Bestuurlijke-informatieverzorging
Deel 1. Algemene grondslagen Prof.R.W. StarreveldRAf
.
Prof. dr. O.C. van Leeuwen RA , Hoogleraar Vrije Universiteit Amsterdam Prof. drs. H. van Nimwegen RA Hoogleraar Vrije Universiteit Amsterdam met medewerking van Prof. drs. H.B. de Mare RA Emeritus hoogleraar Vrije Universiteit Amsterdam Prof. E.J. Joëls RA Emeritus hoogleraar Universiteit van Amsterdam
5e druk
Stenfert Kroese Groningen/Houten 2002
Inhoudsopgave
Woord vooraf
XXIII
Sectie A Algemene problematiek van de bestuurlijkeinformatieverzorging
1
Hoofdstuk I Basisbegrippen, terreinafbakening en uitgangspunten § 1 Introductie A
-
Basisbegrippen en terreinafbakening
§ 2 Bestuurlijke-informatieverzorging Definiëring van het begrip informatie en enige daaraan verwante begrippen Wat wordt bedoeld met de term bestuurlijk(e)? Wat is een huishouding? . Wat houdt het besturen van een huishouding in? Wat houdt informatieverzorging in? Definitie van Bestuurlijke-informatieverzorging § 3 Bestuurlijke-informatieverzorgingssystemen Het begrip systeem De huishouding als systeem Het bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem §4 Kwaliteit van informatie en van de informatieverzorging §5 Informatiebehoeften, algemene karakteristiek § 6 Besturen en controle Het begrip oordeelsvorming Oordeelsvorming vooraf Oordeelsvorming achteraf Beslissingsprocessen Het afleggen van verantwoording § 7 Communicatie De behoefte aan communicatie Het belang van vastlegging met betrekking tot de communicatie
3 3 5 5 5 6 7 7 8 9 10 10 12 13 14 15 18 19 19 21 21 26 26 26 27
VI
Inhoudsopgave
§ 8 Informatiesoorten en soorten informatieverzorgingssystemen Geformaliseerde en niet-geformaliseerde informatie Informatie die in doorlopende en die in incidentele informatiebehoeften voorziet Informatie, bestemd voor het al dan niet vormen van een oordeel Procesinformatie en projectinformatie Niet-bestuurlijke informatie Managementinformatiesystemen en logistieke-informatiesystemen Functionele informatiesystemen Bedrijfsmilieuzorg- en kwaliteitssystemen § 9 Informatieverzorgingsprocessen De veredelingsbewerkingen Uniform basispatroon § 10 Waar het bij het ontwerpen van bestuurlijke-informatieverzorgingssystemen in hoofdzaak om gaat § 11 De historische ontwikkeling, resulterend in een geavanceerd informatiesysteem B
Uitgangspunten
28 28 29 29 29 30 30 31 31 31 32 33 34 35 38
§12 De signatuur van het vak Bestuurlijke informatieverzorging §13 De huishouding, beschouwd als een systeem § 14 De betekenis van het geven van leiding en het afleggen van verantwoording §15 Het primaire bedrijfsproces en de waardekringloop § 16 De betekenis van het bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem voor het besturen van een huishouding De component beheersen van het besturen-in-ruime-zin Het ondersteunen van het besturen dient optimaal te zijn Het informatieverzorgingssysteem als bedrijfsproces § 17 Beperkingen en overige eisen met betrekking tot de behandeling van het bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem Informatie in geformaliseerde vorm Informatie die voorziet in doorlopende informatiebehoeften §18 Het modelmatige karakter van de beschrijving §19 Indeling van de stof § 20 Toetsingsvragen hoofdstuk I
45 45 45 46 46 49
Sectie B
53
Organisaties, besturing en beheersing
38 38 39 41 44 44 44 44
Hoofdstuk II Besturing van organisaties
55
§ 1 Introductie § 2 Structuur Coördinatie Macht § 3 Visies op het besturen van organisaties § 4 Rationeel bestuurde organisaties Visie op het besluitvormingsproces Prestatiemeting Visie op bestuurlijke informatie
55 57 57 57 59 60 60 61 63
Inhoudsopgave
VII
§ 5 Niet-rationele besturing van organisaties (of andere rationaliteit bij de besturing) Visie op het besluitvormingsproces Prestatiemeting Visie op bestuurlijke informatie § 6 Organisaties als politieke systemen Visie op het besluitvormingsproces Prestatiemeting Visie op bestuurlijke informatie § 7 Wat is de goede zienswijze: elk afzonderlijk of contingentiebenadering? Visie op het besluitvormingsproces Prestatiemeting Visie op bestuurlijke informatie § 8 Resumé § 9 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk II
