Voor externen en uitzendkrachten

Voor externen en uitzendkrachten

Voorwoord Wij heten je van harte welkom bij het CAK (Centraal Administratie Kantoor). We zijn een organisatie met uiteenlopende activiteiten die te maken hebben met de administratie en uitvoering van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Daarnaast voeren we ook de Compensatie eigen risico (Cer) en de Wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten (Wtcg) uit. Continuïteit van deze activiteiten is van groot belang, zowel voor de uitvoering van deze wettelijke regelingen als voor de werkgelegenheid binnen onze organisatie. Wij proberen deze continuïteit met elkaar te realiseren. Daarbij is het streven dat elke CAK-er zich prettig voelt op zijn of haar ‘stek’. Dit lukt ons als initiatief en creativiteit worden gewaardeerd en een gevoel overheerst van: ‘Hoe komen wij eruit met elkaar?’ Het is goed om huisregels op te stellen en een korte uitleg te geven over enkele belangrijke zaken. Snel Wegwijs voor externen en uitzendkrachten is een globaal overzicht. Je leidinggevende en HR kunnen je altijd verder helpen. Wij hopen dat je je snel thuis voelt bij het CAK! De directie

1

Inhoudsopgave Voorwoord ........................................................................................................ 1 Inhoudsopgave ................................................................................................. 2 Inleiding ............................................................................................................ 4 1. CAK .............................................................................................................. 5 1.1 Missie ................................................................................................... 5 1.2 Visie ..................................................................................................... 5 1.3 Corporate story..................................................................................... 6 2. Onze taken ................................................................................................... 7 3. Structuur organisatie .................................................................................... 8 3.1 Units ..................................................................................................... 8 3.2.1 Backoffice............................................................................................. 8 3.2.2 Facilities & ICT ..................................................................................... 8 3.2.3 FBZ ...................................................................................................... 8 3.2.4 Frontoffice ............................................................................................ 9 3.2.5 Logistiek ............................................................................................... 9 3.3 Stafafdelingen ...................................................................................... 9 3.3.1 Communicatie ...................................................................................... 9 3.3.2 Corporate control.................................................................................. 9 3.3.3 HR ...................................................................................................... 10 3.3.4 Informatiemanagement ...................................................................... 10 3.3.5 Strategie & beleid ............................................................................... 10 3.3.6 Directiesecretariaat ............................................................................ 11 4. Meer informatie........................................................................................... 12 Aanplakken..................................................................................................... 12 Arbeidsomstandigheden ................................................................................. 12 Bedrijfshulpverlening (BHV)............................................................................ 12 Bedrijfsmiddelen ............................................................................................. 13 Bedrijfsrestaurant ........................................................................................... 15 Beveilingsbeambten ....................................................................................... 15 Bezoekers....................................................................................................... 15 Borrel .............................................................................................................. 15 Digitale muurkrant .......................................................................................... 15 E-mail ............................................................................................................. 16 Ergonomische bedrijfsmiddelen...................................................................... 16 Fietsenstalling................................................................................................. 16 Garderobe ...................................................................................................... 16 Informatiebeveiliging....................................................................................... 17 Interne post..................................................................................................... 17 Intranet ........................................................................................................... 17 Introductie....................................................................................................... 17 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) ....................................... 17 Media.............................................................................................................. 17 Medische gegevens........................................................................................ 19 Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) ........................................................... 19 Mobiele telefoon ............................................................................................. 19 Muziek ............................................................................................................ 19 Ondernemingsraad (OR) ................................................................................ 19 Openingstijden................................................................................................ 20 2

Parkeren ......................................................................................................... 20 Pantry ............................................................................................................. 20 Personeelsvereniging (PV) ............................................................................. 20 Printen ............................................................................................................ 20 Representativiteit............................................................................................ 20 Rookafspraken ............................................................................................... 21 Stilteruimte...................................................................................................... 21 Toegang tot het pand ..................................................................................... 21 Tijdregistratie .................................................................................................. 21 Vergaderruimte............................................................................................... 21 Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) ........................................................... 22 Werkplek (Clean desk policy) ......................................................................... 22 Werktijden....................................................................................................... 22 Wifi ................................................................................................................. 22 Ziekte.............................................................................................................. 22 Tot Slot ........................................................................................................... 23 Bijlagen........................................................................................................... 24 1. Bedrijfsnoodplan......................................................................................... 25 2. Ontruimingsprocedure ................................................................................ 26 3. Preventie .................................................................................................... 26 5. Handleiding tijdregistratiesysteem .............................................................. 27 6. Ongewenst gedrag ..................................................................................... 29 8. Reglement lidmaatschap Personeelsvereniging (PV)................................. 32

3

Inleiding Met deze Snel Wegwijs willen we jou als externe medewerker of uitzendkracht wegwijs en vertrouwd maken met de gang van zaken in onze organisatie, zowel qua cultuur als structuur. De onderwerpen zijn alfabetisch gerangschikt. Achterin in de bijlagen staan enkele regelingen uitgewerkt. Heb je na het lezen nog vragen? Neem dan contact op met je leidinggevende of met de afdeling HR.

4

1. CAK Bereikbaar en betaalbaar: dat is de wens voor zorg en welzijn in Nederland. Die bereikbaarheid en betaalbaarheid zijn niet vanzelfsprekend. Zorg en welzijn zijn geen commerciële producten of diensten, maar een maatschappelijke verantwoordelijkheid. Landelijke en lokale overheid, zorgverzekeraars, zorgverleners en uitvoeringsorganisaties willen deze verantwoordelijkheid samen delen. Maar, daarmee zijn we er nog niet. Want het gaat niet alleen om het organiseren, beschikbaar maken en op maat verlenen van zorg en welzijn. Ook een goede uitvoering van alle financiële en administratieve processen is daarbij belangrijk. En dát is waar wij ons elke werkdag weer voor inspannen. Wij zijn de centrale uitvoeringsorganisatie in de zorg- en welzijnsector. Dagelijks zijn we bezig met drie hoofdtaken. De eerste is het vaststellen en incasseren van de wettelijk verplichte eigen bijdragen voor zorg en welzijn. De tweede betreft het bepalen en uitbetalen van een compensatie van het eigen risico of een tegemoetkoming van extra kosten als gevolg van een chronische ziekte of handicap. De derde taak is het uitbetalen aan de instellingen die AWBZ-zorg verlenen. En, met onze uitgebreide kennis over zorggegevens ondersteunen wij de sector en de overheid met marktinformatie. Deze informatie is inzetbaar voor sturing en beleid. Op al deze manieren leveren wij onze bijdrage aan betaalbare en bereikbare zorg in Nederland. We doen dat klantgericht, betrouwbaar en met respect en begrip voor mensen én regels.

1.1 Missie Wij zijn een klantgerichte, betrouwbare uitvoerder van financiële regelingen en informatietaken in de zorg- en welzijnsector en levert een duidelijke bijdrage aan de uitvoeringskwaliteit van de wet- en regelgeving.

1.2 Visie Het CAK is menselijk Het CAK zorgt ervoor dat haar klanten in alle gevallen op tijd weten waar zij aan toe zijn. Het CAK doet dit door wet- en regelgeving op een transparante en eenvoudige wijze uit te leggen. Wij zijn begripvol, hebben respect voor onze klant en houden rekening met zijn persoonlijke situatie. Het CAK is goed bereikbaar. Het CAK levert een duidelijke, toegevoegde bijdrage aan de afhandeling van financiële en administratieve processen. Wij doen dit in de samenwerking met onze opdrachtgevers en ketenpartners en vervullen daarbij een stimulerende rol voor continue kwaliteitsverbetering.

5

1.3 Corporate story In 2010 hebben diverse medewerkers, teamleiders en managers meegewerkt aan het schrijven van onze corporate story: een uniek verhaal over ons verleden, ons heden en onze toekomst. In de corporate story zijn ook een zestal kernwaarden vastgelegd. Deze kernwaarden staan voor wat wij belangrijk vinden in ons werk bij onze organisatie en waar wij met z’n allen naar willen streven; naar onze klanten toe maar ook naar elkaar. Heb je het boekje nog niet ontvangen? Neem dan contact op met de afdeling communicatie.

