Excel Controller. Jaarrekening

Handleiding Excel Controller Jaarrekening

Excel Controller

Handleiding Excel Controller Jaarrekening Jaarrekening in Excel Auteur(s)

G. Buurmans

Date of creation

13-04-2011

Excel Controller T. 087 8758788

F. van Eedenstraat 2 3351 SM Papendrecht

I. E.

www.excelcontroller.nl [email protected]

KVK Rotterdam 24.31.44.22 BTW NL 8107.42.159 B.01

1


Inhoudsopgave Inleiding Excel Jaarrekening .................................................................................................................................... 3 1 Beveiligingen afzetten in Excel ............................................................................................................................. 4 2 Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007 ............................................................................................................... 5 Stap1 Importeren kolommenbalans ......................................................................................................................... 7 Stap 3 Codering....................................................................................................................................................... 9 Stap 4 Jaarrekeningcodering onderhouden ........................................................................................................... 12 Stap 6 Uitleg formules ........................................................................................................................................... 16 Stap 7 Printen Excel Jaarrekening (naar PDF) ...................................................................................................... 19 Stap 8 Naar PDF printen ....................................................................................................................................... 21



I. E.



2


Inleiding Excel Jaarrekening Wij hebben een gratis product 'Excel Jaarrekening' in MS Excel gemaakt (zonder beveiligingen), zodat u het naar eigen inzicht kunt aanpassen. Uitleg en de mogelijkheid om te downloaden treft u hier aan. Excel Controller maakt producten om eenvoudig en snel meer inzicht te krijgen in de financiële situatie van uw administatie(s). Om (kleine) bedrijven een mogelijkheid te geven om snel, eenvoudig en goedkoop een eigen jaarrekening te kunnen maken, hebben wij besloten de 'Excel Jaarreking' gratis ter beschikking te stellen. Alle functionaliteiten bevinden zich binnen Excel. Met enige Excel kennis kunt u onderdelen toevoegen en verspreiden naar iedereen, zonder dure software nodig te hebben. De 'Excel Jaarrekening' wordt u gratis aangeboden door Excel Controller en kan u veel geld besparen. Suggesties en opbouwende kritiek is altijd welkom. Bij voldoende belangstelling zullen wij in de toekomst de suggesties verwerken. Klik hier om de applicatie te downloaden De Excel Controller geeft zelf geen ondersteuning voor dit gratis product. Het bedrijf AES Eduserve B.V. beidt u voor een regulier uurtarief ondersteuning. Neem voor nadere informatie telefonisch contact op met John van der Tuijn en AES Eduserve: 06-12284871. Veel succes met uw jaarrekening.



I. E.



3


1 Beveiligingen afzetten in Excel Voordat u begint met werken met ons werkboek, dient u eerst het beveiligingsniveau van Excel voor VBA Macro’s op een laag niveau te zetten. Gebeurt dit niet dan krijgt u foutmeldingen en waarschuwingen. De VBA Macro’s zullen niet werken, echter zal dit niet leidingen tot nadelige gevolgen. Virussen kunnen niet voorkomen worden ook al heeft u deze beveiliging op één hoog niveau staan. Stappen: 1- Open Excel. 2- Zorg ervoor dat er géén werkbladen openstaan. 3- Ga naar het menu EXTRA MACRO Beveiliging.

4- Vervolgens krijg je de keuze uit Hoog/Gemiddeld/Laag. Kies hier voor Laag. 5- Sluit Excel helemaal af. Als Excel opnieuw weer wordt opgestart zult u vervolgens géén meldingen van Excel meer krijgen.



I. E.



4


2 Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007 Aanpassen beveiligingsniveau VBA Macro's in Excel 2007. Klik op de Microsoft Office-knop en vervolgens op Opties voor Excel. Stap 1. Start Excel op en ga naar de Office knop en kies opties voor Excel.

Stap 2. Kies in Opties in Excel:"Vertrouwenscentrum" Kies: "Instellingen voor vertrouwenscentrum".



I. E.



5


Stap 3. Vervolgens: "Instellingen voor macro's: • •

Alle macro's inschakelen. Toegang tot het objectmodel van het VBA-project vertrouwen.

