Handleiding ESIS IBG module Aansluiting BRON

Handleiding ESIS IBG module Aansluiting BRON

Auteur: Kenmerk: Datum: Versie:

Rovict bv Handleiding ESIS IBG module Mei 2010 1.4

Rovict B.V.

Postbus 388

3760 AJ Soest

T 035 6036080

F 035 6036081

Handleiding IBG module ESIS

Inhoud

1

Inleiding .......................................................................................................................... 5

2

Starten met de IBG module ............................................................................................. 6 2.1

De Fase Aansluiting BRON (FAB) voor ESIS gebruikers................................................... 6

2.2

Na afloop van de Fase Aansluiting BRON.......................................................................... 6

2.3

Relatie met overige documentatie ...................................................................................... 6

2.4

Support bij vragen en problemen........................................................................................ 7

3

Schema Fase Aansluiting BRON .................................................................................... 8

4

Voorbereiding ................................................................................................................. 9

5

6

4.1

De juiste rechten in ESIS .................................................................................................... 9

4.2

Aanleverpunt aanvragen ................................................................................................... 10

4.3

Certificaat installeren ........................................................................................................ 11

Uitwisselproces ............................................................................................................. 14 5.1

Testmodus ........................................................................................................................ 14

5.2

Aanleverpunt kiezen ......................................................................................................... 14

5.3

IBG Startscherm ............................................................................................................... 14

5.4

Initiële aanlevering ............................................................................................................ 15

5.5

Verzenden ......................................................................................................................... 15

5.6

Ontvangen ........................................................................................................................ 22

5.7

Synchroniseren ................................................................................................................. 24

5.8

Statusoverzichten van BRON ........................................................................................... 25

Acties naar aanleiding van het uitwisselproces ............................................................. 26 6.1

Ontvangst overzichten ...................................................................................................... 26

6.2

Oplossen van signalen en handmatig bijwerken van gegevens ....................................... 28

6.3

Synchroniseren ................................................................................................................. 28

6.4

Handmatig verwijderen ..................................................................................................... 33 -2-


7

8

9

Standaardprocessen op school ..................................................................................... 35 7.1

Leerling aanmelden .......................................................................................................... 35

7.2

Leerling inschrijven ........................................................................................................... 36

7.3

Leerling in groep indelen .................................................................................................. 36

7.4

Leerling in andere groep plaatsen .................................................................................... 37

7.5

Een leerling in een andere vestiging plaatsen .................................................................. 37

7.6

Een leerling inschrijven die op een andere school is ingeschreven ................................. 37

7.7

Leerlinggegevens wijzigen ................................................................................................ 37

7.8

Leerling uitschrijven .......................................................................................................... 39

7.9

Een inschrijving verwijderen ............................................................................................. 39

Speciale gevallen .......................................................................................................... 40 8.1

LGF en ambulante begeleiding ......................................................................................... 40

8.2

Leerling is volgens de school niet ingeschreven .............................................................. 42

8.3

Leerling heeft een ander PGN dan BRON terugkoppelt................................................... 42

8.4

Adresgegevens zijn geheim .............................................................................................. 43

8.5

Een leerling volgt onderwijs bij u op school, maar mag niet bekostigd worden ............... 43

8.6

U ontvangt een spontane mutatie ..................................................................................... 43

Foutmeldingen en problemen........................................................................................ 44

10 GTB overzichten CFI .................................................................................................... 45

11 BRON gegevens in ESIS .............................................................................................. 45 11.1

Gegevens WPO en WEC ................................................................................................. 47

12 ESIS schermen met BRON gegevens voor (Speciaal) Basisonderwijs ......................... 51 12.1

Tabblad Leerling – Basis .................................................................................................. 51

12.2

Tabblad Leerling – Extra : Voorschoolse historie ............................................................. 52

12.3

Tabblad Leerling - Zorg..................................................................................................... 53

12.4

Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging .................................................................... 54

12.5

Tabblad Leerling - Inschrijving – Onderwijs (rubriek VVE: Vroegschools) ....................... 56

12.6

Tabblad Leerling - Inschrijving – Onderwijs (rubriek Ambulante begeleiding) ................. 56

12.7

Tabblad Leerling - Inschrijving - Extra .............................................................................. 58 -3-


12.8

Tabblad - Leerling - Uitschrijven ....................................................................................... 59

12.9

Modules - Leerling - Collectief uitschrijven ....................................................................... 59

12.10

Tabblad Leerling - Indeling .............................................................................................. 60

13 ESIS schermen met BRON gegevens voor (Voortgezet) Speciaal onderwijs ................ 61 13.1

Tabblad Leerling – Basis .................................................................................................. 61

13.2

Tabblad Leerling - Zorg..................................................................................................... 62

13.3

Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging .................................................................... 63

13.4

Tabblad - Leerling - Uitschrijven ....................................................................................... 65

13.5

Tabblad Leerling - Indeling ............................................................................................... 65

14 Signalen overzicht......................................................................................................... 67

-4-


1

Inleiding

De Informatie Beheer Groep (BRON) is een zelfstandig bestuursorgaan van de Nederlandse overheid, dat in opdracht van het Ministerie van Onderwijs een aantal onderwijswetten en- regelingen op het gebied van financiering en informatiebeheer uitvoert: het beheren van diverse onderwijsgerelateerde basisregistraties, die uitgewisseld worden met onderwijsinstellingen.. Met de Wet Onderwijsnummer krijgt elke leerling, die in Nederland bekostigd onderwijs volgt een persoonsgebonden nummer. De onderwijsinstellingen leveren het onderwijsnummer met de daaraan gekoppelde persoonsgegevens aan bij BRON. Bij BRON worden de gegevens opgeslagen in het Basisregister Onderwijs (BRON). PGN-scan 2 en BRON Bijna alle scholen hebben deelgenomen aan de PGN-scan 2. Scholen hebben in de fase hun leerlinggegevens aangeleverd aan de projectorganisatie PGNPO. Als een school de PGN-scan 2 met succes heeft afgerond, maakt PGNPO een planning wanneer een school kan worden overgedragen aan BRON. PGNPO spreekt hiervoor een startweek af met de school. Vanaf het moment dat de school is overgedragen wordt de school niet langer ondersteund door PGNPO. De ondersteuning wordt dan verzorgd door BRON, een dienst van DUO (voorheen IB-G en CFI). Verschillen tussen PGN-scan 2 en Aansluiting BRON. Enkele verschillen : 1. In de Aansluiting BRON ontvangt u geen terugkoppelingen meer in de vorm van mails met een PDF bestand maar dient u terugkoppelingen zelf op te vragen met de stap Ontvangen. 2. Na afronding van de Aansluiting BRON wordt uw bekostiging gebaseerd op de in BRON aanwezige gegevens. Aansluiting BRON en de bekostiging door CFI De aansluiting op BRON is de laatste fase van het invoeringsproces. De school gaat dan daadwerkelijk gegevens uitwisselen met het Basisregister Onderwijs. Voordat de school hiermee kan beginnen, moet het bestuur (bevoegd gezag) een akkoordverklaring ondertekenen waarin is vastgelegd dat de school gegevens mag uitwisselen met BRON. Vanaf 1 oktober 2010 zal de bekostiging van scholen worden vastgesteld op basis van de registratie in BRON. Informatie Voor de aansluiting op BRON ontvangen scholen en besturen de nodige informatie. Besturen krijgen bezoek van een relatiebeheerder, scholen ontvangen een stappenplan waarin alles staat uitgelegd. Ook op de website www.bron.nl is veel informatie te vinden. Daarnaast is het mogelijk om een presentatie over BRON aan te vragen voor uw school. BRON is ook regelmatig te vinden op beurzen en bijeenkomsten in het onderwijsveld. Functies in ESIS In ESIS wordt de uitwisseling tussen ESIS en BRON gefaciliteerd door de IBG module. Bij Informatie – Uitvoer treft u enkele overzichten aan voor de BRON uitwisseling: • IBG Ontvangstoverzicht. Dit overzicht toont details van de ontvangstberichten die u van BRON heeft ontvangen. • IGB GTB Controleoverzicht: Dit overzicht ondersteunt u bij het evalueren van de terugkoppeling van CFI. -5-


2

Starten met de IBG module

Deze handleiding helpt u met het uitwisselproces tussen ESIS en BRON.

2.1

De Fase Aansluiting BRON (FAB) voor ESIS gebruikers 1. Voordat u van start kunt gaan met de Fase Aansluiting BRON moet u in een elektronisch formulier op bron.nl de aanleverpunten voor uw school opgeven. Rovict adviseert om voor elke vestiging, waarvoor u een aparte administratie voert een aanleverpunt aan te vragen. Zie hoofdstuk 4.2 “Aanleverpunt ” voor meer informatie hierover. 2. Wanneer uw school start met de Fase Aansluiting Bron ontvangt uw school de volgende informatie namens BRON: • Informatiedocument voor Fase Aansluiting BRON • Brochure voor scholen • Wachtwoordbrief van het certificaat 3. U leest het informatie document voor Fase Aansluiting BRON 4. U bestudeert het schema met de 10 stappen dat in dit informatie document vermeld staat. Zie ook hoofdstuk 3 “Schema Fase Aansluiting BRON” van deze handleiding. In dit hoofdstuk wordt per stap van de FAB vermeld, welk hoofdstuk van deze handleiding daarbij hoort. • Stap 3 van het FAB schema kunt u overslaan, Rovict draagt zorg voor het updaten van ESIS. 5. U definieert voor iedere vestiging in ESIS een aanleverpunt. Zie hoofdstuk 4.2 “Aanleverpunt ”. 6. U controleert of de personen, die de BRON uitwisseling gaan uitvoeren toegang hebben tot het menuonderdeel IBG module. Zie hoofdstuk 4.1 “De juiste rechten in ESIS” 7. U volgt verder het schema van de Fase Aansluiting BRON.

2.2

Na afloop van de Fase Aansluiting BRON

Wanneer u stap 10 van de Fase Aansluiting BRON heeft doorlopen is uw school gekwalificeerd voor de uitwisseling met BRON. Ook daarna blijft u leerling-gegevens uitwisselen met BRON. Dit proces is gelijk aan de stappen 7, 8 en 9 die u in de Fase Aansluiting BRON heeft doorlopen. Wij adviseren u om regelmatig (bijvoorbeeld 1 maal per 2 weken) te checken of er terugkoppelingen aanwezig zijn en deze tijdig bij te werken in ESIS.

2.3

Relatie met overige documentatie

Naast deze ESIS handleiding IBG module is er nog meer informatie beschikbaar, zowel van Rovict als van BRON. Rovict documentatie: • Helpfunctie in ESIS: u activeert de helpfunctie van ESIS door: o In het scherm op het ? icoontje te klikken dat rechts bovenin het scherm staat. U krijgt dan specifieke informatie over het betreffende scherm van ESIS. o Via het menu Help.

-6-


•

Signalen overzicht: in hoofdstuk 14 van deze handleiding treft u een overzicht aan van de meest voorkomende signalen in ESIS. In uw handboek BRON PO treft u een uitputtend overzicht aan van alle mogelijke signalen.

BRON documentatie: • Handboek BRON PO: in het handboek treft u informatie aan over het uitwisselen van gegevens met BRON. Er wordt beschreven welke gegevens u in verschillende situaties moet registreren. In het handboek staat informatie over de gegevens die u moet aanleveren. Het handboek bevat een uitleg over de terugkoppeling die u bij www.bron.nl kunt opvragen en een beschrijving van de signalen die u kunt ontvangen in ESIS. • www.bron.nl Op deze website treft u informatie aan over BRON en de meest recente versies van het stappenplan aansluiting BRON en het handboek BRON PO • Kennisbank: op www.bron.nl vindt u in de kennisbank de antwoorden op de meest gestelde vragen.

2.4

Support bij vragen en problemen

Tijdens het uitwisselen van gegevens met BRON kunt u tegen vragen en mogelijk problemen aanlopen, zowel tijdens als na de FAB fase. Zowel BRON als Rovict beschikken over een helpdesk. Welke helpdesk raadpleegt u wanneer: • In principe neemt u voor al uw vragen in eerste instantie contact op met de helpdesk van BRON. Wanneer zij uw vraag niet kunnen beantwoorden, of wanneer uw vraag te ESIS specifiek is, zullen zij u doorverwijzen naar de Rovict helpdesk. De helpdesk van BRON is te bereiken via een mail formulier op www.bron.nl of telefonisch via 050-599 77 66. Op www.bron.nl treft u ook een kennisbank aan met veelgestelde vragen. • Wanneer u in ESIS tegen een technische foutmelding aanloopt, dan neemt u direct contact op met de ESIS helpdesk.

-7-


3

Schema Fase Aansluiting BRON

Onderstaand schema is overgenomen uit het informatiedocument BRON PO voor de Fase aansluiting BRON. Achter iedere stap uit dit schema staat vermeld in welk hoofdstuk van deze handleiding u informatie kunt vinden over deze stap. Stap

Actie school

Periode

Meer informatie in de ESIS IBG handleiding

Voorbereiding op de Fase Aansluiting BRON

hoofdstuk……

1

2

U ontvangt informatie: Globale planning Brochure scholen Stappenplan

Kwartaal voor de fase aansluiting BRON

U controleert en wijzigt (eventueel) uw contactgegevens

3

U updatet uw LAS

4

U opent op uw PC/firewall/proxy de poorten die nodig zijn voor het uitwisselen van gegevens met BRON

5

U ontvangt informatie: Detail planning U downloadt: Het handboek BRON PO

6

U geeft het aantal leerlingen dat onderwijs bij u volgt door

7

U controleert en wijzigt (eventueel) nogmaals uw contactgegevens

Rovict draagt zorg voor het updaten van ESIS

Maand voor de fase aansluiting BRON

Fase aansluiting BRON Start fase aansluiting BRON

8

U ontvangt de wachtwoordbrief

9

U downloadt, installeert en test het beveiligingscertificaat

Week 1 en 2 fase aansluiting BRON

Hoofdstuk 4 “Voorbereiding”

U wisselt leerlinggegevens uit met BRON: H5 “Uitwisselproces”

Aanleveren (gew ijzigde) gegevens

H6 “Acties naar aanleiding van het

10

Ontvangen terugkoppeling

Wijzigen gegevens

uitwisselproces” H7 “Standaardprocessen

Week 3 tot en met week 10 Fase Aansluiting BRON

Controleren terugkoppeling

11

U ontvangt statusoverzichten

12

U controleert de gegevens op de volgende producten: De GTB Vergelijkingsoverzicht ambulant begeleide leerlingen

13

U ontvangt bericht over uw kwalificatie

-8-

op school” H8 “Speciale gevallen

Hoofdstuk 10 “GTB overzichten”


4

Voorbereiding

Voordat de uitwisseling met BRON daadwerkelijk van start kan gaan, moeten er voorbereidingen getroffen worden. Deze voorbereidingen omvatten de volgende onderdelen: • De juiste rechten in ESIS. • Het invoeren van aanleverpunten in ESIS. • Het installeren van een beveiligingscertificaat, zodat er een beveiligde verbinding tussen ESIS en BRON is bij het uitwisselen van gegevens.

4.1

De juiste rechten in ESIS

De toegankelijkheid van functionaliteit in ESIS wordt bepaald door de rol die een bepaalde gebruiker heeft. Aan een rol zijn rechten op bepaalde functionaliteiten verbonden. Om met de IBG module en bijbehorende overzichten te kunnen werken, moet de gebruiker een rol met volledige rechten hebben op de IBG module. Deze rechten kunnen ingesteld worden via Beheer – Gebruikers – Rollen – IBG (Volledige rechten).

Rovict heeft het gebruiksrecht op de IBG module standaard toegekend aan de rollen Administrateur, Directie` en Supervisor en aan de rollen die rechtstreeks van de standaard rollen zijn gekopieerd.. Als u zelf rollen gemaakt heeft, dient u zelf ook het recht op de IBG module toe te kennen bij de rollen, die daarvoor in aanmerking komen.

-9-


4.2

Aanleverpunt aanvragen

De uitwisseling van gegevens met BRON begint in de IBG module van ESIS met het instellen van een aanleverpunt. Een aanleverpunt is een onderdeel van een school die volgens de deelnamegegevens van die school bevoegd is om gegevens uit te wisselen met BRON. Een school kan zelf meerdere aanleverpunten definiëren. Een aanleverpunt kan een vestiging zijn, maar dat hoeft niet. Vanuit een aanleverpunt worden leerling-gegevens aangeleverd aan BRON. BRON controleert de gegevens en koppelt de resultaten terug aan het aanleverpunt dat de gegevens aangeleverd heeft. Een school heeft minimaal één aanleverpunt. Als er sprake is van meerdere aanleverpunten moeten deze allemaal apart geregistreerd worden op het elektronisch formulier op www.bron.nl . Uit: Handboek BRON PO./ WEC U kunt voor uw school in ESIS meerdere aanleverpunten opgeven. Voor ieder aanleverpunt waarmee u gegevens wilt uitwisselen, krijgt u een certificaat van BRON. U doorloopt hiervoor het beste de volgende stappen: 1. Rovict adviseert om voor elke vestiging waarvoor u een aparte administratie voert een aanleverpunt aan te vragen. 2. U verstuurt een deelname gegevens brief naar BRON. In deze brief levert u informatie aan over: a. Aanleverpunt(-en) b. BRIN-nummer c. Contactgegevens d. Het administratie programma dat uw school gebruikt (ESIS) e. Startdatum van de uitwisseling In uw handboek BRON PO of WEC staat meer informatie over de deelname brief aan BRON. BRON bevestigt deze deelname per omgaande en verstrekt een wachtwoordbrief aan uw school. In deze wachtwoordbrief staan de volgende gegevens voor ieder aanleverpunt: 1. Link naar de locatie voor het downloaden van het beveiligingscertificaat 2. Gebruikersnaam 3. Wachtwoord 3. U definieert de aanleverpunten in ESIS. Dit kan via Beheer – Structuur – Vestiging. Voor iedere vestiging geeft u aan welk nummer u voor het aanleverpunt van die vestiging wilt gebruiken. Als uw school twee vestigingen heeft en u bij beide vestigingen hetzelfde aanleverpunt invoert dan worden alle BRON verkeer voor beide vestigingen gezamenlijk uitgevoerd. Als u dit apart wilt houden (en dat is meestal het geval) dan moet u dus 2 aanleverpunten aanvragen en bij elke vestiging een ander aanleverpunt invoeren en ook het bijenhorende certificaat bij de vestiging installeren.

- 10 -


Wachtwoord Onthoud of noteer het wachtwoord op een veilige plaats ! U heeft dit wachtwoord nodig iedere keer als u in de IBG module start met Verzenden of Ontvangen.