Ons verhaal en onze kernwaarden vind je ook op intranet onder ‘Organisatie’ > ‘Missie en Visie’

6

2. Onze taken Wij zijn ‘ontstaan’ uit een maatschappelijke keuze. Namelijk dat we mensen in Nederland niet aan hun lot overlaten als zij tijdelijk of langdurig zorg nodig hebben. Hiervoor ontstond in 1967 de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ). Met de komst van die wet, werd in 1968 onze organisatie opgericht. Jarenlang hadden wij alleen met de AWBZ te maken, een wet die veel aan verandering onderhevig was. Bijna altijd leidden die veranderingen tot nieuwe werkzaamheden en dus een groei van de organisatie. Ging die groei de eerste tientallen jaren nog mondjesmaat, in recente jaren groeiden wij Het CAK in de jaren ’60. explosief. Dat komt mede door het ontstaan van nieuwe of aangepaste regelingen voor zorg en welzijn. Opdrachtgevers vertrouwen de financiële en administratieve afhandeling van nieuwe wetten en regelgeving aan ons toe. Hierdoor zijn wij een van de meest ervaren uitvoeringsorganisaties in de zorg- en welzijnsector in Nederland. Wij hebben nu vijf wettelijke taken op administratief en financieel gebied, die of vallen onder de Algemene Wet Bijzondere Zorgkosten (AWBZ) of onder de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Daarnaast voeren we de regelingen voor compensatie eigen risico en de wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten uit. De taken op een rij: − − −

− − −

Wij dragen namens de zorgverzekeraars in Nederland zorg voor de centrale betaling aan AWBZ-instellingen. Wij hebben de verantwoordelijkheid over het volledige administratieve proces van de Eigen bijdrageregeling Zorg met Verblijf (ZmV). Hiertoe wisselen we gegevens uit met de zorgkantoren, de inhoudingorganen en de Belastingdienst. Wij hebben de verantwoordelijkheid over het volledige administratieve proces van de Eigen bijdrageregeling Zorg zonder Verblijf (ZzV). Deze eigen bijdrage wordt vastgesteld met behulp van gegevens van de zorgaanbieders, de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) en de Belastingdienst. Wij hebben de verantwoordelijkheid over het volledige administratieve proces van de eigen bijdrage Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Deze bijdrageregeling wordt uitgevoerd namens de Nederlandse gemeenten. Het uitbetalen van de compensatie regeling Zorgverzekeringswet aan mensen met meerjarige onvermijdbare zorgkosten. Het uitvoeren van de maatregelen rond de eigen bijdrage regelingen in de wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten en het uitbetalen van de algemene tegemoetkoming. Meer informatie over de wettelijke taken vind je op intranet onder ‘Producten en Diensten’

7

3. Structuur organisatie Onze organisatie kent twee divisies: klantcontacten en ICT & ondersteuning. Iedere divisie wordt aangestuurd door een directeur en ondersteund door één secretariaat. De divisies zijn onderverdeeld in units, die worden aangestuurd door unitmanagers, met daaronder afdelingen. Daarnaast zijn er stafafdelingen, die worden aangestuurd door stafmanagers.

3.1

Units

3.2.1

Backoffice

De unit backoffice verzorgt de vaststelling, oplegging en inning van de eigen bijdrage in de kosten van Zorg zonder Verblijf, de Wmo en Zorg met Verblijf. De benodigde gegevens worden door diverse organisaties aangeleverd. Op basis van deze gegevens wordt de eigen bijdrage maandelijks aan ongeveer 650.000 klanten gefactureerd. De verwerking is zo volledig mogelijk geautomatiseerd. De backoffice werkt hierbij nauw samen met de units logistiek en frontoffice. 3.2.2

Facilities & ICT

De unit facilities & ICT heeft als taak alle medewerkers van onze organisatie te ondersteunen op het gebied van ICT, facilitaire zaken en inkoop. ICT is verantwoordelijk voor alle ICT-middelen zoals de kantoorautomatisering, applicaties, printers, faxen, netwerken en databases. ICT onderhoudt en verbetert deze middelen. ICT beoordeelt ook alle aanvragen en wijzigingen van ICT-middelen. Voor de borging van de kwaliteit worden verschillende testen uitgevoerd en ondersteunt ICT de gebruikers bij de acceptatietesten. Voor alle CAK-projecten beheert de ICT een gestandaardiseerde projectaanpak onder leiding van de projectleiders. Facilities is verantwoordelijk voor alle facilitaire zaken zoals de receptie, beheer van de panden, kantoorartikelen, service voor gasten en toegangspassen. Daarnaast is facilities verantwoordelijk voor alle inkopen van onze organisatie. 3.2.3

FBZ

De unit Financiering Bijzondere Ziektekosten (FBZ) is verantwoordelijk voor de centrale financiering van alle AWBZ zorgaanbieders. Het gaat hierbij om een omvangrijk bedrag. In 2010 is ruim € 21 8

miljard uitbetaald aan AWBZ-instellingen, tandartsen en zorgverzekeraars. Daarnaast is de unit FBZ verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten (Wtcg). In deze wet wordt geregeld dat chronisch zieken en gehandicapten gecompenseerd worden voor de extra kosten die zij hebben. Ook voert de unit FBZ de Wet Compensatie eigen risico (Cer) uit. Wij ontvangen van de zorgverzekeraars gegevens over verzekerden die recht hebben op de compensatie van het eigen risico. Wij sturen deze mensen een beschikking en betalen de vergoeding uit. 3.2.4

Frontoffice

De unit frontoffice is verantwoordelijk voor het juist, klantgericht en tijdig afhandelen van klantvragen en verzoeken. De afdeling klant contact centrum (KCC) is de grootste afdeling en zorgt voor een goede en klantvriendelijke telefonische beantwoording van vragen van klanten. Verder handelt zij ook alle duizenden binnenkomende e-mails en brieven af. Als het een lastig probleem is, krijgt de klant een klantadviseur toegewezen. De klantadviseurs werken bij de afdeling klantadvies en klachten. Een klantadviseur heeft meer bevoegdheden en tijd om een klant te helpen. Daarnaast hebben klanten de mogelijkheid om bezwaren in te dienen of een beroep aan te tekenen tegen een besluit die wij hebben genomen. Om de kwaliteit binnen de frontoffice te borgen, om er voor te zorgen dat processen verbeteren en de kennis van onze medewerkers verbetert, is de afdeling support binnen de frontoffice actief. Zij verzorgt de kennisbank (Veelgestelde vragen/Trinicom), neemt toetsen af en monitort de processen. 3.2.5

Logistiek

De unit logistiek houdt zich bezig met alles wat inkomend, uitgaand en intern wordt verspreid. Hieronder valt bijvoorbeeld het dataverkeer en indexeren van documenten. Daarnaast onderhoudt de unit de relaties met o.a. gemeenten, zorgaanbieders, zorgkantoren, zorgverzekeraars, uitvoeringsorganisaties, cliëntenraden, ouderenbonden, belangenbehartigers, etc. Continue professionalisering, automatisering en digitalisering van de logistieke keten zijn daarbij van groot belang. De unit logistiek is de jongste unit en bestaat sinds 2011. 3.3

Stafafdelingen

Stafafdelingen vallen direct onder de directie. Er zijn meerdere stafafdelingen (communicatie, corporate control, HR, informatiemanagement en strategie & beleid) en een directiesecretariaat.

3.3.1

Communicatie

De stafafdeling communicatie voert tal van activiteiten uit. Om zowel in- als extern dezelfde boodschap te verkondigen, is er een CAK-breed communicatiebeleid. Een andere belangrijke activiteit is het geven van (strategisch) communicatieadvies en –ondersteuning aan zowel de directie, collega's en (externe) projectleiders. Immers, iedere CAK'er communiceert en levert daardoor een bijdrage aan ons imago. Wist je bijvoorbeeld dat 75% van ons imago wordt bepaald door ons eigen gedrag? Verder verzorgen wij in- en externe publicaties van de digitale tv-schermen tot het relatiemagazine ‘De Bijdrage’. Wij onderhouden contacten met de pers en bewaken de CAK-huisstijl. Tot slot zorgen we - samen met tal van collega's van andere afdelingen - voor duidelijke en juiste informatie op internet en intranet.

3.3.2

Corporate control

De stafafdeling corporate control houdt zich bezig met financiën en controle. Hieronder vallen de teams financiële administratie en interne controle. Het team financiële administratie verzorgt met 9

name de betalingen van de inkoopfacturen en verzenden en incasseren van de verkoopfacturen. Daarnaast stelt het team de jaarrekening, de begroting en de financiële maandrapportages op. Het team interne controle voert op basis van een risicoanalyse controlewerkzaamheden uit gericht op een rechtmatige uitvoering van de wettelijke taken van de organisatie. Daarnaast geeft zij gevraagd en ongevraagd advies over de optimalisering van de processen en procedures van de organisatie. Het team is tevens aangesteld als fraudecoördinator binnen onze organisatie.

3.3.3

HR

HR is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het (meerjaren) personeelsbeleid. De stafafdeling bestaat uit een stafmanager, twee stafmedewerkers, een team office, een team recruitment, een team advies en een team development. De belangrijkste HR activiteiten liggen op de volgende terreinen: - arbeidsomstandigheden (waaronder ziekteverzuimbeleid) - arbeidsvoorwaarden - aanstelling en ontslag - personeels- en salarisadministratie - werving en selectie - opleiding, begeleiding en ontwikkeling - beloningsstructuur - arbeidsmarktcommunicatie - performancecyclus - advisering - ontwikkelen en bewaken van HR beleid - contacten met de ondernemingsraad

3.3.4

Informatiemanagement

De stafafdeling informatiemanagement adviseert en ondersteunt de overige units en stafafdelingen van onze organisatie op strategisch en tactisch niveau met betrekking tot de opzet en beheer van de informatievoorziening, verandertrajecten en projectenportfolio. Op operationeel niveau helpt informatiemanagement de organisatie met het formuleren en concretiseren van de informatiebehoefte en procesverbetering. De volgende processen worden door informatiemanagement uitgevoerd: -

3.3.5

beheren informatiestrategie en architectuur beheren informatiebeleid en planning portfoliomanagement data architectuur en metagegevens management informatie integratie en business intelligence opstellen en beheren procesarchitectuur kwaliteit- en continuïteitmanagement requirementsmanagement en functioneel beheer Strategie & beleid

De stafafdeling strategie & beleid houdt zich bezig met het beoordelen van de uitvoerbaarheid van nieuwe en bestaande wet- en regelgeving en doet hiervoor zo nodig verbeteringsvoorstellen. De afdeling stelt kaders op waaraan de uitvoering moet voldoen. Daarnaast heeft de afdeling een belangrijke signaleringsfunctie voor politieke of maatschappelijke 10

ontwikkelingen die relevant zijn voor onze organisatie. Hiertoe onderhoudt de afdeling contacten op ambtelijk en politiek niveau en met belangengroepen.

