INTERN MEMO Aan: Van: Datum: Betreft:
CONCERN CONTROL
Controllers en projectcontrollers Pieter-Jan Aartsen 15 april 2014 Business Rules voor Passief Tijdschrijven
Inhoud 1. 2. 3. 4.
Inleiding ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 1 Doelen van tijdverantwoording .................................................................................................................................................................................................................................... 2 Uitgangspunten en randwoorwaarden .......................................................................................................................................................................................................................... 3 Business rules inrichting actief tijd verantwoorden ...................................................................................................................................................................................................... 5
1. Inleiding Sinds 2006 is in de UvA tijdverantwoording de belangrijkste sleutel om kosten aan onderwijs en onderzoek toe te rekenen. Er zijn twee modaliteiten: a) actieve verantwoording van de tijdsbesteding door de individuele medewerker zelf b) automatisch op de achtergrond genereren van tijdverantwoordingen op basis van vooraf opgegeven parameters (urenverdelingen). Dit laatste gebeurt onder de noemer passief tijd verantwoorden. Het is evident dat voor een nauwkeurige en adequate vastlegging van tijdsbesteding verantwoording door de individuele medewerker de voorkeur verdient,- passief tijd verantwoorden kan slechts een benadering geven van de werkelijke tijdsbesteding. De belangrijkste redenen daarvoor zijn: Het automatisch genereren van de tijdverantwoording gebeurt op voorcalculatorisch vastgelegde sleutels (urenverdelingen) De medewerker in kwestie komt er zelf niet aan te pas (diens leiddinggevende als verstrkker van de verdelingssleutel en een controller als bewaker van de volledigheid voeren feitelijk plaatsvervangend werk uit) Aan plotselinge of incidentele wisselingen en of onderbrekingen van de tijdsbesteding als gevolg van verlof en/of ziekte kan geen rekening worden gehouden De UvA heeft ervoor gekozen deze twee modaliteiten beide in SAP te accommoderen, om zodoende toch voor het gehele personeel de kostentoerekening aan de tijdverantwoording te kunnen relateren (en niet alleen voor de inzet op de derde geldstroom, zoals in het verleden gebruikelijk). Dit memo geeft de spelregels aan die bij het passieve tijd verantwoorden gelden, zodat voor individuele medewerkers bepaald kan worden welke modaliteit het beste kan toegepast worden, afhankelijk van de eisen die (intern of door derden) aan de tijdverantwoording gesteld worden.
UvA Concern Control
memo-business-rules-passief-tijdverantwoorden/aes
3 maart 2009
pag. 1 / 8
INTERN MEMO
CONCERN CONTROL
2. Doelen van tijdverantwoording De business rules die moeten worden toegepast bij het passief tijd verantwoorden moeten passen bij het doel dat met de tijdverantwoording wordt beoogd. In de ervaring van de afgelopen jaren is gebleken dat deze doelen voor niet alle betrokkenen dezelfde zijn. Grofweg kunnen de volgende doelen onderscheiden worden: Doel van tijdverantwoording 1. Managementinformatie op afdelings-, instituuts-, facultair, UvA- en ook functiegroepniveau over de verhouding in tijdsbesteding aan (en daarmee de kosten van) onderwijs, onderzoek en overige activiteiten 2. Verantwoording en declaratie van gemaakte kosten i.v.m. personele inzet op contractonderzoeksprojecten
3. a) Kostenbeheersing van afzonderlijke onderzoeksprojecten / onderwijsmodules / ondersteunende taken m.b.t. inzet eigen personeel
b) Kostenbeheersing (en factuurcontrole) ingehuurd personeel
4. Time-management en functioneringsevaluatie individuele medewerker
5. Ondersteuning bij gebruikmaking tijdgerelateerde menukaartopties (binnen een jaar of jaaroverstijgend) en flexibele werktijden
