L
gemeente Schiedam
A.P. Mostert Wethouder voor Financiën, Deelnemingen, Grondbedrijf, Vastgoed, Herstructurering bedrijventerreinen, Sport en Reoreatie, Facilitaire zaken Postbus l501 3 100 EA SCHIEDAM Stadskantoor
I Aan de gemeenteraad van Schiedam
WIKENMERK
ONS KENMERK
DA'NM
lOUIT26442
20 december 20 10
UW BRIEF VAN
DOORKIESNUMMER
E-MAIL
010-219 1712 / 1721
h. dijkers /
[email protected]
ONDERIVERP
Voortgang Verbeterplan Grondexploitaties
Geachte dames, heren, Door middel van deze brief wil ik u informeren over de voortgang van het verbeterplan grondexploitaties. In de bijlage bij deze brief vindt u de checklist voortgang verbeterplan grondexploitaties. In deze lijst vindt u per onderdeel een meer gedetailleerde toelichting op de voortgang. Meer specifiek wil ik u met deze brief informeren over de voortgang met betrekking tot het Handboek Projectmatig Werken. In het handboek Projectmatig Werken nieuwe stijl zal aandacht worden besteed aan diverse zaken uit het verbeterplan, om deze blijvend te kunnen inbedden in de organisatie. Naar aanleiding van het verbeterplan zijn allerlei instrumenten bedacht om projecten, en daarmee ook de risico's in de grondexploitaties, beter te kunnen beheersen. De insteek is dat het een gemeentebreed handboek wordt, waarin beschreven wordt wat een project is, welke spelers daarin een rol hebben en welke beheersinstrumenten toegepast kunnen worden. Deze methode is breed toepasbaar binnen de gemeente en niet alleen bedoeld voor de afdeling Projecten. Ik geef u hierbij een kort overzicht van de maatregelen die in gang zijn gezet, of begin volgend jaar in gang zullen worden gezet. Al deze maatregelen zullen tevens terugkomen in de beschrijvingen in het handboek Projectmatig Werken. Digitalisering van projectarchieven. Er is, in samenwerking met de afdeling DIV, gewerkt aan een structuur waarbinnen voor alle projecten op eenzelfde wijze belangrijke documenten digitaal gearchiveerd moeten worden. Per 1januari zal worden gestart met deze toepassing . binnen drie bestaande projecten. Drie afdelingen zijn begonnen met tijdschrijven; afdeling Projecten, afdeling Beheer Openbare Ruimte en de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling Vastgoed en Grondzaken. Er is een gemeenschappelijk software ingevoerd voor liet maken van planningen, te weten MS Project. Veel medewerkers hebben inmiddels ook een cursus gevolgd voor het kunnen werken met deze software. Er is dit jaar voor het eerst gewerkt met het maken van een capaciteitsraming, gebaseerd op het planningsprogramma.
11111111l1 l1111111I1IIIIIII l II111IIIIIIIIIIIIIII
Naar aanleiding van het optimaliseren van het handboek zullen ook de cursussenprojectnlatig werken en projectmanagement worden verbeterd. Deze cursussen zullen blijvend via de Schiedamse Academie onder de aandacht van alle Schiedamse ambtenaren worden gebracht. Voor alle projecten is een start gemaakt met risicomanagement. De mandaatregeling voor de gemeentelijke organisatie is aangepast aan de verantwoordelijkheden voor de diverse spelers in een project, zoals die worden beschreven in het handboek. Deze mandaatregeling is op dinsdag 14 december aangenomen door het College. De door Deloitte voor raadsleden ontwikkelde checklist Grote Projecten zal ook worden toegevoegd aan het Handboek Projectmatig Werken. De verwachting is dat in elk geval het algemene gedeelte van het handboek aan het einde van dit jaar ambtelijk gereed is, waarin alle spelers met hun eigen verantwoordelijkheid uitgebreid worden beschreven en waarin ook brede aandacht zal worden gegeven aan de beheersaspecten (Geld, Risico's, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit). Het is nadrukkelijk de bedoeling dat dit een groeidocument gaat worden, waarbij voortdurend aanvullingen, aanpassingen en optimalisatie noodzakelijk en mogelijk zijn. Ik ga ervan uit u hiermee voorlopig voldoende te hebben geïnformeerd en streef ernaar u liet Handboek Projectmatig Werken nieuwe stijl in het 1" kwartaal 201 1 te presenteren. Hoogachtend,
Wethouder A.P. Mostert
4. Actielijst verbeterplan grondexploitaties uitvoeringsprogramma 2009 / 2010 Nr.
Actie
1a 1b
Beoordeling bouwgrondexploitaties Berekening baseren op prijzenboek en verschillende kwaliteitsniveaus opnemen om bruikbaarheid van het prijzenboek te vergroten
Versie: 1 december 2010
Stand van zaken
afd.
