Hoe lees je deze syllabus... Hoe is de cursus opgebouwd

Good presenters are like good bloggers — both speak "in a human voice." Those who speak in a human voice are not afraid to show some emotion. Good presenters emphasize logic, reasoning, and evidence, but they never forget that both they and their audience members are emotional beings. Garr Reynolds

1

Hoe lees je deze syllabus ... In 2000 ben ik begonnen als trainer en eerder toevallig in contact gekomen met het onderwerp 'presentatietechnieken'. Ondertussen zijn we zoveel jaar verder en heb ik niet alleen van dit onderwerp mijn specialisatie gemaakt...ik sta ook meer dan 1000 presentaties verder heb ik uitgerekend. Dit werk is een bundeling geworden van de ervaring die ik opgebouwd heb na het zien van al die presentaties. Aan de hand van de tips en de toepassing ervan kon ik na verloop van tijd heel goed inschatten wat wel en niet werkt. Mijn eigen ervaring is aangevuld met de theorieën van geweldige presentatie coaches zoals Jerry Weissman, Garr Reynolds en Christine Harvey. Op het einde van de syllabus vind je een uitgebreide lijst met aanbevelingen op vlak van literatuur en internet sites.

Hoe is de cursus opgebouwd ...

De vragen die deelnemers hebben voor de cursus komen eigenlijk altijd op hetzelfde neer: hoe trek ik de aandacht van mijn publiek en vooral hoe hou ik de aandacht, wat zijn goede slides, hoe kan ik mijn zenuwen de baas blijven, wat doe ik met mijn handen, mag ik iets vasthouden, wat doe ik met een moeilijk publiek, hoe steek ik structuur in mijn presentatie. De cursus is dan ook opgebouwd rond deze thema's. De cursus is onderverdeeld in drie grote 'rollen' voor de presentator : Je bent auteur want je maakt de presentatie (in het meest ideale geval dan toch), je bent regisseur want jij bepaalt hoe de presentatie moet verlopen en je bent ook acteur want jij gaat het uiteindelijk presenteren. Op de volgende pagina vind je een gedetailleerde inhoudsopgave.

Met dank aan mijn Franstalige collega Pascal Renard voor de prachtige illustraties!

2

Inhoud Presenteren is communiceren HBDI algemeen......................................................................................................................5 Link HBDI enpresenteren.....................................................................................................10 Presenteren en creativiteit : vertel verhalen en geef voorbeelden.......................................11 De kracht van verhalen in presentaties................................................................................12 Belang van lichaamstaal.......................................................................................................14 De voorbereiding Voorbereiding op 3 niveau's : auteur, regisseur en acteur.........................................................18 De voorbereiding van de auteur en de regisseur Ken uw publiek.....................................................................................................................20 Bepaal uw objectief..............................................................................................................21 Aandachtscurve....................................................................................................................24 Structuur van uw presentatie : ideeën ordenen...........................................................27 techniek mentale kaart...............................................28 rode draad..................................................................29 link met HBDI..............................................................30 conclusie schrijven.....................................................31 intro schrijven.............................................................32 de ijsbreker.................................................................34 structuur samengevat : de vis.....................................35 Maken van power point : fouten in gebruik.....................................................................38 verschil slide en notities (handout).........................................39 touch-turn-talk........................................................................41 handige sneltoetsen...............................................................42 één idee per slide...................................................................44 tekst bullits.............................................................................45 grafieken................................................................................46 De vocale voorbereiding van de acteur Luidop oefenen.........................................................................................................49 Buikademhaling........................................................................................................51 De mentale voorbereiding van de acteur Plankenkoorts...........................................................................................................54 IJsberg......................................................................................................................57 Limiterende overtuigingen.........................................................................................58 Mentale positionering................................................................................................61 Anti -stress trucendoos.............................................................................................62 Wat wil ik graag dat je onthoudt...................................................................................................64 Presentatie links.............................................................................................................................65 Tips van Garr Reynolds over power point en presenteren........................................................66 Verdere nuttige tips over presenteren.........................................................................................70

3

“If you always do what you always did, you will always get what you always got”.

4

Presenteren is communiceren... Laat ons eerst eens bekijken wat een presentatie eigenlijk is. Het is een boodschap die je wil doorgeven aan een publiek. Dus wil je communiceren met jouw publiek. Dus laat ons communiceren ! Alleen...

Communicatie blijft een niet evident verhaal, of het nu gaat om klanten, prospecten of een publiek. Hoe dikwijls gebeurt het niet dat we in contacten met gesprekspartners aanvoelen dat we niet op éénzelfde golflengte zitten met de persoon in kwestie. De boodschap die we willen overbrengen komt niet aan, wordt vervormd of erger nog, wordt totaal anders begrepen. Let us CommUNIcate gaat over “You and I” (UNI) of hoe kan ik als zender een boodschap zodanig overbrengen dat mijn gesprekspartner of de ontvanger meteen weet waar ik het over heb. Als we spreken van communicatie gaat het dus finaal over hoe goed mijn boodschap begrepen wordt door mijn gesprekspartner. Voor we over communicatie spreken, willen we even aandacht besteden aan wie je bent ! Een goede communicatie hangt samen met je persoonlijkheid. Wie je bent als mens en hoe je denkt en handelt heeft een enorme impact op je dagelijkse communicatie. Om je persoonlijke communicatie beter te begrijpen, is het essentieel dat je inzicht krijgt in je eigen persoonlijkheid.

Er bestaan op de markt heel wat persoonlijkheidsmodellen en/of typologieën die allen refereren naar…de werking van de hersenen. Het menselijke brein met een goede 30 miljoen neuronen regelt zoals een handige portable computer je communicatie.

HERMANN BRAIN DOMINANCE INVENTORY (HBDI) Ned Herrmann, een vroegere Training Manager bij General Electric, was verbaasd over het feit dat hij op professioneel vlak in een uitermate technische omgeving functioneerde waar het analytische en mathematische denken prioritair is daar waar hij in zijn vrije tijd enorm creatief bezig was. Schilderen en beeldhouwen waren zijn passies. Midden jaren ’70 startte Ned Herrmann dan ook met een wetenschappelijk onderzoek over hoe het menselijk brein functioneert.

5

In zijn onderzoek naar hersenfuncties kwam hij tot de conclusie dat er duidelijke verschillen zijn in de denkwijzen van de twee hemisferen (linker en rechter hemisfeer, cfr. profiel hersenen).

A

D 1+ 3

2

1

33 66 10 0

B

C

“Het dubbele brein” toont ons verschillende wijzen van hoe mensen informatie begrijpen en ermee omgaan. De linkerhemisfeer analyseert, rekent, meet exact, plant opeenvolgende procedures en maakt rationele beslissingen op basis van logica. De rechterhemisfeer is eerder het centrum van verbeelding, intuïtie, subjectiviteit, relationeel aanvoelen of nog het holistisch denken. De rechter-hemisfeer begrijpt metaforen, heeft de mogelijkheid tot visualiseren en creëert nieuwe combinaties van ideeën. Creativiteit en innovatie staan duidelijk centraal in de denkwijze van de rechterhemisfeer. Binnen de linker- en de rechterhemisfeer zijn er twee verschillende hersensystemen : het cerebrale en het limbische systeem. Het cerebrale systeem is het buitenste deel van de hersenen waar het abstracte, intellectuele denken plaatsvindt. Binnenin ligt het limbische systeem waar meer concrete en emotionele processen plaatsvinden. Deze vier delen van de hersenen bepalen wel onze dagelijkse denkwijze en geven op een verschillende manier een betekenis aan de informatie die we actief capteren. De vier delen (cerebraal links, limbisch links, cerebraal rechts en limbisch rechts) vormen samen het “Whole Brain Model” (= 4 kwadrantenmodel) of het Herrmann Brain Dominance Inventory Model (HBDI). 6

Het HBDI-model is een licht verteerbaar en uitermate vlot te gebruiken model dat je een beter inzicht geeft in jezelf, je collega’s maar ook hoe je baas en je klanten/prospecten denken, handelen en werken.

Hoofddoel van het HBDI-model is dat je je gesprekspartner beter leert begrijpen en waarderen. Eénmaal je weet hoe je gesprekspartner denkt en werkt, is het makkelijker om in te spelen op wat je gesprekspartner belangrijk vindt. Het leuke aan het model is dat er geen juiste of foute profielen bestaan. “Je bent wie je bent” staat dan ook centraal in het HBDI-model.

THINK IN COLOURS Het 4 kwadrantenmodel van Ned Herrmann geeft de denkstijlenvoorkeur aan van je gesprekspartner en doet dit op basis van 4 kleuren : -

blauw (cerebraal links), groen (limbisch links), geel (cerebraal rechts) en rood (limbisch rechts).

Voor we de verschillende denkstijlen toelichten, is het belangrijk om weten dat iedereen (maar dan ook iedereen !) een zekere hoeveelheid “blauw, groen, geel en rood” heeft. Met andere woorden je denkstijlenvoorkeur is een onevenwichtige mix van de 4 kleuren.

BLAUWE DENKSTIJL De dominante blauwe denkstijl is een denkstijl die houdt van het analyseren van complexe situaties. Deze personen zijn sterk in het aanpakken van technische en mathematische problemen. Wanneer zij geconfronteerd worden met een bepaalde problematiek is hun aanpak logisch en rationeel. De “blauwen” ontkennen en/of vergeten de gevoelsmatige en interpersoonlijke aspecten van een situatie. “Socializen” beschouwen zij als tijdsverlies. Ze raken snel gefrusteerd indien mensen niet met voldoende feiten aankomen die bovendien niet onderbouwd zijn. Ze komen snel to the point en houden van feiten. Een kritische instelling, technisch gedreven en oog voor details is hen niet vreemd. De blauwe denkstijl is sterk in : feiten verzamelen, onderdelen analyseren, logische problemen oplossen, rationeel argumenteren, financiële aspecten in overweging nemen, precies meten en technische elementen begrijpen.

7

analytisch cijfermatig logisch kritisch realistisch facts & figures technisch ROI

logisch

creatief

zekerheid procedures houdt beloften betrouwbaar georganiseerd orde punctueel planning

voorzichtig

sociaal

veronderstelling verbeelding speculatie risico’s brakes the rules verrassingen nieuwsgierig turbulent voelt aan emotioneel hulpvaardig empathisch expressief praten intuïtief

GROENE DENKSTIJL De dominante groene denkstijl houdt eerder van organiseren en plannen. Groenen zijn zeer gefocust op het uitvoerende en zijn eerder “doeners”. Ze benaderen problemen stap voor stap, houden van controle en zekerheid en willen liefst volgens bepaalde procedures werken. Het totale plaatje zien of grensverleggend en innovatief denken is niet echt hun sterkste punt. Frustraties halen ze uit het feit dat anderen niet de volgorde respecteren, regels overtreden of organisatorische afspraken en gewoontes niet nakomen. De groene denkstijl is sterk in : problemen praktisch benaderen, volharden in het nemen van een standpunt, consequent hetzelfde niveau handhaven, stabiliteit leveren, gedetailleerd plannen en procedures ontwikkelen, het opstellen en uitvoeren van to do lijstjes en zijn steeds uitermate stipt.