Consequenties voor inrichting tijdschrijfsysteem Hiervoor is geen gedetailleerde registratie nodig, passief tijd verantwoorden naar hoofdactiviteiten kan volstaan. Veel opdrachtgevers eisen integrale actieve tijdverantwoording, waaruit niet alleen de inzet op het betreffende project blijkt, maar ook die op overige activiteiten en vaak ook de verhouding tot de totaal beschikbare tijd. Een vorm van actief tijd verantwoorden door de individuele medewerker is onontkoombaar. Hiervoor is actieve tijdverantwoording vereist, niet alleen op contractactiviteiten, maar ook op andere taken en activiteiten (1gs). Dit dient bovendien voldoende gedetailleerd te gebeuren om kostenbegrotingen (veelal gebaseerd op ongeijkte tijdsbestedingsnormen) zinvol te kunnen afzetten tegen realisatie. Hiervoor is het nodig dat de betreffende externe medewerkers actief (minstens alleen) de productieve uren kunnen registreren, passend bij de overeengekomen contractvoorwaarden. Hiervoor is actief verantwoorden door individuele medewerkers een voorwaarde, zonder belemmering door aanstellings-, rooster- of geplande projecturen, bovendien is integratie met afwezigheidregistratie (ziekteverzuim, verlof) hierbij onontbeerlijk. Het alloceren, in tijd verschuiven en uitputten van verschillende verlofcontingenten en het bijhouden van tekorten en overschotten t.o.v. roosteruren (naast gedetailleerde verantwoording van productieve en indirect productieve uren) vereist niet alleen accurate actieve tijdsregistratie, maar ook een aanscherping / fijnafstemming van zowel de organisatie- als de systeeminrichting.
Het passieve tijd verantwoorden, zoals in 2008 ingericht, is dus vooral nuttig voor het eerste doel: managementinformatie verschaffen op hoger niveau dan van een individueel project. Voor managementrapportages, waarin het vooral gaat om de relatieve tijdsbesteding aan hoofdtaken, is de exacte tijdsbesteding van uren en het moment waarop verlof wordt genoten, niet relevant. Aan de andere kant geldt: passief tijd verantwoorden genereert geen wezenlijk nieuwe inzichten. In combinatie met een goede rapportagetool maakt het alleen mogelijk om inzetplanningen geaggregeerd zichtbaar te maken voor elke doorsnede van het personeel van de UvA. Alle andere doelen vereisen een vorm van actief tijd verantwoorden door de individuele medewerker. De volgorde waarin de doelen zijn weergeven weerspiegelt in oplopende mate de eisen die gesteld moeten worden aan de inrichting en de discipline in het gebruik van een systeem voor actief tijd verantwoorden.
UvA Concern Control
memo-business-rules-passief-tijdverantwoorden/aes
3 maart 2009
pag. 2 / 8
INTERN MEMO
CONCERN CONTROL
3. Uitgangspunten en randwoorwaarden Tijdsbesteding van personeel is sinds 2006 als belangrijkste cost driver in het kostentoerekeningssysteem van de UvA geïmplementeerd. Er is sindsdien de nodige ervaring opgedaan met zowel actief als passief tijd verantwoorden. Dit heeft in 2008 geleid tot de keuze voor een aantal uitgangspunten, die ook bij de verdere inrichting van actief tijd verantwoorden richtinggevend zijn. Het gaat om de volgende zaken:
3.1. Werkbare uren en tarieven In 2008 is het aantal werkbare uren voor de UvA per jaar geijkt op 1680. Dit aantal is als volgt tot stand gekomen: Beschikbare uren per jaar (52 weken * 38 uur) 1976 u. (gemiddeld) 7 verplichte vrije feestdagen -/- 56 u. (gemiddelde) verlofrechten -/- 240 u. Werkbare uren 1680 u. In dit aantal normuren is dus geen rekening gehouden met een (gemiddeld) beroep op bijzondere verlofvoorzieningen, (gemiddeld) ziekteverzuim, of (gemiddeld) productiviteitsverlies door tijdbesteding aan organisatie-interne activiteiten (indirect productieve uren). Deze norm is bepaald bij de inrichting van het passieve tijdschrijven (bij een volledige fte wordt 140 u.p.m. doorbelast). De integrale uurtarieven zijn gebaseerd op dit aantal werkbare uren. Dit betekent dat bij lagere “productiviteit” dan 1680 uur een dekkingstekort en bij hogere productiviteit een dekkingsoverschot zal ontstaan bij de afdeling.
