139
Gambar 4.78. Surat Permintaan Spare part
140
Gambar 4.79. Surat Kembali Barang
141
Gambar 4.80. Surat Permintaan Beli Spare part
142
Gambar 4.81. Surat Pengeluaran Barang
143
Gambar 4.82. Material Requisition
144
Gambar 4.83. Material Receipt Sheet
145
Gambar 4.84 Purchase Order
146
Gambar 4.85. Laporan Persediaan
147
Gambar 4.86. Laporan Penerimaan
148
Gambar 4.87. Laporan Pengeluaran
149
Gambar 4.88.Laporan Permintaan Pembelian
150 4.2. Design
4.2.1. The Task 4.2.1.1. Purpose Sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS dikembangkan agar dapat meringankan pekerjaan administratif dalam hal pengelolaan dan pengendalian Spare Part yang dimiliki perusahaan dengan mempermudah pencatatan transaksi permintaan pembelian, pembelian, penerimaan barang, pemakaian dan pengeluaran Spare Part dari gudang yang mengakibatkan perubahan kuantitas persediaan Spare Part, serta mempermudah pengendalian atas seluruh transaksi yang berkaitan dengan Spare Part.
4.2.1.2. Koreksi dalam Analisis Beberapa perbaikan (koreksi) dilakukan terhadap analisa dan perancangan terhadap analisa dan perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS. Perbaikan – perbaikan tersebut adalah penyesuaian terhadap revised class yang terjadi akibat adanya private dan common event yang terdapat pada event table yang mengakibatkan munculnya atribut serta class baru yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS. Perbaikan lainnya juga berkaitan dengan pertambahan user interface, seperti yang digambarkan dalam navigation diagram.
151 4.2.1.3. Kriteria Sistem Perancangan kriteria sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS ditekankan pada aspek usable dan reliable. Sistem yang reliable dapat diandalkan dan diperlukan dalam mempertahankan keutuhan data agar sistem dapat menghasilkan laporan yang handal. Sistem yang usable diperlukan untuk mempermudah penerapan pada saat pengimplementasian sistem. Penekanan juga diberikan pada kriteria secure agar sistem yang dirancang dapat menyediakan keamanan bagi sistem dari serangan yang datang dari pihak luar atau pengguna internal yang tidak memiliki otorisasi. Kriteria efficient agar sistem yang dirancang dapat digunakan secara rutin. Kriteria correct agar sistem yang dirancang sesuai dengan kebutuhan; kriteria comprehensible agar yang dirancang dapat mudah dimengerti oleh pengguna; dan kriteria usable agar sistem yang dirancang memungkinkan subsistem dari sistem yang dirancang dapat digunakan pada sistem yang lain. Kriteria maintainable dan testable memiliki prioritas yang rendah, namun kriteria flexible adalah kriteria yang mudah untuk dipenuhi dalam sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS. Kriteria portable dan interoperable merupakan kriteria yang tidak memiliki relevansi atau hubungan dengan sistem informasi manajemen persediaan yang diusulkan. Kriteria sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS disajikan dalam Tabel 4.5.
152
Criterion
Very
Important
Important Usable
Less
Irrelevant
Important
Easily Fulfilled
X
Secure
X
Efficient
X
Correct
X
Reliable
X
Maintainable
X
Testable
X
Flexible
X
Comprehensible
X
Reusable
X
Portable
X
Interoperable
X Tabel 4.5 Kriteria Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS
4.2.2. Technical Platform 4.2.2.1. Spesifikasi Perangkat Sistem ini didesain dan dikembangkan untuk PC, dimana antara client dengan server akan terhubung dengan menggunakan switch 16 port.. Untuk lebih detailnya spesifikasi hardware yang akan digunakan untuk PC, terdapat dibawah ini.
