Geautomatiseerd financieel plan: Gebruik 1. Inleiding Met het financieel plan van Excel kunt u gegevens invoeren voor verwerking en opmaak in de juiste vorm, om zo een geslaagd financieel plan te kunnen voorleggen: Balans – Resultatenrekening – Kasgeldtabel. U zult dus deze gegevens moeten opzoeken en bewerken om ze in het Excel-bestand te kunnen invoeren. Dit document is bedoeld om u te begeleiden bij het gebruik van het Excel-bestand. Hiervoor zullen we een projectvoorbeeld gebruiken dat in dit document wordt uitgelegd en dat in het financieel plan wordt uitgewerkt. Vooraleer we met deze uitleg beginnen, willen we er op wijzen dat u enkel de eerste tabbladen van het bestand moet invullen, van het tabblad “Project” tot het tabblad “Financiering”. De laatste drie tabbladen Balans, Kasgeldtabel en Resultatenrekening worden automatisch berekend. In het algemeen zijn de witte cellen de cellen die u moet invullen, terwijl u de gele cellen nooit mag wijzigen. De cellen die u niet mag wijzigen, werden geblokkeerd opdat er geen belangrijke berekeningsformules verloren zouden gaan. We zullen nu elk tabblad overlopen.
2. Persoonlijke gegevens Informatie Dit tabblad geeft meer informatie over de projectdrager en het is een verplichte etappe voor kredietinstellingen. Om een krediet toe te kennen, hebben deze namelijk persoonlijke gegevens nodig. Daarom is het belangrijk dat u alle gevraagde gegevens invult.
Voorbeeld In ons voorbeeld heet de projectdrager Roger en hij wil een fietsenwinkel openen: reparatie van fietsen, verkoop van fietsen en accessoires. In dit domein heeft hij een aantal jaren ervaring.
3. Projectgegevens Informatie Hier moet u de informatie over uw project indienen. Bij de eerste vier vragen wordt u gevraagd om uit een antwoordenlijst te kiezen. Het is uiterst belangrijk dat u het statuut van uw toekomstige activiteit en de startmaand vermeldt, want een deel van het financieel plan zal op basis van deze gegevens worden berekend. Inderdaad, deze twee gegevens zullen het financieel plan beïnvloeden vanuit het oogpunt van het kasgeld, de balans en de resultatenrekening. Deze invloed zal te merken zijn bij de BTW en de berekening van de belastingen. Probeer uw uitleg zo duidelijk mogelijk te geven, want kredietinstellingen lezen deze informatie aandachtig om inzicht in uw project te kunnen krijgen en vooral om de cijfers te begrijpen die u in het financieel plan vermeldt.
Voorbeeld Roger wil zijn activiteit als natuurlijke persoon starten en dankzij zijn diploma’s heeft hij toegang tot het basisbeheer en het beroep. Hij zou graag in januari zijn activiteit starten. De rest van de Informatie is onmiddellijk in het bestand te vinden.
4. Omzet Informatie Op het “Omzet” tabblad kunt u tot vijf producten of productengamma’s invullen (coderen). Het tabblad bestaat uit drie verschillende elementen: -
Het BTW-regime van de producten De codering van de omzet (over drie jaar) De codering van de betaaltermijnen van de klanten (over drie jaar)
De tabel van het BTW-regime vraagt u heel eenvoudig om de productnamen in te vullen (de naam van het product wordt onmiddellijk overgenomen in heel het financieel plan) en om het BTW-tarief in te vullen dat op de verkoopprijs zal worden toegepast. De tabel betreffende de omzet bevat de verkoopprijzen van uw producten en de maandelijkse verkopen. De verkopen moeten maand na maand worden ingevuld voor elk product. Deze bewerking moet voor de 3 jaren worden herhaald.
De laatste tabel vraagt u om de betalingstermijnen die aan uw klanten gegeven zijn, te noteren per productengamma. Codeer dit alles maandelijks en over de 3 jaren.