4.3

Certificaat installeren

Met de ontvangst van de deelname brief, ontvangt u ook de locatie waar u het beveiligingscertificaat voor uw aanleverpunt(en) kunt downloaden. Echte uitwisseling is alleen mogelijk indien het door BRON uitgereikte certificaat is ingelezen in ESIS. Het testen of de gegevens volgens de specificaties worden aangemaakt is mogelijk zonder certificaat. Om het certificaat correct te verwerken, moeten de volgende stappen per aanleverpunt uitgevoerd worden: • Downloaden van het certificaat • Het toevoegen van het certificaat in ESIS 4.3.1

Downloaden van het certificaat

Voor ieder aanleverpunt moet u een certificaat downloaden. Raadpleeg voor het downloaden van het beveiligingscertificaat de instructie “Downloaden beveiligingscertificaat”. Deze vindt u op www.bron.nl onder ondersteuning en downloads. 4.3.2

Certificaat toevoegen in ESIS

Certificaten worden op vestigingsniveau toegevoegd in ESIS. Wanneer u het BRON certificaat gaat verwerken in ESIS, moet u ingelogd zijn met een rol op vestigingsniveau. Wanneer u voor iedere vestiging een aanleverpunt heeft, dan logt u per vestiging in om het certificaat toe te voegen voor het aanleverpunt van die vestiging. Via Beheer / Certificaat beheer kunt u het certificaat toevoegen in ESIS. In het certificaten overzichtscherm dat verschijnt klikt u op het volgende scherm verschijnt:

- 11 -


Deze pagina bevat de volgende velden: • Certificaat bestand: door op te klikken kunt u de bestandslocatie opzoeken waar u het certificaat heeft opgeslagen. Het pad naar het certificaat wordt daarna ingevuld in het veld “Certificaat bestand”. • Wachtwoord: In dit veld vult u het wachtwoord in dat u van BRON heeft gekregen in de wachtwoord brief. Dit wachtwoord is ook vereist iedere keer als u start met verzenden of ontvangen ! Het is dus belangrijk om dit wachtwoord te onthouden of op een goede plaats te bewaren. • Certificaat type: Het certificaat type dient op Bron gezet te worden. Ook geeft u aan voor welk aanleverpunt u het certificaat toevoegt. Wanneer u alle velden heeft ingevuld, klikt u vervolgens op . 4.3.3

Verbinding testen door een Verzoek Terugkoppeling te doen.

Om de verbinding en het certificaat te testen klikt u in de IBG startpagina op Ontvangen. ESIS voert dan een Verzoek Terugkoppeling uit. In reactie daarop ontvangt u één ontvangstbericht zonder inhoudelijke gegevens.

- 12 -


- 13 -


5

5.1

Uitwisselproces

Testmodus

Met de testmodus kunt u het verzendproces doorlopen zonder echter het echte verzenden te starten. De testmodus is nuttig als u of de supportafdeling van ESIS wilt nagaan wat de inhoud van een verzendbericht is of als u het verzendproces wilt doorlopen om de werking te leren kennen. U kunt de testmodus ook gebruiken om alvast uw leerlinggegevens te controleren voordat u een certificaat ontvangen heeft. Wanneer u dan aan het daadwerkelijke uitwisselproces begint, zijn uw gegevens op orde als u eerst de gemelde gegevens bijwerkt. Als u geen (geldig) certificaat heeft geïnstalleerd is het alleen mogelijk om in deze testmodus te werken.

5.2

Aanleverpunt kiezen

Het uitwisselproces tussen ESIS en BRON bestaat uit het verzenden en ontvangen van gegevens. U start de IBG module via Modules – IBG module. U komt dan terecht in de stap “Aanleverpunt kiezen”. Als u bent ingelogd op een vestiging staat het aanleverpunt van de vestiging klaar en kunt u hier geen andere keuze maken. Als u bent ingelogd op een hoger niveau dan de vestiging kunt u van aanleverpunt wisselen. U doet dit door terug te gaan naar het scherm “aanleverpunt kiezen” in de IBG module.

5.3

IBG Startscherm

Na het kiezen van een aanleverpunt, komt u in het IBG startscherm terecht.

De omcirkelde secties geven u relevante informatie over: wat uw eerste actie moet zijn de gegevens waarvoor u nog een terugkoppeling verwacht. - 14 -


Vanaf dit scherm kunt u kiezen voor een van de volgende handelingen met uw leerlinggegevens: • Ontvangen • Verzenden • Handmatig Verwijderen • Synchroniseren Wanneer u iedere dag start met het ontvangen van gegevens van BRON, weet u welke leerlingmutaties verwerkt zijn, en welke nieuwe mutaties er voor u beschikbaar zijn. Na het verwerken van de ontvangen berichten kunt u eventueel nieuwe berichten verzenden.

5.4

Initiële aanlevering

Als u voor de eerste keer begint met BRON heeft u nog geen leerlingen verzonden en nog geen terugkoppelingen ontvangen. Het bovenstaande scherm toont bij IBG status in deze situatie bij alle status een 0. Voor de eerste initiële aanlevering dient u de volgende stappen te doorlopen: Scherm IBG startscherm Selectiemethode bepalen Leerlingen selecteren Leerlingen controleren

Verzenden bevestigen Verzendresultaat

5.5

Actie Klik op Verzenden in het IBG startscherm Klik op “ESIS selecteert automatisch leerlingen voor verzending” Klik Volgende Selecteer alle leerlingen en klik Volgende Vervolgens voert ESIS een controle uit. Het resultaat hiervan kan zijn dat er bij een aantal leerlingen signalen gemeld worden. De gegevens van deze leerlingen kunnen pas verzonden worden als u gegevens heeft aangepast. De knop Afdrukken geeft een lijst van signalen die u dient op te lossen. U kunt beslissen om de verzending af te breken en eerst alle gegevens in orde te maken of om door te gaan met de verzending. U kunt beste doorgaan met de verzending tenzij zeer veel leerlingen zijn afgekeurd. Klik Volgende als u door wil gaan met verzenden Kik op IBG module als u de verzending wilt afbreken Bij al deze leerlingen is de berichtsoort Melding inschrijving geselecteerd. Klik op Volgende. In dit scherm wordt getoond welke leerlingen verzonden worden

Verzenden

U gaat berichten verzenden om nieuwe of gecorrigeerde leerlinggegevens aan BRON aan te leveren. U kiest in het startscherm van de IBG module voor “Verzenden”. Daarna verschijnt onderstaand scherm:

- 15 -


Hier bepaalt u of u berichten wilt verzenden, of het verzendproces in testmodus wilt doorlopen (menukeuze IBG module in testmodus starten). Bij het verzenden van gegevens moet u het wachtwoord opgeven dat u in de wachtwoordbrief heeft ontvangen. Klik op om verder te gaan. Klikt u in de testmodus op dan verschijnt het volgende scherm direct:

5.5.1

Selectiemethode bepalen

- 16 -


In dit scherm kunt u aangeven op welke wijze u leerlingen wilt selecteren die u gaat verzenden: •

• •

“ESIS selecteert automatisch leerlingen voor verzending”: Alle leerlinggegevens die volgens ESIS in aanmerking komen voor verzending worden nu getoond. ESIS heeft deze leerlingen aangevinkt op basis van de wijzigingen in de gegevens van uw leerlingen. Als u bijvoorbeeld van 5 leerlingen de vroegschoolse gegevens wijzigt dan zal ESIS deze 5 leerlingen melden voor Verzending. Na de Jaarovergang zal ESIS alle leerlingen selecteren omdat u alle leerlingen in een andere groep / leerjaar heeft ingedeeld. “Zelf leerlingen selecteren” : u selecteert zelf de leerlingen waarvan u vindt dat er uitwisseling van de leerlinggegevens plaats moet gaan vinden. U wilt een Registratieoverzicht opvragen: U krijgt dan een overzicht van de gegevens van een leerling of leerlingen, zoals die bij BRON geregistreerd zijn. Zie voor gedetailleerde informatie het onderdeel “Registratieoverzichten”.

Rovict adviseert u om te kiezen voor “ESIS selecteert” en alleen in specifieke gevallen te kiezen voor de andere 2 opties. Hierna klikt u op . Als u voor het eerst leerlingen gaat verzenden maakt ESIS voor alle leerlingen een Identificatieverzoek. Na een positieve identificatie door BRON maakt ESIS bij de daarop volgende verzending een Melding inschrijving voor alle leerlingen.

5.5.2

Leerlingen selectie

- 17 -


In dit scherm worden de leerlingen geselecteerd voor het uitwisselproces Voor verzending worden alle leerlingen geselecteerd die: ingeschreven zijn en ingedeeld in een basisgroep uitgeschreven zijn na 01-08-2008 Automatisch selecteren Standaard worden alle leerlingen getoond en worden de leerlingen waarvan ESIS vindt dat ze uitgewisseld moeten worden geselecteerd ESIS selecteert alle leerlingen die nog niet geïdentificeerd zijn en alle leerlingen, die u gewijzigd heeft op de voor BRON relevante velden. De leerlingen die wachten op Terugkoppeling worden niet geselecteerd. Zelf leerlingen selecteren U kunt zoeken op Terugkoppelstatus en makkelijk bijvoorbeeld alle leerlingen selecteren die nog nooit verzonden zijn of die eerder zijn afgekeurd. Met een klik in de checkbox naast PGN selecteert of deselecteert u alle leerlingen. Toelichting: Als startdatum voor de gegevens voor BRON geldt de datum 1-8-2008. ESIS levert daarom alle gegevens aan van leerlingen die bij u ingeschreven staan of stonden vanaf 1-8-2008 en van leerlingen die u vanaf 1-8-2008 ambulant heeft begeleid. Alle gegevens met een geldigheid vanaf 1-8-2008 worden gecontroleerd. Dus als u in het schooljaar 2009 / 2010 aansluit op BRON worden ook de gegevens die geldig waren op 1-8-2008 inhoudelijk gecontroleerd. (Uit: informatie document BRON PO. Fase aansluiting BRON)

5.5.3

Leerlingen controleren

Voordat de leerlinggegevens daadwerkelijk verzonden worden, voert ESIS eerst een controle uit of de gegevens van deze leerlingen voldoen aan de voorwaarden die zijn gesteld aan het verzendproces. Deze controle kan attentiesignalen opleveren en afkeursignalen. Gegevens, die een afkeuringsignaal (vet weergave) opleveren, vindt u terug onder de kop “Afgekeurd, worden niet verstuurd”, vergezeld van een controlesignaal en een reden. De reden wordt zichtbaar als u op de <+> knop klikt. - 18 -


Indien bij de afkeuring van leerlinggegevens vaak dezelfde foutcode (=signaal) voorkomt, dan kan er sprake zijn van een structureel probleem in ESIS of in de manier waarop u de leerlinggegevens geregistreerd heeft. Gegevens die alleen een attentiesignaal opleveren (normale weergave), worden wel verstuurd. Rovict adviseert om de attentiesignalen in een later stadium te controleren en zonodig te corrigeren. De betekenis van de signalen en oplossingen voor het verhelpen van deze fouten staan uitgelegd in het Handboek BRON PO signalen. In de bijlagen van deze handleiding treft u een beschrijving aan van de meest voorkomende signalen met daarbij tips hoe u hier mee om kunt gaan. Met de knoop krijgt u een overzicht van de leerlingen en de signalen, die eerst opgelost moeten worden. U klikt op om door te gaan naar het volgende scherm: De leerlingen die in dit scherm zijn gemeld met een signaal worden niet verzonden naar BRON. Na correctie van de gegevens kunt u deze leerlingen opnieuw verzenden..

5.5.4

Verzenden bevestigen

Wanneer u ESIS automatisch leerlingen heeft laten selecteren voor het verzendproces,dan wordt bij iedere leerling ook het correcte berichttype geselecteerd. In de regel is dit een Melding inschrijving. Als u heeft gekozen voor de optie “Zelf leerlingen selecteren” wordt voor elke leerling een berichttype Melding inschrijving klaargezet. Zonodig dient u dit berichttype te wijzigen als een ander berichttype noodzakelijk is. U kunt kiezen uit vijf berichttypen richting BRON, selecteer de juiste voor elke leerling. - 19 -


Identificatieverzoek: Met een identificatie verzoek kunt u de leerlinggegevens doorgeven aan BRON om te controleren of deze leerling op basis van de in ESIS geregistreerde gegevens ook in de GBA teruggevonden kan worden. Als een identificatieverzoek een positieve identificatie oplevert, betekent dit dat de GBA gegevens van de leerling correct zijn. Om voor bekostiging van de leerling in aanmerking te komen, moet u een Melding inschrijving doen. Melding Inschrijving: U heeft een leerling ingeschreven bij u op school en gaat dit aan BRON melden. ESIS zet dan ene Melding inschrijving in dit scherm klaar. Het is dus niet noodzakelijk om eerst een Identificatieverzoek te doen voordat u een Melding inschrijving kunt doen. Verwijdering Inschrijving: U heeft een inschrijving bij een leerling verwijderd en meldt dit aan BRON. Meer informatie over het verwijderen van een inschrijving treft u aan bij de gerelateerde pagina's onderaan dit document. Wijziging Inschrijfdatum: U heeft de inschrijfdatum van een leerling aangepast en u meldt dit aan BRON. Wijziging Sleutelgegevens: één of meer van de volgende gegevens van de leerling zijn aangepast: Onderwijsnummer, geboortedatum, geslacht, postcode. U meldt deze aanpassingen aan BRON. Dit berichttype wordt alleen door ESIS verstuurd als de leerling nog geen BSN nummer heeft.

Na op geklikt te hebben wordt de informatie van de leerlingen daadwerkelijk verzonden en verschijnt het onderstaande scherm : 5.5.5

Verzendresultaat

Van iedere leerling wordt aangegeven of het verzendproces succesvol is geweest. In de kolom verzendstatus kunt u ook van iedere leerling de inhoud van het verstuurde XML bestand voor die leerling opvragen. 5.5.6

Registratieoverzicht opvragen

Met een Registratieoverzicht kunt u opvragen wat er aan gegevens van een leerling bekend is bij BRON. Dit is handig in de volgende situaties: - 20 -


-

u wilt controleren welke leerlingen in BRON zijn geregistreerd van uw school op een bepaalde datum. u wilt controleren welke gegevens in BRON zij vastgelegd.

Met deze informatie kunt u controleren of de status van de gegevens in ESIS overeenkomt met die in BRON. Op basis van deze controle kan het zijn dat u de gegevens van de leerling aan moet passen. U vraagt de status van de gegevens altijd op per een bepaalde datum. U kunt alleen een Registratieoverzicht opvragen van leerlingen, die u eerder in ESIS heeft verzonden naar BRON Wanneer u bij het verzenden van berichten heeft gekozen voor de optie “Ik wil een Registratieoverzicht opvragen” dan heeft u de keuze twee typen Registratieoverzichten: Alle in BRON ingeschreven leerlingen op peildatum: de peildatum staat standaard op de systeemdatum en kan met behulp van de kalender aangepast worden. Een selectie van leerlingen: klik op de knop om de gewenste leerlingen te selecteren.

Afhankelijk van uw methode om leerlingen te selecteren, selecteert u eerst de gewenste leerling, of verschijnt onderstaand scherm direct.

- 21 -


Via het IBG Ontvangst overzicht (Informatie – Uitvoer – IBG Ontvangst overzicht) kunt u de gegevens in een Registratieoverzicht opvragen en in beeld brengen. 5.5.7

Verzenden en ontvangen

Na elke verzending dient u een terugkoppeling op te vragen. In veel gevallen krijgt u binnen 10 minuten een terugkoppeling als u op Ontvangen klikt.

5.6

Ontvangen

Wanneer u gegevens verstuurt aan BRON, worden deze in BRON gecontroleerd. Deze controle kent twee uitkomsten: • De gegevens zijn correct • De gegevens zijn (nog) niet correct Deze terugkoppeling kunt u opvragen door te klikken op de stap Ontvangen Verzoek terugkoppeling Als u het menuonderdeel Ontvangen aanklikt voert ESIS automatisch een Verzoek terugkoppeling uit. Als reactie op dit verzoek kan BRON u een of meer berichten sturen. Deze berichten kunt u inzien in het scherm Ontvangstresultaat en ook raadplegen bij Informatie – Uitvoer IBG Ontvangstoverzicht. Het ontvangen van een reactie op leerlinggegevens vanuit BRON wordt ook wel terugkoppelen genoemd. Het gaat hierbij om leerlinggegevens, die door u in een eerder stadium naar BRON zijn verzonden en waarvan de status nu teruggekoppeld wordt. Als u nog niet verzonden heeft en wel op Ontvangen klikt zult u geen terugkoppelingen krijgen. Als u wel eerder verzonden heeft kunt u de volgende soorten terugkoppelberichten ontvangen: • Afkeuring: BRON heeft een bericht ontvangen, dat technisch juist is, maar inhoudelijk niet. Dit kan het geval zijn voor een identificatieverzoek, een melding inschrijving, een verwijdering inschrijving of een wijziging sleutelgegevens. • Spontane Mutatie: vanuit de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) worden aangepaste persoonsgegevens verwerkt in BRON. BRON geeft deze gegevens door aan de school, zonder dat deze hiervoor een verzoek heeft aangeleverd. - 22 -


•

•

•

•

•

•

Dubbele Inschrijving: een leerling mag niet tegelijkertijd bij meerdere instellingen ingeschreven staan. Zodra BRON constateert dat meerdere inschrijvingen van een leerling onwettig overlappen, worden alle betrokken scholen daar met een melding dubbele inschrijving van op de hoogte gesteld. De “nieuwe” school (waar de leerling het laatst is in geschreven) komt in aanmerking voor bekostiging. Positieve Identificatie: BRON probeert de gegevens uit ESIS te vergelijken met de reeds in BRON aanwezige gegevens. Als dit niet in een match resulteert, doet BRON een beroep op de Gemeentelijke basisadministratie. Een in BRON of GBA gevonden match, die met een toegekend onderwijsnummer wordt teruggekoppeld, wordt een positieve identificatie genoemd. Een positieve identificatie is een terugkoppeling op een identificatieverzoek. Melding Inschrijving: BRON controleert of de aangeleverde gegevens van de inschrijving al voorkomen in BRON. Als dat zo is wordt een melding inschrijving teruggekoppeld. Dit wil zeggen dat de inschrijving van de leerling is geaccepteerd door BRON. Wijziging Sleutelgegevens: als een van de sleutelgegevens (persoonsgebonden nummer, geslacht, geboortedatum, postcode, woonland) van een leerling is aangepast, wordt, na ontvangst, door BRON geprobeerd om met de aangepaste gegevens een nieuwe match te maken in BRON. Als dit lukt, wordt een bericht wijziging sleutelgegevens verzonden. Verwijdering Inschrijving: BRON controleert of de inschrijving waarvan om verwijdering is verzocht, voorkomt in BRON. Als dat zo is, wordt de inschrijving verwijderd, en wordt een melding verwijdering inschrijving verstuurd. Registratieoverzicht: dit is een overzicht waarin per leerling wordt weergegeven met welke persoons- en inschrijvingsgegevens deze leerling in BRON is geregistreerd.

Voor het ontvangen van berichten klikt u in het startscherm op . Vervolgens voert u het wachtwoord in. Klik op . 5.6.1

Berichten ontvangen

In het “Berichten ontvangen” scherm wordt door middel van een voortgangsbalk het ontvangen van de gegevens bijgehouden. Zodra alle berichten binnen zijn heeft de voortgangsbalk de 100% bereikt. Klik op de knop. 5.6.2

Ontvangst resultaat scherm

In dit scherm kunt u de ontvangen berichten bekijken. Per berichtsoort wordt aangegeven op hoeveel leerlingen dit bericht van toepassing is.