3.2. Beschikbare en bestede werktijd Bij het passieve tijdschrijven zijn ter wille van de eenvoud en beheersbaarheid de volgende inrichtingskeuzes gemaakt: er wordt geen productiviteitsverlies verondersteld als gevolg van organisatie-interne activiteiten (indirect productieve uren) ziekteverzuim < 6 weken wordt niet verdisconteerd (leidt niet tot vermindering van het aantal productieve uren). de (gemiddelde) verlofrechten (240 bij een volledige fte) worden naar rato per maand in mindering gebracht op de door te belasten productieve uren overige vormen van structureel verlof worden “indien mogelijk” wel in mindering gebracht op de door te belasten uren. Om deze uitgangspunten te accommoderen is de koppeling tussen de registratie van verlof en ziekteverzuim “losgeknipt” van de registratie van de tijdbesteding. Aansluiting tussen beschikbare tijd en verantwoorde tijdsbesteding is dan ook niet geborgd. Bij actieve tijdverantwoording behoeven minder concessies te worden gedaan aan de eenvoud en beheersbaarheid, en kunnen andere inrichtingskeuzes gemaakt worden: het is wel mogelijk ook organisatie-interne activiteiten als zodanig (en eventueel naar aard) te onderscheiden van direct productieve uren de koppeling met de verlof- en verzuimadministratie kan in stand gehouden worden (is standaard SAP), zodat uitval van productiviteit automatisch naar aard en tijd (bij ziekteverzuim vanaf de eerste dag, bij verlof door aanpassing van de roosteruren) geregistreerd wordt Een aansluiting tussen beschikbare tijd en verantwoorde tijdsbesteding is dan ook in beginsel goed te maken. N.B. Voor ziekteverzuim > 6 weken worden (ongeacht passief of actief tijd verantwoorden) alle beschikbare uren toegerekend aan een ziekte-WBS, waarmee de kosten van productiviteitsverlies i.v.m. “langdurig” ziekteverzuim zichtbaar gemaakt worden.
UvA Concern Control
memo-business-rules-passief-tijdverantwoorden/aes
3 maart 2009
pag. 3 / 8
INTERN MEMO
CONCERN CONTROL
3.3. Contractbepalingen m.b.t. tijdverantwoording De contractvoorwaarden van externe opdrachtgevers en subsidiënten hebben vaak een hybride karakter, als het gaat om de tijdverantwoording in relatie tot de kostendeclaraties. Enerzijds bevatten ze de eis dat werkelijk bestede uren verantwoord dienen te worden (nacalculatie),- aan de andere kant mogen in de meeste gevallen niet meer dan “actual costs / werkelijke kosten” gedeclareerd worden (fixed price). Los van de vraag welke overheadkosten declarabel zijn, wordt hier vooral bedoeld: niet meer dan de werkelijke personeelskosten. Aangezien meeruren volgens de C.A.O. vrijwel nooit leiden tot extra uitbetalingen aan de medewerker, betekent dit dat bij overschrijding van het normaantal werkbare uren dat: ofwel het (voorcalculatorisch bepaalde) uurtarief dient te worden bijgesteld ofwel de meeruren (bij het voorgecalculeerde tarief) niet in rekening worden gebracht Ter wille van de administratieve eenvoud (en vanwege het feit dat voor de meeste opdrachtgevers alleen -marginale of integrale- kosten declarabel zijn (verkoopprijs = kostprijs)) verdient de tweede optie de voorkeur. Deze is dan ook de basis bij de gekozen business rules verder in dit document. N.B. Om geen herberekening van tarieven te hoeven doen in het geval van verantwoording van meer dan de totaal geplande projecturen of het totaal aantal werkbare uren per jaar (hetgeen bij contractonderzoekers niet ongebruikelijk is) wordt momenteel vaak in separate systemen de tijdsbesteding bijgehouden, zonder dat de kostentoerekening in SAP frustreert (die is op basis van het passieve tijdschrijven gemaximeerd op het geplande aantal uren / het totaal aantal beschikbare uren). Op deze wijze wordt nu het hybride karakter van de opdrachtgevereisen nu (soms) tegemoet getreden.
