Field Service Suite “The Feature Value Show”
2 oktober 2014
Wij werken intensief samen voor service & inspectie
Ieder specialist op hun vakgebied 1 gezamenlijk interface naar Backoffice systemen Meerdere gezamenlijke referenten
Impact op planning
Key issues
Forecasting
Vaststellen verwachtte hoeveelheid werk
Capaciteitsplanning
Seizoenspatronen Frequentie planning Optimalisatie inzet personeel en vloot Tactische routes
Oplossingen
Personeels planning
Field service planning
Beschikbaarheid Dagelijkse taken Vraag Optimale Diensten dynamische route Competenties planning Werkplek Medewerker conditie Planning criteria
Mobiele service
Integratie mobiele devices Directe herplanning Overschrijdingen inzichtelijk Plannen ad-hoc taken Real-time signalering
Orion Tactical Resource Planning Harmony Service Planning Mobiel
Pauzeren opdrachten voor spoedklussen of handtekening van de klant
Wat is het?
Opdracht is te pauzeren Resterende deel opdracht is aan iemand anders te geven Bedoeld voor: ‒ Spoedjes tussendoor ‒ Onderdelen die ontbreken ‒ Parkeren voor handtekening van de klant
Wat is het?
1. Monteur pauzeert opdracht 2. Status pauzeren wordt verwerkt in de planning 3. Gerealiseerde tijd wordt geregistreerd in de planning
4. Overgebleven tijd volgens norm tijd van de opdracht kan naar keuze worden opgevolgd:
a. Taak gaat terug in takenbak met resterende tijd en planner kan deze opnieuw inplannen b. Taak wordt automatisch ingepland bij zelfde monteur op dezelfde dag indien mogelijk. Anders alternatieve monteur
5. Kan ook onderweg naar een opdracht als de opdracht zelf nog niet gestart is
Taak wordt gepauzeerd op mobiel
Taak gepauzeerd en opgeknipt
Spoedtaak wordt tussendoor gepland
Restant opdracht wordt herplant naar collega
11
Collega ontvangt restant opdracht op mobiel
12
In de praktijk
Restant dezelfde dag opnieuw gepland bij dezelfde monteur
Dispatchen van de processtappen van een opdracht naar meerdere medewerkers
Wat is het?
Web dispatch met doel: ‒ Workflow van verschillende taken rondom de opdracht plannen en monitoren door de gehele organisatie ‒ Inzicht in status opdracht door aanbrengen fasering, kan door verschillende rollen worden uitgevoerd (wat is de progressie?) ‒ Overal beschikbaar ‒ Lage hardware specs
In de praktijk
Website bij elke balie om 4 fases van opdracht te ondersteunen: 1. 2. 3. 4.
Adviseur - Aanname Monteur – Reparatie Adviseur – Accordering Adviseur – Financiële afhandeling
Web voorwaarde ‒ Vanwege hardware specs voor > 50 vestigingen
Planbord met ingeplande opdrachten
17
Web view op de vestiging
18
Workflow + dispatch per opdracht
19
Filter ongepland
20
Dispatchen
21
Dispatched + Afgehandeld
22
Mobiele opvolging
23
Real-time KPI reporting in de Planning
Wat is het?
Webpagina presenteert real-time informatie uit de planning database tbv KPI rapportages.
Webpagina altijd up-to-date en beschikbaar. ‒ Daarmee bijv. op een tablet
Directe management informatie Alle info gaat in een dataware house. Waardevolle info. Ook voor rapportage over historie
Resultaat telt Value Assessment Business Case
26
Resultaat telt Business Case vs. Realisatie uit KPI rapportage
In de praktijk
Bonus / Malus: ‒ Gemiddelde reisafstand per bezoek (planning) ‒ Gemiddelde uitvoeringstijd opdracht (mobiel)
In de praktijk
Managers sturen via inzicht op iPad: ‒ Benutting van capaciteit ‒ Aantal opdrachten per type ‒ Verhouding reistijd/werktijd/beschikbaarheid
Performance - Tijd
30
Performance - Afstand
31
In de praktijk
Sturing voor zowel planners als managers
Geplande vs. gerealiseerde ritduur per medewerker 600
500
400
300
Duur gepland Duur gerealiseerd
200
100
0
33
Realisatie klantafspraken
Buiten bloktijd Binnen bloktijd
34
Mobiele status opdrachten per dag
Planned Received Read
InTransit Started Ready Aborted Rejected
35
Detailrapportage per medewerker per opdracht
36
Capaciteitsoverzicht = inzetbaarheid
37
Meerdere monteurs en/of meerdere taken op een bon Ook voor werk over meerdere dagen
Voorbeeld: onderhoud 60 deuren vergt 5 dagen
Maandag Dinsdag Woensdag
Help, wat hebben we al gedaan? Zijn we niks vergeten?
Maandag
Dinsdag
Alle objecten op alle bonnen van de betrokken monteurs Object
o Overzicht en details beschikbaar, vergelijkbaar met opdrachten o Scannen van barcode start direct met object o Volgorde niet verplicht (configurabel) o Status per object zichtbaar
Meerdere taken op een bon en werken met meerdere medewerkers aan de bon
Bij start opdracht alleen 1e taak bekend Tussentijds komen aanvullen Collega is gestart …
Meerdere taken op een bon en werken met meerdere medewerkers aan de bon
Afronding van taken direct
voor iedereen zichtbaar Veel taken (of objecten): makkelijk zoeken
Meerdere taken op een bon o.b.v. contract
Meerdere workflows binnen dezelfde applicatie
Processen: Workflow definitie per proces
45
Reparatie flow met definitie vervolgacties
46
Preventief onderhoud flow met meerdere toestellen
47
In de praktijk
Object
Regulier onderhoud & vulopdracht
Bekend
Service opdrachten
Bekend
Adhoc service opdracht
Probl. & opl. registr.*
Activiteiten (uren)
Materialen
Goederen
Uitlezen automt.
Opn. mech. tellerst.
Geld legen
Opmerking
Maak (vervolg) opdracht
Samenv.& handtekening
Rek klant
Rek klant
Adhoc vulopdracht Goederen handelingen Plaatsing opdracht
Afschrijving
Rek klant
Checklijsten **
U bepaalt module keuzes voor uw werkprocessen Opdrachtoverzicht
Nieuwe meldingen
Handtekeningen
Navigeren
Contracten & mobiel betalen
Barcodes
Printen
Foto’s
Uren en/of kilometerregistratie
Inspecties
Attachements meesturen
Track & Trace
Pauzeren en overdragen
Zoeken naar opdrachten dichtbij
Checklijsten
PDF generatie en E-mailen
49
Kern: Configureerbaarheid
Configuratie visie: optimale trade-off tussen configureerbaarheid en doorlooptijd en kosten Kortere doorlooptijd en lagere kosten
Field Standaard
Service
Suite
Lage Configureerbaarheid
Hoge Configureerbaarheid Maatwerk
4GL tool
Langere doorlooptijd en hogere kosten Langere ontwikkeltijd en meer testwerk nodig & door meer manuren hogere implementatiekosten
Onze visie
De Field Service Suite volgt uw werkproces Uw werkproces volgt ons vaste stramien
52
Vragen & discussie
53
Meer weten? Bart Veeke Manager Field Service Planning 088 678 3265 06 10 93 9999
[email protected] www.ortec.com
Reinier Morra Business Development Manager 053 4803100 06 53960510
[email protected] www.sigmax.nl
