Global Project Performance
Return on investment in project management
PMO PROJECT HANDBOEK IMPLEMENTATIE
Global Project Performance PRINCE2® and The Swirl logo™ are trade marks of AXELOS Limited.
PMO PROJECT MANAGEMENT OFFICE Een Project Management Office voorziet projecten, programma’s en portfolio’s van kennis, kunde, informatie en ondersteuning om de initiatieven goed te kunnen sturen, plannen en beheersen.
PMO in grote organisaties, P3M3 en Change Management In grote complexe organisaties is de ontwikkeling van een PMO ingewikkelder. Het vraagt om een goede regie en strategie voor verandermanagement. Het implementeren van een PMO betekent
Een PMO kan allerlei verschijningsvormen
automatisch een verandering in de manier van
hebben. Dit hangt mede af van het aantal
werken voor alle betrokkenen. Inzicht in de
projecten en programma’s, de omvang en het
projectmanagementvolwassenheid van de organisatie
belang ervan, en de complexiteit, omvang en
(P3M3) en veranderbereidheid (PCI) is in die
projectmanagementvolwassenheid van de organisatie.
gevallen onmisbaar om PMO-functies effectief te implementeren. Het ontwikkelen en implementeren
Organisaties die hun projectmanagement beleidsmatig
van een PMO raakt alle elementen van de
willen standaardiseren, hebben een coördinatiepunt
organisatieblauwdruk: Processen, Organisatie, Tools &
nodig waar de werkwijze wordt beschreven,
Technologie, en ten slotte Informatie. Het invoeren van
uitgedragen en geborgd. Dit is de meest elementaire
een PMO is een verandering in zichzelf.
vorm van een PMO. In grotere organisaties kunnen PMO’s omvangrijk zijn en van vitaal belang voor
Doel PMO
geslaagde veranderingen. Een PMO-functionaliteit is
Een PMO stelt de structuren, tools en technieken
een belangrijke basis om projectmanagement naar een
beschikbaar om de besturing van de BAU (business as
hoger plan te kunnen leiden in de organisatie.
usual) en het portfolio te ondersteunen met adequate informatie tegen de laagst mogelijke kosten. Het helpt
Overweegt uw organisatie om een PMO op te
om te zorgen dat de juiste veranderinitiatieven worden
zetten of uw huidige PMO te professionaliseren ter
ondernomen, dat deze op de juiste manier worden
ondersteuning van uw belangrijkste strategische
uitgevoerd, dat de organisatie deze accepteert en inzet
ontwikkelingen? Neem dan contact met ons op om te
voor het beoogde rendement.
bespreken hoe we u hierbij kunnen ondersteunen.
Kleine organisaties Projectbureau en Projecthandboek In kleine organisaties die net beginnen met projectmatig werken zijn geen ingewikkelde structuren nodig. Het opstellen en afspreken van een handboek
Business change
Business change
strategy::
value:
are we doing the
are we getting the
right things?
right business benefits
projectmanagement met daarin de belangrijkste spelregels en werkwijzen levert vaak al een significante verbetering op. De taak om de werkwijze te borgen wordt vaak neergelegd bij een senior projectmanager
Business change governance
die als natuurlijke leider al vaker wordt geconsulteerd voor projectmanagementvragen. Deze persoon werk dan nauw samen met een sponsor uit het lijnmanagement en de P&O-manager.
Business change
Global Project Performance
Business change
design:
delivery:
are we doing them the
are we getting them
right way?
done well?
PMO antwoorden op belangrijke vragen over het portfolio
Zes concrete diensten voor uw organisatie met direct resultaat
Een PMO kan antwoord bieden op de volgende vragen:
Wij leveren zes standaarddiensten die we allemaal
•
Zijn alle projecten en programma’s echt nodig?
op maat maken voor de specifieke behoeften van
•
Welke initiatieven zullen bijdragen aan de strategie
onze klanten: handboek projectmanagement,
en welke benefits zullen ze opleveren?
PMO-implementatie, PMO-tools, gefaciliteerde
In welke mate beïnvloedt het portfolio de
projectstart-ups, project health checks, persoonlijke
bestaande dienstverlening?
ontwikkelplannen voor projectprofessionals.
• •
Wat zijn de kosten die verbonden zijn aan het Indien er moet worden bespaard, welke
Global Project Performance: Accredited Consulting Organisation
portfolio? •
initiatieven kunnen dan het best worden gestaakt?
Global Project Performance is officieel geaccrediteerd
•
Wat zou de verwachte impact op de business zijn?
door APMG International als Accredited Consulting
•
Hebben we de juiste mensen en vaardigheden in
Organisation.
huis? •
Zijn zij beschikbaar wanneer we hen nodig hebben?
•
Wanneer is het beter om in te huren in plaats van het zelf te doen?
•
Voeren managers de programma’s en projecten goed en consistent uit?
Ontwerp van een PMO in een grote organisatie
Programma manager (permanent) Strategy support Priorittazation Benefits Managment Dashboards
Programma manager (permanent) S
Centre of excellence Standards Training Coaching Assurance Good Practice Knowledge Management Tools Consultancy
Programma manager
Programme office
Project office
Advies Mocht u naar aanleiding van deze informatie vragen hebben, concreet advies of een offerte willen? Neem dan contact op met 030 22 11 987 of mail
[email protected].
Global Project Performance
HANDBOEK PROJECTMANAGEMENT Wanneer organisaties projectmatig gaan werken dan komt vroeger of later de behoefte ter sprake om een standaardwerkwijze voor de organisatie te definiëren en deze te vast te leggen.
Inhoud en vorm handboek projectmanagement De inhoud van het handboek wordt toegesneden op de wensen van uw organisatie en bevat onder meer de volgende beschrijvingen: •
Hoe maak je een projectplan?