UvA Concern Control
memo-business-rules-passief-tijdverantwoorden/aes
3 maart 2009
pag. 4 / 8
INTERN MEMO
CONCERN CONTROL
4. Business rules inrichting passief tijd verantwoorden In deze paragraaf geef ik aan welke spelregels in acht dienen te worden genomen bij de inrichting en toepassing van het passief tijd verantwoorden. Deze regels zijn afgeleid uit het ontwerp dat de basis is geweest voor de herinrichting van het passieve tijd verantwoorden in 2008, uit de A.O.-beschrijvingen die daarbij gemaakt zijn. Naar aard kan het passieve tijd verantwoorden slechts een benadering van de werkelijke tijdsbesteding geven. In de afgelopen maanden is gebleken dat her en der in de organisatie verschillen van inzicht bestaan over de concessies die aanvaardbaar zijn, waar het gaat om de volledigheid en de juistheid. Ook voor de bepaling daarvan bieden onderstaande spelregels handvaten. Een belangrijke overweging daarbij is dat het passieve tijd verantwoorden niet alleen de tijd bestedende wetenschapper moet ontzorgen, maar dat het woord “passief” ook voor controllers en de projectadministratie betekenis dient te hebben. Per deelproces / processtap van het passieve tijd verantwoorden is aangegeven op welke wijze SAP CATS dient te worden toegesneden op de UvA-werkwijze. Er is een nauwe relatie tussen de beheersingsmaatregelen die in het systeem getroffen worden en de organisatorische maatregelen die daarom heen nodig zijn om actieve tijdverantwoording in goede banen te leiden. Daarom heb ik bij elke inrichtingsvariant kort aangegeven welke organisatorische maatregelen aanvullend (minstens) nodig zijn om tegemoet te komen aan de eisen die vanuit een adequate verantwoording van contractonderzoek te stellen zijn.
4.1. Sturing werkvoorraad van passieve tijdschrijvers Business rule Bij passief tijd verantwoorden wordt de beschikbare tijd van medewerkers voor een bepaalde periode op een of meer WBS-en vooraf ingepland; deze planning wordt maandelijks onverkort tot realisatie verheven. Van werkvoorraad zoals bij actief tijd verantwoorden (de medewerker geeft van een van tevoren bepaald aantal activiteiten aan wat de werkelijke tijdsbesteding was) is geen sprake.
UvA Concern Control
Beheersingsmaatregel SAP Per medewerker wordt voor een periode vastgelegd hoeveel uren (meestal uitgedrukt als fractie van de bij een volledige fte beschikbare 140 maanduren) aan de diverse WBS-en hij/zij geacht wordt tijd te besteden. Wijziging van de sleutel zal -voor wetenschappelijk personeel- vooral samenhangen met de dynamiek in het academische jaar: de semesters. In beginsel is daarom een wijziging van twee- of driemaal per jaar acceptabel om te accommoderen via passief tijd verantwoorden. Bij frequentere wijzigingen in de (geplande) tijdsbesteding zal dat overwegend verband houden met de inzet in individuele projecten. Ongeacht of de opdrachtgever daarvan dat verlangt, is actief tijd verantwoorden dan de aangewezen modaliteit.
memo-business-rules-passief-tijdverantwoorden/aes
Verschil t.o.v. actief tijd verantwoorden De actieve tijdverantwoorder heeft wel een werkvoorraad ter beschikking. Deze bestaat uit een aantal projecten waarop hij geautoriseerd is (een deel van) zijn tijd te verantwoorden. Het is mogelijk dat deze werkvoorraad bovendien is voorzien van een gepland aantal uren (overeengekomen met opdrachtgever) ter referentie bij het verantwoorden van de tijd.
