Inhoudelijke expert-analyse BAG-inspectie, d.d. 19 december 2014

>DEKRA

Inhoudelijke expert-analyse BAG-inspectie, d.d. 19 december 2014 Gemeente Westland

Datum inspectie Naam inspectie-instelling Naam leadauditor Naam auditor Versie Projectnummer

19 december 2014 DEKRA Certification b.v. De heer R. Koster De heer mr. R. Schotanus 1.0 definitief

455181

Inspectieverloop, bevindingen en conclusie 1

Programma

Deze inspectie was voor de gemeente de eerste kennismaking met een BAGbeheerinspectie. De gemeente Westland is benieuwd om te zien waar zij als gemeente staat met betrekking tot het bronhouderschap van de BAG. Na een inleiding door de leadinspecteur, is rond 09.00 uur gestart met de inhoudelijke inspectie. In de ochtend is de steekproef deel 1 en deel 2 gehouden en heeft het interview van het onderdeel Systemen plaatsgevonden. In de middag is de bestandscontrole getoetst en hebben de interviews van het onderdeel Processen plaatsgevonden.

2

De B A G : ook voor de gemeente een essentiële basisregistratie

De Wet basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maakt deel uit van het overheidsbrede stelsel van basisregistraties. Dit stelsel heeft tot doel de kwaliteit en efficiëntie van publiekrechtelijke processen te verhogen en administratieve lasten te verlagen door het gezamenlijk gebruik van eenmalig ingewonnen basisgegevens. Alle gemeenten hebben, vaak na een intensief invoeringsproject, een toelatingsaudit ondergaan en zijn aangesloten op de Landelijke Voorziening BAG (LV-BAG). De gemeente Westland is in juli 2010 aangesloten. De BAG is de bron van adressen voor onder andere de Basisregistratie Personen, het Handelsregister, de WOZ en vele andere afnemende registraties en processen. Alle bestuursorganen zijn verplicht de BAG te gebruiken bij de uitoefening van publieke taken. De verplichting van de gemeente komt er in essentie op neer dat alle gebouwen en adressen in de registratie dienen te worden opgenomen. Ook vergunningsvrije bouw en illegale bouw moeten worden opgenomen, zodat alle afnemers een actueel beeld hebben van de situatie in de gemeente. De BAG is niet alleen een verplichting voor de gemeente, ze levert ook een belangrijke bijdrage aan verbetering en standaardisering van de informatievoorziening, zowel intern als met ketenpartners. De BAG bevat namelijk een gestandaardiseerde set van basisgegevens met een gegarandeerde kwaliteit en actualiteit en vervult daardoor een belangrijke koppelfunctie tussen diverse administratieve en geografische registraties. Hierdoor wordt de kwaliteit van zowel de afzonderlijke registraties als gecombineerde informatieproducten sterk verbeterd. De BAG is dus een kernelement van de gemeentelijke informatiehuishouding. In de Wet BAG (artikel 42) is opgenomen dat gemeenten eens per driejaar 'hun' BAG laten controleren door een daarvoor aangewezen instelling. Deze BAG-inspectie is qua status vergelijkbaar met de al eerder gebruikelijke periodieke GBA-audit. De BAG is een registratie die je op orde houdt met en voor anderen. Dat vraagt van alle vakafdelingen inspanningen en formatieve inzet, die niet direct ten nutte van de eigen vakafdeling hoeven te komen. Effectief beheer van de BAG vereist daarom afdelingsoverstijgend werken om aan de verplichtingen te kunnen voldoen en de afnemers van gegevens goed te kunnen bedienen. Om de kwaliteit van de BAG op orde te krijgen en te houden en te voldoen aan de wettelijke termijnen, is samenwerking tussen verschillende vakafdelingen binnen een Inhoudelijke expert-analyse BAG-inspectie gemeente Westland 1.0 definitief

Pagina 2 van 11

gemeente een absolute voorwaarde. Afdelingen als vergunningverlening en handhaving leveren gegevens aan de BAG, afdelingen als burgerzaken en belastingen (WOZ) zijn afnemers van de BAG. Ambitieniveau van kwaliteit Met verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen wordt ervoor gezorgd dat de kwaliteit van de gegevens die in de basisregistraties zijn opgenomen aansluiten op de wensen van de afnemers (en als zodanig door de afnemers gebruikt gaan worden). Het hoogst denkbare kwaliteitsniveau daarbij is dat de registratie op elk moment aansluit op de feitelijke werkelijkheid (de werkelijkheid in de buitenwereld). Een dergelijk kwaliteitsniveau is in de praktijk echter niet mogelijk. Daarvoor zou elke wijziging in de buitenwereld direct in de basisregistraties moeten worden geregistreerd. In de praktijk zal er altijd sprake zijn van wijzigingen (nieuwbouw, verbouw en sloop) waarvan de gemeente niet of niet direct op de hoogte is, omdat er sprake is van illegale (ver)bouw of sloop of omdat de bouw- of sloopactiviteiten vergunningsvrij zijn. In het kader van de BAG is daarom gekozen voor het streven naar registratie van de "gelegitimeerde werkelijkheid++". Concreet betekent dit ambitieniveau dat: 1. de gegevens in de BAG overeenkomen met hetgeen is opgenomen in de brondocumenten (gelegitimeerde werkelijkheid) én 2. dat er daarnaast een aantal aanvullende maatregelen (door inrichting van de registratieprocessen) is genomen om ervoor te zorgen dat de gegevens in de registraties zo nauw mogelijk aansluiten op de feitelijke werkelijkheid. Kwaliteitscriteria In het kader van kwaliteitstoetsing is het belangrijk om te kunnen beoordelen in hoeverre een registratie voldoet aan het gestelde ambitieniveau "gelegitimeerde werkelijkheid++". Daan/oor is in de wetgeving een aantal kwaliteitscriteria opgenomen aan de hand waarvan bij de kwaliteitstoetsing de kwaliteit van de BAG wordt beoordeeld. Bij de BAGinspectie wordt onderscheid gemaakt tussen kwaliteit van de gegevens, kwaliteit van de processen en kwaliteit van het systeem. Daarbij gaat het in essentie om de volgende kwaliteitscriteria: Kwaliteitscriteria ten aanzien van gegevens 1. Alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, zijn in de registratie opgenomen (volledigheid). 2. Alle te registreren kenmerken van alle geregistreerde objecten zijn opgenomen in de registratie (compleetheid). 3. Alle in de registratie verwerkte wijzigingen komen overeen met hetgeen daarover in het onderliggende brondocument is opgenomen (juistheid). Kwaliteitscriteria ten aanzien van processen 1. De processen zijn dusdanig ingericht en beschreven en worden dusdanig uitgevoerd dat de kwaliteit van de in de registratie opgenomen gegevens gewaarborgd blijft. Kwaliteitscriteria ten aanzien van het systeem 1. Het gebruikte informatiesysteem wisselt geautomatiseerd en volgens de voorgeschreven koppelvlakbeschrijving gegevens uit met de Landelijke Voorziening BAG. 2. Er zijn voorzieningen getroffen om in geval van systeemverstoringen de uitvoering van de bijhoudingsprocessen te kunnen voortzetten. 3

