Handleiding voor auteurs van scp-publicaties

Handleiding voor auteurs van scp-publicaties Vijfde, gewijzigde editie

Redactie scp

Sociaal en Cultureel Planbureau Den Haag, mei 2015

© Sociaal en Cultureel Planbureau, Den Haag 2015 Zet- en binnenwerk: Textcetera, Den Haag Figuur: Mantext, Moerkapelle Ontwerp banners: bureau Stijlzorg, Utrecht Sociaal en Cultureel Planbureau Rijnstraat 50 2515 xp Den Haag Telefoon (070) 340 70 00 Fax (070) 340 70 44 Website: www.scp.nl E-mail: [email protected]

inhoud

1 Inleiding 2

4

Opbouw van een scp-publicatie5

3 Aanlevering van een publicatie 3.1 Aankondigen titel 3.2 Aanlevering manuscript 3.3 Planning 3.4 Oplage 3.5 Omslag 3.6 Redigeren 3.7 Correctie 3.8 Opmaak 3.9 Printen/drukken/ePub 3.10 Verzending

11 11 11 12 13 14 15 16 16 17 17

4 Tekstadviezen 4.1 Tips voor het schrijven 4.2 Coördinator bij een boek met meer dan één auteur 4.3 Naslagwerken 4.4 Schrijfcursus

19 19 21 21 21

5 Conventies 5.1 Veelvoorkomende fouten 5.2 Conventies broodtekst

22 22 24

6 Literatuur 6.1 Literatuurverwijzingen in de tekst 6.2 Conventies literatuurlijst

33 33 33

7 Tabellen en figuren 7.1 Tabellen 7.2 Figuren 7.3 Formules

40 40 44 47

8

48

Aanwijzingen voor het redigeren

9 Andere zaken rondom rapporten 9.1 Reprorechten 9.2 Auteursrechten 9.3 Artikelen schrijven op basis van een rapport 9.4 Kosten publicatie 9.5 Publiciteit rondom publicaties

49 49 49 49 50 50

10 Aanvullende diensten van de uitgeverij 10.1 Promotiemiddelen 10.2 Scannen en digitaliseren 10.3 Aparte hoofdstukken of samenvattingen 10.4 Vertalingen

53 53 54 54 54 3

inleiding

1 Inleiding Dit is een bewerkte uitgave van de handleiding voor het maken van scp-publicaties uit 2009. Je vindt hier niet alleen conventies waaraan een auteur zich dient te houden, maar ook allerlei tips en suggesties voor zowel het schrijven als het redigeren van een scp-rapport. Daarnaast wordt uitgelegd hoe het productie- en distributieproces van een publicatie verloopt en welke andere diensten de uitgeverij aan medewerkers van het scp aanbiedt. De handleiding is alleen verkrijgbaar als elektronische uitgave. Via het bladwijzermenu in deze pdf is een uitgebreid overzicht te vinden van de in deze publicatie opgenomen onderwerpen.

4

opb ou w va n een s cp-public atie

2 Opbouw van een scp-publicatie Er zijn scp-publicaties (‘scp-publicatie 2013-1’) en overige publicaties, zoals de serie Burgerperspectieven en incidentele uitgaven: de laatste krijgen geen nummer in de reeks. scp-publicaties De onderdelen van een scp-publicatie staan in een standaardvolgorde. De indeling is als volgt: Voorwerk – franse titelpagina en blanco pagina – titelpagina (definitieve titel en ondertitel, auteursnamen, imprint plus verschijningsmaand en -jaar) – copyrightpagina (colofon met onder meer isbn) – inhoudsopgave – voorwoord (directeur) – evt. leeswijzer Tekst – samenvatting – hoofdstukken met eindnoten – summary Nawerk – literatuur – evt. lijst van afkortingen – evt. lijst van begrippen – evt. trefwoordenregister of index – verwijzing naar de bijlagen, die doorgaans op het internet worden geplaatst – lijst van recente scp-publicaties Een korte titel met een eventuele ondertitel op de omslag moet duidelijk maken wat het onderwerp van de publicatie is. De titel geeft een beeld van de inhoud, maar moet ook aansprekend zijn. Wanneer het boek een half jaar voor verschijnen in de planning en op de website onder ‘Aankomende titels’ wordt opgenomen, volstaat een werktitel. Bij verschijnen is het alle hens aan dek om tot een fraaie titel te komen. Kim Putters is gaarne bereid daarbij als muze te dienen. Hij wil in ieder geval elke titel accorderen. Op de titelpagina staat ook de auteur vermeld. Bij meer dan één auteur is het van belang dat de namen in de juiste volgorde staan. De eerstgenoemde auteur wordt doorgaans door bibliotheken en de pers overgenomen, de anderen meestal niet. De auteurs moeten dit bij inlevering van het manuscript duidelijk vermelden. In principe wordt de naam van de auteur zonder titulatuur op de titelpagina gezet; de voornaam voluit. Bij dissertaties komt de naam van de auteur tevens op de omslag. 5

opb ou w va n een s cp-public atie

Copyrightpagina Op de weerzijde van de titelpagina wordt standaard het k b-besluit van 1973 en het colofon geplaatst. Elke uitgave krijgt een isbn. De boekhandel kan via cb-Online met behulp van het isbn de uitgever traceren en in het titelbestand zoeken. De auteur hoeft voor dit deel van het colofon niets aan te leveren. Soms wil een meewerkende instantie dat het colofon wordt aangepast, zodat ook zij wordt vermeld. Geef dit door bij inlevering van het manuscript en lever de gewenste aanvulling of aanpassing digitaal aan. Inhoudsopgave Uiteindelijk wordt de inhoudsopgave automatisch gegenereerd vanuit de laatste opmaak. Maar omdat de opmaker prijs stelt op een overzicht vooraf, toch graag een inhoudsopgave aanleveren: – hoofdstuktitels zonder het woord ‘Hoofdstuk’; – alle hoofdstuk- en paragraaftitels vermelden (subparagrafen worden alleen in de inhoudsopgave opgenomen als de auteur hierom vraagt); – alle titels met beginkapitaal; – geen punt achter het paginacijfer of aan het eind van de titels; – noten geen aparte paragraafnummering (staan aan het eind van het hoofdstuk); – titels van paragrafen en hoofdstukken moeten niet te lang zijn; – vergeet niet op te nemen: voorwoord, noten, samenvatting, summary. Het is aan te raden om de inhoudsopgave vóór inlevering een keer te vergelijken met de hoofdstuk- en paragraaftitels in de publicatie. Als er een titel ontbreekt of veranderd is, valt het door deze controle tijdig op. Voorwoord – de ontstaansgeschiedenis van de publicatie; – het doel van de publicatie; – bedankjes voor hulp. In het voorwoord kan informatie worden gegeven die niet direct op de inhoud van de tekst slaat. Inhoudelijke informatie hoort namelijk in de inleiding thuis. Het voorwoord moet door de directeur worden geaccordeerd en het eindigt met zijn naam en functie. Leeswijzer Na het voorwoord kan eventueel een leeswijzer worden geplaatst. De leeswijzer bevat informatie voor lezers die geïnteresseerd zijn in bepaalde onderdelen van een publicatie of voor wie slechts bepaalde delen van belang zijn. Samenvatting Aangezien de meeste belangstellenden beginnen met de samenvatting van een rapport, is die van cruciaal belang. In de samenvatting (max. 10-12 pagina’s) wordt kort de aanleiding, vraagstelling en aanpak van het onderzoek besproken. Daarna volgen de belangrijkste resultaten, de belangrijkste conclusies en de belangrijkste aanbevelingen. De samenvatting bevat dus het totale rapport in het kort; er mogen geen nieuwe feiten 6

opb ou w va n een s cp-public atie

in staan. Praktisch gezien betekent dit veel knippen en plakken. Tabellen en figuren in de samenvatting krijgen de nummering s.1, s.2, enzovoort. De hoofdstukken Nieuwe hoofdstukken beginnen altijd op een nieuwe, niet noodzakelijk rechter-, pagina. De titel krijgt een beginkapitaal en aan het einde van de titel komt geen punt. Titels van hoofdstukken mogen niet te lang zijn. Het eerste hoofdstuk krijgt doorgaans de titel ‘Inleiding’, maar beter is gelijk een treffende titel te kiezen. Enkele aspecten die aan de orde kunnen komen zijn: – Waarom is de publicatie geschreven? – Waarom zijn de gegevens op deze manier en in deze volgorde gepresenteerd? – Wat is de samenhang tussen de tekstonderdelen? – Wat zijn de uitgangspunten? – Wat is het doel van de tekst? – Waarom zijn sommige zaken wel behandeld en andere niet? – Hoe verhoudt deze publicatie zich tot andere onderzoeken? – Wat is de functie van deze publicatie? – Hoe is de tekst opgebouwd? – Hoe moet de tekst worden gelezen? Paragrafen binnen de hoofdstukken kunnen een paragraafcijfer (bv. 1.1, 1.2) krijgen, maar geen paragraafteken, waarna de (korte) titel word vermeld met een b ­ eginkapitaal en geen punt aan het eind. Subparagrafen: nummering mag als dat nodig is voor een heldere structuur, anders ongenummerde koppen. Noten Noten hebben de functie om commentaar of aanvullende informatie te geven, zonder dat de lopende tekst wordt onderbroken. Noten bieden de mogelijkheid de tekst op een consistent niveau te houden (bv. algemeen betogend) en toch volledig te zijn in de informatieverschaffing. Korte toelichtingen kunnen het best in de lopende tekst worden vermeld. Het uitgangspunt van het scp is dat we eindnoten gebruiken. Als je voetnoten in de tekst wil hebben, moet je dat van tevoren aangeven. Het scp kent enkele regels voor het gebruik van noten. In de tekst – Eindnoten worden aangemaakt met de functie daarvoor in Word (in het Menu Verwijzingen > Eindnoot). Onder Opties voetnoten kun je eventueel de nummering aanpassen mocht die verkeerd ingesteld staan (de nummering van noten is altijd in cijfers). – In de tekst wordt een noot aangegeven door een cijfer in superscript, bij voorkeur aan het eind van de zin. Heeft de noot betrekking op de gehele alinea, dan staat de noot achter de laatste punt van deze alinea. – Gebruik noten niet voor een literatuurverwijzing, daar is de literatuurlijst voor. – De noten worden per hoofdstuk genummerd. 7

opb ou w va n een s cp-public atie

Lijst met noten – De lijst met noten staat achter elk hoofdstuk. – Boven de noten van het desbetreffende hoofdstuk staat de titel ‘Noten’ (‘Noot’ bij één noot). Summary Alle scp-publicaties krijgen een Engelse Summary; de integrale vertaling van de ­Nederlandse samenvatting. Bijlagen Bijlagen zijn bedoeld voor relevante achtergrondinformatie die het formaat van een noot veruit overtreft. In een bijlage kunnen tabellen worden geplaatst, die in de hoofdstukken als figuren zijn weergegeven. Tabellen die niet noodzakelijk zijn voor de lopende tekst maar wel als referentie, kunnen eveneens in een bijlage worden gezet. Ook kan een afgeslankte versie van een tabel in de tekst worden geplaatst en de uitgebreide versie in de bijlage. Bijlagen van scp-publicaties verschijnen op internet als pdf en zijn te downloaden vanaf dezelfde webpagina als de pdf van het integrale boek. De eerste verwijzing naar een bijlage wordt voluit geschreven: 'te vinden via www.scp.nl bij het desbetreffende rapport'. Daarna volstaat: 'zie bijlage [letter bijlage]'. De titels van de bijlagen inclusief verwijzing naar internet worden in de inhoudsopgave opgenomen. In uitzonderingsgevallen en bij publicaties die alleen als pdf verschijnen, kunnen bijlagen in het boek worden opgenomen. De directie moet daarvoor haar akkoord geven. In dat geval wordt de bijlage(n) achter het laatste hoofdstuk geplaatst en voor de literatuurlijst. Soms worden bijlagen per hoofdstuk verzameld en dan verschijnen ze op de eerstvolgende pagina na de laatste paragraaf van het hoofdstuk en voor de lijst met noten. Voor de bijlagen gelden de volgende regels: – alle titels van bijlagen zijn hoofdstuktitels, alle subtitels zijn paragraaftitels; – elke bijlage begint op een nieuwe pagina; – bijlagen worden genummerd met letters: Bijlage A, Bijlage B, enzovoort; – tabellen en figuren in bijlagen krijgen als nummering de letter van de bijlage, een punt en dan het betreffende tabelnummer (bijvoorbeeld Tabel A.2 of B.3); – tabellen en figuren krijgen een eigen nummering. Gebruikte databestanden Alle scp-uitgaven waarin (vooral survey)bestanden zijn gebruikt, moeten een overzicht van de gebruikte databestanden geven (behalve als het boek er zelf uitgebreid over bericht, zoals in een uitgave over de avo). Neem contact op met Patty Adelaar over het opstellen en aanleveren van deze bijlage. Wanneer een publicatie door verscheidene auteurs is geschreven en de hoofdstukken relatief autonoom zijn, worden de bijlagen doorgaans per hoofdstuk gegroepeerd. Deze bijlagen vallen dan allemaal onder Bijlage B en krijgen het hoofdstuknummer als t­ oevoeging (de bijlage bij hoofdstuk 3 heet dan Bijlage B3). De tabellen, figuren 8

opb ou w va n een s cp-public atie

en formules in een dergelijke bijlage krijgen in dat geval als nummering Tabel B3.1 of Figuur B11.4. Literatuur Het scp hecht er veel waarde aan elke publicatie te voorzien van een complete en systematische literatuurlijst. Dit vanuit de opvatting dat bronnen van wetenschappelijk werk te traceren moeten zijn. De literatuurverwijzingen in de tekst en de literatuurlijst moeten zo zorgvuldig mogelijk worden samengesteld. Het is aan te bevelen al tijdens het schrijven de literatuurverwijzingen goed bij te houden. In de praktijk blijkt dat veel literatuurlijsten bij inlevering van het manuscript incompleet (of overcompleet) zijn. Deze lijsten worden per omgaande naar de auteur teruggestuurd. In het hoofdstuk ‘­Conventies’ onder literatuur (p. 33) staan de regels voor verwijzing in de tekst en voor de schrijfwijze in de literatuurlijst. Voor het opmaken van de literatuurlijst wordt gebruikgemaakt van het programma Endnote. Hiermee kunnen binnen Word literatuurverwijzingen worden gemaakt. Op basis daarvan maakt Endnote een literatuurlijst aan die voldoet aan de scp-conventies. Een handleiding voor Endnote is te vinden op intranet. Lijst van afkortingen Een lijst van gebruikte afkortingen heeft zin als er veel afkortingen worden gebruikt en als alle gebruikte afkortingen in de lijst worden genoemd. Gebruik niet te veel afkortingen in de broodtekst. Controleer zorgvuldig of de betreffende afkorting werkelijk bestaat en hoe deze geschreven moet worden. Meervouden van afkortingen worden altijd geschreven door toevoeging van ‘s, behalve als de afkorting eindigt op een ‘s’. Dan is de meervoudsvorm ‘-en’. De afkortingen worden in de lijst alfabetisch gerangschikt. Zet tussen de afkorting en de volledige naam in de lijst een tab. Lijst van begrippen Een lijst van begrippen achterin het boek kan worden gebruikt om definities te geven van technische termen. Het verband tussen begrippen in de tekst en die in de lijst wordt aangegeven door het woord tussen aanhalingstekens te zetten wanneer het de eerste keer in de tekst verschijnt. In de begrippenlijst kan achter elk begrip worden aangegeven in welke paragraaf het voorkomt. Trefwoordenregister of index In bepaalde publicaties kan het wenselijk zijn om een trefwoordenregister of index toe te voegen. De index wordt achterin het boek geplaatst, maar vóór de lijst van recente scp-publicaties. Het traject van een index kan worden onderverdeeld in drie fasen: items markeren (taak van de auteur), index genereren (gedeeltelijk taak van de auteur) en index in de opmaak. Het is van belang dat de beslissing om een index op te nemen zo vroeg mogelijk wordt genomen, in elk geval vóór aanlevering van het manuscript. Je dient de tekst (digitaal) door te nemen en elke keer als je een woord tegenkomt waarnaar verwezen moet wor9

