Huishoudelijk Reglement van de Stichting Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie Opnieuw opgemaakt op 20 mei 2005 Laatste wijzigingen: 4 juni 2005 / 3 september 2005 / 18 november 2005 / 26 januari 2006 / 14 oktober 2006 / 31 maart 2007/ 13 oktober 2007/ 8 december 2007/ 5 juni 2010 / 2 juni 2012 / 1 december 2012/ 15 juni 2013 / 7 december 2013 / 19 april 2014 / 15 maart 2015 / 6 juni 2015
Artikel 1 – Het bestuur 1.
2.
3.
4.
5.
Het bestuur is samengesteld uit minimaal vier leden. De functies binnen het bestuur zijn: voorzitter, secretaris, penningmeester, wedstrijdzwemcommissaris en waterpolocommissaris. Een bestuurslid kan een dubbele functie uitoefenen. De taken van de voorzitter zijn: a. De algemene leiding van de Stichting b. Het algemene beleid van de Stichting c. De externe contacten d. Het begeleiden van studenten met een intentie een nieuwe studentenzwemvereniging op te richten, dan wel zich bij een bestaande studentenzwemvereniging aan te sluiten De taken van de secretaris zijn: a. Het verzorgen van de correspondentie van de Stichting b. Het notuleren van de vergaderingen c. Het verzorgen van de administratie d. Het beheren van het archief e. De interne contacten f. Dispensatie aanvragen begin van het seizoen, bij de KNZB g. Integratie bingo bijhouden De taken van de penningmeester zijn: a. Algemeen financieel beheer van de Stichting b. Het doen van de uitgaven die zijn goedgekeurd door het bestuur c. De begroting wordt opgesteld door de nieuwe penningmeester en gecontroleerd door de kascommissie. Daarna dient de begroting te worden goedgekeurd tijdens de wissel Algemene Afgevaardigde Vergadering [AAV]. d. Het maken van een realisatie aan het einde van het jaar e. Begrotingen en resultaten NSZK’s beheren en bewaken De taken van de wedstrijdzwemcommissaris zijn: a. Het controleren en ondersteunen van verenigingen die één van de volgende wedstrijden organiseren; I. Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie II. Nederlands Studenten Kampioenschap [Open Water] Zwemmen b. Het algemene beleid en promotie van de startgemeenschap uitvoeren c. Het aandragen van aantrekkelijke wedstrijden voor studentenzwemmers d. Het verzorgen van het wedstrijdprogramma voor de wedstrijden van de NS[Z]K’s e. Het bijhouden van de studentenrecords
6.
7. 8.
9.
10.
f. Contact met de KNZB onderhouden g. Het bijhouden van de roulatieschema’s betreffende de NS[Z]K h. Het coördineren van vragen over SPLASH De taken van de waterpolocommissaris zijn: a. Het controleren en ondersteunen van verenigingen die het volgende organiseren: I. Nederlandse Studenten Waterpolo Kompetitie [NSWK] b. Het verzorgen van het wedstrijdschema voor de competitiedagen van de NSWK Tijdens het bestuursjaar kan ieder bestuurslid zijn/haar functieomschrijving evalueren en in samenspraak met de rest van het bestuur zo nodig aanpassen. Wanneer een motie van kritiek op het doen en laten van een bestuurslid wordt aangenomen met een meerderheid van stemmen op een AAV, dan is het bestuurslid verplicht de in de motie aangegeven wenk op te volgen. Indien het bestuurslid toch besluit de wenk niet op te volgen, dan krijgt het ontslag van de AAV. Voor de opvolging van een deel van het zittende bestuur gaat dit bestuur op zoek naar studentenzwemmers en benadert door haar geschikt geachte studentenzwemmers om voor twee jaar in het bestuur zitting te nemen. Het zittende bestuur begint hiermee vóór het einde van het kalenderjaar. Het potentiële nieuwe bestuur dient uiterlijk 1 juni bekend te worden gemaakt bij de besturen van de verenigingen. Het streven is om het potentieel nieuw bestuur aanwezig te laten zijn op de laatste AAV van het seizoen. Tijdens de eerste AAV van het seizoen maakt een deel van het zittende bestuur plaats voor het nieuwe bestuur. Artikel 2 – Algemene Afgevaardigden Vergadering (AAV)
1.
2.
3.
4. 5.
