Handleiding 4seizoenenonderhoud voor opdrachtgevers van schilderwerk
IPW-bureau
1
juli 2006
Handleiding 4seizoenenonderhoud voor opdrachtgevers van schilderwerk Het kán! Schilder- en onderhoudswerk in de winter. Met moderne middelen als afschermconstructies, doorwerkverven en -kleding is het met name een kwestie van goed organiseren. Veel opdrachtgevers en schildersbedrijven, deden goede ervaringen op. Praktijkprojecten die onder begeleiding van het project 4seizoenenonderhoud (4SO) in de winter 2005-2006 zijn uitgevoerd, brachten ook nieuwe inzichten. Alle nu beschikbare kennis en ervaring vindt u in deze handleiding. De uitvoerige informatie, nuttige tips en handzame hulpmiddelen zijn ontwikkeld met schildersbedrijven en opdrachtgevers. Uw collega’s zijn enthousiast. Het werkt. Vier seizoenen lang! Voorwoord (0) 1. Opdrachtvaststelling en offerte (1) a. Slim organiseren (1.a) b. Effectief communiceren (1.b) c. Bewust technisch werken (1.c) 2. Voorbereiding (2) a. Slim organiseren (2.a) b. Effectief communiceren (2.b) 3. Uitvoering (3) a. Slim organiseren (3.a) b. Effectief communiceren (3.b) c. Bewust technisch werken (3.c) 4. Afronding en evaluatie (4) a. Slim organiseren (4.a) b. Effectief communiceren (4.b) Bijlagen (5)
IPW-bureau
2
juli 2006
Voorwoord (0)
Inleiding (0.a) Van materialen en middelen…(0.b) …naar mensen en methodes (0.c) Stand van zaken (0.d) Het project 4seizoenenonderhoud (0.e) Hoofdfasen en basisvoorwaarden (0.f) Een volgende stap (0.g)
IPW-bureau
3
juli 2006
Inleiding (0.a) In het Nederlandse klimaat bepalen de weersomstandigheden hóe buitenschilderwerk op een verantwoorde wijze is uit te voeren. Het is niet meer de vraag óf het kan. Ook het jaargetijde speelt geen rol. Toch kom je in de praktijk nog de stelling tegen dat in de periode oktober tot maart geen buitenschilderwerk kan worden uitgevoerd. Deze zogeheten ‘gesloten periode’ is zelfs nog in bestekken terug te vinden. De gesloten periode Onderstaand een (inmiddels aangepast) voorbeeld van een standaard besteksbepaling van een gemeente, waarin een gesloten periode is beschreven: Het is niet toegestaan schilderwerk uit te voeren in de periode eind oktober tot eind maart. Dit in verband met de overwegend heersende klimatologische omstandigheden. In deze periode mag het houtwerk wel in de grondverf worden gezet.
De technische en organisatorische ontwikkelingen hebben dit idee van een gesloten periode ondertussen volledig achterhaald en het is dus mogelijk en wenselijk dat we samen, opdrachtgevers en opdrachtnemers van schilderwerk, volledig overgaan op 4seizoenenonderhoud. Dat vraagt om anders denken en handelen door alle betrokkenen en dat blijkt niet altijd eenvoudig. Aan de ene kant wordt nog veel binnenschilderwerk in de zomer uitgevoerd. En op nog te beperkte schaal vindt buitenschilderwerk in de winter plaats. Er is daardoor in de schildersbedrijfstak sprake van een grote piekbelasting in de zomer en overcapaciteit - en dus werkloosheid - in de winter. Opdrachtspreiding is daarom één van de meest actuele onderwerpen in de schilders- en onderhoudsbranche. Doel hiervan is dus om de piekbelasting in de zomer en de werkloosheid onder schilders in de winter te verminderen. Opdrachtspreiding is echter ook voor opdrachtgevers van groot (eigen)belang: a. Controle over planning en kwaliteit Als opdrachtgever heeft u een betere controle over de planning en de kwaliteit van het project. Faalkosten worden verkleind. Voorbeeld: geen of minder tijd- en productiviteitverlies omdat de weeromstandigheden geen invloed uitoefenen. Plus een constante kwaliteit doordat de werkomstandigheden geconditioneerd zijn. b. Tijd en kosten worden gespreid Optimaliseren van de interne tijd- én kostendruk bij de eigen organisatie. Drukke terugkerende periodes van piekbelasting worden bij u als opdrachtgever afgevlakt. De inkoper kan zijn werk meer over het jaar spreiden en ook de opzichter heeft met minder piekbelasting in de zomerperiode te maken. c. Betere beheersing van effecten voor bewoners (bij corporaties, VVE’s etc) Voorbeelden: de tuin wordt minder beschadigd en de bewoners / gebruikers kunnen zomers buiten zitten. Daarnaast is de communicatie met bewoners / gebruikers bij doorwerkprojecten meer geconcentreerd. Daardoor ontstaat uiteindelijk minder risico op overlast(claims): meer expliciete communicatie over het waarom van doorwerken en hoe omgegaan wordt met de aan te brengen voorzieningen, meer expliciete communicatie over de (detail)planning etc. d. Kostprijs Door spreiding van opdrachten voorkom je als opdrachtgever dat de premielasten voor de schildersbedrijven sterk gaan stijgen door de premiedifferentiatie. Zo gaat u grote schommelingen in de kostprijs tegen. 4seizoenenonderhoud helpt u als opdrachtgever ook om uw eigen (indirecte) kosten te besparen (total cost of ownership, zie ook bijlage 5.a). e. Behoud van vakmanschap De schilder die het hele jaar doorwerkt maakt goede reclame voor zijn vak. Zolang jonge mensen kiezen voor het schildersvak blijft het vakmanschap behouden. En dat is in ieders belang.
IPW-bureau
4
juli 2006
f. Maatschappelijk actief Maatschappelijk verantwoordelijk actief zijn. U kunt als opdrachtgever bijdragen aan het voorkomen van seizoenswerkloosheid onder schilders. U toont betrokkenheid en verantwoordelijkheid en bent dus een maatschappelijk betrokken opdrachtgever.
Voorbeelden uit de leerprojecten Spreiding van opdrachten biedt ook voor opdrachtgevers van schilderwerk voordelen. Dat hebben de opdrachtgevers van de voorbeeld- en leerprojecten 2005 - 2006 van het project 4seizoenenonderhoud* in de praktijk gemerkt: Popke Steen, projectleider bouwkundig onderhoud, Gemeente Almere: “In ons werk moeten we veel plannen. Spreiding van de werkdruk is voor ons daarom erg waardevol. Voor ons is het uitbreiden van het ‘onderhoudsseizoen’ daarom een verademing. En dat zonder concessies aan de kwaliteit van het werk natuurlijk.” Aleid Borgers, hoofd onderhoud bij woningcorporatie Hanzewonen: “Mijn voornaamste drijfveer om actief werk te maken van onderhoudspreiding ligt op maatschappelijk vlak: bijdragen aan de vermindering van de winterwerkloosheid. Toch levert het ook praktische voordelen op. Onze eigen onderhoudmedewerkers kunnen hun werkzaamheden nu ook beter spreiden, waardoor het werk veel gelijkmatiger is te verdelen over het jaar.” *Dit project wordt ondersteund door een Comité van Aanbeveling, bestaande uit minister Dekker van VROM en de organisaties van opdrachtgevers VVE-Belang, Vastgoedbelang en Aedes.
Om te komen tot meer evenwichtige spreiding van opdrachten is de uitvoering van binnenschilderwerk in de winterperiode natuurlijk de eerste logische stap. Deze is in goed overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te zetten. Maar ook uitvoering van buitenschilderwerk in de winter is goed mogelijk. Dit vraagt natuurlijk wel om een professionele aanpak van het onderhoudsbedrijf. En om een goede selectie van het project dat doorgeschoven kan worden van de zomer naar de herfst of de winter. Van materialen en middelen… (0.b) De bestrijding van winterwerkloosheid onder schilders is niet iets van de laatste jaren. Zo is de afgelopen tien jaar veel ontwikkeld om de uitvoering van buitenschilderwerk in de winter mogelijk te maken. Verfleveranciers brachten verven op de markt die ook in minder gunstige omstandigheden goed verwerkbaar zijn, de zogeheten doorwerkverven. Daarnaast is er veel gedaan om de werkomgeving beter te kunnen conditioneren met afscherming(constructies) en eventueel verwarming. Verder is de doorwerkkleding voor schilders steeds verder doorontwikkeld. In bijlage 5.i. en 5.j. vindt u informatie over doorwerkproducten respectievelijk –technieken. … naar mensen en methodes (0.c) Nu is het belangrijk te kijken naar de achtergronden van de resterende, moeilijk te bestrijden winterwerkloosheid. Die werkloosheid verder verminderen door meer buiten door te werken in de winter, blijkt maar deels een kwestie van ‘kunnen’. De grootste blokkades vormen de methoden (organisatie en logistiek van een doorwerkproject) en de mensen (‘de mogelijkheden om in de winter buiten door te werken ook ‘zien’ en ‘willen’). De stand van zaken (0.d) Op dit moment is de stand van zaken als volgt: Materialen Verfmaterialen en dergelijke zijn goed doorontwikkeld. Onder meer de doorwerkverven maken het werken in de winter (bij lagere temperaturen) beter mogelijk. Voorwaarde is natuurlijk dat er toereikende voorzieningen zijn getroffen (middelen) en dat de toepassing correct gebeurt (mensen).
IPW-bureau
5
juli 2006
Voorbeeld uit de leerprojecten Vanuit het oogpunt van technische innovatie was het project van woningbouwcorporatie Wooncom uit Emmen met SW bijzonder. Bij dit project is voor een aantal woningen als proef gebruik gemaakt van zogeheten stralingsdrogende verven. Deze verven drogen door middel van infrarood en UV waarbij speciaal ontwikkelde lampen worden gebruikt. Naast de snelle droging is het in het kader van doorwerken in de winter een groot voordeel dat weersinvloeden grotendeels worden uitgeschakeld. Deze innovatie zal in de toekomst verder worden doorontwikkeld.
Foto 1: het gebruik van de speciale lamp bij het project
Middelen Afschermmiddelen maakten de afgelopen jaren een grote ontwikkeling door. Het gaat daarbij om steigers, doeken/zeilen op maat en professionele doorwerkkleding. Voorbeelden uit de leerprojecten Onderstaan enkele voorbeelden van afschermconstructies uit de leerprojecten.
IPW-bureau
6
juli 2006
Methoden Werkmethoden kunnen steeds verder worden geprofessionaliseerd. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om de onderbouwde keuze voor een van de vormen van functionele afscherming (d.w.z. deels wel en deels niet afschermen) met een bewust vormgegeven planning om overlast voor de gebruikers / bewoners te beperken. Houding en gedragsvaardigheden Houding en gedrag van opdrachtgevers en schilder- en onderhoudsbedrijven vragen eveneens om een (nog) verdere professionalisering. Dit betreft het zien van de mogelijkheden om in de winter buiten door te werken en er dan vervolgens ook naar te handelen. Het project 4seizoenenonderhoud (0.e) Alleen in de praktijk zijn nieuwe en verbeterde methoden te ontwikkelen. Hetzelfde geldt voor het aanpassen van houding en gedrag van alle betrokken partijen. In de winter van 2005 - 2006 zijn daarom zo’n 25 praktijkprojecten uitgevoerd. Dit gebeurde onder de vlag van het programma 4seizoenenonderhoud. Opdrachtgevers en opdrachtnemers gaven van te voren aan op welke punten ze ervaring op wilden doen. Deze punten zijn vanuit het project gemonitord. Naast algemene informatie over doorwerken in de winter, treft u vooral deze samengevatte ervaringen aan in deze handleiding. Specifieke punten uit de individuele projecten, zoals de hierboven vermelde meningen van opdrachtgevers en de toegepaste innovatie, komen afzonderlijk aan bod. In bijlage 5.b treft u een overzicht aan van de opdrachtgevers die in 2005 - 2006 een leerproject hebben ingebracht. Ook opdrachtgevers die in het Comité van aanbeveling zitten van het project 4seizoenenonderhoud staan hier vermeld. Praktijkervaringen beïnvloeden de houding De houding van opdrachtgevers ten opzichte van de uitvoering van buitenschilderwerk in de winter is alleen in de praktijk door uitvoering van een concreet project te beïnvloeden. Zo blijkt uit onderzoek dat SGBO vorig jaar voor het project 4seizoenenonderhoud onder gemeenten uitvoerde (’Gemeenten en de spreiding van opdrachten voor schilderwerk’, rapport SGBO) dat gemeenten met ervaring met doorwerkprojecten positief zijn over de uitvoering.
Hoofdfasen en basisvoorwaarden (0.f) De handleiding is in vieren ingedeeld. Het sluit aan bij de hoofdfasen van de realisatie van een schilderopdracht, vanuit het oogpunt van de opdrachtgever: 1. 2. 3. 4.
opdrachtvaststelling / offerte voorbereiding uitvoering afronding en evaluatie
In bijlage 5.c. is een kritisch tijdspad uitgezet waarlangs deze vier hoofdfasen idealiter zouden kunnen verlopen om een doorwerkproject nog meer kans van slagen te geven. In bijlage 5.e. zijn de kritische overdrachtsmomenten beschreven, elk voorzien van een voorbeeld van mogelijke ruis die zich voor kan doen en die dus vermeden dient te worden. Daarnaast geldt voor deze fasen dat aan belangrijke inhoudelijke basisvoorwaarden moet worden voldaan voor een optimaal doorwerkproject. Deze basisvoorwaarden zijn, zo is gebleken uit de voorbeeldprojecten 2005-2006: a. slim organiseren; b. effectief communiceren; c. bewust technisch werken. In deze handleiding zijn voor elke hoofdfase de basisvoorwaarden ingevuld.
