Huishoudelijk reglement Stichting Keurmerk Letselschade Inhoudsopgave 1. Begrippen ................................................................................................................ 1 2. De organisatie.......................................................................................................... 2 2.1 Het bestuur........................................................................................................ 2 2.2 De directie .......................................................................................................... 3 2.3 College van Advies ............................................................................................. 3 2.4 Klachtenfunctionaris ........................................................................................... 4 3. Het houderschap ..................................................................................................... 5 3.1 Toekenning van het keurmerk ............................................................................ 5 3.2 Inschrijvingsprocedure................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.3 Toelatingsprocedure........................................................................................... 5 3.4 Audits ................................................................................................................. 6 4. De kosten van houderschap .................................................................................... 6 4.1 Inschrijvingsgeld ................................................................................................. 6 4.2 Contributiegeld ................................................................................................... 6 5. Gebruik beeldmerk .................................................................................................. 7 6. Verwijzingen ............................................................................................................ 7 7. Klachten................................................................................................................... 7 8. Website.................................................................................................................... 8 9. Hardheidsclausule ................................................................................................... 8 10.Wijzigingen huishoudelijke reglement ..................................................................... 8 11.Slotbepaling ............................................................................................................ 8
1. Begrippen Aanmeldformulier Het formulier waarmee een advocatenkantoor of een letselschadebureau zich kan aanmelden. Het aanvraagformulier is te raadplegen en te downloaden via de website van de Stichting Keurmerk Letselschade (www.stichtingkeurmerkletselschade.nl). Het formulier kan daarnaast op aanvraag via de post worden toegestuurd. Het auditreglement Het auditreglement zoals opgesteld dan wel goedgekeurd door het bestuur Het bestuur Het bestuur van de Stichting Keurmerk Letselschade. Het college Het College van Advies van de Stichting Keurmerk Letselschade. De stichting De Stichting Keurmerk Letselschade De directie De directeur van de Stichting Keurmerk Letselschade. Het huishoudelijk reglement Het huishoudelijk reglement van de Stichting Keurmerk Letselschade. Het huishoudelijk reglement is te raadplegen en te downloaden via de website van de Stichting Keurmerk Letselschade (www.stichtingkeurmerkletselschade.nl). Huishoudelijk reglement SKL januari 2015
1
Het reglement kan daarnaast op aanvraag via de post worden toegestuurd. Het keurmerk Het Keurmerk Letselschade. Het beeldmerk Het beeldmerk van de Stichting Keurmerk Letselschade. De keurmerkhouder Het kantoor waaraan het bestuur van de Stichting Keurmerk Letselschade het keurmerk heeft toegekend. Het keurmerkreglement Het reglement waarin de keurmerknormen zijn neergelegd. Het keurmerkreglement is te raadplegen en te downloaden via de website van de Stichting Keurmerk Letselschade (www.stichtingkeurmerkletselschade.nl). Het reglement kan daarnaast op aanvraag via de post worden toegestuurd. De klachtenfunctionaris De klachtenfunctionaris van de Stichting Keurmerk Letselschade, zoals benoemd in het klachtenreglement van de Stichting Keurmerk Letselschade. Het klachtenreglement Het klachtenreglement van de Stichting Keurmerk Letselschade. Het klachtenreglement is te raadplegen en te downloaden via de website van de Stichting Keurmerk Letselschade (www.stichtingkeurmerkletselschade.nl). Het reglement kan daarnaast op aanvraag via de post worden toegestuurd. Het secretariaat Het secretariaat van de Stichting Keurmerk Letselschade. Het secretariaat van de stichting is gehuisvest aan de Maliebaan 50-B, 3581 CS Utrecht. Het postadres is Postbus 13162, 3507 LD te Utrecht. E-mailadres: info@stichtingkeurmerkletsel schade.nl. De statuten De statuten van de Stichting Keurmerk Letselschade zoals laatstelijk opgemaakt en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. De statuten zijn te raadplegen en te downloaden via de website van de Stichting Keurmerk Letselschade (www.stichtingkeurmerkletselschade.nl). Een afschrift van de statuten kunnen daarnaast op aanvraag via de post worden toegestuurd. De website De website van de Stichting Keurmerk Letselschade (www.stichtingkeurmerkletselschade.nl).