3 maart 2009
pag. 5 / 8
INTERN MEMO
CONCERN CONTROL
4.2. Aantal productieve uren dat per tijdseenheid verantwoord wordt Business rule De geplande inzet per maand wordt evenredig over de kalenderdagen van de maand verdeeld. Beschikbare roosteruren van de individuele medewerker per dag spelen geen rol. De aanstellingsuren worden verdeeld (140 per maand bij een volledige fte en de overeenkomstige fractie van 140 bij een deeltijdaanstelling). Een controle vooraf moet ervoor zorgen dat de tijdsinzet de beschikbare capaciteit niet te boven gaat (mogelijk door eventuele onachtzaamheid bij het vertalen van vermindering van aanstellingsomvang in een aangepaste inzetplanning). Meldingen van (dreigende) overschrijding van capaciteit of blokkades zijn niet aan de orde.
Beheersingsmaatregel SAP SAP is zo ingericht dat uiterlijk op de laatste dag van de maand het volledig aantal ingeplande uren ook daadwerkelijk als gerealiseerd wordt verantwoord. Weekenddagen en algemeen erkende feestdagen worden bij de verdeling wel gerespecteerd, eventueel geregistreerd verlof en ziekte < 6 weken niet.
Verschil t.o.v. actief tijdschrijven In tegenstelling tot bij het actieve tijd verantwoorden heeft de tijdverdeling op elke tijdseenheid kleiner dan een maand nauwelijks of geen betekenis. Omdat de over de WBSelementen te verdelen uren vanaf de eerst beschikbare kalenderdag proportioneel over de volgende kalenderdagen worden “uitgesmeerd”, is rapportage over een kleinere tijdsspanne dan een kalendermaand niet zinvol.
4.3. Aantal productieve uren dat per project verantwoord wordt Business rule Behoudens in geval van langdurige ziekte wordt per project exact het aantal ingeplande uren in de projectperiode als werkelijk besteed verantwoord. Door in totaal niet meer dan 1680 uur (bij een volledige fte) op projecten in te plannen wordt bereikt dat niet meer dan de integrale kosten zullen worden doorbelast naar de verschillende projecten.
Beheersingsmaatregel SAP Voor de controle op - Beschikbare versus ingeplande uren - Geplande uren versus werkelijk doorgeboekte uren zijn controleoverzichten voor de controllers beschikbaar.
Verschil t.o.v. actief tijdschrijven Bij actief tijd verantwoorden zal de medewerker in beginsel recht doen aan alle omstandigheden die effect hebben op de productieve uren, zoals ziekte, daadwerkelijk genoten verlof, indirect productieve tijd en fluctuaties in tijdsbesteding evt. per dag).
Na het verwerken van uren kan een correctie nodig blijken (ofwel omdat een werktijdwijziging bij nader inzien niet correct vertaald is naar een inzetplanningswijziging, ofwel omdat uit nadere analyse blijkt dat de werktijd niet op de juiste projecten is verantwoord). Wijzigingen kunnen worden verwerkt op het niveau van de individuele medewerker en het individuele project,- deze zullen echter na de boekhoudkundige afsluiting van een maand worden verwerkt in de eerstvolgende boekmaand. (Niet in CATS, maar uitsluitend in CO).
UvA Concern Control
memo-business-rules-passief-tijdverantwoorden/aes
3 maart 2009
pag. 6 / 8
INTERN MEMO
CONCERN CONTROL
4.4. Aansluiting met beschikbare werktijd Business rule Aan incidentele verschillen tussen beschikbare capaciteit en daadwerkelijk bestede tijd wordt bij passief tijd verantwoorden geen recht gedaan (zoals bij verlof- en kort durend ziekteverzuim < 6 wk). Aan omstandigheden die een significante en/of langer durende afwijking tussen de beschikbare en de werkelijke werktijd tot gevolg hebben, kan echter wel recht worden gedaan, afhankelijk van de mate waarin de faculteit nauwkeurigheid in de aan de tijdsbesteding gekoppelde kostentoerekening verlangt 1.
Beheersingsmaatregel SAP Op mutatieformulieren kan worden aangegeven, wanneer er sprake is van een wijziging in beschikbare werktijd en welke gevolgen daaraan moeten worden verbonden voor de te verantwoorden inzet. Er is een controleoverzicht voorhanden, dat de beschikbare capaciteit afzet tegen de verantwoorde inzet. (Kleine) discrepanties tussen beschikbare en ingezette capaciteit kunnen ter wille van een vlotte procesgang eventueel genegeerd, worden, daar het passieve tijdschrijven naar zijn aard slechts een benadering van de werkelijke inzet kan geven 2.
