Excel Controller
Handleiding voor ‘King journalisering in Excel.xls’ King Memoriaal boekingen in Excel
Auteur(s)
G. Buurmans
Date of creation
21-02-2011
Excel Controller Voorwoord Het Excel bestand „King journalisering in Excel.xls‟ maakt het King inlees bestand aan in het formaat txt (tekst formaat). Er kan maar één journaalpost worden aangemaakt met „King journalisering in Excel.xls‟. Zorg ervoor dat u altijd één leeg (ongebruikt) bestand van „King in Excel.xls‟ houdt in verband met beschadiging. Voordat u aan de slag gaat met „King journalisering in Excel.xls‟ test het met de demo administratie. Licentie King Voor het importeren van journaalposten in King dient u in bezit te zijn van de module Inlezen journaalposten in ASCII-fomaat hiervoor geld een extra aanschaf prijs van € 195,-- en is voor alle versies beschikbaar.
King Journalisering in Excel
2 van 11
21-2-2011
Excel Controller Inhoudsopgave 1 2 3 3 4 5 6
Inleiding ...............................................................................................................................4 Beveiligingen afzetten in Excel ............................................................................................5 Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007 ..............................................................................6 Exportbestand......................................................................................................................8 Importeren in King ...............................................................................................................9 Importeren ASCII-bestand met journaalposten ................................................................ 10 Beveiligingen afzetten ...................................................................................................... 11
King Journalisering in Excel
3 van 11
21-2-2011
Excel Controller
1 Inleiding Met dit product kunt u uw financiële opstellingen direct importeren in het administratieve pakket. Voordelen zijn: - Sneller opstellingen mogelijk. - Betere documentatie (boekingsverslagen). - Niet meer overbodig overtikken van de journaalposten. - Fout verslagen bij verkeerde invoer. - Tijdwinst. - Er kan nu op uitgebreid detailniveau boekingen worden geïmporteerd. Deze voordelen kunnen leiden tot: - Betere administratie (detail). - Tijdbesparing. Daarnaast bestaat de mogelijkheid tot maatwerk calculatie applicatie voor journaalposten. Mogelijkheden hiervoor zijn bijvoorbeeld: - Kasstaten. - Declaratie. - Eindafrekeningen. Kijk voor meer toepassingen op www.excelcontroller.nl
King Journalisering in Excel
4 van 11
21-2-2011
Excel Controller
2 Beveiligingen afzetten in Excel Voordat u begint met werken met ons werkboek, dient u eerst het beveiligingsniveau van Excel voor VBA Macro‟s op een laag niveau te zetten. Gebeurt dit niet dan krijgt u foutmeldingen en waarschuwingen. De VBA Macro‟s zullen niet werken, echter zal dit niet leidingen tot nadelige gevolgen. Virussen kunnen niet voorkomen worden ook al heeft u deze beveiliging op één hoog niveau staan. Stappen: 1- Open Excel. 2- Zorg ervoor dat er géén werkbladen openstaan. 3- Ga naar het menu EXTRA MACRO Beveiliging.
4- Vervolgens krijg je de keuze uit Hoog/Gemiddeld/Laag. Kies hier voor Laag.
King Journalisering in Excel
5 van 11
21-2-2011
Excel Controller 5- Sluit Excel helemaal af. Als Excel opnieuw weer wordt opgestart zult u vervolgens géén meldingen van Excel meer krijgen.
3 Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007 Aanpassen beveiligingsniveau VBA Macro's in Excel 2007. Klik op de Microsoft Officeknop en vervolgens op Opties voor Excel. Stap 1. Start Excel op en ga naar de Office knop en kies opties voor Excel.
King Journalisering in Excel
6 van 11
21-2-2011
Excel Controller Stap 2. Kies in Opties in Excel:"Vertrouwenscentrum" Kies: "Instellingen voor vertrouwenscentrum".
Stap 3. Vervolgens: "Instellingen voor macro's:
Alle macro's inschakelen. Toegang tot het objectmodel van het VBA-project vertrouwen.
