EVENEMENTEN IN ASSENEDE. Versie

EVENEMENTEN IN ASSENEDE Versie 03.02.2009

11

Inhoudstafel DEFINITIES ............................................................................................................ 5 Voorwoord............................................................................................................... 7 Inleiding................................................................................................................... 8 Deel 1: Uw evenement aanvragen aan het gemeentebestuur via het Evenementenloket 1. 2. 3. 4.

Via het aanvraagformulier................................................................................ 9 uw aanvraagtermijn.......................................................................................... 9 Inname openbaar domein .............................................................................. 11 Plaatsen van een tent .................................................................................... 11

5.

Veiligheidsplan en coördinatievergadering .................................................... 12 5.1 Waarom is een veiligheidsplan belangrijk? ................................................13

6.

Veiligheid en ordelijk verloop van het evenement .......................................... 14 6.1. Hulppost, hulpdiensten ..............................................................................14 6.2. Parkeergelegenheid...................................................................................14 6.3. Permanente inrichting................................................................................14 6.4. ordelijk verloop...........................................................................................14 6.5. Buren verwittigen .......................................................................................15

7.

Advies brandweer en politie........................................................................... 15 7.1 Advies brandweer ......................................................................................15 7.2 Advies politie..............................................................................................15

8. sluitingsuur..................................................................................................... 16 9. Aanplakborden............................................................................................... 17 10. Tijdelijke reclameborden ............................................................................ 18 11. Geluidshinder Voorkomen .......................................................................... 21 11.1. Afwijking geluidsnorm.............................................................................21 11.2. VLAREM ................................................................................................22 11.3. Geluidsbegrenzer...................................................................................23 11.4. Fuif, elektronische muziek......................................................................23 11.5. Geluidsbepalingen .................................................................................23 11.6. Muziek....................................................................................................24 11.7. Geluidsgolven privé-eigendommen ........................................................24 11.8. Werktuigen met een motor aangedreven ...............................................24 11.9. Toestellen voor recreatief gebruik ..........................................................25 11.10. Vreugdeschoten .....................................................................................25 12.

Aanvraag gemeentelijk materiaal ...........................................................27

2

13. Afvalarme en propere evenementen .......................................................... 27 13.1. Papier- en kartonafval, glasafval, PMD- en restafval .............................28 13.2. Opruimen ...............................................................................................28 13.3. herbruikbare bekers ...............................................................................28 13.4. Afvaleilandjes .........................................................................................30 Deel 2 : Verdere nuttige informatie/aanvragen, niet bij het gemeentebestuur 1.

Muziek ..................................................................................................................33 1.1. SABAM....................................................................................................... 33 1.2. Billijke Vergoeding...................................................................................... 34

2.

Drank....................................................................................................................37 2.1. DRANK- EN TAPVERGUNNING ............................................................... 37

3.

Publiciteit ..............................................................................................................38 3.1. Affiches ...................................................................................................... 38 3.2. Strooifolders ............................................................................................... 39 3.3. Toegangskaarten ....................................................................................... 39 3.4. geluidswagen ............................................................................................. 39 3.5. Andere promotie......................................................................................... 40

4.

Verzekering ..........................................................................................................40 4.1. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid .................................................. 40 4.2. Verzekering bij het plaatsen van een tent: ................................................. 40 4.3. Aan te raden verzekering ........................................................................... 41 Brandverzekeringspolis ........................................................................................41 Contractuele Aansprakelijkheid ............................................................................41 verzekeringen “alle risico’s”. .................................................................................41 Lichamelijke Ongevallen.......................................................................................42 4.4. Let op! ........................................................................................................ 42 4.5. Vrijwilligersverzekering............................................................................... 42

5.

Natuurgebonden sporten......................................................................................44

6. 7.

Sponsoring ...........................................................................................................46 Medewerkers en taakverdeling.............................................................................46

Deel 3 : nuttige info: tijdens het evenement 1. Drugs....................................................................................................................47 2. Vandalisme en diefstal .........................................................................................47 3. Dronkenschap ......................................................................................................48 4. Barbeheer.............................................................................................................48 5. Veiligheid..............................................................................................................49 6. Security ................................................................................................................50 7. Minderjarigen........................................................................................................50 8. Weigeringen .........................................................................................................51

3

Deel 4 : nuttige info: na het evenement 1. 2. 3. 4. 5.

Opruimen ...................................................................................................52 Controle .....................................................................................................52 Materiaal....................................................................................................52 SABAM ......................................................................................................52 Evaluatie....................................................................................................52