3.3.6

Directiesecretariaat

Het directieteam wordt ondersteund door twee directiesecretaresses. Eén directiesecretaresse is specifiek belast met ondersteuning van de algemeen directeur en één directiesecretaresse is specifiek belast met de ondersteuning van de directeuren klantcontacten en ICT & ondersteuning. De units en stafafdelingen worden ondersteund door managementassistentes. Meer informatie over de organisatiestructuur en de activiteiten per divisie, unit, (staf)afdeling of team vind je op intranet onder ‘Organisatie’. De informatie is ook te verkrijgen via je eigen leidinggevende en staf- of afdelingsmanager.

11

4. Meer informatie Aanplakken We hebben in elke pantry een speciale magneetmuur waarop je, met behulp van de magneten, van alles mag aanplakken: verjaardagen, geboortekaartjes, verkoopzaken, posters, affiches, aankondigingen, etc. Wil je een breder onderwerp onder de aandacht brengen? Neem dan contact op met de afdeling Communicatie om de mogelijkheden te bespreken. Het is dus niet de bedoeling dat de wc’s, de liften, de ramen, pilaren en andere muren in ons gebouw hiervoor gebruikt worden. Arbeidsomstandigheden Het CAK voert een arbeidsomstandighedenbeleid dat gericht is op veiligheid, gezondheid, welzijn en milieuomstandigheden (VGWM) van het personeel. Naast de verplichtingen van de werkgever in het kader van de arbo-wetgeving wijzen wij je op je verplichtingen in het kader van het arbo-beleid: 1. Je behoort de nodige zorgvuldigheid en voorzichtigheid in acht te nemen m.b.t. veiligheid, gezondheid en welzijn van jezelf en anderen. 2. Voor meldingen van ongevallen, bijna ongevallen of gevaarlijke situaties kun je bij een medewerker van facility management terecht. (Het melden van deze zaken heeft een verplicht karakter). Zij houden hiertoe een ongevallenregistratie bij. Het betreft hier (bijna) ongevallen die om of in het bedrijf hebben plaatsgevonden. Voor de daadwerkelijke ongevallen dient men telefoonnummer 7777 te bellen. Het is belangrijk dit consequent door te geven aangezien het CAK preventief naar aanleiding van deze registraties een aantal maatregelen kan nemen. Je behoort mee te werken aan trainingen die gericht zijn op verdere optimalisering van de arbeidsomstandigheden. Afval Wij vinden maatschappelijk verantwoord ondernemen belangrijk en daarom zijn we een voorstander van afvalscheiding. Wist je dat op één dag één persoon gemiddeld anderhalve kilo afval produceert? En dat als we afval scheiden, dat dan maar liefst drie kwart hiervan kan worden hergebruikt of gerecycled? Op elke etage staan daarom op drie plekken afvalbakken voor verschillende soorten afval: GFT, restafval en plastic. Ook zijn op de 1e tot en met de 14e etage aan het begin en eind van de gang twee printerruimtes. In die ruimtes staat een kartonbak en een papiercontainer met slot waarin je zowel je vertrouwelijke als niet vertrouwelijke papier kan gooien. Zo maken we met elkaar een enorm verschil! Kijk voor meer informatie over het scheiden van afval op intranet: Organisatie > Herhuisvesting > van A tot Z > Afval Bedrijfshulpverlening (BHV) De BHV is er om in noodsituaties levensreddende eerste handelingen te verrichten, kleine branden te blussen en om een ontruiming gestructureerd te laten verlopen. Je kunt de BHV bereiken via toestel 7777 of via [email protected]. In geval van calamiteiten dient de BHV-er te worden ingeschakeld, waarvan er per etage minimaal 1 beschikbaar is. Jaarlijks kunnen er oefeningen gehouden worden. Kijk ook voor meer informatie op intranet: Organisatie > BHV

12

Bedrijfsmiddelen Er kunnen bedrijfsmiddelen ter beschikking gesteld worden. Jouw leidinggevende manager bepaalt of je in aanmerking komt voor het gebruiken van bedrijfsmiddelen. Je leidinggevende kan hier het initiatief voor nemen, maar jij kunt ook een verzoek indienen bij jouw leidinggevende. Het Service Center stelt na goedkeuring van jouw leidinggevende en HR de betreffende bedrijfsmiddelen ter beschikking. Voor het gebruiken van bedrijfsmiddelen dien je een overeenkomst (de richtlijnen bedrijfsmiddelen) te tekenen. Deze overeenkomst geeft aan wat er in ontvangst is genomen en hoe er mee omgegaan dient te worden. De betreffende bedrijfsmiddelen blijven eigendom van onze organisatie. Het gebruik en de zorg voor de betreffende bedrijfsmiddelen ligt bij de betreffende externe medewerker of uitzendkracht. Bij beëindiging van inleenovereenkomst of wijziging van de opdracht dienen alle bedrijfsmiddelen in goede staat ingeleverd te worden bij jouw leidinggevende. Je leidinggevende levert de bedrijfsmiddelen vervolgens in bij het Service Center en ondertekent het innameformulier. Indien de bedrijfsmiddelen bij beëindiging van de overeenkomst niet worden ingeleverd, ondernemen wij passende maatregelen (het in rekening brengen van kosten). In het algemeen geldt dat bij onzorgvuldig gebruik, verlies of vermissing van bedrijfsmiddelen de kostprijs in rekening gebracht wordt. Er moet dan sprake zijn van verwijtbaar gedrag. Dit ter beoordeling van de betreffende unit / stafmanager. Bedrijfsmiddelen: GSM Het gebruik van een pincode ter beveiliging van gebruik door onbevoegden behoort tot de zorgplicht van de houder. De maximale vergoeding van de gesprekskosten aan de medewerker is € 25,- per maand. Meerdere kosten worden in rekening gebracht bij de medewerker. Laptop Als specifieke aanvulling met betrekking tot de zorg voor laptops, benadrukken wij om in het kader van informatiebeveiliging zo weinig mogelijk vertrouwelijke informatie op de harde schijf van de laptop te zetten. BlackBerry Naast GSM telefonie is het met een BlackBerry mogelijk te e-mailen en de outlookagenda te beheren. Een BlackBerry kan ook verstrekt worden zonder GSM functionaliteit. Het is niet toegestaan om randapparatuur aan de BlackBerry te koppelen welke geen eigendom is van onze organisatie. Het is de gebruiker niet toegestaan software op de BlackBerry te installeren. De maximale vergoeding aan de medewerker is € 25,- per maand. Meerkosten worden in rekening gebracht bij de medewerker. Het gebruik van een pincode ter beveiliging van gebruik door onbevoegden behoort tot de zorgplicht van de houder. Navigatiesysteem Het is de gebruiker niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in de configuratie of de software aan te passen. Onderhoud van het systeem wordt uitgevoerd door het servicecenter. Bij onzorgvuldig gebruik, verlies of vermissing (bv. de gebruiker dient het navigatiesysteem niet onbeheerd in de auto achter te laten) worden de kosten voor een nieuw navigatiesysteem bij de gebruiker in rekening gebracht.

13

Token Een medewerker kan in aanmerking komen om incidenteel werkzaamheden thuis te verrichten. Wij stellen dan een token beschikbaar. Vooralsnog zijn alleen de office producten door onze organisatie beschikbaar gesteld op de thuislocatie. Het thuis verrichten van werkzaamheden wordt niet ondersteund door het Service Center. De enige uitzonderingen hierop zijn: - het ontgrendelen van een gelocked NT-account na drie mislukte pogingen; - het opnieuw opstarten van de terminalserver na een eventuele crash. De medewerker stelt op vrijwillige basis zijn/haar configuratie ter beschikking t.b.v. het incidenteel verrichten van werkzaamheden thuis. Het CAK aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade aan- of slijtage van- de configuratie n.a.v. het gebruik t.b.v. CAK werkzaamheden. Onder configuratie wordt zowel de hardware als de software verstaan. Masterkey/sleutels Het juiste gebruik en beheer van de in bezit zijnde sleutels behoort tot de zorgplicht van de houder. Bij verlies of vermissing dient de medewerker dit onmiddellijk (in ieder geval zo spoedig mogelijk) kenbaar te maken bij de teamleider facilitaire zaken. Securicor pas Het juiste gebruik en beheer van de pas behoort tot de zorgplicht van de houder. Bij verlies of vermissing dient de houder hiervan dit onmiddellijk te melden bij de meldkamer van Securicor (blokkeren pas) en aan de teamleider facilitaire zaken. Uitleen laptop & beamer * Wij hebben een laptop en een beamer beschikbaar voor het verzorgen van presentaties. Deze apparaten dienen exclusief voor het geven van presentaties en dienen maximaal één dag uitgeleend te worden en zijn niet voor structureel gebruik. Tevens is het niet toegestaan om programmatuur of instellingen te wijzigen. Toegangspas* Het pand is elektronisch beveiligd. Toegang is geregeld via een toegangspas. Voor toegang tot de verdiepingen heb je geen toegangspas nodig. De toegangspas gebruik je ook om te klokken (als je in schaal 1 t/m 9 zit). Vanaf 6.30 uur mag je het pand betreden, uiterlijk 21:00 uur sluit het gebouw. Als je volgens het parkeerbeleid recht op een parkeerplaats hebt, krijg je met dezelfde pas toegang tot de parkeergarage. Facility management deelt deze pas uit bij indiensttreding. Bij verlies of vermissing van het pasje, dien je Facility Management zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen. Uitleen auto* Wij bezitten enkele bedrijfsauto’s. In principe zijn deze alleen bestemd voor zakelijke reizen, inclusief stadsritten. Het is aan te bevelen de CAK auto ruim van tevoren te reserveren. Dit kan bij facilitaire zaken, waar ook een reglement voor het gebruik van deze auto ter inzage ligt. Het voeren van een rittenadministratie is verplicht. * voor het gebruik van deze middelen dient geen aanvraag ingediend te worden en wordt er dus ook geen overeenkomst getekend. Bij het ophalen van deze middelen kan gevraagd worden om een uitleenformulier te tekenen.