Voorbeeld Roger heeft vijf verschillende productengamma’s gedefinieerd: -
Fietsen van topkwaliteit Fietsen van lage kwaliteit Accessoires van topkwaliteit Accessoires van lage kwaliteit Onderhoud en reparaties
Al deze producten of diensten moeten een BTW-tarief van 21 % toepassen. Het is evident dat Roger meer dan twee fietstypes zal verkopen, maar hij heeft bepaald dat de fietsen van meer dan € 750 tot de topkwaliteit zullen behoren en dat de accessoires van meer dan € 75 in de categorie topkwaliteit zullen komen. Hij heeft ook de gemiddelde verkoopprijs van elk gamma bepaald: -
Fietsen van topkwaliteit: € 950 Fietsen van lage kwaliteit: € 500 Accessoires van topkwaliteit: € 110 Accessoires van lage kwaliteit: € 50 De gemiddelde prijs van een onderhoudsbeurt: € 45
De prijzen evolueren elk jaar, want Roger biedt nog andere fietsenmerken in zijn winkel aan. Zo stijgt in jaar 2 de gemiddelde verkoopprijs van de fietsen van topkwaliteit naar € 1000. De verkochte hoeveelheden zijn gebaseerd op een door Roger gevoerd marktonderzoek en ze houden rekening met de start van de activiteit en met de seizoensinvloeden. De gegevens die Roger zo heeft verzameld, werden in de tabel ingevoerd. Zo kunnen we vaststellen dat de activiteit groter is in de lente en in de zomer, wat normaal is voor een activiteit zoals fietsenverkoop. Hij heeft ook geraamd dat de activiteit met 20 % in jaar 2 en met 10 % in jaar 3 zou stijgen, wat de hogere verkoopcijfers zou verklaren. De betalingstermijnen bedragen 0 dagen, want de klanten betalen contant (cash).
5. Artikelen Informatie Het “Artikelen” tabblad ziet er hetzelfde uit als het “Omzet” tabblad, met als enig verschil dat u er de gegevens van een beginvoorraad kunt invoeren. U zou namelijk al bepaalde producten kunnen hebben die u in uw winkel te koop zult zetten, of u zou een beginvoorraad moeten samenstellen.
Het is belangrijk dat u de link maakt tussen de kostprijs en zijn product. Inderdaad, de kostprijs van product 1 zal worden gekoppeld aan de verkoopprijs van product 1. Dus als uw product 1 voor € 25 wordt verkocht, maar het bestaat uit 3 Artikelen die € 3, € 2 en € 5 kosten, dan moet u € 10 euro invullen voor de kostprijs van product 1. Als product 1 een gemiddeld pakket is, dan zult u de gemiddelde kostprijs voor product 1 moeten vermelden.
Voorbeeld Voor Roger zal de BTW op al zijn artikelen 21 % bedragen. Zijn artikelen worden op de volgende manier verdeeld: -
De gemiddelde aankoopprijs van de fietsen van topkwaliteit = € 500 De gemiddelde aankoopprijs van de fietsen van lage kwaliteit = € 200 De gemiddelde aankoopprijs van de accessoires van topkwaliteit = € 65 De gemiddelde aankoopprijs van de accessoires van lage kwaliteit = € 20 De kosten van onderhoud en reparaties = € 0 want het gaat om werkloon
Roger beslist om voor elk van de artikelen een beginvoorraad samen te stellen. Deze voorraad moet de verkoop van +/- 3 maand kunnen dekken. Hij is als volgt samengesteld: -
Fietsen van topkwaliteit: 20 fietsen * € 500 = € 10.000 Fietsen lage kwaliteit: 20 fietsen * € 200 = € 4.000 Accessoires van topkwaliteit: 20 accessoires * € 65 = € 1.300 Accessoires van lage kwaliteit: 20 accessoires * € 20 = € 500
Er werd een voorraadtabel (cf.: Excel-bestand “Voorraadtabel”) samengesteld om het voorraadvolume na te gaan en om +/- elke 3 maand de voorraden samen te kunnen bestellen. Dit laat toe om schaalbesparingen te doen op de kosten (1 enkele transportkost, korting wegens gegroepeerde aankoop…). De betalingstermijnen bedragen een maand. De informatie van deze tabel werd gebruikt om de gegevens van het financieel plan in te vullen.
6. Variabele kosten Informatie Op het tabblad “Variabele kosten” kunt u de variabele kosten invullen die dus andere kosten zijn dan de Artikelen die rechtstreeks aan een product moeten worden toegeschreven. De kosten worden uitgedrukt door de bijkomende kost te wijten aan een nieuwe verkoop. Een voorbeeld: bij elke verkoop ontvangt de verkoper een commissie van 5 % op de verkoop. Elke verkoop vertegenwoordigt een bijkomende kost. Als de commerciële medewerker geen enkele verkoop sluit, dan zal er geen bijkomende kost zijn.
