Huishoudelijk reglement van de Stichting Luchtvaart Zonder Grenzen ASF Nederland
1
Inhoudsopgave (alfabet)
Pagina
A Aangaan verplichtingen/maken van kosten Accepteren van donaties Adressen B Basiswaarden Belangenverstrengeling/melding van zaken Besturing C Comité van aanbeveling Commissies Communicatie en informatie Contact met bestuur D Donateurs en fondsenwerving F Financiën en administratie I Internationale verbondenheid K Klachten M Medewerkers inzet en waardering O Organisatie P Projecten en projectrapportage R Rechtsvorm Relatie met bank, accountant, fiscus, CBF en de pers S Sancties U Uitzonderingen en afwijkingen V Vervoer van goederen en mensen Voorschotten en declaraties Vrijwilligheid en gewetensbezwaren W Werking reglement Z Zorg voor alle belanghebbenden
2
4 4 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 9 9 9 10 10
Waarom een huishoudelijk reglement Het huishoudelijk reglement is bedoeld om de samenwerking en activiteiten binnen de stichting adequaat en voorspelbaar te laten verlopen. Hiervoor zijn „spelregels‟ nodig, waar iedereen binnen de stichting geacht wordt zich aan te houden gedurende zijn/haar inspanningen voor de stichting. Het reglement schept verwachtingen en fungeert als een leidraad voor iedereen die met of namens de stichting actief is. Het reglement is beschikbaar op de website van de stichting. Het bestuur stelt het huishoudelijk reglement vast waarin ondermeer zaken geregeld en beschreven worden die niet (gedetailleerd) in de statuten zijn vervat. Het bestuur is het enige orgaan binnen de stichting dat het huishoudelijk reglement kan aanpassen (met unanieme stemmen). Het reglement is ondergeschikt aan de statuten. In alle gevallen waarin de wet, de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
3
Aangaan verplichtingen/maken van kosten Het aangaan van verplichtingen en maken van kosten voor rekening van de stichting dient zeer zorgvuldig te gebeuren. Er worden geen (voorwaardelijke) financiële verplichtingen aangegaan die de beschikbare of gebudgetteerde (specifieke) baten zullen overschrijden. Er worden geen verplichtingen aangegaan waarbij sprake is van een afdwingbaar (financieel) resultaat. Alle verplichtingen gaan uit van een passende inspanning nodig om de overeengekomen doelen/afspraken te realiseren. De stichting gaat geen verplichtingen aan waar sprake kan zijn van of die kunnen leiden tot overtreding van wet- of regelgeving of die in strijd zouden zijn met de goede zeden. Er gelden de volgende autorisatieregels: In geval de verplichting (uitvoering) door derden is gewaarborgd: Een individueel bestuurslid mag verplichtingen aangaan indien de realisatie/uitvoering door derden gewaarborgd is (diensten in natura, bijvoorbeeld vervoer hulpgoederen), waarbij hij/zij deze bevoegdheid mag delegeren aan anderen binnen zijn/haar portefeuille. In alle andere gevallen: Een individueel bestuurslid mag tot € 1.000 verplichtingen aangaan, waarbij hij/zij deze bevoegdheid mag delegeren aan anderen binnen zijn/haar portefeuille, in welk geval verantwoording dient te worden afgelegd aan het betreffende bestuurslid. Voor het aangaan van verplichtingen vanaf een (geschatte) financiële waarde van € 1.000 is vooraf goedkeuring van de penningmeester vereist. Voor het aangaan van verplichtingen vanaf een (geschatte) financiële waarde van € 5.000 is vooraf goedkeuring van het bestuur vereist (bestuursbesluit). De autorisaties etc. zijn vastgelegd in het “Handboek administratieve organisatie & interne controle LZG”. Accepteren van donaties Donaties zijn vanzelfsprekend zeer welkom. Wel gelden er voorwaarden waaronder donaties mogen worden geaccepteerd. Dit zijn: Alle gelden zijn vrijwillig ter beschikking gesteld. Er mogen geen formele resultaatverplichtingen en/of tegenprestaties worden gesteld. Er mogen geen gelden, goederen of diensten in ontvangst worden genomen waarvan de bestemming door de gever wordt beperkt in strijd met de normen en waarden van de stichting. Er mogen geen gelden, goederen of diensten worden overhandigd of in ontvangst worden genomen, die kennelijke bedoeld zijn daarmee gunsten te verwerven („smeergelden‟), dan wel die van dubieuze bronnen afkomstig zijn. Donaties in geld worden bij voorkeur giraal ontvangen direct op de bankrekening van de stichting. Contante donaties, etc. mogen alleen in ontvangst worden genomen als er tenminste twee vertegenwoordigers van de stichting aanwezig zijn, waaronder een bestuurslid, dan wel door middel van een door de penningmeester verzegelde collectebus. Contante gelden worden direct op de rekening van de stichting gestort met schriftelijke (e-mail)kennisgeving van beide medewerkers aan de penningmeester.
