INZICHT INHUUR EXTERNEN

“INZICHT INHUUR EXTERNEN” In de gemeente Weststellingwerf in de periode 2008 - 2011

Rekenkamercommissie Weststellingwerf

BIJLAGEN

Wolvega, januari 2013

Inhoud

1. Inventarislijst van beleidsstukken en documenten 2. Toelichting begrippen 3. Procesbeschrijving inhuur personeel Gemeente Weststellingwerf a. Hoofdproces b. Inhoud van het hoofdproces c. Registratie gegevens d. Inhoud van Registratie gegevens e. Proces Marktplaats f. Inhoud van Proces Marktplaats 4. Integriteitverklaring 1. Toelichting Integriteitsnormen 5. Ambtsbelofte / -eed 6. Geheimhoudingsverklaring 7. Gedragscode 8. Toelichting op de samenstelling van het P-budget in de begroting en de werking van de

knelpuntenpot

Rekenkamercommissie Weststellingwerf – rapport inhuur externen

2

Bijlage 1: Inventarislijst van beleidsstukken en documenten (aan de commissie overhandigd door gemeentesecretaris Van Maurik tijdens de startbijeenkomst van de rkc met de gemeentelijke organisatie op 16 februari 2012) 1. Begroting 2008 – 2011 2. Begroting 2009 – 2012 3. Begroting 2010 – 2013 4. Begroting 2011 – 2014 5. Jaarrekening 2008 6. Jaarrekening 2009 7. Jaarrekening 2010 8. Aanbiedingsbrief d.d. 10 oktober 2007 Nota inkoop – en aanbestedingsbeleid 2007 9. Raadsvoorstel d.d. 22 oktober 2007 (kenmerk: 2007-000227/r), nummer 2007/81, agendapunt 9 10. Raadsvoorstel d.d. 18 december 2007 (kenmerk: 2007-000257/r), nummer 2007/99 11. Oplegnotitie wijziging punten 26 en 27 Mandaatregister d.d. 21 februari 2008, nummer 2008013020/u/BZ (extract uit het Mandaatregister versie 2008.2) 12. Processchema’s inkoop en aanbesteding 13. Startformulier inkoop en aanbesteding 14. Instructieblad postafhandeling aanbestedingsproces 15. Mandaatbesluit gemeente Weststellingwerf 2011 d.d. 14 juni 2011, nummer 2011-5101/1 intern 16. Memo actueel mandaat aanbesteding, punten 26 en 27, d.d. 14 juni 2011 (extract uit het Mandaatregister, nummer 2011-5129\2 Intern) 17. Collegebesluit d.d. 7 september 2010 ter vervanging AIV 2005, resp. AIV 2007 door AV 2010, nummer 2010-3453\1 Intern) 18. Informatieblad AV 2010 19. Mandaatbesluit d.d. 2 november 2010 om te kunnen afwijken van Algemene inkoopvoorwaarden 2010, nummer 2010-4033/1 Intern 20. Nieuwsbrieven op intranet (HENK) ‘Eerste hulp bij inkoop en aanbesteding’ 21. Raamovereenkomst Randstad 22. Raamovereenkomst Startpeople 23. Raamovereenkomst AB Fryslân 24. Aanvraagformulier inhuur (tijdelijk) personeel 25. Procesbeschrijving inhuur personeel


3

Bijlage 2: toelichting begrippen a. Begrijpelijkheid Voor de gebruikers, die een redelijke kennis hebben van begrotingen en jaarrekeningen, dienen de documenten eenvoudig te begrijpen te zijn. Dat vereist dat de documenten inzichtelijk en overzichtelijk worden opgesteld en ingedeeld, dat voldoende informatie is opgenomen en dat de informatie goed is gegroepeerd en zo nodig samengevoegd. Voorkomen moet worden, dat een minder begrijpelijke of niet volledige presentatie in de begroting of jaarrekening wordt “gerepareerd” in de toelichting. Ook mag er niet toe worden overgegaan bepaalde relevante informatie achterwege te laten met als argument de moeilijkheidsgraad van het onderwerp. b. Stelselmatigheidsvereiste (bestendige gedragslijn) Het stelselmatigheidsvereiste houdt in dat van het ene op het andere jaar dezelfde grondslagen worden gebruikt, bijvoorbeeld voor waardering en resultaatbepaling en –bestemming. Alleen als er gegronde redenen zijn mag de wijze van waarderen en afschrijven (bijvoorbeeld de afschrijvingsperiode of –methode) worden veranderd. Dergelijke wijzigingen dienen altijd te worden toegelicht. c. Grondslagenvereiste Het grondslagenvereiste houdt in dat er in de begroting en jaarrekening wordt aangegeven wat de achterliggende principes zijn. Gebruikers dienen te worden geïnformeerd over: - de grondslagen voor inrichting, presentatie en calculatie van de begroting; - de grondslagen voor de waardering en resultaatbepaling die bij de opstelling van de financiële verslaggeving worden toegepast; - de wijzigingen in die grondslagen; - de invloed van die wijzigingen; - de ramingen en de werkelijke uitkomsten in de begroting respectievelijk de jaarrekening en de verschillen ten opzichte van vorig jaar; - de verschillen dienen te worden toegelicht. Gebruikers worden zo in staat gesteld verschillen tussen de diverse jaren te onderzoeken. d. Relevantie De informatie moet ten minste gaan over lasten, baten, bezittingen, schulden, vermogensbestanddelen, rechten en verplichtingen die een bepaalde omvang of impact hebben. Heldere informatie over de financiële positie, over resultaten in het verleden en verwachtingen in de toekomst dient bij te dragen aan het inzicht in de financiële positie en de mogelijkheden voor uitvoering van beleid. Daarbij is het zonder meer van belang, dat helderheid wordt verschaft over belastingheffing, het vermogen van de gemeente om lopende en toekomstige verplichtingen na te komen en de mogelijkheden voor het inspelen op behoeften en ontwikkelingen. Voor een goed inzicht in met name de structurele effecten binnen dit alles is nodig, dat ongebruikelijke en zelden voorkomende baten of lasten afzonderlijk worden getoond en toegelicht. e. Materialiteit Informatie is materieel indien het weglaten of het onjuist weergeven daarvan de beslissingen van de gemeenteraad die hij neemt op basis van de begroting of de jaarrekening zou kunnen beïnvloeden. Materialiteit is afhankelijk van de omvang. Het begrip geeft veeleer een kritische grens aan wanneer informatie moet worden opgenomen, dan dat het een vereiste aan de financiële gegevens zelf is. f. Betrouwbaarheid Informatie is betrouwbaar wanneer zij vrij is van wezenlijke onjuistheden en vooroordelen. Aan de cijfers zijn al de vereisten van rechtmatigheid en het getrouwe beeld gesteld. Dit garandeert de basis voor betrouwbaarheid. De teksten zijn relevant voor het interpreteren van de cijfers. De teksten moeten daarom het juiste beeld scheppen. De begroting en de jaarrekening moeten getrouw zijn zowel in weergave van de feiten, aannamen en verwachtingen als in de suggesties en conclusies die daaraan worden verbonden. Informatie dient zo te worden weergegeven dat misvatting of zelfs misleiding wordt voorkomen. Alle gebruikers van de begroting en de jaarrekening - de gemeenteraad voorop - dienen zoveel mogelijk inzicht te hebben in de documenten.


