gemeente Schiedam
Burgemeester en wethouders
I
Postbus l501 3 100 EA SCHIEDAM Stadskantoor Stadserf 1
Aan de gemeenteraad van Schiedam F 010 473 70 21 W www.schiedam.nl
ONS KENMERK
DAm
l lUIT00333 UW BRIEF VAN
DOORKIESÏWMMER
6 januari 201 1
010-2191377
2 O JAN, 2011
ONDERWW
P&C-cyclus
Geachte dames, heren, Het college van burgemeester en wethouders informeert door middel van bijgaand spoorboekje, de gemeenteraad, over de P&C-cyclus van het komende jaar (2011) conform de financiële verordening (VR3212009). Het spoorboekje bevat de planning van de reguliere P&C-momenten Cjaarrekening, tussentijdse rapportages, zomernota en begroting) alsmede een aantal bijeenkomsten met de raad over de uitwerking van het CWP en de KTA. Het spoorboekje is tot stand gekomen op basis van het vergaderschema van de raads- en commissievergaderingen, de regels uit de financiële verordening en de brief aan de raad over het CWP en KTA (kenmerk: 10UIT26587, datum 20 december 2010). Wij stellen u voor het Spoorboekje 20 11 voor kennisgeving aan te nemen. Bijlage: - Planning- en controlcyclus Spoorboekje 201 1
a
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam,
W.P.H. Redert
111111111111 11111111111 1IIIIIIIIIII1111 1 11
W.M. Verver-Aartsen
gemeente Schiedam gemeente Schiedam cluster Middelen
3100 EA Schiedam Stadskantoor Stadserf 1 3 112DZ Schiedam
Planning- en controlcyclus Spoorboekje 201 1
11 Januari 2011
1.
Inleiding
Het college van Burgemeester en Wethouders (college van B&W) biedt u voorliggend spoorboekje voor de planning- en controlcyclus 2011 aan. Conform de Financiële verordening (art. 2) dient de gemeenteraad jaarlijks geïnformeerd te worden over de planning van het komende jaar. In 2011 ligt in de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus) naast de wettelijke vereisten, de nadruk op de uitvoering van het Collegewerkprogramma en de uitwerkingsopdrachten uit de Kerntakenanalyse (KTA). In dat kader vindt op 15 februari een bijeenkomst met de raadsleden plaats die bedoeld is om de raad nader te informeren over het proces van de takenanalyse in relatie tot het CWP, de inhoud van de uitwerkingsopdrachten en de strategische lijnen uit het CWP. Ook zal worden aangegeven op welke wijze periodiek bestuurlijk zal worden gerapporteerd over de voortgang. Medio maart zal een voorjaarsrapportage over de uitwerkingsopdrachten en het CWP worden opgeleverd; in de planning is voorzien dat hierover begin april een debat met de raad plaatsvindt. Deze voorjaarsrapportage komt in de plaats van de Voorjaarsbrief die in eerdere jaren is opgesteld. In de Zomernota, die voor juni is voorzien, ligt het accent op het resultaat van de uitwerkingsopdrachten die (budgettair) moeten worden verwerkt in de begroting 2012. Tevens wordt daarin een actualisatie van de financiële positie gegeven, op basis van het jaarrekeningresultaat, de eerste Financiële rapportage 2011 en de meicirculaire Gemeentefonds. Overwogen wordt om de algemene beschouwingen 2012 te vervroegen van de begrotingsbehandeling in november naar de behandeling van de Zomernota eind juni. Onderstaand volgt eerst een beknopte uiteenzetting van de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus). Met het project Processen op Scherp is het planning- en controlproces nader uitgewerkt en vormgegeven in een procesmodel. Tot slot zijn de data weergegeven waarop het college van B&W en de gemeenteraad de P&C-producten in 2011 kunnen verwachten.
11 Januari 2011
2.