- 23 -


In bovenstaand voorbeeld is sprake van een afkeuring van de leerlinggegevens door BRON. Door op de + knop voor de signalen te klikken, verschijnt er een uitklapmenu met meer informatie over het signaal. Deze signalen moeten verwerkt worden. In hoofdstuk Signalenoverzicht treft u een overzicht aan van meest voorkomende signaalcodes met per signaal een aanwijzing hoe u hier mee om moet gaan. In de bijlage met signalen bij uw handboek BRON PO treft u een uitputtend overzicht aan van alle mogelijke signalen. In hoofdstuk 6 “Acties naar aanleiding van het uitwisselproces” leest u meer over het oplossen van signalen in ontvangen berichten. Achter de signalen in een bericht, staat een XML icoontje. Wanneer u op dit icoontje klikt, krijgt u de exacte inhoud van het bericht te zien. In sommige gevallen kan het handig zijn om het XML bericht apart op te slaan. Bijvoorbeeld wanneer u een supportvraag heeft over een ontvangen bericht of wanneer u met BRON een discussie heeft over de gegevens van een leerling. Het opslaan van het XML bericht doet u door met de rechtermuisknop op het XML icoontje te klikken. U krijgt dan een menuutje waarin u kiest voor “Opslaan als”. De knop Afdrukken maakt een overzicht van de leerlingen met signalen. In de bijlage staat beschreven hoe u signalen kunt corrigeren in de leerlingadministratie. Als u op Gereed klikt voert ESIS een nieuwe ontvangstpoging uit totdat er geen berichten meer ontvangen worden.

5.7

Synchroniseren

Bij het ontvangen van gegevens, ontvangt u niet alleen terugkoppelingen, maar ook informatie over de manier waarop gegevens van de leerling in BRON zijn geregistreerd. Indien gewenst, kunnen de persoonsgegevens in ESIS worden gesynchroniseerd met deze GBA gegevens. Meer informatie hierover leest u in hoofdstuk 8.1.

- 24 -


De overige gegevens kunt u niet door ESIS laten synchroniseren. Via het IBG Ontvangstoverzicht kunt u de gegevens van BRON vergelijken met de gegevens die u in ESIS heeft ingevoerd en vervolgens handmatig wijzigingen aanbrengen in de leerlingadministratie.

5.8

BRON historie

U kunt van een leerling inzien wat u heeft verzonden en wat BRON heeft teruggekoppeld. Dit overzicht is bedoeld om extra informatie te geven als u wilt uitzoeken wat er aan de hand is de uitwisseling problemen blijft geven.

In dit scherm ziet u alle acties die de school en BRON hebben gedaan en u kunt inzien welk signaal dat heeft opgeleverd. Met het xml knopje heeft u inzage in de inhoud van het technische bericht dat ESIS heeft verzonden of ontvangen. Met de kop Afdrukken kunt u van deze gegevens een afdruk maken naar keuze voorzien van de XML inhoud. Wij verwachten dat u met deze informatie beter in staat bent om te communiceren met de helpdesk van BRON

5.9

Statusoverzichten van BRON

In de Fase Aansluiting Bron ontvangt u periodiek een mail van BRON waarin uw voortgang gemeld wordt. In deze mail meldt BRON het percentage leerlingen dat door BRON is geaccepteerd. U kunt het ESIS overzicht IBG GTB Controleoverzicht gebruiken om te zien hoeveel leerlingen volgens ESIS door BRON zijn geaccepteerd. Op dit overzicht is ook te zien welke leerlingen wel zijn ingeschreven maar nog niet door BRON zijn geaccepteerd. Dit zijn de leerlingen, waarvan u gegevens dient te controleren, verbeteren en opnieuw dient te verzenden om voor bekostiging in aanmerking te komen.

- 25 -


6

Acties naar aanleiding van het uitwisselproces

Wanneer u berichten met leerlinggegevens naar de BRON heeft verzonden, dient u daarna zelf terugkoppelingen op te vragen met behulp van de stap Ontvangen. Op basis van deze terugkoppelingen kunnen er een aantal acties nodig zijn: • Oplossen van signalen en het handmatig bijwerken van gegevens • Synchroniseren van gegevens • Handmatig verwijderen

6.1

Ontvangstoverzichten

Het kan handig zijn om eerder ontvangen berichten nog eens te kunnen bekijken. Bijvoorbeeld om van een aantal berichten te kunnen zien voor welke leerlingen er afkeursignalen zijn teruggekoppeld. Onder Informatie - Uitvoer staat het overzicht IBG Ontvangstoverzicht, hiermee kunt u de reeds ontvangen berichten bekijken.

In bovenstaand scherm kunt u uw eigen aanleverpunt selecteren. Klik op

- 26 -


In dit scherm vinkt u de berichten aan, die u van BRON heeft ontvangen. U kunt hier bepalen wat u wilt zien van deze berichten. Allereerst kunt u bepalen of u een overzicht wilt van Registratieoverzichten of Terugkoppelingen. Weergave: Berichtsoorten De berichtenlijst

Hier kunt u bepalen welke informatie u wilt zien. U kunt selecteren op de soorten berichten, die u wilt zien Hier kunt u aanklikken welke berichten u wilt betrekken in het overzicht

Belangrijkste werkzaamheden n.a.v. het ontvangstoverzicht Maak de volgende selectie als u wilt weten voor welke leerlingen nog niet zijn goedgekeurd : • U geeft als “Weergave” mogelijkheid aan dat u ook signalen wilt zien. • U vinkt als “Berichtsoorten” alleen Afkeuringen aan. • U selecteert in de berichtenlijst de berichten, die u nog niet heeft verwerkt • Groepeer op Leerling-naam U krijgt dan alle leerlingen te zien die zijn afgekeurd in de uitwisseling met BRON. Deze leerlingen worden dus in iedere geval niet bekostigd. Druk het overzicht af, bepaal per signaal hoe het opgelost kan worden en wijzig in de module Leerlingadministratie de gegevens en verzend deze leerlingen opnieuw naar BRON.

- 27 -


6.2

Oplossen van signalen en handmatig bijwerken van gegevens

Zodra de terugkoppeling van gegevens bestaat uit een afkeuring, zijn de gegevens ook voorzien van signalen. Deze signalen geven u informatie over wat er aan de hand is met de gegevens. Signalen kunnen zowel een afkeuring zijn (de leerling komt niet in aanmerking voor bekostiging) als een attentie signaal (het gegeven is niet helemaal correct, maar dit heeft geen consequenties voor de bekostiging). Afkeuringsignalen moeten in ieder geval opgelost worden, zodat de leerling voor bekostiging in aanmerking kan komen. Attentiesignalen geven informatie over welke leerlinggegevens nog aandacht behoeven. BRON verzoekt u ook deze signalen op te lossen, omdat er anders verkeerde beleidsinformatie tot stand kan komen. In hoofdstuk 14 van deze handleiding treft u de meest voorkomende signalen aan. Per signaal kunt u ook zien of het een afkeuring is of een attentie signaal. Na het corrigeren van de leerlinggegevens waar een signaal bij is, verzendt u de gegevens opnieuw naar BRON.

6.3

Synchroniseren

De terugkoppelingen, die u van BRON ontvangt bevatten GBA gegevens. (Gemeentelijke Basis Administratie). Deze terugkoppeling toont per leerling de gegevens die in de gemeentelijke administratie zijn vastgelegd. Dit zijn de zogenaamde persoonsgegevens. Met de menukeuze “Synchroniseren” kunt u uw persoonsgegevens in ESIS vergelijken met deze GBA gegevens. Indien gewenst kunt u deze gegevens over laten nemen in ESIS.

- 28 -


Bij het synchroniseren heeft u een keuze welke gegevens u als uitgangspunt wilt nemen: • Verzamelde GBA gegevens in ESIS: dit zijn gegevens die op basis van eerdere ontvangen berichten in ESIS zijn opgeslagen. • Gegevens van een Registratieoverzicht: een Registratieoverzicht geeft een overzicht van de gegevens van een of meer leerlingen zoals die op dat moment in BRON zijn geregistreerd. U kunt alleen synchroniseren op basis van een Registratieoverzicht wanneer u al eens een dergelijk overzicht heeft opgevraagd. 6.3.1

Synchroniseren op basis van verzamelde GBA Gegevens

Nadat u een keuze heeft gemaakt voor synchroniseren op basis van GBA gegevens, klikt u op . In het dan volgende scherm kunt u er voor kiezen of u alle leerlingen getoond wilt hebben, of alleen de leerlingen met verschillen. Als u alleen de leerlingen met verschillen getoond wilt hebben, vinkt u het veld “Toon alleen leerlingen met verschillen” aan.

- 29 -


In dit scherm worden leerlingen getoond met daarbij de verschillen tussen ESIS en de GBA. Het BSN (Burgerservicenummer) zoals u dat in ESIS heeft ingevoerd en het BSN zoals dat in de GBA is geregistreerd worden apart vermeld. Onderaan het scherm bevindt zich een mogelijkheid om het BSN van de GBA bij alle leerlingen te laten overnemen. U kunt in dit scherm een leerling aanklikken waarvan u de verschillen tussen ESIS en het Registratieoverzicht wilt bekijken. Hierna klikt u op . Het onderstaande scherm verschijnt.

- 30 -


In dit scherm ziet u de verschillen vet gedrukt en kunt u per gegeven aangeven of het gewenst is dat het gegeven uit BRON wordt overgenomen in ESIS door het veld aan te kruisen. Hierna klikt u op de knop “ESIS bijwerken” onderaan het scherm, zodat de leerlinggegevens bijgewerkt worden met de aangevinkte velden. De overige gegevens kunt u niet door ESIS laten synchroniseren. Via het IBG Ontvangstoverzicht kunt u de gegevens van BRON vergelijken met de gegevens, die u in ESIS heeft ingevoerd en vervolgens handmatig wijzigingen aanbrengen in de leerlingadministratie. 6.3.2

Synchroniseren op basis van een Registratieoverzicht

Wanneer u gekozen heeft voor het synchroniseren op basis van een Registratieoverzicht, selecteert u een van de beschikbare Registratieoverzichten. Hiervoor moet u wel eerst een Registratieoverzicht opgevraagd hebben. Meer informatie over het opvragen van Registratieoverzichten leest u in hoofdstuk 5.5.6 “Registratieoverzicht opvragen”. Na het selecteren van een Registratieoverzicht, klikt u op . In het dan volgende scherm worden alle leerlingen getoond, die zijn opgenomen in het geselecteerde registratie bericht.

- 31 -


U kunt in dit scherm een leerling aanklikken waarvan u de verschillen van de persoonsgegevens tussen ESIS en het Registratieoverzicht wilt bekijken. U klikt op en het onderstaande scherm verschijnt.

- 32 -


In dit scherm kunt u per gegeven aangeven of het gewenst is dat het gegeven uit BRON wordt overgenomen in ESIS. Hierna klikt u op de knop “ESIS bijwerken” onderaan het scherm, zodat de leerlinggegevens bijgewerkt worden met de aangevinkte velden. 6.3.3

Verwerking van andere gegevens van het registratieoverzicht

De overige gegevens van de leerling kunt u inzien met behulp van het IBG Ontvangstoverzicht. Op dit overzicht kunt u kiezen voor Registratieoverzichten en selecteren welke berichten u in het overzicht wilt opnemen. In dit overzicht worden de gegevens getoond van de leerlingen zoals die in BRON staan geregistreerd en de registratie in ESIS. Op basis hiervan kunt u nagaan waar verschillen staan en beslissen welke gegevens u dient bij te werken in de ESIS leerlingadministratie.

6.4

Handmatig verwijderen

Het kan gebeuren dat BRON u meldt dat een bepaalde leerling bij u op school is ingeschreven, die u helemaal niet kent en die u ook niet in ESIS heeft geadministreerd. Dit is een uitzonderingssituatie. De functie “Handmatig verwijderen” is bedoeld om aan BRON te melden dat deze leerling verwijderd uit BRON. Het gaat hierbij om een leerling die uw school nog nooit bezocht heeft en die ook niet in ESIS is ingevoerd. Het betreft een administratieve dwaling van het uitwisselproces. Met de functie “Handmatig verwijderen” maakt u een verwijderingverzoek aan. BRON zal naar aanleiding van dit verzoek de registratie van deze leerling bij u op school in BRON verwijderen. Let op: Dit is niet de juiste procedure om een leerling uit uw bestand te verwijderen. Leerlingen verwijderen dient plaats te vinden via de module Leerlingenadministratie. Wanneer een leerling daadwerkelijk onderwijs bij u aan school heeft gevolgd (al is het maar één dag!), dan moet deze uitgeschreven worden. Het uitschrijven van leerlingen vindt plaats via Modules Leerlingenadministratie - Leerling - Uitschrijven. Daarnaast kunt u bij een leerling een inschrijving verwijderen.

- 33 -


In het scherm voor het handmatig verwijderen voert u de gegevens in van de leerling, die verwijderd moet worden. Na op te klikken verschijnt het onderstaande scherm : BRON zal terugkoppelen dat de leerling inderdaad uit BRON verwijderd is. Dit bericht wordt pas getoond wanneer u weer berichten gaat ontvangen. Als dit bericht is ontvangen wordt het ook getoond via Informatie - Uitvoer - Overzicht IBG Ontvangstoverzicht.

.

- 34 -


7

Standaardprocessen op school

Voor een juiste registratie van leerlinggegevens maakt u gebruik van een aantal standaardprocessen in ESIS. In dit hoofdstuk wordt een kort overzicht gegeven van deze processen. In de handleiding en helpfunctie van ESIS is meer inhoudelijke informatie over deze processen te vinden. In hoofdstuk 0 “ Wat als u leerlingen kwijt bent ? De situatie kan zich voordoen dat u tijdens of na de aansluiting BRON ziet dat er leerlingen ontbreken. U ziet dit bijvoorbeeld aan het aantal bekostigde leerlingen op het GTB overzicht van Mijn BRON niet klopt met uw verwachting. U kunt een Telfornulier maken in ESIS om te controleren wat de leerlingtelling is. De GTB telling van Mijn BRON en het Telformulier ESIS moeten identieke aantallen opleveren op dezelfde peildatum. Er zijn verschillende manieren om dit te onderzoeken. • Op het GTB overzicht van Mijn BRON worden leerlingen vermeld met een signaal. U dient deze signalen op te lossen en de leerlingen opnieuw te verzenden. • Controleer in ESIS of er leerlingen zijn die u wel heeft ingeschreven maar nog niet heeft ingedeeld in een basisgroep. Dit kunt u checken door in de leerling-zoeker alle leerlingen te selecteren en te controleren of bij alle leerlingen een basisgroep staat. Leerlingen zonder groep worden niet naar BRON verzonden. Vul bij deze leerlingen een basisgroep in en verzend deze leerlingen. • Kijk in de IBG module bij de stap Verzenden naar leerlingen met de status Nog nooit verzonden of Afgekeurd. De nog nooit verzonden leerlingen dient u alsnog te verzenden. Bij de Afgekeurde leerlingen dient u na te gaan wat het signaal is en dit eerst op te lossen. • U kunt een afdruk maken van de signalen met behulp van het overzicht IBG Ontvangstoverzicht. Selecteer Afkeuringen en maak een afdruk. Ga na per leerling wat de oorzaak van de afkeuring is en werk de gegevens bij in ESIS. • Na het corrigeren van leerlinggegevens kunt u opnieuw gaan verzenden. Selecteer bij het verzenden “ESIS selecteert… “ en alleen de gewijzigde leerlingen worden voor verzending laar gezet. .Als het na het afwerken van deze stappen nog niet lukt om de problemen op te lossen adviseren wij u om contact op te nemen met de helpdesk van Rovict.

BRON gegevens in ESIS” en hoofdstuk 12 “ESIS schermen met BRON gegevens” vindt u meer informatie over hoe u de voor BRON relevante gegevens in moet vullen. Wij adviseren u om de gegevens zorgvuldig te administreren omdat het maken van wijzigingen weliswaar mogelijk is maar in verhouding veel tijd en energie vraagt. Dit geldt vooral voor de inschrijfdatum.

7.1

Leerling aanmelden

Het aanmelden van een leerling betekent dat deze in ESIS wordt ingevoerd. Het invoeren van een nieuwe leerling is te vinden via Modules – Leerlingenadministratie – Toevoegen. Eventueel krijgt deze leerling ook een voorlopige inschrijving. Aandachtspunten: • Een aangemelde leerling heeft nog geen inschrijving en wordt nog niet bekostigd. Pas zodra de leerling een inschrijving heeft, kan deze voor bekostiging in aanmerking komen. • Een Identificatieverzoek of een Melding inschrijving kan pas gedaan worden, zodra de leerling is ingeschreven en een indeling in een groep heeft. Dit kan ook een inschrijfdatum of datum - 35 -


indeling in de toekomst zijn. Als u nog niet weet in welke groep de leerling geplaatst gaat worden kunt u een extra groep maken waarin u leerlingen indeelt, die nog in ene groep geplaatst moeten worden.

7.2

Leerling inschrijven

Door een leerling in te schrijven, geeft u aan dat deze leerling daadwerkelijk onderwijs bij u op school volgt. U schrijft een leerling in via Modules – Leerlingenadministratie – Leerling – Inschrijving. Na het inschrijven van de leerling dient u binnen 2 weken een melding inschrijving doen aan BRON. Aandachtspunten • De inschrijfdatum is de eerste dag waarop de leerling onderwijs op school volgt. Als u een leerling inschrijft op de eerste schooldag van het schooljaar dan dient u 1 augustus op te e geven als inschrijfdatum. Een leerling, die op 14 augustus 4 jaar wordt en de 1 schooldag is 24 augustus heeft echte als inschrijfdatum: 24 augustus • Meer informatie over het inschrijven van een leerling vindt u in hoofdstuk 12.4 “Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging”

7.3

Leerling in groep indelen

Na de inschrijving waarbij u aangeeft dat de leerling bij u op school is ingeschreven, moet u nog aangeven welk onderwijs de leerling bij u op school volgt. Dat doet u door in een leerling in een groep in te delen. U kunt een leerling indelen op de volgende manieren: • Via Modules – Leerlingen – Leerlingenadministratie- Leerling indeling (voor een leerling) • Via Modules – Leerlingen – Groepen indelen (voor meer leerlingen tegelijkertijd) • Leerling die in het huidige schooljaar al bij u op school zitten, kunt u collectief naar het volgende schooljaar overzetten met de module “Jaarovergang”. Deze module is te vinden via Modules – Leerlingen – Jaarovergang. Aandachtspunten • Op de inschrijfdatum moet er ook een indeling zijn in een basisgroep/ onderwijssoort Voorbeeld 1 Een leerling is op 4 augustus 2009 4 jaar geworden en komt op de eerste schooldag (17 augustus) op school. De inschrijfdatum moet dan zijn 17 augustus 2009 en op die datum moet de leerling ook in de groep ingedeeld worden. Voorbeeld 2 Een leerling wordt 4 jaar op zaterdag 24 oktober 2009 en komt op maandag 26 oktober op school. De inschrijfdatum én de indeling in de groep moeten in dit geval 26-10-2009 zijn.

