PORTFOLIO NIV Regelmatig gestelde vragen

PORTFOLIO NIV‐ Regelmatig gestelde vragen   

   

      J vd Helm ‐ bureau NIV  [email protected]  bijgewerkt: 21‐01‐2013 

  Inhoud  Algemene informatie epf NIV .......................................................................................................... 2  Aanmaken portfolio aios ................................................................................................................. 2  Aanmaken opleidersaccount ........................................................................................................... 3  A/B formulier ................................................................................................................................... 4  Account opleidingsgroep ................................................................................................................. 4  Authorisatie opleiders ..................................................................................................................... 4  ABC formulier .................................................................................................................................. 4  Bekostiging portfolio ....................................................................................................................... 4  Beveiliging portfolio ........................................................................................................................ 5  Accorderen gesprekken ................................................................................................................... 5  Beoordelingssystematiek KPB ......................................................................................................... 5  Dossiers beëindigen ........................................................................................................................ 5  Facultatieve onderdelen .................................................................................................................. 5  Instructiefilmpjes ............................................................................................................................. 6  Migratie papieren portfolio naar digitaal ........................................................................................ 6  Onderdelen portfolio en authorisatie ............................................................................................. 6  Onderdelen portfolio ‐ opleidersgedeelte ...................................................................................... 7  Ontwikkeling portfolio ..................................................................................................................... 8  Pincode ............................................................................................................................................ 9  Periodes aanpassen (aios) ............................................................................................................... 9  Printen vanuit het portfolio ............................................................................................................. 9  Rollen binnen het dossiersysteem .................................................................................................. 9  Rapport  opleider en aios .............................................................................................................. 10  Reflectiebespreking ....................................................................................................................... 12  Regionale portfolio ........................................................................................................................ 12  Stagegesprekken ........................................................................................................................... 12  Storingen ....................................................................................................................................... 12  Stuurgroep portfolio ...................................................................................................................... 12  Testportfolio .................................................................................................................................. 12  Toegang epf ................................................................................................................................... 12  Uitvoer portfolio ............................................................................................................................ 13  Vooropleiding Interne Geneeskunde ............................................................................................ 13  Wijzigen gegevens ......................................................................................................................... 14  Wisseling van opleider .................................................................................................................. 14     

1

Algemene informatie epf NIV De firma Xaurum is leverancier van PE online waarbinnen het epf van de NIV valt. Het portfolio  product wordt momenteel door ca. 160.000 professionals gebruikt waaronder huisartsen,  notarissen, internisten, paramedici, psychologen, cognitief therapeuten, actuarissen en  financiële adviseurs. Het product wordt ook ingezet bij de medisch specialisten voor de  herregistratie en registratie. Bij de Medisch specialisten is de projectnaam GAIA.   Het product is tevens geschikt als loopbaanportfolio: (o.a. registratie/her registratie).  Alle data in het systeem zijn technisch inter‐operabel met andere systemen. Indien er op  Europees niveau een standaard wordt ontwikkeld is Xaurum verplicht om deze ontwikkelingen  te integreren in het systeem.  Bij een eventueel beëindiging van de leveranciersrelatie kan de inhoud van het portfolio worden  teruggegeven aan de aios, en kan worden geïmporteerd in een ander elektronisch portfolio. Alle  gegevens van het portfolio kunnen geëxporteerd worden.      

Aanmaken portfolio aios AIOS kunnen zich aanmelden voor het epf van de NIV (zie instructie website NIV)1. De  automatische aanmelding van AIOS is mogelijk, door koppeling met een KNMG bestand  waarmee wordt gecontroleerd of de AIOS geregistreerd is bij de MSRC.   Kunt u als aios niet inloggen?  Stuur een e‐mail naar [email protected] met de vraag om de gegevensverstrekking  op "ja" te laten zetten. Waarschijnlijk heeft u dan bij de inschrijving in het opleidingsregister  geen toestemming gegeven om uw gegevens uit te wisselen in het kader van de Wet  Bescherming Persoonsregister. Als nieuwe aios dient u er rekening mee te houden dat de  gegevens voor het portfolio iedere eerste dag van de maand worden vernieuwd. Dus als u op 2  september bent ingeschreven kunt u op 1 oktober inloggen.  Nb: voor de aanmaak van de zgn common trunk specialismen (cardiologie, MDL etc.) die een  gedeelte van de vooropleiding bij de Interne Geneeskunde volgen geldt een afwijkende  procedure om een portfolio aan te maken! Zie hiervoor het onderdeel  “vooropleiding” in dit  informatie document. 