4

DEFINITIES • Evenement: een publieke toegankelijke manifestatie of gebeurtenis met al dan niet betalende bezoekers en/of deelnemers op het gebied van feesten, kermis, sport, kunst, cultuur op de openbare weg en/of op openbaar terrein of op privaat terrein. Voorbeelden zijn fuiven, gemeente-, dorp- of wijkfeesten, muziekfestivals, kermissen, braderijen, jaarmarkten, markten, sportmanifestaties, … Niet: privé-feesten of privéevenementen zoals een tuinfeest, communiefeest, familiefeest, etc. Een privéevenement is wanneer een persoonlijke band bestaat tussen de organisator en de aanwezigen, m.a.w. wanneer gewerkt wordt met een persoonlijke invitatie. • Heel groot evenement: een evenement met een bovengemeentelijke uitstraling of een capaciteit van 2000 of meer bezoekers/deelnemers per dag of een evenement dat gespreid is over meerdere dagen en/of gekoppeld aan een kampeersite op of in de onmiddellijke omgeving van het evenemententerrein. • Groot evenement: een evenement met een capaciteit van 500 tot maximum 2000 bezoekers/deelnemers • Middelgroot evenement: een evenement met een louter lokaal karakter en een capaciteit van 150 tot maximum 500 bezoekers /deelnemers • Klein evenement: een evenement met een louter lokaal karakter en een maximum capaciteit van 150 bezoekers / deelnemers • Organisator: de publieke of private rechtspersoon of natuurlijke persoon die een evenement organiseert • Exploitant: de exploitant van een vergunde inrichting waar een evenement wordt georganiseerd. Indien voor het terrein of gebouw waar een evenement plaatsvindt geen milieuvergunning vereist is, is de exploitant de eigenaar van het terrein of gebouw dat ter beschikking wordt gesteld aan de organisator van het evenement. Op het openbaar domein is dit het bevoegde openbaar bestuur. • Steward: een begeleider die de organisator voorziet met het oog op de ordehandhaving voor, tijdens en na het evenement. Deze stewards hebben tot taak actief en zichtbaar sociale controle uit te oefenen en dit voornamelijk in de buitenomgeving van de locatie waar het evenement plaatsvindt. Hun kledij moet minimaal herkenbaar zijn. Stewards hebben geen politionele bevoegdheid. Voor stewards kan beroep gedaan worden op vrijwilligers of op een professionele bewakingsonderneming. • Evenemententerrein:Het terrein waar het evenement plaatsvindt. • Parkeerterrein: Parkeerplaatsen specifiek voorzien bij het organiseren van het evenement. Dit kan op de openbare weg of op privé-terrein.

5

• Openbare plaats: de openbare weg met inbegrip van de bermen en voetpaden, de openbare pleinen en terreinen en de niet-openbare terreinen op het ogenblik dat zij voor één of meerdere personen vrij toegankelijk kunnen zijn. • Openbare weg: een openbare of private plaats, toegankelijk voor alle weggebruikers. • Motorvoertuigen: elk voertuig uitgerust met een motor. • Trage wegen: Trage wegen zijn verbindingen of paden voor niet gemotoriseerd verkeer. Trage wegen zijn in de eerste plaats bedoeld voor Wandelaars en fietsers. Er zijn heel wat verschillende soorten trage wegen. Zo zijn er de officiële buurtwegen, die voorzien zijn in de wet van 10 april 1841 op de buurtwegen. Deze buurtwegen zijn openbaar: iedereen mag er dus gebruik van maken. Naast de officiële buurtwegen, zijn er ook verschillende trage wegen die onder een andere wetgeving vallen. Zo bijvoorbeeld wandelwegen in bossen (bosdecreet), in natuurgebieden (natuurdecreet), vroegere trein- of trambeddingen (juridisch statuut meestal afhankelijk van de bestemming op het gewestplan), dijkpaden in beheer van polders en wateringen,… Verder zijn er trage wegen die spontaan gegroeid zijn door het gebruik en onder geen enkel juridisch statuut vallen. Vaak gaat het daarbij om spontaan gegroeide verbindingen tussen officiële buurtwegen. • Muziekinstallatie: elk toestel of groep toestellen die elektronisch versterkte muziek maakt • coördinatievergadering: een vergadering bij elk groot en heel groot evenement dat ten laatste 4 weken voor het evenement plaatsvindt met organisator, gemeentelijke overheid, politie en eventueel andere betrokken partijen waarbij alle adviezen van de betrokken partijen m.b.t. de organisatie van het evenement en de veiligheidsaspecten hieromtrent worden gebundeld en overlopen met de organisator met het oog op een zo goed mogelijke besluitvorming van de betrokken overheid. Het is de gemeentelijke overheid die de vergadering samenroept. Bij kleine of middelgrote evenementen kan de gemeentelijke overheid beslissen omwille van het karakter van het evenement een coördinatievergadering te organiseren. De organisator wordt hiervan tijdig op de hoogte gebracht • een sterke drank: alcoholische dranken met meer dan 1,2% vol gedistilleerde alcohol zoals alcoholpops, pisang, campari, whiskey-cola, gin-tonic, jenever, breezers,….Dit betekent dat bieren, wijnen en tussenproducten, zoals bijvoorbeeld porto, sherry, martini,…geen sterke dranken zijn. • Stiltebehoevende instellingen en zones: bejaardenhuizen, ziekenhuizen, scholen en natuurreservaten. De Vlaremwetgeving hoofdstuk 6,7 biedt hierbij de mogelijkheid aan het college van burgemeester en schepenen om beperkingen op te leggen inzake het maximum toegelaten geluidsniveau in de nabijheid van stiltebehoevende instellingen of zones.

6

Voorwoord Wij willen volgende instanties bedanken: de politie Assenede-Evergem, de gemeente Evergem en de brandweer Assenede. Wij hopen dat deze brochure u kan helpen bij de organisatie van uw evenement!