7.4

Leerling in andere groep plaatsen

Een leerling kan in de loop van het schooljaar van onderwijssoort (leerjaar, afdeling) en / of van groep veranderen. In ESIS moet u dan de indeling van de leerling aanpassen. Dit kunt u doen op de volgende manieren: • Via Modules – Leerlingen – Leerlingenadministratie- Leerling indeling (voor één leerling) • Via Modules – Leerlingen – Groepen indelen (voor meer leerlingen tegelijkertijd).

- 36 -


•

Via Modules – Leerlingen – Jaarovergang (om voor alle leerlingen de groepsindeling voor een volgens schooljaar in orde te maken).

Een basisgroep is gekoppeld aan een vestiging. Op basis van de indeling in een basisgroep bepaalt ESIS de datum waarop ESIS is een vestiging is geplaatst.

7.5

Een leerling in een andere vestiging plaatsen

U kunt een leerling in een andere vestiging plaatsen door deze uit te schrijven en in te schrijven in de andere vestiging. Het is niet noodzakelijk om alle gegevens opnieuw in te voeren omdat het volstaat om bij de leerling een inschrijving te beëindigen (uitschrijven) en een nieuwe inschrijving te maken.

7.6

Een leerling inschrijven die op een andere school is ingeschreven

BRON zal melden als een leerling op twee scholen tegelijk is ingeschreven. Als uitschrijfdatum geldt de laatste schooldag en als inschrijfdatum geldt de eerste schooldag. Aandachtspunten • De inschrijfdatum is de eerste dag waarop de leerling onderwijs op school volgt. Als u een leerling inschrijft op de eerste schooldag van het schooljaar dan dient u 1 augustus op te geven als inschrijfdatum • Meer informatie over het inschrijven van een leerling vindt u in hoofdstuk 12.4 Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging

7.7

Leerlinggegevens wijzigen

In de loop van het schooljaar kunnen er diverse leerlinggegevens veranderen. In hoofdstuk 0 “ Wat als u leerlingen kwijt bent ? De situatie kan zich voordoen dat u tijdens of na de aansluiting BRON ziet dat er leerlingen ontbreken. U ziet dit bijvoorbeeld aan het aantal bekostigde leerlingen op het GTB overzicht van Mijn BRON niet klopt met uw verwachting. U kunt een Telfornulier maken in ESIS om te controleren wat de leerlingtelling is. De GTB telling van Mijn BRON en het Telformulier ESIS moeten identieke aantallen opleveren op dezelfde peildatum. Er zijn verschillende manieren om dit te onderzoeken. • Op het GTB overzicht van Mijn BRON worden leerlingen vermeld met een signaal. U dient deze signalen op te lossen en de leerlingen opnieuw te verzenden. • Controleer in ESIS of er leerlingen zijn die u wel heeft ingeschreven maar nog niet heeft ingedeeld in een basisgroep. Dit kunt u checken door in de leerling-zoeker alle leerlingen te selecteren en te controleren of bij alle leerlingen een basisgroep staat. Leerlingen zonder groep worden niet naar BRON verzonden. Vul bij deze leerlingen een basisgroep in en verzend deze leerlingen. • Kijk in de IBG module bij de stap Verzenden naar leerlingen met de status Nog nooit verzonden of Afgekeurd. De nog nooit verzonden leerlingen dient u alsnog te verzenden. Bij de Afgekeurde leerlingen dient u na te gaan wat het signaal is en dit eerst op te lossen. • U kunt een afdruk maken van de signalen met behulp van het overzicht IBG Ontvangstoverzicht. Selecteer Afkeuringen en maak een afdruk. Ga na per leerling wat de oorzaak van de afkeuring is en werk de gegevens bij in ESIS. • Na het corrigeren van leerlinggegevens kunt u opnieuw gaan verzenden. Selecteer bij het verzenden “ESIS selecteert… “ en alleen de gewijzigde leerlingen worden voor verzending laar gezet.

- 37 -


.Als het na het afwerken van deze stappen nog niet lukt om de problemen op te lossen adviseren wij u om contact op te nemen met de helpdesk van Rovict.

BRON gegevens in ESIS” en hoofdstuk 12 “ESIS schermen met BRON gegevens” vindt u informatie over de voor BRON belangrijke gegevens en de schermen waarop u deze gegevens aantreft. Wanneer het adres van een leerling wijzigt stelt ESIS voor om deze adreswijziging ook door te voeren bij de ouders / verzorgers en broers / zussen van de leerling.

Na een wijziging opnieuw een bericht verzenden. Als u bij een leerling een gegeven toevoegt of wijzigt, die behoren tot de BRON gegevenset dan ben u verplicht om deze binnen 14 dagen door te geven aan BRON. Als u in het verzendscherm kiest voor ESIS selecteert…dan worden alle leerlingen in het scherm gezet waar iets veranderd is dat van belang is voor BRON. Vervolgens kunt u opdracht geven om voor deze leerlingen een bericht klaar te zetten en te verzenden. Er zijn enkele speciale gevallen met betrekking tot wijzigen van gegevens • U wijzigt de datum inschrijving • U wijzigt een of meer sleutelgegevens Wijzigen inschrijfdatum Na het wijzigen van de inschrijfdatum zal ESIS eerst een bericht versturen met een Verwijdering Inschrijving en vervolgens een Melding Inschrijving. Een wijziging van de inschrijfdatum resulteert dus in twee berichten: een verwijdering en een nieuwe inschrijving Als van een leerling de inschrijving verwijderd is wordt deze dus niet bekostigd. De leerling wordt pas weer bekostigd als de nieuwe inschrijving geaccepteerd is. Deze mutatie dient u dus uit te voeren ruim voor een teldatum ! Wijzigen sleutelgegevens (alleen voor leerlingen zonder BSN) Als u een of meer gegevens wijzigt die behoort tot de zogenaamde sleutelgegevens zal ESIS een bericht Wijziging sleutelgegevens verzenden en niet een Melding inschrijving die verzonden wordt bij andere wijzigingen. De sleutelgegevens zijn • PGN (BSN of Onderwijsnummer) - 38 -


• • • • •

Geslacht Geboortedatum Postcode voor leerlingen die in Nederland wonen. Woonland voor leerlingen die in het buitenland wonen Adres is geheim of onbekend.

Als u een van deze gegevens wijzigt dan zal ESIS de leerling klaar zetten als u kiest voor ESIS selecteert in het verzendscherm. Voor deze leerlingen wordt dan een bericht Wijziging sleutelgegevens klaar gezet.

7.8

Leerling uitschrijven

Wanneer een leerling uw school verlaat nadat deze bij u op school is ingeschreven, dan moet u de leerling uitschrijven. U kunt de leerling uitschrijven op de volgende manieren: • Via Modules – Leerlingen – Leerlingenadministratie – Leerling uitschrijven (voor 1 leerling) • Via Modules – Leerlingen – Collectief uitschrijven (voor het uitschrijven van meerdere leerlingen uit een groep of een gezin) Aandachtspunten • Wanneer de leerling uitgeschreven wordt aan het einde van het schooljaar, dan is de uitschrijfdatum altijd 31 juli van dat schooljaar. Als de leerling wordt uitgeschreven in de loop van het schooljaar, dan is de uitschrijfdatum de laatste dag dat de leerling op school is. • Het kan zijn dat een leerling uw school verlaat en u niet weet welke de vervolg school is. Formeel mag u die leerling niet uitschrijven. Het mooie van de BRON uitwisseling is dat u vanzelf een terugkoppeling krijgt van een dubbele inschrijving als de leerling op een andere school wordt ingeschreven. In die terugkoppeling staat vermeld welke de vervolgschool is en u kunt de leerling uitschrijven. Nadat u de leerling hebt uitgeschreven gaat u naar de IBG module – Verzenden en kiest voor ESIS selecteert.. Ook een uitgeschreven leerling verzendt u in de IBG module met een Melding inschrijving.

7.9

Een inschrijving verwijderen

Het kan noodzakelijk zijn een inschrijving te verwijderen. Bijvoorbeeld als u merkt dat er een administratieve fout is gemaakt. In ESIS kunt u een inschrijving verwijderen en dan wordt voor de leerling een Verwijdering inschrijving klaar gezet als u kiest voor ESIS selecteert… in het verzendscherm. Als u bij een inschrijving de inschrijfdatum wijzigt wordt er eerst een Verwijdering inschrijving en vervolgens een nieuwe Melding inschrijving gedaan.

- 39 -


8

Speciale gevallen

8.1

LGF en ambulante begeleiding

Een leerling die een LGF indicatie heeft en ambulante begeleiding ontvangt, moet op de juiste manier zijn geregistreerd. In hoofdstuk 12 “ESIS schermen met BRON gegevens” vindt u meer informatie over de schermen in ESIS waar u deze gegevens kunt registreren. Onderstaand volgen nog de teksten van twee veelgestelde vragen over LGF en ambulante begeleiding 8.1.1

Registratie van ambulante begeleiding in ESIS voor BO en SBO scholen

Voor BO, SBO of WEC LGF indicatie: Leerling - Zorg Bij de gegevens van de leerling zelf kunt u op de pagina “Zorg” registreren dat een leerling een LGF indicatie heeft. Bij deze LGF indicatie zijn de volgende velden verplicht: • Indicatiedatum • Onderwijssoort indicatie • BRIN nummer van de REC instelling, die geïndiceerd heeft (Voor leerlingen die geïndiceerd zijn als VGK (indicatiesoort 11 of 12) is het niet verplicht om het BRIN nummer REC instelling op te nemen.) • Het indicatienummer: CVI indicatienummer. U moet dit invullen volgens het format: 4-45-20080314. Deze laatste 4 cijfers zijn het volgnummer. • Bij een leerling bij wie u LGF invult dient u ook de ambulante begeleiding in te vullen Ambulante begeleiding: Leerling - Inschrijving - Onderwijs Bij de inschrijving van de leerling kunt u, op de pagina “Onderwijs”, aangeven dat de leerling ambulante begeleiding ontvangt. Daarbij vult u de volgende gegevens in: • Startdatum • Het brinnummer van de WEC school : dit is de school voor speciaal onderwijs, die de ambulante begeleiding formeel verzorgt of daar verantwoordelijk voor is. De overige velden zijn voor de registratie in Bron niet verplicht en deze kunt u dus leeg laten: • Einddatum • Naam begeleider: dit is de begeleider door wie de leerling daadwerkelijk ambulant begeleid wordt • Aantal uren per week Bij een leerling kunnen meerdere indicaties en periodes van ambulante begeleiding geregistreerd worden.

- 40 -


Let op: De startdatum van de ambulante begeleiding mag niet voor de startdatum van de LGF indicatie liggen en ook niet voor de inschrijfdatum. In het kader van de uitwisseling met BRON is het van belang dat u bij een leerling die ambulante begeleiding ontvangt, altijd registreert dat deze een LGF indicatie heeft. (behalve voor VGK , visueel gehandicapte kinderen ) 8.1.2

Registratie van LGF indicatie en ambulante begeleiding in ESIS voor SO en VSO scholen

Voor SO of VSO. LGF indicatie Bij de gegevens van de leerling zelf kunt u op de pagina “Zorg” registreren dat een leerling een LGF indicatie heeft. Bij deze LGF indicatie zijn de volgende velden verplicht: • Indicatiedatum • Onderwijssoort indicatie • BRIN nummer REC instelling, die de indicatie heeft verleend. Voor leerlingen die geïndiceerd zijn als VGZ (indicatiesoort 11 of 12) is het niet verplicht om het BRIN nummer REC instelling op te nemen. Het indicatienummer is een verplicht veld (behalve voor leerlingen met een VGK indicatie) U moet dit CVI nummer invullen volgens het format: 4-41-2008-0314. Deze laatste 4 cijfers zijn het volgnummer. Ambulante begeleiding Regulier Ambulant Begeleid (RAB) 1. U maakt een aparte onderwijssoort aan voor ambulante begeleiding. Controleer of Ambulante begeleiding op Ja staat (Beheer – Onderwijsstructuur – Onderwijssoort) 2. U maakt een speciale groep aan voor ambulant begeleide leerlingen en koppelt daar de in stap 1 aangemaakte onderwijssoort aan. Wanneer u heel veel leerlingen heeft die door uw school ambulant begeleid worden, dan kunt u ook meerdere groepen aanmaken. Aan elk van deze groepen koppelt u dan de onderwijssoort voor ambulante begeleiding. 3. U maakt een inschrijving voor deze leerling aan. Op de pagina Extra van de Inschrijving kunt u de volgende gegevens over de ambulante begeleiding aan de leerling opgeven: • Op BO, SBO of VO: in dit veld geeft u de school voor BO, SBO of VO aan waar de leerling zijn dagelijkse onderwijs volgt. Een WEC-1 school kan bij het bovengenoemd veld ook een WEC 2,3,4 school opgeven waar de leerling regulier onderwijs volgt • Schooltype: in dit veld geeft u aan welk type dagelijks onderwijs de leerling volgt • Uitsplitsing VO: wanneer de leerling dagelijkse onderwijs in het VO volgt, dan moet u in dit veld daar nog een verdere uitsplitsing van maken. • Uren AB: in dit veld geeft u aan hoeveel uur de leerling per week ambulant begeleid wordt • Naam begeleider: dit is de begeleider die de leerling op zijn eigen school de ambulante begeleiding geeft. • Startdatum (verplicht veld): Let op: de startdatum van de ambulante begeleiding mag, in het kader van de PGN scan en de uitwisseling met BRON niet voor de startdatum van de LGF indicatie liggen. - 41 -


•

Einddatum (verplicht veld)

Bij een leerling kunnen meerdere periodes van ambulante begeleiding geregistreerd worden. 4. U geeft de leerling een indeling in de speciale groep en onderwijssoort die u voor de ambulante begeleiding heeft aangemaakt bij stap 1 en 2. Zo weet ESIS dat deze leerling niet daadwerkelijk bij uw school is ingeschreven en kunt u makkelijk overzichten maken van de groep(en) met door uw school ambulant begeleide leerlingen.

Let op: In het kader van de uitwisseling met BRON is het van belang dat u bij een ambulant begeleide leerling altijd registreert dat deze een LGF indicatie heeft. Teruggeplaatste ambulante begeleiding (TAB) Hierbij gaat het om leerlingen, die op de SO school onderwijs hebben gevolgd en vervolgens onderwijs gaan volgen op een reguliere BO, SBO of VO school omdat bijvoorbeeld de LGF indicatie niet meer verlengd wordt. U dient deze leerlingen uit te schrijven Bij de uitschrijving van de leerling (Modules – Leerlingen – Leerlingenadministratie – Leerling – Uitschrijving) geeft u aan dat het om een terugplaatsing gaat en op welke school de leerling onderwijs gaat volgen. In het geval dat u deze leerlingen opnieuw wilt inschrijven als niet bekostigde leerling volgt u de volgende stappen: 1. Voeg bij de school een schoolsoort OV toe ( Beheer- Structuur – School ). Dit is een nietbekostigde schoolsoort. 2. Maak een onderwijssoort TAB (Teruggeplaatste Ambulant begeleide leerlingen) aan en koppel die aan de niet bekostigde schoolsoort (Beheer –Onderwijsstructuur – Onderwijssoorten) 3. Maak een of meer groepen aan speciaal voor deze TAB leerlingen en voeg de onderwijssoort TAB toe aan deze groep(en). (Beheer – Onderwijsstructuur –Groepen). 4. U geeft deze leerlingen een nieuwe inschrijving met als schoolsoort OV. (Modules – Leerlingen – Leerlingenadministratie – Leerling – Inschrijving pagina bekostiging) Geef een inschrijfdatum op. 5. Deel de leerling in: selecteer als onderwijssoort bij deze indeling de netaangemaakte onderwijssoort TAB en plaats de leerling in een TAB groep.(Modules – Leerlingen Leerlingadministratie – Leerling – Indeling).

8.2

Leerling is volgens de school niet ingeschreven

In incidentele gevallen kunt u gegevens van een leerling teruggekoppeld krijgen, die helemaal niet bij uw school is ingeschreven. U maakt in dat geval gebruik van de mogelijkheid tot “Handmatig verwijderen”. Meer hierover leest u in hoofdstuk 6.4

8.3

Leerling heeft een ander PGN dan BRON terugkoppelt

Er kunnen zich verschillende merkwaardige administratieve situaties gaan voordoen. Een school heeft bijvoorbeeld het BSN van een leerling van de ouders ontvangen en die kunnen dat aantonen. BRON meldt echter dat de leerling een ander BSN heeft. In deze situatie zal ESIS dit laten zien bij het

- 42 -


verzenden en u een keus aanbieden met welk PGN u gaat verzenden. Als standaardinstelling wordt het BSN van BRON voorgesteld. Als dit zich voordoet dan adviseert Rovict om contact op te nemen met BRON en de ouders te informeren om contact op te nemen met de Gemeente over de verschillende BSN’s die blijkbaar in omloop zijn.

8.4

Adresgegevens zijn geheim of onbekend

Wanneer het adres van een leerling geheim of onbekend is, dan registreert u dit door het veld “Adres geheim / Onbekend” op “Ja” te zetten. Dit veld is te vinden via Modules / Leerlingen / Leerlingenadministratie / Leerling pagina Basis. In de uitwisseling naar BRON worden deze adresgegevens niet doorgegeven naar BRON Belangrijk: Als een leerling verhuist naar een Blijf-van-mijn-lijfhuis of een adres dat om andere redenen geheim moet blijven, registreer het adres dan als ‘Geheim of onbekend’. Een geheim adres wordt niet naar BRON uitgewisseld en ook niet op ESIS-overzichten getoond.

8.5

Een leerling volgt onderwijs bij u op school, maar mag niet bekostigd worden

In de praktijk komt het soms voor dat een school een leerling (tijdelijk) toelaat als gastleerling. Dit is een leerling, die officieel niet is ingeschreven bij de school en ook niet opgenomen moet worden in de tellingen van de school maar die u wel in ESIS wilt registreren om gegevens bij te houden. In ESIS dienen de volgende stappen te worden ondernomen: • • • •

Voeg bij de school een schoolsoort OV toe ( Beheer - Structuur - School ). Dit is een nietbekostigde schoolsoort. Maak een onderwijssoort NB (Niet bekostigde leerlingen) aan en koppel die aan de niet bekostigde schoolsoort (Beheer – Onderwijsstructuur – Onderwijssoorten. Voeg deze onderwijssoort toe aan de groep waar de gast leerling wordt ingedeeld ( Beheer – Onderwijsstructuur – Groepen). Schrijf de gastleerling in met een inschrijving en een indeling. Selecteer bij die indeling als onderwijssoort bij de niet bekostigde onderwijssoort NB (Modules – Leerlingen Leerlingadministratie – Leerling zoeken – ga naar stap Indeling.

Alleen leerlingen die zijn in geschreven en ingedeeld in een groep met een onderwijssoort van een bekostigde schoolsoort worden verzonden in de BRON uitwisseling.