Bevindingen

Inhoudelijke expert-analyse BAG-inspectie gemeente Westland 1.0 definitief

Pagina 3 van 11

Algemeen De gemeente Westland is in juli 2010 aangesloten op de Landelijke Voorziening BAG. Het implementatieproject is geïnitieerd vanuit de afdeling Publiekszaken en de meeste werden uitgevoerd vanuit de afdeling RBM. Sinds 2014 worden de meeste werkzaamheden uitgevoerd vanuit de afdeling Dienstverlening. Bij de inspectie is gebleken dat de inzet, de betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van de medewerkers erg groot te noemen is. Ook lijkt het besef van de BAG als basisregistratie en belangrijke gegevensbron voor interne en externe afnemers, met daarbij behorende sturing en procesbewaking, op hoger niveau in de organisatie voldoende aanwezig te zijn. De leidraad voor de inspectie wordt gevormd door het 'Protocol 0.44' en het 'Duidingsdocument, versie mei 2014', zoals deze te vinden zijn op de website van het Ministerie van I en M. Tijdens de inspectie is op basis van genoemde documenten een aantal tekortkomingen geconstateerd. Gegevens Een belangrijk onderdeel bij de beoordeling van het onderdeel Gegevens is het tijdig verwerken van brondocumenten in de registratie. Hoewel de afgelopen periode een verbetering zichtbaar is ten aanzien van de termijnen, voldoet de gemeente niet aan de norm van 98% waarvan de brondocumenten binnen 4 werkbare dagen na het nemen van het besluit in de Landelijke Voorziening zijn opgevoerd. Over de periode van 1 juli 2011 tot en met 5 december 2014 is de norm niet gehaald voor openbare ruimte, nummeraanduiding, pand, verblijfsobject, ligplaats en standplaats. Gebleken is dat een van de oorzaken is dat de tijdige en correcte aanlevering van relevante signalen naar de BAG-beheerder nog niet optimaal is. De volgende venA^erkingstermijnen zijn behaald: Periode 01-07-2014 tot en met 05-12-2014 Openbare ruimte 36,63% Nummeraanduiding 70,40% Pand 47,41% Verblijfsobject 60,22% Ligplaats 00,00% Standplaats 47,50% Het object woonplaats is niet gemuteerd in deze periode. Periode 05-06-2014 tot en met 05-12-2014 Openbare ruimte 81,82% Nummeraanduiding 89,21% Pand 73,25% Verblijfsobject 80,89% De objecten woonplaats, ligplaats en standplaats zijn niet gemuteerd in deze periode. Het tweede verificatiepunt toetst of de gemeente er voor zorg draagt dat geweigerde berichten binnen een redelijke termijn weer worden aangeboden aan de Landelijke Voorziening. Belangrijk daarbij is de vraag in hoeverre de gemeente op de hoogte is van de redenen waarom berichten geweigerd zijn. En ook de vraag of de gemeente daarop op actie heeft ondernomen. De gemeente heeft in de periode vanaf 1 juli 2011 in totaal 34964 berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening, daarvan zijn er 11790 geweigerd. Het grootste gedeelte zit bij de mutatieberichten van de panden (namelijk 11645). Dit geldt ook voor het laatste halfjaar, waarbij 1797 (waarvan Inhoudelijke expert-analyse BAG-inspectie gemeente Westland 1.0 definitief

Pagina 4 van 11

objecttype pand 1796) van de 5638 verstuurde berichten geweigerd zijn. De gemeente controleert of de verstuurde berichten geaccepteerd worden door de Landelijke Voorziening. De oorzaak van de vele geweigerde berichten bij het objecttype pand ligt in geometriefouten bij het verwerken van de mutatiesignalering. In de statusrapportage van 1 juli 2011 tot en met 5 december 2014 wordt voor de definitieve geometrie een percentage aangegeven van 89,93% van panden die meer dan 6 maanden de status 'pand in gebruik (niet ingemeten)' hebben. Van de 916 mutaties aan pandgeometrie zijn er 768 te laat verwerkt, waarbij het gemiddelde aantal benodigde maanden van 32 opvalt. Over het laatste halfjaar zijn 761 van de 888 mutaties pandgeometrie te laat venwerkt. De gemeente heeft daarnaast aangegeven nog een werkvoorraad te hebben met betrekking tot definitieve geometrie. De gemeente heeft een overeenkomst gesloten met de Stichting GBKN voor het inmeten van de panden, maar de borging van het tijdige inmeten voor de definitieve geometrie voor de BAG blijkt onvoldoende uit deze overeenkomst. De kwaliteitseisen voor voorlopige geometrie zijn onvoldoende bekend binnen de gemeente. Ook wordt door de gemeente niet nagegaan in hoeverre de Stichting de kwaliteit van de inmetingen controleert op het behalen van de gestelde BAG-kwaliteitseisen. De huidige inmetingen lijken namelijk alleen op niveau van het maaiveld te worden gedaan en houden geen rekening met over- en onderbouw. De gemeente heeft hiermee onvoldoende grip op het proces van de definitieve geometrie. De termijnen van afhandeling van de te onderzoeken objecten zijn over de gehele toetsingsperiode van 1 juli 2011 tot en met 5 december 2014 niet binnen de gestelde norm opgelost en afgehandeld. Van de 901 objecten die 'in onderzoek' zijn gezet, zijn 592 niet tijdig afgehandeld. Het laatste halfjaar is er echter een significante verbetering zichtbaar, waarmee de gemeente nu grip lijkt te hebben op dit proces. De 85 objecten die het laatste halfjaar 'in onderzoek' hebben gestaan, zijn allen binnen de daarvoor gestelde oplossingstermijn van 6 maanden opgelost.