College van Burgemeester en Schepenen Assenede

7

Inleiding Als vereniging organiseert u wellicht geregeld één of ander evenement, bijeenkomst of fuif. Het is aangewezen om bij deze organisaties niet over één nacht ijs te gaan. Er komt immers meer bij kijken dan u op het eerste moment zou denken. Vandaar het idee om een brochure te maken waarin de belangrijkste zaken omtrent het organiseren van evenementen aan bod komen. In deze brochure kan u informatie vinden over allerhande aanvragen zoals gebruik gemeentelijk materiaal, SABAM, de billijke vergoeding, aanplakkingsaangifte, … Bedoeling is om u als organisator te informeren over al hetgeen noodzakelijk is bij het opzetten van een evenement. In bijlage kan u bijkomende informatie vinden zoals een aantal aanvraagformulieren en een adressenlijst. We raden u ook aan om uw evenement te publiceren op www.cultuurdatabank.be en even een kijkje te nemen op de website ivm verzekering voor vrijwilligers: www.oostvlaanderen.be/vrijwilligerswerk, rubriek verzekeringen Voor meer informatie kan u contact opnemen met het Evenementenloket, , Kasteelstraat 3, 9960 Assenede, tel. 09 341 90 83, fax. 09 341 95 99, [email protected].


De kantoren zijn toegankelijk: alle werkdagen van 9u tot 12u, dinsdag eveneens van 14u tot 16u en van 17u tot 18u45 (dienst vrije tijd, evenementenloket, eerste verdieping)




vanaf de paasvakantie tot half september: Markt 4, toeristisch infokantoor te Assenede

Gelieve het Gecoördineerd politiereglement Politiezone Assenede – Evergem, goedgekeurd door de gemeenteraad dd. 28.05.2008 door te nemen! Richtlijnen: Veiligheidsmaatregelen bij het gebruik van occasionele installaties met vloeibaar gemaakte petroleumgassen, aardgas en/of elektriciteit. Deze documenten zijn verkrijgbaar bij de brandweer en het evenementenloket.

8

Uw evenement aanvragen aan het gemeentebestuur via het Evenementenloket 1. Via het aanvraagformulier Indien u een evenement organiseert dient u voorafgaandelijk, schriftelijk de toelating te vragen: * Evenementen die op de openbare weg en/of openbare terreinen plaatsvinden, kunnen slechts plaatsvinden na voorafgaande toelating van het college van burgemeester en schepenen. Houdt uw evenement een inname van het openbaar domein in, dan moet hiervan een duidelijk plan bij de aanvraag gevoegd worden. Zowel het deel dat u wenst te gebruiken als de eventuele omleiding en eventuele te gebruiken verkeersborden moeten hierop aangeduid worden.

*. Evenementen in open lucht of in tenten op privaat domein kunnen slechts plaatsvinden na voorafgaande toelating van de burgemeester.

2. uw aanvraagtermijn * Voor kleine en middelgrote evenementen dient deze toelating, schriftelijk, 60 dagen voor de datum van het evenement worden aangevraagd. * Voor grote en heel grote evenementen dient deze toelating, schriftelijk, 90 dagen voor de datum van het evenement worden aangevraagd. Indien de termijn van de aanvraag wordt overschreden, wordt het evenement ambtshalve geweigerd. *Ten laatste 14 dagen voor de datum van het evenement wordt de organisator op de hoogte gebracht van de beslissing. -> (Evenementenloket, Kasteelstraat 3, 9960 Assenede). Een standaardaanvraagformulier kan u opvragen bij de Dienst vrije tijd, evenementenloket of terugvinden op de gemeentelijke website www.assenede.be (rubriek reglementen en formulieren).

9

10

3. Inname openbaar domein Als er voor uw evenement verkeersbeperkende maatregelen nodig zijn zoals het verkeersvrij maken van een straat, het invoeren van een parkeer- en/of verkeersverbod, eenrichtingsverkeer, snelheidsbeperking en dergelijke, dient u hiervoor een aanvraag te doen, dit kan via het aanvraagformulier evenementen. Maar vergeet niet hieraan een duidelijk, gedetailleerd plan toe te voegen. Bij wielerwedstrijden dient het traject ingekleurd te worden volgens de soort wegen: - groen voor gemeentewegen, - rood voor gewestwegen, - blauw voor provinciewegen. Voor wielerwedstrijden dient de aanvraag te gebeuren op een afzonderlijk standaardformulier dat u kan vinden in bijlage. Voor specifieke vragen over inname openbaar domein of wielerkoersen kan u terecht bij de technische dienst van de gemeente (contactgegevens in bijlage). Inname openbaar domein aanvragen!

4. Plaatsen van een tent Wordt uw evenement in een tent gegeven, dan moet u dit aanvragen aan het gemeentebestuur. Hierbij voeg je een volledig plan met de afmetingen van de tent, afmetingen van de nooduitgang en de afstand tot de gebouwen, … Dit kan met het aanvraagformulier evenementen. Eveneens kan u in bijlage een afzonderlijk aanvraagformulier voor het plaatsen van een tent vinden. Voor tenten > 500m² dient een advies gegeven te worden van de brandweer (wordt opgevraagd door het gemeentebestuur). Pas wanneer u een positief, schriftelijk advies heeft ontvangen van de brandweer kan u de tent plaatsen. U dient echter wel rekening te houden met enkele voorwaarden inzake veiligheid: Minimale voorwaarden inzake veiligheid:
De constructie-materialen van een tent (inclusief tentdoek, vaste zijpanelen e.d.) moeten voldoen aan klasse M2 conform NF P 92501-7 of Class 2 conform NBN 13773.
Attest vragen aan leverancier!
De tent (+scheerlijnen) moeten zodanig opgesteld zijn dat men rondom een vrije doorgang voor een snelle en veilige evacuatie heeft van minimaal 4m.
Het minimum aantal uitgangen per tent moet twee bedragen. Deze uitgangen moeten: • Uitgeven op een open ruimte, waarbij de hoofdingang uitgeeft naar de openbare weg. • De vrije hoogte van een uitgang moet min. 200 cm bedragen. • De vrije breedte van een uitgang moet min. 80 cm bedragen. De totale vrije breedte van alle uitgangen moet tenminste gelijk zijn aan het aantal personen (in centimeters) die ze moet gebruiken. Vb. 500per.
500cm aan uitgangen.