8.6

U ontvangt een spontane mutatie

Het is mogelijk dat BRON u iets terugkoppelt zonder dat u een bericht verstuurd hebt. Dit kan gebeuren als de IBG een BSN heeft gevonden of dat gemeld wordt dat de adresgegevens van de leerling gewijzigd zijn. U kunt deze spontane mutaties inzien met het overzicht IBG Ontvangstoverzicht en dan selecteren op het berichttype Spontane mutaties. En u kunt met behulp van het menuonderdeel Synchroniseren de gegevens van BRON vergelijken met uw gegevens en opdracht geven om de gegevens in ESIS bij te werken.

- 43 -


9

Foutmeldingen en problemen

In release 4.5.7 treden wordt u op enkele plaatsen nog geconfronteerd met onterechte meldingen. Deze worden in dit hoofdstuk beschreven, in versie 4.5.8 (januari 2010) worden deze ongemakken structureel gerepareerd. Na correcte terugkoppeling van sleutelmutatie blijft status 'Wacht op terugkoppeling' Deze situatie doet zich voor als u een sleutelmutatie heeft verzonden en deze teruggekoppeld is. In het scherm Verzenden blijft dan de status staan op Wacht op Terugkoppeling. Dit betekent dat u in deze leerling gedurende 2 weken niet kunt verzenden. Na die 2 weken kunt u wel weer verzenden. In het scherm Ontvangstresultaat staat bij alle berichtsoorten een 0

Dit doet zich voor als u op Ontvangen heeft geklikt. De nullen geven aan dat er geen enkele bericht is aangetroffen. U kunt dan verder gaan met Verzenden of het werken in de IBG module beëindigen. In release 4.5.8 wordt dit scherm aangepast zodat het voor u duidelijk is wat het betekent. U ontvangt een foutmelding bij een correct teruggekoppelde Verwijdering inschrijving (ROV_0010) ESIS geeft een onterechte melding bij het ontvangen van correct teruggekoppelde verwijdering inschrijving: Deze melding kunt u negeren. In een volgende versie van ESIS wordt dit gecorrigeerd.

- 44 -


10 GTB overzichten BRON valideert de leerlinggegevens, zoals u die heeft aangeleverd en geeft deze gegevens door aan het CFI dat de bekostiging regelt. CFI voert ook weer controles uit en de resultaten van deze slag vindt u op het GTB overzicht. GTB betekent Geconsolideerde Tellingen Bekostiging. U kunt het GTB overzicht bij Mijn BRON opvragen via www.bron.nl . Het GTB overzicht geeft per peildatum weer welke aantallen leerlingen voor de bekostiging worden gebruikt en welke leerlingen niet meegeteld worden. Ook kunt u zien waarom deze leerlingen niet meegeteld worden. Het overzicht van Mijn BRON van het DUO laat u - helaas - niet zien welke leerlingen wel bekostigd worden. Omdat de GTB overzichten gebruikt zullen worden voor de bekostiging is het belangrijk dat u deze goed controleert. De aantallen en de signalen die op de GTB voorkomen, moeten overeenkomen met uw eigen verwachting en kloppen met de leerlingaantallen in ESIS. U kunt meerdere GTB overzichten ontvangen van BRON. U krijgt in ieder geval altijd een GTB met als e peildatum 1 augustus, 1 oktober en 15 maart. Verder krijgt u nieuwe overzichten op de 1 schooldag e en op elke andere 1 van de maand als er veranderingen in de leerlingaantallen zijn opgetreden. Bij de controle van de GTB neemt u altijd het overzicht met de peildatum die ligt na het moment van uitwisseling van uw leerlinggegevens. Als dat GTB overzicht er nog niet is, dan neemt u het meest recente overzicht. Om de bekostiging van uw school goed op orde te krijgen, moet u net zo lang signalen oplossen, gegevens aanpassen in ESIS en opnieuw uitwisselen met BRON totdat de GTB van het CFI overeenkomt met de aantallen zoals ze volgens u moeten zijn. Het handboek BRON dat u heeft ontvangen van BRON bevat aanvullende informatie over het GTB overzicht. ESIS kan een met het GTB vergelijkbaar overzicht genereren, zodat u dit overzicht kunt controleren met het GTB overzicht van Mijn BRON. U kunt in dit ESIS overzicht ook opvragen welke leerlingen wel of niet goedgekeurd zijn in BRON. U kunt dit overzicht vinden via ESIS – Informatie – Uitvoer – IBG GTB Controleoverzicht Het ESIS GTB Controleoverzicht toont de aantallen leerlingen, die op uw school zijn in geschreven en in gedeeld in een basisgroep en telt ook hoeveel van deze leerlingen door BRON wel /niet geaccepteerd zijn. Het ESIS GTB overzicht toont ook de leerlingen met LGF en Ambulante begeleiding Deze gegevens kunt u vergelijken met het Vergelijkingsoverzicht LGF van Mijn BRON. Bij het maken van dit overzicht kunt u selecteren welke leerlingen u wilt opnemen in het overzicht. Wat als u leerlingen kwijt bent ? De situatie kan zich voordoen dat u tijdens of na de aansluiting BRON ziet dat er leerlingen ontbreken. U ziet dit bijvoorbeeld aan het aantal bekostigde leerlingen op het GTB overzicht van Mijn BRON niet klopt met uw verwachting. U kunt een Telfornulier maken in ESIS om te controleren wat de leerlingtelling is. De GTB telling van Mijn BRON en het Telformulier ESIS moeten identieke aantallen opleveren op dezelfde peildatum. Er zijn verschillende manieren om dit te onderzoeken. - 45 -


• •

•

•

•

Op het GTB overzicht van Mijn BRON worden leerlingen vermeld met een signaal. U dient deze signalen op te lossen en de leerlingen opnieuw te verzenden. Controleer in ESIS of er leerlingen zijn die u wel heeft ingeschreven maar nog niet heeft ingedeeld in een basisgroep. Dit kunt u checken door in de leerling-zoeker alle leerlingen te selecteren en te controleren of bij alle leerlingen een basisgroep staat. Leerlingen zonder groep worden niet naar BRON verzonden. Vul bij deze leerlingen een basisgroep in en verzend deze leerlingen. Kijk in de IBG module bij de stap Verzenden naar leerlingen met de status Nog nooit verzonden of Afgekeurd. De nog nooit verzonden leerlingen dient u alsnog te verzenden. Bij de Afgekeurde leerlingen dient u na te gaan wat het signaal is en dit eerst op te lossen. U kunt een afdruk maken van de signalen met behulp van het overzicht IBG Ontvangstoverzicht. Selecteer Afkeuringen en maak een afdruk. Ga na per leerling wat de oorzaak van de afkeuring is en werk de gegevens bij in ESIS. Na het corrigeren van leerlinggegevens kunt u opnieuw gaan verzenden. Selecteer bij het verzenden “ESIS selecteert… “ en alleen de gewijzigde leerlingen worden voor verzending laar gezet.

.Als het na het afwerken van deze stappen nog niet lukt om de problemen op te lossen adviseren wij u om contact op te nemen met de helpdesk van Rovict.

- 46 -


11 BRON gegevens in ESIS Dit hoofdstuk benoemt de diverse gegevens die betrokken zijn bij de uitwisseling tussen ESIS en BRON. Achter ieder gegeven vindt u het scherm waarop u dit gegeven aantreft, eventueel is het gegeven voorzien van een aanwijzing. In hoofdstuk 12 “ESIS schermen met BRON gegevens” treft u alle schermen aan met extra aanwijzingen hoe de gegevens op die schermen ingevuld moeten worden. U werkt het makkelijkst met deze hoofdstukken wanneer u dit hoofdstuk gebruikt om op te zoeken op welk scherm een bepaald gegeven zich bevindt. Daarna kijkt u in hoofdstuk 12 voor de toelichting op dat gegeven.

11.1 Gegevens WPO en WEC

Persoonsgegevens Burgerservicenummer Onderwijsnummer Geboortedatum Geslacht Achternaam

ESIS scherm Leerling – Basis Leerling – Basis Leerling - Basis Leerling - Basis Leerling - Basis Leerling - Basis

Voorvoegsel(s)

Leerling - Basis

Alle voornamen

Leerling - Basis

Straat

Leerling - Basis

Huisnummer

Leerling - Basis

Huisnummer toevoeging

Leerling - Basis

Huisnummer aanduiding

Leerling - Basis

Locatieomschrijving

Leerling - Basis

Woonplaats

Leerling - Basis

Postcode Woonland 3 Adresvelden buitenland

Leerling - Basis Leerling - Basis

Aanwijzing

Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt

Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt . Deze 3 adresvelden worden door ESIS als u een ander woonland ingevuld dan Nederland ingevuld op basis van adres - huisnummer - postcode - woonplaats woonland - 47 -


Inschrijfgegevens Datum inschrijving NNCA (Niet Nederlandse Culturele Achtergrond

Datum uitschrijving VO advies (uitstroom groep 8) BO / SBO Voorschools Voorschools programma Voorschoolse maanden

Periodegegevens Bekostiging Bekostiging (ja/nee)

Leerling- Inschrijving – Bekostiging Leerling- Inschrijving

U dient hier te kiezen voor Nederlands of Niet Nederlands. Leerlingen bij wie dit op “Niet Nederland” staat tellen mee voor de NOAT vergoeding (BO) en voor de CUMI regelingvoor SBO, SO en VSO

Leerling – Uitschrijving Leerling – Uitschrijving

Leerling - Extra Leerling - Extra

1-24 maanden ; invullen als voorschools programma is ingevuld

Leerling - Inschrijving Bekostiging

Startdatum bekostiging BO Periodegegevens Gewicht Gewichtenregeling 1 of 2 Datum ingang

Gewicht

Periodegegevens Leerjaar / groep Datum ingang Groep Leerjaar

Leerling - Inschrijving Bekostiging Leerling - Inschrijving Bekostiging

Voor het oude gewicht is de ingangsdatum altijd de inschrijfdatum.

Leerling - Inschrijving Bekostiging

Leerling - Indeling Leerling - Indeling Leerling - Indeling

Periodegegevens Vestiging

Een basisgroep is aan een vestiging gekoppeld. De vestigingsgegevens worden door ESIS bepaald uit de eerste indeling in een basisgroep van de vestiging. - 48 -


Vestiging (00-01 etc) Ingangsdatum vestiging

BO /SBO Periode gegevens Vroegschools (indien van toepassing) Vroegschools programma WPO Datum ingang Datum einde

Periodegegevens LGF indicatie (indien van toepassing) Datum indicatiestelling LGF indicatiesoort Brinnummer indicatiestelling

CVI-nummer

BO / SBO Periodegegevens ambulante begeleiding (indien van toepassing) Datum ingang Brinnummer WEC school

BO / SBO Periodegegevens Eindtoets groep 8 Datum Eindtoets (laatste dag) Eindtoets Score Eindtoets

SO / VSO Periode gegeven Soort Onderwijs WEC Datum ingang Soort onderwijs

Leerling - Indeling - via basisgroep Leerling - Indeling - via basisgroep

Leerling – Inschrijving – Onderwijs Leerling – Inschrijving – Onderwijs Leerling – Inschrijving – Onderwijs

Leerling - Zorg Leerling - Zorg Leerling - Zorg

Leerling – Zorg Indicatienummer

Brinnummer van de REC instelling, die de indicatie heeft afgegeven. Voorbeeld: 3-32-2009-0123

Leerling – Inschrijving – Onderwijs Leerling – Inschrijving – Onderwijs

Leerling - Inschrijving Extra Leerling - Inschrijving Extra Leerling - Inschrijving Extra

Ingangsdatum van de groep - 49 -

Wordt afgeleid van de


Schoort onderwijs WEC

SO / VSO Schoolsoort Datum ingang Schoolsoort Schoolsoort

SO / VSO Periode gegeven Soort Verblijf Datum ingang Soort verblijf Soort verblijf

SO / VSO Ambulante begeleiding WEC Datum ingang

Codering van de onderwijssoort

ingangsdatum van de groep Bij ambulante begeleiding wordt dit veld op 0 gezet Wordt afgeleid van de inschrijving op SO of VSO

Identiek aan inschrijfdatum op SO of VSO Codering 0,1 of 2

Bij ambulante begeleiding wordt dit veld op 0 gezet

Leerling - Inschrijving Bekostiging Leerling - Inschrijving Bekostiging

Brinnummer WPO WVI WEB school

Leerling - Inschrijving Extra Leerling - Inschrijving Extra

SO / VSO Terugplaatsing Brinnummer Terugplaatsing

Leerling - Uitschrijving

- 50 -

U kunt bij de uitschrijving aangeven of de leerling is teruggeplaatst en daar de school opgeven.


12 ESIS schermen met BRON gegevens voor (Speciaal) Basisonderwijs In dit onderdeel van deze handleiding wordt aangegeven in welke ESIS schermen de BRON gegevens opgenomen zijn. Daarnaast treft u aanwijzigen en/of tips aan die voor een goede werking essentieel of nuttig zijn.

12.1 Tabblad Leerling – Basis

Persoonsgegevens Burgerservicenummer Onderwijsnummer

Geboortedatum Geslacht Achternaam Voorvoegsel(s) Voornamen Adres geheim of onbekend Straat Huisnummer Huisnummer toevoeging Huisnummer aanduiding Plaats

Opmerking De school heeft een inspanningsverplichting om het BSN bij de ouders op te vragen. Het BSN of Onderwijsnummer is niet verplicht om in te vullen of aan te leveren. Als het u niet lukt om bij de inschrijving het BSN van de leerling te krijgen, vult hier niets in. BRON zal dan via het GBA van de Gemeente het BSN proberen te achterhalen en aan u terugkoppelen en als er geen BSN is een Onderwijsnummer terugkoppelen.

Henk-Jan’ is één voornaam; Henk Jan zijn twee voornamen Als het adres geheim of onbekend is wordt het adres niet uitgewisseld met BRON

Als u een ander woonland dan Nederland invoert kunt u afwijkende postcodes 12345 invoeren - 51 -


Postcode Woonland 3 Adresvelden buitenland

Als u bij woonland België of Duitsland invoert kan er een postcode 12345 ingetikt worden Deze 3 adresvelden worden door ESIS automatisch ingevuld op basis van ingevoerde adresvelden als u een ander woonland heeft ingevuld dan Nederland.

12.2 Tabblad Leerling – Extra : Voorschoolse historie

Voorschoolse historie Voorschools programma

Voorschoolse maanden

Keuzelijst van beschikbare programma’s. U kunt hier aangeven met welk VVE programma de leerling heeft gewerkt in de peuterperiode van 2 tot 4 jaar. Dus in de periode voordat de leerling op de basisschool kwam. Vul hier het aantal maanden in dat de leerling deelgenomen heeft aan het voorschoolse programma. U dient hier een getal tussen 1 en 24 in te vullen als u een voorschools programma heeft ingevuld. U bent verplicht dit in te vullen als u een keuze heeft gemaakt bij voorschools programma. U dient dus allebei deze velden in te vullen (of geen van beide).

- 52 -


12.3 Tabblad Leerling - Zorg

Periodegegevens LGF indicatie Datum indicatiestelling LGF indicatiesoort Brinnummer indicatiestelling Indicatienummer (CVI-nummer)

Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Startdatum Vaste keuzelijst indicatiesoorten Brinnummer van de REC, die de indicatie heeft gedaan (vaste keuzelijst) Invoeren als bijvoorbeeld 3-32-2009-0123

- 53 -


12.4 Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging

Inschrijfgegevens Datum inschrijving

NNCA (Niet Nederlandse Culturele Achtergrond Basisonderwijs (NOAT)

Dit is de eerste schooldag waarop de leerling onderwijs volgt op uw school. Voor een leerling die op 10 augustus 4 jaar wordt en 17 augustus op school begint kunt u 4 augustus of 17 augustus als inschrijfdatum invoeren. Indien een oudere leerling ingeschreven wordt in het begin van het schooljaar dan dient hier de datum 1 augustus van het jaar te worden ingevoerd. Bij het inschrijven van nieuwe leerlingen is het belangrijk om de inschrijfdatum correct in te vullen omdat het wijzigen van een inschrijfdatum in de uitwisseling met BRON ingewikkeld is. Let op! U dient er voor te zorgen dat de indeling in de groep ook op de inschrijfdatum plaats vindt. 0 Niet van toepassing 1 Leerling met een Nederlandse culturele achtergrond, inclusief leerlingen van

2

wie de ouders of voogden afkomstig is uit Suriname, de Nederlandse Antillen of Aruba Leerling met een niet-Nederlandse culturele achtergrond,

Een leerling heeft een niet-Nederlandse culturele achtergrond als de leerling voldoet aan één van de volgende criteria: 1.

behoort tot de Molukse bevolkingsgroep;

2.

van wie ten minste één van de ouders of voogden geboren is in Griekenland, Italië, (voormalig/oud) Joegoslavië, Kaapverdië, Marokko, Portugal, Spanje, Tunesië of Turkije;

3.

van wie ten minste één van de ouders of voogden als vreemdeling rechtmatig verblijf heeft op grond van een verblijfsvergunning als bedoeld in artikel 28 of 33 van de Vreemdelingenwet 2000;

4.

van wie ten minste één van de ouders of voogden geboren is in een ander niet-Engelstalig land buiten Europa, echter met uitzondering van Indonesië.

- 54 -


NNCA (Niet Nederlandse Culturele Achtergrond

0 1 2

Niet van toepassing Leerling met een Nederlandse culturele achtergrond, Leerling met een niet-Nederlandse culturele achtergrond,

Een leerling heeft een niet-Nederlandse culturele achtergrond als de leerling voldoet aan één van de volgende criteria:

Speciaal basisonderwijs: CUMI

Varende kleuter

1.


2.

van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit Griekenland, Italië, (voormalig/oud) Joegoslavië, Kaapverdië, Marokko, Portugal, Spanje, Tunesië of Turkije;

3.

van wie ten minste één van de ouders of voogden geboren is in Suriname, Aruba of de Nederlandse Antillen;

4.


5.

van wie ten minste één van de ouders of voogden geboren is in een ander nietEngelstalig land buiten Europa, echter met uitzondering van Indonesië.

Dit is alleen van toepassing als uw school onder deze regeling valt.

Periodegegevens Bekostiging Bekostiging Datum ingang indicatie bekostiging

Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Ja of Nee Op de inschrijfdatum moet er ook een datum bekostiging aanwezig zijn

Als u een inschrijving maakt zet ESIS automatisch de bekostiging op Ja met dezelfde ingangsdatum als de inschrijfdatum. Als een leerling niet bekostigd mag worden omdat deze de periode tussen 1 augustus en 1 oktober minder dan de helft van de lestijd op school is geweest, dan dient u dit als volgt te registreren: U maakt met de + knop twee secties Bekostiging: 1. op 1 augustus bekostiging Nee 2. op 2 oktober bekostiging Ja Alleen Basisonderwijs Periodegegevens Gewicht Gewichtenregeling 1 of 2 Datum ingang

Gewicht

Leerlingen kunnen een oud en een nieuw gewicht hebben

De ingangsdatum van het gewicht wordt door ESIS bepaald. Het oude gewicht gaat in op de inschrijfdatum en het nieuwe gewicht gaat in op de inschrijfdatum of op de 1 augustus van het jaar waarin voor deze leerling de nieuwe gewichtenregeling van toepassing werd. Klik op Bereken nieuw gewicht om te bepalen wat de juiste ingangsdatum van het nieuwe gewicht voor de leerling is. Keuzelijst

Van (oudere) leerlingen, die na 1 augustus 2008 nog in de oude gewichtenregeling vielen dient u ook een oud gewicht in te vullen. Met ingang van 1 augustus 2009 vallen alle leerlingen onder de nieuwe gewichtenregeling. U kunt de nieuwe gewichten ook invoeren via Modules – Leerlingen – Herijking.

