Grondslagen Administratieve Organisatie Deel A: algemene beginselen. Opgaven

Grondslagen Administratieve Organisatie Deel A: algemene beginselen Opgaven

Grondslagen Administratieve Organisatie Deel A: algemene beginselen Opgaven

drs. J.P.M. van der Hoeven Y.R.P. van de Voort

Derde druk

Wolters-Noordhoff, Groningen/Houten, the Netherlands

Vormgeving omslag en binnenwerk: Total Identity, Amsterdam Omslagbeeld: Photodisc

Wolters-Noordhoff bv voert voor het hoger onderwijs de imprints WoltersNoordhoff, Stenfert Kroese, Martinus Nijhoff en Vespucci. Eventuele op- en aanmerkingen over deze of andere uitgaven kunt u richten aan: Wolters-Noordhoff bv, Afdeling Hoger Onderwijs, Antwoordnummer 13, 9700 VB Groningen, e-mail: [email protected]

0 1 2 3 4 5 / 11 10 09 08 07 © 2007 J.P.M. van der Hoeven, Vlijmen en Y.R.P. van de Voort, Hedel, The Netherlands. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van korte gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) kan men zich wenden tot Stichting PRO (Stichting Publicatieen Reproductierechten Organisatie, postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.cedar.nl/pro). Voor het overnemen van niet-korte gedeelte(n) dient men zich rechtstreeks te wenden tot de uitgever. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without the prior written permission of the publisher. ISBN 978 90 01 60096 9 NUR 780

Woord vooraf Deze opgaven zijn geschreven voor gebruik naast deel A van de 20e druk van het boek Grondslagen van de administratieve organisatie van prof. E.O.J. Jans RA. Deze opgaven geven kleine toepassingen (vraagstukken) voor (bijna) elke paragraaf van het bijbehorende theorieboek. In de marge wordt door middel van › verwezen naar de betreffende paragraaf in het theorieboek. Studenten ‘moeten’ zich in de theorie verdiepen om het vraagstuk te kunnen oplossen. Het gaat hierbij om het kunnen toepassen van het geleerde in concrete situaties. De vraagstukken zijn bewust beperkt van omvang gehouden; op deze manier kan de student het betreffende probleem goed overzien. Omdat de vraagstukken een beperkte omvang hebben is het mogelijk een groot (groter) aantal in het leerprogramma op te nemen. Overigens is er wel naar gestreefd de vraagstukken in moeilijkheidsgraad te laten opklimmen. De indeling van deze uitgave volgt de indeling van het theorieboek. Op deze manier kan het maken van de vraagstukken parallel lopen met het bestuderen van de leerstof en hoeft niet de totale stof bestudeerd te zijn alvorens aan de vraagstukken te kunnen beginnen. Daardoor kan de nadruk in de colleges, indien gewenst, gelegd worden op het in groepjes uitwerken en/of bespreken van de vraagstukken. Het bespreken van de ‘theorie’ kan hierdoor tot een minimum worden beperkt; de studenten leren als het ware door te doen. Bij vraagstukken met een sterretje zijn tevens de antwoorden opgenomen. Bij deze opgaven is op de methodewebsite een (gratis) docentenhandleiding voor docenten te downloaden. De docent beschikt met deze handreiking over de antwoorden van de overige vraagstukken en over sheets in PowerPoint-formaat, die in de colleges gebruikt kunnen worden. Deze sheets geven (per hoofdstuk steeds) de rode draad aan. Deze kunnen desgewenst door de docent op een intranet worden gepubliceerd en op die wijze beschikbaar worden gesteld aan studenten. De sheets zijn ook op de cd-rom opgenomen. De auteurs zijn zeer geïnteresseerd in reacties van docenten en studenten met betrekking tot deze uitgave. U kunt schrijven naar Uitgeverij Wolters-Noordhoff Hoger Onderwijs Postbus 58 9700 MB Groningen Of via e-mail: [email protected] Vlijmen/Hedel, januari 2007, Hans van der Hoeven en Yvonne van de Voort

Inhoud

1

Het functioneren van organisaties

2

Informatieverzorging

3

AO: omgevingscondities

8

4

AO: ontwerpvariabelen

12

5

AO: realisatiecondities en effectuering

6

AO: methoden en technieken 19

7

Overzicht van opvattingen inzake het ontwerpen van beheersings- en controlesystemen 21

8

Uitwerkingen van de gemarkeerde vraagstukken Sheets

34

1

5

16

24

1


1 1.1*

Een importeur van een bekend Japans automerk bestaat 25 jaar. Deze mijlpaal wil de onderneming niet ongemerkt voorbij laten gaan en zij besluit tot het aanbieden van een aantal actiemodellen met veel accessoires. Bij deze actie gaat het om het verder vergroten van de naamsbekendheid van het merk en meer direct om een stevige impuls voor het aantal verkochte auto’s; men mikt op een stijging van 3%. De importeur besluit de actie volledig in samenwerking met haar dealernet uit te voeren en verklaart het betrokken jaar tot actiejaar; alleen in die periode zullen de actiemodellen worden aangeboden.

› § 1.1

A B C D

Noem de elementen die in dit vraagstuk duiden op doelbepaling en de elementen die duiden op doelrealisatie. Hoe kan in de gegeven situatie worden getoetst of het gestelde doel is bereikt? Welke sturing is mogelijk? Hoe passen de begrippen planning en control in dit vraagstuk?

1.2* › § 1.2 en § 1.3

Fashion BV in ’s-Hertogenbosch importeert trendy kleding, gericht op een publiek in de leeftijdscategorie van 18 tot 25 jaar, dat over een ruim besteedbaar inkomen beschikt. Het bedrijf importeert dure lederen kleding uit Italië en een aantal andere landen en verkoopt deze kleding via exclusieve lederboetieks in een viertal grote steden. Het bedrijf kent de volgende bedrijfsprocessen: 1 Opleiden van verkooppersoneel 2 Administreren van voorraad en grootboekadministratie 3 Distributie van de kleding naar de filialen 4 Verkopen van de kleding in de filialen 5 Retourproces van de kleding (door klanten teruggebracht wegens klacht) 6 Opslaan van de kleding 7 Marketingactiviteiten 8 Investeren in kantoorinventaris, computers en dergelijke 9 Aannemen en ontslaan van personeel 10 Inkopen van de kleding 11 Investeren in winkelinventaris. © 2007 Wolters Noordhoff Groningen/Houten

2

1

A B C


Selecteer de in de vorige opsomming begrepen primaire processen voor Fashion BV. Zijn alle genoemde bedrijfsprocessen functionele processen? Motiveer het antwoord. Is er bij Fashion BV sprake van een transformatieproces? Motiveer het antwoord.

Bij Fashion BV bestaan de volgende afdelingen: 1 Directie 2 Administratie 3 Secretariaat 4 Inkoop 5 Verkoop 6 Magazijn 7 Distributie 8 Marketing 9 Personeelszaken. D

Teken een organisatiestructuurschema voor Fashion BV, wanneer we uitgaan van een lijn/staf-organisatie.

1.3 › § 1.3

Dit vraagstuk is een voortzetting van 1.1. Vul de concrete planning in voor de auto-importeur aan de hand van het model van § 1.3.2.

1.4 › § 1.3

Geert Stevens is magazijnchef bij QuickService BV, een auto-onderdelenhandel in Groningen. Klanten die bij hem aan de balie komen voor onderdelen, hebben zich eerst gemeld bij de verkoopbalie, waar zij hun bestelling hebben geplaatst en tevens hebben afgerekend. Op basis van de door het verkooppersoneel afgetekende bestel/afleverbon haalt Geert de bestelde onderdelen uit het magazijn en geeft ze af aan de klant. A

B C

D

Is er in het voorgaande met betrekking tot Geert Stevens sprake van delegatie van bevoegdheden? Zo ja, welke bevoegdheden zijn door wie gedelegeerd? Op welk niveau functioneert Geert in zijn organisatie? Is er in het voorgaande sprake van kwalitatieve of kwantitatieve normen? Motiveer het antwoord en geef de uit de tekst blijkende voorbeelden. Wat kun je opmerken ten aanzien van de aanwezige waarden? Welke vragen zijn hierbij relevant?

