Infosessie energie-efficiënte apparaten en green IT Praktijkvoorbeeld provincie Limburg 20 maart 2012
Inhoud 1. 2. 3.
Aankoopbeleid provincie Limburg Waterautomaten Multifunctionals
1. Aankoopbeleid provincie Limburg
Duurzame aankopen? Kader voor duurzame aankopen: • • •
SO 2008-2013 Fairtrade provincie Limburg gaat klimaatneutraal
Geen kwantitatieve doelstelling Wél gemotiveerde centrale aankoopdienst !
Aanpak decentraal
centraal
raamcontracten zakelijke vereenkomst op langere termijn (doorgaans 3 tot 4 jaar) met één of meerdere contractanten (leveranciers of dienstverleners) biedt een kader waarin een gamma van producten of diensten vlot kan worden aangekocht of ingehuurd volgens een prijslijst en/of welomlijnde voorwaarden – bv vaste kortingen
Raamcontracten Sinds 2011 Voor provinciehuis en alle provinciale instellingen, vzw’s, IVA’s, en EVA’s Voordelen: • •
schaalvoordelen via grote volumes overeenkomsten van langere duur
Ook voor gemeenten? evt. aankoopcontracten ‘2de generatie’
IMZ-werkgroep aankoop Samenstelling: • • • • •
centrale aankoopdienst dienst Noord-Zuid dienst milieu vertegenwoordiger prov. scholen preventieadviseur
Vergaderfrequentie: 2-maandelijks Doel: planning + inhoud aankoopdossiers bespreken
Opmaak bestek: wijze van gunnen puntenverdeling technische specificaties gunningscriteria milieucriteria …
Vergelijken offertes: prijs kwaliteit milieu …
Raamcontracten – reeds operationeel Afval Papier Ruitenkuis Schoonmaak Waterautomaten
Raamcontracten – nog in ontwikkeling Kopieerapparatuur Kantoorbenodigdheden Kantoormeubilair (bureaustoelen, tafels, kasten, ladenblokken) Koffieautomaten + grondstoffen (koffie, thee, cacao, suiker enz) Drink- en voedingsautomaten Catering (voeding, evenementen) ICT (pc’s, laptops en verwante apparatuur) Sanitaire producten (toiletartikelen, onderhoudsproducten)
2. Waterautomaten
Aanleiding Campagne DrinKraantjeswater Kraantjeswatercharter (provincie + gemeenten): binnen bestuur enkel kraantjeswater ipv flessenwater voor eigen personeel + bezoekers (koffiekeukens, vergaderruimtes, cafetaria, recepties)
Opmaak bestek Algemene offerteaanvraag Huurovereenkomst voor 5 jaar (2011-2016) Bestek voor leveringen (incl. plaatsen + onderhoud) in provinciehuis + buitendiensten (variabele instapdatum, vaste einddatum) 2 types met verschillend debiet: kitchenette + cafetaria elk type mogelijk als ‘tafelmodel’ of ‘model met onderkast’ bestek niet opgedeeld in percelen toewijzing aan één firma toestellen op proef (energieverbruik, bediening, overloopbeveiliging, dimensie, …)
Gunningcriteria Criterium
Pnt
Prijs
70
Gebruiksvriendelijkheid
10
Overloopbeveiliging
3
Compactheid
3
Bedieningseenvoud
2
Positionering glas/karaf
2
Milieu/energiedoelstellingen
20
Stroomverbruik (actief/stand by)
8
Mogelijkheid uitschakelen koelunit
4
Ontkalkingsmelding
4
Afwezigheid milieuonvriendelijke stoffen:
4
RoHs-stoffen in de onderdelen van het toestel: lood, kwik, cadmium, zeswaardig chroom, polybroombifenyl (PBB), polybroomdifenylather (PBDE), zoals bepaald in EU Richtlijn 2002/95/EC
Technische specificaties Waterautomaten aangesloten op leidingwater filtersysteem om onzuiverheden en ongewenste smaken, geuren, verontreinigingen in het water uit te filteren mogelijkheid om met glas en porselein te werken mogelijkheid om karaffen, kannen, flesjes te vullen zeer geluidsarme werking 3 mogelijke opties: 1. 2. 3.
Water op kamertemperatuur Gekoeld water (Bruiswater (door toevoeging CO2))
verplicht hergebruikt/gerecycleerd door leverancier (Recupel) en gratis teruggenomen
Vergelijking offertes 4 firma’s 8 toestellen op proef Milieucriteria: 1. Mogelijkheid uitschakelen koelunit: * niet te controleren in offertes * enkel knop om toestel aan/uit te zetten * geen afzonderlijke knop om koelunit uit te schakelen 2.
Ontkalkingsmelding: * ontbreekt bij alle toestellen * alle offertes verwijzen hiervoor naar de filter
3.
4.