64 64 64 64 66 66 66 66 68 69 69 69 69 70
Hoofdstuk III Strategiebepaling, management control en internal control
75
§ 1 Introductie § 2 Strategiebepaling Begripsvorming , Wijze van strategiebepaling Strategische keuzen Strategiebepaling en bestuurlijke-informatieverzorging § 3 Management control in het kader van tactische besturing De cybernetische benadering van management control Een bredere visie op management control Ongewenste effecten van beheersingssystemen Internal control volgens COSO §4 Risicomanagement Algemeen Risicoanalyse Risicobeheersingsstrategieën § 5 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk III
75 77 77 78 79 81 81 81 83 86 87 91 91 93 95 97
Hoofdstuk IV Besturing en beheersing van processen
105
§ 1 Introductie § 2 De deelnemers aan het besturings- en beheersingsproces § 3 Een raamwerk van besturings- en beheersingsaspecten van operationele processen Het aspect structuur Het aspect personeel Het aspect cultuur en managementstijl Het aspect grondstoffen Het aspect financiële middelen Het aspect technologie Het aspect bestuurlijke informatieverzorging
105 107 109 110 112 114 115 116 117 118
VIII
Inhoudsopgave
§4
§5 §6
Het ontwikkelen en invoeren van besturings- en beheersingssystemen op operationeel niveau Het ontwikkelen en invoeren bij (voldoende) bestuur- en beheersbare processen Niet volledig bestuur- en beheersbare processen De besturingskubus Operational audit Toetsingsvragen en casus hoofdstuk IV
Sectie C De rol en plaats van bestuurlijke informatie
119 119 124 126 131 132 137
Hoofdstuk V Communicatie- en informatienetwerk
139
§ 1 Introductie § 2 Communicatie als uitvloeisel van het werken in arbeidsverdeling § 3 Communicatie Het begrip communicatie Taalniveaus Redundantie . § 4 Communicatiemedia § 5 Communicatienetwerk § 6 Informatienetwerk § 7 Schematechniek Vrije schema's Gebonden schema's * §8 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk V
139 140 141 141 143 144 144 147 150 152 154 155 158
Hoofdstuk VI Methoden voor het verkrijgen van basisgegevens
163
§ 1 Introductie § 2 Selectie- en onderscheidingscriteria met betrekking tot te verzamelen basisgegevens • De selectie van te verzamelen gegevens De te hanteren begripsmatige onderscheidingen § 3 Het verkrijgen van basisgegevens uit externe bron Het verkrijgen van gegevens voor het nemen van beleidsbeslissingen op het strategische en het tactische niveau Het verkrijgen van externe gegevens voor het nemen van beslissingen op het operationele niveau en voor de uitvoerende arbeid § 4 Waardekringloop § 5 Niet-geformaliseerde methoden met betrekking tot het verkrijgen van interne basisgegevens § 6 Geformaliseerde methoden met betrekking tot het verkrijgen van linterne basisgegevens Het verzamelen en vastleggen van de benodigde interne basisgegevens Het bewerken van de tijdens het eerste traject verzamelde en vastgelegde basisgegevens
163 164 164 165 166 166 168 168 171 171 172 173
Inhoudsopgave
§ 7 Directe methoden met betrekking tot het verkrijgen van basisgegevens Geregistreerde wilsbesluiten als primaire gegevensbron Communicatiedocumenten als primaire gegevensbron Verantwoordingsverslagen als primaire gegevensbron Waarnemingsverslagen als primaire gegevensbron § 8 Indirecte methoden met betrekking tot het verkrijgen van interne basisgegevens De wet van de samenhang tussen toestand en gebeuren De wet van het rationeel verband tussen opgeofferde en verkregen zaken Alternatieven met betrekking tot gegevensverkrijging over toestandsgrootheden Alternatieven met betrekking tot gegevensverkrijging over de omvang van in een bepaald tijdsbestek opgetreden 'gebeuren'; mutatieomvang Betekenis van de mogelijkheid genoemde alternatieven te gebruiken § 9 Methoden voor het verkrijgen van samenvattende of anderszins veredelde informatie Duurzaam toegepaste methoden Incidenteel toegepaste methoden § 10 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk VI