Er wordt minimaal vijf maal per jaar een AAV georganiseerd. De voorzitter van Stichting NSZK dient minimaal twee weken van tevoren schriftelijk of per email de afgevaardigden van de verenigingen op de hoogte te stellen van de exacte tijd en plaats van de vergadering. Tegelijkertijd dient hij/zij een agenda voor de AAV mee te sturen met daarbij alle voor de vergadering relevante stukken. Het bestuur van Stichting NSZK is verplicht ter vergadering ingediende moties in behandeling te nemen. Voor aanvang van de vergadering ingediende voorstellen worden aan de agenda toegevoegd indien de vergadering hieraan haar goedkeuring verleent. Voorstellen tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement dienen minimaal drie weken vóór een AAV schriftelijk te worden ingediend. Het bestuur van Stichting NSZK beslist in alle gevallen over de plaats van de voorstellen op de agenda. Op de AAV is er per vereniging slechts één afgevaardigde aanwezig. Om de onafhankelijkheid van het bestuur te waarborgen mag er van de vereniging waarvan de bestuurders van de stichting lid zijn, wel nog één persoon aanwezig zijn. Op uitnodiging van het bestuur of op verzoek van een vereniging en na toestemming van het bestuur, kunnen er andere personen aanwezig zijn bij de AAV. Het bestuur heeft in beginsel géén stem. Enkel indien één van de bestuursleden als afgevaardigde van zijn/haar vereniging optreedt, verkrijgt dit bestuurslid stemrecht. Tijdens de eerste AAV van het nieuwe seizoen worden de wedstrijden, georganiseerd door studentenzwemvereniging en/of studentenwaterpolovereniging, doorgenomen zoals die staan opgenomen in het roulatieschema van de twee daaropvolgende seizoenen.
6. 7.
Een vereniging kan een time-out vragen voor een door de AAV bepaalde tijdsduur om overleg te plegen. Elke vereniging kan dat éénmaal aanvragen per AAV. Een AAV vindt plaats na een NSZK en NSK Zwemmen, maar kan daarnaast ook uitgeroepen worden tijdens een besturendag. Tijdens AAV’s op een besturendag worden in principe HR wijzigingsvoorstellen behandeld. In uitzonderlijke gevallen kunnen HR wijzigingsvoorstellen behandeld worden tijdens overige AAV’s. Artikel 3 – Wedstrijd
1. 2. 3.
4. 5.
6.
Elk academisch jaar worden er vier NSZK wedstrijden gehouden. De organisatie van een NSZK wedstrijd staat onder toezicht van Stichting NSZK, waaronder ook de puntentelling. Elk academisch jaar wordt er één NSK Zwemmen en één NSK Open Water Zwemmen georganiseerd. Verenigingen kunnen zich aan het begin van het seizoen aanmelden als organisator van het NSK Open Water Zwemmen. Tijdens de tweede AAV van het seizoen vindt de toekenning voor dat seizoen plaats. a. Deelname aan de NSK wedstrijd is toegestaan voor alle zwemmers die aan een Nederlandse universiteit of HBO studeren. b. De organiserende vereniging mag buitenlandse teams uitnodigen, mits; I. Er vooraf toestemming is gevraagd aan de Stichting NSZK en de AAV. II. Na toestemming het naar buiten wordt gecommuniceerd als een ‘Open NSK’. Wat betekent dat iedere deelnemer mee kan dingen voor de prijzen. Een NSK staat onder toezicht van Studenten Sport Nederland [SSN]. Alleen na toekenning van het NSK door Stichting NSZK kan er een aanvraag voor organisatie ingediend worden bij SSN. Stichting NSZK vereist van de organisatie van een NS(Z)K wedstrijd op financieel gebied minimaal het volgende: a. Een begroting van de NS(Z)K wedstrijd dient minimaal 6 weken vóór de wedstrijd te worden ingeleverd bij de penningmeester die de begroting moet goedkeuren. b. Indien de begroting wordt afgekeurd vind er met de penningmeester van de Stichting NSZK en de organiserende vereniging overleg plaats. Als beide partijen voor aanvang van de wedstrijd geen overeenstemming over de begroting hebben bereikt, kan het bestuur van de Stichting NSZK sancties voorleggen aan de AAV. Zij zullen het sanctievoorstel beoordelen. Daarnaast is de organiserende vereniging zelf financieel verantwoordelijk voor de te organiseren NSZK. c. Een resultatenrekening van de afgelopen NSZK wedstrijd dient uiterlijk vóór de eerstvolgende wedstrijd te worden ingeleverd bij de penningmeester. Stichting NSZK vereist van de organisatie van een NS(Z)K wedstrijd bij het opstellen van de begroting het volgende: a. De kosten die de organisatie mag vragen voor een NS(Z)K wedstrijd zijn: I. Bijdrage wedstrijd: maximaal € 6,50 II. Bijdrage eten, feest, slapen & ontbijt zondagochtend: maximaal € 6,50 III. Bijdrage ontbijt zaterdagochtend: maximaal €1,50 per ontbijt b. Indien een NSK onder het Groot Nederlands Studenten Kampioenschap [GNSK] valt, vervalt lid 3.6a en worden de maximale kosten door middel van een stemming tijdens een AAV vóór het GNSK vastgesteld.
