Gebruikershandleiding Mamut Online Backup

Gebruikershandleiding Mamut Online Backup

Inhoud 1.

MAMUT ONLINE BACKUP

3

2.

SYSTEEMVEREISTEN

3

3.

INSTALLATIE

3

4.

MAMUT ONLINE BACKUP GEBRUIKEN

8

4.1 HOOFDVENSTER 4.2 BACKUP VAN DATA 4.3 INSTELLINGEN

8 9 10

5.

12

UW OPGESLAGEN GEGEVENS TERUGZETTEN

5.1 MIJN ACCOUNT 5.2 STAP VOOR STAP OMSCHRIJVING 5.3 TERUGZETTEN VAN OUDERE VERSIES VAN UW BESTANDEN 5.4 TERUGZETTEN VAN BESTANDEN ONGEACHT WAAR U ZICH BEVINDT!

13 14 16 17

6. VEILIGHEID

18

6.1 ACTIVERINGSCODE 6.2 ENCRYPTIE 6.3 VEILIGE TRANSFER 6.4 VEILIGE OPSLAG 6.5 UW PERSOONLIJKE DECRYPTERINGSLEUTEL

18 18 18 18 19

7. MEER INFORMATIE

19

BIJLAGE 1 - GEDETAILLEERDE BESCHRIJVING VAN DE SYSTEEMVEREISTEN 20

2

1. Mamut Online Backup Mamut Online Backup is een Internet gebaseerd backup en opslag service, die toegankelijk is voor alle op Windows gebaseerde computers met toegang tot Internet. Mamut Online Backup is eenvoudig en veilig in gebruik. Bij verbinding met Internet vindt er doorlopend een geëncrypteerde backup plaats. Mamut Online Backup is toegankelijk voor zowel bedrijven als particulieren. Het programma is alleen verkrijgbaar door het te downloaden via: www.mamut.nl/onlinebackup. Mamut biedt een gratis opslagcapaciteit van 500 MB aan bedrijven en 250 MB aan particulieren. Mamut klanten krijgen dubbele opslagcapaciteit. Heeft u behoefte aan meer dan de gratis aangeboden opslagruimte, dan kunt u, tegen concurrerende prijzen, een upgrade bestellen via: www.mamut.nl/onlinebackup/upgrade. Heeft u hulp nodig of heeft u een specifieke vraag over Mamut Online Backup, stuur dan een e-mail naar [email protected].

2. Systeemvereisten We raden u aan om de systeemvereisten te controleren voordat u Mamut Online Backup installeert. De aanbevolen systeemvereisten zijn: • • • •

Microsoft Windows XP of Windows 2000. Microsoft .NET Framework versie 1.1. Internet Explorer versie 5.01 of meer. Breedbandverbinding (ADSL) met het Internet wordt aanbevolen. De service werkt ook met een tragere verbinding, zoals ISDN maar dit wordt niet aanbevolen.

Een meer gedetailleerde beschrijving van de systeemvereisten en informatie over waar u .NET Framework kunt downloaden, vindt u in Bijlage 1.

3. Installatie Mamut Online Backup is eenvoudig te installeren en te gebruiken. Binnen enkele minuten heeft u uw gegevens veilig gesteld! Volg de onderstaande stappen om het programma te downloaden en te installeren: 1. Ga naar www.mamut.nl/onlinebackup/install om het programma te downloaden. 3

2. Indien u een bedrijf heeft, klik op ”Mamut Online Backup voor bedrijven”. Bent u een particulier bent, dan klikt u op ”Mamut Online Backup voor particulieren”. 3. Kies in het volgende scherm voor Kies voor “Uitvoeren” of ”Run”. 4. Volg de installatie stap voor stap – kies ”Nieuwe account aanmaken” als dit de eerste keer is dat u de service installeert of gebruikt. Bent u een bestaande gebruiker dan kiest u voor ”Inloggen”. 5. Het door u opgegeven e-mail adres dient als uw gebruikersnaam bij het gebruik van Mamut Online Backup. Kies een wachtwoord (minimum zes karakters, bij voorkeur een combinatie van letters en cijfers). Dit wachtwoord herhaalt u, voordat u op “Volgende” klikt:

•

Vervolgens activeert u uw gebruikersaccount door de 4-cijferige activeringscode, die u ontvangen heeft via het opgegeven e-mail adres, in te voeren:

4

•

In het volgende scherm kunt u een passphrase (tekenreeks, gewoonlijk langer dan een wachtwoord, ter decodering) invoeren. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan: ”Mijn hond is lui”. U kunt het veld ook leeg laten. Klik op “Maak een nieuwe persoonlijke encryptie-sleutel”. Uw persoonlijke sleutel wordt gegenereerd. Deze persoonlijke sleutel gebruikt u bij het downloaden en terugzetten van de door u opgeslagen gegevens.

