Handleiding om aanvragen voor een tegemoetkoming in medische kosten online in te dienen E-loket opstarten Ga naar de website van de sociale dienst: www.vlaanderen.be/socialedienst Klik op het onderstaande icoon op de hoofdpagina of op elk scherm onder de rubriek medische kosten
U komt in het inlogscherm om het e-loket op te starten Klik op de afbeelding van de elektronische identiteitskaart of van het federaal token om aan te geven hoe u wil inloggen Inloggen via e-ID Hiervoor heeft u een kaartlezer nodig. Vele laptops of toetsenborden van de Vlaamse overheid zijn uitgerust met een ingebouwde kaartlezer. Vraag ernaar bij de IT-verantwoordelijke van uw entiteit.
Plaats uw elektronische identiteitskaart in uw kaartlezer vóór u op de afbeelding van de elektronische identiteitskaart op het inlogscherm klikt Selecteer het certificaat op uw naam
Opgelet! Indien er geen certificaat op uw naam automatisch getoond wordt, beschikt u waarschijnlijk nog niet over de juiste software om uw elektronische identiteitskaart te lezen. Deze kan u gratis downloaden op http://eid.belgium.be/nl/je_eid_gebruiken/de_eidmiddleware_installeren/ Geef uw pincode in en bevestig U bent nu ingelogd in uw persoonlijk e-loket Inloggen met een federaal token Dit is het token waarmee u uw belastingen via tax on web invult of waarmee u inlogt op een thuiswerkdag. Wie geen federaal token heeft, kan dit aanvragen via een link op het inlog scherm of
op http://www.belgium.be/nl/online_dienst/app_zich_inschrijven.jsp
Indien u op het vorige scherm Federaal token geselecteerd hebt komt u in een inlog scherm om via federaal token in te loggen Vul uw gebruikersnaam en paswoord in en klik op Login Vul het gevraagde token in en klik op Login U bent nu ingelogd in uw persoonlijk e-loket
Online module opstarten Klik op de blauwe tegel ‘Indienen medische kosten’
U komt in het welkom scherm van de online module voor het aanvragen van een tegemoetkoming in medische kosten. Hier kan u nalezen wat u in orde moet brengen voor u een aanvraag kunt indienen en krijgt u een overzicht van de informatie die u nodig heeft om de aanvraag in te vullen. Laat gezinsleden die nog niet gekend zijn in Vlimpers of het personeelssysteem van uw dienst en die momenteel nog deel uitmaken van uw gezin eerst toevoegen voor u verder gaat met uw aanvraag. Indien u niet weet welke gezinsleden gekend zijn in het personeelssysteem, kunt u dit op verschillende manieren opzoeken: - Voor de personeelsleden die met Vlimpers werken: de gegevens van uw gezinsleden kan u opzoeken via de self service. - Alle personeelsleden krijgen het overzicht van hun gezinssituatie in stap 2 van de aanvraag.
Huidige gezinsleden die ontbreken toevoegen Gegevens over huidige gezinsleden die ontbreken kunnen niet via de online module toegevoegd worden. Ze worden overgenomen uit Vlimpers of van de personeelsdiensten voor de entiteiten die niet met Vlimpers werken.
Actieve personeelsleden: huidige gezinsleden kunnen enkel toegevoegd worden via uw MOD of
personeelsdienst. Laat uw gezinsleden registreren door uw MOD/personeelsdienst en wacht tot de informatie is doorgegeven aan de sociale dienst. Dit kan enkele weken duren.