Aandachtspunt met betrekking tot gegevens Het aandachtspunt dat veel gemeenten hebben met betrekking tot het opwerken van de gebruiksoppervlakte van niet-woningen geldt ook voor de gemeente Westland. Tijdens de opbouw van de BAG is voor het berekenen van de oppervlakte nietwoningen gebruik gemaakt van door het ministerie verstrekte conversiefactoren. De gemeente zal de oppervlakte voor niet-woningen nog op het verplichte kwaliteitsniveau moeten brengen. Hiervoor is een Plan van Aanpak (document 14-0240078, d.d. 14-072014) vastgesteld, welke echter nog niet ten uitvoering is gebracht. Dit heeft mede te maken met het grote aantal objecten (8048). Er is veel geld benodigd voor het uitvoeren van dit project en de gemeente heeft de inspectie afgewacht om te horen dat de gemeente deze verplichting daadwerkelijk heeft.

Steekproef Tijdens de steekproef heeft de gemeente aan kunnen tonen dat alle brondocumenten binnen een redelijke termijn konden worden opgezocht. De documenten die voor 1 juli 2011 in de steekproef aanwezig waren, zijn niet ter beoordeling meegenomen.

De volgende tekortkomingen zijn tijdens de steekproef geconstateerd: Inhoudelijke expert-analyse BAG-inspectie gemeente Westland 1.0 definitief

Pagina 5 van 11

Bij veel brondocumenten is het zaaksysteemnummer als uniek kenmerk opgenomen in de BAG, tenwijl deze brondocumenten wel hun eigen unieke documentnummer hadden. Documentnummering wordt digitaal gegenereerd. De gebruikte manier van verwijzen is inmiddels aangepast naar de unieke documentnummers, daarom worden deze verschillende documenten hier verder niet specifiek benoemd. Bij brondocument Z-SM-2013-001635 ontbreekt de datum op het besluit, de datum is wel te achterhalen via Squit. Het brondocument van de gereedmelding met nummer 13-0183404 is op 10 oktober 2013 opgemaakt, bij het muteren is 9 oktober 2013 als signaleringsdatum onterecht overgenomen. Het verblijfsobject 1783010000608841, ontstaan door een ingrijpende vertDouwing, is onterecht opgevoerd met een huisnummerbesluit. Op brondocumenten 14-0492337, 14-0497979 en 14-0464450 ontbreekt het documentnummer, waardoor het document niet te herleiden is. Het verblijfsobject 1783010000039451 is opgevoerd in de BAG door een illegale samenvoeging, maar de indicatie 'geconstateerd' is niet aangevinkt. Hierdoor weten de afnemers niet dat er sprake is van een niet-legitieme situatie. De documentdatum van 14-0152717 is verkeerd, als documentdatum staat op het besluit 9 mei 2014 en als verzonden datum staat 17 april 2014. Deze laatste datum is ook overgenomen in de BAG. Van brondocument 2010-0000285 is de datum van de vergunning niet herleidbaar. Een constatering van een nieuw verblijfsobject (1783010000608449) is met de wizard en de indicatie 'geconstateerd' opgevoerd in de BAG. Op dezelfde dag is dit object ten onrechte met hetzelfde brondocument geformaliseerd door de indicatie 'geconstateerd' uit te zetten. Het brondocument met nummer 14-0042584 heeft 20 maart 2014 als besluitdatum en 24 maart 2014 als verzenddatum. Deze verzenddatum is onterecht in de BAG als documentdatum opgevoerd. De verblijfsobjecten 1783010000609528 en 1783010000608938 zijn onterecht in de BAG opgevoerd met een huisnummerbesluit. Bij verblijfsobjecten 1783010000016273 en 1783010000012870 zijn ten onrechte mutaties doorgevoerd met een huisnummerbesluit Het veriDlijfsobject 1783010000043441 is ten onrechte historisch gemaakt in de BAG met een intrekkingsbesluit nummeraanduiding. Nummeraanduiding 1783200000016825 is hernummerd met een constructie berekening in plaats van een huisnummerbesluit tot hernummering. Nummeraanduiding 1783200000031579 is met een proces verbaal van constatering opgevoerd als een correctie van de standplaats, hiervoor had een huisnummerbesluit genomen moeten worden. De sloop gereed van een object is venwerkt met een schriftelijke verklaring (120076589 van 30 oktober 2012) als brondocument, terwijl al een eerder controlerapport sloop gereed van 1 maart 2012 beschikbaar was. Uit het huisnummerbesluit 12-0061187 blijkt de hernummering alleen uit de toelichting van het document, niet uit het ondenwerp van het besluit zelf. Het pand 1783100000606990 is onterecht opgevoerd met een huisnummerbesluit, de datum op het onderiiggende brondocument 12-0048225 is niet zichtbaar. Bij document 14-0413528 ligt de documentdatum na de mutatiedatum, 2 juli 2014 is de mutatie doorgevoerd terwijl de brief van PostNL van 7 juli 2014 is. Brondocument 11-1033421 is een correctiedocument, welke in de beheerfase van de BAG niet meer zijn toegestaan. Ten onrechte is niet de verieende omgevingsvergunning, maar een veri
Pagina 6 van 11

In het algemeen kan het advies gegeven worden aandacht te schenken aan het juiste gebruik van brondocumenten bij het muteren van BAG-relevante gebeurtenissen. In de bijlage staat een overzicht waarin aangegeven is wanneer welk brondocument gebruikt kan worden als de reguliere brondocumenten (zoals een omgevingsvergunning of huisnummerbesluit) niet beschikbaar zijn. Processen Het algemene beeld na de inspectie is dat de gemeente nog niet bij alle relevante en voorgeschreven gebeurtenissen volledig grip heeft op de processen. De positie van de BAG-beheerder is binnen de organisatie wel structureel geborgd. De volledigheid van alle verieende vergunningen, relevant voor de BAG, wordt voldoende geborgd binnen de organisatie. Controle is mogelijk doordat BAG-beheer verantwoordelijk is voor het verzenden van de verieende omgevingsvergunningen. De BAG-toets ligt bij de bouwplantoetsers, relevante BAG-gegevens worden ingevuld op een daarvoor bestemd BAG-formulier. BAG-beheer verkrijgt de relevante signalen van verieende omgevingsvergunningen via de vergunningenapplicatie. Ditzelfde geldt voor geaccepteerde sloopmeldlngen. Wat betreft het proces intrekken van vergunningen wordt er door bouw- en woningtoezicht eenmaal per drie jaar actief gekeken naar de verieende omgevingsvergunningen en wordt zonodig het proces gestart voor het al dan niet intrekken van de omgevingsvergunning. Meldingen 'start bouw', 'bouw gereed' en 'sloop gereed' moeten worden gecontroleerd door bouw- en woningtoezicht. Acht bouwinspecteurs lopen buiten en controleren hun eigen rayon. Voor de relevante BAG-definities van 'start bouw', 'bouw gereed' en 'sloop gereed' is het onduidelijk of alle inspecteurs dezelfde definitie hanteren. Het verdient aanbeveling deze definities van statuswijzigingen af te stemmen en als eenduidig vast te stellen binnen de organisatie. De BAG is objectgericht en het gaat er voor de BAG om dat het object gebruiksgereed is; op dat moment dient de statuswijziging (dus per object, niet per vergunning) op basis van een brondocument verwerkt te worden in de BAG. Controles start bouw worden per vergunning of per straat afgeboekt. Bij bouw gereed vinden deelmeldingen per blok plaats. Onder andere uit de statuscompleetheid van panden blijkt dat de volledigheid van alle statuswijzigingen momenteel niet voldoende geborgd is. Van 750 panden is in de levenscyclus namelijk de status 'bouw gestart' niet opgenomen. Ook bevinden zich nog 1438 panden en 1525 verblijfsobjecten met een status in de startfase (pand: bouwvergunning verieend of bouw gestart / verblijfsobject: gevonnd) in de BAG. De vraag is of dit ook overeenkomt met de daadwerkelijke situatie buiten. Uit de steekproef en de interviews met de BAG-beheerder is gebleken dat vooriopige bouwjaren van panden (inmiddels) worden aangepast aan de hand van het jaar van bouw gereed en dat het bouwjaar van panden bij verbouw niet wordt gewijzigd.