IPW-bureau
7
juli 2006
Een volgende stap (0.g) Na de technische ontwikkeling in materialen en middelen komt het nu aan op het ontwikkelen van methoden en mensen om succesvol buiten door te werken in de winter. Dit wil zeggen, het slim organiseren van doorwerkprojecten, met álle betrokken. Wie zijn die betrokkenen? Bij de opdrachtgever zijn dat bijvoorbeeld de inkoper, de technisch adviseur, de financieel verantwoordelijke, de verhuurder (in geval van bijvoorbeeld woningcorporaties) en de opzichter. Bij het schilders- en onderhoudsbedrijf zijn dat de acquisiteur, de calculator / werkvoorbereider en natuurlijk de voorlieden en de schilders. Het professioneel organiseren van een doorwerkproject door een opdrachtgever: y
y y y
begint bij de opdrachtvaststelling en offerte (Welke projecten zijn geschikt voor uitvoering in de winter? Kunnen we dat beïnvloeden door gezamenlijk met de schilder te kijken naar de samenstelling van het project? Op welke punten gaan we het plan van aanpak van de schilder beoordelen?); wordt concreet ingevuld tijdens de voorbereiding (Wat doen we precies? En hoe en wanneer, in verband met de communicatie met bewoners / gebruikers); verdient zich terug / wordt werkelijkheid tijdens de uitvoering (door een goede afstemming met het schildersbedrijf); en gaat steeds beter met een goede afronding en evaluatie (Wat hebben we geleerd? Bouwen we zo aan onze eigen 4SO-methode als opdrachtgever?).
Een professionele organisatie van een doorwerkproject vereist dat de opdrachtgever ruimte maakt / laat voor de opdrachtnemer. Op zijn beurt moet de opdrachtnemer verantwoordelijkheden nemen. Dit veronderstelt dat het schildersbedrijf bij voorkeur al tijdens de specificatiefase van het inkoopproces bij de opdrachtgever gesprekspartner is en niet pas bij de selectie, zie onderstaande figuur.
Figuur 1 Inkoopproces van schilderwerk
Aan de bovengenoemde tactische en operationele inkoopfasen van schilderwerk gaan strategische keuzes vooraf. De strategische keuzes die gemaakt worden hebben te maken met de wijze waarop opdrachtgevers kijken naar onderhoud in de winter en dat bewust/onbewust resp. formeel/informeel vertalen naar het beleid. In de praktijk kun je vijf typen opdrachtgevers onderscheiden, zo hebben wij geconstateerd. Vereenvoudigd weergegeven en omschreven:
IPW-bureau
8
juli 2006
Strategisch
Financieel
Toekomstgericht
Maatschappelijk
Behoudend
De behoudende opdrachtgever Deze opdrachtgever ziet doorwerken in de winter als een probleem van het schildersbedrijf. De maatschappelijke opdrachtgever De maatschappelijke opdrachtgever voelt zich verantwoordelijk en is gevoelig voor het maatschappelijke argument. Hij wil best een bijdrage leveren aan het voorkomen van werkloosheid onder schilders, maar ziet technisch en financieel toch ook nog wel bezwaren. De toekomstgerichte opdrachtgever De derde categorie opdrachtgever is doordrongen van zijn eigen belang op termijn. Zonder 4seizoenenonderhoud stijgen de kosten van schilderwerk flink, door de hogere premies voor de WW. Bovendien komt het noodzakelijke vakmanschap van schilders in gevaar. De rationeel inkopende opdrachtgever Deze opdrachtgever is financieel onderlegd. Hij betrekt alle financiële effecten van 4 seizoenenonderhoud bij zijn afwegingen. De total cost of ownership (zie bijlage 5.a.) vanuit zijn eigen organisatie is een concept dat hem aanspreekt. Kosten en opbrengsten voor zijn hele organisatie, daarvoor is hij gevoelig. Vanuit deze benadering biedt 4seizoenenonderhoud hem mogelijkheden om zelfs geld te gaan besparen. Wel wil hij graag overtuigd worden met argumenten op het gebied van techniek en financiën. De strategisch inkopende opdrachtgever De strategisch inkopende opdrachtgever gaat voor niet minder dan optimaal onderhoud. Dit op basis van resultaatafspraken met het onderhoudsbedrijf. Per definitie mag er 12 maanden per jaar buiten geschilderd worden. Of en hoe het gebeurt, is de verantwoordelijkheid van het schilders- en onderhoudsbedrijf. Als wat voor een type opdrachtgever zou u zichzelf zien wanneer het gaat om 4seizoenenonderhoud?
IPW-bureau
9
juli 2006
Hoofdstuk 1. Opdrachtvaststelling en offerte (1) 1.a. Slim organiseren (1.a) 1.b. Effectief communiceren (1.b) 1.c. Bewust technisch werken (1.c)
1.a. Slim organiseren (1.a) Financiële blokkades? (1.a.I) Keuze project (1.a.II)
Financiële blokkades? (1.a.I) In het kader van slim organiseren in de fase van opdrachtvaststelling en offerte hebben we in de praktijk gezien dat er bij opdrachtgevers (met name door de financieel verantwoordelijke) nog regelmatig financieel - organisatorische blokkades gezien worden als het gaat over doorwerken in de winter. Dit speelt vooral bij woningcorporaties en overheden. Het gaat hierbij om: 1. Het laat beschikbaar komen van budgetten (voor onderhoud); 2. De onmogelijkheden om budgetten door te schuiven naar het volgende jaar. Ad 1. Bij verschillende opdrachtgevers komen de budgetten voor het lopende jaar pas laat in het voorjaar beschikbaar voor de inkopers. Daarmee wordt de periode voor het opstellen van de (bestek)eisen, het aanvragen van offertes / de aanbieding, de gunning en de uitvoering sterk beperkt. De eerste maanden van het jaar zijn dan immers verstreken. Ad 2. Op 31 december wordt het boekjaar afgesloten. De financiële managers bij opdrachtgevers willen dan een compleet overzicht van de kosten die op de begroting van dat jaar drukken. Dit bemoeilijkt het doorschuiven van werkzaamheden over het jaar heen. Deze blokkades zijn bij de ene opdrachtgever een groot probleem, maar blijken in de praktijk bij collega-opdrachtgevers wel degelijk prima oplosbaar. We zetten hieronder de mogelijke oplossingen kort op een rij: 1. Splitsing van de opdracht 2. Treffen van een voorziening 3. Het werken met meerjarenbegrotingen 4. Doorloopposten Keuze project (1.a.II) Een belangrijk onderwerp in het kader van slim organiseren is de keuze van een geschikt project. Welke type project is technisch – economisch geschikt om buiten door te werken? Mede op basis van de ervaringen uit de voorbeeld- en leerprojecten is een beslismodel (zie bijlage 5.d.) gemaakt. Dat geeft een eerste indicatie of een buitenschilderproject geschikt kan zijn om in de winter uit te voeren.
IPW-bureau
10
juli 2006
Zoals uit het beslismodel blijkt, zijn belangrijke kenmerken die geschiktheid van een project bepalen: • • • • • • •
gebouwtype: een galerijflat leent zich bijzonder goed, een vrijstaande eengezinswoning minder; omvang van het werk; eenheden per m2 geveloppervlak; welke behandelingen moeten worden uitgevoerd (welke beurttype) en op welke ondergronden? hoe te bereiken: vorm van de gevel? welk klimmateriaal? bereikbaarheid van het object in zijn directe omgeving: obstakels? welke afscherming wordt gebruikt? hoeveel is af te schermen?
We toetsen op dit moment het beslismodel in de praktijk en vervolmaken het op deze wijze. We kijken daarbij naar de projecten die in het kader van het project 4seizoenenonderhoud in de winter 2005 2006 zijn uitgevoerd. Via www.4seizoenenonderhoud.nl kunt u op de hoogte blijven. Daarna gaat het om het doordacht samenstellen van de onderdelen en de omvang van het project en de fasering. Is het bijvoorbeeld mogelijk om meerdere typen activiteiten aan de gevel te combineren? Daarmee wegen de kosten van de doorwerkvoorzieningen optimaal op tegen de baten. Bijvoorbeeld wanneer er naast schilderwerk ook bouwkundige werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.
Voorbeeld uit de leerprojecten Schildersbedrijf Albert Verhoeven heeft voor de Rijksgebouwendienst Arnhem (RGD) het belastingkantoor in Zwolle geschilderd. Omdat er naast het buitenschilderwerk ook andere werkzaamheden werden uitgevoerd, waaronder het reinigen van de zonnewering, was de keuze van de RGD voor volledige afscherming goed te maken.
Foto 2: het reinigen van de zonnewering
Ook is het interessant om te kijken of er uitwijkmogelijkheden gecreëerd kunnen worden. Zo is een project dat niet of beperkt is af te schermen toch geschikt te maken voor uitvoering in de winter (zie bijlage 5.f. ‘Creëren van uitwijkmogelijkheden’). Maar ook als geheel ‘inpakken’ fysiek best zou
IPW-bureau
11
juli 2006
kunnen kan door het bewust creëren van uitwijkmogelijkheden voor een meer functionele afscherming worden gekozen, als dat past bij het type bedrijfsvoering van het schildersbedrijf. Dit kan kostenvoordelen opleveren.
Voorbeeld uit de leerprojecten Volksbelang Wonen en Welzijn uit Hoogezand was een van de opdrachtgevers van een leerproject in de winterperiode 2005 - 2006. Siemon Balkema, opzichter technisch beheer, organiseert ieder jaar in juni met zijn drie vaste schildersbedrijven een rondje langs de objecten. Gezamenlijk wordt per complex het onderhoud in kaart gebracht. De galerijflat aan de Klompéstraat in Hoogezand die in de winterperiode 2005 - 2006 door Van Tour de Groot Groningen is behandeld biedt interessante combinatiemogelijkheden om doorwerken beter mogelijk te maken: afschermen langs de galerijen, de vlakke gevel bij goed weer en de kelders en trappenhuizen als uitwijk. Er wordt dus gezamenlijk met het schildersbedrijf bewust gekeken naar de samenstelling van het doorwerkproject, mede om uitwijkmogelijkheden te creëren.
Foto 3: de flat van Volksbelang aan de Klompéstraat in Hoogezand.
Bij het vast- en samenstellen van het project is het van belang om reeds in een vroeg stadium de deskundigheid van het schilders- en onderhoudsbedrijf in te schakelen. Het schilders- en onderhoudsbedrijf kan zo met u meedenken over de geschiktheid van een project voor de uitvoering in de winter, welke mogelijkheden er zijn om een project meer geschikt te maken en welke maatregelen daarvoor genomen moeten worden. 1.b. Effectief communiceren (1.b) De eisen voor uitvoering van buitenschilderwerk in de winter (1.b.I) Wijze van gunning (1.b.II) De eisen voor uitvoering van buitenschilderwerk in de winter (1.b.I) Opdrachtgevers van de voorbeeld- en leerprojecten 2005 - 2006 constateerden dat het van groot belang is om de eisen om doorwerken in de winter succesvol te maken mee te nemen in de offerteaanvraag. Met andere woorden: de eisen waaraan de aanbieding van de schildersbedrijven moet voldoen bij de aanpak van het doorwerkproject dienen helder te zijn (bijvoorbeeld voor het conditioneringplan, de kwaliteitsmetingen en bijbehorende rapportages, de communicatie met bewoners of gebruikers etc.). De bedrijven hebben dan een goed referentiepunt bij het maken van hun voorstellen. Ook kunt u als opdrachtgever een goede vergelijking van offertes maken. Opdrachtgevers van de voorbeeld- en leerprojecten 2005 - 2006 brachten eisen / aandachtspunten richting de schildersbedrijven naar voren. Deze zijn als volgt samen te vatten / te rubriceren:
IPW-bureau
12
juli 2006
1. Strategisch belang van 4seizoenenonderhoud aantonen. Dit door win-win situatie voor alle betrokkenen concreet inzichtelijk te maken: y voordelen gebruiker / bewoner y voordelen opdrachtgever y voordelen schilders- en onderhoudsbedrijf 2. Operationeel plan van aanpak voorleggen voor doorwerken in de winter bij het uit te voeren project: a. conditioneringsplan in relatie tot bestek en planning van de werkzaamheden: wie doet wat waarom, wanneer en hoe?; b. nakomen van kwaliteit en planning op gelijk niveau als in de zomer; c. monitoring tijdens primaire proces van de uitvoering; d. hoe de overlastaspecten beperkt worden (bijv. aan woning en omgeving / tuin; e. hoe de extra communicatie naar de bewoners / gebruikers verloopt; f. ondersteunende processen bij het schildersbedrijf en de monitoring ervan. Deze punten worden uitgewerkt in bijlage 5.g. (‘Checklist voor te maken afspraken met de opdrachtnemer’). Ze kunnen bij het maken van een offerteaanvraag dienst doen als een checklist voor het maken van een aanvullend ‘bestek’ voor een doorwerkproject. Dit kunt u naast het schildersbestek of het bestaande, lopende (prestatie)contract aanbieden aan het schildersbedrijf, opdat deze met een voorstel kan komen.