Gepensioneerde personeelsleden: laat uw huidige gezinsleden toevoegen door Inge De Roock, de beheerder van het begunstigdenbestand van de sociale dienst. Dit kan door te bellen naar 02 553 48 60 of door een mail te sturen naar
[email protected] met de volgende informatie: - Naam, voornaam en rijksregisternummer voor alle gezinsleden die u wil toevoegen - Bij partners: begindatum van de relatie en of u gehuwd bent, wettelijk of feitelijk samenwonend - Bij kinderen: is het kind ten laste, in co-ouderschap of betaalt u alimentatie voor het kind
Klik op de pijl rechts bovenaan op het scherm om naar het volgende scherm te gaan
Stap 1 van 6: kalenderjaar opgeven Hier kunt u het kalenderjaar opgeven waarvoor u een tegemoetkoming wil aanvragen. Aanvragen kunnen ingediend worden tot twee jaar na het eind van het kalenderjaar waarvoor u medische uitgaven indient. Aanvragen voor 2013 kunnen dus tot eind 2015 ingediend worden.
Duidt aan voor welk kalenderjaar u een aanvraag wil indienen Klik op het pijltje naar rechts om het volgend scherm te openen
Stap 2 van 6: overzicht gezinssituatie In stap 2 van uw aanvraag krijgt u een overzicht van uw gezinssituatie zoals die in het personeelssysteem van de sociale dienst gekend is. Om uw tegemoetkoming correct te kunnen verwerken is het belangrijk dat dit overzicht volledig en correct is.
Ga na of alle gezinsleden opgenomen zijn die in de loop van het kalenderjaar deel uitmaken van uw gezin Ga na of de informatie over de gezinsleden correct is: handicap, periode in het gezin, categorie van het gezinslid Indien het overzicht niet volledig en correct is, kan u wijzigingen aanbrengen via de knop ‘Gezinssituatie wijzigen’ onderaan op het scherm
Gezinssituatie wijzigen en ex-gezinsleden toevoegen Opgelet! Wijzigingen die in de online module worden ingevoerd, worden enkel bijgehouden voor deze aanvraag. Geef uw wijzigingen ook door aan uw MOD of personeelsdienst als u wil dat deze informatie wordt aangepast in Vlimpers of in het personeelssysteem van uw entiteit (en dus ook in het begunstigden bestand van de sociale dienst). We geven een overzicht van de informatie die u via deze weg kan aanpassen.
Informatie over een handicap of medische pensionering van een gezinslid Vink de checkbox ‘Met handicap?’ aan voor gezinsleden die minstens één dag van het kalenderjaar: -
beschikken over een attest handicap +66% van de FOD Sociale Zekerheid beschikken over een jaarlijkse fiche vervangingsinkomen ziekteverzekering (invaliditeit na 1 jaar ziekte) vroegtijdig gepensioneerd zijn om medische redenen
Gezinsleden verwijderen die niet meer tot het gezin behoren of toevoegen van wijzigingen in de loop van het kalenderjaar -
-
Gezinsleden die in het overzicht staan maar niet langer tot het gezin behoren kunt u zelf uit het overzicht verwijderen. Kinderen die in de loop van het jaar een andere status krijgen, kunt u hier aangeven.
Vul de datum in vanaf wanneer het gezinslid geen deel meer uitmaakt van het gezin of vanaf wanneer de status wijzigt. Geef de reden van de wijziging op o Bij een partner zijn twee keuzes mogelijk: ‘Overleden’ of ‘Geen partner meer’ o Bij een kind zijn volgende keuzes mogelijk: ‘Geen kind meer’, ‘Kind in coouderschap’, ‘Kind niet ten laste’, Kind ten laste’ of ‘Overleden’ Opgelet! U kunt enkel een datum ingeven in de loop van het kalenderjaar. Ligt de einddatum van de relatie in het verleden, geef dan 1 januari van het kalenderjaar in als datum vanaf wanneer de wijziging ingaat. De werkelijke datum van wijziging zal u moeten doorgeven aan uw MOD of personeelsdienst (of aan Inge De Roock indien u gepensioneerd bent). Klik op de knop ‘Gezinssituatie opslaan’ onderaan het scherm U keert terug naar stap 2 en de ingevoerde wijziging is opgenomen in het overzicht Ex-gezinsleden toevoegen die ontbreken
Gegevens over ex- gezinsleden die ontbreken kunt u niet door uw MOD of personeelsdienst laten toevoegen. Wanneer u medische uitgaven wil indienen voor ex-gezinsleden kunt u deze zelf toevoegen via de online module.