Afwezigheid milieuonvriendelijke stoffen: * alle offertes voldoen aan gevraagde norm Energieverbruik (actief en in stand-by): * zelf energiemetingen uitgevoerd
Energiemetingen Kitchenette-model Verbruik (kWh)
Firma 1
Firma 2
Firma 3
Firma 4
Stand-by (24h)
0,46
0,13
0,68
0,64
Actief (1h)
0,10
0,06
0,09
0,09
Firma 1
Firma 2
Firma 3
Firma 4
Stand-by (24h)
0,48
0,13
0,94
1,05
Actief (1h)
0,10
0,05
0,12
0,14
Cafetaria-model Verbruik (kWh)
Gekozen modellen Refter - cafetaria Capaciteit: 65 l gekoeld water/h
Kitchenette - vergaderruimte Capaciteit: 30 l gekoeld water/h
Stand van zaken Waterautomaten geplaatst en functioneel (incl. driewegskraan voor toekomstige koffieautomaten) Bijkomende prov. buitendiensten geïnteresseerd want veel goedkoper dan grote plastic bidons Dalende verkoop waterflessen cafetaria Mogen niet uitgeschakeld ‘s avonds of in weekend (hygiëne) Filter 2x per jaar vervangen
3. Multifunctionals
Aanleiding Huidig contract MF stopt 1 juni 2012 (aanbesteed door directie Financiën) Doel: print- en kopieerpark rationaliseren dmv centraal opgestelde multifunctionele printplatformen ipv individuele printers in elk bureau • • • •
Met aandacht voor duurzaamheid Kostenbesparing Verbetering afdrukfaciliteiten Verhoging printkwaliteit en onderhoudsgemak
Audit huidig print-/kopieerpark en –gedrag
Audit - vaststellingen Gigantisch printerpark en hoge kosten! Aantal toestellen
Omschrijving
Desk Jet
162
-individuele
Laser Jet
225
-zeer
MF
36
Nut friespapier?
printer -kleurafdrukken
veel verschillende types -Zeer veel oude toestellen (enkel recto) -noodzakelijk voor werkprocessen -afdruksnelheid 25 pag/min -geen actief management want zowel voor 10.000 als voor 150.000 pag/jaar
Kostprijs per pag € 0,1796
€ 0,004
€ 0,004 (kleur: € 0,085)
Audit – aanbevelingen (1) Werkprocessen moeten eerst aangepast: • • •
huisstijl aanpassen deputatiedossiers recto-verso afdrukken …
Desk Jets: •
onmiddellijk afschaffen
Laser Jets: • •
•
> 5j afschaffen investeren in nieuwe toestellen: energiezuiniger, standaard recto/verso, hoge afdruksnelheid Enkel uitz. voor: mindervalide medewerkers, baliefuncties, bureau > 15m van MF, …
Audit – aanbevelingen (2) nieuwe MF: • • •
• • • • • • • • •
hoge afdruksnelheid (45 pag/min) korte opwarmtijd en output-tijd scannen (kleur, scan to e-mail, scan to folder) follow-me functie beveiligd afdrukken (batchcontrole) standaard recto-verso standaard ZW kwalitatieve kleur A4/A3 vaste lade met friespapier finishing: sorteren, klasseren, nieten max. loopafstand ± 15m
Audit – aanbevelingen (3) Besparingspotentieel = 50% Door: •
• •
• •
Lagere kosten voor handeling (o.a. vervangen dure toners) Transparantere beheerskosten Kostprijs afdrukken is lager: 25% lager voor ZW (€ 0,0034) 80% lager voor kleur (€ 0,034) Betere controle op kleurafdrukken Papierbesparing (recto-verso)
Opmaak bestek Raamcontract provincie Oost-Vlaanderen: vrijblijvend te gebruiken door alle Oost-Vlaamse gemeentebesturen en Vlaamse provinciebesturen zonder dat zij eigen gunningsprocedure moeten voeren
Raamcontract provincie Oost-Vl Algemene offerteaanvraag voor MF en beheersysteem Huurovereenkomst voor 7 jaar (2011-2018) Kan nadien nog 3maal verlengd met 1j Bestek voor leveringen (incl. plaatsen + onderhoud) 6 verschillende types MF, ingedeeld in 4 categorieën: • • • •
Categorie 1: 20-30 ppm Categorie 2: 30-40 ppm Categorie 3: 40-50 ppm Categorie 4: 50-… ppm
Incl. toners Scherpe prijzen (benchmarking) Transparante prijssetting: reële afdrukken gefactureerd, geen forfaits op aantallen afdrukken per toestel
Raamcontract provincie Oost-Vl Gunningscriteria: Criterium
Pnt
Prijs:
50
Prijs zelf en kwaliteit prijslijst
Service management:
15
Helpdesk, onderhoud, opleiding, bijstand, waarborg, documentatie, projectmanagement
Inhoudelijk voor beheersysteem:
20
Milieu, functioneel, techniek, security
Inhoudelijk voor MF: Milieu, functioneel, techniek, security