- 55 -


12.5 Tabblad Leerling - Inschrijving - Onderwijs (rubriek VVE: Vroegschools)

Periodegegevens Vroegschools Startdatum Type programma Einddatum

Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Datum waarop de leerling met het programma ging werken op school in de groepen 1 en 2 (de vroegschoolse periode) Vaste keuzelijst met VVE programma’s Datum waarop voor deze leerling het VVE programma beëindigd werd.

U kunt meerdere periodes invoeren: leerling heeft bijvoorbeeld eerst 2 jaar gewerkt met Piramide en daarna met Kaleidoscoop.

12.6 Tabblad Leerling - Inschrijving - Onderwijs (rubriek Ambulante begeleiding)

- 56 -


Periodegegevens ambulante begeleiding Datum ingang

Door WEC school

Indicatie

Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren De datum ingang van de ambulante begeleiding mag niet liggen vóór de ingangsdatum van de LGF indicatie, die u bij Leerling – Zorg heeft ingevoerd en ook niet voor de inschrijfdatum bij u op school U dient hier de school voor speciaal onderwijs (SO, VSO) op te zoeken, die de ambulante begeleiding uitvoert of daar verantwoordelijk voor is. U kunt hier zien welke LGF indicaties bij de leerling zijn ingevoerd.

Als u aangeeft dat een leerling ambulante begeleiding ontvangt moet er ook sprake zijn van een LGF indicatie.

- 57 -


12.7 Tabblad Leerling - Inschrijving - Extra

Inschrijfgegevens VO advies

Uitstroom groep 8 Vaste keuzelijst met VO adviezen

Tip ! Tijdens het Collectief uitschrijven kunt u het ook het VO advies invullen voor alle leerlingen van groep 8 die de school verlaten. Periodegegevens Eindtoets groep 8 Datum Eindtoets Eindtoets Score Eindtoets

Via de + toets kunt u meerdere afnames invoeren Hier wordt verwacht dat u de laatste dag van de afname invult Vaste keuzelijst. U kunt bij Beheer - Instellingen opgeven welke Eindtoets u afneemt op school. De totaalscore. Voor Cito dus de standaardscore. Er is een controle op geldigheid van de invoer Als u kiest voor een Andere eindtoets dan kunt u een score invoeren. Deze wordt echter niet aan BRON doorgegeven conform de specificaties.

- 58 -


12.8 Tabblad - Leerling - Uitschrijven

Inschrijfgegevens Uitschrijfdatum

Uitstroom Dit is de laatste schooldag; Als u de leerling uitschrijft aan het einde van het schooljaar dan dient u 31 juli als einddatum in te vullen.

12.9 Modules - Leerling - Collectief uitschrijven U kunt meerdere leerlingen in één keer uitschrijven. Dit kan zowel per gezin als per groep gedaan worden.

Inschrijfgegevens VO advies Uitschrijfdatum

Uitstroom Vaste keuzelijst met VO adviezen Dit is de laatste schooldag; als u de leerling uitschrijft aan het einde van het schooljaar dan dient u 31 juli als einddatum in te vullen.

- 59 -


12.10 Tabblad Leerling - Indeling

Periodegegevens Leerjaar / groep Datum plaatsing leerjaar /groep

Groep Leerjaar

De eerste dag dat de leerling onderwijs volgt in deze basisgroep en onderwijssoort. Bij de eerste indeling van de leerling op school is het van belang dat de begindatum van de indeling gelijk is aan de inschrijfdatum. Dit is de basisgroep in ESIS Dit is de onderwijssoort van de basisgroep. Voor het SBO en SO wordt het leerjaar berekend op basis van de geboortedatum.

Op de inschrijfdatum moet er van BRON ook een indeling in een groep aanwezig zijn. Als dus als inschrijfdatum is ingevoerd 01-08-2008 dan dient de indeling van de groep ook te beginnen op 01-08-2008. Als u groepen overzet via de ESIS module Jaarovergang gaat dit automatisch goed. Een Indeling in een groep/leerjaar kunt u op verschillende plaatsen in ESIS invoeren. • Als u voor één leerling iets moet aanpassen dan is de individuele route het beste: Leerling Leerlingadministratie - Leerling zoeken - Tabblad Indeling • Gaat het om wijzigingen bij meer leerlingen dan kunt u beter werken met: Leerling - Groepen indelen. • En de Jaarovergang is gemaakt om de hele school over te zetten: Leerling - Jaarovergang Periodegegevens Vestiging Vestiging (00-01 etc) Datum ingang vestiging

e

Wordt overgenomen uit de 1 datum waarop de leerling is ingedeeld in een basisgroep van een locatie van een vestiging. Idem

- 60 -


13 ESIS schermen met BRON gegevens voor (Voortgezet) Speciaal onderwijs In dit onderdeel van deze handleiding wordt aangegeven in welke ESIS schermen de BRON gegevens opgenomen zijn. Daarnaast treft u aanwijzigen en/of tips aan die voor een goede werking essentieel of nuttig zijn.

13.1 Tabblad Leerling – Basis

Persoonsgegevens Burgerservicenummer Onderwijsnummer

Geboortedatum Geslacht Achternaam Voorvoegsel(s) Voornamen Adres geheim of onbekend

Opmerking Het BSN of Onderwijsnummer is niet verplicht om in te vullen of aan te leveren. Als het u niet lukt om bij de inschrijving het BSN van de leerling te krijgen, vult hier niets in. Bij de verzending naar BRON maakt ESIS dan eerst een Identificatieverzoek. BRON zal dan via het GBA van de Gemeente het BSN achterhalen en aan u terugkoppelen en als er geen BSN is een Onderwijsnummer terugkoppelen.

Henk-Jan’ is één voornaam; Henk Jan zijn twee voornamen Als het adres geheim of onbekend is wordt het adres niet uitgewisseld met BRON.

Straat Huisnummer - 61 -


Huisnummer toevoeging Huisnummer aanduiding Plaats Postcode Woonland 3 Adresvelden buitenland

Als woonland België of Duitsland is kan er een postcode 12345 ingetikt worden. Als er geen PGN is worden deze 3 adresvelden door ESIS automatisch ingevuld op basis van ingevoerde adresvelden als u een ander woonland heeft ingevuld dan Nederland

13.2 Tabblad Leerling - Zorg

Periodegegevens LGF indicatie Datum indicatiestelling LGF indicatiesoort Brinnummer indicatiestelling Indicatienummer (CVI-nummer)

Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Startdatum Vaste keuzelijst indicatiesoorten Brinnummer van de REC, die de indicatie heeft gedaan (vaste keuzelijst) Invoeren als bijvoorbeeld 3-32-2009-0123

- 62 -


13.3 Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging

Inschrijfgegevens Datum inschrijving

NNCA (Niet Nederlandse Culturele Achtergrond (CUMI)

Varende kleuter

Dit is de eerste schooldag waarop de leerling onderwijs volgt op uw school. Indien de leerling ingeschreven wordt in het begin van het schooljaar dan dient hier de datum 1 augustus van het jaar te worden ingevoerd. Bij het inschrijven van nieuwe leerlingen is het belangrijk om de inschrijfdatum correct in te vullen omdat het wijzigen van een inschrijfdatum in de uitwisseling met BRON ingewikkeld is. 0 Niet van toepassing 1 Leerling met een Nederlandse culturele achtergrond, 2 Leerling met een niet-Nederlandse culturele achtergrond, Een leerling heeft een niet-Nederlandse culturele achtergrond als de leerling voldoet aan één van de volgende criteria: 1.


2.

van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit Griekenland, Italië, (voormalig/oud) Joegoslavië, Kaapverdië, Marokko, Portugal, Spanje, Tunesië of Turkije;

3.

van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit Suriname, Aruba of de Nederlandse Antillen;

4.


5.

van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit een ander niet-Engelstalig land buiten Europa, echter met uitzondering van Indonesië.

Niet van toepassing voor WEC scholen - 63 -


Periodegegevens Bekostiging Bekostiging (ja/nee) Datum ingang indicatie bekostiging

Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Ja of Nee Op de inschrijfdatum moet er ook een datum bekostiging aanwezig zijn

Als u een inschrijving maakt zet ESIS automatisch de bekostiging op Ja met dezelfde ingangsdatum als de inschrijfdatum. Als een leerling niet bekostigd mag worden omdat deze de periode tussen 1 augustus en 1 oktober te weinig op school is geweest, dan dient u dit als volgt te registreren: U maakt met de + knop twee secties Bekostiging: 1. op 1 augustus bekostiging Nee 2. op 2 oktober bekostiging Ja Periodegegevens Soort Verblijf Soort verblijf Datum ingang Soort verblijf

Periodegegevens Ambulante begeleiding Op BO SBO of VO Startdatum

Indicatie

Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Keuzelijst Op de inschrijfdatum moet er ook een datum Soort verblijf aanwezig zijn

Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren U dient hier de school op te zoeken, waar de leerling regulier onderwijs volgt. De datum ingang van de ambulante begeleiding mag niet liggen vóór de ingangsdatum van de LGF indicatie, die u bij Leerling – Zorg heeft ingevoerd en ook niet voor de inschrijfdatum bij u op school. U dient hier aan te geven welke LGF gekoppeld moet worden aan de ambulante begeleiding.

Als u aangeeft dat een leerling ambulante begeleiding ontvangt moet er ook sprake zijn van een LGF indicatie.

- 64 -


Ambulante begeleiding Als een leerling ingeschreven is als ambulante begeleide leerling zorgt ESIS ervoor dat in de Melding inschrijving een aantal gegevens op 0 gezet worden. Dit heeft betrekking op: NNCA Soort verblijf Schoolsoort WEC Groep en Leerjaar

13.4 Tabblad - Leerling - Uitschrijven

Inschrijfgegevens Uitschrijfdatum Teruggeplaatst ja/nee Volgende school

Uitstroom Dit is de laatste schooldag; Als u de leerling uitschrijft aan het einde van het schooljaar dan dient u 31 juli als einddatum in te vullen. Hiermee kunt u aangeven of deze leerling teruggeplaatst wordt (TAB) De school waar de leerling regulier onderwijs gaat volgen

13.5 Tabblad Leerling - Indeling

- 65 -


Periodegegevens Leerjaar / groep Datum plaatsing leerjaar/groep

Groep Leerjaar

De eerste dag dat de leerling onderwijs volgt in deze basisgroep en onderwijssoort. Bij de eerste indeling van de leerling op school is het van belang dat de begindatum van de indeling gelijk is aan de inschrijfdatum. Dit is de basisgroep waarin de leerling is ingedeeld. Dit is de onderwijssoort van de basisgroep. Voor het SBO en SO wordt het leerjaar berekend op basis van de geboortedatum. U kunt dit niet handmatig aanpassen.

Op de inschrijfdatum moet ook een indeling in een groep aanwezig zijn vanaf 1 augustus 2008. Als dus de inschrijfdatum is 01-08-2008 dan dient de indeling van de groep ook te beginnen op 01-082008. Als u groepen overzet via de ESIS module Jaarovergang gaat dit automatisch goed. Een Indeling in een groep/leerjaar kunt u op verschillende plaatsen in ESIS regelen. • Als u voor één leerling iets moet aanpassen dan is de individuele route het beste: Leerling – Leerlingadministratie – Leerling zoeken – Tabblad Indeling • Gaat het om wijzigingen bij meer leerlingen dan kunt u beter werken met:: Leerling – Groepen indelen. • En de Jaarovergang is gemaakt om de hele school over te zetten: Leerling – Jaarovergang Raadpleeg voor meer informatie over de Jaarovergang de ESIS handleiding en de Help functie. Periodegegevens Vestiging Vestiging (00-01 etc) Datum ingang Vestiging Periodegegevens Soort onderwijs WEC Soort onderwijs WEC Datum ingang Soort onderwijs WEC Periodegegevens Schoolsoort Schoolsoort Datum ingang Schoolsoort

e

Wordt overgenomen uit de 1 datum waarop de leerling is ingedeeld in een basisgroep van een locatie van een vestiging. idem

e

Wordt overgenomen uit de 1 datum waarop de leerling is ingedeeld in een basisgroep met een onderwijssoort WEC idem

Wordt overgenomen uit de datum waarop de leerling is ingeschreven in schoolsoort SO (1) of VSO (2) idem

- 66 -


14 Signalen overzicht In dit hoofdstuk treft u een overzicht aan van de meest voorkomende signalen in ESIS. In het handboek BRON PO staat een uitputtend overzicht van alle signalen die voor kunnen komen. In de schermen en overzichten worden de signalen voorzien van een aanduiding. Bijvoorbeeld IBG e 303 of ROV-010.Deze aanduiding verwijst naar de 1 kolom Type in onderstaand overzicht. Type IBG

IBG

IBG

IBG

Signaal Omschrijving

Te ondernemen actie voor WPO scholen

303 Er ontbreekt een voorkomen van gegevensgroep <X> waarvan de ingangsdatum gelijk is aan inschrijfdatum

Te ondernemen actie voor WEC scholen De datum ingang van de een of meer van de volgende gegevens is niet gelijk aan de datum inschrijving: indicatie bekostiging, indeling

De datum ingang van de een of meer van de volgende gegevens is niet gelijk aan de datum inschrijving: indicatie bekostiging, indeling, gewicht. • Ken een gewicht toe aan de leerling: Gebruik Herijken om leerlingen een oud gewicht te geven op inschrijfdatum • Laat de indeling van de leerling op de inschrijfdatum beginnen. • U dient een oud gewicht in te vullen voor leerlingen die op 01-082008 nog in de oude gewichtenregeling vielen Ingangsdatum vestiging: op de datum inschrijving moet de leerling ook zijn ingedeeld in een basisgroep. 305 Datum inschrijving <X> De geboortedatum van de leerling blijkt op of na de datum inschrijving te idem moet na de geboortedatum liggen. Dit kan niet. De geboortedatum van de leerling vindt u via Modules 1 liggen. Leerlingenadministratie - Leerling pagina basis. De datum inschrijving vindt u via Modules - Leerlingenadministratie - Inschrijving - pagina Bekostiging. 306 Deze leerling moet op Met uitzondering van varende kleuters moeten leerlingen 4 jaar zijn op de datum inschrijving <X> datum inschrijving. Controleer de geboortedatum en datum inschrijving van minstens 4 jaar zijn de leerling en of er sprake is van een varende kleuter. Bij de inschrijving (geboortedatum +1) van de leerling - pagina bekostiging kunt u registreren of er sprake is van een varende kleuter. Als datum inschrijving geldt de datum van de eerste schooldag bij u op school. 307 Deze varende kleuter moet Op de datum inschrijving is de varende kleuter nog niet minimaal 3 jaar en . op datum inschrijving 6 maanden oud. Controleer de geboortedatum van de leerling via Modules minstens minimaal 3 jaar - Leerlingenadministratie - Leerling - pagina Basis. Controleer de indicatie en zes maanden zijn. "varende kleuter" en de inschrijfdatum. Deze gegevens vindt u bij de inschrijving van de leerling - pagina bekostiging. Als datum inschrijving geldt de datum van de eerste schooldag bij u op school.

- 67 -

Afkeuring -signaal ja

ja

ja

ja


Type IBG

IBG

IBG

IBG

IBG

IBG



308 Deze leerling moet op 31/7 van het schooljaar van inschrijving jonger zijn dan 15.

Te ondernemen actie voor WEC scholen idem

Op 31 juli van het schooljaar waarin de leerling ingeschreven wordt, mag de leerling nog geen 15 jaar oud zijn. Het blijkt dat deze leerling te oud is om ingeschreven te kunnen worden. Controleer de geboortedatum van de leerling via Modules - Leerlingenadministratie - Leerling pagina Basis. Als blijkt dat de leerling niet meer ingeschreven mag zijn, moet deze uitgeschreven worden. U moet ervoor zorgen dat de leerling elders ingeschreven wordt. Volgens de Leerplichtwet moet u een bewijs van inschrijving op de andere school ontvangen. 309 Deze varende kleuter moet Op 31 juli van het schooljaar waarin de leerling ingeschreven wordt, mag op 31/7 van het schooljaar een varende kleuter nog geen 8 jaar zijn. Het blijkt dat deze varende van inschrijving jonger zijn kleuter op 31 juli 8 jaar of ouder is. Controleer de geboortedatum van de dan 8. leerling via Modules - Leerlingenadministratie - Leerling pagina Basis. 311 Deze leerling heeft al een Een leerling mag niet meerdere inschrijvingen tegelijkertijd hebben aan idem andere inschrijving op uw dezelfde PO school. Misschien is de leerling per ongelijk twee keer school. ingevoerd in ESIS. Of misschien is de leerling ten gevolge van een conversietraject twee keer aangeleverd aan BRON. Zoek alle inschrijvingen van de leerling op in ESIS en vergelijk de begin- en einddata van de dubbele inschrijvingen van deze leerling. Vervolgens kunt u: 1) de dubbele inschrijving uit uw leerlingenadministratie verwijderen of 2) de data van de verschillende inschrijvingen aanpassen, zodat ze in de tijd na elkaar komen. 313 Voorschools programma: Controleer bij de leerlinggegevens of het aantal maanden voorschoolse het aantal maanden moet educatie goed is ingevuld. Dit aantal maanden moet tussen 1 en 24 liggen. een getal zijn tussen 1 en U vindt dit gegeven via Modules - Leerlingenadministratie - Leerling pagina 24 maanden (beide extra. inclusief) 314 Datum uitschrijving <X> Controleer de datum uitschrijving via Modules - leerlingenadministratie idem ligt voor datum leerling - uitschrijving. inschrijving. 315 Alle vroegschoolse Bij het uitschrijven van de leerling is geen einddatum van het idem programma's moeten zijn vroegschoolse programma ingevuld. De vroegschoolse programma's afgerond op de datum moeten afgerond zijn op een datum die op of voor de datum uitschrijving uitschrijving <X> ligt. U vindt dit gegeven via Modules - leerlingenadministratie - leerling inschrijving pagina onderwijs.

- 68 -


ja

ja

ja

ja

ja


Type IBG

IBG

IBG

Signaal Omschrijving 316 Bij een uitschrijving in leerjaar 8 is advies VO normaliter gevuld. 317 Het veld aanduiding NNCA WPO moet voor trekkende bevolking gevuld zijn met waarde "0". 321 <X> moet op of na datum inschrijving en op of voor datum uitschrijving liggen.

IBG

322 Leerjaar 0 is alleen toegestaan voor varende kleuters.

IBG

324 Datum einde VVE programma <X> moet na datum ingang VVE programma en voor of op uitschrijfdatum liggen. 325 Datum ingang indicatiestelling <X> moet voor datum uitschrijving liggen.

