Voorwoord Hoe dit handboek is ontstaan? De insteek van de initiatiefnemers in Zwolle was in 2002: De formule van Stichting Present ontwikkelen in de Zwolse context met de intentie om het overdraagbaar te maken. Want als het in Zwolle ‘werkt’ dan ‘werkt’ het mogelijk ook in andere plaatsen in Nederland. Aan de overdraagbaarheid is gewerkt door vast te leggen en te beschrijven….. en dit zal zo ongeveer de 23e versie zijn van het handboek. Is het handboek dan nu klaar? Er is voortdurend geschreven. Soms een tijd achter elkaar, soms ook een tijd niet. Soms met enthousiasme en soms met frisse tegenzin. Maar altijd met de overtuiging dat er door al die beschrijvingen, formulieren, contracten etc., ‘kapitaal’ ontstaat dat vermenigvuldigd kan worden als het verzameld is in een handboek. Gaandeweg heb ik me er bij neergelegd dat een handboek van Present nooit klaar zal zijn. Best moeilijk voor een perfectionist zoals ik. Maar het is nu de tijd om dit kapitaal te investeren in een groeiend aantal plaatselijke stichtingen. Het is nu de tijd dat inzichtelijk wordt wat al ontwikkeld is om op basis daarvan samen verder te ontwikkelen. Verdwijnt dit handboek nu weer in een la? Ik weet dat veel handboeken in laden verdwijnen, MAAR DIT HANDBOEK NIET! Nou ja laat ik het zo zeggen. Het mag wat mij betreft af en toe in de la verdwijnen op het moment dat de inhoud van het boek verweven is met de plaatselijke organisatie. Tot die tijd gaan we er samen mee aan de slag. Op basis van dit handboek geven we de toerusting vorm en ondertussen gaan we gewoon verder schrijven. Zorgt een handboek er niet voor dat Present een ‘kunstje’ wordt? Een van de medewerkers van Present Nederland vertelde laatst dat een project hem had geraakt. Dit zinnetje bleef me bij: “Ik voelde iets van de pijn toen ik keek naar de ogen van de mensen en me realiseerde wat voor leven ze achter de rug hebben.” Het handboek helpt om met zorg, aandacht en kwaliteit projecten te begeleiden. Present staat voor kwaliteit! Maar ten diepste is het een middel om verbinding tot stand te brengen tussen mensen. Daar ontstaat bewogenheid met elkaar en wordt er iets gedeeld van aandacht en liefde. Ik ben er van overtuigd dat in die ontmoetingen de deur van de hemel regelmatig op een kier wordt gezet en er licht doorbreekt in donkere situaties. Dat is geen kunstje, dat is uit de kunst, dat voel je, dat is magnifiek, dat raakt je, dat is groter dan ik ooit kan bevatten. Begrijp je? Rudolf Setz Oktober 2006
STICHTING PRESENT Inhoudsopgave Inleiding Hoofdstuk 1
Identiteit: Missie, Visie en Kernwaarden
Hoofdstuk 2
De ontwikkeling van Stichting Present
Hoofdstuk 3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.5
Kritische succesfactoren van de formule Present Het aanbod staat centraal De inzet wordt geregeld via maatschappelijke organisaties Het werken met een structurele opzet en professionele aanpak Kwaliteit Continuïteit Het werken met lokale initiatiefnemers Conclusie
Hoofdstuk 4 4.1 4.2
Naam en logo Present Naam Present Logo Present
Hoofdstuk 5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.2.9
Organisatiestructuur Rechtsvorm Organogram Bestuur Coördinatie Kerken Groepen Maatschappelijke Organisaties Fondsenwerving Ondersteuning PR / Communicatie Personeelsbeleid
Hoofdstuk 6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2
Het aanbod van groepen staat centraal Hoe kunnen we het aanbod structureel mobiliseren? Wat is het potentieel? Hoe kan Present onder de aandacht komen van kerken? Netwerken PR-middelen (AIDA)
Hoofdstuk 7 7.1 7.2 7.3
Inzet via maatschappelijke organisaties (MO) Wat verstaan we onder MO? Waarom is gekozen voor inzet via MO? Kan een MO zorgen dat het aanbod daadwerkelijk wordt ingezet voor iemand die daar mee geholpen is? Hoe komt Present onder de aandacht van maatschappelijke organisaties? Hoe blijven aanbod en vraag in balans? Welke afspraken moeten met MO gemaakt worden?
7.4 7.5 7.6
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.7.1 8.7.2 8.7.3 8.8 8.9
Werkwijze m.b.t. groepen Presentatie Een groep meldt zich aan Present zoekt een project Projectbezoek Uitvoering project Terugkoppeling en evaluatie Overige aspecten Meer dan een klus Verzekeringen Budget Fotobeleid Uitgangspunten hygiëne
Hoofdstuk 9 9.1 9.2 9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.2.4 9.2.5 9.2.6 9.2.7 9.2.8 9.2.9 9.3 9.3.1 9.3.2 9.3.3 9.3.4 9.4
Structureel opzetten van de interne organisatie Het team Ondersteuning van de interne organisatie Boekhouding/financiële administratie Salarisadministratie Verzekeringen Ondersteuning publiciteit en pr-middelen Regelen van facilitaire zaken Secretariaat Arbo Belastingen Deponeren statuten Financiële middelen Fondsenwerving Diverse vormen van financiële steun Sponsoring/partnernetwerk Gebed Kwaliteit in presentatie
Hoofdstuk 10
Samenwerking met andere organisaties
Hoofdstuk 11
Communicatie en communicatiemiddelen
Bijlagen
STICHTING PRESENT Inleiding Stichting Present wil een brug slaan tussen mensen die willen geven en mensen die daarmee geholpen kunnen worden. Als vorm is in eerste instantie gekozen voor bestaande en te vormen groepen. Als een groep tijd beschikbaar stelt dan wordt dit gekoppeld aan de vraag naar ‘handen’ vanuit maatschappelijke organisaties. Diverse Maatschappelijke organisaties (MO) op het gebied van hulpverlening en ondersteuning van mensen met beperkingen, zien mogelijkheden om de vrijwillige inzet van groepen mensen en middelen ook daadwerkelijk te benutten ten dienste van mensen die daarmee geholpen kunnen worden. De werkwijze van Stichting Present is eenvoudig maar vraagt om professionele kaders. Voor zover wij weten is de werkwijze uniek in Nederland. Vanaf juni 2003 zijn er praktische projecten gedaan zoals schoonmaak-, verf-/behang- en verhuisprojecten en later ook sociale projecten, zoals uitstapjes met dementerende ouderen, een clownsact of een oldtimertocht. Op basis van het aanbod van een groep komen er steeds weer nieuwe, creatieve projecten. Het aantal groepen dat zich wil inzetten groeit sterk. De groepen van gemiddeld 7 personen zetten zich een dag(deel) in, waarmee mensen geholpen zijn die zelf onvoldoende - gezondheid, - netwerk - of geld hebben om een project te (laten) doen. De kennis en ervaring van ontdekken en pionieren wordt gebundeld in dit handboek. Hierdoor wordt de formule voor de organisatie overdraagbaar en minder kwetsbaar. Het geeft duidelijkheid en meer zicht op de communicatielijnen. In hoofdstuk 3 werken we de kritische succesfactoren uit. Wat is uniek/specifiek voor de werkwijze van Present? Daarna een beschrijving van de naam Present en van het logo in hoofdstuk 4. De organisatiestructuur wordt beschreven in het vijfde hoofdstuk. In de hoofdstukken 6, 7 en 8 gaan we dieper in op de werkwijze van Present. In hoofdstuk 9 beschrijven we de randvoorwaarden die nodig zijn.
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 1 Identiteit: Missie, Visie en Kernwaarden Stichting Present is ervan overtuigd dat mensen bereid zijn om zich in te zetten voor de ander en de samenleving. De kloof tussen die bereidheid en het daadwerkelijk in actie komen is voor veel mensen (te) groot. Er is een brug, een verbindende schakel nodig. Stichting Present wil vanuit een christelijke sociale basis deze schakel zijn. Missie: Een brug slaan tussen mensen die iets te bieden hebben en mensen die daarmee geholpen kunnen worden. Present wil die brug zijn. De formule van Present bouwt een brug tussen, aan de ene kant een groot potentieel aanbod van flexibel beschikbare mensen die zich willen inzetten voor de ander, en aan de andere kant de vraag naar ondersteuning vanuit de samenleving. Present wil groepen die incidenteel hun handen willen aanbieden voor klus- of verhuis- of schoonmaakprojecten in contact brengen met mensen die hulp nodig hebben omdat die zelf niet de gezondheid, het netwerk of het geld hebben om dat te (laten) doen. Hierbij wordt nadrukkelijk de samenwerking gezocht met maatschappelijke organisaties. Een groep kan aangeven wanneer een dag of een dagdeel beschikbaar wordt gesteld. Dit aanbod brengt Present onder de aandacht van bestaande maatschappelijke organisaties. Voor deze organisaties is het aanbod van een groep een mogelijkheid die benut kan worden als een impuls voor bestaande trajecten met cliënten. Een groep van 7 personen die 7 uur aan het werk wil gaan, stelt op één dag dan 49 uur in een keer beschikbaar. Stichting Present richt zich voornamelijk op bestaande groepen in kerken en christelijke organisaties en daagt hen uit om zich een dag per jaar in te zetten. Het aanbod van groepen blijkt verrassend groot en Present groeit snel. Motivatie De motivatie van Stichting Present is het christelijk geloof. We geloven dat God de Vader ons liefheeft en voor ons zorgt. Vanuit wat we van Hem ontvangen willen we uitdelen aan anderen. Zijn zoon Jezus roept ons op om Hem te volgen en de ander zonder voorwaarde te dienen. De Heilige Geest beweegt ons van binnenuit om het goede te zoeken voor de ander en voor de wereld. Visie: Stichting Present wil vanuit een christelijke sociale basis een maatschappelijke beweging op gang brengen, waarbij mensen, met hun beschikbare mogelijkheden, het vanzelfsprekend vinden zorg te dragen voor elkaar en de samenleving.
STICHTING PRESENT Structuur In de organisatie/beweging van Present onderscheiden we drie groepen/cirkels te weten: 1. de eigen organisatie 2. de christelijke gemeenschap 3. anderen die mee willen doen
1. Eigen organisatie Dat wat we uitdragen naar of vragen van de degenen die zich inzetten moet verweven zijn met de interne cultuur en de drijfveer van mensen binnen de organisatie. Praktijk: Van medewerkers en bestuursleden verwachten we: • dat ze zich in de beschreven drijfveer herkennen en deze erkennen. • zorgvuldig en respectvol met elkaar omgaan • elkaar willen aanvullen op basis van de gaven/talenten in het team • tijd vrijmaken voor ontmoeting met God en met elkaar 2. Christelijke gemeenschap De bereidheid van mensen om zich in te zetten voor een ander is breed in de samenleving aanwezig. Binnen de christelijke gemeenschap is er bovendien een ideologische motivatie zoals die kernachtig verwoord is in de opdracht: God liefhebben en de naaste lief hebben als onszelf’. Hoe kan daar op een evenwichtige en frisse manier invulling aan gegeven worden? De Nederlandse samenleving is gaandeweg individualistischer geworden. De maatschappelijke verbanden zijn grotendeels weggevallen. De christelijke gemeenschap is kleiner geworden de afgelopen decennia, maar is nog steeds omvangrijk. Ruim 30% van de Nederlanders (5.000.000) is aangesloten bij een kerkelijke gemeenschap. Kerken zijn vaak goed georganiseerd en mensen binnen kerken zijn aanspreekbaar op inzet binnen en buiten de kerk. Vanuit de identiteit is Present nauw verbonden met de kerken, heeft daarbinnen netwerken en kan een appél doen op mensen om zich in te zetten ten dienste van de samenleving. Deze omvangrijke doelgroep is een ‘stille reserve’ in de Nederlandse samenleving die Present proactief wil benaderen. Present wil een brug zijn voor de christelijke gemeenschap. Deze heeft vele mogelijkheden om een bijdrage te leveren in de samenleving. Er zijn structuren, gemeenschappen, tijd en talenten van waaruit de samenleving gediend kan worden. Praktijk: Present zoekt aansluiting bij de breedte van plaatselijke kerken en christelijke organisaties In de ideale situatie is er binnen elke kerk/organisatie een coördinator die functioneert onder verantwoordelijkheid van de (kerken)raad.
STICHTING PRESENT -
Met de coördinatoren zijn regelmatig momenten van afstemming, evaluatie en er is toerusting zodat de coördinatoren de werkwijze binnen de eigen gemeente kunnen benutten als middel om invulling te geven aan diaconaal gemeente zijn. Present wil groepen zorgvuldig en aanstekelijk begeleiden en projecten zoeken die aansluiten bij de talenten van mensen die zich in willen zetten. Present wil in nauwe samenwerking met coördinatoren en diaconieën de mogelijkheden creëren en benutten voor inhoudelijke bezinning en verdieping op het gebied van diaconaat.
3. Anderen die mee willen doen De bereidheid bij mensen om zich in te zetten voor de ander en om maatschappelijke verantwoordelijkheid te nemen is niet beperkt tot de christelijke gemeenschap. Present staat er open voor dat anderen die mee willen doen zich via Present inzetten ongeacht hun achtergrond. We willen zelf respectvol om gaan met mensen en verwachten van mensen die zich via Present inzetten respect voor de identiteit en de waarden van onze organisatie. Richting anderen die mee willen doen stelt Present zich vooralsnog reactief op. Er is ruimte om mee te doen, geen actieve werving. Uitvoering Hierboven is de identiteit van Present beschreven voor wat betreft de eigen organisatie en de doelgroepen. Zoals in het begin van het document aangegeven is de vooronderstelling dat er ‘bereidheid is bij mensen om zich in te zetten’. Present wil mensen begeleiden en mogelijkheden bieden zodat die bereidheid omgezet kan worden in concrete dienstbaarheid. Hieronder volgt een beschrijving van de identiteit in relatie tot maatschappelijke organisaties, hulpontvangers en anderen die direct of indirect te maken hebben met het realiseren van de doelstellingen van Present. Daarbij gaan we er op in dat de identiteit betekent dat we deskundig willen zijn, transparant en gericht op samenwerking. Maatschappelijke organisaties Mensen die tijd beschikbaar stellen worden ingezet via maatschappelijke organisaties. Door deze keuze doet Present zelf niet aan hulpverlening, maar is de vrijwillige inzet van mensen aanvullend op de lokale hulpverleningsketen. De organisaties waar we mee samenwerken weten dat groepen die zich inzetten via Present voor een groot deel afkomstig zijn vanuit de kerken. Er is vanuit de identiteit geen onderliggende doelstelling richting maatschappelijke organisaties of hulpontvangers. De kernwaarden hierbij zijn: Toewijding Over het woord toewijding is lang gesproken. Moet het er in als kernwaarde of zit het in de andere kernwoorden verweven? Present heeft een formule die zich kenmerkt door eenvoud, we willen samenwerken, deskundigheid in huis hebben, we willen creatief en dynamisch zijn en transparant. Toewijding zegt iets over onze houding, over het feit dat
STICHTING PRESENT we geloven in de missie en de visie waar we voor gaan. We willen niet dat Present een plichtmatige uitvoering wordt. We willen met toewijding ons werk doen. Toewijding aan God, aan elkaar en aan de beweging die op gang komt. Eenvoud Het woord ‘iets’ in de missie geeft aan dat het dienen van de ander heel klein begint, niet te pretentieus. Eenvoudig: een ontmoeting, een gebaar, hulp uit onverwachte hoek kan een lichtstraal zijn waarmee iets zichtbaar wordt van Gods bedoeling met deze wereld. Vanuit deze christelijk sociale basis creëren we concrete mogelijkheden voor mensen om te delen. De basis is eenvoud: ‘iedereen kan het’. Tegelijk is geven zonder voorwaarde ook iets heel bijzonders en we verwachten dat dit zo aanstekelijk is dat het een beweging wordt. Samenwerking Present is een netwerkorganisatie. Samenwerking met kerken en diverse maatschappelijke of politieke organisaties en subsidieverstrekkende instellingen is een voorwaarde. Present is gericht op het opbouwen van een concrete en structurele samenwerkingsrelatie toegespitst op de inzet van mensen en middelen ten dienste van de samenleving. Deskundigheid Present wil betrouwbaar zijn en op professionele, deskundige wijze invulling geven aan de brugfunctie. Daardoor kunnen groepen zorgvuldig begeleid en toegerust worden en kunnen organisaties er op rekenen dat hulp die toegezegd is voor hun cliënt ook daadwerkelijk wordt geboden. Creatief en dynamisch Diaconaat is een opdracht, die een vernieuwende en creatieve invulling kan krijgen. Die mensen in beweging zet en zorgt voor een dynamiek waarin iets geproefd wordt van de rijkdom die God geeft in het ontmoeten en dienen van de ander. Present wil mensen bewust maken van de mogelijkheden en van daaruit anticiperen op signalen die komen en mogelijkheden die ontstaan vanuit kerk en samenleving. Transparant Present wil een transparante organisatie zijn, verantwoord omgaan met financiële middelen die worden toevertrouwd en wil deze doelmatig en doelgericht inzetten. In rapportages en in de communicatie wil Present transparant zijn. Niet alleen successen, maar ook de teleurstellingen krijgen plaats in de communicatie.
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 2 De ontwikkeling van Stichting Present De initiatiefnemers van Present zijn geïnspireerd door de werkwijze van de organisatie 'Besom’ die sinds 1987 in Londen actief is. Besom mobiliseert daar vanuit kerken honderden mensen, die geld, goederen en tijd aanbieden om anderen daarmee te dienen. Groepen knappen flats op, geven goede spullen en geld voor projecten die specifiek voor hen door Besom zijn uitgezocht. Na onderzoek bleek dat er in Nederland vergelijkbare initiatieven op microniveau waren, maar dat er geen initiatieven zijn die, zoals in Londen, op gestructureerde wijze zijn opgezet. Hierdoor ontstond de overtuiging dat de werkwijze van Stichting Present daadwerkelijk van betekenis kan zijn in de Nederlandse samenleving. In de oriëntatiefase in 2002 is er een werkgroep gevormd, die heeft gesproken met vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, kerken, politiek en vrijwilligersorganisaties. Daarbij is in eerste instantie gekeken naar het inzetten van groepen om verf- en behangprojecten te gaan doen. In december 2002 is er vervolgens door deze werkgroep Present een projectplan ingediend bij de gemeente Zwolle en is een start gemaakt met de ontwikkeling en implementatie van de formule Present. Het college van B&W in Zwolle heeft in februari 2003 op basis van het projectplan een eenmalige subsidie toegekend. Present is in die tijd een stichting geworden. Om de subsidie te ontvangen moet de betreffende organisatie een rechtspersoon zijn. De subsidie van 15.000 euro was voor een startjaar in het kader van de Tijdelijke Stimuleringsregeling Vrijwilligerswerk (TSV). De doelstellingen voor dat startjaar zijn gehaald. Groepen met een diversiteit aan leeftijden (16-70 jaar), achtergronden en opleidingsniveaus hebben zich ingezet. Er is nauw samengewerkt met diverse maatschappelijke organisaties en er is een netwerk ontstaan in de breedte van maatschappelijke, politieke en kerkelijke organisaties in Zwolle. Present heeft een formule ontwikkeld die bewezen heeft te werken. De infrastructuur aan de aanbodkant en aan de vraagkant maakt het mogelijk om op een nieuwe en gestructureerde wijze invulling te geven aan samenhang en aan zorg voor elkaar in een lokale samenleving. De reactie vanuit maatschappelijke organisaties die werkzaam zijn binnen de gemeente Zwolle is vaak: dit is een gat in de markt. Maatschappelijke organisaties blijken vele mogelijkheden te zien om gebruik te maken van de vrijwillige inzet van groepen mensen ten dienste van cliënten die daarmee daadwerkelijk geholpen kunnen worden. Om kaders te bieden voor dit werk zijn subsidies binnengekomen van de gemeente Zwolle, woningcorporaties, fondsen (o.a. Oranjefonds, Stichting Doen) en andere sponsoren waardoor het werk in Zwolle voorlopig kan worden gecontinueerd.
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 3 Kritische succesfactoren van de formule Present Wat is specifiek aan Present? In dit hoofdstuk werken we vier kritische succesfactoren uit die bepalend zijn voor de formule en de werkwijze van Present. Achtereenvolgens zijn dat: • het aanbod staat centraal; • de inzet wordt geregeld via maatschappelijke organisaties; • het werken met een structurele opzet en professionele aanpak; en • het werken met lokale initiatiefnemers. 3.1 Het aanbod staat centraal Present begint bij het potentieel van mensen die diensten te bieden hebben. De mensen die zich vrijwillig in willen zetten zijn de doelgroep. Present wil mensen bewust maken van wat ze aan gaven ontvangen hebben en moedigt hen aan om daar vervolgens van te delen. Op basis van het aanbod van mogelijkheden en tijd wordt een passend project gezocht. Deze werkwijze voorkomt dat mensen zich vanuit een claim of vanuit plichtsgevoel inzetten. In Zwolle blijkt, uit de ervaring met het inzetten van groepen via maatschappelijke organisaties en de contouren van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, dat de behoefte aan vrijwillige inzet en de nood in de samenleving hoog is. Dit zal vooralsnog wel zo blijven. Present stelt de mogelijkheid om iets te geven voorop, waardoor de keuze van mensen om tijd beschikbaar te stellen een meer bewuste keuze kan zijn. De ervaring is dat veel mensen zich in een later stadium graag opnieuw inzetten. Door het aanbod centraal te stellen is Present geen nieuw hulpverleningsinitiatief maar een beweging van mensen die bereid zijn om zich in te zetten. Dit aanbod blijkt aanvullend op de vragen vanuit maatschappelijke organisaties die steeds meer vraaggestuurd zijn gaan werken en het biedt mogelijkheden om mantelzorgers gericht te ondersteunen. Vanuit particulier initiatief of vanuit kerken of andere organisaties zijn meerdere activiteiten aan te wijzen waarbij een persoon of groep zich vrijwillig inzet voor een goed doel. De formule van Present biedt mogelijkheden om het potentieel te benutten vanuit een meer overstijgend niveau, meso (gemeente/provincie) en macro (landelijk).
STICHTING PRESENT Door het aanbod centraal te stellen wil Present: • Mensen bewust maken van de tijd en/of middelen die ze hebben ontvangen. • Mensen de mogelijkheid bieden om tijd en/of middelen in te zetten voor iemand die daarmee daadwerkelijk geholpen is. • De inzet van een groep zorgvuldig begeleiden. Present richt zich primair op groepen binnen kerken. De secundaire doelgroep vormen de niet-kerkelijke of niet-christelijke groepen. De concepten die Present tot nu toe heeft ontwikkeld zijn gericht op het inzetten van groepen. Present boort nieuwe categorieën mensen aan die zich vrijwillig in willen zetten. In het aanbod van groepen heeft Present een onderverdeling gemaakt naar drie doelgroepen met elk hun eigen aanpak. Dit zijn: • Algemene groepen • Jong • Flexgroepen Algemene groepen: Deze categorie bestaat uit bestaande groepen volwassenen. De mogelijkheid tot incidentele inzet spreekt in het bijzonder tweeverdieners, ouders met kinderen en hoger opgeleiden aan. Dit is een categorie die zich in veel gevallen niet voor langere tijd aan structureel vrijwilligerswerk wil binden. Jong: Deze categorie bestaat uit groepen van jongeren tussen de 15 en 25 jaar. Vanwege de leeftijd en de cultuur van jongeren vraagt dit om andere begeleiding en een ander type projecten dan voor algemene groepen. Flexgroepen: Deze categorie bestaat uit groepen die worden samengesteld vanuit het individuele aanbod van mensen die incidenteel of structureel tijd beschikbaar stellen. Dit concept blijkt onder meer goed aan te sluiten bij : • nieuwe ouderen. Jonge, nog fitte gepensioneerden die wel dingen willen doen maar bijvoorbeeld op hun eigen tijd met vakantie willen. • werkzoekenden • ouders met kinderen op school • jongeren die een tussenjaar hebben. Ene studie gestopt, nieuwe nog niet van start. De diversiteit aan groepen zal zich in de toekomst uitbreiden. Er zijn bijvoorbeeld contacten met scholen voor middelbaar en hoger onderwijs en er valt te denken aan de inzet van groepen vanuit allochtone kerken. Present zoekt nauw contact met vrijwilligersorganisaties zoals de Vrijwilligerscentrale en het Maatjeswerk. Present stemt dingen met hen af, zodat de activiteiten van Present zoveel mogelijk aanvullend zijn op hun activiteiten. Bovendien wil Present graag gebruik maken van de kennis en ervaring die men daar heeft met het inzetten van vrijwilligers.