Klik op de knop ‘Gezinslid toevoegen’ onderaan het scherm Er verschijnt een rij onderaan de tabel waarin u gegevens over het ex-gezinslid kan invullen Vul de gevraagde gegevens in: o Rijksregisternummer o Naam o Voornaam o Met handicap? o Gezinslid vanaf … o Gezinslid tot …: gezien u enkel ex-gezinsleden mag toevoegen, wordt hier enkel een datum in het verleden aanvaard. Indien u hier een datum in de toekomst ingeeft, wordt automatisch de datum van gisteren opgeslagen. o Soort gezinslid: Kind in co-ouderschap, Kind niet ten laste, Kind ten laste, Overleden of Partner o Persoon verwijderen: een ex-gezinslid dat je zelf hebt toegevoegd kunt u ook zelf terug verwijderen door de checkbox ‘Persoon verwijderen’ aan te vinken. Dit is niet meer mogelijk wanneer u een aanvraag hebt ingediend met medische uitgaven die op deze persoon geregistreerd staan. Vul de gevraagde informatie in en klik op de knop ‘Gezinssituatie opslaan’ onderaan het scherm. U keert terug naar stap 2 en het ex-gezinslid dat u heeft toegevoegd is opgenomen in het overzicht. Opgelet! Uw aanvraag wordt automatisch opgevraagd voor controle wanneer u zelf ex-gezinsleden toevoegt. De sociale dienst kan in geval van bedrog een gerechtigde gedurende drie jaar van alle hulp- en dienstverlening uitsluiten en de ten onrechte uitgekeerde bedragen terugvorderen. Wanneer het overzicht van uw gezinssituatie volledig en correct is, klikt u op het pijltje naar rechts om naar de volgende stap te gaan.
Stap 3 van 6: rijksregisternummers en gezamenlijk belastbare inkomens registreren en opvragen van de remgeldtellers -
In de rechter kolom vult u de rijksregisternummers in voor alle gezinsleden en de gezamenlijk belastbare inkomens van personeelsleden en partners. In de linker kolom krijgt u een lijst van alle gezinsleden die minimum 3 maanden of 90 kalenderdagen deel uitmaken van het gezin en waarvoor u dus de remgeldteller kan indienen.
Een gezinslid verschijnt niet in de lijst om aan te vinken? Volgens het overzicht van uw gezinssituatie maakt dit gezinslid geen drie maanden deel uit van uw gezin wat een voorwaarde is om de remgeldteller te mogen opvragen. U zult via de pijl naar links bovenaan op het scherm moeten terugkeren naar stap 2 en de nodige
aanpassingen invoeren indien dit niet correct is. U kunt wel facturen registreren voor gezinsleden die niet in de lijst vermeld staan. Stap 3: rijksregisternummers registreren Vul het rijksregisternummer in van al uw gezinsleden. o Het rijksregisternummer kunt u terugvinden op de achterzijde van de elektronische identiteitskaart of op de voorzijde van de SIS-kaart. o Reeds gekende rijksregisternummers staan automatisch ingevuld. o Gebruik geen spaties, punten of koppeltekens bij het invoeren. Stap 3: opvragen van de remgeldtellers Vink aan voor welke gezinsleden u remgeldtellers wil opvragen bij uw ziekenfonds. Klik op de knop ‘Remgelden opvragen via e-mail’ indien u uw remgelden via e-mail wil opvragen. U krijgt een foutmelding wanneer niet alle rijksregisternummers zijn ingevuld. Klik op de knop ‘Formulier remgelden afdrukken’ indien u uw remgelden via een papieren formulier wil opvragen. Remgelden opvragen via e-mail Opgelet! Registreer vóór u de e-mail aanmaakt de rijksregisternummers van alle gezinsleden waarvoor u de remgeldtellers wil opvragen.