Voorbeeld uit de leerprojecten Als overheidsopdrachtgever werkt de Rijksgebouwendienst (RGD) veelal met een door haar opgesteld bestek. Bij het project van RGD Groningen (Belastingkantoor aan de Hofstede de Grootkade in Groningen) dat door Lenferink Lemelerveld is uitgevoerd had de RGD reeds in het bestek de eisen opgenomen die zij stelde bij de uitvoering van dit project in de winterperiode: VERPLICHTINGEN VAN DE AANNEMER PLAN VAN AANPAK VOOR DOORWERKEN IN DE WINTER De aannemer dient een plan van aanpak op te stellen waarin de volgende onderdelen aan bod komen: Conditioneringsplan, waarin opgenomen: - Keuze voor wel / niet afschermen onderbouwen in relatie tot de uit te voeren werkzaamheden en planning; - Wijze van besteigering en afscherming onderbouwen; - Planning van opbouw, tussentijdse verplaatsingen en afbouw besteigering (faseringen) en afschermingen; - Wijze en tijdstippen van monitoren omtrent de deugdelijkheid en veiligheid besteigering en afscherming. Kwaliteit en planning op gelijk niveau als in de zomer: - Aangeven welke maatregelen zijn getroffen voor het nakomen van kwaliteit en planning als in de zomerperiode. Monitoring primaire schilderproces vastgelegd in logboek, waarin opgenomen: - Registratie temperatuur en relatieve vochtigheid gemeten op vooraf vastgestelde punten en tijdstippen middels een registratieformulier; - Per dag de uitgevoerde werkzaamheden; - Omschrijving van de opgetreden knelpunten en de daaraan verbonden risico’s en de genomen maatregelen; - Tijdens regulier toezicht en tijdens werkbesprekingen wordt dit logboek met de aannemer besproken. Arbeidsomstandigheden: - Aangeven welke voorzieningen worden getroffen voor goede arbeidsomstandigheden, zoals kleding passend bij het jaargetijde, goede schaftgelegenheden etc.
IPW-bureau
13
juli 2006
Foto 4: De achterzijde van het Belastingkantoor aan de Hofstede de Grootkade
Wijze van gunning (1.b.II) Het maakt niet uit op welke wijze het schilderwerk wordt uitgevoerd, het is altijd van belang dat het schilders- en onderhoudsbedrijf samen met u uw verwachtingen bij de uitvoering in de winter expliciet krijgt. Daarbij maakt het natuurlijk wel uit hoe het werk wordt gegund: gaat het om een bestek dat door de opdrachtgever of een derde (adviseur / verfleverancier) is opgesteld of betreft het bijvoorbeeld resultaatgericht vastgoedonderhoud? Hieronder staan de belangrijkste verschillen tussen prestatie- / resultaatgericht werken en werken op basis van een bestek. Dit in relatie tot 4seizoenenonderhoud, zoals we ze in de projecten 2005 - 2006 tegenkwamen.
Bestek
Prestatie-/resultaatgericht
De eisen van de opdrachtgever voor 4seizoenenonderhoud worden in het bestek opgenomen. Er wordt duidelijk omschreven welke activiteiten de opdrachtnemer moet oppakken.
De verwachtingen / behoeften van de opdrachtnemer bij 4seizoenenonderhoud worden expliciet gemaakt en in meetbare resultaten vastgesteld. De opdrachtnemer stelt gezamenlijk met de opdrachtgever vast hoe het best aan deze eisen invulling is te geven.
Beperkte ruimte voor inbreng opdrachtnemer. Dat geldt met name voor de uit te voeren werkzaamheden alsook de periode van uitvoering. Het ontwerp en de uitvoering zijn gescheiden.
Meer ruimte voor de inbreng van de opdrachtnemer. De te behalen resultaten staan vast (ook wanneer uitvoering in de winter plaatsvindt) en de opdrachtnemer stelt het scenario op waarlangs deze resultaten behaald worden. De periode van uitvoering is daarmee flexibeler. Het ontwerp en de uitvoering zijn in een hand.
IPW-bureau
14
juli 2006
Aanbesteding vindt openbaar of onderhands onder meerdere opdrachtnemers plaats. De kans is groot dat opdrachtgever en opdrachtnemer geen gezamenlijke ervaringen hebben opgebouwd met de uitvoering van buitenschilderwerk in de winter.
Er is meer sprake van één op één relaties. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen op deze wijze werken aan gezamenlijke ervaringen en referenties bij doorwerken in de winter.
Laagste prijs geeft met name de doorslag
De wijze waarop het best invulling is te geven aan de functionele eisen (ook voor 4seizoenenonderhoud) van de opdrachtgever geeft de doorslag.
Positieve ervaringen met schildersbedrijven die eerder aantoonbaar succesvol doorwerkprojecten hebben uitgevoerd, blijken voor opdrachtgevers een zeer belangrijk criterium bij hun selectie van een opdrachtnemer voor 4seizoenenonderhoud. De Rijksgebouwendienst (RGD) werkt in dit verband aan de ontwikkeling van een formele selectiemethode. Daarbij worden bijvoorbeeld deze eerdere positieve ervaringen met opdrachtnemers zelfs met een bepaald percentage meegewogen - naast het criterium van de prijs - bij de vergelijking van verschillende aanbiedingen: de methodiek van de Economisch Meest Voordelige Aanbieding. 1.c. Bewust technisch werken (1.c) Het bepalen van de kwaliteit (1.c.I) Zoals eerder naar voren gebracht, is de kwaliteit een belangrijk bespreekpunt met het schilders- en onderhoudsbedrijf als het gaat om uitvoering van buitenschilderwerk in de winter. De meeste opdrachtgevers geven aan dat deze (op zijn minst) gelijk moet zijn aan uitvoering in de zomerperiode. De eerste vraag is dan natuurlijk wat uw technische verwachtingen zijn van het schilderwerk. Over het te realiseren technisch niveau dient immers geen misverstand te bestaan / te ontstaan. In de voorbeeld- en leerprojecten 2005 - 2006 hebben we verschillende manieren gezien waarop opdrachtgever en schilder- en onderhoudsbedrijven met elkaar ‘overeenstemming’ hebben over de technische kwaliteit van het schilderwerk: • via een heldere ‘verstandhouding’ over wat geleverd gaat worden. Dit kan gebaseerd zijn op een langjarige positieve samenwerking (in bepaalde gevallen komt het schilder- en onderhoudsbedrijf over een aantal jaren ook weer zelf op het project terug); • met duidelijke omschrijving van de handelingen die moeten worden uitgevoerd; • met duidelijke omschrijving van de handelingen die moeten worden uitgevoerd met vastgestelde monitoringsprocedure voor de verwerkingscondities; • met duidelijke omschrijving van de handelingen die moeten worden uitgevoerd met vastgestelde monitoringsprocedure voor de uitvoering van de handelingen (wat wordt waar en hoe gemeten en welke acties zijn ondernomen) • maken van een referentie; • eisen voor de kwaliteit van het schilderwerk bij oplevering; • prestatiegericht of resultaatgericht vastgoedonderhoud (RVO); Zie ook bijlage 5.h. ‘Bepalen van de kwaliteit’.
IPW-bureau
15
juli 2006
Voorbeelden uit de leerprojecten Bij drie projecten uit de winterperiode 2005 - 2006 maakten opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken over het blijven volgen van de kwaliteit in de komende jaren. De monitoring vindt daarbij vanuit het project 4seizoenenonderhoud plaats. De Huismeester uit Groningen – SW Bij dit project wordt een vergelijking gemaakt tussen twee blokken die in het hoogseizoen zijn geschilderd en het blok dat in het afgelopen winterseizoen is behandeld. Om een goede vergelijking te maken is het zelfde type verf gebruikt. Woonservice Drenthe uit Westerbork - SW Voor dit project zijn verschillende typen verven en merken gebruikt (doorwerkverven en traditionele verven). Er wordt gemonitord hoe de kwaliteit van het schilderwerk zich ontwikkeld. Acantus uit Veendam - Schilders Boekema Ook hier gaat het om drie blokken. Twee zijn in de winter geschilderd en een in het voorjaar, door dezelfde ploeg en met dezelfde verf. De startkwaliteit is vastgelegd en wordt nu gemonitord.
Foto 5: de project van Acantus aan de Straat Bali in Veendam
IPW-bureau
16
juli 2006
Hoofdstuk 2. Voorbereiding (2)
2.a. Slim organiseren (2.a) 2.b. Effectief communiceren (2.b)
2.a. Slim organiseren (2.a) Tijdig overleggen en plannen Als een doorwerkproject redelijk complex is, dan is het de kunst om vanuit samenhangende werkprocessen te denken en te handelen. Betrokkenen die werkzaam zijn in verschillende stadia in het werkproces zullen dan eerder en intensiever met elkaar overleggen ten behoeve van het te bereiken eindresultaat. Dit in termen van de kwaliteit van het schilderwerk en in termen van bewonerstevredenheid. Alleen dan is namelijk slim organiseren, effectief communiceren en bewust technisch werken mogelijk! Als betrokkenen teveel blijven denken in deeltaken en deelverantwoordelijkheden bestaat het risico dat deelproducten teveel ‘over de schutting’ gaan ten koste van het eindresultaat. Binnen de organisatie van de opdrachtgever gaat het met name om een goede afstemming tussen: y strategisch niveau (financiële man) en tactisch niveau (technisch inkoper); y tactisch niveau (technisch inkoper) en operationeel niveau (opzichter); y verschillende afdelingen op operationeel niveau (verschillende afdelingen / personen die binnen uw organisatie direct klantcontact hebben: verhuur, de opzichter) Schema met relevante overlegvormen binnen opdrachtgeverorganisaties t.a.v. 4seizoenenonderhoud: Overlegvormen
Gesprekspartners
Doel
Frequenti e
Begrotingsoverleg gebruiken om beleidsuitgangspunten m.b.t. 4seizoenenonderhoud vast te stellen
Bestuur, managementteam en technisch- en financieel verantwoordelijken
Vaststellen strategische uitgangspunten (waaronder beëindigen van visie en organisatorische procedures behorend bij een ‘gesloten periode)’
Jaarlijks
Organisatieontwikkeloverle g
Binnen managementteam en i.h.b. tussen financieel- en technisch verantwoordelijken
Strategisch uitgangspunt m.b.t. 4SO vertalen naar bijbehorende werkprocessen (o.a. begrotingsprocedure)
Jaarlijks
Financieel verantwoordelijken, technisch verantwoordelijken en verhuurverantwoordelijke n
Op projectniveau budget- en activiteiten planning afstemmen
Regelmatig
Strategisch niveau
Tactisch niveau Periodiek afstemmingsoverleg tussen afdelingsmanagers
IPW-bureau
17
juli 2006
Operationeel niveau
Werkoverleg binnen afdeling
Tussen technisch inkoper en opzichters
Afspraken met uitvoerend bedrijf over technische aspecten/resultaten en bewonersaspecten/resultate n doorspreken (wat, waarom) en vertalen naar concrete meetpunten voor de opzichter
Regelmatig
Werkoverleg tussen medewerkers met bewonerscontacten
Technische medewerkers, bewonerszaken, loketmedewerkers
Afstemmen wat, wanneer en waarom
Regelmatig
2.b. Effectief communiceren (2.b) Communiceren met de bewoners (2.b.I) Communiceren met het schilders- en onderhoudsbedrijf (2.b.II) Communiceren met de bewoners (2.b.I) Klantgericht werken Het is ook noodzakelijk dat u als opdrachtgever duidelijk uw verwachtingen kenbaar maakt als het gaat om úw klanten: de bewoners of gebruikers. Belangrijke aspecten daarbij zijn: y y
het beperken van de overlast: wat en hoe? het informeren en communiceren: o Wie verstrekt welke informatie via welke communicatiemiddelen aan de bewoners? o Welke faciliteiten zijn nodig voor de bewoners? Denk daarbij bijvoorbeeld aan een ideeënbus. Of aan afspraken met bewoners over het verrekenen van elektriciteitskosten. Of aan via welke huizen schilders naar de achterzijde kunnen en hoe dat is te regelen etc. o Het is verder verstandig met het schilders- en onderhoudsbedrijf af te spreken of, en zo ja hoe, de tevredenheid van de bewoners wordt gemeten (aantal spontane klachten, bewonersenquête etc.).
Tijdens de voorbereiding van een project is er contact met bewoners / gebruiker(s). Daarbij kunt u hen samen met het schildersbedrijf informeren over: y het waarom van het afgeschermde buitenproject; y de planning; y wie het aanspreekpunt is binnen de uitvoerende schildersploeg (voorman); y wat van hen verwacht wordt; y waar men terecht kan met ideeën of zorgen / klachten bij zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Het eerste contact gebeurt meestal via een bewonersbrief of –brochure. Vaak is er een splitsing tussen y een brief met een vooraankondiging: o daarin staat het waarom van het afgeschermde buitenwerk centraal. Het is aan te raden om via de vooraankondiging ook richting bewoners duidelijk te maken wat de mogelijkheden en voordelen zijn van het (kunnen) doorwerken in de winter.