11

•

De uitgangen moeten met één handeling over de volle breedte te openen zijn en draaien in de richting van de vluchtroute.
Het maximum van 3 personen per m² netto-oppervlakte mag niet worden overschreden
Occasionele installaties werkend op elektriciteit, vloeibare gemaakte petroleumgassen (=flessengas), aardgas en/of mazout dienen gekeurd zijn door een erkend organisme zoals opgenomen in de richtlijn ‘Veiligheidsmaatregelen bij het gebruik van occasionele installaties’ vooraleer men het publiek binnenlaat. Een kopie van deze keuringsverslagen dient zo vlug mogelijk overgemaakt te worden aan de brandweer. Tevens dient een kopie opgenomen te worden in het veiligheidsdossier.
Attest(en) vragen aan leverancier!
Alle brandbare versieringen zijn verboden.
Per 150m² vloeroppervlakte dient men minimaal 1 brandblusapparaat (6kg ABC-poeder) te voorzien.
En dit met een minimum van 2 per tent. Deze blustoestellen moeten op goed zichtbare- en bereikbare plaatsen aangebracht. Deze toestellen moeten keuringslabels BENOR-V dragen en jaarlijks door een bevoegde persoon gekeurd worden. - de brandweer kan steeds bijkomende veiligheidsmaatregelen vragen. Vergeet niet de nodige brandblusapparaten te voorzien! De brandblussers kunnen ontleend worden bij het evenementenloket. - Plaatsen van een tent aanvragen bij het gemeentebestuur via algemeen aanvraagformulier! - Rekening houden met voorwaarden inzake veiligheid! - Voldoende brandblussers voorzien!

5. Veiligheidsplan en coördinatievergadering Voor grote en heel grote evenementen dient de organisator bij schriftelijke aanvraag of kennisgeving van het evenement, met name 90 dagen voor de datum van het evenement, een veiligheidsplan op te maken en in te dienen in het evenementenloket. De organisator brengt de politie op de hoogte van de voorzieningen die conform de voorwaarden van het veiligheidsplan zijn voorzien. Wanneer dit ten laatste 15 dagen voor het evenement niet is gebeurd, kan het evenement niet doorgaan. *Een model van veiligheidsplan zal door het College van Burgemeester en Schepenen worden vastgesteld. Organisatoren kunnen met vragen over de opmaak van het veiligheidsplan terecht bij het evenementenloket. *Voor bijzondere kleine of middelgrote evenementen (vb. activiteiten met een verhoogd veiligheidsrisico) kan de burgemeester na advies van de politie de opmaak van een veiligheidsplan eisen. In samenspraak met de organisator worden hiervoor dan nieuwe termijnen bepaald.

12

*Voor grote en heel grote evenementen wordt ten laatste vier weken voor het evenement plaatsvindt een coördinatievergadering gehouden met de orde –en veiligheidsdiensten. - Aanvraagformulier evenementen 90 dagen vóór het evenement indienen! - Veiligheidsplan twee maanden vóór het evenement indienen!

5.1.

Waarom is een veiligheidsplan belangrijk?

Het veiligheidsplan is in eerste instantie belangrijk voor uzelf als organisator evenals voor uw medewerkers, bezoekers, gemeentelijk diensten, politie en brandweer. Het wordt u ten stelligste aangeraden om uw veiligheidsplan tijdens het evenement bij u te hebben. Wij vragen u dan ook om uw veiligheidsplan ten laatste twee maanden voor het evenement te bezorgen aan de dienst Vrije tijd (die het overmaakt aan de Burgemeester), de politie en de brandweer. De politie en brandweer weet zo hoe de fuif wordt georganiseerd en wie waarvoor verantwoordelijk is als er problemen zijn. Zoals gezegd is het maken van het veiligheidsplan voor kleine en middelgrote evenementen geen verplichting maar wel een aanrader! Bovendien kan de politie in sommige gevallen u verplichten om zo’n plan op te stellen. Bijvoorbeeld als men vreest voor verkeersoverlast of parkeerproblemen rond de fuifzaal. !

