Gebruikershandleiding EXCEL CONTROLLER voor Exact Online

2014

Gebruikershandleiding EXCEL CONTROLLER voor Exact Online

Excel Controller 13-4-2014

Excel Controller Inhoud Inleiding .....................................................................................................................................................2 Installatie ....................................................................................................................................................3 Registratie ...................................................................................................................................................7 Koppeling Exact Online ............................................................................................................................... 10 Aan de slag met de Excel Controller ............................................................................................................. 15 Aan de slag met draaitabellen ..................................................................................................................... 20 Coderen tbv standaardrapportages .............................................................................................................. 25 Instellen van de jaarrekening ...................................................................................................................... 29 Bijlage 1. Lijst met Coderingen .................................................................................................................... 37 Bijlage 2.: Verklaring gebruikte velden in de financiële overzichten ................................................................. 51

Pagina 1 van 52

Excel Controller Inleiding De Excel Controller is de financiële rapportage oplossing voor uw administratiesoftware. Excel Controller werkt vanuit MS Excel, een omgeving waarmee iedereen gewend is te werken. Daarbij lijkt het alsof u in MS Excel werkt, maar eigenlijk gebruikt Excel Controller alleen de “engine” ervan. Door middel van zgn. kenniscontainers en draaitabellen maakt Excel Controller uw financiële gegevens in een handomdraai inzichtelijk en kun u zelfs doorklikken tot op het diepste niveau. Zelfs tot de bijlages, digitale facturen, aan toe. Zo kun u eenvoudig controles, analyses en rapportages in een oogwenk realiseren. En dit alles met de meest actuele gegevens uit uw administratie. De volgende rapportages zijn onder meer mogelijk met de Excel Controller: • • • • • • • • • •

Balans Openstaande facturen Consolidatie Resultatenrekening Omzetanalyse Inkoopanalyse Jaarrekening Tussentijdse rapportages Management rapportages Rapportages op maat

Daarnaast zijn voor de Excel Controller ook handige add-ons ontwikkeld, waarmee u rechtstreeks de boekingen in uw administratie kunt zetten. • • • • •

Declaratie onkosten, inclusief digitale bonnen. Kasstaat Memoriaal Creditcard verwerking Klant specifieke oplossingen

In de komende hoofdstukken gaan we stapsgewijs door de mogelijkheden van de Excel Controller.

Pagina 2 van 52

Excel Controller

Installatie De Excel Controller werkt vanaf MS-Excel 2007 en hoger in een MS-Windows omgeving. Wij ondersteunen geen Apple besturingssysteem. Er zijn twee versies beschikbaar; 32 bits MS-Excel 64 bits MS-Excel. De setup bestanden zijn gezipt. Hierdoor geven sommige anti virusprogramma’s de melding dat de inhoud schadelijk kan zijn, dit is natuurlijk niet het geval. Unzippen en installatie Nadat u de bestanden gedownload heeft dient u de zip bestanden uit te pakken (unzippen).

Om de installatie uit te voeren dient u rechtermuisknop te drukken op het bestand setup.exe en in de popup selecteren [Als administrator uitvoeren].

Pagina 3 van 52

Excel Controller Vervolgens wordt de installatie wizard opgestart. Deze wizard is standaard ingesteld voor de installatie voor de koppeling met Exact Online.

Pagina 4 van 52

Excel Controller

Pagina 5 van 52

Excel Controller

Pagina 6 van 52

Excel Controller

Registratie Start vervolgens MS-Excel op. U ziet dat er nu een nieuw Excel menu item bijgekomen is.

Klik vervolgens op het menu item [Excel Controller] en u ziet de onderstaande menubalk.

Klik vervolgens op de knop [Update EC]. Het onderstaande scherm wordt dan opgestart.

Pagina 7 van 52

Excel Controller

U dient via het registratieformulier uw gegevens correct in te voeren. Hiermee waarborgt u uw gegevens en het recht op onderhoud en support. Tik u gegevens in en vervolgens klik op Exact Online. De registratie vraag dan ook om de login gegevens van Exact Online. Exact Registratie Hier voert u uw gegevens in hoe u inlogt in Exact Online. Het wachtwoord word door ons niet opgeslagen!

Pagina 8 van 52

Excel Controller

En klik vervolgens op de knop [Start], vervolgens worden verschillende bestanden bijgewerkt.

Sluit hierna dit scherm. Sluit MS-Excel af en start MS-Excel opnieuw.

Pagina 9 van 52

Excel Controller Koppeling Exact Online Stap 1: Om de data vanuit Exact Online te importeren in onze lokale database, dient u MS-Excel te openen en naar de menubalk Excel Controller te gaan.

U ziet de volgende iconen in de werkbalk verschijnen:

Klik op Exact Online Import. Dit dient altijd te gebeuren als u de laatste data vanuit Exact Online wilt gebruiken.

Pagina 10 van 52

Excel Controller Stap 2. U ziet bovenin de naam van het database bestand dat meegeleverd is met de installatie. Dit is het bestand waar de gegevens van Exact Online in geïmporteerd worden. Deze dient u niet aan te passen. Vul bij inloggegevens de gebruikersnaam en wachtwoord in vervolgens klikt u op ‘Inloggen & ophalen Administraties’. U ziet dan het volgende scherm:

Pagina 11 van 52

Excel Controller Stap 3. U kunt nu kiezen uit de administratie(s) die beschikbaar zijn vanuit Exact Online. Selecteer desgewenst één of meerdere administraties die u wilt gebruiken in de Excel Controller. Bij het selecteren worden de knoppen onderaan het scherm actief. U ziet het volgende scherm:

Pagina 12 van 52

Excel Controller Stap 4. Voer in het veld ‘Importeren administratie’ (onderin het scherm) de jaren en maanden op die u wilt importeren en kies daarna hoe u uw gegevens wilt importeren. Het tijdvak JJJJMM geeft aan dat u wilt gaan importeren vanaf deze periode. Periodes die reeds geïmporteerd zijn hoeven alleen bij het wijzigen van mutaties opnieuw geimporteerd te worden. Tip! Ga om dit beter te controleren regelmatig periodes afsluiten en boekingen verwerken. Boekingen en saldi worden alleen geïmporteerd als ze binnen een periode vallen. Dus de eerste keer dienen alle periodes geïmporteerd te worden.   

Import Detail (jaarfilter). Wanneer u bij een grote administratie de gegevens wilt importeren. Import (alleen saldi). Import Detail (alles).

Let op! De tijd die nodig is voor het importeren hangt af van de grootte van u administratie en de internetverbinding. Stap 5. Kies ‘Import Detail (alles)’ en u ziet nu het volgende scherm:

TIP! Het is wenselijk, wanneer u veel werkt met de Excel Controller, om regelmatig (Let wel! Nadat u Excel hebt opgestart) op de knop ‘Onderhoud Database’ te klikken. Dit zorgt ervoor dat uw database klein blijft. Door het importeren van gegevens groeit deze namelijk aanzienlijk. Met een onderhouden database blijven de gegevens gewaarborgd en veilig om mee te werken.

Pagina 13 van 52

Excel Controller Documenten Als u in Exact Online veel documenten hebt zal de importtijd vertragen ten opzichte van geen of minder documenten. Doe dit dan altijd op een rustig moment, bijvoorbeeld in de pauze. Bijwerken Wanneer u met de Excel Controller aan de slag gaat, is het verstandig om met de laatste gegevens uit uw administratie te werken. Klik hiervoor de knop ‘Exact Online Importeren’ in de werkbalk van de Excel Controller aan.

Selecteer de licentie en klik daarna (zonder de inloggegevens in te vullen) op de knop ‘Inloggen & ophalen Administraties’ en kies de betreffende administratie(s) waar u mee wilt gaan werken.

Pagina 14 van 52

Excel Controller Aan de slag met de Excel Controller In dit hoofdstuk beschrijven we de verschillende rapportages en overzichten die u met de Excel Controller kunt maken. Allereerst beschrijven we hetgeen u op het scherm ziet. Werkbalk Ga naar de Excel Controller werkbalk in MS-Excel en klik hier op ‘Rapportages’.

U ziet nu het volgende scherm;

Knoppen Bovenin staan verschillende knoppen. Dit zijn de verschillende typen rapportages en overzichten die u kunt gebruiken met de Excel Controller.  Sluiten. Dit sluit het rapportagescherm.  Draaitabel. Dit geeft de voorgedefinieerde overzichten en rapportages met draaitabellen weer. Deze staat als eerste geopend in het scherm eronder.  Mutatielijst. Dit geeft de voorgedefinieerde overzichten en rapportages met lijsten weer.  Stamgegevens. Dit geeft de voorgedefinieerde overzichten en rapportages met de stamgegevens uit de administratie weer.  Overig. Dit geeft de voorgedefinieerde overzichten en rapportages van bijvoorbeeld dashboards en de jaarrekening weer.

