GAIA E-Portfolio NIV- Handleiding Bureau NIV, Dorenda van Waterschoot bijgewerkt 18 augustus 2015

GAIA E-Portfolio NIV- Handleiding Bureau NIV, Dorenda van Waterschoot [email protected]

bijgewerkt 18 augustus 2015

Deze handleiding is een eerste aanzet en volgt uit de vragen die het laatste half jaar over het portfolio zijn gesteld aan het NIV bureau. Hij is verre van compleet. Staat het antwoord op uw vraag hier (nog) niet in, stelt u uw vraag dan rechtstreeks aan het NIV bureau en wij proberen u z.s.m. van een antwoord te voorzien. Vanuit de inhoudsopgave kunt u door CTRL + klikken naar de juiste plaats in het document ‘springen’. Inhoudsopgave

AIOS - Aanmaken (activeren) portfolio ...........................................................................................................................................2 AIOS – In vooropleiding Klinische Geriatrie ....................................................................................................................................3 AIOS - Vooropleiding Interne Geneeskunde ...................................................................................................................................3 AIOS – Activeringsproblemen? .......................................................................................................................................................4 AIOS - ABC formulier .......................................................................................................................................................................5 AIOS – Supervisoren toevoegen .....................................................................................................................................................5 AIOS – Supervisoren verwijderen ...................................................................................................................................................6 AIOS – KPB’s ....................................................................................................................................................................................6 AIOS – KPB’s - waarom een rood bolletje? .....................................................................................................................................7 AIOS – KPB’s (papieren versies uploaden) ......................................................................................................................................7 AIOS - Selecteren opleider / supervisor per gesprek ......................................................................................................................8 AIOS - Periodes aanpassen .............................................................................................................................................................9 AIOS - 360 graden feedback tool ..................................................................................................................................................10 AIOS – Toevoegen nascholing (zelf a.h.v. certificaat) ...................................................................................................................13 AIOS – Toevoegen geaccrediteerde nascholing (door (congres)organisatie) ...............................................................................15 AIOS - Dossiers beëindigen ...........................................................................................................................................................16 AIOS - Export portfolio ..................................................................................................................................................................16 AIOS / Opleider – Correcties .........................................................................................................................................................18 AIOS / opleider / supervisor – Goedkeuring d.m.v. pincode ........................................................................................................18 AIOS/Opleider – lokaal gebruik KPB algemeen .............................................................................................................................19 Opleider - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen .........................................................................................................................19 Opleider – X-codes voor AIOS in vooropleiding ............................................................................................................................19 Opleider – Schakeljaarstudenten..................................................................................................................................................19 Opleider - Notities ........................................................................................................................................................................20 Opleider – AIOS overzicht .............................................................................................................................................................20 Opleider – Zelfreflectie AIOS ........................................................................................................................................................21 Opleider – Rapporten ...................................................................................................................................................................21 Opleider – Rapport: aantallen (KPB’s) per kwartaal .....................................................................................................................22 Opleider – Rapport: aantallen (KPB’s) per kwartaal per beheerder .............................................................................................22 Opleider – Rapport: KPB’s opmerkingen ......................................................................................................................................23 Opleider – Rapport: gekoppelde AIOS ..........................................................................................................................................23 Opleider – Rapport: te plannen AIOS beoordelingen ...................................................................................................................23 Opleider – Rapport Voortgang alle AIOS ......................................................................................................................................24 Opleider – Vraag-antwoord mogelijkheid ....................................................................................................................................24 Opleider – Gegevens wijzigen / standaard teksten ......................................................................................................................25 Opleider/supervisor – (nog openstaande) goedkeuringen ..........................................................................................................25 Opleider/supervisor – Pincode instellen ......................................................................................................................................25 Opleidingssecretariaat - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen ...................................................................................................26 Opleidingssecretariaat - Wisseling van opleider...........................................................................................................................27 Algemeen - Login gegevens account kwijt ....................................................................................................................................30 Algemeen – Berichten ontvangen portfolio/GAIA-dossier ...........................................................................................................30 Algemeen - Beoordelingssystematiek KPB ...................................................................................................................................31 Algemeen - Rollen binnen het dossiersysteem ............................................................................................................................32 Algemeen - Onderdelen portfolio en autorisatietabel .................................................................................................................33 NIV Bureau ....................................................................................................................................................................................33 1

AIOS - Aanmaken (activeren) portfolio Als nieuwe AIOS dient u er rekening mee te houden dat de gegevens voor het portfolio ’s nachts worden vernieuwd. Dus als u op 2 september bent ingeschreven kunt u op 3 september uw portfolio aanmaken. AIOS Interne geneeskunde AIOS Interne Geneeskunde kunnen zich aanmelden voor het EPF van de NIV zonder tussenkomst van anderen (zie schermprints hieronder). Aanmelding door de AIOS is mogelijk door een dagelijkse update vanuit de KNMG waarmee wordt gecontroleerd wordt of de AIOS geregistreerd staat voor de opleiding Interne Geneeskunde. Voor activering is uw 11cijferige Big nummer en een activeringscode (= relatienummer registratiecommissie) vereist. Dit nummer vindt u in de brief die u van de RGS ontvangt.

