Vereniging zonder Winstoogmerk
Lidnr. Steunpunt Vakantieparticipatie STV200710
-
Erkend door IVA Toerisme Vlaanderen als sociaal-toeristische vereniging
Maatschappelijke zetel: Katstraat 15 – 9340 Lede Correspondentieadres: Hazestraat 73 – 9620 Zottegem – GSM: 0499/24.54.36 Bank: IBAN BE55 0015 0850 9644 / BIC GEBABEBB KBO 0885.644.048 – RPR Dendermonde – NIET-BTW-BELASTINGPLICHTIGE VZW
[email protected] [email protected] www.bijeva.be
voor kinderen die in een moeilijke leefsituatie verkeren of komen te verkeren kansrijk mee te laten groeien
Gedragscode - Goede dingen doen en die goed doen 1 Financieel beheer en bindende wijze waarop ingezamelde gelden gekoppeld worden aan het goed doel waarvoor ze zijn bestemd 1.1 De BiJeVa vereniging (nader te noemen vereniging) staat geregistreerd als goed doel in het Belgisch Staatsblad*. De vereniging moet om haar jurisdisch statuut te behouden als vereniging zonder winstoogmerk ingevolge de vzw-wet (02 mei 2002 Art. 17 paragraaf 2) onder meer een regelmatige boekhouding houden en jaarlijkse boekhoudkundige documenten opmaken overeenkomstig een door de Koning vastgesteld model. 1.2 Haar Algemene Vergadering beslist jaarlijks over de nauwgezetheid en de goedkeuring ervan. Bovendien houdt dit hoogste gezagsorgaan van de vereniging toezicht op de neerlegging van de boekhouding (ontvangsten en uitgaven), de jaarrekening over het afgelopen dienstjaar, en de begroting (maximum toegelaten uitgaven en verwachte ontvangsten ) voor het volgende dienstjaar, bij de griffie van de rechtbank van koophandel in het arrondissement waar de vereniging haar zetel heeft en waar een dossier gehouden wordt (momenteel: Noordlaan 31 - 9200 Dendermonde Tel.:052/25 93 70-80). 1.3 Het bestuur van de vereniging staat in voor het houden van een regelmatige boekhouding, daarbij zorg dragend voor een getrouwe opname van alle opbrengsten uit haar fondsenwerving en de daaraan verbonden kosten, alsmede alle bestedingen die met de opbrengsten zijn gefinancierd, en het opmaken van jaarlijkse boekhoudkundige documenten. 1.4 Een vaste subsidie ten belope van maximum 75% van slechts de werkelijk gemaakte vervoers-, verblijfs-, animatie- en verzekeringskosten voor sociaal toerisme wordt ten bezware van de begroting van IVA Toerisme Vlaanderen (een stukje Vlaamse Overheid) verleend aan de vereniging. Het bedrag wordt slechts uitbetaald na inspectie door Toerisme Vlaanderen van de inschrijving van de facturen en hun betaling in de boekhouding en aanvaarding van die facturen en betalingsbewijzen. Het betreft dus een na gefinancierde subsidie! 1.5 De schenkers kunnen eenvoudig zien wat er met hun geld gebeurt in een bestedingsoverzicht (kostenstructuur: uitsplitsing basiswerking en projectwerking) dat betrekking heeft op het functioneren van de vereniging. Dat levert hen een zicht op hoeveel van wat zij schenken besteedt wordt aan de uitvoering van het goede doel en hoeveel aan het voor elkaar krijgen daarvan (basiswerking). Bovendien kunnen zij vaststellen wat een buitenhuisvakantie voor één kind aan de vereniging heeft gekost en in welke mate die kostprijs afwijkt van de maximum toelaatbare kostprijs vastgelegd in de begroting. De vereniging streeft ernaar dat de som van de kosten voor de basiswerking niet meer dan 25% van de totale uitgaven bedragen. Afwijkingen daarop dienen uitzonderlijk te blijven en dienen verrechtvaardigd te zijn door het feit dat de vereniging voor haar basiswerking afhankelijk is van externe financiële middelen gezien haar vrij algemeen aangenomen toepassing van een voor onze doelgroep noodzakelijk laagdrempelige deelnamebijdrage van € 25 per kind en door de overheid slechts enkele elementaire vakantiekosten