Het proces van illegale en vergunningsvrije bouw is onvoldoende ingebed en bekend in de organisatie. De BAG gaat uit van de gelegitimeerde werkelijkheid ++ en dat houdt in dat objecten, die voldoen aan de criteria van de BAG, moeten worden opgenomen in Inhoudelijke expert-analyse BAG-inspectie gemeente Westland 1.0 definitief

Pagina 7 van 11

de registratie op het moment dat deze binnen de organisatie bekend zijn. Illegale objecten worden momenteel echter niet allemaal aan de BAG gemeld op moment dat organisatie weet van het bestaan van die objecten. Eerst wordt het nadere onderzoek afgerond en het object komt dan pas in de BAG als er gelegaliseerd wordt. Vanuit mutatiesignalering gebleken ontbrekende objecten worden als 'geconstateerd' object opgevoerd in de BAG en veelal onterecht dezelfde dag zonder nieuw brondocument en zonder dat duidelijk is of er sprake is van vergunningsvrij of een niet-legitieme situatie als geformaliseerd opgenomen in de BAG. De resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding worden door de gemeente per mail teoiggekoppeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan. De gemeente heeft de administratieve inrichting vastgelegd in het document 'BAG Processenhandboek gemeente Westland', versie 3.2, zoals vastgesteld op 28 februari 2012. In het handboek is expliciet aandacht geschonken aan de wettelijke termijnen en is beschreven welke functionarissen of organen verantwoordelijk zijn voor welke gebeurtenissen. Het processenhandboek is echter niet volledig en niet meer actueel gezien gewijzigde werkprocessen. Zo zijn nieuwe en gewijzigde gebeurtenissen uit het Processenhandboek BAG BAO versie 2013 niet opgenomen. Het Processenhandboek BAG is wel bij de relevante medewerkers en afdelingen binnen de organisatie bekend. De raad heeft de taken uit art. 6 Wet BAG gedelegeerd aan het college in de 'Verordening naamgeving en nummering Westland 2011', d.d. 25 oktober 2011. In de 'Mandaatregeling basisregistraties adressen en gebouwen', d.d. 21 februari 2012, zijn de BAG-beheerder en de plaatsvervanger aangewezen en zijn de verschillende taken en bevoegdheden, waaronder het vaststellen van definitieve geometrie en het opmaken van processen verbaal van constatering en schriftelijke verklaringen betreffende statuswijzigingen, van de Wet BAG gemandateerd aan medewerkers van de ambtelijke organisatie. Op 22 juli 2014 is de bevoegdheid tot het toekennen van nummeraanduidingen aan objecten door het college toegewezen aan de teamleider BOCC van de afdeling Dienstveriening. De afbakening van BAG-objecten, zoals venwoord in artikel 6 Wet BAG en meegenomen in artikel 3 lid 3 'Verordening naamgeving en nummering Westland 2011', is niet door het college gemandateerd aan medewerkers van de ambtelijke organisatie. Voor het laten inwinnen van definitieve geometrie van BAG-objecten heeft de gemeente een overeenkomst gesloten met de Stichting GBKN, maar, zoals ook venwoord bij het onderdeel Gegevens op pagina 5, kan het tijdige inmeten van de definitieve pandgeometrie onvoldoende worden geborgd met deze overeenkomst. Concretisering en nadere afspraken over de uitvoering van deze overeenkomst zijn noodzakelijk. Zo wordt alleen conform GBKN-eisen ingewonnen. Monitoring en controleren door de gemeente van de volledigheid en tijdigheid van de ingediende meldingen lijkt ook een must. Hoewel er in het verieden al wel een Kwaliteitsmanagementovereenkomst Wet BAG is opgesteld, is er binnen de gemeente Westland nog geen sprake van een aantoonbaar systeem van kwaliteitsverantwoording- en controle. Hoewel de exacte uitvoeringsvorm nog niet bekend is, is de kans groot dat in de volgende inspectiecyclus de nadruk meer op het kwaliteitsaspect zal worden gelegd.