RODE DENKSTIJL Een dominant rode denkstijl focust zich eerder op de interpersoonlijke aspecten in een relatie. Vanuit de buik begrijpen ze het interpersoonlijke klimaat van groepswerk en de organisatie. Ze houden van en waarderen activiteiten in team en voelen andere mensen snel aan. Problemen worden op een intuïtieve manier benaderd. Beslissingen worden eerder vanuit gevoelens dan vanuit objectieve feiten genomen. Wanneer anderen het menselijke aspect over het hoofd zien, kan dit voor frustraties zorgen. Roden willen absoluut geliefd worden door anderen.

8

De rode denkstijl is sterk in : het uiten van gevoelens, empathie, uitermate hulpvaardig, werken in een team, niet-verbale signalen van interpersoonlijke spanning waarnemen, enthousiasme opwekken, overtuigen, iemand iets aanleren en emoties begrijpen.

DE GELE DENKSTIJL De gele denkstijl tot slot wil anders zijn dan de andere denkstijlen. Conceptueel denken, creativiteit en innovatie staan hoog bovenaan hun voorkeurslijst. Aangezien ze van nieuwigheden en verrassingen houden, raken ze snel verveeld door “gewone” zaken. Elke dag moet anders zijn en regels en normen dragen niet meteen hun voorkeur weg. Risico’s nemen en op een intuïtieve manier (vanuit hun idee) zaken aanpakken vinden gelen uitermate boeiend. Zekerheid en conservatief denken kan weleens voor frustraties zorgen bij de gelen. De gele denkstijl is sterk in : signalen van komende verandering opvangen, omgaan met change, the big picture zien, nieuwe mogelijkheden herkennen, ideeën en concepten integreren, problemen oplossen op een intuïtieve manier en op een innovatieve manier denken.

Ieder van ons heeft een zekere hoeveelheid groen, geel en rood in zich. Het overgrote deel van (6 mensen op 10) heeft een dubbele dominante

blauw, de bevolking denkstijl.

Het inschalen van je gesprekspartner (wat is zijn/haar dominante denkstijl ?) in een eerste contact is uitermate belangrijk. Via observaties en vraagstelling kan je vrij snel een analyse maken van het kleurenpallet van je gesprekspartner. Zijn/haar beroep, de studies, de voorkeuren, de manier van aanpakken of het woordgebruik kunnen je snel een indicatie geven van de dominante denkstijlvoorkeuren. Slaag je er in om de denkstijlvoorkeur te detecteren, dan kan je bewust je communicatie gaan aanpassen (= op dezelfde golflengte komen) in functie van de dominante denkstijl(en) van je gesprekspartner. Situationeel communiceren heet dit en het is cruciaal wil je een boodschap op een duidelijke en verstaanbare manier overbrengen ! Het kameleoneffect in communicatie bestaat dus en is een must voor mensen die prima resultaten willen behalen.

9

Link tussen HBDI en presentaties logisch

Wanneer je dit nu vertaalt naar effectieve presentatietechieken dan is het streefdoel in jouw presentaties een mix te brengen van alle kleuren. Wanneer je een eigen beeld hebt van jouw HBDI profiel dan weet je waar je sterk in bent en waar je kunt op werken. Maar onthou vooral dat alles begint bij het kennen van jouw publiek en dat publiek bestaat meestal uit een mix van kleuren dus ‘bevredig’ elke behoefte van dat publiek. De blauwe kleur wil graag een logische gedachtengang, facts en figures. De groene kleur wil structuur, dus een agenda voor de presentatie. De rode kleur hoort graag voorbeelden en anecdotes. De gele kleur houdt van creativiteit in presentaties, beelden, dus maak jouw presentatie zo visueel mogelijk en limiteer de tekst !!

Zorg voor logica, facts en figures, argumenten

Maak de presentatie visueel aantrekkelijk, gebruik beelden

logica

creatief

og structuur

sociaal

Zorg voor structuur, agenda, en herneem de agenda tussendoor

Zorg voor voorbeelden en anecdotes

10

Presenteren en creativiteit Ik heb een artikel bijgevoegd van Garr Reynolds, een presentatie coach die heel wat lezingen geeft over presentatie technieken in Amerika en Japan, en wiens ideeën over presenteren ik absoluut deel. Onderstaand artikel gaat over creativiteit en presentaties.

Garr Reynolds Creativity, presentations, and "design thinking"

I just got through giving a talk to college students where I encouraged them — begged them — to remember that they are in fact creative beings (they're human aren't they?). When I asked for a show of hands, most said they were not particularly "creative." After all, they said, they are not designers or artists, they are business students. Then I asked them if they thought creating and delivering a business presentation or a conference presentation was "a creative endeavor" or something requiring a creative process. Only a few felt that it was. How about "design thinking"? Even fewer students understood how that related to the typical business presentation. "Design as differentiator"? Sure, students get that. But what, they say, does that have to do with presentations? But here's the deal: creating business presentations is a supremely creative process. At least it should be. It's as much "right brain" as it is "left brain," and design matters. Who said that business — or at least the study of it — and creativity are mutually exclusive. Is business only about management and administration? Can not students become better business leaders by learning how to become better design thinkers? Can not "design thinking" be a valuable aptitude for all professionals regardless of their discipline or their particular task at hand? I believe it can.

Creativiteit betekent voor mij niet het maken van flashy presentaties met veel animatie en kleuren. Het betekent wel voorbeelden geven en anekdotes vertellen die jouw boodschap verduidelijken. Ik vergelijk het wel eens met koken. Je kunt een perfect gerecht maken met pasta die al dente gekookt is, vlees dat perfect gebakken is en een saus om het allemaal af te werken. Alleen, de kruiden ontbreken....en ik vemoed dat je weinig succes zult oogsten met jouw gerecht. Je kunt een perfecte powerpoint in elkaar steken, en ideaal voorbereid zijn zodat je weet wat je bij elke slide zegt en hoe je overgangen maakt. Zolang je er geen voorbeelden en anekdotes tussen vertelt, ontbreekt jouw presentatie aan 'kruiden', aan pit.

11

De kracht van verhalen in presentaties

Als het gaat over bekende presentatoren dan valt vaak de naam van Bill Clinton. Waarom is hij zo'n goed spreker? Lees onderstaand artikel en ontdek eens te meer de kracht van verhalen en voorbeelden.

Bill Clinton and the art of the connection No matter your political leanings or what part of the world you may be from, there is no denying that former US President Bill Clinton is one of the most gifted communicators on the planet. There are many reasons why Mr. Clinton is so effective at the podium. Some of the aptitudes that make him so effective are his engaging, "naked," human style, his verbal presentation of clear logic and evidence, as well as his solid storytelling skills such as providing clear examples and painting pictures with his words. Whether it is a speech or an interview, he comes across as articulate and extremely intelligent but without being aloof or pedantic. His style is his own. I am not suggesting you copy his approach or his style, but I am suggesting that you speak in your own natural "in a human voice." What I like here is Clinton's style of speaking from notes rather than reading. The notes keep him on target yet allow him to speak from the heart in "a human voice" while giving many short stories and examples along the way. Garr Reynolds

12

"Laughter is a form of nonverbal communication that conveys empathy and that is even more contagious than the yawn..." Dan Pink

13

Belang van lichaamstaal

Woorden

Lichaamstaal

7%

55 % Intonatie, ritme

38 %

“Respect those who come to you with open ears and foster a sense of community.” — P.T. Sudo

Mensen gaan zowel verbaal als non-verbaal met elkaar om. Verbale communicatie gebeurt bewust. Het proces van de non-verbale communicatie is minder transparant. Non-verbale communicatie pas je gedeeltelijk onbewust toe, al kan je er ook bewust en strategisch mee omspringen. Zo hoor je wel eens: 'Ik heb er niets van gezegd, maar ik heb het wel duidelijk laten merken dat het me niet aanstond.' Het is vooral non-verbale communicatie die verantwoordelijk is voor de eerste indruk van een persoon. De Amerikaanse onderzoeker Mehrabian maakte een schatting van de verhouding verbaal/non-verbaal gedrag. Volgens hem gebeurt de verdeling van hoe een boodschap overkomt als volgt: • • •

lichaamstaal: 55% stem: 38% woorden: 7%

Projecteer bovenstaande bevinding op een presentatie en je beseft meteen dat niet alleen wat je vertelt belangrijk is, maar zeker ook hoe je het vertelt. Wat niet wil zeggen dat je je moet 'fixeren' op je nonverbaal gedrag. Overdrijven is nooit goed en je zou alleen maar geforceerd overkomen. Een beetje extra aandacht kan echter geen kwaad.

14

Met lichaamstaal bedoelen we vooral oogcontact, mimiek en handen als ondersteunig van jouw woorden. Om een publiek te overtuigen van een boodschap moet je 'aanwezig' zijn. Sta zelf centraal, laat die eer niet aan het scherm. Kom dicht bij jouw publiek en alles wat je vertelt zal zoveel meer impact hebben. Oogcontact In een kleine groep is het belangrijk contact te hebben met heel het publiek. Hoe lang kijk je naar iemand? Gemiddeld 2 à 3 seconden. Mensen in het publiek vertellen je eigenlijk zelf hoe lang je hen kunt aankijken. Bekijk het publiek als één groot oog dat je wil overtuigen. Volg altijd de ogen van jouw publiek. Als je een slide toont, dan gaan ze kijken naar het scherm en dan volg je de ogen door hen door de slide te leiden terwijl je naast het scherm staat. Heb je alles getoond of wil je een volgend punt inleiden, dan zijn de ogen op jouw gericht, dus kom dichter en geef bijkomende uitleg of geef voorbeelden, anecdotes dicht bij jouw publiek. Handen en voeten Je kent wel de uitdrukking 'met handen en voeten iets uitleggen'. Dit is exact wat je gaat doen met jouw publiek. Wat houding betreft ben je vrij om te doen wat je wil zolang het niet de aandacht afleidt van jouw verhaal. Dus voel jij je comfortabel door te leunen tegen een tafel, dan mag je dat best doen. Alleen kun je zo niet heel de presentaties blijven zitten want dan wordt het heel statisch. Zoek een houding die comfortabel voelt (oefen voor de spiegel) en straal autoriteit uit. Dat betekent voeten stevig op de grond en je handen niet blokkeren door te verbergen achter de rug of te kruisen voor het lichaam. Op die manier blijft je te gemakkelijk vast zitten in een houding terwijl het de bedoeling is met jouw handen zaken te benadrukken. Mag je iets vasthouden? Zeker, alleen moet je ervan bewust zijn dat je kunt 'spelen' met om het even wat je vasthebt en dat het dan de aandacht kan afleiden van jouw verhaal. Als je iets vastneemt, neem dan iets 'nuttig ' vast. Ik adviseer steekkaarten vast te houden zodat je niet in de valstrik trapt te veel te zetten op een slide om die als 'spiekbriefje' te gebruiken. Gebruik liever steekkaarten die bovendien nuttig zijn om vast te hebben tijdens het presenteren. Een afstandsbediening zie ik liever niet, hoewel het heel professioneel overkomt. Alleen ga je al snel jezelf beperken in de ruimte want je hoeft niet te verroeren om naar een volgende slide te gaan. Kan in bepaalde gevallen wel nuttig zijn als je om een specifieke reden veel slides na elkaar toont. Ritme en intonatie Ik maak me geen illusies. Iedereen heeft een eigen persoonlijke stijl en het is niet mijn bedoeling die te veranderen. Wees er alleen van bewust dat variatie in een presentatie heel belangrijk is. En variëren doe je onder meer met de stem. Belangrijk bij ritme is het gebruik van stiltes. Vlak nadat je iets heel belangrijk hebt gezegd, even zwijgen zodat het kan doordringen. Of aankondigen dat je iets belangrijk te zeggen hebt en even zwijgen voor je het vertelt. Ideaal om aandacht te houden is enthousiast vertellen, passie tonen. Het helpt als je intonatie in je stem legt. Hoogtes, laagtes, nadrukken. Iemand die dat niet van nature heeft, zal moeten variëren op andere manieren. Optimaal gebruik maken van de 'spreekruimte', stiltes, interactie, en variatie in hulpmiddelen zoals flipchart.