4
Adressen Het volledige adres van de stichting is: Bezoekadres Stichting Luchtvaart Zonder Grenzen Gebouw Skyport Havenmeesterweg 43 Kamer 617 Postadres Stichting Luchtvaart Zonder Grenzen Postbus 75658 1118 ZS Schiphol Tel/fax: +31 (0)20 - 653 2855 E-mail:
[email protected] Website: www.luchtvaartzondergrenzen.nl Internationale website: www.asfeurope.eu Omdat het kantoor van de stichting niet permanent bemand is, dient men bij voorkeur contact op te nemen via e-mail. Ook het bestuur is via het mailadres te bereiken. In verband met de beveiliging van het kantoorgebouw en verplichte aanmelding/identificatie bij de portier, dient men voorafgaand aan een bezoek het kantoor te bellen/mailen, zodat uw komst kan worden aangemeld bij de beveiliging. Basiswaarden Iedere medewerker van de stichting: Staat onbevangen ten aanzien van ras, religie, geaardheid, levensbeschouwing of politieke opvatting. Houdt zich aan de lokale wet- en regelgeving. Onthoudt zich van uitingen of activiteiten die de stichting op enigerlei wijze kunnen schaden. Onthoudt zich van „inmenging in binnenlandse respectievelijk interne aangelegenheden´ in de landen waar de stichting actief is of organisaties waarmee de stichting samenwerkt. Onthoudt zich van intimiderend, onzedelijk of anderszins onbetamelijk gedrag. Staat positief tegenover de stichting in al haar facetten. Stelt zich onafhankelijk en neutraal op en meldt het direct aan het bestuur indien deze onafhankelijkheid of neutraliteit op enigerlei wijze wordt bedreigd. Houdt zich op de hoogte van: o De statuten van de stichting. o De doelstellingen en werkwijze van de stichting. o Het huishoudelijk reglement. o Alle publicaties van de stichting. Belangenverstrengeling/melding van zaken Medewerkers dienen te waken voor en op te treden tegen verstrengeling van belangen en/of zaken en activiteiten die de stichting op enigerlei wijze kunnen schaden of benadelen. Een medewerker (waaronder dus ook een bestuurslid) dient het bestuur op de hoogte te brengen indien: Hij/zij een zakelijke relatie met de stichting heeft ongeacht de vorm of hoedanigheid. Hij/zij familieleden heeft die op enigerlei bij of voor de stichting werkzaam zijn. Hij/zij verdachte is ter zake van een misdrijf. Hij/zij weet heeft van onoorbare zaken met betrekking tot de stichting.
