Gebruikersbeheer voor moduledatabank en INSISTO via ehealth

Gebruikersbeheer voor moduledatabank en INSISTO via eHealth De voorbije tien jaren is hard gewerkt om de JeugdHulp in Vlaanderen vlotter te laten verlopen. Eén van de grote uitdagingen is het onderscheid verduidelijken tussen de toegang tot de rechtstreeks en niet-rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp. Nu zijn er nog twee sectorale poorten actief en van dwarsverbindingen daartussen is nauwelijks sprake. Maar we werken aan 1 INTERsectorale toegangspoort. En die keuze houdt meer in dan het reorganiseren van de twee bestaande poorten. Het hele hulpverleningslandschap wordt grondig hertekend! De nieuwe intersectorale toegangspoort wordt ondersteund door een nieuwe moduledatabank en een nieuw informaticasysteem ‘INSISTO’. Via die weg kunnen hulpverleners jongeren aanmelden . Voor elke jongere bouwen we ook een elektronisch dossier op zodat medewerkers van de toegangspoort zo snel mogelijk de meest aangewezen hulp kunnen laten opstarten. Jeugdhulpverleners krijgen toegang tot de moduledatabank en INSISTO, maar moeten daarvoor eerst een autorisatieprocedure doorlopen. Neem je tijd want het systeem kan al wel eens tegenwerken, het kan uitvallen, plots stoppen, het is soms een beetje een doolhof. Als je een probleem hebt, kan je best opnieuw beginnen.

1

VTE-toegang aanvragen bij eHealth Als je nog geen toegang hebt als “verantwoordelijke voor de entiteit” of VTE voor bijvoorbeeld BINC, of voor RSZ-aangiften van je personeel of voor het e-loket gezondheidszorg, dan moet je dit eerst aanvragen bij eHealth. Dat doe je met onderstaande procedure: Ga naar

www.ehealth.fgov.be

Als alles goed gaat, is dit het scherm dat je nu ziet. Klik op zorgverleners.

Klik op “Hoe krijgt u toegang tot het eHealth platform?”

2

Klik op “Toegang krijgen”

Klik op “een online registratieformulier op het portaal sociale zekerheid”

3

Voltooi de automatische invulprocedure.

Als je daarmee klaar bent, druk dan je formulier zeker af met de knop “afdrukken”. Deze afdruk kan je altijd zelf handtekenen en opsturen naar: Smals-MvM Contactcenter Eranova Fonsnylaan 20 1060 Brussel

Of tracht een digitale handtekening te plaatsen. Deze functionaliteit werkt niet altijd en is afhankelijk van de software die uw computer ondersteunt. Je kan altijd afdrukken, tekenen en opsturen. Dat werkt altijd. Zo je hebt je toegang aangevraagd, nu is het wachten op de bevestiging van eHealth. Dat kan tot twee weken duren. Als je na twee weken nog niets gehoord hebt, contacteer dan het contactcenter Eranova.

4

Instructies voor de VTE Als voorzitter van de Raad Van beheer zie je toe op de goede gang van zaken in de organisatie. Het huis, zeg maar. Het is aan jou om aan te geven wie de portier van dat huis is. Wie is de man of vrouw die beslist wie binnen mag en wie niet. In de meeste gevallen is dat de algemene directeur van de organisatie of de leidinggevenden van de voorzieningen. Je mag ook meerdere mensen aanduiden. Wat heb je nodig voor deze aanmeldingsprocedure?  Een computer met een eID-kaartlezer  Je identiteitskaart  De brief met de codes van eHealth die je gekregen hebt. Je hebt de brief met toegangscodes gekregen omdat je die hebt aangevraagd bij eHealth. Jij bent nu de Verantwoordelijke voor de Toegang van de Entiteit, de VTE. Het is nu aan jou om aan te duiden wie toegang krijgt tot het gebruikersbeheer voor de moduledatabank en INSISTO. Aan wie geef je de sleutels? In de databank moet je straks de mensen aanduiden die het gebruikersbeheer zullen doen overkoepelend voor alle jeugdhulp uit je organisatie en voor de verschillende voorzieningen afzonderlijk. We noemen die mensen de Lokale Beheerders (LB). VTE en LB dat zijn de termen die nu zullen terugkomen. Straks hoor je ook nog over een co-lb en een co-vte. Dat is een andere persoon met heztefde rechten als de gewone lb en vte, zijn spiegelbeeld zeg maar. Aan de slag! Surf naar uam.moduledatabank.vlaanderen.be Je krijgt een welkomscherm. Je hebt de indruk dat je bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid bent. Maar dat is niet zo. Je zit op het platform van eHealth: een informatieplatform van de federale overheid.

