Bab I I.1
Pendahuluan
Latar Belakang
CV. Gradient adalah perusahaan penghasil spare part untuk kendaraan bermotor khusunya sepeda motor. Berikut adalah data produksi CV. Gradient pada bulan Januari hingga oktober tahun 2014 akan ditunjukkan pada tabel I.1. Tabel I.1. Produksi Spare Part CV.Gradient Bulan Jumlah Produksi (Unit) Januari 674.060 Februari 768.800 Maret 982.180 April 856.845 Mei 960.820 Juni 935.140 Juli 737.880 Agustus 631.660 September 860.480 Oktober 903.680 (Sumber: CV. Gradient) Data diatas menunjukkan peningkatan tiap bulannya jumlah produksi CV. Gradient. Peningatan jumlah produksi spare part sepeda motor selama 10 bulan rata-rata sebesar 4.91%. Peningkatan produksi tersebut didorong oleh peningkatan akan permintaan spare part sepeda motor untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Fokus dari kegiatan produksi CV. Gradient adalah moulds, press tool, jig & fixture, spare parts, repair, dan lain-lain. Perusahaan yang berlokasi di Bandung tersebut telah berdiri sejak tahun 1993. Perusahaan-perusahan besar telah bekerja sama dan menjadi konsumen dari CV. Gradient. Perusahaan tersebut antara lain adalah PT. Showa Indonesia, Astra Group, PT. Pindad Persero, dan PT. Yamaha Motor Parts Manufacturing Indonesia. Melihat konsumen dari CV. Gradient yang masuk dalam kategori perusahaan ternama di Indonesia, menyebabkan kualitas produk yang dihasilkan menjadi hal yang sangat harus diperhatikan standar dan kualitasnya. International Organization for Standardization (ISO) adalah suatu badan penetap standar internasional. ISO 9001 merupakan salah satu standar internasional di bidang sistem manajemen mutu yang memuat persyaratan-persyaratan yang secara
1
mutlak harus dipenuhi oleh perusahaan atau oraganisasi jika perusahaan tersebut menginginkan setifikasi ISO 9001 dan menciptakan kepuasan pelanggan dengan produk yang berkualitas. ISO 9001:2008 adalah salah satu standar yang berfokus pada improvement proses operasi dalam organisasi, yang berarti standar ini dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi, serta menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan (Gaspersz, 2012). Salah satu perusahaan yang sedang menerapkan sebagian dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 adalah CV. Gradient. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan penghasil spare part atau suku cadang untuk kendaraan bermotor khususnya sepeda motor. Dalam proses bisnisnya CV. Gradient telah memiliki beberapa dokumen mutu untuk memenuhi requirement ISO 9001:2008. Namun, belum semua requirement yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008 terpenuhi oleh perusahaan. Oleh karena itu, perlu dibuat beberapa dokumen mutu (SOP, instruksi kerja) yang mendukung terpenuhinya semua requirement ISO 9001:2008. Dalam proses bisnisnya, PT. Showa Indonesia melakukan visit audit dalam selang waktu yang terencana kepada perusahaan-perusahaan pemasok termasuk CV. Gradient. Kegiatan audit yang dilakukan bertujuan untuk menciptakan produk yang berkualitas dan terjaga mulai dari proses pembelian bahan baku hingga proses delivery. ISO 19011:2005 menyebutkan audit semacam ini sebagai audit eksternal. Pada ISO 19011:2005 klausul 3.1 catatan 2 menjelaskan bahwa audit eksternal mencakup audit yang biasanya disebut dengan audit pihak kedua dan pihak ketiga. Audit pihak kedua dilaksanakan oleh pihak yang memiliki kepentingan terhadap organisasi, seperti pelanggan, atau personel lain atas nama pelanggan. Audit pihak ketiga dilaksanakan oleh organisasi eksternal yang melakukan audit secara independen, seperti organisasi yang memberikan registrasi atau sertifikasi. Pada tanggal 30 oktober 2014 didapatkan hasil dari kegiatan audit ini yang ditunjukan pada lampiran K. Berdasarkan hasil audit pada lampiran K, diketahui bawha CV. Gradient dinilai belum memenuhi standard atau requirement yang ditentukan oleh PT. Showa Indonesia karena masih banyak subitem yang mendapat score kurang dari dua. Proses audit ini dilaksanakan oleh auditor dari PT. Showa Indonesia dengan
2