15

16

De voorbereiding Geen voorbereiding is je voorbereiden op een mislukking

17

Voorbereiding op 3 niveau’s: Auteur, Regisseur, Acteur

De Auteur (bepaalt inhoud en maakt presentatie) - objectief bepalen - analyse van het publiek - verzamelen van ideeën en materiaal - conclusie vastleggen - ‘plan’ kiezen - ‘topics’ kiezen in functie van het onderwerp - inleiding vastleggen - bepalen audiovisuele hulpmiddelen U houdt zich vooral bezig met de INHOUD

Hoe laat ik de inhoud doordringen?

De Regisseur - helpt de auteur bij al zijn stappen en beslissingen - voorziet de effecten op scène - schat kansen in om de boodschap te laten doordringen - bekijkt timing (uitermate belangrijk!) - verifieert al het logistieke U houdt zich vooral bezig met de MANIER VAN COMMUNICEREN

De Acteur (brengt de presentatie) - bereidt zich verbaal voor - bereidt zich fysiek voor - bereidt zich mentaal voor Het woord is aan u!

18

De voorbereiding van de

Auteur en de

Regisseur

19

Er is geen communicatie zonder het delen van uw eigen mening. De analyse van uw publiek is van fundamenteel belang.

Wie is mijn publiek? De analyse bepaalt het verloop van uw presentatie: inhoud, effecten, stijl, woordkeuze, houding,… Het zal u ook leiden bij : Wat je zult vertellen : WAT (auteur) Hoe je het zult zeggen : HOE (regisseur)

Relevante informatie verkrijgen: •

Spreek met de personen die u uitgenodigd hebben.

•

Spreek met de andere sprekers.

•

Spreek met iemand die aanwezig zal zijn.

•

Neem contact met de organisatoren.

•

Gebruik uw gezond verstand.

Checklist: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) 20) 21) 22)

Weet mijn publiek iets over het onderwerp? Weet iedereen in het publiek evenveel? Willen ze meer weten over het onderwerp? Hoeveel informatie kunnen ze assimileren? Om welke reden zijn ze geïnteresseerd? Wat is hun houding tegenover het onderwerp? Hoeveel informatie moet je geven over het onderwerp om de boodschap duidelijk over te brengen? Wat zijn de verschillende opinies over het onderwerp en de spreker? Heeft iemand voor u al over het onderwerp gesproken? Wat kan het publiek meest boeien? Wat heeft het publiek nodig? Staat het publiek open voor nieuwe zaken? Is het mogelijk dat er vijandigheid ontstaat? Verwacht u vragen en welke? Verwacht u tegenwerpingen? Weet het publiek iets over u? Weet het publiek hoeveel u over het onderwerp weet? Wat is het standpunt van het publiek? Verwacht het publiek een formele of informele uiteenzetting? Is er een specifieke band tussen u en het publiek? Is er een band tussen uw organisatie en dat van het publiek? Zijn er nadelen voor het publiek?

20

Om resultaten te halen, moet je een duidelijk objectief hebben. Wat wil u dat het publiek denkt, voelt of doet na uw presentatie?

T

Spreken zonder SMART objectief

Spreken met een SMART objectief

U voelt een onaangename spanning, staat ver van het publiek dat u niet goed begrijpt, u voelt zich niet op uw gemak.

U hebt een duidelijk objectief, staat met beide voeten stevig op de grond en het publiek volgt uw denken stap per stap tot uw doel bereikt is.

Jerry Weismann zegt over presentaties : 'Separate the wheat from the chaff'. Presenters mistakenly think that for the audience to understand anything, they have to be told everything'. Het is niet de bedoeling alles te vertellen. Wees heel selectief en doelgericht en vertel datgene wat het publiek op dat ogenblik nodig heeft. Je wil het publiek leiden van A naar B. A kan 'onwetend' zijn, dan leid je hen naar 'begrip' A kan 'aarzelend' zijn, dan leid je hen naar 'geloof' A kan 'vijandig' zijn, en dan heb je als doel gedrag te veranderen In al deze gevallen is de weg om van A naar B te leiden OVERTUIGEN. En dat bereik je via 'pathos'. Elke verkoper weet dat je om te overtuigen empathie nodige hebt. Je verplaatst je in de schoenen van de klant. Wees een goede verkoper van jouw boodschap en verplaats je in de schoenen van het publiek. Bij alles wat je vertelt moet je het nut voor het publiek in gedachten houden. Om gedrag te veranderen moet je het publiek redenen geven om te veranderen. En dat is niet jouw reden, maar hun reden.

21

Wat kan een doelstelling opleveren? •

Deelnemers beslissen over hun deelname op basis van het objectief.

•

Het kan strategisch intelligent zijn.

•

Het helpt bij het bepalen van de inhoud.

•

Kan een norm zijn voor de evaluatie.

Hoe weet je of het objectief bereikt is? •

Door observatie: wat doet het publiek concreet.

•

Door te luisteren: wat het publiek zegt (positief of negatief).

•

Door te analyseren: houding van het publiek, reacties.

Voorbeelden van objectieven Voorstelling van afdeling / bedrijf: •

Positief imago geven;

•

Samenwerking bevorderen.

Voorstelling van producten: •

Gebruik van producten verhogen;

•

Gebruik van producten verbeteren;

•

Nieuwe ideeën krijgen.

Voorstelling van resultaten: •

Bekendheid verwerven (vaker geciteerd of gevraagd worden);

•

Feedback krijgen van collega’s of uitwisseling van ideeën;

•

Teamwerk versterken.

Bij een vergadering: •

Ideeën verzamelen;

•

Beslissing nemen.

Bij een managementpresentatie: •

Uitleg geven bij cijfers en informatie;

•

Overeenstemming bereiken omtrent voorstel;

•

Beslissing nemen.

Rapport van een groepsproject: •

Voostellen laten goedkeuren;

•

Taken en verantwoordelijkheden toekennen

22

Hou altijd uw doel in gedachten!

23

Blijf uw publiek prikkelen want aandacht is snel zoek.

Aandacht in %

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 0

5

10

15

20

25

30

35

40 Minuten

De aandacht van uw publiek verzwakt heel snel, dus zul je jouw publiek voortdurend moeten prikkelen. Dit begint al met een originele opener. Maar ook tussendoor blijf je de aandacht opeisen en dit kan je alleen bereiken met zoveel mogelijk variatie.

Variatie in stem : kun je bereiken door niet alles zelf te vertellen maar een vraag te stellen aan het publiek en interactie aan te gaan. Je intonatie zal automatisch veranderen, ook al doordat je dichterbij het publiek komt. Bovendien heb je even een adempauze en zwijg je tewijll anderen spreken (= variatie). Heel effectief bij personen die eerder een monotoon stemvolume hebben of ‘sneltreinen’ die zichzelf op die manier het zwijgen opleggen. Variatie in ruimte : blijf niet aan de PC kleven maar kom tussen jouw publiek staan. ‘Move with purpose’ ! Wanneer een nieuwe slide verschijnt, stap ernaartoe. Wanneer je iets wil versuidelijken of iets wil benadrukken, ga naar jouw publiek. Verschillende visuele hulpmiddelen : niet alles hoeft via PowerPoint te gebeuren, in kleine groepen kun je ook flipchart gebruiken.

24

Aandacht van uw publiek trekken en houden! Kom dicht bij uw publiek om aandacht te trekken (55% lichaamshouding) Vertel verhalen en geef voorbeelden om het levendig te maken Maak het visueel aantrekkelijk met beelden, grafieken Varieer in ruimte, houding en nadrukken in stem

25

Ideeën verzamelen: is uw rijkdom. Een plan uitdokteren: is uw rode draad. Een sterk slot creëren: is uw handtekening. Een verrassende introductie schrijven: zo bind je het publiek.

Als je onderstaande tekst leest, kun je begrijpen dat het publiek vooral begin en einde onthoudt!

Vloengs een sutide aan de uinresvietit van cmarbdgie hefet de odre van de ltetres in een wrood geen blenag, het einge wat blenagirjk is, is dat de eretse en ltaaste ltreter op de jiutse paalts saatn. De rset kan in wleliekuirge vlogrode saatn en tcoh heb je geen lseerpobelemn. Dat kmot odmat het msneejikle berin neit de ltetres azfnodreijlk lseet, maar het worod in het gheeel.

Als je wil dat het publiek

luistert naar wat je vertelt en het ook onthoudt, dan moet wat je te vertellen hebt boeien en blijven hangen, een sterke inleiding en conclusie!

26

ideeën verzamelen, uw rijkdom

Beperk het aantal ideeën: U kunt onmogelijk alles vertellen wat u weet. Selecteer de belangrijkste ideeën. Laat de andere vallen. DE VOORBEREIDING OF HOE U HET VERSCHIL MAAKT THEMA:

1.

2.

SLEUTELIDEEEN 3.

4.

SECUNDAIRE IDEEEN

27

Gebruik de techniek van de mentale kaart Geweldige techniek om uw ideeën te ordenen en te beslissen wat waar hoort. Helpt u bij het opstellen van een agenda !

Belangrijkste idee

Belangrijkste idee

28

uw rode draad

ALGEMENE STRUCTUUR •

Introductie

•

Het midden o o o

1° idee: Intro - Midden - Conclusie 2° idee: Intro - Midden - Conclusie 3° idee: Intro - Midden - Conclusie

Gebruik voor elk idee een introductie, een logische gedachtegang, een conclusie.

•

Conclusie

•

Objectief : uw uiteenzetting zo duidelijk mogelijk maken voor uw publiek.

•

Volg een logische gedachtegang.