Pagina 15 van 52

Excel Controller Draaitabel De knop ‘Draaitabel’ geeft de rapporten en overzichten weer waarin u gebruik maakt van zogeheten draaitabellen. Met draaitabellen kun u eenvoudig uw eigen overzichten aanpassen.

De volgende rapporten en overzichten kun u hier terugvinden:             

Budgetten. Hier zie u een overzicht van de ingevoerde budgetten uit uw administratie. Dagboekanalyse. Dit geeft een overzicht van alle boekingen binnen een bepaald dagboek. Grootboekanalyse. Dit geeft een overzicht van één grootboekrekening. Zo kan u controleren wat er allemaal op deze grootboekrekening geboekt is. Balans. Dit geeft de standaard balans weer en geeft de mogelijkheid om meerdere jaren met elkaar te vergelijken. Resultatenrekening. Dit geeft de standaard resultatenrekening weer en geeft de mogelijkheid om meerdere boekjaren met elkaar te vergelijken. Resultatenrekening PM. Dit geeft de resultatenrekening per maand weer. Jaaranalyse. Dit geeft de balans en resultatenrekening van één jaar weer. Verdicht. Dit geeft de resultatenrekening en balans gesaldeerd weer, o.t.w. zonder details. Realisatie. Dit geeft het verschil weer tussen de begroting en de werkelijke cijfers. Inkoopanalyse. Dit geeft een overzicht van de inkoop onderverdeeld per relatie. Omzetanalyse. Geeft een overzicht van de omzet per relatie. Openstaande posten. Dit geeft een overzicht van de totale nog te ontvangen en te betalen bedragen. Verkoopanalyse. Dit geeft een overzicht van de verkoop onderverdeeld per relatie.

Pagina 16 van 52

Excel Controller Mutatielijst De knop ‘Mutatielijst’ geeft verschillende overzichten weer van het type lijst. Deze lijsten kun u gebruiken voor de controle van boekingen en het zoeken naar documenten.

De volgende lijsten zijn beschikbaar:         

Controle verkopen BTW. Dit is een controlemiddel om te kijken of de verkoopfacturen tegen het juiste BTW percentage zijn weggeboekt. Controle BTW inkopen. Dit is een controlemiddel om te kijken of de inkoopfacturen tegen het juiste BTW percentage zijn weggeboekt. Controle Saldo’s. Hiermee controleer u of de details van de boekingen overeenkomen met de saldi uit de administratie. Documenten. Hiermee kan u eenvoudig alle documenten zoeken die in de boekhouding verwerkt zijn. Export Grootboekrekening. Hiermee krijg u een lijst van alle mutaties op de geselecteerde grootboekrekening. Export dagboek. Alle boekingen van het geselecteerde dagboek in één lijst. Zoeken naar. Hier kan u uitgebreid zoeken naar teksten, bedragen en andere eigenschappen van boekingen binnen uw administratie. Debiteurenmutaties. Alle mutaties van een relatie (in dit geval een debiteur) die zich in de administratie bevinden. Statussen. Hiermee kan u de status van verschillende boekingen opvragen.

Pagina 17 van 52

Excel Controller Stamgegevens Met de knop stamgegevens vind u overzichten die betrekking hebben op de inrichting van uw administratie.

De volgende overzichten zijn beschikbaar:  Grootboekschema. Dit geeft een overzicht van de grootboekrekeningen en de daaraan gekoppelde verdichtingen, de zogeheten grootboekclassificaties.  Jaarrekeninggroep. Dit geeft een overzicht van de grootboekrekeningen met de daaraan gekoppelde coderingen van de rapportages. Overig De overige overzichten en rapporten vallen niet specifiek onder de eerder genoemde knoppen en zijn verzameld onder deze knop.

Pagina 18 van 52

Excel Controller De volgende overzichten en rapporten zijn hier beschikbaar:      

Verkopen per klant 4 jr. Dit geeft de vergelijking weer van de verkopen per klant onderverdeeld per periode. Verkopen per klant 4 jr. Dit geeft de vergelijking weer van de verkopen per klant onderverdeeld per heel jaar. Omzet per debiteur PM. Dit geeft een overzicht van de omzet per debiteur per maand in grafieken weer. Tussentijdse rapportages. Dit geeft de Balans, de resultatenrekening en de forecast weer. Verloop resultatenrekening. Dit is een uitgebreid resultatenrekening die het verloop weergeeft van de laatste dertien maanden en tevens het cumulatieve verschil tussen de laatste twee jaar. Jaarrekening model. Hiermee kun u de jaarrekening van uw onderneming opstellen. Deze zullen we op een later moment nader toelichten.

Uitzonderingen Bij het selecteren van de rapportages en overzichten opent zich een nieuw scherm waarin u de administratie (en het tijdvak waarover u het overzicht wilt hebben) kunt selecteren. De stappen die u onderneemt om tot deze rapportages te komen zijn over het algemeen hetzelfde. Er zijn echter wel enkele uitzonderingen, zoals:  Openstaande posten. Deze lijst opent meteen in een nieuw document omdat hierachter een aantal standaard weergaven van de openstaande posten zitten.  Controle Saldo’s. Dit is een statische lijst. Hier hoef u geen gegevens in te vullen en is niet te wijzigen  Grootboekschema. Dit is ook een statische lijst waarin u geen gegevens hoeft in te vullen en is niet te wijzigen.  Jaarrekening. Deze is dusdanig uitgebreid en behoeft slechts enkele extra handelingen en instellingen.

Pagina 19 van 52

Excel Controller Aan de slag met draaitabellen In dit hoofdstuk gaan we aan de slag met het soort rapportage waar draaitabellen bij gebruikt worden. De meeste rapporten in de Excel Controller zijn gebaseerd op deze zogenaamde draaitabellen. Wat zijn draaitabellen? Een draaitabel is een tabel waarin data op een dynamische manier samengevat kan worden. U kunt de inhoud van de draaitabel veranderen door datavelden te slepen en neer te zetten op een gewenste plaats. Ze worden vaak gebruikt om data te analyseren en geven veel inzicht bij overzichten van grote hoeveelheden data. Omdat draaitabellen bijzonder flexibel zijn in de presentatie, leidt dit vaak tot nieuwe inzichten. Als voorbeeld gebruiken wij het rapport voor het controleren van de boekingen, te weten de ´Resultatenrekening´. Voorbeeld: Resultatenrekening Klik in de werkbalk van de Excel Controller op de knop ‘Rapportages’ en in het hierop volgende velden klikt u op de knop ‘Draaitabel’. Selecteer de ‘Resultatenrekening’ in het onderste scherm en klik vervolgens op de knop ‘>’

Pagina 20 van 52

Excel Controller U ziet nu het volgende scherm:

Selecteer hier de gewenste administratie, vanaf welk jaar en tijdvak u wilt laten zien in de resultatenrekening.

Tip! Voor een geconsolideerde rapportage kun u bij sommige standaardrapporten meerdere administraties selecteren. We selecteren in dit voorbeeld slechts één administratie. Klik op de knop ‘>’ en u krijgt het volgende scherm te zien;

Pagina 21 van 52

Excel Controller In dit scherm zie u in het werkveld twee tabellen staan. In de bovenste tabel zie u de administratie en periode die u hiervoor hebt opgegeven. Deze kan u hier vervolgens ook weer wijzigen. Dit doet u door te klikken op de lichtblauwe cellen. Met de knop ‘Vernieuwen’ voert u de nieuwe instellingen door. In de onderste tabel staat het overzicht van de posten die behoren tot de resultatenrekening. Deze velden zijn interactief en kunnen naar eigen wens ingesteld worden. U kunt deze velden ook onafhankelijk van elkaar in of uit de tabel slepen, door ze met de linkermuisknop vast te houden. Daarnaast kun u deze velden ook in het veld aan de rechterkant van het scherm, de zogeheten ‘Draaitabelvelden’, aan- of uitvinken. Het slepen (veld vasthouden met de linkermuisknop) kan daarnaast ook, net als aan- of uitvinken, vanuit de ‘Draaitabelvelden’. Onderin dit veld zie u de verdeling van de kolommen en riun in de resultatenrekening. Deze zijn ook aan te passen.