© 2007 Wolters Noordhoff Groningen/Houten

1


3

Direct na het afgeven van de goederen toetst Geert het nummer van de bestel/afleverbon in op zijn terminal en de administratieve software verlaagt de voorraad van de uitgeleverde artikelen conform de bestelling en sluit deze order af. Hierbij wordt de inhoud van de bestelorder op Geerts beeldscherm getoond. E

Wanneer kun je naar aanleiding van het voorgaande de gegevensverstrekking door Geert als niet-betrouwbaar classificeren? Geef enkele voorbeelden van mogelijke gevolgen, wanneer er besluiten worden genomen op basis van onjuiste berichtgeving door Geert Stevens.

1.5 › § 1.6

In de matrix in § 1.6.3 van Grondslagen zou je in elke cel kunnen aangeven of er een relatie is tussen betreffende activiteit en functionaris. Maar je zou zelfs kunnen aangeven van welke aard een dergelijke relatie is. Deze aard kunnen we aanduiden met de term roltype. Binnen een aantal computerprogramma’s waarmee de Administratieve Organisatie kan worden vastgelegd en geanalyseerd, geven deze roltypes onder andere het type betrokkenheid van een functionaris bij een activiteit aan. Aan elke activiteit binnen een organisatie kan een aantal functionarissen worden gekoppeld. Bij elke koppeling wordt aangegeven in welke rol de functionaris bij de activiteit is betrokken. Deze rollen zijn van een bepaald roltype. Dit roltype wordt vervuld door minimaal één functionaris. Het roltype kan worden getoond in de relatiematrix van activiteiten en functionarissen, de zgn. RACI-matrix, ook wel aangeduid met bevoegdhedenmatrix. Zo kan gebruik worden gemaakt van de volgende vier roltypen: 1 Responsible (R) Responsible is de persoon die de activiteit uitvoert of de beslissing neemt. 2 Accountable (A) Accountable is de persoon die vetorecht heeft en de eindverantwoordelijkheid van een bepaalde taak of beslissing draagt. Er kan maar één persoon accountable zijn per activiteit. 3 Consulted (C) Consulted is de persoon die de benodigde informatie verstrekt of adviseert voordat de taak wordt uitgevoerd of de beslissing wordt genomen. 4 Informed (I) Informed is de persoon die verplicht van een uitgevoerde handeling of genomen beslissing op de hoogte gebracht moet worden. In de matrix worden de beginletters gebruikt. We zullen een en ander toepassen in het volgende vraagstuk: © 2007 Wolters Noordhoff Groningen/Houten

4

1


Soho BV in Utrecht richt zich bij de verkoop van kantoormeubilair op de Small Office/Home Office-markt. Binnen het inkoopproces worden onder andere de volgende activiteiten onderscheiden: 1 Ontvangen van interne bestelaanvragen, afkomstig van afdeling Verkoop 2 Het opmaken, verzenden en registreren van offerteaanvragen 3 Het beoordelen van ontvangen offertes en het maken van een leverancierskeuze 4 Het opmaken, verzenden en vastleggen van bestelorders 5 Het controleren van de afleveringen en het verzorgen van ontvangstmeldingen. Bij Soho BV zijn onder andere de volgende functionarissen werkzaam: I Hoofd Inkoopafdeling II Inkoper III Hoofd Verkoopafdeling IV Administrateur V Magazijnchef. Vul de RACI-matrix in. Functionarissen/ activiteiten

I

II

1 2 3 4 5


II

IV

V

5


2 2.1* › § 2.3

Wanneer je informatievoorziening ook als gegevensverwerkend proces ziet, valt er een relatie te leggen tussen figuur 18 van Grondslagen en de volgende begrippen: • controle • control • ist-situatie (as-is) • soll-situatie (to-be) • toetsen • norm • prestatie-indicator • uitkomst. Teken figuur 18 over en probeer de hiervoor genoemde begrippen in te vullen.

2.2 › § 2.3

Sprinter BV in Amsterdam heeft enkele jaren geleden een ERP-systeem in gebruik genomen. Een van de onderdelen hiervan is het workflowmanagementsysteem (WFMS). De controller van Sprinter BV heeft als aanpak gekozen voor een geleidelijke invoering. Het eerste proces is dat van het afhandelen van reisdeclaraties van personeelsleden. In het verleden moest een medewerker zijn reisdeclaratie indienen bij zijn directe chef aan de hand van een speciaal formulier. De chef moest dit formulier voorzien van zijn paraaf als bewijs van goedkeuring van de gemaakte kosten. Om te voorkomen dat de chef alle bedragen moet gaan narekenen, werd het formulier eerst gecontroleerd door een administratief medewerker. Na akkoord van de chef ging het formulier naar de financiële administratie waar het voor betaling werd gereedgemaakt. Voordat tot betaling over werd gegaan, moest eerst worden nagegaan of de vereiste parafen op het formulier stonden. A B

Beschrijf de manier waarop deze procedure gaat verlopen wanneer gebruik wordt gemaakt van een WFMS. Geef aan welke voordelen gerealiseerd kunnen worden ten opzichte van de oude situatie.


6

2

C D


Welke taken voert het WFMS-systeem uit? Waarom is het WFMS gekoppeld aan een ERP-pakket (dat onder meer de financiële administratie bevat)?

2.3* › § 2.4 en § 2.5

Holiday Parcs in Maastricht exploiteert vakantiebungalowparken in Nederland en België. De parken zijn zeer luxe opgezet; een subtropisch zwemparadijs, vele buitenwatersporten en een uitgebreid recreatieprogramma. Daarnaast zijn bungalows en restaurants zeer ruim en compleet ingericht. Boekingen lopen via (lokale) reisbureaus en worden on-line doorgesluisd naar het hoofdkantoor in Maastricht. Vanuit Maastricht worden de parken aangestuurd; de parken moeten uiteraard regelmatig verantwoording afleggen aan het hoofdkantoor. In figuur 23 in Grondslagen wordt onderscheid gemaakt in verschillende soorten informatiesystemen. Hierbij worden onder andere managementinformatiesystemen (MIS) en administratieve systemen (AS) onderscheiden. De laatste categorie richt zich (in tegenstelling tot het onderste blok in figuur 23, de technische systemen) op het vastleggen van, verwerken van en rapporteren over de transacties/mutaties in de primaire processen. Naast kwantiteiten worden ook de bijbehorende financiële waarden vermeld; bijvoorbeeld het verkoopordersysteem registreert zowel de verkochte hoeveelheden als de bijbehorende prijzen. Vanwege het feit dat de gegevens uit dit soort systemen doorgaans ook worden ‘doorgesluisd’ naar andere systemen, worden AS vaak aangeduid met de term transactie(gerichte) systemen; bijvoorbeeld van verkoopordersysteem via afleveringssysteem, factureringssysteem, debiteurensysteem uiteindelijk naar het grootboek. Van daaruit kan managementinformatie worden verschaft. De grens tussen MIS en AS is niet altijd scherp te trekken. Vaak verzorgen AS ook rapportages voor het (midden)management; daarnaast zien we vaak geïntegreerde systemen die zowel transactieverwerking als managementrapportage verzorgen. A B

C

Heeft een planningfunctionaris op het hoofdkantoor van Holiday Parcs voornamelijk te maken met het AS of met het MIS? Welke gegevens heeft hij nodig om zijn werk goed te kunnen uitvoeren? (Let bij de beantwoording van deze vraag op figuur 24 van Grondslagen.) Hoe kunnen de gegevens van de planningfunctionaris geschikt worden gemaakt als managementinformatie? Geef ook enkele concrete voorbeelden van managementinformatie die in dit verband relevant zijn.