worden gefinancierd. Wervingskosten zijn kosten die gemaakt worden om geld binnen te halen voor enerzijds het organiseren van buitenhuisvakanties voor kinderen uit Vlaanderen die in een moeilijke leefsituatie verkeren of komen te verkeren en aanvullend specifiek in lokale regio’s zoeken naar thuiswonende kinderen die in verborgenheid een moeilijke leefsituatie ondergaan. en het geven van persoonlijke ondersteuning in hun thuismilieu.. Wervingskosten hebben enkel betrekking op de uitgaven die worden gedaan om gelden binnen te krijgen in de vereniging en hebben niets te maken met de efficiency, het functioneren of het uiteindelijke resultaat van het goed doel. Elke euro die aan fondsenwerving wordt besteed, moet minstens 3 euro opbrengen. De rendementsratio moet dus minstens 3 zijn. Middelen voor de eigen fondsenwerving komen bij voorkeur uit de continuïteitsreserve. Wij zullen indien noodzakelijk niet meer dan 15% van de inkomsten uit de schenkingen van private partijen (bedrijfsleven en particulieren), gebruiken voor werving. Wervingskosten worden in de boekhouding van onze vereniging ondergebracht bij de uitgavenpost “Fundraisingsvoering”. De wervingskosten maken deel uit van de kostenposten in de basiswerking en de projectwerking naargelang de directe wervingsinspanningen specifiek worden gepleegd voor de basiswerking en de projectwerking; dan naar ratio.
1.6 De vereniging zal de opbrengsten, na aftrek van de kosten, uit sponsoring en donaties van werven met een specifiek doel altijd besteden aan datgene waarvoor de actie werd opgezet. Zoals o.a. een actie voor concrete extra’s (die maar aangekocht of ingezet worden op het ogenblik dat de fondsen ook gerealiseerd zijn) of een actie om alle kosten voor de aanvang van het organiseren van een evenement te dekken, zodat de inkomsten uit het evenement als opbrengst uit evenementenwerving kunnen besteed worden en de vereniging financieel geen enkel risico loopt. 1.7 Continuïteitsreserve Vanuit een oogpunt van voorzichtigheid en dus tevens goed bestuur heeft BiJeVa behoefte aan een continuïteitsreserve als een algemene, langdurige ‘buffer’ voor toekomstige risico’s aan de uitgaven- en/of inkomstenkant. Risico’s kunnen ontstaan door wel en niet door BiJeVa te beïnvloeden factoren. Redenen voor het hanteren van een continuïteitsreserve • Deze buffer zorgt ervoor dat buitenhuisvakanties niet op korte termijn behoeven te worden gestaakt en bijvoorbeeld huurlasten van het vakantieverblijf veilig zijn gesteld. Concreet gaat het om de uitwerking van ‘continuïteit van steun aan de doelstelling’. Het belang van de doelstelling wordt gediend doordat wijzigingen in de inkomsten en/of uitgaven de continuïteit op korte termijn niet beïnvloeden. • Deze buffer fungeert als een schommelfonds. Incidentele meevallers aan de inkomstenkant worden niet direct, ongepland aan de doelstellingen besteed. Ze worden toegevoegd aan de continuïteitsreserve, zodat ze gepland in een volgend begrotingsjaar kunnen worden aangewend. Op deze wijze wordt voorkomen dat meevallers niet doelmatig en niet doeltreffend worden besteed. • Deze buffer zorgt voor continuïteit in het voldoen aan de opgebouwde morele verplichting aan de doelgroep. • Het belang van BiJeVa, haar vrijwillige medewerk(st)ers, haar extern betrokkenen en haar gevers wordt gediend door risico’s voldoende af te dekken. Indien er voor een bepaald boekjaar te veel geld wordt geworven zal de vereniging de saldi in haar continuïteitsreserve onderbrengen. De continuïteitsreserve zal uitsluitend aangewend worden om haar buitenhuisvakantiebeleid, de uitvoering ervan en het geven van steun in het thuismilieu te verankeren zodat continuering ervan mogelijk worden