Het ondersteunen en mee uitvoeren van de boekhouding alsook het voeren van een verantwoord aankoopbeleid

O.C.M.W.- LOCHRISTI FUNCTIEBESCHRIJVING AFDELING: DIENST: FUNCTIEBENAMING:

FINANCIELE DIENST FINANCIELE DIENST-ECONOMAAT econoom-boekhouder

1. Plaats in de organisatie De econoom-boekhouder rapporteert aan de secretaris en de financieel beheerder en werkt samen met de medewerkers van het secretariaat, sociale dienst, dienst huishoudelijk en technisch onderhoud en woonzorgcentrum. 2. Functie-analyse 2.1. Doelstelling van de functie Het ondersteunen en mee uitvoeren van de boekhouding alsook het voeren van een verantwoord aankoopbeleid. 2.2. Inhoud van de functie De functie van econoom-boekhouder omvat volgende taken: 1. Het gedeeltelijk voeren van de boekhouding als ondersteuning van de financieel beheerder: bestelbons, definitieve rechten, openstaande schulden, briefwisseling terzake. 2. Het voeren van een kosten-analytische boekhouding geïntegreerd in de Nieuwe O.C.M.W.boekhouding en vanaf 01.01.2014 het voeren van een boekhouding binnen de regelgeving van de beleids-en beheerscyclus van O.C.M.W.’s. 3. Adviseren en opvolgen van onderhandse opdrachten. Inwinnen van informatie en inlichtingen met betrekking tot aankopen. 4. Stockbeheer en stockopvolging. 5. Opvolging van de computerfiguratie en software van de verschillende diensten (als backup van de communicatiemedewerk(st)er). 6. Volledige voorbereiding, opmaak en opvolging van het budget, de budgetwijzigingen, de meerjarenplanning en interne kredietaanpassingen.

- t.a.v. cliënten  De omstandigheden creëren waarbinnen cliënten, in hoofdzaak interne medewerk(st)ers, op professionele wijze te woord gestaan worden bij het verstrekken van inlichtingen, bvb. m.b.t. het aankoopbeleid.  Opvolging van de computerfiguratie en software van de verschillende diensten. - t.a.v externe diensten en instanties (leveranciers e.a.)  De strikte opvolging van bestelbons en facturen.  Met contactpersonen van leveranciers een professionele samenwerkingsrelatie opbouwen en onderhouden. - t.a.v. collega’s van interne O.C.M.W.-diensten   

Regelmatig overleggen en feedback verstrekken inzake economaat met betrekking tot de stand van zaken in dossiers. Onderling op elkaar afstemmen van de werkzaamheden van de eigen dienst met de werking van andere diensten (o.a. secretariaat, sociale dienst, WZC,…). Correct en tijdig doorgeven van alle gegevens nodig voor de administratieve verwerking door andere diensten (o.a. secretariaat, sociale dienst, WZC,…).

- t.a.v. O.C.M.W.-secretaris    

Mee uitdenken en realiseren van nieuwe initiatieven of optimaliseren van bestaande werkwijzen m.b.t. de werking van de eigen dienst. Adviseren inzake strategische meerjarenplanning op vlak van aankoopbeleid/economaat. Voorbereiden dossiers en opmaken beslissingen O.C.M.W.-raad en vast bureau inzake aankoopbeleid (incl. overheidsopdrachten) en verzekeringen. Briefwisseling: zelfstandig opmaken en verwerken van in-en uitgaande brieven en facturen, incl. registratie en verzending m.b.t. eigen werkzaamheden (o.a. briefwisseling O.C.M.W.-raad en vast bureau).

- T.a.v. financieel beheerder   

Ondersteunen en mee uitvoeren van de boekhouding (o.a. verwerking inkomende facturen, voorbereiding jaarrekening, financiële meerjarenplanning en jaarverslag). Instaan voor klassement en archivering van de financiële dienst en het economaat. Briefwisseling: zelfstandig opmaken en verwerken van in-en uitgaande brieven, incl. registratie en verzending m.b.t. de financiële dienst en het economaat.