IPW-bureau
18
juli 2006
daarnaast staat er globale uitleg over hoe wordt afgeschermd en welke eventuele voorzieningen (bijvoorbeeld heaters) er worden gebruikt. En ook welke eventuele, resterende overlast er kan optreden, tezamen met de inspanningen die het schilderen onderhoudsbedrijf pleegt om het te beperken (zoals bij wegnemen van licht / zicht: het zo kort mogelijk afschermen). een brief op een later moment met een planning en verdere praktische informatie: bijvoorbeeld deuren en ramen moeten worden opengezet. Richting gebruiker / bewoner is de informatieverstrekking over planning en de praktische informatie natuurlijk heel direct en niet onnodig uitgebreid en daardoor verwarrend. In deze brief wordt ook expliciet de naam van de voorman/schilder genoemd die als aanspreekpunt is aangewezen voor bewoners en waarmee bewoners contact hebben in het kader van de detailplanning. o
y
Grotere projecten kennen vaak een voorlichtingsavond. Dit maakt een directe interactie mogelijk met de bewoners, over het project en wat daarbij komt kijken. Ook zijn voorbeelden bekend van kleinere projecten waar de opdrachtgever persoonlijk de individuele bewoners langs gaat om het doorwerken en het doorwerkproject toe te lichten.
Voorbeeld uit de leerprojecten Bij het leerproject van woningcorporatie Goed Wonen uit Twello dat Rensink Schilderwerken uitvoerde waren veel werkzaamheden nodig. Naast schilderwerk en houtrotreparatie werd glas en ventilatieroosters geplaatst. Daarnaast bevonden zich in de blokken woningen ook koopwoningen. Voor een goede communicatie met de bewoners (huurders en de eigenaren van de koopwoningen) is een gezamenlijke brochure opgesteld en ook een voorlichtingsavond georganiseerd. Daarbij is de planning bekend gemaakt. Ook zijn de kleur en de werkzaamheden besproken. Een effectieve manier om bewoners bij de uitvoering van het project te betrekken.
Foto 6: de uitvoering van verschillende werkzaamheden
In het volgende praktijkvoorbeeld van een woningcorporatie leidde de tijdstabel met stappen tot een effectieve communicatie met de bewoners over een afgeschermd buitenwerkproject: •
Een woningcorporatie informeert haar klanten drie à vier weken van tevoren omtrent de werkzaamheden die worden verricht. Hierin wordt reeds het hoe en waarom van het uit te voeren buitenschilderproject aangegeven. Indien noodzakelijk wordt ook het uitvoerende bedrijf vermeld;
•
Tussen één à twee weken voor aanvang stuurt het uitvoerende bedrijf een brief rond met relevante informatie inzake het (winter-)project. Op deze wijze weten de bewoners wat er concreet in het betreffende project gaat gebeuren;
IPW-bureau
19
juli 2006
•
Zo kort mogelijk voor aanvang van de werkzaamheden krijgt de bewoner een kaartje in de bus met informatie wanneer bij zijn woning activiteiten worden uitgevoerd en een telefoonnummer voor vragen of anderszins. Door dit zo kort mogelijk voor de concrete aanvang te doen houd je meer vrijheid in de planning. Er zijn veel factoren die het onderhoudsbedrijf kan laten afwijken van het vooraf vastgestelde werkschema. Het blijft immers een planning.
Hieronder staat nog eens schematisch wanneer wie welk instrument meestal gebruikt, in de huidige praktijk van de communicatie met bewoners.
Opdrachtgever
Opdrachtnemer
Ruim voor aanvang
Direct voor aanvang
Tijdens uitvoering
Na afloop
‘Waarom-brief’ verstuurd
Opzichter spreekt (kritische) bewoners actief aan
Opzichter zichtbaar als bewaker van kwaliteit en voortgang
Bewonersenquête
Klachtenbehandeling (eventueel)
Klachtenbehandeling (eventueel)
Concrete informatiebrief verstuurd
Voorman als aanspreekpunt gepositioneerd
Afsprakenbrief of – kaart
Voorman geeft de detailplanning door
Voorman spreekt (kritische) bewoners actief aan voor de evaluatie
Voorman maakt afspraken
Voorman overlegt over eventuele wijzigingen of probleempunten
Informatiebrochure onder bewoners verspreid Er is voor het maken van afspraken een premium verstrekt
Gezamenlijk
Voorlichtingsavond georganiseerd
Gezamenlijk werkoverleg met de bewonerscommissie
Gezamenlijke evaluatie met de bewonerscommissie
Gezamenlijke brief verstuurd.
Wat valt op bij de leerprojecten 2005 - 2006 als het gaat over effectief communiceren met bewoners: •
Communicatie met bewoners voor aanvang van een opdracht kwam de afgelopen jaren op een veel professioneler niveau. Het gaat niet alleen om een bewonersbrief (dit is standaard geworden), maar ook om voorlichtingsbrochures en –avonden. Soms kiezen woningcorporaties er voor om vooraf zelf actief bewoners in een individueel gesprek te benaderen.
•
Door professioneel te communiceren met de bewoners blijkt het aantal inhoudelijke klachten fors te verminderen. Juist de communicatie over en weer tussen individuele bewoners en de voorman vlak voor, tijdens en vlak na de uitvoering bleek daarbij een cruciale factor.
•
Steeds vaker verstuurt de opdrachtgever een bewonersenquête na afloop van het project om de tevredenheid van de bewoners te peilen (zie bijlage 5.l.III).
•
Er is nog gebrek aan het na afloop gestructureerd evalueren van de effectiviteit van de communicatie met de bewoners door opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk.
IPW-bureau
20
juli 2006
•
Door het ontbreken van een gezamenlijke evaluatie kunnen goed vermijdbare fouten toch worden gemaakt. Dit bijvoorbeeld als gevolg van het onvoldoende precies afstemmen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over de inhoud en planning van ieders communicatie met de bewoners.
Communiceren met het schilders- en onderhoudsbedrijf (2.b.II) In deze fase is het voor u als opdrachtgever van belang om goed te toetsen of het schilder- en onderhoudsbedrijf uw verwachtingen / eisen die u voor de gunning heeft gesteld ook in de voorbereiding van het project vertaalt. Deze toetsing vindt dan plaats zowel in het contact tussen technisch inkoper en de projectleider van het schilders- en onderhoudsbedrijf als in het contact tussen de opzichter en voorman. Zie ook bijlage 5.e. kritische overdrachtsmomenten.
IPW-bureau
21
juli 2006
Hoofdstuk 3. Uitvoering (3)
3.a. Slim organiseren (3.a) 3.b. Effectief communiceren (3.b) 3.c. Bewust technisch werken
3.a. Slim organiseren (3.a) Detailplanning die continu doorwerken ook mogelijk maakt (3.a I) Overlast voor bewoners zoveel mogelijk beperken (3.a II) Beschermende voorzieningen voor de uitvoerende schilders zelf (3.a III)
Detailplanning die continu doorwerken ook mogelijk maakt (3.a I) Tijdens de uitvoering betekent slim organiseren enerzijds dat het schilders- en onderhoudsbedrijf in afstemming met u als opdrachtgever zodanig op detail plant en vervolgens uitvoert dat zoveel mogelijk continu is door te werken. In relatie tot de bewoners gaat het dan om anticiperen en zo tijdig afspraken maken met de bewoners: wanneer komen we wat bij u doen? Cruciaal is dat u als opdrachtgever uw verwachtingen/eisen in ook dit verband reeds helder maakt in de voorbereidingsfase, zodat het schildersbedrijf in die fase bewust de daarbij behorende optimale aanpak kan ontwikkelen. Dergelijke opdrachtgevereisen betreffen vaak het beperken van overlast (zie aandachtspunten 3.a.II hieronder). De bewust ontworpen aanpak van het schildersbedrijf zal aan deze eisen van u dienen te voldoen én daarnaast continu doorwerken mogelijk maken. Goed uitwisselen van concrete verwachtingen tijdens de voorbereiding is daarom nodig en maakt het tijdig slim organiseren van de uitvoering mogelijk. Overlast voor bewoners zoveel mogelijk beperken (3.a II) Slim organiseren tijdens de uitvoering houdt, zoals gezegd, vooral het zodanig werken dat de extra overlast voor de bewoners zoveel mogelijk wordt beperkt. Aandachtspunten die u aan het schilder- en onderhoudsbedrijf kunt meegeven zijn: • zo kort mogelijk aan elke woning werken; • zo inplannen en afspreken met de steigerbouwer dat tijdens het weekend bij voorkeur de afscherming weg is; • goed verankeren van de afscherming om klapperen en stormschade te voorkomen; • adequaat motiveren en, indien nodig, instrueren en controleren van de uitvoerende medewerkers om beschadigingen aan de tuinen zoveel mogelijk te voorkomen; • juiste keuze van de afscherming in relatie tot de bewoners (bijvoorbeeld deels doorzichtig vanwege het uitzicht). Zie bijlage 5.i. ‘Het beperken van overlast’. Beschermende voorzieningen voor de uitvoerende schilders zelf 3.a III Goede werkomstandigheden voor de uitvoerende schilders is essentieel voor een goed doorwerkproject. Dit zal zich namelijk vertalen in de kwaliteit van het uitgevoerde werk. In technische zin, maar ook in relatie tot de bewoners- en gebruikers. De schilders- en onderhoudsbedrijven treffen voor het creëren van goede werkomstandigheden verschillende maatregelen zoals doorwerkkleding en verwarming. Tevens dient er voor een ruimte te worden gezorgd waar de mensen verwarmd kunnen zitten tijdens de pauze. Dit kan uiteraard een verwarmde schaftkeet zijn, maar ook u als opdrachtgever kunt hierin een stimulerende rol vervullen, zie onderstaand voorbeeld.
Voorbeeld uit de leerprojecten Herum schilder- en afbouwwerken voerde voor woningbouwcorporatie Weller uit Heerlen een project uit dat bestond uit flatwoningen. De opdrachtgever stelde een woning die tijdens de uitvoering van
IPW-bureau
22
juli 2006
het project leeg stond ter beschikking als schaft- en kleedruimte en opslag. Een prima manier om goede voorzieningen aan de uitvoerende schilders te kunnen bieden.
Foto 7: het project van Weller aan de Cookstraat in Heerlen
3.b. Effectief communiceren (3.b) Communiceren met bewoners 3.b.I Communiceren met het schilders- en onderhoudsbedrijf 3.b.II
Communiceren met bewoners 3.b.I Feitelijk voert het schildersbedrijf de opdracht uit voor u als VVE, woningbouwcorporatie of gemeente. Maar uw tevredenheid hangt voor een heel groot deel af van de tevredenheid van uw eigen ‘klanten’: de bewoners of gebruikers van het object. Daarom is het van wezenlijk belang om in de voorbereidingsfase voorafgaand aan het uitvoeren van schilderwerk gebruikers of bewoners van het object te informeren over het waarom van doorwerken en wanneer de schilders komen, hoe de planning is, etc. De ervaring leert dat zo’n informatief schrijven omtrent nut en noodzaak van het uitvoeren van het werk in deze periode én een helder inzicht in de planning, veel problemen vooraf voorkomt. Het gros van de bewonersproblemen bent u dan op voorhand kwijt! Aandachtspunt daarbij is dat het schildersbedrijf de planning beter niet al te strak aangeeft om teleurstellingen van bewoners te voorkomen. Een planning van weken vooruit naar de bewoners of gebruikers (in week 4 melden dat de schilders komen in week 10) is daarom ook niet altijd raadzaam. In de voorbereidingsfase wordt bewust de nodige informatie verstrekt aan bewoners: van opdrachtgever / opdrachtnemer naar bewoner. Maar dat is vooral eenrichtingsverkeer. Er wordt in een enkel geval (bij grotere projecten) een voorlichtingsavond gehouden. Tijdens de uitvoeringsfase verloopt het contact echter per definitie tweezijdig. Dat betekent dat de afdelingen / personen die binnen uw organisatie direct klantcontact hebben (verhuur, de opzichter) goed op de hoogte moeten zijn van de afspraken die u met het uitvoerende bedrijf heeft gemaakt, bijvoorbeeld als het gaat om klachtenafhandeling! Communiceren met het schilders- en onderhoudsbedrijf 3.b.II Natuurlijk gaat tijdens de uitvoering de communicatie met het schilder- en onderhoudsbedrijf door. Aandachtspunten voor deze communicatie tijdens de uitvoering: •
Verstrekt het schilder- en onderhoudsbedrijf conform de afspraken in de voorbereidingsfase periodiek de meetrapportages?
IPW-bureau
23
juli 2006
•
Vertaalt het schilder- en onderhoudsbedrijf uw verwachtingen over kwaliteit (technisch en qua klantgericht handelen) juist in de uitvoering? Uw opzichter vervult hierbij een sleutelrol.