15
Raamcontract provincie Oost-Vl Vragenlijst (1): Energieverbruik
Tijdschakelaar (automatisch uitschakelen ’s nachts): … (J/N) Energieverbruik standby: ..... (Watt) Energieverbruik werking: ..... (Watt) Energieverbruik slaapstand: ..... (Watt)
Geluidsdrukniveau in dB(A) op de plaats van de bedienaar: in standby: ..... dB(A) in werking: ..... dB(A) Warm up time vanuit shutdown: … (s) Warm up time vanuit spaarstand: … (s) Warm up time vanuit stand-by: … (s) Eerste afdruk tijd: … (s) Warmte-emissie: … (Watt) Stofproductie: uitgerust met stoffilter: … (J/N) Productie broeikasgassen: uitgerust met filter: … (J/N)
Raamcontract provincie Oost-Vl Vragenlijst (2): Er is een snelle en eenvoudige power- off knop aanwezig: … (J/N) Stofemissie (per kopie, print, fax of per tijdseenheid): ... Ozonemissie (per kopie, print, fax of per tijdseenheid): ... Styreenemissie (per kopie, print, fax of per tijdseenheid): ... Overige broeikasgasemissies (benzeen, Vluchtige Organische Stoffen, …) per kopie, print, fax of per tijdseenheid): ... De minimaal vereiste ruimte: … (m³) De minimaal vereiste verluchtingsgraad (ventilatie-eisen): … (m³/h) Garantie geschiktheid voor gerecycleerd papier (100% postconsumptie) dat inzake doorloopeigenschappen voldoet aan de norm DIN 19309 of NBNV / ENV 12281:1996 (http://www2.din.de): … (J/N) Milieulabels (bijvoorbeeld Blauwe Engel, Nordic Swan, Europees Ecolabel, Energy Star): … Inzameling verbruikte verbruiksgoederen: … (J/N) Recyclageprogramma's: … (J/N)
Raamcontract provincie Oost-Vl Vragenlijst (3): Toner/cartridges (indien gebruikt): Toner bevat geen stoffen die volgens de richtlijn 67/548/EEC (http://stneasy.cas.org/dbss/chemlist/eecds.html) als kankerverwekkend, mutageen of terratogeen bepaald en geclassificeerd zijn. Negatieve Amestest (http://users.rcn.com/jkimball.ma.ultranet/BiologyPages/A/AmesTest.html): … (J/N) De toner voldoet aan de algemene gezondheids- en milieucriteria, meer bepaald de bepalingen van Europese Richtlijn 67/548/EEG: … (J/N) De tonercartridges zijn hervulbaar en worden dan ook effectief hervuld: … (J/N) Bij levering van nieuwe (hervulde) cartridges terugname van de lege cartridges met het oog op hervulling: … (J/N) De toner bevat geen zware metalen (kwik, lood, cadmium en chroom VI): … (J/N) De toner bevat geen polyaromatische koolwaterstoffen (PAK’s): … (J/N) De cartridges worden op het einde van de levensduur gerecycleerd: … (J/N) Kleurgescheiden cartridges die los van elkaar vervangen kunnen worden: … (J/N) Geen gebruik van resttoners: … (J/N) Indien de drum niet in de cartridge vervat zit, welke stoffen zijn aanwezig in de geleiding van de trommel (drum) van tonercartridge (organische verbindingen, zinkoxide, silicium, selenium, lood, kwik, cadmium)? … De MSDS fiche (Material Safety Data Sheet) van de toner dient gevoegd te worden bij de offerte
Hoge volume toestellen Afzonderlijk raamcontract voor kopieerkamer Algemene offerteaanvraag huurovereenkomst voor 5 j Kan éénmalig verlengd voor 6 mnd Bestek voor levering (incl. installeren, implementeren en onderhouden) hoge volume digitale print/kopieertoestellen: kleur en ZW 29 mrt: openingszitting offertes
Hoge volume toestellen Gunningscriteria: Criterium:
Pnt:
Kwaliteit toestellen (o.a. praktische proeven)
45
Prijs
35
SLA en organisatie technische servive en onderhoud
10
Duurzaamheid en ecologie: dmv vragenlijst en technische fiches
5
-Geluidsemissies -Energieverbruik -Emissies ozon, stof, …
Aangeboden opties en prijs van opties/bijbestellingen
5
Stand van zaken Timing: • • • •
Pilootproject directie Mens: 2 MF – opleiding Mei: uitrol provinciehuis (MF installeren + opleiding) Juni: Desk Jet eruit Juli-aug: Laser Jet eruit
Wat met oude Desk Jet en Laser Jet? •
Interne kringloopprocedure
Contact
Cathérine Schepers Provincie Limburg Dienst Milieu en Natuur – Planning en Beleid
[email protected] 011 23 83 69
