Online urenportal Gebruikershandleiding voor medewerker
Versie: 1.0/2015
Inhoudsopgave 1 Inleiding ................................................................................................................... 3 1.1 Uitgangspunt van deze handleiding ............................................................................... 3 Minimale eisen bij gebruik van de webportal ................................................................................. 3 Ondersteuning/support ............................................................................................................ 3
2 Het proces van de werknemer ........................................................................................ 4 2.1 Starten: gebruikersnaam en wachtwoord ........................................................................ 4 2.2 Het werkproces in de webportal. .................................................................................. 4 2.3 Ondersteuning specifieke webbrowsers......................................................................9
2
Handleiding mijn HSU v.1.0/2015
1 Inleiding 1.1
Uitgangspunt van deze handleiding
Minimale eisen bij gebruik van de webportal Voor het gebruik van de Mijn HSU webportal zijn enkele eisen gesteld aan het gebruik. Zo heeft de gebruiker in ieder geval een computer (desktop) of laptop met redelijke internetsnelheid nodig. Tevens worden er eisen gesteld aan de webbrowser waarin de webportal wordt benaderd. Officieel worden Microsoft Internet Explorer (versie 10 en 11), Mozilla Firefox (vanaf versie 38) en Google Chrome (vanaf versie 43) als browser ondersteund. Met overige / oudere browsers kan de portal goed functioneren, hier kan echter geen garantie voor worden afgegeven.
Ondersteuning/support Als er onduidelijkheden zijn over het gebruik van de webportal kunt u hiervoor altijd contact opnemen met de Servicedesk van HSU Payroll Services. U kunt ons bereiken op telefoonnummer 088-53 63 300.
3
Handleiding mijn HSU v.1.0/2015
2 Het proces van de werknemer 2.1
Starten: gebruikersnaam en wachtwoord
U kunt als werknemer uw account activeren door de instructie te volgen die u van HSU per email zult ontvangen. U kunt u account aanmaken doormiddel van uw gebruikersnaam( dit is het emailadres dat u aan HSU heeft doorgegeven) en uw wachtwoord(dit kunt u aanmaken door de instructie te volgen)
2.2
Het werkproces in de webportal.
Wanneer u als werknemer uw uren via de portal dient in te leveren, dan kunt u dit uitvoeren conform ondergenoemd proces. U ziet alle (werkbriefjes) jobs waar u zelf aan gekoppeld bent als werknemer.
Als u inlogt in de portal, ziet u aan de linkerkant de menu structuur. Hier kunt u een specifiek menu kiezen. Als u inlogt en er staat een werkbriefje klaar, is hiervoor een bericht aangemaakt. U kunt het aantal nieuwe (ongelezen) berichten herkennen aan het rode icoontje naast het menu ‘Postvak in’. In dit voorbeeld is er één ongelezen bericht. Klik op ‘Postvak in’ om naar dit menu te gaan.
4
Handleiding mijn HSU v.1.0/2015
Als u in het menu ‘Postvak in’ zit, ziet u hier de berichten die voor u klaar staan. Let op; u ziet hierbij niet alle berichten die voor u klaar staan, maar de berichten die binnen het gekozen tijdsfilter vallen. U ziet het tijdsfilter rechtsboven. Als u meer berichten zoekt dan de standaard periode die wordt aangegeven, kunt u dit in het filter rechtsboven in uw scherm aanpassen.
Als u dubbelklikt op het bericht dat u wilt lezen, opent het bericht zich in een pop-up zoals de afbeelding hierboven. Hier kunt u zien of u waarom u een bericht heeft ontvangen. In bovenstaand voorbeeld is het bericht verstuurd vanwege een nieuwe werkbrief die moet worden ingevuld. Door de pop-up te sluiten en vervolgens op “bekijken” (rechts in beeld als u in Postvak in staat) te klikken, opent u de betreffende werkbrief.