AIOS in vooropleiding interne geneeskunde Voor de aanmaak van de zgn common trunk specialismen (Cardiologie, MDL, Longziekten, Klinische geriatrie, Reumatologie) die een gedeelte van de vooropleiding bij de Interne Geneeskunde volgen geldt een afwijkende procedure om een portfolio aan te maken! (Zij vullen niet het relatienummer van de RGS in, maar een andere activeringscode ( X-code) die zij via het opleidingssecretariaat in het ziekenhuis kunnen opvragen. 1. log in als AIOS https://www.pe-online.org/public/maatwerk/knmg/pub_knmg_activateaccountV2.aspx 2. activeer uw gaia account. vul uw Bignummer (11 cijfers) in, en de activeringscode (X met 5 cijfers) die u van uw opleider/opleidingssecretariaat van uw ziekenhuis heeft ontvangen (bijv. X00800)

U gaat gebruik maken van het dossier van de Interne Geneeskunde dus bij de activering moet u ‘Interne Geneeskunde’ invullen.

2

AIOS – In vooropleiding Klinische Geriatrie De opleiding Geriatrie gebruikt voor de vooropleiding in de eerste twee jaar het portfolio van de Interne Geneeskunde. Na aanvang van de opleiding geriatrie opent de AIOS naast het portfolio van de interne een portfolio van de Geriatrie dat naadloos overloopt vanuit het Interne Geneeskunde portfolio. ‘Sandwich’ model Het is mogelijk dat een AIOS klinische geriatrie (KG) eerst een jaar opleiding in de KG volgt en daarna pas de twee jaar vooropleiding interne geneeskunde (IG). In het portfolio moeten deze twee jaren IG gewoon als jaar 1 en jaar 2 IG vastgelegd worden, ongeacht de werkervaring van de AIOS. Dus voortgangsgesprekken moeten ingevuld worden als van het 1e of 2e jaar van de opleiding en ook de KPB’s moeten gescoord worden op de niveaus van jaar 1 en 2.

AIOS - Vooropleiding Interne Geneeskunde De klinische Geriatrie, Longziekten, MDL, Reumatologie en Cardiologie kennen binnen hun opleiding een of meerdere jaren interne geneeskunde. Aangezien zij hiervoor het curriculum van de Interne Geneeskunde één of meerdere jaren volledig volgen heeft de NIV deze verenigingen aangeschreven dat zij er van uit gaat dat alle AIOS van deze specialismen gebruik maken van het portfolio IG. Activatie van het portfolio van de common trunk specialismen moet op een afwijkende wijze geschieden.

Na activatie kunt u daarna in uw persoonlijke scherm uw eigen specialisme invullen:

3

AIOS – Activeringsproblemen? Volgende dag activeren De gegevens voor aanmelding van een nieuw portfolio worden iedere dag vernieuwd. Dus als u op 2 september bent ingeschreven kunt u vanaf 3 september uw aios portfolio interne geneeskunde activeren. Toestemming gegevens uitwisselen Indien u bij de inschrijving in het opleidingsregister geen toestemming heeft gegeven om uw gegevens uit te wisselen in het kader van de Wbp is automatische aanmelding voor aanmaak van een portfolio niet mogelijk. Stuur een e-mail naar [email protected] met de vraag om de gegevensverstrekking op "ja" te laten zetten. AIOS in vooropleiding Volgt u een vooropleiding Interne Geneeskunde (Klinische Geriatrie*, Longziekten, MDL, Reumatologie, Cardiologie)? Dan kunt u bij het opleidingssecretariaat Interne Geneeskunde van uw kliniek een activeringscode (X-code) opvragen. Deze X-code moet u invullen i.p.v. het relatienummer van de RGS. U gaat gebruik maken van het dossier van de Interne Geneeskunde dus bij de activering moet u ‘Interne Geneeskunde’ geneeskunde invullen. Na activatie kunt u daarna in uw persoonlijke scherm uw eigen specialisme invullen. * AIOS in vooropleiding Klinische Geriatrie De Nederlandse Vereniging voor Klinische Geriatrie werkt ook met het GAIA Portfolio. Portfolio KG aangemaakt vóór 1 maart 2014: Heeft u al een portfolio voor Klinische Geriatrie (KG), dan activeert u uw Interne Geneeskunde EPF op dezelfde manier met een Xcode (zie hierboven). Verschil is alleen dat u zult zien dat wanneer u daarna inlogt met uw inloggegevens van KG dat u kunt kiezen of u naar uw portfolio KG wilt gaan of naar uw portfolio IG. Deze dossiers zijn na de activatie nl. automatisch gekoppeld. Portfolio KG aangemaakt na 1 maart 2014 KG Portfolio dossiers die na 1 maart 2014 worden aangemaakt krijgen al een automatische koppeling met het portfolio IG. Nb: Na aanmaak van het account krijgt u een email bericht op het opgegeven e-mail adres van afzender [email protected]. Pas desgewenst uw spamfilter aan indien u dit bericht niet ontvangt! Dit is belangrijk, want anders zult u alle automatische berichten die vanuit het portfolio aan u worden gestuurd missen.

4

AIOS - ABC formulier In het dossier zit per jaar het AB formulier (dit is geen upload1). De AIOS moet deze formulieren in het portfolio bewaren, deze hoeven niet opgestuurd te worden. Als er echter twijfel bestaat over de geschiktheid van de AIOS en of in staat is de opleiding voort te zetten, moet het A/B formulier aan de RGS worden opgestuurd. Het C formulier2 zit niet opgenomen in het EPF. Alle formulieren kunnen ook als upload toegevoegd worden onder ‘Overige activiteiten/ documenten’.