5

6. Bewaar deze unieke sleutel op een veilige plaats. Bijvoorbeeld op een USBstick. NB! U kunt alleen deze sleutel om uw gegevens te bekijken, dus zorg dat u deze niet verliest of verwijdert:

6

7. De installatie is nu voltooid en u bent klaar om Mamut Online Backup te gaan gebruiken.

7

4. Mamut Online Backup gebruiken

4.1 Hoofdvenster Mamut Online Backup is gebruiksvriendelijk. De toepassing bestaat uit twee delen. Op het linker schermgedeelte vindt u een voorgedefinieerde indeling van uw PC, die u kunt gebruiken voor het selecteren van de bestanden waarvan u een backup wilt maken. Terwijl u op het rechter schermgedeelte een informatievenster heeft met actuele informatie en nieuws. Heeft u een database geïnstalleerd dan zal Mamut Online Backup deze automatisch vinden. Wilt u van eigen gedefinieerde bestanden een backup maken, dan kunt u dit doen door te kiezen voor “Andere Bestanden”. Nadat u een backup van de gewenste gegevens heeft gemaakt, kunt u deze terughalen door op “Bestanden terugzetten” (links boven in het scherm) te klikken. Hierover kunt u meer lezen in hoofdstuk 5. Later in dit hoofdstuk vindt u meer informatie over de mogelijkheden die u vindt onder “Instellingen”. Wanneer u op ”Activeren” of ”Deactiveren” links onder in het scherm klikt, bepaalt u welke capaciteit het programma gebruikt (CPU of bandbreedte).

8

4.2 Backup van Data Selecteer de folders of bestanden waarvan u een backup wilt maken door deze in het linker gedeelte van het hoofdvenster te markeren. De backup start zodra u een folder geselecteerd heeft en gebeurt real-time. Iedere keer als u informatie in één van de geselecteerde mappen wijzigt, worden deze wijzigingen real-time bij ons op de servers doorgevoerd, zonder dat u hierover hoeft na te denken! Bent u er niet zeker van, van welke bestanden u een backup wilt maken, dan raden wij u aan om belangrijke informatie te selecteren. Informatie die u niet wilt verliezen en waarvan de inhoud regelmatig wijzigt. Een voorbeeld van bedrijfskritische informatie waarvan wij u aanraden een backup te maken zijn de bedrijfsdatabases van Mamut Business Software. Aangezien de wijzigingen in Microsoft Word en Excel bestanden automatisch worden gekopieerd naar de backup bestanden van Mamut Online Backup is het handig om ook een backup te hebben van deze bestanden. Statische multimedia bestanden, zoals electronische fotos, videobeelden en muziekbestanden zijn vaak groot, daarom is het handiger om deze veilig te stellen op een ander opslagmedium zoals CD of DVD. Ook indien u een gebruiker bent van Mamut Business Software of Mamut Home Software, raden wij u aan om een backup te maken met Mamut Online Backup. Iedere keer als u het programma Mamut Business Software of Mamut Home Software afsluit, krijgt u de vraag om een reservekopie van uw data aan te maken voor u afsluit. Antwoordt u “Ja”, dan zal het programma een reservekopie opslaan. Deze reservekopie wordt zoals standaard aanbevolen opgeslagen op de harde schijf in een map met de naam Backup. Vinkt u in Mamut Online Backup ”Mamut” aan, dan maakt het programma een backup van de bestanden die u kunt terugvinden onder de Backup-mappen op de harde schijf van uw computer en schrijft deze veilig weg op onze backup-server. Wilt u backup maken van eigen gedefinieerde bestanden op uw PC? Kies dan voor ”Andere Bestanden”. Klikt u hierop, dan ziet u het volgende scherm:

9

Kiest u voor ”Toon bestand” dan ziet u welke mappen zich bevinden op de harde schijf van uw computer. Om de bestanden te zien, klikt u op de gewenste mappen en vervolgens op ”Toon bestand”.