Voorbeeld Het slepen werkt vrij eenvoudig. In het volgende voorbeeld voegen wij in het scherm de ‘Relatie’ toe aan de resultatenrekening. Zo zie u per relatie of de juiste grootboekrekening gebruikt is. We slepen de relatie uit het veld ‘Draaitabelvelden’ naar de resultatenrekening. Houdt de linkermuisknop ingedrukt wanneer u de optie ‘Relatie’ uit het veld van de ‘Draaitabelvelden’ sleept.

Ga met de muiscursor naar het blok voor het veld genaamd ‘Niveau1’ en laat daar de linkermuisknop los. U ziet nu het volgende scherm.

Pagina 22 van 52

Excel Controller Voor een overzichtelijk beeld halen we de Niveau’s 1 t/m 3 weg. Deze kun u uitvinken in het veld van ‘Draaitabelvelden’ of door ze in de tabel te selecteren met de linkermuisknop en deze uit de tabel te slepen en buiten de tabel los te laten. U krijgt het volgend scherm te zien.

Wanneer u klaar bent met het rapport naar eigen wens aan te passen, kun u deze met een eigen naam opslaan. Zo hebt u het gemaakte rapport altijd tot uw beschikking. Wees niet bang dat de oorspronkelijke indeling, door het schuiven van velden, aangetast wordt. De template van alle rapportages zal altijd de oorspronkelijke indeling weergeven.

Doorklikken Zoals gezegd is één van de meest vooruitstrevende toepassingen van de Excel Controller dat u de mogelijkheid hebt om door te kunnen klikken, zelfs tot op bijlage niveau. U moet dan echter wel bij het ophalen van de administratie uit Exact Online de documenten geïmporteerd hebben. Zie hiervoor ook hoofdstuk 2. Importeren. Wanneer u dubbelklikt op een boeking zie u het volgende scherm;

Pagina 23 van 52

Excel Controller Wanneer u de bijlage wilt zien, dubbelklik u simpelweg in het onderste deel van het scherm op het veld van de bijlage. Deze opent dan in PDF formaat. U krijgt dan het volgende scherm te zien;

Als u op het tabje [Aanvullende opmerkingen] klikt kunt u extra informatie aan uw boeking toevoegen. Bijvoorbeeld als een boeking uitgezocht moet gaan worden en door wie.

Pagina 24 van 52

Excel Controller Coderen tbv standaardrapportages Met de Excel Controller proberen wij templates te maken die voor iedere bedrijf bruikbaar zijn. Deze templates worden via een standaard structuur opgesteld. Er dient hiervoor een koppeling van uw grootboekrekeningen naar de rapportagecode gemaakt te worden. Voorbeelden van templates zijn : Jaarrekening Tussentijdse rapportages Kostenplaatsrapportages

Koppelingen maken Stap 1. Ga in MS Excel naar het tabblad van de Excel Controller en klik op ‘Codering Grootboek’.

Stap 2. In het volgende scherm stelt u de coderingen in. Een volledig overzicht van de coderingen vind u in de bijlage. Selecteer eerst de ‘Administratie’ door op de pijl te klikken.

Pagina 25 van 52

Excel Controller Stap 3. Selecteer daarna de ‘Grootboekrekening zonder verdichting’. Dit zijn de grootboekrekeningen uit uw administratie die we vervolgens gaan koppelen met de verdichtingen uit de Excel Controller, de zogeheten coderingen.

Stap 4. Selecteer de ‘Verdichting’ die u wilt koppelen aan de grootboekrekening uit uw administratie. Daarna selecteert u de ‘Subverdichting’. Deze kun u desgewenst een andere omschrijving geven. In het volgende scherm is de omschrijving aangepast.

Pagina 26 van 52

Excel Controller Stap 5. Klik op ‘>’ en de koppeling is gemaakt. Zo koppelt u alle grootboekrekeningen aan de betreffende verdichtingen en subverdichtingen.

Coderingen kopiëren Wanneer u eenmaal de codering hebt aangemaakt kunt u deze eenvoudig kopiëren naar een andere administratie. Klik op het tabblad ‘Kopiëren Administratie’ en selecteer de administratie van waaruit u de codering wilt kopiëren en daarna de administratie waarnaar u de coderingen wilt kopiëren en kies in welke hoedanigheid u de coderingen wilt kopiëren.

Pagina 27 van 52

Excel Controller De jaarrekening De jaarrekening is zoals eerder aangegeven het soort rapportage dat een andere manier van instellingen heeft. Dit komt omdat u de jaarrekening kunt instellen naar eigen wens. Elke onderneming is anders van aard. U kunt zelf bepalen welke onderdelen van de jaarrekening u wilt laten zien en welke niet. We gebruiken als voorbeeld de jaarrekening van een kleine BV. Klik in de werkbalk van de Excel Controller op ‘Rapportages’ en vervolgens op ‘Overig’. Selecteer ‘Jaarrekening’ en daarna op ‘>’. U ziet het volgende scherm:

Tabbladen Onderin het scherm ziet u de verschillende tabbladen. De jaarrekening opent met het meest linker tabblad genaamd ‘Data’. Zoals u ziet zijn er drie verschillende kleuren tabbladen, te weten:   

Blauw. Dit zijn tabbladen voor de inrichting en de instellingen van de jaarrekening. Groen. Dit zijn de tabbladen die de pagina’s vertegenwoordigen van de jaarrekening. Hierin mogen alleen tekstuele aanpassingen doorgevoerd worden. Grijs. Dit zijn extra tabbladen die u kunt toevoegen aan de jaarrekening.

Blauwe tabbladen (instellingen):  

  



Data. Hier selecteert u de administratie, het boekjaar en heeft u de optie om overbodige regels te verbergen. Eigenschappen & Printen. Hier geeft u de NAW-gegevens weer van de onderneming en heeft u de mogelijkheid om lay-out toevoegingen te doen. Hier selecteert u ook welke tabbladen u wel of niet wilt afdrukken. Opmerking. Hier geeft u de verdeling van het aandelenkapitaal. Daarnaast heeft u hier de mogelijkheid om de financiële verplichtingen op te geven alsmede het aantal werknemers. Specs. Hier specificeert u de mutaties immateriële vaste activa en materiële vaste activa. Inrichting. Dit tabblad staat helemaal aan de rechterkant na de groene tabbladen. Dit geeft weer hoe de grootboekrekeningen uit de administratie zijn gekoppeld door middel van de coderingen. Deze staat net als de hieronder beschreven “Opmerkingen” aan de rechterzijde van de reeks tabbladen. Grondslagen. Ook dit tabblad staat aan de rechterkant na de groene tabbladen. Dit tabblad geeft alle mogelijke grondslagen weer, welke u naar wens tekstueel kunt aanpassen. Deze zijn gekoppeld aan de

Pagina 28 van 52

Excel Controller coderingen van de grootboekrekeningen en zullen wanneer deze gebruikt zijn opgenomen worden in de jaarrekening.

Groene tabbladen (Onderdelen jaarrekening):  



    

Voorblad. Dit geeft weer welke informatie op het voorblad komt te staan alsmede de paginanummering. Deze zijn automatisch gevuld en naar wens aan te passen. Verklaring. Hier kun u kiezen welke accountantsverklaring u wilt gebruiken in de jaarrekening. U kunt kiezen uit de samenstelverklaring of de jaarrekening. Selecteren doet u door het kader te slepen van het afdrukvoorbeeld. Accountant. Dit is de financiële verklaring van de accountant bestaande uit: Resultatenrekening Financiële positie Werkkapitaal Solvabiliteit Balans En de ondertekening Jaarrekening. Hierin zijn opgenomen: de Balans, de Winst en verliesrekening, het Indirect kasstroomoverzicht en de Waarderingsgrondslagen IVA. Mutaties immateriële vaste activa MVA. Mutaties materiële vaste activa Specificatie. Dit is de toelichting op de balans Winst- en Verlies Overig. Hier wordt omschreven wat de bestemming van de winst (bij een BV) is.

Grijze tabbladen (handmatig in te stellen):    

Extra VPB. Hier zet u de specificatie van de berekening van de vennootschapsbelasting (VPB), Extra BTW. Uitleg van de BTW berekening, Investeringslijst. Specificatie van de investeringen toevoegen, Eigenvermogen. Weergave uit eigen vermogen.

