FUNCTIEPROFIEL Secretaris College van Bestuur / hoofd Algemene Zaken OVO Zaanstad
PublicSpirit Mevrouw drs. M.E.A. (Marylin) Demers Senior consultant Amersfoort, januari 2015
Organisatie en context Locatie: Stationsstraat 77, Zaandam OVO Zaanstad is de afkorting van Openbaar Voortgezet Onderwijs Zaanstad. OVO Zaanstad verzorgt sinds augustus 1993 openbaar voortgezet onderwijs in Zaanstad, van praktijkonderwijs tot en met gymnasium. Op 1 januari 2006 is OVO Zaanstad een stichting geworden. OVO Zaanstad oefent het bevoegd gezag uit over: - het Zaanlands Lyceum - Compaen VMBO - het Bertrand Russell College - het Saenredam College - Trias VMBO - Praktijkschool De Brug - het Zuiderzee College OVO Zaanstad is een omvangrijke onderwijsorganisatie met in totaal ca. 6.800 leerlingen en 825 personeelsleden. De scholen van OVO Zaanstad zijn openbaar en staan dus open voor elke leerling, ongeacht levensbeschouwing of herkomst. Elke school heeft een eigen sfeer en cultuur. Ouders en leerlingen zijn immers ook verschillend. Daarom vindt OVO Zaanstad het belangrijk dat er keuzemogelijkheden zijn voor een school in de directe leefomgeving met een sfeer en cultuur die aanspreekt. Meer informatie over OVO Zaanstad vindt u op www.ovo-zaanstad.nl. DE ORGANISATIE Stichting OVO Zaanstad wordt bestuurd door het College van Bestuur, dat verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. Het tweehoofdige College van Bestuur formuleert het beleid voor de gehele organisatie en voert dat uit, samen met de directeuren van de scholen. Het onderwijs en de dagelijkse gang van zaken op de scholen zijn de verantwoordelijkheid van de directeuren van de scholen. Samen met adjunct-directeuren en afdelingsleiders geven zij leiding aan hun school. Het College van Bestuur heeft de beschikking over een stafbureau dat beleidsvoorbereidende en ondersteunende taken uitvoert op het gebied van financiën, personeel en organisatie en andere ondersteunende diensten. Het Stafbureau bestaat uit de volgende afdelingen: - Personeel en Organisatie - Facilitaire Dienst - Algemene Zaken - Financiële Zaken - Digitale Zaken - Planning en Control Naast de Medezeggenschapsraad (MR) per school en de MR van het Stafbureau van OVO Zaanstad, is er een Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR). De leden van de GMR zijn gekozen uit personeelsleden en ouders/leerlingen van de OVO-scholen. De GMR overlegt met het College van Bestuur en geeft advies over OVO-brede aangelegenheden.
2 van 6
Alle scholen voor voortgezet onderwijs in de Zaanstreek zijn aangesloten bij het Samenwerkingsverband Voortgezet Onderwijs Zaanstreek (SVZ). In dit samenwerkingsverband geven de Zaanse vo-besturen hun verantwoordelijkheid voor passend onderwijs vorm. Verder beheren de Zaanse vo-besturen gezamenlijk een aantal bovenschoolse voorzieningen: het orthopedagogisch en didactisch centrum (Saenstroom opdc), de reboundvoorziening (Saenstroom TOP) en de Baanbegeleiding Zaanstad (BBZ). AFDELING ALGEMENE ZAKEN De secretaris College van Bestuur is tevens hoofd van de afdeling Algemene Zaken. Onder leiding van de secretaris is de afdeling verantwoordelijk voor de regie van het besluitvormingsproces en de uitvoering van de besluiten van het College van Bestuur. De afdeling Algemene Zaken ondersteunt het College van Bestuur op het gebied van bestuurlijke en juridische zaken, projectmanagement, officemanagement, administratief-secretariële zaken en communicatie. Vanuit deze afdeling worden de bovenschoolse (voorlichtings)activiteiten voor het gehele voortgezet onderwijs in Zaanstad gecoördineerd. Daarnaast worden binnen de afdeling AZ taken uitgevoerd als het organiseren en notuleren van vergaderingen op bestuurs- en directieniveau, het beheer van de archieven, het opstellen van reglementen, het afhandelen van klachten en de evaluatie van de leerlingenstroom. De afdeling Algemene Zaken wordt aangestuurd door de secretaris College van Bestuur en bestaat verder uit een secretaresse College van Bestuur, een directiesecretaresse, een secretarieel medewerker, een communicatieadviseur en een projectmanager bovenschoolse projecten. Zij vormen samen een hecht team waarin men voor elkaar klaar staat, al is het gezien het verschil in functie-inhoud soms lastig elkaar te vervangen.