4

Bijlage 3: Procesbeschrijving inhuur personeel

Procesbeschrijving Inhuur personeel Gemeente Weststellingwerf


5

Hoofdproces Aa nv raa g fo rm u l i e r

Be oo rde l e n a a nv r fo rm ul i e r Ui tv o e re n fi n an c i ë l e to e ts

Ak k o o rd ? Ne e ja Be s l u i te n d i rec ti e

Ov erd ra c h t a a nv raa g fo rm ul i Ve rwe rk i n g g e ge v e ns

Re gi s tra ti e g e ge v e ns

We rv e n k a nd . Sta rt / AB/ Fl e x

L e v e ri n g ra a m o v .k o m s t? nee

Pro c e s M a rk p l a a ts

ja On tv a ng e n CV' s

Be oo rde l i n g CV' s Ui tno d i g e n k a nd i da a t Vo ere n s o l l . g e s p rek M a k e n ad v i e s nee Ad v i e s po s i ti e f? Ja In l i c h te n a a nv rag e r

Ve rs trek k e n o p dra c h t

Ve rz e nd e n "we rk p l e k i n r."

Ve rz e nd e n a fwi j z i n ge n Te k e n e n o n tv .b e v e s ti g i n g Re to u r z e n de n o n tv . Co ntro l e c o ntra c t

Co nfo rm a a nv raa g ? nee Ov erl e g Fi n e n PO&I

Bi j we rk e n i nh u u r d o c u m e n t Ex c e l nee

Bi j we rk e n e x c el b e s ta nd In h uu r Arc h i v e re n s tu k k en i n hu u r

Ei n d e p ro c es


6

Inhoud van Hoofdproces Naam Aanvraag formulier (bestand)

Uitvoerende

Beschrijving Aanvraag formulier inhuur wordt door het afdelingshoofd ingevuld en ter beoordeling voorgelegd aan HRM. Dit is de start voor het werkproces "Inhuur personeel". Met deze aanvraag wordt een beroep gedaan op de de beschikbare vacaturegelden/knelpuntenpot of projectgelden. Het formulier is te downloaden van HENK, wordt ingevuld door betreffend afdelingshoofd en via mail naar HR adviseur gestuurd.

Beoordelen aanvr formulier (basis)

HR adviseur

Akkoord? HR adviseur (controle) Uitvoeren HR adviseur financiële toets (basis)

Besluiten directie (basis)

Directie

Overdracht aanvraagformu lier (logistiek) Verwerking PSA gegevens (basis)

HR adviseur beoordeelt het aanvraagformulier op compleetheid, noodzaak (toetsing voortgang) en rechtmatigheid (voldoen aan Inkoop en aanbestedingsbeleid). Motivatie wordt beoordeeld. Na vaststelling/berekening benodigde gelden wordt vervolgens de financiële haalbaarheid getoetst.