Maak uw keuzes in functie van uw publiek! Meest gebruikte plannen Gunstige situatie (het publiek is niet ‘vijandig’)

Minder gunstige situatie (er is weerstand in het publiek)

a priori plan: uw idee maak je duidelijk vanaf het begin. Daarna volgen uw argumenten. (meest makkelijk en snelle methode)

a posteriori plan: ontwikkel eerst uw argumenten, feiten, voorbeelden en op het einde uw idee – integreer ook een belangrijke tegenwerping van uw publiek in uw presentatie

Chronologisch plan: verleden, heden, toekomst

plan oplossing probleem: 1. presentatie van feiten, probleemstelling. 2. diagnose, analyse van het probleem. 3. problemen bij oplossing van het probleem. 4. mogelijke oplossingen: • opl. 1: voordelen / nadelen; • opl. 2: voordelen / nadelen; • opl. 3: …/… 5. beste oplossing • argument 1 - argument 2 • acties

plan bestaande uit aspecten: een voorbeeld van financieel aspect, economisch, sociologisch, politiek,… plan ahv standpunten: preventie vanuit het standpunt van de junkie, de moeder, de vader, de arts, de wetgever de bevalling vanuit het standpunt van de moeder, de vader, de broer, de grootouders, de arts,…

plan ahv tegenstellingen in twee delen: - voor / na - voordelen / nadelen - vooronderstellingen / realiteit -…

plan in 3 delen: 1. uiteenzetting stelling A. 2. verwerping stelling A door stelling B. 3. aanbrengen nieuwe argumentatie die toelaat A en B te verwerpen en stelling C te introduceren.

plan WWWWWHHW: antwoorden op één of meerdere vragen van het type: wie, wat, wanneer, waar, waarom, hoeveel, hoe?

29

HBDI : ‘Verwen’ alle kleuren in uw publiek

Agenda punten

Onderliggende Overbrengen naar publiek ideeën via…

1° agendapunt

-

1° idee 2° idee 3° idee

-

grafiek diagram samenvattende slide

-

voorbeeld anecdote

2° agendapunt

-

1° idee 2° idee

-

samenvattende slide samenvattende slide

-

vergelijking

-

Variatie voor publiek Via…

3°

Voor welke aanpak bent u het meest gevoelig?

Welke andere aanpak zou je kunnen uittesten om ook die personen in het publiek te raken die een andere gevoeligheid hebben dan jijzelf?

Blauwe kleur in uw publiek Houdt van de logische opbouw, bronvermeldingen, de theoretische uitleg van uw presentatie. Alleen, als je het puur theoretisch houdt, zul je de ‘roden’ in uw publiek niet weten te boeien en dus zal hun aandacht verslappen. Groene kleur in uw publiek Houdt van de agenda, de duidelijke structuur in uw presentatie, de rode draad. Zorg er dus voor dat je zeker een agenda toont in het begin van jouw presentatie en dat diezelfde agenda ook terugkomt als houvast. Rode kleur in uw publiek Schiet wakker als je voorbeelden geeft, anecdotes vertelt en vergelijkingen maakt. Dit is niet nodig voor elke idee die je theoretisch weergeeft alleen kleurt het jouw presentatie en zorg je voor variatie die vooral de ‘roden’ weten te appreciëren. Gele kleur in uw publiek Houdt van alles wat anders is dan anders. Dus gebruik geen cliché’s zoals ‘ik ga jullie iets vertellen over’ maar prikkel vanaf de eerste woorden. Zij houden van creativiteit in uw presentatie. Teken ook eens op flipchart in plaats van alles op power point te zetten (in kleine groepen). Filmpjes doen het ook goed voor deze kleur. Om het even wat je doet tijdens jouw presentatie, zorg ervoor dat jij je er goed bij voelt, anders zal het onnatuurlijk overkomen bij jouw publiek.

30

een sterke conclusie blijft hangen

Eerst de conclusie: 10 % van de spreektijd. De conclusie is datgene wat onthouden wordt.

Bereid uw conclusie goed voor: o helpt u bij het opstellen van een samenhangend plan; o het is uw objectief. Uw conclusie is ideaal duidelijk, sterk, kort, positief, uitnodigend: o herformuleert de belangrijkste argumenten; o helpt u concentreren op uw belangrijkste idee; o herhaalt uw belangrijkste boodschap: dit is wat uw publiek moet weten en uitnodigen tot actie. Uw conclusie bestaat ideaal uit drie delen o kondig uw einde aan met het geven van een korte, krachtige samenvatting o nodig uit tot vragen ‘Welke vragen heeft u voor mij?’ o geen vragen meer...eindig sterk door ideaal terug te verwijzen naar uw ijsbreker of uw objectief van de presentatie (maak de cirkel rond) Je kunt ook heel sterk eindigen (na de vragen !!) met de zin "Als er één iets is wat ik graag wil dat je onthoudt uit de presentatie, dan is het.....'

31

inleiding

De INTROOO is verrassend en creatief!

Je hebt de inhoud al bepaald van je presentatie, uw ideeën, de conclusie. Maar hoe moet je nu beginnen? Uw introductie heeft drie doelstellingen: aandacht trekken, uw kernidee introduceren, uw agenda duidelijk maken en ziet er ideaal uit als een mooie INTROO.

I N T R O O

IJsbreker Nut voor het publiek Timing Regels Objectief Overzicht

Anekdote, vraag, beeld, humor, citaat, cijfer... Wat heeft publiek er aan? Hoeveel tijd vraag je van het publiek? Wanneer mag publiek vragen stellen + handout Wat wil ik bereiken met presentatie? Hoe is de presentatie gestructureerd?

Een goeie manier van werken is voor jezelf een antwoord te formuleren op volgende vragen: ‘ Wat is mijn doelstelling van de presentatie?’ ‘Waarom is het nuttig voor het publiek om te luisteren?’ Zorg ervoor dat jouw antwoord op die vragen heel specifiek en aantrekkelijk is en schrijf dit ook neer. Gebruik wat je hebt neergeschreven in uw inleiding!!! Vermijd beginnen met een cliché:








"Het is mij een waar genoegen ..." "Het is echt een grote eer ..." "ik ben blij met uw talrijke opkomst ..." "Men heeft mij gevraagd iets te komen zeggen over ..." “Ik ga jullie iets vertellen over...”

Nog enkele tips voor de inleiding:
Bereid een 3-tal openingsmogelijkheden voor. Dan kunt u nog kiezen op het moment zelf. Het is zeer belangrijk dat uw eerste zinnen passen in het kader en de sfeer van het moment.
Bereidt u voor op een korte voorstelling van uzelf.
Beperk uw inleiding tot 10 % van uw totale spreektijd.
Leer uw eerste zinnen uit het hoofd.

32

En vooral: durf op een onconventionele manier beginnen en verzeker u zo van de aandacht van uw publiek !!!

33

De ijsbreker

Begin op zodanige manier dat uw publiek onmiddellijk aandachtig is. Gebruik een sprekend voorbeeld, een sterk beeld. Verras, creëer spanning! De introductie kan heel verschillend zijn al naar gelang de ontwikkeling en het plan dat u voorzien heeft. Maar één ding staat vast, wanneer u begint op een sterke, verrassende manier dan bent u overtuigend en zal uw plankenkoorts verdwijnen.

Verschillende mogelijkheden

-

Begin met een slogan Projecteer een beeld Begin met een paradox Vertel een anekdote Begin met iets uit de actualiteit Citeer een auteur of een gezegde Gebruik een metafoor Deel een overtuiging Stel een vraag Begin met een woord of een markant cijfer - …

Zet uw introo in de vorm van bullit points op een steekkaart en oefen luidop (vanuit de buik, niet vanbuiten leren) tot het goed voelt !!

34

Stuctuur samengevat

Een presentatie bestaat uit 3 delen : 'Kop van de vis' Bij het begin van uw presentatie is oogcontact van cruciaal belang. De 'kop' is 10% van de hele presentatie. Maar een belangrijke 10% want nu bepaalt uw publiek of het nuttig is voor hen en of ze gaan luisteren. Toon dus enthousiasme en besteed aandacht aan een waardevolle, goed voorbereide INTROO voor uw publiek. 'Romp' Uw publiek heeft veel variatie nodig om bij de zaak te blijven. Zorg dus voor afwisseling door gebruik van uw stem, gebruik van de ruimte, interactie, stiltes, gebruik van verschillende hulpmiddelen, en verhalen, voorbeelden en vergelijkingen. Uw publiek heeft een leidraad nodig dus toon de agenda telkens u een nieuw punt wil inleiden. 'Staart' Kondig het einde van uw presentatie aan en u bent terug verzekerd van optimale aandacht. Dit is het moment om samen te vatten en/of een conclusie te geven. Dit is terug een moment om de B-toets te gebruiken. Nodig hen uit tot vragen op een uitnodigende manier en terwijl u dichterbij komt en 'maak de cirkel rond'. Verwijs met één zin terug naar uw ijsbreker of vertel wat u graag wil dat het publiek onthoudt van heel de presentatie. De vis heeft vinnen en die kunnen miniem zijn...de vinnen zijn uw powerpoint presentatie. Dit is een HULPMIDDEL.

35

Powerpoint Simplicity is the ultimate sophistication. Leonardo da Vinci

36

Jerry Weissman vertelt in zijn boek 'Presenting to Win' dat er dagelijks meer dan 30 miljoen power point presentaties gegeven worden. Alleen..., 'hoeveel van de boodschap blijft er hangen als je dit soort slide ziet...?

37

Audiovisuele middelen

Audiovisuele middelen dienen als ondersteuning voor het publiek, niet voor de spreker. Gebruik ze enkel om belangrijke informatie te verduidelijken of indien het publiek iets moet onthouden. Opgelet, dit vermindert het contact met jouw publiek.

Fouten in gebruik • Veel sprekers gebruiken slides als hulpmiddel voor eigen gebruik. FOUT ! Het is niet de bedoeling dat je de tekst vanbuiten leert, gebruik andere hulpmiddelen voor jezelf zoals steekkaarten of mindmapping of elke andere manier die jouw handig lijkt. Je toont alleen datgene aan het publiek wat je moeilijk met woorden alleen kunt uitleggen of wat zodanig belangrijk is dat je het niet alleen zegt maar ook toont. • Veel presentaties zijn overladen. Alles wordt getoond waardoor de boodschap verloren gaat. o Spreker : wees voorzichtig met het gebruik van slides. o Het overmatig gebruik van PowerPoint zorgt dat je presentatie ‘powerless’ wordt.

Slides zijn niet nodig indien ze het publiek niet helpen iets te begrijpen.

Gebruik audiovisuele hulpmiddelen op een intelligente manier. Slides kunnen ingewikkelde materie verduidelijken, alleen moet je dat wel op een correcte manier aanpakken.

38

Een presentatie is er in de eerste plaats om naar te luisteren.

Maak een onderscheid tussen de slides die je toont en de notities die je uitdeelt na de presentatie !