opb ou w va n een s cp-public atie

den in de index, selecteer je het woord en markeert het als index item. Het is geen optie om door middel van de zoekfunctie alle verschijningen van een woord automatisch te laten markeren; daarmee krijg je geen goed werkende index. Om een woord als index item te markeren open je Menu Verwijzingen > Index > Item markeren. Vervolgens kan je kiezen of het woord zoals het er staat wordt opgenomen (het staat automatisch gekopieerd bij Hoofdgegeven) of dat het eigenlijk onder een ander woord moet vallen. Voorbeeld: in de tekst staat het woord ‘kwalitatief onderzoek’ en de auteur wil graag dat ernaar verwezen wordt in de index. Maar in de index moet de verwijzing onder ‘onderzoek’ vallen, want er mag geen onderscheid zijn tussen kwalitatief en kwantitatief onderzoek. De auteur typt bij Hoofdgegeven in: ‘onderzoek’ en drukt vervolgens op Markeren. Het kan ook zijn dat de auteur wel een onderscheid wil maken tussen kwalitatief en kwantitatief onderzoek door bijvoorbeeld een algemene kop ‘onderzoek’ en daar­onder een onderverdeling in kwalitatief en kwantitatief. In dat geval typt hij bij Hoofdgegeven: ‘onderzoek’ en bij Subgegeven: ‘kwalitatief’ of ‘kwantitatief’. Als alle items zijn gemarkeerd, zal de uitgeverij de index genereren en uitprinten ­voordat het manuscript naar de opmaak gaat. De uitgeprinte index wordt ter controle bij de auteur gelegd. Dit is het laatste moment om de index te perfectioneren (de trefwoordenlijst). Vervolgens gaat het manuscript met gemarkeerde index items naar het dtp-bureau. De index zal nooit in de eerste opmaak verschijnen, aangezien er tussen een eerste en een definitieve opmaak nog verloop optreedt. Lijst van (recente) publicaties van het scp Elke uitgave van het scp wordt afgesloten met een overzicht van de (meest recente) scp-publicaties. De auteur hoeft hier geen aandacht aan te besteden, de uitgeverij zorgt ervoor dat deze lijst in de uitgave terechtkomt. Deze publicatielijst is bijgewerkt tot en met de betreffende uitgave. Overige uitgaven Sommige uitgaven komen in een afwijkend formaat: Sports in the Netherlands (oblong), Burgerperspectieven (A4). Naast deze twee publicatiereeksen worden er ook nog factsheets gemaakt, en kunnen adviezen aan externe instellingen een scp-lay-out krijgen. Ook begeleidende folders voor onderzoek worden door de uitgeverij verzorgd. Posters voor presentaties op conferenties kunnen het best via de uitgeverij worden ­opgemaakt: dat garandeert een hogere attentiewaarde. Publicaties die alleen als pdf op het web verschijnen hebben een afwijkende opmaak (A4).

10

opb ou w va n een s cp-public atie

3 Aanlevering van een publicatie Het onderzoekstraject van denk- en rekenwerk tot het publiceren ervan in manuscriptvorm bestaat uit heel wat stadia: – de auteur schrijft een concepttekst; – de tekst wordt besproken in een leesgroep, met een externe opdrachtgever of met een klankbordgroep, en het commentaar wordt verwerkt; – het uiteindelijke concept wordt goedgekeurd door het sectiehoofd en deze levert het concept (inclusief samenvatting) aan voor het stafoverleg; – de auteur verwerkt het commentaar van directie en/of staf en het sectiehoofd levert de herziene versie (inclusief samenvatting) aan bij de directie; – de directie beoordeelt het definitieve concept en indien akkoord, levert de auteur het manuscript in bij de uitgeverij. Er moet dus door de directie groen licht worden ­gegeven voordat de uitgeverij aan het rapport kan beginnen. Hierna staat meer in detail beschreven hoe de samenwerking tussen auteur en uitgeverij tijdens het productieproces verloopt. 3.1

Aankondigen titel

Aangezien de uitgeverij verscheidene externe contacten moet inschakelen om een ­publicatie te produceren, moet zij ruim van te voren weten dat er een publicatie aan komt. Vanuit het stafoverleg worden de nieuwe titels aangeleverd. De uitgeverij zal de auteur(s) vaak om aanvullende informatie vragen: – de werktitel – de (hoofd)auteur (i.e. contactpersoon) – de verwachte omvang – de verwachte inlevermaand. – hoeveelheid figuren – idee voor het omslag – aantal bijlagen Deze informatie wordt opgenomen in de planning van de uitgeverij (te raadplegen via intranet) en dient als basis voor een vermelding bij ‘Aankomende titels’ op de website. 3.2 Aanlevering manuscript Om de voortgang van de productie van de uitgave zo soepel mogelijk te laten verlopen is het van belang dat het manuscript schoon en compleet wordt aangeleverd. Alle wijzigingen en aanvullingen moeten zijn aangebracht voordat het manuscript wordt ingeleverd. In het kort: de auteur moet het manuscript als ‘af’ beschouwen. Voer als auteur alvast een spellingcheck uit over je document. Dat scheelt de redacteur de correctie van de meest onzinnige typefouten. Het complete manuscript dient in Word aangeleverd te worden en door de auteur geplaatst te worden op de V-schijf, /uitgeverij. In de map met de titel van de 11

a a nle v ering va n een public atie

­ esbetreffende publicatie teksten in de map ‘auteursversie’ en figuren in de map ‘­figuren’ d plaatsen. Vanaf dat moment werkt de auteur niet meer in dit bestand. Wat moet je daarnaast allemaal aanleveren? – titelpagina (titel en ondertitel en auteursnamen) – inhoudsopgave – voorwoord – alle hoofdstukken in Word in aparte documenten – literatuurlijst – samenvatting – bijlagen – figuren: de data van de figuren moeten definitief zijn, anders maken we later extra-kosten voor het opnieuw laten maken van figuren! – achterplattekst (wordt ook gebruikt voor de vooraankondiging op de website) Wat gecheckt moet worden voor aanlevering: – Er zijn geen kritieken, opmerkingen of wijzigingen meer te verwachten (van bv. een stafoverleg). – Geen pm’s meer in de tekst. – Geen te brede of te lange tabellen (zie p. 41) – De literatuurlijst is gegenereerd door Endnote en compleet (zie p. 33). – De spellingcontrole is uitgevoerd. – Het voorwoord en de achterplattekst zijn door Kim Putters geaccordeerd. – De directie is akkoord met het starten van het publiceren. Manuscripten die niet aan de bovenstaande criteria voldoen, worden niet in productie genomen. Na de aanlevering kan de planning definitief vastgesteld worden. 3.3 Planning Voorlopige planning Elke planning die gemaakt wordt voordat de auteur daadwerkelijk het manuscript inlevert, is een voorlopige planning. Als het rapport nog niet in het directie-/stafoverleg is geweest, kan de uitgeverij ook geen voorlopige planning maken. Als de auteur toch een indicatie wil hebben van de productietijd kan hij of zij twee maanden aanhouden. Op basis van de voorlopige planning zal, als de publicatie zich hiervoor leent, de uitgeverij een externe redacteur arrangeren voor het redigeren. Mocht er vertraging optreden in het onderzoek – en de geplande inleverdatum derhalve verschuiven – dan is het zaak de uitgeverij daarvan zo snel mogelijk op de hoogte te stellen. Bij de tijdsplanning van de projecten – zeker die waarbij een harde deadline bestaat – dient rekening te worden gehouden met de beoordeling van een conceptpublicatie door directie en/of staf en dus met de benodigde tijd voor de verwerking van het commentaar. Dit gaat vooraf aan de aanlevering bij de uitgeverij. 12

a a nle v ering va n een public atie

Definitieve planning Op het moment dat het manuscript daadwerkelijk − en in zijn geheel − wordt ingeleverd, wordt de planning definitief uitgewerkt. De data worden ingevoerd in de planning van de uitgeverij, die te raadplegen is via intranet: uitgeverij/planning. De uitgeverij wijst een van de medewerkers aan als hoofdverantwoordelijke voor de productie van de publicatie. Deze zal als eerste aanspreekpunt dienen voor de auteur. Data die van belang zijn voor de auteur: – aanleverdatum – datum dat geredigeerde versie door redacteur wordt ingeleverd – aanleverdatum correcties/wijzigingen op redigeerversie – datum dat opmaakproef door dtp-bureau wordt ingeleverd – aanleverdatum correcties/wijzigingen op opmaakproef – aanleverdatum opzet persbericht (af te spreken met de medewerker voorlichting, niet met de uitgeverij) – verschijningsdatum – uitkomstdatum De onderverdeling van de productietijd is: – redigeren: min. 2 weken – correctiefase: min. 1 week – opmaak (inclusief proevencorrectie): min. 2 weken – printen/drukken: min. 1 week – verzending: ca. 1 week. In uitzonderlijke gevallen kan er met spoed een publicatie gemaakt worden, maar dat kan alleen in goed overleg met de betrokken redacteur. 3.4 Oplage Voor elke uitgave wordt vastgesteld wat de gewenste oplage zou moeten zijn. Die is deels afhankelijk van hoe breed de uitgave zal worden verspreid en deels van de verwachte belangstelling. Met een veertigtal instellingen is er bovendien een ruilabonnement overeengekomen. De uitgeverij beschikt over een checklist van afnemers om te bepalen wat de oplage gaat worden. Die houdt rekening met verzending aan Kamerleden, pers en abonnementhouders, distributie/verkoop en exemplaren voor het scp zelf. Van de auteur wil de uitgeverij weten: – hoeveel exemplaren de auteur(s) zelf wil hebben en hoeveel voor zijn/haar eigen contacten (doorgaans niet meer dan vijf); – hoeveel exemplaren willen externe auteurs (eventueel met korting); – hoeveel exemplaren een externe opdrachtgever ontvangt, en of het gaat om gratis of betaalde exemplaren; – zijn er bepaalde verenigingen of instituten die een deel van de oplage afnemen; – hoeveel exemplaren zijn er nodig voor conferentiebezoekers. 13

a a nle v ering va n een public atie

De oplage wordt zo nauwkeurig mogelijk bepaald om zo min mogelijk op voorraad te houden. Er kan gemakkelijk bijgedrukt worden met printing on demand (duurt een week) indien de vraag groter is dan van tevoren gedacht. Uitgaven hoeven dus nooit meer uitverkocht te zijn, maar er hoeven ook niet onnodig veel op voorraad te liggen. 3.5 Omslag De productie van de omslagen volgt een parallelweg. Wanneer met het redigeren wordt begonnen, is het ook de hoogste tijd om na te denken over een omslag (dit kan ook eerder). Een publicatie met een intrigerend omslag wekt de de nieuwsgierigheid. Een pakkende titel en een sprekende illustratie zijn goede middelen om de publicatie aandacht te laten trekken. Omslagen worden opgemaakt volgens de rijkshuisstijl.scp-publicaties met een ruime verspreiding krijgen doorgaans een kleuromslag met een sprekende illustratie. De omslag wordt gelamineerd. Publicaties met minder verspreiding krijgen een eenvoudig typografisch omslag met een smaakvol kleurmotief. Noodedities (voor Kamercommissies, enz.) verschijnen doorgaans als pdf, maar krijgen ook dan een voorplat. De auteur moet voor de omslag het volgende aanleveren: pakkende titel, achterplattekst, omschrijving van de auteurs en eventueel logo’s van meewerkende instanties. De auteur wordt verzocht mee te denken over de beste illustratie van de omslag en wordt gevraagd een proef van het omslagontwerp te controleren. Achterplattekst / tekst voor de scp-website De achterplattekst moet in een of twee sprekende alinea’s duidelijk maken waar het boek over gaat. De tekst moet wervend zijn. Verplaats je in een nietsvermoedende lezer die het boek oppakt, omdraait, en naar aanleiding van de achterplattekst gaat bepalen of hij/ zij het boek zal openen om erin te lezen. De auteur schrijft hiervan een eerste versie en levert die aan bij de uitgeverij, bij voorkeur tegelijk met het manuscript. Mocht de uitgeverij veel revisies aanbrengen in de tekst, dan krijgt de auteur de vernieuwde versie ook te zien. Deze tekst wordt ook gebruikt voor de vooraankondiging op de website. Zorg er dus voor dat er nog geen conclusies of onderzoeksresultaten worden 'weggegeven' of schrijf een aparte tekst voor de vooraankondiging. Een pakkende titel Tot het aanleveren van het manuscript wordt vaak gewerkt met een werktitel. Bij het aanleveren moet een definitieve titel bekend zijn. De directie moet de definitieve titel (en het omslag) hebben goedgekeurd voordat het bij de uitgeverij als ‘definitief’ geldt. Logo’s van meewerkende instanties Van instanties waarmee we vaak samenwerken, zoals van het cbs, bezitten we een geschikt logo. Bij incidentele samenwerkingsverbanden moet de auteur bij de instantie om een voor drukwerk zo’n geschikt logo aanvragen. De eisen voor een logo zijn: graag in het formaat *.eps en anders een afbeelding op formaat in een hoge resolutie (minimaal 300 dpi). 14

a a nle v ering va n een public atie

Illustratie Als het omslag van de publicatie een illustratie krijgt, dan wordt de auteur aangemoedigd om met een suggestie voor een goede illustratie te komen, maar het is niet noodzakelijk. Het is belangrijk dat de auteur met de uitgeverij bespreekt wat de publicatie moet uitdrukken. Aan de hand van deze informatie kan de uitgeverij op zoek gaan naar een geschikte foto of een illustrator inschakelen. – Wat is de belangrijkste conclusie uit het rapport? – Het belangrijkste onderwerp? – Welke teneur heeft het rapport? – Wat mag de illustratie uitdrukken en wat nie t? – Heb je voorbeelden van omslagen of illustraties die uitdrukken wat je zou willen uitdrukken? Naar aanleiding van de door de auteur geleverde informatie worden een aantal suggesties gedaan. Bedenk hierbij dat de redenen van de uitgeverij om een foto geschikt te vinden kunnen verschillen met die van de auteur. De uitgeverij waakt over de kwaliteit van de omslag en beoordeelt deze op verschillende factoren, met als belangrijkste: hoe sprekend is de omslag. Het is verstandig in elk geval de bovenstaande vragen hierbij te beantwoorden. Hoe specifieker de informatie van de auteur, hoe gemakkelijker het is voor de illustrator om een tekening te maken naar ieders tevredenheid. Er wordt in principe één tekening gemaakt op basis van de instructie van de auteur. De auteur krijgt de mogelijkheid om eenmalig de illustrator te informeren over zijn/haar wensen. Bedenk dat de tekening altijd anders zal zijn dan je had voorgesteld. Alleen als een tekening de plank geheel mis slaat, kan worden overwogen om hem/haar een nieuwe tekening te laten maken. Controle van het omslagontwerp De auteur krijgt een print van het omslagontwerp ter beoordeling. Controleer of de achterplattekst klopt, de omslag een sprekende weerslag is van het rapport, het logo van een eventueel meewerkende instantie erop staat, en of de titel en ondertitel correct zijn. (De redactie controleert dit alles ook.) Eventuele wijzigingen geeft de redactie door aan de vormgever. Wanneer deze in de proef zijn verwerkt, krijgt de redactie een schone, tweede proef. Bij akkoord gaat het bestand naar de drukker of printer. 3.6 Redigeren Als alle Wordbestanden bij de redactie zijn ingeleverd, worden ze doorgestuurd naar een externe redacteur. Deze redacteur redigeert elektronisch in Word, met de optie ‘Wijzigingen bijhouden’ aangevinkt, opdat de veranderingen voor de auteur traceerbaar blijven. De auteur krijgt allereerst een Word-versie van de gegedigeerde tekst waarin alle redactionele wijzigingen zijn geaccepteerd. Als de redacteur opmerkingen had over de inhoud of over verwijzingen, dan worden die met behulp van ‘Opmerking invoegen’ in de tekst geplaatst. Ook krijgt de auteur een pdf waarin alle aangebrachte wijzingen zichtbaar zijn. 15