STICHTING PRESENT Als mensen aangeven structureel vrijwilligerswerk te willen doen, verwijst Present hen in bepaalde gevallen door naar de Vrijwilligerscentrale. Het aanbod centraal stellen is het belangrijkste en meest unieke uitgangspunt van de formule. Het blijkt in de praktijk dat het nog wel eens een tijd duurt voordat mensen het hoe en wat en het belang van deze werkwijze gaan inzien. De groep staat centraal. Er wordt een project gedaan als er een groep is, er wordt geen groep gezocht bij een project. 3.2 De inzet wordt geregeld via maatschappelijke organisaties Hiermee komen we op de tweede kritische succesfactor. Dit is een logisch gevolg van de eerste: het aanbod van de groep wordt ingebed in bestaande hulpverleningstrajecten van maatschappelijke organisaties. De inbedding van de inzet van een groep in een hulpverleningstraject geeft op twee manieren duidelijkheid: • Present is zelf geen hulpverlenende instantie en heeft geen aspiraties om dit te willen worden. • Present biedt handen aan bij de maatschappelijke organisatie. Mensen die hulp nodig hebben kunnen zelf geen hulp aanvragen. De indicatie, wie wel of niet hulp nodig heeft, is de verantwoordelijkheid van de maatschappelijke organisatie. In de praktijk leidt dit tot de volgende werkwijze. Wanneer groepen aangeven dat ze een dag of dagdeel beschikbaar zijn, biedt Present dit aanbod aan bij bestaande maatschappelijke organisaties. De organisaties doen vervolgens een voorstel voor een project bij een cliënt die met dit aanbod geholpen kan worden. Een voorwaarde die Present stelt is dat de hulpverlener de verantwoordelijkheid neemt voor de cliënt en in veel gevallen tijdens de uitvoering van het project aanwezig is. Criteria voor de keus van het bieden van hulp aan een cliënt zijn daarbij dat de hulpontvanger zelf onvoldoende geld, netwerk of gezondheid heeft om een klus zelf te realiseren. In de voorbereiding van de projectdag werken Stichting Present, een contactpersoon van de groep en een begeleider vanuit de maatschappelijke organisatie nauw samen. De samenwerking met de maatschappelijke organisatie biedt groepen een garantie dat de hulp goed terechtkomt. De inzet van een groep is een impuls voor het traject dat de maatschappelijke organisaties met hun cliënten gaan om hen zoveel mogelijk zelfstandig te laten functioneren in de samenleving. 3.3 Het werken met een structurele opzet en professionele aanpak Wat Present in feite doet is op een structurele manier groepen inzetten die incidenteel beschikbaar zijn. Elke week worden groepen ingezet, maar elke week andere groepen. Dit houdt in dat elke groep opnieuw begeleid moet worden. Om de brugfunctie tussen groepen en maatschappelijke organisaties structureel op te zetten op meso- en macroniveau zijn er professionele kaders nodig. Deze kaders worden gekenmerkt door twee begrippen: kwaliteit en continuïteit.
STICHTING PRESENT 3.3.1 Kwaliteit Present zet structureel incidenteel beschikbare groepen in, veelal voor kwetsbare en door het leven beschadigde mensen. Voor het inzetten van deze groepen is professionele aansturing en begeleiding nodig. Daarom heeft Present een team van mensen die de kennis en ervaring hebben die nodig is voor het begeleiden van groepswerk/vrijwilligerswerk binnen de context van de hulpverlening. Ook zijn er afspraken gemaakt met mensen die vanuit hun vakgebied (b.v. schilderen, behangen) vrijwillig instructies willen geven aan de groepen. Modern vrijwilligerswerk vraagt om een professioneel kader want veel vrijwilligers stellen eisen aan het vrijwilligerswerk. Voor hen moet vrijwilligerswerk voldoen aan de volgende criteria: • Het moet afgebakend zijn in de tijd. De moderne vrijwilliger wil weten wanneer en hoeveel tijd hij kwijt is zodat het in te plannen is; • Het moet op de goede plek terechtkomen. De moderne vrijwilliger wil er zeker van zijn dat de hulp echt iets heeft betekend; • Plaats, materiaal, opdracht en andere randvoorwaarden moeten professioneel geregeld zijn. De moderne vrijwilliger wil meteen aan de slag kunnen en zich niet bezig hoeven te houden met allerlei randvoorwaarden. De formule Present komt aan deze eisen tegemoet. Dit komt o.a. tot uiting in de volgende punten: • Er wordt van tevoren door de groep vastgesteld op welke dag en tijd er een project uitgevoerd wordt; • De hulpontvangers worden geselecteerd door de maatschappelijke organisatie zodat Present en de groep zeker weten dat de hulp goed terechtkomt en dat de inzet van een groep een impuls is voor het traject dat de maatschappelijke organisatie met hun cliënt gaat; • Alle randvoorwaarden om het project uit te kunnen voeren worden aan de hand van standaardprocedures uitgewerkt. Hiervoor is dit handboek ontwikkeld. 3.3.2 Continuïteit Om de structurele stroom van groepen en dus de continuïteit van Present te kunnen waarborgen, zijn er een aantal randvoorwaarden opgesteld. Ten eerste zijn er netwerken nodig in de breedte van kerken en andere organisaties voor het aanbod van groepen en in de breedte van maatschappelijke organisaties voor de vraag naar hulp. Present is voor kerken een mogelijkheid tot diaconaat in de stad. De optimale situatie is dat er in elke kerk of organisatie een coördinator en/of een werkgroep Present is, die het aanbod vanuit die kerk in kaart kan brengen en kan mobiliseren. Daarnaast is er een netwerk in de breedte van maatschappelijke organisaties nodig om voldoende mogelijkheden te hebben om het aanbod van groepen in te kunnen zetten voor mensen die dat echt nodig hebben.
STICHTING PRESENT Groepen die zich in hebben gezet via Present bieden in veel gevallen aan om vaker een project te doen. Bovendien vertellen mensen binnen hun netwerk over hun ervaringen waardoor anderen geënthousiasmeerd worden om zich eveneens in te zetten. Ten tweede is dat de intentie en het vermogen om te innoveren. Present wil blijven innoveren met nieuwe concepten die binnen de functie van Present liggen, waardoor het voor mensen/groepen prikkelend is èn blijft om hart en handen aan te bieden. Na een startfase ontstaat hierdoor een sneeuwbaleffect. Wanneer een infrastructuur is opgebouwd binnen kerken en maatschappelijke organisaties, kan het aantal groepen exponentieel groeien. De formule van Present biedt de mogelijkheid tot een structurele, wezenlijke en groeiende bijdrage ten dienste van de samenleving. 3.4 Het werken met lokale initiatiefnemers Een vierde succesfactor van Present is de inzet, kennis en ervaring van de lokale initiatiefnemers. In Zwolle hebben de initiatiefnemers het idee Present in enkele jaren opgebouwd tot een formule die de potentie heeft om ook in andere plaatsen ingezet te worden. Het is voor nieuwe plaatsen van groot belang dat er gemotiveerde mensen zijn die Present willen en kunnen opstarten. Deze initiatiefnemers moeten netwerken hebben in kerken en maatschappelijke organisaties en moeten in staat zijn om mensen bij elkaar te brengen en te enthousiasmeren voor het werk van Present. Een zorgvuldige selectie van lokale initiatiefnemers is dan ook een vereiste voor de start van Present in een andere plaats. 3.5 Conclusie Het meest essentiële aspect van de kritische succesfactoren is dat Present uitgaat van de groep die zich aanbiedt: de groep is het uitgangspunt en de werkwijze van Present is daarop gebaseerd. Om dit te bereiken: • zoekt Present een project voor een groep en geen groep voor een project. • is Present zelf geen hulpverleningsinstantie. Iemand die hulp nodig heeft kan geen aanvraag doen bij Present. De hulpvragen worden gekanaliseerd via een maatschappelijke organisatie. • worden heldere afspraken gemaakt en voorwaarden gesteld, zodat de gever dat kan geven wat hij aangeboden heeft. • worden groepen zorgvuldig begeleid. • wordt door de lokale initiatiefnemers in een plaats een infrastructuur voor zowel het aanbod als de vraag opgebouwd, waardoor het aantal groepen dat zich inzet exponentieel kan groeien.
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 4 Naam en logo Present In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de naam en het logo van Present. De naam Stichting Present en het logo zijn gedeponeerd bij het Benelux-Merkenbureau. Hierdoor heeft Stichting Present het exclusieve gebruiksrecht op de naam en het logo en mogen derden hier niet zonder toestemming gebruik van maken. 4.1 Naam Present De naam Present heeft verschillende betekenissen. • In de eerste plaats spreekt uit de naam Present het verlangen om namens God aanwezig te zijn in de samenleving met open ogen en met een bewogen hart. Aanwezig, door er daadwerkelijk te zijn voor mensen die met de inzet van tijd/middelen geholpen kunnen worden. • In de tweede plaats is het de engelse term voor een cadeau. Een Presentje waaruit aandacht en zorg blijkt van de gever voor degene die het ontvangt. • De derde betekenis heeft te maken met het engelse present (= huidig, nu, als in ‘present time’). Inzet kunnen we nu bieden, passend en ingezet op een actuele en creatieve manier, op een plaats waar het nodig is. 4.2 Logo Present De doelstelling van Present komt naar voren in het logo: Het is een brug, tussen gevers en ontvangers. Maar, zoals dat gaat bij een brug, ontmoeten mensen elkaar en het is uiteindelijk maar de vraag wie iets aan wie geeft. De ervaring van veel deelnemers aan projecten is dat ze zelf rijker worden en ontvangen door een deel van hun tijd weg te geven aan een ander. Wonderlijk ook dat soms de ogen open gaan bij mensen voor wat er schuil gaat achter voordeuren in de eigen stad. Naast de brug, is in het logo een mensfiguur te zien die bereid is om zijn handen uit te steken naar een ander. Een mens die bereid is om te geven, dat staat voorop in de visie en werkwijze van Present en niet de hulpvraag en de nood die vanuit de samenleving op ons af komt. Andere gedachten bij het logo: • Drie stippen: Vader, Zoon, Heilige Geest • Mens figuur als beeld van God die zich naar ons uitstrekt. • Een klodder verf, refererend aan de projecten die we doen. • Een ouderwetse weegschaal – balans tussen aanbod en vraag. Het logo van Present is ontworpen door Edgar Kruijer van KW communicatie in Heerde. Het logo is de basis voor de huisstijl van Present die verwerkt is in de brochure, powerpointpresentatie, briefpapier, visitekaartjes, website etc.
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 5 Organisatiestructuur De kritische succesfactoren die in hoofdstuk drie zijn benoemd vragen om een passende en inzichtelijke structuur. We beschrijven in dit hoofdstuk de rechtsvorm, het organogram, verantwoordelijkheden en taken van het bestuur en het operationele team en vervolgens de overlegstructuren en de beleidsmethodiek. 5.1 Rechtsvorm Allereerst wordt hier wat informatie gegeven over een stichting als rechtsvorm: Een stichting wordt opgericht, om met behulp van een bepaald vermogen een doel te realiseren. Een stichting heeft géén leden. In de statuten staat welk doel de stichting heeft. Een stichting mag wel winst maken, maar aan de uitkering van de gemaakte winst zijn beperkingen gesteld. Zo moeten de uitkeringen een ideële of sociale strekking hebben. Om deze reden is de stichting, net als de vereniging, geen geëigende vorm om een onderneming te starten. Een stichting wordt meestal gebruikt bij een ideëel of sociaal doel. De stichting is een rechtspersoon en daarom een zelfstandig drager van rechten en plichten. De bestuurders van een stichting zijn dus niet aansprakelijk voor schulden van de stichting. Bij stichtingen die onder de vennootschapsbelasting vallen, zijn wel de antimisbruikwetten van toepassing. Bestuurders van zulke stichtingen kunnen onder bepaalde omstandigheden aansprakelijk worden gesteld. De statuten van Stichting Present Zwolle zijn als voorbeeld in bijlage 1 opgenomen.
STICHTING PRESENT 5.2 Organogram In het onderstaande organogram is de structuur van een lokale Stichting Present weergegeven. Bestuur Stichting Present Het operationele team
Coördinatie
Fondsenwerving Ondersteuning PR / Communicatie
Kerken
Maatschappelijke Organisaties
Groepen
Personeelsbeleid
Algemeen
Jong
Flex
Regiegroep A
Regiegroep B
Regiegroep C
Coördinator Kerk 1
Coördinator Kerk 2
Coördinator Kerk 3
Coördinator M.O.
Groep Z
Hulpverlener M.O.
Groep X
Groep Y
Het bestuur heeft de formele verantwoordelijkheid voor Stichting Present en houdt zich bezig met de strategische gang van zaken. Coördinatie is verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Het (rode) kader omvat het operationele team, dat verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken van Stichting Present. Dit team heeft drie verschillende aandachtsgebieden te weten: Kerken, Groepen en Maatschappelijke Organisaties. Daar waar gewenst wordt input gegeven door de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor zaken als Fondsenwerving, Ondersteuning en PR/ Communicatie. Facilitering gebeurt door Present Nederland. 5.2.1 Bestuur Verantwoordelijkheden: Het bestuur van stichting Present bestaat uit 3, 5 of 7 leden en heeft de formele verantwoordelijkheid voor de stichting. Bestuursleden zijn lid van verschillende kerken in de plaats, maar zijn geen officiële vertegenwoordigers van een kerk of organisatie.
STICHTING PRESENT Taken: • Het bestuur houdt zich bezig met de strategische gang van zaken van Present. • Het bestuur heeft een actieve inbreng in Present door het inbrengen van kennis en ervaring, het bieden van een netwerk van relaties, het aangeven van kaders en het vormen van een klankbord voor het operationele team\coördinator. • Het bestuur beoordeelt en verleent goedkeuring aan het door het operationele team opgestelde: - strategisch plan voor Present. In dit plan wordt het beleid en de visie van Present over meerdere jaren vastgelegd - jaarplan en bijbehorende budget - jaarverslag en jaarrekening • Het bestuur stelt, samen met het operationele team, het langere termijn beleid vast t.a.v. fondswerving. • Het bestuur bewaakt de doelstellingen, cultuur en identiteit van Present. • Het bestuur beslist over zaken die financiële gevolgen hebben welke niet opgenomen zijn in een goedgekeurd jaarplan. • De voorzitter en de secretaris bereiden samen met de coördinatie de bestuursvergaderingen voor. • Het bestuur vergadert 4-6 keer per jaar. • Het bestuur vaardigt een lid af voor de Presentraad. Deze heeft de bevoegdheid de betreffende Stichting Present te vertegenwoordigen. 5.2.2 Coördinatie Op basis van het strategisch beleid en het tactisch beleid (jaarplannen) heeft de coördinatie de dagelijkse leiding binnen Present. Verantwoordelijkheden: • Coördinatie draagt zorg voor de aansturing en de uitvoering c.q. realisatie van de doelstellingen van Present en is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het operationele team. • Coördinatie is verantwoordelijk voor en bevoegd tot het uitvoeren van de plannen zoals vastgelegd in het door het bestuur goedgekeurde jaarplan en bijbehorende budget. • Coördinatie is verantwoordelijk voor de bewaking van de financiële voortgang t.o.v. het goedgekeurde jaarbudget. • Coördinatie is inhoudelijk verantwoordelijk voor de in- en externe communicatie. • Coördinatie is eindverantwoording verschuldigd aan het bestuur voor de aandachtsgebieden: - Kerken - Groepen - Maatschappelijke Organisatie - Ondersteuning - Fondsenwerving
STICHTING PRESENT - Personeelsbeleid - Publiciteit en PR Taken van Coördinatie: • Samen met het operationele team het strategisch beleid voor Present opstellen en dit ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur. • Het jaarplan en het bijbehorende budget opstellen en ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur. Hierbij draagt coördinatie zorg voor de input vanuit het operationele team. • Coördinatie neemt de (financiële) beslissingen voor zover deze binnen het door het bestuur goedgekeurde jaarplan vallen. Beslissingen, over zaken die niet in het jaarplan zijn opgenomen, legt coördinatie voor aan het bestuur. • Coördinatie draagt zorg voor de aansturing, werving en selectie van medewerkers binnen het operationele team. • Coördinatie legt jaarlijks verantwoording af aan het bestuur middels een jaarverslag en jaarrekening. 5.2.3 Kerken Contacten met kerken en organisaties zijn de basis onder het werk van Present (aanbod centraal). Eén van de aandachtsgebieden van het operationele team is kerken. Binnen het operationele team is één persoon verantwoordelijk voor het contact met de kerken en andere christelijke organisaties. Verantwoordelijkheden: • Het onderhouden en uitbreiden van het netwerk in de breedte van de kerken. • Het realiseren van de in het jaarplan vastgelegde doelen t.a.v. de contacten met de kerken. • Verantwoording afleggen aan Coördinatie. Taken: • Input leveren ten aanzien van het aandachtsgebied kerken voor het op te stellen jaarplan. • Initiëren contacten binnen kerken • Toerusting/coaching van coördinatoren/werkgroepen binnen kerken • Beleidsvoorbereiding
STICHTING PRESENT 5.2.4 Groepen Het tweede aandachtsgebied binnen het operationele team is groepen. Eén persoon is verantwoordelijk voor de begeleiding van de groepen. Verantwoordelijkheden: • Inhoud geven aan de begeleiding en toerusting van de groepen die zich via Present inzetten. • Het realiseren van de in het jaarplan vastgelegde doelen t.a.v. begeleiding van de groepen. • Verantwoording afleggen aan Coördinatie. Taken: • Input leveren ten aanzien van het aandachtsgebied groepen voor het op te stellen jaarplan. • Verzorgen van presentaties voor groepen/ voorbereidend gesprek • Projectbezoek • Administratie rondom een project • Projecten openen en afsluiten • Verantwoordelijkheid hebben voor een project. Dit kan in veel gevallen door stand by te zijn op de dag van een project . Soms is aanwezigheid tijdens het project gewenst • Evaluaties van het project en terugkoppeling aan de groep • Beleidsvoorbereiding 5.2.5 Maatschappelijke Organisaties Het derde aandachtsgebied van het operationele team is Maatschappelijke Organisaties (MO) De daadwerkelijke inzet van groepen vindt plaats binnen trajecten die hulpverleningsinstanties zijn aangegaan met hun cliënten. Verantwoordelijkheden: • Matchen van het aanbod met de vraag van maatschappelijke organisaties. • Het onderhouden en uitbreiden van het netwerk in de breedte van maatschappelijke organisaties. • Het realiseren van de in het jaarplan vastgelegde doelen t.a.v. de samenwerking met maatschappelijke organisaties. • Zorg dragen voor ontwikkeling van nieuwe (soorten) projecten waar groepen zich voor kunnen inzetten. • Verantwoording afleggen aan Coördinatie.
STICHTING PRESENT Taken: • Input leveren ten aanzien van het aandachtsgebied Maatschappelijke Organisaties voor het op te stellen jaarplan. • Geschikte projecten vinden voor groepen die zich willen inzetten • Beleidsvoorbereiding 5.2.6 Fondsenwerving Present wil mensen werven en begeleiden bij hun vrijwillige inzet en heeft daarvoor professionele kaders nodig. Om dit te realiseren is fondsenwerving essentieel. Verantwoordelijkheden: • Het realiseren van de in het strategisch document vastgestelde financiële doelstellingen. • Verantwoording afleggen aan Coördinatie. Taken: • Input leveren ten aanzien van Fondsenwerving voor het op te stellen jaarplan. • Aanvragen voor financiële middelen opstellen en versturen • Beleidsvoorbereiding 5.2.7 Ondersteuning Om het werken volgens professionele kaders mogelijk te maken is een goede interne ondersteuning nodig. Verantwoordelijkheden: • Het uitvoeren van alle taken, die niet direct met het realiseren van de doelstelling te maken hebben, maar wel uitgevoerd moeten worden om deze te realiseren. • Het realiseren van de in het jaarplan vastgelegde doelen t.a.v. de ondersteuning van de interne organisatie. • Verantwoording afleggen aan Coördinatie. Taken: • Input leveren ten aanzien van Ondersteuning voor het op te stellen jaarplan. • financiële administratie (verzorgen betalingen, opstellen begrotingen, financiële rapportage) • salarisadministratie (contacten met salariskantoor, opstellen contracten) • verzorgen verzekeringen • regelen van facilitaire zaken als telefonie, e-mail, internet, kantoorruimte, computers
STICHTING PRESENT secretariaat: • verzorgen van verslaglegging van bestuursvergaderingen, teamoverleg • verzorgen van correspondentie met derden • bijhouden van overzichten (zoals: datalijst, actielijst, projectlijst. bijlage 40 en 41) • urenadministratie (zie bijlage 42) • archiveren • voorraadbeheer • telefoon beantwoorden • ingekomen mail doorsturen naar de verantwoordelijken 5.2.8
PR / Communicatie
Verantwoordelijkheden: • Het opstellen van een communicatieplan. • Het onderhouden van de contacten met de pers. • De lay-out en redactie van de communicatiemiddelen. • Verantwoording afleggen aan Coördinatie. Taken: • Input leveren ten aanzien van PR / communicatie voor het op te stellen jaarplan. • Eindredactie van externe stukken. • Beleidsvoorbereiding 5.2.9
Personeelsbeleid
Verantwoordelijkheden: • Het uitvoeren van taken die samenhangen met het faciliteren van medewerkers (vrijwillig en betaald) binnen de operationele organisatie. • Verantwoording afleggen aan Coördinatie. Taken: • Input leveren ten aanzien van Personeelsbeleid voor het op te stellen jaarplan. • Beleidsvoorbereiding
STICHTING PRESENT 5.3 Overlegstructuren Present onderscheidt binnen haar overlegstructuur drie typen vergaderingen: Vergadering Bestuur Het operationeel team Vergadering per aandachtsgebied
Geïnitieerd door Secretaris bestuur Coördinator Verantwoordelijke
Door de groei en de dynamiek van het werk van Present worden de frequentie van vergaderingen en de samenstelling waar nodig aangepast zodat tijd en kwaliteiten effectief en efficiënt ingezet worden. 5.4
Beleidsmethodiek
Strategisch plan Jaarplan Begroting Jaarverslag
Initiëren/opstellen Vaststellen door door Coördinatie Bestuur
Februari/maart
Het operationeel team Coördinatie/ Penningmeester Coördinatie
Bestuur
Strategisch beleid Present 3 jaar November/december Tactisch beleid 1 jaar November/december
Bestuur
Januari/februari
Bestuur
Wanneer
Inhoud
Rapportage
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 6 Het aanbod van groepen staat centraal We gaan in dit hoofdstuk dieper in op de aanbod gerichte werkwijze van Present. Eerst groepen, dan projecten. We richten ons op het aandachtsgebied kerken. Achtereenvolgens bespreken we de volgende vragen: 1. Hoe kunnen we het aanbod structureel mobiliseren? 2. Wat is het potentieel? 3. Hoe kan Present onder de aandacht gebracht worden van kerken? - netwerken - PR middelen In dit hoofdstuk komen de grijs gekleurde onderdelen van het organogram aan bod. Bestuur Stichting Present Het operationele team
Coördinatie
Fondsenwerving Ondersteuning PR / Communicatie
Kerken
Groepen
Personeelsbeleid
Algemeen
Jong
Maatschappelijke Organisaties Flex
Regiegroep A
Regiegroep B
Regiegroep C
Coördinator Kerk 1
Coördinator Kerk 2
Coördinator Kerk 3
Coördinator M.O.
Groep Z
Hulpverlener M.O.