HR adviseur beoordeelt de aanvraag op financiële haalbaarheid; aanvraag moet worden betaald uit vacatureruimte/knelpuntenbudget of projectgelden. Basis voor deze beoordeling is het financieel overzicht dat door middel van een rapport (vervaardigd in Cognos) inzichtelijk is. De gegevens die hiervoor worden gebruikt worden periodiek bijgewerkt door PSA en financieel consulent Middelen. Werkinstructie: zie subproces: "Registratie gegevens". Aanvraagformulier (voorzien van concreet advies) wordt ter besluitvorming aangeboden aan directie. Directie parafeert voor akkoord. Indien niet akkoord volgt overleg met desbetreffend afdelingshoofd. Aanvraagformulier wordt overgedragen aan HR adviseur voor werving en selectie. Aanvraagformulier Inhuur is voor akkoord geparafeerd door Directie; HR adviseur zorgt ervoor dat de gegevens worden aangeleverd aan PSA; op basis van de gegevens van dit


7

formulier worden de administraties van zowel PSA (Beaufort en Excel) als FIN (Key2Financiën) bijgewerkt. Deze actie vindt plaats na iedere aanvraag voor inhuur van personeel. Zie subproces: "Registratie gegevens". Registratie gegevens (subproces) Werven kand. Start / AB/ Flex (basis)

Levering raamov.komst ? (controle)

Betreft beschrijving van de administratieve verwerking en bewaking van de inhuurgegevens. HR adviseur

HR adviseur

Proces Markplaats (subproces)

HR adviseur neemt contact op met een bureau waarmee de raamovereenkomst is afgesloten. Dit kan zowel mondeling (telefonisch) als schriftelijk (brief of mail). Na mondeling contact worden afspraken schriftelijk vastgelegd (aantekening of mail) en wordt dit door de HR adviseur gearchiveerd in het electronisch dossier in DECOS. Kan op basis van raamovereenkomsten worden geleverd? Zo ja, dan wordt het proces vervolgd. Indien dit niet het geval is dan volgt inhuurprocedure via Marktplaats.

Opdracht uitzetten via www.inhuurfriesland.nl (Markplaatssysteem Poolz). Door dit te doen worden leveranciers die zijn aangesloten (bureau's en ZZP-ers) in de gelegenheid gesteld in te schrijven op de opdracht. Op basis van vooraf gestelde voorwaarden worden selecties gemaakt waaruit uiteindelijk een kandidaat wordt gekozen (opdracht wordt gegund). Systeem zorgt voor een administratieve afhandeling die de toets der kritiek op het gebied van rechtmatigheid kan doorstaan.

Bijgevoegd: Handleiding incl processchema toegevoegd.

Ontvangen CV's (basis)

HR adviseur

Naar aanleiding van telefonische mededeling/mail heeft de partij aangegeven dat geleverd kan worden op basis van raamovereenkoms;.CV's worden toegezonden.

Beoordeling CV's (basis)

HR adviseur

Adviseur HR beoordeelt ontvangen CV's.


8

Uitnodigen kandidaat (basis) Voeren soll. gesprek (basis) Maken advies (basis)

Advies positief? (controle) Verstrekken opdracht (Start/extern) (basis) Verzenden "werkplekinr." (basis)

HR adviseur

Op basis van de CV's (raamovereenkomst) of de offertes (externe bureau's) worden kandidaten uitgenodigd (meest telefonisch, soms schriftelijk) voor een gesprek. Afdelingshoofd Sollicitatiegesprekken worden meestal gevoerd door afdelingsvertegenwoordigers. Indien gewenst is een HR adviseur daarbij aanwezig. HR adviseur Op basis van gesprekken adviseert de HR adviseur over te gaan tot inhuur van kandidaat en afwijzing van overige kandidaten; of alle kandidaten worden afgewezen, waarna procedure via Start opnieuw begint of opdracht via Marktplaats opnieuw wordt uitgezet. HR adviseur

HR adviseur

De opdracht wordt gegund aan raamovereenkomst-partij of externe partij. Deze partij wordt telefonisch op de hoogte gebracht.

PSA

Sjabloon (Informatieformulier nieuwe medewerker) waarin staat vermeld wie waar en hoe lang is ingehuurd; activering "druppel" en inrichten werkplek (bv. bureau + PC + ?). Formulier wordt ingevuld door afdelingshoofd en naar PSA verzonden. Wordt door PSA verwerkt in Beaufort. Na verwerking krijgen DIV, I&A, receptie, Financiën, juridische zaken (mandaatregeling) automatisch bericht (wordt geregeld met apllicatie UMRA)

Inlichten aanvrager proces (communicatie ) Verzenden afwijzingen (basis)

HR adviseur

HR adviseur licht desbetreffend afdelingshoofd/teamleider in (telefonisch).

HR adviseur

In het geval dat de procedure via inhuurfriesland.nl is verlopen, worden de overige bureau's in kennis gesteld van de afwijzing. Deze afwijzing vindt per mail plaats en wordt geregistreerd in het "inhuurdossier".

Tekenen Afdelingshoofd Na opdrachtverstrekking volgt een ontvangstbevestiging van ontv.bevestigin Staf raamovereenkomst-partij. Deze wordt ondertekend door adj. g (basis) secretaris (hoofd Staf) en daarna retour gezonden door HR adviseur.


9

Retour zenden HR adviseur ontv. bevestiging (basis) Controle HR adviseur contract (basis)

Conform aanvraag? (controle) Overleg Fin en PSA (basis) Bijwerken inhuur document Excel (basis) Archiveren stukken inhuur (basis) Einde proces (Toestand)

HR adviseur zendt getekend exemplaar contract retur naar raamovereenkomst-partij en geeft PSA een copie voor administratieve verwerking. HR adviseur controleert of het begrootte bedrag/budget voldoende is voor het contractueel vastgestelde bedrag. Indien dit niet het geval is, zorgt de HR adviseur voor aanpassing van de (financiële) gegevens. PSA en Financiën worden op de hoogte gesteld.

Fin. consulent personeel HR adviseur PSA

Betreft bijwerken van financiële gegevens in Beaufort en Key2Finance en in Excel inhuur document.