wie
start
afgerond
% gereed
Het Schiedamse prijzenboek is gereed. Uitwerking van kwaliteitsniveaus en profielen met schetsen en tekeningen is ingezet en de laatste versie van het prijzenboek van november 2010. Nota grondprijsbeleid is in 2007 vastgesteld door de raad. Op basis van dit beleid is het college bevoegd, om binnen de vastgesteld kaders, jaarlijks . grondprijzen vast te stellen. De nieuwe Nota Grondbeleid is vastgesteld.
BOR BOR
EM EM
juli maart
jan. Nov 2011.
100% 50%
VG
DH
juli
2009 nov 2010 jan 2011 jan
100%
VG
BH
aug
Febr.
100%
nov
100%
2
Grondprijsbrief vaststellen en implementeren
3
Nota grondbeleid vaststellen
4
Wijs projectleiders aan voor alle projecten
Alle projecten, die formeel middels een collegebesluit als zodanig zijn bestempeld, hebben een projectleider.
P
HD
5
Het opstellen van integrale planningen in MS-Projects
De meeste planningen zijn klaar, loopt verder op schema.
P
HD
nov
November 2010
100%
6
Het verzorgen van een training voor het opzetten van planningen/ planmatig werken Het verzorgen van een training voor gebiedsontwikkeling Draag zorg voor complete dossiervorming (inclusief de bestuurlijke besluitvorming over de projecten)
De trainingen en cursussen zijn inmiddels gehouden.
VG
BH
sept
mrt 2010
100%
RVG
BH HD
April 2011 Januari 2011
50%
P
aug 2010 nov
P
HD
sept
okt
100%
7 8
9 10
Uitbreiding dossiers met toelichtende tekst op de grondexploitaties Risicoanalyses opstellen
Training is gestart en nu halverwege. Deze aanbevelingen komen ook terug bij het onderdeel dossiervorming. De dossiervorming t/m de herzieningen jaarrekening 2008 zijn gereed. Nieuwe toelichtingen a.g.v. de nu op te stellen herzieningen moeten nog worden toegevoegd.
95%
opmerkingen
De onderkende kwaliteitsniveaus en de financiële vertaalslag hiervan worden als supplement toegevoegd aan het prijzenboek. Grondprijzenbrief 2010 is vastgesteld en ter informatie aan de raad verstuurd. In januari 2011 volgt wederom een prijzenbrief Door de raad vastgesteld VR 110 8 februari 2010
Planeconomen verzorgen het financiële archief. In het kader van de herziening van de grondexploitaties wordt alle documentatie in hardcopy aangeleverd.
Van alle projecten zijn risicoanalyses P HD sept Januari 95% Nog niet alle (fysieke) opgesteld en aan de dossiers toegevoegd. 2011 projectdossiers bevatten de VG = team Vastgoed en Grondzaken; P = afdeling Projecten; FIN = afdeling Financiën en Ondersteuning; C= afdeling control; P&O = afdeling personeel en Organisatie; BOR = afdeling Beheer Openbare Ruimte
Nr.
11
12
Actie
Risicomodel aanschaffen en implementeren
Dossiervorming Bepaal door middel van een nulmeting welke documenten ontbreken in de projectdossiers (met name bestuurlijke besluitvorming)
13
Informeer B&W elk jaar over het resultaat van de nulmeting “grex”
14
Uitvoeren beslispunten als gevolg van de vorige aanbeveling Betrek projectleiders nog duidelijker bij het aanleggen en onderhouden van de projectmappen Neem een formeel besluit over de standaardisering die generiek in alle projecten wordt toegepast
15
16
17 18
19
Verschillenanalyses en risicoanalyses Voer verschillenanalyses uit binnen de grexen Analyseer de verschillen tussen vooren nacalculatie
Stand van zaken Deze worden herzien aan het begin van iedere projectfase en bij elke herziene grex. Risicomodel is aangeschaft en integraal aangepast op de gemeentelijke planning en controlcyclus. Het model zal worden opgenomen in de gemeentelijke handleiding Projectmatig werken. Het risicomodel is besproken met alle betrokken medewerkers en wordt nu gebruit bij de herziening van de grondexploitaties.
afd.
wie
start
afgerond
% gereed
opmerkingen risicoanalyse. De grex dossiers (herziening) wel.