en blijven. De betreffende saldi zullen in de eerst volgende begroting van het goede doel met voorrang opgenomen worden onder de inkomstenpost ‘opname uit de beschikbare reserve’ met dien verstande dat geen afbreuk wordt gedaan aan de regel dat de vereniging minstens het gemiddelde werkingsbudget van de laatste twee jaar in die reserve moet houden, zodat aangekondigde vakanties en steun aan kinderen en ouders kunnen doorgaan. De vereniging zal niet meer dan 2 keer het gemiddelde van haar jaarbudget van de laatste twee werkingsjaren in haar eigen continuïteitsreserve hebben, ter wille van maximale continuïteit van het goed doel, om een onverwachte terugval van de inkomsten of stagnerende inkomsten of een onverwachte overschrijding van een begrotingspost te kunnen opvangen en om toekomstplannen die van doorslaggevend belang zijn voor de organisatie en waarvoor extra geld nodig is te realiseren. De continuïteitsreserve zal uitsluitend worden in stand gehouden met: de na gefinancierde subsidie; (duo)legaten; Bijdragen van particulieren zullen met voorrang in het jaar van de schenking aangewend worden voor de uitvoering van het goede doel en/of het voor elkaar krijgen daarvan. Tenzij hierdoor de vereniging niet zou kunnen voldoen aan de voorwaarden tot uitkering van een toelage of subsidie gesteld door overheidsinstanties, stichtingen en (vermogen)fondsen, waarvoor vzw BiJeVa een dossier indiende en de toelage of subsidie effectief door de verstrekker wordt toegekend. Als het maximum van de continuïteitsreserve (eigen vermogen) overschreden wordt zal de vereniging aan dit deel een concrete bestemming toekennen, altijd daaraan besteden en helder en duidelijk in de begroting van volgend werkingsjaar en het jaarverslag vermelden. Zoals o.a. aan concrete extra’s (die maar aangekocht of ingezet worden op het ogenblik dat de fondsen ook gerealiseerd zijn) voor de kwaliteitsbeleving direct of indirect bij de doelgroep te verhogen, of aan een actie om alle kosten voor de aanvang van het organiseren van een evenement te dekken, zodat de inkomsten uit het evenement als opbrengst uit project fondsenwerving kunnen besteed worden en de vereniging financieel geen enkel risico loopt, of in de eerstvolgende begroting opnemen aan de inkomstenzijde in de post ‘Opname uit de beschikbare reserve’. De vorming van reserves anders dan de continuïteitsreserve of zonder benoemde bestemming, achten wij niet wenselijk. Dit alles om te voorkomen dat de vereniging het eigen vermogen onbeperkt zou kunnen laten groeien i.p.v. aan te wenden voor de uitvoering van het goede doel en/of het voor elkaar krijgen daarvan. En anderzijds zal het minimum van de continuïteitsreserve niet onder 1,5 maal het gemiddelde van haar jaarbudget van de laatste twee werkingsjaren dalen om te vermijden dat het eigen vermogen zou afkalven waardoor maximale toeleiding van deelnemers, steun in het thuismilieu en/of continuering van het goed doel niet meer verzekerd blijft of onmogelijk wordt. 1.8 De vzw BiJeVa wil geen geld van donateurs besteden aan bureaucratische zaken die niets te maken hebben met het voor elkaar krijgen van vakanties, de vakantiewerking voor en persoonlijke ondersteuning aan haar doelgroep. Evenmin als geld wenst zij daaraan veel tijd te besteden wat ten koste zal gaan van de inzet voor de eigenlijke werkzaamheden c.q. haar goed doel. 1.9 In geval van een gemotiveerde en schriftelijke klacht gericht aan de vzw BiJeVa verbindt zij zich ertoe de toelating te verlenen aan een door de klager aangestelde officieel erkend expert-boekhouder of bedrijfsrevisor inzage te hebben in alle boekhoudkundige stukken en de nauwgezetheid ervan na te gaan, en dit op kosten van de klager.