Groep X
Groep Y
6.1 Hoe kunnen we het aanbod structureel mobiliseren? Diaconaat in de lokale context is ten diepste een taak/roeping die hoort bij een kerk/gemeente/groep. In het verleden hebben christenen daar invulling aan gegeven door het opzetten van armenzorg, ziekenhuizen, scholen etc. De overheid en de ‘professionals’ zijn deze taak van de kerk gaandeweg gaan overnemen. Momenteel legt de overheid sterk de nadruk op de verantwoordelijkheid van de burger waarbij het maatschappelijk middenveld en de professionele hulpverlening elkaar moeten aanvullen. Deze oproep biedt kansen voor kerken om dienend aanwezig te zijn in de samenleving.
STICHTING PRESENT Binnen kerken is een diversiteit aan structuren en groepen die meestal geografisch zijn georganiseerd (wijkkringen, bijbelstudiegroepen, groeigroepen, jeugdgroepen, gespreksgroepen etc.). Doordat deze groepen op regelmatige basis bij elkaar komen is het voor Present mogelijk om afspraken te maken met een hele groep. Voor een groep is het doen van een activiteit via Present zowel samenbindend als zinvol. Anders gezegd: het is gewoon leuk om zoiets met elkaar te doen! De mogelijkheid die Present groepen biedt om zich in te zetten sluit ideologisch aan bij de christelijke opdracht om naar de naaste om te zien. De inzet voor sociale gerechtigheid is een opdracht waar mensen zich verlegen mee voelen. Ze willen wel, maar zijn zich in veel gevallen niet bewust van de mogelijkheden. Via Present stellen in Zwolle en Amsterdam momenteel (2005) 70-80 groepen per jaar een dag beschikbaar en de verwachting is dat het aanbod zal blijven groeien. Het aanbod dat komt uit kerken en andere (christelijke of niet-christelijke) organisaties kan gebundeld worden waardoor de stichting ook daadwerkelijk en structureel iets te bieden heeft als geloofwaardige partner richting lokale overheid, maatschappelijke organisaties en fondsen. De werkwijze en het netwerk van Present binnen hulpverlenende instanties, maakt deze kans tot een concrete mogelijkheid. Een brug tussen aanbod vanuit kerken en mensen/organisaties die daadwerkelijk geholpen zijn met dit aanbod. Present neemt die taak/roeping niet over maar biedt een concrete mogelijkheid voor kerken en groepen om invulling te geven aan plaatselijk diaconaat. Om dat optimaal vorm te geven is er in de ideale situatie een Present-werkgroep in elke kerk of gemeente in Zwolle. 6.2 Wat is het potentieel? Wanneer kerken daadwerkelijk inspelen op deze mogelijkheid dan is het potentieel aan mensen dat zich kan inzetten groot. In de praktijk blijken veel actieve leden van kerken bereid om zich één dag per jaar in te zetten voor de samenleving. Daarnaast bieden de projecten die via Present gedaan worden nieuwe mogelijkheden om minder of niet actieve leden te betrekken bij een activiteit. Om een inschatting te maken van het potentieel aan mensen dat zich in zou kunnen zetten en zich als startend Present bewust te worden van het potentieel, kan een globaal onderzoek gedaan worden. Hierbij wordt uitgegaan van het aantal inwoners van een stad dat lid is van een christelijke kerk. Van die leden op papier wordt een schatting gemaakt van het aantal mensen dat ook daadwerkelijk betrokken is bij de kerk. Het potentieel is wat lager dan de uitkomst omdat kinderen en een bepaalde categorie ouderen niet in staat is om aan projecten mee te doen. Hieruit volgt een schatting van het potentieel van bestaande groepen. Een groep bestaat gemiddeld uit 7 personen die zich 7 uur inzetten.
STICHTING PRESENT Voor Zwolle was de uitkomst van het onderzoek in 2003 als volgt: Aantal inwoners 115.000 Leden kerkelijke gemeente 43.000 Verwachte aantal betrokken leden 20.000 Potentieel aan groepen 500-700 Op basis van dit potentieel kan een groeistrategie opgesteld worden in combinatie met een begroting om de Aantal Zwolle Amsterdam begeleiding van de groepen groepen te kunnen Planning Realisatie Planning Realisatie waarborgen. 2003 3 3 2004 20 22 Om het aanbod 2005 50 60 6 6 zorgvuldig en 2006 120 20 structureel op gang te 2007 150 50 brengen is een gewenst.
geleidelijke groei
Weegschaal Als er meer gewicht op de aanbodkant komt dan vraagt dat een investering in de vraagkant. Concreet, als er meer groepen komen dan zal Present moeten investeren in projectmogelijkheden en in tijd om deze groepen te begeleiden. Als de weegschaal doorslaat naar de vraagkant dan biedt dat mogelijkheden om meer groepen uit te nodigen om tijd beschikbaar te stellen. Het is dan tevens belangrijk om de werkwijze van Present goed doorgesproken te hebben met hulpverleners: Present zoekt geen groepen op basis van de hulpvraag die organisaties melden. De vraag naar ‘handen’ is groot. Daarnaast voelen veel mensen in kerken zich schuldig omdat ze naar hun mening weinig doen voor hun naaste. Present wil mensen graag motiveren om tijd beschikbaar te stellen. Maar niet de claim, maar de mogelijkheid om te delen van de tijd die we ontvangen staat voorop.
STICHTING PRESENT 6.3 Hoe kan Present onder de aandacht komen van kerken? Present kan op verschillende manieren onder de aandacht gebracht worden, maar de snelheid waarmee dat gebeurt heeft als uitgangspunt het houden van balans in de weegschaal. Hoeveel groepen kunnen we inzetten, wat is het potentieel? Willen we kerken benaderen via de formele lijn of via informele contacten? Hoe breed kerkelijk willen we starten? Door Present Zwolle is in het proefjaar/startjaar een inventarisatie gemaakt van de kerken met behulp van de gids van de gemeente Zwolle en zijn de kerken (diaconieën) die daar in staan per brief geïnformeerd over het bestaan van Present in Zwolle. De kerken zijn uitgenodigd om te reageren wanneer ze tijdens het startjaar met een groep mee zouden willen doen. Daarnaast werd aangegeven dat mogelijk in een later stadium contact opgenomen zou worden. De reden voor deze werkwijze was dat Present zich vanaf de start in de breedte van kerken wilde positioneren, maar dat er tegelijk ruimte werd gecreëerd om zelf actief kerken of groepen te benaderen. Een aantal kerken heeft op basis van deze brief contact gezocht. (Benadering via persoonlijke contacten (Ga je ook mee?) werkt vaak het best.) Tijdens het startjaar zijn in Zwolle 12 groepen ingezet vanuit 6 verschillende kerken en organisaties. 6.3.1 Netwerken Na het startjaar is er in Zwolle een werkgroep ‘Present in de kerken’ opgezet, die contacten heeft met kerken/gemeenten/organisaties in Zwolle. De werkgroep wordt aangestuurd door de medewerker die verantwoordelijk is voor het contact met de kerken. Doel van de werkgroep is dat bestaande relaties binnen kerken versterkt worden, zo mogelijk een structureel karakter krijgen en dat het netwerk wordt uitgebreid. Het structureel opbouwen van een netwerk in kerken vraagt om investering. Door contacten te leggen, door PR-middelen en door mensen die al een netwerk hebben binnen bepaalde kerken, te betrekken bij Present. Onbekend maakt onbemind, als er al relaties en een basis van vertrouwen zijn, dan gaan de deuren veel sneller open. Een up to date adressenlijst is in een netwerkorganisatie zoals Present essentieel. De werkgroep heeft de kerken/gemeenten ingedeeld in een vijftal velden. 1. Gemeenten die behoren tot de PKN 2. Gemeenten binnen de ‘kleine oecumene’ : Geref. Kerk (vrijgemaakt), Chr. Geref. Kerk, Ned. Geref. Kerken 3. Evangelische gemeenten 4. Katholieke kerken 5. Interkerkelijke organisaties – zakenlieden, studenten, vrouwengroepen etc.
STICHTING PRESENT Elk kerkveld vraagt een specifieke aanpak. Globaal zijn een aantal stappen aan te geven: 1. Per kerkveld een regiegroep(je) vormen bestaande uit mensen die lid zijn een gemeente/groep binnen het betreffende veld. Van mensen die daarvoor worden benaderd vragen we om: − Vanuit de visie van Present een plan van aanpak op te stellen over het benaderen van de kerken/groepen die behoren tot het betreffende veld en het structureel vorm geven van bestaande contacten. − Op basis van het plan van aanpak mensen vanuit hun netwerk voor te dragen/te benaderen. 2. (In)formele contacten binnen een kerk. 3. Groep binnen een kerk doet een keer mee om kennis te maken met Present en de manier van werken van Present. 4. Per kerk een coördinator/werkgroep (zie taakomschrijving). 5. Coördinatoren per kerkveld twee keer per jaar bij elkaar om ervaringen uit te wisselen en voor toerusting. De regiegroep kan een tijdelijke groep zijn. In de loop van de tijd zouden de overleggen van punt 5 als nieuwe regiegroepen gezien kunnen worden. Wanneer de stappen 1 – 4 (in gang) zijn gezet dan is de structuur zoals hieronder aangegeven: 6.3.2 PR-middelen (AIDA) (Attention) • Artikelen, persberichten, interviews, stukken in kerkbladen, brengen de stichting en de mogelijkheden onder de aandacht. Bij het eerste officiële project van Stichting Present is een bescheiden media-event georganiseerd met persberchten, een presentatie, de medewerking van een wethouder en een bekende Nederlander. • Mond tot mond reclame is het beste PR-medium voor het werk van Present. Iemand die meegedaan heeft aan een project, vertelt daarover aan collega’s, vrienden, familie etc. • Structureel PR beleid is ondersteunend aan en stimuleert de mond tot mond reclame. (Interest) • Wanneer mensen interesse krijgen in wat Present is dan is een aansprekende brochure (bijlage) een belangrijk middel evenals de website. Mensen kunnen daarin lezen over de achtergronden en werkwijze van Present. (Desire) • Gaandeweg wordt de interesse gewekt. De inzet via Present wordt een reeële mogelijkheid. Zou dat wat zijn voor mijn groep/kerk? • Als mensen meer willen weten ontstaat er een verlangen om meer te weten en om mogelijk mee te werken. Het is belangrijk dat mensen zich op dat moment eenvoudig kunnen melden bij Present. Via de website, via de mail, per telefoon.
STICHTING PRESENT (Action) • Als een groep nog niet eerder een actie via Present heeft gedaan, dan wordt een afspraak gemaakt voor het houden van een presentatie voor de groep. Dit kan vrijblijvend zijn! Er is een powerpoint presentatie die gebruikt kan worden voor groepen. Er is een versie voor de beamer en een ‘harde’ huiskamerversie. Een hand-out van de presentatie en de beschrijving daarbij zijn als bijlage opgenomen. In eerste instantie worden de presentaties gegeven door medewerkers of vrijwilligers van Present. Gaandeweg kunnen coördinatoren of werkgroepleden vanuit kerken toegerust worden om zelf deze presentaties te geven. • Als een groep zich wil inzetten dan worden afspraken gemaakt over de datum waarop een groep tijd beschikbaar wil stellen, met hoeveel personen, type klus etc.
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 7 Inzet via maatschappelijke organisaties (MO) Groepen die tijd beschikbaar stellen worden ingezet via verschillende Maatschappelijke Organisaties (MO). Dit uitgangspunt vraagt om een netwerk waarbinnen contacten zijn met diverse MO. In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende vragen: 1. Wat verstaan we onder MO? 2. Waarom is gekozen voor inzet via MO? 3. Kunnen MO zorgen dat het aanbod daadwerkelijk wordt ingezet voor iemand die daarmee geholpen is? 4. Hoe komt Present onder de aandacht van MO? 5. Hoe blijven aanbod en vraag in balans? 6. Welke afspraken moeten met MO gemaakt worden? - instelling - hulpverlener In dit hoofdstuk komen de grijs gekleurde onderdelen van het organogram aan bod. Bestuur Stichting Present Het operationele team
Coördinatie
Fondsenwerving Ondersteuning PR / Communicatie
Kerken
Maatschappelijke Organisaties
Groepen
Personeelsbeleid
Algemeen
Jong
Flex
Regiegroep A
Regiegroep B
Regiegroep C
Coördinator Kerk 1
Coördinator Kerk 2
Coördinator Kerk 3
Coördinator M.O.
Groep Z
Hulpverlener M.O.
Groep X
Groep Y
STICHTING PRESENT 7.1 Wat verstaan we onder MO? Dit zijn instellingen en organisaties die hulp of begeleiding bieden op het brede gebied van maatschappelijk welzijn en gezondheidszorg. Dit kan hulp of begeleiding zijn op verschillende terreinen. Bijvoorbeeld op het gebied van: psychische/psychiatrische of psychosociale hulpverlening, lichamelijke hulpverlening, materiele hulpverlening of een combinatie ervan. Voorbeelden van deze Maatschappelijke Organisaties zijn: Bepaalde afdelingen van de gemeente, Psychiatrische zorg, RIAGG (bijv. ouderen), Regionaal Instituut Begeleid Wonen (RIBW), Maatschappelijk werk, Leger des Heils (welzijn- en gezondheidssector), Woningcorporatie (sociale doelstelling), Verzorgings-, verpleeg-, ziekenhuizen, Bureaus voor Jeugdzorg, Crisisopvangcentra, Wijkopbouwwerk, Verslavingszorg (Consultatiebureau Alcohol en Drugs), Reclassering, Thuiszorg , Instellingen binnen de lichamelijke en geestelijke gehandicapten zorg, Vrouwenhulpverlening, Diaconieën van kerken, etc. 7.2 Waarom is gekozen voor inzet via MO? De eerste kritische succesfactor van Present is het aanbod centraal stellen. Er wordt een project gedaan als er een groep is, er wordt geen groep gezocht bij een project. Dat betekent dat Present zelf structureel niet aan hulpverlening kan en wil doen. De tweede kritische succesfactor is een logisch gevolg van de eerste: Het aanbod van een groep krijgt inbedding in trajecten van MO. Dit geeft op twee manieren duidelijkheid: 1. Present is zelf geen hulpverlenende instantie. Daardoor is er geen sprake van concurrentie met de bestaande hulpverlening. 2. Present is een organisatie die handen aanbied aan MO. Mensen die hulp nodig hebben kunnen zelf geen hulp aanvragen en/of krijgen via Present. De indicatie, wie wel of niet hulp nodig heeft, is de verantwoordelijkheid van de MO.
STICHTING PRESENT Present geeft de MO als criteria mee: De persoon die geholpen wordt heeft zelf onvoldoende: - netwerk - geld - gezondheid, om de klus te klaren. Daarnaast stelt Present als voorwaarden: - dat de hulpontvanger zelf een bijdrage levert op de dag van de klus en - dat op de dag van de klus de hulpverlener aanwezig is. 7.3 Kan een MO zorgen dat het aanbod daadwerkelijk wordt ingezet voor iemand die daar mee geholpen is? In oktober 2002 is oriënterend gesproken met de afdeling Leefbaarheid, Veiligheid en Bijzondere Doelgroepen van de gemeente Zwolle, die valt onder de afdeling Wijkzaken (we zullen verder spreken over de afd. Bijzondere Doelgroepen). De betreffende ambtenaar gaf aan dat de incidentele inzet van groepen naar zijn idee een 'gat in de markt' zou zijn. Hulpverleningsinstanties hebben de mogelijkheden om iemand te begeleiden, maar de tijd ontbreekt om iemand te helpen om een nieuwe start te maken. Er zijn in veel gevallen wel de financiële middelen – bijvoorbeeld via bijzondere bijstand om verf of behang of een verhuisbus te regelen. Maar er zijn geen handen beschikbaar die zorgen dat het behang op de muur komt. Door de inzet van een groep komt op één dag 40 tot 50 uur in één keer beschikbaar. De inschatting toen was dat via de afdeling Bijzondere Doelgroepen per jaar zo’n 20 tot 30 groepen een dag ingezet zouden kunnen worden. Daarnaast was de inschatting dat de vraag naar dergelijke groepen ook bij andere maatschappelijke organisaties groot zou zijn. 7.4 Hoe komt Present onder de aandacht van maatschappelijke organisaties? In Zwolle zijn de eerste groepen in 2003 ingezet via de afdeling Bijzondere Doelgroepen. In de opstartfase is er bewust voor gekozen om exclusief met deze maatschappelijke organisatie samen te werken. In de eerste plaats om zelf ervaring op te doen met de werkwijze en in de tweede plaats omdat de gemeente Zwolle een regie- en signaleringsfunctie heeft naar alle hulpverlenende instanties in Zwolle. Het balletje gaat rollen Gaandeweg het eerste jaar (juni 2003 – juni 2004) is Present in de eerste plaats onder de aandacht gebracht via netwerkcontacten. De afd. Bijzondere Doelgroepen introduceerde Present onder andere bij het team VIA : een ketenoverleg t.a.v. ‘bijzondere mensen’. In het team VIA zijn organisaties vertegenwoordigd zoals: Maatschappelijk werk de Kern, Zwolse Poort, de GGD, gemeente Zwolle etc. Daarnaast is er een presentatie geweest voor de regiegroep Probleemhuishouden, waar de woningcorporaties in vertegenwoordigd zijn. De PowerPoint presentatie blijkt een goed middel om de visie en de werkwijze van Present te communiceren.
STICHTING PRESENT In de tweede plaats gaat het verhaal over Present verder via de mond tot mond reclame. Wanneer een hulpverlener enthousiast is over de inzet van een groep, dan gaat dat rond. De brochure en de website zijn middelen om dit te ondersteunen. Meestal komen de eerste contacten binnen een maatschappelijke organisatie tot stand doordat een hulpverlener over Present heeft gehoord. Tenslotte heeft Present in sommige situaties actief het netwerk benut. Vanuit kerken zijn in vrijwel alle organisaties mensen werkzaam. Bij contacten met een nieuwe MO, is het in het algemeen verstandig om niet te hoog en niet te laag te starten in de organisatie. Het leggen van contacten via de directie heeft een risico. Wanneer de directie geen tijd heeft of geen zicht op wat Present is dan bestaat de kans dat er met de hele organisatie geen contact tot stand komt. 7.5 Hoe blijven aanbod en vraag in balans? In 6.2 is vanuit de aanbodgerichte werkwijze gesproken over een weegschaal. Het zoeken van de balans tussen het aanbod en de vraag is een blijvend punt van aandacht. Gaandeweg is er een diversiteit aan contacten ontstaan met maatschappelijke organisaties. De incidentele inzet van groepen is daadwerkelijk een gat in de markt. Dat biedt kansen, maar ook bedreigingen. Kansen: 1. Doordat de vraag vanuit organisaties groot is, kan Present consequent aan haar werkwijze vasthouden. 2. De vraag biedt meerdere mogelijkheden om groepen daadwerkelijk in te zetten. 3. De vraag naar de inzet van groepen toont het belang aan van Present en biedt kansen op het gebied van fondsenwerving. Bedreigingen: 1. MO ‘gebruiken’ Present als een mogelijkheid om zelf hun verantwoordelijkheid te ontlopen. 2. Present kan niet voldoen aan de vraag vanuit MO. 3. Contacten met meerdere MO vraagt om meer afstemming, meer overleg, meer contacten onderhouden, etc. Dit moet wel in verhouding staan tot wat de organisatie van Present aankan. We zijn ons bewust van de kansen en van de bedreigingen en zijn ook regelmatig in valkuilen gestapt. Het is essentieel om duidelijke afspraken te maken met MO, zodat de communicatie goed verloopt en de verwachtingen worden gemanaged. Hierbij is het belangrijk dat: - Het aantal MO waarmee wordt samengewerkt geleidelijk uit te breiden. - Binnen een MO een contactpersoon te hebben die de werkwijze van Present kent. - Op strategisch niveau afspraken te maken met de MO
STICHTING PRESENT 7.6 Welke afspraken moeten met MO gemaakt worden? Een groot deel van de MO in Zwolle is op de hoogte van het bestaan van Present. Om structureel met een MO samen te werken, gaat Present als volgt te werk: Present geeft een presentatie over de visie en de werkwijze van Present en de mogelijkheden die dit biedt voor MO. Als er vervolgens mogelijkheden zijn tot concrete samenwerking, dan is het mogelijk om een eerste (proef) project te houden en om afspraken te maken op twee niveaus: Afspraken gemaakt op management niveau (gericht op structurele samenwerking): a. Present zoekt een project bij het aanbod van een groep en niet andersom b. Criteria – hulpontvanger heeft onvoldoende netwerk, geld, gezondheid om de klus te klaren c. Inzet van een groep moet passen binnen het traject dat is ingezet met een cliënt d. Wanneer er vanuit de keten andere maatschappelijke organisaties betrokken zijn bij een cliënt dan meldt de organisatie met wie Present contact heeft dit aan de andere betrokken organisaties e. Hulpontvanger levert een bijdrage op de dag zelf f. Hulpverlener is aanwezig tijdens het voorbereidende bezoek en op de dag zelf De aanwezigheid van de hulpverlener voor en tijdens de klus is van belang vanwege: - Helderheid wie verantwoordelijk is. - Zorg voor- en communicatie richting de cliënt - Duidelijkheid voor de groep die zich inzet - Kunnen inspelen op onverwachte situaties Wanneer hierover op management niveau afspraken zijn gemaakt dan is het in veel gevallen eenvoudiger om op uitvoerend niveau afspraken te maken met hulpverleners, zeker wanneer zij ook de tijd/ruimte krijgen om het project vanuit de kant van hun cliënt voor te bereiden en te begeleiden. In de ideale situatie is er in elke instelling een hulpverlener die contactpersoon/coördinator is richting Present. Deze persoon is bekend met de werkwijze in de lijn van de bij 1 genoemde punten en kan collega’s informeren over de werkwijze van Present. In gesprekken zal duidelijk worden in hoeverre het mogelijk is om met elkaar samen te werken.
STICHTING PRESENT Afspraken met de hulpverlener (gericht op een concreet project): • Aanwezig zijn bij het projectbezoek • Aanwezig zijn op de dag van de klus (zie ook ad 1) • Hoe laat aanwezig zijn op de klusdag • Wie zorgt er voor zaken als bijvoorbeeld verf of behang: hulpverlener of Present • Tel.nr. hulpverlener bekend bij Present en andersom: telefoonnummer medewerker Present bekend bij de hulpverlener De persoon die geholpen wordt en de groepen staan voor Present centraal. Het kan zijn dat het niet met alle maatschappelijke organisaties mogelijk is om de afspraken te maken zoals die bij 1 en 2 genoemd zijn. Hierdoor ontstaat gaandeweg een selectie van MO waarmee effectief is samen te werken.
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 8 Werkwijze m.b.t. groepen Bestuur Stichting Present Het operationele team
Coördinatie
Fondsenwerving Ondersteuning PR / Communicatie
Kerken
Maatschappelijke Organisaties
Groepen
Personeelsbeleid
Algemeen
Jong
Flex
Regiegroep A
Regiegroep B
Regiegroep C
Coördinator Kerk 1
Coördinator Kerk 2
Coördinator Kerk 3
Coördinator M.O.
Groep Z
Hulpverlener M.O.
Groep X
Groep Y
In dit hoofdstuk staat de werkwijze van Present ten aanzien van de groepen beschreven. De volgorde van Presentatie (1) t/m de terugkoppeling (6) is chronologisch en kan stap voor stap gevolgd worden bij de begeleiding van groepen. Een presentatie is een contactmoment tussen een medewerker van Present en de groep die zich (mogelijk) gaat inzetten. De groepen worden via Present ingezet voor een kwetsbare doelgroep. Daarom vindt Present het belangrijk dat de hele groep op de hoogte is van de visie en werkwijze. Gaat de groep over tot aanmelding, dan geeft zij twee data door waarop zij zich wil inzetten. Op basis van dit aanbod wordt een passend project gezocht. Deze aanbodgerichte werkwijze is een van de unieke aspecten waarmee Present zich onderscheidt. Veel organisaties werken vanuit de vraagkant. (Hellup!!! er is hulp nodig, kom alsjeblieft helpen) Present start bij de aanmelding van de groep en gaat dan op zoek naar een geschikt project. Als er een passend project is gevonden dan wordt dit voorgelegd aan de groep. Als de groep hiermee instemt dan vindt er een project bezoek plaats, waarbij allerlei afspraken over de uitvoering van het project worden vastgelegd. Nadat het project is uitgevoerd wordt een evaluatie gevraagd van de groep. Tevens is er terugkoppeling vanuit Present, zodat de groep op de hoogte wordt gebracht van wat de inzet heeft betekent voor de ontvanger. Tot slot beschrijven we in dit hoofdstuk een aantal bijkomende aspecten ten aanzien van de begeleiding van groepen.