a a nle v ering va n een public atie

Gradaties in redactie Er zijn drie gradaties in het redigeren van rapporten. Publicaties waarvan verwacht wordt dat ze veel aandacht krijgen en die een hoge oplage hebben, krijgen de zwaarste vorm van redactie. De redacteur kijkt naast conventies, spelling en grammatica ook inhoudelijk naar de tekst, kaart aan als iets onduidelijk is, geeft suggesties voor verbetering en kijkt nauwkeurig naar verwijzingen naar tabellen, figuren en literatuurlijst. Publicaties die minder in de schijnwerpers zullen staan, en meer voor vakmensen zijn bedoeld, krijgen een lichte vorm van redactie. De redacteur checkt de toepassing van conventies en controleert op spelling en grammatica. Er zijn ook kleine uitgaven die bijvoorbeeld weinig tekst bevatten, of heel technisch zijn, die alleen door de uitgeverij bekeken worden. Dat noemen we ‘interne’ redactie. Een van de uitgeverijmedewerkers scant dan de tekst op conventies, spelling en grammatica. 3.7 Correctie De correctiefase start als de redacteur klaar is met redigeren en de geredigeerde versie naar de uitgeverij stuurt. De fase eindigt als de uitgeverij het definitieve bestand naar de opmaak stuurt. De correctie valt uiteen in twee fasen: eerst gaat het bestand naar de auteur voor correctie, en daarna naar de uitgeverij. Voor het totaal wordt standaard een week uitgetrokken in de planning (twee dagen voor de auteur, een twee tot drie dagen voor de uitgeverij). Correctiefase voor de auteur De auteur ontvangt een Word-file van de geredigeerde versie van zijn tekst met geaccepteerde wijzingen. Deze tekst leest hij helemaal door, aangezien het de laatste keer is om tekstuele wijzigingen aan te brengen. In deze fase beoordeelt de auteur de wijzigingen van de redacteur, en brengt zelf wijzigingen aan, als hij die nog heeft (<Wijzigingen bijhouden> aan!). Als voor de auteur de tekst definitief is, dan stuurt hij het bestand terug naar de ­uitgeverij. Het controleren van de figurenopmaak vindt tegelijkertijd plaats. Correctiefase voor de uitgeverij Bij de uitgeverij worden de auteurswijzigingen bekeken, om nieuwe fouten te voorkomen. Ook controleert de uitgeverij of alle redactionele opmerkingen door de auteur zijn bekeken en behandeld. Er wordt nogmaals gecheckt of de scp-conventies goed zijn toegepast en er wordt nog een spellingscontrole gedaan. 3.8 Opmaak Als de tekst definitief is, wordt hij opgemaakt. Het dtp-bureau stuurt na circa een week (voor een standaardpublicatie) een opgemaakte proef in pdf. Voor het traject van correcties en definitieve opmaak wordt er nog een week uitgetrokken.

16

a a nle v ering va n een public atie

De eerste opmaak voor de auteur De auteur ontvangt van de opgemaakte tekst een pdf. Deze pdf is geschikt om in Adobe Reader te bewerken met allerlei tekstbewerkingen: doorhalen plus popup scherm; invoegen plus popup scherm enz. (Zie ook de instructie: ‘Correcties aangeven in een pdf’ op intranet) Hij/zij beoordeelt deze proef vooral op lay-out. De proef dient voornamelijk om vast te stellen of tabellen en figuren op een goede plek staan en of er geen zaken zijn vergeten. Opmerkingen, correcties of wijzigingen kan de auteur digitaal in de pdf aangeven. Standaard wordt een tot twee dagen gerekend voor het nakijken van de eerste opmaak door de auteur. Als een auteur meer tijd wil hebben, dan kan hij dat aangeven bij het vaststellen van de planning. De tweede proef moet in principe foutloos zijn. In de praktijk komt er hier en daar nog een foutje voor. Wanneer die gecorrigeerd zijn, gaat het bestand naar de drukker/printer. Tussen het ontvangen van een eerste proef en het aanleveren aan de drukker/printer ligt doorgaans een week. 3.9 Printen/drukken/ePub scp-publicaties worden bij Xerox/obt, aangeleverd voor reproductie: afhankelijk van de oplage worden die dan ondergebracht bij een offsetdrukker, of (digitaal) geprint. Voor publicaties staat een productietijd van acht dagen. Als daar behoefte aan is, kunnen wij van een publicatie ook een ePub maken. Publiceren op de website De digitale versie van elke publicatie wordt in pdf-vorm op de website gezet (www.scp.nl) en is voor iedereen te downloaden. Deze webpublicatie heeft een lay-out die afwijkt van de gedruke versie. Dit om de leesbaarheid op het scherm te verhogen. Elke publicatie heeft een eigen pagina waar een afbeelding van de omslag staat, een omschrijving van de gegevens, de achterplattekst, links naar de pdf’s van het binnenwerk en de bijlagen en een verwijzing voor bestelling bij de (internet) boekhandel. De uitgeverij zorgt ervoor dat deze informatie op de site komt te staan. Vóór de ­uitkomstdatum zet de uitgeverij de publicatie op de website onder ‘aankomende ­publicaties’. 3.10 Verzending Bij het vaststellen van de planning is afgesproken wanneer de publicatie van de drukker komt, de ‘verschijningsdatum’, en wanneer de publicatie daadwerkelijk uitkomt, de ‘uitkomstdatum’. Hiertussen zit gemiddeld een week, omdat de ministerraad graag een week van tevoren geïnformeerd wil worden over een te verschijnen publicatie. Tot de uitkomstdatum zit er dan ook een embargo op de publicatie, soms zelfs met een tijdstip (in het geval van een aanbieding). Ook verschijnt op die datum het boek als pdf op de homepage van onze website onder ‘Recente publicaties’. De uitkomstdatum kan ook samenvallen met een conferentie, al dan niet door het scp georganiseerd. In dat geval is het van groot belang de uitgeverij (en Voorlichting) hiervan 17

a a nle v ering va n een public atie

op de hoogte te stellen, al bij het vaststellen van de planning. Het is in zo’n geval beter om de planning enigszins ruim te nemen. Als het boek van de drukker komt, wordt een exemplaar gecontroleerd door de uitgeverij, voordat de voorraad naar het secretariaat gaat. Het secretariaat, na overleg met de voorlichter en de uitgeverij, verzorgt de verzending aan: – de Kamerleden, commissies en ministers – de pers – opdrachtgevers en externe contacten (opgegeven door auteur) – verzendllijst redactie 3.11 Distributie en verkoop scp-publicaties kunnen gekocht worden via de (internet)boekhandel. Per 1 maart 2015 is de verkoop via de scp-website gestaakt. Boekhandels Boekhandels worden bevoorraad door het cb in Culemborg. Na het verschijnen van een publicatie worden er direct (door de drukker) een aantal exemplaren aan het cb geleverd. Bestelde exemplaren gaan naar de boekhandel en nabestellingen kunnen binnen een dag worden uitgeleverd. Wanneer er in verband met een presentatie op een publicatie een embargo rust, wordt deze pas door het cb een dag voor de verschijningsdatum aan de boekhandel uitgeleverd. ePubs worden uitgeleverd aan de gespecialiseerde internetboekhandels voor elektronische uitgaven. Handvoorraad op het scp In sommige gevallen wordt de handvoorraad op het scp aangesproken voor exemplaren. Victor Huijer beheert deze voorraad; bij diens afwezigheid het secretariaat. In de handvoorraad liggen ook exemplaren van titels die niet worden verkocht en vaak buiten de series vallen: Nieuwjaarsuitgaven, Werkprogramma’s en andere specials. Distributie Engelstalige publicaties Engelstalige publicaties worden wereldwijd – met name in de vs, Canada en Mexico – verspreid door ­Transaction in New Jersey, vs.

18

a a nle v ering va n een public atie

4 Tekstadviezen De opmaak van scp-publicaties wordt verzorgd door Textcetera. Zij accepteert elke opmaak in Word, als de auteur maar duidelijk heeft weten te maken wat koppen, platte tekst en nieuwe alinea’s zijn. Je hoeft er geen stijlen voor aan te maken: die worden in het begin van de opmaak toch weer gestript. 4.1 Tips voor het schrijven • Maak korte maar krachtige titels, ook voor (sub)paragrafen. • Let op de opmaak voor titels (niet het woord ‘hoofdstuk’ vermelden), (sub)paragrafen (cursief, bij paragrafen witregel boven en onder, bij subparagrafen en ongenummerde tussenkoppen alleen erboven een witregel). De hoofdstuktitel begint altijd op een nieuwe pagina, gevolgd door twee witregels. • Bij de structurering van een tekst kunnen de volgende vragen een hulpmiddel zijn: – is de onderverdeling in hoofdstukken duidelijk? – staan de hoofdstukken in een zinvol verband? – is de onderverdeling in paragrafen duidelijk? – staan de paragrafen in een zinvol verband? – is er overeenstemming tussen de titels van de paragrafen en de subparagrafen en de tekst? • Zorg dat er in een tekst: – evenwicht is tussen hoofd- en bijzaken; – de stof behandeld wordt in volgorde van aankondiging; – een duidelijke alinea-indeling is gehanteerd; – gebruik signaalwoorden om aan te geven hoe het betoog verloopt. • Varieer taalgebruik, wissel de zinsbouw af, let op consistente spelling van ­terminologie. • Voorkom herhalingen zo veel mogelijk (niet iedere paragraaf en/of hoofdstuk hoeft aan te geven wat je zojuist hebt gezegd en wat je hierna gaat zeggen!). • Hoed je in de tekst voor: te lange zinnen, jargon, de lijdende vorm. • Wees je bewust van het verschil tussen wel of geen witregel tussen alinea’s. Een witregel betekent: nu is er duidelijk iets is afgerond en komt er heel wat anders. Nieuwe alinea’s dus niet laten voorafgaan door een witregel zoals veel te veel gebeurt. Het is ook moeilijk een betoog op te bouwen met een schot hagel aan losse alineas.

19

a a nle v ering va n een public atie

• Let op de plaatsing van ‘zowel ... als ...’ ten opzicht van voorzetsels en lidwoorden. Voorbeeld: Het is duidelijk dat de effecten zowel verschillend zijn voor de tien onderzochte gemeenten als voor de vier beleidsterreinen. Moet zijn: het is duidelijk dat de effecten verschillend zijn voor zowel de tien onderzochte gemeenten als de vier beleidsterreinen. ‘Voor’ bepaalt én ‘zowel’ én ‘als’.) • Komma’s voor beperkende bijzinnen. Voorbeeld: Mannen, die één oog hebben, hebben een beperkt gezichtsveld. (Hier staat dat alle mannen één oog hebben. Door de komma wordt het een uitbreidende bijzin.). • Kijk goed naar de instructies voor tabellen en figuren ( p. 40 geen hoofdletters, geen spaties maar tabs, geen punten maar komma’s bij decimalen, wel/niet superscript bij noten, voor mintekens het gedachtestreepje gebruiken). Gebruik in tabellen de ctrl-toest bij de tab. • Kijk goed naar de conventies voor literatuurverwijzingen ( p. 33) in de tekst en de literatuurlijst zelf. • Opsommingen: gebruik alleen cijfers als hiernaar wordt terugverwezen. Een opsomming die bestaat uit losse woorden krijgt geen hoofdletters en geen leestekens aan het eind van de regel. Een opsomming die bestaat uit zinsdelen krijgt geen hoofd­ letters aan het begin van de zin en eindigt met een puntkomma aan het eind van de regel. Een opsomming met hele zinnen heeft hoofdletters aan het begin van de zin en een punt aan het eind van de regel. De laatste regel krijgt in alle gevallen een punt. • Citaten: gebruik enkele aanhalingstekens. Alleen wanneer binnen een citaat nogmaals aanhalingstekens nodig zijn, worden dubbele aanhalingstekens gebruikt. Gebruik nooit aanhalingstekens als een woord of begrip moet worden benadrukt. Citaten van meerdere regels worden cusief gezet. In dat geval worden de aanhalingstekens weggelaten. Citaten in een vreemde taal worden cursief en tussen enkele aanhalingstekens geplaatst. • Cursief: alleen voor volledige titels van boeken en tijdschriften die reeds zijn ver­ schenen, voor niet-ingeburgerde buitenlandse woorden en (spaarzaam) voor de nadruk leggen op een woord of begrip. • Afkortingen in de tekst die een naam aanduiden: de eerste keer de volledige naam tussen haken achter de afkorting. Taalkundige afkortingen voluit in de tekst (tenzij ze van Griekse of Latijnse oorsprong zijn). Tussen haakjes mogen er wel afkortingen voorkomen. • Getallen. In de tekst getallen tot en met twintig in letters, tenzij ze in een zin of alinea met een reeks van getallen boven de twintig staan, dan alles in cijfers. Verwijzingen 20

tek s ta dv ie zen

naar de jaren zestig, zeventig etc. voluit. Getallen gevolgd door jarigen in cijfers zetten: 13-14-jarigen. Valuta voluit, tenzij er in een alinea heel veel geldbedragen voorkomen, dan bijvoorbeeld het teken € gebruiken. Het is 10% en 10 procentpunt. • Gebruik eindnoten en plaats die bij voorkeur aan het eind van de zin. Alleen als duidelijk is dat de noot bij een bepaald woord in de zin hoort, plaats je de noot achter een woord. 4.2 Coördinator bij een boek met meer dan één auteur Als je de redacteur bent van een publicatie met verscheidene auteurs, neem dan de verantwoording voor eenduidige richtlijnen voor die auteurs over bijvoorbeeld het gebruik van begrippen en het aanleveren van tabellen en figuren. Dit is niet de taak van onze externe redigeerders, zij moeten slechts inconsequenties die over het hoofd zijn gezien, corrigeren. 4.3 Naslagwerken Voor de spelling van woorden en de uitleg daarvan, kijk op de website van de Nederlandse Taalunie bij woordenlijst Nederlandse taal (http://woordenlijst.org). Voor overige grammaticale kwesties raadpleeg: – E. Tiggeler, Taalwijzer voor de overheid – E. Tiggeler, De zwarte woordenlijst: lexicon voor modern taalmisbruik – J. Renkema, Schrijfwijzer – https://onzetaal.nl/ Deze titels liggen op de uitgeverij ter inzage. 4.4 Schrijfcursus Er worden met enige regelmaat op het scp schrijfcursussen georganiseerd. Tegenwoordig (vanaf 2013) doet Karolien Bais dit, iemand die ook regelmatig publicaties van ons redigeert. Zij is goed op de hoogte van de typische fouten die in scp-teksten worden gemaakt. Neem contact op met de uitgeverij om erachter te komen wanneer er weer een schrijfcursus wordt gehouden. Kijk ook op intranet voor meer nieuws. Voor degenen die geen schrijfcursus willen of kunnen bijwonen, zijn op de uitgeverij onder andere de volgende publicaties beschikbaar: – syllabus schrijfcursus: Effectieve rapporten schrijven – E. van der Spek, Schrijven met perspectief