De kosten kunnen van verschillende aard en gevarieerd zijn: -
Commissie voor een verkoper Onderaanneming voor de plaatsing van een product Transport Stockeringskosten artikelen Elektriciteit of huurkosten rechtstreeks gekoppeld aan één of meer producten Het loon van een persoon indien deze rechtstreeks te maken heeft met één of meer producten ….
Er wordt gevraagd om de BTW in te vullen en om het percentage te geven dat de kost vertegenwoordigt in verhouding tot de verkoopprijs van het product. Zo zou een verkoper een variabele bezoldiging kunnen hebben van 3 % voor het ene product en van 5 % voor het andere product. Het is ook belangrijk dat u de betalingstermijn van de variabele kosten kent. Vul deze gegevens in voor 3 jaar.
Voorbeeld Roger heeft drie variabele kosten gedefinieerd: -
-
De commissies op de verkoop die hij wil geven aan zijn toekomstige werknemer (in jaar 2). Hij is van plan om 2 % te geven op de fietsen van lage kwaliteit en 3 % op de fietsen van topkwaliteit. Deze kost zal pas in jaar 2 worden ingevoerd, op het moment dat de loontrekkende in dienst treedt (in juli). Roger heeft slechts 1 % en 1,5 % kosten ingevoerd omdat hij raamt dat slechts de helft van de verkopen door de loontrekkende zal worden gerealiseerd, terwijl de andere helft van de verkopen door zichzelf zal worden gerealiseerd. De leveringskosten vertegenwoordigen 1 % van de verkoopkost per geleverd artikel. Het materieel dat hij nodig heeft voor de reparatie en het onderhoud van fietsen (smeerolie, bandenpleisters, schroeven, remkabels…). Hij heeft deze kost geraamd op 5 % van de verkoopprijs.
Roger geniet van geen enkele betalingstermijn, behalve voor de leveringen die hij op 30 dagen na de factuurdatum kan betalen.
7. Vaste kosten Informatie Op het tabblad “Vaste kosten” kunnen alle vaste kosten van de maatschappij maandelijks worden ingevuld. De vermelde kosten zijn slechts voorbeelden en ze kunnen volgens uw eigen project worden gewijzigd. Vermeld het BTW-regime en het maandelijks bedrag van de kost. Het moment van de betaling is belangrijk, zodoende zal een verzekering niet automatisch in 12 delen worden verdeeld. U zult inderdaad
rekening moeten houden met het feit dat u de kost per jaar, per semester, per trimester of per maand betaalt. Voor de jaren 2 en 3 volstaat het dat u het inflatiepercentage van de kost vermeldt. Als de kost van een jaar na een ander jaar onveranderd blijft, dan hoeft u niets in te vullen.
Voorbeeld Roger heeft de tabel ingevuld volgens zijn opzoekingen en de bestekken die hij van leveranciers heeft gekregen. Sommige kosten, zoals communicatiekosten en kosten voor water, gas en elektriciteit, zijn onderhevig aan een inflatie van 2 % per jaar. Betreffende de drink om de lancering te vieren: die vindt enkel in het eerste jaar plaats. Er moet dus een negatief percentage van 100 % worden ingevoerd om deze kost voor de komende jaren tot 0 te herleiden. De kosten werden ingevoerd op het moment waarop ze werden betaald.
8. Bezoldiging Informatie Op het tabblad “Bezoldiging” kunt u tot vier looncategorieën invullen. Dit zijn de standaardcategorieën: -
Bediende Arbeider Kader Gerant
Op dit tabblad wordt u gevraagd om het volgende in te vullen: het brutoloon, de patronale bijdragen, het dubbel vakantiegeld, eventuele diverse voordelen en een 13de maand. Wij raden u aan een sociaalverzekeringsfonds te contacteren om de lonen van uw toekomstige werknemers in loondienst te bepalen. Vervolgens zult u het aantal werknemers in elke categorie voor elke maand van het jaar moeten invullen. Deze bewerking moet voor de eerste drie jaren worden herhaald.
Voorbeeld Roger zou in het eerste jaar een nettoloon van € 1200 en in de volgende jaren een nettoloon van € 1500 willen ontvangen. Hij vult dus een brutoloon in van € 2000 voor het eerste jaar en van € 3000 voor de volgende jaren, om de belastingen van natuurlijke personen en de sociale bijdragen te dekken. In jaar 2 neemt hij vanaf juli een werknemer in loondienst aan en hij heeft zijn loon bepaald met de hulp van een sociaalverzekeringsfonds.