2


7

2.4 › § 2.6

Handelsonderneming VOC International BV, gevestigd in Rotterdam, houdt zich bezig met de in- en verkoop van buitenlandse kwaliteitsproducten op het gebied van houdbare levensmiddelen. Op basis van een onderzoek van de interne accountantsdienst heeft de zojuist benoemde directeur opdracht gegeven om op korte termijn te komen tot verbetering van de kwaliteit van de maandelijkse verslagleggingen. Deze verslaggeving bestaat al jarenlang uit het zgn. Maandoverzicht, waarin naast de complete balans en resultatenrekening een uitgebreide toelichting en specificatie zijn opgenomen. Alhoewel dit maandoverzicht steeds pas vier weken na het verstrijken van elke maand wordt uitgebracht, is het door de voormalige directie altijd als een nuttig naslagwerk beschouwd. In verband met de noodzakelijke verbeteringen in de AO is recentelijk een nieuwe medewerker aangetrokken. Deze – een pas afgestudeerde heo-er BE – heeft na een korte inwerkperiode en een gedegen inventarisatie en bestudering van de huidige gang van zaken een rapport opgesteld met de titel: Versnelling maandrapportage. Hierin komt hij onder andere tot de volgende voorstellen: 1 Het maandoverzicht blijft in onveranderde vorm verschijnen, maar door een aantal gegevens niet meer vooraf te controleren kan de uitgifte ervan met drie dagen worden versneld. 2 Het maandoverzicht blijft in onveranderde vorm verschijnen, maar door inzet van twee extra administratieve krachten kan nog eens drie dagen versnelling worden bereikt. 3 Het is gebleken dat bepaalde, in het maandoverzicht opgenomen specificaties niet meer worden gebruikt. Door het niet meer opnemen van deze specificaties kan nogmaals twee dagen versnelling worden bereikt. Beantwoord naar aanleiding van het voorgaande de volgende vragen: A Met betrekking tot de informatieverzorging maakt Jans onderscheid in drie verschillende kwaliteitseisen. Noem deze drie en geef van elk een korte omschrijving. B Geef aan met welke van deze drie kwaliteitsaspecten bij elk van de drie hiervoor genoemde voorstellen rekening moet worden gehouden; geef hierbij tevens aan in hoeverre de drie kwaliteitsaspecten elkaar onderling beïnvloeden.


8


3 3.1 › § 3.2 en § 3.3

Koller Sales BV in Utrecht richt zich sinds enige tijd ook op verkopen via het internet (e-commerce). Daartoe heeft zij haar reclameafdeling opdracht gegeven een website te bouwen met daarin een elektronisch winkelwagentje waarin de klant zijn boodschappen kan deponeren. Ook moest worden voorzien in een elektronisch afrekensysteem. De reclameafdeling ziet zich geconfronteerd met een forse uitbreiding van haar taak en heeft om personeelsuitbreiding gevraagd. Pas op dat moment realiseert de directie van Koller Sales BV zich dat e-commerce niet alleen opbrengsten genereert. A B C

Op welke wijze kan budgettering hier als instrument worden ingezet? Op welke wijze kan het budget van de reclameafdeling het beste tot stand komen? Welke rol spelen investeringsbudgetten en liquiditeitsbudgetten in dit vraagstuk?

3.2 › § 3.4

De automatiseringsafdeling van Flippo BV in Amsterdam heeft van de directie de bevoegdheid gekregen om bestellingen te plaatsen tot een limietbedrag van € 10.000 per bestelling. De afgelopen maand heeft de directie van Flippo BV geconstateerd dat er voor € 100.000 aan nieuwe apparatuur is besteld en afgeleverd en er tevens een nieuwe zonwering voor een bedrag van € 7.500 is besteld en aangebracht. De bestellingen werden in alle gevallen geplaatst door de automatiseringsafdeling. A B C

Heeft de automatiseringsafdeling binnen haar bevoegdheden geopereerd? Motiveer het antwoord. Wat ontbreekt er in de bevoegdheidsinstructie van de directie? Kan worden volstaan met totaalcontrole? Motiveer het antwoord.


3


9

3.3 › § 3.4

Meatball BV in Rotterdam verkoopt voorverpakte gesneden vleeswaren. De onderneming koopt stukken vlees in (men spreekt hierbij van palen) die worden gesneden, verpakt en geëtiketteerd. De vleeswaren worden via diverse groothandels en grootwinkelbedrijven verkocht. Gezien de houdbaarheid van het product snijdt Meatball BV niet meer palen dan voor de verkooporders van dat moment noodzakelijk is. Om bederf van gedeeltelijk gesneden palen tegen te gaan, zorgt de productieafdeling er echter wel voor dat ‘aangesneden’ palen geheel tot verpakt eindproduct worden verwerkt. Hierdoor ontstaat een (geringe) voorraad eindproduct. Tijdens het snijden van de palen ontstaat onvermijdelijk snijverlies. De toetsing van juistheid en volledigheid van de productie en verkopen kan onder andere worden vastgesteld door middel van het uitvoeren van verbandscontroles. Noem gedetailleerd enkele verbandscontroles die de directie van Meatball BV kan toepassen en leg ze uit. (Betrek in het antwoord ook de snijverliezen.)

3.4* › § 3.4

Kijk&Koop in Den Haag is een zgn. toonzaalwinkel voor kunststofproducten voor huishoudelijk gebruik als diepvriesdozen, drinkbekers, opbergbussen, enzovoort. Het assortiment bestaat uit ongeveer 1500 verschillende artikelen. Van ieder artikel is een bepaalde voorraad aanwezig. De klant kijkt rond in de toonzaal en kan het verkooppersoneel (ongeveer tien medewerkers) advies vragen. Nadat de klant tot aankoop besloten heeft, vraagt hij een verkoopmedewerker om het artikel; deze haalt het uit het magazijn (dat direct achter de winkel gelegen is), rekent het met de klant af en overhandigt hem het artikel. A B

Geef je oordeel over de controletechnische functiescheiding bij Kijk&Koop. Geef adviezen ter verbetering van de huidige gang van zaken. Let hierbij ook op de efficiency (zie hoofdstuk 2).


10

3


3.5 › § 3.4

In situaties waarin verbintenissen met derden worden aangegaan of herzien, is het van belang dat de daartoe bevoegde functionaris (de ‘beschikker’) de verstrekte opdracht vastlegt of laat vastleggen. Tot de hier bedoelde verbintenissen behoren bijvoorbeeld: • het verlenen van kwijtingen; • het creëren van waardepapieren, zoals het laten drukken van toegangsbewijzen, het tekenen van polissen; • het aangaan van verplichtingen, bijvoorbeeld het sluiten van inof verkoopcontracten, het aangaan van leningen. In een niet-geautomatiseerde (of niet volledig geautomatiseerde) situatie wordt door de beschikkende functionaris een creatieregister aangehouden waarin hij parafeert of tekent voor de door hem verstrekte opdracht. Zo zal een kassier nooit zelf een kwitantie mogen tekenen bij het ontvangen van geld of waardepapieren. De procuratiehouder die wel deze bevoegdheid heeft, zal hiervan in het creatieregister aantekening houden en deze aantekening voorzien van zijn paraaf. Er bestaat geen bezwaar om de kassier het creatieregister te laten invullen; de procuratiehouder parafeert ná controle met de te tekenen kwitantie, de vastlegging in het register. Met behulp van het creatieregister kan worden vastgesteld of de kassier de ontvangen bedragen (waardepapieren) tijdig, juist en volledig heeft verantwoord. In verband met het vorenstaande moet ook het delegatieregister worden genoemd. De kassier is namelijk evenmin bevoegd om zelfstandig betalingen te verrichten; hij dient hiertoe gemachtigd te zijn door de procuratiehouder. De procuratiehouder zal willen vastleggen welke machtigingen hij heeft verleend en doet deze vastlegging dan in het delegatieregister. Aan de hand van dit register kan controle op de kassier worden uitgeoefend. Kaasmakerij Het Stremsel in Gulpen produceert specifieke streekkaas die zowel in binnen- als buitenland wordt verkocht. De verkoper maakt regelmatig buitenlandse reizen. Voor de betaling van reis- en verblijfkosten neemt hij bij de kassier voorschotten op in euro’s. Hij wisselt bij reizen buiten de EU zelf de benodigde bedragen om en betaalt daarmee de gemaakte kosten; hiervoor gebruikt hij overigens ook regelmatig zijn privécreditcard. Na terugkomst maakt de verkoper een afrekening, waarbij hij de hotelkosten en dergelijke declareert tegen de (voor hem voordeliger) contant-geld-koers. Het eindbedrag wordt verrekend met het eerder ontvangen voorschot. A