21

tek s ta dv ie zen

5 Conventies 5.1

Veelvoorkomende fouten

Fout

Goed

ad hoc-beslissing allochtoon

ad-hocbeslissing niet -westerse migranten en hun kinderen/nakomelingen Veelvuldig gebruik van de volledige aanduiding nietwesterse migranten en hun kinderen/nakomelingen komt de leesbaarheid van een tekst soms niet ten goede. Een oplossing is dan om de toevoeging ‘en hun kinderen/nakomelingen’ niet altijd op te nemen. In de inleiding of in een noot dan aangeven dat hiermee ook de tweede generatie wordt bedoeld. als ook alsook autochtoon autochtone Nederlanders beta bèta bijv./b.v. bijvoorbeeld (tussen haakjes of in tabellen: bv.) bovenstaand/hierboven hiervoor bruto**/netto** altijd aan elkaar tenzij een klinker volgt (bruto-inkomen, nettogewicht) c ao cao, meervoud: cao’s drie kwart driekwart eenderde, tweederde een derde, twee derde een maal, twee maal eenmaal, tweemaal éénpersoons/éénsgezins eenpersoons/eengezins één-oudergezin eenoudergezin -ers ‘ers (dus: aow ’ers) etc. enzovoort (niet enzovoorts), tussen haakjes of in tabellen: (enz.) ..genoemd eerder, eerst, laatst, veel > aan elkaar met genoemd: veelgenoemd gebruik maken gebruikmaken, gebruikgemaakt gelijkhouden, gelijkblijven gelijk houden, gelijk blijven hierboven hiervoor hieronder hierna homofiel homoseksueel huishoudinkomen huishoudensinkomen (idem bij -type, -samenstelling, -situatie) jarigen -jarigen, 14-15-jarigen laag opgeleid laagopgeleid 22

tek s ta dv ie zen

locaal/locale lokaal/lokale lokatie locatie mavo, havo, vwo, vmbo allemaal onderkast meer en meer steeds meer Minister, Ministerie minister, ministerie ondermeer onder meer paragraaf tussen haakjes en in tabellen niet voluit maar het para graafteken (§) perse per se plaats hebben plaatshebben procent %-teken direct achter het getal: 15% tot 20% %-punten procentpunt(en): 15 procentpunten produkt product publikatie publicatie sexe sekse Statline StatLine ten minste betekent: minstens tenminste betekent: althans tenslotte betekent: welbeschouwd ten slotte betekent: tot slot terecht komen terechtkomen (één woord) teveel alleen als zelfstandig naamwoord aan elkaar, anders twee woorden totstandkomen tot stand komen, maar totstandkoming Turken Turkse Nederlanders / Nederlanders van Turkse herkomst twee en een half tweeënhalf vandien voor zover vrije tijdbesteding vrijetijdsbesteding vut vut waarvan in tabellen of tussen haakjes: wv. (dus niet w.v.) zogenaamd in de betekenis van zogeheten: zogenoemd

23

con v enties

5.2 Conventies broodtekst Aanhalingstekens De conventie is dat wij ‘enkele’ aanhalingstekens gebruiken, niet “dubbele” (tenzij een woord binnen aanhalingstekens nogmaals aangehaald moet worden: een dubbele aanhaling). Gebruik nooit aanhalingstekens als een woord of begrip benadrukt moet worden: vers vlees is heel wat anders dan ‘vers’ vlees. Afkortingen Er zijn twee typen afkortingen: taalkundige afkortingen (d.w.z., m.b.t.) en afkortingen die een naam aanduiden (a n w b, Riagg). Taalkundige afkortingen worden in de lopende tekst altijd voluit geschreven, behalve de van oorsprong Griekse of Latijnse afkortingen (c.q., i.c., et al.). Tussen haakjes in een tekst mogen wel taalkundige afkortingen voorkomen (bv., enz.). Bij afkortingen die een naam aanduiden moet de eerste keer de volledige naam tussen haken achter de afkorting worden geplaatst. Hierna volgt een aantal regels voor specifieke gevallen. Geheel in kapitalen of met een beginkapitaal? Letterafkortingen tot en met vier letters geheel kapitaal en zonder punten (scp, cbs, va r a). Afkortingen van vijf of meer letters alleen met een beginkapitaal (Unesco, Riagg, AbvaKabo). Meervoud van afkortingen Letterwoorden gaan soms een eigen leven leiden. Daardoor kan hun meervoudsvorm afwijken van de voluit geschreven naam (a p v ’s en Algemene politieverordeningen). Er kunnen zelfs meervouden ontstaan waar voluit geschreven geen meervoud mogelijk is (ipo’s). Onderwijs Afkortingen uit de onderwijswereld in onderkast en zonder punten (dus: vmbo, havo, vwo). Uitzonderingen zijn benamingen die een tweeletterige afkorting opleveren (lo, mo, ou). Gebruik dan geen afkortingen, maar schrijf het voluit: lager onderwijs, middelbaar onderwijs en open universiteit. Onderzoeken/enquêtes Namen van enquêtes in de lopende tekst de eerste keer voluit, daarna in kapitalen, zonder punten, zonder spatie, apostrof en jaartal zonder eeuwaanduiding (dus: avo’79, w bo’81, l so’79). Voorbeeld van gebruikte afkortingen van onderzoeken, met herkomst: avo = Aanvullend voorzieningengebruikonderzoek (scp) c v = Culturele veranderingen in Nederland (scp) dl o = Doorlopend leefsituatieonderzoek (cbs) ebb = Enquête beroepsbevolking (cbs) 24

con v enties

e v r = Enquête rechtsbescherming en veiligheid (cbs) ge z = Gezondheidsenquête (cbs) l so = Leefsituatieonderzoek (cbs) t bo = Tijdbestedingsonderzoek (Intomart bv) w bo = Woningbehoefteonderzoek (cbs) Voor meer informatie over afkortingen van onderzoeken, ga naar intranet > Diensten > Databestanden en dataverzameling > Bestanden bij het SCP: regels en afspraken. Titels Afkortingen van titels zijn altijd in onderkast (behalve aan het begin van de zin). Wetenschappelijke titels krijgen er volgens wettelijk voorschrift een punt achter (drs., ir., mr., prof.) en een harde spatie. Ziekten We schrijven ziekten geheel in onderkast (aids, tbc, enz.). Bijlagenummering Deze worden alfabetisch genummerd. Meerdere bijlagen worden in één docoment geplaatst, voorzien van voorblad met titel, auteur en inhoudsopgave. Gebruikte databestanden worden in een apart document 'Bijlage gebruikte databestanden' op de website geplaatst. Zie ook Bijlagen onder hoofdstuk 2 ‘Onderdelen van een scp-publicatie’ (p. 8). Citaten Bij citaten worden ‘enkele’ aanhalingstekens gebruikt. Aanhaling binnen de aanhaling wordt een “dubbele” aanhaling. Als het een langere citaat is (van een aantal regels) dan wordt het citaat ingesprongen en gecursiveerd. De aanhalings­tekens vervallen dan. Als je een stuk wilt weglaten uit de oorspronkelijke tekst, gebruik je rechte haken en drie punten: [...] Cursief Cursief gebruiken we alleen in de volgende gevallen: – volledige titels van boeken en tijdschriften die zijn verschenen; – niet-ingeburgerde buitenlandse woorden (dus niet tussen aanhalingstekens!) – benadrukken van woorden of begrippen. Maak hier spaarzaam gebruik van. Al te veel cursief verhoogt de leesbaarheid beslist niet. Niet cursief – namen van enquêtes, databestanden, onderzoeken, wetten; – titels van nog niet verschenen boeken of rapporten; – titels die onvolledig genoemd worden in de lopende tekst (In de vorige Emancipatiemonitor stond...).

25

con v enties

Getallen en cijfers In de lopende tekst schrijven wij getallen tot en met twintig in letters: ‘Er zijn maar drie mogelijkheden te noemen.’ Daarna staan de getallen in cijfers: ‘Er zijn nog 25 andere mogelijkheden te verzinnen.’ Verwijzingen naar de jaren zestig, zeventig, enzovoort worden voluit geschreven. Dus: in de jaren zestig reikten de bomen tot in de hemel. (Niet: in de zestiger jaren, dat is een germanisme.) Duizendtallen: punt of geen punt Gebruik pas boven het getal 9999 een punt bij de duizendtallen: 1400 zonder punt en 14.000 met punt. Uitzondering: als er in een tabel getallen met vier én vijf (of meer) cijfers onder elkaar staan, krijgen de getallen met vier cijfers ook een punt, ten behoeve van de uitlijning. Leeftijden Leeftijden altijd in cijfers (10 jaar). Getallen gevolgd door jarigen ook in cijfers zetten: 13-14-jarigen. 40+ vervangen door 40-plus. P-waarden P-waarden worden geschreven met een komma en niet met een punt. Dus p < 0,01 in plaats van p < .01. Miljoen, miljard Schrijf woorden als miljoen en miljard in de tekst voluit. Dus: De voorziening kostte de staat 84 miljoen euro of 18 miljard euro. De uitzondering op deze regel is als het bedrag tussen haakjes staat (84 mln. euro of 18 mld. euro). Percentages Percentages worden in cijfers geschreven en gevolgd door het %-teken: 10%, 15% en 12% tot en met 25% (niet: 12-25%). Bij procentpunten komt het getal in cijfers, maar ‘procentpunt’ wordt uitgeschreven: 15 procentpunt. Rangtelwoorden Rangtelwoorden worden altijd voluit geschreven: wij zitten op de zevende etage in de eenentwintigste eeuw. Het 65e jaar is wel correct. Valuta/geld Geldbedragen staan doorgaans in cijfers (dus: 13 euro). Als er veel bedragen in één alinea voorkomen en het gaat om kleine geldbedragen, schrijf dan de bedragen met een €-teken: € 34. Schrijf bedragen met cijfers achter de komma altijd met een €-teken: € 180,50. Schrijf andere geldbedragen met het woord euro: 2350 euro. Wanneer in één alinea verscheidene bedragen voorkomen, wordt het woord euro gebruikt: in de begrotingen werd gesproken over 14 miljoen euro en later nog eens over 20 miljard euro. 26

con v enties

Hoofdlettergebruik Schrijf woorden als overheid, rijk, rijksoverheid, gemeente, provincie, minister, ministerraad, kabinet, kamerstuk in onderkast (kleine letters). Titels van publicaties, wetten, regelingen, enzovoort worden geschreven met één kapitaal aan het begin van de naam, tenzij het gaat om een oude wet of regeling, dan wordt de oorspronkelijke spelling met hoofdletters voor alle hoofdwoorden aangehouden. Dus: Algemene nabestaandenwet naast Algemene Ouderdomswet. Het principe is: de schrijfwijze van de instelling aanhouden. Aardrijkskunde, geografie Amsterdam-centrum Almere-haven Groene Hart (van Holland) Noord-Brabant (Noord-Brabants) Noord-Nederland (Noord-Nederlands) Noordwest-Brabant Randstad Scheveningen-bad Waddengebied West-Europa (West-Europees) Zuid-Amerika (Zuid-Amerikaans) Zuid-Limburg (Zuid-Limburgs) Commissies Adviescommissie overheidspersoneelsbeleid bijzondere Commissie ismo bijzondere Commissie groene structuurschema’s bijzondere Commissie voor... gemengde Commissie voor... bijzondere Commissie van overleg Staten-Generaal Commissie van advies inzake... Commissie gelijke behandeling... Commissie voor de rijksuitgaven Commissie tot vereenvoudiging van de loon- en inkomstenbelasting maar: commissie-Oort, commissie-Donner Commissie voor de werkwijze der Kamer Dienstcommissie van de Tweede Kamer (de dienstcommissie) Huishoudelijke commissie Bouwbegeleidingscommissie Interdepartementale commissie voor... vaste Commissie voor de politie vaste Commissie voor de nationale ombudsman | werkgroep Raming stuurgroep Onderzoek arbeidsverzuim 27

con v enties

Diensten, afdelingen afdeling Personeelszaken, afdeling Documentatie Algemene inlichtingen en veiligheidsdienst (a i v d) directie Financieel-economische zaken (fe z) directoraat-generaal voor Openbare orde en veiligheid maar: het openbaar ministerie (om) Rijksdienst voor het wegverkeer Rijkspsychologische dienst (r pd) Functies, titels Schrijf woorden als gemeente, gemeenteraad, ministerraad, kabinet, kamerstuk, overheid, provincie, rechtbank, rijk, rijksoverheid, waterschap zonder beginkapitaal als het om een soortnaam gaat. de griffier de minister de paus de president de voorzitter (mijnheer de voorzitter) maar: Gemeente Rijswijk (eigennaam waarmee een instelling zichzelf benoemt) Instellingen, bureaus, organen Burgemeesters en Wethouders (b&w) college van b&w Sociaal en Cultureel Planbureau (het scp of het Bureau) Centraal Bureau voor de Statistiek (cbs) Centraal Planbureau (cpb) Europa van de Zes, de Negen, de Twaalf Europese Gemeenschap (Gemeenschap of eg) Europese Commissie (Commissie of ec; liever voluit) Europese Hof van Justitie (het hof ) Europees Parlement Internationale Hof van Justitie (het hof ) Interparlementaire Unie Noord-Atlantische Verdragsorganisatie (navo) United nations educational, scientific and cultural organization (Unesco) Verenigde Naties (v n) West-Europese Unie (w eu) Kranten, tijdschriften Nieuwsblad van het Noorden nrc Handelsblad, de nrc, het Handelsblad (let op: niet cursiveren als maar een deel van de titel wordt genoemd) Onze Taal de Volkskrant (neem de schrijfwijze van de krant over: ‘de’ i.p.v. ‘De’ Volkskrant) 28

con v enties

Ministeries ministerie van Algemene Zaken (a z) ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (bz k) ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) ministerie van Defensieministerie van Economische Zaken (e z) ministerie van Financiën ministerie van Justitie ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (l n v) ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (oc w) ministerie van Verkeer en Waterstaat (V&W) ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (sz w) ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (v rom) ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (v ws) Nota’s, verdragen, plannen Titels van publicaties, wetten, regelingen, enzovoort, worden geschreven met één kapitaal aan het begin van de naam. Er zijn uitzonderingen, vaak aangegeven door de instantie die ze in het leven heeft geroepen. Namen van nota’s, rapporten, enzovoort alleen cursief als zij al uitgegeven zijn. Sociaal en Cultureel Rapport 1994 scp-cahier Het lokale profiel Miljoenennota (citeertitel) Voorjaarsnota Regeerakkoord Regeringsverklaring Troonrede nota Contouren van een toekomstig onderwijsbestel (de Contourennota) rapport De komende 25 jaar Reglement van orde structuurschema Buisleidingen bestemmingsplan Leeuwenhoek Verdrag inzake de rechten van de mens Partijen, kerken/geloof de Handelingen Hervormde Kerk (maar: de hervormden) Partij van de Arbeid (PvdA) (Neem de schrijfwijze die de politieke partij zelf hanteert over.) Raden, colleges Raad van Europa (de raad) Sociaal-Economische Raad (ser) Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (w r r) College van senioren (Presidium) 29

con v enties

Raad van advies voor de ruimtelijke ordening (r a ro) Raad van ministers Raad van Toezicht Staat Algemene Rekenkamer (de Rekenkamer; nooit aanduiden als de Kamer) Commissaris der Koningin (CdK) Eerste Kamer (de Kamer of ek, niet: de Senaat) Gedeputeerde Staten (gs) Hoge Raad (der Nederlanden) (hr) Kabinet der Koningin Kanselarij der Nederlandse Orden Koninkrijk (der Nederlanden) Koning(in) (in constitutionele zin) Kroon Minister-President (mp) Nationale ombudsman (de ombudsman) Provinciale Staten Raad van State (de raad, liever voluit) Staat (der Nederlanden) Staten-Generaal Tweede Kamer (de Kamer of t k) Wetboeken Burgerlijk Wetboek (Nieuw Burgerlijk Wetboek) Wetboek van Koophandel Wetboek van Strafrecht (WvS) Wetboek van Strafvordering (WvSv) Wetsvoorstellen voorstel van de rijkswet Goedkeuring van... voorstel van Wet van de leden... wetsvoorstel Nieuwe regelen betreffende... wetsvoorstel Wet op de rechterlijke organisatie Wetten, verordeningen, besluiten, e.d. Titels van publicaties, wetten, regelingen, enzovoort worden geschreven met één kapitaal aan het begin van de naam. Vroeger werden alle hoofdwoorden van de naam met hoofdletters geschreven. Dus: Algemene nabestaandenwet naast Algemene Ouderdomswet. Maak duidelijk onderscheid tussen de officiële benaming van een wet en de gangbare (maar niet officiële) benaming. In het eerste geval moet een hoofdletter gebruikt worden, in het tweede geval niet, dus: Algemene bijstandswet (officieel) en bijstandswet (gangbaar).