PSA

Stukken worden digitaal gearchiveerd in een inhuur dossier (DECOS)


10

Registratie gegevens

Getek end aanv raagformuli

Verw erk en geg aanv raagform.

Vers turen IN H U U R +

Verw erk en geg Key 2Financ iën

Vers turen bev es tiging

Aans l IN H U U R en Key 2F

Bijw erk en ex c el bes tand Inhuur

C ontrole gegev ens

Vas tleggen bev indingen

Einde proc es


11

Inhoud van Registratie gegevens Naam Uitvoerende Getekend aanvraagformu lier (bestand)

Beschrijving Aanvraagformulier Inhuur is voor accoord geparafeerd door Directie; op basis van de gegevens van dit formulier worden de administraties van zowel PSA (Beaufort en Excel)als FIN (Key2Financiën) bijgewerkt. Deze actie vindt plaats na iedere aanvraag voor inhuur van personeel.

Verwerken geg aanvraagform. (basis)

De gegevens van het aanvraagformulier worden door salarisadministratie verwerkt in Beaufort.

PSA

Per aanvraag/afdeling wordt geregistreerd: Naam van de ingehuurde persoon Naam van bureau/leverancier Begin en einddatum van inhuur Aangegane verplichtingen op basis van periode en geschatte kosten Dekking van kosten: vacatureruimte en/of knelpuntenpot en/of projectgelden Bewaking (door PSA) van afronding van dit proces geschiedt middels het Excelbestand: "Inhuur en registratie". Bovengenoemde gegevens staan hierin opgenomen alsmede de bewaking van de juiste formulieren (belasting, legitimatie, contract, VAR-verklaring). Versturen INHUUR + aanvr form (basis)

PSA

Het tabblad "Inhuur en bedragen" uit het Excel-bestand "Inhuur en registratie" wordt via mail verzonden naar de financieel consulent van de afdeling Financiën.

Verwerken geg Key2Financiën (basis)

Fin. consulent personeel

Versturen bevestiging (basis)


Financieel consulent personeel verwerkt de aangereikte gegevens in Key2Financiën door middel van het aanmaken van een FCL/Ecl/taak waarop de facturen voor inhuur kunnen worden geboekt. Financieel consulent personeel stuurt een mail naar PSA met daarin de bevestiging van de verwerking in Key2Financiën en vermelding op welk Fcl/Ecl en taaknummer de boeking heeft plaatsgevonden.


12

Aansl INHUUR en Key2F (bestand)

Wekelijks stuurt salarisadministratie de aanvraagformulieren naar financieel consulent PO&I. Doel is aansluiting tussen administraties van PO&I (Beaufort/Gemal) en Financiën (Key2Financiën) te bewerkstelligen en te behouden. Maandelijks vindt overleg plaats tussen hoofd PO&I/salarisadministratie en financieel consulent PO&I om de aansluiting tussen de systemen te behouden. Verschillen moeten worden verklaard door budgethouders/ afdelingshoofden. De benodigde gegevens worden ter bespreking afgegeven aan de consulenten Financiën en/of de consulenten PO&I. Hier rijst de vraag wie verantwoordelijk is voor afstemming: consulent PO&I vanuit over-all regie op personeelsbudget (budgethouder is hfd PO&I). consulent Financiën vanuit de regie op totale financiën (advies/sturing). Primaire verantwoordelijkheid voor het proces ligt bij PO&I. Gezamenlijke (PO&I + FIN) ondersteuning en advisering van afdelingshoofd gewenst? Maandelijkse controle: 2e en 3e week

Controle gegevens (basis)


Financieel consulent personeel en PSA controleren of inhuurgegevens in Beaufort overeenkomen met gegevens van Key2Financiën. Gegevens Beaufort: naam afdeling naam externe inhuur begin- en einddatum inhuur periode bedrag verplichtingen (totaal en per afdeling) Fcl/Ecl taaknummer/naam Vacaturepot/knelpuntenpot/projecten

Gegevens Key2Financiën (vast rapport Cognos): Fcl/Ecl taaknummer/naam vacaturepot/knelpuntenpot/projecten/kostenplaats (uren


13

WBU) naam afdeling naam externe inhuur bedrag verplichtingen (totaal en per afdeling) werkelijk geboekte bedragen (totaal en per afdeling) Vastleggen bevindingen (basis)


Controle vindt plaats in reguliere P&C cyclus  zijn facturen op juiste Fcl/Ecl geboekt?  zijn juiste facturen geboekt?  onder/overschrijdingen?  bijstelling budget?

Einde proces (Toestand)


14

Proces Markplaats

Geen lev ering raamov ereenk o

Opdrac ht afhandelen


15

Inhoud van Proces Markplaats Naam Geen levering raamovereenk omst (tijd) Opdracht afhandelen (basis)

Uitvoerende

Beschrijving

HR adviseur

Opdracht uitzetten via www.inhuurfriesland.nl (Markplaatssysteem Poolz). Door dit te doen worden leveranciers die zijn aangesloten (bureau's en ZZP-ers) in de gelegenheid gesteld in te schrijven op de opdracht. Op basis van vooraf gestelde voorwaarden worden selecties gemaakt waaruit uiteindelijk een kandidaat wordt gekozen (opdracht wordt gegund). Systeem zorgt voor een administratieve afhandeling die de toets der kritiek op het gebied van rechtmatigheid kan doorstaan. Bijgevoegd: Handleiding incl processchema toegevoegd.