B

Moet er met betrekking tot de betalingen door de kassier sprake zijn van een creatieregister of een delegatieregister? Leg uit waarom. Als je bezwaar hebt tegen voorgaande procedure, geef dan suggesties ter verbetering.


3

C D E


11

Welke controleverrichtingen zijn er nodig met betrekking tot de declaratie? Is een standenregister toepasbaar/gewenst? Motiveer het antwoord. Wordt de controle op de betalingen gerekend tot de positieve of negatieve controle? Motiveer het antwoord.

3.6* › § 3.3 en § 3.4

FrisGroot BV in Delft is een groothandel in frisdranken. De afnemerscategorieën zijn horeca en (kleinere) winkelbedrijven in de regio. De aflevering van de goederen geschiedt met behulp van speciale frisdrankauto’s. Eenmaal per week worden de (vaste) afnemers bezocht, zij plaatsen hun bestelling en de frisdrank wordt meteen vanuit de auto geleverd. De chauffeur vervaardigt een factuur die meteen door de afnemer contant moet worden voldaan. De leveranciers van FrisGroot BV leveren de bestelde partij af bij het magazijn in Eindhoven. A

B C

D

Bij FrisGroot BV moeten waarden worden beveiligd. Geef aan welke waarden er moeten worden beveiligd en geef tevens aan hoe dat zou moeten gebeuren. Er worden bevoegdheden aan de chauffeurs gedelegeerd. Is hierbij een creatieregister nodig? Motiveer het antwoord. Geef enkele voorbeelden van verbandscontroles die bij FrisGroot BV kunnen worden uitgevoerd. Geef een gedetailleerde beschrijving van deze verbandscontroles. Wat kun je in deze casus opmerken ten aanzien van controle op de tijdigheid van de afdracht van gelden door de chauffeurs?


12


4 4.1* › § 4.4

OfficeSupplies BV in Enschede heeft een magazijn voor de opslag van de door haar verhandelde kantoorartikelen. Het assortiment is zeer breed: van gummetjes tot en met complete kantoorinrichtingen. OfficeSupplies BV heeft 30 personeelsleden in dienst. Het bedrijf kent onder andere de volgende afdelingen: Sales, Marketing, Finance, Purchase en Warehousing. De inkoop van kantoorartikelen is voorbehouden aan de afdeling Purchase. De van de leverancier bij Warehousing (= magazijn) ontvangen artikelen moeten in het geautomatiseerde systeem worden opgenomen. Deze voorraadgegevens spelen bij OfficeSupplies BV een grote rol bij de (vaak telefonische) verkoop. A B C D E

Wie heeft de bevoegdheid tot het invoeren van die goederenontvangstgegevens? Hoe kan worden vastgesteld of de gegevens worden ingevoerd door een geautoriseerde functionaris? Welke invoer ligt op het terrein van de afdeling Purchase? Voor welke andere processen zijn de ontvangstgegevens van belang? Kan de onderneming het best gebruikmaken van postgewijze verwerking of van seriegewijze verwerking van de voorraadmutaties? Motiveer het antwoord.

4.2 › § 4.4

ShoeShops BV in Utrecht is een onderneming die via een groot aantal filialen modieuze schoenen verkoopt. De filialen worden geleid door een filiaalmanager, die vrij grote bevoegdheden bezit. Hij heeft onder meer de bevoegdheid tot het aannemen en ontslaan van personeel, het zelfstandig vaststellen van kortingen en afprijzingen, enzovoort. Aan het einde van elke werkdag zorgt hij ervoor dat logistieke en financiële gegevens via datatransmissie naar het hoofdkantoor in Utrecht worden gestuurd. De informatie bestaat uit omzet, retouren, bijbestellingen en overige bijzonderheden. © 2007 Wolters Noordhoff Groningen/Houten

4

A B


13

Is hier sprake van een gecentraliseerde of van een gedistribueerde gegevensverwerking? Motiveer het antwoord. Is het noodzakelijk/wenselijk om hierin wijziging aan te brengen, wanneer je kijkt naar de bevoegdheden die de filiaalmanagers hebben? Motiveer je antwoord.

4.3 › § 4.6

De economische opleidingen van Avans Hogeschool hebben gezamenlijk een zogenaamd Economisch Laboratorium (Econlab) opgezet. In dit Econlab kunnen geavanceerde softwareapplicaties worden getest op bruikbaarheid voor het onderwijs. Om allerlei redenen is de toegang tot het Econlab niet vrij. A

Noem fysieke maatregelen die kunnen worden getroffen om te bewerkstelligen dat alleen geautoriseerde gebruikers de gelegenheid krijgen met deze programma’s te werken.

Docent K. Swarts wil graag het nieuwe softwareprogramma FutureAO in het Econlab gaan testen. Hij wil niet alleen zelf met het programma werken, maar ook een aantal studenten vragen ermee aan de slag te gaan, in het kader van hun afstudeeropdracht. B

Wat moet er worden geregeld om aan de verlangens van de heer Swarts tegemoet te kunnen komen? Ga ervan uit dat de apparatuur en software al aanwezig is en de fysieke maatregelen die je onder (A) genoemd hebt, inmiddels zijn aangebracht. NB Concentreer je met name op de logische toegangsbeveiliging.

Docente W. de Wit gebruikt het programma AO-Drawing 4.0 in haar les. Studenten moeten hiermee opdrachten uitwerken en de prints daarvan bij haar inleveren. Inmiddels is versie 5.0 van AO-Drawing uitgekomen; een versie die veel meer mogelijkheden biedt, maar in een onderwijssituatie ook mogelijke bezwaren heeft (foutgevoeliger). Ook zij wil het programma uittesten in het Econlab. C

D

Op welke manier(en) kan worden voorkomen dat studenten al met versie 5.0 gaan experimenteren? Kan mevrouw De Wit ook op de prints zien of dit gebeurt? Op welke manier(en) kan deze docente voorkomen dat studenten prints bij haar inleveren die van andere studenten zijn ‘geleend’?


14

4


4.4 › § 4.6

BE-nieuwd is een mededelingenblad voor bedrijfseconomen. De abonnementenadministratie is geïntegreerd met de financiële administratie. Daartoe is in het computerprogramma dat de uitgeverij gebruikt, een controleregister opgenomen. Verdere gegevens: Aantal abonnees per 1 augustus Nieuwe abonnees per 1 september Stakers per 1 september Abonnementsprijs per maand

A B

378 23 6 € 13

Waarom zouden beide administraties zijn geïntegreerd? Bespreek gedetailleerd op welke wijze de voorgaande gegevens gecontroleerd kunnen worden.