STICHTING PRESENT Onderstaand de te volgen stappen: 1. Presentatie 2. Groep meldt zich aan 3. Present zoekt een project 4. Projectbezoek 5. Uitvoering project 6. Terugkoppeling en evaluatie 7. Overige aspecten 8.1 Presentatie Groepen die zich via Present willen inzetten voor een ander moeten de werkwijze van Present kennen. Daarvoor heeft Present een presentatie ontwikkeld waarin het doel, de werkwijze, de motivatie etc. van Present helder en duidelijk worden uitgelegd. Groepen die al eerder een project met Present hebben gedaan kunnen zich direct aanmelden. Met hen is er een moment van afstemming over de betreffende data en voorkeuren voor projecten. Tijdens de presentatie worden o.a. de volgende zaken duidelijk: • Opgeven voor een project is geheel vrijwillig. • De groep bepaalt wanneer er tijd beschikbaar wordt gesteld. • De groep bepaalt hoeveel tijd er beschikbaar wordt gesteld. • De groep heeft inbreng in het type project dat gezocht wordt. • Er is een contactpersoon vanuit de groep nodig om het project van te voren te bezoeken • Voor de opgave is een formulier gemaakt dat ingevuld moet worden. Hierin worden o.a. mogelijkheden en onmogelijkheden van de groep omschreven (zie bijlage). • Het project wordt afgestemd op de omvang en de mogelijkheden van de groep. Daarom is het wezenlijk dat groepsleden die aangeven dat ze mee doen er ook daadwerkelijk zijn. • Hoe om te gaan met de privacy zaken van de hulpontvanger. • Degene die geholpen wordt is tijdens het project zelf ook aanwezig en werkt waar mogelijk/nodig ook mee. • Wat kan een groep wel/niet doen. (Spel) regels met betrekking tot schoonmaken, elektra etc. • De geboden hulp staat in het kader van een hulpverleningstraject dat een maatschappelijke organisatie met de hulpontvanger gaat. Present wil dat er tijdens de tijd dat een groep zich inzet begeleiding aanwezig is vanuit de MO. • Als motivatie voor het werk heeft Present het Christelijk geloof. Vanuit de Bijbel is het normaal om de ander zonder voorwaarde te dienen. • Present wil een maatschappelijke beweging worden, die mensen helpt naar elkaar om te zien.
STICHTING PRESENT Na de presentatie laten de medewerkers van Present het initiatief over aan de groep. De mogelijkheid om tijd beschikbaar te stellen wordt geboden, maar de groep bepaalt of dat ook daadwerkelijk gebeurt. Het is niet de bedoeling dat een groep het gevoel krijgt te 'moeten' deelnemen. De regel is: geen groep = geen project. Wanneer een groep zich aanmeldt, dan wordt er op gerekend dat afspraken worden nagekomen. Richtlijnen voor het contact met de persoon die geholpen wordt: 1. Tijdens het projectbezoek en tijdens het project kunnen groepsleden zaken tegen komen of horen die vertrouwelijk zijn. Persoonlijke informatie, adres- en persoonsgegevens van een hulpontvanger blijven binnen de groep. 2. Het is belangrijk om geen afkeuring te laten blijken uit houding of (de toon van het ) woordgebruik. Bijvoorbeeld wanneer het huis van de hulpontvanger een puinhoop is of vervuild is. Een opmerking in de lijn van: “Tjonge, hier is ook een jaar niet schoongemaakt zeg!”, of: “wat een bende”, kan niet tijdens de dag. 3. Wees je er van bewust dat hulpontvangers vaak in moeilijke omstandigheden zitten en kwetsbaar zijn. 4. Er mogen geen foto’s gemaakt worden. 5. De groep moet alleen dat doen wat redelijkerwijs uitgevoerd kan worden in de beschikbare tijd. 6. De taken die afgesproken zijn (tijdens het projectbezoek) met de hulpontvanger moeten uitgevoerd worden. Stel de hulpontvanger niet teleur. 8.2 Een groep meldt zich aan Een groep kan via verschillende wegen aangeven zich in te willen zetten voor Present: telefonisch, per e-mail, via de website of mondeling. Eerst wordt gekeken of de groep al een presentatie van Present heeft gehad. Zo niet, dan wordt er eerst een afspraak gemaakt voor het geven van de presentatie (zie 8.1). Zo ja, dan kan de groep zich direct per telefoon aanmelden of Present stuurt de groep een aanmeldingsformulier (zie formulier 10 bijlage 3). In het aanmeldingsformulier komen een aantal zaken aan de orde, die voor de medewerkers van Present handig zijn om te weten bij het zoeken naar een project. Bijv. naam en gegevens van de contactpersoon, grootte van de groep en de kwaliteiten van de groep. Ook staan in dit aanmeldingsformulier de wensen van de groep en twee mogelijke data voor de uitvoering van een project. Zodra het aanmeldingsformulier binnen is, inventariseert Present de mogelijkheden van de groep. Bij onduidelijkheden neemt ze contact op met de contactpersoon.
STICHTING PRESENT 8.3 Present zoekt een project Wanneer een groep zich heeft aangemeld voor een project en de datum en voorkeuren voor een type project van de groep zijn geïnventariseerd, dan brengt Present dit aanbod onder de aandacht bij één of meerdere MO. Present heeft contact en afspraken met verschillende maatschappelijke organisaties (zie hoofdstuk 7). De organisaties doen vervolgens een voorstel voor een project bij een cliënt die met dit aanbod geholpen kan worden. 8.4 Projectbezoek Als er een passend project is gevonden koppelt Present dit terug naar de contactpersoon van de groep. Er wordt een afspraak gepland om een bezoek te brengen aan de hulpontvanger en zijn (toekomstige) woning (=projectbezoek). Tijdens het projectbezoek zijn aanwezig: • Contactpersoon van de MO die de hulpontvanger begeleid • Contactpersoon van de groep • Medewerker van Present • De hulpontvanger • Eventueel een expert wanneer specifieke zaken aangepakt moeten worden Dit bezoek dient als een eerste kennismaking vanuit de groep met de hulpontvanger. Hierdoor krijgt de contactpersoon van de groep een indruk van de persoon en van de werkzaamheden. Tijdens dit bezoek inventariseren de betrokkenen samen wat er moet gebeuren en ze maken een inschatting van wat haalbaar is voor de groep binnen de beschikbare tijd. Er wordt gezamenlijk een inventarisatie gemaakt van de klus en de benodigdheden. Hiervoor zijn formulieren ontwikkeld (zie formulier 30 bijlage 9), zodat goed geregeld wordt wat er gedaan moet worden en wie waarvoor zorgt. Daarnaast tekent de hulpontvanger ook een contract. Hierin staat o.a. vermeld dat de hulpontvanger weet dat het een groep is die zich vrijwillig inzet (en dus geen professionals zijn) en dat de hulpontvanger weet dat Present een christelijke identiteit heeft en groepen veelal ook uit kerken afkomstig zijn. Mocht het zo zijn dat het onvoldoende mogelijk is om in te schatten of en hoe een klus door de groep gedaan kan worden (i.v.m. omvang van de klus, specifieke deskundigheid etc.) dan zal advies gevraagd worden aan iemand met expertise op het betreffende terrein. (bijv. een medewerker van de GGD, iemand van een klus- of schildersbedrijf of iemand van de technische dienst van de woningcorporatie). Naar aanleiding van het projectbezoek zet de medewerker van Present de afspraken op een rij. De contactpersoon van de groep ontvangt een aantal dagen voor het project een brief (zie formulier 20 bijlage 7) van Present met daarin alle afspraken op een rijtje. De contactpersoon is verantwoordelijk voor het nakomen van de gemaakte afspraken en de communicatie richting de groep.
STICHTING PRESENT Richtlijnen/aandachtspunten voor het projectbezoek: • Medewerker van maatschappelijke organisatie is aanwezig en leidt het gesprek. • De Presentmedewerker introduceert zichzelf als medewerker van ‘een organisatie die bemiddelt voor mensen, die vrijwillig hun tijd beschikbaar willen stellen om bijvoorbeeld iemand te helpen met schilderen’ (geen hulpverleningsof liefdadigheidsinstelling.) • Gaat het om een bestaande groep die elkaar kent vanuit een kerk, geef dit dan aan. Mochten daar bezwaren tegen zijn, leg dan uit dat de groep eenvoudig iets van haar tijd wil geven en dat er vele vergelijkbare groepen via Present zich in diverse huizen/projecten hebben ingezet. • Het is belangrijk om uit te leggen dat het om vrijwilligers gaat en niet om professionals. Daarmee worden de juiste verwachtingen geschapen. • Leg uit dat de groep alleen dat kan doen, wat in de gegeven tijd past. Er zullen dus prioriteiten gesteld moeten worden. • Controleer of de ontvanger het goed vindt dat de groep in zijn/haar huis komt. • Controleer of er zaken spelen als allergie voor verf o.i.d. • Neem bij het projectbezoek een meetlat en een verfkleurenstaat mee. 8.5 Uitvoering project Op de dag van de uitvoering van het project is de groep op tijd aanwezig. Een medewerker van Present is aan het begin (instructie) en aan het eind (afsluiten) aanwezig. Tijdens de uitvoering komen er altijd onvoorziene zaken naar voren. Wanneer het gaat om 'kleine' zaken zoals een tekort aan verf o.i.d., dan worden deze zo mogelijk ter plekke opgelost. Mocht het om andere meer aandachtvragende zaken gaan, dan wordt er overleg gepleegd tussen de contactpersoon van de groep en van de MO. Deze zijn allebei aanwezig tijdens de uitvoering van het project. Bij moeilijke dilemma's wordt de 'stand-by' medewerker van Present gebeld. Richtlijnen rondom de uitvoering van een project: • Neem 1 à 2 dagen voor het project contact op met de groep en de MO of alles in orde is. • Bepaal in hoeverre er begeleiding nodig is van de groep tijdens het project. • Het is belangrijk dat de groep op tijd arriveert en het werk precies zo uitvoert als op de beschrijving is vastgelegd. Het kan de ontvangers erg in verwarring brengen als zaken niet zo worden uitgevoerd als is afgesproken. • Overtuig je ervan dat de groep doordrongen is van het feit dat respect vereist is voor het huis van de ontvanger en dat ze het achterlaten zoals zij het zelf zouden willen aantreffen. • Verwacht niet altijd dankbaarheid van de ontvanger, verwacht ook niet altijd hen te ontmoeten. (Het kan in specifieke situaties voorkomen dat het voor de hulpontvanger niet mogelijk is om aanwezig te zijn.) • De groep gaat niet in op vragen/opmerkingen/acties van de hulpontvanger waarvan je redelijkerwijs kunt vermoeden dat dit niet tot het project behoort. (bijv.
STICHTING PRESENT
• •
extra activiteiten die niet tijdens het projectbezoek zijn besproken en die te veel tijd vragen.) Tijdens de uitvoering van het project worden geen alcohol of drugs genuttigd. In de ruimte waar gewerkt wordt, wordt niet gerookt.
Wat doen groepen niet: • Elektra. Door onze groepen worden vooralsnog geen klussen uitgevoerd waarbij elektra wordt aan- of afgesloten. In de eerste plaats heeft dit te maken met brandgevaar en in de twee plaats met het feit dat de verzekering in dat geval de schade niet dekt. Mocht er in de groep (of kerk) iemand aanwezig zijn die hiervoor professioneel bevoegd is, dan kan deze hiervoor in overleg met Present benaderd worden. • Schoonmaak van ernstig vervuilde huishoudens. Vanwege gezondheidsrisico's wordt bij ernstig vervuilde huishoudens een professioneel bedrijf ingeschakeld. 8.6 Terugkoppeling en evaluatie Present vindt het belangrijk dat mensen ‘ervaren’ wat hun inzet heeft betekend. Daarom is de terugkoppeling een belangrijk onderdeel van de werkwijze. Present informeert bij de maatschappelijke organisaties wat het effect is geweest van de inzet. In principe binnen 2 weken (maar maximaal binnen 6 weken) na het project zal de contactpersoon van de groep een bedankbrief (meestal per e-mail) ontvangen (zie formulier 72 bijlage 17). Hierin wordt beschreven wat het effect is geweest van de inzet van de groep voor de persoon die geholpen is en voor de maatschappelijke organisatie die deze persoon begeleidt. Present wil de groepen zorgvuldig begeleiden en wil een lerende organisatie zijn. Daarom wordt in een telefonisch gesprek het evaluatieformulier doorgenomen met de contactpersoon van de groep (zie formulier 60 bijlage 13). Er is voor telefonische afstemming gekozen (en niet schriftelijke) omdat in een gesprek vaak extra informatie verkregen wordt,het beter mogelijk is de sfeer bij de groep te proeven en door kunt vragen. Is de groep telefonisch niet bereikbaar, dan wordt het formulier alsnog opgestuurd. De evaluaties worden door Present gearchiveerd
STICHTING PRESENT 8.7
Overige aspecten
8.7.1 Meer dan een klus Present wil christenen de mogelijkheid geven om te dienen in de samenleving. Gods handen zijn in zekere zin onze handen. De mensen die geholpen worden zijn vaak kwetsbaar en soms beschadigd door het leven. Aan christelijke groepen vragen we om de voorbereidingen en het project in Gods handen te leggen. Gebedspunten kunnen zijn: het vinden van een geschikt project goede relatie met maatschappelijke organisatie goede relatie met hulpontvanger de juiste instelling van de groepsleden vinden van tijd bij groepsleden juiste bekwaamheden binnen groep voor uitvoering van het project 8.7.2 •
•
• •
Verzekeringen Present heeft een AVB-verzekering (Aansprakelijkheidsverzekering Bedrijven). Deze verzekering dekt schade veroorzaakt door personeelsleden of leden van groepen, die bij anderen ontstaat. De dekking geldt bij het uitvoeren van werkzaamheden, waarbij schade of letsel aan anderen wordt toegebracht, waarvoor u aansprakelijk bent. Schade, veroorzaakt door groepen die ingezet worden door Present, valt in eerste instantie onder de eigen AVP-verzekering (Aansprakelijkheidsverzekering Particulieren), omdat die namelijk voorgaat. Er is immers sprake van vrijwillige (onbetaalde) werkzaamheden. Dit wordt secundaire dekking genoemd. Mochten de groepsleden niet verzekerd zijn, dan betaalt de AVB verzekering de schade. Er geldt een eigen risico van €150,= per aanspraak. Schade veroorzaakt met en door motorrijtuigen is uitgesloten van de dekking. Deze schades vallen namelijk onder de WA-dekking van de autoverzekering. Schade veroorzaakt aan tuinaanleg en beplanting is niet verzekerd.
8.7.3 Budget De kosten van de benodigdheden (verf, behang e.d.) voor het project worden in eerste instantie door de hulpontvanger zelf betaald. In tweede instantie is het een verantwoordelijkheid van de maatschappelijke organisaties. Er kan bijv. via bijzondere bijstand of een ander budget vaak wel een vergoeding geregeld worden. Present wil de groepen niet belasten met de kosten van de klus, omdat de groep haar tijd al inzet. In de toekomst zijn hier wellicht mogelijkheden voor specifieke fondsen c.q. diaconieën. Gezien de maatschappelijke ontwikkelingen en ervaring met projecten heeft Present een lijst gemaakt met fondsen die in specifieke gevallen aangeschreven kunnen worden. Wellicht kunnen diaconieën en bedrijven ook een bijdrage leveren wanneer er onvoldoende mogelijkheden zijn voor hulpontvanger en MO om te voorzien in de kosten voor materialen die nodig zijn voor het uitvoeren van de klus.
STICHTING PRESENT 8.8
Fotobeleid
Present wil naar de groepen en naar maatschappelijke organisaties toe, eenduidige informatie geven over de regels rond fotograferen. Uitgangspunten: 1. Zorg voor de hulpontvanger De projecten worden grotendeels gedaan bij en voor mensen die in een hele kwetsbare positie zitten. Het in beeld brengen van deze mensen of van herkenbare punten in hun leefomgeving heeft te veel risico’s voor de hulpontvanger. 2. Het is nodig om foto’s te maken van projecten In de eerste plaats voor het archiveren van projecten, een overzicht van de situatie te hebben en om deze eventueel te kunnen gebruiken wanneer er vragen zijn rond aansprakelijkheid. In de tweede plaats wil Present mensen laten zien en ervaren hoe eenvoudig en leuk het is om met elkaar iets te doen voor iemand die daar echt mee geholpen wordt. Foto’s kunnen een aandenken zijn voor groepen die zich inzetten en ze zijn onmisbaar voor communicatiedoeleinden. Van hieruit heeft Present het volgende fotobeleid geformuleerd: Foto’s maken tijdens het project Hulpontvanger: De hulpontvanger heeft privacy nodig en die willen we bieden. Daarom mogen personen van het huishouden niet op de foto en mogen de plaats, het huis of de straat niet herkenbaar in beeld Present: Als er foto’s gemaakt worden tijdens het project dan heeft de medewerker van Present de regie over de foto’s. Hij/zij maakt overzichtsfoto’s voor, tijdens en na de klus en maakt een foto van de groep als geheel. De gemaakte foto’s worden door Present beoordeeld. Foto’s die niet voldoen aan de privacyregels zullen worden vernietigd. Media: In overleg met de maatschappelijke organisatie, de hulpontvanger en de mensen die zich inzetten kan Present toestemming geven aan de media om foto’s of opnames te maken tijdens een project. De media zal het beleid van Present t.a.v. de hulpontvanger moeten respecteren.
STICHTING PRESENT Hulpgevers: Groepen mogen voor zichzelf geen foto’s maken. Dit moet bij hen bekend zijn. Present kan de contactpersoon van de groep vragen om (met het toestel van Present) voor Present foto’s te maken. Maatschappelijke organisaties Als de maatschappelijke organisatie een fotobeleid heeft dat stringenter is dan dat van Present dan past Present zich aan, anders geldt het hier uitgewerkte beleid. De contactpersoon van de maatschappelijke organisatie kan, met inachtneming van het bovenstaande, zelf foto’s maken in het kader van hun begeleidingstraject. Verzamelen en archiveren van foto’s na het project Wanneer fotografen foto’s maken van projecten die uitgevoerd zijn via Present, dan mag Present deze foto’s vaak gebruiken onder de voorwaarde dat het niet bestemd is voor commercieel gebruik en met vermelding van de fotograafnaam. Als er projecten zijn of komen waarbij een fotograaf foto’s maakt is het belangrijk om de naam van de fotograaf te achterhalen zodat de foto’s opgevraagd kunnen worden. Procedure en fotodatabank Ten aanzien van de foto’s die gemaakt zijn of worden is het volgende afgesproken: • Degene die vanuit het team verantwoordelijk is voor de begeleiding van een groep, zorgt dat er in ieder geval een groepsfoto gemaakt wordt van de groep. Hij/zij meldt daarbij dat de groep een exemplaar van de foto krijgt (of dat deze op de website gezet wordt) en dat deze foto door Present gebruikt kan worden voor communicatiedoeleinden. Mochten mensen daar bezwaar tegen hebben dan kunnen ze dat aangeven. • Zoals in het fotobeleid vermeld, worden er geen foto’s gemaakt van hulpontvangers. Mocht dat toch het geval zijn dan worden deze niet opgenomen in de fotodatabank. • Direct na het project zorgt hij/zij dat de foto’s via e-mail naar het secretariaat gestuurd worden. • Het secretariaat archiveert de foto’s in een fotodatabank. Deze foto’s kunnen gebruikt worden voor publicaties/ website/ brochures enz. • De foto’s van de (externe) fotografen staan in een apart bestand. Bij gebruik van deze foto’s b.v. voor presentaties graag overleg met de verantwoordelijke voor PR/communicatie i.v.m. vermelding fotograafnaam. • De foto’s worden op datum en groep opgeslagen. Als er een verzoek om foto’s binnenkomt kunnen de foto’s daardoor eenvoudig op een cd-rom worden gezet, en is er geen extra check van de foto’s meer nodig.
STICHTING PRESENT Groepsfoto Groepen ontvangen na afloop van het project een groepsfoto of deze wordt op de website gezet. Grote groepen die de foto’s willen gebruiken voor eigen PR Van foto’s van groepen zoals een jeugdkerk wordt door Present een eigen selectie gemaakt. Daarnaast worden een aantal foto’s aan de groep ter beschikking gesteld. Deze organisaties gebruiken de foto’s ook voor eigen pr-doeleinden. Door een eigen selectie te maken houdt Present ook zelf een archief met unieke foto’s voor in brochures e.d. 8.9
Uitgangspunten hygiëne
Om de gezondheid van de groep zo goed mogelijk te bewaken tijdens een project is het verstandig om de volgende uitgangspunten in acht te nemen. 1.
Was regelmatig je handen met water en zeep. Altijd: − Na gebruik van toilet − Voor het eten en drinken − Na contact met objecten die er niet zo fris uitzien − Na contact met lichaamsvloeistoffen (urine, ontlasting, bloed)
2.
Als het huis vervuild is, zorg dan dat de lunch pas wordt gebruikt als de ruimte is schoongemaakt of kies ervoor elders te gaan eten.
3.
Neem tijdens het project als groep eigen eten, drinken en bekers mee
4.
Draag plastic handschoenen wanneer activiteiten gedaan worden in vervuilde (of vervuild ogende) situaties.
5.
Zorg dat huidbeschadigingen aan de handen (zoals wondjes of eczeem) bedekt zijn met (plastic\afwasbare) pleisters. Gebruik zo nodig plastic handschoenen.
6.
Maak wondjes, die zijn ontstaan tijdens het project, goed schoon met jodium, alvorens ze af te plakken (ook hierna is het goed om te overwegen handschoenen te gaan dragen).
7.
Indien er vooraf of tijdens het project vragen of onduidelijkheden zijn m.b.t hygiëne en gezondheidsrisico’s, dan kan er contact worden opgenomen met de medewerker van Present.
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 9 Structureel opzetten van de interne organisatie Present wil een creatieve en dynamische organisatie zijn die op basis van het aanbod van mensen, samen met maatschappelijke organisaties, tot nieuwe projecten komt. Maar om dynamisch te zijn en te blijven, zijn een aantal randvoorwaarden noodzakelijk. In dit hoofdstuk beschrijven we randvoorwaarden en dat sluit aan bij ‘structureel opgezet met professionele kaders’ een van de bepalende factoren van Stichting Present. Deze beschrijving is in eerste instantie gemaakt op basis van kennis en ervaring die is opgedaan door Present in Zwolle. Stichting Present Nederland wil expertise van Zwolle en van andere plaatsen bundelen en stelt als service deze ontwikkelde kennis en producten tegen kostprijs beschikbaar. De randvoorwaarden die we beschrijven zijn: 1. Het team 2. Ondersteuning van de interne organisatie 3. Financiële middelen 4. Kwaliteit in presentatie 9.1 Het team De eerste randvoorwaarde voor het werk van Present is dat het gedragen wordt door een gemotiveerd team. Mensen die staan achter de werkwijze en visie van Present en daarin voorgaan. Binnen het team is er een coördinator. Deze stuurt het team aan, is vaak het gezicht van Present in de plaats. Present is een netwerkorganisatie. Voor het slagen van een lokale Present is het van groot belang wie in het team zitten en hoe zij invulling geven aan hun taak. De coördinator heeft hierbij een centrale rol. Hij is de kartrekker en degene die de uitgangspunten van Stichting Present bewaakt. Voor de contacten met MO en de begeleiding van groepen is een medewerker nodig die vanuit opleiding en ervaring bekend is met de hulpverlening. Iemand met visie. Iemand die contactueel sterk is, flexibel, goed kan omgaan met groepen en groepsprocessen. Zo mogelijk heeft deze persoon een netwerk binnen maatschappelijke organisaties. Een medewerker die zich richt op de Kerken moet affiniteit hebben met de breedte van kerken, goed kunnen netwerken en presenteren en vaardig zijn in het begeleiden van groepen. Daarnaast moet hij kerken bewust kunnen maken van de kansen die ze hebben met Present. Kwaliteit en professionaliteit zijn kritische succesfactoren voor Present. Zoals een hulpverlener verwoordde: “Als goedbedoelde vrijwilligers zich in willen zetten, dan ben ik vaak voorzichtig. Bij Present merkte ik dat ik sprak met iemand die weet waar ze over praat, die de hulpverlening kent. Dat gaf mij vertrouwen.”