IX
173 173 173 174 175 176 176 178 180 181 182 182 183 186 187
Hoofdstuk VII Informatieverstrekking ten behoeve van de oordeelsvorming ex ante
193
Introductie De behoefte aan informatie met betrekking tot de toekomst en de mogelijkheden van het informatiesysteem om daarin te voorzien §3 Instrumenten ter ondersteuning van de systematische verkrijging van informatie ten behoeve van de oordeelsvorming ex ante §4 De betekenis van nonnen en de vastlegging daarvan §5 Het opstellen van prognoses, begrotingen en budgetten §6 Risicoanalyse §7 Het werken met modellen §8 Kostencalculatie §9 De registratie van de aangegane verplichtingen en planningbeslissingen §10 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk VII
193
§1 §2
197 199 206 207 213 214 216 220 223
Hoofdstuk Vffl Het beslissen
227
§1 Introductie
227 228
§2 §3
Het beslissingsproces Technieken voor het nemen van programmeerbare beslissingen/operations research Operations research § 4 Decision support systems §5 Expertsystemen Kennisacquisitie Neurale netwerken
232 233 235
236 237 238
Inhoudsopgave
§6
De beslissingsproblematiek als uitgangspunt voor het programma van eisen § 7 Enkele opmerkingen omtrent de planning van uit te voeren werkzaamheden § 8 Toetsingsvragen hoofdstuk VIII
240 240 242
Hoofdstuk IX Informatieverstrekking ten behoeve van de oordeelsvorming ex post
245
§ 1 Introductie
245
A
246
Oordeelsvorming ex post en het afleggen van verantwoording
§2 §3
Behoefte aan informatie ten behoeve van de oordeelsvorming ex post Oordeelsvorming met betrekking tot onderdelen versus oordeelsvorming met betrekking tot grotere complexen § 4 Het afleggen van verantwoording § 5 Het uitoefenen van controle De behoefte aan externe controle De behoefte aan interne controle
249 249 251 255 255
B
256
Het begrippenkader rondom interne controle
§6 §7
Management control . De aandachtsgebieden van management control en van het internebetrouwbaarheidssysteem De aandachtsgebieden van management control De aandachtsgebieden van het interne-betrouwbaarheidssysteem § 8 Een verdere aanduiding van de aandachtsgebieden van managementcontrol (interne-beheersingssysteem) §9 Internal control §10 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk IX Sectie D
Doelgerichtheid van informatie
246
256 258 258 260 263 268 270 275
Hoofdstuk X Kwaliteit van het bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem
277
§1 §2 §3 §4 §5 §6
277 279 282 287 290
Introductie Het basisbegrip kwaliteit De informatieverstrekker en de informatiegebruiker Het begrip kwaliteitsprofiel Het kwaliteitsprofiel van het product informatie De kwaliteitsprofielen van het bestuurlijke-informatieverzorgingsproces, van het ontwerp- en ontwikkelingsproces en van het beheer en het onderhoud van het systeem Het kwaliteitsprofiel van het bestuurlijke-informatieverzorgingsproces Het kwaliteitsprofiel van het ontwerp- en ontwikkelingsproces Het kwaliteitsprofiel van het beheer en het onderhoud van het systeem Het doel-instrumentariummodel
299 299 302 302 303
Inhoudsopgave
§7
Normering van de kwaliteitseisen Kwaliteitsprofielen per subsysteem De aan te houden normen bij het vormen van een oordeel ex ante De aan te houden nonnen bij het vormen van een oordeel ex post § 8 Het vormen van een oordeel omtrent de kwaliteit § 9 De borging van het kwaliteitsniveau § 10 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk X
XI
304 304 304 305 306 308 310
Hoofdstuk XI Doelgerichte informatie
321
§ 1 Introductie § 2 Gebruiken leidinggevende functionarissen managementinformatie? § 3 Accounting en managementinformatie Interne berichtgeving Externe verslaggeving Eén omvattend systeem? § 4 Uitbreiding van het management control-begrip §5 Strategieën voor informatieanalyse § 6 Informatieanalyse met het tolmodel Hettolmodel De toepassing van het tolmodel De toltypologie . § 7 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XI .