4.5* › § 4.6

Postorderbedrijf Otkamp BV in Hengelo stuurt catalogi naar (vaste) klanten, die daaruit telefonisch kunnen bestellen. Een aan de telefoonlijn verbonden ‘voice-response-system’ begeleidt de klant bij het bestellen. Achtereenvolgens kan de klant met behulp van druktoetsen op zijn telefoontoestel opgeven: • klantnummer; • artikelnummer (staat bij elk artikel in de catalogus aangegeven); • aantal artikelen dat de klant wil kopen; • nummer van de pagina waarop het artikel in de catalogus is afgebeeld. A B

In het voorgaande is sprake van de toepassing van application controls. Waar gebeurt dat en hoe gebeurt dat bij Otkamp BV? In welk(e) geval(len) kan de klant zijn bestelling niet opgeven via het voice-response-system? Hoe moet er dan worden gehandeld? Ga er bij de beantwoording van deze vraag van uit dat de klant telefoon heeft en de apparatuur niet defect is.

Het programma is voor een groot gedeelte gemaakt door eigen medewerkers van Otkamp BV. C

Welke organisatorische beveiligingsmaatregel(en) vind je in dit verband noodzakelijk?


4


15

4.6 › § 4.6

ToolTrade BV in Breda handelt in handgereedschap. Het bedrijf bezit een eigen magazijn waar de gereedschappen zijn opgeslagen. ToolTrade BV beschikt over een geïntegreerd geautomatiseerd informatiesysteem met terminals door het hele bedrijf. Het programma werkt met behulp van een menustructuur. De gereedschappen worden door/namens de magazijnchef ontvangen en afgegeven. Dit gebeurt op basis van autorisaties die hij via zijn terminal krijgt. Wat moet er in de instructie voor de magazijnchef staan ten aanzien van de volgende punten: • toegangsbeveiliging; • controle op de juistheid en volledigheid van ingevoerde mutaties?

4.7 › § 4.6

Henk Wassing is medewerker van de administratie bij WisCom, een klein schoonmaakbedrijf in Hengelo. Wassing is pc-fanaat en heeft op niet onverdienstelijke wijze een programma (WasAd) ontwikkeld waarmee WisCom zowel zijn logistieke proces aanstuurt als de gegevens overstuurt naar het grootboekpakket. Het programma is heel klein en simpel begonnen, maar in de loop van anderhalf jaar heeft Wassing het laten uitgroeien tot een pakket met zeer veel mogelijkheden. WasAd is op alledrie de pc’s van WisCom geïnstalleerd. Er bestaat geen documentatie: volgens Wassing is dat ook niet nodig, omdat hij het programma heel gebruikersvriendelijk heeft gemaakt, er steeds dezelfde mensen mee werken en de programmaroutines in zijn hoofd zitten. A B C

Is hier sprake van kleinschalige automatisering? Motiveer het antwoord. Analyseer de risico’s, voorzover de gegevens dat mogelijk maken. Welke maatregelen stel je voor om deze situatie te verbeteren?


16


5 5.1* › § 5.3

Jeka BV is een groot schoonmaakbedrijf in Schiedam, dat zich voornamelijk bezighoudt met het op contractbasis schoonmaken van kantoren, scholen, enzovoort. Jeka BV heeft circa 400 medewerkers in dienst, van wie ongeveer een kwart op basis van een fulltime-arbeidsovereenkomst. De overige medewerkers hebben een parttime- of een oproepcontract. In verband met het veelvuldig voorkomen van meerwerk en het hoge ziekteverzuim worden medewerkers van Jeka BV vaak voor meer uren ingezet dan het oorspronkelijk in de arbeidsovereenkomsten opgenomen aantal uren. Deze extra uren worden, voorzover ze het weektotaal van 36 uur overschrijden, uitbetaald als overuren. Voor overuren geldt een toeslag van 25%. De aanstelling van personeel, alsmede het ontslag en de vaststelling van het salaris vinden plaats door de afdeling Personeelszaken. De afdeling Loonadministratie verzamelt de gegevens over het aantal gewerkte uren en is verantwoordelijk voor de berichtgeving aan Servicebureau LoonCorrect BV. Dit servicebureau verwerkt de gegevens die door Jeka BV worden aangeleverd, en produceert maandelijks de salarisafrekeningen ten behoeve van het personeel, alsmede de overzichten ten behoeve van de belastingdienst en de bedrijfsvereniging. Verder geeft Servicebureau LoonCorrect BV maandelijks een totaaloverzicht aan Jeka BV met behulp waarvan de noodzakelijke boekingen in de financiële administratie gemaakt kunnen worden. A B C

Welke controles moet de controller van Jeka BV uitvoeren ten aanzien van de afdeling Loonadministratie? Geef aan hoe de werkzaamheden van Servicebureau LoonCorrect BV gecontroleerd moeten worden. Is het bij Jeka BV mogelijk bij de controle gebruik te maken van een standenregister? Motiveer het antwoord.


5


17

5.2* › § 5.4

In de vakliteratuur wordt zeer regelmatig aandacht geschonken aan ontwikkelingen in de informatietechnologie. Voor de controller is het van belang steeds vast te stellen in hoeverre een nieuwe ontwikkeling een voor zijn functioneren relevante ontwikkeling is en in hoeverre er sprake is van een trend. We spreken van een trend1 indien er sprake is van: • concrete toepassingen in de praktijk; • investeringen in onderzoek door overheid, grote organisaties, universiteiten etcetera; • onderzoek door gerenommeerde onderzoekbureaus; • betrouwbare leveranciers; • een opleidingsaanbod door gerenommeerde opleidingsinstituten. A

B

Welke trends neem jij waar op het gebied van de IT, die van belang kunnen zijn voor de controller? Motiveer zo mogelijk het antwoord. Welke rol speelt de controller in elk van de bij (A) genoemde ITtrends?

Thuisacademie in Leeuwarden geeft korte cursussen op het gebied van arbozaken. Het bedrijf bezit een WorldWideWeb-homepage op het internet en geeft hiermee informatie over het cursusaanbod. Een geïnteresseerde ‘internetter’ kan meteen via elektronische post aangeven in welke cursus hij interesse heeft of waarvoor hij wil inschrijven. De cursussen worden in een gecombineerde schriftelijk/internet-uitvoering aangeboden. Iedere cursist kan met zijn persoonlijke password toegang krijgen tot het internet-cursusgedeelte, waarin gebruik wordt gemaakt van filmpjes waarmee de cursist zijn inzicht in concrete arbo‘gevoelige’ situaties kan toepassen. Thuisacademie verdeelt de vragen over haar docententeam met behulp van een pc-toepassing. Daarmee kan het management dat proces sturen en worden resultaten snel zichtbaar. C D

Welke trends zijn bij Thuisacademie zichtbaar? Noem een aantal gevolgen voor de AO/IC van Thuisacademie in het kader van je antwoord bij (C).

1

Overgenomen uit: Drs. P.G. Noordam, Ontwikkelingen in de IT: de gevolgen voor de controller, Praktijkgids De Controller & Informatiemanagement, januari 1998.