16

Bijlage 4: Integriteitverklaring

De Gemeente Weststellingwerf hecht grote waarde aan integer handelen van bestuurder en (externe) medewerkers.

Ik , ……………………………………………

Verklaar hierbij, dat ik:

 als ingehuurde medewerker geheimhouding betracht over al datgene wat mij in mijn functie ter kennis komt, tenzij enig wettelijk voorschrift mededeling vordert.  als ingehuurde medewerker zorgvuldig zal omgaan met vertrouwelijke informatie en met gemeentelijke eigendommen.  als ingehuurde medewerker geen andere personen gebruik zal laten maken van mijn toegangsbadge en andere persoonlijke gebruikersprofielen en/-of wachtwoord(en).  als ingehuurde medewerker geen andere personen dan de in dienst zijnde personeelsleden toegang zal verschaffen tot de gemeentelijke gebouwen.  als ingehuurde medewerker mij zal houden aan de regels van de gemeente Weststellingwerf en kennis heb genomen van de Ambtelijke Gedragscode Integriteit en mij daarnaar zal gedragen.

Datum: Aldus naar waarheid ingevuld, ……………………………………….


(handtekening)

17

Bijlage 3a Toelichting integriteitsnormen Gedragscode Ambtelijke Integriteit Het doel van de Gedragscode Ambtelijke Integriteit is om je in het kader van de uitoefening van je functie je een houvast te bieden bij het bepalen van de integriteitsnormen. Op HENK is de Gedragscode Ambtelijke integriteit te vinden onder ‘Personeelszaken/rechtspositie en arbeidsvoorwaarden/Integriteit’. Ambtseed/belofte In artikel 15:1a CAR/UWO is opgenomen dat nieuwe medewerkers verplicht zijn een eed of belofte af te leggen. Dit wordt opgenomen in het introductieprogramma. Omdat wij grote waarde hechten aan het integriteitsbeginsel vragen wij de huidige medewerkers een integriteitsverklaring te tekenen waaruit blijkt dat je het gestelde in de ambtseed/belofte onderschrijft. Geheimhoudingsverklaring De geheimhoudingsverklaring is bedoeld voor iedereen die direct of indirect geautoriseerd is om gegevens op te vragen uit de gemeentelijke gegevensverwerkingen zoals Decos en het GBA systeem. Deze systemen raken steeds meer met elkaar verweven. Door de toenemenende digitalisering wordt het makkelijker om via Decos informatie uit het GBA systeem op te vragen. Iedereen die geautoriseerd is voor Decos en nog geen geheimhoudingsverklaring heeft getekend, wordt daarom gevraagd om hetgeen gesteld in de geheimhoudigsverklaring te onderschrijven. Melding financiële belangen Wij willen je erop wijzen hoe, in het kader van integriteit moet worden omgegaan met een financieel belang dat (mogelijk) een raakvlak heeft met de werkzaamheden die je verricht. Welke financiële belangen wel en niet toelaatbaar zijn, hangt af van jouw (concrete) financiële belang en de inhoud van jouw functie. Het uitgangspunt is dat als de financiële belangen een risico vormen voor een goede vervulling van de functie of het goede functioneren van de gemeente dan is dit in strijd met het integriteitsbeginsel. Om te toetsen of het financiële belang dat je hebt (of onlangs hebt gehad) mogelijk een risico vormt voor het goed vervullen van de functie of het goed functioneren van de gemeente vul je het formulier in dat is geplaatst onder integriteit op HENK. Het college zal vervolgens toetsen of er sprake is van een risico. Melding nevenwerkzaamheden De procedure die dient te worden gevolgd bij de melding van nevenwerkzaamheden is al geruime tijd in gebruik maar via deze weg willen we je er nogmaals op attenderen. Mocht je nevenwerkzaamheden hebben die de belangen van de gemeente kunnen raken dan stel je de werkgever hiervan op de hoogte. Het begrip ‘nevenwerkzaamheden’ wordt ruim opgevat. Ook bestuurslidmaatschappen, commissariaten, vennoot zijn in een rechtspersoon en aandeelhouderschappen vallen onder nevenwerkzaamheden. Om te toetsen of de nevenwerkzaamheden die je verricht een risico vormen voor het goed vervullen van de functie of het goed functioneren van de gemeente vul je het formulier in dat is geplaatst onder integriteit op HENK. Het college zal vervolgens toetsen of er sprake is van een risico.


18

Bijlage 5: Ambtsbelofte/-eed

Ik verklaar en beloof als ambtenaar plechtig het volgende/ Ik zweer als ambtenaar plechtig het volgende: 

Ik zal trouw zijn aan de grondwet en de overige wetten van ons land.



Ik zal mij inzetten voor de rechten en het welzijn van alle burgers van de gemeente Weststellingwerf.



Ik zal onpartijdig handelen en de democratische beginselen en procedures respecteren.



Ik ben loyaal ten opzichte van de bestuursorganen van de gemeente en de door hen genomen besluiten.



Ik zal van de overheidsmacht die mij is toevertrouwd geen misbruik maken.



Ik zal zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en met gemeentelijke eigendommen.



Ik zal de geloofwaardigheid van het ambt niet schaden.



Ik zal het vertrouwen, dat de burger in mij mag stellen, niet beschamen.



Ik zal mij houden aan de gemeentelijke regels van de gemeente Weststellingwerf.

Dat verklaar en beloof ik! / Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!