5

Stap 1 is eenvoudig, je moet je aanmelden en dat doe je via de knop “aanmelden”

Als alles goed gaat, is dit het scherm dat je nu ziet. Trek je niets aan van de toegangscodes, je hoeft ze niet in te geven.

Nu moet je je identiteitskaart in de kaartlezer van je computer steken. Selecteer het certificaat met jouw naam en druk op OK

6

Je krijgt een klein scherm van de kaartlezer te zien waarop je een vakje hebt om een code in te geven. Geef de code in van je identiteitskaart en druk op ok.

Selecteer werkgever

Het systeem weet al wie je bent dank zij je ID-kaart. Nu moet je aanklikken van welke organisatie je de VTE bent. Dat zie je hier, Klik op de naam van je organisatie.

En nu kan je een CO-VTE aanduiden, je spiegelbeeld dus. Dat is iemand die in de toekomst in de databank alles kan doen in jouw plaats. Je geeft hem voor deze databank dezelfde rechten als je zelf hebt. Dat kan handig zijn als je bijvoorbeeld niet zo vertrouwd bent met een computer en het internet, of als je te veel andere dingen aan je hoofd hebt. Handig is ook dat zo’n CO-VTE later ook ander computerwerk in orde kan brengen, zoals voor de intersectorale toegangspoort INSISTO , voor BINC of voor het e-Loket van Zorg en Gezondheid. Nu komen we nog eens op een tweesprong waar je even over moet nadenken. Ofwel ben je de VTE van een grote organisatie met verschillende voorzieningen. Dan heb je ook een algemeen directeur. In dat geval maak je hem sowieso CO-VTE.

7

Maar je kan ook de VTE zijn van een organisatie met gewoon 1 voorziening .Dan kan je altijd verder, met of zonder een co-vte aan te maken Rechts in het scherm zie je de titel “functionaliteiten”. Daar moet je zijn om je CO-VTE of algemeen directeur ook de sleutel te geven tot de databank.

Elke keer wanneer je een gebruiker toevoegt, krijg je dit scherm. Je moet alle velden invullen al heb je ze eigenlijk niet nodig:    

Gebruikersnaam Paswoord Taalkeuze Email-adres

Klik op “oplsaan” en klik in het volgende scherm nog eens op bevestigen. Als je een CO-VTE hebt aangeduid, ben je nu klaar en het vervolg mag je aan hem overlaten. Als je geen CO-VTE hebt aangeduid, kijk je verder.

8

Als VTE of CO-VTE moet je tot slot nog de hoedanigheid “Jeugdhulp” activeren om gebruik te maken van de moduledatabank. De hoedanigheid is een organisatiewijde categorie waarbinnen je de verschillende voorzieningen van je organisatie onderscheidt, de gebruikers die er werken aanduidt en de rollen die deze mensen uitoefenen toekent. Elke hoedanigheid geeft toegang tot een aantal computersystemen. In dit geval geeft de hoedanigheid JeugdHulp toegang tot de moduledatabank. Andere hoedanigheden zijn bijvoorbeeld Jongerenwelzijn die toegang geeft tot BINC of “Zorg en Gezondheid” voor het e-loket gezondheidszorg.

