Handleiding : Europese Domiciliëringen vanuit Excel

Handleiding : Europese Domiciliëringen vanuit Excel

Europese Domiciliëringen vanuit Excel

1

1. Introductie Deze handleiding beschrijft de werkwijze voor het gebruik van de toepassing ‘Europese domiciliëringen vanuit Excel’. U kunt deze conversietool op drie manieren gebruiken namelijk: A. U gebruikt de template die ter beschikking staat op de KBC-site. (www.kbc.be/download). Ga naar punt 2, hoofdstuk 2.1 van dit stappenplan. B. U wenst een zelf gemaakt tekstbestand te gebruiken en te converteren via ‘Conversie vanuit Excel’. Ga naar punt 2, hoofdstuk 2.2 van dit stappenplan C. U gebruikt geen template of tekstbestand maar u wilt uw domiciliëringen manueel ingeven. Ga naar punt 3 van dit stappenplan. Achteraan deze bundel vindt u een bijlage met richtlijnen voor het invullen van de verschillende velden. Met deze toepassing kunt u ofwel Excel-bestanden of tekstbestanden (*.txt) waarin u Europese domiciliëringen registreerde converteren naar een bankbestand ofwel zelf domiciliërings-opdrachten ingeven. Tijdens de conversie worden de ingevoerde gegevens gecontroleerd. Een foutief type Europese domiciliëring of een foutief rekeningnummer zal bijvoorbeeld gedetecteerd worden. Als u, na de conversie, een overzicht wenst waarin u bvb. fouten wilt corrigeren of andere wijzigingen wilt aanbrengen, dan slaat u de Europese domiciliëringen op in het overzicht ‘Te versturen Europese domiciliëringen’. Het bankbestand dat u geconverteerd heeft, dient u te bewaren op een zelf gekozen locatie. U start KBC Online-for-Business (‘O4B’) op, gaat naar de functie ‘Verzenden bestanden met Europese domiciliëringen’ en van daaruit verstuurt u het bestand naar KBC. Na het doorsturen moet het bestand elektronisch ondertekend worden door een gevolmachtigde KBC-O4B-gebruiker. Voor u verdergaat met deze handleiding, installeert u het programma op uw PC. Belangrijke opmerkingen vooraf :  

Excel-versie: De toepassing ‘Opdrachten vanuit Excel’ ondersteunt geen Excel2007-versie. De gebruiker schrijft zijn Excel-bestand dan ook best weg als een Excel-2003/Office2003bestand. Karakterset : De Latijnse karakterset, die gebruikelijk is voor internationale communicatie, moet gebruikt worden. Ze bestaat uit de volgende karakters: abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 0123456789 /-?:().,'+ Spatie

Dit betekent dat enkel deze karakters mogen toegelaten worden bij de aanmaak van het xml-bericht. Karakters buiten deze range zijn niet toegelaten tijdens het toevoegen/ wijzigen van een Europese domiciliëring, maar kunnen wel voorkomen in een veld van een werkblad tijdens de conversie. Deze karakters worden conform onderstaande converteertabel vertaald. Ongeldige karakters die niet in deze tabel voorkomen worden door de toepassing vertaald naar ‘.’ (punt).


2

Converteertabel :

Van

âäàáãåçñ[øÉÊËÈÍÎÏÌ`#@="Ø«»ðýþ±°ªºæ¸Æ¤µ ~¡¿ÐÝÞ ®¢£¥·©§¶¼½¾¬|¯¨´×{-ôöòóõ

Naar

AAAAAACN(( +EEEEIIIIS) X. AAAAAACN P-)OEEEEIIII NA: OIE ++ EI ) U UC.(). U CYAE/ ) -( OOOOO

Hulp nodig? KBC-Helpdesk Tel. 016 43 25 18 Fax 016 43 25 28 E-Mail: [email protected] Openingstijden: iedere bankwerkdag van 8 tot 17 uur