Verschil t.o.v. actief tijdschrijven Medewerkers dienen per jaar alle werkbare uren te verantwoorden 3
4.5. Differentiatie indirect productieve tijd (organisatie-interne activiteiten) Business rule Bij passief tijdschrijven worden in beginsel alle beschikbare uren als productief toegerekend aan WBS-en. Het uurtarief is gebaseerd op volledige productiviteit van 1680 uur per jaar (140 uur per maand) 4. (Eventuele) indirect productieve uren dienen t.w.v. een volledige kostentoerekening naar rato van de productieve tijd aan de diverse projecten toegerekend te worden.
Beheersingsmaatregel SAP Behalve voor productieve uren zijn ook enkele uursoorten voor indirect productieve tijd beschikbaar. Bij passief tijd verantwoorden is het niet nodig “meerwerk” op projecten boven het met opdrachtgevers overeengekomen aantal uren apart te verantwoorden, zolang het geplande aantal uren het toegestane uren niet overschrijdt.
Verschil t.o.v. actief tijdschrijven Differentiatie indirect productieve uursoorten (aanwezigheid) in slechts enkele hoofdcategorieën: Acquisitie Opleiding / scholing Overige werkzaamheden UvA Overige werkzaamheden eigen afdeling Meerwerk op projecten Buitengewoon verlof (niet via verlofadministratie)
1
Afhankelijk van het belang dat aan de nauwkeurigheid van de kostentoerekening wordt gehecht, dient de exacte ingangsdatum van een mutatie binnen een kalendermaand (m.n. bij werktijdwijzigingen, al dan niet verband houdend met tijdelijk verlof) in de inzetplanning aangehouden te worden. De ingebouwde data-integriteitscontrole in SAP waarborgt dat van medewerkers buiten het tijdvak van hun dienstverband geen tijd verantwoord kan worden. 2 Indien grotere nauwkeurigheid is vereist, is overstappen op actief tijd verantwoorden het devies. 3 Op basis van de voorgaande business rules kan een tijdelijk werktijdoverschot of -tekort ontstaan. SAP biedt de mogelijkheid om de omvang hiervan “intracomptabel” bij te houden. Deze functionaliteit zal bij de vernieuwing van het actieve tijdschrijven in 2009 nog niet worden ingezet, maar het is wel de bedoeling dit een een later stadium alsnog in te richten. Vooralsnog zullen tijdelijke overschotten en tekorten alleen via rapportages (in UvAdata / UvAd2d) beschikbaar zijn. 4 Voor enkele eenheden binnen de UvA is het tarief gebaseerd op 1200 productieve uren (zijnde de declarabel te maken uren). In dat geval resteert 480 uur aan te verantwoorden indirect productieve tijd (scholing en organisatie-interne activiteiten) UvA Concern Control
memo-business-rules-passief-tijdverantwoorden/aes
3 maart 2009
pag. 7 / 8
INTERN MEMO
CONCERN CONTROL
4.6. Autorisatie verantwoorde tijdsbesteding voor doorboeken Business rule Bij het passieve tijd verantwoorden wordt de autorisatie voor het doorzetten van uren feitelijk gegeven door de (project-)controller die een inzetplanning voor een betreffende maand akkoord verklaart. De controle op juistheid en volledigheid wordt dus plaatsvervangend uitgevoerd door de (project-)controller, waarna er geen systeemcontroles meer aan te pas komt voordat de uren worden doorgezet.
5
Beheersingsmaatregel SAP De via passief tijd verantwoorden tot stand gekomen urenverantwoordingen krijgen automatisch de status “goedgekeurd” en worden zonder verdere tussenkomst doorgeboekt.
Verschil t.o.v. actief tijdschrijven Bij actief tijd verantwoorden bestaat de mogelijkheid om voor definitieve verwerking de uren te laten autoriseren door de leidinggevende of de projectleider 5.
In het najaar van 2009 in te richten.
UvA Concern Control
memo-business-rules-passief-tijdverantwoorden/aes
3 maart 2009
pag. 8 / 8