30

con v enties

Veelvoorkomende gevallen: Algemene bijstandswet (a bw) Wet op de bejaardenoorden Financiële-verhoudingswet Gemeentewet Koninklijk besluit van 15 mei... Provinciewet Verordening op de hondenbelasting Wet administratieve rechtspraak overheidsbeschikkingen (Wet a rob) Voor een vrij uitputtend overzicht van de schrijfwijze van wetten, zie Taalwijzer voor de overheid. Windrichtingen Letterlijk gebruik met een kleine letter: we reden naar het noorden. Figuurlijk gebruik met een hoofdletter: de tegenstelling tussen Oost en West, de Derde Wereld. Mintekens Voor mintekens gebruiken we niet het koppelteken (-) maar het langere gedachtestreepje (–) (Ctrl + min-teken op nummeriek toetsenbord). Nadruk leggen Als je de nadruk wilt leggen op een woord of begrip, gebruik dan niet aanhalingstekens (vers vlees is heel wat anders dan ‘vers’ vlees). Je kunt beter het woord op een andere plaats in de zin te zetten. Als dat niet voldoende is, zou je het woord kunnen cursiveren. Maak hiervan spaarzaam gebruik, want het (veelvuldig) gebruik van cursiveringen verhoogt de leesbaarheid niet. Opsommingen In Word kan de automatische opsomming worden gebruikt, met een teken naar keuze. In de opmaak zullen ze vervangen worden door liggende halve kastlijnen (–). Opsommingen kunnen ook worden aangegeven door cijfers (zonder een punt achter het cijfer). Dit heeft alleen zin als er verderop in de tekst teruggegrepen wordt op dit indelingssysteem. Bestaat een opsomming uitsluitend uit losse woorden, dan wordt deze als één zin beschouwd. Er komen dus geen kapitalen in voor en er worden aan het eind van een regel geen leestekens geplaatst; de laatste regel eindigt met een punt. Een opsomming bestaande uit zinsdelen krijgt aan het eind van een regel een puntkomma en aan het eind van de laatste regel een punt. Bij een opsomming met hele zinnen is de inleidende zin de beginalinea, die eindigt met een punt. In de opsomming beginnen de zinnen met een kapitaal en eindigen eveneens met een punt.

31

con v enties

Paragraaftekens In de lopende tekst het woord paragraaf voluit schrijven. Tussen haakjes het paragraafteken gevolgd door een spatie en het nummer. Spaties Plaats tussen woorddelen die bij elkaar moeten blijven met een ‘vaste spatie’. Voorbeelden zijn 2300 euro, € 2300, isbn 90-5250-3075, 15 miljoen inwoners, 23 jaar, tabel 1.1 en bij wiskundige tekens: – 1, + 2, < 3 en > 4. Gebruik geen spaties in tabellen als je eigenlijk een tab wilt gebruiken, bijvoorbeeld om in te springen (gebruik c t r l+ta b). Zie hoofdstuk 7 ‘Tabellen’ (p. 40). Gebruik geen spaties om uit te lijnen. Uitlijnen doe je met behulp van de alinea-instellingen (Menu Start > Alinea). Spaties zijn niet bedoeld om in te springen. Daar zijn tabs voor of alineainstellingen (Menu Start > Alinea). Dubbele spaties zijn helemaal uit den boze. Deze worden allemaal door de uit­geverij uit een document verwijderd, als ze er nog in staan, met de automatische zoekfunctie (dus zonder controle). Voor en na een schuine streep komen geen spaties als het om één woord gaat en wel spaties als het om woordgroepen gaat (de gewone man/vrouw en stalen ros / heilige koe). Spelling en andere taalkwesties Voor de correcte spelling van woorden houden we de jongste editie van de Woordenlijst Nederlandse Taal aan, ook wel het ‘Groene Boekje’ genoemd. Dit boek is te raadplegen bij de uitgeverij en bibliotheek of op de website van de Nederlandse Taalunie: http://woordenlijst.org/. Ook voor andere taalkwesties kun je het beste terecht bij de Nederlandse Taalunie. Zij hebben een aantal veelgestelde vragen op een rij gezet, maar je kunt ze ook een vraag stellen per e-mail. Ga naar http://taalunieversum.org/. Vet Vetgedrukte tekst gebruiken we in principe helemaal niet. De enige uitzondering is als er nadruk op specifieke getallen in een tabel moet worden gelegd en er geen enkele andere wijze is om dit duidelijk te maken. Verklaar deze vetgerdruke cijfers dan in een noot onder de tabel.

32

con v enties

6 Literatuur 6.1

Literatuurverwijzingen in de tekst

De literatuurverwijzing wordt als ‘code’ in de lopende tekst gezet. Alle codes in de tekst moeten verwijzen naar een publicatie in de literatuurlijst. Alle publicaties in de literatuurlijst moeten tevens in de tekst voorkomen (dus geen literatuur opnemen die niet ergens als literatuurverwijzing in de tekst staat). Gebruik het programma Endnote om eenvoudig code in de lopende tekst en een literatuurlijst te genereren die aan de scpconventies voldoen. De code wordt opgebouwd uit de achternaam van de auteur en het jaartal van verschijning (zonder komma ertussen). Het geheel wordt tussen haakjes geplaatst, bij voorkeur aan het einde van de zin: Uit het i t s-onderzoek De leefsituatie van kinderen tot 12 jaar in Nederland komt naar voren dat het merendeel van de kinderen graag naar school gaat (Peeters en Woldringh 1993). Bij meedere bronnen, auteurs op alfabet ordenen. Scheid de bronnen met puntkomma: (Peters en Woldring 1993; Zijderveld 1998). Als de auteur in de lopende zin wordt genoemd, dan wordt het jaartal van de literatuurverwijzing tussen haakjes direct achter de auteursnaam geplaatst, eventueel met paginanummers: In zijn historisch-sociologische studie Zorg en de staat laat De Swaan (1989) zien welke voorgeschiedenis belangrijke hedendaagse collectieve arrangementen hebben. Als er naar specifieke pagina’s in een boek verwezen wordt, dan worden die pagina’s in de literatuurverwijzing geplaatst: In Nederland is een dergelijke scheiding nog niet aanwezig, alhoewel Musterd en Ostendorf (1991: 59-75) in de Randstad wel een vaag patroon herkennen. 6.2 Conventies literatuurlijst De huidige conventies van de scp-literatuurlijst zijn gebaseerd op een combinatie van: – scp-traditie – Taalwijzer voor de overheid van E. Tiggeler – a pa-regels (Publication Manual of the American Psychological Association) – en vooral: een combinatie van de wensen van scp-auteurs Als je redenen hebt om af te wijken van de conventies, geef dit dan expliciet door aan de uitgeverij. Zorg er wel voor dat je consequent afwijkt!

33

con v enties

Elke verwijzing begint op een nieuwe regel en wordt verkeerdom ingesprongen (de evt. tweede en volgende regels springen in). De opbouw van de literatuurverwijzing is als volgt. – Naam auteur: achternaam gevolgd door voornaam of voorletters, evt. tweede en volgende auteurs volgen met voornaam/-letters vóór de naam. Voorletters worden gevolgd door een punt, bij voornamen geen interpunctie. – Na de auteursnaam volgt een spatie en dan het jaartal tussen haakjes (geen interpunctie hiertussen). Na het afsluitende haakje volgt een punt. – Titel van het boek (cursief) of het artikel (niet cursief). Daarachter een punt. Exact overnemen wat er in de publicatie op de titelpagina staat. – In het geval van een boek volgt de plaats van uitgave, een dubbele punt en dan de uitgever, gevolgd door een punt. – In het geval van een artikel komt na de titel een punt. Vervolgens staat er ‘In’ gevolgd door een dubbele punt en de naam van het tijdschrift met daarachter een komma. Daarna volgen jaargang, nummer en paginanummers, met een komma tussen deze onderdelen. Jaargang wordt aangegeven met ‘jg.’ (met punt), nummer met ‘nr.’ (met punt) en pagina met ‘p.’ (met punt). Voorbeeld boek: Zijderveld, A. (1998). De culturele factor. Een cultuursociologische wegwijzer. Utrecht: Lemma.

Voorbeeld tijdschrift: Buijs, H.P.A.M en J.J. van Buschbach (2000). Gelijke monniken, verschillende kappen. In: Medisch Contact, jg. 55, nr. 40, p. 1395-1397.

Chronologie De volgorde in de literatuurlijst wordt in de eerste plaats bepaald door de alfabetische volgorde, daarna door het jaartal. Alfabetiseren – Op achternaam, zonder voorvoegsel: Groot, A. de – Bij verschillende titels van dezelfde auteur(s) met de oudste titel beginnen, dus eerst: Jansen, M. (2001) Jansen, M. (2004)

Bij meer dan één titel van een auteur – Eerst de titels van de auteur in zijn eentje (chronologisch). – Daaropvolgend de titels van de auteur met één andere auteur, in alfabetische volgorde (en als er meerdere titels van exact hetzelfde duo zijn, die chronologisch zetten). – Als laatste de titels van de auteur met meer dan een auteur (in de tekst naar verwezen als ‘et al.’ en in de lijst alle namen uitgeschreven), in chronologische volgorde (dus hier niet alfabetisch).

34

liter atuur

Voorbeeld: je hebt in je tekst verwezen naar Jansen (2005); Jansen en Olafson (2002); Jansen en Brinkhorst (2004); Jansen et al. (2001) en Jansen et al. (2003). In de literatuurlijst wordt dat: Jansen, M. (2005) Jansen, M. en S. Brinkhorst (2004) Jansen, M. en G. Olafson (2002) Jansen, M., S. Wordson, L. Leopold en R. Davidson (2001) Jansen, M., G. Olafson en T. DuPont (2003)

Eén auteur, hetzelfde jaar (de a’tjes en de b’tjes) Als je één auteur hebt met twee boeken uit hetzelfde jaar, dan nummer je de titels met a, b, c, etc. Nummer op basis van plaats in de lopende tekst. Bij het volgende voorbeeld wordt er dus in de lopende tekst eerst naar de Analyse Landelijke inventarisatie verwezen en later naar de Notitie ketenbenadering. In de literatuurlijst wordt dat: v ws (2001a). Analyse Landelijke inventarisatie Wachtlijstgegevens verpleging en verzorging 1 maart 2001. Den Haag: ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. v ws (2001b). Notitie ketenbenadering, sector V&V. Den Haag: ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Om onderzoeken met verschillende titels uit hetzelfde jaar te kunnen onderscheiden, wordt er vanaf de eerste titel alfabetisch een letter aan het jaartal toegevoegd: (cbs 1986a, 1986b, 1986c). Auteursnamen Neem de transcriptie van namen en titels over van het originele titelblad. Als daar bijvoorbeeld voornamen (i.p.v. initialen) staan, dan komen er ook voornamen in de literatuurlijst. Twee auteurs Indien er twee auteurs zijn, worden beiden opgenomen in zowel code als literatuurlijst achterin. Tussen beide namen het woord ‘en’ plaatsen zonder komma (dus geen ‘&’). Bij buitenlandse auteurs wordt eveneens het woord ‘en’ gebruikt (dus geen ‘and’, ‘et’, ‘y’). Bij de vermelding van de tweede (en volgende auteur) wordt niet begonnen met de achternaam maar gelijk met de voornaam of initialen. Voorbeeld: Degen, J.J.E.C. en R. Huijsman (1999). Schakelen in de keten tussen vraag en aanbod. Regionale indicatie-organen in de ouderenzorg. Maarssen: Elsevier/De Tijdstroom/s t ino.

Meer dan twee auteurs Als er meer dan twee auteurs zijn, wordt in de code in de lopende tekst ‘et al.’ achter de naam van de eerste auteur geplaatst. Let erop dat je misschien de jaartallen in de codes a’tjes en b’tjes moet geven, omdat de lezer nu moet zoeken in de literatuurlijst naar eerste auteur + onbekende anderen (deze onbekende anderen kunnen van elkaar ver35

liter atuur

schillen, maar daar heeft de lezer geen weet van). In de literatuurlijst worden vervolgens alle namen (met komma’s ertussen) vermeld, voor de laatste auteur komt het woord ‘en’. In de tekst staat bijvoorbeeld: Zijlstra et al. (1991) hebben onderzocht dat… In de literatuurlijst staat: Zijlstra, W.O., E.W. Wolffensperger en B.P. te Velde (1991). Registratie van verschuivingen in de zorg voor ouderen. Verslag van een registratie onderzoek in het kader van het Demonstratieproject Substitutie Ouderenzorg Zuid-Oost Groningen. Groningen: Styx Publications.

Geen auteurs, maar redacteurs Redacteurs worden op dezelfde plaats genoemd als auteurs, gevolgd door ‘red.’ tussen haakjes. Ook als het een buitenlandse titel betreft, gebruik je ‘red.’ (niet ‘ed.’). Voorbeeld: Broek, A. van den, en K. Breedveld (red.) (2004). Trends in Time. The use and organisation of time in the Netherlands. Den Haag: Sociaal en Cultureel Planbureau.

Instellingen/instanties (als auteur) Instellingen (als auteur en/of uitgever) worden vaak afgekort in de lopende tekst, denk aan ons eigen scp. Als de afkorting een auteur aangeeft, dan blijft de afkorting staan en wordt gevolgd door de uitgeschreven naam. Als de afgekorte instelling echter ook de uitgevende instantie is, dan kan het uitschrijven volstaan op de plek van de uitgever. Voorbeelden: s t ip, Stimuleringsprogramma Indicatiestellingsproject (2000). Periodieke inventarisatie indicatieorganen. De stand van zaken in mei 2000. Enschede: Bureau hh m. bio (1999). Modelprotocol geïntegreerde indicatiestelling voor het terrein van wonen, welzijn en zorg. Gouda: Breed Indicatie Overleg.