4.3 Instellingen Wanneer u Mamut Online Backup gebruikt, heeft u een aantal mogelijkheden om instellingen te bepalen. Enkele van deze instellingen bepaalt u door met uw rechtermuisknop op het Mamut Online Backup-icoon te klikken:

10

Klikt u op ”Instellingen” in het programma, dan krijgt u volgende mogelijkheden:

Snelheid: Met deze functie bepaalt u welke bandbreedte u wilt te gebruiken. U kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden: 2 KB/sec, 5 KB/sec, 15 KB/sec, 40 KB/sec, 100 KB/sec, Maximum. Het kan verstandig zijn om de snelheid aan te passen, wanneer andere programma’s ook bepaalde delen van de bandbreedte gebruiken. Taal: Hier heeft u de mogelijkheid om op een eenvoudige manier van taal te wisselen. Momenteel zijn de volgende talen beschikbaar: Noors, Zweeds, Deens, Engels en Nederlands. Account: Met deze functie kunt u een aantal instellingen van u Mamut Online Backup account bepalen, waaronder: Wijzig wachtwoord – deze keuze gebruikt u indien u het wachtwoord op uw account wenst te wijzigen. We raden u aan om uw wachtwoord regelmatig (bijvoorbeeld één maal per kwartaal). Indien u het wachtwoord wijzigt, dient u eerst uw bestaande wachtwoord in te voeren en vervolgens het nieuwe. Is het wachtwoord aangepast, dan wordt dit bevestigd in het programma. Het nieuwe wachtwoord is pas van kracht nadat u Mamut Online Backup heeft afgesloten en opnieuw opgestart heeft. Na het opstarten krijgt u het welkomstscherm. Hier kiest u voor de optie ”Inloggen” en vervolgens voert u uw e-mail adres en nieuwe wachtwoord in.

11

Switch Accounts – indien u verschillende gebruikers-accounts heeft, bijvoorbeeld één op het werk en één thuis, kunt u wisselen tussen deze accounts door te klikken op “Switch Account”. Kiest u voor deze optie, dan start het welkomstscherm automatisch op. Vervolgens logt u in met uw andere gebruikersnaam en wachtwoord. Terugzetten op nul – u heeft de mogelijkheid om een aantal bestanden of mappen die u niet meer wenst op te nemen in de backup te verwijderen door deze uit te vinken vanuit het hoofdvenster. Wilt u alle bestanden verwijderen, dan kunt u dit eenvoudig doen door gebruik te maken van de functie “Terugzetten op nul”. Alvorens Mamut Online Backup deze opdracht uitvoert, krijgt u een boodschap met de vraag of u er zeker van bent dat u uw gegevens wilt verwijderen van de backup server. Antwoordt u “Ja”, dan krijgt u een welkomstscherm. Hiermee logt u opnieuw in en maakt een nieuwe passphrase en persoonlijke sleutel aan. Verwijder account – Bij het gebruik van deze functie wordt uw account samen met alle opgeslagen data van de server verwijdert. Klikt u “Ja”, dan krijgt u automatisch het welkomstscherm. U heeft nu de mogelijkheid om een een nieuwe Mamut Online Backup account aan te maken door te kiezen voor “Nieuwe Account aanmaken”. Upgrade – indien u te weinig opslagcapaciteit heeft, kunt u tegen gunstige prijzen meer capaciteit kopen. Door ”Upgrade” te kiezen, komt u automatisch op onze Internet-pagina, die u een overzicht biedt van de verschillende opslagcapaciteiten en bijhorende prijzen.

5. Uw opgeslagen gegevens terugzetten Nadat Mamut Online Backup een backup van uw gegevens heeft gemaakt, ziet u linksboven in het hoofdvenster een status van het aantal megabytes en bestanden waarvan u een backup heeft. Tevens ziet u hoe groot de opslagcapaciteit van uw account is. U kunt de gegevens, die u opgeslagen heeft via Mamut Online Backup, terug zetten door te klikken op ”Bestanden terugzetten”. Deze optie vindt u links boven in het hoofdvenster. Vervolgens komt u op uw eigen, persoonlijke website, met de naam ”Mijn account”:

