanwege een negatieve financiële marge nog kunnen worden aangeboden in 2016.
In 2015 zullen de investeringen bijna € 2 miljoen bedragen en zijn met name voor zorgalameringsinstallaties, zorg op afstand en de invoering van een ECD.
In 2015 zal verder gewerkt worden aan de ontwikkeling van het vastgoed in samenwerking met de verhuurder en de betreffende gemeenten. Tevens zal worden overwogen of toetreding tot het Waarborgfonds voor de Zorgsector (WfZ) wenselijk is om het initiatief van ontwikkeling van nieuwbouw ook in eigen hand te kunnen nemen.
Resultaatratio
2014
AWBZ-gefinancierde resultaten
0,99%
Niet ZVW en AWBZ-gefinancierde resultaten
2013 - 2,07%
2012
2011
2,39%
1,83%
-3,67%
- 4,31%
6,61%
10,36%
2014
2013
2012
2011
Current ratio
210,75%
162,27%
192,05%
221,43%
Quick ratio
210,75%
162,27%
192,05%
221,43%
2014
2013
2012
2011
51,63%
47,81%
43,27%
49,18%
23,1%
21,46%
24,69%
26,65%
2014
2013
2012
2011
26,6%
22,94%
30,62%
28,62%
Liquiditeit
Solvabiliteit Solvabiliteitsratio Vermogensratio
Weerstandsniveau Eigen vermogen en Voorzieningen/Totale opbrengst
Jaarverslag 2014
41
7. KENGETALLEN Tabel capaciteit per locatie per 31-12-2014 Naam van de locatie
Plaatsen per Plaatsen per
Plaatsen per
31-12-2014
31-12-2012
31-12-2013
De Boskamp te Epe
84
84
84
Rehoboth te Wapenveld
81
81
81
Het Nieuwe Feithenhof te Elburg
75
75
75
Mariposa te ’t Harde
50
50
50
De Bunterhoek te Nunspeet
93
93
93
Het Kodal te Nunspeet
36
36
36
Tabel AWBZ-functies geleverd in 2014 door WZU Veluwe: Functie
Geleverd ja/nee
Persoonlijke verzorging
Ja
Verpleging
Ja
Begeleiding
Ja
Behandeling
Ja
Verblijf
Ja
Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens
Aantal/
Aantal/
Aantal/
bedrag in
bedrag in
bedrag in
2014
2013
2012
Aantal intramurale cliënten per einde verslagjaar
385
399
419
Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar
105
133
125
Aantal extramurale cliënten exc. cliënten dagact.
384
422
387
419
429
429
141.963
151.867
157.099
-
0
0
Aantal verzorgingsdagen volledig pakket thuis
19.790
19.977
14.672
Aantal dagen dagactiviteiten in verslagjaar
11.813
12.579
13.561
101.123
77.103
69.950
1.072
1.142
1.117
Cliënten
einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf per einde verslagjaar Productie Aantal intramurale verzorgingsdagen in verslagjaar Aantal intramurale verpleegdagen in verslagjaar
Aantal uren extramurale zorg in verslagjaar (excl. dagactiviteiten) Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar
Jaarverslag 2014
42
Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde
566
573
513
Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar
35.659.467
36.647.405
34.901.565
Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare
31.522.948
31.684.083
30.016.221
4.136.519
4.963.322
4.885.344
verslagjaar Bedrijfsopbrengsten
kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten
8. VASTSTELLING EN VERVOLG 43 De bestuurder heeft het jaarverslag vastgesteld op 30 april 2015, waarna het besproken is tijdens de overlegvergaderingen met de CCR en de OR, respectievelijk op 22 en 26 mei 2015. Vervolgens werd het jaarverslag besproken met de RvT op 27 mei 2015. De RvT heeft zijn goedkeuring verleend aan publicatie van het jaarverslag.
Jaarverslag 2014
Verklaring van afkortingen:
A AWBZ
Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten
B BIG
Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg
C CQ-index
Consumer Quality Index (kwaliteit van zorg vanuit cliëntperspectief in kaart gebracht)
44
D DAC
Dagactiviteitencentrum
E EM
Extramurale zorg (thuiszorg)
ECD
Elektronisch cliëntendossier
F FWG
Functiewaardering gezondheidszorg
G GIMD
Externe dienstverlener
GZ
Geestelijke gezondheidszorg
H HRM
Human Recource Management (vakgebied van personeelsbeheer: omvat onder meer het aanwerven, opleiden, motiveren, juist inzetten en ontslaan van medewerkers)
HKZ
Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector
I IM
Intramurale zorg (binnen een woonzorgcentrum)
ICT
Informatie- en communicatietechnologie
ISO
Internationale Organisatie voor Standaardisatie
IGZ
Inspectie voor de Gezondheidszorg
M MTO
Medewerker tevredenheid onderzoek
MIM
Melding incidenten medewerker
MIC
Melding incidenten cliënten
Jaarverslag 2014
N NHC
Normatieve huisvestingscomponent
NZa
Nederlandse Zorgautoriteit
P PG
Psycho-geriatrie
R RIE
Risico-inventarisatie en –evaluatie
RvT
Raad van Toezicht
45
S SZW
Sociale Zaken en Werkgelegenheid
V VVT
Verpleging, Verzorging en Thuiszorg
VRH
Voorbehouden risicovolle handelingen
V&VN
Verpleegkundigen & Verzorgenden Nederland
W Wmo
Wet maatschappelijke ondersteuning
WNT
Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector
WOC
Wijk ontmoetingscentrum
WZC
Woonzorgcentrum
WZU Veluwe
Stichting Protestants Christelijke Woonzorg Unie Veluwe
Z Zvw
Zorgverzekeringswet
ZZP
Zorgzwaartepakket
Jaarverslag 2014