IBG

IBG

326 Datum ingang indicatiestelling <X> mag niet in de toekomst liggen.

IBG

328 Datum ingang ambulante


Te ondernemen actie voor WEC scholen

Deze leerling is uitgeschreven, het veld advies groep 8 is niet ingevuld. Indien u dit veld alsnog wilt invullen, doet u dat via Modules leerlingenadministratie - leerling - inschrijving pagina extra. Bij de inschrijving van de leerling moet voor deze leerling "niet van toepassing" zijn geregistreerd. Dit gegevens is te vinden bij Modules leerlingenadministratie - leerling - inschrijving pagina bekostiging Voor elke datum die geregistreerd is voor een leerling, wordt gecontroleerd idem. of de inschrijving geldig is op die datum. Een van de in het signaal genoemde data is niet juist. Kijk over welke datum het in de melding gaat en controleer daarna zowel die datum als de in- en de uitschrijfdatum. Pas de eventueel onjuiste datum aan. Voor deze leerling is leerjaar 0 ingevuld, dit is alleen toegestaan voor varende kleuters. Dit kan voorkomen als bij de onderwijssoort die aan de leerling is toegekend, leerjaar 0 is opgegeven. Kijk bij de indeling van de leerling wat zijn onderwijssoort is. Controleer vervolgens de onderwijssoort van deze leerling via Beheer - Structuur - Onderwijssoorten. Bij de onderwijssoort moet een leerjaar van 1 - 8 voorkomen. Als bij een leerling is aangegeven, dat deze deelneemt aan een vroegschools programma, dan wordt er een begin- en einddatum opgegeven. De einddatum moet na de begindatum liggen. Deze gegevens zijn te vinden bij module - leerlingenadministratie - leerling - inschrijving pagina onderwijs. Bij een leerling met een LGF indicatie (rugzakje) moet de begindatum van idem de indicatie voor de uitschrijfdatum liggen. De gegevens van de LGF indicatie zijn te vinden via Modules - leerlingenadministratie - leerling pagina zorg. De gegevens van de uitschrijving van de leerling zijn te vinden via Modules - leerlingenadministratie - leerling - uitschrijving. De ingangsdatum van een LGF indicatie (rugzakje) mag niet in de idem toekomst liggen. Alleen een datum in het verleden of de huidige datum is toegestaan. Bij deze leerling is een datum in de toekomst geregistreerd. Deze gegevens zijn te vinden bij Modules - leerlingenadministratie leerling pagina zorg. De ambulante begeleiding bij een leerling mag niet starten voordat er een

- 69 -

Afkeuring -signaal nee

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja


Type

Signaal Omschrijving begeleiding <X> moet gelijk zijn aan / liggen na datum indicatiestelling en voor datum uitschrijving.

IBG

332 Soort datum <X> mag niet verder dan een jaar in de toekomst liggen.

IBG

341 Gegevensgroep moet verplicht aanwezig zijn.

IBG

342 Vroegschools programma overlapt ander vroegschools programma.


Te ondernemen actie voor WEC scholen

LGF indicatie is afgegeven. Bovendien moet de startdatum van de ambulante begeleiding voor de uitschrijfdatum liggen. De gegevens van ambulante begeleiding vindt u bij Modules - leerlingenadministratie leerling - inschrijving - pagina onderwijs. De gegevens van de LGF indicatie vindt u bij Modules - leerlingenadministratie - leerling - pagina zorg. De gegevens over de uitschrijving van de leerling vindt u bij Modules - leerlingenadministratie - leerling - uitschrijving. De datum van de inschrijving ligt te ver in de toekomst. De inschrijfdatum idem. van de leerling mag maximaal 1 jaar in de toekomst liggen. De inschrijfdatum van de leerling is te vinden via Modules leerlingenadministratie - leerling - inschrijving - pagina bekostiging. Alle gegevens van de leerling zijn in groepen ingedeeld. Er is sprake van idem een gegevensgroep, waarbij is aangegeven dat die wel van toepassing is, maar vervolgens zijn de bijbehorende gegevens niet goed ingevuld. Bijvoorbeeld: voor een leerling is de nieuwe gewichtenregeling van toepassing, maar er is geen geldig gewicht ingevuld. Of: er is aangegeven dat een leerling vroegschoolse educatie heeft gevolgt, maar de gegevens hiervan zijn niet ingevuld. Controleer of het terecht is dat aangegeven is dat de gegevensgroep van toepassing is en vul indien nodig de bijbehorende gegevens aan. Een veelvoorkomend geval van deze melding is, dat aangegeven is dat de leerling ambulante begeleiding ontvangt, maar dat er geen LGF indicatie voor de leerling is opgegeven. Een leerling die ambulante begeleiding ontvangt, moet ook een LGF indicatie hebben. Controleer de gegevens van de LGF indicatie (Modules leerlingenadministratie - leerling - pagina zorg) en van de ambulante begeleiding (Modules - leerlingenadministratie - leerling - inschrijving pagina onderwijs) en pas indien nodig de gegevens aan. Bij de leerling zijn meerdere vroegschoolse programma's aangetroffen. Dit is toegestaan. Echter: de data van deze programma's overlappen met elkaar. Een leerling kan slechts 1 vroegschools programma tegelijkertijd volgen. De gegevens van de vroegschoolse programma's zijn te vinden via Modules - Leerlingenadministratie - Leerling - Inschrijving pagina onderwijs. Voor een overlap kunt u in de keuzelijst “Meerdere programma’s” selecteren.

- 70 -

Afkeuring -signaal

ja

ja

ja


Type IBG

IBG

IBG

IBG



348 <X> is niet geldig op

Te ondernemen actie voor WEC scholen idem


Er is een inschrijvingsgegeven van de leerling geregistreerd met een datum ingang die niet geldig is op de geregistreerde datum. Het kan hierbij om een van de volgende inschrijvingsgegevens gaan: 1) vestigingsnummer: controleer de begin- en einddatum van de indeling van de leerling, 2) BRINnr-REC: overleg met de betreffende REC instelling of er andere REC instelling geregistreerd moet worden (leerling - pagina zorg), of dat de datum ingang indicatiestelling (leerling - pagina zorg) aangepast moet worden 3) Vroegschools programma: Controleer de datum ingang en datum einde van het vroegschoolse programma. Op beide data moet het programma zijn toegestaan, kies eventueel een ander programma. Het vroegschoolse programma is te vinden bij Modules leerlingenadministratie - leerling - inschrijving - pagina onderwijs 4) code eindtoets: er zijn 2 mogelijkheden: een andere eindtoets registeren of een andere datum eindtoets registreren. Deze gegevens vindt u bij Modules leerlingenadministratie - leerling - inschrijving - pagina extra 5) code gewichtenregeling: controleer of de gewichtenregeling bij de leerling daadwerkelijk voor deze leerling van toepassing is. U vindt dit gegeven bij Modules - leerlingenadministratie - leerlingen - inschrijving pagina bekostiging. 349 < Op datum inschrijving is bij de leerling een oud en een nieuw gewicht 20080107> komt vaker da aanwezig. n eens voor binnen de geg Controleer of de ingangsdatum van het nieuwe gewicht correct is. evensgroep U kunt dit controleren bij Modules > Leerlingen > Herijken. Als bij een leerling klikt op Bereken gewicht wordt de correcte ingangsdatum ingevoerd. U kunt ook bij alle leerlingen deze ingangsdatum bijwerken met de knop Correctie ingangsdatum nieuw gewicht. 357 De gebruikte tekenset van In ESIS wordt een afwijkende tekenset gehanteerd. Neem contact op met In ESIS wordt een het bericht voldoen niet de ESIS helpdesk. afwijkende tekenset aan de specificaties gehanteerd. Neem contact op met de ESIS helpdesk. 358 Er is een technische fout Het bericht kan niet aan de software van de IBG geleverd worden, en dus idem ja opgetreden bij de IBG niet worden gecontroleerd. Deze controle vindt plaats op het moment van uitwisseling van leerlinggegevens. Neem contact op met de helpdesk van de IBG.

- 71 -


Type


IBG

359 het XML bericht voldoet niet aan de XSD definitie

IBG

365 De combinatie van eindtoets code <X> en datum eindtoets komt vaker dan eens voor binnen de gegevensgroep eindtoets. 396 Er is al eerder een bericht met deze identificatie aangeleverd