STICHTING PRESENT In de bijlagen worden de kenmerken en vaardigheden van de betreffende medewerkers verder uitgewerkt in de taakomschrijvingen (zie bijlagen 24-27). 9.2 Ondersteuning van de interne organisatie De tweede randvoorwaarde voor het structureel inzetten van het incidentele aanbod van groepen is een flexibele organisatie. Dit vraagt om heldere interne- en externe communicatie, duidelijke afspraken en een gedegen interne organisatie die staat als huis. De stafafdeling Ondersteuning heeft hierin een centrale positie. De daarbij behorende taken zijn: 9.2.1 Boekhouding/financiële administratie Het verzorgen van betalingen, opstellen van begrotingen en het verzorgen van de financiële rapportage. Het verzorgen van betalingen Betalingen worden alleen giraal verricht. Er is voor gekozen om niet met een kas te werken. Het voordeel hiervan is dat alle uitgaven op bankafschriften staan en dus controleerbaar zijn. De bankafschriften worden geboekt. Declaratieformulieren kunnen, voorzien van alle bonnen, ingediend worden bij ondersteuning. Deze controleert de declaraties en vraagt een handtekening van de coördinator. Daarna worden de declaraties uitbetaald. Een voorbeeld voor een declaratieformulier is opgenomen in bijlage 12 (formulier 50). Reiskosten kunnen middels een declaratieformulier reiskosten ingediend worden bij ondersteuning. De reiskostenvergoeding voor woon- /werkverkeer bedraagt het bedrag dat afgesproken is in de CAO-welzijn (2006: 0,19). Voor dienstreizen bedraagt de vergoeding in 2006: 1 km t/m 5.000 km 37 cent 5.001 km t/m 10.000 km 33 cent meer dan 10.000 km 30 cent Aangezien dit bedrag belast is, wordt het uitgekeerd via de salarisadministratie. Hiertoe worden eens per maand, vóór de salarisverwerking, de reiskostendeclaraties naar het salariskantoor verstuurd door ondersteuning. Een voorbeeld van een reiskostenformulier is opgenomen in bijlage 12 (formulier 51). Maandelijks ontvangt de afdeling ondersteuning een overzicht van het salariskantoor van uit te betalen salarissen en reiskosten Het streven is deze bedragen over te maken voor de twintigste van de maand. De bedragen voor de loonbelasting staan op een apart overzicht. Hiervoor zijn aparte betalingsdata. Ook voor de premies voor het pensioenfonds (PGGM) geldt dat daar aparte facturen voor komen.
STICHTING PRESENT Het opstellen van de begroting Voor het opstellen van de begroting wordt gebruik gemaakt van de uitgangspunten die beschreven zijn in het strategisch document. Het strategisch document handelt over een periode van 3 jaar. Daarnaast wordt er jaarlijks een jaarplan opgesteld, waar rekening gehouden wordt met toegezegde gelden en nieuwe ontwikkelingen die niet opgenomen zijn in het strategisch document. Op basis hiervan wordt in november een begroting opgesteld voor het komende jaar. Deze begroting is een samenspel tussen verwachtingen van het aantal groepen dat zich in zal gaan zetten, de financiële middelen die daarvoor nodig zijn en de bedragen die toegezegd zijn. De begroting wordt vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur. Present is een organisatie die in de eerste jaren van haar bestaan volop in ontwikkeling is. Eventueel worden er tussentijds nieuwe begrotingen gemaakt als er nieuwe ontwikkelingen zijn of als veranderende financiële omstandigheden die mogelijk of nodig maken. Er wordt steeds gewerkt met een sluitende begroting. Een voorbeeld van een begroting is aan te vragen bij Present Nederland. Het verzorgen van de financiële rapportage De financiële rapportage wordt door ondersteuning aangemaakt in januari/februari van het jaar. De financiële rapportage vormt een onderdeel van het jaarverslag en wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur. Accountantsverklaring De afdeling ondersteuning zorgt jaarlijks dat er een accountantsverklaring verkregen wordt. Voor een aantal fondsen is dit een voorwaarde. Voor Present is het een signaal richting subsidie verstrekkende instellingen en partners dat zij zorg wil dragen voor een solide, transparante organisatie. 9.2.2
Salarisadministratie
CAO-welzijn Stichting Present hanteert de CAO-Welzijn. Ten tijde van de oprichting was deze CAO verplicht voor vrijwilligersorganisaties. Present Nederland adviseert plaatsen om deze CAO te volgen. De CAO geeft duidelijkheid voor medewerkers en bestuur en het voorkomt dat met elke medewerker afzonderlijk afspraken gemaakt moeten worden. Salariskantoor Present heeft betaalde werknemers in loondienst. Daarom is het noodzakelijk om een salarisadministratie bij te houden. Present Zwolle heeft dit uitbesteed aan het salariskantoor Adficount gevestigd te Raalte. Ondersteuning is verantwoordelijk voor het contact met dit kantoor. Andere lokale Stichtingen Present kunnen hun salarisadministratie ook door dit kantoor laten verzorgen. Als Present komen we dan in aanmerking voor reductie.
STICHTING PRESENT Voor de werknemers zijn arbeids- en vrijwilligersovereenkomsten opgesteld (zie bijlage 38 en 39). Daarnaast is er voor stagiairs een stagecontract. De overeenkomsten worden beheerd door de verantwoordelijke voor personeelsbeleid. Ondersteuning zorgt er voor dat medewerkers, vrijwilligers of stagiairs ook daadwerkelijk een overeenkomst ondertekenen. Kopieën van de ondertekende overeenkomsten worden door ondersteuning verzonden naar het salariskantoor. Voor betaalde medewerkers moeten: - naam, - sofi-nummer en - een kopie van het identiteitsbewijs meegezonden worden. Daarnaast dient tevens een loonbelastingverklaring ingevuld te worden door de medewerker. Deze verklaring kan via internet via de website van de belastingdienst gedownload worden (www.belastingdienst.nl, in veld ‘zoeken’ invullen loonbelastingverklaring, klikken op loonbelastingverklaring, klikken op downloaden). Het salariskantoor zorgt voor de verdere verwerking. Zie voor specifieke informatie de CAO-welzijn. Vrijwilligersovereenkomst Binnen de interne organisatie van Present zijn ook vrijwilligers actief. Zij worden gezien als ‘medewerkers die afzien van betaling’ en horen als zodanig ook gewoon bij het team. Elke vrijwillige medewerker krijgt een vrijwilligersovereenkomst (bijlage. 39). Hierin staat het aantal uren vermeld dat zij ter beschikking stellen voor Present. Present wil door middel van de overeenkomst duidelijk maken wat de vrijwilliger van Present kan verwachten en wat Present van de vrijwilliger kan verwachten. Vrijwilligersvergoeding Voor vrijwilligers geldt dat onbelast een vergoeding mag worden uitbetaald. Het betreft hier de zogenoemde vrijwilligersregeling. Voor het jaar 2005 was deze vergoeding belastingvrij als deze niet meer dan 21 euro per week, met een maximum van 735 euro per jaar, bedroeg. Deze vergoeding kan gezien worden als een soort onkostenvergoeding. Bedragen de werkelijke kosten voor de vrijwilliger meer dan bovengenoemde vergoeding, dan is het mogelijk de werkelijke kosten te vergoeden. De declaraties dienen dan voorzien te zijn van bonnen c.q. een na te rekenen aantal autokilometers, zodat aantoonbaar is dat vergoede kosten ook daadwerkelijk gemaakt zijn. Worden alleen de gemaakte kosten vergoed aan de vrijwilliger, dan is ook deze vergoeding onbelast. Het is niet mogelijk onbelast van beide regelingen tegelijk gebruik te maken. De vergoeding wordt uitgerekend door de verantwoordelijke voor personeelszaken en na accoord van de coördinator uitbetaald door de penningmeester. Dit gebeurt eens per maand. Het streven is de bedragen voor de twintigste van de maand uit te betalen.
STICHTING PRESENT Present Zwolle hanteert de volgende richtlijn voor de vrijwilligersvergoeding: (Hierbij is uitgegaan van de bedragen die gelden voor 2005) Contract van 8 uur of meer per week vergoeding van 735 euro Contract van 4-8 uur vergoeding van 500 euro Contract van minder dan 4 uur vergoeding van 250 euro Deze bedragen zijn gerelateerd aan de start van de werkzaamheden van de medewerker Arbeidsovereenkomst Contracten mogen 3x voor bepaalde tijd worden afgegeven (met een maximale looptijd van 3 jaar). In Zwolle is gekozen voor de volgende salarisschalen: Coördinator - schaal 9 of 10 Medewerker kerken/MO - schaal 7 of 8 Medewerker Ondersteuning - schaal 5 of 6 Etc. De CAO kent een wachtgeldregeling van 4 jaar. Urenregistratie De urenregistratie wordt intern gebruikt voor sturing en inzicht in werkzaamheden. Uit de urenadministratie is terug te lezen hoeveel tijd er nodig is voor het begeleiden van groepen. Hoeveel uren zijn er daadwerkelijk ingezet voor de doelstelling en gebeurt dit efficiënt. Daarnaast zijn de overzichten noodzakelijk voor de accountantsverklaring en als verantwoording van de werkzaamheden naar fondsen toe. De overzichten worden verwerkt door het secretariaat (bijlage 42). 9.2.3 Verzekeringen Voor de inzet van groepen zijn enkele verzekeringen afgesloten. Het betreft hier de volgende verzekeringen: - Aansprakelijkheidsverzekering - Ongevallenverzekering Voor de interne organisatie zijn daarnaast nog de volgende verzekeringen afgesloten: - Rechtsbijstandverzekering - Inboedelverzekering - Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering 9.2.4 Ondersteuning publiciteit en pr-middelen De afdeling Ondersteuning zorgt voor de praktische zaken die geregeld moeten worden rond publiciteit en PR – middelen. Versturen van brochures, realisatie en onderhoud van de website, contacten met het communicatie adviesbureau waar Present mee samenwerkt. Brochures/folders kunnen via Present Nederland verkregen worden tegen kostprijs. Zie voor andere producten de bestellijst.
STICHTING PRESENT 9.2.5 Regelen van facilitaire zaken Present vindt het belangrijk dat randvoorwaarden als telefoon, e-mail, internet, kantoorruimte en computers goed geregeld zijn. Het faciliteren van deze zaken is de taak van Ondersteuning. 9.2.6 Secretariaat Urenadministratie en e-mail. Verslagen vergaderingen, verzenden poststukken etc. 9.2.7 Arbo Een organisatie moet voor haar werknemers voldoen aan de eisen die gesteld worden door de Arbo. Voor vrijwilligers geldt dat zij niet onder de Arbo-regeling vallen. 9.2.8 Belastingen Vrijstelling belasting over schenkingen Present is een algemeen nut beogende stichting. Als lokale Present kun je de aanvraag om hiervoor in aanmerking te komen indienen bij de belastingdienst in Den Bosch. Adres: Belastingdienst/Oost-Brabant/kantoor ’s-Hertogenbosch Postbus 90150 5200 MB ’s-Hertogenbosch Zij beoordelen dan of de betreffende lokale Present ervoor in aanmerking komt om geregistreerd te worden als algemeen nut beogende instelling. Schenkingen aan een algemeen nut beogende instelling zijn niet belast met het recht van schenking. Er hoeft dus geen aangifte van de schenking ingediend te worden. Daarnaast is degene die schenkt aan een algemeen nut beogende instelling over de schenkingen geen recht van schenking verschuldigd. BTW Present hoeft geen btw af te dragen. Is niet BTW-plichtig. Het is hierdoor ook niet mogelijk btw af te trekken. Jaarlijks zendt de belastingdienst het formulier ‘verzoek om inlichtingen omzetbelasting’. Middels dit formulier checkt de belastingdienst of de activiteiten van Present nog steeds vrijgesteld zijn van belasting. Stichting Present heeft haar activiteiten als volgt omschreven: - Stichting Present Zwolle is een vrijwilligersorganisatie die (groepen) vrijwilligers de mogelijkheid biedt om zich in te zetten in de samenleving. Deze inzet verloopt via maatschappelijke organisaties. Deze dienstverlening is zowel voor de (groepen) vrijwilligers als voor de maatschappelijke organisaties kostenloos. - Stichting Present Zwolle roept (groepen) vrijwilligers op tijd beschikbaar te stellen, begeleidt groepen hierin, zoekt geschikte projecten bij maatschappelijke organisaties, begeleidt de uitvoering van een project en verzorgt de evaluatie.
STICHTING PRESENT - Stichting Present Zwolle verkrijgt haar inkomsten uit subsidies van overheid en fondsen en vanuit giften van particulieren, kerken en andere instellingen. - Stichting Present Zwolle is aangemerkt als instelling zoals bedoeld in artikel 24, lid 4 van de Successiewet 1956. Loonbelasting Elke werkgever is verplicht om loonbelasting af te dragen. Stichting Present Zwolle heeft er voor gekozen de salarisadministratie te laten lopen via een salarisadministratiekantoor. De te betalen loonbelasting wordt door hen doorgegeven aan Ondersteuning. Deze maakt het betreffende bedrag over aan de belastingdienst. Zie ook 9.2.1: betalingen en 9.2.2. 9.2.9 Deponeren statuten Het oprichten van een lokale Stichting Present, gebeurt door middel van een notariële acte. De statuten worden bij de notaris gedeponeerd. De notaris meldt de stichting aan bij de Kamer van Koophandel (KvK). De stichting moet namelijk opgenomen worden in het Stichtingenregister. Present Nederland heeft voorbeeldstatuten die hiervoor gebruikt kunnen worden. Tevens hebben zij een afspraak met een notaris die tegen gereduceerd tarief van 200,- euro (incl. BTW) deze werkzaamheden wil uitvoeren. Wijziging in bestuursleden Wanneer de bestuurssamenstelling wijzigt, dient dit ook doorgegeven te worden aan de KvK. Voor de wet en voor de KvK gelden de namen van bestuursleden zoals opgenomen in het Stichtingenregister. 9.3 Financiële middelen De derde randvoorwaarde is dat er financiële middelen zijn om aan de eerste twee randvoorwaarden te voldoen. In Zwolle is gestart met een subsidie voor het eerste jaar. Deze is door de gemeente toegekend vanuit de Tijdelijke Stimuleringsregeling Vrijwilligerswerk. Gezien de verwachte groei van het aantal groepen en het aantal uren begeleiding dat daarvoor nodig was, is tijdens het startjaar de fondsenwerving een belangrijk aandachtspunt geweest. Het concept van Present is vernieuwend in Nederland en past binnen de huidige maatschappelijke ontwikkelingen zoals de WMO. Daardoor zijn er mogelijkheden om aanvragen te doen bij landelijke fondsen met het oog op de ontwikkeling van het concept in de Nederlandse context. Deze fondsen dragen bij voor de initiële kosten maar financieren niet structureel. Voor het bestaansrecht van Present in de lokale context zijn lokale financieringsbronnen noodzakelijk.
STICHTING PRESENT Lokaal zijn dat globaal de volgende bronnen: - Gemeentelijke overheid Door de werkwijze van Present komt een nieuw potentieel aan tijd/mensen/middelen beschikbaar voor de samenleving. Present mobiliseert een deel van het maatschappelijk middenveld ten dienste van de samenleving. De overheid roept al jaren: burgers, doe mee. Present slaat bruggen waardoor mensen dat ook daadwerkelijk gaan doen. - Woningbouwcorporaties De woningcorporaties zijn meer dan ‘huisbaas’, ze hebben een sociale functie en doelstelling. Groepen gaan via Present aan de slag in ‘hun’ huizen en dat heeft betekenis voor de mensen die geholpen worden en het heeft diverse effecten richting buurt en samenleving. - Lokale ondernemers In het kader van maatschappelijk ondernemen. - Lokale fondsen Denk hierbij aan fondsen die alleen projecten in de eigen woonplaats steunen. - Partners Denk hierbij aan particulieren en bedrijven. Present heeft een bewezen formule en in de praktijk blijken er lokaal diverse financieringsbronnen te zijn. Om deze daadwerkelijk te benutten is het nodig: - om een goed strategisch document te hebben - om netwerken op te zetten (met name de ‘warme’ contacten) - om een heldere presentatie te geven van de visie en werkwijze - om concrete doelstellingen (m.n. het aantal groepen) voor de lokale samenleving te verwoorden - om goed na te denken over wat het belang/nut is voor degene die mogelijk geld gaat bijdragen, zodat ze enthousiast worden en denken: Dit moet ABSOLUUT in onze woonplaats van de grond komen. 9.3.1 Fondsenwerving Als aan bovenstaande randvoorwaarde van een goedgekeurd strategisch document is voldaan, zijn globaal de volgende stappen aan te geven die gezet worden bij het benaderen van gemeentelijke overheid, woningcorporaties en fondsen: Stap 1: Contact leggen: Het meest effectief is het benutten van bestaande contacten/relaties. Van daaruit kan het werk van Present onder de aandacht gebracht worden en kunnen afspraken gemaakt worden. Zijn er (nog) geen contacten in een startende plaats, dan kan met het lokale bestuur en de begeleider vanuit Present Nederland nagegaan worden voor welke insteek gekozen kan worden. Present Nederland heeft contacten binnen de hulpverlening, MO’s en gemeente. Deze contacten kunnen Present aanbevelen bij collega’s/contacten in de startende plaats.
STICHTING PRESENT Voordat er wordt gesproken over een subsidie aanvraag, wordt in elk geval altijd aangestuurd op een afspraak voor nadere kennismaking en presentatie Vanuit de kennismaking kan samen met alle aanwezigen tijdens de kennismaking worden besproken welke mogelijkheden er op dat moment zijn voor samenwerking en hoe een aanvraag het beste ingediend kan worden. Stap 2: De presentatie Om de vernieuwende aanpak van Present onder de aandacht te brengen, wordt gebruik gemaakt van een PowerPoint presentatie. Hierin wordt de werkwijze, die toch niet gebruikelijk is, heel duidelijk belicht. Tijdens de presentatie kunnen enthousiasme en visie nog eens worden uitgelegd en worden de mogelijkheden voor samenwerking en financiering besproken. Het is van belang het eerste gesprek stevig in te steken door samen met de begeleider vanuit Stichting Present Nederland te komen. Dit geeft ruimte om de landelijke kaders en - voorbeelden te schetsen en tevens de lokale plannen toe te lichten. Stap 3: Het indienen van een aanvraag voor financiële ondersteuning Op basis van de uitkomst van de gesprekken kan een aanvraag ingediend worden. Overleg met de betreffende organisatie hoe en wanneer ze de aanvraag willen ontvangen (als dit nog niet duidelijk is geworden in de kennismaking). Soms heeft een organisatie zelf standaard formulieren die gebruikt kunnen worden om een aanvraag op in te dienen. Is dit niet het geval, dan kan de standaard format voor een aanvraag van Stichting Present gebruikt worden (zie bijlage 43). Een aanvraag wordt veelal ingediend met (een deel van) het strategisch document van Present, een begroting , statuten en inschrijving Kamer van Koophandel. De aanvraag moet ondertekend worden door een gemachtigde, meestal een bestuurslid. Fondsen stellen specifieke voorwaarden en hebben vaak diverse richtlijnen voor een aanvraag zoals: indienen in ... voud, alleen aanvraag financiering voor bepaalde onderdelen, aanvraag via e-mail, aanvraag indienen voor een bepaalde datum of binnen een bepaalde tender( = periode) bijvoorbeeld aan het begin van een kwartaal, etc. Het is goed met deze richtlijnen bekend te zijn en ze op te volgen. Stap 4: Follow up Informeer vooraf hoelang een aanvraagprocedure loopt. Als er geen ontvangstbevestiging wordt afgegeven is, neem dan na twee weken telefonisch contact op om te informeren of de aanvraag goed is ontvangen en of er nog aanvullende informatie gewenst is.
STICHTING PRESENT Wacht hierna af tot er een beslissing komt en houd de betreffende instantie tussendoor schriftelijk op de hoogte van toekenningen van andere lokale subsidies/ fondsen of nieuwe ontwikkelingen binnen de stichting. Jaarlijks wordt er verantwoording afgelegd door middel van een jaarverslag. Er zijn fondsen die daarnaast vragen om een tussenrapportage. 9.3.2
Diverse vormen van financiële steun
Subsidie Er zijn diverse vormen van subsidie te onderscheiden. Het voornaamste onderscheid is te maken in tijdelijke subsidies (als startsubsidie en projectsubsidie) en structurele subsidie. Structurele subsidie wordt ieder jaar uitgekeerd en is een vast onderdeel van de begroting Projectsubsidie wordt verstrekt voor een concreet omschreven project van bepaalde duur of een eenmalige activiteit van waaruit bijvoorbeeld de kosten van een startende Present Startsubsidie gefinancierd worden Als projectsubsidies kunnen ook gezien worden de gereserveerde gelden bij diverse overheden die specifiek gekoppeld zijn aan een bepaalde doelgroep of vernieuwingsprojecten. Daarnaast kan ook als projectsubsidie gezien worden de subsidie die gevraagd wordt voor het realiseren van een specifiek plan. Per gemeente wordt divers met aanvragen omgegaan. Dit is in grote mate afhankelijk van tijdstip van aanvraag en mogelijke gelden die nog niet aangesproken zijn of juist al vergeven zijn. Het is goed mogelijk om vanuit een start- of projectsubsidie de tijd te nemen om draagvlak te creëren voor structurele subsidie. De genoemde subsidies komen in beeld in de verschillende fases waarin een lokale Stichting Present zich bevindt. In fase 1 - de opstartfase - komen in aanmerking de startsubsidie en de projectsubsidie. In deze fase moet al nagedacht worden hoe deze tijdelijke financiële steun omgebogen kan worden in structurele steun, die jaarlijks een deel van de begroting dekt. In fase 2 - de Stichting is een feit - is het belangrijk om toezeggingen te hebben voor structurele subsidies. Belangrijke partners hierbij zijn gemeentelijke overheid en woningbouwcorporaties (zie hiervoor ook 9.3). Structurele subsidies zijn van belang voor de continuïteit van de lokale Stichting Present. In fase 3 - de Stichting heeft een vaste basis gekregen - kunnen naast de structurele subsidie die men krijgt ook subsidies aangevraagd worden voor specifieke plannen/projecten van Present. Deze specifieke plannen moeten ontwikkeld en onderbouwd worden.