39

Dit is de ideale situatie ! Links zie je de slide zoals die gepresenteerd wordt tijdens de presentatie. Grote voordeel : het publiek moet naar jou luisteren om uitleg te krijgen want er staat minimaal tekst op de slide. Rechts zie je de notities die je geeft of stuurt na de presenatie. Voor het publiek zeer herkenbaar want ze zien de slide zoals je die hebt gepresenteerd maar nu met de uitleg erbij genoteerd. Dit is een samenvatting of letterlijke herhaling van wat jij vertelde tijdens de presentatie. Laat altijd notities achter voor uw publiek, anders trap je in de val van zoveel presentatoren. Je zet te veel op de slides want 'het publiek moet er toch iets aan hebben'. De meeste powerpoint presentaties die ik nu zie dienen zowel als slides om te presenteren als handout document na de presentatie. De slides houden dan het midden tussen 'niet te veel informatie' en 'toch genoeg details'. En dan krijg je het volgende efect : Ofwel leest de presentator de slides af. Ofwel kijkt de presentator naar het publiek en dient de slide als achtergrond. Het tweede geval zie ik meest want de meesten hebben ooit wel ergens gehoord of gelezen dat je een slide nooit mag aflezen. Alleen, dan geef je het publiek een keuze : moeten ze luisteren naar jou of lezen wat er op de slide staat. En onthou, het scherm is een zeeeeer groot televisie toestel dat enorm aantrekt. Het oog is gretiger dan het oor. Dus als het publiek een keuze heeft, dan zullen ze zeker lezen. En terwijl ze dat doen....verliezen ze een misschien wel belangrijk deel van de boodschap. Hoe moet het dan wel ? Leid jouw publiek. Als je een slide toont dan zal het publiek automatisch kijken naar het scherm want ze zijn nieuwsgierig wat er op staat. Ga dus naar het scherm en toon wat er te zien valt :



Zijn dat beelden dan is het heel eenvoudig : je geeft uitleg bij de beelden Zijn dat woorden dan moet dat op een heel eenvoudige manier via bullits weergegeven worden. Lees dan eerst letterlijk wat er op de slide staat, en kom dan dichter bij jouw publiek om meer uitleg te geven.

40

Maak het jouw publiek niet moeilijk ; ofwel moeten ze luisteren naar jou, ofwel moeten ze kijken naar het scherm. Geef het publiek niet de keuze, jij beslist!

Wanneer je een slide toont, ga dan onmiddellijk naar jouw scherm, volg de ogen van jouw publiek want bij het tonen van een nieuwe slide gaan de ogen daar automatisch naartoe. Toon wat er op het scherm staat: TOUCH TURN TALK Eerst tonen, dan draaien naar jouw publiek, dan spreken.

Toon nog geen volgende slide als je nog informatie aan het geven bent over een vorig punt want jouw publiek zal niet meer luisteren!

41

Enkele handige sneltoetsen bij powerpoint




B-toets Zet jouw presentatie klaar en druk op het klavier de 'B-toets' in. Jouw scherm zal zwart worden want B staat voor 'Black' in powerpoint. Dit kun je op verschillende manieren gebruiken. - In het begin van de presentatie : zet de presentatie klaar op de agenda en druk vervolgens B in. Het grote voordeel is dat je de hele intro kunt doen terwijl er geen afleiding is van het scherm want er is niets te zien. Wil je de agenda tonen aan het publiek dan ga je naar de computer, druk op 'B' en de agenda verschijnt. Bijkomend voordeel vooral in het begin van de presentatie en wanneer de beamer op een tafel staat : je kunt ongehinderd voor de lamp lopen. - Midden in de presentatie. Je wil iets uitleggen op flipchart en dat heeft niets te maken met de slide die nog opstaat en de volgende slide wil je nog niet tonen. Of je wil een anecdote vertellen en als afwisseling volledig de aandacht op jezelf richten. - Einde van de presentatie : de samenvatting is gedaan of je hebt de conclusie verteld en dat is de laatste slide. Vervolgens wil je uitnodigen tot vragen stellen. Voor je dat doet is het ideaal de B-toets te gebruiken en dichter bij het publiek te komen.




Home Je bent vragen aan het beantwoorden en iemand heeft een vraag wat betrekking heeft op een slide aan het begin van de presentatie. Met een druk op 'home' ga je onmiddellijk naar de eerste slide en kun je snel naar de gewenste slide. Dit kan ook met rechtermuistoets en onmiddellijk gewenste paginanummer ingeven. Mijn ervaring zegt echter dat 'home' eenvoudiger werkt.




End Omgekeerde van home. Je wil onmiddellijk naar de laatste slide. Dit kun je heel gemakkelijk door 'end' te drukken. Heb je een heel lange presentatie en wil je terug naar een slide in het midden, dan gebruik je beter de rechtermuis en geef een slidenummer in.

42

Aan de andere kant, onderschap ook niet de kracht van slides, mensen onthouden best als ze iets niet alleen horen maar ook zien.

Interpreteer dit wel op de juiste manier. Dit is geen bewijs om veel tekst te tonen op slide. Studies tonen aan dat mensen denken in beelden en onthouden via beelden. Daarom is het veel beter om grafieken, diagrammen, en foto's te gebruiken om uw idee duidelijk te maken.

Mensen zijn:

40% visueel

40% auditief

20% kinesthetisch (‘voelend’)

Je onthoudt 10% van wat je gelezen hebt, 20% wat je gehoord hebt, 30% wat je gezien hebt en 50% wat je tegelijkertijd gezien en gehoord hebt. DUS: toon vooral datgene wat jouw publiek echt moet onthouden!

Leid jouw publiek doorheen de presentatie!

Dit betekent dat het publiek vooral baat heeft aan herhaling. Stel het geheugen van uw publiek niet te veel op de proef, help hen en jezelf door de structuur van de presentatie zoveel mogelijk te herhalen. Dit kun je doen door het overzicht op flipchart te zetten en heel de presentatie door zichtbaar te laten (en er ook terug naar te verwijzen). Of je kunt PowerPoint gebruiken om de agenda telkens terug te laten verschijnen zodra je een nieuw punt van de agenda aanhaalt. Herhaling helpt jouw publiek de boodschap onthouden!

PowerPoint – duidelijke titel

43

Eén idee per slide.

Voorbeeld: figuur 1: "Evolutie van de verkoop" is het thema maar kan niet de titel zijn van de slide, de idee die je naar voor wil brengen. figuur 2: zelfde thema, maar met een duidelijk idee. Gevolg: de impact is maximaal.

2001

Evolutie van de verkoop

Uw publiek:

2002

Er is sprake van verwarring want de titel vermeldt dat het gaat over evolutie terwijl de spreker het heeft over verhoging. Er is kostbaar tijdsverlies en een vermindering van de impact van de boodschap.

2003

figuur 1.

Sterke stijging van de verkoop in 3 jaar

2001

2002

2003

figuur 2.

• ziet Evolutie van de verkoop • hoort u vertellen over verhoging • moet zoeken naar de verhoging die op het schema is weergegeven.

Uw publiek:

• ziet sterke verhoging van de verkoop in 3 jaar • ziet duidelijk op de figuur dat er sprake is van stijging • hoort de spreker zeggen “We zien een sterke stijging van de verkoop in 3 jaar”.

Er is een duidelijke overeenkomst tussen wat je ziet en wat er gezegd wordt. Impact is maximaal.

Uit "Presentaties en visuele ondersteuning", J.-P. Anciaux, Ed., 1992.

Wanneer het gaat om een complex idee, splits dan in titel en ondertitel. De essentiële idee blijft zichtbaar in de titel.

44

PowerPoint – duidelijke tekst

Voor teksten: 1/6/6 : 1 titel, maximaal 6 bullets, maximaal 6 woorden per bullit Stijl • korte woorden • eenvoudige woorden • concrete woorden • positieve woorden • actieve woorden • korte zinnen

Lange zinnen zorgen ervoor dat u contact met het publiek verliest!

Lettergrootte 36 ideaal voor belangrijke boodschappen Minimale lettergrootte: 24

(is zelfs limiet voor groot

publiek, lettergrootte 28 is beter)

• Het is makkelijker om gewone letters te lezen. • HOOFDLETTERS MAKEN HET LEZEN MOEILIJKER. • Italics vertragen het lezen maar zijn wel goed om woorden te accentueren. Ideale lettertypes zijn schreefloos zoals: Vermijd:

Verschillende lettertypes Onderlijnen, bold is beter om te accentueren Schreeftypes zoals times new roman of courier Te veel inspringen met verschillende bullits • Maakt het moeilijk o Om te lezen

Arial Comic Verdana Tahoma

Maar vermijd speciale lettertypes

45

Tips om uw grafieken duidelijker te maken

Grootte versterkt de boodschap 5.1

5.5 5.7

5.8%

5.0

5.0

1986

87

88

89

90

1986

5.1 5.5

87

88

5.7

5.8%

89

90

Geef volume

Maak de schaal op zodanige wijze dat ze sprekend wordt 25

10

De evolutie van de verkoop is traag en onregelmatig

20 15

7,5

10 5

5

0 Jan Jan

Dec

Dec

46

Onderstaand artikel vond ik op internet en geeft nog maar eens aan hoe fout powerpoint tegenwoordig gebruikt wordt :

In a nut shell: PowerPoint culture causes both audiences and presenters to suffer. And content suffers too.

The root of the suffering is attachment to old PowerPoint habits and misunderstandings about how best to connect to an audience. Lose your attachment to the “normal” way PowerPoint is used and lose poor presentation habits to move to a higher level of effectiveness.

Effective use of multimedia When designing our presentations and creating the supporting visual aids, we should keep in mind the way our audience will actually process our presentation. We must design our visuals and use PowerPoint in ways that take advantage of how people process information. Much can be learned, then, from a review of the key findings in the field of cognitive science concerning how people learn best in multimedia presentation settings. Below, cognitive scientist, Dr. Richard Mayer, summarizes the three assumptions of multimedia learning theory. “Cognitive scientists have discovered three important features of the human information processing system that are particularly relevant for PowerPoint users: dual-channels, that is, people have separate information processing channels for visual material and verbal material; limited capacity, that is, people can pay attention to only a few pieces of information in each channel at a time; and active processing, that is, people understand the presented material when they pay attention to the relevant material, organize it into a coherent mental structure, and integrate it with their prior knowledge.” — Rich Mayer, in an interview with Sociable Media, Inc.

47

De vocale voorbereiding van de

Acteur

48

Overloop uw presentatie, niet in uw hoofd maar luidop!

Uw voorbereiding eindigt niet met het vastleggen van inhoud en structuur en het maken van een mooie powerpoint. Ik zou bijna durven zeggen dat uw echte voorbereiding op het boeiend spreken dan pas begint! Er is een heel groot verschil tussen het inoefenen van de presentatie in uw hoofd en luidop. In uw hoofd verloopt alles perfect: slides zijn goed, overgangen lukken, je valt nooit over je woorden en timing is perfect. Luidop wordt het veel realistischer en krijg je een exacter beeld van timing en weet je beter waar de presentatie nog niet helemaal vlot. Een belangrijk verschil is al de timing. Voor een publiek is het van zeer groot belang dat je je aan de strikte timing houdt. Hou er bovendien rekening mee dat door verschillende omstandigheden de kans bestaat dat je onderbroken wordt en jou gevraagd wordt om de presentatie kort te houden (dit kan bovendien al gebeuren voor je de presentatie begint). Daarom is het van uitermate belang dat je de presentatie luidop oefent al of niet met reëel publiek. Doe ditzelfde ook eens voor de spiegel met jezelf als toeschouwer zodat je jouw lichaamstaal kunt bekijken en beoordelen. Als je weinig tijd hebt thuis om dit in te oefenen, gebruik dan de tijd in de wagen om dat te doen. Het is niet de bedoeling een presentatie vanbuiten te leren.