12

5.1 Mijn Account Op uw persoonlijke webpagina heeft u een overzicht van uw accountnaam, de hoeveelheid opgeslagen data (in aantal MB), de hoeveelheid opslagcapaciteit, een statusbeeld van de opgeslagen gegevens en functies om uw gegevens terug te zetten. Het venster aan de linkerkant heeft dezelfde interface als de Mamut Online Backup applicatie en geeft inzicht in de hoeveelheid informatie die u onder iedere map heeft opgeslagen. (Dit overzicht dient identiek te zijn met dat in de Mamut Online Backup applicatie). De mappen die informatie bevatten zijn geactiveerd met een hyperlink. U kunt de inhoud van deze mappen onderzoeken en kiezen welke gegevens u wenst terug te zetten door de bestanden of mappen te selecteren. U kunt alle bestanden vanuit de backup terugzetten (NB! Indien u grote hoeveelheden data heeft opgeslagen kan dit enige tijd in beslag nemen), enkele bestanden downloaden of een keuze maken van mappen en bestanden. En gedetailleerde beschrijving van iedere keuze krijgt u door te klikken op deze mogelijkheden onder ”Mijn Account” links onderin het scherm.

13

5.2 Stap voor stap omschrijving Het terugzetten van gegevens die u heeft opgeslagen via Mamut Online Backup is eenvoudig. Hier volgt een beschrijving van de te volgen stappen: 1. Kies de map of de mappen, waarin de bestanden die u wenst terug te zetten op uw PC zich bevinden, en klik op ”Download geselecteerde bestanden als archief”:

2. Selecteer waar u de gekozen gegevens wenst op te slaan:

14

3. Selecteer daarna het opgeslagen bestand uit door hier dubbel op te klikken. Gebruik uw persoonlijke encryptie-sleutel om het bestand te openen:

15

4. Geef uw passphrase in, indien u deze heeft ingegeven. Heeft u dit veld niet ingevuld, dan laat u het leeg:

5. Het bestand zal uitgepakt worden in de map die u aangeeft (bij voorkeur in een eigen map):

Nu heeft u uw opgeslagen gegevens gedownload!

5.3 Terugzetten van oudere versies van uw bestanden Met Mamut Online Backup heeft u de mogelijkheid om oudere versies van uw bestanden, die u in de laatste 30 dagen heeft opgeslagen, terug te halen. Dit kan handig zijn, indien u bijvoorbeeld wijzigingen aan een document heeft aangebracht en ontdekt dat u de inhoud van de oude versie nodig had. Indien u naar ”Mijn Account” gaat, heeft u links onderaan het scherm de keuze ”Wijzig datum”. Door hier op te klikken, krijgt u een nieuw venster dat u de mogelijkheid geeft een backup te kiezen op datum, uur, minuut en seconden:

16

Afhankelijk van het abonnement dat u heeft, kunt u ook oudere versies terugzetten. Bij de gratis versie van Mamut Online Backup bewaart uw historische gegevens 30 dagen.

5.4 Terugzetten van bestanden ongeacht waar u zich bevindt! Het enige dat u nodig heeft om uw opgeslagen gegevens terug te zetten is een pc met toegang tot Internet. Dit betekent dat u altijd en overal toegang heeft tot uw bestanden. Dit vereenvoudigt de toegang tot uw bestanden en geeft u een extra zekerheid als uw PC defect is of gestolen wordt. Om uw data terug te zetten vanaf een andere PC dient u de volgende stappen te volgen: 1. U heeft uw persoonlijke encryptie-sleutel nodig om Mamut Online Backup de bestanden te openen. Mamut Online Backup raadt u aan om deze op te slaan op veilig medium afzonderlijk van uw PC. 2. Installeer het Mamut Online Backup-programma vanaf www.mamut.nl/onlinebackup/ en log in met uw bestaande gebruikersnaam en wachtwoord. 3. In het programma kiest u voor “Bestanden terugzetten”.

17

4. Kies de map of mappen met de informatie die u terug wilt plaatsen op uw PC en kies voor “Download geselecteerde bestanden als archief”. 5. Selecteer waar u de gekozen gegevens op wilt slaan. 6. Pak daarna het opgeslagen bestand uit door erop te dubbelklikken. Gebruik uw persoonlijke encryptie-sleutel (zie punt 1) om het bestand te openen. 7. Geef uw passphrase in, indien u die heeft ingegeven, zo niet laat u het veld leeg, en klik op “OK”. 8. Het bestand zal uitgepakt worden in de folder die u aangeeft (bij voorkeur in een eigen map).