18

5


5.3 › H5

Nexwald BV in Heerhugowaard is een adviesbureau in automatiseringsfaciliteiten. Het bedrijf heeft een aantal hooggekwalificeerde medewerkers in dienst die als consultant optreden. De werkzaamheden van de consultant strekken zich uit van opdrachtverwerving tot realisatie van de opdracht en de nazorg. Iedere consultant is in het bezit van een notebook met datacomfaciliteiten. Deze datacommunicatie is noodzakelijk omdat de consultant vaak op locatie bij de klant zijn werk verricht en in contact moet staan met Nexwald BV, maar ook omdat hij bij hard- en softwareleveranciers (onder andere via EDI) informatie aanvraagt en/of bestellingen namens de klant plaatst. De opdrachten moeten worden uitgevoerd volgens een door de directie vastgesteld stappenplan, waarbij ondersteuning gegeven wordt door een geavanceerd zelfontwikkeld computerprogramma, TotalNexwald geheten. Zonder dit programma kan de consultant zijn werk niet doen. De computer houdt op deze manier automatisch de tijdsbesteding van de consultant en de door hem aangegane verplichtingen bij. TotalNexwald is een geïntegreerde toepassing met EDI-faciliteit. Er worden onder andere de volgende modules en gegevens onderscheiden: Modules

Gegevens

Order(project)verwerving Uitvoering van bestaande projecten Facturering Managementrapportages Beheermodule

Klantnummer Projectnummer Aantal uren per activiteit Aantal uren per project Aantal uren per medewerker Bestelde hard- en software per project Debiteurenstand Factuurnummer Factuurdatum Factuurbedrag

Naast consultants kent de organisatie ook een eenhoofdige directie en afdelingen Administratie, Systeembeheer, Secretariaat en Huishoudelijke dienst. A

B

C

Op welke manier zou je de facturering van de gewerkte uren willen inrichten? Geef in je antwoord duidelijk aan op basis van welke gegevens dat zou moeten geschieden. Geef aan wat de functieverdeelstaat bevat. (Maak een tabel met in de kolommen de modules en in de regels de functionarissen/afdelingen; geef in de cellen aan wat de eventuele aard van de relatie is [gebruik R = Raadplegen, M = Muteren]). Geef aan wat de transactie-impactanalyse bevat. (Maak opnieuw een tabel, maar nu met in de kolommen de gegevens en in de regels de modules; gebruik hier alleen kruisjes in de cellen.)


19

AO: methoden en technieken

6 6.1 › § 6.2

Bij Clairex BV in Roosendaal maakt men gebruik van een geïntegreerd informatiesysteem. Een van de modules is de inkoopmodule. Functionarissen die een bestelling willen plaatsen kunnen hun behoefte opgeven door het invullen van een elektronisch bestelformulier. Dit bestelformulier is in feite een invulscherm in het informatiesysteem; alleen de ingevulde gegevens worden in de onderliggende database opgeslagen. Bij Clairex BV is een geavanceerd computernetwerk aanwezig. Roger Scout werkt bij Clairex BV als chef van het Research & Developmentcenter. Hij wil een aantal computergestuurde werkbanken bestellen om hiermee zijn personeel in staat te stellen betere prototypes van nieuwe producten te vervaardigen. Het geautomatiseerde informatiesysteem bevat elektronische formulieren (invoerschermen) waarmee de volgende activiteiten/processen worden ondersteund: • bestellen door de aanvrager; • beoordelen van de bestelling en goedkeuring van de aanvraag; • terugkoppeling naar aanvrager; • bestellen bij de leverancier; • ontvangen van goederen; • bericht zenden aan de aanvrager; • controleren van de inkoopfactuur. A B C

D E

Geef één mogelijke indeling van het invoerscherm van activiteit/ proces. Zijn de functies van het formulier (§ 6.2.1) ook van toepassing op het invulscherm? Motiveer het antwoord. Op welke wijze kan Roger Scout zijn (elektronische) handtekening aan de aanvraag verbinden? (Geef ook aan welke vorm die ‘handtekening’ heeft.) Welke gegevens (5) moeten kunnen worden ingevuld in het invoerscherm? Wat valt in het geval van Clairex BV op te merken over formulierbeheer?


20

6

AO: methoden en technieken

6.2* › § 6.5

Hierna is een processchema afgedrukt.

Toets het processchema aan de in § 6.5.2 van Grondslagen genoemde schemavereisten.


21

Overzicht van opvattingen inzake het ontwerpen van beheersings- en controlesystemen

7 7.1 › § 7.2

Bouw bv te Almere realiseert bouwopdrachten in heel Nederland, Duitsland, België en Engeland. Deze bouwopdrachten liggen zowel op het gebied van de woningbouw als op het gebied van de utiliteitsbouw. Projecten in de woningbouw omvatten in het algemeen 10 tot soms wel 300 woningen. Utiliteitsbouwwerken hebben in principe een uniek karakter. Opdrachten worden verkregen zowel via de ‘openbare’ markt (iedere bouwonderneming kan inschrijven) als via de ‘onderhandse’ markt (door de opdrachtgever geselecteerde bouwondernemingen worden verzocht om in te schrijven). Als regel wordt de opdracht gegund aan de laagste inschrijver. Vooral op de ‘openbare’ markt is de prijsconcurrentie ‘moordend’. Gunning van het werk vindt plaats tegen vaste aanneemsommen. Meer- en minderwerk komt regelmatig voor. Afrekening hiervan vindt plaats tegen vooraf overeengekomen prijzen. Uitgangspunt voor de offerte is de inschrijvingsprijs. Deze wordt gebaseerd op bestek en tekeningen, waarin gedetailleerd het te realiseren bouwproject wordt weergegeven en waarin tevens de kwaliteitseisen voor wat betreft de uitvoering en de te gebruiken materialen e.d. worden geformuleerd. Als de opdracht verstrekt wordt, wordt de termijnregeling overeengekomen. Als een vooraf overeengekomen productieniveau bereikt is, mag Bouw bv een termijnfactuur indienen volgens het vastgestelde termijnschema. Eerst dient echter de namens de opdrachtgever aangestelde opzichter het betreffende productieniveau te bevestigen. Bij de uitvoering van de werken wordt regelmatig gebruikgemaakt van onderaannemers die, meestal tegen vaste aanneemsommen en soms in regie, onderdelen van het werk uitvoeren. Voor het overige geschiedt de uitvoering met eigen personeel (circa 400 man). Bouwmaterialen worden centraal ingekocht en meestal door de leverancier op afroep rechtstreeks op het werk geleverd. Bij de werken wordt als regel een magazijn (van beperkte omvang) ingericht. In het centrale magazijn worden in beperkte hoeveelheden (hulp)materialen en klein gereedschap in voorraad gehouden. Bij de uitvoering benodigd groot materieel wordt ofwel betrokken van de eigen materieeldienst (indien beschikbaar) ofwel gehuurd van derden. © 2007 Wolters Noordhoff Groningen/Houten

22

7


De directie van Bouw bv bestaat uit drie personen: de algemeen directeur, de commercieel directeur en de financieel adjunct-directeur. Calculaties worden centraal gemaakt door het bedrijfsbureau, er is een centrale inkoopafdeling, een centraal acquisitieapparaat en een centrale materieeldienst. Aan de uitvoering wordt leiding gegeven door vier bedrijfsleiders. De administratie staat onder leiding van de financieel adjunct-directeur. De onderneming beschikt over een computer, die naast de normale administratieve zaken ook gebruikt wordt voor calculaties, planning enzovoort. Binnen de afdeling calculaties beschikt men ook over enkele niet-gekoppelde personal computers. Een van de componenten van het interne controlesysteem volgens het COSO-rapport is de risicoanalyse. A Benoem de andere componenten van het interne controlesysteem. B Beschrijf het proces van de risicoanalyse. C Geef aan welke risico’s Bouw bv loopt. Maak daarbij een onderscheid tussen externe en interne risico’s. D Geef de relatie aan tussen de risicoanalyse en de bij (A) genoemde andere componenten van het interne controlesysteem.