153 Specification
Client
Server
Processor
Intel Pentium 4 1.8 GHz
Intel Pentium 4 3.0 GHz
Mother Board
Mother
Board
untuk Mother
Board
Pentium 4
Pentium 4
Memory
128MB
1GB
Hard Disk Drive
20GB, 7200RPM
80GB, 7200 RPM
Floppy Disk (optional)
1.44Mb
1.44Mb
CD-ROM
Optional
CD-Writer
Monitor
15”
15”
Keyboard dan Mouse
Logitech Std
KeyMax 901 Umax
NIC
100Mbps
100Mbps
Sound Card
Onboard
Onboard
Graphic Card
N/A
GV-3D1
Printer
Dot Matrix
Operating System
Microsoft Professional
Window
untuk
XP Microsoft Windows 2000 Advanced Server
Tabel 4.6 Spesifikasi peralatan untuk SIM Persediaan PT. PAS
4.2.2.2. System Software Perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS menggunakan Microsoft Windows XP sebagai operating sistem dan SQL Server sebagai database engine.
154 4.2.2.3. System Interface Sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS yang diusulkan membutuhkan printer yang dapat mencetak dengan format surat. Untuk itu, sistem operasi sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS harus dapat menangani interface printer.
4.2.2.4. Bahasa Pemrograman Perancangan dokumen dengan menggunakan notasi UML (Unified Model Language) diagram yang berorientasi objek dengan menggunakan tools Microsoft Visio 2003 serta bahasa pemrograman VB. Net.
4.2.3. Architecture 4.2.3.1. Component Architecture Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS menggunakan arsitektur client-server dengan pola distributed functionality. Pada pola ini, client memiliki komponen User Interface dan Function. Sedangkan server memiliki komponen Function dan Model. Gambar berikut ini menunjukkan arsitektur sistem informasi Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS.
155
Gambar 4.89. Component Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS
156 4.2.3.2. Process Architecture Deployment diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern dimana pada client terdapat komponen user interface, function dan external device, sedangkan pada server terdapat komponen model. Semua data yang diinput melelui komponen user interface client akan diproses oleh client itu sendiri melalui komponen function pada client untuk dibaca dan diproses melalui komponen function dan model yang ada pada server. Hasil output data pada client akan dicetak dengan menggunakan printer yang merupakan external device pada client tersebut.
157
Gambar 4.90. Deployment Diagram pada SIM Persediaan PT.PAS
158
printer
printer
Client administrasi material Client teknisi
Server
printer
Client gudang
Client perencanaan
Client penerimaan
Client pembelian
printer Gambar 4.91. Arsitektur jaringan pada SIM Persediaan PT.PAS
printer
159 4.2.3.3. Standard Perancangan
window
dan
pesan
kesalahan
sistem
informasi
manajemen persediaan PT. PAS mengikuti standard windows. Untuk lebih jelasnya, beberapa contoh pesan kesalahan dan menu standar dapat dilihat pada gambar berikut ini
Record sebelumnya
Record sesudahnya
Record terakhir
Record ke – n dari banyaknya record
Record pertama Record baru
Hapus record
Cetak dokumen
Tutup aplikasi Batal record
160
Gambar 4.92. Window untuk pesan kesalahan
4.2.4. Model Component 4.2.4.1. Structure Beberapa perubahan dilakukan terhadap dokumen analisis sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS. Seperti yang terihat pada event tabel, beberapa event yang bersifat common event dinyatakan dengan adanya class baru, sedangkan event lainnya yang bersifat private event cukup dinyatakan sebagai atribut pada class – class yang ada. Untuk lebih jelasnya, gambar revised class diagram dapat dilihat pada gambar berikut
161
162 Gambar 4.93. Revised Class Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS
4.2.4.2. Classes Berikut adalah spesifikasi class yang terdapat dalam revisi Class Diagram Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS
Karyawan Terjadi penambahan atribut dalam class Karyawan, penambahan terjadi sebagai penyesuaian dari event yang dilakukan oleh seluruh object yang menjadi turunan class Karyawan. Penambahan yang dibuat adalah dengan adanya atribut tgl_direkrut dan tgl_diberhentikan. karyawan -kd_karyawan -nama -ttl -alamat -tgl_direkrut -tgl_diberhentikan +entry() +tampil() +update()
Gambar 4.94. Revisi Class Karyawan
Surat Permintaan Spare Part Class Surat permintaan Spare Part dibuat untuk mencatat permintaan Spare Part sesuai kebutuhan teknisi. Class Surat permintaan Spare Part memiliki atribut no_spsp, kd_karyawan, tgl_dibuat, kd_sp, jenis_sp, nama_sp dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah entry_data, get_data, tampil, create, dan print.