1

Afspelen van de instructiefilmpjes verseist de installatie van ADOBE flash op de pc. Deze is niet in alle ziekenhuizen standaard geïnstalleerd. De ICT afdeling kan dit verzorgen.

2

Aanmaken opleidersaccount

Voor de werking van  het portfolio zijn een aantal rollen te onderscheiden:  de aios, de opleider,  de plaatsvervangend opleider, supervisoren en opleidingsondersteuning. Per opleidingsinstituut  kan een opleider worden aangegeven die een opleidersaccount aanmaakt. Vanuit deze account  worden de leden van de opleidingsgroep in het portfolio gezet waaronder de plaatsvervangend  opleider, de supervisoren (ook van de MDL, Longziekten vanuit de stages!)  en opleidings  ondersteuning ingevoerd. Via de website van de NIV vraagt de opleider authorisatie  aangevraagd bij de NIV (zie website). 

Na invulling van de items wordt een bericht naar de NIV gestuurd en de aanvraag geaccordeerd.  Na accordering kunnen vanuit de opleidersaccount de overige rollen worden aangemaakt.  Er  wordt aanbevolen voor het opleidingssecretariaat de rol opleidingsondersteuning aan te maken  en het secretariaat te vragen de plaatsvervangende opleider en supervisoren toe te voegen in  het systeem. Na invoering moet de ondersteuning de wachtwoorden communiceren met de  betrokkenen, desgewenst kunnen deze het wachtwoord via hun persoonlijke pagina wijzigen. 

3

Indien de arts beschikt over een gaia account deze altijd met bignummer aan het systeem  toevoegen!     

A/B formulier  Een jaarlijkse beoordeling vastgelegd op een door de MSRC vastgesteld formulier,  Jaarlijkse beoordeling van de aios door de opleider en zijn medewerkers nadat de vereiste  voortgangsgesprekken hebben plaatsgevonden. De aios moet deze formulieren in het portfolio  bewaren, deze hoeven niet opgestuurd te worden. Als er echter twijfel bestaat over de  geschiktheid van de AIOS en of in staat is de opleiding voort te zetten, moet het A/B formulier  aan de MSRC worden opgestuurd.   

Account opleidingsgroep De toegangsaccount van alle opleiders en supervisoren zit gekoppeld aan het persoonlijke GAIA  dossier. De opleidingsgroep wordt vanuit het opleideraccount toegevoegd.     

Authorisatie opleiders Alvorens een opleider gebruik kan maken van het epf dient de opleider door de NIV  geautoriseerd te worden. Aanvragen opleidersaccount: zie website NIV. Dit wordt uitgelegd in  het instructiefilmpje opleider autorisatie. De opleider kan vervolgens leden van de  opleidingsgroep aanmelden (ook bijvoorbeeld een afdelingssecretaresse). De opleider kan ook  een plaatsvervangend opleider aangeven, die dezelfde rechten heeft als de opleider. De  toegangsaccount van de opleider zit gekoppeld aan het persoonlijke GAIA dossier.  Evaluatiegesprekken, introductie stagegesprekken, beoordelingen, enz. worden niet alleen door  de opleiders  gedaan, maar door allen bij de opleiding betrokken specialisten , hiervoor kan de  opleider deze supervisoren aanmelden. Waar de opleider het gehele portfolio van de aios kan  inzien, kan een supervisor alleen die documenten inzien waar de aios de supervisor bij heeft  betrokken ter beoordeling. De AIOS moet hen hiertoe wel toegang tot zijn/haar portfolio  verlenen om een beoordeling via het portfolio te kunnen invoeren. Onder het menu AIOS in het  epf van de opleider staan alle AIOS die deze opleider toegang hebben verleend tot hun  portfolio.    

ABC formulier In het dossier zit per jaar het AB formulier (dit is geen upload1). Dit moet worden uitgeprint,  getekend en, per post, worden opgestuurd naar de MSRC. Het C formulier2 zit niet opgenomen  in het epf. Alle formulieren kunnen ook als upload toegevoegd worden onder “Overige  activiteiten/ documenten”. Nb. Dit formulier behoeft alleen te worden ingevuld bij twijfel 

Bekostiging portfolio  De NIV is de enige contractnemer naar de leverancier Xaurum toe en voldoet jaarlijks de totale  abonnementskosten. De NIV factureert jaarlijks in het eerste kwartaal 12,5% van alle actieve NIV  portfolio’s aan de hoofdopleiders. Per portfolio geldt een tarief van € 16,‐ /AIOS/jaar waarmee 