7.2 › § 7.3 en § 7.4

In een dorp in Gelderland is één supermarkt gevestigd. Een jaar geleden is er een nieuwe directeur/eigenaar gekomen in deze winkel. Deze nieuwe directeur heeft een marktonderzoek laten doen en daar is uit gekomen dat als gevolg van de bouw van een nieuwe woonwijk (met vooral jonge mensen) een nieuw soort klant de supermarkt zou kunnen bezoeken. Daarom wil hij de omzet met 5% verhogen en de klanttevredenheid vergroten. Dit wil de directeur realiseren door een verruimde openstelling en een bezorgservice. Hij hoopt hiermee zowel de bestaande vaste klanten (vooral ouderen) als de nieuwe jonge mensen van dienst te zijn. Hiernaast zal de kwaliteit van het personeel meer aandacht vragen. Het personeel moet vriendelijker en klantgerichter gaan werken. Om hiermee te beginnen wordt een klantenservicebalie geopend, waar de klanten terecht kunnen met vragen en klachten. De werkhouding van het personeel moet ook verbeterd worden. Een nette winkel, met gespiegelde schappen en klantvriendelijk personeel is wat de nieuwe directeur voor ogen heeft. In het verleden heeft er nogal wat omzetderving (= gemiste omzet) plaatsgevonden als gevolg van neen-verkopen, lange wachtrijen voor de kassa, breuk en eigen gebruik van artikelen door het personeel. De directeur wil ook extra aandacht besteden aan het inkoopbeleid. In het verleden werd vaak te laat besteld (op moment van neen-verkopen) of juist weer te veel als er bijvoorbeeld speciale aanbiedingen waren.


7


23

De nieuwe directeur wil periodiek op de hoogte blijven van het bestedingsgedrag van zijn klanten, het functioneren van de klantenservicebalie en de beschikbaarheid van de artikelen uit voorraad. A B C D E

Welke kritische succesfactoren zijn te herkennen in deze case? Benoem voor elk BSC-perspectief minimaal drie prestatie-indicatoren. Bedenk per prestatie-indicator de wijze van meten. Bedenk per prestatie-indicator het streefcijfer. Wat moet na de meting worden gedaan om de doelstellingen te kunnen halen?


24

Uitwerkingen van de gemarkeerde vraagstukken

8 1.1*

Importeur auto’s

A

Doelbepaling: • verder vergroten van de naamsbekendheid van het merk; • stijging van het aantal verkochte auto’s met 3%. Doelrealisatie: • uitroepen van het jaar tot actiejaar; • uitbrengen actiemodellen met veel accessoires; • gehele dealernet inschakelen.

B

•

•

Registreren van het aantal verkochte auto’s. De cumulatieve afzet van het actiejaar vergelijken met de cumulatieve afzet van het jaar ervoor. Er dient een minimale stijging van 3% te zijn. Naamsbekendheid checken bijvoorbeeld door middel van enquête.

C

Door te registreren zowel per dealer per maand als per autotype per maand kunnen gerichte stimulerende acties ondernomen worden. Zo kan bijvoorbeeld bij achterblijvende afzetstijging (< 3%) t/m mei in juli en augustus airconditioning als extra accessoire aangeboden worden met flinke korting. Of per regio speciale acties gericht op die bepaalde regio (in overleg met de betreffende dealer).

D

Planning = doelbepaling = het formuleren van algemene doelstellingen. Control = doelrealisatie = het beheersen van de uitvoering van de planning. De antwoorden bij B en C zijn voorbeelden van onderdelen van control.


8

1.2* A

B


25

Fashion BV De primaire processen zijn: 3 Distributie van kleding naar de filialen 4 Verkopen van kleding in de filialen 5 Retourproces van de kleding 6 Opslaan van de kleding 7 Marketingactiviteiten 10 Inkopen van de kleding. De genoemde bedrijfsprocessen vormen alle een onderdeel van een functioneel proces. Primaire processen Inkoopproces: 10 Magazijnproces: 6 3 Verkoopproces: 4 5 7

Inkopen van de kleding Opslaan van de kleding Distributie van de kleding naar de filialen Verkopen van de kleding in de filialen Retourproces van de kleding Marketingactiviteiten

Ondersteunende processen Personeelsproces:

1 9

Financieel-/adm.proces:

2

Inkoopproces*:

8 11

Opleiden van verkooppersoneel Aannemen en ontslaan van personeel Administreren van voorraad en grootboek Investeren in kantoorinventaris, computers, enzovoort Investeren in winkelinventaris

*NB: Let op het tweemaal voorkomen van het inkoopproces! C

Er is geen sprake van een transformatieproces. De goederen worden in dezelfde vorm verkocht als waarin ze zijn ingekocht.


26

8


D Directie

Administratie

Secretariaat

Personeelszaken

Inkoop

Magazijn

Verkoop

Marketing

Distributie


8

2.1*

27


Regelkring

Invoer

Proces

Uitvoer

(correctieve maatregelen)

Regelorgaan

Bij afwijkingen

METEN (uitkomsten) IST (As-is)

Vergelijken

SOLL (To-be) (norm) (prestatie-indicator)

Doel

CONTROLE

CONTROL

2.3*

Holiday Parcs

A

De planningfunctionaris heeft voornamelijk te maken met het AS.

B

De functie bepaalt de informatiebehoeften. In het geval van de planningfunctionaris zal hij onder andere over de volgende informatie moeten beschikken: Capaciteit (hoeveelheid bungalows en capaciteit per bungalow). Bezetting (welke bungalows zijn reeds geboekt).

C

Door ze samen te vatten en de gegevens te vergelijken met bijvoorbeeld de begroting en met de cijfers van voorgaande perioden. Bijvoorbeeld: Werkelijke bezetting ten opzichte van begrote bezetting. Huidige bezetting ten opzichte van bezetting vorige periode.


28

8


3.4*

Kijk&Koop

A

Er is geen sprake van controletechnische functiescheiding. De verkoper oefent zowel een beschikkende (verkopen), bewarende (goederen en geld) als een registrerende/controlerende functie (opstellen verkoopfactuur) uit.

B

Van de tien medewerkers wordt er een aangesteld als magazijnmeester (bewarende functie) en een als kassier (bewarende functie). De acht andere verkopers houden zich nog uitsluitend bezig met het verkopen (beschikkende functie) en het opstellen van de verkoopfactuur (registrerende functie). De factuur wordt opgesteld in viervoud. De gang van zaken wordt dan als volgt: nadat de klant zijn keuze heeft gemaakt, stelt de verkoper een verkoopfactuur op. De verkoper houdt één kopie-exemplaar van de verkoopfactuur zelf. Met de verkoopfactuur gaat de klant naar het magazijn, waar hij de goederen in ontvangst neemt. De magazijnmeester houdt één kopie-exemplaar van de verkoopfactuur zelf. Na inontvangstname van de goederen gaat de klant naar de kassier. Deze controleert of de verkoopfactuur in overeenstemming is met de goederen die de klant heeft. Nadat de klant heeft afgerekend, ontvangt de klant een bewijs van betaling. De kassier houdt één kopie-exemplaar voor zichzelf. De klant kan nu de winkel verlaten met zijn goederen en het origineel van de verkoopfactuur alsmede zijn bewijs van betaling. NB: Het aantrekken van extra medewerkers is geen goede keus omdat dit een slechte invloed uitoefent op de efficiency.

3.6* A

Fris Groot BV • •

De voorraad goederen. Het bij de chauffeur aanwezige geld.

Door goede procedures (preventief) en door regelmatige controle achteraf (repressief). Bij dit laatste kan men denken aan bijvoorbeeld de volledigheid van de verkoopfactuur; inventarisatie; verbandscontroles; enzovoort. Verder ook fysieke maatregelen nemen zoals het afsluiten van de auto’s.


8


29

B

Er dient met betrekking tot de afgifte van voorgedrukte (doorlopend genummerde) verkoopfacturen een creatieregister te worden bijgehouden. Deze verkoopfacturen vormen bij afgifte aan een klant tevens zijn bewijs van betaling. Op deze wijze wordt alleen op volledigheid gecontroleerd, met betrekking tot de door de chauffeur gehanteerde prijzen dienen nog aanvullende controles plaats te vinden.