IBG

IBG

IBG

398 Uitslag eindtoets <waarde eindtoets> is, volgens bijbehorende waardenlijst, niet geldig bij <waarde> 740 Het veld <X> moet gevuld zijn Te ondernemen actie voor WPO scholen Per leerling stuurt ESIS een bericht. Het verstuurde bericht voldoet niet aan de gemaakte afspraken. De inschrijving kan niet aan de software van de IBG geleverd worden en dus niet worden gecontroleerd. Neem contact op met de ESIS helpdesk. Per soort eindtoets mag er maar 1 afname op een datum geregistreerd zijn. Controleer of er voor iedere eindtoets maar 1 afname is op een datum. U vindt dit gegeven bij Modules - leerlingenadministratie - leerling inschrijving pagina extra. Te ondernemen actie voor WEC scholen idem ja Elk bericht dat ESIS verstuurt, kent een eigen identificatie. ESIS heeft deze idem identificatie al eerder gebruikt. De inschrijving kan niet aan de software van de IBG geleverd worden, en dus niet worden gecontroleerd. Neem contact op met de ESIS helpdesk. Er is een waarde van de eindtoets opgegeven die niet kan voorkomen bij de opgegeven eindtoets. De gegevens van de eindtoets zijn te vinden via Modules - leerlingenadministratie - leerling - inschrijving - pagina extra. LGF indicaties worden afgegeven door een regionaal expertise centrum. Deze hebben ook een BRINnummer (dat altijd begint met 27--) Het BRIN nummer van de REC instelling is niet geregistreerd, in plaats daarvan is waarschijnlijk het BRIN nummer opgegeven van de instelling die de ambulante begeleiding verzorgt. Bij de LGF indicatie moet het BRIN nummer opgegeven van de instelling die de LGF indicatie heeft afgegeven. De gegevens van de LGF indicatie zijn te vinden via Modules leerlingenadministratie - leerling - pagina zorg. Een uitzondering hierop zijn leerlingen die ambulant begeleid worden door een VGK instelling. Deze leerlingen krijgen onderwijssoort indicatie 11 of 12. Voor deze leerlingen hoeft geen BRIN nummer van de REC instelling opgegeven te worden. - 72 - Afkeuring -signaal ja ja ja LGF indicaties worden ja afgegeven door een regionaal expertise centrum. Deze hebben ook een BRINnummer (dat altijd begint met 27--) Het BRIN nummer van de REC instelling is niet geregistreerd, in plaats daarvan is waarschijnlijk het BRIN nummer opgegeven van de instelling die de ambulante begeleiding verzorgt. Bij de LGF indicatie moet het Handleiding IBG module ESIS Type IBG Signaal Omschrijving Te ondernemen actie voor WPO scholen Te ondernemen actie Afkeuring voor WEC scholen -signaal BRIN nummer opgegeven van de instelling die de LGF indicatie heeft afgegeven. De gegevens van de LGF indicatie zijn te vinden via Modules leerlingenadministratie leerling - pagina zorg. Een uitzondering op deze regel zijn leerlingen op een VGK instelling en leerlingen die ambulant worden begeleid door een VGK instelling (VGK: visueel gehandicapte kinderen). Deze leerlingen krijgen onderwijssoort indicatie 11 of 12. Voor deze leerlingen hoeft ook geen BRIN nummer van de REC instelling opgegeven te worden. Deze melding kan voor ja 741 <X> moet voorkomen in de Deze melding kan voor veel velden gebruikt worden. Er wordt bijbehorende waardenlijst gecontroleerd of de geregistreerde waarden in ESIS zijn toegestaan veel velden gebruikt volgens de waardelijsten. Als het signaal gegeven wordt, dan gaat het om worden. Er wordt een niet-toegestane waarde. Het signaal kan betrekking hebben op de gecontroleerd of de volgende gegevens: geslacht, postcode,land, voorvoegsels, geregistreerde waarden in huisnummeraanduiding, BRIN nummer, BRIN nummer REC, NNCA, ESIS zijn toegestaan volgens de waardelijsten. gewichtenregeling, gewichtswaarde, code eindtoets, uitslag eindtoets, onderwijssoort indicatie, voorschoolsprogramma, vroegschoolsprogramma, Als het signaal gegeven wordt, dan gaat het om advies VO. Let op: als het signaal betrekking heeft op het geslacht, de een niet-toegestane postcode of het land kan er geen identificatieverzoek plaatsvinden. waarde. Het signaal kan betrekking hebben op de - 73 - Handleiding IBG module ESIS Type Signaal Omschrijving IBG 742 Het formaat van het veld is niet conform de voorschriften. IBG 743 Het veld <X> is niet conform de instructies gevuld IBG 750 Het sofi-nummer <X> voldoet niet aan de sofinummer proef Te ondernemen actie voor WPO scholen Te ondernemen actie Afkeuring voor WEC scholen -signaal volgende gegevens: geslacht, postcode,land, voorvoegsels, huisnummeraanduiding, BRIN nummer, BRIN nummer REC, NNCA, onderwijssoort indicatie, soort verblijf, schoolsoort, soort onderwijs. Let op: als het signaal betrekking heeft op het geslacht, de postcode of het land kan er geen identificatieverzoek plaatsvinden. idem ja Op alle plaatsen waar een datum geregistreerd moet worden, wordt gecontroleerd of de datum werkelijk bestaat en voldoet aan alle voorschriften. Controleer de betreffende datum of deze correct is geregistreerd. Als deze melding bij alle leerlingen voorkomt, neem dan contact op met de ESIS Helpdesk. Deze melding kan van toepassing zijn op de achternaam of voornaam van idem. de leerling. Dit veld is gevuld met iets anders dan letters van het alfabet, diakritische tekens, spaties, koppeltekens of apostrofs. Wellicht dat er een cijfer staat. Controleer deze velden. Op deze manier kan een inschrijving niet worden geregistreerd. Ook een identificatieverzoek kan zo niet plaatsvinden. Bijzonderheden: wanneer er bij de leerling een burgerservicenummer of onderwijsnummer is geregistreerd, dan wordt de achternaam niet opgenomen in het uitwisselproces. In het veld achternaam mag alleen de achternaam opgegeven worden. Slechts in heel uitzonderlijke gevallen mag de achternaam starten met een voorvoegsel. Het sofi-nummer van de leerling moet voldoen aan een bepaalde idem berekening. Het ingevoerde nummer bij de leerling blijkt niet te voldoen aan deze berekening. Controleer of u wel het juiste nummer heeft ingevoerd. Als het niet mogelijk is om aan het juiste sofi-nummer - 74 - ja ja Handleiding IBG module ESIS Type IBG IBG IBG IBG IBG IBG Signaal Omschrijving Te ondernemen actie voor WPO scholen (Burgerservicenummer) te komen, dan moet het ingevulde sofi-nummer bij de leerling verwijderd worden. Er wordt dan een identificatieverzoek gedaan bij de GBA. Als de leerling dan alsnog gevonden kan worden, krijgt u op die manier het juiste sofi-nummer aangeleverd. Als de leerling niet geïdentificeerd kan worden, ontvangt u een onderwijsnummer voor de leerling dat u in ESIS kunt registreren. Controleer of voor de leerling al eerder een onderwijsnummer is ontvangen dat wellicht per ongeluk in het veld sofi-nummer is ingevuld. 751 Het onderwijsnummer <X> Het onderwijsnummer van de leerling moet voldoen aan een bepaalde voldoet niet aan de berekening. Het ingevoerde onderwijsnummer voldoet niet aan deze onderwijsnummerproef. berekening. Controleer of het ontvangen onderwijsnummer per abuis is geregistreerd als sofi-nummer (burgerservicenummer). Controleer ook of het ontvangen onderwijsnummer correct in ESIS is ingevoerd. Voer het nummer nogmaals in. ESIS controleert zelf of het ingevoerde nummer aan de onderwijsnummer proef voldoet. 753 De combinatie sofiDe combinatie van sofi-nummer, geboortedatum en geslacht komt niet nummer, geboortedatum overeen met de registratie in de GBA. Controleer deze gegevens in de en geslacht is niet juist Leerlingadministratie. Eventueel levert u de leerling zonder BSN aan. 773 Het binnenlands adres ESIS levert zelf de adresgegevens van buitenlandse adressen op een mag niet gevuld zijn als correcte manier aan BRON. Controleer eerst de adresgegevens van de het land gevuld is leerling via Modules - leerlingenadministratie - leerling pagina basis. Als deze melding blijft bestaan, neem dan contact op met de ESIS helpdesk 774 Het binnenlands adres is Als de leerling in Nederland woont, moet het volledige adres ingevuld verplicht als het land worden. Alleen de postcode is niet voldoende. Controleer of bij het adres ontbreekt. van de leerling ook straatnaam, huisnummer en plaats zijn ingevuld. De adresgegevens van de leerling zijn te vinden via Modules leerlingenadministratie - leerling- pagina basis 775 Het buitenlands adres mag ESIS vult de buitenlands adresvelden als het woonland anders is dan alleen gevuld zijn als het Nederland. Wanneer deze melding voorkomt neem dan contact op met de land ongelijk is aan ESIS helpdesk. Nederland. 776 Een postbus mag niet als Bij de leerling is een postbus als adres geregistreerd. Dit is niet adres worden gebruikt. toegestaan. Het woonadres van de leerling moet opgegeven zijn. De adresgegevens van de leerling zijn te vinden via Modules - - 75 - Te ondernemen actie voor WEC scholen Afkeuring -signaal idem ja idem ja idem ja idem ja idem ja idem ja Handleiding IBG module ESIS Type IBG IBG IBG IBG IBG PGNO PGNO Signaal Omschrijving 777 Het buitenlands adres is verplicht als het land gevuld is en ongelijk is aan Nederland. 778 Het veld <X> mag alleen samen met Adresregel buitenland 1 gevuld zijn. 779 Het veld <X> mag alleen samen met de andere adresregels buitenland gevuld zijn. 793 Het veld <X> mag niet worden gewijzigd als BRON beschikt over GBA gegevens van de leerling. 843 Het veld <X>, waarde 1 mag niet in de toekomst liggen. 358 Er is een technische fout opgetreden in de PGN scan 742 Het formaat van het veld <X> is niet conform de voorschriften PGNO 755 Sofi-nummer <X> is achterhaald via de GBA PGNO 756 Onderwijsnummer <X> is Te ondernemen actie voor WPO scholen Te ondernemen actie voor WEC scholen Afkeuring -signaal idem ja ESIS vult de buitenlands adresvelden als het woonland anders is dan Nederland. Wanneer deze melding voorkomt neem dan contact op met de ESIS helpdesk. ESIS vult de buitenlands adresvelden als het woonland anders is dan Nederland. Wanneer deze melding voorkomt neem dan contact op met de ESIS helpdesk. idem ja idem ja Er is een wijziging van de sleutelgegevens aangeleverd door de school (persoonsgebonden nummer, geslacht en geboortedatum). Deze gegevens moet echter via de leerling zelf doorgegeven worden aan de GBA. Vervolgens krijgt de IBG via de GBA deze gegevens en registreert deze zelf in BRON. Controleer of de geregistreerde sleutelgegevens in ESIS correct zijn vermeld (via Modules - leerlingenadministratie - leerling pagina basis) en biedt de melding indien nodig, daarna opnieuw aan. Er is een geboortedatum van de leerling aangeleverd die in de toekomst ligt. Dit kan niet. Controleer de geboortedatum van de leerling via Modules - leerlingenadministratie - leerling pagina basis. Bij het uitvoeren van de PGN Scan is een fout in de software van PGN PO opgetreden. Neem contact op met de helpdesk van PGN PO. De gegevens kunnen niet aangeleverd worden. Op alle plaatsen waar een datum geregistreerd moet worden, wordt gecontroleerd of de datum werkelijk bestaat en voldoet aan alle voorschriften. Controleer de betreffende datum of deze correct is geregistreerd. Als deze melding bij alle leerlingen voorkomt In ESIS stond geen sofi-nummer geregistreerd. Op basis van de correct geregistreerde gegevens heeft de IBG toch een sofi-nummer kunnen achterhalen. Dit nummer moet bij de leerling geregistreerd worden via Modules - leerlingenadministratie - leerling - pagina basis. In ESIS stond geen sofi-nummer of onderwijsnummer geregistreerd. Op idem ja idem ja idem ja idem ja leerlingenadministratie - leerling - pagina basis. ESIS vult de buitenlands adresvelden als het woonland anders is dan Nederland. Wanneer deze melding voorkomt neem dan contact op met de ESIS helpdesk. - 76 - nee idem nee Handleiding IBG module ESIS Type Signaal Omschrijving achterhaald via BRON PGNO 757 BRON heeft aan deze leerling onderwijsnummer <X> toegekend. PGNO 770 Het veld postcode volgens instelling in de sleutelgegevens komt niet overeen met de in BRON geregistreerde postcode volgens GBA <X> 333a Leerling moet op (datum ingang indicatiestelling of inschrijfdatum) <X>minimaal 4 jaar zijn. PGNO PGNO Te ondernemen actie voor WPO scholen Te ondernemen actie voor WEC scholen basis van de geregistreerde gegevens heeft de IBG ook geen sofi-nummer kunnen achterhalen. Wel bleek er al eerder een onderwijsnummer te zijn uitgegeven. Registreer dit nummer bij de leerling via Modules leerlingenadministratie - leerling - pagina basis. In ESIS stond geen sofi-nummer of onderwijsnummer geregistreerd. Op idem basis van de geregistreerde gegevens heeft de IBG ook geen sofi-nummer kunnen achterhalen. Om die reden is voor de leerling een onderwijsnummer uitgegeven. Registreer dit nummer bij de leerling via Modules - leerlingenadministratie - leerling - pagina basis. Het adres dat in ESIS staat geregistreerd, wijkt af van het adres volgens de idem GBA. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer een leerling van gescheiden ouders volgens de GBA op het adres van vader woont, maar in de praktijk bij zijn moeder woont. Controleer of de adresgegevens van de leerling kloppen. Als dit zo is, dan is geen verdere actie nodig. Afkeuring -signaal nee nee De leerling heeft een datum inschrijving of een datum ingang LGF indicatie die liggen voor de datum waarop de leerling 4 jaar wordt. De datum ingang indicatiestelling treft u aan via Modulesleerlingenadministratie leerling - pagina zorg. De inschrijfdatum treft u aan via Modules leerlingenadministratie leerling - inschrijving pagina bekostiging. De leerling heeft een LGF nee indicatie en is volgens de aangeleverde gegevens nog geen 4 jaar oud op de 333b Leerling moet op <X>(datum ingang indicatiestelling of inschrijfdatum) minimaal 3 - 77 - Handleiding IBG module ESIS Type Signaal Omschrijving Te ondernemen actie voor WPO scholen jaar zijn. Te ondernemen actie voor WEC scholen datum inschrijving. Dit is alleen toegestaan bij LGF indicaties met een onderwijssoort indicatie 21,22,24,25 en 26. In die gevallen mag de leerling ook 3 jaar oud zijn. Controleer de geboortedatum van de leerling via Modules Leerlingenadministratie Leerling - pagina Basis. Controleer de gegevens van de LGF indicatie inclusief de bijbehorende onderwijssoort indicatie via Modules Leerlingenadministratie Leerling - pagina Zorg. PGNO PGNO 743a Een achternaam <X> mag Controleer of de achternaam van de leerling wel met een letter of alleen met een letter of diakritische letter begint en pas deze eventueel aan. diakritische letter beginnen 743b Een achternaam <X> mag In de achternaam van de leerling zitten na de eerste positie ongeldige - 78 - Controleer ook de datum inschrijving via Modules Leerlingenadministratie Leerling - Inschrijving pagina Bekostiging. Als deze gegevens allemaal correct zijn is verdere actie niet nodig. idem. idem Afkeuring -signaal Handleiding IBG module ESIS Type Signaal Omschrijving na de eerste positie alleen uit de letters van het alfabet, diakritische letters, koppeltekens, spaties en apostrofs bestaan Bij voornamen <X> dient ofwel een enkele voornaam, ofwel een reeks voornamen door spaties gescheiden, ofwel alleen een punt op de eerste positie te worden ingevuld Een voornaam <X> moet minimaal één letter of diakritische letter bevatten. Een voornaam <X> mag alleen uit de letters van het alfabet, diakrische letter, koppeltekens en apostrofs bestaan. Een voornaam <X> mag niet met een koppelteken of een apostrof beginnen Identificatie van deze leerling door de IBG is vertraagd, uitsluitsel volgt later Gegevensgroep <X> moet verplicht aanwezig zijn PGNO 743c PGNO 743d PGNO 743e PGNO 743f PGNO IDV PGNO X01 PGNO X02 Gegevensgroep <X> mag Te ondernemen actie voor WPO scholen Te ondernemen actie voor WEC scholen Afkeuring -signaal tekens. Pas de achternaam van de leerling aan. Voor deze leerling is nog geen bevestiging van de identiteit ontvangen. Dit idem komt omdat de IBG nog wacht op een bevestiging vanuit de GBA. Wanneer deze bevestiging langer dan 6 weken op zich laat wachten, neem dan contact op met de helpdesk van BRON De gegevens van de leerlingen zijn in groepen verdeeld. Wanneer idem aangegeven is, dat een bepaalde groep voor de leerling van toepassing is (bijvoorbeeld LGF indicatie = ja), dan moeten ook de overige gegevens van de groep ingevuld .worde. Voor de genoemde groep is aangegeven dat deze van toepassing is voor de leerling, De overige gegevens in die groep moeten dan ook ingevuld worden. De gegevens van de leerlingen zijn in groepen verdeeld. De genoemde idem - 79 - ja ja ja Handleiding IBG module ESIS Type Signaal Omschrijving maximaal één keer voorkomen PGNO PGNO PGNO PGNO X03 Voorschoolse maanden (aantal <X>) mag alleen gevuld zijn als voorschoolse programma gevuld is X04 <X>1 heeft niet de verwachte lengte van precies x posities X05 <X> is langer dan de toegestane lengte van x posities X06 <X> moet verplicht ingevuld zijn PGNO X08 Ambulante begeleiding is alleen toegestaan als indicatiestelling aanwezig is PGNO X09 De gewichtenregeling geldt niet voor speciaal onderwijs en trekkende bevolking X12 Indicatie bekostiging <X> moet gelijk zijn aan true of false PGNO Te ondernemen actie voor WPO scholen Te ondernemen actie voor WEC scholen groep wordt meer dan 1 keer vastgelegd. Dit kan betekenen dat de leerling bijvoorbeeld meerdere keren in ESIS is ingevoerd. Controleer de gegevens van de leerling. Wanneer de leerling meerdere keren voorkomt, zorg er dan voor dat de teveel ingevoerde leerlingen gecorrigeerd worden. Let op dat er geen gegevens zoekraken. Neem eventueel contact op met de ESIS helpdesk voor meer assistentie. Er is een aantal maanden voorschoolse educatie ingevuld bij de leerling, terwijl niet is aangegeven dat de leerling voorschoolse educatie heeft gevolgd. U kunt deze gegevens corrigeren via Modules leerlingenadministratie - leerling pagina Extra Afkeuring -signaal ja In het genoemde veld staat een waarde die niet correct is, omdat het aantal posities niet klopt. Neem contact op met de ESIS helpdesk. ja In het genoemde veld staan meer posities dan is toegestaan. Neem contact op met de ESIS helpdesk. idem ja In het genoemde veld wordt een waarde verwacht, terwijl er niets is ingevuld. Controleer of dit gegeven inderdaad niet is ingevuld en vul het gegeven indien nodig, nog aan. Bij deze leerling is geen LGF indicatie aangetroffen, terwijl de leerling wel ambulante begeleiding volgt. Via Modules - leerlingenadministratie leerling - pagina zorg kunt u de LGF indicaties van de leerling onderhouden. Kijk ook op www.rovict.nl bij de veelgestelde vragen voor meer info over LGF indicaties en ambulante begeleiding Bij de inschrijving van de leerling is een gewicht opgegeven, terwijl dat voor deze leerling niet van toepassing is. Verwijder het gewicht bij de inschrijving van deze leerling. idem ja idem ja Het veld indicatiebekostiging is niet gevuld. U kunt dit gegeven registreren via Modules - leerlingenadministratie - leerling inschrijving - pagina bekostiging. In reguliere gevallen moet de indicatie bekostiging op "ja" staan. Wanneer de inschrijving van de leerling niet bekostigd is, bijvoorbeeld in het geval van teveel ongeoorloofd verzuim, dient deze idem - 80 - nee ja Handleiding IBG module ESIS Type PGNO PGNO PGNO PGNO PGNO PGNO PGNO Signaal Omschrijving Te ondernemen actie voor WPO scholen indicatie op "nee" gezet te worden. X13 Indicatiestelling mag alleen Bij deze leerling is een LGF indicatie aangetroffen, terwijl er geen voorkomen bij ambulante gegevens over ambulante begeleiding zijn. Via Modules begeleiding leerlingenadministratie - leerling - inschrijving kunt u de ambulante begeleiding van de leerling registreren. Kijk ook op www.rovict.nl bij de Veelgestelde vragen voor meer info over LGF indicaties en ambulante begeleiding. X16 <X>1 moet een getal zijn Er is een waarde ingevuld, die niet voldoet aan de voorschriften. Het moet met een maximum van een positief getal zijn. Als het signaal betrekking heeft op het leerjaar, dan <maximale veldwaarde> is 0 ook een toegestane waarde. Voorbeeld: huisnummer 0 is niet toegestaan, het huisnummer van de leerling moet ingevuld worden. X17 Huisnummer <X> kan niet Het huisnummer dat is ingevoerd bij het adres van de leerling, komt voorkomen bij postcode volgens de GBA niet voor bij de ingevoerde postcode. Controleer het {1} huisnummer via Modules - leerlingenadministratie - leerling - pagina basis. X18 <X>1 moet op of na De datum ingang van de LGF indicatie ligt voor de geboortedatum van de geboortedatum {2} liggen leerling. Dit kan niet. Controleer de gegevens via Modules leerlingenadministratie - leerling - pagina basis en pagina zorg. X19 Gewichtenregeling <X> is Bij de inschrijving van de leerling is een gewicht opgegeven volgens een op ingangsdatum 1 niet gewichtenregeling die op de gemelde datum niet van toepassing is voor van toepassing voor deze deze leerling. U kunt het gewicht van de leerling vinden via Modules leerling met leerlingenadministratie - leerling - inschrijving - pagina bekostiging. ESIS geboortedatum 2 suggereert zelf welke gewichtenregeling van toepassing is op de eerstkomende teldatum. X24 Soort onderwijs mag Alleen voor WEC alleen gelijk zijn aan 0 in geval van een crisis-of observatieplaats of ambulante begeleiding, wat niet het geval is op ingangsdatum <X> X25 Overige ESIS levert zelf de juiste gegevens aan bij de uitwisseling met BRON, persoonsgegevens mogen afhankelijk van of de leerling wel of geen persoonsgebonden nummer alleen in BRON worden heeft. Neem contact op met de ESIS helpdesk. geregistreerd als een - 81 - Te ondernemen actie voor WEC scholen Afkeuring -signaal ja idem ja idem nee idem nee nee Neem contact op met de ESIS helpdesk idem. ja Handleiding IBG module ESIS Type PGNO PGNO PGNO Signaal Omschrijving persoonsgebonden nummer ontbreekt. X26 Overige persoonsgegevens moeten in BRON worden geregistreerd als een persoonsgebonden nummer ontbreekt. X28 Het onderwijsnummer en het sofi-nummer mogen niet tegelijkertijd geleverd worden. X29 Als sofi-nummer en onderwijsnummer leeg zijn, moet de uitgebreide set persoonsgegevens geleverd worden. ROV 001 De postcode <X> is geen correcte postcode. ROV 002 Eindtoets <X> score x valt niet binnen de grenswaarden {2} en {3}. ROV 003 Het adres ontbreekt. ROV 004 Bij inschrijving <X> kunnen de leerlinggegevens niet gevonden worden. 005 Kan sofi-nummer <X> voor leerling niet bijwerken, ROV Te ondernemen actie voor WPO scholen Te ondernemen actie voor WEC scholen Afkeuring -signaal De leerling heeft geen persoonsgebonden nummer en er worden ook geen Idem uitgebreide persoonsgegevens door ESIS aangeleverd. Neem contact op met de ESIS helpdesk. ja Wanneer een leerling zowel een onderwijsnummer als een sofi-nummer heeft, dan moet aangegeven worden welk nummer bij de communicatie gebruikt moet worden (Modules - IBG module - verzenden - pagina verzenden bevestigen). Wanneer een leerling nog geen sofi-nummer en geen onderwijsnummer heeft, dan moet de uitgebreide set van persoonsgegevens aangeleverd worden. In deze set zitten de gegevens van naam,adres en nationaliteit. Controleer of deze gegevens zijn ingevuld via Modules leerlingenadministratie - leerling - pagina basis en pagina extra. Vul de gegevens indien nodig nog aan. Als de gegevens wel zijn ingevuld, neem dan contact op met de ESIS Helpdesk. De postcode die bij de leerling is ingevoerd, is geen geldige postcode. Controleer de postcode via Modules - leerlingenadministratie - leerling pagina basis. De score die is opgegeven bij de eindtoets van de leerling, is geen geldige waarde. De score moet binnen de opgegeven waarden vallen. Controleer de gegevens van de eindtoets via Modules - leerlingenadministratie leerling - inschrijving pagina extra. Er is geen adres opgegeven bij de leerling. Controleer de adresgegevens via Modules - leerlingenadministratie - leerling - pagina basis en voer als nog de ontbrekende adresgegevens in. idem ja idem ja - 82 - idem idem Handleiding IBG module ESIS Type Signaal Omschrijving ROV 006 ROV 007 ROV 008 ROV 009 ROV 010 ROV 011 ROV 012 ROV 013 ROV 014 omdat de aanleverende gebruiker niet voldoende rechten heeft. Het adres van de leerling mag niet het land "onbekend" bevatten. Kon gegevens niet verwerken, want de inschrijving is verwijderd in ESIS. Voor deze leerling is er een inschrijving verwijderd in ESIS, die nog niet verwijderd is bij BRON. Voor deze leerling wordt eerst een verwijder inschrijving bericht verstuurd. Kon bericht niet verwerken, de volgende fout is opgetreden: <X> Handmatige verwijdering met PGN: <X> is positief teruggekoppeld door BRON. Handmatige verwijdering met PGN: <X> is afgekeurd door BRON. Het CVI indicatienummer <X> is niet geldig. Deze afkeuring heeft betrekking op een wijziging inschrijfdatum van de leerling. Te ondernemen actie voor WPO scholen Te ondernemen actie voor WEC scholen Selecteer een land waar de leerling woont. (Nederland, België, Duitsland idem Zorg ervoor dat er een inschrijving bij de Leerling is idem ESIS geeft een onterechte melding bij het ontvangen van correct idem teruggekoppelde verwijdering inschrijving: Deze melding kunt u negeren. In een volgende versie van ESIS wordt dit gecorrigeerd. U hoeft niets meer te doen aan deze melding. idem Deze leerling straat nog steeds bij uw school geregistreerd. Probeer opnieuw de inschrijving handmatig te verwijderen en als dat niet lukt neem contact op met de Helpdesk Bron het format moet zijn bijvoorbeeld: 4-23-2009-0012. Werk het nummer bij in dit formaat Dit betekent dat deze leerling dus volgens de IBG niet is ingeschreven. Controleer de leerling - inschrijving en verzend opnieuw een melding inschrijving. - 83 - idem idem idem Afkeuring -signaal Handleiding IBG module ESIS Type ROV ROV ROV Signaal Omschrijving 015 Deze afkeuring heeft betrekking op een wijziging inschrijfdatum van de leerling. 016 Voor deze leerling is nog geen terugkoppeling aanwezig. Tot <X> kunt u geen nieuw bericht versturen. 017 Deze leerling heeft op {0} nog geen indeling in een basisgroep. ROV 018 Op de inschrijfdatum {0} moet er een bekostigingsindicatie zijn met dezelfde datum ROV 019 Bij ambulante begeleiding met startdatum x kunnen geen gegevens van de LGF indicatie gevonden worden. Te ondernemen actie voor WPO scholen Dit betekent dat deze leerling nog niet correct is verwerkt door de IBG en dat u opnieuw voor deze leerling een Melding inschrijving moet indienen. Controleer eerst of de inschrijfgegevens in orde zijn via Modules leerlingenadministratie - leerling - inschrijving. Te ondernemen actie voor WEC scholen idem Op de inschrijfdatum van een leerling moet een leerling ook een indeling in idem een groep hebben. De inschrijfdatum is de eerste schooldag van de leerling. Als de leerling met ingang van het nieuwe schooljaar op school komt, dan is de inschrijfdatum 1 augustus. Op de inschrijfdatum moet ook een indeling van de leerling starten. Controleer de inschrijving van de leerling via Modules - Leerlingenadministratie - Leerling - Inschrijving pagina bekostiging. Controleer de indelingen van de leerling via Modules Leerlingenadministratie- Leerling - Indeling. Op de inschrijfdatum van een leerling moet een leerling ook een idem bekostigingsindicatie hebben die als begindatum de inschrijfdatum heeft. Controleer de inschrijving van de leerling inclusief bijbehorende bekostiging via Modules - leerlingenadministratie - leerling - inschrijving pagina bekostiging. Bij deze leerling zijn gegevens aangetroffen voor ambulante begeleiding, idem terwijl er geen LGF indicatie voor de leerling gevonden wordt. Dit is niet toegestaan, de inschrijving wordt niet verstuurd naar BRON. Een leerling kan alleen ambulante begeleiding krijgen wanneer deze een LGF indicatie heeft. Controleer de gegevens van LGF indicatie via Modules leerlingenadministratie - leerling - pagina zorg en controleer de gegevens van ambulante begeleiding via Modules - leerlingenadministratie - leerling inschrijving pagina onderwijs. - 84 - Afkeuring -signaal ja ja ja

Handleiding ESIS IBG module Aansluiting BRON

Recommend Documents