7.
8.
9.
10.
11. 12.
13.
c. De inkomsten en uitgaven die vermeld zijn in een begroting moeten realistisch en taakstellend zijn begroot. d. Voor de volgende posten mogen niet meer dan het hieronder genoemde bedrag worden begroot: I. Commissiekleding: maximaal € 75,d. De penningmeester van de Stichting NSZK behoudt zich het recht om samen met de organiserende vereniging de begroting door te spitten op eventueel te vermijden kosten en kan te allen tijde worden ingeroepen voor advies en hulp bij het sluitend krijgen van de begroting. Indien er verlies wordt gemaakt bij het organiseren van een NSZK wedstrijd, mag er door de organiserende vereniging aanspraak worden gemaakt op het garantiefonds van Stichting NSZK, mits er aan de voorwaarden van artikel 4 wordt voldaan. De deelnemende verenigingen dienen de bijdrages voor de wedstrijd, het eten en het feest achteraf aan de organiserende vereniging te betalen. Dit moet per bankoverschrijving en kan niet contant op de wedstrijd. Bij de puntentelling worden de tijden op alle individuele afstanden en estafettes teruggebracht tot 50 meter tijden. Voor de puntentelling telt per vereniging het volgende mee: a. 50 meters en 100 meters: snelste twee zwemmers per vereniging b. 200 meters en 400 meters: snelste zwemmer per vereniging c. Estafettes: snelste team per vereniging Vervangende tijden voor niet opgevulde programma's worden bepaald aan de hand van FINA tijden. Hiervoor worden voor zowel de dames als de heren 180 punten genomen van tijden die in respectievelijk een 25 of 50 meterbad zijn gezwommen. Het aantal estafetteteams per vereniging per programmanummer mag in principe niet meer zijn dan: a. Voor 4 x 50 meter estafettes: 3 teams b. Voor 4 x 100 meter estafettes: 2 teams c. Voor 8 x 50 meter estafettes: 2 teams De organiserende vereniging kan echter altijd toestaan dat er meer teams per vereniging ingeschreven worden. Dit dient dan van tevoren duidelijk gecommuniceerd te worden. Alle verenigingen en de stichting moeten hiervan op de hoogte zijn en toestemming hebben gegeven. d. De organiserende vereniging bepaalt bij gemengde estafettes de volgorde van starten en geeft dit voor de inschrijvingen aan. Wanneer zij dit nalaat geldt dat iedere vereniging zijn volgorde mag bepalen. Vóór de wedstrijd dient er overleg te zijn tussen de scheidsrechter en de afgevaardigden van alle verenigingen over de te volgen procedures tijdens de wedstrijd. Deelnemende verenigingen mogen alleen deelnemers ziekmelden of wijzigingen aanbrengen in de estafettes. Bij individuele afstanden is alleen afmelding mogelijk. Wijzigingen in de individuele afstanden zijn niet toegestaan. De deelnemers dienen lid te zijn van een studentenzwemvereniging. Deelnemers betalen volledige contributie aan de vereniging en hebben aantoonbaar volledige toegang tot de trainingsfaciliteiten van de vereniging. Daarnaast dienen de deelnemers te studeren aan een HBO-of WO-instelling als bachelor- /of masterstudent, of zijn daar niet langer dan één jaar geleden afgestudeerd. Het bestuur mag hier te allen tijden om inzicht vragen en hier op controleren.
14. 15.
16. 17.
18. 19.