5
Handleiding mijn HSU v.1.0/2015
Als u de werkbrief opent door op ‘Bekijken’ te klikken, ziet u de werkbrief in een pop-up:
Boven in de werkbrief staat voor welke week en welke werkgever dit werkbriefje is. Als u in de betreffende week niet voor uw werkgever heeft gewerkt, kunt u de werkbrief direct sluiten door onderin de werkbrief op “Sluit werkbrief (niet gewerkt)” te klikken. De werkbrief wordt dan direct zonder geregistreerde uren teruggestuurd naar het HSU Payroll Services. Als u wel gewerkt heeft kunt u per werkdag een aantal uur invoeren. Let hierbij op dat uren als normale getallen moeten worden ingevoerd. Als u zeven en een halve uur gewerkt heeft, dient dit als “7,5” te worden ingevoerd. U ziet in bovenstaand voorbeeld verder dat er alleen ‘normale uren’ in te vullen zijn als uursoort. Als u op een dag bijvoorbeeld Overuren of Verlof wil invoeren, kunt u de betreffende uursoorten zelf toevoegen op de werkbrief. U kunt deze bovenin de werkbrief kiezen. Uw werkbrief ziet er dan als volgt uit:
6
Handleiding mijn HSU v.1.0/2015
Als u uren registreert, worden de velden die u heeft gewijzigd paars. Als u op ‘Opslaan’ (bovenin de werkbrief) klikt worden deze wijzigingen opgeslagen. Linksonder ziet u het totaal aantal geregistreerde uren. U kunt geregistreerde uren meerdere keren wijzigen en opslaan. Als u bij een werkbrief een toelichting wilt geven, of als u een bestand (bijvoorbeeld een afbeelding of een declaratieformulier) wilt toevoegen, kunt u bovenin op ‘Aanvullende informatie’ klikken. U heeft dan de optie om bij “Beschrijving” een toelichting te typen of om een bijlage toe te voegen. Zowel de toelichting als de bijlage zijn zichtbaar voor uw werkgever en HSU Payroll Services. Als u ten slotte aan het einde van de week alle uren (en eventueel declaraties) heeft geregistreerd in de werkbrief, kunt u deze goedkeuren door op “Keur goed” (linksonder) te klikken. Als u hiervoor kiest wordt de werkbrief opgeslagen en verzonden naar de werkgever waarna hij de uren ook goed dient te keuren. Als u een werkbrief heeft goedgekeurd, is dit onder in de werkbrief terug te zien:
U kunt de werkbrief in de webportal altijd terugvinden. Hierop kunt u zien wanneer de werkbrief door u en uw werkgever is goedgekeurd. Het bericht dat er een werkbrief voor u klaar staat is na uw goedkeuring van de werkbrief automatisch verplaatst naar het menu ‘gesloten’ (deze staat onder het menu ‘postvak in’).
7
Handleiding mijn HSU v.1.0/2015
U kunt uw werkbriefjes terugvinden via de gekoppelde berichten, deze staan dus in het menu ‘gesloten’. Een andere optie is naar het menu ‘Jobs | Werkbriefjes’ te gaan. In dit menu kunt u al uw werkbriefjes terug vinden. In onderstaand voorbeeld staat de reeds goedgekeurde werkbrief. Uw actie hier is: ‘Goedgekeurd’ en behoeft dus geen verdere actie van u. De werkbrief heeft de status ‘Moet worden goedgekeurd’, dit betekent dat uw werkgever en/of HSU Payroll Services de werkbrief nog moeten accorderen.
8
Handleiding mijn HSU v.1.0/2015
2.3
Ondersteuning specifieke webbrowsers
Het gebruik van Mijn HSU wordt ondersteund mits de gebruiker via laptop of desktop werkt (dus niet via smartphone of tablet) en hierbij gebruik maakt van de meest recente versie van een van de vier gangbare browsers (Internet Explorer, Chrome, FireFox en Safari). Bij gebruik van Internet Explorer kan alleen bij versie 10 en 11 een optimale werking van de webportal worden gegarandeerd. Het gebruik van oudere of andere browsers en/of mobiele devices kan mogelijk goed werken, maar dit kan niet worden gegarandeerd. Dit wordt hierom niet door Mijn HSU ondersteund. Wij raden u het volgende aan; Voor het gebruik van de urenportal verzoeken wij u gebruik te maken van een gangbare browser. Wij ondersteunen Internet Explorer 10 of 11 en de meest recente versie van FireFox en Chrome. Indien u op een andere of oudere browser werkt, werkt de urenportal mogelijk niet optimaal. Wij adviseren u in dit geval een nieuwere versie of een andere browser te downloaden. Weet u niet welke browser of welke versie u nu gebruikt? Ga dan met de betreffende browser naar: https://www.whatbrowser.org. Verder werkt de urenportal mogelijk niet naar behoren op een tablet of mobiele telefoon. Maak hierom gebruik van een desktop of laptop.
Internet Explorer 8 of ouder Internet Explorer 8 (of ouder) wordt automatisch niet geaccepteerd; dan verschijnt op de inlogpagina een melding in plaats van de mogelijkheid om in te loggen. Tevens worden snelkoppelingen aangeboden waarbij (de meest recente versie van) de webbrowsers Chrome (van Google) en FireFox (van Mozilla) kunnen worden gedownload.
9
Handleiding mijn HSU v.1.0/2015