4

ook verdere ontwikkelkosten worden gedekt. De hoofdopleider belast de kosten door naar  perifere opleiders 

Beveiliging portfolio Alle apparatuur van Xaurum bevindt zich in het beveiligde hostingcentrum. Ongeautoriseerde  toegang tot de servers is afgeschermd. Alle medewerkers van Xaurum hebben een  geheimhoudingsverklaring waarin zij instemmen met het vertrouwelijk behandelen van  gegevens en het niet verstrekken van gegevens aan derden. Alleen medewerkers die werken  aan het project GAIA beschikken over de wachtwoorden om de servers te benaderen. Alle data  wordt 1x per dag via een veilige verbinding overgebracht naar naar een 2e hostingcentrum. In  geval van calamiteiten (1e hostingcentrum niet bereikbaar door b.v. brand) wordt gebruik  gemaakt van deze gegevens. 

Accorderen gesprekken Bij het toevoegen van een formulier waar aftekenen voor noodzakelijk is moet de aios de  supervisor/opleider kiezen die de goedkeuring moet doen. Alleen deze persoon krijgt een e‐mail  om het formulier goed te keuren. Het KPB formulier kan door de supervisor direct geaccordeerd  worden vanuit het aios dossier door middel van een pincode (zie pincode). 

Beoordelingssystematiek KPB In het portfolio worden 3 verschillende methodes van KPB’s ondersteund.  A) De methodiek zoals gehanteerd wordt in het opleidingsplan pag. 112; hier vindt een relatieve  beoordeling van de AIOS plaats tov de fase in de opleiding waar hij/zij zich in bevindt.  B) scoring van Aios “onder verwacht niveau” (voor de duur van de opleiding), “volgens verwacht  niveau”, en “boven verwacht niveau”.  C) Daarnaast is het mogelijk een PDF te uploaden; hier kan elk gewenst format worden  toegepast.  Let op: Gebruik van een PDF upload betekent wel dat overzichten t.b.v. de gespreksvoering niet  kunnen worden gegenereerd (zie rapportages opleider en aios). 

Dossiers beëindigen Binnen het epf bestaat een status “inactief” (hiervoor worden geen kosten gerekend), volgende  fase is beëindiging/vernietiging van een portfolio. Vooralsnog kan een dossier beëindigd worden  of op inactief worden gezet op verzoek van de AIOS/NIV (bijv. bij beëindiging van de opleiding).  In de toekomst kan dit geautomatiseerd plaatsvinden door een  koppeling met de registratie  commissie. 

Facultatieve onderdelen  ‐ Het EPF bevat een lijst waarmee de klinische presentaties kunnen worden bijgehouden.  ‐ Binnenkort zal een multisource feedback instrument beschikbaar komen.   Gebruik van de klinische presentaties en de Multisource feedback is echter niet verplicht. 

5

Instructiefilmpjes Afspelen van de instructiefilmpjes vereist de installatie van ADOBE flash op de pc. Deze is niet in  alle ziekenhuizen standaard geïnstalleerd.   

Migratie papieren portfolio naar digitaal Veel aios zullen al beschikken over een papieren versie van een portfolio. Data van deze  formulieren kunnen eventueel gescand worden en als pdf in het elektronische portfolio worden  ondergebracht. Voor reeds gestarte aios wordt aangeraden met de opleider contact op te  nemen en te bespreken op welke wijze het elektronische portfolio in gebruik moet worden  genomen. 

Onderdelen portfolio en authorisatie In het hoofdscherm is onder “handleidingen/links” een tabel opgenomen waar de onderdelen  van het portfolio staan vermeld, alsmede de authorisaties  om bepaalde handelingen uit te  voeren. N.b. deze “beslisregels” van het portfolio kunnen vanuit de NIV gewijzigd worden.  Indien u twijfelt aan de werking van het portfolio raadpleeg eerst deze tabel. 

 

6

Onderdelen portfolio ‐ opleidersgedeelte  

In het opleidersgedeelte kan via “Aios” direct naar het portfolio van de aios worden gegaan,  door te drukken op het linker icoontje “dossier”.      Het opleidersgedeelte van het portfolio bevat een aantal beheers tools te vinden onder de kop  “rapporten”. 

 

Rapport gekoppelde aios: overzicht van alle aios die aan de ingelogde opleider zijn gekoppeld   

7

Werkbak opleider: te plannen aios beoordelingen. Op basis van de voortgang van de gekoppelde  aios verschijnen hier alle tot jaar 6 verplichte onderdelen met de indicatie wanneer dit moet  worden afgerond (zie onder).   