3

2. Gebruik van de conversietool De idee achter deze conversietool is de volgende: 



2.1

In het Excel-bestand neemt u die informatie op die u wenst mee te geven op transactieniveau (= variabele velden). Logischerwijze zijn dit bijvoorbeeld de naam van uw cliënt – schuldenaar, zijn rekeningnummer en het bedrag van de transactie. Maar u kunt ook informatie toevoegen die u helpt om uw transacties te groeperen (voor een school bijvoorbeeld kunnen dit zijn: leerlingen die een warme maaltijd nemen versus die leerlingen die enkel soep nemen). Als u het bestand opslaat, kunt u het maandelijks oproepen en bepaalde velden aanpassen (zoals het bedrag, de mededeling en de unieke referentie). Vervolgens maakt u een profiel aan waarin u vastlegt welke velden in welke kolom van het Excel-bestand voorkomen. Voor de overige verplichte velden moet hier een vaste waarde worden ingegeven. Typische velden die hiervoor in aanmerking komen zijn de naam van de schuldeiser, het schuldeisersnummer en de gewenste uitvoeringsdatum. Deze gegevens zijn dan gelijk voor alle onderliggende transacties. Ook het profiel kunt u opslaan en later terug oproepen. De beste manier om uw invorderingen te organiseren is een profiel aan te maken per type domiciliëring (First, Recurrent, One-Off), in combinatie met het soort schema (Core, B2B). De eerste keer maakt u gebruik van het profiel First – Core/B2B; de volgende keren van het profiel Recurrent – Core/B2B.

U maakt gebruik van de standaardtemplate ‘Europese domiciliëringen’

Voor uw gebruiksgemak is op onze website (www.kbc.be/download) een standaard Excel-template beschikbaar waarin volgende kolommen zijn opgenomen:        

Kolom A = Naam schuldenaar Kolom B = Rekening schuldenaar (IBAN) Kolom C = Bank schuldenaar (BIC) Kolom D = Bedrag Kolom E = Referentie schuldeiser Kolom F = Mededeling Kolom G = Mandaatreferentie Kolom H = Datum ondertekening mandaat

Om u te ondersteunen bij het invullen van de template hebben we drie voorbeelden toegevoegd in de template zelf en een legende in een aparte ‘sheet’. Tip: Bewaar deze template in de folder die u uitsluitend hiervoor gebruikt : c:\ProgramFiles\KBC-Online\Europese Domiciliëringen. Bewaar het bestand als bestandstype *.xls.

Open de template, voeg de gegevens van uw Europese domiciliëringen toe en sla het bestand op met een andere bestandsnaam. Selecteer hiervoor in het menu: Bestand – Opslaan Als (File – Save as). Zorg ervoor dat de bestandsnaam uniek is door bijvoorbeeld de datum van vandaag toe te voegen.


4

Stappenplan Stap 1:

Start de toepassing ‘Europese Domiciliëringen vanuit Excel’ op, en klik op de knop ‘Conversie.

Stap 2:

Selecteer ‘Europese domiciliëringen’ en klik op ‘Volgende’.

Stap 3 :

Klik op ‘…’ en selecteer het Excel-bestand waarin u de gegevens van uw Europese domiciliëringen registreerde. Klik op ‘Open’ en vervolgens op ‘Volgende’.


5

Stap 4 :

Selecteer in het veld profiel ‘Standaardprofiel’ en klik op ‘Volgende’.

Stap 5 :

In het scherm ‘Definitie scheidingstekens’ staat het scheidingsteken standaard op ‘Puntkomma’.

Als u op ‘Meer’ klikt kunt u aangeven hoeveel lijnen in het bestand moeten overgeslagen worden omdat ze geen domiciliëringsgegevens bevatten. Standaard staat dit op ‘1’ omdat de eerste lijn in onze template beschrijft welke informatie in die kolom staat. U kunt in dit scherm ook de keuze ‘Doorgaan bij foutief detail’ aanduiden. Stel dat er in één of meerdere domiciliëringsopdrachten een fout zit, gaat de conversie toch verder. Sluit dit scherm door op ‘OK’ te klikken en klik vervolgens op ‘Volgende’.