Instellen van de jaarrekening We hebben nu gezien welke tabbladen er zijn in de jaarrekening. We zullen vervolgens een jaarrekening maken van een kleine BV. Klik in de werkbalk van de Excel Controller op ‘Rapportages’ en vervolgens op ‘Overig’. Selecteer ‘Jaarrekening’ en klik daarna op ‘>’. Tabblad Data De jaarrekening opent met het tabblad ‘Data’. Hier selecteer u van welke administratie u een jaarrekening wilt. U ziet het volgende scherm;

Let op! Indien de coderingen nog niet ingesteld zijn, moet dit eerst gebeuren. Wanneer er wijzigingen plaatsvinden in de coderingen van de grootboekrekeningen, klikt u (na de wijziging van de codering) opnieuw op de knop ‘Ophalen Saldi’. In geval van een geconsolideerde jaarrekening opstellen is het mogelijk om eerst de (eventuele) eliminatieboekingen te doen.

Pagina 29 van 52

Excel Controller

Dubbelklik op het gele veld achter ‘Administratie’ en selecteer de administratie waarvan u een jaarrekening wilt maken. U ziet het volgende scherm.

Dubbelklik vervolgens op ‘Verslagjaar’, selecteer het juiste jaar en klik daarna op ‘OK’.

Pagina 30 van 52

Excel Controller

Klik vervolgens op ‘OK’ en u ziet de gegevens van uw administratie in de betreffende velden staan. De knop ‘Regels Verbergen’ laat u op ‘N’ staan. Totdat u alle presentatieboekingen hebt uitgewerkt, dan kan u deze op ‘Y’ zetten. Daarna klik u op de knop ‘Ophalen Saldi’ om de gegevens daadwerkelijk uit de database op te halen.

Grootboekrekeningen Onderin het scherm staat het overzicht van alle grootboekrekeningen. Wanneer de koppeling gemaakt is met de administratie zullen hier bedragen in komen te staan. In deze tabel vul u ook de optionele eliminatieboekingen in, daarover later meer.

Pagina 31 van 52

Excel Controller In de bovenste regel van de tabel staan de niet toegewezen grootboekrekeningen die niet gekoppeld zijn tijdens het coderen. In de kolom van het saldo zie u hier het verzamelde bedrag die nog niet gekoppeld zijn. Dubbelklik op de regel en u krijgt het overzicht van de betreffende grootboekrekeningen. U moet nu handmatig de koppelingen tot stand brengen.

Eliminatieboekingen (optioneel) Een onderdeel van het tabblad ‘Data’ zijn de eliminatieboekingen. Dit gebruikt u als u geconsolideerd wilt rapporteren. Dit is van toepassing als uw onderneming uit meerdere zusterondernemingen bestaat die aan elkaar factureren. Met consolideren voegt u enkelvoudige jaarrekeningen tot één gezamenlijke geconsolideerde jaarrekening. Een geconsolideerde jaarrekening laat cijfers zien van een groep ondernemingen als één onderneming. Het bij elkaar optellen van de posten in de balans en winst-en-verliesrekening van de diverse ondernemingen is hierbij niet voldoende. Er moeten een aantal eliminatieboekingen worden gemaakt om tot deze gezamenlijke jaarrekening te komen. Deze eliminatieboekingen verwijderen alle onderlinge verhoudingen op de balansen- en winst-en-verliesrekeningen van de onderneming.

In de gele kolommen legt u de eliminatieboekingen vast. Dubbelklik deze en selecteer de te elimineren boeking. Het saldo word dan automatisch ingevuld.

Pagina 32 van 52

Excel Controller Tabblad Eigenschappen & Printen

Op dit tabblad vult u de gegevens in die nodig zijn voor de onderbouwing van uw jaarrekening. Hier staan onder andere de NAW-gegevens van de accountant, de ondernemingsvorm en het soort jaarrekening. Daarnaast vind u op dit tabblad ook de instellingen voor het printen. Hier geeft u aan wat u wel en wat u niet wilt opnemen in de geprinte jaarrekening. De volgende velden verdienen nadere toelichting:   

Standaard print folder. Dit is de map op de harde schijf waar de PDF opgeslagen wordt. Dubbelklik op het gele veld om een eventuele nieuwe map te selecteren. Opmaak. De marges voor de pagina en de kop- en voetteksten kun u hier aangeven. Controle verdichtingen. Dit is handige tool dat inzichtelijk maakt welke verschillen er zijn op de balans.

Tabblad Opmerking In dit tabblad staat hoe het aandelenkapitaal is opgebouwd, kun u verplichtingen weergeven en hoeveel medewerkers er in dienst zijn of zijn geweest. Daarnaast vind u hier ook de toelichtingen beschreven van de posten die u op de jaarrekening tegenkomt, zoals bijvoorbeeld die van een afgesloten lening. In de onderste tabel vind u in dit tabblad alleen de actieve coderingen die u hebt ingesteld.

Tip! De gele velden kun u bewerken, dubbelklik hierop om deze te wijzigen

Pagina 33 van 52

Excel Controller Tabblad Specs Dit tabblad gebruik u om de mutaties in te vullen van de materiële en immateriële vaste activa. Deze heeft u nodig voor uw balans.

De gele velden zijn vrij in te vullen. De begin- en eindstand komen van het tabblad Data en worden automatisch ingevuld. Snelkoppelingen Voordat we de gegevens uit de jaarrekening kunnen gaan controleren, bepaald u met de handige snelkoppelingen van de Excel Controller wat u wel en wat u niet wilt meenemen in uw jaarrekening. De snelkoppelingen vind u bovenin de werkbalk op ‘Invoegtoepassingen’ (naast Excel Controller) klikken en vervolgens op ‘Jaarrekening’ te gaan staan hebt u vijf opties. U ziet het volgende scherm;

1. 2. 3. 4. 5.

Alle regels zichtbaar. Hiermee worden alle nulregels zichtbaar Aanmaken specificatie. Hiermee worden de specificaties zoals waarderingsgrondslagen en specs toegevoegd aan de jaarrekening Opslaan opmerkingen en boekingen. Hiermee worden de eliminatieboekingen en de opmerkingen opgeslagen in de database. Nulregels verbergen. Hiermee worden onnodige regels verborgen en de berekeningen worden nogmaals uitgevoerd. Printen naar PDF. Hiermee wordt de jaarrekening geprint op PDF.

Tip! In het tabblad ‘Eigenschappen en Printen’ geef u aan welke tabbladen u wilt afdrukken.

Pagina 34 van 52

Excel Controller Controleren Nadat alle instellingen en snelkoppelingen klaar zijn is het noodzakelijk dat u de groene tabbladen goed controleert. Wanneer u constateert dat er iets niet klopt, dan kunt u het beste de fout in uw administratie opzoeken en daar aanpassen en vervolgens de laatste gegevens importeren.

Let op! Controleer wanneer u wijzigingen aanbrengt in uw administratie of de coderingen nog kloppen. Handig: Inzoomen Zoals gezegd heeft u met de Excel Controller de mogelijkheid om tot op detailniveau door te zoomen. Zelfs tot de eventueel gescande factuur van een boeking. In elk tabblad waar een bedrag staat, kun u dus doorzoomen op de onderliggende boekingen. Dit is in het bijzonder handig wanneer u in de groene tabbladen controles wilt uitvoeren. Klik op het bedrag en u ziet het volgende scherm;

In het bovenste gedeelte van het scherm staan de grootboekrekeningen die betrekking hebben op het bedrag dat met de verdichting gemoeid is. Daaronder zie u de boekingen die hierop betrekking hebben. Wanneer een bijlage beschikbaar is dan ziet u dat in de kolom ‘Bijlage’. Dubbelklik op het veld met ‘Ja’ en de bijlage opent in PDF in een nieuw scherm.

TIP! Het is met de Excel Controller mogelijk om bij boekingen opmerkingen toe te voegen. Deze worden vervolgens automatisch in de database geplaatst en kunnen met de Excel Controller te allen tijde opgeroepen worden via de draaitabellen. Echter, deze kunnen niet in de administratie opgeroepen worden. Dubbelklik op de grootboekregel en er verschijnt een invulveld aan de rechterzijde van het scherm.

Pagina 35 van 52

Excel Controller

Tip! Vul de velden zo volledig mogelijk in om het terugzoeken te vergemakkelijken. Afsluitend Nu de instellingen doorlopen zijn, is de jaarrekening in principe klaar. Het is aan u om te bepalen wat u in de jaarrekening wilt opnemen. Dit kan u op de verschillende blauwe tabbladen aangeven. Tussentijds opslaan kan altijd. Vergeet echter niet, wanneer er wijzigingen zijn geweest, de meest actuele stand van zaken op te halen in het tabblad ‘Data’ met de knop ‘Ophalen Saldi’.