13

6. Veiligheid en ordelijk verloop van het evenement 6.1.

Hulppost, hulpdiensten

*Voor heel grote evenementen is de aanwezigheid van een hulppost verplicht. Voor de hulppost worden nadars opgesteld zodat enkel toegelaten personen de hulppost kunnen betreden. Er moet een gemakkelijke doorgang worden voorzien tussen de parkeerplaats voor hulpdiensten en/of hulppost en de openbare weg zodat een ziekenwagen zonder probleem tot bij de ingang van het evenement of hulppost kan komen. Indien u beroep wil doen op medische zorgverstrekkers neemt u best contact op met een verantwoordelijke van het Rode Kruis of Vlaamse Kruis. Deze persoon zal samen met u een risico-analyse opmaken en aan de hand hiervan nagaan in welke mate er een preventieve hulppost dient opgesteld te worden. Het is aan te raden om minimum 3 maanden vóór het evenement contact op te nemen met een medische hulpdienst zodoende dat men kan verzekeren dat er vrijwilligers kunnen aanwezig zijn op de dag van uw evenement. In bijlage kan u de contactgegevens vinden van het Rode Kruis en het Vlaamse Kruis. Voor verdere info kan u ook terecht op www.rodekruis.be of www.hetvlaamsekruis.be. Eveneens kan u in bijlage twee aanvraagformulieren van het Rode Kruis vinden (Rode Kruis afdeling Assenede en afdeling Oosteeklo).

6.2.

Parkeergelegenheid

* De organisator dient te zorgen voor voldoende parkeergelegenheid, met verharde ondergrond en met voldoende garantie voor de verkeersveiligheid, zowel voor het inals uitgaand verkeer, als voor de geparkeerde voertuigen. Er zijn parkeerplaatsen beschikbaar voor 1/3 van de capaciteit van de zaal/tent. * Voor grote en heel grote evenementen worden stewards en parkeerwachters door de organisator van het evenement voorzien. * Bij alle evenementen wordt bij de ingang van het evenement een parkeerplaats voor hulpdiensten voorzien.

6.3.

Permanente inrichting

*Organisatoren van een evenement dat doorgaat in een permanente inrichting dienen er zich van te vergewissen dat de betrokken infrastructuur voldoet aan de veiligheidsvoorschriften van toepassing op dergelijke infrastructuur. Hij dient zich tevens te schikken naar deze veiligheidsvoorschriften.

6.4.

ordelijk verloop

* De organisator van elk evenement heeft de plicht om al het mogelijke te doen opdat het ordelijk verloop van het evenement gehandhaafd kan blijven en dient zich te houden aan alle met het gemeentebestuur en de orde- en veiligheidsdiensten gemaakte afspraken.

14

* Elke persoon die deelneemt aan een evenement op een openbare plaats dient zich te schikken naar iedere vordering of elk bevel van de bevoegde politiediensten die tot doel hebben de veiligheid of het gemak van doorgang te vrijwaren of te herstellen

6.5.

Buren verwittigen

Bewoners, wonend in een straal van 250m van het evenementgebeuren worden door de organisator vooraf schriftelijke geïnformeerd. Als u de buren verwittigt zullen zij zien dat u moeite doet om hen in te lichten en dat u weet dat uw evenement hen overlast kan bezorgen. Daardoor zullen zij zich al veel toleranter opstellen. Geef hen een telefoonnummer of gsm-nummer waar ze kunnen naar bellen als er klachten zijn. Ze zullen sneller naar u bellen en de politie er buiten laten. Dat is een groot voordeel als u bedenkt welke invloed zo’n politiebezoek op een evenement kan hebben. Tip: geef de buren één of twee gratis toegangskaarten. Wie weet komen ze dan zelf eens hun benen strekken ofwel geven ze die kaarten aan een kennis waardoor de tolerantie weer groter wordt. Buren schriftelijk op de hoogte brengen van het evenement!

7. Advies brandweer en politie Indien u een aanvraag doet voor een evenement wordt volgende procedure gevolgd. De aanvraag voor het evenement komt binnen bij de Dienst vrije tijd, de dossierbeheerder brengt de aanvraag als agendapunt op de eerstvolgende Collegezitting. In bepaalde gevallen zal er bij gebrek aan informatie een latere Collegezitting uitgekozen worden. Het College beslist over de toelating voor de organisatie van het evenement. Deze hangt meestal af van het advies van brandweer en politie. De dossierbeheerder stuurt (na de Collegezitting) de aanvraag dan ook door naar brandweer en politie, die hierover zo spoedig mogelijk hun advies formuleren. Pas nadat u van alle instanties positief advies ontvangt, heeft u de toelating voor de organisatie van uw evenement.

7.1 Advies brandweer In bijlage kan u het adviesrapport met de nodige aandachtspunten van de brandweer vinden. Hun advies beperkt zich louter tot de brandtechnische aspecten. Eveneens willen wij u er op wijzen dat steeds voldoende brandblusapparaten voorhanden moet houden op uw evenement . De brandweer kan pas gunstig advies afleveren inzake brandveiligheid als gevolg wordt gegeven aan de in bijlage opgelegde preventiemaatregelen en na ontvangst van alle gevraagde documenten.

7.2 Advies politie Aan de politie Assenede-Evergem wordt ondermeer advies gevraagd ivm de verkeerssituatie mbt het evenement. Tijdens een coördinatievergadering , waarbij het veiligheidsplan wordt besproken, kan de politie ook tips geven inzake security, parking op privé-terrein, …

15

Pas toelating voor de organisatie van het evenement indien positief advies van brandweer en politie!