19

Bijlage 6: Geheimhoudingsverklaring 1.

Krachtens het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Weststellingwerf, geautoriseerd tot het opvragen van gegevens uit de gemeentelijke en landelijke gegevensbestanden, verklaart ondergetekende zijn/haar werkzaamheden te zullen verrichten onder de volgende voorwaarden: a. Geen andere informatie door middel van een werkstation uit de gemeentelijke en landelijke gegevensbestanden te zullen opvragen dan die welke voor de hem/haar opgedragen werkzaamheden nodig zijn; b. Zich te verplichten tot geheimhouding van al datgene wat hem/haar in zijn/ haar functie ter kennis komt, tenzij enig wettelijk voorschrift mededeling vordert. c. Geen andere personen gebruik te zullen laten maken van zijn/haar unieke gebruikersprofiel en/of –wachtwoord. d. Zonder toestemming van zijn directe leidinggevende zal ondergetekende geen andere personen dan de in dienstverband werkende personeelsleden te zullen toelaten bij het werkstation dat toegang geeft tot de gemeentelijke en landelijke gegevensbestanden. e. Bij het verlaten van de werkplek, zullen alle sessies van applicaties die toegang geven tot de gemeentelijke en landelijke gegevensbestanden vanuit het werkstation door ondergetekende worden afgesloten. f.

Wanneer ondergetekende de laatste is die aan het einde van de werkdag de ruimte verlaat waarin het werkstation is opgesteld dat toegang geeft tot de gemeentelijke en landelijke gegevensbestanden, zal hij/zij er voor zorg dragen dat ramen en deuren worden gesloten en dat alle werkstations zijn afgemeld en zo nodig zijn uitgezet.

g. Bekend te zijn met hetgeen ten aanzien van de geheimhouding in de wet is bepaald (art. 272 WvSr en artikel 2:5 Awb) en zich ervan bewust is dat indien hij/zij de verplichting tot geheimhouding schendt, disciplinaire maatregelen (straffen) kunnen volgen1.

1

Artikel 2:5 Awb Lid 1. Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Lid 2. Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen. Artikel 272WvSr Lid 1. Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de vierde categorie. Lid 2. Indien dit misdrijf tegen een bepaald persoon gepleegd is, wordt het slechts vervolgd op diens klacht.


20

2.

Lid 1b en 1g van deze verklaring blijven van kracht na beëindiging van de in lid 1 genoemde werkzaamheden.


21

Bijlage 7: Gedragscode Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Weststellingwerf, gelet op de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling (CAR) en de Uitwerkingsovereenkomst (UWO), artikel 15:1 t/m 15:1g; Gelet op het bepaalde in de artikelen 15, 41c en 69 van de Gemeentewet; Gelet op het bepaalde in artikel 125 quater van de Ambtenarenwet; Gelet op de bereikte instemming van de Ondernemingsraad d.d. 15 april 2010; BESLUIT vast te stellen de navolgende regeling

Gedragscode en Ambtelijke Integriteit Algemene bepalingen 1. Deze Gedragscode geldt voor alle medewerkers in dienst van de gemeente Weststellingwerf met een ambtelijk dienstverband en een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht. 2. De gedragscode wordt geplaatst op HENK zodat iedere medewerker er kennis van kan nemen. Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen 1.1. Begripsbepalingen 1. Ambtenaren stellen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het ambtelijk apparaat is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de gemeente, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer. Ambtelijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega’s, leidinggevenden en het college, maar ook extern aan organisaties en burgers. Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst ambtelijke integriteit in een breder perspectief: a. Betrouwbaarheid Op een ambtenaar moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover een ambtenaar uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven. b. Dienstbaarheid Het handelen van een ambtenaar is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken. c. Functionaliteit Het handelen van een ambtenaar heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult. d. Onafhankelijkheid


22

Het handelen van een ambtenaar wordt gekenmerkt door onpartijdigheid. Dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. e. Openheid Het handelen van een ambtenaar is transparant, zodat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de ambtenaar en de beweegredenen daarbij. f. Zorgvuldigheid Het handelen van een ambtenaar is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden behandeld en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen. 2. Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden. Hoofdstuk 2. Gedragscode ambtelijke integriteit 2.1. Goed ambtenaarschap 1. Je beseft dat je onderdeel bent van de overheid. Je dient het algemeen belang en probeert met jouw handelen het vertrouwen in de overheid te versterken. 2. Je houdt je aan de wettelijke voorschriften, aan algemeen aanvaarde gedragsregels en aan interne regelgeving. Je treedt correct op tegen burgers en bedrijven. Je discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen. 3. Je voert jouw werk op een professionele manier uit. Je geeft de ambtelijke leiding en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin je niet volgens jouw professionele normen kunt werken stel je intern aan de orde. 4. Je gaat respectvol met je collega’s om. Je houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. Je bent aanspreekbaar op je gedrag. 5. Je gaat verantwoord om met middelen van de gemeente (gelden, diensten, goederen, kennis). Je vermijdt het maken van onnodige kosten. 6. Je draagt verantwoordelijkheid voor je eigen handelen. Je kunt de keuzes die je binnen je werk maakt verantwoorden. 7. Je ondersteunt de verantwoordelijkheid van je leidinggevende door hem of haar waar nodig te informeren. 2.2. Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie 1. Je gaat binnen en buiten het werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers en collega’s, gegevens van bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van de gemeente kan schaden.