Aandachtspunten met betrekking tot processen


Pagina 8 van 11

Als door de Provincie besluiten worden genomen die betrekking hebben op het ontstaan of wijzigen van BAG-objecten binnen de gemeentegrenzen van Westland, zijn deze relevant voor de BAG-registratie. De vraag is dan hoe de gemeente als bevoegd gezag kennisgeving krijgt van deze besluiten. Momenteel is hier nog geen afgesproken en vastgesteld beleid voor en is het binnen de gemeente Westland nog onduidelijk of relevante besluiten van de Provincie volledig en tijdig binnenkomen. Interne afnemers, zoals Burgerzaken en Belastingen, hebben het bewustzijn van de BAG als belangrijke schakel binnen het stelsel van basisregistraties. Via datadistributie heeft Burgerzaken een koppeling met het berichtenverkeer van de BAG. Interessant voor de gegevenskwaliteit is de rapportage met tabellenset 'Monitor Kwaliteit Stelsel van Basisregistraties', te vinden op de website van het Centraal Bureau voor de Statistiek. In dit document is bijvoorbeeld te vinden hoeveel mensen in de BRP staan ingeschreven op een adres dat niet voorkomt in de BAG. De afdeling Belastingen is momenteel bezig met de BAG-WOZ koppeling voor de aansluiting van de WOZ op de Landelijke Voorziening. Wat betreft verblijfsobjecten is er 96,03% gekoppeld, 88,03% van de panden is momenteel gekoppeld. Deze koppeling kan, door de uitval, veel terugmeldingen voor de BAG opleveren. Met de werkvoorraad van de BAG moet dan ook rekening gehouden worden als de interne afnemers, zoals Burgerzaken en Belastingen, volledig alle meldingen van mogelijke onjuistheden of onvolledigheden in de BAG gaan doorgeven aan BAG-beheer. Systemen De gemeente voldoet aan de verplichte punten voor wat betreft uitwijk, back-up en herstel. De gemeente maakt gebruik van een BAG-conforme applicatie. Voor de uitwijk beschikt de gemeente over een uitwijklocatie in Wateringen. Daarnaast heeft de gemeente een uitwijkovereenkomst met Centric gesloten. De benodigde applicatie, data en certificaten kunnen gedurende de uitwijkperiode bij Centric worden geplaatst. Tijdens de inspectie is de Uitwijkregeling 2015, d.d. 15 oktober 2014 getoond. Dit uitwijkdraaiboek bevat de procedure om bij noodzakelijke uitwijk door een calamiteit binnen twee keer 24 uur weer operationeel te zijn. Het verdient wel de aanbeveling om niet alleen technisch te beschrijven, maar ook voor de BAG een beschrijving te maken. De gemeente maakt iedere dag een back-up (locatie Naaldwijk) middels een zogenaamd "snap shot". Deze wordt gekopieerd naar de locatie in Wateringen en wordt op disk bewaard. Iedere maand wordt nog een tape gemaakt en bewaard in de locatie in 's Gravenzande. Door archive logging en mail worden de back-ups gecontroleerd. De gemeente controleert nog niet of de inhoud van de snap shots ook compleet, juist en volledig zijn. Brondocumenten worden na het doorvoeren van de mutatie niet bewaard op de werkplek van BAG beheer en de venwerkte brondocumenten worden niet bijgehouden in een logboek, waardoor er maximaal 1 dag aan mutaties verioren kan gaan. De gemeente test restore tegelijk met de uitwijk. Daarnaast wordt bij een nieuwe versie van de applicatie een restore uitgevoerd in de testomgeving.

Conclusie Inhoudelijke expert-analyse BAG-inspectie gemeente Westland 1.0 definitief

Pagina 9 van 11

Hien/oor is beschreven dat de gemeente ten aanzien van zowel de gegevens als de werking van de processen op meerdere punten niet aan de wettelijke eisen voldoet. De tekortkomingen kunnen voor de gemeente leiden tot een aantal gevolgen. Niet voldoen aan wetgeving en bestuurlijke afspraken Indien verbeteringen niet worden doorgevoerd, is de kans groot dat de gemeente niet gaat slagen voor de BAG-herinspectie. Dit toont aan dat de gemeente niet voldoet aan de wettelijke kwaliteitseisen. De resultaten van de BAG-inspecties en herinspecties worden openbaar gemaakt door het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. Het landelijke beeld is momenteel dat veel gemeenten niet slagen voor de BAG-inspectie, maar dat in het algemeen wel doen voor de herinspectie. Venwacht wordt dat bij het zakken voor de herinspectie de bestuuriijke druk wordt opgevoerd vanuit het Ministerie en de VNG (de BAG is onderdeel van de resultaatverplichtingen uit het NUP). Toename desinvestering Een oorzaak van de huidige kwaliteit is het niet optimaal veriopen van de afstemming en controle tussen bron- en beheerprocessen. Het niet correct uitvoeren van deze processen zorgt niet alleen voor een tekortkoming tijdens de BAG-inspectie, maar zorgt ook voor het verslechteren van de datakwaliteit en -actualiteit. Deze kwaliteitsverslechtering bouwt zich op en kan op enig moment grote herstelmaatregelen vereisen, denk bijvoorbeeld aan definitieve pandgeometrie. Een slechte procesuitvoering zorgt dus voor een desinvestering die groter wordt naarmate de huidige situatie voortduurt. Onderbenutting potentiële baten in bedrijfsvoering, dienstverlening en fraudebestrijding Naast de toenemende kans op desinvestering zullen door slechtere gegevenskwaliteit dan nodig de beoogde en venwachte baten rond bedrijfsvoering (en in het bijzonder het gegevensbeheer), de kwaliteit van e-dienstveriening en fraudebestrijding niet of slechts beperkt worden bereikt; binnengemeentelijk gebruik van basisgegevens, de ontwikkeling van het gegevensmanagement, digitaal/zaakgericht werken en het versteri<en van het digitale dienstverieningskanaal zullen niet optimaal kunnen worden ontwikkeld. Buitengemeentelijke afnemers kunnen niet vertrouwen op basisgegevens Buitengemeentelijke afnemers, zoals ketenpartners en landelijke uitvoeringsinstanties, nemen in toenemende mate de basisregistraties (waaronder de BAG) in gebruik. Zij gaan daarbij uit van de minimale wettelijke kwaliteit van de gegevens. Als deze kwaliteit, blijkens herhaalde 'mislukte' herinspecties, niet op orde is, worden deze afnemers op hun beurt geconfronteerd met desinvesteringen en het niet optimaal kunnen en/aren van baten ten aanzien van bedrijfsvoering, dienstveriening en fraudebestrijding. Imago zelfredzame gemeente Tot slot draagt het herhaaldelijk niet slagen voor de BAG-(her)inspectie niet bij aan het imago van een zelfredzame gemeente die in staat is de beleidsopgaven van de komende jaren op adequate wijze te kunnen opvangen.

Bijlage

Wanneer welk brondocument


Pagina 10 van 11

Brondocument Verklaring ambtshalve correctie

Wettelijke grondslag Artikel 10 lid 1 sub a Wet BAG jo. artikel 7 sub f onder 1° en artikel 8 sub i onder 1° Besluit BAG Verklaring signalering wijziging in Artikel 10 lid 1 sub a Wet feitelijke situatie BAG jo. artikel 8 sub i onder 2° Besluit BAG

Omschrijving Correctie op gegevens uit een eerder in de BAG geregistreerd brondocument, welke foutief in de BAG-registratie zijn opgenomen Verwerking van signaleringen van een wijziging op feitelijke situatie die van invloed is op een of meer in de gebouwenregistratie opgenomen gegevens

Wanneer Ambtshalve correctie

Afzien van (ver)bouw Start bouw (nieuwbouw) (Ver)bouw gereed Sloop gereed Definitieve geometrie Wijziging gegevens bij verbouw Afzien of intrekken sloop Niet bruikbaar (onbewoonbaar) Verdwenen door calamiteit Archivering bestaand object Verklaring mutatie voor goede Artikel 10 lid 1 sub a Wet Een wijziging of opneming in het belang Object 'in onderzoek' registratie BAG jo. artikel 7 sub f onder van een goede registratie van een of meer Heropname legitiem gegeven 2° en artikel 8 sub i onder 3° gegevens in de adressen- en Opname legitiem gegeven Besluit BAG gebouwenregistratie Handhaving afgerond Vergunningsvrij vbo in bestaand pand Samenvoeging of splitsing van verblijfsobjecten zonder vergunning Proces verbaal van constatering Artikel 10 lid 1 sub b Wet BAjEen constatering van het feitelijk bestaan Constatering object van een object


Pagina 11 van 11

I D - 1 7 0 2 - 7 3 1 3 2 Bijl v e r i f i c a t i e p u n t e n B A G - i n s p e c t i e W e s t l a n d , g e m . , Koster, R.