8. sluitingsuur In Assenede is de sluiting van drankgelegenheden, publieke inrichtingen en evenementen is bepaald van 04.30u tot 06.00 uur, *Om 04.00 uur worden alle lichten aangeschakeld, de muziek uitgeschakeld en het verkopen en/of aanbieden van drank gestopt. *Elke uitbater of organisator moet ervoor zorgen dat alle personen, vreemd aan zijn inrichting, deze hebben verlaten ten laatste om 04.30 uur. Wanneer de politie vermoedt dat na het sluitingsuur dergelijke personen er zich bevinden, zal de politie de uitbater of organisator verzoeken de deur of toegang te openen. De vermelding van het sluitingsuur zal door de zorgen van de uitbater of organisator op een duidelijke en zichtbare plaats voor het publiek uitgehangen worden. Het sluitingsuur is niet van toepassing ter gelegenheid van kerst- en oudejaarsvieringen en carnaval. Negatieve evaluatie Bij een negatieve evaluatie op vlak van de geluidsbepalingen kan het gebruik van een geluidsniveaubegrenzer door de burgemeester worden opgelegd bij de organisatie van een volgende editie. Wanneer een evenement door de politie negatief wordt geëvalueerd op vlak van de voorwaarden opgelegd bij de aanvraag van het evenement en/of de voorwaarden opgenomen in het veiligheidsplan kan voor de eerstvolgende aanvraag het sluitingsuur met 1uur worden ingekort of de toelating voor het organiseren van het evenement worden geweigerd.

Om er voor te zorgen dat dit alles ordelijk gebeurt kan u best volgende tips opvolgen:
hang aan de ingang een bericht met het juiste sluitingsuur,
laat de dj deze afspraken tijdens het evenement afroepen,
verminder het volume van de muziek een kwartier voor afsluiten en vraag vriendelijk om de zaal te verlaten.

Algemeen sluitingsuur: 4.00 uur!

16

9. Aanplakborden De gemeente heeft een aantal aanplakborden waar iedereen zijn affiches mag aanplakken. Op volgende plaatsen vindt u de aanplakborden:  Assenede (Markt - voor de kerk)  Bassevelde Landsdijk (Landsdijk - voor de kerk)  Boekhoute (Dorp - voor de kerk)  Oosteeklo (Dorp - plein aan de kerk) Het hangen van affiches op gemeentelijke aanplakborden is onderworpen aan volgende voorwaarden: 1/ op eenzelfde kant van de gemeentelijke aanplakborden mogen de aangebrachte affiches niet meer dan 0,5m² plaats innemen. 2/ het aanplakken van affiches mag gebeuren vanaf 14 dagen voor de datum van de activiteit of evenement. 3/ aanplakkers mogen de affiches die een activiteit of evenement op een vaste datum aankondigen niet overplakken vóór deze datum voorbij is. De affiches die geen aankondiging bevatten van een activiteit of evenement op een bepaald tijdstip zullen door de aanplakkers met een datumstempel worden bekleed en mogen niet worden overplakt, tenzij na het verstrijken van een termijn van vijf kalenderdagen na de datum in datumstempel. 4/ het is verboden de affiches af te rukken, ze te bevuilen of onleesbaar te maken, of er meldingen of tekeningen op aan te brengen.

Niet wildplakken! De gemeentelijke aanplakborden gebruiken maar - affiches van andere nog plaats te vinden evenementen niet overplakken en - affiches mogen max. 0,5m² groot zijn!

17

10.

Tijdelijke reclameborden

Als u borden langs de weg wil plaatsen moet u hier steeds toestemming voor krijgen. Voor de gemeentelijke wegen moet u dit aanvragen bij de gemeente, voor provinciale of gewestwegen bij de betrokken overheid (adressen in bijlage). Het plaatsen van tijdelijke reclameborden op gemeentelijk grondgebied dient u schriftelijk aan te vragen. (via het evenementenformulier) *1. Het plaatsen van tijdelijke reclame- en/of bewegwijzeringsborden op het openbaar domein langs gemeentewegen is mogelijk voor een activiteit of evenement die plaatsvindt binnen de gemeente. *2. De reclame- en/of bewegwijzeringsborden die op het openbaar domein langs gemeentewegen worden geplaatst, moeten voldoen aan volgende voorwaarden: 1/ de borden mogen niet groter zijn dan 0,5 m² 2/ de borden moeten op een korte stok in de grond worden geplaatst en mogen niet bevestigd worden aan palen, aanplantingen, bomen, straatmeubilair, verkeers-signalisatie, muren, omheiningen, bouwwerken, monumenten. 3/ de borden mogen niet geplaatst worden op ronde punten. 4/ de plaatsing van de borden dient zodanig te gebeuren zodat dit geen belemmering vormt voor het verkeersoverzicht. 5/ de plaatsing van de borden mag gebeuren vanaf 14 dagen voor de datum van de activiteit of het evenement. 6/ de borden dienen ten laatste 1 week na de activiteit verwijderd te worden. * Het plaatsen van tijdelijke reclame- en/of bewegwijzeringsborden op het openbaar domein langs provincie- en/of gewestwegen dient te worden aangevraagd bij de provinciale afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaams Gewest en onder de voorwaarden zoals door hen opgelegd. *1. Het plaatsen van tijdelijke reclame- en/of bewegwijzeringsborden op privéterrein dient te worden afgesproken met de betreffende eigenaar. *2. Het plaatsen van tijdelijke reclame- en/of bewegwijzeringsborden op privéterrein is onderworpen aan volgende voorwaarden: 1/ de plaatsing van de borden dient zodanig te gebeuren zodat dit geen belemmering vormt voor het verkeersoverzicht. 2/ de borden dienen ten laatste 1 week na de activiteit verwijderd te worden.