6

Stap 6 :

In het volgende scherm ‘Gegevensmapping’ duidt u aan welke gegevens in welke kolom van uw template staan. In onze standaardtemplate zijn het onderstaande velden: Kolom in Excel-bestand

Veldnummer

Kolom A = Naam schuldenaar

1

Kolom B = Rekening schuldenaar (IBAN)

2

Kolom C = Bank schuldenaar (BIC)

3

Kolom D = Bedrag

4

Kolom E = Referentie schuldeiser

5

Kolom F = Mededeling

6

Kolom G = Mandaatreferentie

7

Kolom H = Datum ondertekening mandaat

8

Een aantal velden hebben we niet opgenomen in het Excel-bestand, omdat we hiervoor een vaste waarde willen meegeven. Het gaat om volgende velden:        

Naam schuldeiser Rekening schuldeiser Bank schuldeiser Identificatie schuldeiser Referentie betalingsopdracht Gewenste uitvoeringsdatum Type schema Type domiciliëring

Informatie met betrekking tot de inhoud van deze velden vindt u in hoofdstuk 5: Bijlage.


7

Stap 7 :

Selecteer in het scherm ‘Definitie resultaat’ ofwel de optie ‘ Bestand’ wanneer u onmiddellijk een bestand wilt aanmaken ofwel ‘Opdrachten toevoegen aan ‘Te versturen Europese Domiciliëringen’ als u de inhoud van het bestand wilt bekijken en eventueel wijzigingen wil aanbrengen. Standaard staat de optie ‘Opdrachten toevoegen aan ‘Te versturen Europese Domiciliëringen’’ aangevinkt. Klik op ‘Volgende’.

Stap 8 :

Klik op ‘Uitvoeren’.

Stap 9 :

U krijgt een overzichtsscherm met per record of het wel dan niet ‘OK’ is (zie ook stap 11). Onderaan krijgt u de mogelijkheid om uw profiel op te slaan en een knop om af te sluiten. Door uw profiel tijdens het eerste gebruik te bewaren kunt u dit profiel de volgende keer opnieuw gebruiken. Klik op ‘Afsluiten’.


8

Stap 10 :

Klik nu op ‘Te versturen Europese Domiciliëringen’.

Stap 11 :

U krijgt nu een overzicht van de Europese Domiciliëringen. In dit scherm kunt u bvb. een opdracht verwijderen en/of wijzigen maar u kunt ook bijkomende Europese domiciliëringsopdrachten toevoegen. (Voor dit laatste moeten de systeemvereisten wel ingegeven zijn)

Indien er fouten zijn, zal dat als volgt aangegeven zijn.

Om verder te kunnen gaan, moeten de fouten eerst rechtgezet worden.


9

Stap 12 :

Om bijkomende Europese domiciliëringsopdrachten in te geven klikt u op ‘Toevoegen’.

Stap 13 :

In dit scherm kunt u transactie per transactie ingeven. Zowel de gegevens van de schuldeiser als van de schuldenaar moeten ingevuld worden. Voor informatie met betrekking tot de inhoud van deze velden verwijzen we naar de bijlage in hoofdstuk 5. Klik vervolgens op ‘OK’.

Let op : Europese domiciliëringsopdrachten die u zelf toevoegde krijgen geen vinkje in de eerste kolom. Vink ze aan vooraleer u op ‘Exporteren’ klikt.


10

Stap 14 :

Uw Europese domiciliëring werd nu geregistreerd. Klik op ‘Exporteren’ om deze gegevens om te zetten in een bankbestand (XML).

Stap 15 :

U krijgt nu de vraag om het bestand te bewaren op de door u gekozen locatie. Noteer de plaats waar u het bestand hebt bewaard. U hebt deze locatie later nodig wanneer u het bestand wilt verzenden via KBC-O4B. Zorg ervoor dat de bestandsnaam uniek is door bijvoorbeeld de datum van vandaag toe te voegen.

Het bestand werd nu bewaard op de door u gekozen locatie.