Kies hier voor Laag of Gemiddeld. Bij gemiddeld krijgt u telkens weer, als u een excelbestand opent, de vraag of u de macro's wilt activeren.



I. E.



6


Stap1 Importeren kolommenbalans Het is vrij eenvoudig om de kolommenbalans te importeren in de Excel Jaarrekening. Het enige wat u hoeft te doen is de kolommenbalans vanuit uw boekhouding in het tabblad [Invoer] te plakken. De saldi voor het verslagjaar dienen in de kolom [Verslagjaar] te komen en basisjaar in [Basisjaar]. Met de knop [Leegmaken] wordt het tabblad leeg gemaakt. Met de knop [Bijwerken grootboekschema] worden de grootboekrekeningen overgezet naar het tabblad [Instellingen], waar u de grootboekrekeningen kunt koppelen aan de codering.

Figuur 1



I. E.



7


Stap 2 Onderhoud stamgegevens Op het tabblad [Instellingen] staan naast de grootboekrekeningen ook alle stamgegevens van de jaarrekening waaronder verslagjaar, gegevens van de opsteller en voor wie de jaarrekening bestemd is. Daarnaast kunt u ook de bedrijfsactiviteiten vermelden. Deze worden weergegeven in 'toelichting op de jaarrekening'. Ook kunt u de omzet en kostprijs rubrieken uitsplitsen en aangeven of u de werknemers kernratio's wilt zien in de accountantsrapportages.

Figuur 2



I. E.



8


Stap 3 Codering Nu de kolommenbalans geïmporteerd is kunt u de grootboekrekeningen koppelen aan de jaarrekeningcodes. De Excel Jaarrekening heeft een standaard coderingschema. De codes met maximaal 2 cijfers hebben een verplichte indeling. De overige codes kunt u zelf onderhouden en verdelen. Belangrijk Tijdens het importeren van de kolommenbalans worden nieuwe grootboekrekeningen aan de lijst toegevoegd. Grootboekrekeningen omschrijvingen worden van bestaande grootboekrekening niet bijgewerkt. Heeft u een compleet ander grootboekschema maak dan de lijst eerst leeg. Hieronder staat onze standaard coderingschema voor de eerste 2 cijfers.

Figuur 3



I. E.



9


Op het tabblad [Instellingen] staat de geïmporteerde grootboekschema.

Figuur 4

Boven in ziet u hoeveel grootboekrekeningen u nog dient te coderen. Door te dubbelklikken op de gele kolommen verschijnt het onderstaande coderingsformulier. Hiermee kunt u koppelen aan de grootboekrekening.



I. E.



10


Figuur 5

Bij grootboekrekening ziet u de grootboekrekening die u gaat coderen. Bij codering ziet u de actieve codering. Bij zoeken kunt u een codering snel opzoeken en door te dubbelklikken op de lijst of op de knop [Toepassen] wordt de codering aan de grootboekrekening toegevoegd.



I. E.



11


Stap 4 Jaarrekeningcodering onderhouden Op het tabblad [Codering] kunt u zelf coderingen aanmaken en onderhouden. Daarnaast kunt op dit tabblad ook presentatieboekingen doen. Op het tabblad kunt u de gele kolommen zelf onderhouden.

Figuur 6

Door op de knop [Nieuwe codering] te drukken krijgt u het onderstaande scherm. Hiermee maakt u een nieuwe codering met omschrijving aan.

Figuur 7

Als u op [Toepassen] drukt vindt er een check plaats of de codering al bestaat.



I. E.



12


Figuur 8

Dubbel coderingen zijn niet toegestaan.

Figuur 8

Figuur 9

Zodra er een codering is aangemaakt wordt de lijst gesorteerd. De kolom [K] controleert of de codering al in de specificatie gebruikt wordt. De kolom [L] geeft aan of een codering dubbel voorkomt. Excel Controller T. 087 8758788


I. E.



13


Stap 5 Specificatie Er zijn 3 tabbladen waar de eventuele specificatie aan toegevoegd moet gaan worden, dit zijn de bladen: Spec1 = Activa Spec2 = Passiva Spec3 = Resultaat De tabbladen [Jaarrekening] en [Accountantsrapportage] worden bestuurd door de eerste 2 codes dus deze hoeven niet aangepast te worden.