VG
BH
Aan het einde van elke projectfase zal nagegaan worden of het dossiers compleet is. Dit vormt weer de nulmeting voor de volgende projectfase.
P
HD
Het MPG is het document hiervoor en vormt de basis en het MPG wordt jaarlijks opgesteld. Kan voorkomen worden door te zorgen dat dossiers op orde zijn. Dit gebeurt nu door de projectassistenten die regelmatig overleg hebben met de projectleiders. Is in feite projectmatig werken. De bestaande handleiding Projectmatig werken wordt in 2009/2010 geactualiseerd.
VG
DH
P
HD
P
HD
P
HD
sept
nov 2009
juli
mei 2010
100%
doorlopend
70%
doorlopend
100%
doorlopend doorlopend
85%
e
1 kw. 2011
Uitvoering kan in een werkgroep (bijvoorbeeld inclusief clustermanager stedelijke ontwikkeling). Eenvoudiger: een externe kracht de nulmeting laten uitvoeren of cruissellings tussen de planeconomen. Gerealiseerd het MPG is inmiddels vastgesteld in B en W. In feite komt dit neer op projectmatig werken
85%
70%
Een projectgroep is opgezet. Eerste concept voorstel eind 2010 gereed.
Is gereed in het kader van de herzieningen VG DH doorlope 100% van de grond-exploitaties. nd Analyses van voor- en nacalculatorische VG DH juni doorlo60% De ambtelijke interne kosten (basis gegevens wordt verder verbeterd. Digitaal 2010 pend tijdschrijven) valt nog buiten de tijdschrijfsysteem wordt thans analyse. ROVG is als pilot gestart geïmplementeerd. per 1-1-2010. Voer risicoanalyses uit voor alle Is gereed in het kader van de herzieningen P HD nov. doorlo85% Is gereed in het kader van de projecten van de grond-exploitaties. Risico’s worden 2009 pend herzieningen van de grondVG = team Vastgoed en Grondzaken; P = afdeling Projecten; FIN = afdeling Financiën en Ondersteuning; C= afdeling control; P&O = afdeling personeel en Organisatie; BOR = afdeling Beheer Openbare Ruimte
Nr.
Actie
Stand van zaken
afd.
wie
start
afgerond
% gereed
iedere 6 weken gerapporteerd aan de opdrachtgevers (“A4-tjes”). 20
Ga op doordachte wijze om met de analyseresultaten (laten doorwerken in grondexploitaties en te maken keuzes)
21
Communiceer met de “omgeving” van Projecten over de wijze waarop analyses worden uitgevoerd
24
Weerstandsvermogen Draag zorg voor een transparante bepaling van het weerstandsvermogen mbt het grondbedrijf Projectsturing Geef de Afdelingsmanager F&O de Afdelingsmanager ROVG een duidelijke rol in de besluitvorming aangaande locatie-ontwikkeling Invoering rapportages
25
Prioritering van de projecten
26
Definieer hiervoor de rol van de projectleider en eventuele criteria waaraan deze dient te voldoen
22
23
27
Verantwoordelijkheden zo laag
P / VG
HD
allen
HD
nov 2009
doorlopend
100%
Vindt thans plaats via de MPG die in 2010 samengaat met de jaarrekening 2010.
FIN / VG
DH/FI N
okt
mrt. 2010
100%
Dit borgen in de procedures mbt projectmatig werken en deze derhalve hierop aanpassen.
P/ VG/C
HD
okt
Maart 2010
90%
Ligt vast in handleiding Projectmatig werken.
P
HD
Okt.
Okt.
85%
Dit is nog niet doorgevoerd in alle projecten. Rapportages worden met ingang van januari ook uitgebracht aan bestuurlijk opdrachtgevers (zie punt 19).
VG
HD
juli.
Maart 2010
100%
P
HD
juli
1 kw. 2011
75%
sept
dec 2010
0%
B en W
e
85%
exploitaties. Risico’s worden iedere 6 weken gerapporteerd aan de opdrachtgevers (“A4-tjes”). Continue proces. Speelt weer een belangrijke rol bij de herziening per 01 januari 2011.