Pagina 36 van 52

Excel Controller Bijlage 1. Lijst met Coderingen HfdCode

EC_Hoofdverdichting

Code

Subgroep

EC_Codering

00

Onbekend

00.00

Niet toegewezen

Niet toegewezen

01

Immateriële vaste activa

01.01

Aanschaf

Goodwill aanschaf

01


01.02

Herwaardering

Goodwill Herwaardering

01


01.03

Afschrijvingen

Goodwill afschrijvingen

01


01.11

Aanschaf

Vergunningen en licenties aanschaf

01


01.12

Herwaardering

Vergunningen en licenties herwaardering

01


01.13

Afschrijvingen

Vergunningen en licenties afschrijvingen

01


01.21

Aanschaf

Oprichtingskosten aanschaf

01


01.22

Herwaardering

Oprichtingskosten herwaardering

01


01.23

Afschrijvingen

Oprichtingskosten afschrijvingen

01


01.31

Aanschaf

Software eigen ontwikkeld aanschaf

01


01.32

Herwaardering

Software eigen ontwikkeld herwaardering

01


01.33

Afschrijvingen

Software eigen ontwikkeld afschrijvingen

01


01.41

Aanschaf

Vrij aanschaf

01


01.42

Herwaardering

Vrij herwaardering

01


01.43

Afschrijvingen

Vrij afschrijvingen

01


01.51

Aanschaf

Overige immateriële vaste activa aanschaf

01


01.52

Herwaardering

Overige immateriële vaste activa herwaardering

01


01.53

Afschrijvingen

Overige immateriële vaste activa afschrijvingen

02

Materiële vaste activa

02.01

Aanschaf

Grond aanschaf

02


02.02

Herwaardering

Grond herwaardering

02


02.03

Afschrijvingen

Grond afschrijvingen

02


02.11

Aanschaf

Gebouwen aanschaf

02


02.12

Herwaardering

Gebouwen herwaardering

02


02.13

Afschrijvingen

Gebouwen afschrijvingen

02


02.21

Aanschaf

Machines en installaties aanschaf

02


02.22

Herwaardering

Machines en installaties herwaardering

02


02.23

Afschrijvingen

Machines en installaties afschrijvingen

02


02.31

Aanschaf

Inventaris aanschaf

02


02.32

Herwaardering

Inventaris herwaardering

02


02.33

Afschrijvingen

Inventaris afschrijvingen

02


02.41

Aanschaf

Vervoersmiddelen aanschaf

02


02.42

Herwaardering

Vervoersmiddelen herwaardering

02


02.43

Afschrijvingen

Vervoersmiddelen afschrijvingen

02


02.51

Aanschaf

Overige vaste activa aanschaf

02


02.52

Herwaardering

Overige vaste activa herwaardering

02


02.53

Afschrijvingen

Overige vaste activa afschrijvingen

03

Financiële vaste activa

03.01

Leningen u/g 1

Leningen 1

03


03.02

Leningen u/g 1

Voorzieningen 1

03


03.03

Leningen u/g 2

Leningen 2

03


03.04

Leningen u/g 2

Voorzieningen 2

Pagina 37 van 52

Excel Controller 03


03.05

Leningen u/g 3

Leningen 3

03


03.06

Leningen u/g 3

Voorzieningen 3

03


03.07

Leningen u/g 4

Leningen 4

03


03.08

Leningen u/g 4

Voorzieningen 4

03


03.09

Leningen u/g 5

Leningen 5

03


03.10

Leningen u/g 5

Voorzieningen 5

03


03.11

Deelnemingen

Deelneming 1

03


03.12

Deelnemingen

Deelneming 2

03


03.13

Deelnemingen

Deelneming 3

03


03.14

Deelnemingen

Deelneming 4

03


03.15

Deelnemingen

Deelneming 5

03


03.16

Deelnemingen

Deelneming 6

03


03.17

Deelnemingen

Deelneming 7

03


03.18

Deelnemingen

Deelneming 8

03


03.19

Deelnemingen

Deelneming 9

03


03.20

03


03.25

Deelnemingen Overige financiële activa Overige financiële activa Overige financiële activa Overige financiële activa Overige financiële activa

04

Voorraden

04.01

Voorraad

Voorraden gereedproduct

04

Voorraden

04.02

Voorraad

Voorraden half fabrikaten

04

Voorraden

04.03

Voorraad

Onderhanden werk

04

Voorraden

04.04

Voorraad

Nog te coderen

04

Voorraden

04.05

Voorraad

Nog te coderen

04

Voorraden

04.06

Voorraad

Nog te coderen

04

Voorraden

04.07

Voorraad

Nog te coderen

04

Voorraden

04.08

Voorraad

Nog te coderen

04

Voorraden

04.09

Voorraad

Nog te coderen

04

Voorraden

04.10

Voorraad

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.01

Handelsdebiteuren

Handelsdebiteuren

05

Vlottende activa

05.02

Handelsdebiteuren

Voorziening handelsdebiteuren

05

Vlottende activa

05.03

Handelsdebiteuren

Nog te facturen omzet

05

Vlottende activa

05.04

Handelsdebiteuren

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.05

Handelsdebiteuren

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.06

Handelsdebiteuren

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.07

Handelsdebiteuren

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.08

Handelsdebiteuren

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.09

Handelsdebiteuren

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.10

Intercompany Debiteuren

Intercompany 1

05

Vlottende activa

05.11


Intercompany 2

05

Vlottende activa

05.12


Intercompany 3

05

Vlottende activa

05.13


Intercompany 4

03 03 03 03

Financiële vaste activa Financiële vaste activa Financiële vaste activa Financiële vaste activa

03.21 03.22 03.23 03.24

Pagina 38 van 52

Deelneming 10 vaste vaste vaste vaste vaste

Waarborgsommen Leningen personeel Nog te coderen Nog te coderen Overige financiële vaste activa