Functie In deze functie ligt de focus op het verbeteren en verhelderen van het besluitvormingsproces (agendering, stukkenstroom, uitvoer besluiten) en ieders taken en verantwoordelijkheden daarin. Ook wordt van de secretaris aandacht gevraagd voor de juridische controle binnen de organisatie. Verder voert de secretaris de regie over bovenschoolse, onderwijsinhoudelijke activiteiten en heeft hij/zij het overzicht en laat de uitvoering waar mogelijk aan anderen. Tot de taken en verantwoordelijkheden van de secretaris College van Bestuur/hoofd Algemene Zaken behoren de volgende zaken: Is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de besluitvorming van het College van Bestuur, zodat het College van Bestuur in staat is weloverwogen besluiten te nemen. - Ondersteunt het College van Bestuur bij vergaderingen van AMO, Raad van Toezicht en GMR. - Bewaakt het volgen van de juiste besluitvormingsprocedures. - Bereidt de vergaderingen van het College van Bestuur, Raad van Toezicht en AMO en andere relevante overlegsituaties inhoudelijk voor.
3 van 6
-
Verzamelt vergaderstukken en (achtergrond)informatie, stelt memo’s op en draagt relevante agendapunten aan. Zet de afgesproken actiepunten uit en bewaakt de voortgang van de afhandeling hiervan. Vervult een regierol met betrekking tot de rol van de stafhoofden in besluitvormingsprocessen
Adviseert (gevraagd en ongevraagd) het College van Bestuur en de vestigingsdirecteuren op bestuurlijk, juridisch en onderwijsinhoudelijk gebied. - Signaleert ontwikkelingen in het onderwijs en de relevante omgeving van OVO Zaanstad en adviseert het College van Bestuur over strategie en tactiek van OVO Zaanstad. - Voert inventarisaties uit met betrekking tot het voorgenomen beleid en werkt beleidsadviezen en voorstellen uit (of laat dit doen). - Treedt op als projectleider van bovenschoolse onderwijsinhoudelijke of organisatorische projecten. - Is op de hoogte van actuele regelgeving en is daarvoor aanspreekpunt van College van Bestuur, Stafbureau en vestigingen. - Fungeert voor College van Bestuur, Stafbureau en vestigingen als juridische vraagbaak en handelt alle procedurele en juridische aangelegenheden af (of laat dit doen). - Draagt zorg voor actuele stand van zaken in de OVO-regelgeving en procedures (juridische controle) en neemt initiatief voor aanpassingen of ontwikkeling van nieuwe regelgeving. - Ziet toe op de uitvoering van beleid, bezwarenprocedures en klachtencommissie. Geeft leiding aan de afdeling Algemene Zaken. - Stelt de planning voor de afdeling op en bewaakt deze, geeft prioriteiten aan. - Draagt zorg voor verdeling van het werk, voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden. - Begeleidt medewerkers bij hun werkzaamheden en bij hun persoonlijke ontwikkeling. - Voert de personeelszorg uit (onder andere functionerings- en beoordelingsgesprekken). - Stuurt de onder de verantwoordelijkheid van de afdeling vallende projecten aan. Ondersteunt het College van Bestuur bij de in- en externe communicatie van OVO Zaanstad en geeft daarvoor leiding aan een communicatieadviseur. - Coördineert alle externe uitingen van OVO Zaanstad, zowel schriftelijk als via websites e.d. - Coördineert de inhoud en vorm van intranet en de digitale nieuwsvoorziening in de organisatie. - Is aanspreekpunt voor de pers. Vertegenwoordigt het bestuur binnen en buiten OVO Zaanstad. - Is voor externe relaties bij de (lokale) overheid, het onderwijsveld en belangengroepen aanspreekpunt; verstrekt en verzamelt informatie. - Vertegenwoordigt desgevraagd het College van Bestuur in afstemmingsoverleg in de eigen organisatie, met de gemeente Zaanstad, andere onderwijsinstellingen, belangengroepen e.d.