11

2.2 U gebruikt een zelfgemaakt tekstbestand en converteert dit via ‘Conversie vanuit Excel’ 2.2.1

Opbouw van het Excel-bestand

Net als bij puntje 2.1 ‘U maakt gebruik van de standaardtemplate Europese domiciliëringen’ wordt ook via deze werkwijze gebruik gemaakt van een tekst- of Excel-bestand. Het enige verschil met het gebruik van de standaardtemplate is dat u hier zelf de velden definieert. Dit betekent dat de ‘Gegevensmapping’ (cf. infra) er hier dus anders zal uitzien.

Stappenplan Stap 1 :

U start de toepassing ‘Conversie vanuit Excel’ op, en klikt op de knop ‘Conversie.

Stap 2 :

Selecteer ‘Europese Domiciliëringen’ en klik op ‘Volgende’.

Stap 3 :

Klik op ‘…’ en selecteer het tekst- of Excelbestand waarin u de gegevens van uw Europese Domiciliëringen registreerde. Klik op ‘Open’ en klik dan op ‘Volgende’.


12

Stap 4 :

Selecteer in het veld profiel ‘Geen profiel’ en klik op ‘Volgende’. Let op: nadat u de conversieprocedure de 1ste maal heeft doorlopen kan u uw profiel onder een zelf gekozen naam bewaren. Vanaf dan kunt u steeds dat profiel kiezen.

Stap 5 :

In het volgende scherm staat standaard als scheidingsteken ‘Puntkomma’ aangeduid. Klik dan op ‘Meer’.

Stap 6 :

In dit scherm geeft u mee hoeveel lijnen in het tekst- of Excel-bestand moeten overgeslagen worden omdat ze geen domiciliëringsgegevens bevatten. U kunt in dit scherm ook de keuze ‘Doorgaan bij foutief detail’ aanduiden. Stel dat er in één of meerdere domiciliëringsopdrachten een fout zit, gaat de conversie toch verder. Sluit dit scherm door op ‘OK’ te klikken en klik vervolgens op ‘Volgende’.

Stap 7 :

In het volgende scherm ‘Gegevensmapping’ duidt u aan welke gegevens in welke kolom van het door u aangemaakte tekst- of Excel-bestand zitten. Houd hierbij rekening met volgende zaken: 

De verplichte velden, aangeduid met een *, moeten ofwel opgenomen zijn in het tekst- of Excel-bestand, of moeten een vaste waarde meekrijgen. De bijkomende velden in uw tekst- of Excel-bestand (bijvoorbeeld om uw cliënten te groeperen) zijn louter ter info, maar zullen niet worden meegenomen in de conversie.


13

Stap 8 :

U krijgt dan dit resultaat. Klik op ‘Volgende’.

Stap 9 :

Klik hier op ‘Opdrachten toevoegen aan ‘ Te versturen Europese Domiciliëringen’’ en klik dan op ‘Volgende’.

Stap 10 :

U krijgt nu een overzichtscherm met daarin de locatie van het importbestand en de locatie waar het resultaat bewaard gaat worden. Klik op ‘Uitvoeren’.


14

Stap 11 :

U krijgt nu een overzichtsscherm met per record of het wel dan niet ‘OK’ is. Onderaan krijgt u de mogelijkheid om uw profiel op te slaan en een knop om af te sluiten. Door uw profiel te bewaren kunt u dit de volgende keer opnieuw gebruiken. Klik op ‘Afsluiten’.

Stap 12 :

Ga nu naar ‘Te versturen Europese domiciliëringen’.

Stap 13 :

U krijgt nu een overzicht met de inhoud van de geconverteerde opdrachten. In dit scherm kunt u bvb. een opdracht verwijderen en / of wijzigen.


15

Stap 14 :

U hebt nu een overzicht van de Europese Domiciliëringen. In dit scherm kunt u een opdracht verwijderen en/of wijzigen, maar ook bijkomende Europese domiciliëringsopdrachten toevoegen. Breng alle gegevens in (zie hoofdstuk 5 voor meer informatie met betrekking tot de inhoud van de velden) en klik dan op ‘OK’.

Let op : Europese domiciliëringsopdrachten die u zelf toevoegde krijgen geen vinkje in de eerste kolom. Vink ze aan vooraleer u op ‘Exporteren’ klikt.