Excel Controller 05

Vlottende activa

05.14


Intercompany 5

05

Vlottende activa

05.15


Intercompany 6

05

Vlottende activa

05.16


Intercompany 7

05

Vlottende activa

05.17


Intercompany 8

05

Vlottende activa

05.18


Intercompany 9

05

Vlottende activa

05.19


Intercompany 10

05

Vlottende activa

05.20

Gelieerde vorderingen

Gelieerd 1

05

Vlottende activa

05.21


Gelieerd 2

05

Vlottende activa

05.22


Gelieerd 3

05

Vlottende activa

05.23


Gelieerd 4

05

Vlottende activa

05.24


Gelieerd 5

05

Vlottende activa

05.25


Gelieerd 6

05

Vlottende activa

05.26


Gelieerd 7

05

Vlottende activa

05.27


Gelieerd 8

05

Vlottende activa

05.28


Gelieerd 9

05

Vlottende activa

05.29


Gelieerd 10

05

Vlottende activa

05.30

Nederlandse belastingen

Vorderingen op BTW

05

Vlottende activa

05.31


Vorderingen op VPB

05

Vlottende activa

05.32


Vorderingen op loonheffing

05

Vlottende activa

05.33


Vorderingen sociale lasten

05

Vlottende activa

05.34


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.35


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.36


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.37


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.38


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.39


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.40

Participanten

Participant / dga

05

Vlottende activa

05.41

Participanten

Participant / dga

05

Vlottende activa

05.42

Participanten

Participant / dga

05

Vlottende activa

05.43

Participanten

Participant / dga

05

Vlottende activa

05.44

Participanten

Participant / dga

05

Vlottende activa

05.45

Participanten

Participant / dga

05

Vlottende activa

05.46

Participanten

Participant / dga

05

Vlottende activa

05.47

Participanten

Participant / dga

05

Vlottende activa

05.48

Participanten

Participant / dga

05

Vlottende activa

05.49

Participanten

Participant / dga

05

Vlottende activa

05.50

Buitenlandse belastingen

BTW buitenland 1

05

Vlottende activa

05.51


BTW buitenland 2

05

Vlottende activa

05.52


BTW buitenland 3

05

Vlottende activa

05.53


BTW buitenland 4

05

Vlottende activa

05.54


BTW buitenland 5

05

Vlottende activa

05.55


BTW buitenland 6

05

Vlottende activa

05.56


BTW buitenland 7

05

Vlottende activa

05.57


BTW buitenland 8

05

Vlottende activa

05.58


BTW buitenland 9

Pagina 39 van 52

Excel Controller 05

Vlottende activa

05.59


BTW buitenland 10

05

Vlottende activa

05.60

Vorderingen personeel

Voorschot salaris

05

Vlottende activa

05.61


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.62


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.63


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.64


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.65


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.66


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.67


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.68


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.69


Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.70

Overige vorderingen

Vooruitbetaalde accountantskosten

05

Vlottende activa

05.71

Overige vorderingen

Vooruitbetaalde kosten

05

Vlottende activa

05.72

Overige vorderingen

Vooruitbetaalde huur

05

Vlottende activa

05.73

Overige vorderingen

Vooruitbetaalde rente

05

Vlottende activa

05.74

Overige vorderingen

Vooruitbetaalde verzekeringen

05

Vlottende activa

05.75

Overige vorderingen

Vooruitbetaalde pensioenfondsen

05

Vlottende activa

05.76

Overige vorderingen

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.77

Overige vorderingen

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.78

Overige vorderingen

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.79

Overige vorderingen

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.80

Overige vorderingen

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.81

Overige vorderingen

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.82

Overige vorderingen

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.83

Overige vorderingen

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.84

Overige vorderingen

Nog te coderen

05

Vlottende activa

05.85

Overige vorderingen

Overlopende activa

06

Beleggingen

06.01

Beleggingen

Aandelen

06

Beleggingen

06.02

Beleggingen

Obligaties

06

Beleggingen

06.03

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.04

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.05

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.06

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.07

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.08

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.09

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.10

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.11

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.12

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.13

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.14

Beleggingen

Nog te coderen

06

Beleggingen

06.15

Beleggingen

Nog te coderen

07

Liquide middelen

07.01

Liquide middelen

Kas

07

Liquide middelen

07.02

Liquide middelen

Te goeden ABN-AMRO

07

Liquide middelen

07.03

Liquide middelen

Te goeden ING

Pagina 40 van 52

Excel Controller 07

Liquide middelen

07.04

Liquide middelen

Te goeden Rabobank

07

Liquide middelen

07.05

Liquide middelen

Te goeden SNS

07

Liquide middelen

07.06

Liquide middelen

Te goeden BNG

07

Liquide middelen

07.07

Liquide middelen

Te goeden Spaarbanken

07

Liquide middelen

07.08

Liquide middelen

Te goeden

07

Liquide middelen

07.09

Liquide middelen

Te goeden

07

Liquide middelen

07.10

Liquide middelen

Te goeden

07

Liquide middelen

07.11

Liquide middelen

Te goeden

07

Liquide middelen

07.12

Liquide middelen

Te goeden

07

Liquide middelen

07.13

Liquide middelen

Te goeden

07

Liquide middelen

07.14

Liquide middelen

Te goeden

07

Liquide middelen

07.15

Liquide middelen

Kruisposten

08

Eigen vermogen

08.01

BV

Gestort en geplaats aandelen kapitaal

08

Eigen vermogen

08.02

BV

Agio reserve

08

Eigen vermogen

08.03

BV

Overige reserve

08

Eigen vermogen

08.04

BV

BV nog te coderen

08

Eigen vermogen

08.05

BV

BV nog te coderen

08

Eigen vermogen

08.06

BV

BV nog te coderen

08

Eigen vermogen

08.07

BV

BV nog te coderen

08

Eigen vermogen

08.08

BV

BV nog te coderen

08

Eigen vermogen

08.09

BV

Resultaat huidig boekjaar

08

Eigen vermogen

08.10

Stichting

Stichtingsvermogen

08

Eigen vermogen

08.11

Stichting

Stichtingsvermogen nog te coderen

08

Eigen vermogen

08.12

Stichting


08

Eigen vermogen

08.13

Stichting


08

Eigen vermogen

08.14

Stichting


08

Eigen vermogen

08.15

Stichting


08

Eigen vermogen

08.16

Stichting


08

Eigen vermogen

08.17

Stichting


08

Eigen vermogen

08.18

Stichting


08

Eigen vermogen

08.19

Stichting

Stichtingsvermogen resultaat huidig boekjaar

08

Eigen vermogen

08.20

Eenmanszaak

Eigen vermogen

08

Eigen vermogen

08.21

Eenmanszaak

Betaald belastingen

08

Eigen vermogen

08.22

Eenmanszaak

Betaald verzekeringen

08

Eigen vermogen

08.23

Eenmanszaak

Privé spaargelden

08

Eigen vermogen

08.24

Eenmanszaak

Betaald huisvestigingskosten

08

Eigen vermogen

08.25

Eenmanszaak

Betaald boodschappen

08

Eigen vermogen

08.26

Eenmanszaak

Betaald allimentatie

08

Eigen vermogen

08.27

Eenmanszaak

Betaald boetes

08

Eigen vermogen

08.28

Eenmanszaak

Betaald arbeidsongschiktheidsverzekering

08

Eigen vermogen

08.29

Eenmanszaak

Betaalde rentes aftrekbaar

08

Eigen vermogen

08.30

Eenmanszaak

Betaalde rentes niet aftrekbaar

08

Eigen vermogen

08.31

Eenmanszaak

Fiscale oude dagsreserve

08

Eigen vermogen

08.32

Eenmanszaak

Privé nog te coderen

08

Eigen vermogen

08.33

Eenmanszaak


Pagina 41 van 52

Excel Controller 08

Eigen vermogen

08.34

Eenmanszaak


08

Eigen vermogen

08.35

Eenmanszaak


08

Eigen vermogen

08.36

Eenmanszaak


08

Eigen vermogen

08.37

Eenmanszaak


08

Eigen vermogen

08.38

Eenmanszaak


08

Eigen vermogen

08.39

Eenmanszaak

Resultaat huidig boekjaar

08

Eigen vermogen

08.40

VOF

Eigen vermogen vennoot 1

08

Eigen vermogen

08.41

VOF


08

Eigen vermogen

08.42

VOF


08

Eigen vermogen

08.43

VOF


08

Eigen vermogen

08.44

VOF


08

Eigen vermogen

08.45

VOF

Opname eigenvermogen vennoot 1

08

Eigen vermogen

08.46

VOF


08

Eigen vermogen

08.47

VOF


08

Eigen vermogen

08.48

VOF


08

Eigen vermogen

08.49

VOF


08

Eigen vermogen

08.50

VOF

Rente vennoot 1

08

Eigen vermogen

08.51

VOF

Rente vennoot 2

08

Eigen vermogen

08.52

VOF

Rente vennoot 3

08

Eigen vermogen

08.53

VOF

Rente vennoot 4

08

Eigen vermogen

08.54

VOF

Rente vennoot 5

08

Eigen vermogen

08.55

VOF

Resultaat huidig boekjaar vennoot 1

08

Eigen vermogen

08.56

VOF


08

Eigen vermogen

08.57

VOF


08

Eigen vermogen

08.58

VOF


08

Eigen vermogen

08.59

VOF


08

Eigen vermogen

08.60

Achtergesteld

Achtergestelde lening 1

08

Eigen vermogen

08.61

Achtergesteld


08

Eigen vermogen

08.62

Achtergesteld


08

Eigen vermogen

08.63

Achtergesteld


08

Eigen vermogen

08.64

Achtergesteld


08

Eigen vermogen

08.65

Achtergesteld


08

Eigen vermogen

08.66

Achtergesteld


08

Eigen vermogen

08.67

Achtergesteld


08

Eigen vermogen

08.68

Achtergesteld


08

Eigen vermogen

08.69

Achtergesteld


09

Voorzieningen

09.01

Voorziening

Voorziening pensioen eigenbeheer

09

Voorzieningen

09.02

Voorziening

Voorziening onderhoud

09

Voorzieningen

09.03

Voorziening

Voorziening deelneming

09

Voorzieningen

09.04

Voorziening

Stamrecht

09

Voorzieningen

09.05

Voorziening

Latente belastingen

09

Voorzieningen

09.06

Voorziening

Nog te coderen

09

Voorzieningen

09.07

Voorziening

Nog te coderen

09

Voorzieningen

09.08

Voorziening

Nog te coderen

09

Voorzieningen

09.09

Voorziening

Nog te coderen

Pagina 42 van 52

Excel Controller 09

Voorzieningen

09.10

Voorziening

Overige voorzieningen

10

Vreemd vermogen lang

10.01

Leningen o/g

Lening ABN-Amro

10


10.02

Leningen o/g

Lening SNS

10


10.03

Leningen o/g

Lening ING

10


10.04

Leningen o/g

Leningen Rabo bank

10


10.05

Leningen o/g

Nog te coderen

10


10.06

Leningen o/g

Nog te coderen

10


10.07

Leningen o/g

Nog te coderen

10


10.08

Leningen o/g

Nog te coderen

10


10.09

Leningen o/g

Nog te coderen

10


10.10

Leningen o/g

Nog te coderen

10


10.11

Leningen o/g

Nog te coderen

10


10.12

Leningen o/g

Nog te coderen

10


10.13

Leningen o/g

Nog te coderen

10


10.14

Leningen o/g

Nog te coderen

10


10.15

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.00

11

Vlottende passiva

11.01

11

Vlottende passiva

11.02

11

Vlottende passiva

11.03

11

Vlottende passiva

11.04

11

Vlottende passiva

11.05

11

Vlottende passiva

11.06

11

Vlottende passiva

11.07

11

Vlottende passiva

11.08

Leningen o/g Schulden aan kredietinstellingen Schulden aan kredietinstellingen Schulden aan kredietinstellingen Schulden aan kredietinstellingen Schulden aan kredietinstellingen Schulden aan kredietinstellingen Schulden aan kredietinstellingen Schulden aan kredietinstellingen Schulden aan kredietinstellingen