14

Bedrijfsrestaurant Op de 15e verdieping is het restaurant waar er naast broodjes en soep ook een warme maaltijd gegeten kan worden. Het bedrijfsrestaurant is geopend van 11.30 tot 13.30 uur. Het restaurant heeft drie zelfbedieningskassa’s en één kassa met medewerker. Het biedt plek aan maximaal 150 medewerkers. Op een gemiddelde dag verwachten we tijdens de lunchtijd circa 400 medewerkers te mogen ontvangen. In het bedrijfsrestaurant kun je gewoon betalen met je pin (geen chip). Beveilingsbeambten Wij beschikken over beveiligingsbeambten die waken over veiligheid van mensen en goederen in en rond ons gebouw (dus ook over jouw veiligheid). Aanwijzingen van de beveiligers dienen altijd opgevolgd te worden. Indien je van mening bent dat een aanwijzing onterecht is, communiceer je dit achteraf met je leidinggevende. Bezoekers Bezoekers kun je aanmelden via het service center, toestel 4666 of via e-mail [email protected]. Een parkeerplek voor een bezoeker kun je ook reserveren via het service center. Let op: (toe)leveranciers (trainers, consultants, adviseurs, etc.) zijn geen bezoekers. Zij moeten (betaald) parkeren in de omgeving van ons nieuwe gebouw. Bezoekers worden ontvangen door de receptie (aanwezig van 8.00 uur tot 17.30 uur). De receptie belt dan de contactpersoon die bezocht wordt, die de bezoeker bij de receptie ophaalt en dan met de eigen pas door het gebouw begeleidt. Hiervoor wordt geen aparte bezoekerspas verstrekt. Bij vertrek brengt de contactpersoon het bezoek weer naar de receptie. Overigens mag bezoek alleen onder begeleiding het pand betreden en weer verlaten. Externen, die langere tijd in het pand aanwezig zijn, krijgen een eigen toegangspas. Borrel Wil je op je afdeling een borrel organiseren, bijvoorbeeld in de pantry op jouw werkvloer of in de koffiebar? Stuur dan even een berichtje naar het Service Center. Facility Management helpt je bij de organisatie. Wil je het liever zelf regelen? Dan moet je wel zelf de ruimte weer opruimen zodat andere collega’s daar geen last van hebben. Borstwering Op alle verdiepingen, behalve op de begane grond, hebben we van die brede witte vensterbanken (borstweringen) voor de ramen. Natuurlijk is het uitnodigend om hier even op te zitten, maar vanwege bouwtechnische redenen mag dit niet. De borstwering is er namelijk niet op gebouwd. Ook willen we iedereen vragen om geen spullen op de borstwering te zetten (boeken, planten). Dit ligt in het verlengde van onze Clean desk policy. Digitale muurkrant In elke pantry, in de receptiehal en in het bedrijfsrestaurant hangt een digitaal scherm waarop je allerlei informatie kunt lezen. Met onze nieuwe digitale muurkrant kun je echter niet alleen teksten tonen, maar ook foto’s, film, het weer, de files en de OV-tijden! En elke paar dagen lees en zie je weer wat anders! Een speciale redactie bestaande uit verschillende medewerkers zorgt er samen met de afdeling Communicatie voor dat je op de digitale muurkrant nog sneller (en op een nog leukere manier) allerlei informatie over onze organisatie en je collega’s krijgt. Heb je zelf een idee? Neem dan contact op met de afdeling Communicatie: [email protected].

15

E-mail Elke CAK-medewerker heeft de beschikking over een e-mailadres. Tijdens vakantie of andere afwezigheid, kun je jouw e-mailadres tijdelijk bij een collega onder brengen. Ook de mogelijkheid om collega’s te informeren over je afwezigheid is aanwezig. Op intranet onder Organisatie> Informatiemanagement> Kwaliteitshuis (Kwh) is een voor iedereen geldend e-mail/internetprotocol opgenomen. Voor vragen hierover kun je terecht bij je direct leidinggevende. Bij langdurige afwezigheid van de medewerker zal de leidinggevende in overleg met de medewerker voorzieningen treffen. Ergonomische bedrijfsmiddelen Het CAK heeft ergonomische bedrijfsmiddelen ter beschikking, zoals een speciaal toetsenbord, muis, stoel, headset, etc. De ergonomische bedrijfsmiddelen blijven eigendom van het CAK. Het gebruik en de zorg voor de ergonomische bedrijfsmiddelen ligt bij de medewerker. Je leidinggevende bepaalt in overleg met de bedrijfsarts of je in aanmerking komt voor het gebruiken van ergonomische bedrijfsmiddelen. Deze middelen kunnen alleen op advies van de bedrijfsarts worden aangevraagd. Facility Management stelt na goedkeuring van je leidinggevende en office HR de betreffende ergonomische bedrijfsmiddelen ter beschikking. Procedure uitgave bedrijfsmiddel De office HR stuurt een melding naar de interne servicedesk/ facilitaire zaken. Facility Management stuurt je een melding wanneer je het bedrijfsmiddel kan ophalen. Hiervoor moet je het formulier ‘Uitgave Bedrijfsmiddelen’ invullen. Dit moet ook ingevuld worden door de uitgever van het bedrijfsmiddel. De interne servicedesk stuurt het formulier naar de office HR. Voor het gebruiken van ergonomische bedrijfsmiddelen moet je een overeenkomst (de Richtlijnen Ergonomische Bedrijfsmiddelen) tekenen. Deze overeenkomst geeft aan wat er in ontvangst is genomen en hoe je ermee om moet gaan. Bij beëindiging van het dienstverband moet je alle bedrijfsmiddelen in goede staat inleveren bij je leidinggevende. Procedure inname bedrijfsmiddel Je leidinggevende ontvangt van de office HR de overeenkomst die door jou is getekend bij ontvangst van de ergonomische bedrijfsmiddelen. Je tekent voor het inleveren en stuurt vervolgens de overeenkomst weer retour naar de office HR. De leidinggevende levert de ergonomische bedrijfsmiddelen in bij het facilitaire zaken. Als je de ergonomische bedrijfsmiddelen bij uitdiensttreding niet inlevert, wordt de kostprijs in rekening gebracht. In het algemeen geldt dat bij onzorgvuldig gebruik, verlies of vermissing van ergonomische bedrijfsmiddelen de kostprijs in rekening gebracht wordt. Er moet dan sprake zijn van verwijtbaar gedrag. Of het verwijtbaar is, bepaalt de unitmanager. Fietsenstalling In de kelder zijn er 120 fietsenstandaards. Dit voldoet aan de Breeam-eisen die worden gesteld aan ons pand. Er is overigens ook gelegenheid om na een intensieve fietstocht naar kantoor, te douchen. Er is een douchegelegenheid ingericht nabij de fietsenstalling. De fietsenstalling is toegankelijk met de CAK toegangspas. Garderobe Op elke gang bevindt zich een tweetal garderobes waar je je jas kunt ophangen. De garderobes zijn te vinden vlakbij de twee printruimtes, aan het begin en het eind van iedere etage. Het gebruik van de garderobe is op eigen risico. Het CAK is niet verantwoordelijk bij diefstal en/of vermissing. 16

