Handleiding : Opdrachten vanuit Excel

Handleiding : Opdrachten vanuit Excel

Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM

1

1. Introductie Deze handleiding beschrijft de werkwijze voor het gebruik van de toepassing ‘Domiciliëringen vanuit Excel’. Je kan deze conversietool op drie manieren gebruiken nl. : A. Je gebruikt geen template of tekstbestand maar je wil je domiciliëringen manueel ingeven. Ga naar punt 2. B. Je gebruikt de template die ter beschikking staat op de KBC-site (www.kbc.be/download). Ga naar punt 3, hoofdstuk 3.1 van dit stappenplan. C. Je wenst een zelf gemaakt tekstbestand te gebruiken en te converteren via ‘Conversie vanuit Excel’. Ga naar punt 3, hoofdstuk 3.2. Met deze toepassing kunt u ofwel Excel-bestanden of tekstbestanden (*.txt) waarin u domiciliëringen registreerde converteren naar een bankbestand ofwel kan u domiciliëringsopdrachten zelf ingeven. Bij de conversie worden de ingevoerde gegevens gecontroleerd; een foutief schuldeisernummer, bijvoorbeeld, zal gedetecteerd worden. Als u, na de conversie, een overzicht wenst waarin u bvb. fouten wil corrigeren of andere wijzigingen wilt aanbrengen; dan slaat u de domiciliëringen op in het overzicht ‘Te versturen domiciliëringen’. Het bankbestand dat u geconverteerd heeft, dient u te bewaren op een zelf gekozen locatie. U start dan KBC-Online for Business op, u gaat naar de functie ‘Verzenden bestanden met domiciliëringen/LCR’ en van daaruit verstuur je het bestand naar KBC. Na het doorsturen moet het bestand elektronisch ondertekend worden door een gevolmachtigde KBC-Online for Businessgebruiker. Voor u verdergaat met deze handleiding, installeert u het programma op uw pc.

Hulp nodig? KBC-Helpdesk Tel. 016 43 25 18 Fax 016 43 25 28 E-mail: [email protected] Openingstijden: iedere bankwerkdag van 8 tot 17 uur


2

2. Registratie van domiciliëringen U maakt geen gebruik van de template of een tekstbestand maar u wil manueel domiciliëringsopdrachten ingeven.

Stap 1 : Start de toepassing ‘Conversie vanuit Excel’op. Klik linksonderaan op ‘Systeem’.


3

Stap 2 : Klik onder ‘Instellingen’ op ‘Domiciliëringen’.

Stap 3 : Breng volgende gegevens in: nummer schuldeiser, rekeningnummer schuldeiser en naam schuldeiser. De ingevulde gegevens van het vorige scherm worden bewaard.


4

Stap 4 : Ga nu terug naar ‘Basisfuncties’ en klik dan op ‘Te versturen domiciliëringen’.

1

2

Stap 5 : Klik nu op de knop ‘Toevoegen’.


5

Stap 6 : De velden ‘Nummer schuldeiser en rekeningnummer/naam schuldeiser’ zijn reeds ingevuld. Vul de andere velden in. Klik op ‘Ok’.


6

Stap 7 : Nadat je al je domiciliëringen hebt ingegeven krijg je een overzicht van de geregistreerde domiciliëringen.

Stap 8 : Vink de vakjes voor de ingevoerde domiciliëringen aan.


7

Stap 9 : Klik nu op de knop ‘Exporteren’. De domiciliëringsopdrachten worden nu geconverteerd naar een bestand.

Stap 10 : Je krijgt nu de vraag om de locatie aan te duiden waar het exportbestand bewaard moet worden. Klik op ‘…’ om de locatie in te stellen.


8

Stap 11 : Kies de locatie waar het bestand bewaard moet worden. Klik op ‘Save’.

Stap 12 : Klik op ‘Ok’ en het bestand wordt bewaard op de gekozen locatie.


9

3. Gebruik van de conversietool ! 3.1.

U maakt gebruik van de template ‘Domiciliëringen’.

Voor uw gebruikscomfort is op onze website (www.kbc.be/download) een Excel-template beschikbaar waarin de essentiële gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een domiciliëring zijn opgenomen. U kunt aanvullende gegevens toevoegen in de volgende, vrije kolommen. Tip : Bewaar deze template in de folder c:\ProgramFiles\KBC-Online\Domiciliëringen die u uitsluitend hiervoor gebruikt. Bewaar het bestand als bestandstype *.xls.

Open de template, voeg de gegevens van uw domiciliëringen toe en sla het bestand op met een andere bestandsnaam. Selecteer hiervoor in het menu: Bestand – Opslaan Als (File – Save as). Zorg ervoor dat de bestandsnaam uniek is door bijvoorbeeld de datum van vandaag toe te voegen.