melakukan cross-check/verifikasi kelengkapan dokumen dan konsistensi proses di CV. Gradient serta melakukan pengisian form yang sudah dirancangan dan ditetapkan oleh PT. Showa Indonesia itu sendiri. Formulir audit ini berisi tentang requirement yang harus dipenuhi oleh CV. Gradient dan requirement ini terdiri dari 13 control item yang masing-masing control item mempunyai subitem. Score dari tiap-tiap subitem akan berpengaruh pada score dari masing-masing control item dan total score yang didapatkan. Persentase score setiap control item dan total score dari data hasil audit akan ditunjukkan pada tabel I.2. Tabel I.2. Data Hasil Audit CV. Gradient Periode 30 Oktober 2014 Pass Criteria : Total Score ≥ 75% Keterangan Score No
Control Item
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Development Program Kejelasan Draw. & Standard FMEA Material Specification QCPC Check Sheet Part Inspection Standard Kalibrasi Limit Sample Kesiapan M/P Supplier & Material Control Pengendalian Proses Packaging & Lot Control TOTAL SCORE
Maks Aktual Persentase
12 20 12 8 32 12 12 12 16 20 12 32 24 224
7 19 8 5 22 6 8 10 13 4 8 21 13 144
58,3% 95,0% 66,7% 62,5% 68,8% 50,0% 66,7% 83,3% 81,3% 20,0% 66,7% 65,6% 54,2% 64,3%
Baik (≥75%)
Belum Baik (<75%)
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
(Sumber: CV. Gradient)
Berdasarkan tabel I.2. dapat diketahui bahwa dari 13 control item yang diverifikasi sepuluh diantaranya dinilai belum baik karena persentasi tiap-tiap control item kurang dari 75%, sedangakan tiga control item lainnya sudah dinilai baik. Berdasarkan data hasil audit tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa CV. Gradient secara keseluruhan dinilai belum memenuhi requirement PT. Show Indoenesia MFG. karena total score yang didapatkan yaitu hanya 144 dari maksimal score adalah 224 atau total score hanya 64,3% seperti yang ditunjukan pada tabel I.2. Pada saat bulan oktober peneliti melakukan kunjungan lapangan ke CV. Gradient
3
yang saat itu baru saja menerima hasil audit sehingga belum ada tindak lanjut dari hasil audit tersebut. Dengan demikian, peneliti berinisiatif untuk membantu menindaklanjuti hasil audit yang dilakukan PT. Showa Indonesia MFG. Berdasarkan tabel I.2. dapat diketahui bahwa ada sepulu control item yang dinilai belum baik. Dari kesepuluh control item yang dinilai belum baik tersebut akan dilakukan perbaikan dengan menggunakan business process improvement. Namun, pada penelitian ini tidak semua control item akan dibahas dan diperbaiki melainkan hanya beberapa control item saja yang dipilih. Dasar dari pemilihan control item ini adalah sebagai berikut: 1. Memilih control item dengan persentase yang paling rendah 2. Tidak ada nilai yang kurang dari dua pada tiap-tiap subitem. Berdasarkan kriteria tersebut maka terpilih enam control item yaitu control item development program, check sheet, kesiapan manpower, supplier & material control, pengendalian proses, dan packaging and lot control. Namun, fokus dari penelitian ini adalah pada control item check sheet, kesiapan manpower, dan supplier & material control, sedangakan untuk control item development program, pengendalian proses, dan packaging and lot control akan dibahas pada penelitian lainnya. Berdasarkan hasil analisis awal, maka peneliti akan menindaklanjuti tiga control item yang dijadikan fokus pada penelitian ini dengan melakukan perbaikan berupa perancangan dokumen mutu (prosedur, dan instruksi kerja) menggunakan business process improvement yang disesuaikan dengan requirement PT. Showa Indonesia MFG. dan ISO 9001:2008. Control item check sheet, kesiapan manpower, dan supplier & material control yang akan disesuaikan dengan klausul-klausul yang ada di ISO 9001:2008 klausul 4.2.3, 6.2.2, dan 7.4.3. Lebih lengkap dapat lihat pada lampiran A. I.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan oleh PT. Showa terhadap CV. Gradient ditemukan bahwa CV. Gradient belum memiliki dokumen mutu untuk beberapa proses bisnisnya. Selain itu, beberapa dokumen mutu yang telah dimiliki
4