2. De organisatie 2.1 Het bestuur 2.1.1. Het bestuur van de stichting is belast met het besturen van de stichting, conform de bepalingen in de statuten. 2.1.2. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en overige leden. Het bestuur benoemt uit haar midden tevens een vicevoorzitter.
Huishoudelijk reglement SKL januari 2015
2
2.1.3 De penningmeester van het bestuur maakt jaarlijks een jaarrekening over het afgelopen jaar en een begroting voor het komende jaar op, ter goedkeuring van het bestuur. De jaarrekening wordt opgenomen in het jaarverslag. De begroting wordt opgenomen in het beleidsplan. 2.1.4. Het bestuur stelt jaarlijks een beleidsplan vast ten aanzien van de plannen voor het komende jaar. Het beleidsplan wordt vastgesteld voor aanvang van het nieuwe jaar waarop het beleidplan ziet. Het bestuur stelt eens in de drie jaar een meerjarig strategisch plan vast. 2.1.5. Het bestuur draagt zorg voor de evaluatie en de wijziging van de statuten en reglementen van de stichting. 2.1.6 Het bestuur is bevoegd om commissies te benoemen ter uitvoering van specifieke opdrachten. De leden van de commissies zijn bij de uitvoering van deze opdrachten verantwoording verschuldigd aan het bestuur. 2.1.7. De leden van het bestuur worden benoemd voor een periode van drie jaar en zijn eenmaal herbenoembaar. Leden van commissies worden voor een maximale periode van drie jaar benoemd en zijn eenmaal herbenoembaar. 2.1.8 Het bestuur wordt samengesteld uit leden met achtergronden vanuit verschillende brancheorganisaties, waaronder momenteel LSA, NIVRE, ASP, NLE. Ingeval van vacatures dient de samenstelling vanuit die achtergrond steeds te worden gerespecteerd. Daarnaast kunnen onafhankelijke leden deelnemen aan het bestuur. 2.2
De directie
2.2.1. Het bestuur is bevoegd tot het benoemen van een directeur. Indien een directeur is benoemd, verricht deze zijn/haar taken onder toezicht van het bestuur. 2.2.2. De voorzitter van het bestuur voert jaarlijks met de directeur een functioneringsgesprek. 2.3
College van Advies
2.3.1
Het college bestaat uit minimaal drie personen.
2.3.2.
De leden van het college worden benoemd door het bestuur. Na terugtreding van een lid van het college kan het bestuur een nieuw lid benoemen. Het bestuur wijst een voorzitter aan. Het bestuur streeft ernaar dat het college is samengesteld uit personen met ervaring op het gebied van letselschade. Voorts streeft het bestuur ernaar om, met het oog op het behoud van kennis, oud-bestuursleden zitting te laten nemen in het College van Advies.
Huishoudelijk reglement SKL januari 2015
3
2.3.3
De zittingstermijn van de leden van het college is drie jaar. Na het verstrijken van de termijn kan het bestuur de leden opnieuw benoemen.
2.3.4
Het bestuur is bevoegd de individuele leden van het college of het voltallige college uit hun functie te ontheffen.
2.3.5.
Het college komt minimaal tweemaal per jaar bijeen. De agenda wordt vastgesteld door het bestuur in overleg met de voorzitter van het college. Daarnaast staat het het college vrij overige onderwerpen zelf ter sprake te brengen. Het college zal na haar vergaderingen via een schriftelijk verslag een terugkoppeling geven van haar bevindingen aan het bestuur.
2.3.6
Het college heeft een signalerende en adviserende taak, evalueert de koers van de stichting en adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd met betrekking tot marktrelevante ontwikkelingen die van invloed zijn op de stichting.
2.4
Klachtenfunctionaris
2.4.1
Door het bestuur wordt een klachtenfunctionaris benoemd.
2.4.2
De zittingstermijn van de klachtenfunctionaris is drie jaar. Na het verstrijken van de termijn kan de klachtenfunctionaris opnieuw worden benoemd.
2.4.3
Het bestuur is bevoegd de klachtenfunctionaris uit zijn functie te ontheffen.
2.4.4.
De klachtenfunctionaris behandelt en beoordeelt op zorgvuldige wijze klachten van cliënten in letselschadezaken van keurmerkhouders over het functioneren van keurmerkhouders, met inachtneming van het klachtenreglement.
2.4.5
De klachtenfunctionaris verricht zijn werkzaamheden onder toezicht van het bestuur.