Figuur 20

Als u het tabblad [Spec] selecteert, kunt u dubbelklikken op een lege cel in kolom A, in het voorbeeld is dit A13. Het onderstaande scherm toont welke coderingen we nog niet toegewezen hebben.



I. E.



14


Figuur 31

Door een codering te selecteren wordt een regel ingevoegd en worden alle bijbehorende formules ingevuld. U dient wel altijd de formule en eind totalen te controleren voor de zekerheid.

Figuur 42



I. E.



15


Stap 6 Uitleg formules De Excel Jaarrekening gebruikt enkele formules, waarmee de gegevens opgehaald worden. Op het tabblad [Spec] zijn dit.

Figuur 53

Verbergen nulregels

Figuur 64

Wij gebruiken een formule die controleert of de saldo's 0 zijn. Als dit het geval is hebben wij een macro gemaakt die het getal 1 in kolom B verbergt. Ophalen van Saldo verslagjaar

Figuur 75

Hiervoor gebruiken we een som.als formule die verwijst naar het tabblad [Codering] Ophalen van Saldo basisjaar

Figuur 86



I. E.



16


Tabblad [Codering]

Figuur 97

Kolom A = Code2. Deze bevat de eerste 2 tekens van de code in kolom C,= Kolom B = Code3. Deze bevat de eerste 3 tekens van de code in kolom C Kolom C = Code Kolom G = Saldoverslagjaar Kolom J = SaldoBasisjaar Tabblad [Jaarrekening]

Figuur 108

Gebruiken we Code2 en Code3. Excel Controller T. 087 8758788


I. E.



17


Tabbladen MVA1 en MVA2

Figuur 119

Om de materiële en immateriële vaste activa weer te geven dienen de gele velden ingevuld te worden. Hiermee worden mutaties in de MVA zichtbaar. U heeft 5 rubrieken tot uw beschikking. Verloop Eigen vermogen

Figuur 20

Voor het verloop van het Eigen vermogen dient u de gele velden in te vullen. Voor specificaties van de uitgaven en ontvangsten van het Eigen vermogen adviseren wij u om een specificatie als losse bijlage mee te nemen. Excel Controller T. 087 8758788


I. E.



18


Stap 7 Printen Excel Jaarrekening (naar PDF) Als u een jaarrekening heeft uitgewerkt, dan wilt u deze natuurlijk printen. Ga naar het tabblad [Afdrukken] en doorloop de volgende stappen.

1. Controleer welke tabbladen u wilt gaan printen, zie de onderstaande tabel 2. Klik op de knop [Nulregels verbergen]. Hierdoor worden in heel de jaarrekening alle nulregels verborgen. 3. Klik op de knop [Pagina nummering ophalen]. Hierdoor worden alle te printen paginanummers genummerd.

Figuur 21

In de kolom L en M heeft u de mogelijkheid de tekst voor kopteksten en voetteksten op alle te printen pagina's aan te passen.



I. E.



19


Pagina einde Voordat u gaat printen dient u te kijken of er geen rare pagina-einden zijn, zoals getoond wordt in onderstaande scherm. Tip: schakel over naar een pagina-einde voorbeeld.

Figuur 22

Met behulp van het pagina-einden voorbeeld kunt u eenvoudig de pagina-einden aanpassen.

Figuur 23

Als alle pagina's doorgelopen zijn kunt u printen. Excel Controller T. 087 8758788


I. E.



20


Stap 8 Naar PDF printen

Als u naar PDF wilt printen adviseren wij PDFCreator. Deze PDF printer is gratis en kunt u downloaden via het web. Selecteer PDFCreator als printer

Figuur 24

Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm en drukt op de knop [Wachten verzamelen]

Figuur 25



I. E.



21


Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm. Hier worden alle PDF's verzameld. Als u kiest voor 'combineer alles', dan wordt de selectie samengevoegd in één document. Zo zou u ook bijlagen uit andere bestanden kunnen toevoegen.

Figuur 26

Wanneer alles is verzameld, kunt u printen naar PDF.

Figuur 27



I. E.



22


Figuur 28

Figuur 29



I. E.



23


Figuur 30



I. E.



24

Excel Controller. Jaarrekening

Recommend Documents