2 Bestuursvorm, het nastreven van het goede doel en verenigingsbeleidsplan 2.1 - Het bestuur bestaat uit ten minste 3 natuurlijke personen en bestaat actueel uit 4 bestuursleden - De Raad van Bestuur vergadert na bijeenroeping door de Voorzitter zo dikwijls als het belang van de VZW en goed bestuur het vereist met een minimum van 1x per jaar - Bestuursvergaderingen worden genotuleerd - Zonder tekort te doen aan de effectieve Leden aan wie in de statuten een uitgebreider stemrecht wordt verschaft beschikt ieder bestuurslid over één stem. - Het stemrecht van effectieve Leden kan enkel uitgebreid worden om hen toe te laten hun beleid, visie en daadkracht die de vereniging de eerste vijf jaar van haar bestaan op de kaart heeft gezet te kunnen vrijwaren door een beslissende invloed te kunnen uitoefenen op o.a. de orientatie van het beleid, de besteding van financiële middelen en er te kunnen op toezien dat de uitvoering van de doelstelling(en) van de vereniging met die efficiente aanpak gerespecteerd wordt(en) - Periodiek aftreden bestuursleden met herbenoeming - Bestuursleden ontvangen in die hoedanigheid geen bezoldiging. Een redelijke vergoeding voor gemaakte onkosten wordt niet als bezoldiging aangemerkt. - geen familie of meer dan één lid uit een gezin of gezinsverband binnen het bestuur - geen enkel bestuurslid die toezichthouder, bestuurslid, aandeelhouder, investeerder, medewerker dan wel (mede)oprichter is neemt deel aan de beslissing tot goedkeuring dat een relatie tegen betaling diensten verricht voor vzw BiJeVa. Er is bij aandelen participaties / investeringen voor zover de gecumuleerde waarde hiervan op het moment van het nemen van de beslissing tot goedkeuring niet hoger ligt dan € 2.500,00 geen sprake van (schijnbare) belangenverstrengeling. 2.2 De vzw BiJeVa voert actie m.b.t. sociale uitsluiting vanuit de insteek dat gelijke kansen oneerlijk zijn als de omstandigheden van mensen waarin ze kansen moeten benutten niet ook gelijk(er) gemaakt worden. Haar werkzaamheden vallen in de sector Welzijn. Als welzijnsorganisatie houdt ze zich dus bezig met een maatschappelijk doel. 2.3 Het project 'BiJeVa' wordt uitsluitend geleid en uitgevoerd door vrijwillige werk(st)ers! Zij hebben als gemeenschappelijk kenmerk hun drijvende kracht. 2.4 De v.z.w. BiJeVa heeft geen betaalde medewerk(st)ers in dienst. Als de financiële positie van de organisatie dat toelaat biedt de organisatie een vergoedingsmogelijkheid. Vergoedingen mogen niet de vorm van beloningen aannemen en moeten dus binnen de normen blijven vastgelegd in de betreffende wetgeving. Het vergoeden van de onkosten gemaakt door de vrijwilligersomkadering en die naar maatschappelijke opvattingen vergoed plegen te worden, gebeurt binnen de normen vastgelegd in de betreffende wetgeving. Vergoeden van verplaatsingen met eigen wagen mag kostendekkend zijn of gebeurt op basis van de forfaitaire km-vergoeding die de Vlaamse Overheid gebruikt voor haar ambtenaren en binnen de regels van de geldende fiscale wetgeving. De totale vergoeding van bestuursleden, ongeacht of die tevens een uitvoerende functie vervullen, zal feitelijk niet meer bedragen dan een vergoeding voor gemaakte onkosten en een niet bovenmatige vergoeding van alle persoonlijke onkosten die met het voorbereiden en bijwonen van een vergadering samenhangen. Er is in ieder geval sprake van een niet bovenmatige vergoeding indien de eventueel ontvangen vergoeding in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van de verrichte werkzaamheden, het karakter heeft van een kostenvergoeding en daarnaast de maximumbedragen in het kader van het Vrijwilligers vergoeding besluit (Regeling maximumbedragen vrijwilligersvergoeding) niet te boven gaat . 