18

Hieronder staat een overzicht van de gewestwegen met daarnaast de plaats waar u toelating moet vragen.

Gewestwegen - Ertveldesteenweg - Oosteeklodorp (deel) - Ledestraat - Doorsteek - N49 Expressweg - N456 Gravenstraat (deel) - N458 Nieuwburgstraat - N458 Hendekenstraat - N458 Stationstraat - N458 Boekhoutedorp (deel) - N458 Noordstraat - N458 Haven (deel) - N436 Zelzatestraat - N436 Trieststraat - N436 Schoolstraat - N436 Diederikstraat - N436 Markt (deel) - N436 Leegstraat (deel) - N436 Kapelledreef - N436 Kapellestraat (deel) - N436 Basseveldestraat - N436 Haantjen - N436 Assenedestraat - N436 Beeklstraat Alle andere wegen

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling Wegen Oost-Vlaanderen Tieltsesteenweg 229 9900 Eeklo

Gemeentebestuur Assenede

Affiches die niet in overeenstemming met bovenstaande artikelen aangebracht worden, zullen door de zorgen van de gemeente en op kosten van de overtreders verwijderd worden. Dit geldt eveneens voor borden, panelen en dergelijke die verkeerdelijk of zonder toelating langs of op de openbare weg staan. - Toelating voor het plaatsen van tijdelijke reclameborden aanvragen bij de bevoegde instantie! - Toelating voor het plaatsen van tijdelijke reclameborden langs gemeentelijke wegen aanvragen via het aanvraagformulier evenementen!

19

20

11.

Geluidshinder Voorkomen

Bij een “verstoring van de nachtrust”, al dan niet op klacht van omwonenden kan de politie optreden. Hoe luid de muziek mag staan hangt samen met de vraag of een zaal onder de VLAREM-wetgeving valt of niet. 11.1.

Afwijking geluidsnorm

Bij het organiseren van een fuif in openlucht gelden de geluidsnormen die vastgelegd worden in het KB van 24 februari 1977. De organisatoren van een fuiven kunnen een afwijking hierop vragen aan het schepencollege. In samenwerking met de milieudienst is er een geluidsnorm vastgelegd voor fuiven in tenten/open lucht die zal opgenomen worden in het collegebesluit als het college de afwijking toestaat. Deze afwijking maakt het gemakkelijker voor de politie om het geluidsniveau te controleren. 1. Het is verboden om vanaf "dag1" "datum1" tot en met "dag2" "datum2" (met einde telkens de volgende ochtend om “sluitingsuur”) muziek te maken in open lucht of op het openbaar domein vóór “aanvangsuur” en na “sluitingsuur” in de ochtend. 2. Het is verboden om vanaf "dag1" "datum1" tot en met "dag2" "datum2" (met einde telkens de volgende ochtend om ”sluitingsuur”) gedurende de in paragraaf 1 vergunde periode muziek te maken luider dan 105 dB(C) gemeten in het centrum van de fuif-/evenementenlocatie en 94 dB(C) aan de rand van de cirkel met een straal van 50 meter en met als middelpunt het middelpunt van de fuiflocatie/tent, zoals vastgelegd op het situeringsplan van betreffende fuiflocatie/tent. Het geluidsdrukniveau uitgedrukt in LCeq, wordt gemeten gedurende een tijdsperiode van minstens 2 minuten. "De organisatoren dienen erover te waken dat het geluidsniveau dermate is afgesteld dat de muziek kwalitatief optimaal genietbaar is, en niet stoort. Dat is het geval als het A-gewogen geluidsniveau (gemeten in dBA en uitgedrukt in LAeq,T met T= minstens 2 minuten) gemiddeld 10 dB onder de toegestane C-norm ligt." De geluidsdruk wordt gemeten in op het vooraf vastgesteld meetpunt, op een hoogte van 1,50 meter, over een tijdsperiode van minstens 2 minuten. De meting wordt uitgevoerd in Fast-tijdsweging. 3. Op de fuiflocatie wordt de electronisch versterkte muziek verspreid door gebruik te maken van minstens 4 geluidsboxen die gelijkmatig verdeeld zijn over de ganse fuiflocatie/tent en die allen gericht zijn naar het centrum van het fuifgebeuren. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen electronisch versterkte muziek van liveoptreden of andere muziekinstallaties.

21

11.2.