AIOS – Supervisoren toevoegen Het is voor AIOS sinds december 2014 mogelijk om alle opleiders in het ziekenhuis in één keer toegang te verschaffen tot het portfolio. (voorheen moest dit één voor één). Waar de opleider het gehele portfolio van de AIOS kan inzien, kan een supervisor alleen die documenten inzien waar de AIOS de supervisor bij heeft betrokken ter beoordeling. 1. Kies wijzig begeleider(s) en vervolgens ‘toevoegen begeleider’

2. Selecteer het juiste opleidingsziekenhuis en vink de juiste supervisoren aan

5

De namen staan alfabetisch gesorteerd op titel/voorletters en niet op achternaam. Dit kan niet aangepast worden omdat deze gegevens aangeleverd zijn vanuit een ander systeem. Wel is het mogelijk via de filter om iemand te zoeken, mocht de lijst erg lang zijn. Per supervisor kan gekozen worden om ze ‘oneindig’ toegang te verschaffen, of tot een bepaalde datum.

AIOS – Supervisoren verwijderen 1. Ga naar ‘wijzig begeleider(s)

2. Klik op de supervisor die verwijderd moet worden, waardoor je in het scherm erachter komt en daar kan je kiezen om deze persoon te verwijderen.

AIOS – KPB’s Bij de KPB is de mogelijkheid toegevoegd de desbetreffende stage te benoemen d.m.v. een dropdown menu. Is deze aangegeven dan komt de stage vermelding ook in de rapportage bij de opleider terug.

6

AIOS – KPB’s - waarom een rood bolletje? Voorbeeld van een AIOS die in het tweede jaar van de opleiding zit en 24 KPB’s heeft gedaan:

De opleidingsduur is verlengd, omdat deze is onderbroken voor onderzoek. De totale opleidingsperiode voor deze AIOS loopt nu van 1-4-2011 t/m 30-4-2020 (3317 dagen). Er moeten in de totale opleidingsperiode 60 KPB’s gehaald worden. Hier wordt dus NIET gemonitord of er 12 per jaar worden behaald, maar 60 voor de gehele opleiding. Het systeem rekent evenredig uit en kijkt hoeveel tijd is verstreken sinds vandaag (25-2-2015) tot aan de startdatum van de opleiding, t.w. 1-4-2011 (1426 dagen). Evenredig gezien moet deze AIOS dan 1426/3317 * 60 KPB’s = 25,7 gedaan hebben om op schema te liggen. Er zijn er tot nu toe 24 gedaan, dus lampje is rood. Het systeem houdt bij de berekening geen rekening met onderbrekingen van de opleiding in de totale periode.

AIOS – KPB’s (papieren versies uploaden) Wil je je portfolio compleet maken en oude (reeds goedgekeurde) papieren KPB’s toevoegen dan is dit mogelijk via KPB (upload). Hierbij wordt niet opnieuw goedkeuring aan de opleider gevraagd. De KPB’s die je op deze manier toevoegt tellen mee bij het totaal van 60 KPB’s die je tijdens je opleiding moet toevoegen aan je portfolio.

Vul de datum in waarop je de KPB hebt voltooid en kies voor KPB (upload):

7

AIOS - Selecteren opleider / supervisor per gesprek Vervolgens moet per gesprek of KPB etc. een (plv.) opleider/supervisor geselecteerd worden - uit de door de AIOS toegevoegde lijst (zie ‘AIOS – Toegang geven aan opleiders’) - die deze bepaalde activiteit moet accorderen. De lijst van opleiders kan afhankelijk van het ziekenhuis erg uitgebreid zijn.

8

AIOS - Periodes aanpassen Indien er vanwege bijv. zwangerschap, promotie sprake is van verlenging van de opleiding moeten in het portfolio periodes door de AIOS worden aangepast. Dit om er voor te zorgen dat bijv. KPB’s in de juiste opleidingsjaren terecht komen. 1. Klik op de button ‘voortgangsgesprekken, periode wijzigen en regionale eisen’ (zie afbeelding hieronder)

2. Vervolgens op ‘periodes wijzigen’

En vervolgens de periodes aanpassen:

Let op! Dit is geen automatisch systeem! Na aanpassing van één periode moeten de daarop volgende periodes ook - handmatig - worden aangepast.

9

AIOS - 360 graden feedback tool In het opleidingsplan 2015 1.1 wordt deze tool genoemd als niet-verplichte toetsvorm. De 360 graden feedback is een instrument dat bedoeld is om een AIOS reflectie te geven op de competenties die voor het uitoefenen van het vak nodig zijn, om zo te komen tot persoonlijke ontwikkeling. Het instrument is geen beoordelingsinstrument maar een reflectie-instrument, met als doel na te gaan op welke terreinen persoonlijke ontwikkeling mogelijk is. Vragen dienen vanuit bovenstaand perspectief beantwoord te worden. Hierdoor ontstaat er een reëel beeld waarmee de AIOS zijn voordeel kan doen. Als een vraag niet beantwoord kan worden, dan kan ‘’n.v.t.’ aangevinkt worden. De respons wordt anoniem verwerkt. Algemene demo http://www.pe-online.org/demo/msft/msft.html Aanwijzingen voorafgaand Het is van belang dat u voor het starten van de 360 graden feedback de mailadressen bij de hand heeft van minimaal: 2 medisch specialisten 2 verpleegkundigen of paramedici 2 personen administratieve ondersteuning 2 aios Probeer meer personen te betrekken bij de feedback dan het gestelde minimum. Het eindrapport kunt u pas opvragen/uitdraaien als minimaal 2 personen van iedere rol (dus totaal 8) en uzelf (!) het formulier hebben ingevuld. De start- en einddatum kunt u in principe ongewijzigd laten (men heeft na de uitnodiging standaard 1 maand de tijd om te reageren). De standaard uitnodigingstekst kunt u zelf aanpassen. (Let op! houdt de einddatum in de gaten, zodat u deze tijdig kunt verlengen als nog niet alle personen hebben gereageerd! Is de datum eenmaal verstreken dan kan dit alleen nog aangepast/verlengd worden m.b.v. de helpdesk en dat brengt uiteraard kosten voor de NIV met zich mee. ) Stap 1. Selecteer deelnemers

10

De vragenlijsten kunnen verstuurd worden, wanneer minimaal 8 personen zijn uitgenodigd, waarvan steeds minimaal 2 per categorie. Stap 2 – Vragenlijsten beantwoorden De geselecteerde personen krijgen een uitnodiging per mail.