Vul bij e-mailadres aanvrager uw werk- of privé e-mailadres in. o U ontvangt op dit e-mailadres een kopie van de e-mail aan het ziekenfonds. o Het e-mailadres aanvrager verschijnt als afzender op de e-mail die het ziekenfonds ontvangt. o Het antwoord van het ziekenfonds ontvangt u ook op dit e-mailadres. Vul het e-mailadres van uw ziekenfonds in. U vindt dit e-mailadres op de website van uw ziekenfonds. o Bij de Christelijke Mutualiteit: zoek een kantoor op in uw buurt en u vindt het emailadres bij de informatie over dit kantoor. o Bij de Bond Moyson: ga naar de website van uw provincie. Het e-mailadres staat onder de link ‘Contact’ boven op het scherm of bij de informatie over de lokale kantoren. o Bij de Liberale Mutualiteit: zoek een kantoor op in uw buurt en u vindt het emailadres bij de informatie over dit kantoor. o Vlaams Neutraal Ziekenfonds: u vindt het e-mailadres onder de link ‘Contact’ rechts bovenaan op het scherm. o Onafhankelijk ziekenfonds: u vindt het e-mailadres onder de link ‘Contacteer OZ’ links op het scherm. Opgelet! Wanneer uw gezinsleden aangesloten zijn bij verschillende ziekenfondsen, kan u deze stap meerdere keren herhalen. Stuur onze mail naar elk ziekenfonds van uw gezin. Vink enkel gezinsleden aan die bij eenzelfde ziekenfonds aangesloten zijn vóór u op de knop klikt om de e-mail klaar te zetten. Remgelden opvragen via papieren formulier
Wie niet over een e-mailadres beschikt, kan hier ook een formulier afdrukken om de remgeldtellers op te vragen. Beschikt u niet over een printer, dan kan u een formulier opvragen bij de sociale dienst op
[email protected] of door te bellen naar 02/553 48 98. Kleef een kleefvignet van uw ziekenfonds op het formulier voor elk gezinslid waarvoor u de remgeldteller wil opvragen. Laat het formulier invullen door uw ziekenfonds. Opgelet! Wanneer uw gezinsleden aangesloten zijn bij verschillende ziekenfondsen, kan u een formulier afdrukken voor elk ziekenfonds van uw gezin. Kleef op één formulier enkel kleefvignetten van gezinsleden die bij eenzelfde ziekenfonds aangesloten zijn. Stap 3: gezamenlijk belastbare inkomen registreren Vul het gezamenlijk belastbaar inkomen in van personeelsleden en partners. o Bij een aanslagbiljet voor twee partners staan de gegevens van de man links en van de vrouw rechts. o Bij twee partners van hetzelfde geslacht staan de gegevens van de oudste partner links en van de jongste partner rechts. Heeft u een aanslagbiljet samen met een niet-rechthebbende ex-partner? Kijk enkel naar de kolom met uw eigen inkomensgegevens. Het inkomen van een nietrechthebbende partner moeten niet opgegeven worden. Heeft u geen aanslagbiljet op eigen naam voor het gevraagde aanslagjaar? o Gebruik indien mogelijk gegevens van een recenter aanslagjaar. o Vink ‘Geen aanslagbiljet beschikbaar’ aan indien u nog nooit een aanslagbiljet op eigen naam ontvangen heeft. Wil een ex-partner inkomensgegevens die u nodig heeft voor uw aanvraag niet geven? o Vink ‘Hou geen rekening met partner’ aan voor een berekening als alleenstaande. o U kunt voor deze partner dan ook geen remgeldtellers of facturen indienen. Opgelet! Uw aanvraag wordt automatisch opgevraagd voor controle wanneer u vraagt om geen rekening te houden met een ex-partner van wie u normaal inkomensgegevens dient op te geven. De sociale dienst kan in geval van bedrog een gerechtigde gedurende drie jaar van alle hulp- en dienstverlening uitsluiten en ten onrechte uitgekeerde bedragen terugvorderen. Klik op het pijltje naar rechts om naar de volgende stap te gaan
Stap 4 van 6: remgeldtellers ingeven Vul de remgeldtellers van uw gezinsleden in. Neem de bedragen over van op de e-mail of het formulier van het ziekenfonds. Bij de berekening van de tegemoetkoming wordt automatisch rekening gehouden met
de plafondbedragen van de maximum factuur (MAF) voor uw inkomenscategorie of voor uw kinderen. Wanneer u in de loop van het kalenderjaar enkel facturen indient, slaat u het opvragen van de remgeldtellers en stap vier van de aanvraag over en gaat u via de pijltjes meteen naar stap vijf. Klik op het pijltje naar rechts om naar de volgende stap te gaan.