23

2. Je gaat functioneel om met gevoelige informatie. Je respecteert de privacy van klanten, zakelijke relaties en collega’s. 3. Je gebruikt financiële informatie en voorkennis van beleid voor de uitoefening van je functie en niet voor andere doeleinden. 4. Je ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten. Je laat niet uit slordigheid buitenstaanders meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken. 5. Je verstrekt geen informatie aan media zonder overleg met Communicatie. 6. Je zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als je je werkplek verlaat en dat de computer is afgesloten of vergrendeld. Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd houd je geheim. 2.3. Nevenfuncties en andere privéactiviteiten 1. Je bent je ervan bewust dat activiteiten die je naast je werk verricht het functioneren van de gemeente op een of andere manier kan raken. 2. Je meldt een (voorgenomen) nevenactiviteit bij je leidinggevende als de activiteit raakvlakken heeft met de functie-uitoefening. Een raakvlak is in elk geval aanwezig als je activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met de gemeente. 3. Je meldt activiteiten die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met gemeentelijke belangen waar je in jouw functie mee te maken hebt. Je meldt een nevenactiviteit ook als deze het risico op schade met zich mee kan brengen voor de organisatie. Je realiseert je dat ook het oordeel van de buitenwereld van belang is. Je kan je ‘petten’ misschien zonder probleem scheiden, maar als jouw nevenactiviteit de schijn van belangenverstrengeling wekt, is dit ook schadelijk voor het vertrouwen in de overheid. 4. Ook financiële belangen in de privésfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van jouw financiële belangen, ben je de enige die kan inschatten of dat belang zich verdraagt met uw functie-uitoefening. Heb je in jouw functie een relatie met een bedrijf waar je persoonlijk een financieel belang in hebt, vermijd dan risico’s en bespreek dit met je leidinggevende. 2.4. Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen 1. Je accepteert een geschenk alleen als je onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Je gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Je bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen


24

aankijken tegen het aannemen van een geschenk. 2. Een geschenk van een derde dat je in verband met jouw werk hebt gekregen mag alleen geaccepteerd worden tot en met een waarde van € 25,-. Geschenken die je accepteert meld je bij je leidinggevende en worden verdeeld casu quo verloot onder de medewerkers van de betreffende afdeling, tenzij de redelijkheid (te bepalen door het afdelingshoofd) zich daartegen verzet. 3. Geschenken die naar jouw idee meer dan € 25, - waard zijn accepteer je niet. Geschenken met een waarde boven € 25,- euro die toch in je bezit komen meld je bij je leidinggevende. Via hem wordt het geschenk retour gezonden met een begeleidende brief. 4. Je meldt ook aangeboden geschenken die je niet hebt geaccepteerd en in het vooruitzicht gestelde geschenken. Bedrijfsattenties, zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en hebbedingetjes, hoef je niet te melden. 5. Aanbiedingen voor privéwerkzaamheden, kortingen op privégoederen en andere gunsten accepteer je niet. 6. Geschenken die op je huisadres worden aangeboden accepteer je niet. Indien een geschenk toch thuis is afgeleverd, bespreek je de bestemming daarvan met je leidinggevende. 7. Geschenken die je worden aangeboden door een relatie die nog iets van je ‘nodig’ heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure), accepteer je niet. Als afgesproken is dat een derde betaalt voor jouw verrichtingen, gebeurt dat door middel van een factuur aan de gemeente. Vanzelfsprekend vraag je nooit gunsten voor jezelf aan derden. 2.5. Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners 1. Je aanvaardt in principe niet een uitnodiging van zakelijke relaties voor het bijwonen van speciale evenementen, zoals bijvoorbeeld theaterbezoek, sportevenementen, benefietdiners en zeiltochtjes. Je bespreekt alle uitnodigingen met je leidinggevende. 2. Je neemt je verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Zorg dat je nee kunt blijven zeggen als het nee moet zijn. Bij twijfel laat je het afdelingshoofd beslissen. 3. Je reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels: er is toestemming nodig van de leidinggevende en de kosten zijn voor de gemeente. 4. Je bent ervoor verantwoordelijk dat de leidinggevende op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen jouw functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, laat dit dan aan je leidinggevende weten.


25

2.6. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen 1. Je houdt privégebruik van e-mailsysteem, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt. Je zorgt ervoor dat dit de dagelijkse werkzaamheden niet hindert. 2. Privégebruik van gemeentelijke apparatuur gebeurt openlijk, zodat je erop kunt worden aangesproken. Je leidinggevende of collega kan een andere opvatting hebben van ‘beperkt gebruik’ dan jij. 3. Je neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privégebruik is alleen mogelijk als je daarvoor toestemming van je leidinggevende hebt gekregen. 4. Je doet geen privébestellingen op naam van de gemeente. Je verzendt geen ongefrankeerde privépost via de postkamer. 5. Je declareert alleen kosten die je hebt gemaakt. Je maakt eerlijk gebruik van regelingen voor het personeel. Verantwoord gebruik van gemeentemiddelen betekent ook: naleven van de werktijden en de regels bij ziekteverzuim. 6. Gesprekken met derden in het kader van door dezen ten behoeve van de gemeente eventueel te leveren goederen casu quo diensten worden door minimaal twee medewerkers gevoerd. 2.7. Belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s 1. Je bent alert op situaties tijdens jouw werk waarin je met privérelaties te maken krijgt. Je licht je leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn. Je voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf. 2. Je bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privésfeer. Je bent bedacht op botsing van belangen. 3. Je let bij het inhuren van ex-collega’s goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding. Je kunt motiveren waarom de inhuur van een ex-collega als zelfstandige nodig en verantwoord is. Je realiseert je hoe dat kan overkomen op de buitenwereld die geen achtergrondinformatie heeft. Je bespreekt de risico’s met je leidinggevende. 2.8. Reageren op niet-integere zaken 1. Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan licht je de leidinggevende of de vertrouwenspersoon in. 2. Je bent ook zelf aanspreekbaar op je handelen en je uitlatingen. Collega’s en burgers kunnen jouw werkwijze en jouw woorden anders ervaren dan je bedoeld hebt.