321 323 325 326 329 330 331 333 335 335 336 338 340
Hoofdstuk XII Hettolmodel
349
§ 1 Introductie §2 De bovenkant van het tolmodel Missie Kritische succesfactoren Doelen en doelstellingen Strategie § 3 Het midden van het tolmodel: de processen Functionele processen en organisatietypen Besturing en beheersing van functionele processen De beheersbaarheid 'ter discussie' § 4 Het midden van het tolmodel: de structuren Basisstructuren Soorten organisatieonderdelen in de basisstructuur Soorten verantwoordelijkheidsgebieden De wijze van coördinatie en beheersing § 5 De onderkant van het tolmodel Managementstijl Cultuur §6 Toepassing van het tolmodel § 7 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XII
349 351 351 352 352 355 356 356 357 362 364 364 365 366 368 371 371 374 378 379
XII
Inhoudsopgave
Sectie E
Het interne-betrouwbaarheidssysteem
387
Hoofdstuk XIII De organisatie van het interne-betrouwbaarheidssysteem; Algemene inleiding
389
§ 1 Introductie 389 § 2 Controle, algemene begripsbepaling 390 Uit controleoogpunt te stellen algemene eis aan de informatieverzorging 390 Het begrip controle, een technische benadering 391 § 3 Betrouwbaarheid van de verantwoording en belang van degene die verantwoordt 393 Betrouwbaarheid van de verantwoording 393 Belang van degene die verantwoordt 395 § 4 Het stelsel van interne-betrouwbaarheidsmaatregelen 396 § 5 Functiescheidingen 398 § 6 De waarde van bewijsstukken 403 § 7 Enkele controlebegrippen 404 Directe en indirecte controle 404 Formele en materiële controle 404 Positieve en negatieve, controle 405 Detail- en totaalcontrole, steekproef, verbandscontrole 405 Cijferbeoordeling 406 § 8 Uitwerking van het aandachtsgebied bevoegdheidscontrole en van het interne-betrouwbaarheidssysteem 407 § 9 De grenzen van het interne-betrouwbaarheidssysteem (het stelsel van interne-controlemaatregelen) 408 §10 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XIII 410 Hoofdstuk XIV De organisatie van de controle op de aanwezigheid van activa (bewaringscontrole) § 1 Introductie § 2 Beveiliging van de verschillende soorten activa Noodzaak van aanvullende maatregelen Verantwoordingsverslagen van bewaarders Controle op verantwoordingsverslagen § 3 Controle op de verantwoording van contante geldontvangsten Gebruikmaken van behoefte aan ontvangstbevestiging of kwijting (kwijtingbeginsel) Per brief ontvangen bedragen en giften Ander aanknopingspunt § 4 Controle op de verantwoording van goederenontvangsten § 5 Controle op de verantwoording van gelden of goederen die van andere interne functionarissen worden ontvangen § 6 Controle op de verantwoording van afgiften
417 417 418 420 422 423 423 424 428 429 429 430 432
Inhoudsopgave
§ 7 Materiële verbandscontrole met betrekking tot opgeofferde en verkregen zaken Verkopen Inkopen Productie § 8 Goederen met een negatieve waarde § 9 Beveiliging van vorderingen § 10 Inventarisatie § 11 Controle met betrekking tot de schulden §12 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XIV
XIII
433 433 435 437 438 439 441 442 443
Hoofdstuk XV De organisatie van de controle op de betrouwbaarheid van de door het informatieverzorgingssysteem geproduceerde informatie (informatiecontrole) 449 § 1 Introductie § 2 Omspannende controle door middel van gebruikmaking van materiële verbanden Het begrip omspannende controle Gebruikmaking van materiële verbanden De aan het bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem te stellen eisen De ontoereikendheid van de omspannende materiële verbandscontrole Conclusie . § 3 De problematiek bij een meer complexe of minder duidelijke waardekringloop • § 4 Toetsing aan ex ante-gegqvens § 5 Accuratessecontrole § 6 Duplicering van primaire waarneming, vastlegging en verdere verwerking § 7 De onderlinge samenhang van de verschillende controlemaatregelen § 8 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XV
449 451 451 451 453 453 454 454 459 460 461 462 465