2.5 De vereniging heeft een actueel beleidsplan. De v.z.w. BiJeVa wordt geconfronteerd met sterk wisselende inkomsten en onzekerheid over de hoogte van de inkomsten. 3. Openbaarheid 3.1 a) De vereniging plaatst het in artikel 1.5 bedoelde bestedingsoverzicht op haar website. b) Andere informatie over haar werk en in het bijzonder informatie over de uitgevoerde buitenhuisvakanties zijn eveneens te raadplegen op haar website. c) Vanaf het werkingsjaar 2008 en volgende wordt aan iedereen die geld en/of goederen geschonken heeft en daar schriftelijk om vraagt ten laatste het boekjaar volgend op hun inbreng een jaarverslag over het afgelopen jaar toegestuurd* waarin algemene en financiële aandachtspunten aan bod komen. *Indien het jaarverslag op een beveiligde webpagina wordt geplaatst, zal enkel de toegangscode worden toegestuurd. De algemene aandachtspunten beschrijven activiteiten en gebeurtenissen van het afgelopen jaar. Daarnaast geven ze ook een indruk van de plannen voor het komende jaar. De financiële aandachtspunten laten op hoofdlijn zien: de kostenstructuur (bestedingsoverzicht die alle uitgaven – uitvoeringskosten, fondsenwervingskosten en doelbesteding weergeven); staat van inkomsten en uitgaven (vereenvoudigd schema) staat van het patrimonium (minimaal schema) Certificaat van neerlegging van rekeningen op de griffie of een op de griffie afgestempelde kopie voor eensluidend
verklaart door twee bestuurders of een verklaring op eer van voorzitter en/of secretaris. d) De schenkers kunnen per e-mail een toegangscode aanvragen om het jaarverslag online in te kijken. 3.2 Te allen tijde voor elke potentiële gever die dat wil weten en daartoe schriftelijk een verzoek richt aan vzw BiJeVa, is de vereniging bereid: haar jaarverslag en andere informatie over haar werk toe te sturen; haar financiën en project open te bespreken en uw vragen daarover te beantwoorden. Daarbij zal de vereniging geen druk uitoefenen en uw afwijzing accepteren als u eventueel aangeeft geen interesse te hebben.
4. Algemene gedragsregels Het uitgangspunt is dat alle acties in beginsel geoorloofd zijn, tenzij ze in strijd zijn met de beschreven normen. Wij wensen een goede relatie met en het vertrouwen zowel bij onze (potentiële) donateurs als bij de subsidieverstrekkers te behouden. a) Respect en belangstelling voor schenkers zijn niet slechts fatsoenshalve geboden. Schenkers dienen niet slechts als geldgevers beschouwd te worden, maar als een groep betrokken en waardevolle relaties en trekkers van solidariteit die kunnen en willen helpen bij het beter verwezenlijken van het sociaal doel van de vereniging. De vereniging zal: - op haar documenten en publicaties de gegevens vermelden die het mogelijk maken haar duidelijk te identificeren; - op haar documenten en publicaties geen informatie vermelden die ofwel de schenkers op een dwaalspoor zou kunnen brengen ofwel foutieve verklaringen, aanduidingen of voorstellingen bevat; - de bestemming van de giften vanwege de schenkers respecteren, overeenkomstig de oproep die tot hen werd gericht; - geplande buitenhuisvakanties en persoonlijke ondersteuning ook in weerwil van kleine moeilijkheden laten plaatsvinden. b) Fondsenwerving mag geen afbreuk doen aan algemene regels, zoals die zijn geformuleerd in wetten en aan de ethische principes in fondsenwerving. Beleid en gedrag inzake fondsenwerving dienen mede getoetst te worden aan gedragsnormen, die niet expliciet in wetten en andere regelingen zijn vastgelegd, maar die binnen de maatschappij, in de loop der tijd