Informatiebeveiliging Ten aanzien van de informatiebeveiliging bestaan, verspreid in de organisatie, diverse regels en procedures. Meer informatie kan je vinden op intranet: Organisatie > Informatiemanagement > Kwaliteitshuis (Kwh) Interne post Voor het verspreiden van de interne post, kun je gebruik maken van de ‘interne post enveloppen’ (verkrijgbaar bij facility management). Een medewerker van facility management komt in de ochtend en in de middag langs om deze post op te halen en af te leveren bij de desbetreffende persoon. Intranet Elke werknemer kan gebruik maken van het intranet. Per unit/afdeling zijn redacteuren aangesteld die gegevens op het intranet bijhouden en wijzigen. Meer informatie kan je vinden op intranet: Organisatie > Commissies > Webredacteuren. Introductie Jouw leidinggevende is verantwoordelijk voor jouw introductie als nieuwe medewerker op de afdeling. Een inwerkplan behoort onderdeel te zijn van jouw introductie. Koffiebar Op de 15e etage vind je de koffiebar, waar je op elk moment van de dag terecht kunt voor een heerlijke espresso, cappuccino, latte macchiato of een bijzondere thee. Het restaurant en de koffiebar zijn gezellige centrale punten, waar je buiten de lunchtijden om ook kunt vergaderen, elkaar kunt ontmoeten of even kunt ontspannen. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Het CAK is in beweging en heeft op onderdelen al een aanzienlijke hoeveelheid maatschappelijk verantwoorde keuzes gemaakt. De afdeling Strategie & Beleid stelt in 2012 MVO-beleid op voor heel CAK. Met betrekking tot ons nieuwe kantoorgebouw voldoen we aan de hoge eisen die het BREEAM Excellent certificaat aan de huurder van een gebouw stelt, bijvoorbeeld een uitgebalanceerd afvalverwerkingsplan en printbeleid (planet), we richten ons op een zorgvuldig en gedragen mobiliteitsbeleid (people) en we buigen ons over resultaatgericht werken en tijdregistratie (people). In 2012 kunnen we MVO naar een hoger plan tillen. Onze speerpunten zijn dan: - Consumentenaangelegenheden (verdere uitwerking van De Klant Centraal) - Arbeidspraktijk (bijvoorbeeld hoe kunnen we elementen uit Het Nieuwe Werken zo inzetten dat het bijdraagt aan onze bedrijfsdoelstellingen en ervoor zorgt dat we een goede werkgever zijn en blijven) Media Telefonisch contact Wanneer iemand aangeeft namens een krant, TV programma of radio te bellen, dienen deze personen altijd doorverbonden te worden met de manager communicatie (telefoon: 4050). Wanneer deze niet bereikbaar is, schakel de telefoon dan door naar het directiesecretariaat (telefoon 4040). Mocht een journalist pas, nadat de medewerker hem heeft geïnformeerd, vertellen dat hij van de media is: vraag dan of het goed is dat hij door iemand van de afdeling communicatie wordt teruggebeld. 17

Noteer de volgende gegevens en geef deze door aan de manager communicatie: □ □ □ □ □

de naam van de journalist het telefoonnummer van de journalist de naam van de krant of omroep waarvoor de journalist werkzaam is wanneer het gesprek heeft plaatsgevonden waar het gesprek over ging

Sociale media Social media zijn niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Heel veel mensen hebben inmiddels wel een Hyves- en/of Facebookpagina of Twitteraccount. Heb jij ook zo’n pagina en vind jij het leuk om foto’s te delen op Hyves of Facebook, grappige filmpjes te plaatsen op YouTube en berichten te plaatsen op Twitter of Linkedin? Maar vraag je je ook wel eens af wat je nu wel of beter niet kunt plaatsen op social media? Lees dan de volgende tips om als medewerker van het CAK slim en (maatschappelijk) verantwoord met social media om te gaan:

1. Ken de afspraken voor informatiebeveiliging van het CAK Zorg ervoor dat je de afspraken over informatiebeveiliging van het CAK hebt gelezen. Hierin staat bijvoorbeeld dat je erop moet letten dat je je wachtwoorden altijd geheim houdt en/of regelmatig wijzigt. Ook word je uitgelegd hoe belangrijk geheimhouding is en waarom je dus geen privacygevoelige en/of vertrouwelijke zaken over onze bedrijfsvoering of over onze klanten moet publiceren. De afspraken voor informatiebeveiliging staan op intranet onder organisatie > Informatiemanagement > Kwaliteitshuis (Kwh). 2. Geef berichten over het CAK door aan het webcare-team Kom je een vervelend bericht tegen over het CAK en kriebelt het om een reactie te geven? Denk dan goed na voordat je een reactie geeft. Wij hebben hiervoor namelijk een eigen webcare-team opgezet. De medewerkers van dit team zijn speciaal opgeleid om klanten via internet te woord te staan. Je kunt het webcare-team wel helpen door gevonden berichten over het CAK aan hen door te geven via [email protected]. 3. Gedraag je online niet anders dan offline Uiteraard maak je in je dagelijkse werk geen ruzie met je collega’s en respecteer je je collega’s en hun mening. Zorg dat dit ook virtueel niet gebeurt en maak op het internet dus geen ruzie. Het kan je eigen ‘imago’ namelijk behoorlijk schaden.

4. Bescherm je privacy Wees je ervan bewust dat ook foto’s en berichtjes die alleen voor familie en vrienden zichtbaar zijn, doorgestuurd kunnen worden. Vraag je bijvoorbeeld af bij een door jou geplaatst bericht of foto; “Vindt mijn leidinggevende het leuk als hij/zij dit leest” of “Wil ik dat een collega deze foto ziet”. 5. Alles wat je online zet blijft lang bestaan Je kunt er vanuit gaan dat wat je op internet zet, jaren blijft staan. Ook berichten van bijvoorbeeld Twitter die je verwijdert, worden opgeslagen. Daarnaast zijn via Google cache verwijderde pagina’s gemakkelijk terug te vinden. Houd dit in gedachte voordat je iets op internet plaatst. Je kunt er later misschien spijt van krijgen. 18

6. Deel je mening, maar let wel op hoe je dat doet Het is prima om over je werk of over je kennis of vakgebied te vertellen op bijvoorbeeld een weblog. Let wel op als je zegt dat je van het CAK bent. Jouw mening wordt dan al snel gezien als de mening van het CAK. Kortom deze richtlijnen komen allemaal neer op; wees verstandig en wees verantwoordelijk. Heb je nog vragen over het gebruik van sociale media? Neem dan gerust contact op met de afdeling communicatie via [email protected]. Medische gegevens Op vrijwillige basis houdt HR de medische gegevens bij van de medewerkers. Deze medische gegevens lever je dan ook op eigen initiatief aan bij HR door middel van het formulier ‘medische gegevens’. In dit formulier geef je onder ander aan of je een aandoening hebt, medicijnen gebruikt en wie er in geval van noodsituaties op de hoogte gebracht moeten worden. Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) Het CAK heeft een fraudebeleid opgesteld. Dit beleid is niet beperkt tot de AWBZ, maar geldt ook voor alle werkzaamheden binnen de organisatie. Om het fraudebeleid toegankelijker te maken voor alle medewerkers, is het fraudebeleid herzien en omgezet in het M&O beleid. M&O staat voor bestrijding en voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Om het beleid uitvoering te geven, is een fraudecoördinator aangesteld. Deze bevindt zich in het team van interne controle van de stafafdeling Corporate Control. Meer informatie over het M&O-beleid kan je vinden op intranet: Organisatie > Stafafdelingen > Corporate Control > Team IC Mobiele telefoon De mobiele telefoons dienen tijdens werktijden op de zogenaamde ‘stil- of trilfunctie’ te staan. Uitzondering hierop is het functioneel gebruik van de mobiele telefoon beschikbaar gesteld door het CAK. Muziek Er is bewust gekozen voor geen centrale radiovoorziening in het pand. Als iemand liever geen radio luistert, dan kan hij of zij zich er niet aan onttrekken. Bovendien is het voor klanten en relaties niet prettig om tijdens een telefoongesprek op de achtergrond radio te horen. Vandaar dat er geen radio is in het pand. Het is ook niet toegestaan om gebruik te maken van eigen geluidsdragers (telefoons, mp3-spelers en dergelijke). Ondernemingsraad (OR) Op grond van de Wet op de Ondernemingsraden is er in onze organisatie een Ondernemingsraad als intern orgaan van overleg en advies. De leden worden door en uit het personeel gekozen. De functie van de OR, haar bevoegdheden, haar werkwijze, de regeling van de verkiezing enz. zijn in het reglement voor de OR omschreven. Meer informatie kan je vinden op intranet: Organisatie > Ondernemingsraad