5
Bestuur De dagelijkse leiding van de stichting rust bij het bestuur, bestaande uit (tenminste) zeven onbezoldigde leden die elk een bepaalde portefeuille hebben en/of disciplines vertegenwoordigen, waaronder de voorzitter. Het algemeen bestuur vormt tevens het dagelijks bestuur. De leden zijn (per april 2011): Naam Benno Baksteen Walter List Joost Keulen Jos Netten Maarten van Walt Meijer Dick Meijer Yvonne Russ
Rol voorzitter penningmeester secretaris lid lid lid lid
Marc Westenberg
lid
Verantwoordelijk aandachtsgebied Algemeen Financiën & Administratie Kantoor & Juridische zaken Vliegdienst Hulptransport Vliegdienst PR/Marketing, binnenlandse activiteiten, (kinder)begeleiding, fondsenwerving Vliegdienst
Voor de werking van het bestuur is een separaat document opgesteld: “Werkwijze bestuur LZG”. Dit document is beschikbaar op het kantoor/de website van de stichting. Door zitting te nemen in het bestuur onderwerpt ieder bestuurslid zich expliciet aan de statuten en het huishoudelijk reglement. Bestuursleden kunnen zich niet beroepen op onbekendheid met de statuten of het reglement. Het bestuur komt maandelijks bijeen of zo veel vaker als noodzakelijk wordt geacht. Comité van aanbeveling De stichting beschikt over een comité van aanbeveling, bedoeld om de stichting ondersteuning te geven op het vlak van goodwill, promotie, public relations en het bevorderen van de relaties van de stichting met het bedrijfsleven, de overheid en verwante organisaties. Voor de opzet en werking van dit comité is een separaat reglement opgesteld: “Reglement comité van aanbeveling”. Dit reglement is ter inzage beschikbaar op het kantoor van de stichting. Binnen het bestuur is de voorzitter verantwoordelijk voor het comité van aanbeveling. Commissies De commissies worden „geleid‟ door de verantwoordelijke bestuursleden. De commissies opereren binnen de gestelde kaders van de stichting zelfstandig. Iedere commissie regelt haar eigen organisatie, bezetting, overleg en activiteiten. De resultaten worden via het bestuurslid aan het bestuur gerapporteerd en verantwoord. Communicatie en informatie De stichting beschikt over meerdere instrumenten om te communiceren. Naast de permanente informatie op de website brengt de stichting drie maal per jaar een bulletin uit. De website is bedoeld voor actualiteiten, informatieverschaffing en documentenbeheer. Het bulletin is bestemd voor achtergrondinformatie en projectverslagen. Zowel de website als het bulletin hebben een redactieraad. Binnen de stichting is een bestuurslid verantwoordelijk voor de communicatie en informatie. Voor deze portefeuille is er een separaat ´communicatieplan´ opgesteld.
6
Contact met het bestuur Medewerkers van de stichting kunnen hun vragen, genoegens en ongenoegens door tussenkomst van een bestuurslid voorleggen aan het bestuur. Het bestuurslid zal deze aan het bestuur melden. Informeel zijn de nieuwjaarsreceptie en de jaarlijkse bijeenkomst van vrijwilligers gelegenheden om rechtstreeks met bestuursleden van gedachten te wisselen. Ook via het algemene e-mailadres (
[email protected]) is het bestuur bereikbaar. Donateurs en fondsenwerving De stichting bekostigt haar activiteiten uit donaties van particulieren, bedrijven en de overheid en sponsorgelden van bedrijven, of vergoedingen voor activiteiten die in rekening worden gebracht bij opdrachtgevers. Ook bijdragen van andere NGO‟s zijn mogelijk. Binnen de stichting is een commissie onder leiding van een bestuurslid (per 2010: Yvonne Russ) verantwoordelijk voor de fondsenwerving. Nieuwe donateurs zijn uiteraard welkom en dienen te worden verzocht contact op te nemen met het kantoor (zie adressen) of het verantwoordelijke bestuurslid. Financiën en administratie Het financieel jaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar. Deze portefeuille is de verantwoordelijkheid van de penningmeester. Voor de opzet en werkwijze van de financiën en administratie is een separaat handboek opgesteld: “Administratieve organisatie en interne controle LZG”. Huishoudelijk Reglement en Statuten In alle gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet of indien toepassing van het Huishoudelijk Reglement strijdig is met de statuten van de stichting, is het bepaalde in de statuten doorslaggevend. Internationale verbondenheid De stichting is internationaal verbonden met haar ASF zusterorganisaties in Europa. Deze verbondenheid in niet juridisch van aard, maar collegiaal. Tweemaal per jaar komen de Europese organisaties bij elkaar op uitnodiging van een van de landenorganisaties. Er is een groepswebsite: www.asfeurope.eu. Klachten Het werk van de stichting is mensenwerk en daarbij kunnen zaken niet goed gaan. Er is een klachtenprocedure beschikbaar (op de website) met een klachtenformulier. Er dient naar te worden gestreefd klachten eerst tussen de direct betrokkenen op te lossen. Het bestuur dient evenwel op de hoogte te worden gehouden van formele klachten. Alle formele klachten en de oordelen van het bestuur inzake behandelde klachten worden geregistreerd in het klachtenregister dat wordt bijgehouden op het kantoor van de stichting. Medewerkers inzet en waardering Alle medewerkers van de stichting stellen zich ten doel hun kennis, contacten en faciliteiten in te zetten voor de doelstellingen van de stichting, zonder daarbij enig onderscheid te maken naar ras, religie, geaardheid, levensbeschouwing of politieke opvatting.