163
Gambar 4.95. Revisi Class Surat Permintaan Spare Part
Surat Kembali Barang dan Detil Surat Kembali Barang Terjadi perubahan dalam class Surat kembali barang, yaitu dengan dibuatnya class Detil Surat kembali barang yang berfungsi untuk mencatat informasi mengenai pengembalian Spare Part yang dilakukan oleh teknisi. Class Surat kembali barang dan class Detil Surat kembali barang dihubungkan dengan adanya agregasi antara kedua class tersebut. Beberapa atribut yang semula dimiliki oleh class Surat kembali barang, kini menjadi atribut pada class detil Surat kembali barang. Atribut tersebut adalah no_skb, kd_sp, jenis_sp, nama_sp, jumlah, dan tgl_dikembalikan. .
164 Gambar 4.96. Revisi Class Surat Kembali Barang dan Detil Surat Kembali Barang
Surat Pengeluaran Barang dan Detil Surat Pengeluaran Barang Terjadi perubahan dalam class Surat pengeluaran barang, yaitu dengan dibuatnya class Detil Surat pengeluaran barang yang berfungsi untuk mencatat informasi mengenai pengeluaran Spare Part yang dilakukan oleh gudang. Class Surat pengeluaran barang dan class Detil Surat pengeluaran barang dihubungkan dengan adanya agregasi antara kedua class tersebut. Beberapa atribut yang semula dimiliki oleh class Surat pengeluaran barang, kini menjadi atribut pada class detil surat pengeluaran barang. Atribut tersebut adalah no_spb, kd_sp, jenis_sp, nama_sp, jumlah, dan tgl_dikeluarkan . surat pengeluaran barang -no_spb -kd_karyawan +get_data() +tampil() +entry_data() +create()
Detail surat pengeluaran barang -no_spb -kd_sp -jenis_sp -nama_sp -jumlah -tgl_dikeluarkan
Gambar 4.97. Revisi Class Surat Pengeluaran Barang dan Detil Surat Pengeluaran Barang
Material receipt sheet dan Detil Material receipt sheet Terjadi perubahan dalam class Material receipt sheet, yaitu dengan dibuatnya class Detil Material receipt sheet, yang berfungsi untuk mencatat informasi mengenai penerimaan Spare Part yang dilakukan oleh bagian penerimaan. Class Material receipt sheet, dan class Detil Material receipt sheet, dihubungkan dengan adanya agregasi antara kedua class tersebut. Beberapa
165 atribut yang semula dimiliki oleh class Material receipt sheet,, kini menjadi atribut pada class detil Material receipt sheet,. Atribut tersebut adalah no_spb, kd_sp, jenis_sp, nama_sp, jumlah, dan tgl_dikeluarkan . Detail material receipt sheet -no_mrs -kd_sp -jenis_sp -nama_sp -jumlah -tgl_diterima
Gambar 4.98. Revisi Class MaterialReceipt Sheet dan Detil Material Receipt Sheet
Surat Permintaan Beli Spare Part Class Surat permintaan beli Spare Part dibuat untuk mencatat kebutuhan Spare Part yang dibutuhkan oleh bagian gudang. Surat permintaan beli Spare Part memiliki atribut no_spbsp, kd_karyawan, tgl_dibuat, kd_sp jenis_sp, nama_sp dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah entry_data, get_data, tampil, create, dan print.