gegroeid zijn en op een groot draagvlak mogen rekenen. c) De boodschappen van de fondsenwerving mogen nooit schade berokkenen aan de geestelijke en/of lichamelijke gesteldheid van de potentiële doelgroep. d) Fondsenwerving mag geen afbreuk doen aan de kwaliteit van de dienstverlening van de vereniging aan de potentiële doelgroep. e) Vertrouwelijke gegevens zullen nooit gebruikt worden voor fondsenwervende activiteiten. f) De vereniging zal zich strikt houden aan de wet op de persoonsregistratie, de bescherming van het privéleven en andere relevante wetgeving in al haar activiteiten op het gebied van fondsenwerving. g) Fondsenwerving mag niet de onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de vereniging aantasten. ● Om het belangloos en zelfstandig beheer en de doelstelling van v.z.w. BiJeVa niet in het gedrang te brengen en te voorkomen dat ons imago gebruikt kan worden zonder voorafgaande toestemming gekoppeld aan afspraken verbinden wij ons ertoe erover te waken dat elke dienstenleverancier of andere tussenpersoon (o.a. een betaalde werver, een vrijwillig(st)er) aan wie door v.z.w. BiJeVa de sensibilisering, de rekrutering en de fondsenwerving (het innen van gelden) wordt toevertrouwd hier in de werverslijst staat vermeld met naam, voornaam, foto, opdracht en duurtijd van de opdracht. ● We vinden het niet enkel belangrijk om misbruiken of afwijkingen te verkomen die ons imago en onze activiteiten zouden kunnen hypothekeren, maar ook deze te kunnen aanpakken als die schade hebben toegebracht. Daarom: - indien u enig verband met v.z.w. BiJeVa constateert dat als borg gebruikt wordt voor commerciële activiteiten van een leverancier of voor fondsenwerving door een dienstverlener of een andere tussenpersoon die hiervoor niet in de werverslijst staat, dan kan u dit hier melden; - indien u zowel qua inhoud van de verschafte uitleg over v.z.w. BiJeVa als qua 'verantwoord gedrag' in het optreden van een dienstenleverancier of andere tussenpersoon die hiervoor in de werverslijst staat vermeld enige opmerking heeft dan kan u deze hier melden. 5. Selectie van doelen voor fondsenwerving Het doel van fondsenwerving kan slechts zijn het financieren van activiteiten van de vereniging voor zover die passen in haar doelstelling. Alles wat niet zonder meer gefinancierd wordt door de vaste subsidieverstrekker (TVL) van de vereniging komt voor aanvullende financiering in aanmerking.
6. Sponsoring en donaties 6.1 a. Algemeen Alle particulieren, bedrijven, instellingen en andere organisaties die de vereniging willen steunen, met respect voor de belangen van de vereniging en van haar doelgroep, zullen naar algemene fatsoensnormen en met respect voor hun wensen behandeld en bejegend worden. 6.1 b. Als fondsenwerver willen wij niet vergeten dat men zijn eigen naam - en geloofwaardigheid - ook verbindt aan de naam en het imago van àlle steun verlenende partijen inclusief subsidieverstrekkers en bedrijven. Ofschoon er een relatie bestaat met een steun verlenende partij zullen beleid en gedrag inzake fondsenverstrekking altijd mede aan die norm van verbinding getoetst worden. 