Zij krijgen de vragenlijst als volgt te zien.

11

Alle vragen

Competentie & Items t.b.v. Evaluatie middels 360Feedback

Medisch Handelen Kan efficiënt een gerichte anamnese en lichamelijk onderzoek uitvoeren Kan een geprioriteerde differentiële diagnose op stellen Kan zelfstandig patiënten met acute aandoeningen opvangen Communicatie Kan een patiënt bondig presenteren tijdens overdracht/bespreking Statusvoering is gestructureerd, ter zake en patiënt-specifiek Is respectvol in interactie met patiënt, familie en zorgverleners Maatschappelijk Handelen Registreert incidenten en complicaties en koppelt terug Accepteert eigen fouten en kan deze erkennen Samenwerking Neemt expertise van teamleden op in diagnostisch/therapeutisch handelen Draagt op passende wijze zorg voor een effectieve en veilige overdracht Wetenschap Kan relevante literatuur ontsluiten om klinische vragen te beantwoorden Kan coassistenten begeleiden, onderwijzen en enthousiasmeren. Organisatie Prioriteert verschillende taken op een verantwoorde wijze Handelt patiëntenzorgtaken en administratie tijdig af Reflectie Kent de grenzen van het eigen handelen en vraagt tijdig supervisie Staat open voor feedback Indien men niet tijdig reageert Let op! Als niet iedereen op tijd reageert en u heeft nog geen 8 reacties, dan kan er geen rapport gemaakt worden. Zorg er dus voor dat je voor het verstrijken van de einddatum een herinnering stuurt, of beter nog, een herinnering sturen + de einddatum verlengen. Dit kunt u zelf doen, maar alleen als de datum nog niet verstreken is. Stap 3 Rapportage bekijken Minimaal 8 personen en uzelf moeten de feedback ingevuld hebben, voordat het rapport gegenereerd wordt. De AIOS kan het rapport zelf bekijken. Het geeft inzicht in de resultaten t.o.v. andere AIOS. 1. Ga naar in het portfolio 360 graden feedback tool:

2. Klik op datum of naam om te openen: 12

3. Klik op het rapport-icoontje om het rapport te openen:

AIOS – Toevoegen nascholing (zelf a.h.v. certificaat) Indien je van een nascholing een certificaat hebt gekregen en de congresorganisatie heeft je aanwezigheid niet in GAIA toegevoegd, dan kan je het certificaat scannen en zelf toevoegen aan je portfolio:

Dit kan bij het volgende kopje:

Klik op ‘Toevoegen’, vul in het volgende scherm de datum in van de cursus / het congres, vul bij de omschrijving de titel van de cursus / het congres in en voeg het bewijs van deelname toe en sluit af met versturen en sluiten. Je ziet het dan direct in het overzicht staan:

13

Je ziet het ook terug in je totaaloverzicht:

Staat het er dan onbedoeld tweemaal in, dan kan je de versie die je zelf hebt toegevoegd ook weer verwijderen. Klik op de datum (is een link) en kies in het volgende scherm ‘verwijderen’:

14

AIOS – Toevoegen geaccrediteerde nascholing (door (congres)organisatie) (geldt alleen voor AIOS met geactiveerd portfolio!) Binnen GAIA is het mogelijk dat congressen worden toegevoegd aan het portfolio. Dit gaat a.h.v. de BIG nummers. Alleen de BIG-nummers van geactiveerde portfolio’s worden geaccepteerd. Wanneer de congresorganisatie je BIG nummer heeft toegevoegd aan de presentielijst dan verschijnt dit in je totaaloverzicht (je krijgt hier geen automatische melding van): Klik op ‘Voortgangsgesprekken, periodes wijzigen en regionale eisen’

Klik vervolgens op ‘Totaaloverzicht activiteiten (alle jaren)’

In het overzicht zie je dan de toegevoegde congressen:

Dit levert geen nascholingspunten op, omdat een AIOS nog geen nascholingsplicht heeft in het kader van herregistratie. Achter ‘Uitleg’ staat dan ook: De punten (uren) in principe alleen meetellen voor geregistreerd specialisten.

15

AIOS - Dossiers beëindigen De AIOS die de opleiding met succes heeft afgerond en geregistreerd is als specialist krijgt tot 3 maanden na registratie nog toegang tot het AIOS portfolio. Het systeem zal hiervoor 1 maand na registratie, en nog eens op 2 maanden na registratie een bericht versturen. In deze mail wordt gewezen op de beschikbare exportfunctie. Het systeem zal automatisch na 3 maanden het dossier verwijderen. Ook AIOS in vooropleiding kunnen de gegevens exporteren en de pdf bestandjes desgewenst weer uploaden in het dossier van hun eigen specialisme. Zie ook export portfolio.

AIOS - Export portfolio Indien gewenst kan een AIOS alle documenten (in pdf) vanuit zijn portfolio meenemen d.m.v. een exporteerfunctie. Onder ‘mijn gegevens’ (via klikken op ‘wijzig mijn gegevens’ komt u in het achterliggende scherm) in het AIOS portfolio staat hiervoor een activeringstoets. Klik op ‘export’.