26

3. Je meldt een vermoeden van fraude of corruptie bij de leidinggevende of de vertrouwenspersoon. 4. Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je gebruikmaken van de Klokkenluidersregeling. Het college is verplicht om een reactie te geven op je melding. Wil je dat niet bekend wordt dat je de misstand aankaart, dan kun je via de vertrouwenspersoon een melding doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van jouw identiteit. 2.9. De leidinggevende draagt het integriteitsbeleid uit 1. Als leidinggevende geef je het goede voorbeeld. 2. Je bent open over jouw manier van werken. Je bent aanspreekbaar op je werkwijze en je houding naar medewerkers. 3. Bij twijfel en vragen over de juiste handelwijze kunnen medewerkers bij je terecht. 4. Je bespreekt twijfels en vragen over integriteit regelmatig tijdens werkoverleggen en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen. 5. Je bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen. 6. Je spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zonodig maatregelen. 2.10. Onvoorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kunnen Burgemeester en Wethouders een bijzondere voorziening treffen. Hoofdstuk 3. Slotbepalingen 3.1 Slotbepaling 1. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Gedragscode Ambtelijke Integriteit’. 2. De regeling ‘Ambtelijke gedragsregels’ wordt ingetrokken. 3. De ‘Gedragscode Ambtelijke integriteit’ treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Wolvega, 11 mei 2010, Het college van burgemeester en wethouders voornoemd, de secretaris, de burgemeester,


27

Toelichting op de samenstelling van het P-budget in de begroting en de werking van de knelpuntenpot.

1. Basisbedrag voor de raming in de begroting is het aantal toegestane fte’s x het maximum van de salarisschaal + € 250.000,--. 2. Niet alle beschikbare fte’s zijn bezet in het begrotingsjaar. Dat kan komen door een vacature of dat medewerkers ziek zijn of zwangerschaps/ ouderschapsverlof hebben. 3. De knelpuntenpot is het flexibele gedeelte van het P-budget gedurende het begrotingsjaar. Die pot wordt per 1 januari van het begrotingsjaar gevuld met € 250.000,-- en voorts met het salaris van vacatures en uitkeringen ziektegeld. 4. Uit de knelpuntenpot wordt betaald de tijdelijke vervanging/inhuur voor de vacature plekken en de zieke medewerkers. De bruto kosten van tijdelijke inhuur is altijd duurder dan “eigen” personeel, ook vanwege de BTW die slechts ten dele wordt gecompenseerd. 5. Uit de knelpuntenpot wordt ook betaald de tijdelijke, flexibele inhuur bij seizoensgebonden arbeid zoals bij de zwembaden in de periode dat er gelijktijdig twee baden open zijn. 6. De bedrijfsvoering is er op gericht binnen de begroting te blijven. Dat is ook het werkelijke beeld van de afgelopen jaren. In de loop van het jaar wordt inzicht gegeven in het financiële verloop van de knelpuntenpot en wordt zo mogelijk tussentijds een surplus teruggestort in de algemene middelen en de eindafrekening vindt plaats bij de jaarrekening. Volledig transparant. 7. De afgelopen vier jaar is een ombuigingsoperatie uitgevoerd (€ 1 miljoen). De afspraak was realisering in vier gelijke parten van € 250.000,-- per jaar. De realisatie is sneller gegaan waardoor feitelijk meer budget in de knelpuntenpot terecht is gekomen. Dat surplus is jaarlijks afgerekend en teruggestort. Met het realiseren van de ombuiging van € 1 miljoen is te verwachten dat de voordelen binnen de knelpuntenpot incidenteel van aard zijn. 8. Ten behoeve van deze ombuiging is een frictiebudget gevraagd en toegekend aan de raad. Daarvan is tot nu toe nagenoeg geen gebruik gemaakt omdat de fricties zijn betaald uit het reguliere P-budget. In 2012 is de helft van het frictiebudget teruggestort in de Algemene Middelen. 9. Als de “vulling” van de knelpuntenpot structureel wordt verlaagd gaat de flexibiliteit van het systeem weg en is voor een volgende ombuigingsoperatie met personele gevolgen opnieuw frictiebudget nodig. 10. De rekenkamercommissie heeft het beeld dat er te ruim wordt begroot en die structurele storting van € 250.000,-- voortaan achterwege kan blijven. Wij denken dat de positieve resultaten van de knelpuntenpot over de afgelopen jaren incidentele meevallers zijn vanwege het parallelspoor met het realiseren van de ombuiging van € 1 miljoen. De structurele storting van € 250.000,-- in de knelpuntenpot blijft nodig om flexibel in te kunnen spelen. Immers we zien veel minder personeelsverloop en dus minder vacatures en dus lagere voeding van de knelpuntenpot.


28

INZICHT INHUUR EXTERNEN

Recommend Documents