3.c. Bewust technisch werken (3.c) Meten en rapporteren (3.c.I) Kritische omgevingsomstandigheden, zoals in de winter, vragen extra aandacht voor het bewust technisch werken. Daartoe moet het schilder- en onderhoudsbedrijf allereerst periodiek de juiste metingen doen en vastleggen. Het gaat hierbij niet alleen om de verwerkingscondities, maar ook waar op dat moment gewerkt wordt en welke werkzaamheden worden uitgevoerd. Bijna alle opdrachtgevers van de leer- en voorbeeldprojecten 2005 - 2006 stelden eisen aan het meten en het vervolgens rapporteren van de gegevens. Het schilder- en onderhoudsbedrijf legt de gegevens vast in een zogeheten keuringsplan. Gemeten wordt: 1. Omgevingstemperatuur. De temperatuur die voor de werkomstandigheden voldoende hoog is, ligt in het algemeen rond de +5°C; 2. Verwerkingstemperatuur. De fabrikant geeft de minimale verwerkingstemperatuur van zijn producten aan; 3. Oppervlaktetemperatuur. De temperatuur van de ondergrond heeft mede invloed op de kwaliteit van het werk. De fabrikant geeft de minimale ondergrondtemperatuur van zijn producten aan; 4. Dauwpunt: Door een lage temperatuur van de ondergrond en een hogere temperatuur van de omgeving waarin je werkt, kan op de ondergrond het dauwpunt worden bereikt. Op deze ‘koude’ ondergrond treedt dan condensvorming op. 5. Relatieve vochtigheid. Naast de temperaturen is uiteraard de relatieve vochtigheid ook van groot belang. 6. Houtvochtgehalte. Als het houtvochtpercentage te hoog is, kan niet worden geschilderd. Schilders- en onderhoudsbedrijven meten over het algemeen drie keer per dag op gezette tijden (bijvoorbeeld 08.00 uur, 11.30 uur en 15.00 uur). Deze gegevens zijn natuurlijk eerst en vooral bedoeld om als uitvoerend schildersbedrijf zelf bewust(er) te werken (plan-do-check-act), maar geeft bovendien de opdrachtgever inzicht in de condities waaronder gewerkt is en hoe het uitvoerend bedrijf daarmee is omgegaan. In geval van klachten of schades achteraf zijn deze meetstaten/-rapportages een belangrijke bron van informatie voor alle betrokkenen.
IPW-bureau
24
juli 2006
Hoofdstuk 4. Afronding en evaluatie (4)
4.a. Slim organiseren (4.a) 4.b. Effectief communiceren (4.b)
4.a. Slim organiseren (4.a) Ook de fase van afronding en evaluatie vraagt om slim organiseren. Van u en van het schilder- en onderhoudsbedrijf. Als het schilderwerk klaar is, is het project nog niet af! Onderstaand de extra aandachtspunten die tijdens de voorbeeld- en leerprojecten 2005 - 2006 naar voren kwamen over de afrondings- en evaluatiefase van een doorwerkproject: •
bij doorwerkprojecten worden de verwachtingen van opdrachtgevers over kwaliteit meer expliciet gemaakt (om te kunnen vergelijken met de kwaliteit in de zomer) en wordt ook consequent gemeten (met name de verwerkingscondities). Tegen deze achtergrond is het van belang om de (voor)oplevering met het schilder- en onderhoudsbedrijf heel bewust te organiseren: realiseerde het schilder- en onderhoudsbedrijf de afspraken die u maakte?: o o
natuurlijk met betrekking tot het eindresultaat: het geleverde schilderwerk; maar nadrukkelijk óók op het proces: zijn alle overeengekomen processtappen verricht:
metingen conform afspraak gedaan en conform afspraak vastgelegd en wanneer en hoe aan u gemeld; communicatie met de bewoners conform afspraak gedaan en wanneer en hoe ervaringen aan u teruggekoppeld;
•
het snel en zorgvuldig weg (laten) halen van de afscherming zodra het werk gereed is. Soms wordt de afscherming onnodig lang aan de gevel gehouden. Dat kan tot onnodige overlast voor de bewoners leiden. Hetzelfde geldt voor het weghalen van andere voorzieningen, zoals de schaftkeet e.d.;
•
slim organiseren betekent ook dat u als opdrachtgever de doorwerkprojecten steeds beter wilt doen en dus wilt leren van elk doorwerkproject ten gunste van de volgende. Dat kan alleen door een doorwerkproject achteraf intern te evalueren met de opzichter, de technisch inkoper, de financieel verantwoordelijke en de verantwoordelijke voor de huurders.
•
daarnaast kan het project (zeker als het gaat om nieuwe ervaringen) geëvalueerd worden met de huurders- of bewonerscommissie.
4.b. Effectief communiceren (4.b) Communiceren met bewoners 4.b.I In de afrondings- en evaluatiefase bepaalt u als opdrachtgever of aan uw verwachtingen is voldaan. Dat gebeurt natuurlijk tijdens de oplevering voor wat betreft de kwaliteit van het schilderwerk. Maar u bent natuurlijk ook uit op tevreden gebruikers of bewoners. U kunt daarvoor, mogelijk samen met het schildersbedrijf, de tevredenheid van de bewoners/gebruikers toetsen op een gestructureerde wijze. Een middel dat daar regelmatig voor wordt ingezet is de bewonersenquête (zie bijlage 5.l.III voor een voorbeeld van een korte bewonersenquête).
25
Bijlagen (5)
Bijlage 5.a.Total cost of ownership Bijlage 5.b. Deelnemende opdrachtgevers 2005 – 2006 en leden comité van aanbeveling Bijlage 5.c. Aandachtspunten succesvol kritisch pad bij doorwerkprojecten: wat, wanneer doen? Bijlage 5.d. Beslismodel buitenschilderprojecten Bijlage 5.e. Kritische overdrachtsmomenten Bijlage 5.f. Creëren van uitwijkmogelijkheden Bijlage 5.g. Creëren van uitwijkmogelijkheden Bijlage 5.h. Bepalen van de kwaliteit Bijlage 5.i. Het beperken van overlast Bijlage 5.j. Doorwerkproducten Bijlage 5.k. Doorwerktechnieken Bijlage 5.l. Communicatie-instrumenten
26
Bijlage 5.a. Total cost of ownership Denken in ‘total cost of ownership’ onderbouwt de voordelen van doorwerken voor de opdrachtgever Een evenwichtiger spreiding van opdrachten en dus ook van de uitvoering van buitenschilderwerk in de winter biedt u als opdrachtgever ook voordelen. Naast inhoudelijke argumenten als het behoud van vakmanschap, maatschappelijke betrokkenheid e.d. gaat het ook om het kostenaspect: de verlaging van de total cost of ownership (verlaging van de indirecte kosten over een langere termijn gezien). Wat houdt het ‘total cost of ownership – denken’ in? Organisaties die iets inkopen of werkzaamheden uitbesteden, leveren hiervoor zelf ook een bepaalde inspanning. Ze vragen een offerte aan. Ze controleren de uitvoering. Er moet worden afgerekend. Ze controleren, administreren en betalen uiteindelijk de factuur. Sommige organisaties beschikken zelfs over een behoorlijk apparaat voor het verrichten van dergelijke handelingen. Tekenaars, opzichters en een administratieve afdeling maken hier deel van uit. Kortom, met de bewerkelijkheid van het inkopen en uitbesteden zijn eveneens kosten gemoeid. Louter op basis van laagste prijs kleine onderdelen inkopen kan uiteindelijk fors duurder uitpakken. Als we in deze overweging dan ook nog de kosten voor onderhoud en gebruik meerekenen, krijgen we een totaal beeld. Deze wijze van benaderen komt uit de inkooptheorie en wordt de total cost of ownership (TCO) benadering genoemd. Iedereen die bij de aanschaf van een auto wel eens de keuze tussen diesel, benzine of LPG heeft gemaakt, is ervaringsdeskundige op het gebied van TCO. Bij het maken van de aanschafkeuze hangen de variabelen aanschafkosten, inruilwaarde, wegenbelasting, onderhoudskosten en brandstofprijs met elkaar samen. Voor u als opdrachtgever is het daarom van groot belang om bij het uitbesteden van werk een verstandige afweging te maken tussen projectgrootte, uitvoeringstijdstip en bezetting van het eigen apparaat. Steeds vaker worden in dit soort afwegingen ook maatschappelijke kosten betrokken. Files kosten de maatschappij geld, dus Rijkswaterstaat laat onderhoudswerk aan de weg steeds vaker ‘s nachts uitvoeren. De uurlonen zijn dan weliswaar iets hoger, maar vanuit de maatschappelijke TCObenadering weegt dit ruimschoots op tegen de kosten van weer een extra file overdag. Ook risico’s dienen een rol te spelen in het maken van een Total Cost of Ownership benadering. Een werk goedkoop uitbesteden aan een bedrijf dat halverwege de klus failliet gaat, levert een opdrachtgever zeker geen besparing op. Een voorbeeld uit de wereld van de overheid: Inkoopbeleid gemeente Assen (versie 29 april 2005): Opdrachtgeverbelang De gemeente Assen geeft jaarlijks vele miljoenen euro’s uit aan inkopen en aanbestedingen. Het is van evident belang dat hier op een efficiënte en effectieve wijze mee wordt omgegaan. Het inkoopbeleid van de gemeente Assen is gericht op het beheersen en zo mogelijk verlagen van de totale kosten voor de gemeente (TCO). Het gaat hierbij om zowel directe kosten (de inkoopprijs) als indirecte kosten, zoals bijvoorbeeld inkoopkosten, administratiekosten, voorraadkosten en onderhoudskosten gedurende de hele levensduur van het product of de dienstverlening, kwaliteit en arbeidsomstandigheden. Om de indirecte kosten, kwaliteit en duurzaamheid bij de beoordeling te kunnen betrekken, zal bij voorkeur aanbesteed moeten worden en gegund volgens het principe van de “Economisch voordeligste aanbieding”, waarbij rekening is gehouden met de total costs of ownership. Als het gaat om de uitvoering van schilderwerk, dan zien we dat veel opdrachtgevers van oudsher over een sterk eigen apparaat beschikken. Vanuit opdrachtgeverperspectief kan het alleen hierom al erg economisch zijn de onderhoudswerkzaamheden gelijkmatiger over het jaar te verspreiden om zo de TCO te verminderen! Daarnaast kan het erg verstandig zijn om ook de maatschappelijke overlastaspecten van onderhoudswerk onder de aandacht te brengen.
27
Een voorbeeld hiervan is de steiger in de tuin, over het algemeen zal dit in de winter minder overlast met zich meebrengen dan in de zomer (schade aan de tuin, zomers gewoon buiten kunnen zitten e.d.).
28
Bijlage 5.b. Deelnemende opdrachtgevers 2005 - 2006 De Alliantie Eemvallei te Amersfoort Gemeente Almere Altera Vastgoed Rijksgebouwendienst Arnhem Rijksgebouwendienst Groningen Wooncom te Emmen Wooncorporatie IN te Groningen Woonservice Drenthe De Huismeesters te Groningen Volksbelang te Hoogezand Acantus te Veendam Woningstichting De Wieren te Sneek Gemeente Zutphen Woningstichting Goed Wonen te Twello Hanzewonen te Deventer Universiteit Twente te Enschede Maasvallei te Maastricht Wonen Zuid te Heerlen Weller te Heerlen Gemeente Landgraaf
29
Bijlage 5.c. Aandachtspunten succesvol kritisch pad bij doorwerkprojecten: wat, wanneer doen?
Wanneer welke fase
Aandachtspunten
Bij de opdrachtgever
Inventariseren en samenstellen 4SO-projecten: -
-
vooraf structureel voor het hele woningbestand bepalen welke in principe geschikt zijn voor doorwerken; vooraf structureel de geldigheid van interne, budgettaire randvoorwaarden bespreken.
Specificeren van de te stellen eisen aan het concrete 4SO-project: tenminste drie maanden voor aanvang van de uitvoering
Totale woningbestand vooraf structureel screenen op in principe wel / niet technisch – economisch haalbaar doorwerkproject. Aansluitend vooraf bepalen hoe deze technisch – economische haalbaarheid is te bevorderen door de bewuste samenstelling van het project: - combinatie van weersgevoelige en weersongevoelige werkzaamheden; combinatie van werken in de winter- en in de voorjaarsperiode; - uitwijkmogelijkheden organiseren om functioneel afschermen haalbaar te maken (verschillende typen gebouwen in één project, combinatie van binnen- en buitenwerk).
Een helder extra programma van eisen ontwikkelen voor het 4SO–deel van het concrete project (technisch, qua organiseren en qua communicatie).
Als niet gekozen wordt voor één op één, dan worden eisen in het bestek opgenomen / daaraan toegevoegd. Van belang is om wel ruimte te laten in de inhoudelijke uitwerking van de eisen, zodat aanbieders creatieve doorwerkoplossingen in kunnen brengen.
Selecteren opdrachtnemer: tenminste drie maanden voor aanvang van de uitvoering
Als niet één op één wordt gewerkt, dan in elk geval voldoende ruimte laten in de selectieprocedure. Opdat aanbieders creatieve doorwerkoplossingen in kunnen brengen.
Bewaken bij de uitvoering
Structureel en gezamenlijk met opdrachtnemer voortgang bespreken. Onder andere ten aanzien van meetgegevens, planning etc.
Nazorg plegen bij de gebruikers
30
Wanneer welke fase
Aandachtspunten uit 2005 – 2006
Bij de opdrachtnemer
Werven: winterwerk werf je in de zomer
In vroeg stadium bij opdrachtgever aan tafel: bij voorkeur in specificatiefase. Zo is samen de technisch – economische haalbaarheid van het doorwerkproject te vergroten, omdat kennis is in te brengen. Effectief adviseren, door aan te sluiten op ‘bril’ van de opdrachtgever.
Werk calculeren en aannemen: tenminste drie maanden voor aanvang uitvoering
Met behulp van het beslisschema (zie bijlage 5.d.) technisch-economische haalbaarheid het project beoordelen als mogelijk doorwerkproject: kan het wel / niet uit? Bedrijfseconomisch afwegen welk deel van de extra kosten van afscherming op verantwoorde wijze eventueel zelf is te nemen als schildersbedrijf.