 - Verruimende bepalingen 

Op verzoek van de O.C.M.W.-secretaris, of de financieel beheerder voor wat de ondersteuning van deze laatste betreft, en in het belang van de goede werking van het O.C.M.W., kan de econoom-boekhoud(st)er ook belast worden met andere taken, zonder dat zijn/haar hoofdopdracht in het gedrang komt.

2.3. Aard van de functie 2.3.1. Verantwoordelijkheidsdomein De econoom-boekhouder is verantwoordelijk voor het correct voorbereiden van de O.C.M.W.-boekhouding en dit binnen de afgesproken termijn. De econoom-boekhouder is verantwoordelijk voor het economaat ( aankoopbeleid (incl. overheidsopdrachten),opvolging stock, stockopmaak) en dit binnen de afgesproken termijn. Is verantwoordelijk voor de eigen werkorganisatie (stellen van prioriteiten, enz.). 2.3.2. Specifieke moeilijkheidsgraad  De functie van boekhouder vraagt de nodige actualisering van de eigen deskundigheid.  Werkbelasting: verschillende taken moeten vaak tegelijk en onder tijdsdruk worden uitgevoerd. 2.3.3. Contacten De boekhouder heeft contact met de verschillende O.C.M.W. - diensten en externe diensten/leveranciers waarbij hij/zij van deze diensten afhankelijk is voor het verkrijgen van l gegevens.

2.4. Functieprofiel - Vakkennis    

Grondige kennis van de wetten en besluiten met betrekking tot de O.C.M.W.boekhouding en de overheidsopdrachten. Goede kennis van geautomatiseerde boekhoudsystemen en de voornaamste bureautica–toepassingen. Kennis van de werking en functie van een O.C.M.W. en een Sociaal Huis. Goede kennis van de BIN-normen.

- Vaardigheden      

Technische en administratieve vaardigheden. De aangehaalde vakkennis kunnen toepassen in de dagelijkse praktijk. Windows en toepassingen (tekstverwerking, rekenblad …). Nauwkeurig, kernachtig en gestructureerd dossiers kunnen opmaken en bijhouden. Hanteren van administratief-technische vaardigheden, o.a. mondeling en schriftelijk vlot en correct kunnen communiceren en verslag uitbrengen, met respect voor de BINnormen en de huisstijl. Vlot gebruik van moderne kantoorapparatuur en communicatiemedia.

- Persoonlijke en organisatorische vaardigheden.      

Werkzaamheden zelfstandig en systematisch kunnen plannen. Kunnen stellen van prioriteiten. Snel en doeltreffend informatie kunnen opzoeken. De functie uitvoeren met een behoorlijk en regelmatig werktempo. In staat zijn om tijdens een periode van hogere werkdruk het normale werktempo op te drijven. Opdrachten zorgvuldig en correct kunnen uitvoeren (zonder fouten, volledig, enz.).

- Relationele en communicatieve vaardigheden   

Kunnen werken in teamverband. Kunnen omgaan met positieve en negatieve feedback. Duidelijk kunnen communiceren.

- Attitudes       

Heeft een professionele betrokkenheid tegenover het O.C.M.W.. Kunnen oplossen van administratieve en boekhoudkundige problemen. Bereidheid om verworven vaardigheden voortdurend te hanteren en verder te ontwikkelen. Spontaan initiatief nemen met een creatieve aanpak en een grote dosis doorzettingsvermogen. Het beroepsgeheim respecteren. Beschikken over voldoende verantwoordelijkheidszin. Zin voor orde en stiptheid.

  

Geduldig en stressbestendig zijn. De nodige flexibiliteit aan de dag leggen binnen het toevertrouwde takenpakket en kunnen omgaan met wisselende werkbelasting. Loyaal zijn t.a.v. het bestuur.

3. Benoemings- & aanwervingsvoorwaarden Wordt begeven bij aanwerving of bevordering van functie. Overeenkomstig de modaliteiten uiteengezet in de rechtspositieregling van het O.C.M.W.personeel.

4. Functiewaarderingsniveau -

Niveau: Weddeschaal:

B B1 - B3

5. Specifieke beoordelingscriteria Eerste beoordelaar: secretaris Tweede beoordelaar: financieel beheerder