16

Stap 15 :

Uw Europese domiciliëringen werden nu geregistreerd. Klik op ‘Exporteren’ om deze gegevens om te zetten in een bankbestand (XML).

Stap 16 :

U krijgt nu de vraag om het bestand te bewaren op de door uw gekozen locatie. Noteer de plaats waar u het bestand hebt bewaard ! U hebt deze locatie later nodig wanneer u het bestand wil verzenden via KBC-O4B.

Het bestand werd nu bewaard op de door u gekozen locatie.


17

3. Manuele registratie van Europese domiciliëringen U maakt geen gebruik van de template, een Excel bestand of een tekstbestand maar u wil manueel Europese domiciliëringsopdrachten ingeven.

Stappenplan Stap 1 :

Start de toepassing ‘Conversie vanuit Excel’ op. Klik links onderaan op ‘Systeem’.

Stap 2 :

Klik onder ‘Instellingen’ op ‘Europese Domiciliëringen’.


18

Stap 3 :

Breng volgende gegevens in: ‘Identificatie schuldeiser’, ‘Rekeningnummer schuldeiser’ en ‘Naam schuldeiser’. De informatie in hoofdstuk 5 kunnen u hierbij helpen. Bij ‘Bank schuldeiser’ staat voor KBC standaard KREDBEBB ingevuld, voor CBC is dit CREGBEBB. Als ‘Naam afgever’ wordt automatisch de naam van de contractant opgenomen, maar dit gegeven kunt u aanpassen.

Stap 4 :

Ga nu terug naar ‘Basisfuncties’ en klik dan op ‘Te versturen Europese Domiciliëringen’.


19

Stap 5 :

Klik nu op de knop ‘Toevoegen’

Stap 6 :

De velden ‘Identificatie schuldeiser’, ‘Bank schuldeiser’, ‘Rekeningnummer schuldeiser’ en ‘Naam schuldeiser’ zijn reeds ingevuld. Vul de andere velden in (zie hoofdstuk 5 voor meer informatie). Klik op ‘OK’.


20

Stap 7 :

Nadat u al uw Europese Domiciliëringen correct hebt ingegeven, krijgt u een overzicht van de geregistreerde Europese Domiciliëringen.

Stap 8 :

Vink de vakjes voor de ingevoerde Europese domiciliëringen aan.

Indien er fouten zijn, zal dat als volgt aangegeven zijn.

Om verder te kunnen gaan, moeten de fouten eerst rechtgezet worden.


21

Stap 9 :

Klik nu op de knop ‘Exporteren’. De Europese domiciliëringsopdrachten worden nu geconverteerd naar een bestand.

Stap 10 :

U krijgt nu de vraag om de locatie aan te duiden waar het exportbestand bewaard moet worden. Klik op ‘…’ om de locatie in te stellen.

Stap 11 :

Kies de locatie waar het bestand bewaard moet worden. Klik op ‘Save’.


22

Stap 12 :

Klik op ’OK’ en het bestand wordt bewaard op de gekozen locatie, en de geëxporteerde lijnen verdwijnen uit het overzicht.


23

4. Verzenden van de Europese domiciliëringsbestanden via KBC-O4B

Volg de hieronder vermelde stappen Stap 1 :

Nadat u bent aangemeld, klik je in het transactiemenu op ‘Verzenden bestanden met domiciliëringen / LCR’. Indien u deze mogelijkheid niet zou zien contacteer dan onze helplijn .

Stap 2 :

Klik op de knop ‘Toevoegen’.


24

Stap 3 :

Ga via het dialoogvenster naar de locatie waar u het Europese domiciliëringsbestand hebt bewaard. Selecteer het en klik op ‘OK’.

Stap 4 :

Het geselecteerde domiciliëringsbestand wordt nu getoond. Klik op de knop ‘Verzenden’.


25

Stap 5 :

Na het verzenden krijgt u onmiddellijk feedback over de verzending. Volg de link ‘Toevoegen handtekening’.