STICHTING PRESENT Valkuilen: blijf het aanbod centraal stellen - Bij projectsubsidies bestaat het risico dat de geldverstrekker (bijvoorbeeld de gemeente of woningbouwcorporatie) geld beschikbaar wil stellen mits de groepen worden ingezet voor specifieke doelen of doelgroepen. Bijvoorbeeld: Present kan een bijdrage krijgen en de tegenprestatie is: 10 groepen inzetten voor vervuilde huishoudens in wijk X. Neem zo’n project niet op deze voorwaarden aan. Geef aan dat het project aangeboden wordt aan groepen, maar dat niet gegarandeerd kan worden dat zich groepen aanmelden voor dit project. Het uitgangspunt is: ‘we doen een project als zich daarvoor een groep heeft aangemeld’. - Kerken zijn geen doelgroep voor fondsenwerving, daar komt het aanbod van groepen vandaan. Om het zuiver te houden is er bewust voor gekozen om geen geld te vragen aan deze doelgroep. Het komt wèl voor dat wanneer kerken zien wat voor effect de inzet van groepen heeft, ze een collecte houden om het werk van Present te ondersteunen. Dit is dan een aanbod vanuit de kerk en wordt als zodanig natuurlijk van harte in ontvangst genomen. Fondsen Present Nederland heeft zich uitgebreid georiënteerd in fondsen die qua doelstelling aansluiten bij de werkwijze van Present. Het gaat hierbij om fondsen die landelijk opereren. Present heeft hen aangeschreven of zij bereid waren stichting Present te ondersteunen. Diverse fondsen zijn financieel betrokken geweest bij de ontwikkeling van de formule van Present in Zwolle. Een aantal fondsen is op basis van deze ervaring bereid om een startsubsidie te geven aan startende plaatsen. Daarnaast zijn er fondsen die Present structureel willen ondersteunen of alleen tijdelijk. Ook zijn er fondsen die afzien van samenwerking met Stichting Present om voor hen moverende redenen. De aangeschreven fondsen zijn gehaald uit het zogenoemde ‘fondsenboek’ (uitgeverij Walburg-pers, Zutphen). De vereniging van Fondsen (FIN) heeft geïnventariseerd welke fondsen er zijn in Nederland. De meeste hiervan staan in het ‘fondsenboek’. Er zijn ook fondsen die niet in de landelijke belangstelling willen komen en dus niet in het fondsenboek staan vermeld. Deze fondsen zijn in enkele gevallen bekend bij notariaat, kerken, vrijwilligerscentrale of ambtenaren in de eigen gemeente. Voor een lijst met relevante fondsen: aanvragen bij de begeleider Present Nederland. Aanvragen: Present Nederland heeft zicht op diverse fondsen die een startende stichting Present willen steunen. In samenwerking met de begeleider van de plaats kan op basis van de beleidscyclus afgestemd worden wanneer een aanvraag ingediend moet worden bij een bepaald fonds.
STICHTING PRESENT Voordat er aanvragen naar fondsen verzonden worden, eerst met Present Nederland afstemmen. Mogelijk is het fonds al bekend of lopen er aanvragen. Het geeft geen professionele uitstraling als Present telkens een aanvraag indient bij een fonds. Ook al gaat het elke keer om een andere lokale Stichting Present. De aanvragen worden op standaard format ingediend (bijlage 43). Bij een aanvraag moet rekening gehouden worden met de specifieke doelstelling van het betreffende fonds. Bijvoorbeeld niet de standaard informatie opsturen, maar alleen de relevante informatie of de informatie toegespitst op de doelstelling van het fonds. Een fonds voor bijvoorbeeld ouderen wil wel weten of er projecten voor ouderen zijn en wat die projecten dan inhouden voordat zij Present gaan ondersteunen. Doorlooptijd aanvraag: De behandeltijd van aanvragen kan een half jaar bedragen. Dit is afhankelijk van de workload van een fonds of het bijeenkomen van het bestuur van een fonds. Een goede planning in de jaarcyclus is dus van groot belang. Afroepen toegezegde bijdrage: In de toekenning geeft een fonds (of gemeentelijke overheid) aan hoe er door Present aanspraak op het toegekende bedrag gemaakt kan worden. Het kan gaan om verklaringen van bestuur of (jaar)verslagen /voortgang, die ze voor uitbetaling willen ontvangen. Om aanspraak te maken op de toekenning is het noodzakelijk om dit via een brief binnen de door het fonds/lokale overheid gestelde termijn te doen. Nota bene: Fondsen geven veelal eenmalig een bedrag of voor een afgebakende projectfase van maximaal drie jaar. Het is dus essentieel er zorg voor te dragen dat de structurele lokale financieringsstromen op gang komen zodat de lokale Present financieel sterk blijft, ook zonder de hulp van fondsen. 9.3.3 Sponsoring/partnernetwerk Stichting Present heeft als doel: een brug slaan tussen mensen die willen geven en mensen die daarmee geholpen willen worden. Present stelt het aanbod centraal. Degene die iets te bieden heeft kan zelf op basis van affiniteit of gaven aangeven wat hij zou willen doen en wanneer. Daarom is Stichting Present een organisatie die op veel manieren valt te sponsoren. Denk aan sponsoring in natura, zoals materialen die voor projecten goed te gebruiken zijn, specifieke kennis en vaardigheden, beroepskrachten. Maar ook financiële sponsoring om projecten concreet mogelijk te maken, PR materiaal aan te schaffen of andere extra dingen te kunnen doen die net even een extra duwtje aan de stichting geven.
STICHTING PRESENT Daarom zoekt Present mensen die achter die visie staan en partner willen worden. Het opbouwen van een partnernetwerk begint meestal met bestaande relaties waardoor mensen vanuit betrokkenheid en enthousiasme gaan nadenken over wat ze zelf kunnen betekenen. Denk hierbij ook na over de tegenprestatie die Present daarbij kan leveren, bijvoorbeeld in PR , door vermelding van de naam van sponsoren in de communicatieuitingen. Ook hier dient zorgvuldigheid voorop te staan. Blijf je afvragen of de vermelding van sponsoren wenselijk in een situatie (bijvoorbeeld t.o.v. de hulpontvanger). 9.3.4 Gebed Het zoeken naar financiële middelen is voor Stichting Present niet los te zien van het gebed. We zoeken steeds naar de balans tussen: talenten gebruiken, netwerken en aanvragen doen en het besef dat we afhankelijk zijn van God. In de begintijd van Stichting Present hebben we vaak momenten gehad dat we zeiden: ”wij weten niet hoe het verder moet, maar we leggen dit bijzondere werk in Uw handen”. Het is goed om de noden van de Stichting en de wensen daarbij steeds opnieuw aan onze Hemelse Vader voor te leggen en ook te vertrouwen dat Hij de Stichting zal geven wat deze nodig heeft. Het is mooi en verrijkend om steeds open te staan en je daarin te laten verrassen! 9.4 Kwaliteit in presentatie Stichting Present heeft een keuze gemaakt voor kwaliteit in huisstijl, logo, website en wijze van communiceren. KW-communicatie in Heerde heeft ons bij de aanzet geholpen om te komen tot een professionele, frisse, uitstraling. De kwaliteit die een organisatie uitstraalt is mede bepalend voor de fondsenwerving. Een “kneuterige” uitstraling maakt dat de organisatie niet voor volwaardig wordt aangezien met als (mogelijke) consequentie: kneuterige bedragen. De formule van Present is sterk. Daar geloven we in en hebben we onze tijd en kwaliteit in gestoken. We vinden het belangrijk dat potentiële financiers dat merken/proeven. De kwaliteit kan niet beperkt blijven tot de vormgeving. De inhoud van de geleverde documenten (strategisch document, brochure) en de werkwijze van de organisatie moeten met elkaar in evenwicht zijn.
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 10
Samenwerking met andere organisaties
Aan dit hoofdstuk wordt nog gewerkt
STICHTING PRESENT Hoofdstuk 11
Communicatie en communicatiemiddelen
Aan dit hoofdstuk wordt nog gewerkt
STICHTING PRESENT Bijlagen
STICHTING PRESENT Bijlage 1
Statuten
Bijlage 2
Inleiding formulieren Stichting Present
Bijlage 3
Formulier 10 Aanmelding groep
Bijlage 4
Formulier 12 Aanmelding flexer
Bijlage 5
Formulier 20 Projectformulier
Bijlage 6
Formulier 30 Benodigdhedenlijst Project
Bijlage 7
Formulier 40 Contract voor de hulpontvanger
Bijlage 8
Formulier 50 Declaratieformulier Formulier 51 Declaratieformulier Reiskosten
Bijlage 9
Formulier 60 Evaluatie groep
Bijlage 10
Formulier 70 Evaluatie Present
Bijlage 11
Formulier 72 Bedankbrief
Bijlage 12
Formulier 80 Melding project
Bijlage 13
Functieomschrijvingen
Bijlage 14
Voorbeeld Arbeidsovereenkomst
Bijlage 15
Voorbeeld Vrijwilligersovereenkomst
Bijlage 16
Voorbeeld datalijst
Bijlage 17
Voorbeeld actielijst
Bijlage 18
Voorbeeld maandstaat
Bijlage 19
Format Fondsenwerving
Bijlage 20
Voorbeeld standaardmails rondom de projecten
STICHTING PRESENT STATUTEN STICHTING PRESENT
STATUTEN: NAAM EN ZETEL. Artikel 1. 1. De stichting draagt de naam: Stichting Present . 2. Zij heeft haar zetel in de gemeente . DOEL. Artikel 2. 1. De stichting heeft ten doel: a. een brug te slaan tussen mensen die willen geven en mensen die daarmee geholpen kunnen worden; b. het verrichten van alle handelingen die met het vorenstaande rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords. Met betrekking tot deze doelstelling is de drijfveer om mensen te motiveren tijd, middelen en/of geld beschikbaar te stellen: de navolging van Jezus Christus, omdat op basis van de Bijbel mensen geroepen zijn om te delen en de naaste te dienen. 2. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door vanuit een christelijke sociale basis een maatschappelijke beweging op gang te brengen en gaande te houden, waarbij mensen het normaal vinden om voor elkaar te zorgen, hetgeen inhoudt dat de inzet van vrijwilligers op allerlei terrein wordt bevorderd door het aanbod aan vrijwilligers onder de aandacht te brengen van maatschappelijke organisaties (de Present formule). BEGRI PSOMSCHRIJVI NG. Artikel 3. 1. Waar in deze statuten sprake is van Stichting Present Nederland wordt daaronder verstaan: (het bestuur van) de stichting: Stichting Present Nederland, statutair gevestigd te Zwolle. 2. De stichting erkent dat de rechten op de naam Stichting Present thans berusten bij Stichting Present Nederland en dat zij derhalve verplicht is: a. de aanwijzingen van Stichting Present Nederland omtrent het gebruik van de naam op te volgen; b. onverwijld haar naam te wijzigen indien Stichting Present Nederland dat verlangt. 3. De stichting is als deelnemer aan Stichting Present Nederland een jaarlijkse bijdrage verschuldigd conform de begroting die door de PresentRaad van Stichting Present Nederland is goedgekeurd BESTUUR. Artikel 4. 1. Het bestuur van de stichting bestaat uit ten minste drie leden. Het aantal leden wordt -met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde- door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld. 2. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester kunnen ook door een persoon worden vervuld. 3. a. Bij het ontstaan van een (of meer) vakature(s) in het bestuur, zullen de overblijvende bestuursleden met algemene stemmen (of zal het enige overblijvende bestuurslid) binnen twee maanden na het ontstaan van de vakature(s) daarin voorzien door de benoeming van een (of meer) opvolger(s). b. Indien niet op de hiervoor onder a bedoelde wijze in de vakature(s) wordt voorzien, is Stichting Present Nederland bevoegd daarin te voorzien door de benoeming van een (of meer) opvolger(s). 4. Tot bestuurder van de stichting is niet benoembaar degene die vijf jaar of korter voorafgaand aan de voorgenomen benoeming door de rechtbank is ontslagen als bestuurder van een stichting. 5. Mocht(en) in het bestuur om welke reden dan ook één of meer leden ontbreken, dan vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het enige overblijvende bestuurslid niettemin een wettig bestuur, behoudens het bepaalde in artikel 7. 6. Het bestuur is bevoegd een bestuurslid te schorsen of te ontslaan. 7. De leden van het bestuur genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten. 8. Elke bestuurder is tegenover de stichting gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de werkkring van twee of meer bestuurders behoort, is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk terzake van een
STICHTING PRESENT tekortkoming, tenzij deze niet aan hem is te wijten en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden. BESTUURSVERGADERINGEN EN BESTUURSBESLUITEN. Artikel 5. 1. De bestuursvergaderingen worden gehouden in de gemeente waar de stichting haar zetel heeft. 2. leder jaar wordt ten minste een vergadering gehouden. 3. Vergaderingen zullen voorts telkenmale worden gehouden, wanneer de voorzitter dit wenselijk acht of indien een der andere bestuursleden daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave der te behandelen punten aan de voorzitter het verzoek richt. Indien de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg geeft in dier voege, dat de vergadering kan worden gehouden binnen drie weken na het verzoek, is de verzoeker bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van de vereiste formaliteiten. 4. De oproeping tot de vergadering geschiedt -behoudens het in lid 3 bepaalde- door de voorzitter, ten minste zeven dagen tevoren, de dag der oproeping en die der vergadering niet medegerekend, door middel van oproepingsbrieven. 5. De oproepingsbrieven vermelden, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen. 6. Zolang in een bestuursvergadering alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen. 7. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur; bij diens afwezigheid wijst de vergadering zelf haar voorzitter aan. 8. Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gehouden door de secretaris of door één der andere aanwezigen, door de voorzitter daartoe aangezocht. De notulen worden vastgesteld en getekend door degenen, die in de vergadering als voorzitter en secretaris hebben gefungeerd. 9. Het bestuur kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien de meerderheid zijner in functie zijnde leden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurslid kan zich ter vergadering door een medebestuurslid laten vertegenwoordigen op overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter der vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurslid kan daarbij slechts voor een medebestuurslid als gevolmachtigde optreden. Indien gestemd wordt over een voorstel om een bestuurslid te ontslaan als bedoeld in artikel 8, kan het bestuurslid, wiens ontslag het betreft, niet aan destemming deelnemen en telt dit bestuurslid niet mee voor de berekening van het quorum, zoals bepaald in de eerste volzin van dit lid. 10. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, telegrafisch, per telex of telefax hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de secretaris een relaas opgemaakt, dat na medeondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd. 11. leder bestuurslid heeft het recht tot het uitbrengen van een stem. Voorzover deze statuten geen grotere meerderheid voorschrijven worden alle bestuursbesluiten genomen met volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen. Het in de vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming, is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit voorzover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van een oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 12. Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of een der stemgerechtigden dit voorde stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. 13. Blanko stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. 14. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter.
STICHTING PRESENT BESTUURSBEVOEGDHEID DIRECTEUR. Artikel 6. 1. Het bestuur is belast met het besturen van de stichting. 2. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen. 3. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. 4. Het bestuur behoeft de voorafgaande goedkeuring van Stichting Present Nederland, voor besluiten strekkende tot fondsenwerving en/of andere activiteiten buiten de gemeente waar de stichting haar zetel heeft. 5. Stichting Present Nederland is bevoegd ook andere dan de in het vorige lid bedoelde besluiten aan haar voorafgaande goedkeuring te onderwerpen. Die besluiten dienen duidelijk omschreven en schriftelijk aan het bestuur te worden bekendgemaakt. De stichting dient voorts in acht te nemen: a. de door Stichting Present Nederland gegeven algemene richtlijnen omtrent de te volgen werkwijze en b. de door Stichting Present Nederland voorgeschreven huisstijl. 6. Het bestuur is bevoegd een directeur te benoemen. De arbeidsvoorwaarden van de directeur worden vastgesteld door het bestuur. Het bestuur is te allen tijde bevoegd de directeur te schorsen of te ontslaan. De taken en bevoegdheden van de directeur worden door het bestuur vastgesteld bij reglement als bedoeld in artikel 10. 7. De stichting aanvaardt nalatenschappen uitsluitend onder het voorrecht van boedelbeschrijving. VERTEGENWOORDIGING. Artikel 7. De stichting wordt vertegenwoordigd door: a. hetzij het bestuur; b. hetzij twee gezamenlijk handelende bestuursleden; c. hetzij de directeur. EINDEBESTUURSLIDMAATSCHAP. Artikel 8. Het bestuurslidmaatschap eindigt: a. door overlijden van een bestuurslid; b. bij verlies van het vrije beheer over zijn vermogen; c. bij schriftelijke ontslagneming (bedanken); d. bij ontslag op grond van artikel 298 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; e. door ontslag door het bestuur. BOEKJAAR EN JAARSTUKKEN. Artikel 9. 1. Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar. 2. Per het einde van ieder boekjaar worden de boeken der stichting afgesloten. Daaruit worden door de penningmeester een balans en een staat van baten en lasten (hierna tezamen ook te noemen: jaarstukken) over het geëindigde boekjaar opgemaakt. Deze jaarstukken worden -voorzover het bestuur zulks wenst- vergezeld van een rapport van een registeraccountant of van een accountant-administratieconsulent- binnen zes maanden na afloop van het boekjaar aan het bestuur aangeboden. 3. De jaarstukken worden door het bestuur vastgesteld en gedurende ten minste de door de wet voorgeschreven termijn bewaard. De vastgestelde jaarstukken worden onverwijld ter kennisneming aangeboden aan Stichting Present Nederland.
STICHTING PRESENT REGLEMENT Artikel 10. 1. Het bestuur is bevoegd een reglement vast te stellen, waarin die onderwerpen worden geregeld, welke niet in deze statuten zijn vervat. 2. Het reglement mag niet in strijd zijn met de wet of deze statuten of met door Stichting Present Nederland op basis van artikel 6 lid 5 gegeven instructies. 3. Het bestuur is te allen tijde bevoegd het reglement te wijzigen of op te heffen. STATUTENWIJZIGING. Artikel 11. 1. Het bestuur is bevoegd deze statuten te wijzigen. Een besluit tot statutenwijziging behoeft de goedkeuring van Stichting Present Nederland. 2. De wijziging moet op straffe van nietigheid bij notariële akte tot stand komen. Tot het verlijden van die akte is ieder bestuurslid bevoegd. 3. De leden van het bestuur zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging, alsmede de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van het Handelsregister waar de stichting op grond van de wet is ingeschreven. ONTBINDING EN VEREFFENING. Artikel 12. 1. Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden. Op het daartoe te nemen besluit is het bepaalde in artikel 11 lid 1 van toepassing. 2. De stichting blijft na haar ontbinding voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. In stukken en aankondigingen die van haar uitgaan wordt aan de naam toegevoegd: in liquidatie. 3. De vereffening geschiedt door de bestuurders. 4. De vereffenaars dragen er zorg voor, dat van de ontbinding van de stichting inschrijving geschiedt in het register, bedoeld in artikel 11 lid 3. 5. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van kracht. 6. Een eventueel batig saldo van de ontbonden stichting wordt uitgekeerd aan een door het bestuur bij het besluit tot ontbinding aan te wijzen rechtspersoon waarvan de doelstelling zoveel mogelijk overeenkomt met het doel van de stichting. Indien en voorzover een dergelijke aanwijzing niet heeft plaatsgehad of niet meer uitgevoerd kan worden, wordt op verzoek van de vereffenaar(s) het batig saldo besteed overeenkomstig een door de Kantonrechter of een andere Rechter binnen wiens rechtsgebied de zetel van de stichting is gelegen, te bepalen doel. 7. De boeken en bescheiden van de ontbonden stichting blijven gedurende de door de wet voorgeschreven termijn na afloop van de vereffening berusten onder de jongste vereffenaar of een andere door de vereffenaar(s) aangewezen persoon. SLOTBEPALING. Artikel 13. In alle gevallen, waarin deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur binnen de kaders van de wet.
STICHTING PRESENT Inleiding formulieren Stichting Present 10 Aanmelding groep 12 Aanmelding flexer 20 Projectformulier 30 Benodigdhedenlijst Project 40 Contract voor de hulpontvanger 50 Declaratieformulier 60 Evaluatie groep 70 Evaluatie Present 72 Bedankbrief 80 Melding project Doel, opzet en gebruik van de formulieren. 1)
Een groep kan zich aanmelden bij Present door een aanmelding groep. Present zal straks vooral in de kerken bekend zijn en de algemene presentatie zal gegeven worden door derden. Het aanmeldingsformulier zal ook per mail of op de website ingevuld kunnen worden. Als een groep zich aangemeld heeft krijgt die een nummer en komt op de lijst aangemelde groepen.
2)
Een flexer kan zich aanmelden via een aanmelding flexer. De flexer komt op de lijst flexers.
3)
Er wordt de groep een project aangeboden. Dit zal per mail of telefoon aan de contactpersoon gebeuren. In deze mail zal informatie staan over de soort klus, gezinssituatie, het huis en de maatschappelijke organisatie. Als de groep het project adopteert komt er een projectbezoek. Op dit moment krijgt de groep een projectnummer toegewezen.
4)
Tijdens dit bezoek wordt het projectformulier ingevuld. Er komt een los lijstje benodigdheden bij. Deze formulieren moeten hierna gestuurd/gemaild worden aan de groep, de maatschappelijke organisatie en er blijft een exemplaar voor Present. Tijdens dit bezoek aan het huis moet ook een contract getekend worden door de hulpontvanger.
5)
Een instructiemoment zal volgen. Na een korte presentatie (als dit nog nodig is) zal er tijdens het gesprek concreter ingegaan worden op het project. Om te zorgen dat er geen informatie vergeten wordt komt er een folder voor de groepen van Present.
6)
Het volgende moment voor de groep is de klus.Na de klus zal de groep gevraagd worden een evaluatie voor de groep in te vullen. Dit om een reactie van de groep op papier te hebben en voor Present te kijken of er verbeterpunten zijn. Hier is ook de mogelijkheid om, indien nodig, het declaratieformulier uit te reiken.
7)
Als er reacties binnen zijn van de maatschappelijke organisaties, de gemeente, de groep en het gezin gaat er een bedankbrief naar de groepen en wordt er een evaluatie van Present geschreven. Hierna wordt het project en de groep naar de lijst afgeronde projecten gedaan.
STICHTING PRESENT Aanmelding
Groepsnummer
(in te vullen door Present)
Stichting Present biedt groepen de mogelijkheid om zich in te zetten voor mensen die daar echt mee geholpen kunnen worden. Een keer meedoen als groep? Vul dan het onderstaande formulier in! En denk daarbij creatief vanuit de mogelijkheden /talenten die jullie als groep hebben. Contactpersoon: De contactpersoon is ons aanspreekpunt van de groep. Wij nemen met deze persoon contact op over de presentatie, het voorbereidingstraject en het project. Projectdata inzetbaar: Houd er bij het plannen van mogelijke projectdagen rekening mee, dat wij 4 tot 6 weken nodig hebben voor de voorbereiding van een project. Als jullie nog geen presentatie hebben gehad, vul dan nog geen data in wanneer jullie een project willen doen, maar maak eerst een afspraak voor een presentatie. Bedankt voor het invullen en je hoort binnen 2 weken van ons. Datum van invullen
:
...................................................................................................................... ..
Contactpersoon Voornaam + achternaam
:
.......................................................................................................................
Straat + nummer :
....................................................................................................................... Postcode + : woonplaats ....................................................................................................................... Telefoonnummer : (evt mobiel) ....................................................................................................................... E-mail
:
.......................................................................................................................
Groep
Groepsomschrijving
(bijv: bijbelstudiegroep, groeigroep, wijkkring of ………. Waarvoor komen jullie bij elkaar?)
Hebben jullie een presentatie gehad? (zo ja waar en wanneer?)
: :
Zijn jullie aangesloten bij een kerk : of organisatie? Welke? Met hoeveel personen zijn jullie?
Project
:
.......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... ...... personen
(alleen invullen als er een presentatie is geweest)
...... Vrouwen .... Mannen
STICHTING PRESENT Welke data zijn jullie inzetbaar? Welke dagdelen zijn jullie inzetbaar?
: ................................
Welk project heeft de voorkeur?
O
O Hele dag
O
en
......................................
Ochtend
O Middag
O Avond
O Geen voorkeur
(meerdere antwoorden mogelijk)
Praktisch project (zoals: verhuizen, schoonmaken, schilderen, behangen, tuinieren) Sociaal project (zoals: dagje op stap met ouderen; activiteit met O asielzoekers, kinderen of gehandicapten) O Anders nl.:
Hoeveel mensen hebben kwaliteiten in of ervaring met: Schilderen
:
Behangen :
Schoonmaken
:
Verhuizen
:
Tuinieren
Ontruimen/slopen
:
Sociale activiteit
:
:
Andere kwaliteiten door beroep/hobby’s/ervaringen/opleidingen/cursussen/etc.: ............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Wensen t.a.v. een project::.................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Hoeveel mensen kunnen het volgende werk aan? Zwaar werk
:
Gewoon werk
:
Licht werk
:
Hoeveel auto’s en aanhangers kunnen ingezet worden op de projectdag? Auto’s
:
Aanhangers
:
Opmerkingen
:
Met trekhaak
Zonder trekhaak
STICHTING PRESENT
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
STICHTING PRESENT Stichting Present biedt u de mogelijkheid om tijd beschikbaar te stellen voor mensen die daarmee geholpen kunnen worden. Dit formulier gebruiken we als basis om in een persoonlijk gesprek nader kennis met elkaar te maken. Wilt u het formulier invullen? Dan nemen wij binnen twee weken contact met u op om een afspraak te maken. Alvast bedankt!! Datum van invullen: ……………….. Persoonlijke gegevens: Voornaam + achternaam
: ………………………………………………………………………
Straat + nummer
: ………………………………………………………………………
Postcode + woonplaats
: ………………………………………………………………………
Telefoonnummer (evt. mobiel) : ……………………………………………………………………… E-mail
: ………………………………………………………………………
Geboortedatum
: ………………………………………………………………………
Opleiding/opleidingsniveau
: ………………………………………………………………………
Hobby’s Vaardigheden (bv. door ervaring of beroep) Heeft u een presentatie gehad? Zo ja, waar en wanneer Bent u aangesloten bij een kerk of chr. organisatie? Wat is uw motivatie om u via Present in te zetten?