4 van 6
Profiel Als secretaris College van Bestuur/hoofd Algemene Zaken vult u de rollen van adviseur, regisseur en leidinggevende adequaat in. U bent vanuit overzicht goed in staat om voor uzelf en voor anderen structuur aan te brengen, processen te verbeteren, taken te verdelen en prioriteiten te benoemen. U houdt uw omgeving scherp door kritische vragen te stellen en ook ongevraagd uw advies te geven, op basis van uw brede inzicht van wat er binnen en buiten de organisatie speelt. U bent communicatief vaardig, stelt zich gelijkwaardig op en maakt gemakkelijk contact op verschillende niveaus binnen de organisatie. U combineert een inlevende, dienstverlenende en empathische houding met stevigheid, gezag en daadkracht. Als leidinggevende bent u in staat in een informele organisatie en op basis van niet-hiërarchische relaties mensen mee te nemen, te enthousiasmeren en resultaten te boeken. U beschikt wat betreft opleiding, kennis en ervaring over: - een relevante opleiding en minimaal hbo+ werk- en denkniveau; - ervaring met functioneren op strategisch en tactisch niveau; - ervaring in de rol adviseur/secretaris van bestuur en/of directie; - enkele jaren leidinggevende ervaring; - ervaring met juridische aangelegenheden, bij voorkeur kennis op het gebied van onderwijsgerelateerde wet- en regelgeving; - ervaring met opzetten en onderhouden van een intern en extern netwerk; - aantoonbare affiniteit met het onderwijs. Op het gebied van competenties bent u: - bestuurs- en organisatiesensitief; - samenwerkingsgericht; - resultaatgericht; - daadkrachtig; - communicatief (schriftelijk en mondeling) vaardig.
Arbeidsvoorwaarden Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband max. € 69.000,-- bruto op jaarbasis, inclusief 8% vakantietoelage en eindejaarsuitkering (schaal 12, CAO VO). OVO Zaanstad biedt een aanstelling voor de duur van een jaar, bij wijze van proef met uitzicht op een vaste aanstelling.
Meer informatie PublicSpirit kan u meer informatie verschaffen over functie. Voor inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met Marylin Demers, senior consultant bij PublicSpirit. Heeft u vragen over de sollicitatieprocedure, dan kunt u terecht bij haar collega Audrey Valentijn, bereikbaar via telefoonnummer 033-4459050. U kunt uw vraag tevens per email aan ons voorleggen:
[email protected].
5 van 6
Solliciteren Uw sollicitatie kunt u tot uiterlijk maandag 9 maart 2015 indienen via onze website (www.publicspirit.nl). Vanuit de vacature op de website kunt u solliciteren via de direct reageren button. U kunt hier een motivatiebrief en een cv indienen. Indien uw sollicitatie correct door ons is ontvangen, krijgt u een automatisch gegenereerde ontvangstbevestiging. In de weken 10 en 11 worden de eerste sollicitatiegesprekken gevoerd bij PublicSpirit. Op maandag 16 maart 2015 worden de door PublicSpirit geselecteerde kandidaten aan OVO Zaanstad gepresenteerd. De eerste selectieronde bij OVO Zaanstad zal vervolgens plaatsvinden op woensdag 18 maart 2015 tussen 14.00 – 19.30 uur en een tweede ronde op maandag 23 maart 2015 tussen 10.00 – 15.00 uur. Het (in overleg) inwinnen van referenties en een assessment kunnen deel uitmaken van de procedure. De vacature wordt in- en extern tegelijk opengesteld.
6 van 6