VfVifjcatiepunten bestandscontroles

Verplicht/ iGerelateerde wettelijke

gewenst 1, Worden nnutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?

V

Rapport

Toegestane antwoorden

AfltWOOrd

D e b e v i n d i n g e n Itomen o n d e r s t a a n d in o v e r z i c h t n a d e r beschreven

Inorm Wet; artt, 12, 16

gemeente Westland kan niet voldoen aan de wettelijke norm van 9 8 % voor de verwerkingstermijnen bij de objecten openbare ruimte, nummeraanduiding, pand, verblijfsobject, ligplaats en standplaats. Wei is een significante verbetering zichtbaar in het laatste halfjaar. Echter, daarin worden de termijnen nog niet tfnilpriin nehaairi.

Ja,

Nee m a a r

2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

Wet : artt. 16, 31

3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

Wet : artt. 16, 31

I Z i e punt 1 van dit onderdeel. Nee m a a r 98% in Ja, maximaal 2 werkdagen

Ja

De gemeente controleert op geweigerde berichten en stuurt de mutaties zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw naar de Landelijke Voorziening.

Nee

De gemeente voldoet niet aan de norm van 9 8 % om panden te voorzien van definitieve geometrie binnen zes maanden. Recentelijk houdt de gemeente een lijst bij om de termijnen beter te borgen en er dient eerst een achterstand opgelost te worden voordat de termijnen daadwerkelijk kunnen worden bewaakt.

Ja

De gemeente Westland zet objecten in onderzoek na eer terugmelding, indien het niet binnen twee dagen kan worden opgelost.

Nee m a a r

Nee maar

Over de gehele periode is de gestelde nornn niet behaald. De gemeente Westland heeft het laatste h a l f j a a r echter goed gemonitord en er voor zorggedragen dat de objecten binnen zes maanden weer uit onderzoek zijn gehaald en zonodig voorzien zijn van een juiste waarde. Alle 85 objecten die het laatste half jaar ln onderzoek zijn gezet, zijn tijdig opgelost.

Ja,

Ja

De geconstateerde verschillen blijven ruim binnen de marge van 2 % . Aantal objecten gemeente: Aantal objecten LV: woonplaats: 10 woonplaats: 10 openbare ruimte: 1633 openbare ruimte: 1633 pand: 64917 pand: 64924 nummeraanduiding: 51036 nummeraanduiding: 51038 verblijfsobject: 50956 verblijfsobject: 50957 ligplaats: 5 ligplaats: 5

Nee m a a r 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemelen)" veranderd in "pand gereed" door dc opname van definitieve pandgeometrie?

Ja

Nee m a a r

5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het In onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

Ja,

6. Heeft de gemeente In het geval van een ontvangen terugmelding of correctleverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?

Ja

7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype In de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten In de Landelijke Voorziening BAG?

Nee m a a r

V (met document)

^tanflnlaat.:-

qi

^ l a n r i n l a a l . ; ' •^I

Nee m a a r

1 van 7

ID-1702-73132 Bijl verificatiepunten BAG-inspectie Westland, gem., Koster, R.

>^rificatlepunten steekproef registratie en register

| Verplicht/ iGerelateerde wettelijke

Rapport

Toesestane

Antwoord *

antwoorden

1. Kan de g e m e e n t e alle b r o n d o c u m e n t e n behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde o b j e c t e n , binnen een redelijke t e r m i j n raadpleegbaar en beschikbaar maken?

V

Wet : art. 9

Ja

Ja,

D e b e v i n d i n g e n I t o m e n o n d e r s t a a n d in o v e r z i c h t n a d e r . . beschreven De g e m e e n t e heeft alle b r o n d o c u m e n t e n binnen een redelijke t e r m i j n

beschikbaar

en raadpleegbaar kunnen krijgen.

Nee maar 2. Heeft het b r o n d o c u m e n t in bet register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een v e r w i j z i n g naar het betreffende 3. Komen de bij het object g e m u t e e r d e gegevens In de registratie exact overeen m e t de gegevens zoals die In het betreffende b r o n d o c u m e n t zijn opgenomen?

Verificatiepunten controle inbedding processen

Wet: art. 14a

Ja

Met betrekking t o t de v e r w i j z i n g e n zijn bij de steekproef meer t e k o r t k o m i n g e n geconstateerd dan het toegestane aantal.

Wet: art. 14a

Ja,

Met betrekking tot de juistheid zijn bij de steekproef meer tekortkomingen geconstateerd dan het toegestane aantal.

Nee maar

Verplicht/ iGerelateerde wettehjke


1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de v e r s c h i j n i n g s v o r m van o b j e c t e n , deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze

Antwoord *

D e b e v i n d i n g e n I t o m e n o n d e r s t a a n d in o v e r z i c h t n a d e r beschreven

D e p o s i t i e v a n d e B A G - b e h e e r d e r b i n n e n d e o r g a n i s a t i e is s t r u c t u r e e l g e b o r g d .

2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m e r v o o r te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie g e b o u w e n , leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

W e t : artt. 10, 14a

3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m e r v o o r te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie g e b o u w e n , leidt tot v e r w e r k i n g van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

Wet : a r t t . 10, 14a

4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m e r v o o r te zorgen dat het signaal dat is aangevangen m e t bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie g e b o u w e n , leidt t o t v e r - w e r k t n g van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

Wet : a r t t . 10, 14a

5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van dc basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Nee

maar

n

M a a r h e t a l g e m e n e b e e l d is d a t d e g e m e e n t e n o g n i e t b i j a l l e r e l e v a n t e e n v o o r g e s c h r e v e n g e b e u r t e n i s s e n volledig grip h e e f t op de processen. De processen rond statuswijzigingen zoals start b o u w , definitieve geometrie en het o p n e m e n v a n geconstateerde objecten k u n n e n nog niet voldoende worden geborgd. H e t p r o c e s v e r l e n e n v a n o m g e v i n g s v e r g u n n i n g e n is b e s c h r e v e n i n B A G Processenhandboek gemeente Westland', versie 3.2.