Kies nu of je het gebruikersbeheer voor de hoedanigheid “Jeugdhulp” en dus voor de moduledatabank zelf als VTE of CO-VTE zal opvolgen. Je kan de sleutel “JeugdHulp”ook doorgeven aan iemand anders. Wie de sleutel heeft, is de Lokale Beheerder voor de Hoedanigheid Jeugdhulp over alle voorzieningen van jouw organisatie.

9

Hier zie je hoe je de sleutel kan doorgeven of zelf kan behouden.

Je werk als VTE zit erop. Lees verder wat je als Lokale Beheerder voor de Hoedanigheid Jeugdhulp allemaal kan doen. En je mag ook beslissen om die rol zelf op jouw te nemen. Als het ondanks deze uitleg toch niet werkt, neem dan contact op met de Helpdesk van Ehealth: Eranova [email protected] Tel.: 02 788 51 55 Openingsuren: Ma tot Vr van 7u tot 20u (behalve op feestdagen)

10

Instructies voor de lokale beheerder Jij bent de leidinggevende van een organisatie die jeugdhulp aanbiedt. De voorzitter van de Raad van beheer heeft jou aangeduid als de portier van het huis “Jeugdhulp”, deze heet de Lokale Beheerder (LB) voor de hoedanigheid JeugdHulp. Hij gaf je de sleutel. Jij beslist wie er in mag en wie niet en wie welke rol heeft in het huis. Dit gaan we nu nu in de databank ingegeven. We helpen je stap voor stap. Wat heb je nodig voor je begint?  Een computer met een eID-kaartlezer  Je identiteitskaart Aan de slag. Surf naar : http://uam.moduledatabank.vlaanderen.be Je krijgt een welkomscherm. Je hebt de indruk dat je bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid bent. Maar dat is niet zo. Je zit op het platform van eHealth: een informatieplatform van de federale overheid. Stap 1 is eenvoudig, je moet je aanmelden en dat doe je – juist- via de knop “aanmelden”

11

Als alles goed gaat, is dit het scherm dat je nu ziet. Trek je niets aan van de toegangscodes, je hoeft ze niet in te geven.

Nu moet je je identiteitskaart in de kaartlezer van je computer steken.

Selecteer het certificaat met jouw naam en druk op ok

Je krijgt een klein scherm van de kaartlezer te zien waarop je een vakje hebt om een code in te geven. Geef de code in van je identiteitskaart en druk op ok.

12

Het systeem weet al wie je bent dank zij je ID-kaart. Selecteer de juiste organisatie als je in meerdere werkt. In de lijst vind je de hoedanigheid jeugdhulp. Als je maar voor 1 organisatie werkt, kan het zijn dat je dit scherm overslaat. Klik en dan zie je de informatie over jezelf en je voorziening.

Omdat het computersysteem waar je nu mee werkt, ooit ontwikkeld is voor de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, staan er knoppen op het scherm die je helemaal niet nodig hebt voor deze opdracht. Trek je er niets van aan. En vooral: afblijven!

13

Rechts in het scherm zie je de titel “functionaliteiten” Daar moet je zijn. Klik op “gebruikers – subafdelingen”.

Je kan op alle niveau’s je toegangsrechten doorgeven aan iemand anders. Aan een CoLokale Beheerder. Deze kan exact hetzelfde doen als jij, behalve meer co-LB’s aanduiden op jouw niveau. Dat kan je enkel zelf. Geef het rijksregisternummer of het INSZ-nummer in.

Elke keer wanneer je een gebruiker toevoegt, krijg je dit gebruikersscherm. Je moet alle velden invullen al heb je ze eigenlijk niet nodig:    

Gebruikersnaam Paswoord Taalkeuze Email-adres

Voor elke gebruiker moet je dit gelukkig maar één keer doen. Zelfs al voeg je hem later nog eens ergens anders aan toe.

14

Druk op “volgende” en druk in hetvolgende scherm nog eens op “bevestigen”.