19

Openingstijden Wij zijn op werkdagen geopend van 7.00 uur tot 18.00 uur en gesloten op de volgende dagen gesloten: Nieuwjaarsdag, Goede Vrijdag, Tweede Paasdag, Koninginnedag, Hemelvaartsdag, Tweede Pinksterdag, Eerste en Tweede Kerstdag. De directie kan 3 verplichte snipperdagen aanwijzen. De snipperdagen worden gepubliceerd op Intranet: Voor de medewerker, Personele zaken, Secundaire arbeidsvoorwaarden. Parkeren De parkeerplaatsen zijn onderverdeeld in vaste parkeerplaatsen en variabele parkeerplaatsen. In totaal zijn er 38 vaste plaatsen beschikbaar: voor bezoekers, invaliden, leenauto’s, flexplekken, medewerkers met een tijdelijke medische indicatie van de bedrijfsarts en voor alle staf- en unitmanagers en de directie. Er blijven dan nog de variabele parkeerplaatsen over. Voor deze plaatsen krijgen alleen interne medewerkers toegang tot de parkeergarage. Meer informatie over parkeren staat beschreven in het parkeerreglement op intranet: Organisatie > Units > ICT> Facility Management Pantry Op elke verdieping is een pantry met een gezellig zitje, een keukenblok en een machine waar je warme dranken kunt halen of koud water. In de pantry kun je even voor de gezelligheid gaan zitten of voor een kort overleg over het werk. Ook kun je hier je lunch eten of taart uitdelen als je jarig bent. Personeelsvereniging (PV) Het CAK kent een actieve personeelsvereniging die gedurende het jaar diverse activiteiten voor haar leden organiseert. Via PV-nieuws op intranet en op PV-posters wordt continu informatie verschaft over op handen zijnde activiteiten. Daarnaast heeft de personeelsvereniging een zeer uitgebreide intranetsite waarop, naast de activiteiten, tal van aanbiedingen staan vermeld. Heb je ideeën voor leuke activiteiten of ben je geïnteresseerd, mail dan het bestuur van de PV ([email protected]) of neem telefonisch contact op met de voorzitter van de PV. Meer informatie over het lidmaatschap van de PV vind je in de bijlagen. Printen Printers staan op centrale locaties. Op de 1e tot en met de 14e etage zijn aan het begin en eind van de gang twee printerruimtes. Deze printerruimtes zijn goed geventileerd en afgeschermd van de werkplekken. Natuurlijk proberen we zo min mogelijk te printen. En als je toch iets heel graag op papier wilt hebben dan is het slim om in ieder geval dubbelzijdig te printen. Dat scheelt weer papier. Representativiteit Het CAK treedt in alles regelmatig naar buiten, wat ertoe leidt dat CAK-ers in contact kunnen komen met (externe) CAK-relaties. Bij die contacten speelt een eerste indruk een belangrijke rol. De indruk die je achterlaat, heeft veelal te maken met de uiterlijke verschijning. Alhoewel de persoonlijkheid van een ieder geen geweld moet worden aangedaan, behoor je er rekening mee te houden dat die eerste indruk kenmerkend kan zijn voor de gehele CAK-organisatie. Je bent als medewerker het visitekaartje van het CAK. Het begrip representativiteit is veranderlijk aan het tijdsbeeld waarin men leeft. Wat 10 jaar geleden niet representatief was, kan nu maatschappelijk volledig geaccepteerd zijn. Ook jouw functie bij het CAK kan van invloed zijn op de wijze waarop gewenst wordt hoe je je gedraagt en kleedt. Concreet betekent dit dat o.a. geen petjes, geen strandkleding gedragen mag 20

worden en de kleding mag niet kapot en/of smerig zijn. Het is goed om met je leidinggevende te overleggen over dit onderwerp. Rookafspraken Het pand is geheel rookvrij. Voor de rokers is er naast het pand een abri waar gerookt kan worden. Roken vindt in eigen tijd plaats. Je dient daarom gebruik te maken van het kloksysteem als je gaat roken. Stilteruimte Op de 4e etage bevindt zich schuin tegenover de pantry/vergaderruimte een stilteruimte. Deze kun je gebruiken als je bijvoorbeeld wilt bidden, mediteren of als je je even wilt afzonderen. De ruimte dien je vooraf te reserveren via [email protected]. Na afloop dien je de ruimte netjes achter te laten. Toegang tot het pand Zoals omschreven bij het kopje ‘Bedrijfsmiddelen’ is ons pand elektronisch beveiligd. Iedere medewerker dient via de personeelsingang van het gebouw binnen te gaan (via de tourniquette bij de beveiligingsbalie). Vanaf 6.30 uur mag je het pand betreden en om uiterlijk 21.00 uur sluit het gebouw. Tijdregistratie Op de dag dat je bij het CAK begint als externe medewerker of uitzendkracht, krijg je een toegangspas uitgereikt. Deze pas blijft eigendom van het CAK. De pas verleent je niet alleen toegang tot onze kantoren, maar registreert de uren die je gewerkt hebt (in TIMEWIZE). Externe medewerkers die bij ICT werkzaam zijn klokken hun uren en verantwoorden hun uren via MDN en de hieraan gerelateerde procedures. Er is een klokapparaat op de begane grond en een klokapparaat bij het bedrijfsrestaurant. Je moet inklokken als je binnenkomt en uitklokken als je weggaat, maar je moet ook in- en uitklokken als je gaat lunchen, roken, op een dienstreis gaat, etc. Bij de klokapparaten hangen de codes die hierbij horen en in bijlage 5 staat beschreven hoe je moet klokken. Vanaf 7 uur ’s ochtends kun je klokken, eerder niet. Het klokapparaat rekent standaard 30 minuten als je gaat lunchen, ook al neem je misschien 20 minuten pauze. Iedereen is volgens de arbeidstijdenwet verplicht om een half uur pauze te nemen, vandaar dat het klokapparaat dit standaard verwerkt. De lunchpauze moet voor 13.30 opgenomen zijn, anders krijg je een boetepauze van 2.30 uur. Dit geldt niet voor medewerkers met een speciaal rooster (bijvoorbeeld medewerkers van ICT). Als je vergeten bent om te klokken, verkeerd geklokt hebt, of als je op andere dag gaat werken dan normaal, lever dan direct een correctieformulier in bij je leidinggevende en stuur het daarna door naar de medewerkers van tijdsregistratie. Let op, correcties mogen niet ouder zijn dan 2 maanden. Vergaderruimte In het gebouw hebben we 13 pantry-vergaderruimtes, waar ongeveer 10 mensen kunnen vergaderen. In deze ruimtes hangt een groot scherm waar een laptop op aangesloten kan worden. Daarnaast zijn er op de begane grond 2 klantcontactruimtes en is er de 2-in-1-kamer; 2 vergaderruimtes die tot 1 grote vergaderruimte gemaakt kunnen worden. Tot slot is er in het bedrijfsrestaurant een gedeelte waar je (buiten de lunchtijden om) een vergadering kunt houden. Je kunt alle vergaderruimtes reserveren via het Service Center. Wil je (ad hoc) overleggen, dan zijn de zitjes in de koffiebar of het bedrijfsrestaurant natuurlijk ook zeer geschikt om even bij elkaar te zitten. Na afloop van de bijeenkomst dien je de ruimte schoon en in de ‘normale opstelling’ achter te laten. Dit betekent dat kannen, kopjes en dergelijke opgeruimd worden of, bij grote bijeenkomsten, een medewerker van facility management wordt gevraagd de koffiespullen op te halen. Whiteboards en flipovers dienen schoon achtergelaten te worden en hand-outs of ander materiaal mogen niet blijven 21

liggen. Je wordt verzocht mankementen (stiften weg of leeg, lege batterijen, kapotte verlichting etc.) te melden bij het Service Center ([email protected]). Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) We worden als CAK een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO). We hebben nu al een maatschappelijke verantwoordelijkheid, maar die gaat nog zwaarder wegen als we ook echt een publieke organisatie worden. Met het ministerie van VWS hebben we afgesproken dat we een integriteitbeleid gaan opstellen volgens de richtlijnen van de Rijksoverheid. Volgens dit integriteitbeleid moeten alle medewerkers (intern, extern of uitzendkracht) een VOG overhandigen op het moment dat ze bij ons komen werken. Kun je geen VOG overhandigen, dan wordt de overeenkomst beëindigd. Werkplek (Clean desk policy) In ons gebouw werken we veel in open ruimtes. De afspraak is daarom ook dat je jouw bureau opgeruimd en leeg achterlaat inclusief de brede witte vensterbanken (borstweringen). Dit werkt ook veel efficiënter en overzichtelijker en is bovendien hygiënischer omdat de schoonmakers dan ook goed je bureau kunnen schoonmaken. Berg alle zaken, vertrouwelijk of niet, iedere middag goed op zodat je een leeg bureaublad hebt met alleen je telefoon, beeldscherm, toetsenbord en muis er op. Werktijden De werktijden gelden van maandag tot en met vrijdag en zijn gedeeltelijk variabel. Voor o.a. de medewerkers van de afdeling KCC gelden andere afspraken. Afspraken hierover worden gemaakt na overleg met je leidinggevende. Wifi In ons pand is er draadloos internet in de receptiehal, in het bedrijfsrestaurant, in de grote vergaderzalen en op de 14e etage. Dit kunnen we op den duur uitbreiden naar meer ruimtes. Ziekte Voor externe medewerkers en uitzendkrachten geldt dat ziek- en betermeldingen gemeld moeten worden bij zowel het detacheringbureau of het uitzendbureau, maar ook bij je direct leidinggevende van het CAK en wel voor 9.30 uur. Voor het hersteld melden geld dezelfde procedure.

22

Tot Slot Het is mogelijk dat je toch nog vragen hebt; je leidinggevende en HR zijn graag bereid je nader in te lichten. Wij spreken de wens uit dat je je snel in ons bedrijf zult thuis voelen, met plezier zult werken en een bijdrage levert aan een prettige sfeer en een goede gang van zaken. Telefoonnummer HR Mailadres HR

088 - 711 48 84 [email protected]

23

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Bedrijfsnoodplan Ontruimingsprocedure Preventie Handleiding tijdregistratie Ongewenst gedrag Reglement Personeelsvereniging (PV)

24

1. Bedrijfsnoodplan

Procedures en instructies voor het personeel en derden Stel u op de hoogte van: 1. 2. 3. 4.