6.2 Selectie van sponsors Het uitgangspunt bij de selectie van sponsors zal zijn samenwerking met bedrijven die hun maatschappelijke verantwoordelijkheid integraal aanvaarden, of daartoe tenminste de intentie hebben. De goede naam – en de geloofwaardigheid – van de vereniging dienen beschermd te worden. Daartoe zal de vereniging het liefst samenwerken met bedrijven die producten fabriceren en/of verhandelen of andere activiteiten ontplooien, die naar algemeen aanvaarde opvattingen niet schadelijk zijn of kunnen zijn en met dienstverleners die nog authentieke menselijke aandacht voor hun klanten betrachten. Sponsorovereenkomsten met leveranciers mogen geen kosten opdrijvend effect hebben en de onafhankelijkheid van de vereniging mag niet in het gedrag komen. Om problemen te voorkomen zal de sponsor- en leveranciersrelatie goed gescheiden worden en ervoor gezorgd worden dat er tegenover de sponsorbijdrage een tegenprestatie van voldoende betekenis staat. De vereniging zal bij het zoeken van sponsors eventuele risico’s zorgvuldig afwegen tegen de opbrengst van de sponsorovereenkomst. 6.3 Het sluiten van overeenkomsten Overeenkomsten tot sponsoring zullen worden aangegaan op een wijze die de sponsor zo weinig mogelijk extra administratieve rompslomp geeft. Een overeenkomst komt tot stand als BiJeVa vzw op haar bankrekening een inbreng van de sponsor ontvangt met de vermelding van de gekozen sponsorformule uit sponsorvoorstellen die de vereniging heeft bekend gemaakt via haar website of een sponsordossier bezorgd aan de sponsor. Voor een sponsor die erom vraagt zal de overeenkomst schriftelijk worden aangegaan. Het algemeen gedeelte van de Gedragscode, alsmede de bepalingen betreffende sponsoring zijn van toepassing op iedere overeenkomst tot sponsoring ongeacht op welke wijze die wordt aangegaan. In de schriftelijke overeenkomst wordt dit tevens aangegeven door middel van de opname van een daartoe strekkende clausule. 6.4 Uitvoering van overeenkomsten a) Zowel de sponsor als de vereniging neemt met het aangaan van de sponsorovereenkomst de verplichting op zich de afgesproken prestaties en tegenprestaties naar behoren te leveren. b) Zowel de sponsor als de vereniging neemt met het aangaan van de sponsorovereenkomst de verplichting op zich om in geval van verschil van mening over de kwaliteit van de geleverde prestatie of tegenprestatie of conflict tussen partijen, in goed onderling overleg een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te zoeken. 6.5 Tegenprestaties De gedragscode strekt zich uit over samenwerking met bedrijven waarbij de vereniging vooral communicatieve tegenprestaties levert. Maar het leveren van andere faciliteiten zijn denkbaar. Er worden geen tegenprestaties geleverd die de onafhankelijkheid en de toegankelijkheid van het aanbod van de vereniging aantasten of zelfs maar die suggestie wekken. Tegenprestaties zullen niet bestaan uit het verstrekken van persoonsgegevens over de doelgroep aan de sponsor of aan diens relaties. Tenzij een lid van de doelgroep hiervoor expliciet toestemming verleent. 6.6 Onafhankelijkheid De vereniging behoudt ten allen tijde haar onafhankelijkheid en kan kiezen voor het door haar gewenste beleid, zonder dat daarvoor eerst de sponsors om goedkeuring of om advies gevraagd moet worden. Uiteraard geldt ook het omgekeerde, namelijk dat de vereniging zich niet moet willen mengen in het beleid van de sponsor. 6.7 Relatie tussen prestatie en tegenprestatie Omdat sociale sponsoring vooral kwalitatieve communicatie is zullen beide partijen met elkaar een redelijke verhouding tussen prestatie en tegenprestatie bepalen. 6.8 Publiciteit a) De sponsor en de vereniging maken in hun communicatie-uitingen slechts gebruik van elkaars naam voor zover dat met zoveel woorden in de sponsorovereenkomst is overeengekomen of indien daartoe in een later stadium met zoveel woorden toestemming is verleend door de wederpartij. b) De sponsor en de vereniging dragen zorg dat communicatie-uitingen terughoudend moeten zijn in aard en omvang, teneinde mensen die toch al extra kwetsbaar zijn niet te irriteren, te stigmatiseren en niet hun rust te verstoren.