Titels Neem zorgvuldig de transcriptie van namen en titels van het origineel over. Namen van personen en instellingen worden in principe gespeld zoals ze in het betreffende boek op het titelblad vermeld staan. Neem beginkapitalen over als er onderscheid gemaakt wordt tussen onderkast en kapitalen in een titel. Als daar geen goed onderscheid wordt gemaakt, bijvoorbeeld omdat de titel volledig in hoofdletters staat, gebruik dan alleen een beginkapitaal aan het begin van de titel en laat de rest in onderkast. Tijdschriften of kranten kunnen een bijzonder geval vormen. Soms is de spelling van een tijdschrift of krant bekend (de Volkskrant) en soms niet. Gebruikelijk is om hoofdletters te gebruiken bij tijdschriften, zoals Mens & Maatschappij. De titels van boeken en tijdschriften worden gecursiveerd. Titels van artikelen niet. Buitenlandse titels Neem ook hier zorgvuldig de transcriptie van namen en titels van het origineel over, bijvoorbeeld bij Engelse titels het hoofdlettergebruik als de hoofdwoorden met een beginkapitaal genoemd worden en bij Duitse titels het gebruik van de umlaut. Voorbeelden: 36

liter atuur

Selle, P. en K. Strømsnes (2001). Membership and Democracy. In: P. Dekker en E.M. Uslner (red.), Social Capital and Participation in Everyday Life. Londen: Routledge. Bourdieu, P. (1983). Ökonomisches Kapital, kulturelles Kapital, soziales Kapital. In: R. Kreckel (red.), Soziale Ungleichheiten (Sonderband 2 van ‘Soziale Welt’, p. 190 e.v.). Göttingen: Otto Schwartz.

Hoofdstuk van een boek De titel van het hoofdstuk komt na de auteur, gevolgd door ‘In:’ waarna de titel van het boek volgt. Vergeet niet de paginanummers te noteren; het volstaat niet om tussen haakjes te zetten: hoofdstuk 2. De paginanummers komen tussen haakjes te staan direct na de boektitel. Voorbeeld: Kraan, K. en S. Dhondt (2001). Telewerk in de praktijk. Grenzen aan tijd en vrijheid? In: C. Hogenhuis, E. van der Panne en T. Hoekstra (red.), Een nieuwe economie, een bevrijde tijd (p. 87-101). Kampen: Kok.

Druk, editie of deel Als het van belang is voor de literatuurverwijzing om welke druk, editie of deel het gaat, dan graag dit vermelden na de titel tussen haakjes. Voorbeeld: Zijderveld, A. (1998). De culturele factor. Een cultuursociologische wegwijzer (tweede druk). Utrecht: Lemma.

In meer fundamentele en/of didactische publicaties is het van belang zowel de eerste druk als de gebruikte uitgave van een boek te vermelden. Het eerste plaatst het werk in de historische context, het tweede is nodig om naar pagina’s en dergelijke te kunnen verwijzen. Zet dan achter de titel bijvoorbeeld: (tweede druk) (eerste druk 1950). Jaar(gang) Bij boeken staat het jaar van uitgave tussen haakjes achter de auteursnaam/-namen. Bij een tijdschrift staat het jaartal tussen haakjes achter de auteursnaam en de jaargang na de titel van het tijdschrift met ‘jg.’ ervoor. Voorbeelden: Jansen, M. (2001). Een titel om te vergeten. Plaats: Uitgever. Jansen, M. (2001). Een artikel van enig belang. In: Tijdschrift, jg. 5, nr. 2, p. 2-10.

Reeks of serie De naam van de serie of reeks waar de titel in verschijnt, komt tussen haakjes aan het einde van de verwijzing. Voorbeeld: Woittiez, I., E. van Gameren en I. Ooms (2003). Modellering van de care-sectoren in het Ramingsmodel Zorg. Den Haag: Sociaal en Cultureel Planbureau (scp -werkdocument 89).

Nog niet verschenen titels Bij titels die nog niet verschenen of ongedateerd zijn, wordt dat gemeld tussen haakjes op de plek van het jaar van uitgave. Voorbeeld: Dam, N.J. en P. Bakker (nog te verschijnen). Achterstanden bij de regionale indicatieorganen. Enschede: Bureau hh m. 37

liter atuur

Artikelen Bij het verwijzen naar artikelen volgt na de auteur(s) het jaar van uitgave tussen haakjes en de naam van het artikel in romein (= niet cursief, niet vet). Hierna volgt ‘In:’ en de naam van het tijdschrift, gecursiveerd, jaargang, nummer en paginanummers. Voor het jaargang zet je ‘jg.’, voor het nummer of de editie zet je ‘nr.’ en voor de paginacijfers zet je ‘p.’ Voorbeelden: Buijs, H.P.A.M en J.J. van Buschbach (2000). Gelijke monniken, verschillende kappen. In: Medisch Contact, jg. 55, nr. 40, p. 1395-1397. Simonis, A. (1998). De economie mag de mens niet regeren. In: nrc Handelsblad, 24 juni 1998. Staatscourant (2003). Wijziging Uitvoeringsregels Wet arbeid vreemdeling bij het Delegatie- en uitvoeringsbesluit Wav. In: Staatscourant, nr. 104, 3 juni 2003.

Proefschriften/oraties/papers Specifieke informatie over de soort titel (proefschrift, oratie, paper) komt tussen haakjes direct achter de titel te staan. Bij papers vermelden bij welke conferentie of congres hij werd gepresenteerd. Voorbeelden: Jörg, F. (2003). Objectivity in individual needs assessment for access to long-term care (proefschrift). Utrecht: Universiteit Utrecht. Seippel, O. (2003). The deeper meaning of sport (paper gepresenteerd op de 8e esa-conferentie, 2 januari 2003). Helsinki: esa. Tweede Kamerstukken Bij het verwijzen naar t k-stuk kun je de volgende aanwijzingen gebruiken: – Tweede Kamer wordt altijd afgekort tot t k in de verwijzing in de lopende tekst en op de plaats van ‘auteur’ in de literatuurlijst. – Tussen haakjes komt het vergaderjaar. Er staan dus altijd twee jaren vermeld met een slash ertussen: 2000/2001. – De titel van de nota, het rapport, enzovoort staat cursief. De toelichting die volgt staat niet cursief. – Eerst komt de toelichting van het stuk (bv. brief van …, gevolgd door een datum). – Vervolgens de tekst: Tweede Kamer, vergaderjaar X/X, het nummer. Voorbeeld: t k (2000/2001). Standpunt ‘Modernisering van de awbz en vereenvoudiging pgb’. Brief aan ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 17 juli 2001. Tweede Kamer, vergaderjaar 2000/2001, 26631, nr. 13.

Internetverwijzingen Artikelen, en soms hele rapporten, zijn vaak beschikbaar op internet. Als je daarnaar wilt verwijzen dan is het noodzakelijk om bij te houden wanneer je de website of het document hebt bekeken. Er is geen garantie dat ze er volgende week, laat staan volgend jaar, nog staan, en zeker niet ongewijzigd. Er zijn drie omstandigheden waarbij je een website noemt in de literatuurlijst: – Het artikel of rapport heb je alleen op internet geraadpleegd. – Je hebt bij het schrijven van het rapport verscheidene websites geraadpleegd, die als website (en niet als artikel of rapport) in de literatuurlijst opgenomen dienen te worden. 38

liter atuur

– Het artikel of rapport heb je in uitgegeven vorm geraadpleegd, maar er is ook een website bekend waar hetzelfde artikel/rapport te raadplegen is (je geeft de lezer dan extra informatie). Publicatie op internet Verwijzingen naar publicaties op internet zijn vergelijkbaar met verwijzingen naar gewone artikelen. Auteur wordt gevolgd door jaartal tussen haakjes (als niet bekend is in welk jaar het artikel op de website is gepubliceerd, dan het jaartal van raadpleging achter de auteursnaam plaatsen). Dan volgt de titel, overeenkomstig een tijdschriftartikel, gevolgd door de datum (of alleen maand en jaartal) van raadpleging en het internetadres. Voorbeelden: Nielsen, J. (1999). Concise and scannable. Writing for the web. Geraadpleegd 10 december 1999 via www.useit. com/writing.html. Pitkow, J. en C. Kehoe (1999). Georgia Institute of Technology Graphic, Visualization & Usability Center’s 3rd www User Survey. Geraadpleegd januari 2000 via [email protected].

DOI Een digital object identifier (of kortweg DOI) is een uniek blijvend identificatiemiddel (permalink) voor een bestand op het world wide web. Zelfs als het internetadres verandert, zal het bestand teruggevonden kunnen worden dankzij een systeem waar dit nummer centraal in een database opgeslagen wordt, en waarbij de gebruiker doorverwezen wordt naar de huidige locatie van het bestand. Als van de gebruikte publicatie een doi bekend is, vermeld deze dan. Vermelden van datum van raadplegen is niet noodzakelijk. EC (2010). Strategy for equality between women and men, 2010-2015. Luxembourg: Publications Office of the European Union. Geraadpleegd op 25 september 2015 (dx.doi.org/10.2767/71254).

Lijst van websites Als je een aantal websites hebt geraadpleegd voor het rapport, maak je een alfabetische lijst van deze websites (het liefst in hun meest ‘kale’ vorm: liever www.scp.nl dan www. scp.nl/publicaties/etc.). Zet deze lijst onderaan de literatuurlijst met het kopje Geraadpleegde websites erboven. Van verschillende literatuurlijsten één lijst maken Een eindredacteur is verantwoordelijk voor het samenvoegen van de afzonderlijke literatuurlijsten van hoofdstukken tot één literatuurlijst. Let op het toevoegen van a, b, c, etc. (ook in de lopende tekst). Word geeft de mogelijkheid om automatisch te alfabetiseren. Ga in je document naar het menu Start > Alinea > Sorteren. Er verschijnt een pop-up venster die vraagt hoe je wilt sorteren. Kies voor sorteren op ‘Alinea’s’, voor het type ‘Tekst’ en voor ‘Oplopend’. Als je de kop ‘Literatuur’ bovenaan je document hebt staan, dan kies je onderaan het popup venster bij Eerste rij voor ‘Niet sorteren’ (dan neemt hij de eerste regel, waar de kop staat, niet mee). Het “probleem van de a’tjes, b’tjes en c’tjes” is dan nog niet opgelost, maar je bent wel een end op weg geholpen. 39

liter atuur

7 Tabellen en figuren Tabel of figuur? Bedenk of een figuur niet dezelfde gegevens op een meer inzichtelijke manier weergeeft dan een tabel. De tabel kan altijd nog op de internetsite worden opgenomen in een bijlage. Zeker bij de weergave van trends of grote lijnen kan een figuur meer inzichtelijk maken dan een tabel. Mocht je ervoor kiezen om van een tabel een figuur te maken, dan hoef je dat niet zelf te doen. Je mag ook een tabel inleveren met de vermelding dat je daar een figuur van wilt laten maken. Dan overleg je met de uitgeverij wat voor een figuur je wilt, welke data eruit moet springen, welke niet, enzovoort. Verwijzing naar een tabel of figuur Bespreek een tabel of figuur in de tekst. In die bespreking mag nooit verwezen worden naar ‘de hieronderstaande tabel’ of iets dergelijks. Verwijs altijd naar het nummer. In de definitieve opmaak kan de tabel namelijk best op de volgende of vorige pagina terechtkomen. Tabellen moeten ook onafhankelijk van de bijbehorende toelichtende tekst te begrijpen zijn. 7.1 Tabellen Probeer niet te veel informatie in één tabel te stoppen om bijvoorbeeld ‘compleet’ te zijn in de aangeleverde gegevens. Mocht dit toch noodzakelijk zijn, plaats dan de tabel in een bijlage (op internet) en maak een afgeleide, kleine, tabel in het rapport waarin alleen de relevante gegevens staan. Een andere optie is het splitsen van een tabel in twee of meer aparte tabellen. Macro voor tabellen Om een tabel in Word aan te maken hoeft een auteur nauwelijks iets te doen aan vormgeving. Wij hebben geprobeerd om 98% van de scp-tabellen onder de afspraken te laten vallen. Denk dus niet te snel dat jouw tabel een uitzondering is. De macro geeft een vaste breedte voor een tabel: 12,5 cm. Het productieproces is op deze macro afgestemd! Je kunt een tabel dus wel handmatig breder maken, maar wees erop voorbereid dat er bij het opmaken problemen kunnen ontstaan. Voeg zelf geen extra verticale of horizontale lijnen toe. Gebruik in Word altijd de macro voor scp-tabellen: Menu SCP > (icoon) Tabel > Voeg in. Je krijgt een blauwdruk van je tabel. Er wordt dan gevraagd om de volgende gegevens. – Aantal rijen: dit is het aantal celrijen. Standaard wordt één koprij toegevoegd. – Aantal kolommen: dit aantal is inclusief de eerste (tekst)kolom of linkerkolom. Houd er rekening mee dat hoe meer kolommen je aangeeft, hoe smaller de kolommen worden, omdat de macro met een vaste tabelbreedte werkt! – Bijschriften toevoegen: vink zowel de optie 'Titel' als 'Bron' aan. 40

liter atuur

Instellingen van tabellen Je hoeft niet te letten op de instellingen van je tabel als je de scp-macro gebruikt. Als je een tabel hebt gemaakt zonder de macro, kan je hem converteren m.b.v. de scp-macro. Selecteer de tabel en ga naar: Menu S.C.P. > (icoon) Tabel > Maak op. De instellingen van een scp-tabel in Word zijn: – tekst in de eerste kolom moet links worden uitgelijnd; – tekst in de overige kolommen moet rechts worden uitgelijnd als het cijfers zijn en links als het tekst betreft; – als er meer dan één kopregel is (niet de titelregel), dan is de tekst in de bovenste kopregel gecentreerd (hoofdkopje is dus gecentreerd boven subkopjes); – gebruik geen lijnen in de tabel, behalve onder de kopregel en boven de bron. – zet alles in kleine letters. – gebruik geen spaties in een tabel om uit te lijnen maar gebruik het menu Start > Alinea > Inspringen links of de schuifregelaars voor inspringen in de lineaal. – gebruik geen dubbele punt. Nummering van tabellen en figuren De nummering van tabellen en figuren gebeurt per hoofdstuk. Dus de tabellen of figuren van bijvoorbeeld hoofdstuk 3 worden achtereenvolgens Tabel 3.1, Tabel 3.2, Tabel 3.3, enzovoort genummerd. Tabellen en figuren in de samenvatting krijgen de nummering S.1, S.2, enzovoort. Tabellen of figuren in een bijlage worden genummerd per bijlage. Voorbeelden: In Bijlage C worden tabellen/figuren achtereenvolgens C.1, C.2 genummerd. In Bijlage B3 (bijlage bij hoofdstuk 3) worden tabellen/figuren achtereenvolgens B3.1, B3.2, B3.3 genummerd. Tabelkop De titel van een tabel moet de volledige inhoud dekken. Wij gebruiken in principe geen labels bij de assen, dus in de tabelkop moet de omschrijving van de assen staan. Voeg altijd een jaartal toe na de titel, maar nooit meerdere jaren (zoals 1985, 1995, 2004 en 2012) het wordt in dat geval 1985-2012. Plaatsaanduidingen als ‘in uren’, ‘in procenten’, ‘in aantallen’, enzovoort, moeten altijd worden toegevoegd en zo veel mogelijk tussen haakjes achteraan in de titel (voluit geschreven). Voorbeeld uit Mantelzorg: Tabel 4.21 Behoefte aan informatie, advies en emotionele steun bij mantelzorgers, eerste helft van 2002 (n = 310; in procenten)