Hoofdstuk XVI Samenvattend overzicht van het instrumentarium van het internebetrouwbaarheidssysteem § 1 Introductie § 2 Bevoegdheidscontrole Preventieve beveiliging met betrekking tot het handelen Het scheppen van gunstige voorwaarden voor de uitoefening van repressieve controle § 3 Bewaringscontrole § 4 Informatiecontrole Controle op primaire verantwoordingsverslagen en andere basisgegevens Controle op de gegevensverwerking en de daaruit voortvloeiende veredelde informatie Controle op de materiële werkelijkheid § 5 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XVI
469 469 470 470 472 473 473 473 476 477 478
XIV
Inhoudsopgave
Sectie F
Het ontwikkelen en het beheer van informatieverzorgingssystemen
483
Hoofdstuk XVII Algemeen: Informatiebeleid, informatieplanning en informatiesystemen § 1 Introductie: verantwoordelijken voor bestuurlijkeinformatieverzorgingssystemen Centralisatie of decentralisatie van de besluitvorming inzake informatieverzorging De invloed van de automatisering Informatieplanning § 2 Informatiebeleidsvorming De invalshoek van het beleid Het organisatieniveau 1. Strategische informatiebeleidsvorming De externe analyse De interne analyse Het vaststellen van de informatiestrategie 2. Tactische informatiebeleidsvorming § 3 Het informatieplan en informatieplanning Informatieplanning Analyse van de huidige situatie Vaststellen van de gewenste situatie Vaststellen van het migratiepad § 4 Invloed van de (interne) organisatie op bestuurlijkeinformatieverzorgingssystemen § 5 ICT-trends en hun gevolgen voor de inrichting van toekomstige organisaties ICT-toepassingen met grote invloed op procesinrichting ICT-toepassingen in omgevingen met grote hoeveelheden (ongestructureerde) gegevens § 6 Beheersing van de totale informatieverzorging De fasentheorie van Nolan Kwaliteitssystemen Het groeimodel van de informatieverzorgende functie § 7 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XVII
485
485 486 489 490 491 491 491 492 492 495 496 496 497 498 499 501 507 507 509 509 511 512 513 514 517 519
Hoofdstuk XVIII Het beheer van geautomatiseerde bestuurlijke-informatieverzorgingssystemen 525 § 1 Introductie § 2 De noodzaak van beheer van ICT Mens, technologie en informatie De invloed van ICT op informatieverzorging Het effect van ICT op het gebruik van informatiesystemen in een organisatie De introductie van databanken De introductie van Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen
525 526 526 528 529 530 531
Inhoudsopgave
De invloed van de technologische ontwikkelingen op het beheer van de geautomatiseerde gegevensverwerking Grootschalige systemen (mainframes) Kleinschalige systemen (midrange- of minisystemen) De personal computer-netwerken Het effect van ICT op de communicatie tussen de organisatie en haar omgeving De effecten van ICT op de kwaliteitsaspecten van een informatiesysteem Bedreigingen en de daaraan ten grondslag liggende oorzaken Het nut van het uitwerken van een bedreigingenmatrix Uitwerken bedreigingenmatrix volgens een typologische benadering Typologie van geautomatiseerde omgevingen Het belang van een gecoördineerde toepassing en beheersing van ICT in het kader van de bestuurlijke-informatieverzorging De lastige afweging van kosten en nut bij het beheer van ICT § 3 De organisatie van het beheer van ICT-activiteiten Wat wordt verstaan onder ICT-beheersingsactiviteiten ? Het ICT-beheer als afgeleide van het informatiebeleid Het belang van duidelijke en meetbare normen Het inrichten en doen functioneren van de beheerorganisatie Het meten en vaststellen van de met het ICT-beheer bereikte resultaten Evaluatie van het ICT-beheer 4 § 4 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XVIII
XV
532 532 532 534 536 536 538 541 541 542 543 543 544 544 545 549 550 562 565 566
Hoofdstuk XIX Het ontwikkelen van bestuurlijke-iriformatieverzorgingssystemen
571