Wat je vooral oefent is de intro en het einde. Dit zijn de cruciale momenten in jouw presentatie !

Om je aan de structuur te houden kun je beroep doen op mindmapping of werken met steekkaarten.

49

Bij mindmapping krijg je op één A4 blad een overzicht van heel jouw presentatie via een boomstructuur met kernwoorden. Werkt ook heel effectief als je de draad verliest. Wanneer je de draad verliest, aanvaard dit dan, blijf rustig. stiltes zijn OK, je mag zelfs zeggen aan jouw publiek dat je de draad even kwijt bent. Wat je kunt doen is jouw vorige idee herhalen, eventueel terugkeren naar een vorige slide en meestal kun je de draad opnieuw oppikken. Met steekkaarten kun je per slide die je wil behandelen meer informatie neerschrijven op jouw kaart zodat je niet alles moet ‘aflezen’ op slide. Nadeel is dat je wel heel ordelijk moet te werk gaan en goed op voorhand inoefenen. Je kunt uiteraard ook de notities afdrukken.

EN hou voor ogen: wat is de kern van mijn boodschap? welke ideeën wil ik overbrengen? met welke argumenten? welke voorbeelden, anekdotes, cijfers kies ik om te concretiseren? welke overgang gebruik ik van de ene idee naar de andere?

50

De ademhaling

Een goede buikademhaling is van uitermate belang bij het spreken voor een groep. Bij het inademen, wordt de buik boller. Bij het uitademen krimpt de buik terug in.

Het is belangrijk uw buikademhaling te oefenen: een goede ademhaling geeft een pluspunt aan elke spreker. Een goede ademhaling zorg ervoor dat je langer en makkelijker kunt spreken. Variaties in intonatie lukken beter met een buikademhaling. Daarenboven zorgt een goede ademhaling: Voor meer zuurstof in de hersenen wat de intellectuele vaardigheden stimuleert. Voor een goed gevoel, het ontspant de spieren en maakt jouw expressie natuurlijker. Voor meer energie. Voor spirituele energie. Er bestaat een belangrijke relatie tussen hoofd en buik, ademhaling zorgt voor controle op het mentale.

Een goede ademhaling zorgt ervoor dat je beter en langer kunt spreken: Normaal ademen we elke vijf seconden, inademen en uitademen is daarbij ongeveer gelijk verdeeld. Maar wanneer we spreken moeten we onze ademhaling aanpassen want spreken kun je alleen bij het uitademen. Dit betekent concreet dat het mogelijk is om de tijd om in te ademen tot 15% te verkorten van de hele ademhalingscyclus.

51

De mentale voorbereiding van

de Acteur

52

"It's good to have butterflies, but you have to keep them flying in formation" Dale Carnegie

53

plankenkoorts

Het is normaal om schrik te hebben. De beste manier van omgaan met plankenkoorts is een positief zelfbeeld creëren. Tekening van familie voor audio opname over zelfbeeld, gemaakt door een klein meisje. Ze tekende zichzelf kleiner dan de rest en meer naar achter.

Tekening van de familie door hetzelfde meisje na 15 uur audio opname over kracht van zelfbeeld.

Denk aan uw innerlijke stem, wat vertelt het over uw zelfbeeld !

54

Redenen van plankenkoorts

Psychologische remmen

Schrik: • • • • • • •

Voor het oordeel van anderen Niet te voldoen aan de verwachtingen Incompetent over te komen Niet erkend te worden Niet geliefd te zijn Voor onverwachte omstandigheden …

Negatieve gedachten: • vervang de "Ja maar…" door "En als…"

Onthou • • • •

schrap de “maar” uit uw woordenschat vervang "waarom" (die remmend werkt) door "waarom niet" fouten maken mag en is menselijk Aanvaard het feit dat je gespannen bent, vecht er niet tegen en zeg vooral tegen jezelf dat het goed is om die spanning te hebben zodat je beter zult presteren.

55

Stress is een lichamelijke reactie op een situatie die als bedreigend ervaren wordt… … verander uw perceptie! En vooral, relativeer : het gevaar is irreëel!

56

Denk aan de ijsberg

Uw publiek ziet uw angsten meestal niet!

Iedereen is zenuwachtig, velen denken dat zij de enigen zijn die er last van hebben. Daarrond bestaat een befaamde uitspraak die blijkbaar geldt voor 80% van de sprekers ‘I’d rather die than give a presentation’! Nochtans zijn er argumenten die pleiten in het voordeel van die zenuwen. Wanneer we onder spanning komen te staan, wordt een hormoon geproduceerd, adrenaline. En net dit hormoon zorgt ervoor dat we beter kunnen presteren want we zijn alerter en kunnen dus veel sneller en inventiever reageren op onverwachte situaties. Alleen, die spanning mag ons niet verlammen en de overhand krijgen. Er is echter een geruststellende gedachte! De spanning zit in jouw lichaam. Het publiek kan niet doorheen jouw lichaam kijken en ziet amper 10% van de spanning. Ken jezelf! Als je weet dat de spanning zich uit in trillende handen, toon dan niets of drink niet zichtbaar uit een glas met trillende handen.

57

Limiterende overtuigingen te lijf gaan

Activatig event

Belief

Consequences

Gebeurtenis

Overtuiging

Gevoel / gedrag

Gebeurtenis: "Ik moet spreken voor een publiek…"

OVERTUIGING Ik ben een worm.

Ik voel me een worm

Ik gedraag me als een worm, ik kruip in de grond.

Men behandelt mij als een worm. OVERTUIGING Ik ben een worm.

OVERTUIGING "Men zal niet naar mij luisteren…"

Ik voel me slecht. Men luistert niet naar mij.

Men behandelt mij als iemand die weinig interessant is om naar te luisteren. OVERTUIGING "Men zal niet naar me luisteren…"

Dus ben ik een leeuw.

Ik voel me sterk als leeuw.

Toch gedraag ik mij als een leeuw. Ik laat niet los.

Men behandelt mij als een leeuw. Men respecteert mij. On me respecte.

Ik gedraag me als iemand naar wie men niet zal luisteren.

Dus ben ik het waard om naar te luisteren. Ik voel me goed. Wat een succes !

Ik gedraag me als iemand die zich OK voelt.

Men behandelt mij als iemand die echt interessant is om naar te luisteren.

58

Plankenkoorts wordt pas echt vervelend als het jou blokkeert. Bijvoorbeeld wanner je letterlijk het gevoel krijgt dat jouw keel dichtgenepen wordt en dat je niet meer normaal kunt ademen en spreken. Onderstaand artikel geeft meer uitleg over de oorzaak van dit probleem. (Bron : internet)

“Een artistieke stem is niet altijd een goede stem” Els Spaas

Ongeveer een jaar geleden trok een mysterieuze ‘Pianoman’ door zijn stilzwijgen de aandacht van de Europese pers. De aangedragen (pseudo-)psychologische interpretaties van zijn sprakeloosheid zijn een prima illustratie voor de bewering dat de stem de spiegel van de ziel is. Een symposium op 13 mei licht nu het schijnbaar vanzelfsprekende verband tussen stress, emoties en stem, geïllustreerd in uitdrukkingen als ‘het grijpt me naar de keel’ verder toe. “Stress is niet altijd negatief,” nuanceert organisator professor Willy Wellens, (Afdeling Neus-, Keel-, Oorziekten): “Pas wanneer de stress te hoog is of te lang duurt, verandert het stressmechanisme van een mobiliserende in een paralyserende factor.” De ‘stress’ uit de titel van het symposium verwijst zowel naar een biologische als een mentale context. Wellens: “Stress moet je begrijpen als prikkels die inwerken op een organisme, dat daarop reageert. In de jaren 30 beschreef Hans Selye stress als een biologisch adaptatiesyndroom. Het mobiliseert energie in noodsituaties en brengt daarbij scheikundige processen op gang die ons lichaam alarmeren en voorbereiden op een reactie. Dertig jaar later toonde D.B. Lindsley aan dat er ook een mentale activatie optreedt. In stresssituaties zijn we alerter, meer gefocust. Twee strategieën dienen zich aan: vluchten of vechten.” “Zowel het biologische als het mentale syndroom in het stressmechanisme beïnvloeden de stem. Fysiologisch komen er chemische stoffen vrij waardoor het adempatroon verandert, onze slijmvliezen drogen uit, onze tong plakt, we krijgen maagpijn en we spannen onze spieren — dus ook onze stembanden.” “Mentaal leidt stress onder meer tot tunnelvisie. Dat betekent dat we zo hard focussen op het gevaar dat we onze stemtechniek gewoon vergeten. Door de fysiologische veranderingen en door taxatie van de situatie ontstaat angst, een negatieve emotie, die kan uitmonden in spreekfobie of plankenkoorts en het spreken onmogelijk maakt of verstoort. Stress an sich is niet negatief: een zanger of een acteur heeft een zekere mate van stress nodig om te presteren. Vergelijk het met de snaar van een viool: zonder spanning kan die geen mooie toon voortbrengen.” Gezond schuren “De invloed van stress op akoestische parameters als toonhoogte, luidheid en ritme is al vaak onderzocht. Het verband van het stressmechanisme met het stemorgaan is minder gekend. Bij het onbewust verkeerde stemgebruik wordt te veel spanning gebruikt, waardoor de stem geknepen klinkt. Dat heeft niets te maken met spreekvolume: een operazanger kan over een symfonisch orkest heen zingen zonder dat zijn stem daaronder lijdt. Bij een geknepen stem worden de stembanden gekwetst: ze zwellen op en op termijn ontstaan er stembandknobbels.” “Voor zangers zijn de omstandigheden ook vaak in het nadeel: omgevingslawaai, rook en alcohol zijn typische stressoren die verkeerd stemgebruik in de hand werken. Het gevolg is niet noodzakelijk problematisch: een dag later ben je hees, maar als je je stem wat rust gunt verdwijnt die heesheid ook weer. Van echte schade is pas sprake bij chronisch verkeerd gebruik. Er vormt zich dan eelt op de stembanden, waardoor je stem inefficiënter wordt. En omdat je stem inefficiënter wordt ga je meer spanning gebruiken. Zo kom je in een cirkel terecht waarin dat slechte stemgebruik versterkt wordt.” “Een artistieke stem is niet altijd een normale stem. Belangrijk is wel het economische gebruik van de stem. Louis Armstrong bijvoorbeeld zong met zijn valse stembanden. Toen hij al behoorlijk succesvol was kreeg hij het voorstel om eindelijk eens iets te gaan doen om zijn stem te verbeteren. Hij wees dat natuurlijk af met ‘Wil je mij soms ruïneren?’. Voor zangers is een stem een handelsmerk. Problematisch wordt het pas als de stemkwaliteit door chronische