Planning en Control
Onderstaand volgt een toelichting op het P&C-proces bestaande uit de definitie en doel van het proces, de kaderstellende documenten en het procesmodel. Definitie Planning en Control bestaat uit twee elkaar opvolgende delen: - Planning: het plannen van het uit te voeren gemeentelijk beleid in de vorm van maatschappelijke doelen (outcome), prestaties (output), functioneren van productieprocessen (throughput) en toewijzing van middelen (input). - Control: het sturen op de realisatie van de planning en het afleggen van verantwoording hierover. Het doel van het P&C-proces is door het tijdig, volledig en juist plannen van maatschappelijke doelen, prestaties, productieprocessen en middelen, (bij)gestuurd kan worden op de realisatie ervan en verantwoording kan worden afgelegd. Kaderstellende documenten Kaderstellend voor het P&C-proces zijn de volgende documenten: 1. Coalitieakkoord, Collegewerkprogramma, KTA 2. Financiële verordening 3. Financieel afwijkingenbeleid. Het P&C-proces van de gemeente Schiedam is in onderstaand procesmodel weergegeven.
l 1 Januari 2011
BESNRENDE PROCESSE
PRINWRE PROCESSE
,.
.
i .... ;
. a & & . & & C.*
I
Concernplan Meejaren prograrnma-
Begroten en plannen
I'
ProgiatiimabegroGng Productenbegroting
Analyseren, bijsturen en verantwoorden
e=
l.,.
*x;. ,C>.i
Opstellen jaarverantwoording
Conform de Finanoiële verordening ontvangen de gemeenteraadsleden minimaal: Zomernota, - Programmafmgroting - Financiële rapportages (ie en aekwartaal) - Bestuursrapportage[zekwartaal) - Programmarekening.
-
Zamernota De Zomernota is bedoeld om de raad de kaders voor het opstellen van de begroting te kunnen laten maken. Hierin wordt het flnancliijle kader en het beleid verder uitgewerkt voor de komende vier jaren. Er wordt gekeken naar de begrotìngsuitganr~cpunten(verwaehie inkomsten, ontwikketirrg van de kosten) en de uitwerking van (nieuw) beleid. Op basis hiervan werkt het college een dekkingsvoarstel ult. Prngrammabegroting De programmabegroting wordt door de wad vastgesteld (in noumber) en is kaderstellend. De programmabegratinggeefi de kaders vaar het beleid en begroting mor het mllege voor het komende begmtingsjaar en de volgende drie jaren. Financigle rapportage8 fleen 2 kwarfaaíJ Aan het eind van het eerste en d ~ r d ekwartaal wordt een financiële rapportage opgesteld, waarin de financiëie verantwoording (financiele afwijkingen) van het bestaande bdeid centraal staat,
6 Januari 201 1
Besfuursrapportage/Managemenf ra~portage(2~ kwartaal) Aan het einde van het tweede kwartaal wordt naast de financiële rapportage (financiële afwijkingen) een rapportage over het gevoerde beleid opgesteld. Hierbij worden de afwijkingen op het beleid gerapporteerd. In 2011 zal meer aandacht worden besteed aan kredieten en investeringen. Programmarekening In de programmarekening wordt verantwoording afgelegd aan bestuur en samenleving over de mate waarin in het afgelopen jaar doelen en prestaties - uit de programmabegroting gerealiseerd zijn en welke middelen daarvoor ingezet zijn.
Planning 2 0 11 De planning is afhankelijk van de planning van de raadsvergaderingen en daarop voorbereidende commissievergaderingen. Daarnaast spelen de wettelijk bepaalde inleverdata bij de provincie Zuid-Holland een belangrijke rol.
Product
Collegevergadering
Vergadering Commissie Ruimtelijke ordening en beheer
Raad(svergadering)
Programmarekening 2010
19 april
21 juni
29 juni*
KTAICWP
- 15 feb.
- Informatieavondraad - Voorjaarsrapportage
15 maart
Geen commissievergadering
- Debat college met raad Zomernota 2012
- 4 april
- collegeretraite - vaststelling Zomernota
- 16en17mei - 6 juni
Geen commissievergadering 30 juni
Financiële rapportage (FINRAP) le kwartaal 2011
31 mei
21 juni
29 juni
Bestuursrapportage(BERAP) ze kwartaal 201l
16
13 september
22 september
Collegeretraitet.b.v. begroting
30 aug en 1 sept 1 november
- 8 en 10 november**
Programmabegroting
- Programmabegroting 2012 - Tafeltjesavond - Schriftelijke vragenronde Financiële rapportage 3e kwartaal 2011
27 september
- 6 oktober
- 7-13 oktober november
7 december
15 december
* Aanlevering bij provincie Zuid-Holland uiterlijk 15 juli 2011 ** Aanlevering bij provincie Zuid-Holland uiterlijk 15 november 2011 Nog te plannen: -
Data bijeenkomsten Subcommissie Onderzoek der Rekening nog onbekend.
ll Januari 2011