Werk voorbereiden: tenminste vier weken voor aanvang van de uitvoering
Voorman en toeleveranciers tijdens de werkvoorbereiding al actief betrekken om alle hoe en wanneer vragen in relatie tot de uitvoering optimaal te beantwoorden. Specificaties met toeleveranciers bespreken en tijdig bestellen. Checken van uiteindelijke uitwerkingskeuzes tijdens de voorbereiding met verwachtingen bij de opdrachtgever.
Werk uitvoeren: volledig conform afgesproken planning -
kick off bij aanvang
-
tussentijdse evaluaties, ook met de opdrachtgever (opzichter), halverwege de werkzaamheden
-
eindevaluatie, ook met de opdrachtgever (opzichter en technisch inkoper)
Kick off met alle uitvoerende schilders, de voorman en de werkvoorbereider.
Nazorg
31
Bijlage 5.d. Beslismodel buitenschilderprojecten Klik op deze link: beslismodel
32
Bijlage 5.e. Kritische overdrachtsmomenten De zwakste schakel bepaalt de sterkte van de keten. Dat geldt ook voor doorwerkprojecten. Die zwakste schakels betreffen heel vaak de volgende kritische overdrachtsmomenten. 1. Bij de opdrachtgever: 1.1. tussen strategisch niveau (financiële man) en tactisch niveau (technisch inkoper) in het inkoopproces; 1.2. tussen tactisch niveau (technisch inkoper) en operationeel niveau (opzichter) in het inkoopproces; 1.3. tussen verschillende afdelingen op operationeel niveau (verschillende afdelingen / personen die binnen uw organisatie directe bewonerscontacten hebben: verhuur, de opzichter) 1.4. overeenkomen van de specificatie van het 4SO-project met de opdrachtnemer. 2. Bij de opdrachtnemer: 2.1. tussen acquisitiefase en de werkvoorbereiding; 2.2. tussen werkvoorbereiding en toeleveranciers (steiger/glas/verf) of andere werkzame partijen (voeger); 2.3. tussen projectleider en voorman; 2.4. tussen voorman en uitvoerende schilders. 3. Terugkoppeling opdrachtnemer – opdrachtgever: 3.1. terugkoppeling van voorman naar projectleider; 3.2. terugkoppeling van projectleider naar opzichter. 4. In relatie met de bewoners: 4.1. opdrachtgever / opdrachtnemer informeren de bewoners; 4.2. relatie tussen voorman / uitvoerende schilders en de bewoners; 4.3. terugkoppeling door bewoners naar de opdrachtgeverorganisatie.
Voorbeelden van te voorkomen ruis op kritische overdrachtsmomenten
Kritisch overdrachtsmoment 1.1
Te voorkomen ruis op dit kritische overdrachtsmoment Financiële man komt niet zelf aan tafel. Onbesproken procedurele voorwaarde dat project niet over jaarwisseling heen kan lopen.
1.2
Technische inkoper informeert de opzichter niet voldoende over de afspraken die in de specificatiefase zijn gemaakt. Wat wordt wel / niet afgeschermd is opzichter onbekend.
1.3
De personen bij de afdelingen huurders – zaken, die directe bewonerscontacten hebben, zijn onvoldoende op de hoogte van de ins en outs van het doorwerkproject (waarom, wat, wanneer) doordat ze niet kunnen beschikken over de correspondentie die naar de huurders is gestuurd. Acquisiteur schildersbedrijf en technisch inkoper opdrachtgever beschikken over onvoldoende concrete gezamenlijke specificatietaal voor een doorwerkproject. • het meetbaar maken van de afgesproken kwaliteit van het schilderwerk, zodat vergelijking met zomerproject mogelijk is; • onduidelijkheid over minimaal noodzakelijke verwerkingstemperatuur; • onvoldoende gezamenlijk begrip over de kwaliteit van een
1.4
33
Kritisch overdrachtsmoment
Te voorkomen ruis op dit kritische overdrachtsmoment
•
afschermingsysteem / -methodiek (hoeveel tegelijk afgeschermd? Welke methode: horizontaal / verticaal, wel / niet zijkanten dicht?); Meetbaar maken / krijgen van overige aspecten (beperking overlast, communicatie met bewoners) van doorwerkproject.
2.1
Werkvoorbereider is vooral geïnformeerd over de technische specificaties en niet (voldoende) over andersoortige verwachtingen van de opdrachtgever. Wijze van meten van de verwerkingscondities en wijze van vastleggen.
2.2
Steiger te laat besteld. Onvoldoende afstemming met andere steigergebruikers zoals het voegbedrijf.
2.3
Instructies over conditioneringsplan (functioneel afschermen) onvoldoende duidelijk. Welke verantwoordelijkheid heeft de voorman?
2.4
Gebruik van de ter beschikking gestelde voorzieningen (afscherming, doorwerkkleding etc.) niet optimaal.
3.1
Beperkte communicatie over afwijken van de planning.
3.2
Ingevulde meetstaten niet (tijdig) verstuurd naar de opzichter.
4.1
Afstemming tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over wie wanneer een informerende brief naar de bewoners stuurt.
4.2
Onvoldoende managen van verwachtingen tussen uitvoerend bedrijf en bewoners. Ander aanvangsmoment dan in bewonersbrief, zonder dit eerst te melden. Wat wel / niet wegknippen in de tuin?
4.3
Geen (tijdige) terugkoppeling naar bewoners georganiseerd.
34
Bijlage 5.f. Creëren van uitwijkmogelijkheden Niet elke object is even geschikt om af te schermen. Daarnaast kan het met het oog op kostenbesparingen zinvol zijn om functioneel af te schermen (alleen afschermen als het nodig is). Een project is dan toch geschikt te maken voor uitvoering in de winter. Het is daarbij van belang om uitwijkmogelijkheden te creëren of in het project op te nemen. Door daar gebruik van te maken, kan het schilder- en onderhoudsbedrijf toch doorwerken als de uitvoering van schilderwerk zonder afscherming niet mogelijk is. Bijvoorbeeld bij slechte weersomstandigheden in relatie tot de verwerkingscondities of de arbeidsomstandigheden. Bij de samenstelling van het project vervult u als opdrachtgever hiervoor een cruciale rol.
Uitwijkmogelijkheden
Binnen het project Verschillende typen gebouwen in één project
In de tijd Weergevoelige werkzaamheden eerder of later
U kunt het project zo samenstellen, dat het zowel goed af te schermen (bijvoorbeeld galerijwoningen) als minder goed af te schermen objecten (bijvoorbeeld eengezinswoningen) omvat. Bij goede weersomstandigheden kan het bedrijf de minder goed af te schermen objecten schilderen zonder afscherming. Goed af te schermen objecten gebeuren bij verwerkingscondities die afscherming noodzakelijk maken.
De invloed van weersomstandigheden is niet voor alle werkzaamheden even groot. Wanneer een bedrijf niet meer kan aflakken, zijn bepaalde andere werkzaamheden nog wel uit te voeren, bijvoorbeeld voorbereidende werkzaamheden als het verwijderen van verflagen, schoonmaken, schuren e.d. Ook kunnen in de opdracht nog andere werkzaamheden zijn opgenomen die minder weersgevoelig zijn. Denk bijvoorbeeld aan het plaatsen van glas of gevelreiniging. Andere meer weersgevoelige werkzaamheden (houtrotreparatie, schilderen van beton of staal en aflakken) kunnen door het bedrijf eerder of later in het jaar gepland of uitgevoerd worden. Voor u als opdrachtgever wordt dan wel gevraagd om ruimte en flexibiliteit.
Zowel binnen als buitenwerkzaamheden U kunt zeer goede uitwijkmogelijkheden creëren door naast buitenschilderwerk ook binnenschilderwerk in het project op te nemen. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om de gemeenschappelijke ruimtes, zoals trappenhuizen, portieken en kelders. Bij minder gunstige weersomstandigheden kan het bedrijf de binnenwerkzaamheden oppakken.
35
Bijlage 5.g. Checklist voor te maken afspraken met de opdrachtnemer
1. Strategisch belang 4seizoenenonderhoud aantonen door win-win situatie voor alle betrokkenen inzichtelijk te maken Voor alle betrokkenen moet de winst van doorwerken in de winter voldoende groot zijn. Dat betekent dat bij de opdrachtgever met name ook aan de niet-technische beslissers en financieel verantwoordelijken inzichtelijk gemaakt moet worden dat doorwerken een oplossing is die (ook) het opdrachtgeverbelang dient. Informatie die tenminste vereist is, is wat doorwerken in de winter inhoudt met betrekking tot de visie op respectievelijk: y kostenefficiënt onderhoud; y kwalitatief goed beheer en onderhoud aan de woningvoorraad; y verder optimaliseren van werkproces bij de opdrachtgeverorganisatie: (1) de interne werkdruk bij de opdrachtgever (bij de aanbesteding en dat van de opzichter) is meer te spreiden; (2) beter gebruik van beschikbare jaarbudgetten; (3) inzichtelijk maken dat in toenemende mate de kosten van de ‘winter ww’ door de bedrijfstak / bedrijven moeten worden opgebracht. Door meer spreiding wordt dit voorkomen. Dit betekent dat toekomstige stijgingen van de kostprijs op basis daarvan worden tegengegaan; y externe positionering van de opdrachtgeverorganisatie: (1) er is sprake van een actief beleid op het gebied van maatschappelijk betrokken ondernemen (behouden van jonge vakmensen, voorkomen van werkloosheid); (2) richting andere opdrachtgevers (in de gemeente) kan een voorbeeldfunctie worden vervuld; 2. Operationeel plan van aanpak t.a.v. doorwerken in de winter aan het project In dit plan van aanpak dienen de volgende onderwerpen aan bod te komen: a. conditioneringsplan in relatie tot bestek en planning van de werkzaamheden: wie doet wat waarom, wanneer en hoe? Het bestek dient daartoe wel voldoende ruimte te laten. Eventueel keuze voor doorwerken zonder afscherming op basis van een daarop gerichte, passende planning; b. nakomen van kwaliteit en planning op gelijk niveau als in de zomer; c. monitoring door het schildersbedrijf (tijdens pilot ook vanuit programma 4SO) tijdens het primaire schilderproces van de uitvoering; d. hoe de overlastaspecten beperkt worden (bijv. aan woning en omgeving / tuin); e. hoe de extra communicatie naar de bewoners / gebruikers verloopt; f. ondersteunende processen bij het schildersbedrijf (ondersteunende processen zijn alle interne processen anders dan het primaire schilderproces) organiseren en de monitoring ervan door het schildersbedrijf (tijdens pilot ook vanuit programma 4SO) (bijv. goede informatie aan werknemers; minimale eisen aan werkklimaat achter afscherming, goede voorzieningen voor werknemers zoals deugdelijke kleding en een schaftlokaal dat tenminste voldoet aan de eisen voor. verwarming, sanitair e.d.). Ad a. Conditioneringsplan y
y
y
y
Keuze voor wel / niet afschermen onderbouwen op grond van een positieve balans tussen omvang uit te voeren werkzaamheden / kenmerken van het object enerzijds en de technische en economische consequenties anderzijds. Eventueel keuze voor doorwerken zonder afscherming op basis van een daarop gerichte, passende planning. De keuze voor de wijze van besteigering en afscherming dient te worden onderbouwd op basis van technisch / economische motieven en motieven van bewonersvriendelijkheid en veiligheid / werkbaarheid voor de uitvoerende schilders. Voorbeelden van dergelijke eisen: afscherming moeten op bepaalde plekken doorzichtig zijn, afscherming mag niet klapperen, stormvast. Een reële en haalbare planning van opbouw, tussentijdse grote verplaatsingen en afbouw van de besteigering en afscherming dient te worden aangeleverd. Het gaat hierbij om een strakke planning en ook om een herkenbare, vaste fasering (bijvoorbeeld in relatie tot de gebruiker / bewoner): helder en klantvriendelijk. Wijze van vooraf en tussentijds monitoren van de deugdelijkheid en veiligheid van de besteigering en de afscherming dient te worden overlegd. Voorbeelden van dergelijke eisen: bepaalde waarborgen van de leverancier van de afscherming, VCA-gecertificeerd,
36
’s avonds oprollen van de afscherming, wat te doen bij hogere windssnelheden dan x en wat bij hevige neerslag!, 24-uurs storingsdienst beschikbaar. Ad. c Monitoring tijdens primaire schilderproces Aan het schildersbedrijf wordt gevraagd om de omstandigheden waaronder het werk wordt uitgevoerd bij te houden in een zogenaamd logboek. Bij deze monitoring gelden de volgende uitgangspunten: 1. Dagelijks meet het schildersbedrijf op de momenten x, y en z (nader te bepalen) de temperatuur en relatieve vochtigheid achter afscherming op de plaatsen a, b en c (nader te bepalen). Vervolgens wordt dit vastgelegd in het logboek. Met een vooraf afgesproken tijdsinterval worden voortgangsrapportages aan de opdrachtgever aangeleverd zowel over de metingen van temperatuur en relatieve vochtigheid als over aanpassingen van het primaire proces door bewonersgerelateerde gebeurtenissen. Deze rapportages zijn voorzien van een omschrijving van de opgetreden knelpunten en de daaraan verbonden eventuele risico’s en hoe daarop is gereageerd. Deze rapportages worden op vooraf afgesproken momenten besproken (bijvoorbeeld in een ‘bouwvergadering’). 2. Voor de vooraf afgesproken metingen aan het schilderwerk en de wijze van vastlegging en rapportering: zie hetgeen is bepaald in het schilderbestek en door de verfleverancier (productomschrijvingen en verwerkingsvoorschriften). Ad. e. Communicatie naar de bewoners/ gebruiker In het plan van aanpak zal een onderdeel opgenomen moeten worden over de extra communicatie naar de gebruiker / bewoner. Het plan dient in een aantal vaste momenten te voorzien waarop richting bewoners informatie wordt verstrekt over het afgeschermde werk: voorafgaande aan de start van de werkzaamheden, tijdens de werkzaamheden en bij afsluiting van de werkzaamheden. In de communicatie naar de bewoner / gebruiker zal aandacht besteed moeten worden aan: y Het beschikbaar stellen door het schildersbedrijf van een introductieboekje / brief voor de bewoners over het afgeschermde project (korte puntsgewijze teksten en overzichten, netjes / niet overdreven, met daarin een foto van het object, gegevens opdrachtnemer en opdrachtgever, waarom doorwerken in de winter, tijdens pilot vermelding van het doel van de pilot, goed leesbaar planningschema, aanspreekpunt waar en hoe bereikbaar e.d. Belangrijkste inhoudelijke informatie voor de bewoners iets uitgebreider: y Het algemeen sociaal-maatschappelijk belang van doorwerken in de winter voor alle betrokkenen, inclusief de bewoners. y De goede mogelijkheden om ook in de winterperiode kwalitatief goed schilderwerk te leveren door ontwikkelingen in materiaal en middelen en de effectieve voorzieningen die getroffen zullen worden voor de arbeidsomstandigheden van de uitvoerende schilders. y De voordelen voor bewoners als het gaat om de uitvoering van buitenschilderwerk in de winter, bijvoorbeeld: o winterwerk betekent geen stellages en klimmateriaal in de tuin / balkon in de zomerperiode wanneer tuin / balkon meer in gebruik zijn; y Anderzijds moeten ook eventueel tijdelijke nadelen voor bewoners benoemd worden (met name tijdelijk minder zicht naar buiten). Deze worden tegenover de voordelen geplaatst, om vervolgens aan te geven dat dit per saldo tot de keuze voor doorwerken in de winter leidde en dat de bewoners om hun medewerking wordt gevraagd y De strakke planning van de werkzaamheden tot op het niveau van een blok en / of per bewoner / gebruiker. Bijvoorbeeld het werk zo ingepland dat steeds afgeschermd wordt voor werk dat loopt van maandag t/m vrijdag. y De maatregelen die genomen worden en wat van bewoners verwacht wordt (projectafhankelijk). y Vermelden dat alle uitvoerende schilders op de hoogte zijn van dezelfde informatie. y De wijze waarop vragen en klachten worden afgehandeld en de contactpersoon.