    Voortgang alle aios: Voortgang van alle aios gekoppeld aan de opleider. Voor de opleider is het  mogelijk in een oogopslag eventuele achterstand van individuele aios te signaleren (rood  bolletje); met blauw is aangegeven in hoeveree de aios voldoet aan alle verplichte onderdelen  jaar 1 t/m 6.   



 

 

Ontwikkeling portfolio De gebruikersgroep die heeft deelgenomen aan de pilot zal in stand worden gehouden voor  kritische feedback en doorontwikkeling t.a.v. het epf. Daarnaast wordt in het epf een E‐mail  adres aangegeven voor (niet acute) vragen en opmerkingen t.a.v. het portfolio.  ([email protected]). De coördinatie van de verdere ontwikkeling van het portfolio vindt  plaats vanuit het bureau NIV).  

8

Pincode In het opleiderscherm kan een zgn pincode door de opleider worden ingesteld.  

  Indien de opleider een pincode heeft aangemaakt kan als een aios inlogt in zijn/haar portfolio de  opleider deze direct na invulling goedkeuren dmv intypen van de pincode.     

Periodes aanpassen (aios) Indien er vanwege bijv. zwangerschap, promotie sprake is van verlenging van de opleiding  kunnen in het portfolio periodes worden aangepast. Dit is geen automatisch systeem! Na  aanpassing van een periode moeten de overige periodes ook –handmatig‐ worden aangepast.       

Printen vanuit het portfolio  Dit kan via de standaard print functie van de browser (op pagina met KPB rechtermuisklik en  dan print).       

Rollen binnen het dossiersysteem Binnen het portfolio worden de volgende rollen onderscheiden:   Aios, opleider, plv opleider, opleidingsondersteuning, supervisor.   De Aios heeft inzage in het gehele eigen dossier   De opleider en plv opleider hebben inzage in het gehele dossier en kunnen indien nodig  geaccordeerde documenten verwijderen.   De supervisor heeft alleen inzage in die zaken die hij/zij heeft goedgekeurd of  toegevoegd.   Wijzigen van rol: Naar rol opleider, wijziging doorvoeren  Nb: een opleiders wissel moet momenteel nog via het NIV bureau worden aangevraagd.

9

Rapport opleider en aios In het portfolio is een rapportagemogelijkheid aanwezig  waarbij per periode en per competentie een overzicht voor  gespreksvoering kan worden gegenereerd.    De volgende overzichten worden in de rapportage  aangemaakt:  1. Beoordelingsgesprek  Indien de beoordeling door de  opleider, en de zelfreflectie door  de  aios zijn ingevuld (dit gebeurt onafhankelijk van elkaar!) en een voortgangsgesprek is  geselecteerd (bijv. jaar 1 kwartaal 4) verschijnt een spinneweb met de scores. 

    2. Overzicht KPB:  Op chronologische volgorde staan hier de opmerking velden afgedrukt en de scores vergeleken  met de norm. De afwijking (afw) geeft het positieve of negatieve verschil in eenheden van 4  maanden van de scores. 

  3. competentieontwikkeling per KPB   In dit overzicht staan voor de periode waarvoor is geselecteerd de competentie ontwikkeling  van de KPB’s weergegeven. In een eerste totaal overzicht staan alle competenties weergegeven,  in de volgende per competentie. De grafieken met de tertielen geven de individuele KPB  afnames met de scores, bij de OVB systematiek wordt het aantal scores opgeteld per tertiel  weergegeven per gescoorde O,V,B.   

10

 

 

 

  de status geeft aan in hoeverre de aios op schema ligt in relatie tot de periode waar de aios in zit  (bijv 3e jaar, dan moet je 30 kpb’s hebben), de voortgang geeft het percentage behaald tov de  vereisten in 6 jaar.

11

Reflectiebespreking  Tbv de reflectiebespreking bespreking voert de opleider zijn reflectie in, en de aios voert deze in  in zijn/haar portfolio. Bij de gespreksvoering wordt het verslag van de opleider en de aios bij  elkaar gevoegd in het rapport (zie rapport).   Nb: als er voor de aanmaak van het voortgangsdocument geen datum wordt ingegeven wordt  het reflectieverslag niet meegenomen. 

Regionale portfolio  Het is mogelijk regionale toevoegingen te doen aan het portfolio. In de testomgeving is dit  uitgewerkt voor de regio Groningen (log in als aios BIG‐29060851130 ww: dodereku). Een  verzoek hiertoe graag richten aan J.vd.Helm van het bureau NIV [email protected]). 