Vervolgens:

Wanneer de export klaar is (dit kan enige minuten duren) verschijnt een bericht in uw berichtenscherm (en evt. een bericht in uw ‘gewone’ mailbox):

16

• Klik op de bijlage MANIFEST….. • Download het ZIP bestand naar uw PC (opslaan) • Pak het ZIP bestand uit! In de map waar u het ZIP bestand heeft uitgepakt staat een bestand ‘start.html’. DUBBELKLIK daarop om alle informatie in te kunnen zien.

Zie hieronder een klein deel van het html bestand dat wordt getoond:

U kunt op de pdf-linkjes klikken om ze te openen, bijvoorbeeld:

Hieronder een gedeelte van het betreffende pdf document:

Tip: In de map ‘prod’ van het ZIP bestand staan ook alle losse pdfjes met dezelfde benamingen als hierboven: ‘pectivity….pdf. Die zou je kunnen hernoemen a.h.v. het html bestand. Daar staan nl. de door het systeem gegenereerde nummers, maar ook de categorie van de bijlage vermeld.

17

AIOS / Opleider – Correcties Wisselen categorie van bijv. keuzestage naar verplichte stage Naar aanleiding van een vraag is in december 2014 veen kleine aanpassing in het systeem gedaan, waardoor het nu wel mogelijk is om van categorie te wisselen. Wisselen kan alleen tussen activiteiten die exact dezelfde velden hebben (u kunt b.v. niet een stage gesprek wisselen met een KPB). En de aanpassing kan alleen door de (plv) opleider gedaan worden. Als AIOS kunt u niet zelf de categorie wisselen. Werkwijze De (plv) opleider gaat naar de betreffende activiteit. Klikt op activiteit en daarna op knop ‘status wissen’. Daarna klikken op ‘activiteit goedkeuren’. De opleider kan dan een andere categorie selecteren en opnieuw op goedkeuren klikken. In de meeste gevallen zal een correctie van activiteiten niet mogelijk zijn, omdat de velden niet exact gelijk zijn (bijv. doordat competenties verschillen). In dat geval moet de opleider (omdat hij/zij gekoppeld is aan de activiteit om goed te keuren) de activiteit terugsturen, de AIOS de activiteit verwijderen en een nieuwe aanmaken. Presentaties toegevoegd door AIOS Indien een AIOS zelf bepaalde zaken toevoegt aan het portfolio (zonder dat deze goedgekeurd moeten worden) zal er een vuilnisbakje bij de toevoeging staan. Indien dat het geval is kan het altijd weer door de AIOS zelf verwijderd worden en opnieuw toegevoegd op de juiste plaats in het portfolio.

AIOS / opleider / supervisor – Goedkeuring d.m.v. pincode De AIOS moet ingelogd zijn in zijn/haar dossier, de bewuste opleider/supervisor koppelen en kiezen voor ‘goedkeuren d.m.v. pincode’. De opleider/supervisor kan deze direct goedkeuren d.m.v. het intypen van de persoonlijke pincode.

Goedkeuring kan ook op een later tijdstip plaatsvinden. De gekoppelde opleider/supervisor krijgt een e-mail om het formulier goed te keuren.

18

AIOS/Opleider – lokaal gebruik KPB algemeen Het KPB formulier algemeen kan voor allerlei doeleinden worden gebruikt, men heeft vrije keuze bij het invullen van de titel en ook welke competenties men wil beoordelen. Bijv. te gebruiken voor ‘samenwerking met collega’s. Elk opleidingsziekenhuis kan dit naar eigen inzicht gebruiken.

Opleider - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen Per opleidingsziekenhuis kan één opleider interne geneeskunde worden aangegeven die een opleidersaccount aanmaakt. Vanuit dit account worden de leden van de opleidingsgroep in het portfolio gezet waaronder de plaatsvervangend opleider, de supervisoren (ook van de MDL, Longziekten vanuit de stages!) en opleidingsondersteuning. (Zie ook onder opleidingsondersteuning voor uitleg hoe het secretariaat een rol kan hebben in het beheren van de opleidingsgroep.)

Opleider – X-codes voor AIOS in vooropleiding Opleiders krijgen (op aanvraag bij het bureau NIV) de beschikking over een aantal X-codes die op persoonlijke basis aan de AIOS in vooropleiding kunnen worden uitgereikt. Elke code is slechts eenmaal te gebruiken. Met deze X-code kunnen de AIOS in vooropleiding direct een portfolio aanmaken.

Opleider – Schakeljaarstudenten Het is mogelijk dat schakeljaarstudenten een portfolio aanmaken. De volgende gegevens van deze studenten moeten dan gestuurd/gemaild worden naar het NIV bureau: • Naam (voorletters-tussenvoegsel-achternaam) • Geboortedatum • Mailadres • Startdatum opleiding • Opleidingsziekenhuis

19

Opleider - Notities De opleider kan in alle formulieren welke hij heeft goedgekeurd –alleen voor hem zichtbare- notities toevoegen.

Opleider – AIOS overzicht In het opleidersgedeelte kan via ‘AIOS’ direct naar het portfolio van de AIOS worden gegaan, door te drukken op het linker icoontje ‘openen portfolio’.