7
Alle medewerkers van de stichting – waaronder in deze paragraaf tevens worden verstaan bestuursleden - verrichten hun werkzaamheden op vrijwillige basis en ontvangen hiervoor geen bezoldiging. Als uitzondering hierop kunnen „vaste‟ medewerkers bij de eigen vliegdienst op beperkte schaal financieel worden vergoed, ter zake van bepaalde overeengekomen prestaties. Alle medewerkers ondertekenen een “vragenlijst nieuwe medewerkers LZG”. Met medewerkers worden geen arbeidsovereenkomsten of andere soortgelijke overeenkomsten gesloten. Nieuwe medewerkers („vrijwilligers‟) zijn van harte welkom en worden verzocht contact op te nemen met het kantoor (zie adressen). Organisatie De stichting LZG kent geen leden. De organisatie van de stichting bestaat uit een bestuur, commissies, kantoor, de vliegdienst en het comité van aanbeveling. Organogram (per april 2011) Bestuur Secretaris
Kantoor
Penningmeester
Vliegdienst
Hulptransport
PR/Marketing
Techniek Selektie Coörd. TdH Coörd.CAR Coörd. FMS Eigen vliegtuig
Uitvoering
(Kinder)begeleiding Website Magazine Fondsenwerving Binnenl. activiteiten Vrijwilligers
Later een eigen 'divisie'
Projecten en projectrapportage Projecten dienen vooraf de goedkeuring te hebben van het bestuur (conform de autorisatie bevoegdheden) en voorzien te zijn van een begroting. De formele vereisten waaraan een project dient te voldoen zijn vastgelegd in het “Handboek Administratieve organisatie & interne controle LZG”. Goedgekeurde projecten worden in een projectenregister, bijgehouden door het kantoor, vastgelegd. Na afloop van ieder project (met een „waarde‟ van meer dan € 1.000) wordt een evaluatierapport opgesteld. Hiervoor is eveneens een formulier beschikbaar. De projectverantwoordelijke stelt de evaluatie op en legt deze via de portefeuillehouder voor aan het bestuur. Desgewenst of op verzoek van het bestuur brengt de projectverantwoordelijke een tussentijdse projectrapportage uit. Dit is onder meer vereist indien de uitvoering van het project in belangrijke mate afwijkt van het projectplan/begroting (b.v. qua duur, activiteiten of inkomsten en uitgaven). De voortgangsrapportage wordt aangeboden aan het verantwoordelijk bestuurslid. Hij/zij bepaalt of deze voortgangsrapport op de agenda van de bestuursvergadering wordt gezet. Rechtsvorm De rechtsvorm is een stichting. De statuten zijn notarieel vastgesteld en ter inzage beschikbaar op het kantoor van de stichting.
8
Relatie met bank, accountant, fiscus, CBF en de pers De contacten met de bank, accountant, fiscus, CBF en de pers zijn voorbehouden aan het bestuur. Sancties Indien een medewerker zich niet houdt aan de statuten of het huishoudelijk reglement of enig ander formeel reglement van de stichting, is hij/zij verantwoording daarover verschuldigd aan het bestuur. Het bestuur beslist over de overtreding. In het uiterste geval wordt de betreffende medewerker geroyeerd, in voorkomend geval met behoud van aansprakelijkheid voor de schade die zijn gedrag tot gevolg heeft. Uitzonderingen en afwijkingen Uitzonderingen en afwijkingen op het huishoudelijk reglement dienen vooraf door het bestuur te zijn goedgekeurd. Voorschotten en declaraties Het verstrekken van een voorschot ter dekking van te maken kosten gebeurt altijd op naam van een bestuurslid of medewerker. Het voorschot wordt via de bank aan betrokkene overgemaakt. Gemaakte onkosten zijn uitsluitend declarabel na goedkeuring. Onkostendeclaraties kunnen, voorzien van onderliggende bonnen en facturen, worden ingediend bij het kantoor door middel van de daar beschikbare onkostenformulieren. Het kantoorpersoneel is bevoegd voorschotten en declaraties af te handelen. Voor de onkostenregeling wordt verwezen naar het handboek “Administratieve organisatie en interne controle LZG”. Vervoer van goederen en mensen Het is niet toegestaan goederen aan te nemen en/of te laten verzenden: Die schade kunnen aanrichten aan mensen en/of de natuur (wapens, drugs, chemicaliën, etc.). Waarvan de