10

Stap 1 : Start de toepassing ‘Opdrachten vanuit Excel’ en klik op de knop ‘Conversie’

Stap 2 : Selecteer ‘Domiciliëringen’ en klik op ‘Volgende’


11

Stap 3 : Klik op ‘…’ en selecteer het tekstof Excelbestand waarin u de gegevens van uw domiciliëringen registreerde. Klik op ‘Open’ en klik dan op ‘Volgende’.

Stap 4 : Selecteer in het veld profiel ‘Standaardprofiel’ en klik op ‘Volgende’.


12

Stap 5 : Klik op ‘Volgende’ in het scherm met ‘Definitie scheidingstekens’.

Stap 6 : Klik op ‘Volgende’ in het scherm met ‘Gegevensmapping’


13

Stap 7 : Selecteer in het scherm ‘Definitie resultaat’ ofwel de optie ‘Bestand’ wanneer je onmiddellijk een bestand wil aanmaken ofwel ‘Opdrachten toevoegen aan ‘Te versturen domiciliëringen’ als je de inhoud van het bestand wil bekijken en eventueel wijzigingen wil aanbrengen. We kiezen voor ‘Opdrachten toevoegen aan ‘Te versturen domiciliëringen’’. Klik op ‘Volgende’.

Stap 8 : Klik op ‘Uitvoeren’.


14

Stap 9 : Je krijgt een overzichtsscherm met per record of het wel dan niet ‘OK’ is. Onderaan krijg je de mogelijkheid om je profiel op te slaan en een knop om af te sluiten. Door je profiel te bewaren kan je dit de volgende keer opnieuw gebruiken. Klik op ‘Afsluiten’.

Stap 10 : Klik nu op ‘Te versturen domiciliëringen’.


15

Stap 11 : Je krijgt nu een overzicht van de domiciliëringen. In dit scherm kan je bvb. een opdracht verwijderen en/of wijzigen maar je kan ook bijkomende domiciliëringsopdrachten toevoegen.

Stap 12 : Om bijkomende domiciliëringsopdrachten in te geven klik je op ‘Toevoegen’.


16

Stap 13 : Breng volgende gegevens in : nummer schuldeiser, rekeningnummer en naam van de schuldeiser, spildatum, domiciliëringsnummers, bedrag, referte enz… Klik dan op ‘OK’.

Let op : Domiciliëringsopdrachten die je zelf toevoegde krijgen geen vinkje in de eerste kolom. Vink ze aan voordat je op ‘Exporteren’ klikt.

Stap 14 : Je domiciliëring werd nu geregistreerd. Klik op ‘Exporteren’ om deze gegevens om te zetten in een bankbestand.


17

Stap 15 : Je krijgt nu de vraag om het bestand te bewaren op de door jou gekozen locatie. Noteer de plaats waar je het bestand hebt bewaard! Je hebt deze locatie later nodig wanneer je het bestand wil verzenden via KBC-Online for Business.


18

3.2.

Je gebruikt een zelf gemaakt tekstbestand en converteert dit via ‘Conversie vanuit Excel’

3.2.1.

Opbouw van het Excel-bestand

Net als bij punt 3.1. ‘U maakt gebruik van de template ‘Domiciliëringen’ wordt ook via deze werkwijze gebruik gemaakt van een tekstof Excel-bestand. Het enige verschil met het gebruik van de template is dat u hier de velden zelf definieert. Bij de opmaak van deze gebruikershandleiding vertrekken we met een Excel-bestand dat volgende velden bevat: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

In kolom A : Naam schuldenaar In kolom B : Domiciliëringsnummer; In kolom C : Bedrag; In kolom D : Aardcode; In kolom E : Mededeling (Max. xx posities); In kolom F : Mededeling vervolg (Max. xx posities); In kolom G : Naam schuldeiser; In kolom H : Spildatum; In kolom I : Referte schuldeiser.


19

Stappenplan Stap 1 : U start de toepassing ‘Conversie vanuit Excel’ op en u klikt op de knop ‘Conversie’.

Stap 2 : Selecteer ‘Domiciliëringen’ en klik op ‘Volgende’


20

Stap 3 : Klik op ‘…’ en selecteer het tekstof Excelbestand waarin u de gegevens van uw domiciliëringen registreerde. Klik op ‘Open’ en dan op ‘Volgende’.


21

Stap 4 : Selecteer in het veld profiel ‘Geen profiel’ en klik op ‘Volgende’. Let op: nadat u de conversieprocedure de 1ste maal heeft doorlopen kan u uw profiel onder een zelf gekozen naam bewaren. Vanaf dan kan u steeds dit profiel kiezen.

Stap 5 : In het volgende scherm duidt u als scheidingsteken ‘Puntkomma’ aan. Klik dan op ‘Meer’.