Openen portfolio Direct toevoegen activiteit Naar personalia Overzicht van nog openstaande beoordelingen Foto (indien toegevoegd door AIOS) Rapport met samenvatting van de voortgang – grafisch weergegeven

20

Opleider – Zelfreflectie AIOS Inzien van de zelfreflecties van de AIOS kan via het scherm ‘Aios’, vervolgens klikken op het icoontje ‘open portfolio’, klikken op het opleidingsjaar waarin de zelfreflectie gedaan is en dan klikken op de datum

Opleider – Rapporten

De opleider (en/of het opleidingssecretariaat) kunnen rapporten uitdraaien om inzicht te krijgen in: Activiteiten – aantallen per kwartaal Activiteiten – aantallen per kwartaal per beheerder KPB’s opmerkingen Persoon – gekoppelde AIOS (beroepsgroep) Persoon – te plannen AIOS beoordelingen (beroepsgroep) Voortgang alle AIOS

21

Opleider – Rapport: aantallen (KPB’s) per kwartaal

Dit rapport laat zien hoeveel KPB’s door de gehele opleidingsgroep per kwartaal zijn goedgekeurd (management informatie).

Opleider – Rapport: aantallen (KPB’s) per kwartaal per beheerder

Dit rapport laat zien hoeveel KPB’s zijn goedgekeurd per lid van de opleidingsgroep. Deze management informatie geeft inzicht welke opleider/supervisor veel of weinig KPB’s beoordeelt.

22

Opleider – Rapport: KPB’s opmerkingen

Met dit overzicht heeft de opleider inzicht in de kwaliteit van de inhoud van de feedback en kan hij/zij dit terugkoppelen met de opleidingsgroep. Bij dit overzicht is bewust gekozen om dit anoniem weer te geven, omdat dit niet bedoeld is ter beoordeling van AIOS, maar als sturing/ter lering voor de betrokkenen bij de opleiding.

Opleider – Rapport: gekoppelde AIOS

Dit rapport geeft een overzicht welke AIOS zijn gekoppeld aan de opleider in het opleidingsziekenhuis.

Opleider – Rapport: te plannen AIOS beoordelingen

23

Op basis van de voortgang van de gekoppelde AIOS verschijnen hier alle tot jaar 6 verplichte onderdelen met de indicatie wanneer dit moet worden afgerond. De opleider kan het rapport gebruiken om te monitoren of alle gesprekken gehouden zijn en om nieuwe gesprekken te plannen. Geadviseerd wordt om dit rapport periodiek uit te draaien. Het is ook mogelijk dat dit een taak is voor het opleidingssecretariaat (mits zij in het portfolio toegevoegd zijn als beheerder).

Opleider – Rapport Voortgang alle AIOS

Dit is een overzicht van de voortgang van alle AIOS gekoppeld aan de opleider. Voor de opleider is het mogelijk snel eventuele achterstanden van individuele AIOS te signaleren (rood bolletje); met blauw is aangegeven in hoeverre de AIOS voldoet aan de verplichte onderdelen voor de gehele opleiding (jaar 1 t/m 6). (NB, de afbeelding is van een testaccount, in werkelijkheid zullen meer groene bolletjes te zien zijn.)

Opleider – Vraag-antwoord mogelijkheid De opleider/supervisor kan evt. bij goed te keuren of goedgekeurde documenten vragen toevoegen waarvan de AIOS een melding ter beantwoording ontvangt.

24

Opleider – Gegevens wijzigen / standaard teksten

Wachtwoord en pincode van opleiders kunnen gewijzigd worden bij ‘mijn gegevens’ Indien gebruik gemaakt worden van standaard antwoorden / teksten, dan kunnen deze bij ‘Standaard teksten’ worden aangemaakt en vervolgens gebruikt worden bij: - goed/afkeuren van een activiteit - vraag /antwoord over een activiteit

Opleider/supervisor – (nog openstaande) goedkeuringen Onder AIOS -> goedkeuren/afwijzen activiteiten staan alle activiteiten die nog moeten worden goedgekeurd. Zodra ze goedgekeurd zijn verdwijnen ze uit dat overzicht, maar kunnen altijd weer teruggevonden onder ‘historie’. Als in het zoekscherm niets wordt ingevuld en daarna op ‘zoeken’ wordt gedrukt komt het volledige overzicht van goedgekeurde activiteiten tevoorschijn. Ook is het mogelijk op AIOS of op categorie te zoeken. Op deze pagina kunt u ook instellen hoe vaak u berichten wilt ontvangen van portfolio-berichten in uw ‘gewone’ mailbox. Bijv. een openstaande goedkeuring.

Opleider/supervisor – Pincode instellen De opleider kan bij ‘mijn gegevens’ een zgn. pincode instellen of wijzigen. De pincode kan gebruikt worden om ter plekke een beoordeling goed te keuren.

25

Opleidingssecretariaat - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen Voor de werking van het portfolio is een aantal rollen te onderscheiden: de AIOS, de opleider, de plaatsvervangend opleider, opleider differentiatie/aandachtsgebied, supervisoren en opleidingsondersteuning. Per opleidingsziekenhuis kan één opleider interne geneeskunde worden aangegeven die een opleidersaccount aanmaakt. Vanuit dit account worden de leden van de opleidingsgroep in het portfolio gezet waaronder de plaatsvervangend opleider, de supervisoren (ook van de MDL, Longziekten vanuit de stages!) en opleidingsondersteuning ingevoerd. Opleidingsondersteuning De werkwijze wordt aanbevolen om eerst voor het opleidingssecretariaat de rol opleidingsondersteuning aan te maken en het secretariaat te vragen de plaatsvervangende opleider en supervisoren toe te voegen in het systeem. Opleidingsondersteuning kan personen in de opleidingsgroep toevoegen en verwijderen of hun functie wijzigen (bijv. van opleider naar supervisor). Zij hebben dezelfde rechten als de opleider en kunnen portfolio’s inzien, maar alleen de portfolio’s waar zij door de AIOS zelf aan gekoppeld worden. Indien een opleidingssecretaresse wordt toegevoegd aan de opleidingsgroep dan moet handmatig door de opleider een wachtwoord ingevoerd worden. De opleider moet dit wachtwoord zelf communiceren met de betrokkene(n), want zij krijgen hier geen automatische bevestigingsmail van. Desgewenst kunnen de opleidingsondersteuners zelf hun wachtwoord daarna via hun persoonlijke pagina wijzigen.