Risico- analyses worden meegenomen bij de herzieningen van de grondexploitaties, interne rapportages en projectdocumenten. De volgende fase is de sturing op de risico’s in projectgroepverband. Deze sturing is in de loop van 2010 verbeterd. Is in feite onderdeel van actie 17. Geldt overigens ook andersom: interne rapportages van Projecten moeten ook naar VG gezonden worden.
Voor ieder project wordt elke 6 weken een operationele rapportage opgesteld op geld, risico, informatie, tijd, kwaliteit en communicatie. Deze rapportages worden uitgebracht naar de projectgroepen en de ambtelijke opdrachtgevers . In 2011 zal ook de bestuurlijke opdrachtgevers hierin worden voorzien. Prioritering is door het college vastgesteld en voor kennisgeving naar de raad verzonden. In de eerste helft van 2011 zal er wederom een prioritering worden opgesteld. De handleiding Projectmatig werken wordt in 2009/2010 geactualiseerd. De rol van de projectleider, opdrachtgever, etc. komt hierbij aan de orde. Verbeteringsvoorstel mandaten moet nog
doorlopend
opmerkingen
Functieprofielen en functie omschrijvingen worden met voorrang opgesteld en beschreven. Zie ook punt 28.
VG = team Vastgoed en Grondzaken; P = afdeling Projecten; FIN = afdeling Financiën en Ondersteuning; C= afdeling control; P&O = afdeling personeel en Organisatie; BOR = afdeling Beheer Openbare Ruimte
Nr.
28
29
30
31
32
33
34
Actie
Stand van zaken
mogelijk in de organisatie beleggen Formatie Geef meer aandacht aan competentiemanagement
bestuurlijk worden vastgesteld.
Stel een meerjarig personeelsplan Stedelijke Ontwikkeling op waar dit in meegenomen wordt
Proceskenmerken Maak duidelijke afspraken over het (moment van) afsluiten van projecten (wie is verantwoordelijk, wanneer wordt afgesloten) Inzichtelijk maken ambtelijke kosten. Invoering tijdschrijven. Verbetering kostenverhaal op derden
Draag zorg voor een breder overleg tussen Vastgoed en Grondzaken en Financiën
Rekenmodel Opstellen PvE voor een Rekenmodel, grexen
Uniforme werkafspraken planeconomie m.b.t. gebruik rekenmodel
afd.
wie
De afdeling ROVG en de afdeling Projecten haken momenteel aan bij het organisatiebreed ingezette competentiemanagement en zijn in overleg met de afdeling P&O over het instellen van een pilot voor projectleiders, planeconomen en stedenbouwkundigen. De competenties voor de planeconomen zijn reeds vastgesteld.
MT SO
afgerond
% gereed
HD/B H
Okt 2010
60%
MT SO
HD/B H
Okt 2010
30%
Dit wordt meegenomen bij de herziening van de handleiding Projectmatig werken in 2009/2010.
P
HD
juli
1 kw. 2011
70%
Digitaal tijdschrijfsysteem is aangeschaft. De Afdeling ROVG heeft met terugwerkende kracht tot 1 januari 2010 tijdgeschreven. De uren zijn doorgeboekt op de projecten. Tijdschrijven moet nog organisatie- breed worden ingevoerd en is dus nog niet compleet. De controlfunctie is ingevoerd, de vacature is inmiddels (tijdelijk) vervuld. Overleg tussen VG en Financiën vindt plaats via de controllers en is intensief.
VG
BH
Sept.
Doorlopend.
50%
VG / FIN
DH
doorlop end
VG / FIN
DH
sept
Dec 2011
30%
Minimale vereisten zijn: Conversie vanuit huidig pakket Consolidatie om jaarschijven in MPG te bepalen Aansluiten op financiële administratie (resultaatbepaling en registratie verplichtingen)
VG
DH
juli
sept 2009
100%
De werkwijze is uniform gehanteerd bij de herziening van de grondexploitaties.