Een handboek projectmanagement is een goed middel
•
Hoe definieer je de rollen in je project?
om de professionalisering van projectmanagement
•
Hoe plannen en beheersen we de kwaliteit
in uw organisatie te ondersteunen. Het beschrijft de gemeenschappelijke spelregels en werkwijzen
van producten? •
voor projectteams. Het handboek kan ook de basis
Hoe beoordelen en beheersen we de risico’s in projecten?
vormen voor trainingen, coaching en instructies
•
Hoe moet er in projecten worden gerapporteerd?
van medewerkers. Door de effectiviteit van het
•
Op welke manier gaan we om met problemen
projectmanagement jaarlijks te evalueren, kan de organisatie leerpunten verwerken in het standaard
en wijzigingen? •
handboek. Zo wordt een ‘baseline’ gelegd voor continu verbeteren.
Doelgroep
Waar kan ik terecht als ik vragen heb over de werkwijze?
•
Wat doet het management met de rapportages uit projecten?
Elke organisatie die projectmatig werken wil invoeren of
Resultaten voor uw organisatie
professionaliseren.
Met het handboek projectmanagement kunt u onder
Aanpak
meer de volgende resultaten boeken: •
Voor de start van de opdracht brengen we in kaart waarom u een handboek projectmanagement nodig
worden aangepakt. •
heeft, wat dit moet bijdragen aan prestatieverbetering in projecten, en welke verwachtingen u hebt van het
zorgen dat het handboek naadloos aansluit bij de gang
Een basis voor training en instructie van medewerkers.
•
handboek. Tijdens korte workshops en interviews verzamelen we input uit uw organisatie om ervoor te
Uniformiteit in de manier waarop projecten
Een standaard op basis waarvan de projectbeheersing kan worden beoordeeld.
•
De mogelijkheid om projectprestaties te vergelijken.
van zaken in uw organisatie. Benodigde aanpassingen in de werkwijze van de organisatie bespreken we met u en uw teams om ervoor te zorgen dat het uiteindelijke handboek geaccepteerd wordt door de gebruikers. Vaak combineren we deze opdrachten met workshops, trainingen of praktische instructies zodat medewerkers hun eigen projecten meteen gaan omvormen naar de nieuwe werkwijze.
Advies Mocht u naar aanleiding van deze informatie vragen hebben, concreet advies of een offerte willen? Neem dan contact op met 030 22 11 987 of mail
[email protected].
Global Project Performance
HET TERUGVERDIENEN VAN UW INVESTERING IN TRAINING EN CERTIFICERING Tijdens een training ontwikkelen medewerkers de benodigde kennis en inzichten die ze nodig hebben in projecten. Maar eenmaal in de praktijk moeten ze deze in teamverband omzetten in effectieve en relevante vaardigheden.
Focus op implementatie is een vereiste om uw investeringen in trainingen terug te verdienen. Het populaire 70:20:10 model voor leren en ontwikkelen van managers onderstreept dit belang. Onze organisatiediagnostiek (P3M3 en PCI) levert concrete handvatten, tools en informatie om duurzame verandering van uw organisatie te ondersteunen.
Het ontwikkelen van organisatorische
Bij begeleiding van projectstart-ups, risicoanalyses,
randvoorwaarden is een vereiste om het
benefits mapping en stakeholderanalyse, ontwikkelen
prestatiepotentieel van uw organisatie en haar
we samen met uw teams vertrouwen in eigen kunnen
medewerkers te benutten. Een projectteam staat
en slaan we de brug van kennis naar kunde.
nooit op zichzelf maar is mede afhankelijk van de medewerking en steun vanuit de organisatie.
Business case voor investeren in implementatie
% Investering training of implementatie
10%
Leren en ontwikkelen 70 :20 :10
Leren van anderen 20% Leren in training 10%
90%
Global Project Performance
Leren door te doen 70%
RENDABELE VERBETERINITIATIEVEN Inzicht in het eigen projectmanagementvermogen van de organisatie is de basis voor effectieve training en ontwikkeling.
De uitkomsten van de metingen vertellen u welke aspecten van de projectorganisatie naar wens presteren en welke zich zouden moeten ontwikkelen voor het bereiken van uw doelstellingen. Moeten de processen worden verbeterd? Is het nodig om meer
Aan de hand van een P3M3-meting of een PCI-meting
te investeren in werkplekondersteuning en coaching?
kunt u inzicht krijgen in de effectiviteit van de volgende
Hebben mensen nog geen basistraining gehad
aspecten van uw organisatie:
of hun certificaat behaald? Of ontbreken de tools
1. De processen
om managementinformatie te ontsluiten en zo de
2. De organisatie, haar medewerkers en
prestaties te verbeteren?
veranderpotentieel 3. Ondersteunende tools en systemen 4. Informatie voor het nemen van de juiste managementbeslissingen
Individu
Organisatie
Proces
Information
Organisatie
Tools
Global Project Performance
NIET DE METHODE MAAR UW ORGANISATIE EN HAAR MENSEN STAAN CENTRAAL Global Project Performance stelt zich onafhankelijk op ten opzichte van standaarden en methoden in de markt. Wanneer u ons inhuurt voor training en advies werken we altijd vanuit de praktijk van onze klanten, hun medewerkers en de projecten. Methoden leveren gereedschap om werk te organiseren en kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het realiseren van projectdoelstellingen. Onze trainers en consultants zijn niet gebonden aan een methode maar allemaal breed gevormd. Voor specialistische trainingen zetten we experts in.
P3M3: uw organisatie en haar mensen staan centraal, niet de methode
PRINCE2
IPMA
Projectmatig werken
Projectmatig creëren
PMI
Project Agile PM medewerker
Scrum
Global Project Performance