……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… :
O Ja / O Nee ………………………………………………………………………
: ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ………………………………………………………………………
STICHTING PRESENT Beschikbaarheid
Hoe vaak wilt u zich inzetten voor Present? Welke dag(en) bent u beschikbaar? Welke dagdelen bent u inzetbaar? Welke projecten wilt u doen? (meerdere antwoorden mogelijk) Heeft u een auto die kan worden ingezet?
Evt. vragen/opmerkingen
: ........ x per jaar : : O O O : O : O :
ma Hele dag
........ x per maand di
O
Schoonmaken Schilderen
wo do ochte O middag nd
vr
O
za
avond
O Verhuizen
O
Ontruimen
O Behangen
O
Tuinieren
Sociaal project (zoals: dagje op stap met ouderen; activiteit met asielzoekers, kinderen of gehandicapten) Anders, nl:
O Ja / O Nee ……….
Met trekhaak: …..…….
Aanhanger:
: ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………
STICHTING PRESENT Projectformulier
Projectnummer Groepsnummer
Hulpontvanger Naam
: …………………………………………………………………………………
Straat + nummer
: …………………………………………………………………………………
Postcode + woonplaats Telefoonnummer (indien gewenst)
: ………………………………………………………………………………… : …………………………………………………………………………………
Gezinssamenstelling
: …………………………………………………………………………………
Woningbouwstichting : ………………………………………………………………………………… Maatschappelijke organisatie
Maatschappelijke : ……………………………………………………………………………………… organisatie Contactpersoon Telefoon + mobiel
: ………………………………………………………………………………………
: ………………………………………………………………………………………
E-mail
Adres organisatie
(straat + nummer + postcode + plaats)
: ……………………………………………………………………………………… : ………………………………………………………………………………………
Contactpersoon groep Naam
: …………………………………………………………………………………………………
Mobiel nummer : ………………………………………………………………………………………………… groep Afspraken
Tijdsplanning : ………………………………………………………………………….…………..…… (start en sluiten) Present stand-by en mobiel Punten rond hygiëne Wie zorgt hiervoor
: ……………………………………………………………………………….………….. : ………………………………………………………………………………………….. : …………………………………………………………………………………………..
Financiën
: …………………………………………………………………………………………..
Afval
: …………………………………………………………………………………………..
STICHTING PRESENT Extra informatie
:
..……………………………………………………………………...………………..
………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………
Projectomschrijving Soort project
Situatieomschrijving
: O Schoonmaken
O
O Verhuizen
O
O Sociaal
O
:
Schilderen
Ontruimen Sloop
O Behangen O Tuinieren
Anders nl.:
………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………
Werkzaamheden en activiteiten Schoonmaken
(welke kamer(s), wat mag er weggegooid worden, met wie overleggen bij twijfel)
………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… Schilderen
(welke kamer(s), plinten, plamuren, kleur, leeghalen kamer, amonia)
………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… Behangen
(welke kamer(s), afstomen oude behang, welk behang waar)
…………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………
STICHTING PRESENT Verhuizen
(wie pakt in, welke doos in welke kamer, ophangen lampen, kasten in elkaar zetten, diepvries van te voren uit, bij uitpakken stikker eraf en doos plat maken)
………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… Tuinieren
(plattegrond nieuwe situatie)
…………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… Anders nl.: ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………
STICHTING PRESENT Benodigdhedenlijst projecten: Algemeen Handdoeken Theedoeken Doekjes Schuursponsjes Dweilen Sponsen Emmers Schoonmaakhandschoenen Vuilniszakken Stofzuiger Huishoudtrap Werkhandschoenen Allesreiniger Schuurmiddel Ontkalker Chloor Glassex Schilderen Amonia Kwastenreiniger Afdekmateriaal Schuurpapier Spatels Tape Verf Latex Rollers Verfkwasten Mengbakjes Roerstaafjes Behangen Behangtafel Behangkwast Behang Behanglijm Schaar/mes
Aantal
Wie
Benodigdhedenlijst projecten: Tuinieren Kruiwagen Schop Hark Grasmaaier Trimmer Schoffel Stenen Kniebeschermers Rubber hamer Planten Gieter Schutting Elektrisch gereedschap Verhuizen Steekwagentje Dekens Verhuisdozen Etiketten Breed plakband
Aantal
Wie
STICHTING PRESENT Contract
Projectnummer Stichting Present slaat een brug tussen groepen vrijwilligers die zich willen inzetten en mensen die daarmee geholpen kunnen worden. In overleg met (de maatschappelijke organisatie) ………………………………………………………. is afgesproken dat er een groep samen met u aan de slag gaat op ……………………………… Als stichting willen we graag dat onze werkwijze voor iedereen duidelijk is. Daarom vragen we u om dit contract te lezen en daarna te ondertekenen. -
De groepen die zich via Present inzetten zijn vrijwilligers, dus geen vakmensen.
-
Present zorgt voor een gerichte instructie aan de groepen, gericht op privacy gevoelige gegevens en de uitvoering van het project.
-
Present heeft een christelijke identiteit. De mensen die u komen helpen hebben dat veelal ook.
Door uw handtekening te zetten geeft u de groep toestemming om het project uit te voeren.
Datum invullen:.......................................... Uw naam:
Naam hulpverlener/contactpersoon maatschappelijke organisatie:
………………………………..
………………………………..
Uw handtekening:
Handtekening:
…………………………………
………………………………..
STICHTING PRESENT
Stichting Present DECLARATIEFORMULIER Naam Adres Postcode en Plaats Bank/girorekening Maand en jaar Projectnummer Omschrijving
: : : : : : Datum
Plaats
Bedrag
1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 8: 9: 10: Totaal Plaats: Datum:
Handtekening:
0,00
Voor akkoord penningmeester: Naam: ………………………………
Handtekening :
Opmerking: De originele bijlagen s.v.p. nummeren van 1 t/m 10 in de volgorde zoals hierboven gespecificeerd.
STICHTING PRESENT
Stichting Present DECLARATIEFORMULIER REISKOSTEN Naam Adres Postcode en Plaats Bank/girorekening Maand en jaar
: : : : :
Van
Naar
Datum
1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 8: 9: 10: 11: 12: 13: 14: 15: 16: 17: 18: 19: 20:
Km
bedrag per km**
Bedrag* 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Totaal Plaats: Datum:
Handtekening:
Voor akkoord penningmeester: Naam:
Handtekening :
*Bij trein, bedrag van treinkaartje invullen
** € 0,19 voor woon-werkverkeer, € 0,37 voor werkverkeer
0,00
STICHTING PRESENT Evaluatie voor de groep
Projectnummer
Beste groepsleden, Jullie hebben er een project opzitten en we zijn benieuwd naar de ervaringen. Vanuit Stichting Present doen we onze uiterste best om de tijd die een groep aanbiedt zorgvuldig en zinvol in te zetten. Daarom vinden we deze evaluatie belangrijk. Willen jullie de evaluatie invullen en deze zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk twee weken na afloop van het project, bij ons inleveren? Alvast bedankt! Kunnen jullie aangeven hoe je het project hebt ervaren en wat je is bijgebleven of heeft geraakt?
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Hoe hebben jullie de voorbereiding op het project ervaren? (evt. presentatie, huisbezoek, afspraken etc.)
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Hoe was de uitvoering van het Project (de dag zelf), waren er aandachtspunten of bijzonderheden? (materialen, werkomstandigheden, afspraken etc) ............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Hoe verliep de samenwerking met de Maatschappelijke Organisatie en de hulpontvanger?
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Welke dingen kunnen er volgens jullie anders en hoe?
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Zouden jullie in de toekomst nog een keer mee willen doen met een project?
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................
STICHTING PRESENT Evaluatie Present
Projectnummer Groepsnummer
Groep Omschrijving
:
...................................................................................................
Kerk
:
...................................................................................................
Datum aanmelding
Datum presentatie en door wie
:
...................................................................................................
:
...................................................................................................
Datum instructiemoment
:
...................................................................................................
Datum projectbezoek
:
...................................................................................................
Datum Project
:
...................................................................................................
Begeleider Present
:
...................................................................................................
Aantal personen
:
...................................................................................................
Aantal uren
:
...................................................................................................
Reactie groep
:
...................................................................................................
................................................................................................... ................................................................................................... ...................................................................................................
Maatschappelijke organisatie Maatschappelijke organisatie
Contactpersoon MO
Reactie MO
:
...........................................................................................................
:
...........................................................................................................
:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
Woningbouwstichting
:
............................................................................................................
STICHTING PRESENT Project
............................................................................................................
............................................................................................................
Voorbereidingen
:
Uitgevoerde werkzaamheden
:
Financiën
:
.............................................................................................................
Foto’s
:
.............................................................................................................
Pers/PR
:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
.............................................................................................................. Bijzonderheden
:
Terugkoppeling Wat heeft deze hulp uitgemaakt en/of reactie van hulpontvanger
.............................................................................................................. .............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
:
..............................................................................................................
.............................................................................................................. .............................................................................................................
STICHTING PRESENT
Zwolle, 10 mei 2006 Betreft: bedankt! (projectnr.) Beste
,
Via deze brief willen we graag terugblikken op het project van 7 april ‘06. We vonden het geweldig dat jullie met elkaar uit Assen zijn gekomen om hier in het Zwolse eens mee te doen met een flex-project! Het was bijzonder om jullie zo enthousiast aan de slag te zien gaan en om de samenwerking te zien met de anderen van de groep. En het zag er aan het einde van de eerste dag al heel mooi uit! De volgende dag is een andere groep verder gegaan. Het tweede kamertje is behangen en de plinten, keukenkastjes e.d. geverfd. Mevrouw S. was ontzettend blij! Ze vond het er prachtig uitzien. Na een paar dagen is het zeil gelegd en na 8 dagen is ze verhuisd. Mede dankzij jullie inzet heeft ze geen dubbele huur hoeven betalen en omdat ze maar weinig financiële middelen heeft, was dit voor haar echt super. Het feit dat er mensen waren die haar zomaar wilden komen helpen, geeft haar weer een sprankje hoop. Zo ervaart ze dat er mensen zijn die om haar geven en die te vertrouwen zijn. De hulpverleenster van mevrouw S. gaf aan dat ze heel erg tevreden is. “De mensen zijn engelen voor onze vrouwen” zei ze. Hier blijkt wel uit dat jullie inzet, zowel met hart als handen, indruk heeft gemaakt. Ik wil jullie dan ook namens mevrouw S., de hulpverleenster en Stichting Present heel hartelijk bedanken. Heel veel succes met het verder uitwerken van Stichting Present in Assen! Met vriendelijke groet, Lianne den Boer en Catrien Venema Team Groepen
STICHTING PRESENT Melding project door Maatschappelijke organisatie Er zijn regelmatig groepen die zich via Stichting Present in willen zetten. Met dit formulier kunt u een melding maken van een project dat voldoet aan de criteria van Stichting Present. Dit houdt voor de hulpontvanger/doelgroep in dat deze beschikt over: - onvoldoende geld, - onvoldoende netwerk en/of - onvoldoende gezondheid. Houd er bij het melden van een project rekening mee dat: - de hulpverlener de verantwoordelijkheid draagt voor de cliënt en in veel gevallen aanwezig is tijdens het project - de hulpontvanger de dag van het project aanwezig moet zijn - de mogelijkheid bestaat dat er geen passend aanbod is vanuit een groep voor uw project (en we het project dan niet uit kunnen voeren) Heeft u aanvullende informatie nodig dan is ons secretariaat bereikbaar per e-mail [email protected] of per telefoon (038) 4608570. Dank voor de melding. We nemen binnen twee weken contact op. Datum invullen:
...................................................... Maatschappelijke Organisatie: (naam, adres,
In te vullen door Present Aangenomen door:............................................
postcode plaats, telefoon)
Wanneer:............................................................
............................................................................
...........................................................................
............................................................................ ............................................................................
............................................................................
Contactpersoon voor Present binnen de Maatschappelijke Organisatie: (indien van toepassing) ............................................................................ .........
........................................................................... ........................................................................... ...........................................................................
........................................................................... ...........................................................................
........................................................................... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ............... ............................................................................................................................................................ Hulpverlener: (naam, e-mail en evt telefoon)
............................................................................................................................................................ .................... Hulpontvangers: (een omschrijving van de gezinssituatie, u hoeft in dit stadium nog geen namen te noemen)
............................................................................................................................................................
STICHTING PRESENT Werkzaamheden: (schilderen, schoonmaken, behangen, verhuizen, tuin, sociale activiteiten en overigen)
............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ Periode of concrete data: (de periode waarin de groep eventueel aan het werk kan, als er een groep beschikbaar is)
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................ Inschatting van de gewenste groepsgrootte: (wat is nodig en wat is maximaal)
............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ Informatie over de woning, tuin of activiteit: (indien van toepassing)
............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ Extra informatie: (indien nodig)
............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................
STICHTING PRESENT Functieomschrijving Bestuursleden Van een lid van het bestuur van een Stichting Present verwachten wij dat hij of zij: - Het christelijk geloof, een levende relatie met God, als basis heeft voor het leven - Achter de visie en werkwijze van Present staat - Affiniteit heeft met de breedte van kerken - Bestuurlijke ervaring heeft - Beschikt over een netwerk van relaties Eigenschappen en/of vaardigheden: - Goed kunnen luisteren en analyseren - Open en betrouwbaar zijn: openheid van communiceren en transparant maken van plannen en ideeën - Goede contactuele eigenschappen - Effectief kunnen onderhandelen - Strategisch kunnen denken - Procesgericht kunnen werken - Een zakelijke instelling hebben: toezien of gestelde doelen gehaald worden - Om kunnen gaan met wederzijdse afhankelijkheden en tegenstellingen - Een innovatieve instelling hebben - Helder en enthousiasmerend communiceren De volgende functies met hun specifieke verantwoordelijkheden worden onderscheiden: Bestuursvoorzitter: - Voorbereiden en voorzitten bestuursvergaderingen - Contact en feeling houden met de operationele organisatie - Representeren van Present Secretaris - Voorbereiden bestuursvergaderingen Penningmeester - Toezicht houden op de financiën Afgevaardigde Presentraad - Moet de bevoegdheid hebben om de betreffende Present te vertegenwoordigen
STICHTING PRESENT Functieomschrijving Coördinator De Coördinator is iemand die: • • • • • • • • • •
Het christelijk geloof, een levende relatie met God, als basis heeft voor het leven. De visie en werkwijze van Present kan uitdragen. Een relevante opleiding op HBO-niveau heeft. Goede contactuele eigenschappen heeft. Helder en enthousiasmerend kan presenteren. Flexibel kan inspelen op onverwachte situaties. Innovatief is Resultaatgericht is Effectief kan onderhandelen Om kan gaan met wederzijdse afhankelijkheden en tegenstellingen
Verantwoordelijkheden Coördinator: • • • • • • • • • •
Zorg dragen voor de aansturing van het team en de realisatie van de doelstellingen van Present. Opstellen strategisch document i.s.m. team. Opstellen jaarplan i.s.m. team. Opstellen jaarverslag en jaarrekening i.s.m. team. Het nemen van beslissingen voor zover deze binnen het door het bestuur goedgekeurde jaarplan vallen. Aansturen/coachen team. Schakel tussen team en bestuur. Kwaliteitsbewaking. Beleidsvoorbereiding\innovatie Afstemming\overleg met Present Nederland.
(Operationeel) Team Present : Raamwerk voor het werk van Present is het strategisch document. Jaarlijks wordt een jaarplan opgesteld. De werkzaamheden van de Coördinator vinden plaats vanuit het operationele team. Taak van het operationele team van Present is: Afstemmen, voorbereiden en uitvoeren van beleid.
STICHTING PRESENT Functieomschrijving Verantwoordelijke Kerken Het teamlid dat verantwoordelijk is voor het aandachtsgebied Kerken is iemand die: • • • • • •
Het christelijk geloof, een levende relatie met God, als basis heeft voor het leven. Achter de visie en werkwijze van Present staat. Een relevante opleiding heeft op HBO-niveau. Affiniteit heeft met de breedte van kerken. Goede contactuele eigenschappen heeft – een netwerker. Helder en enthousiasmerend kan presenteren.
Verantwoordelijkheden teamlid aandachtsgebied Kerken: • • • • •
Opstellen jaarplan ten aanzien van het aandachtsgebied Kerken. Initiëren contacten binnen kerken. Afstemmen met kerken, zoals jaar van barmhartigheid. Toerusting/coaching van coördinatoren/werkgroepen binnen kerken. Beleidsvoorbereiding.
Team Present: Raamwerk voor het werk van Present is het strategisch document. Jaarlijks wordt een jaarplan per afdeling en een algemeen jaarplan opgesteld. De werkzaamheden van het teamlid verantwoordelijk voor het aandachtsgebied Kerken vinden plaats vanuit het team Present. Taak van het team van Present is: Afstemmen, voorbereiden en uitvoeren van beleid. Het team bestaat uit: • Coördinator • Medewerker Fondsenwerving • Ondersteuning (2 personen) • Verantwoordelijke Kerken • Verantwoordelijke Groepen • Verantwoordelijke Maatschappelijke Organisaties
STICHTING PRESENT Functieomschrijving Verantwoordelijke Groepen Het teamlid dat verantwoordelijk is voor het aandachtsgebied Groepen is iemand die: • • • • • • •
Het christelijk geloof, een levende relatie met God, als basis heeft voor het leven. Achter de visie en werkwijze van Present staat. Een relevante opleiding op HBO-niveau heeft (bijv. maatschappelijk werk of SPH). Creatief is en kan zoeken naar nieuwe (soorten) projecten die passen bij groepen. Goede contactuele eigenschappen heeft. Helder en enthousiasmerend kan presenteren. Flexibel kan inspelen op onverwachte situaties.
Verantwoordelijkheden teamlid aandachtsgebied Groepen: • • • • •
Opstellen jaarplan t.a.v. het aandachtsgebied Groepen. Projectbezoek / Presentatie/ Begeleiding groepen. Zorg dragen voor ontwikkeling van nieuwe (soorten) projecten waar groepen zich voor kunnen inzetten. Kwaliteitsbewaking. Beleidsvoorbereiding.
Team Present: Raamwerk voor het werk van Present is het strategisch document. Jaarlijks wordt een jaarplan per afdeling en een algemeen jaarplan opgesteld. De werkzaamheden van het teamlid verantwoordelijk voor het aandachtsgebied Groepen vinden plaats vanuit het team Present. Taak van het team van Present is: Afstemmen, voorbereiden en uitvoeren van beleid. Het team bestaat uit: • Coördinator • Medewerker Fondsenwerving • Ondersteuning (2 personen) • Verantwoordelijke Kerken • Verantwoordelijke Groepen • Verantwoordelijke Maatschappelijke Organisaties
STICHTING PRESENT Functieomschrijving Verantwoordelijke MO Het teamlid dat verantwoordelijke is voor het aandachtsgebied MO is iemand die: • • • • • • •
Het christelijk geloof, een levende relatie met God, als basis heeft voor het leven. Achter de visie en werkwijze van Present staat. Een relevante opleiding op HBO-niveau heeft (bijv. maatschappelijk werk of SPH). Creatief is en kan zoeken naar nieuwe (soorten) projecten die passen bij groepen. Goede contactuele eigenschappen heeft. Helder en enthousiasmerend kan presenteren. Flexibel kan inspelen op onverwachte situaties.
Verantwoordelijkheden teamlid aandachtsgebied MO: • • • • • • •
Opstellen jaarplan t.a.v. het aandachtsgebied MO. Onderhouden en uitbreiden contacten MO. Signaleren van knelpunten en ontwikkelingen Zorg dragen voor ontwikkeling van nieuwe (soorten) projecten waar groepen zich voor kunnen inzetten. Kwaliteitsbewaking. Beleidsvoorbereiding. Matchen van het aanbod met de vraag.
Team Present: Raamwerk voor het werk van Present is het strategisch document. Jaarlijks wordt een jaarplan per afdeling en een algemeen jaarplan opgesteld. De werkzaamheden van het teamlid verantwoordelijk voor het aandachtsgebied MO vinden plaats vanuit het team Present. Taak van het team van Present is: Afstemmen, voorbereiden en uitvoeren van beleid. Het team bestaat uit: • Coördinator • Medewerker Fondsenwerving • Ondersteuning (2 personen) • Verantwoordelijke Kerken • Verantwoordelijke Groepen • Verantwoordelijke Maatschappelijke Organisaties
STICHTING PRESENT Staffunctie: Medewerker Fondsenwerving De Medewerker Fondsenwerving is iemand die: • • • • • •
Het christelijk geloof, een levende relatie met God, als basis heeft voor het leven. Achter de visie en werkwijze van Present staat. Een relevante opleiding op HBO-niveau heeft. Goede contactuele eigenschappen heeft. Helder en enthousiasmerend kan presenteren. Mensen kan overtuigen.
Verantwoordelijkheden Medewerker FW: •
Op basis van het strategisch document aansturen van Fondsenwerving die de volgende taken heeft:
• • •
Genereren van inkomsten voor Present. Onderhouden en uitbreiden contacten met fondsen. Contact onderhouden met Present Nederland
•
Opstellen jaarplan Fondsenwerving.
Team Present: Raamwerk voor het werk van Present is het strategisch document. Jaarlijks wordt een jaarplan per afdeling en een algemeen jaarplan opgesteld. De werkzaamheden van de medewerker FW vinden plaats vanuit het team Present. Taak van het team van Present is: Afstemmen, voorbereiden en uitvoeren van beleid. Het team bestaat uit: • Coördinator • Medewerker Fondsenwerving • Ondersteuning (2 personen) • Verantwoordelijke Kerken • Verantwoordelijke Groepen • Verantwoordelijke Maatschappelijke Organisaties
STICHTING PRESENT Staffunctie: Medewerker Ondersteuning De Medewerker Ondersteuning is iemand die: • • • •
Het christelijk geloof, een levende relatie met God, als basis heeft voor het leven. Achter de visie en werkwijze van Present staat. Een relevante opleiding op HBO-niveau heeft. Goede administratieve vaardigheden heeft.
Verantwoordelijkheden Medewerker Ondersteuning: •
Aansturen van Ondersteuning die de volgende taken heeft:
• • • • • • •
Financiële administratie. Ondersteuning van Coördinatie in rapportage. Salaris administratie. Urenverantwoording. Secretariaat. Regelen facilitaire zaken. Verzorgen verzekeringen.