In de koptitels werden soms verschillende leeftijdsgroepen aangegeven. Dit kunnen we omzeilen door ‘naar leeftijdsgroep’ te vermelden. Hoofdlettergebruik in tabellen Alle tekst in de tabellen wordt onderkast getypt (in kleine letters). Mocht Word automatisch beginkapitalen aanmaken, dan kun je twee dingen doen: 41

liter atuur

1. Naderhand de tabel of kolom selecteren en alles met een druk op de knop in kleine letters zetten. Tabel of kolom selecteren, vervolgens ga je naar Menu Start > Lettertype > (icoon) Hoofdlettergebruik > kleine letters. 2. Zorgen dat Word niet langer automatisch beginkapitalen aanmaakt. Ga naar Menu Bestand > Opties > Auto correctie opties... > zet het vinkje uit bij Zinnen met hoofdletter beginnen. Het woord ‘Tabel’, de tabelkop zelf, de noten en het woord ‘Bron’ hebben wel een beginkapitaal. (Aardrijkskundige) namen, afkortingen in kapitalen (bv. aow), en complete zinnen zijn ook uitzonderingen. Afkortingen in tabellen Verklaar afkortingen die in de tabel staan in de noten onder de tabel, tenzij de afkorting al eerder in de tekst is gebruikt. Als je woorden gedeeltelijk afkort om ruimte te winnen, bijvoorbeeld in kolomkoppen (‘tot.’ in plaats van ‘totaal’), zorg er dan voor dat de betekenis ondubbelzinnig is. Mocht je twijfelen, dan het woord niet afkorten. Bij lange kolomkoppen kun je een gedeelte van de kolomkop in een noot zetten en ernaar verwijzen in de kolomkop. In tabellen mogen wel paragraaftekens staan. Cijfers, getallen en de N/n in tabellen Een gedetailleerde beschrijving van de conventies rondom getallen en cijfers vind je onder ‘Conventies: Getallen’ (p. 26). Een bijzonder geval zijn de ‘N’ en de ‘n’. Als in een tabel de ‘n’ voorkomt, wordt deze (met de daarachter volgende getallen) tussen haakjes geplaatst. Als de ‘N’ voorkomt, worden er geen haakjes gebruikt. N het aantal eenheden in de populatie (populatieomvang); (n) het aantal eenheden in de gehele steekproef (steekproefomvang). De p-waarden worden met een komma geschreven, dus bijvoorbeeld: p < 0,01. Betekenis van tekens in tabellen . gegevens ontbreken * voorlopig cijfer x geheim – nihil (geen afbreekstreepje gebruiken!) 0 (0,0) het getal is kleiner dan de helft van de gekozen eenheid blanco een cijfer kan op logische gronden niet voorkomen Licht de bovenstaande tekens toe onder je tabel, als je ze gebruikt.) Gebruik geen % tekens achter cijfers in de cellen, maar zet deze in de kopregel. Maak gebruik van de volgende tekens bij het vermelden van leeftijden. Dus niet 85-plus maar ≥ 85 jaar. < minder dan, kleiner dan > meer dan, groter dan ≤ minder dan, kleiner dan of gelijk aan ≥ meer dan, groter dan of gelijk aan 42

ta bellen en figuren

n.s. 1993-1994 1993/1994 1993/’94

niet significant 1993 tot en met 1994 het gemiddelde over de jaren 1993 en 1994 oogstjaar, boekjaar, schooljaar, enzovoort, beginnend in 1993 en eindigend in 1994

Om een aantal cijfers van extra informatie te voorzien, bijvoorbeeld p-waarden, gebruik je één of meer sterretjes/asterisken (*) achter het cijfer en licht ook die toe onder de tabel. Tabs in tabellen (geen spaties) Gebruik nooit spaties of een lege cel in een tabel om in te springen, maar altijd tabs . Als de (automatische) tab teveel inspringt, moet je de tabinstelling aanpassen. Selecteer de cel of de kolom waarin je de tab wil aanpassen. Er zijn vervolgens twee manieren om een tab te plaatsen: 1. Klik in de liniaal en schuif de ontstane tab naar de juiste positie. 2. Open Menu Star > Alinea > Tabs > vul een tabpositie in (bv. 0,2 cm). Noten in tabellen Gebruik altijd een superscript a, b, c, d voor tabelnoten binnen de tabel en onderkast a, b, c, d (geen superscript) in de legenda onder de tabel. Plaats onder de tabel na de nootletter (a, b, c, d) een tab. Begin de noottekst met een beginkapitaal en eindig met een punt. Gebruik geen * (asterisk) als verwijzingsnoot. Dit kan namelijk verwarring veroorzaken, omdat het * (asterisk) in de verklaring van tekens de betekenis ‘voorlopig cijfer’ heeft. Ook worden asterisken gebruikt om verschillende p-waarden aan te geven (bv. *** betekent: p < 0,01). Vaak zijn tabellen variaties op een thema, waardoor soms de tabelnoten vrijwel gelijk zijn. Het is echter absoluut uit den boze om voor de inhoud van de noten te verwijzen naar een vorige tabel. Ook als de noten volkomen gelijk zijn, dienen zij bij elke tabel opnieuw gegeven te worden. Dit om de lezer heen en weer bladeren te besparen. De auteur is natuurlijk vrij om (als de noten echt volkomen gelijk zijn) de tekst van de noten te kopiëren. Bronvermeldingen en databestanden in tabellen/figuren Er staat altijd een bronvermelding onder een tabel of figuur. Schrijf ‘Bron’, nooit ‘Bronnen’ (ook al zijn het er meer dan één). De bronvermelding komt onder de tabel/figuur, na de (eventuele) noten/legenda en een witregel. Achter de bronvermelding staat geen punt. Als een bron een literatuurverwijzing is, wordt deze net zo aangegeven als in de tekst. Bestaat de bron uit een extern verkregen databestand, dan wordt de leverancier van het externe bestand genoemd, met daarachter tussen haakjes de (ver)korte bestandsnaam en het jaartal zonder eeuwaanduiding.

43

ta bellen en figuren

Als de gegevens in opdracht van het scp zijn verzameld, geldt het scp als leverancier/ eigenaar, maar pas op: als het cbs heeft meegewerkt moet ook het cbs genoemd worden! Voorbeelden: Bron: scp (avo’03); scp/cbs (avo’07) Bij twee dezelfde onderzoeken maar uit een verschillend jaar het woordje ‘en’ gebruiken en bij drie of meer een komma ertussen gebruiken. SCP (CV’85 en ’95) SCP (CV’75, ’85, ’95) Soms zijn er uitzonderingen op deze regel, zoals de Eurobarometers, waarbij in plaats van het jaartal het nummer staat: Voorbeeld ec (eb 74.4) Bij de in miss opgenomen onderzoeken/bestanden staat de gewenste vorm voor de Bronvermelding. Zie de lijst op intranet. Als de gegevens ingrijpend zijn bewerkt om de resultaten te verkrijgen, wordt de bronvermelding aangevuld met ‘scp-bewerking’. Als er meer onderzoeken zijn, worden ze gescheiden door een pun t kom m a . Voorbeeld: Eurostat (echp’08) scp-bewerking; cbs (ebb’91 en ’94) scp-bewerking Ook als de auteur zelf de tabel of de data voor het figuur heeft opgesteld, komt er een bronverwijzing: (Bron: scp) 7.2 Figuren De opmaak van de figuren volgt een ander traject dan de rest van het manuscript. Figuren moeten daarom apart van het manuscript worden aangeleverd, en dat mag ook eerder dan de tekst zelf. De figuren worden opgemaakt volgens de richtlijnen van de rijkshuisstijl. Je kunt in elk programma dat het scp ondersteunt je figuren aanleveren. In de praktijk leveren de meeste auteurs figuren aan in Excel, maar als je in andere statistische analyseprogramma’s werkt, kan daar vaak ook een figuur uit worden gegenereerd. Mocht je moeten kiezen tussen verschillende formats en niet weten welke je moet kiezen, overleg dan met de uitgeverij. Zij hebben ervaring met de verschillende formats en kunnen overleggen met de figurenopmaker. Hij heeft opgegeven wat niet kan, namelijk formats die verder niet bewerkbaar zijn zoals bitmaps (*.bmp; *.pict; *.tif). Aanlevering van figuren Bij het aanleveren van figuren zijn er een aantal zaken waarop je moet letten. – Welke vorm is de juiste voor het figuur (taart, staaf, anderszins)? – Horen verschillende figuren bij elkaar; moeten die op een pagina samen? Als twee figuren per se op één pagina moeten komen, geef dat dan aan.

44

ta bellen en figuren

– Als je een specifieke boodschap hebt met het gebruik van symbolen als ­v ierkantjes of driehoekjes en je wilt dat die terugkomen in de opmaak, geef dit dan duidelijk aan. – Zitten er afwijkende figuren tussen (iets anders dan een ‘doorsnee’ lijngrafiek, taart, staafdiagram of eenvoudig schema)? Overleg met de uitgeverij wat je wensen zijn. – Zitten de data inbegrepen in het bestand dat je aanlevert? – Zitten de figuren in aparte bestanden of in het geval van Excelsheets in aparte tabbladen? – Staan de juiste koppen en bronnen in de Wordtekst? (Niet in de figuurbestanden!) De koppen en bronnen worden in Word geredigeerd door de redacteur. De figurenopmaker zal geen kop en bron toevoegen. Dat gebeurt pas bij het samenkomen van tekst en figuren in de eerste opmaakproef. – Is het akkoord als de figurenopmaker de volgorde in de legenda visueel bepaalt? Dat is de uitgangssituatie. Als je het anders wilt, moet je het van te voren aangeven. – Neem voor de zekerheid altijd de figuren even door met de uitgeverij als je ze aanlevert. Het kan zijn dat jij of de uitgeverij nog op onduidelijkheden stuiten en het is beter om dat voor het opmaken van de figuren te constateren. Het scheelt tijd en geld in de correctiefase. Aanlevering in Excel Niet meer data in het tabblad plaatsen dan voor de figuur noodzakelijk is. Laat geen formules in de data bij de grafiek staan. Mocht dit onvermijdelijk zijn, selecteer dan de betreffende formule(s) en kopieer deze. Vervolgens plak je ze als ‘waarden’ in de tekst met ‘plakken speciaal’. Per tabblad niet meer dan de gegevens van één figuur. Geef het tabblad en het document als naam het nummer van de grafiek. Zorg dat dit exact overeenkomt met de figuurtitel en bron in de tekst. Figuurkoppen en -bronvermeldingen op het tabblad zullen niet als definitief worden beschouwd, worden ook niet overgenomen door de figurenopmaker en kunnen dus net zo goed weggelaten worden. Assen Denk goed na over de x- en y-as. Wat wil je precies vertellen? Komt jouw boodschap bij een as in procenten duidelijker over als je 0-100 neemt of 30-80? Als je geen cijfers maar tekst langs de as hebt staan, maak dan de tekstlabels niet te lang. Denk er ook aan dat je een figuur kunt kantelen. Als de x-as lange tekstlabels heeft, is het te overwegen om de figuur te kantelen zodat de lange tekstlabels horizontaal op de y-as komen te staan. En als je erg veel jaartallen langs de x-as hebt staan, is het te overwegen om alleen elke vijf jaar een jaartal te noemen en voor de rest van de jaren een grit aan te laten maken, zodat wel duidelijk is dat in de tussenliggende jaren ook metingen zijn verricht. Alle informatie over de as moet opgenomen worden in de kop, en komt niet langs de as te staan. Onze uitgangssituatie is dat er geen beschrijvingen naast/boven/onder de as staan.

45

ta bellen en figuren

Grootte van een figuur Stop niet te veel informatie in een figuur. Een lijngrafiek met zeven lijnen wordt er niet duidelijker op, net als een figuur met tien staven in zes kleurschakeringen. Ga er vanuit dat als de publicatie zwart-wit is er een beperkt aantal schakeringen mogelijk zijn. Voorbeeld van veel informatie in een figuur:

Kop van figuren Zie ‘Tabelkop’ (p. 41). Hoofdlettergebruik in figuren Zie ‘Hoofdlettergebruik in tabellen’ (p. 41). Legenda van figuren Zorg dat de legenda helder is en dat het figuur op zichzelf te lezen is. Dus liever geen afkortingen in de legenda gebruiken, ook al gebruik je de afkortingen wel in de tekst. Bedenk dat opgemaakte figuren regelmatig een eigen leven gaan leiden, bijvoorbeeld in Powerpointpresentaties. Als je waarde hecht aan de volgorde die je aangeeft in de legenda, geef dat dan door bij de aanlevering van je figuren. De uitgangssituatie voor de figurenopmaker is een visuele legenda. Bij een lijngrafiek bijvoorbeeld, zal het bovenste lijntje ook het hoogst in de legenda staan. Als er niets gezegd wordt door een auteur, beslist de figurenopmaker op basis van vormgeving, niet inhoud. Noten van figuren Zorg dat de noten correct in de Wordtekst staan (niet in de figuurbestanden). Zie verder onder ‘Noten in tabellen’ (p. 43). 46

ta bellen en figuren

Productieproces van figuren De figuren worden naar de figurenopmaker gestuurd; de tekst wordt naar een externe redacteur gestuurd. Deze twee trajecten lopen dus parallel. De koppen en bronnen worden geredigeerd door de redacteur; de grafiek wordt separaat opgemaakt. Daarom staan er geen koppen en bronnen in de opgemaakte figuren. Pas nadat de figuren in de opgemaakte tekst zijn geplaatst, worden die verenigd met de koppen en bronnen. De opmaker stuurt de figuren in een pdf bestand terug voor controle. Nadat de eventuele wijzigingen en correcties zijn doorgevoerd, gaan de definitieve figuren met de definitieve teksten, die inmiddels zijn geredigeerd en gecorrigeerd, naar de opmaak. De laatste check op de figuren kun je uitvoeren als de complete eerste opmaak terugkomt van het dtp-bureau. Na voltooiiing van de productie zijn alle figuren ook beschikbaar in jpg-formaat, om later te kunnen worden gebruikt in een PowerPoint-presentatie. 7.3 Formules Het maken van formules is een apart geval. Sommige formules moeten extern worden opgemaakt, andere kunnen gewoon in Word worden gemaakt met behulp van de symbolen (Menu Invoegen > Symbool). Belangrijk is dat in de tekst duidelijk staat waar de formule moet komen. In principe verandert de uitgeverij niets aan door auteurs gemaakte formules. Het is voor de opmaker en de redacteur vaak moeilijk om formules te controleren. Controleer daarom zelf zorgvuldig in de uiteindelijk opgemaakte proef of de formules nog steeds correct zijn. Gebruik in formules geen cursief, vet of onderstreping.

47

ta bellen en figuren

8 Aanwijzingen voor het redigeren • Breng alleen inhoudelijke wijzigingen aan omdat iets onduidelijk, onbegrijpelijk of omslachtig is, of wanneer er te veel herhaling optreedt. Breng geen wijzigingen in de tekst aan uit stilistische overwegingen. • Er is een verschil tussen: – correctie: de redacteur corrigeert spelling, grammatica en interpunctie; – lichte redactie: de redacteur gaat een stap verder door te corrigeren en zich daarnaast op zinsniveau te richten op een heldere en actieve formulering; – zware redactie: de redacteur gaat nog een stap verder en verbetert ook de tekststructuur. Is de kernboodschap helder en de verhaallijn logisch? Overleg met de uitgeverij wat gewenst is. Dat kan per publicatie verschillen. • Wanneer je inhoudelijke wijzigingen in de tekst aanbrengt, altijd een opmerking plaatsen waarin je uitlegt waarom je dat doet. De tekst gaat terug naar de auteur die de wijzigingen wel of niet accepteert en vervolgens voert de bureauredacteur dit door. Je hebt dus maar één keer de kans om de correcties en opmerkingen te plaatsen en uit te leggen. • Maak een lijst van veel voorkomende fouten voor de auteur. Deze wordt aan de auteur gegeven zodat ze een volgende keer kunnen worden vermeden.