11

Vlottende passiva

11.09

Handelskrediteuren

Handelskrediteuren

11

Vlottende passiva

11.10

Handelskrediteuren

Geld onderweg

11

Vlottende passiva

11.11

Handelskrediteuren

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.12

Handelskrediteuren

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.13

Handelskrediteuren

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.14

Handelskrediteuren

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.15

Handelskrediteuren

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.16

Handelskrediteuren

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.17

Handelskrediteuren

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.18

Handelskrediteuren

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.19

Intercompany krediteuren

Intercompany krediteur 1

11

Vlottende passiva

11.20



11

Vlottende passiva

11.21



11

Vlottende passiva

11.22



11

Vlottende passiva

11.23



11

Vlottende passiva

11.24



11

Vlottende passiva

11.25



11

Vlottende passiva

11.26



11

Vlottende passiva

11.27



Pagina 43 van 52

Schulden aan bankier 1 Schulden aan bankier 2 Schulden aan bankier 3 Schulden aan bankier 4 Schulden aan bankier 5 Schulden aan bankier 6 Schulden aan bankier 7 Schulden aan bankier 8 Schulden aan bankier 9

Excel Controller 11

Vlottende passiva

11.28



11

Vlottende passiva

11.29

Gelieerde krediteuren

Gelieerde onderneming 1

11

Vlottende passiva

11.30



11

Vlottende passiva

11.31



11

Vlottende passiva

11.32



11

Vlottende passiva

11.33



11

Vlottende passiva

11.34



11

Vlottende passiva

11.35



11

Vlottende passiva

11.36



11

Vlottende passiva

11.37



11

Vlottende passiva

11.38



11

Vlottende passiva

11.39

Participanten

Schulden aan participant 1

11

Vlottende passiva

11.40

Participanten


11

Vlottende passiva

11.41

Participanten


11

Vlottende passiva

11.42

Participanten


11

Vlottende passiva

11.43

Participanten


11

Vlottende passiva

11.44

Participanten


11

Vlottende passiva

11.45

Participanten


11

Vlottende passiva

11.46

Participanten


11

Vlottende passiva

11.47

Participanten


11

Vlottende passiva

11.48

Participanten


11

Vlottende passiva

11.49


Te betalen BTW

11

Vlottende passiva

11.50


Te betalen vennootschapsbelasting

11

Vlottende passiva

11.51


Te betalen loonheffing en sociale lasten

11

Vlottende passiva

11.52


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.53


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.54


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.55


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.56


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.57


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.58


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.59


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.60


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.61


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.62


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.63


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.64


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.65


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.66


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.67


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.68


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.69

Te betalen personeel

Te betalen lonen en salarissen

11

Vlottende passiva

11.70


Te betalen vakantiedagen

11

Vlottende passiva

11.71


Te betalen vakantiegeld

11

Vlottende passiva

11.72


Nog te coderen

Pagina 44 van 52

Excel Controller 11

Vlottende passiva

11.73


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.74


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.75


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.76


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.77


Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.78

11

Vlottende passiva

11.88

Te betalen personeel Aflossing verplichtingen jaar Aflossing verplichtingen jaar Aflossing verplichtingen jaar Aflossing verplichtingen jaar Aflossing verplichtingen jaar Aflossing verplichtingen jaar Aflossing verplichtingen jaar Aflossing verplichtingen jaar Aflossing verplichtingen jaar Aflossing verplichtingen jaar

11

Vlottende passiva

11.89

Overlopende passiva

Te betalen accountantskosten

11

Vlottende passiva

11.90

Overlopende passiva

Te betalen verzekeringen

11

Vlottende passiva

11.91

Overlopende passiva

Te betalen huur

11

Vlottende passiva

11.92

Overlopende passiva

Te betalen overige

11

Vlottende passiva

11.93

Overlopende passiva

Te betalen Pensioenen

11

Vlottende passiva

11.94

Overlopende passiva

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.95

Overlopende passiva

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.96

Overlopende passiva

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.97

Overlopende passiva

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.98

Overlopende passiva

Nog te coderen

11

Vlottende passiva

11.99

Overlopende passiva

Overlopende passiva

12

Omzet

12.01

Omzet

Bedrijfsafhankelijk

12

Omzet

12.02

Omzet

Bedrijfsafhankelijk

12

Omzet

12.03

Omzet

Bedrijfsafhankelijk

12

Omzet

12.04

Omzet

Bedrijfsafhankelijk

12

Omzet

12.05

Omzet

Bedrijfsafhankelijk

12

Omzet

12.06

Omzet

Bedrijfsafhankelijk

12

Omzet

12.07

Omzet

Bedrijfsafhankelijk

12

Omzet

12.08

Omzet

Bedrijfsafhankelijk

12

Omzet

12.09

Omzet

Overige omzet

12

Omzet

12.10

Omzet

Mutatie onderhanden werk

13

Kostprijs van de omzet

13.01


Inhuur derde

13


13.02


Inkopen halffabrikanten

13


13.03


Inkopen gereedproduct

13


13.04


Overige inkopen kostprijs

13


13.05


Inkoop uren derde

13


13.06


Nog te coderen

11 11 11 11 11 11 11 11 11

Vlottende passiva Vlottende passiva Vlottende passiva Vlottende passiva Vlottende passiva Vlottende passiva Vlottende passiva Vlottende passiva Vlottende passiva

11.79 11.80 11.81 11.82 11.83 11.84 11.85 11.86 11.87

Pagina 45 van 52

Nog te coderen <1 Aflossing verplichtingen < 1 jaar <1 Aflossing verplichtingen < 1 jaar <1 Aflossing verplichtingen < 1 jaar <1 Aflossing verplichtingen < 1 jaar <1 Aflossing verplichtingen < 1 jaar <1 Aflossing verplichtingen < 1 jaar <1 Aflossing verplichtingen < 1 jaar <1 Aflossing verplichtingen < 1 jaar <1 Aflossing verplichtingen < 1 jaar <1 Aflossing verplichtingen < 1 jaar

Excel Controller 13


13.07


Nog te coderen

13


13.08


Nog te coderen

13


13.09


Nog te coderen

13


13.10


Mutatie onderhanden werk

14

Salarislasten

14.01

Salaris

Lonen en salarissen

14

Salarislasten

14.02

Salaris

Pensioenen

14

Salarislasten

14.03

Salaris

Sociale lasten

14

Salarislasten

14.04

Salaris

Doorbelaste personeelskosten

14

Salarislasten

14.05

Overige personeelskosten

Wervingskosten

14

Salarislasten

14.06


Kantinekosten

14

Salarislasten

14.07


Opleiding

14

Salarislasten

14.08


Verzekeringen personeel

14

Salarislasten

14.09


Arbo kosten

14

Salarislasten

14.10


Nog te coderen

14

Salarislasten

14.11


Nog te coderen

14

Salarislasten

14.12


Nog te coderen

14

Salarislasten

14.13


Nog te coderen

14

Salarislasten

14.14


Uitkering ziektekosten

14

Salarislasten

14.15



15

Afschrijvingen

15.01

Afschrijvingen

Afschrijvingen immateriële vaste activa

15

Afschrijvingen

15.02

Afschrijvingen

Afschrijvingen materiële vaste activa

15

Afschrijvingen

15.03

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.04

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.05

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.06

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.07

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.08

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.09

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.10

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.11

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.12

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.13

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.14

Afschrijvingen

Nog te coderen

15

Afschrijvingen

15.15

16

Verkoopresultaat materiële vast activa

16.09

Afschrijvingen Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa

16


16.10

Verkoopresultaat materiële

16 16 16 16 16 16 16 16

Verkoopresultaat materiële vast activa Verkoopresultaat materiële vast activa Verkoopresultaat materiële vast activa Verkoopresultaat materiële vast activa Verkoopresultaat materiële vast activa Verkoopresultaat materiële vast activa Verkoopresultaat materiële vast activa Verkoopresultaat materiële vast activa