De indeling van het gebouw. De plaats van de in- en uitgangen, nooduitgangen, trappenhuizen en liften e.d. De vluchtwegen. De plaats en werking van: handbrandblusapparaten, brandslanghaspels en handbrandmelders. 5. Communicatiemiddelen: telefoon 7777. 6. De wijze waarop bij een calamiteit moet worden gehandeld. Werk mee aan: • Het netjes en opgeruimd houden van de werkomgeving en de verkeersruimte (tot de verkeersruimte behoren: portalen, gangen, trappen, bordessen, trappenhuizen, liften e.d.). • Het opruimen van afval op niet daarvoor bestemde plaatsen. • Het vrijhouden van gangen, trappenhuizen, bordessen of andere vluchtwegen. • Het toegankelijk houden van blusmiddelen. Wat te doen bij brand • Alarmeer de receptie via telefoonnummer 7777 • Waarschuw de aanwezigen in de directe omgeving • Volg de instructie van de Etageontruimer/ BHV-er en/ of de brandweer op Wat te doen bij letsel en ongeval • Alarmeer de receptie via telefoonnummer 7777 • Volg de instructie op van de Bedrijfshulpverlener Wat te doen bij ontruiming (wanneer u de slow-whoop/ het alarm hoort) • Verlaat het gebouw via de nooduitgangen • Volg de aanwijzingen op van de Bedrijfshulpverleners en eventueel brandweer of politie • Ga naar de verzamelplaats • Wacht op de verzamelplaats voor nader bericht

25

2. Ontruimingsprocedure

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Sluit alle ramen en deuren bij brand. Open alle ramen en deuren bij een bommelding. Schakel elektrische apparatuur zoveel mogelijk uit (indien hiervoor nog tijd is). Ga naar de verzamelplaats via de nooduitgangen zoals aangegeven. Laat tijdens brand de koffers/ tassen staan; tijdens een bommelding meenemen. Neem uw autosleutels mee om uw auto te kunnen verplaatsen i.v.m. externe hulpverlening. Haal niet uw fiets uit de parkeerkelder. Haal bij een bommelding niet uw auto of brommer uit de parkeerkelder; bij brand alleen na toestemming BHV-coördinator. 9. Gebruik nooit de lift. 10.Neem eventuele bezoekers mee naar de verzamelplaats.

3. Preventie Gedragregels personeel: −

Stel je regelmatig op de hoogte van de plaats en juiste bediening van de blusapparatuur, controleer regelmatig de nooduitgangen.

−

Houd gangen en vluchtwegen vrij van obstakels.

−

Zet nooit brand- en rookwerende deuren vast in geopende stand.

−

Plaats nooit obstakels zodanig, dat zij de zichtbaarheid en directe bruikbaarheid van blusapparatuur belemmeren.

−

Meld defecten en onregelmatigheden betreffende brandblusapparatuur, direct door aan [email protected]

26

5. Handleiding tijdregistratiesysteem Badge Het volstaat om je badge voor de lezer te houden. De lezer zal je tijd op dat moment registreren. Terminal 1. Afwezigheden voor de huidige dag (vandaag): Dienstreis-, Vakantie-, Bijzonder verlof vandaag, Ziek naar huis, seniorenverlof Voorbeelden:

1. 2. 3. 4.

1. 2. 3. 4.

1. 2. 3. 4. 5.

1. 2. 3. 4.

Je gaat tijdens werktijd ziek naar huis Kies de toets Ziek naar huis De terminal geeft Ziek naar huis aan Je houdt je pas voor de lezer De terminal geeft de status UIT aan Het systeem laat de afwezigheid net zolang doorlopen totdat er weer een IN-boeking volgt.

Je bent ‘s morgens op dienstreis geweest Kies de toets Dienstreis vandaag De terminal geeft Dienstreis vandaag aan Je houdt je pas voor de lezer De terminal geeft een Status IN aan. Je gaat tijdens je werktijd op dienstreis Kies de toets Dienstreis vandaag De terminal geeft Dienstreis vandaag aan Je houdt je pas voor de lezer De terminal geeft een Status UIT aan Wanneer je weer terugkomt boek je op de normale wijze weer in.

Je gaat tijdens werktijd op dienstreis en komt niet meer terug Kies de toets Dienstreis vandaag De terminal geeft Dienstreis vandaag aan Je houdt je pas voor de lezer De terminal geeft een Status UIT aan Wanneer je de volgende dag ook op dienstreis bent hoef je niets te doen, het systeem laat de afwezigheid net zolang doorlopen tot dat je weer een IN boeking maakt.

Voor de overige afwezigheden geldt dezelfde manier van klokken.

27

2. Afwezigheden voor de volgende gehele dag (morgen) Dienstreis-, Vakantie-, Bijzonder verlof morgen, seniorenverlof Voorbeelden:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Je gaat morgen de gehele dag op dienstreis Je klokt op de normale wijze uit, dus je houdt je pas voor de lezer en vervolgens, Kies je de toets Dienstreis morgen De terminal geeft Dienstreis morgen aan Je houdt je pas voor de lezer De terminal geeft de melding Afwezig geaccepteerd aan, dit is geen IN/ UIT boeking Het systeem laat de afwezigheid net zolang doorlopen totdat je weer een keer een INboeking maakt.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Je neemt morgen een hele dag vakantie Je klokt op de normale wijze uit, dus je houdt je pas voor de lezer en vervolgens, Kies je de toets Vakantie morgen De terminal geeft Vakantie morgen aan Je houdt je pas voor de lezer De terminal geeft de melding Afwezig geaccepteerd aan, dit is geen IN/ UIT- boeking Het systeem laat de afwezigheid net zolang doorlopen tot dat je weer een keer een INboeking maakt.

Voor de overige afwezigheden geldt dezelfde manier van klokken Mogelijke meldingen op display terminal Boeking vergeten Je hebt de voorgaande dag een oneven aantal boekingen gemaakt, de berekening van je uren kan niet juist worden uitgevoerd. Je dient hiervoor een correctieformulier (te vinden op intranet) in te vullen, ondertekend door je leidinggevende en daarna in te leveren bij de receptie. Niet in tabel/ verkeerde badge Wanneer je deze melding op de badgelezer krijgt is het zaak om nogmaals je pas voor de lezer te houden. Meestal is dan de storing verholpen, mocht dit niet baten, gelieve dan contact op te nemen met de receptie. Zelfde tijd Binnen één minuut is het niet mogelijk om een IN en UIT-boeking te maken. Overige Pauze Bij het nemen van pauzes dien je ook in en uit te klokken. Indien je dit vergeet zal het systeem automatisch 2.30 uur pauze van de dagtijd inhouden. Problemen Problemen direct melden bij de receptie (toestel 4880 of 4010).

28

6. Ongewenst gedrag Wij voeren een actief beleid ter voorkoming van elke vorm van ongewenst gedrag, te weten: − − − −

Seksuele intimidatie Agressie en/of pesten op het werk Alcohol en/of drugsmisbruik Discriminatie

De leidinggevenden hebben een actieve rol om vormen van ongewenst gedrag te herkennen en tegen te gaan. Seksuele Intimidatie Inleiding Onder seksuele intimidatie verstaan we: ongewenst ervaren seksueel getinte aandacht. Die kan zowel verbaal als non-verbaal (gebaren) of fysiek (aanrakingen) zijn. Wat valt er onder seksuele intimidatie en wat niet? Uitgangspunt is dat degene die het ‘overkomt’, bepaalt wat ongewenst is of niet. Dit laat zich moeilijk exact definiëren. Het gaat vooral om een maatschappelijke gedragscode. De grenzen tussen ‘gewoon gezellig’ en ‘te ver gaan’ worden door een ieder individueel bepaald. Seksuele intimidatie binnen onze organisatie Wij vinden seksuele intimidatie onaanvaardbaar. Een goed en gezond werkklimaat is essentieel voor het welbevinden van de medewerker. Wat te doen als het niet goed gaat? Iemand die hinder heeft van ongewenst intiem gedrag kan contact opnemen met zijn leidinggevende, de OR of de HR-vertrouwenspersoon. Onze bedrijfsarts is eveneens daarvoor beschikbaar. Deze zorgt voor doorverwijzing indien de voorkeur uitgaat naar een vrouwelijke arts. Bij de vertrouwenspersoon kan men zijn verhaal kwijt en samen overleggen hoe het probleem het beste kan worden opgelost. Voor alle duidelijkheid: de klacht blijft vertrouwelijk zolang de klaagster of klager dit wenst. De vertrouwenspersoon kan voor een adequate begeleiding en opvang zorgen en indien nodig (niet zelf) een bemiddelaar verzoeken een oplossing te vinden. Als bemiddeling geen uitkomst biedt De klaagster of klager heeft de mogelijkheid een beroep te doen op de officiële klachtenprocedure. Dit impliceert dat er schriftelijk een officiële klacht wordt ingediend bij de ‘Klachtencommissie Ongewenste Intimiteiten’. Deze commissie bestaat uit de directeur van het CAK (voorzitter), de stafmanager HR, of HR adviseur, of een vertegenwoordig(st)er van de werknemers, zijnde een ORlid. Op basis van hoor en wederhoor van klaagster of klager en aangeklaagde zal deze commissie eventueel stappen ondernemen. De afwikkeling van deze procedure luistert zeer nauw. Een zorgvuldige behandeling en bescherming van de privacy van betrokkenen moet worden gewaarborgd. Voorkomen is beter dan genezen. Ongewenst gedrag is een delicaat onderwerp. Het is niet gemakkelijk om erover te beginnen. Iedereen heeft er recht op om zijn werk te doen zonder te worden lastig gevallen. Wij kunnen elkaar ook helpen. Collegiale ondersteuning werkt dikwijls preventief. Help, indien nodig, elkaar door te laten merken dat je ongewenst gedrag afkeurt en diegene steunt