22

Stap 6 : In dit scherm geef je mee hoeveel lijnen in het tekstof Excelbestand moeten overgeslagen worden omdat ze geen domiciliëringsgegevens bevatten. In het Excelbestand dat wij gebruiken is dit 1 lijn omdat daarin beschreven staat welke informatie in die kolom staat. Je kan ook de keuze ‘Doorgaan bij foutief detail’ aanduiden. Stel dat er in één of meerdere domiciliëringsopdrachten een fout zit gaat de conversie toch verder. Klik dan op ‘OK’ en vervolgens op ‘Volgende’.

Stap 7 : In het volgende scherm duid je aan welke gegevens in welke kolom van het tekstof Excel-bestand zitten. In ons voorbeeld zijn het deze velden : Als … Kolom in Excel-bestand kolom A = Naam schuldenaar kolom B = Domiciliëringsnummer kolom C = Bedrag kolom D = Aardcode kolom E = Mededeling kolom F = Mededeling vervolg kolom G = Naam schuldeiser kolom H = Spildatum Kolom I = Referte schuldeiser

Dan … Is het veldnummer 2 3 4 5 6 7 8 9

Je vult deze ‘Veldnummers’ bij het desbetreffende resultaat in. De verplichte velden zijn aangeduid met een *. Het ‘Nummer van de schuldeiser’ en het ‘Rekeningnummer van de schuldeiser’ hebben we niet opgenomen in ons Excel-bestand. Vandaar dat we deze 2 velden een vaste waarde gaan meegeven. Je doet dit door de cursor te plaatsen in het veld ‘Vaste waarde’ naast ‘Nummer schuldeiser’ en ‘Rekeningnummer van de schuldeiser’en dan de desbetreffende gegevens in te tikken.


23

Stap 8 : Je krijgt dan dit resultaat. Klik op ‘Volgende’.


24

Stap 9 : Klik hier op ‘Opdrachten toevoegen aan ‘Te versturen domiciliëringen’’ en klik dan op ‘Volgende’

Stap 10 : Je krijgt een overzichtsscherm met daarin de locatie van het importbestand en de locatie waar het resultaat bewaard gaat worden. Klik op ‘Uitvoeren’.


25

Stap 11 : Je krijgt een overzichtsscherm met per record of het wel dan niet ‘OK’ is. Onderaan krijg je de mogelijkheid om je profiel op te slaan en een knop om af te sluiten. Door je profiel te bewaren kan je dit de volgende keer opnieuw gebruiken. Klik op ‘Afsluiten’.

Stap 12 : Ga nu naar ‘Te versturen domiciliëringen’.


26

Stap 13 : Je krijgt nu een overzicht met de inhoud van de geconverteerde opdrachten. In dit scherm kan je bvb. een opdracht verwijderen en/of wijzigen maar je kan ook bijkomende domiciliëringsopdrachten toevoegen.


27

Stap 14 : Je krijgt nu een overzicht van de domiciliëringen. In dit scherm kan je bvb. een opdracht verwijderen en/of wijzigen maar je kan ook bijkomende domiciliëringsopdrachten toevoegen.

Stap 15 : Om bijkomende domiciliëringsopdrachten in te geven klik je op ‘Toevoegen’.


28

Stap 16 : Breng volgende gegevens in : nummer schuldeiser; rekeningnummer en naam van de schuldeiser, spildatum, domiciliëringsnummers, bedrag, referte enz… Klik dan op ‘OK’.

Let op : Domiciliëringsopdrachten die je zelf toevoegde krijgen geen vinkje in de eerste kolom. Vink ze aan voordat je op ‘Exporteren’ klikt. Stap 17 : Je domiciliëring werd nu geregistreerd. Klik op ‘Exporteren’ om deze gegevens om te zetten in een bankbestand.


29

Stap 18: Je krijgt nu de vraag om het bestand te bewaren op een door jou gekozen locatie. Noteer de plaats waar je het bestand hebt bewaard! Je hebt deze locatie later nodig wanneer je het bestand wil verzenden via KBC-Online for Business.


30

Verzenden van domiciliëringsbestanden viaenKBC-Online Na de 4. geslaagde conversie moet het de bestand nog verzonden worden naar KBC moet het bestand foralvorens Business getekend worden het uitgevoerd kan worden. Volg de hieronder vermelde stappen. Stap 1 : Nadat u bent aangemeld klik je in het transactiemenu op ‘Verzenden bestanden met domiciliëringen/LCR’.


31

Stap 2 : Klik op de knop ‘Toevoegen’.

Stap 3 : Ga via het dialoogscherm naar de locatie waar u het domiciliëringsbestand hebt bewaard. Selecteer het en klik op ‘Ok’.


32

Stap 4 : Het geselecteerde domiciliëringsbestand wordt nu getoond. Klik nu op de knop ‘Verzenden’.

Stap 5 : Na het verzenden krijgt u onmiddellijk feedback over de verzending. Volg de link ‘Opvolging betalingsopdrachten, toevoegen handtekening’ in deze tekst om het bestand te ondertekenen.


33

Handleiding : Opdrachten vanuit Excel

Recommend Documents