Kies hier voor Laag of Gemiddeld. Bij gemiddeld krijgt u iedere keer weer, als u een excelbestand opent, de vraag of u de macro's wilt activeren.
King Journalisering in Excel
7 van 11
21-2-2011
Excel Controller
3
Exportbestand
De eerste keer dat u „King Journalisering in Excel.xls‟ opstart krijgt u de melding dat er nog geen export bestand is aangewezen of is aangemaakt.
U krijgt dan het onderstaande scherm met de mogelijkheid één vast bestand te maken waar uw exportbestand standaard komt te staan. Dit bestand (*.txt) wordt later ingelezen in King Voortaan wordt het exportbestand voor King klaargezet in de folder E:\Desktop\ in het bestand “Exportmemo.txt”.
Actie Knoppen 1- Bestand U krijgt een formulier waar u het export bestand wilt opslaan. 2- Exporteren Exporteren en conversie van de journaalregels naar het King-formaat. 3- Stand. opmaak Over alle regels waar in kolom [Grootboek] is in gevuld wordt standaard opmaak aangebracht.
King Journalisering in Excel
8 van 11
21-2-2011
Excel Controller 4- Regel verwijderen De huidige regel wordt verwijderd in het gebied van journaalregels. 5- Regel toevoegen In het gebied journaalregels wordt op de actieve regel één regel toegevoegd. Velden Dagboek Datum Grootboek Referentie Omschrijving Bedrag Aantal Hulprekening Bedrag hulprekening
Dagboek waarin de boeking wordt opgenomen Periode waarin wordt geïmporteerd Grootboek / Grootboek + Kostenplaats / Debiteur / Crediteur Factuurnummer Vrije omschrijving
Zie king help Debiteuren en Crediteuren rekening. Zie king help.
4 Importeren in King Als er één boeking gereed is voor exporteren, dient deze door knop Exporteren, geëxporteerd te worden naar de aangegeven locatie die met de knop Bestand ingesteld kan worden. Als één bestand succesvol geëxporteerd is, verschijnt de volgende melding. Met daarin de naam waar het bestand is opgeslagen en het totaal aantal regels wat daarin is opgeslagen.
King Journalisering in Excel
9 van 11
21-2-2011
Excel Controller
5 Importeren ASCII-bestand met journaalposten U kunt het programma vinden in hoofdmenu Financieel, onder Importeren. Let op: dit helpvenster krijgt u ook te zien als u de help opvraagt vanuit „Importeren voorlopige boekingsgang‟. Klik op Uitwisseling boekingsgang: importeren om het helpvenster van dat programma op te vragen. Bestandsnaam Hier voert u de naam in van het ASCII-bestand. Als u het zoekvenster opvraagt, krijgt u een overzicht van alle IJP*.ASC bestanden die in de administratie-directory staan. Naam en locatie van het ASCII-bestand zijn overigens geheel vrij. Staat het bestand dat u wilt inlezen niet in de administratie-directory, dan moet u ook het bestandspad invoeren. Dagboekcode Als de dagboekcode die in de voorlooprecord van het ASCII-bestand staat onbekend is of ongeldig, dan dient u hier een andere dagboekcode in te vullen. Het is dan ook mogelijk om een nieuw dagboek aan te maken. Boekdatum Als de boekdatum die in de voorlooprecord van het ASCII-bestand staat in een geblokkeerde periode valt, dan moet u hier een andere datum invullen. Autonummeringen Alle boekingen worden door King voorzien van één boekstuknummer.
King Journalisering in Excel
10 van 11
21-2-2011
Excel Controller
6 Beveiligingen afzetten Door het afzetten van de beveiligingen kunt u nieuwe werkbladen toevoegen voor vrij invoer (berekeningen en opstellingen). Daarnaast kunt u ook de opmaak van de cellen aanpassen indien u dit wenst. Belangrijk Verander nooit iets aan de regels 1 t/m 8. Voorbeeld 1: Afzetten van de beveiligingen
Voorbeeld 2: Aanpassen instellingen cellen
King Journalisering in Excel
11 van 11
21-2-2011