59

overbelasting progressief afneemt.” “Ook mensen met een hees geluid schaden niet automatisch hun stem. Er zijn mensen bij wie de stembanden gewoon niet goed sluiten, dat komt bijvoorbeeld door de bouw van hun stemorgaan. Er zijn net zoveel stemmen als er vingerafdrukken zijn.” Professionele stemmen “Het is een boutade, maar ook voor stress geldt: beter voorkomen dan genezen. Roken is bijvoorbeeld een stressor die je relatief gemakkelijk zelf kan uitschakelen. Mentale stress voorkom je onder andere door een goede voorbereiding voor je optreden of je examen.” “Als de stress toch niet meer controleerbaar blijkt, kan je bepaalde lichamelijke effecten wel uitschakelen door medicatie. Bètablokkers zijn populair bij plankenkoorts: ze vertragen je hartslag en zorgen ervoor dat je slijmvliezen minder uitdrogen. Maar beter is natuurlijk dat je leert met stress om te gaan. Dat heeft te maken met zelfvertrouwen en inzicht in stress.” Een economisch gebruik van de spiegel van de ziel is overigens niet alleen belangrijk voor zangers, acteurs en performers. Wellens: “De stem hebben we nodig voor communicatie van onze gedachten en vertolking van onze emoties. Bovendien bepaalt onze stem in grote mate hoe we bij de toehoorder overkomen. Zelfs onze geslachtsidentificatie steunt grotendeels op de stem.” “Het belang van de stem neemt trouwens toe. Sinds enkele decennia slinkt de tewerkstelling in manuele beroepen. Meer mensen hebben een ‘intellectueel’ beroep, en in die groep zitten veel professionele stemgebruikers: receptionisten, leraars, ... Dat verklaart ook waarom stemproblemen lijken toe te nemen.” ‘Bridging voice professionals: stress, emotie en stem.’ Symposium i.s.m. UMC Nijmegen, 13 mei, Auditorium AZK, Campus Sint-Rafaël. Info: http://www.uzleuven.be, rubriek ‘Nieuws en evenementen’, ‘Evenementen voor zorgverleners’

60

Mentale positionering " + + "

Denk en voel "++"

Visualiseer een kwadrant ++ op de grond, ga op dat kwadrant staan en laat u overstromen door positieve gedachten en energie….

61

anti-stress trukendoos Onze gedachten hebben een enorme invloed op ons functioneren. Je kunt gedachten hebben over het hier en nu, maar ook gedachten die zich situeren in het verleden of de toekomst. En net die toekomstgedachten kunnen ons parten spelen want als het gaat om negatieve gedachten in de toekomst, dan creëer je angst. Wanneer je dus net voor een presentatie denkt 'ik moet zo dadelijk mijn presentatie doen en ik zie dat helemaal niet zitten'...dan zit je met je gedachten in de nabije toekomst. Gezien het een negatieve gedachte is, krijg je angst en ben je onbewust jezelf aan het voorbereiden op een mislukking. Alle trukjes die bestaan om stress te lijf te gaan zijn eigenlijk verschillende manieren om jezelf te verplichten in het hier en nu te blijven. Blijf dus met jouw gedachten in het hier en nu en elimineer angst. 1. Spanning en ontspanning: Als je voelt dat je gespannen bent, overloop dan heel uw lichaam en steek extra spanning, bijvoorbeeld in jouw handen gedurende 10 seconden om vervolgens volledig te ontspannen. Dit werkt vooral goed met handen, voeten, benen en schouders. Dit is een veel gebruikte relaxatietechniek, de Jacobson methode die ook wel progressieve relaxatie wordt genoemd. Het gaat vooral om het contrasterende gevoel tussen spanning en loslaten die jou toelaat je meer ontspannen te voelen. 2. Buikademhaling: Leg jouw handen op je buik. Adem via de neus diep in en voel je buik boller worden. Vervolgens Laat je de lucht via jouw mond ontsnappen en daarbij voel je de buik terug inkrimpen. Een volgende stap die je kunt toepassen is spreken en met je buik ademhalen. Dit kun je leren door dezelfde ademtechniek toe te passen maar dit keer zeg je bij het uitademen telkens een letter van het alfabet. Blijf dit verder oefenen tot je het onder de knie hebt. Een volgende stap die je kunt toepassen, is niet alleen een letter maar een woord zeggen. En vervolgens kun je oefenen met korte zinnetjes. Vervolgens kun je oefenen met lange zinnen en midden in de zin terug een adempauze nemen via dezelfde ademtechniek. 3. Warme handen: Beeld je in dat je languit op een strand ligt of dat je in een ontspannend heet bad zit tot je de warmte in jouw handen voelt. Dit principe is gebaseerd op de kracht van de geest op het lichaam. Bijvoorbeeld, wanneer je honger hebt en je denkt aan jouw favoriete maaltijd dan krijg je automatisch het water in de mond. Het is een lichamelijke reactie gestuurd door een gedachte. Hetzelfde gebeurt wanneer je denkt aan een warme plaats, dan heeft dat een effect op jouw bloeddoorstroming en zul je het ook warmer krijgen. Wanneer je de warmte nu voelt tot in je tenen en vingertoppen dan heeft dat ook een positief effect op algemene ontspanning van het lichaam.

62

Deze cursus samengevat

63

Wat wil ik graag dat je onthoudt van deze syllabus ?















Wil je effectief communiceren en dus presenteren dan hou je best rekening met het feit dat 55% van onze communicatie op non verbale manier gebeurt. Inhoud is belangrijk, maar als je wil dat de boodschap blijft hangen dan is de manier waarop je het vertelt net nog belangrijker. Cruciaal om aandacht te trekken en houden is oogcontact. Kom dicht bij jouw publiek en blijf niet aan het scherm of de laptop hangen. Zoek een houding die goed voelt. Bekijk het filmpje en experimenteer met verschillende houdingen die passen bij jou. Bereid een presentatie voor, wat betekent dat je LUIDOP oefent. Vooral de introo moet je een paar keer inoefenen (niet vanbuiten leren) tot het goed zit. Publiek onthoudt beter als ze visuele ondersteuning krijgen. Onthou dat powerpoint een hulpmiddel is. Maak slides visueel aantrekkelijk met beelden, grafieken, diagrammen. JIJ vertelt het verhaal errond en maakt het duidelijk. Maak een onderscheid tussen het presentatie document en de handout (notes) 'Kruid' de presentatie door het geven van voorbeelden en het vertellen van anecdotes. Zorg voor afwisseling in jouw presentatie. Dit kan bv. door het gebruik van flipchart om iets uit te leggen of interactie met het publiek. Gebruik de B-toets wanneer je overschakelt naar flipchart. Zorg voor een goede structuur. Dus toon ook de agenda telkens je overstept naar een nieuw agendapunt. Leid jouw agendapunt in, je hoeft niet onmiddellijk naar een slide te gaan. Niets tonen is soms sterker en het publiek schent jou volle aandacht. Herhaling is belangrijk voor het publiek om te onthouden. Zorg dus voor een conclusie/samenvatting en nodig het publiek uit om vragen te stellen. Zorg voor een sterk einde. 'Maak de cirkel rond' !!

64

Voor wie interesse heeft in bijkomende informatie en lectuur over het onderwerp presenteren, heb ik nuttige links bijgevoegd :

Presentatie links

Presentation Zen Beyond Bullets Sociablemedia.com Compelling Presentations Presentation Coach Presentations.com Presentation Team Presentation Pro The Presentation People A Bit Better (links)

Beyond Bullet Points The Short Road to Great Presentations Presenting to Win: The Art of Telling Your Story The Cognitive Style of Power Point (Tufte) Envisioning Information (Tufte) The Visual Display of Quantitative Information(Tufte) Visual Explanations (Tufte) How To Win Friends And Influence People (Carnegie) Develop Self-Confidence & Influence People(Carnegie) Do not Go Naked into Your Next Presentation How to Get Your Point Across in 30 Seconds or less The Articulate Executive Multimedia Learning

Microsoft's PowerPoint site Accent Technologies PowerPointAnswers Presentation Helper UK PowerPoint FAQ Indesign PPT tips Sonia Coleman's tips Glen Miller's tips Echo's tips

Getty Images Getty is expensive, but excellent. Corbis Images Corbis is wonderful. As good as Getty, but you get what you pay for: low-rez are expensive too. iStockPhoto iStock is good and cheap. Low-rez for $1.00. Can not beat the value. Not the quality of Getty or Corbis (yet), but for the price? Wow! Photos.com You can buya one-month subscription for US$129. Pretty good deal and quality images, though not as good as Getty. Free clipart starting place Links to myriad "free" sites. Huge site, but not all sites listed offer free images, so be careful.

Websites www.garrreynolds.com www.sociablemedia.com www.edwardtufte.com www.presentersuniversity.com www.presentationcoach.com www.presentationhelper.co.uk

65

Dit zijn de tips van Garr Reynolds over powerpoint Many people often say something like this: "Sorry I missed your presentation. I hear it was great. Can you just send me your PowerPoint slides?" But if they are good slides, they will be of little use without you. Instead of a copy of your PowerPoint slides, it is far better to prepare a written document which highlights your content from the presentation and expands on that content. Audiences are much better served receiving a detailed, written handout as a takeaway from the presentation, rather than a mere copy of your PowerPoint slides. If you have a detailed handout or publication for the audience to be passed out after your talk, you need not feel compelled to fill your PowerPoint slides with a great deal of text.

This is a good slide

And this is even better

Review of Key Findings • Multimedia Effect. Narration with pictures (visuals) is better than narration alone. • Modality Principle. People learn better when words are presented as narration rather than text. • Redundancy Principle. People learn better from narration & graphics rather than narration, graphics, & text. • Coherence Principle. People learn better when extraneous visual material is excluded. Practical Implications for better PowerPoint Presentations • Presentations must be both verbal & visual. • Too much slide information overloads people’s cognitive systems. • Can your visuals be understood in 3 seconds? If not, redesign them to support your talk. • Slide design & delivery must help people organize, integrate information. Organization & Preparation Tips PowerPoint is not inherently a bad tool. In fact, if presenters just avoid a few of the most common PowerPoint pitfalls, their presentations will greatly improve. Below, many of the items discussed in the presentation are highlighted in brief. Reduce the text on your slides to an absolute minimum. The best slides may have no text at all. This may sound insane given the dependency of text slides today, but the best PowerPoint slides will be virtually meaningless with out the narration (that is you). Remember, the slides are suppose to support/supplement the narration of the speaker, not make the speaker superfluous. Yes, it is true that many people often say something like this: “Sorry I missed your presentation, Steve. I hear it was great. Can you just send me your PowerPoint slides?” Well, you could. But if they are good slides, they may be of little use without you. Do not read the text word for word off the slide. Audiences can read, so why do presenters insist on reading long lines of text from slides? Also, it is very difficult — if not impossible — to read a slide and listen to someone talk at the same time. So again, why all the text on slides these days? One reason may be that it is convenient for the speaker when organizing the presentation to write out his/her thoughts one bullet point at a time. But as Yale professor and visual communications specialist, Edward Tufte points out in a September Wired Magazine article “…convenience for the speaker can be punishing to both content and audience.” Speakers also may be thinking that their wordy slides will make for better handouts, a common “handout” technique. However, the confining, horizontal orientation of a slide (one slide after another) makes for difficult writing and reading. Which brings us to the next point below.