surat permintaan beli spare part -no_spbsp -kd_karyawan -tgl_dibuat -kd_sp -jenis_sp -nama_sp -jumlah +get_data() +tampil() +entry_data() +create() +print()
Gambar 4.99. Revisi Class Surat Permintaan Beli Spare Part
166
Material Requisition Class Material Requisition dibuat untuk mencatat kebutuhan Spare Part yang hendaknya akan dibeli. Material Requisition memiliki atribut no_mr, kd_karyawan, tgl_disetujui, tgl, kd_sp jenis_sp, nama_sp dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah entry_data, get_data, tampil, create, print dan save. .
material requisition -no_mr -kd_karyawan -tgl_disetujui -tgl -kd_sp -jenis_sp -nama_sp -jumlah +get_data() +tampil() +entry_data() +create() +save() +print()
Gambar 4.100. Revisi Class Material Requisition
Purchase Order Class purchase order dibuat untuk melakukan transaksi pembelian Spare Part kepada supplier. purchase order memiliki atribut no_po, kd_karyawan, no_mr, tgl_mr_disetujui, tgl, kd_sp jenis_sp, nama_sp, harga dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah entry_data, get_data, tampil, create, dan print. .
167 purchase order -no_po -kd_karyawan -tgl -no_mr -tgl_mr_disetujui -kd_sp -jenis_sp -nama_sp -jumlah -harga +get_data() +tampil() +entry_data() +create() +print()
Gambar 4.101. Revisi Class Purchase Order
Spare Part Class Spare Part dibuat untuk melakukan transaksi pembelian Spare Part kepada supplier. Spare Part memiliki atribut kd_sp jenis_sp, nama_sp, jumlah_tersedia, ROP, minimum, tgl_dibeli dan tgl_dipakai. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah cek dan tampil.
. Gambar 4.102. Revisi Class SparePart
168 4.2.5. User Interface Design
Gambar 4.103 Navigation Diagram Revised Class
169
Tombol refresh
gambar 4.104 Form Daftar Barang dibawah Minimum Stock
170
gambar 4.105. Form Modify Spare Part
171
No surat baru
Search database Spare Part
gambar 4.106. Form Entry Surat Kembali Spare Part
172
No surat baru
Search database Spare Part
gambar 4.107. Form Entry Material Receipt Sheet
173 4.2.6. Rekomendasi 4.2.6.1. Kegunaan Sistem Kriteria SIM Persediaan PT. PAS yang dirancang harus memenuhi krieria yaitu: Criterion
System Usefulness
Usable
Sistem dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Secure
Sistem dapat menjamin keamanan data-data yang disimpan dalam server dari akses oleh pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi.
Efficient
Sistem efisien dalam mendukung pencatatan dan pengendalian persediaan suku cadang
Correct
Sistem dapat digunakan untuk membantu administrasi proses bisnis persediaan suku cadang
Reliable
Sistem mampu menghasilkan informasi yang akurat dan dapat diandalkan untuk proses pengawasan proses bisnis dan sumber daya yang terpengaruh oleh adanya proses bisnis tersebut.
Comprehensible
Sistem dapat dengan mudah dipahami dan dapat digunakan oleh semua pengguna.
Reusable
Subsistem yang dirancang dapat digunakan untuk merancang sistem informasi lainnya. Tabel 4.7 Kegunaan sistem bagi SIM Persediaan PT. PAS
174 4.2.6.2. Pelatihan Bagi Pengguna Pelatihan dan instalasi sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS akan dilakukan oleh dua orang programmer secara bergantian pada tahap implementation dan delivery. Seluruh karyawan yang akan menggunakan sistem wajib mengikuti pelatihan yang akan diadakan selama setengah jam per hari dalam lima belas hari berturut – turut dan wajib memberikan saran dan tanggapan mereka mengenai sistem yang baru tersebut.
4.2.6.3. Rencana Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS direncanakan dan dikonversi dengan menggunakan metode parallel selama enam bulan. Dengan tujuan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi pada saat sistem yang lama dikonversikan ke sistem yang baru.