37
Ad. f ondersteunende processen bij het schildersbedrijf en de monitoring ervan y
y y
Uitvoerende schilders zijn op de hoogte van de verstrekte informatie. Ze kunnen standaardvragen over het werk zelf beantwoorden en verwijzen voor andere vragen door naar de aangewezen contactpersoon. Bijvoorbeeld door een gezamenlijke kick-off bijeenkomst. Welke instrumenten worden ingezet om te waarborgen dat een juist communicatie over de uit te voeren werkzaamheden intern gewaarborgd wordt. En hoe dit gemonitored wordt. Welke voorzieningen getroffen worden voor de arbeidsomstandigheden van de werknemers die werken op het doorwerkproject. Ook in verband met de motivatie van het personeel. Hierbij dient aandacht gegeven te worden aan: o minimale eisen aan werkklimaat achter afscherming zoals de minimale gevoelstemperatuur; o goede persoonlijke voorzieningen voor werknemers zoals deugdelijke doorwerkkleding en een schaftlokaal dat tenminste voldoet aan de eisen voor verwarming, sanitair e.d.
38
Bijlage 5.h. Bepalen van de kwaliteit Bij doorwerkprojecten geeft de opdrachtgever vaak expliciet aan dat de kwaliteit van het uitgevoerde schilderwerk minimaal gelijk moet zijn aan een project dat in de zomer zou zijn uitgevoerd. De wijze waarop de kwaliteit wordt gegarandeerd en vastgesteld blijkt echter zeer verschillend. Vanwege het belang dat gehecht wordt aan gelijke kwaliteit als in de zomer is het cruciaal dat opdrachtnemer en opdrachtgever van een doorwerkproject vooraf lkaars verwachtingen daarover goed kennen. Onderstaand schema geeft de verschillende ‘talen’ die we in de praktijk tegenkwamen, variërend van meer impliciet naar meer expliciet.
Expliciet
Impliciet
Prestatiegericht of resultaatgericht vastgoedonderhoud (RVO)
Opleveringseisen voor de kwaliteit van het schilderwerk bij oplevering
Maken van een referentie
Prestaties van het schilderwerk worden van te voren voor een langere periode vastgesteld
Van te voren worden voor een aantal kwaliteitsaspecten (hechting, laagdikte etc.) opleveringseisen vastgesteld.
Voor aanvang van uitvoering van het schilderwerk een proefobject (woning) maken, dat geldt als referentie voor de rest van het project.
Duidelijke omschrijving van de handelingen met vastgestelde monitoringsprocedure bij de uitvoering van de handelingen (wat waar en hoe meten en welke acties zijn ondernomen) Voor de handelingen die moeten worden uitgevoerd, worden criteria vastgesteld die tijdens en na de uitvoering zijn te beoordelen.
39
Duidelijke omschrijving van de handelingen met vastgestelde monitoringsprocedure bij de verwerkingscondities
Duidelijke omschrijving van de handelingen
Langdurige relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
Wanneer er een monitoringprocedure van de verwerkingscondities is vastgesteld en er geen problemen zijn geconstateerd (te lage temperaturen of te hoge luchtvochtigheid), zou de kwaliteit bij een goede uitvoering goed moeten zijn.
In een bestek is duidelijk omschreven welke handelingen uitgevoerd moeten worden.
Wanneer tussen opdrachtgever en nemer sprake is van een langdurige relatie, zijn in de loop van de tijd de wederzijdse verwachtingen over de kwaliteit helderder geworden.
Bijlage 5.i. Het beperken van overlast In welk seizoen er ook wordt geschilderd, de gebruikers / bewoners ervaren altijd (enige mate van) overlast. In bijna alle 4SO-projecten eiste de opdrachtgever daarom dan ook dat overlast zoveel mogelijk werd beperkt. In onderstaand overzicht staan de eisen die opdrachtgevers stelden en hoe het schilder- en onderhoudsbedrijf daar invulling aan kan geven. Overlast
Oplossing(en)
Algemeen
Detailplanning zo inrichten (en uitvoeren) dat:
steigers en afschermconstructies alleen op werkdagen aanwezig zijn;
zo kort mogelijk aan elke woning wordt gewerkt.
Uitzicht
Als afscherming wordt gebruikt en uitzicht belangrijk is (bijvoorbeeld wanneer de bewoners veel aanwezig zijn), is doorzichtige afscherming (folie of gaas) of afscherming met doorkijkvensters te gebruiken.
Toegankelijkheid
Gebruik maken van flexibele afschermconstructies bij deuren, portieken (bijvoorbeeld gaas of folie dat is op te rollen).
Tuinen en balkons
Lawaai
Energieverlies
Aanwezigheid en te nemen maatregelen
Een groot voordeel van uitvoering van buitenschilderwerk in de winter, is dat bewoners zeer beperkt gebruik maken van hun tuinen en balkons. Dit is een belangrijk argument om naar voren te brengen.
In de winter is de schade die aan tuinen wordt aangebracht een stuk minder. Toch is het van belang om vooral ook met de steigerbouwer goede afspraken te maken over het plaatsen én verwijderen van de steiger.
Het uitvoeren van buitenschilderwerk zorgt voor restafval (schuurpapier, verwijderde verf etc). Intern zullen goede afspraken gemaakt moeten worden over het tussentijds en na afloop schoonmaken van de werkplek.
Een volledig afgeschermd object werkt als klankkast. Daardoor kunnen bewoners en gebruikers al snel lawaaioverlast ervaren. Goede afspraken over bijvoorbeeld het gebruik van radio’s en dergelijk is noodzakelijk.
Lawaaioverlast kan ook worden veroorzaakt door het klapperen van afscherming. De afscherming dient dus goed vastgemaakt te worden.
Voor het schilderen van sponningen dienen ramen en deuren open te staan. In de winter kan daarom energieverlies optreden. Beperk daarom de tijd dat ramen en deuren open moeten staan.
Aan de andere kant is bij volledige afscherming sprake van extra isolatie. Daardoor kunnen bewoners zelfs energiekosten sparen!
Voor het schilderen van sponningen, maar ook bij andere werkzaamheden, kan de aanwezigheid van de bewoner nodig zijn. Van belang is bij de detailplanning aan te geven wanneer de aanwezigheid van de bewoner wordt gevraagd. Uiteraard kan de detailplanning (onverhoopt) veranderen (tussentijds maar ook bij aanvang). Dan moeten de betrokkenen tijdig, en met redenen omkleed, geïnformeerd worden. Goede informatie voorkomt klachten.
In de bewonersbrief waarin de uitvoering van de werkzaamheden wordt aangekondigd, zal duidelijk omschreven moeten zijn wat van de bewoner wordt verwacht. Bijvoorbeeld ten aanzien van het ontruimen
40
Overlast
Oplossing(en) van het balkon of het verwijderen van schotelantennes.
Particuliere koopwoningen tussen huurwoningen
Meerdere woningcorporaties zijn overgegaan op de mogelijkheid tot koop(constructies). Daardoor komt het steeds vaker voor dat zich in een rij huurwoningen ook een of meer koopwoningen bevinden. Tijdig vooroverleg is dan van belang om de overlast ook bij hen te voorkomen.
41
Bijlage 5.j. Doorwerkproducten
Ontwikkeling verfsystemen (5.l.I) Veldonderzoek COT in de winter 2002 – 2003 (5.l.II) Ontwikkeling verfsystemen (5.l.I) In de winterperiode moet bij lage temperaturen mogelijk met andere materialen gewerkt worden dan in de zomer of lente. De verfindustrie werkte de laatste jaren hard om verfsystemen te ontwikkelen die zijn te verwerken bij lagere temperaturen. Doorwerkverven hebben primair de eigenschap dat ze kunnen drogen bij een heel lage temperatuur, kouder dan +5 graden (zelfs beneden het vriespunt). Veldonderzoek COT in de winter 2002 – 2003 (5.l.V) Het blijkt in de praktijk vaak moeilijk bepaalde opdrachtgevers ervan te overtuigen dat buitenwerk in de winter dezelfde kwaliteit kan hebben als in de andere seizoenen. Het COT te Haarlem is opdracht gegeven een aantal projecten gedurende vijf jaar jaarlijks te inspecteren. Deze projecten zijn in de winter onder goede geconditioneerde omstandigheden uitgevoerd. Het onderzoek omvat twaalf woning- of utiliteitscomplexen. Het aantal verschillende verfproducten / verfsystemen (inclusief kleur) dat hierbij is betrokken, bedraagt ook twaalf. Het zijn allen oplosmiddelhoudende alkydharsverven, waarvan acht zogeheten doorwerkverven. De overige vier zijn (urethan- of siloxaan-) gemodificeerde alkydharsverven. Van de verfsystemen worden de volgende aspecten bepaald/gemeten: Glans Verkleuring Barstvorming Blaarvorming Bladdervorming Hechting Vervuiling Van de ondergrond worden de volgende aspecten bepaald/gemeten: Omtrekspeling Openstaande verbindingen Scherpe kanten Scheurvorming Houtrot Houtvochtgehalte Gebreken in de glasafdichting Na twee inspectierondes is te concluderen dat verfgebreken nog nauwelijks voorkomen. Dit beeld komt overeen met de bevindingen van een vergelijkbaar onderzoek, waarbij projecten zijn gevolgd die in de zomer zijn uitgevoerd.