66

Keep it simple. PowerPoint was designed as a convenient way to display graphical information that would support the speaker and supplement the presentation. The slides themselves were never meant to be the “star of the show.” People came to hear you and be moved or informed (or both) by you and your message. Don't let your message and your ability to tell a story get derailed by slides that are unnecessarily complicated, busy, or full of what Edward Tufte calls "chart junk." Nothing in your slide should be superfluous, ever. Your slides should have plenty of "white space" or "negative space." Do not feel compelled to fill empty areas on your slide with your logo or other unnecessary graphics or text boxes that do not contribute to better understanding. The less clutter you have on your slide, the more powerful your visual message will become. Limit your ideas to one main idea per slide. If you have a complicated slide with lots of different data, it may be better to break it up into 2-3 different slides (assuming no side-by-side comparisons are needed).

67

Algemene tips over presenteren door Garr Reynolds Start with the end in mind. Before you even open up PowerPoint , sit down and really think about the day of your presentation. What is the real purpose of your talk? What does the audience expect? In your opinion, what are the most important parts of your topic for the audience to take away from your, say, 50minute presentation? Remember, even if you've been asked to share information, rarely is the mere transfer of information a satisfactory objective from the point of view of the audience. After all, the audience could always just read your book (or article, handout, etc.) if information transfer were the only purpose of the meeting, seminar, or formal presentation. Plan in “analog mode.” That is, rather than diving right into PowerPoint (or Keynote), the best

presenters often scratch out their ideas and objectives with a pen and paper. Personally, I use a large whiteboard in my office to sketch out my ideas (when I was at Apple, I had one entire wall turned into a whiteboard!). The whiteboard works for me as I feel uninhibited and free to be creative. I can also step back (literally) from what I have sketched out and imagine how it might flow logically when PowerPoint is added later. Also, as I write down key points and assemble an outline and structure, I can draw quick ideas for visuals such as charts or photos that will later appear in the PowerPoint. Though you may be using digital technology when you deliver your presentation, the act of speaking and connecting to an audience — to persuade, sell, or inform — is very much analog. Good presentations include stories. The best presenters illustrate their points with the use of stories, most often personal ones. The easiest way to explain complicated ideas is through examples or by sharing a story that underscores the point. Stories are easy to remember for your audience. If you want your audience to remember your content, then find a way to make it relevant and memorable to them. You should try to come up with good, short, interesting stories or examples to support your major points. It’s all about our audience. There are three components involved in a presentation: the audience, you, and the medium (in our case, PowerPoint). The goal is to create a kind of harmony among the three. But above all, the presentation is for the benefit of the audience. However, boring an audience with bullet point after bullet point is of little benefit to them. Which brings us to point number five, perhaps the most important of all. Written documents (research papers, handouts, executive summaries, etc.) are for the expanded details. Audiences will be much better served receiving a detailed, written handout as a takeaway

from the presentation, rather than a mere copy of your PowerPoint slides. If you have a detailed handout or publication for the audience to be passed out after your talk, you need not feel compelled to fill your PowerPoint slides with a great deal of text. Remember: (1) your slides should contain only a minimum of information; (2) your slide notes, which only you see, will contain far more data; and (3) your handout will have still far more data and detail. Avoid using Microsoft templates. Most of the templates included in PowerPoint have already been

seen by your audience countless times (and besides, the templates are not all that great to begin with). You can make your own background templates which will be more tailored to your needs or you can purchase professional templates on-line (for example: www.powerpointtemplatespro.com). Avoid using PowerPoint Clip Art or other cartoonish line art. Again, if it is included in the software, your audience has seen it a million times before. It may have been interesting in 1992, but today the inclusion of such clip art often undermines the professionalism of the presenter. There are exceptions, of course, and not all PowerPoint art is dreadful, but use carefully and judiciously. Use high-quality graphics including photographs. You can take your own high-quality photographs with your digital camera, purchase professional stock photography, or use the plethora of high-quality images available on line (be cautious of copyright issues, however). Never simply stretch a small, low resolution

68

photo to make it fit your layout — doing so will degrade the resolution even further. Use object builds and slide transitions judiciously. Object builds (also called animations), such as bullet points, should not be animated on every slide. Some animation is a good thing, but stick to the most subtle and professional (similar to what you might see on the evening TV news broadcast).

Synchronize your speaking with the builds and transitions. In other words, show the next item (new slide or new build) at the same time you begin talking about it. This requires practice, but it takes only a short time to get the hang of it. Watch the evening news on TV and you’ll notice that bullet points and graphics appear at the same time or just after the reporter speaks on the particular item.

Use video and audio when appropriate. You can use video clips within PowerPoint without ever leaving the application or turning on a VCR. Using a video clip not only will illustrate your point better, it will also serve as a change of pace thereby increasing the interest of your audience. You can use audio clips (such as interviews) as well. Something to avoid, however, is cheesy sound effects that are included in PowerPoint (such as the sound of a horn or applause when transitioning slides). The use of superfluous sound effects attached to animations is a sure way to lose credibility with your audience. Move away from the podium — connect with your audience. If at all possible get closer to your

audience by moving away from or in front of the podium. Remember the “B” key. If you press the “B” key while your PowerPoint slide is showing, the screen will go blank. This is useful if you need to digress or move off the topic presented on the slide. By having the slide blank, all the attention can now be placed back on you. When you are ready to move on, just press the “B” key again and the image reappears. (The “.” key does the same thing). Use a remote-control device to advance your slides and builds. A handheld remote will allow you to move away from the podium. This is an absolute must. (http://www.keyspan.com/products/). Make good eye contact. Try looking at individuals rather than scanning the group. Since you are using a computer, you never need to look at the screen behind you — just glance down at the computer screen briefly. One sure way to lose an audience is to turn your back on them. Perfect adequacy (non-attachment) teaches us to transcend ourselves so that we may respond to the inner requirements of those around us. — Robert Linssen Take it slowly. When we are nervous we tend to talk too fast. Get a videotape of one of your

presentations to see how you did — you may be surprised at the pace of your talk. Keep the lights on. If you are speaking in a meeting room or a classroom, the temptation is to turn the

lights off so that the slides look better. But go for a compromise between a bright screen image and ambient room lighting. Turning the lights off — besides inducing sleep — puts all the focus on the screen. The audience should be looking at you more than the screen. Today’s projectors are bright enough to allow you to keep many of the lights on. If you are presenting to a small group, then you can connect your computer to a large TV (via the s-video line-in). With a TV screen, you can keep all or most of the lights on. 5

69

Verdere nuttige tips over presenteren (bron : internet)

This is one of the oldest of all the presentation techniques - known about from the time of Aristotle. People tend to remember lists of three things. Structure your presentation around threes and it will become more memorable.

Guy Kawasaki is a venture capitalist. He listens to hundreds of people trying to pitch potential products to him. In this article Guy evangelises a technique to keep all presentations to less than 10 slides and no more than 20 minutes and a font size of at least 30.

70

I suffer from something called Ménière’s disease—don’t worry, you cannot get it from reading my blog. The symptoms of Ménière’s include hearing loss, tinnitus (a constant ringing sound), and vertigo. There are many medical theories about its cause: too much salt, caffeine, or alcohol in one’s diet, too much stress, and allergies. Thus, I’ve worked to control all these factors. However, I have another theory. As a venture capitalist, I have to listen to hundreds of entrepreneurs pitch their companies. Most of these pitches are crap: sixty slides about a “patent pending”, “first mover advantage”, “all we have to do is get 1% of the people in China to buy our product” startup. These pitches are so lousy that I’m losing my hearing, there’s a constant ringing in my ear, and every once in a while the world starts spinning.

Before there is an epidemic of Ménière’s in the venture capital community, I am trying to evangelise the 10/20/30 Rule of PowerPoint. It’s quite simple: a PowerPoint presentation should have ten slides, last no more than twenty minutes, and contain no font smaller than thirty points. While I’m in the venture capital business, this rule is applicable for any presentation to reach agreement: for example, raising capital, making a sale, forming a partnership, etc. Ten is the optimal number of slides in a PowerPoint presentation because a normal human being cannot comprehend more than ten concepts in a meeting—and venture capitalists are very normal. (The only difference between you and a venture capitalist is that he is getting paid to gamble with someone else’s money). If you must use more than ten slides to explain your business, you probably don’t have a business. The ten topics that a venture capitalist cares about are: 1.

Problem

2.

Your solution

3.

Business model

4.

Underlying magic/technology

5.

Marketing and sales

6.

Competition

7.

Team

8.

Projections and milestones

9.

Status and timeline

10. Summary and call to action

You should give your ten slides in twenty minutes. Sure, you have an hour time slot, but you’re using a Windows laptop, so it will take forty minutes to make it work with the projector. Even if setup goes perfectly, people will arrive late and have to leave early. In a perfect world, you give your pitch in twenty minutes, and you have forty minutes left for discussion. The majority of the presentations that I see have text in a ten point font. As much text as possible is jammed into the slide, and then the presenter reads it. However, as soon as the audience figures out that you’re reading the text, it reads ahead of you because it can read faster than you can speak. The result is that you and the audience are out of synch. The reason people use a small font is twofold: first, they don’t know their material well enough; second, they think that more text is more convincing. Total bozosity. Force yourself to use no font smaller than thirty points. I guarantee it will make your presentations better because it requires you to find the most salient points and to know how to explain them well. If “thirty points” is too dogmatic, the I offer you an algorithm: find out the age of the oldest person in your audience and divide it by two. That’s your optimal font size. So please observe the 10/20/30 Rule of PowerPoint. If nothing else, the next time someone in your audience complains of hearing loss, sringing, or vertigo, you’ll know what caused the problem. One last thing: to learn more about the zen of great presentations, check out a site called Presentation Zen by my buddy Garr Reynolds. This article was written by Guy Kawasaki at Atherton, California. Guy is a managing director of Garage Technology Ventures, an earlystage venture capital firm and a columnist for Forbes.com. Previously, he was an Apple Fellow at Apple Computer, Inc. where he was one of the individuals responsible for the success of the Macintosh computer. Guy is the author of eight books including The Art of the Start, Rules for Revolutionaries, How to Drive Your Competition Crazy, Selling the Dream, and The Macintosh Way.

71

Attention spans are short. Here is the 'Wake em Up' way to keep the audience with you. After you have created your talk, go through it and make sure that every 2-4 minutes you use some kind of attention gaining device. You could increase your voice inflection, show a visual, hold up a prop, move around the room, tell a story, throw out a one liner, write on a flip chart, show a picture of your kids if you want to. Just make sure that no more than a few minutes goes by between attention gaining devices. The audience won't know you are using a technique on them, but at the end they will say. Wow! That time sure went by fast!

72

En om nog even samen te vatten

Veel succes en geniet van jouw presentaties!

73