' Ja Procestoetsing

Ja

Ja

H e t p r o c e s i n t r e k k e n v e r g u n n i n g e n is b e s c h r e v e n In ' B A G P r o c e s s e n h a n d b o e k gemeente Westland', versie 3.2.

Nee maar

Procestoetsing

Ja

Ja

H e t p r o c e s s t a r t b o u w is b e s c h r e v e n In ' B A G P r o c e s s e n h a n d b o e k

gemeente

Westland', versie 3.2.

Nee maar

Procestoetsing

Ja

Ja

H e t p r o c e s b o u w g e r e e d is b e s c h r e v e n In ' B A G P r o c e s s e n h a n d b o e k

gemeente


Nee maar

2 van 7

ID-1702-73132 Bijl verificatiepunten BAG-inspectie Westland, gem.. Koster, R.

6. Is bij panden die op enig m o m e n t in de laatste drie j a a r de status "pand in gebruik (niet I n g e m e t e n ) " hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) b o u w j a a r bij ingebruikname a f w i j k t van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige b o u w j a a r in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar?

Regeling: catalogus

7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een s e r r e ) , het " b o u w j a a r " het b o u w j a a r gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden t o t wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens?

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Rapport

Ja,

Ja

D i t Is b e k e n d e n b i j d e s t e e k p r o e f is o o k a a n g e t o o n d d a t b o u w j a r e n in d e registratie t e g e n w o o r d i g w o r d e n aangepast naar het j a a r waarin de bouw van het pand gereed komt.

Nee

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Procestoetsing

Ja

Wet ; artt. 10, 14a

10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is o p g e n o m e n , binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode w o r d t vastgesteld dat v o o r het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)?

Wet: a r t 6a, 10 en 39

Procestoetsing

D i t p r o c e s is b e k e n d e n in d e p r a k t i j k Is a a n g e t o o n d d a t b o u w j a r e n v a n p a n d e n

Ja

Het proces r o n d s l o o p m e l d l n g e n is b e s c h r e v e n in 'BAG P r o c e s s e n h a n d b o e k g e m e e n t e Westland', versie 3.2.

maar

Ja

Ja

H e t p r o c e s s l o o p g e r e e d is b e s c h r e v e n i n ' B A G P r o c e s s e n h a n d b o e k

gemeente


Nee

Procestoetsing

Ja

niet gewijzigd worden bij verbouw.

Nee

9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m e r v o o r te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt t o t verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

maar

maar

Ja

Ja

H e t t e r u g m e l d p r o c e s is b e s c h r e v e n i n ' B A G P r o c e s s e n h a n d b o e k

gemeente


Nee maar 1 1 . Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

Procestoetsing

Ja

Procestoetsing

Ja

Ja

M e l d e r s w o r d e n op de h o o g t e g e b r a c h t v a n de r e s u l t a t e n .

Nee maar V (met document)

Regeling: art. 2

D e g e m e e n t e h e e f t d e a d m i n i s t r a t i e v e I n r i c h t i n g v a s t g e l e g d in h e t d o c u m e n t 'BAG Processenhandboek gemeente Westland', versie 3.2,

zoals vastgesteld op 28

f e b r u a r i 2 0 1 2 . I n h e t h a n d b o e k is e x p l i c i e t a a n d a c h t g e s c h o n k e n a a n d e w e t t e l i j k e t e r m i j n e n e n is b e s c h r e v e n w e l k e f u n c t i o n a r i s s e n o f o r g a n e n v e r a n t w o o r d e l i j k z i j n v o o r w e l k e g e b e u r t e n i s s e n . H e t p r o c e s s e n h a n d b o e k is e c h t e r niet volledig en niet m e e r actueel gezien gewijzigde werkprocessen. Zo zijn n i e u w e en g e w i j z i g d e g e b e u r t e n i s s e n uit het Processenhandboek BAG BAO 2 0 1 3 niPt n n n p n n m p n

Nee maar

3 van 7


13. Beschikt de g e m e e n t e over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere m e d e w e r k e r s , indien deze taken niet door burgemeester en w e t h o u d e r s zelf w o r d e n uitgevoerd?

V (met document)

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Procestoetslng

Rapport

Ja

Ja

De raad

heeft

'Verordening

de taken

In de 'Mandaatregeling 2012,

zijn

taken

medewerkers

van

het

toekennen

toegewezen niet

door

het

BAG gedelegeerd Westland

basisregistraties

de ambtelijke van

geven coUege

adressen van

de Wet

organisatie. BOCC van

is gemandateerd

mee aan

d.d.

d.d

aangwezen 2014

en zijn

de afdeling medewerkers

van

van de

de

bevoegdheid

het

college

Dienstverlening.

de afbakening

februari aan

is de

door

2011.

21

BAG gemandateerd

aan objecten dat

In de

25 oktober

en gebouwen',

Op 22 juli

nummeraanduidingen de inspecteurs

aan het college

2011',

en de plaatsvervanger

en bevoegdheden

aan de teamleider

aandachtspunt

6 Wet

en nummering

de BAG-beheerder

verschillende tot

uit art.

naamgeving

Als BAG-objecten ambtelijke

Nee maar 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben g e m a a k t v a n de mogelijkheid o m a m b t e n a r e n aan te wijzen die zijn belast m e t de vaststelling van de g e o m e t r i e , zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en g e b o u w e n , beschikt de g e m e e n t e dan over een d o c u m e n t waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

15. Hebben burgemeester en w e t h o u d e r s gebruik g e m a a k t van de mogelijkheid o m a m b t e n a r e n aan te wijzen die zijn belast m e t het opstellen van een proces verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en g e b o u w e n , en zo j a beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik g e m a a k t van de mogelijkheid o m a m b t e n a r e n aan t e wijzen die zijn belast m e t het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende t o t het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn o p g e n o m e n , en zo j a beschikt de gemeente dan over een d o c u m e n t waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Regeling; art. 2 i.c.m. Wet art 8

Procestoetsing

Ja

Ja,

De g e m e e n t e heeft deze t a a k via de 'Mandaatregeling basisregistraties adressen en gebouwen', d.d. 2 1 februari 2012 gemandateerd aan verschillende functionarissen binnen de ambtelijke organisatie.

Nee

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet art 10

Procestoetsing

maar

Ja

Ja,

De g e m e e n t e heeft deze b e v o e g d h e i d via de 'Mandaatregeling

basisregistraties

adressen en gebouwen', d.d. 21 februari 2 0 1 2 gemandateerd aan verschillende functionarissen binnen de a m b t e l i j k e organisatie.