2.4.6
De klachtenfunctionaris brengt het bestuur op de hoogte van het in behandeling nemen van een klacht en verstrekt desgevraagd inlichtingen aan het bestuur over de vorderingen. Het staat de klachtenfunctionaris vrij om zijn/haar bevindingen te bespreken met het College van Advies.
2.4.7
De klachtenfunctionaris stelt jaarlijks een verslag op waarin een omschrijving is opgenomen over de in dat jaar behandelde klachten. Dit verslag wordt voorgelegd aan het bestuur.
Huishoudelijk reglement SKL januari 2015
4
3. Het houderschap 3.1 Toekenning van het keurmerk 3.1.1 Het Keurmerk Letselschade kan worden toegekend aan advocatenkantoren en letselschadebureaus die voldoen aan de normen die zijn neergelegd in het keurmerkreglement. 3.1.2 Het bestuur kent het keurmerk toe op aanvraag, nadat het heeft geconstateerd dat de aanvrager aan de voorwaarden van houderschap, conform het keurmerkreglement, heeft voldaan. 3.1.3 Met de aanvaarding van het keurmerk verklaart de keurmerkhouder zich akkoord met de bepalingen van het keurmerkreglement, het huishoudelijk reglement, het klachtenreglement, de uitschrijvingprocedure en het auditreglement. 3.1.4. Wijzigingen binnen het kantoor van de keurmerkhouder die te maken hebben met het keurmerk, worden binnen 3 weken na de betreffende wijziging schriftelijk doorgegeven aan het bestuur. 3.2 Inschrijvingsprocedure
3.2.1 Aanvragen kunnen worden ingediend via het daarvoor bestemde inschrijfformulier. Dit formulier is te raadplegen en te downloaden via de website van de Stichting Keurmerk Letselschade www.stichtingkeurmerkletselschade.nl, of kan worden aangevraagd via het secretariaat van de stichting. 3.2.2 Uitsluitend volledig ingevulde aanvraagformulieren, voorzien van alle gevraagde informatie, worden in behandeling genomen. 3.2.3 Het staat het bestuur vrij om gegevens van het aanvraagformulier te (laten) controleren. Indien de aanvrager niet bereid is aan deze controle mee te werken en/of het bestuur gronden heeft om te vermoeden dat de aanvrager niet aan het keurmerk voldoet, zal de aanvraag worden afgewezen. 3.3 Toelatingsprocedure 3.3.1 Het bestuur neemt een besluit over de aanvraag, met inachtneming van de gegevens van het aanvraagformulier, de eventueel nagestuurde gegevens door de aanvrager en het advies. Het besluit kan inhouden: de aanvraag kan
Huishoudelijk reglement SKL januari 2015
5
niet verder worden behandeld, het keurmerk wordt toegekend of het keurmerk wordt niet toegekend. 3.3.2 Als het keurmerk door het bestuur niet wordt toegekend, dan kan de aanvrager binnen zes weken tegen dat besluit bezwaar maken bij het bestuur. In de eerstvolgende bestuursvergadering worden de bezwaren van de aanvrager besproken. De aanvrager krijgt de mogelijkheid om zijn bezwaren toe te lichten, waarna het bestuur opnieuw beslist over de aanvraag. 3.4 Audits 3.4.1 Keurmerkhouders zullen regelmatig een audit ondergaan, waarbij door een auditor wordt nagegaan of de houder aan de normen voldoet zoals deze zijn neergelegd in het keurmerkreglement. 3.4.2. De audit vindt plaats conform het auditreglement.
4. De kosten van houderschap 4.1 Inschrijvingsgeld 4.1.1 De aanvrager van het keurmerk is inschrijfgeld verschuldigd, tenzij de aanvraag door het bestuur niet in behandeling kan worden genomen. 4.1.2. De hoogte van het inschrijfgeld wordt door het bestuur jaarlijks in december vastgesteld voor het aankomende kalenderjaar. 4.1.3 De hoogte van het inschrijfgeld wordt door het bestuur bekendgemaakt via de website van de Stichting Keurmerk Letselschade (www.stichtingkeurmerkletselschade.nl). 4.1.4 Het inschrijfgeld wordt door de aanvrager voldaan binnen veertien dagen na dagtekening van de factuur. 4.2 Contributiegeld 4.2.1 De keurmerkhouders zijn jaarlijks contributie verschuldigd. 4.2.2 De hoogte van de contributie wordt door het bestuur jaarlijks in december vastgesteld voor het aankomende kalenderjaar.