26

GAIA dossier i.c.m. GAIA Portfolio Specialisten zitten gekoppeld aan hun GAIA account, dus altijd met BIG-nummer aan het systeem toevoegen! Zij kunnen dan met hun inloggegevens van hun persoonlijk GAIA dossier (nascholingen) ook inloggen in het portfolio. Nadat zij ingelogd zijn moeten zij kiezen of ze naar hun nascholingen willen doorklikken of naar het portfolio. Werkwijze beheren opleidingsgroep 1. Inloggen (door opleider of opleidingsondersteuning) 2. Kies ‘Beheerders’ 3. Kies ‘toevoegen beheerder’ 4. Kies ‘Arts specialist’ 5. Vul BIG nummer in 6. Kruis aan welke functie(s) deze arts/specialist binnen de opleidingsgroep heeft, t.w. (meerdere opties mogelijk): - supervisor internisten - (opleidingsondersteuning = alleen bedoeld voor het secretariaat) - Plaatsvervangend opleider AIOS internisten - opleider differentiatie AIOS internisten (aandachtsgebied) - opleider AIOS in vooropleiding internist

Opleidingssecretariaat - Wisseling van opleider De opleider, de plv. opleider of het opleidingssecretariaat kunnen wijzigingen in de opleidingsgroep doorvoeren. • • •

Het systeem accepteert maar één opleider per ziekenhuis. Alle koppelingen van AIOS naar opleider/persoon blijven aan de persoon zitten (dus die worden niet gewisseld). Echter, als de opleider een andere rol krijgt, bijv. supervisor, dan kan na de wisseling niet meer in de dossiers gekeken worden, omdat hij dat vanuit zijn rol als supervisor niet mag. 27

De volgende situaties kunnen zich voordoen wanneer er sprake is van een wisseling van de opleider interne: Optie 1 (ruilen – interne opvolging) Opleider wordt vervangen door een andere opleider die al bekend is in de opleidingsgroep van het ziekenhuis, na de wisseling blijft de oud-opleider deel uitmaken van de opleidingsgroep.

• • •

(plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest ‘beheerders’ verander het ‘vinkje’ bij de oud-opleider naar bijv. supervisor of plv. opleider + verander het ‘vinkje’ bij de nieuwe opleider naar opleider AIOS internisten + OPSLAAN waar nodig moeten de AIOS de nieuwe opleider nog koppelen aan het portfolio

Optie 2 (pensioen/vertrek – interne opvolging) Opleider wordt vervangen door een andere opleider die al bekend is in de opleidingsgroep van het ziekenhuis en de oud-opleider gaat met pensioen/emeritaat of naar ander ziekenhuis. • • • •

(plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest ‘beheerders’ verander het ‘vinkje’ bij de oud-opleider naar supervisor + verander het ‘vinkje’ bij de nieuwe opleider naar opleider AIOS internisten + OPSLAAN verwijder de oud-opleider waar nodig moeten de AIOS de nieuwe opleider koppelen aan het portfolio.

Optie 3 (ruilen – externe opvolging) Opleider wordt vervangen door een andere opleider die nog niet in het ziekenhuis werkt en nog niet bekend is in de opleidingsgroep in GAIA (komt van buitenaf), na de opvolging blijft de oud-opleider deel uitmaken van de opleidingsgroep. • • • •

(plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest ‘beheerders’ via toevoegen beheerder de nieuwe opleider toevoegen a.h.v. BIG-nummer, deze krijgt eventjes de functie ‘supervisor’ verander het ‘vinkje’ bij de oud-opleider naar supervisor + verander het ‘vinkje’ bij de nieuwe opleider naar opleider AIOS internisten + OPSLAAN alle AIOS moeten de nieuwe opleider koppelen in hun portfolio 28

Optie 4 (pensioen/vertrek – externe opvolging) Opleider wordt vervangen door een andere opleider die nog niet in het ziekenhuis werkt en nog niet bekend is in de opleidingsgroep in GAIA (komt van buitenaf) en de oud-opleider gaat met pensioen/emeritaat of naar ander ziekenhuis. •

(plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest ‘beheerders’

• • • •

klik op het wisselicoontje bij de oud-opleider vul het BIG-nummer in van de nieuwe opleider de portfolio’s van de AIOS zijn direct gekoppeld aan de nieuwe opleider het account van de oud-opleider is daarmee direct verwijderd/overgenomen door de nieuwe opleider

29

Algemeen - Login gegevens account kwijt Als u uw login gegevens kwijt bent kunt u onder het inlogscherm op ‘wachtwoord vergeten’ drukken. Hier voert u uw emailadres in en uw logingegevens worden per omgaande toegezonden.