Team Present: Raamwerk voor het werk van Present is het strategisch document. Jaarlijks wordt een jaarplan per afdeling en een algemeen jaarplan opgesteld. De werkzaamheden van de medewerker Ondersteuning vinden plaats vanuit het team Present. Taak van het team van Present is: Afstemmen, voorbereiden en uitvoeren van beleid. Het team bestaat uit: • Coördinator • Medewerker Fondsenwerving • Ondersteuning (2 personen) • Verantwoordelijke Kerken • Verantwoordelijke Groepen • Verantwoordelijke Maatschappelijke Organisaties
STICHTING PRESENT Staffunctie: Medewerker PR / Communicatie De Medewerker PR / Communicatie is iemand die: • • • •
Het christelijk geloof, een levende relatie met God, als basis heeft voor het leven. Achter de visie en werkwijze van Present staat. Een relevante opleiding op HBO-niveau heeft. Een uitstekende beheersing heeft van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Verantwoordelijkheden medewerker PR / Communicatie: • • • • • •
Het opstellen van een communicatieplan. Raamwerk hiervoor is het communicatieplan van Present Nederland. Het onderhouden van de contacten met de pers. De lay-out en redactie van de communicatiemiddelen. Verantwoording afleggen aan Coördinatie. Opstellen jaarplan PR / Communicatie. Benutten van de producten die aangereikt worden vanuit Present Nederland. Hierbij dient de eigenheid van de stichting niet uit het oog te worden verloren. Kan het betreffende produkt 1 op 1 gebruikt worden of dient enige aanpassing
STICHTING PRESENT Kerken en groepen
Functieomschrijving Coördinator Kerk Verantwoordelijkheden : • Aan het begin van het seizoen het aantal te verwachten groepen dat zich wil/kan inzetten inschatten. • Aanspreekpunt zijn voor groepen binnen de kerkelijke gemeente die zich (mogelijk) via Present willen inzetten. • Present representeren binnen de kerkelijke gemeente. • Zorgen voor informatie/communicatie over Present binnen de kerkelijke gemeente. • Contact zoeken met groepen die zich mogelijk kunnen/willen inzetten. • Contact onderhouden met Present en stemt af wanneer een groep zich wil inzetten.
Functieomschrijving Contactpersoon Groep De contacpersoon van de groep : • Zorgt voor de communicatie met Present • Informeert de groepsleden • Is namens de groep aanwezig bij het projectbezoek • Zorgt voor de evaluatie van het project
STICHTING PRESENT Maatschappelijke Organisaties (M.O.)
Functieomschrijving Contactpersoon M.O. De contactpersoon: • Zorgt voor de communicatie met Present • Is bekend met de werkwijze van Present • Informeert collega’s over de werkwijze van Present • Signaleert en bespreekt knelpunten die ontstaan in de samenwerking tussen Present en de MO. • Levert input om de mogelijkheden te benutten die er zijn/ontstaan door de verbinding tussen vrijwillige inzet en hulpverlening.
Functieomschrijving Hulpverlener rondom projecten De hulpverlener : • Zorgt voor de communicatie met Present rond het specifieke project • Informeert de cliënt betreffende het specifieke project • Is aanwezig bij het projectbezoek • Draagt verantwoordelijkheid van de cliënt rondom en tijdens het project. • Zorgt voor de evaluatie van het project en de terugkoppeling naar Present
STICHTING PRESENT
ARBEIDSOVEREENKOMST (bepaalde tijd) De ondergetekenden:De Stichting Present , te , ten deze vertegenwoordigd door , voorzitter hierna te noemen werkgever, en de , geboren op: te , wonende: hierna te noemen werknemer, De ondergetekenden: De Stichting Present , te ,, ten deze vertegenwoordigd door verklaren een arbeidsovereenkomst te zijn aangegaan onder de navolgende voorwaarden: verklaren een arbeidsovereenkomst te zijn aangegaan onder de navolgende voorwaarden: Artikel 1 De werknemer treedt in dienst met ingang van in de functie van . Artikel 2 De werknemer verricht zijn werkzaamheden in/vanuit het kantoor van stichting Present of vanuit huis. Artikel 3 De werknemer is aangesteld voor uren per week (%). Artikel 4 De werktijden zijn als volgt bepaald: zie bijlage. Artikel 5 Deze arbeidsovereenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd en wel van tot <einddatum>. De arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wordt aangegaan met de mogelijkheid van tussentijdse opzegging. De eerste maand van het dienstverband zal gelden als proeftijd in de zin van artikel 7:652 en 7:676 van het Burgerlijk Wetboek. Artikel 6 Op deze overeenkomst is van toepassing de Collectieve Arbeidsovereenkomst Welzijn (verder te noemen CAO), zoals deze thans luidt respectievelijk gedurende deze overeenkomst zal komen te luiden, welke CAO geacht wordt met deze overeenkomst een geheel uit te maken. Artikel 7 De werknemer wordt gesalarieerd volgens de salarisregeling voor (CAO-functiebenaming> volgens de nummers 0 t/m 13 in de tabel van de salarisbedragen van de CAO. De werknemer ontvangt bij aanvang van het dienstverband een salaris van euro (op full-time basis) per maand, vastgesteld op basis van schaal <schaalnummer>, inpassingsnummer (nummer> in de tabel van salarisbedragen van de CAO 2006. Het salaris is exclusief 8% vakantietoeslag en 3,5% eindejaarsuitkering. De voor de werknemer geldende periodiekdatum is 1 januari.
STICHTING PRESENT Artikel 8 Het aantal uren vakantieverlof per jaar, als bedoeld in artikel X.1, lid 6 sub a, van de CAO, bedraagt 170 uur op jaarbasis (op full-time basis). Op grond van de leeftijd van de werknemer wordt dit aantal overeenkomstig het bepaalde in artikel X.1, lid 6 sub b en c, van de CAO met 7,2 uren op jaarbasis verhoogd. Artikel 9 De wederzijdse opzegtermijn, als bedoeld in artikel III.1 van de CAO, bedraagt voor de werkgever en de werknemer één maand, tenzij op grond van artikel 7:672 van het Burgerlijk Wetboek Flexibiliteit en Zekerheid (Stb. 1998,300) een langere opzegtermijn in acht dient worden genomen. Indien in de arbeidsovereenkomst de mogelijkheid van tussentijdse opzegging is opgenomen geldt dit ook voor een eventuele langere opzegtermijn. Artikel 10 De werknemer verklaart kosteloos van de werkgever te hebben ontvangen een door beide partijen ondertekend afschrift van deze overeenkomst. Artikel 11 De werknemer verklaart op zijn verzoek inzage te hebben een exemplaar van de vastbladige uitgave van de CAO. Artikel 12 De werknemer erkent, dat aan hem/haar door Stichting Present geheimhouding is opgelegd van alle bijzonderheden betreffende de organisatie van Stichting Present en haar hulpontvangers, of daarmee verband houdende. Het is aan de werknemer verboden om hetzij tijdens de duur van de arbeidsovereenkomst, hetzij erna op enigerlei wijze, direct of indirect in welke vorm ook, mededelingen te doen van of aangaande de hulpontvangers van Stichting Present . Artikel 13 Het is de medewerker bekend dat de Stichting Present een christelijke organisatie is en werkt vanuit de navolging van Jezus Christus. Stichting Present verwacht van medewerkers, die betrokken zijn bij de interne organisatie en het bestuur, dat zij Jezus Christus kennen en herkennen als hun persoonlijke Heer en Verlosser.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend op , te Zwolle, Werkgever:
Werknemer:
de heer\mevrouw
de heer\mevrouw
Voorzitter bestuur Stichting Present
STICHTING PRESENT Bijlage bij arbeidsovereenkomst ….. De werktijden zijn variabel en vinden plaats op de volgende dagen: ? ? ? ? ? ?
uur maandag uur dinsdag uur woensdag uur donderdag uur vrijdag uur flexibel in te vullen
STICHTING PRESENT VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST STICHTING PRESENT De ondergetekenden: 1.
en 2.
Stichting Present Zwolle Postbus 40203 8004 DE Zwolle voor deze vertegenwoordigd door coördinator de heer ….; <straat + nummer> <postcode en woonplaats> hierna te noemen: "de vrijwilliger";
Verklaren een vrijwilligersovereenkomst te zijn aangegaan onder de navolgende bepalingen: Artikel 1: Ingangsdatum De vrijwilliger gaat per …….. op vrijwillige basis werkzaamheden verrichten voor Stichting Present. Artikel 2: Functie De vrijwilliger gaat werken in de functie van ……. Tot deze functie horen o.a de volgende taken en verantwoordelijkheden: ….. Stichting Present kan van de vrijwilliger verlangen ook andere werkzaamheden te verrichten dan die welke tot een normale uitoefening van de functie behoren, indien en voor zover deze andere werkzaamheden redelijkerwijs gevergd kunnen worden. Artikel 3: Begeleiding en overleg De vrijwilliger wordt begeleid door de coördinator of door een teamleider. Deze is beschikbaar voor informatie, advies en overleg. Wijzigingen en/of problemen kunnen met de coördinator/teamleider besproken worden. Indien de coördinator dit noodzakelijk acht, wordt de vrijwilliger geacht deel te nemen aan de interne overlegstructuren van Stichting Present. Artikel 4: Standplaats De overeengekomen werkzaamheden zullen gewoonlijk in c.q. vanuit Zwolle worden verricht. Artikel 5: Duur e vrijwilligersovereenkomst is aangegaan voor (on)bepaalde tijd. Artikel 6: Opzegtermijn Stichting Present kan de vrijwilligersovereenkomst opzeggen met inachtneming van 2 maanden. Bij opzegging door Stichting Present vindt er een gesprek plaats tussen de vrijwilliger en de coördinator en zonodig met het bestuur. Vrijwilliger kan de vrijwilligersovereenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één maand. Er kan slechts tegen het einde van een kalendermaand worden opgezegd. Artikel 7: Beschikbaar gestelde tijd De vrijwilligersovereenkomst wordt aangegaan voor gemiddeld …. uur per week. De vrijwilliger en de coördinator of teamleider bepalen in overleg de planning van de uit te voeren werkzaamheden. Artikel 8: Vergoeding De vrijwilliger doet, op vrijwillige basis, afstand van enig recht op vergoeding van de werkzaamheden, noch op dit moment noch in de toekomst. In overleg met de coördinator van Stichting Present kunnen er afspraken gemaakt worden over vergoeding van reiskosten en kosten van gebruik eigen apparatuur, materialen en andere prive-eigendommen. De afspraken hierover worden in een aparte, getekende bijlage vastgelegd.
STICHTING PRESENT Artikel 9: Verzekering Voor de werkzaamheden voor Stichting Present is een ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering door Stichting Present voor de vrijwilliger afgesloten. Artikel 10: Vakantie/ziekte/afwezigheid De vrijwilliger stemt tijdig vakanties met de coördinator/teamleider van Stichting Present af. De vrijwilliger stelt de coördinator/teamleider op de hoogte van ziekte, afwezigheid etc. Artikel 11: Begeleiding, coaching en training De vrijwilliger zal door een medewerker van Stichting Present begeleid en gecoacht worden. Er zullen periodiek voortgangs- en evaluatiegesprekken gevoerd worden. In overleg met de coördinator/teamleider kan de vrijwilliger voor de werkzaamheden relevante trainingen volgen. Artikel 12: Geheimhouding De vrijwilliger erkent, dat aan hem/haar door Stichting Present geheimhouding is opgelegd van alle bijzonderheden betreffende de organisatie van Stichting Present en haar hulpontvangers, of daarmee verband houdende. Het is aan de vrijwilliger verboden om hetzij tijdens de duur van de vrijwilligersovereenkomst, hetzij erna op enigerlei wijze, direct of indirect in welke vorm ook, mededelingen te doen van of aangaande de hulpontvangers van Stichting Present. Artikel 13: Identiteit Stichting Present Het is de vrijwilliger bekend dat de Stichting Present een christelijke organisatie is en werkt vanuit de navolging van Jezus Christus. Stichting Present verwacht van medewerkers, die betrokken zijn bij de interne organisatie en het bestuur, dat zij Jezus Christus kennen en herkennen als hun persoonlijke Heer en Verlosser.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Zwolle: d.d.
d.d.
………………………………… Stichting Present
……………………………. de vrijwilliger
STICHTING PRESENT Datalijst Dag
Data
Onderwerp
Tijd
vrijdag
27 mei 2005
Lokaal met agenda
8:30
woensdag
25 mei 2005
Verbreding
zaterdag
28 mei 2005
Presentatie reformatorische hogeschool voor wijsbegeerten
vrijdag
3 juni 2005
Lokaal aangemelde groepen
woensdag
1 juni 2005
8:45
Ondersteuning
9:00
8:30
woensdag
8 juni 2005
Coördinatieteam openen RS
9:15
vrijdag
17 juni 2005
Lokaal met agenda
8:30
vrijdag
10 juni 2005
Lokaal aangemelde groepen
8:30
woensdag
22 juni 2005
Verbreding
8:45
woensdag
29 juni 2005
Ondersteuning
9:00
woensdag
6 juli 2005
Coördinatieteam openen JO
9:15
vrijdag vrijdag
donderdag vrijdag vrijdag
24 juni 2005 1 juli 2005
Lokaal aangemelde groepen Lokaal aangemelde groepen
8:30 8:30
7 juli 2005
Bestuur
20:00
15 juli 2005
Lokaal met agenda
8:30
8 juli 2005
Lokaal met agenda
8:30
woensdag
20 juli 2005
Verbreding
8:45
woensdag
7 september 2005
Ondersteuning
9:00
dinsdag
13 september 2005
Sociale conferentie
vrijdag vrijdag
woensdag
donderdag donderdag
22 juli 2005
9 september 2005
14 september 2005
29 september 2005 8 december 2005
Lokaal aangemelde groepen
Lokaal met agenda
Coördinatieteam openen TW
Bestuur
Bestuur
8:30
8:30
9:15
20:00 20:00
STICHTING PRESENT Actielijst 0
Datum
Actie
Wie
Na elke vergadering info naar bestuur en medewerkers
RS
Reminder
TW
Reminder
TW
Reminder
JO
8-12-04
222
27-10-04
239
8-12-04
240
8-12-04
228
24-11-04
230
24-11-04
Verder met de jaarplannen: in tijd uitzetten
Team
1-1-05
10
12-09-03
Handboek totaal klaar eerste versie
Team
jan-05
27-10-04
Informatiebrief schrijven voor Buiten Zwolle
12-01-05
TW maakt datavoorstel teamoverleggen
12-12-03
Definitief plan kinderkleding naar bestuur via BK
237
8-12-04
236
8-12-04
238
8-12-04
224 242 235 94
202 125
8-12-04
23-06-04 9-01-04
Voortgangsgesprek Vrijwilligerscentrale
Wanneer
Op agenda aangeven hoeveel tijd een onderdeel kost Contacten bij opbouwewerk in kaart brengen en uitwerken
Grote lijnen uitzetten voor website op mail naar RS
Team
Eerste Input handboek mailen naar RS en PK
Team
Planning op basis van jaarplan uitwerken
Team
jan-05
RS+PK
1-2-05
TW
2-2-05
MV introduceert onderwijs op vergadering 2-2-05
MV
Urenregistratie-voorstel
BK,RS,TW
Brainstroming over motto met KJV
17-1-05
RS+JO
RS
2-2-05
2-2-05
mrt-05
1-5-05 ??
STICHTING PRESENT Maandstaat Begeleiding groepen
Maandstaat Stichting Present Zwolle
Stichting Present Zwolle
maand/jaar:
Telefoon: Fax:
maandstaat versie 5 11-05-2006
1
Begeleiding groepen Administratie
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Contact / netwerk overig
0
0 0
Fondswerving
16
17
18
0
Ondersteunende zaken
038-4608570 038-4608780 15
0 0
Contact / netwerk overstijgend
Postbus 40203 8004 DE Zwolle
naam:
Contacten / netwerk kerken
0
Afwezigheid 19
20
21
22
23
Totaal 24
25
26
27
28
29
30
31 Totaal
Presentaties Voorbereiding projecten
Project zelf Afronding/evaluatie Contacten / netwerk kerken
Contact / netwerk overstijgend
Contact / netwerk overig
Fondswerving
Ondersteunende zaken
Afwezigheid vakantie verlof bijzonder verlof ziekte Totaal
0
0
0
0
0
0
Handtekening medewerker
0
0
0
0
0
0
0
Handtekening Directeur
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
STICHTING PRESENT Subsidieaanvraag [vul hier de naam in van de organisatie waar je aanvraag naar toe gaat] 1. Subsidie wordt aangevraagd door:
Organisatie
Naam Adres Postcode en woonplaats
STICHTING PRESENT [plaatsnaam]
Inschrijving Handelsregister nr. Bij Kamer van Koophandel te Website Datum aanvraag Bank-/gironummer T.n.v. Naam bank:
www.stichtingpresent.nl
Contactpersoon
Naam Functie Adres Postcode en woonplaats Telefoonnummer Faxnummer E-mail adres Contactpersoon Present Nederland Naam Functie Adres Postcode en woonplaats Telefoonnummer Faxnummer E-mail adres
Beleidsmedewerker Postbus 40203 8004 DE Zwolle (038)-460 85 70 (038)-460 87 80 [email protected]
STICHTING PRESENT 2. Gegevens over het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd. 2.1 Achtergrond en korte beschrijving 2.2 Vraag naar producten van Stichting Present 2.3 Omschrijving doelstelling 2.4 Omschrijving doelgroep 2.5 Omschrijving activiteiten 2.6 Duur van de aanvraag en planning projecten 2.7 Verwachte resultaten 2.8 Bestuur 2.9 Management
2.10 Aantal benodigde FTE’s 2.11 Begroting 2.12 Inkomsten (/ verwachte inkomsten) 2.13 Andere betrokken partijen 2.14 Toekomstige partners naast .[benoem hier de organisatie waar aanvraag naar toe gaat] 2.15 Andere aangeschreven fondsen 2.16 Licentie overeenkomst met Stichting Present Nederland 2.17 Eerder voorstel ingediend 2.18 Referenties 1e Naam: Organisatie: Telefoonnummer: 2e Naam: Organisatie: Telefoonnummer:
STICHTING PRESENT 3. Bijlagen a.
Strategisch document
b.
Jaarbegroting
c.
Inschrijving Kamer van Koophandel
d.
Statuten
Naar waarheid ingevuld: Plaats:
Datum: Naam: Functie: Handtekening:
STICHTING PRESENT
Standaardmail (wordt toegevoegd aan elke mail): Met vriendelijke groet, Tilja Wilts Secretaresse Stichting Present Zwolle Stichting Present Zwolle Postbus 40203 8004 DE Zwolle telefoon (038) 460 85 70 fax (038) 460 87 80 www.stichtingpresent.nl Deze e-mail en alle hiermee verzonden bestanden zijn vertrouwelijk en alleen bestemd voor diegene aan wie deze e-mail is geadresseerd. Indien u deze e-mail ten onrechte heeft ontvangen laat ons dit dan weten via [email protected]
Aanmeldingmail (als een groep zich aangemeld heeft): Zwolle, datum Beste , Hartelijk dank voor jullie aanmelding! We hebben nog wat extra informatie nodig en daarom het verzoek om bijgevoegd formulier ingevuld te retourneren. Alvast bedankt! We ontvangen graag twee data waarop jullie beschikbaar zijn. Daardoor hebben we meer mogelijkheden om een passend project te vinden. Hieronder zet ik onze werkwijze nog even op een rij. Werkwijze Stichting Present: 1. Presentatie (kennismaking groep en Present) 2. Aanmelding (inventarisatie wensen en (on)mogelijkheden van de groep) 3. Present zoekt een geschikt project 4. Afspraken maken (projectbezoek: van te voren wordt er in kaart gebracht wat er gedaan moet worden en wie waarvoor zorgt) 5. Aan de slag (het project) 6. Terugkoppeling en evaluatie
Antwoordaanmelding:
STICHTING PRESENT Zwolle, datum Beste , Bedankt voor het invullen van het aanmeldingsformulier! Op basis hiervan gaan we op zoek naar een geschikt project. We gaan er van uit dat jullie de data vrijhouden, totdat wij met een projectvoorstel komen. Vanuit het team van Present is ….. (emailadres toevoegen) aanspreekpunt/contactpersoon. Hij/zij neemt voor ….. contact met jullie op. Zijn er nog vragen of onduidelijkheden, mail of bel.
Eerst presentatie (als een groep zich heeft aangemeld en ze Present nog niet kennen): Zwolle, datum Beste , Bedankt voor het aanmelden van jullie groep! Voor zover wij weten is dit jullie eerste aanmelding. We vinden het belangrijk om jullie als groep eerst te leren kennen en iets te vertellen over Stichting Present. Daarom ons verzoek aan jullie om een datum door te geven waarop wij een presentatie kunnen komen geven. (keuzeregel) Na de presentatie kunnen we een projectdatum afspreken. (keuzeregel) Omdat jullie data nog ver weg zijn, vragen wij jullie die allebei vrij te houden tot wij met een projectvoorstel komen. Als er nog vragen zijn, mail of bel.
Herinneringsmail (als een groep na een presentatie niets van zich laat horen): Zwolle, datum Beste , Een aantal weken geleden hebben we een presentatie gehouden voor jullie groep. Er is alle ruimte om wel of niet een project te doen via Stichting Present. Het is jullie keuze! Tegelijk zijn we wel benieuwd naar jullie plannen, want als jullie je wèl in willen zetten, dan gaan we graag op tijd aan de slag met de voorbereiding (we hebben ongeveer 5 weken nodig voor de voorbereiding). Wil je even laten weten wat jullie plannen zijn?
STICHTING STICHTINGPRESENT PRESENT Bevestigingsmail (zodat de verzender weet dat de mail ontvangen is): Beste ,
Zwolle, datum
De e-mail is bij ons binnengekomen! Binnen twee weken nemen we contact op om afspraken te maken. Voor de volledigheid hieronder nog even de werkwijze van Stichting Present op een rijtje: 1. Presentatie (kennismaking groep en Present) 2. Aanmelding (inventarisatie wensen en (on)mogelijkheden van de groep) 3. Present zoekt een geschikt project 4. Afspraken maken (projectbezoek: van te voren wordt er in kaart gebracht wat er gedaan moet worden en wie waarvoor zorgt) 5. Aan de slag (het project) 6. Terugkoppeling en evaluatie
Meldingmail (als een MO een project heeft gemeld):
Zwolle, datum
Beste , Hartelijk bedankt voor het melden van een project! We stellen meldingen vanuit maatschappelijke organisaties zeer op prijs, want dit biedt ons de mogelijkheid om groepen die zich aangemeld hebben, in te zetten. Het komt vaak voor dat het aanbod van een groep past bij een melding. Maar, garanties kunnen wij hiervoor niet geven. Als er geen groep is die past bij deze melding, dan kan er geen project uitgevoerd worden. De werkwijze en criteria van Present zijn bijgevoegd onder aan deze e-mail. Het project dat u gemeld hebt vraagt om een actie op korte termijn. Wij zullen zo snel mogelijk laten weten of er een groep beschikbaar is. We zullen de komende twee weken kijken of er een geschikte groep is voor dit project. Het project dat u gemeld hebt kan in de komende maanden uitgevoerd worden dat geeft ons tijd om het aan groepen die zich aanmelden voor te stellen. Als er een groep is die past bij dit project dan zullen we u benaderen. Uiterlijk … geven wij u reactie. Voor de duidelijkheid nog even de volgende punten: Criteria voor Stichting Present: - De hulpontvanger heeft onvoldoende geld, netwerk of gezondheid om het project zelf aan te pakken. - De hulpverlener draagt de verantwoordelijkheid voor de cliënt en is in veel gevallen aanwezig tijdens het project Werkwijze Stichting Present: 1. Presentatie (kennismaking groep en Present) 2. Aanmelding (inventarisatie wensen en (on)mogelijkheden van de groep) 3. Present zoekt een geschikt project (hierbij kunnen we gebruik maken van meldingen via maatschappelijke organisaties, maar de wensen van de groep staan voorop) 4. Afspraken maken (projectbezoek: van te voren wordt er in kaart gebracht wat er gedaan moet worden en wie waarvoor zorgt) 5. Aan de slag (het project) 6. Terugkoppeling en evaluatie (de maatschappelijke organisatie geeft aan welk verschil de inzet van de groep gemaakt heeft. Present koppelt dit terug aan de groep)
STICHTING STICHTINGPRESENT PRESENT Bedankmail (begeleidende mail bij evaluatie aan de groep): Zwolle, datum Beste Een klein gebaar, interesse, een helpende hand, het kan zo veel betekenen. Voor degene die tijd en mogelijkheden beschikbaar stelt én voor degene die daarmee geholpen wordt. Stichting Present wil jullie als groep graag iets laten proeven van wat de inzet betekend heeft. Daarom een brief als bijlage bij deze e-mail, met het verzoek om die naar iedereen van de groep te versturen. En verder…. Mochten jullie je opnieuw of op een hele andere manier willen inzetten Heb je vragen, opmerkingen, suggesties Wil je verder doorpraten naar aanleiding van het project Meld het ons! Bijvoorbeeld via [email protected]