§1 Introductie § 2 Bouw van een bestuurlijke-informatiesysteem en het conceptuele raamwerk voor de ontwikkeling van de informatieverzorging Waarmee moet bij het bouwen van bestuurlijke-informatiesystemen rekening worden gehouden? Personeel en verandering Raamwerk voor de ontwikkeling van de informatieverzorging § 3 Ontwikkelingsmethoden Fasen bij het ontwerpen en implementeren van bestuurlijkeinformatiesystemen Integrale benadering van systeemontwikkeling en implementatie System Development Methodology De watervalmethode Rapid Application Development Een aantal conclusies § 4 Uitgangspunten bij het ontwikkelen van informatiesystemen Het bestaande informatieverzorgingssysteem als uitgangspunt De bestaande organisatie en bedrijfsprocessen als uitgangspunt De gewenste organisatie en bedrijfsprocessen als uitgangspunt § 5 De rol van de technologie bij de bouwfase van het realiseren van bestuurlijke-informatiesystemen Invloed van de moderne technologie De belangrijkste veranderingen bij het ontwikkelingsproces § 6 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XIX
571 572 572 574 575 578 578 581 582 588 590 592 593 593 595 596 596 596 598 599
XVI
Inhoudsopgave
Hoofdstuk XX Het interne-betrouwbaarheidssysteem van geautomatiseerde bestuurlijke-informatieverzorgingssystemen § 1 Introductie § 2 Het belang van een betrouwbaar werkend geautomatiseerd informatieverzorgingssysteem § 3 De invloed van een geautomatiseerd informatiesysteem op de bedrijfsorganisatie § 4 De invloed van het gebruik van informatietechnologie op het internebetrouwbaarheidssysteem Van seriegewijze behandeling (batchverwerking) naar transactiegewijze behandeling (on-line real-time) De introductie van databanken Grootschalige geautomatiseerde gegevensverwerking Kleinschalige automatisering Personal computers/netwerken De introductie van geïntegreerde informatiesystemen (Enterprise Resource Planning (ERP)- en Client Resource Management (CRM)systemen) Het toenemende berichtenverkeer via vaste publieke datanetwerken en via de lucht , De toenemende uitbesteding van de geautomatiseerde gegevensverwerking § 5 Controlemaatregelen van organisatorische aard Preventieve beveiliging met betrekking tot het handelen Functiescheidingen in een (hoog)geautomatiseerde omgeving Gunstige voorwaarden voor het uitoefenen van repressieve controle Algemene voorschriften inzake procedures Directe preventieve beveiliging van zaken (apparatuur, programmatuur en de gegevens) Het treffen van voorzieningen ter verzekering van de continuïteit van het verwerkingsproces §6 Specifieke controlemaatregelen Controle op primaire verantwoordingsverslagen en andere basisgegevens Controle op de gegevensverwerking en de daaruit voortvloeiende veredelde informatie Ingebouwde controles Geprogrammeerde controles Controle op de invoer van gegevens Controle op de transmissie van gegevens Controle op de gegevensverwerking Controle op gegevensverzamelingen Controle op conversie Controle op de materiële werkelijkheid Controle op de bij de controle gehanteerde normen § 7 De toetsing van de werking van het interne-betrouwbaarheidssysteem § 8 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XX
609 609 610 615 619 620 622 623 623 625
626 627 627 627 628 628 632 632 638 639 641 642 643 643 644 646 647 649 650 652 652 653 653 655
Inhoudsopgave
Sectie G De organisatie van de bestuurlijke-informatieverzorging
XVII
661
Hoofdstuk XXI Organisatie van de controlling- en informatiemanagementtaken
663
§ 1 Introductie § 2 Historisch overzicht van de taken op het gebied van control Het ontstaan van het begrip controllership Introductie van het begrip in Nederland De invloed van het gebruik van informatietechnologie § 3 De administratieve functie Taken van de administratieve functie Bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de administratieve functie Organisatorische positie van de administrateur § 4 De treasuryfunctie Toenemende aandacht voor financiële middelen en financiële risico's Omschrijving van de treasuryfunctie Overwegingen bij de verbijzondering van de treasuryfunctie Organisatorische plaats van.de treasurer §5 De informatiemanagementfunctie