Stagegesprekken  Het portfolio ondersteund het Start‐, tussen‐,  en het eindgesprek. De huidige instelling binnen  het portfolio is dat het stagestartgesprek door de aios wordt ingevoerd, het tussen en  eindgesprek door de opleider. De instellingen van het portfolio worden beheerd door de  stuurgroep portfolio van de NIV. 

Storingen  Technische storingen van het epf kunnen gemeld worden bij de KNMG helpdesk.  Gebruikersfouten (gebruikers die slecht lezen en vastlopen bijvoorbeeld) zijn geen storingen en  als die terecht komen bij Xaurum (de automatiseerder) verwijst deze door naar het bureau NIV.  Stuurgroep portfolio  Het portfolio van de NIV wordt verder ontwikkeld door een stuurgroep ingesteld door het  Concilium Medicinae Internae. Voorzitter M. Kramer (Vumc), leden: R. Koopmans  (Mumc),  M.  Schneider (UMCU), J. Romijn (AMC, M. Kallenberg (Aios), M. Assink (Aios), J vd Helm (NIV). 

Testportfolio  Dit portfolio is door een ieder ter inzage en ter oefening beschikbaar.  https://www.pe‐online.org/login/?css=155&langid=23   portfolio voor de aios (gebruikersnaam:testaccountaiosniv01, wachtwoord:  testaccountaiosniv01)  voor opleiders:  gebruikersnaam: testopleiderniv02  wachtwoord: testopleiderniv02      Toegang epf  Het electronische portfolio is het eigendom van de AIOS. Dez AIOS bepaalt wie er toegang krijgt  tot het epf en wanneer deze toegang wordt beëindigd. In het epf is een autorisatietabel  opgenomen (zie handleidingen links‐ “wie doet wat”) waarin wordt aangegeven wie welke  functies (bijv. verwijderen en accorderen van beoordelingen) in het epf mag uitvoeren.   

12

Uitvoer portfolio  Momenteel is de enige mogelijkheid om documenten uit het portfolio te exporteren door  op  iedere afzonderlijke activiteit te klikken, te printen en evt. de bijlagen te downloaden.  (nb: voor 2013 staat wel op de ontwikkellijst om een export mogelijk te maken).   

  Vooropleiding Interne Geneeskunde  De klinische geriatrie, longziekten, mdl, reumatologie en cardiologie kennen binnen hun  opleiding een of meerdere jaren interne geneeskunde. Aangezien zij hiervoor het curriculum van  de IG een of meerdere jaren volledig volgen heeft de NIV deze verenigingen aangeschreven dat  zij er van uit gaat dat alle AIOS van deze specialismen gebruik maken van het portfolio IG.  Activatie van de portfolio van de common trunk specialismen moet hangende een technische  oplossing op een afwijkende wijze geschieden. Opleiders krijgen (op aanvraag bij het bureau NIV  J vd Helm) vooralsnog de beschikking over een aantal accounts welke op persoonlijke basis aan  de common trunk aios kunnen worden uitgereikt, in een later stadium zal dit ook  geautomatiseerd moeten geschieden. Deze worden ingevuld als activeringscode (zie filmpje  http://www.pe‐online.org/demo/aiosNIV/aiosactiverenV01.html).  Nb: Het activeren van het dossier voor aios van de aios common trunk specialismen is afwijkend:  1. log in als Aios   www.knmg.nl/artsdossier  2. activeer uw gaia account. vul uw Bignummer in, en de 6 cijferige activeringscode die u van uw  opleider heeft ontvangen (bijv X00800)       

  Bij aanmaak ontvangt de aios een email op het gewenste e‐mail adres. Let op dat het mogelijk is  dat een spam filter van bijv google strak erg nauwkeurig is  afgesteld en de email door de  spamfilter wordt afgevangen. 

 

13

    Wijzigen gegevens  Vaak zal een opleidingssecretariaat leden van de opleidingsgroep toevoegen. Indien gegevens  gewijzigd moeten worden, bv inlognaam of email adres dan kan alleen de gebruiker deze  gegevens wijzigingen na inloggen en  toevoegingen/wijzigingen invoeren. Wijzigingen van  persoonsgegevens moet u vanwege de koppeling met Gaia doorgeven aan het bureau van de  registratiecommissie.  wachtwoord.

 

Wisseling van opleider   Indien er sprake is van een opleiderswissel van bijvoorbeeld van een plaatsvervangend opleider  naar opleider moet dit via het NIV bureau worden aangevraagd ([email protected]).   nb: juni 2013 komt er in het opleiderscherm een mogelijkheid voor de opleider om dit zelf aan  te passen. 

14