29

die is lastiggevallen. Op deze wijze draagt, voor zover nodig, iedereen bij aan het bestrijden van ongewenste intimiteiten. Sanctie Bewezen ongewenste intimiteiten zullen direct aanleiding zijn voor ontslag. Agressie en/ of pesten op het werk Inleiding Agressie en geweld zijn niet meer weg te denken uit onze hedendaagse maatschappij. Steeds meer mensen krijgen ermee te maken en niet alleen thuis of op straat, maar ook op het werk. Agressie kan van buiten de organisatie komen, maar ook van binnenuit de organisatie. Denk hierbij aan collega’s die elkaar onder druk zetten of elkaar fysiek benaderen. Een bijzondere vorm van agressie en geweld is pesten op het werk. Bij agressie en geweld gaat het om het uitoefenen van druk op andere mensen. Deze druk kan psychisch of fysiek zijn. De gevolgen van agressie en geweld moeten niet onderschat worden, het kan namelijk de oorzaak van veel verzuim en een groot personeelsverloop zijn. Wat is pesten op het werk? Pestgedrag is iets anders dan een grapje of een plagerijtje. Pesten op het werk wordt ook wel ‘mobbing’ genoemd, het zijn treiterpogingen die regelmatig terugkeren en minstens een half jaar duren. Pesten heeft de bedoeling om iemand echt te schaden of om ten koste van iemand bepaalde voordeeltjes te krijgen. Het gaat hier om vijandig, vernederend en intimiderend gedrag dat steeds is gericht op dezelfde persoon. Agressie en pesten binnen onze organisatie Wij vinden agressie en/ of pesten onaanvaardbaar. Wat te doen als agressie en/ of pesten op het werk geconstateerd wordt? Iemand die hinder ondervindt van agressie en/ of pesten op het werk kan contact opnemen met de vertrouwenspersoon. Dit kan de stafmanager HR, de HR Adviseur, de OR of de bedrijfsarts van onze arbodienst zijn. Bij de vertrouwenspersoon kan het slachtoffer zijn/ haar verhaal kwijt en samen overleggen hoe het probleem het beste aangepakt kan worden. De klacht blijft vertrouwelijk zolang het slachtoffer dit wenst. De vertrouwenspersoon kan voor een adequate begeleiding en opvang zorgen en indien nodig een bemiddelaar verzoeken om aanwezig te zijn bij een gesprek tussen pester en slachtoffer. Als bemiddeling geen uitkomst biedt De klager heeft de mogelijkheid een beroep te doen op de officiële klachtenprocedure. Dit impliceert dat er schriftelijk een officiële klacht wordt ingediend bij de Klachtencommissie. Deze commissie bestaat uit de directie van het CAK (eveneens de voorzitter), de stafmanager HR, of HR Adviseur, of een vertegenwoordiger van de werknemers, zijnde een OR-lid. Op basis van hoor en wederhoor van klager en aangeklaagde zal de commissie eventueel stappen ondernemen. De afwikkeling van deze procedure luistert zeer nauw. Een zorgvuldige behandeling en bescherming van de privacy van betrokkenen moet worden gewaarborgd. Voorkomen is beter dan genezen Iedereen heeft er recht op om zijn/ haar werk in een prettig klimaat te verrichten. We kunnen elkaar helpen om agressie en/ of pesten tegen te gaan, collegiale ondersteuning werkt dikwijls preventief. Wie getuige is van pesten kan proberen om het slachtoffer actief te ondersteunen, bijvoorbeeld door de pester aan te spreken op zijn/ haar gedrag. Passief steunen van het slachtoffer helpt ook, namelijk non-verbaal laten merken dat je het pestgedrag afkeurt door bijvoorbeeld niet te lachen als anderen het slachtoffer bespotten. 30

Alcohol en drugsmisbruik Alcohol en drugsmisbruik en arbeidsomstandigheden Allerlei factoren kunnen meespelen die personen aanzetten tot (overmatig) gebruik van alcohol en drugs, zoals privé-problemen en hoge werkdruk. Alcohol, drugs en werk zijn natuurlijk geen goede combinatie. Dat geldt voor de betrokkenen zelf, maar ook voor de collega’s en de werkgever. Werknemers met alcohol, -en drugsproblemen verzuimen vaker, zijn vaker betrokken bij bedrijfsongevallen en zijn in veel gevallen niet bevorderlijk voor de werksfeer. Bovendien kan overmatig alcohol en drugsgebruik bij werknemers een negatieve invloed hebben op het imago van de organisatie. Invloed op het werk Alcohol- en drugsmisbruik op of voorafgaand aan het werk kan het functioneren beïnvloeden. Alcohol en drugs zorgen voor concentratievermindering, meer moeite met complexe handelingen, neiging tot zelfoverschatting, onnauwkeurig werken, verminderde alertheid en verstoorde waarneming en informatieverwerking. Alcohol- en drugsmisbruik binnen onze organisatie Wij vinden het gebruik van alcohol en drugs onder werktijd onaanvaardbaar. Slechts in de volgende uitzonderlijke situaties kan beperkt alcoholgebruik (direct) na werktijd toegestaan worden. Het betreft: − −

een door de directie aan te wijzen festiviteit (bijvoorbeeld een jubileum) de kerstbijeenkomst

De medewerker heeft bij het nuttigen van alcohol, zelf te allen tijde de verantwoordelijkheid om de voorschriften en bepalingen inzake het gebruik van alcoholhoudende drank na te leven, zoals omschreven in de wegenverkeerswet. Tevens kunnen er sancties opgelegd worden indien een medewerker zich ondanks waarschuwingen overgeeft aan dronkenschap en/of liederlijk gedrag. De werkgever sluit hierbij alle verantwoordelijkheid uit voor alle gevolgen voortkomend uit situaties, waarin de werknemer zich niet aan bovenstaande afspraken houdt. Wat te doen als alcohol en/ of drugsmisbruik aan de orde is binnen onze organisatie? Iemand die problemen ondervindt van alcohol en/ of drugsmisbruik kan contact opnemen met de vertrouwenspersoon. Dit kan de stafmanager HR, de HR adviseur, de OR of de bedrijfsarts van onze arbodienst zijn. Bij de vertrouwenspersoon kan de betreffende medewerker zijn of haar verhaal kwijt en samen overleggen hoe het probleem het beste aangepakt kan worden. Een zorgvuldige behandeling en bescherming van de privacy van de betrokkene moet worden gewaarborgd. De vertrouwenspersoon kan voor verdere adequate begeleiding en opvang zorgen bij een instelling voor verslavingszorg. Discriminatie Elke vorm van discriminatie van o.a. ras, huidskleur en sekse wordt niet getolereerd. Bewezen overtreding van de regel betekent in principe ontslag. Wanneer je in aanraking komt met één van bovenstaande vormen van ongewenst gedrag, dan kun je contact opnemen met de stafafdeling HR, telefoon (088) 711 48 84.

31

8. Reglement lidmaatschap Personeelsvereniging (PV) Lidmaatschap Leden van de vereniging kunnen zijn: personeelsleden in dienst van het CAK. Begin en einde lidmaatschap De aanmelding van de leden dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris van de PV. Het lidmaatschap gaat in aan het begin van een kalenderjaar, tenzij het een aanmelding betreft van een personeelslid dat tussentijds een dienstverband met het CAK is aangegaan. De opzegging van het lidmaatschap dient vooraf schriftelijk te geschieden bij de secretaris van de PV. Beëindiging van het lidmaatschap gaat in aan het einde van het kalenderjaar, tenzij het een personeelslid betreft dat tussentijds het dienstverband met het CAK beëindigt. Contributie De contributie wordt per maand ingehouden op het salaris van het lid van de PV. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks in overleg met de directie van het CAK vastgesteld. De contributiebetaling gaat in per de datum van het lidmaatschap en eindigt per datum dat het lidmaatschap wordt opgezegd (zie artikel 2). Overige voorwaarden Indien enige activiteit wordt georganiseerd, waarbij de partner van een personeelslid/ lid van de PV welkom is, dan wordt onder partner de levenspartner van het lid van de PV bedoeld. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat bedoelde partner geen personeelslid bij het CAK is. Indien in voorkomende situaties het reglement hierin niet voorziet, beslist de PV in overleg met de directie van het CAK. Bestuur Het bestuur van de PV bestaat uit zes leden. Voor de actuele bezetting van de PV en andere wetenswaardigheden verwijzen wij je naar Intranet. Algemeen Indien een medewerker met een status uitzendkracht werkzaam is met de intentie in dienst te komen is er een mogelijkheid om een zogenaamd proforma lidmaatschap te verkrijgen. Informatie hierover is te krijgen bij de leidinggevende, HR of op Intranet.

32