Toenemende aandacht voor het beheer van het systeem van informatieverzorging Het informatiemanagement Zes aandachtsvelden van het systeembeheer Nadere uitwerking van de aandachtsvelden van het systeembeheer Organisatorische verbijzondering van het informatiemanagement De functie van de informatiemanager Organisatorische plaats van de informatiemanager § 6 De controllingfunctie De taken van de controllingfunctie Typen controllers Organisatorische positie van de controller Recente en toekomstige ontwikkelingen in de rol van de controller § 7 Stadia van de financiële functie in een organisatie § 8 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XXI
663 664 664 665 665 666 666 667 668 669 669 669 670 670 671 671 671 671 672 673 673 673 674 674 675 677 678
679 685
Hoofdstuk XXII Verdere eisen die aan de informatie moeten worden gesteld
689
§ 1 Introductie §2 De op bedrijfseconomische gronden te stellen eisen §3 De op juridische gronden te stellen eisen Administratie-, balansopmaak- en bewaarplicht Gevolgen voor de ondernemer/rechtspersoon Financiële verslaglegging Jaarrekening Jaarverslag Overige gegevens Accountantscontrole Openbaarmaking financieel verslag
689 689 691 691 693 697 698 699 700 701 701
XVIII
Inhoudsopgave
Groepsregime Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) Wet computercriminaliteit Verplichtingen ingevolge milieuwetgeving § 4 De op andere gronden te stellen eisen §5 Toetsingsvragen hoofdstuk XXII
702 702 704 706 711 714
Hoofdstuk XXIII De structuur van de hoofdadministratie (het rekeningstelsel)
717
§ 1 Introductie §2 Een voorafgaande opmerking § 3 Welke gegevens moeten met behulp van het rekeningstelsel worden verschaft? § 4 Invloed van resultatenberekening op korte termijn § 5 Kostensoorten en kostenplaatsen § 6 Wat is een rekening en wat kan men er in beginsel mee doen? § 7 Enkelvoudig versus samengesteld rekeningstelsel § 8 Richtlijnen voor een doelmatige technische opbouw van het rekeningstelsel § 9 Intracomptabele en extracomptabele administratie § 10 Is het gewenst naar een zekere uniformering van het rekeningstelsel te streven? § 11 Schematische voorstelling van het rekeninggebruik §12 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XXIII
717 719 719 725 726 728 729 730 733 734 736 737
Appendices Appendix a Wat is administratie?
743
Doelmatigheidsbeginsel Aan de begripsbepaling te stellen eisen De afgrenzing van het begrip administratie De naamgeving
743 743 744 746
Appendix b Semi-historische schets van de ontwikkeling van de administratie van primitieve financiële boekhouding tot bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem Introductie 1 Registratie van geldmiddelen, vorderingen en schulden 2 Uitbreiding tot dubbel boekhouden 3 Uitbouw van de tegenwaarderegistratie ten behoeve van de kwantitatieve voorraadbeheersing 4 Uitbreiding tot gedetailleerde, organisch gestructureerde productiekostenadministratie 5 Introductie van standaardkosten in de administratie 6 Uitbreiding tot volledige budgetadministratie
747 747 747 747 748 749 749 750
Inhoudsopgave
7 8 9
10
11
12
13
14
15 16 17 18 19 20 21
Nevenontwikkelingen buiten het evenwichtsverband Incorporatie van statistische rubriceringen Uitbreiding met registraties betreffende de beschikbare capaciteit en de reservering daarvan voor geplande activiteiten met precisering naar tijdstip en daarop aansluitende voortgangsbeoordeling Uitbreiding van het administratieontwerp tot het gehele stelsel van interne en externe communicatie door middel van gegevensdragers (o.a. formulieren) Uitbreiding van de administratieve bemoeienis tot het toepassen van vaste beslissingsregels ten aanzien van routinebeslissingen met betrekking tot de bedrijfsvoering Uitbreiding van het administratieproces tot toetsing van het cijfermateriaal aan beoordelingsnormen en rapportering volgens de uitzonderingsregel Het becijferen en tot uitdrukking brengen van de consequenties van bepaalde overwogen handelingen of actieprogramma's door middel van simulatieprocessen Het systematisch kiezen van de meest economische beslissing uit een meer of minder volledige reeks van alle denkbare beslissingen met betrekking tot bepaalde elementen van de bedrijfsvoering Rechtstreekse communicatie met operationele functionarissen en productiemachines Kantoorautomatisering , Electronic Data Interchange Workflowmanagement Internet Kennismanagement • Business intelligence en e-contról