20.
a. Zwemmers die aan twee van de drie bovenstaande eisen voldoen mogen meedoen aan een NSZK. Deze zwemmers zwemmen buiten mededinging [BM]. Bij onvoldoende capaciteit bestaat er de mogelijkheid deze zwemmers te weigeren. b. Een zwemmer die [tijdelijk] gestopt is met zijn studie en dus geen student meer is èn niet is afgestudeerd in de loop van het seizoen mag dit seizoen afmaken. Dit geldt alleen als de betreffende zwemmer wel nog student was bij aanvang van het desbetreffende seizoen. Deze zwemmers tellen gedurende het gehele seizoen gewoon mee in de uitslag. c. Indien een student aantoonbaar meer dan een jaar wachttijd heeft voor zijn/haar studie, mag deze student meezwemmen voor de punten. d. In uitzonderlijke gevallen die niet beschreven staan kan er uiterlijk twee weken vóór het desbetreffende NSZK per mail aan Stichting NSZK om toestemming worden gevraagd om een zwemmer voor de punten te laten zwemmen. Dit verzoek zal vervolgens geanonimiseerd op de AAV voor desbetreffende wedstrijd worden besproken. Indien dit verzoek later wordt ingediend, worden verenigingen per mail op de hoogte gebracht van het besluit van Stichting NSZK. De deelnemers komen tijdens de NSZK wedstrijden uit voor hun eigen studentenzwemvereniging en de resultaten tellen ook voor deze vereniging. Een deelnemer die de intentie heeft om lid te worden bij een studentenzwemvereniging mag eenmalig buiten mededingen deelnemen aan een NSZK wedstrijd. De studentenzwemvereniging dient dit vóór de uiterste inschrijfdatum van de wedstrijd te melden bij het bestuur van de stichting die vervolgens besluit of dit mogelijk is. Een deelnemer mag op een NS[Z]K uitkomen op maximaal twee individuele afstanden. Als een zwemmer onder de naam van een andere zwemmer start, zal deze zwemmer voor al zijn/haar individuele afstanden op de desbetreffende wedstrijd op BM worden gezet, inclusief de eventuele estafettes waarin hij/zij start. De wedstrijdwisselbeker en de jaarbekers worden door de stichting verzorgd. Wanneer er onverhoopt één van de NSZK-bekers kapot gaat, zijn de kosten van de reparatie van de beker voor de vereniging waarbij de beker op dat moment onder verantwoording valt. Vanaf het in ontvangst nemen van de beker tijdens de prijsuitreiking is de winnende vereniging verantwoordelijk. Vanaf het moment van de overdracht aan de organiserende vereniging, is deze vereniging verantwoordelijk. Bij het ontvreemden van clubitems van een andere vereniging tijdens het weekend van zwemen of waterpolowedstrijden of constitutieborrels georganiseerd door bij Stichting NSZK aangesloten studentenzwemvereniging en/of studentenwaterpolovereniging dient men rekening te houden met de volgende voorwaarden a. Zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen 2 weken dient contact opgenomen te worden met de betreffende vereniging b. Het clubitem dient uiterlijk de volgende wedstrijd teruggegeven te worden, al dan niet door een ludieke actie. c. Het clubitem dient onbeschadigd teruggegeven te worden. In geval van beschadiging zullen alle kosten voor herstel verhaald worden op de personen die het clubitem hebben ontvreemd. d. Het clubitem mag niet vastgelegd worden aan een ketting of ander middel waardoor het niet te ontvreemden valt. Mocht er niet aan deze voorwaarden worden voldaan, is het bestuur van de Stichting NSZK gerechtigd om sancties te nemen tegen de desbetreffende personen of vereniging. e. Clubitems mogen alleen door andere partijen ontvreemd worden, waarvan op het moment van ontvreemding een ontvreemdbaar clubitem aanwezig is.