Het PVE is opgesteld. Naar aanleiding van het PvE kan geconcludeerd worden dat het huidige model voldoet mits er goede werkafspraken worden gemaakt. Metrum is bezig met een vernieuwing van het model. Het model wordt nu getest door Metrum. Zodra het model definitief klaar is zal dit beoordeeld worden. De te hanteren berekeningswijze is geüniformeerd zodat iedereen binnen planeconomie dezelfde werkwijze heeft. De
start
e
opmerkingen
Nieuwe gesprekcyclus is geïntroduceerd en gaat ingezet worden. Zie ook punt 26.
Ligt vast in handleiding Projectmatig werken. Een projectgroep is opgezet. Eerste concept voorstel eind 2010 gereed
100%
VG = team Vastgoed en Grondzaken; P = afdeling Projecten; FIN = afdeling Financiën en Ondersteuning; C= afdeling control; P&O = afdeling personeel en Organisatie; BOR = afdeling Beheer Openbare Ruimte
Nr.
Actie
Stand van zaken
afd.
wie
start
afgerond
% gereed
opmerkingen
VG
PE
Febr .2010
mrt 2010
100%
VG/FIN
PE/D H
sept
April 2010
100%
Verdere doorontwikeling MPG 2011 heeft de aandacht
VG
BH
sept 2010
2012
30%
VG/FIN
DH
feb 2010
juli 2010
70%
Gronden worden in principe niet meer actief verworven. Particuliere initiatieven worden gefaciliteerd. Proces moet nog verder geïmplementeerd worden in 20102011. Risico’s <50% van de risico’s binnen de grex zijn benoemd en verwerkt in gemeentelijke risico paragraaf. Kansen zijn niet verwerkt in de grex maar in de gemeentelijke risico paragraaf.
PZ / VG
DH
sept
nov
100%
PZ / P
HD
sept
dec
95%
PZ
BH
Sept 2010
Maart 2011
30%
P
HD
sept
jan 2011
80%
P
HD
sept
okt
100%
P
HD
sept
okt
100%
werkafspraken zijn nu op papier gezet.
35
MPG Opbouw en structuur Meerjaren Plan grondbedrijf nader uitwerken
36
Opstellen eerste MPG op basis van de herziene grexen van 2009
37
Nadere uitwerking van de onderdelen mbt erfpacht, panden, gronden en particuliere initiatieven
38
Ontwikkeling weerstandsvermogen
39
Personeel Werven personeel VG
40
Werven personeel Projecten
41
Verzorgen van opleidingen
42
Overleg structuren Projectgroepen
43 44
Ambtelijk overleg opdrachtgevers – projectleiders c.a. Bestuurlijk overleg projecten
MPG maakt deel uit van de herziening van de grondexploitaties per 01-01-2010 en 2011. MPG maakt deel uit van de herziening van de grondexploitaties per 01-01-2010 en 2011. De herorientatie en het beheer van het vastgoed alsmede erfpacht maken deel uit van de takenanayse (spoor 3). De resultaten van deze heroriëntatie worden in september aan het college aan geboden. Zie ook actie 19. Aangeven wat de benodigde weerstandscapaciteit is “door de jaren heen”, afzetten tegen de beschikbare middelen en een uitspraak doen over het weerstandsvermogen. Vervolgens bestuurlijke besluitvorming over eventuele bijsturing verkrijgen. Werving planeconomen is afgerond . Werving strategisch vastgoedjurist is afgerond.
Training gebiedsontwikkeling is gepland na de zomervakantie. Trainingsbureau is geselecteerd. Is nog niet bij alle projecten ingevoerd. Doorlopend gezien de nieuwe ontwikkelingen.
Is ingevoerd en loopt via het stafoverleg.
Omzetting inhuur naar vast personeel plus formatie.
Voor alle projecten zijn afspraken gemaakt met de bestuurlijke opdrachtgever. Met het nieuwe VG = team Vastgoed en Grondzaken; P = afdeling Projecten; FIN = afdeling Financiën en Ondersteuning; C= afdeling control; P&O = afdeling personeel en Organisatie; BOR = afdeling Beheer Openbare Ruimte
Nr.
Actie
Stand van zaken
afd.
wie
start
afgerond
% gereed
opmerkingen college worden de afspraken ingepland.
Hoogste prioriteit/vertraging Gemiddelde prioriteit/op schema Laagste prioriteit/gereed
VG = team Vastgoed en Grondzaken; P = afdeling Projecten; FIN = afdeling Financiën en Ondersteuning; C= afdeling control; P&O = afdeling personeel en Organisatie; BOR = afdeling Beheer Openbare Ruimte