6. Veiligheid Mamut Online Backup is veilig in gebruik en maakt gebruik van meerdere veiligheidsniveau’s om te verzekeren dat de gegevens alleen door u geopend en gelezen kunnen worden en dat deze op een veilige plaats worden opgeslagen.

6.1 Activeringscode Tijdens de installatie van Mamut Online Backup dient u een activeringscode op te geven voor u het programma verder kunt gebruiken. Aangezien uw account identiek is aan uw email adres zorgt deze extra veiligheid ervoor dat alleen u de e-mail met de activeringscode ontvangt. Op deze manier kunnen we verhinderen dat e-mail adressen misbruiken en uw adres opgeven als account voor de dienst.

6.2 Encryptie Mamut Online Backup encrypteert alle informatie op uw PC met een 2048 bits RSA assymetrische en 128 bits Rijndael symetrische sleutel vóór deze worden overgezet naar onze servers. Op deze manier blijven uw backup gegevens ontoegankelijk zonder uw persoonlijke decryptiesleutel.

6.3 Veilige transfer Nadat Mamut Online Backup uw data heeft geëncrypteerd en ingepakt, wordt deze overgezet met een SSL protocol. Dit protocol geeft u een 128-bit encryptie bij transfer naar onze servers. Ditzelfde protocol wordt ook gebruikt bij het terugzetten van uw backup vanaf onze server. Mamut Online Backup communiceert met onze servers via Internet. Hiervoor maakt het programma gebruik van poort 80 (HTTP) en poort 443 (HTTPS). Firewall en proxy-server dient daarom geconfigureerd te worden om Mamut Online Backup toe te laten deze poorten te gebruiken.

6.4 Veilige opslag Alle informatie die u via Mamut Online Backup opslaat op onze servers wordt geencrypteerd opgeslagen. Daarom heeft niemand anders dan uzelf toegang tot de data, ook niet de administrator/beheerder van onze servers. Om het hoogste veiligheidsniveau te bieden, worden de backups opgeslagen op 2 fysiek gescheiden servers. Alle data wordt drie keer per dag gedupliceerd tussen deze 18

twee locaties via een gigabit glasvezel kabel. De servers zijn gelocaliseerd in een bewaakte en bedrijfszekere locatie met een dag en nacht bemand bedrijvencenter, batterijbackup, toeganscontrole en videobewaking.

6.5 Uw persoonlijke decrypteringsleutel Tijdens de installatie van Mamut Online Backup maakt het programma een encryptie-sleutel die u dient op te slaan op een veilige locatie (op een extern medium). Indien u uw data wenst terug te zetten, dient u deze persoonlijke sleutel te gebruiken. Door deze sleutel aan te maken kan alleen u uw gegevens en backup decrypteren.

7. Meer informatie Meer informatie en nieuws over Mamut Online Backup vindt u op www.mamut.nl/onlinebackup. Voor verdere hulp, ga naar www.mamut.nl/onlinebackup/help/. Heeft u vragen en/of opmerkingen, dan kunt u contact met ons opnemen via het volgende e-mail adres: [email protected]

19

Bijlage 1 - Gedetailleerde beschrijving van de systeemvereisten Hieronder volgt een gedetailleerde beschrijving van de systeemvereisten voor Mamut Online Backup. • •

Besturingssysteem: Windows XP of Windows 2000. Indien uw PC ouder is dan 18 maanden dient u misschien Microsoft.NET Framework 1.1 te downloaden. Dit kunt u doen vanaf www.mamut.com/nl/onlinebackup/install. en neemt ongeveer 5 minuten in beslag via ADSL..

•

Browser: Internet Explorer versie 5.01 of nieuwer.

•

Harddisk vrije ruimte: 2 MB.

•

Intern geheugen: 64 MB RAM.

•

Prosessor: Pentium - 1GHz P-III of beter.

•

Scherm: SVGA met 256 kleuren (800x600) of hoger.

•

Netwerk snelheid: breedbandverbinding (ADSL) met het Internet wordt aanbevolen. Mamut Online Backup werkt ook met een tragere verbinding, zoals ISDN maar dit raden wij niet aan.

20