21. 22.
f. Het is strikt verboden geweld toe te passen bij het ontvreemden van een clubitem. g. Ontvreemding is alleen mogelijk bij een moment van onwaakzaamheid. h. De Stichting NSZK vlag kan niet worden ontvreemd. i. Mocht er naar aanleiding van een situatie van ontvreemding commotie ontstaan, dan dienen beide partijen zich tijdig te melden bij het bestuur van de Stichting NSZK. Dit doen zij door middel van het schrijven van een brief waarin zij hun kant van het verhaal beschrijven. Het bestuur van de Stichting stelt samen met de AAV een oordeel, wat opgevolgd dient te worden door beide partijen. De wedstrijd moet uiterlijk veertien dagen voor de wedstrijddatum aangemeld zijn op de webkalender. Wijzigingen in de opstelling mogen tot 3 dagen voor de wedstrijddatum 12:00 worden aangedragen door de betreffende commissaris bij de organiserende vereniging. Het is echter niet toegestaan nieuwe deelnemers aan te melden. Artikel 4 – Garantiefonds 1. Indien verenigingen, aangesloten bij de Stichting NSZK, bij de organisatie van een NSZKwedstrijd hun begroting niet sluitend kunnen krijgen, kunnen zij aanspraak maken op een financiële bijdrage in de vorm van een subsidie of garantstelling. Deze zal voortvloeien uit het garantiefonds van de Stichting NSZK. 2. Bij aanvraag van een dergelijke subsidie of garantstelling dient echter rekening te worden gehouden met de punten genoemd in artikel 3.5 en 3.6 3. Het betreft hier een garantstelling welke voorwaardelijk wordt toegekend wanneer een vereniging geen sluitende begroting kan aanleveren door hoge kosten op de volgende posten: a. Huur accommodatie; b. Programmaboekje; c. Wedstrijdleiding; d. Transport; e. Kosten voor ontbijt en diner; f. Tegenvallende deelnemersbijdrage, mits veroorzaakt door een tegenvallend deelnemersaantal. 4. Voor ondersteuning in deze kosten moet aangetoond worden dat overige middelen redelijkerwijs ontoereikend zijn. 5. De hoogte van deze garantstelling is maximaal 10% van de bij artikel 4.3 vermelde posten met een maximum van €350,6. Bij toekenning en uitkering van het garantiefonds, zal uiterlijk een maand voor aanvang van het evenement Stichting NSZK, bij monde van de penningmeester, een besluit bekend maken. Op de eerstvolgende AAV zal Stichting NSZK het besluit openbaar maken. Indien de subsidieaanvraag wordt gehonoreerd, wordt een bedrag voorlopig toegekend als subsidie. 7. Het vaststellen van de definitieve hoogte van de subsidie, vindt plaats nadat er een financiële verantwoording is overlegd. 8. Het overleggen van een financiële verantwoording moet binnen 3 maanden na afloop van het evenement zijn gebeurd. 9. Uitkering van de toegekende bedragen vindt in de regel plaats binnen 1 maand nadat deze bedragen zijn vastgesteld.
10. Bij gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur in overleg met de organiserende vereniging. 11. De studentenzwemverenigingen die aangesloten zijn bij de Stichting NSZK, hebben te allen tijde inzicht in het garantiefonds. 12. Wanneer het bedrag dat in het garantiefonds zit, volgens de meerderheid van de afgevaardigden te hoog is, zal tijdens een AAV een bestemming voor het geld worden bepaald. Deze bestemming moet ten gunste komen van de studenten zwemsport. 13. Het maximumbedrag wat in het garantiefonds zit is: € 700,14. Indien er bij een NSZK winst wordt gemaakt door de organiserende vereniging, dient deze volledig afgestaan worden aan: a. het garantiefonds tot deze het maximumbedrag bereikt heeft. b. de deelnemers van het desbetreffende NSZK, indien de limiet van het garantiefonds is bereikt. Dat betekent dat de deelnemersbijdrage voor de wedstrijd achteraf lager gefactureerd zal worden.
Artikel 5 – Reglementen 1. Wijzigen in het Huishoudelijk Reglement gaan per direct in na een stemming tijdens de AAV waarbij minimaal twee derde van de aanwezigen voor gestemd heeft. Dit aantal wordt naar boven afgerond. De Afgevaardigden beslissen op diezelfde AAV over het moment dat de regel in werking treedt en of dit eventueel met terugwerkende kracht plaatsvindt. a. Het is de verantwoordelijkheid van de vereniging om een afgevaardigde te leveren. 2. Wanneer het Huishoudelijk Reglement ontoereikend is, kunnen er besluiten worden genomen tijdens de AAV. Hiervoor is er te allen tijden een minimale meerderheid van twee derde vereist waarbij het bestuur van Stichting NSZK geen stemrecht heeft. 3. Artikelen in het Huishoudelijk Reglement mogen niet in strijd zijn met de Statuten van Stichting NSZK