42
Bijlage 5.k. Doorwerktechnieken Afscherming (5.k.I) Typen afscherming (5.k.I.A) Lichtdoorlaatbaarheid (5.k.I.B) Afscherming in de praktijk (5.k.I.C) Verlichting (5.k.I.D) Verwarming (5.k.I.E) Typen afscherming (5.k.I.A) Voor het afschermen van schilderwerk bestaan verschillende materialen en mogelijkheden: 90% windreducerend gaas; Versterkte afschermfolies; PVC; Krimpfolie; Polyethyleen. Daarnaast zijn er diverse raamwerken bespannen met folie, veerdruksystemen of zelfs polyester platen (een gevel voor een gevel) op de markt. Welke materialen en methoden bij het afschermen het best bruikbaar zijn, is afhankelijk van de mogelijkheden van het object. Lichtdoorlaatbaarheid (5.k.I.B) Folies worden in verschillende typen in de handel gebracht: niet lichtdoorlatend, lichtdoorlatend en doorzichtig. Steeds meer wordt gekozen voor doorzichtige materialen. Bij bewoonde objecten of bijvoorbeeld kantoorpanden die in gebruik zijn, waarderen de bewoners en gebruikers het zeer. Ook werknemers ervaren het als plezierig. Afscherming in de praktijk (5.k.I.C) Hoogbouw Bij werk aan hoogbouw (bijvoorbeeld kantoorpanden of woningen) wordt veelal gebruik gemaakt van steigers. Deze kunnen worden afgeschermd met afschermfolie en/of 90% windreducerend gaas in banen, of verstelbare steigerkappen. Galerijwoningen Galerijwoningen zijn perfect af te schermen met verschillende materialen. Om overlast te beperken is het van belang dat het bedrijf niet te veel galerijen tegelijk afschermt. Eengezinswoningen (laagbouw) Eengezinswoningen kunnen, wanneer ze zich daarvoor lenen, met aluminium snelbouwsteigers en doorwerkschermen goed afgeschermd worden. Verlichting (5.k.I.D) Bij afgeschermd buitenwerk is er op de werkplek vaak sprake van verminderd daglicht. Oorzaken zijn donker weer en het feit dat een aantal typen afschermfolie licht tegenhoudt. Daardoor ontbreekt het aan voldoende licht om goed zicht op de werkplek te hebben. De opvatting dat alleen daglicht in een werkruimte een goede belichting geeft, is met de moderne verlichtingstechnieken echter achterhaald. Verwarming (5.k.I.E) Het verwarmen van de werkplek kan op verschillende wijzen: Direct gestookt met heteluchtkanonnen; Indirect gestookt met heteluchtkanonnen; Door middel van elektrische luchtverwarmers; Met behulp van infraroodstralers. Bij de keuze voor een bepaalde wijze van verwarmen zal het schilder- en onderhoudsbedrijf zich laten leiden door: y type object; y wijze van afschermen; y beschikbaarheid krachtstroom;
43
y
hoeveel m3 er verwarmd moet worden.
44
Bijlage 5.l. Communicatie-instrumenten Persbericht (5.l.I) Bewonersbrief (5.l.II) Bewonersenquête (5.l.III) Persbericht (5.k.I) Een persbericht versturen heeft zin als u iets nieuwswaardigs te melden heeft. Dat ‘nieuws’ kunt u deels zelf sturen. Nieuws van u als opdrachtgever kan bijvoorbeeld zijn een opvallend pand of object ‘ingepakt’ voor onderhoud in de winter, uw maatschappelijk betrokken rol als opdrachtgever etc. De gouden regels van het persbericht zijn: -
Zet het belangrijkste nieuws bovenaan, de kop en de lead (‘Woningbouwcorporatie Best Wonen laat grootste flat in hartje winter uitvoeren’);
-
Kies voor actief taalgebruik (‘Beste wonen onderneemt maatschappelijk betrokken’);
-
Gebruik geen superlatieven (‘unieke samenwerking’);.
-
Onderbouw het persbericht met onderzoekgegevens (‘uit onderzoek blijkt dat 50% van de woningcorporaties winterwerk ondersteunt’).
-
Houd het kort, geen ellenlange verhalen of specifieke uitleg; het persbericht moet op 1 A4 passen.
-
Bied - op aanvraag - illustratiemateriaal aan, bijvoorbeeld uw logo of goede digitale foto’s. Stuur de foto’s nooit ongevraagd mee.
-
Let op de datum (nieuws van gisteren, is oud nieuws), blik vooruit, blik niet terug.
-
Verstuur het persbericht naar een geselecteerd persbestand, t.a.v. de redactie of ter attentie van de redacteur die u kent. Dat kan per post of per email.
-
Vergeet onderaan uw gegevens niet: naam, adres, telefoonnummer, email.
Tips voor gebruik / inzet: -
Stuur slechts af te toe een persbericht uit, alleen als u echt iets nieuwswaardigs te melden heeft. Redacties worden overstelpt met persberichten waarvan 95% in de prullenbak belandt.
-
Neem ook eens contact op met de journalist. U kunt dan uw persbericht persoonlijk toelichten. Of nodig een journalist uit om getuige te zijn van de start van een opmerkelijk project.
-
Bedenk dat iedereen wel in de krant wil staan. Kies een werkelijk originele en verrassende invalshoek.
-
De kwaliteit van uw persbericht vergroot de kans op plaatsing aanzienlijk. Kies voor een pakkende kopregel, een nette indeling en vermijd taalfouten (laat het bericht checken voordat u het verstuurt).
45
Voorbeeld (1): gezamenlijk persbericht van opdrachtgever en schilder- en onderhoudsbedrijf
Persbericht Wij werken door: object …….landelijk leerproject 4seizoenenonderhoud …………………….. (opdrachtgever) en ……………….. (bedrijf) willen laten zien dat buiten doorschilderen in de winter heel goed kan. Als je het samen maar goed organiseert. ……………….. (opdrachtgever) heeft daarom ….. (object) uitgekozen als voorbeeldproject dat meedraait in het landelijke programma 4seizoenenonderhoud van de schildersbedrijfstak. ………………….. (bedrijf) is door de ……………………….. (opdrachtgever) uitgekozen als het uitvoerende schilder- en onderhoudsbedrijf. Veel schilders zijn elke winter weer werkloos, ook in onze regio. Oorzaak is dat er te weinig binnenwerk is om door te kunnen werken. Een andere reden is dat buiten doorwerken in de winter nog onvoldoende breed verspreid is. Dat is nou precies waar het project 4seizoenenonderhoud van de schildersbedrijfstak wat aan wil doen. Technisch zijn de verfmaterialen beschikbaar om in de winter buiten door te blijven schilderen als professionele schildersbedrijven. Waar nodig kan er afgeschermd worden. Het vraagt natuurlijk wel een andere organisatie van de opdrachtgever en het schildersbedrijf en een goede communicatie met de bewoners of gebruikers. En daar doen we nu ervaring mee op in het voorbeeldproject van ………………………….. (opdrachtgever). …………………….. (opdrachtgever) en ……………….. (bedrijf) laten er geen twijfel over bestaan, ze hebben het met grote letters aan de gevel gehangen: ‘Wij werken door’. En daarmee is het kernachtig samengevat wat in het voorbeeldproject aan de ……straat wordt aangetoond. Doorwerken in de winter kan, ook buiten. De ervaringen van …………………….. (opdrachtgever) en ……………….. (bedrijf) delen ze met 30 andere opdrachtgevers en schildersbedrijven uit Noord-, Oost- en Zuid-Nederland. Zij doen ook mee aan het project 4seizoenenonderhoud. De site www.4seizoenenonderhoud.nl verspreidt de ervaringen onder alle professionele opdrachtgevers en opdrachtnemers van schilderwerk. Tot 2009 worden elke winter dergelijke voorbeeldprojecten uitgevoerd, ook in onze regio. Genoemde site vermeldt ook die projecten. Noot voor de redactie: voor meer informatie kunt u contact opnemen met ……………………….. ……(opdrachtgever) en ……………….. (bedrijf)
46
Voorbeeld (2) Persbericht van een gemeente Persbericht
Aalszee, datum, 200X
Gemeente Aalszee verplaatst onderhoudwerk naar winter STADHUIS IN CADEAUVERPAKKING
Het stadhuis van Aalszee krijgt in januari een nieuw aanzien. Het gebouw wordt dan kundig ingepakt in verband met een onderhoudsbeurt van het complete exterieur. De dienst Onderhoud & Restauratie van de gemeente kiest nadrukkelijk voor de winterperiode, omdat dergelijke onderhoudsprojecten niet langer afhankelijk zijn van het seizoen of het weer. Volgens diensthoofd Henk Brummer komt de gemeente Aalszee ook het schilders- en onderhoudsbedrijf tegemoet dat zijn vakmensen het hele jaar door aan het werk wil houden.
Winterwerkloosheid, het tijdelijk ontslaan van medewerkers in het laagseizoen, komt nog steeds voor bij schilders. Terwijl professioneel onderhoud door nieuwe technieken en verven niet langer gebonden is aan klimaat of weeromstandigheden. Brummer ziet verschillende voordelen van het laten uitvoeren van onderhoudsprojecten in de winter. “We spreiden het werk over het hele jaar. Dat levert voordelen op in onze planning en calculatie. Ook is het kostenplaatje vriendelijk, omdat het schildersbedrijf graag aan de slag blijft.” Aalszee wil ook maatschappelijk goed voor de dag komen. “Met onderhoud in de koudste maanden van het jaar blijft bij de schilders thuis de kachel gewoon branden”, aldus Henk Brummer. Voor een overheidsorganisatie vindt hij het een heel normale zaak om op deze wijze vaklieden te behoeden voor de ww.
Het onderhoudswerk start op 5 januari aanstaande. Begin maart is het stadhuis weer glimmend van nieuwheid te bewonderen.
Einde bericht Noot voor de redactie (niet voor publicatie): Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met: Henk Brummer, hoofd dienst Onderhoud & Restauratie gemeente Aalszee, telefoon YYYY, email
[email protected]
47
Bewonersbrief (5.l.II) Bij winterprojecten is de communicatie met bewoners / gebruikers extra belangrijk. Voor veel mensen komt het project in de koude maanden onverwacht met als gevolg dat zij veel vragen hebben. Naast allerlei praktische zaken zijn opdrachtgever en –nemer erbij gebaat dat bewoners op de hoogte zijn van het waarom van winters onderhoud. Dat vergroot het begrip én de medewerking. -
Schrijf de brief uit beider naam (opdrachtgever en opdrachtnemer).
-
Wees vriendelijk en informatief.
-
Geef een goed onderbouwde toelichting op het feit dat het onderhoud in het winterseizoen plaatsvindt.
-
Neem een planning op van de werkzaamheden per straat of woningblok.
-
Beschrijf de steigers en afscherming tot in de details. Benoem de eventuele nadelen (slecht zicht). Geef ook aan hoeveel schilders aan het werk zijn, op welke tijden.
-
Besteed expliciet aandacht aan welke medewerking van de bewoners wordt verwacht. En met welke (eventuele) overlast men rekening moet houden.
-
Besteed aandacht aan veiligheid en hoe inbraak is te voorkomen (steigers kunnen voor dieven een ‘opstapje’ zijn).
-
Vermeld telefoonnummers voor meer informatie en eventuele calamiteiten.
-
Dank bewoners voor hun medewerking aan het slagen van het onderhoudsproject.
Voorbeeld Aan de bewoners van ………………………………………….
……. , …… 200. Geachte heer / mevrouw, In de periode …….. voeren we aan uw woning schilder- en onderhoudswerkzaamheden aan de buitenkant uit. Het gaat om de volgende werkzaamheden …………………………. De planning van de werkzaamheden van het totale complex loopt van ….. tot ….. We zullen u specifiek informeren over de datum waarop wij werkzaamheden aan uw woning zullen gaan uitvoeren, zodat u daarmee rekening kunt houden. De buitenwerkzaamheden zullen we met behulp van afscherming uitvoeren. Dat betekent dat uw woning naar schatting … dagen is afgeschermd met …. Op deze wijze kunnen we de omstandigheden dusdanig beheersen, dat we goede kwaliteit leveren. Ook kunnen de vakmensen zo op goed hun werk doen. Is het weer van dien aard dat afscherming niet nodig is, dan zullen we dit ook achterwege laten. Mogelijk bezorgen deze activiteiten u enige overlast. Het gaat hierbij om: ……………………. We zullen er echter alles aan doen dit tot een minimum te beperken. Wij vertrouwen op een goede samenwerking en stellen uw medewerking dan ook bijzonder op prijs. Voor vragen of opmerkingen kunnen u contact opnemen met: …………….. Met vriendelijke groet,
48
Bewonersenquête (5.l.III) Voorbeeld
Inleiding In de afgelopen winterperiode voerden we aan uw woning afgeschermd buitenschilderwerk uit. Wij willen via deze korte vragenlijst uw mening vragen over de wijze waarop deze werkzaamheden zijn uitgevoerd. Bij elke vraag van blok 1 verzoeken wij u om via een cijfer van 1 (zeer ontevreden) tot 5 (zeer tevreden) uw oordeel te geven. Bij elke vraag van blok 2 verzoeken wij u om via de keuze uit eens / oneens / geen mening uw oordeel te geven. Aan het eind van de vragenlijst kunt u uw opmerkingen of suggesties doorgeven, die daarvoor nog niet aan de orde zijn gekomen. Blok 1 Zeer ontevreden < --------------Æ Zeer tevreden
1
2
3
4
5
De manier waarop (naam opdrachtgever) u vooraf heeft geïnformeerd De manier waarop de voorman van (naam bedrijf) met u contact heeft gehouden De wijze waarop de overlast voor u is beperkt De manier waarop de afscherming is geplaatst De kwaliteit van het uitgevoerde werk
Blok 2 Eens
Oneens
Geen mening
Afgeschermd buitenschilderwerk maakt het voor schilders mogelijk om in de winter door te werken. Dat vind ik een goede zaak. De buitenschilderwerkzaamheden door (naam bedrijf) in de afgelopen winter bezorgden mij niet veel overlast. Ik vond de voorlichting over het buitenschilderwerk deze winter vanuit (naam opdrachtgever) goed verzorgd. Ik vond de communicatie rond het buitenschilderwerk deze winter vanuit (naam bedrijf) goed verzorgd. Blok 3 Ik wil het volgende nog opmerken over het buitenschilderwerk deze winter: Richting (naam opdrachtgever): ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… Richting (naam bedrijf): ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………
49