CV. Gradient perlu dilakukan perbaikan karena belum sesuai dengan requirement PT. Showa Indonesia. Dengan keadaan yang demikian mengakibatkan proses pengendalian dokumen di CV. Gradient tidak berjalan dengan efektif dan efisien, tidak mampu mengoptimalkan sumber daya yang ada, dan membutuhkan waktu yang lebih lama terhadap proses identifikasi dan penanganan bahan baku tidak sesuai. Oleh karena itu, permasalahan yang akan di bahas pada penelitian ini adalah: 1. Bagaimana rancangan SOP Penyusunan dan Pelaksanaan Matrikulasi Karyawan di CV. Gradient yang sesuai dengan requirement PT. Showa Indonesia dan ISO 9001:2008 klausul 6.2.2 berdasarkan metode Business Process Improvement? 2. Bagaimana revisi SOP Pengendalian Dokumen yang sesuai dengan requirement PT. Showa Indonesia dan ISO 9001:2008 klausul 4.2.3 berdasarkan metode Business Process Improvement? 3. Bagaimana revisi IK Kedatangan dan Pemeriksaan Bahan Baku yang sesuai dengan requirement PT. Showa Indonesia dan ISO 9001:2008 klausul 7.4.3 berdasarkan metode Business Process Improvement? I.3
Tujuan Penelitan
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Mancangan SOP Penyusunan dan Pelaksanaan Matrikulasi Karyawan di CV. Gradient yang sesuai dengan requirement PT. Showa Indonesia dan ISO 9001:2008 klausul 6.2.2 agar proses menjadi lebih efektif, efisien dan adaptif. 2. Bagaimana revisi SOP Pengendalian Dokumen yang sesuai dengan requirement PT. Showa Indonesia dan ISO 9001:2008 klausul 4.2.3 agar proses menjadi lebih efektif, efisien dan adaptif. 3. Bagaimana revisi IK Kedatangan dan Pemeriksaan Bahan Baku yang sesuai dengan requirement PT. Showa Indonesia dan ISO 9001:2008 klausul 7.4.3 agar proses menjadi lebih efektif, efisien dan adaptif.
5
Batasan Masalah
I.4
Batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pada penelitian ini dokumen mutu usulan yang dibuat hanya sampai pada tahap rekomendasi. 2. Pada penelitian ini tidak mengikut sertakan perhitungan biaya apapun. 3. Data audit yang digunakan adalah data hasil audit CV. Gradient periode 30 Oktober 2014 dari PT. Showa Indonesia MFG.
Manfaat Penelitian
I.5
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. CV. Gradient dapat memenuhi sebagian dari persayaratan untuk mengikuti sertifikasi ISO 9001:2008. 2. CV. Gradient dapat meningkatkan produktivitas perusahaannya 3. CV. Gradient dapat dengan mudah mengidentifikasi bahan baku yang tidak sesuai 4. CV. Gradient dapat meningkatkan efektifitas pada proses pengendalian dokumennya I.6
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: BAB I
PENDAHULUAN Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian yang menjadi akar penyebab dilakukannya penelitian ini dan metode yang akan digunakan, rumusan masalah, tujuan penelitian yang mampu memperlihatkan inti masalah dan solusi yang dibahas dalam penelitian, batasan masalah, serta manfaat penelitian yang diharapkan dari adanya penelitian ini.
BAB II
LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi uraian mengenai beberapa landasan teori dari literatur-literatur yang relevan dengan topik permasalahan yang
6
diteliti seperti konsep Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, konsep proses bisnis, konsep metode Business Process Improvement (BPI). Selain itu, pada bab ini juga akan mengulas beberapa penelitian terdahulu. BAB III
METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini berisi uraian mengenai penjelasan metode konseptual dan sistematika penelitian yang meliputi tahap pendahuluan, tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data, tahap perancangan, tahap analisis perancangan dokumen mutu yang dibutuhkan hingga tahap verifikasi rancangan usulan serta tahap penarikan kesimpulan berdasarkan data dan fakta.
BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Pada bab ini berisi mengenai pengumpulan data baik data primer maupun data sekunder. Selanjutnya data tersebut dilakukan pengolahan data yang menghasilkan output ketidaksesuaian yang selanjutnya disebut GAP yang nantinya dapat dijadikan acuan untuk membuat rancangan atau usulan penelitian.
BAB V
PERANCANGAN DAN ANALISIS Pada bab ini berisi mengenai hasil rancangan atau usulan penelitian berupa dokumen mutu berdasakan requirement PT. Showa Indonesia MFG dan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 klausul 4.2.3, 6.2.2, dan 7.4.3 yang telah dilakukan streamlining dalam metode business process improvement dan selanjutnya diverifikasi sesuai dengan kondisi perusahaan.
BAB VI
KESIMPULAN Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitan yang telah dilakukan, dan rekomendasi untuk perusahaan serta penelitian selanjutnya.
7