Nee maar

Regeling: art. 2 i.c.r Besluit: artt. 7 en 8

Procestoetsing

Ja,

Ja

De g e m e e n t e heeft deze b e v o e g h e i d via de ' M a n d a a t r e g e l i n g

basisregistraties

adressen en gebouwen', d.d. 2 1 februari 2012 gemandateerd aan verschillende functionarissen binnen de ambtelijke organisatie.

Nee

17. Zijn bij de opdrachtveriening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren g e o m e t r i e , die minimaal o v e r e e n k o m e n met de eisen die in de catalogus zijn o p g e n o m e n o m t r e n t de geometrie van panden?

Regeling: catalogus

18. Heeft de gemeente maatregelen genomen o m de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen o p g e n o m e n oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen?

Regeling: catalogus

Procestoetsing

maar

Ja

Ja

De g e m e e n t e h e e f t v o o r h e t l a t e n i n w i n n e n v a n de d e f i n i t i e v e g e o m e t r i e v a n BAG objecten een o v e r e e n k o m s t gesloten m e t de Stichting GBKN.

Nee maar

Procestoetsing

Ja

Nee maar

Nee, maar

De g e m e e n t e heeft wel een plan van aanpak ( d o c u m e n t 1 4 - 0 2 4 0 0 7 8 , d.d. 14-072 0 1 4 ) voor het h e r b e r e k e n e n v a n de o p p e r v l a k t e n i e t - w o n i n g e n , m a a r dit plan heeft nog geen status.

19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er

G (met document)

Gebaseerd op regeling: art.

Procestoetsing

Ja,

4 van 7

ID-1702-73132 Bijl verificatiepunten BAG-inspectie Westland, gem.. Koster, R.

sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties?

Verificatiepunten controle werking processen

1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen ln de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

Rapport

De gemeente heeft bij de toelatingsaudit een Kwaliteitsmanagementovereenkomst Wet BAG opgesteld waarin de taken zijn opgenomen en waar e.e.a. van de richtlijnen van de BAG in zijn verwerkt. Dit is echter nog geen concreet document waarin is opgenomen hoe de kwaliteit wordt geborgd, waarop wordt Qstnstst pn wat de frenuentie van uitvoeren is.

Nee m a a r



Wet: art. 16

Antwoord

mee

2, Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerketijk wordt uitgevoerd?

Regeling: art. 2

Procestoetsing

3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

Regeling: art. 2

Procestoetsing

4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

Regeling; art, 2

5. Kan een medewerker die beiast Is met het doorvoeren van mutaties, het In ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen

Regeling: art. 2.

D e b e v i n d i n g e n l
Ja

De proceseigenaar heeft aangetoond bewust te zijn van het belang van de BAG en kan aangeven op welke wijze de processen worden uitgevoerd.

Ja

Ja

De proceselgenaar is bekend met de procesbeschrijvingen in het kader van de BAG.

Procestoetsing

Ja,

Ja

De BAG-beheerder en de plaatsvervangend BAG-beheerder geven blijk van gedegen kennis van de BAG en kunnen goed omgaan met de BAG-appllcatle.

Procestoetsing

Ja

Ja

Zowel de BAG-beheerder als de plaatsvervangend BAG-beheerder kunnen de procesbeschrijvingen overleggen.

Ja,

Nee maar

Nee maar

"""'-""""^

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Verplicht/ [Gerelateerde wettelijke

1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Verificatiepunten continuïteit systeem ( u i t w i j k )


Ja



AntWOOrd

D e b e v i n d i n g e n l
Ja

Conform, Gouw 6.115

Antwoord *

D e b e v i n d i n g e n k o m e n o n d e r s t a a n d in o v e r z i c h t n a d e r beschreven

5 van 7

I D - 1 7 0 2 - 7 3 1 3 2 Bijl v e r i f i c a t i e p u n t e n B A G - i n s p e c t i e W e s t l a n d , g e m . , Koster, R.

1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

V (met document)

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Rapport

Ja

Ja

De gemeente heeft een getekend contract met Centric waarin de BAG is opgenomen.

Ja

De gemeente Westland heeft een draaiboek waarin rollen en taken zijn beschreven. In het draaiboek staan de stappen beschreven. Het verdient wel de aanbeveling om niet alleen technisch te beschrijven, maar ook voor de BAG een beschriivino te maken.

Ja

De gemeente heeft een analoge versie in de locatie Wateringen beschikbaar. Daarnaast ligt een exemplaar bij Centric. Tevens is het document digitaal beschikbaar.

Ja

Dit Is echter heel summier. Omdat de gemeente recent Is overgestapt op een uitwijklocatie richting Centric, zal de gemeente het stappenplan van de GBA gaan gebruiken.

Ja

De gemeente heeft een ultwijkcontract met Centric en daamaast heeft de gemeente Westland een tweede locatie in Wateringen beschikbaar waar de BAG naar toe kan uitwijken.

Antwoord

De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven

Ja

De gemeente maakt iedere dag een back-up (locatie Naaldwijk) middels een zogenaamd "snap shot". Deze wordt gekopieerd naar de locatie in Wateringen en wordt op disk bewaard. Iedere maand wordt nog een tape gemaakt en bewaard In de locatie in "s Gravenzande.

Nee m a a r

2, Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja

Nee m a a r

3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja

Nee m a a r 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?

G (met document)

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

Ja,

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling; art. 3

Procestoetsing

Ja

Nee m a a r 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

Nee m a a r



1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

Wet: art. 14; Regeling; art 3

2, Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up?

Wet: art. 14a

Procestoetsing

Ja

Nee

De gemeente heeft onvoldoende gezorgd om de mutaties te kunnen reconstrueren.

3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?


Procestoetsing

Ja,

Ja

Door archive logging en mail worden de back-ups gecontroleerd. De gemeente controleert nog niet of de inhoud van de snap shots ook compleet, juist en volledig zijn.

Nee m a a r

6 van 7


4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

Rapport


Procestoetsing

Ja,


Procestoetsing

Ja

Ja

Zie punt 1 van dit onderdeel.

Ja

De gemeente test restore tegelijk m e t de uitwijk. Daarnaast wordt bij een nieuwe versie van de applicatie een restore uitgevoerd in de testomgeving.

Nee maar G (met document)

Nee maar

Handtekening inspecteur

Datum

Naam inspecteur

R. koster

Handtekening

gemeente

Datum

Naam

7 van 7

Inhoudelijke expert-analyse BAG-inspectie, d.d. 19 december 2014

Recommend Documents