6.9 Donaties De vereniging zal geen donaties accepteren voor zover de donateur deze een bestemming wenst te geven die strijdig is met enige bepaling van deze Gedragscode. Indien er sprake is van strijd met de Gedragscode, kan de vereniging in overleg treden met de donateur en deze een alternatief voorleggen dat wel in overeenstemming is met de Gedragscode. Indien overleg niet mogelijk is of de donateur niet kan instemmen met het voorstel van de vereniging, zal deze de donatie weigeren. 6.10 Privacy van donateurs a) De namen en het geschonken bedrag van individuele donateurs zullen niet openbaar gemaakt worden zonder gerichte uitdrukkelijke toestemming van de betreffende donateurs. Er moet bedacht worden dat de vereniging en donateur op het gebied van geheimhouding geen gelijke rechten hebben. Terwijl de identiteit van de donateur tegen diens wil niet bekendgemaakt kan worden, kan de donateur zelf op elk gewenst moment de publiciteit zoeken met zijn bijdrage. b) De op naam terug te voeren gegevens van donateurs zullen niet beschikbaar worden gesteld aan derden, behoudens gerichte schriftelijke toestemming van de betreffende donateurs. Onder derden worden hier ook verstaan andere speciaal voor fondsenwerving door de vereniging opgerichte rechtspersonen. 7. Klachten en geschillen Onderscheid wordt gemaakt tussen klachten en geschillen. Geschil Van een geschil in de zin van deze Gedragscode is sprake indien er een verschil van mening of conflict bestaat tussen partijen bij een sponsorovereenkomst inzake de uitvoering van de betreffende overeenkomst. Indien partijen niet in goed onderling overleg een voor beide partijen aanvaardbare oplossing vinden, kan de indiener op ad hoc basis en zijn kosten deskundigen uitnodigen. Te denken is met name aan een deskundige op het gebied van ethische vraagstukken, een onafhankelijke expert-boekhouder of bedrijfsrevisor, een vertegenwoordiger van een consumentenorganisatie, een persoon werkzaam voor een bedrijf dat actief is op het gebied van sponsoring voor socialprofitorganisaties. Indien de specialist of raad van specialisten de vordering/de klacht ontvankelijk verklaart: - stelt hij betrokken partijen in de gelegenheid hun standpunten toe te lichten; - geeft een bindend advies tot oplossing van het geschil of suggesties voor verbetering indien de Gedragscode niet of onvoldoende is nageleefd door de vereniging. Als de vereniging in een geschil volledig in het ongelijk wordt gesteld verbindt zij zich tot terugbetaling of teruggave van de ontvangen steun. De vereniging aanvaardt verder geen enkele verantwoordelijkheid noch schadevergoeding te dragen van welke aard en omvang dan ook, omdat zij als lokale fondsenwervende vereniging die uitsluitend met vrijwillige werk(st)ers haar goede doel nastreeft, geen gelden van niet bij het geschil of conflict betrokken schenkers wil besteden en meer in het algemeen haar werking niet in gevaar wil brengen. Klacht / Klachtenprocedure Een klacht kan ingediend worden door iedere belanghebbende, tenzij hij partij is in een geschil. Klachten over v.z.w. BiJeVa kunt u schriftelijk indienen. Onze contactgegevens zijn: v.z.w. BiJeVa, Katstraat 15 - 9340 Lede De medewerk(st)er die verantwoordelijk is voor het betreffende onderwerp zal uw klacht zo spoedig als mogelijk, doch bij voorkeur binnen 21 dagen afhandelen. Indien het niet mogelijk is om uw klacht binnen deze termijn te behandelen, doet zij of hij een schriftelijk voorstel over de verdere afhandeling. Medewerk(st)ers worden geacht hun volle medewerking aan elk onderzoek te verlenen. Indien u niet tevreden bent, kunt u schriftelijk bezwaar indienen bij de voorzitter van v.z.w. BiJeVa. De voorzitter reageert binnen 21 dagen schriftelijk over de verdere afhandeling. 8. Datum inwerkingtreding De Gedragscode treedt in werking op 05 april 2008. Deze code is in belangrijke mate gebaseerd op de ‘Gedragscode voor fondsenwerving door lokale non-profit organisaties opgesteld door het Instituut voor Sponsoring en Fondswerving te Nederland, die in haar artikelsgewijze toelichting aangeeft dat elke lokaal fondsenwervende verening gerechtigd is ook zonder registratie delen van de gedragscode of zelfs de gehele Gedragscode te aanvaarden en gebruiken.
_______________________