Je moet drie elementen ingeven in de databank:  Hoe ziet je huis er uit? Hoe heet je voorziening, welke afdelingen zijn er?  Wie werkt er in het huis? Wie werkt in de afdelingen?  Wat mogen ze vertellen over de bewoners van het huis? Welke bevoegdheden, rol en functie hebben ze? Ten eerste is het de bedoeling dat je in het systeem ingeeft hoe je voorziening georganiseerd is. Maar dat hoeft enkel tot op het erkende niveau. Dat is tot op het niveau dat de administraties in Brussel kennen. Zelfs al bestaat je organisatie maar uit één voorziening, dan nog moet je die voorziening aanmaken als subafdeling. Selecteer bij klant-EVD de voorziening die je wenst te activeren. De namen van de voorzieningen waarvoor je organisatie erkend is staan al mee in de lijst, je kan er zelf geen toevoegen. Geactiveerde voorzieningen verdwijnen uit de lijst.

15

Staat jouw voorziening niet mee in deze lijst, neem dan contact op met de dossierverantwoordelijke bij jouw sectorale administratie. Kies nu ook weer of je zelf wil instaan voor de gebruikers van deze voorziening, of je de sleutel doorgeeft aan de leidinggevende ervan. Jij of de leidinggevende wordt dan de lokale beheerder voor die voorziening of subafdeling. Let op: vergeet de moduledatabank hier niet aan te vinken OK, we weten nu hoe je organisatie opgebouwd is. Maar we weten nog niet wie er precies waar werkt. Als alle voorzieningen geactiveerd zijn en alle sleutels verdeeld zijn over je leidinggevenden of aan je eigen sleutelbos hangen, dan kan je alle gebruikers beginnen ingeven. Een lokale beheerder voor een voorziening, de leidinggevende dus, die van jou een sleutel heeft gekregen, meldt zich op dezelfde manier aan. Hij selecteert de subfdeling of voorziening in het welkomscherm. Als je dat zelf wil doen, moet jij ook de subafdeling waar je gebruikers aan wil toevoegen selecteren. LET OP: het lijkt of je ook gebruikers aan de hoedanigheid kan toevoegen maar dat is zo’n knop waar je niet aan moet komen! Als je met de ene subafdeling klaar bent, kom dan terug naar dit scherm om een andere subafdeling te kiezen. Je keert terug naar dit scherm door op “home” te klikken. Ook de leidinggevende kunnen als lokale beheerder van hun subafdeling of voorziening 16

hun mandaat doorgeven aan een CO-LB.

Hier geef je het rijksregister in van de gebruikers. Je vindt die nummers op de achterkant van de IDkaart, links bovenaan. Geef het nummer in, MAAR zonder puntjes en streepjes. Klik dan op “opslaan” en “bevestigen”.

We weten nu hoe je organisatie er uitziet, en welke voorzieningen er zijn. Het huis is getekend. We weten ook wie er allemaal in die huizen werkt. Nu moeten we nog weten wie wat mag doen, welke rollen je medewerkers hebben. Dit is de laatste stap en eigenlijk de meest eenvoudige, want iedereen is “moduleerder”.

17

We gaan opnieuw naar het hoofdscherm door op “Home” te klikken. Selecteer nu de subafdeling waarbinen je de gebruikers functies wil geven.

Klik op “functies en Verantwoordelijken Hiërarchie

Je ziet nu een lijst van alle mensen die bij je werken. Klik op dit icoontje van een persoon in je organisatie.

18

In dit scherm moet je uit deze lijst de term “moduleerder” kiezen. Klik op toevoegen en geef een begindatum in, dat is de dag van vandaag of wanneer de persoon bij jou zal starten. Je kan ook een einddatum ingeven, maar dat moet niet. Klik op ”toevoegen”. Doe dit voor al je gebruikers in alle subafdelingen of voorzieningen van je organisatie. Je medewerkers kunnen van nu af gebruik maken van de ModuleDataBank . Als het ondanks deze uitleg toch niet werkt, neem dan contact op met de Helpdesk van Ehealth: Eranova [email protected] Tel.: 02 788 51 55 Openingsuren: Ma tot Vr van 7u tot 20u (behalve op feestdagen)

19