XIX
750 751
751
752
753
753
754
755 756 757 757 758 759 760 761
Appendix c Bestuurlijke-informatietechniek (BIT)
763
§ 1 Introductie § 2 Een eerste verkenning Enige onderscheidingen De microanalyse nader beschouwd De macroanalyse nader beschouwd § 3 Microanalyse van een vermogensverantwoordingsadministratie § 4 Informatie, gegevens, symbolen en signalen § 5 Waarnemen § 6 Onderscheiden (klasseren en identificeren) en rubriceren § 7 Schriftsoorten, codes en codestelsels Codestelsels § 8 Vastleggen van gegevens Gegevensdragers Vastleggingstechnieken § 9 Meervoudige en herhaalde vastlegging van identieke gegevenselementen Meervoudig vastleggen Herhaald vastleggen § 10 Lezen van gegevens
763 764 764 765 767 768 769 770 771 773 775 780 780 781 787 787 789 789
XX
Inhoudsopgave
§11 Overbrengen van gegevens, communicatie De elementen van het communicatieproces Taalniveaus Transport binnen de computer De opbouWi van een verbinding buiten de computer; netwerken De functie van het netwerk Het beheer van netwerken Integrated Services Digital Network (ISDN) Kabel en DSL Electronic Data Interchange (EDI) Beveiliging Het verplaatsen van de gegevensdragers §12 Ordenen van gegevens; gegevensverzamelingen A. Ordenen van gegevens B. De organisatie van gegevensverzamelingen Benaderingstechnieken Databankstructuren Het dataset-model Het relationele model Het databankbeheersysteem §13 Rekenkundige en logische bewerkingen Rekenkundige bewerkingen Logische bewerkingen § 14 Vergelijken, toetsen en signaleren Begripsbepaling Vergelijken § 15 Bewaren en opzoeken van gegevens §16 Sturen en programmeren § 17 Integratie §18 Macroanalyse en-synthese
791 792 793 795 795 800 801 802 803 804 804 805 806 806 813 814 818 819 820 823 825 825 827 827 827 828 828 829 834 836
Appendix d Schematechnieken
837
Introductie
837
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
837 839 840 845 845 847 848 851 851 854
Het organisatiestructuurschema Het hiërarchisch overzicht Het processchema Het alternatievenschema Het blokschema Het totaaloverzicht van processen en afdelingen Het formulierenloopschema Het procesanalyseschema Het instructieschema Het rekenineaebruiksschema
Appendix e De met betrekking tot de te verzamelen basisgegevens te maken begripmatige onderscheidingen
857
Inhoudsopgave
XXI
Appendix f Deelwaarnemingen op het gebied van informatiecontrole en in het bijzonder de detailcontrole § 1 Introductie § 2 Overzicht van de te hanteren steekproefmodellen § 3 Model 1. Schatting van het gemiddelde van een continue variabele: absolute planning § 4 Model 2. Schatting van het gemiddelde van een continue variabele: relatieve planning § 5 Model 3. Toetsen van het gemiddelde van een continue variabele § 6 Model 4. Keuren in goed/fout-situaties § 7 Model 5. Keuren op basis van een bovengrensschatting § 8 Slotoverwegingen § 9 Enkele toetsingsvragen
863 863 863 864 867 868 869 876 880 883
Appendix g De beslissing tot het investeren in een informatiesysteem onder onzekerheid §1 §2 §3 §4 §5
889
Introductie Investeringsselectie volgens de klassieke informatie-economie Kritische kanttekeningen bij de klassieke informatie-economie Investeringen in IT-projecten als kapitaalsinvesteringen Een alternatief model: kasstroomanalyse en de waardering van reële opties • § 6 Basisbegrippen ten behoeve van de optiewaarderingsmethodiek § 7 Een voorbeeld van kasstroomanalyse en de waardering van reële opties § 8 Interacterende opties en n-staps Binomiale bomen §9 Enkele slotoverwegingen
889 889 891 893
904 909 910
Trefwoordenregister
913
895 896