U heeft nu het ondertekende bestand naar uw bank verzonden. U kan de status van de verzonden bestanden eventueel nakijken in Online For Business via “Werkblad / Bestanden”.


26

5. Bijlage In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over de inhoud van de velden die in deze handleiding voorkomen. Naam veld

Omschrijving

Naam schuldeiser

Naam is beperkt tot 70 karakters

Rekening schuldeiser

Uw rekeningnummer in IBAN formaat

Bank schuldeiser

Voor KBC staat dit gegeven vast op KREDBEBB Voor CBC staat dit gegeven vast op CREGBEBB

Identificatie schuldeiser

Dit is het SEPA-schuldeisersnummer, dat uw bank u bezorgt als u wenst te starten met de Europese domiciliëring.

Referentie betalingsopdracht

Overkoepelende referentie voor alle transacties in het Excel-bestand. Deze referentie mag maximum 35 karakters bevatten en zal gebruikt worden voor de bestandsopvolging. Staat er in voorgaande omschrijvingen een verwijzing naar deze referentie ??

Gewenste uitvoeringsdatum

Idem Datum waarop de schuldenaar moet worden gedebiteerd. Houd hierbij rekening met de minimumtermijn tussen de verzendingsdatum en de datum van de gewenste inning; deze is afhankelijk van het type schema (Core, B2B) en type domiciliëring (First, One-Off, Recurrent, Final). Voor KBC mag deze datum:   

Type schema

In het verleden liggen, maar niet meer dan 30 dagen, OF Gelijk zijn aan de datum van vandaag, OF In de toekomst liggen, maar niet meer dan 90 dagen.

Idem Hier zijn 2 waarden toegelaten: ‘Core’ of ‘B2B’ (Business-to Business). Idem First: Eerste inning van een reeks domiciliëringsopdrachten.

Type domiciliëring

Recurrent: Domiciliëringsopdracht waarbij de toestemming van de schuldenaar wordt gebruikt voor regelmatige domiciliëringen uitgaande van de schuldeiser. Final: Laatste inning van een reeks domiciliëringsopdrachten. One-Off: Domiciliëringsopdracht waarbij de toestemming van de schuldenaar wordt gebruikt voor een eenmalige domiciliëring.

Naam schuldenaar

Maximum 70 karakters.

Rekening schuldenaar

Rekening van de schuldenaar in IBAN-formaat.

Bank schuldenaar

BIC van de financiële instelling van de schuldenaar. De BIC bestaat uit 8 of 11 tekens.

Bedrag

Bedrag van de domiciliëring, uitgedrukt in euro. Het bedrag moet liggen tussen 0.01 en 999999999.99

Referentie schuldeiser

Referte toegekend door de schuldeiser om de transactie op een ondubbelzinninge manier te identificeren. Deze referte wordt doorheen de hele ketting doorgegeven en bestaat uit maximum 35 alfanumerieke tekens. Voorbeeld: "ISB12345"

Mededeling

Mededeling aan de schuldenaar.


27

Een niet-gestructureerde mededeling mag maximum 140 tekens bevatten. Bij het gebruik van een Belgische gestructureerde mededeling, is volgende structuur verplicht: "SCOR" + "BBA" + 12 tekens (waarvan de laatste 2 het controlecijfer (module 97) vormen van de eerste 10 tekens, maar als het resultaat 0 is, dan is het controlecijfer 97). Bij het gebruik van een Europese gestructureerde mededeling, is volgende structuur verplicht: "SCOR" + "ISO" + RF nn cc.cccc, waarbij RF = de identificatiecode van de RF Creditor Reference nn = controlegetal bestaande uit twee cijfers cc..cccc = de referte zelf (maximum 21 tekens) Mandaatreferentie

Referte van het domiciliëringsmandaat, getekend door schuldeiser en schuldenaar. Dit nummer mag maximum 35 alfanumerieke tekens bevatten.

Datum ondertekening mandaat

Datum waarop de schuldenaar het domiciliëringsmandaat heeft ondertekend.


28

Handleiding : Europese Domiciliëringen vanuit Excel

Recommend Documents