C

Goederen in auto:

Beginvoorraad + Aanvulling uit magazijn – Eindvoorraad = Verkopen

Geld bij chauffeur:

Beginsaldo + Verkopen = Eindsaldo

Hierbij dienen nog de volgende controles plaats te vinden: Vastgesteld moet worden dat de beginvoorraad in de vrachtauto van die dag gelijk is aan de eindvoorraad van de vorige dag. Aanvullingen uit het magazijn moeten gelijk zijn aan het totaal van de kopieën van de magazijnafgiftebonnen. De eindvoorraad in de vrachtauto moet aan het eind van de dag vastgesteld worden door middel van inventarisatie. Vastgesteld moet worden dat de beginvoorraad kasgeld van die dag gelijk is aan de eindvoorraad van de vorige dag. Het eindsaldo van de kas is de uitkomst van de hiervoor gegeven formule. Dit moet ook door inventarisatie van het aan het eind van de dag aanwezige kasgeld worden vastgesteld. D

4.1*

De tijdigheid is niet gegarandeerd. Wel kan men met behulp van routelijsten, doorlopend genummerde verkoopfacturen, enzovoort deze tijdigheid trachten te bewerkstelligen. Verder zou men eventueel kunnen inventariseren op overvalmomenten.

OfficeSupplies BV

A

Het hoofd van de afdeling Warehousing.

B

Identificatie door middel van een user-id, password en competentietabel.

C

Invoer van bestelgegevens.

D

Het verkoopproces (aanwezigheid van de goederen) en het financieel-administratief proces (onder andere factuurcontrole).

E

De onderneming kan het beste gebruikmaken van postgewijze verwerking in verband met het belang van een actuele voorraadadministratie.


30

8

4.5*


Otkamp BV

A

Het gebeurt bij het opgeven van het klantnummer en bij het opgeven van het paginanummer. Aan de hand van het klantnummer wordt gecontroleerd of de klant bevoegd is om een bestelling te plaatsen. De koppeling tussen artikelnummer en paginanummer vormt een invoercontrole teneinde te controleren of de klant het juiste artikelnummer heeft ingetoetst.

B

Als gevolg van fouten in de programmatuur en menselijke fouten. In dit geval zal de klant schriftelijk moeten bestellen, dan wel geholpen moeten worden door een telefonisch verkoper.

C

Er dient een goede functiescheiding te zijn tussen de systeemontwikkelaars en de gebruikers. Verder dient het programma in voldoende mate te worden gedocumenteerd.

5.1*

Jeka BV

A

De controller zal moeten vaststellen dat er uitsluitend loongegevens naar het servicebureau worden verzonden van personen die daadwerkelijk, conform de door de afdeling Personeelszaken verstrekte gegegevens, (nog) in dienst zijn. Verder dient hij te controleren of de door de afdeling Loonadministratie gebruikte stamgegevens (uurloon enzovoort) overeenstemmen met de door de afdeling Personeelszaken verstrekte gegevens. Ten slotte moet hij nagaan of de hoeveelheid uitbetaalde uren overeenstemt met de hoeveelheid gewerkte uren en hij controleert (eventueel steekproefsgewijs) of de toepassing van de overwerktoeslag op een juiste wijze geschiedt.

B

De afdeling Loonadministratie zal moeten controleren of de door haar aangeleverde basisgegevens (uren, uurlonen, enzovoort) op een juiste manier door het servicebureau zijn verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van controletotalen. Verder zal men steekproefsgewijs moeten vaststellen of de door het servicebureau gemaakte berekeningen correct zijn.

C

Het is niet goed mogelijk om gebruik te maken van een standenregister, omdat de maandsalarissen per werknemer sterk variëren als gevolg van extra uren en overwerk.


8


5.2*

31

Belangrijke IT-trends voor de controller

A

• • • • • • • • •

Elektronisch berichtenverkeer Workflow-managementsystemen Client/server Multimedia Executive Information Systems Personal Digital Assistants Mobiele datacommunicatie Smartcards Geïntegreerde systemen

B

Elektronisch berichtenverkeer EDI-verkeer moet door de controller worden geborgd, zodat de elektronische afhandeling voldoet aan alle betrouwbaarheidseisen. Mits hiervoor formeel toestemming is verleend is het mogelijk om zonder fysieke factuur te opereren. De mogelijkheid van het deels loskoppelen van de werkplek van de organisatie, waardoor ontwikkelingen als telewerken en accounting houses kunnen worden overwogen. Workflow-managementsystemen Meer aandacht van de controller voor controlemaatregelen bij de ontwikkeling van het workflow-managementsysteem. Betere en formele vastlegging van de bevoegdheden die, mits autorisaties goed geregeld zijn, beter nageleefd worden. Meer mogelijkheden tot rapportage van achterstanden en overschrijdingen van doorlooptijdnormen. Meer managementinformatie over trends en efficiency van de werkuitvoering. Client/server Door de mogelijkheid tot het bouwen van een eigen (client) omgeving, betere mogelijkheden om het geautomatiseerde systeem flexibel aan te passen aan veranderende taken en werkzaamheden op de administratie. Flexibeler uitwisseling van gegevens tussen mainframe/mini-omgevingen en pc-omgevingen, waardoor beter op maat gesneden rapportages met spreadsheetpakketten mogelijk worden. Multimedia Goed in te zetten voor presentaties naar buiten toe (het interactieve jaarverslag). Verder nuttig bij opleidingen en trainingen, en archiveren en beschikbaar stellen van gesproken woord en beeld. Executive Information Systems Ondersteuning van het management bij het tijdig beschikbaar stellen van meer dan alleen maar financiële gegevens over het verleden, maar juist bedrijfsgegevens en prognoses over het functioneren van de gehele organisatie. Gezien de rol van informatieverstrekker van de financiële functie ziet men in de praktijk ook het


32

8


beheer van EIS en datawarehouse bij de controller ondergebracht worden. Groot en nog niet opgelost issue is de data-integriteit, indien gegevens uit meerdere systemen in het datawarehouse worden ondergebracht. Personal Digital Assistants Zeer grote toegevoegde waarde bij ondernemingen met veel mobiele kenniswerkers. Issue is hier de beveiliging van het virtuele netwerk. Mobiele datacommunicatie De draadloze netwerken waarlangs communicatie gaat verlopen. Let bij de selectie van het systeem op de mogelijkheden om beveiligde (gescramblede) gegevens uit te wisselen. Een beperkt aantal standaarden is hiertoe nu goed in staat. Smartcards Relatief dure maar robuuste manier om binnen een organisatie medewerkers te kunnen autoriseren en identificeren. Smartcards worden vaak binnen branches of bedrijfskolommen ingevoerd. Geïntegreerde systemen Informatie is sneller beschikbaar voor gebruikers van het systeem. Invoer en verwerking van informatie vindt efficiënter plaats. Pas op! Betrouwbaarheid is afhankelijk van de betrouwbaarheid van de primaire vastlegging door niet-financieel geschoolde krachten. Eenduidigheid gegevensdefinities waardoor sneller, eenvoudiger en vanuit meerdere invalshoeken (management)rapportages kunnen worden opgesteld. De financiële afdeling heeft kennis nodig van meer modules dan de financiële om goede rapportages te kunnen maken. De keus is een gezamenlijke inspanning van de functioneel managers en dus drukt de controller hierop een minder zwaar stempel. C

Elektronisch berichtenverkeer Multimedia Workflow-management.

D

• • •

Voorgeschreven werkwijze is gewaarborgd. Een enorme verdichting in de opslagmedia. De mogelijkheid om de opgeslagen gegevens op verschillende wijzen en langs allerlei zoekpaden weer beschikbaar te maken.


8

6.2*


33

Schemavereisten

Het schema voldoet niet aan de genoemde schemavereisten. Het is onvoldoende leesbaar en niet voldoende overzichtelijk. Als voorbeelden hiervan kunnen worden genoemd: • Het schema begint niet bij aanvrager. • Onnodig kruisende lijnen. • Te uitgebreide toelichtende tekst. • Door elkaar lopende tekst.


Grondslagen Administratieve Organisatie Deel A: algemene beginselen. Opgaven

Recommend Documents