16.01 16.02 16.03 16.04 16.05 16.06 16.07 16.08

Pagina 46 van 52

Nog te coderen materiële materiële materiële

Verkoopresultaat materiële vast activa Nog te coderen Nog te coderen

materiële Nog te coderen materiële materiële materiële materiële materiële

Nog te coderen Nog te coderen Nog te coderen Nog te coderen Nog te coderen Nog te coderen

Excel Controller vaste activa

16


16.15

Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa Verkoopresultaat vaste activa

17

Overige bedrijfskosten

17.01

Huisvestigingskosten

Huur

17


17.02


Energiekosten

17


17.03


Belastingen, OZB

17


17.04


Schoonmaak

17


17.05


Onderhoud

17


17.06


Beveiliging

17


17.07


Nog te coderen

17


17.08


Nog te coderen

17


17.09


Nog te coderen

17


17.10


Overige huisvestigingskosten

17


17.11

Verkoopkosten

Marketingkosten

17


17.12

Verkoopkosten

Website en hyperlink

17


17.13

Verkoopkosten

Drukwerk

17


17.14

Verkoopkosten

Relatiegeschenken

17


17.15

Verkoopkosten

Voedsel, drank ect

17


17.16

Verkoopkosten

Betalingsverschillen

17


17.17

Verkoopkosten

Incassokosten

17


17.18

Verkoopkosten

Telefoonkosten

17


17.19

Verkoopkosten

Nog te coderen

17


17.20

Verkoopkosten

Nog te coderen

17


17.21

Verkoopkosten

Nog te coderen

17


17.22

Verkoopkosten

Nog te coderen

17


17.23

Verkoopkosten

Nog te coderen

17


17.24

Verkoopkosten

Nog te coderen

17


17.25

Autokosten

Leasekosten

17


17.26

Autokosten

Brandstof

17


17.27

Autokosten

Autoverzekeringen

17


17.28

Autokosten

Onderhoud

17


17.29

Autokosten

Wegenbelasting

17


17.30

Autokosten

Kilometer declaraties

17


17.31

Autokosten

Boetes

17


17.32

Autokosten

Bijdrage autokosten

17


17.33

Autokosten

Parkeerkosten

17


17.34

Autokosten

Overige vervoerskosten

17


17.35

Externe adviseurskosten

Accountantskosten

17


17.36


Advies en juridische kosten

17


17.37


Kosten salaris administratie

17


17.38


Administratiekosten

16 16 16 16

Verkoopresultaat materiële vast activa Verkoopresultaat materiële vast activa Verkoopresultaat materiële vast activa Verkoopresultaat materiële vast activa

16.11 16.12 16.13 16.14

Pagina 47 van 52

materiële Nog te coderen materiële materiële materiële materiële

Nog te coderen Nog te coderen Nog te coderen Nog te coderen

Excel Controller 17


17.39


Nog te coderen

17


17.40

Inventariskosten

Huur machines

17


17.41

Inventariskosten

Brandstof machines

17


17.42

Inventariskosten

Onderhoud/reparatie kosten

17


17.43

Inventariskosten

Klein gereedschap

17


17.44

Inventariskosten

Nog te coderen

17


17.45

Inventariskosten

Nog te coderen

17


17.46

Inventariskosten

Nog te coderen

17


17.47

Inventariskosten

Nog te coderen

17


17.48

Inventariskosten

Nog te coderen

17


17.49

Inventariskosten

Nog te coderen

17


17.50

Inventariskosten

Overige inventariskosten

17


17.51

Kantoorkosten

Kantoorartikelen

17


17.52

Kantoorkosten

Porto en verzendkosten

17


17.53

Kantoorkosten

Automatisering en computerkosten

17


17.54

Kantoorkosten

Vakliteratuur

17


17.55

Kantoorkosten

Nog te coderen

17


17.56

Kantoorkosten

Nog te coderen

17


17.57

Kantoorkosten

Nog te coderen

17


17.58

Kantoorkosten

Nog te coderen

17


17.59

Kantoorkosten

Overige kantoorkosten

17


17.60

Overige bedrijskosten

Contributie en lidmaatschappen

17


17.61


Verzekering

17


17.62


Kleine aanschaffingen

17


17.63


Betalingsverschillen

17


17.64


Kleine ondernemersregeling BTW

17


17.65


Bankkosten

17


17.66


Nog te coderen

17


17.67


Nog te coderen

17


17.68


Nog te coderen

17


17.69


Nog te coderen

17


17.70


Nog te coderen

17


17.71


Nog te coderen

17


17.72


Nog te coderen

17


17.73


Nog te coderen

17


17.74


Nog te coderen

17


17.75


Nog te coderen

17


17.76


Nog te coderen

17


17.77


Nog te coderen

17


17.78


Overige algemene kosten

18

Rente baten

18.01

Ontvangen rente

Ontvangen rente leningen

18

Rente baten

18.02

Ontvangen rente

Ontvangen rente rekening courant

18

Rente baten

18.03

Ontvangen rente

Ontvangen rente participanten

18

Rente baten

18.04

Ontvangen rente

Ontvangen rente

18

Rente baten

18.05

Ontvangen rente

Ontvangen dividend

Pagina 48 van 52

Excel Controller 18

Rente baten

18.06

Ontvangen rente

Nog te coderen

18

Rente baten

18.07

Ontvangen rente

Nog te coderen

18

Rente baten

18.08

Ontvangen rente

Nog te coderen

18

Rente baten

18.09

Ontvangen rente

Nog te coderen

18

Rente baten

18.10

Ontvangen rente

Nog te coderen

18

Rente baten

18.11

Ontvangen rente

Nog te coderen

18

Rente baten

18.12

Ontvangen rente

Nog te coderen

18

Rente baten

18.13

Ontvangen rente

Nog te coderen

18

Rente baten

18.14

Ontvangen rente

Nog te coderen

18

Rente baten

18.15

Ontvangen rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.01

Betaalde rente

Betaalde rente leningen

19

Rente lasten

19.02

Betaalde rente

Bank en soortgelijkige kosten

19

Rente lasten

19.03

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.04

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.05

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.06

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.07

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.08

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.09

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.10

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.11

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.12

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.13

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.14

Betaalde rente

Nog te coderen

19

Rente lasten

19.15

Betaalde rente

Nog te coderen

20

Vennootschapsbelasting

20.01


Vennootschapbelasting huidig jaar

20


20.02


Vennootschapsbelastingen vorige jaren

20


20.03


Nog te coderen

20


20.04


Nog te coderen

20


20.05


Nog te coderen

21

Resultaat deelnemingen

21.01


Resultaat deelnemingen 1

21


21.02



21


21.03



21


21.04



21


21.05



21


21.06



21


21.07



21


21.08



21


21.09



21


21.10



21


21.11



21


21.12



21


21.13



21


21.14



21


21.15



Pagina 49 van 52

Excel Controller 22

Aandeel derde

22.01

Aandeel derde

Pagina 50 van 52

Aandeel derde

Excel Controller Bijlage 2.: Verklaring gebruikte velden in de financiële overzichten Interne indices voor de aansturing van EC Velden LedgerIndex BoekstukIndex DocIndex Line Velden uit Exact Online Velden Division Administratie Boekstuk TransactionType Bijlage Dagboekcode Dagboeksoort Dagboek Betalingsconditie Datum Linetype status VATType Jaar Periode Tijdvak Grootboekcode Grootboek Soort Type Niveau1 Niveau2 Niveau3 Niveau4 Niveau5 GrootboekType

Bron Interne Interne Interne Interne

index index index index

Bron Administratie nummer Administratie naam Boekstuknr Interne dagboeksoort zoals 20 - Sales entry = verkopen Of er een gescande factuur aanwezig vanuit Exact Online Dagboekcode Dagboeksoort inkopen/verkopen/memoriaal Dagboekcode + omschrijving Code van de betalingsconditie van de factuur Boekstukdatum Onbekend Exact index 20 = nog niet verwerkt, 50 = verwerkt BTW berekening van toepassing Boekingsjaar Boekingsperiode Boekingstijdvak Alleen het grootboeknr Grootboeknummer + omschrijving Balans of Resultaat Grootboektype intern nummer Exact Verdichtingsniveau 1 aan het grootboek Verdichtingsniveau 2 aan het grootboek Verdichtingsniveau 3 aan het grootboek Verdichtingsniveau 4 aan het grootboek Verdichtingsniveau 5 aan het grootboek Grootboektype intern nummer Exact

Pagina 51 van 52

Gebruikershandleiding EXCEL CONTROLLER voor Exact Online

Recommend Documents