Huishoudelijk reglement SKL januari 2015
6
4.2.3. De hoogte van de contributie wordt door het bestuur bekendgemaakt via de website van de Stichting Keurmerk Letselschade (www.stichtingkeurmerkletselschade.nl). Wijzigingen in de hoogte van de contributie worden door het bestuur schriftelijk bekendgemaakt bij de keurmerkhouders. 4.2.4 De contributie wordt door de keurmerkhouder jaarlijks bij wijze van vooruitbetaling voor het aankomende kalenderjaar voldaan voor 1 januari. 4.2.5 Keurmerkhouders die het keurmerk krijgen uitgereikt na 1 juli dienen de helft van het contributiebedrag te voldoen, binnen veertien dagen na dagtekening van de factuur.
5. Gebruik beeldmerk 5.1.
Het beeldmerk is gedeponeerd en het gebruik ervan is gelimiteerd toegestaan, zoals in dit reglement wordt bepaald.
5.2
Het beeldmerk mag uitsluitend worden gebruikt door de stichting en door de keurmerkhouders. Overig gebruik is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van het bestuur.
5.3
Keurmerkhouders zijn bevoegd het beeldmerk te tonen op hun briefpapier, op hun website en in het foldermateriaal en voorts in (personeels-) advertenties, de Telefoongids en de Gouden Gids. Het beeldmerk mag eventueel worden getoond in kleuren die overeen komen met de huisstijl van het kantoor. De afmetingen van het beeldmerk op het briefpapier van de keurmerkhouder zijn maximaal 25x25 millimeter. Overig of ander gebruik is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van het bestuur.
6. Verwijzingen 6.1
In het geval een letselschade-expert zich wil laten bijstaan door een letselschadeadvocaat of de betreffende zaak wenst uit te besteden aan een letselschadeadvocaat, dan zal de expert zich wenden tot een bij de stichting aangesloten letselschadeadvocaat.
6.2
In het geval een letselschadeadvocaat zich wil laten bijstaan door een letselschade-expert of de betreffende zaak wenst uit te besteden aan een letselschade-expert, dan zal de letselschadeadvocaat zich wenden tot een bij de stichting aangesloten letselschade-expert.
7. Klachten 7.1 7.2.
Klachten dienen schriftelijk worden ingediend bij het secretariaat van de stichting. De secretaris zal de klacht doorleiden aan de klachtencoördinator. Klachten dienen binnen een termijn van maximaal 3 maanden te zijn behandeld.
Huishoudelijk reglement SKL januari 2015
7
8. Website 8.1.
De website van de SKL dient ter verspreiding van aan het keurmerk gelieerde informatie. Tevens zal relevante informatie ter verkrijging en behoud van het keurmerk door het secretariaat op de website gepubliceerd worden.
8.2.
Op de website van de SKL is een overzicht gepubliceerd van alle keurmerkhoudende kantoren en hun reële vestigingen. Of sprake is van een reële vestiging, staat ter vrije beoordeling van het bestuur. Een kantoor kan nimmer meer vestigingen hebben dan het aantal LSA-advocaten of registerexperts, verbonden aan het kantoor.
9. Hardheidsclausule Het bestuur kan in bijzondere gevallen afwijken van het reglement, dan wel afwijkingen van het reglement toestaan, indien; -
naleving van het reglement leidt tot uitzonderlijk onwenselijke gevolgen waarin bij het opstellen dan wel bij het aanpassen van het reglement niet is voorzien of;
-
sprake is van een situatie waarvoor een aanpassing van het reglement in de maak is, waardoor de situatie naar verwachting binnen redelijke termijn in overeenstemming zou zijn met het nieuwe reglement of;
-
met voorafgaande toestemming van het bestuur een in tijdsduur beperkte proef wordt verricht om een mogelijk nieuwe ontwikkeling in de letselschadebranche in het belang van het slachtoffer te testen.
10.
Wijzigingen huishoudelijke reglement Wijzigingen in dit huishoudelijk reglement komen tot stand met inachtneming van het bepaalde in art. 11 van de statuten.
11.
Slotbepaling In alle gevallen, waarin zowel de wet als de statuten als dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Huishoudelijk reglement SKL januari 2015
8