Stap 5 van 6: facturen ingeven Vul de gegevens in voor de facturen die u wil indienen o Naam gezinslid o Factuur: optiek, laseroperatie aan de ogen, hoorapparaat, tandprothese of tandimplantaat o Factuurdatum o Bedrag factuur o Terugbetaling ziekenfonds o Terugbetaling hospitalisatieverzekering o Andere terugbetaling Een factuur toevoegen kan via de knop ‘Factuur toevoegen’ onderaan op het scherm. Om een factuur te verwijderen klikt u op de knop ‘Facturen verwijderen’: u kan de gewenste factuur verwijderen door op het kruisje vóór de factuur te klikken. Opgelet! Facturen die reeds werden ingediend bij een vorige aanvraag kunnen niet meer verwijderd worden. Klik op het pijltje naar rechts om naar de laatste stap te gaan.
Stap 6 van 6: resultaat van de berekening en rekeningnummer opgeven In stap 6 van uw aanvraag krijgt u volgende gegevens: - De gedetailleerde berekening van de tussenkomsten in remgelden en facturen - Het bedrag van de tegemoetkoming voor het kalenderjaar - Het bedrag dat reeds werd uitbetaald - Uit te betalen bedrag: het bedrag dat klaarstaat voor uitbetaling - Het rekeningnummer waarop het bedrag zal uitbetaald worden Opgelet! Indien u een partner heeft die zelf gerechtigd personeelslid is van de sociale dienst, wordt bij de uitbetaling van uw tegemoetkoming ook rekening gehouden met betalingen die uw partner al ontvangen heeft voor het kalenderjaar. Wanneer beide partners een aanvraag op hun eigen naam indienen, is het heel belangrijk dat in beide aanvragen alle medische uitgaven voor alle gezinsleden ingediend worden. Dien dus steeds ook alle facturen op naam van uw partner in die zelf personeelslid is, zelfs al werd die factuur reeds ingediend in een aanvraag op naam van uw partner. Indien de tegemoetkoming op een ander rekeningnummer moet uitbetaald worden, kan u dit hier aanpassen. Klik op ‘Nog niet indienen’: uw aanvraag wordt nog niet ingediend. Uw gegevens worden bewaard tot u opnieuw inlogt om uw aanvraag te vervolledigen.
Klik op ‘Indienen’: uw aanvraag wordt definitief ingediend. Er zijn nu 3 mogelijkheden: - De betaling wordt uitgevoerd: u ontvangt binnen de week een betaling. - De tegemoetkoming wordt toegekend onder voorbehoud: de uitbetaling van uw tegemoetkoming hangt af van de budgettaire ruimte op het eind van het jaar. - U moet uw bewijsstukken indienen voor een controle van uw aanvraag. Dit zijn dezelfde documenten als bij een schriftelijke aanvraag (link naar opsomming bij schriftelijke aanvraag) met uitzondering van het aanvraagformulier. Opgelet! Zolang wij uw bewijsstukken niet ontvangen hebben bij een controle , kunt u geen bijkomende tegemoetkoming aanvragen voor het openstaande kalenderjaar. U wordt op de hoogte gebracht bij een eventuele uitbetaling of weigering van uw tegemoetkoming.
