1
Handleiding voor ‘Excel to Image’ Exporteren uw Excel rapportages naar Word of Powerpoint
Auteur(s)
M.S. van Dam
Date of creation
16-05-11
2
Voorwoord Het Excel bestand ‘EC_ExcelToImage.xls’ maakt het mogelijk om van uw Excel rapportages en overzichten afbeeldingen te maken. Deze afbeeldingen kunnen direct in Word gezet worden en direct vernieuwd worden zonder handmatige acties. De afbeeldingen zijn van hoge kwaliteit en kunt direct verkleint of vergroot worden zonder kwaliteitsverlies. De voordelen ten opzichte van de huidige manier van werken zijn:
Minder zware Word documenten Verkleinen en vergroten zonder problemen Niet meer afhankelijk van bestands locaties. Behoud van de opmaak van de Excel rapportage. Minder kans op fouten. Betere kwaliteit.
Belangrijk! u dient Excel, PowerPoint en Word geïnstalleerd te hebben. Wanneer zou deze code voor u handig zijn: Bij grote managementrapportages die met tekstuele toelichtingen uitgebreid worden. Jaarrekeningen in Word, tekst in Word en tabbelen in Excel. Als u een Powerpoint presentatie maakt met daarin bedrijfsrapportages. Daarnaast is ook de mogelijkheid tot maatwerk, kijk voor meer toepassingen op www.excelcontroller.nl
3
Inhoudsopgave 1 2 3 4 5 6 7 8
Beveiligingen afzetten in Excel .................................................................................................... 4 Bestanden.................................................................................................................................... 5 Werking EC_ExcelToImage ........................................................................................................ 6 Tabblad Voorbeeldrapportages ................................................................................................... 7 Grafieken ..................................................................................................................................... 7 Export .......................................................................................................................................... 9 Worddocument .......................................................................................................................... 10 Excelblad toevoegen aan uw rapportages ................................................................................ 11
4
Beveiligingen afzetten in Excel Voordat u begint met ons werkboek, dient u eerst het beveiligingsniveau van Excel voor VBA Macro’s op een laag niveau te zetten. Gebeurt dit niet dan krijgt u foutmeldingen en waarschuwingen. De VBA Macro’s zullen niet werken, echter zal dit niet leiden tot nadelige gevolgen. Virussen kunnen niet voorkomen worden ook al heeft u deze beveiliging op één hoog niveau staan. Stappen: 1- Open Excel. 2- Zorg ervoor dat er géén werkbladen openstaan. 3- Ga naar het menu EXTRA MACRO Beveiliging.
4- Vervolgens krijg je de keuze uit Hoog/Gemiddeld/Laag. Kies hier voor Laag.
5- Sluit Excel helemaal af. Als Excel weer opnieuw wordt opgestart zult u vervolgens géén meldingen van Excel meer krijgen.
5
Bestanden ExcelToImage bestaat uit twee bestanden:
EC_ExcelToImage.xls Dit is het bestand met de VBA module die het mogelijk maak de rapportages te exporteren naar afbeelding en het word document bijwerkt.
Voorbeeld.doc Dit is voorbeeld document met een mogelijk eindresultaat.
6
Werking EC_ExcelToImage Op het werkblad ‘EC_ExportImage’ kunt u de parameters invullen zodat de afbeeldingen geëxporteerd kunnen gaan worden.
Object 1 Export folder
Opmerkingen Met deze knop [Export folder] wordt de exportfolder ingesteld. Dit is de hoofdfolder waar de plaatjes opgeslagen gaan worden. De locatie wordt op cell B3 ingevuld.
2 Exporteren
Met deze knop [Exporteren] worden de plaatjes aangemaakt.
3 Selecteer document
Met deze knop [Selecteer Document] wordt het document wat de template is waarin de plaatjes worden in opgeslagen.
4 Laden images in Word
Met deze knop [Laden images in Word] wordt het Word document automatisch gevuld.
5 Periode
Met deze variabele wordt aan de hoofdfolder (zie punt 1 toegevoegd). Deze map wordt automatisch aangemaakt. Hierdoor worden voorgaande periode niet overschreden.
6 Naam
Is de naam van het plaatje wat u gaat exporteren. Denk eraan nooit .,/\@ gebruiken.
7 Werkblad
Is het werkblad waar de rapportages staat. Door te dubbelklikken op de naam gaat u direct naar het werkblad toe.
8 Excel range
Dit is het bereik dat u wilt gaan exporteren. Voor grafieken dient u de Alternatieve naam in te vullen, zie hoofdstuk 5.
9 Rotatie 10 Foutmelding
Door Ja in te vullen wordt het plaat je gedraaid geëxporteerd. Eventuele foutmeldingen tijdens exporteren worden hier ingevuld.
7
Tabblad Voorbeeldrapportages Op het tabblad [Rapporta] staan 3 voorbeeld rapportages, die geëxporteerd gaan worden.
8
Grafieken Om grafieken te exporteren, dient u de grafiek een alternatieve naam te geven. In Excel 2003 zit het op een andere plaats weggewerkt, het zit onder [Grafiekgebied opmaken]. U komt hier door met de rechtermuis [Grafiekgebied opmaken] te selecteren.
U gaat vervolgens naar het tabblad ‘Alternatieve tekst’ en geeft een naam in die uniek is voor dit object en u vult de naam in op het hoofdblad.
9
Export Als u op de knop [Exporteren] klikt worden alle rapportages direct geëxporteerd naar de juiste folder. De bestanden krijgen het formaat EMF. Dit bestand is het beste in kwaliteit.
Hieronder ziet u een voorbeeld van de export.
10
Worddocument De eerste keer dient u handmatig alle afbeeldingen in Word te plakken of te slepen. Nadat de eerste keer het bestand opgeslagen is kunt hiervan een template gaan maken. Om de afbeeldingen te koppelen met Excel dient u net zoals bij de grafieken deze een alternatieve naam te geven. Deze naam dient gelijk te zijn aan de codering van kolom A in de exportmodule.
Met de knop laden [Images in Word] wordt deze bijgewerkt met de laatste afbeeldingen in de folder.
11
Excelblad toevoegen aan uw rapportages Om de codes toe te voegen dient u het blad toe te voegen aan u rapportages dient u het blad te exporteren en aan uw werkblad toe te voegen. Dit doet u door rechtermuisknop op het tabblad te klikken en [Verplaatsen of kopiëren] te selecteren
Vervolgens selecteer u het excelbestand waaraan u dit wilt gaan toevoegen en klik op [Kopie maken]
Denk er aan bij het opslaan van het bestand dat het opgeslagen moet worden als XLS of als XLSM formaat.