48

ta bellen en figuren

9 Andere zaken rondom rapporten 9.1 Reprorechten Organisaties die delen uit uitgaven van het scp overnemen, bijvoorbeeld onderwijs­ instellingen, congressen of uitgeverijen, moeten daarvoor een vergoeding betalen. Alleen bij thuisgebruik is immers één print van een gedownload bestand toegestaan. Voor het overgrote deel (onderwijsreaders) worden de rechten voor het reproduceren van scp-teksten geïnd door de Stichting Pro in Hoofddorp. Jaarlijks ontvangt het scp een overzicht van gereproduceerde tekst en een afrekening. Ook de reproductie van zogenoemde ‘niet-korte gedeelten’ wordt automatisch door deze inner afgehandeld. Normaal gesproken moet de onderwijsinstelling voor het overnemen van langere stukken expliciet toestemming verlenen, maar in ons geval is de Stichting Pro gemachtigd ook dan direct te innen. Mochten onderwijsinstellingen vragen hebben over het kopiëren van teksten en de vergoeding daarvoor dan kunnen zij eenvoudig verwezen worden naar Stichting Pro, Postbus 3060, 2130 k b Hoofddorp, 023 799 78 09, www.stichting-pro.nl. Voor commercieel gebruik van scp-teksten gelden andere tarieven en worden de gebruikers gefactureerd door het scp. Bij overname van minder dan 25 pagina’s geldt het tarief van 7 eurocent per overgenomen pagina maal de oplage. Bij overname van 25 of meer pagina’s is het tarief 12 eurocent per overgenomen pagina maal de oplage. Er bestaat ook een Stichting Reprorecht (op hetzelfde adres als de voorgaande stichting). Deze int jaarlijks de automatische aanslag voor het kopiëren van onderwijs-, overheidsen overige instellingen. Over 2002 werd via deze collectieve heffing bijna acht ton euro geïnd voor het kopiëren van korte gedeelten uit wetenschappelijke boeken. Op basis van onze omzet ontvangt ook het scp uit deze bron een bescheiden vergoeding. 9.2 Auteursrechten Het komt nog al eens voor dat scp-auteurs elders publiceren. Dit wordt door het scp aangemoedigd en sommige externe uitgaven worden door het scp heruitgegeven (Het nieuwe consumeren; Tijdverschijnselen. Impressies van de vrije tijd; Individualisering & sociale integratie en Zwevende gelovigen). Als een scp-medewerker tekst levert aan een externe uitgever en het werk is gebaseerd op scp-gegevens dan ligt het auteursrecht bij het scp en niet bij de individuele auteur. In dat geval moet de scp-directie het auteurscontract ondertekenen. In alle andere gevallen ligt het auteursrecht bij de auteur zelf. 9.3 Artikelen schrijven op basis van een rapport Een samenvatting van een rapport is nog geen artikel. Denk na: welke doelgroep je wilt bereiken? 1. Een tijdschrift voor het praktijkveld 2. Een academisch tijdschrift 49

ta bellen en figuren

Het publiek van 1 zal niet alleen geïnteresseerd zijn in de cijfers maar ook hoe mensen in het veld (hulpverleners, docenten, beleidsmakers) de cijfers kunnen gebruiken. Laat bijvoorbeeld enkele toepassingen zien. Het publiek van 2 vindt onze rapporten vaak theorieloos en beschrijvend. Denk na welke theorieën iets zeggen over je onderwerp. Idealiter vind je twee theorieën met tegen­ gestelde uitspraken en geven jouw cijfers een theorie gelijk en de ander ongelijk (meestal ligt het genuanceerder, al is dat weer stof voor discussie , later in het artikel). Open je artikel met de belangrijkste standpunten ten aanzien van het onderwerp en onderbouw deze met literatuurverwijzingen. Zowel voor 1 als voor 2 geldt, maak een gedegen analyse van de bestaande literatuur (wetenschappelijke artikelen, beleids­ documenten) en verwijs daarnaar. Voorkom dat je iets belangrijks mist. Geef de lezer aan waar jouw onderzoek te plaatsen is en welke bijdrage je gaat leveren aan de discussie. Wijd niet uit, maar focus op een prikkelende vraagstelling en sluit daarme de de inleiding af. Het middendeel van je artikel met de methode (uitgebreid voor 2, beknopt voor 1) en resultaten kan overgenomen worden uit je rapport. Kom in de discussie terug op wat je in de inleiding aangekaart hebt. Zet kanttekeningen bij je onderzoeksresultaten en besluit met een heldere conclusie. Is dit klaar, schrijf dan het abstract (academisch tijdschrift) of een ‘teaser’ (praktijktijdschrift) en bedenk dat 90% van de lezers alleen dit leest. 9.4 Kosten publicatie Bij het opstellen van een contract met een financierder van een opdracht, wordt vaak gevraagd naar de kosten van een publicatie aan het einde van het onderzoek. Deze kosten kunnen dan meegenomen worden in de contractonderhandeling. Om een indicatie van de kosten te krijgen, is een rekenmodule door de uitgeverij gemaakt. Deze is te vinden op intranet > Diensten > Uitgeverij > Publicatiekosten en externe logo's. Klik in de linkerkolom op Uitgeverij en vervolgens op Staffelprijs­berekening oplage. Je krijgt dan een Excelsheet waarin je het een en ander moet invullen om tot een prijs te komen. 9.5 Publiciteit rondom publicaties Publicaties van het scp leveren doorgaans de nodige publiciteit op. Het scp loopt daarop vooruit door het plaatsen van aankondigingen op de website en het vooraf onder embargo verzenden van publicaties en persberichten. Voor een goede gang van zaken is een even goede voorbereiding noodzakelijk. Hieronder een aantal zaken voor scp-mede­ werkers die de aandacht verdienen. Persberichten Veel publicaties gaan gepaard met een persbericht. Of een publicatie een persbericht krijgt, hangt vooral af van de vraag of de media belangstelling zullen hebben. In het stafoverleg wordt vastgesteld of een publicatie een persbericht krijgt of niet.

50

ta bellen en figuren

Opzet persbericht Een scp-persbericht is bij voorkeur niet langer dan twee A4 en bestaat uit een kop, enkele bullets, een algemene inleiding, enkele paragrafen en bibliografische gegevens. Voorbeelden van persberichten zijn te vinden op de scp-website, bij vrijwel elke publicatie. De tekst is feitelijk: cijfers over ontwikkelingen, specifieke groepen, e.d.; geen beschouwingen of politieke oordelen. Maak eerst de 4 à 5 paragrafen over enkele belangrijke thema’s uit het rapport en voorzie deze van een inhoudelijk kopje. Maak vervolgens de (5) bullets op basis van de paragrafen. Verzin een voorlopige koptekst voor het gehele persbericht. Opstellen en vaststellen persbericht Het concept-persbericht wordt opgesteld door de (hoofd) auteur. Dit concept gaat pas naar de medewerker voorlichting als de onderzoeksgroep en alle auteurs ­overeenstemming hebben bereikt over de tekst. Bij samenwerking met andere onderzoeksinstellingen geldt hetzelfde principe: het concept gaat pas naar de medewerker voorlichting als alle betrokken onderzoekers het onderling eens zijn over de concept-tekst. Vervolgens gaat het concept voor commentaar naar de directeur. Vaak overleggen directeur en (hoofd)auteur gezamenlijk over de definitieve tekst. Terugrekenend komt het erop neer dat met één week vóórinzage voor bewindslieden, tenminste één week voor overleg/commentaar directeur en voorlichter en één week voor overleg met co-auteurs, de hoofdauteur tenminste drie weken vóór de verschijningsdatum een eerste concept gereed moet hebben, oftewel vier weken tevoren aan een dergelijk concept moet ­beginnen. Bij samenwerking met andere instanties – en aldaar de onderzoekers, beleidsafdelingen, voorlichters en directies – dienen daar tenminste twee weken extra voorbereidingstijd aan toegevoegd te worden. Presentaties In het stafoverleg wordt vastgesteld of er iets extra’s wordt georganiseerd rondom het verschijnen van een publicatie. Dat kan een aanbieding zijn aan een (bewinds)persoon, een (pers) conferentie of een studiemiddag. Aanbiedingen en embargo’s Over het algemeen verdient het de voorkeur om deze activiteiten niet te strikt te verbinden aan het moment van verschijnen. Een aanbieding met toelichting kan ook enkele dagen later en een studiemiddag kan ook enkele weken nadien georganiseerd worden. Organisatie van deze activiteiten op de dag – en het uur – van verschijnen levert vaak nauwelijks tot geen extra nieuwswaarde op, terwijl het wel allerlei problemen kan opleveren. Zo wordt de publicatie pas vrijgegeven op het moment van aanbieden, waardoor de media géén voorinzage hebben en zich dus niet goed kunnen voorbereiden. Hen tóch voorinzage geven, brengt het risico van embargoschendingen met zich, terwijl deze media dan vaak niet komen opdagen bij de aanbieding. Dat laatste geeft dan weer problemen met voorlichters en woordvoerders van de betrokken bewindspersoon, omdat er 51

a a n w ijzingen vo or he t redigeren

dan geen media-aandacht is voor het statement van de bewindspersoon. Bovendien zijn de auteurs van het rapport vaak moeilijk bereikbaar voor media die niet bij de aanbieding of op de conferentie aanwezig zijn. Opzet informele aanbieding Het verdient dus de voorkeur om een informele aanbieding te organiseren, waarbij – los van het moment van verschijnen – de auteurs bij een departement langsgaan en met bewindspersonen en beleidsmensen (vaak de opdrachtgevers) een informele discussie voeren over de resultaten van het onderzoek en de mogelijke implicaties voor het beleid. Bij een dergelijke bijeenkomst is er in principe meer ruimte voor toelichting en het uitwisselen van gedachten dan bij een formele aanbieding. Het informele karakter wordt versterkt doorbij deze bijeenkomsten geen pers uit te nodigen. Opzet formele aanbieding Vindt er toch een formele aanbieding plaats – bijvoorbeeld omdat het opdrachtgevende departement dit graag wil – dan gebeurt dit vaak op het ministerie zelf of bijvoorbeeld in Nieuwspoort. Het moment van verschijnen is dan geheel afhankelijk van de agenda van de bewindspersoon. Formeel is het rapport pas beschikbaar vanaf het moment van overhandiging aan de bewindspersoon. De opzet is doorgaans de volgende: 5 minuten welkom door scp-directeur; 10 minuten presentatie door auteur; overhandiging rapport door (meestal) auteur aan bewindspersoon; 10 minuten reactie van bewindspersoon. Daarna is er gelegenheid voor de pers (voorzover aanwezig) om vragen te stellen. Die vragen gaan dan meestal naar de bewindspersoon en niet naar de scp-onderzoekers. Aangezien bewindspersonen een drukke agenda hebben, is er weinig mogelijkheid voor contact tussen scp-directie/ auteurs en de bewindspersoon, omdat deze meestal snel weer weg moet. Opdrachtgevers Opdrachtgevers zijn over het algemeen de departementen. Voorkomen moet worden dat al in het onderzoekscontract wordt opgenomen dat het departement de regie heeft rondom de publiciteit. Het scp zal altijd overleggen met het departement, maar behoudt zich het recht voor om de eigen publiciteit te bepalen. Er is overleg mogelijk over de inhoud van rapporten en persberichten, maar uiteindelijk bepaalt de directeur van het scp de definitieve tekst van rapport en persbericht. Bij het verschijnen van een rapport wordt geen gezamenlijk persbericht van scp en departement uitgegeven: het scp maakt een persbericht over de inhoud van het rapport; het departement maakt eventueel een persbericht met een beleidsreactie op het rapport. Overleg over het moment van verschijnen is mogelijk, maar uiteindelijk bepaalt het scp zelf de publicatiedatum. Tot slot is het niet raadzaam om het verschijnen van een scp-rapport te koppelen aan het verschijnen van een beleidsnota van een departement. Daardoor wordt de publicatie­ datum elders bepaald, ontstaat verwarring over het verschil tussen rapport en beleidsvoornemens, en gaat in het ergste geval alle aandacht uit naar de beleidsvoornemens, terwijl het onderliggende scp-rapport niet meer aan bod komt. 52

a ndere z a k en rond om r a pp or ten

10 Aanvullende diensten van de uitgeverij 10.1 Promotiemiddelen Om het scp te profileren bij bijeenkomsten buitenshuis zijn er banners: één in het Nederlands en één in het Engels. Het zijn algemene scp-banners. Voor speciale gelegenheden maken we ook wel een speciale banner met het omslag van een publicatie.





Er is ook een algemene introductiefolder scp, zowel in het Nederlands als het Engels.





Een andere mogelijkheid om de activiteiten van het scp onder de aandacht te brengen is het verspreiden van een flyer met uitgaven en tekst over het thema van een bijeenkomst. Ook kunnen uitnodigingen worden gemaakt, eventueel in de vorm van vouwfolders of geniete brochures. Incidenteel doet zich de omstandigheid voor dat er boekjes, brochures of posters moeten worden gemaakt. Ook deze wensen kan de uitgeverij vervullen.

53

a ndere z a k en rond om r a pp or ten

Voorbeelden: – facsheets met infographics over speciale onderwerpen (voorbeeld: Gezondheid bij mannen en vrouwen; Factsheet sport). – brochures van enquêtes en onderzoeken die naar respondenten worden gestuurd; – flyers van publicaties over een bepaald onderwerp om uit te delen bij congressen; – posters met de voorkant van een boek bij een beurs of presentatie; – bijzondere overheadsheets (in kleur, met illustraties) voor bij een presentatie of lezing. 10.2 Scannen en digitaliseren De uitgeverij beschikt over een scanner om allerlei bewerkingen te kunnen uitvoeren. Niet alleen kunnen afbeeldingen worden gedigitaliseerd, ook hele manuscripten waarvan het digitale bestand niet (meer) beschikbaar is, kunnen worden gescand, optisch ingelezen en in Word afgeleverd. Figuren en tabellen uit bestaande uitgaven kunnen in het gewenste (digitale) formaat ter beschikking worden gesteld voor verwerking in bijvoorbeeld een Powerpoint­ presentatie. 10.3 Aparte hoofdstukken of samenvattingen Hoofdstukken van boeken kunnen worden bijgeprint, met bijvoorbeeld een speciaal geschreven voorwoord of het persbericht erbij. Ook kan de samenvatting van een boek separaat uitgegeven worden. 10.4 Vertalingen Soms komen publicaties uit in Engelse vertaling (Rapportage ouderen, Samenvatting scr, Trends in de tijd) of verschijnen alleen in het Engels. De vertaling ervan is meestal extern gefinancierd, want anders financieel niet haalbaar. De uitgeverij kan bemiddelen bij het in vertaling uitbrengen van congresbijdragen, bijdragen aan anderstalige publicaties of het reviseren van bestaande tekst in een vreemde taal door een native speaker. (Ook voor andere talen dan het Engels.)

54