Ter informatie voor supervisors – opleiders met GAIA nascholingsdossier Staat er een verouderd mailadres in uw dossier, dan kunt u niet via bovengenoemde wijze uw inloggegevens opvragen, omdat deze automatisch verstuurd worden naar het laatste bekend adres in GAIA. In dat geval moet u contact opnemen met de artseninfolijn van de KNMG, om dit aan te laten passen. Telefoon: 030 – 2823 322 of [email protected]

Algemeen – Berichten ontvangen portfolio/GAIA-dossier Direct-nooit-1x per 24 uur-1x per week Het wel of niet ontvangen van e-mailtjes over goed te keuren zaken is een instelling van de opleider zelf in zijn GAIA dossier. Wanneer hij/zij dit uitgezet heeft omdat hij/zij geen meldingen wilde ontvangen over toegevoegde punten aan zijn dossier, dan ontvangt hij ook geen mailtjes over KPB’s. Hij/zij kan dit controleren/aanpassen via ‘mijn gegevens’. De volgende keuzes t.a.v. mailtjes ontvangen kunnen gemaakt worden: 1) direct, 2) nooit, 3) 1x per 24 uur en 4) 1x per week. Berichtenscherm Nieuwe berichten (zoals bijv. een KPB goedkeuren) staan vetgedrukt in het berichtenscherm Berichten die gelezen zijn kunnen worden gearchiveerd, ze worden niet verwijderd. Berichten kunnen altijd bekeken worden in het archief. 30

Algemeen - Beoordelingssystematiek KPB In het portfolio worden 3 verschillende methodes van KPB’s ondersteund. A) De methodiek zoals gehanteerd wordt in het opleidingsplan; hier vindt een relatieve beoordeling van de AIOS plaats tov de fase in de opleiding waar hij/zij zich in bevindt. B) scoring van AIOS ‘onder verwacht niveau’ (voor de duur van de opleiding), ‘volgens verwacht niveau’, en ‘boven verwacht niveau’ (OVB). C) Daarnaast is het mogelijk een PDF te uploaden; hier kan elk gewenst format worden toegepast Let op: Gebruik van een PDF upload betekent wel dat overzichten t.b.v. de gespreksvoering niet kunnen worden gegenereerd. Bij toevoeging van een KPB kan d.m.v. een dropdown menu een stage worden aangegeven, is deze aangegeven dan wordt deze in de rapportage vermeld. Het E-portfolio is een ondersteuning voor de opleidingsperiode en is zeker geen vervanging van het bespreken van KPB’s. Als opleidingsgroep bepaalt u zelf of gesprekken over KPB’s wel of niet verplicht zijn, alleen de vastlegging van het resultaat komt in het E-portfolio terecht. De opleidingsgroep bepaalt zelf wat de beste manier is om KPB goed te keuren. De mogelijkheden die het Eportfolio biedt •

•

Invoer door AIOS – goedkeuring door supervisor: de werklast om alle gegevens in te voeren ligt dan bij de AIOS. De supervisor hoeft dan alleen maar goed te keuren. Invoer door Supervisor: de werklast om alle gegevens in te voeren (inclusief de muisklikken) ligt dan bij de supervisor.

31

Indien de AIOS de KPB invult moeten minimaal de velden met een * zijn ingevuld, alvorens de KPB naar de opleider/supervisor wordt gestuurd. Zie afbeelding. De rest kan leeg blijven.

De AIOS kan dus een redelijk blanco ‘formulier’ aan de opleider/supervisor sturen, maar ook een formulier dat al meer informatie (een soort verslaglegging die de AIOS ter goedkeuring aan de opleider stuurt). De velden over de competenties zijn niet verplicht, dus wat de AIOS niet zelf wil/kan invullen kan aan de opleider worden overgelaten. De opleider kan na ontvangst van de KPB de velden aanpassen en aanvullen. Hij/zij kan de KPB terugsturen (omdat hij/zij toch meer informatie wenst), goedkeuren of afwijzen. Na goedkeuring/afwijzing door de opleider/supervisor kunnen de velden niet meer worden aangepast. (Zie ook pincode over invullen en goedkeuren ter plekke.)

Algemeen - Rollen binnen het dossiersysteem Binnen het portfolio worden de volgende rollen onderscheiden: AIOS, opleider, plv opleider, opleidingsondersteuning, supervisor. • De AIOS is eigenaar van het portfolio, dus heeft inzage in het gehele eigen dossier • De opleider en plv opleider hebben inzage in het gehele dossier en kunnen indien nodig geaccordeerde documenten verwijderen. • De supervisor heeft alleen inzage in die zaken die hij/zij heeft goedgekeurd of toegevoegd. • ‘Opleider AIOS in vooropleiding internist’. Hiermee kan de opleider iemand toevoegen die opleider is van een AIOS in vooropleiding (b.v. geriatrie) zodat deze opleider ook inzage heeft in de dossiers van AIOS interne (alleen inzien, niets toevoegen!!) • Opleidingsondersteuning – kan personen in de opleidingsgroep toevoegen en verwijderen of functie wijzigen (bijv. van opleider naar supervisor). En portfolio’s inzien, mits de AIOS de opleidingsondersteuning heeft gekoppeld.

32

Algemeen - Onderdelen portfolio en autorisatietabel In het hoofdscherm is onder ‘handleidingen/links’ een tabel opgenomen waar de onderdelen van het portfolio staan vermeld, evenals de autorisaties om bepaalde handelingen uit te voeren. Indien u twijfelt aan de werking van het portfolio raadpleeg eerst deze tabel.

NIV Bureau Neem contact op met het NIV bureau voor: - meer informatie - praktische vragen - wensen - suggesties ter verbetering Dorenda van Waterschoot, [email protected], tel. 030-2823308 (ma. t/m do.)

33