opdrachtgever/afzender onbekend is of een twijfelachtige reputatie geniet. Die in het land van herkomst dan wel het land van bestemming als illegaal worden beschouwd. De goederen dienen altijd in detail bekend te zijn (vrachtbrief/verzendopgave). In de praktijk zal de vrachtbrief maar ook de overbagage vóór de verzending door de vervoerder gecontroleerd worden. Deze controle door de vervoerder doet echter niet af aan de eigen verantwoordelijkheid van de stichting en haar medewerkers. Het is niet toegestaan personen te (laten) vervoeren waarvan bekend is, of moet worden aangenomen dat deze voortvluchtig zijn. Te verzenden goederen en te begeleiden personen blijven te allen tijde de verantwoordelijkheid van de verzoekende partij. De stichting en derden die zij daartoe inzet zijn nimmer aansprakelijk voor zulke goederen en personen; deze uitsluiting van aansprakelijkheid dient zo mogelijk vooraf schriftelijk te worden overeengekomen. Bij twijfel dient vooraf contact te worden opgenomen met het bestuurslid dat binnen de stichting verantwoordelijk is voor de zendingen/begeleiding. Vrijwilligheid en gewetensbezwaren De medewerker dient zijn/haar medewerking aan de stichting geheel uit vrije wil te doen. Als de medewerker ergens toe gedwongen wordt (voelt) wat tegen zijn/haar wil is, moet hij/zij weigeren en hiervan het bestuur in kennis stellen.
9
Werking reglement Het reglement is van toepassing in alle situaties waarin een medewerker voor, door of namens de stichting werkzaam is. Het karakter van het reglement is het leveren van een inspanning teneinde de reglementen zo goed en volledig mogelijk na te komen. Zorg voor alle belanghebbenden De stichting en haar medewerkers oefenen zorg uit naar alle belangen en belanghebbenden van de stichting, door deze met respect, toewijding en met oog voor hun belangen tegemoet te treden. Als belangen en belanghebbenden worden onderkend: Donateurs Onder donateurs worden verstaan alle personen, bedrijven en instellingen die „om niet‟ en vrijwillig de stichting ondersteunen door het doneren van geld en/of middelen in natura. Donateurs kunnen erop vertrouwen dat hun bijdragen correct, direct en effectief worden besteed aan de doelstellingen van de stichting en dat hierover zonder terughoudendheid zal worden gecommuniceerd. Doelen Onder de doelen wordt verstaan de door de stichting aangewezen bestemmingen. Dit kan zowel personen als zaken betreffen. De doelen kunnen erop vertrouwen dat zij binnen de mogelijkheden van de middelen van de stichting optimaal worden ondersteund, met zorg en toewijding, vanuit een professioneel besef. Medewerkers (lees: vrijwilligers) Medewerkers zijn personen die hun diensten „om niet‟ en vrijwillig ter beschikking stellen van de stichting. Medewerkers dienen er op te kunnen vertrouwen dat zij worden ingezet op een wijze die zo passend mogelijk is bij hun kwaliteiten en geuite wensen en dat er goede voorwaarden worden geschapen voor hun inzet. Collega instellingen Hieronder wordt verstaan die instellingen in het binnen- en buitenland die zich evenals de stichting bezig houden met de hulpverlening aan mensen in de ruimste zin des woords en waarmee de stichting samenwerkt of zou kunnen samenwerken. De collega instellingen mogen erop vertrouwen dat de stichting met respect samenwerkt waarbij de wederzijdse sterke kanten optimaal worden benutten in beider belang. Daarbij zullen nimmer publiekelijk uitingen worden gedaan ten koste of ten nadele van instellingen waarmee de stichting samenwerkt. Samenleving Onder de samenleving wordt verstaan de maatschappelijke omgeving waarbinnen de stichting functioneert. De samenleving dient er op te kunnen vertrouwen dat de stichting zich houdt aan de geldende wet- en regelgeving en lokale gebruiken en dat de hulpverlening wordt gedaan zonder onderscheid naar ras, religie, geaardheid, levensbeschouwing of politieke opvatting, uitsluitend gericht op het lenigen van de noden van hulpbehoevenden.
Opgesteld: april 2011
10