9. Investeringen Informatie Op dit tabblad kunt u alle investeringen invullen die er voor de eerste drie jaren moeten gebeuren. Er werden verschillende investeringscategorieën bepaald. U hoeft dus enkel de bewoording te veranderen of een beschrijving van uw investering te zetten. U moet ook het bedrag, het BTW-regime en de aankoopmaand die voor de investering is voorzien, invullen. De “prestart” periode verwijst naar de aankopen die er zullen gebeuren vóór de start van de activiteit, zoals notariskosten. Ten slotte zult u ook de duur van de afschrijvingen moeten bepalen. Deze duur van de afschrijvingen stemt overeen met de hypothetische levensduur van de investering. Enkele voorbeelden: -
Bedrijfswagen: 5 jaar Oprichtingskosten: 1 jaar Computermaterieel: 3 jaar Meubilair: 4 of 5 jaar ….
Het is belangrijk dat u elk gegeven invoert voor alle investeringen die u doet: bedrag, BTW, aankoopmaand, duur van de afschrijvingen (behalve voor niet afschrijfbare investeringen zoals huurwaarborgen).
Voorbeeld Roger heeft niet zo enorm veel investeringen: -
Inschrijvingskosten aan het ondernemingsloket Aankoop van enkele computerlicenties Werkzaamheden in de winkel Bureau – Bureaustoel - Boekenrek Huurwaarborg
Voor de volgende jaren heeft Roger geen enkele investering voorzien.
10.
Financiering
Informatie Op het tabblad “Financiering” kunt u alle fondsen invullen die u voor de start van uw activiteit zult ontvangen.
In het geval van de start van een maatschappij zult u het onderschreven kapitaal en het vrijgegeven kapitaal voor de oprichting (periode: prestart) moeten invullen. Voor de volgende jaren kunt u een kapitaalsverhoging toepassen of bijkomend kapitaal vrijmaken. Vervolgens kunt u de rest van de financiële inbreng in de maatschappij definiëren, ongeacht of het gaat om privéfinancieringen of externe financieringen. Voor elke financiering die u wenst in te vullen, is het belangrijk dat u het bedrag en de maand van de inbreng invult.
Voorbeeld Roger wil € 10.000 investeren vanaf de start van de activiteit. Hij zal van zijn ouders een bijkomende inbreng van € 5.000 krijgen. Roger zal ook een beroep doen op een participatiefonds, namelijk voor een startlening van € 30.000.
11.
Balans – Resultatenrekening – Kasgeldtabel
Informatie De volgende drie tabbladen vormen het financieel plan. Hier moet u niets invullen, want ze worden automatisch opgesteld op basis van de eerder ingevulde gegevens. Aan de hand van deze tabellen kunt u zien of uw project rendabel en haalbaar is. Als u de kasgeldtabel analyseert, kunt u aan het gecumuleerde saldo zien of u genoeg kasgeld heeft voorzien. Inderdaad, als het gecumuleerde kasgeld positief blijft, dan zult u betreffende het cashflowniveau van de maatschappij geen problemen hebben. De resultatenrekening berekent de winsten of de verliezen die de maatschappij maakt en ze laat u dus toe om te begrijpen of het project rendabel is. Ze berekent ook het bedrag dat u aan belastingen zult moeten betalen. De balans geeft u een beeld van de boekhouding aan het einde van het boekjaar.
Voorbeeld Het project van Roger is haalbaar, want als we zijn kasgeld analyseren, blijft het voortdurend positief, zelfs in de maanden waarin hij artikelen bestelt. De resultatenrekening laat een winst zien in de eerste twee jaren. Toch zijn de winsten in jaar 2 minder groot en ze zijn negatief in jaar 3. Dit komt door de aanwerving van de werknemer in loondienst.
Door deze gegevens te analyseren, kunnen we dus zeggen dat het voor de maatschappij mogelijk is om een werknemer in loondienst te nemen (want het kasgeld blijft positief). Maar toch moet Roger opletten dat de verkoop dit daadwerkelijk toelaat, daarom is het belangrijk om de verkoop opnieuw te evalueren vooraleer er een extra persoon wordt aangeworven. Hij kan andere oplossingen overwegen zoals een werknemer aanwerven voor een seizoen, bijvoorbeeld enkel tijdens het hoogseizoen.