VLAREM

VLAREM regelt milieuvergunningen en deelt zalen ruwweg in twee grote categorieën in. Enerzijds zalen die over een milieuvergunning beschikken en waar meer dan 12 dansactiviteiten per jaar worden georganiseerd. Anderzijds zalen die geen milieuvergunning hebben en waar minder dan 12 dansactiviteiten per jaar worden georganiseerd. De milieuvergunning dient aangevraagd te worden door de zaaluitbater, niet door de gebruiker van de zaal (huurder). Of een zaal over een milieuvergunning beschikt kan nagekeken worden bij de milieudienst op het gemeentehuis. Wanneer valt u nu precies onder VLAREM? Om het eenvoudig te houden vermelden we hieronder een lijstje met uitzonderingen. Bij de lijst hieronder heeft u geen milieuvergunning nodig. In alle andere gevallen wel. Volgende zaken zijn vrijgesteld van een milieuvergunning: - dansactiviteiten in een tent met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen (maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of percelen) - dansactiviteiten in feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden worden georganiseerd. Onder bijzondere aangelegenheden wordt hier verstaan: er moet een bijzondere reden zijn om deze dansactiviteit te organiseren, bijvoorbeeld kermissen, carnavals, schoolfeesten, jaarfeesten van een vereniging, huwelijksfeesten, e.d.m. (dit wordt gelukkig vrij ruim geïnterpreteerd) Het betreft hier feestzalen waarin slechts occasioneel dansactiviteiten plaatsgrijpen. Daarom moet ook steeds samen aan volgende criteria worden voldaan: - maximaal 12 dansgelegenheden per jaar met een maximum van twee dansgelegenheden per maand - al deze dansgelegenheden samen mogen zich maximaal over 24 kalenderdagen per jaar spreiden (een doorsnee fuif omvat 2 kalenderdagen: de avonduren van de dag + ochtenduren na middernacht van dag 2). - zaaltjes van minder dan 100m² moet men sowieso geen milieuvergunning hebben. Zalen die onder VLAREM vallen hebben specifieke geluidsnormen bepaald door een akoestisch onderzoek. Voor alle andere activiteiten gelden maximale decibels (dBa). Het maximale aantal decibels voor elektronisch versterkte muziek in een openbare inrichting is 90dba. Het maximale geluidsniveau in de buurt is afhankelijk van de omgeving en het tijdstip (tussen 5dBa en 35dBa). Alleen bevoegde personen (bv. de politie en de milieuambtenaar) kunnen, met een decibelmeter vaststellingen doen.

22

Komt er een klacht van de omwonenden en de politie stelt een overtreding vast, dan kunnen zij vier dingen doen: 1) meting van het aantal geproduceerde decibels, 2) vriendelijk vragen de muziek stiller te zetten, 3) muziek stiller zetten en PV op maken, 4) de fuif stilleggen. Als de politie ter plaatse komt, wees dan ten allen tijde vriendelijk en wees voor rede vatbaar! Deze mensen zijn zelf zeker voor rede vatbaar, maar als u begint te schelden en dergelijke meer, weet dan wat de consequenties kunnen zijn. 11.3.

Geluidsbegrenzer

Met een geluidsbegrenzer op de discobar kan men voorkomen dat bepaalde geluidsnormen overschreden worden. Het is ook aan te raden om buitendeuren zoveel mogelijk dicht te houden tijdens het evenement. Naast de geluidsoverlast bestaat er ook ‘afgeleide geluidshinder’. Onder deze afgeleide hinder verstaan we onder andere het geluid van arriverende of vertrekkende voertuigen, wildplassen, braken op de stoep, vandalisme,… . Aan deze afgeleide hinder wordt door omwonenden veel zwaarder getild dan aan de gewone geluidsoverlast. Bij klacht wordt deze hinder ten laste gelegd van de persoon in kwestie of van de inrichter van de manifestatie als de persoon in kwestie niet gekend is. 11.4.

Fuif, elektronische muziek

Evenementen, zoals fuiven, waarbij elektronisch versterkte muziek wordt gebruikt en doorgaan niet in open lucht en privaat domein, kunnen slechts plaatsvinden na voorafgaande kennisgeving aan de burgemeester. *Voor kleine evenementen dient deze kennisgeving, schriftelijk, 30 dagen voor de datum van het evenement te gebeuren. *Voor middelgrote dient deze kennisgeving, schriftelijk, 45 dagen voor de datum van het evenement te gebeuren. *Voor grote en heel grote evenementen dient deze kennisgeving, schriftelijk, 90 dagen voor de datum van het evenement te gebeuren. 11.5.

Geluidsbepalingen

Binnen het wettelijk kader m.b.t. elektronisch versterkte muziek moeten door de organisator of uitbater maatregelen uitgewerkt worden om de overlast van muziek tot een minimum te herleiden. * Bewoners, wonend in een straal van 250m van het evenementgebeuren worden door de organisator vooraf schriftelijke geïnformeerd. * De opstelling van de geluidsboxen moet zo zijn opgesteld dat het geluid wordt gestuurd naar het centrum van de zaal/tent en niet naar de uitgang of naar de

23

muren/zeilen toe. De geluidsboxen bevinden zich verspreid in de zaal/tent. Als elke bezoeker zich dichtbij een box bevindt, is er minder vermogen nodig en is er dus ook een lager geluidsniveau in de inrichting en in de omgeving van het evenement. *Iedere verantwoordelijke van een openbare inrichting of organisator van een evenement of privé-evenement waarbij muziek wordt gespeeld of geluidsversterkende apparatuur wordt gebruikt, is verplicht: 1. De bepalingen na te leven van het KB van 24 februari 1977 houdende vaststelling van de geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen, behoudens de afwijkende geluidsnormen toegestaan door het college van burgemeester en schepenen in uitvoering van artikel 6.7.2. en artikel 6.7.3. van de Vlaamse milieureglementering VLAREM II. 2. De aanvraag tot afwijking op de geluidsnorm moet samen met de aanvraag of kennisgeving van het evenement ingediend worden.

11.6.

Muziek

*1. Het gebruik van eender welke vorm van muziek – al dan niet elektronisch versterkt – op de openbare weg, in openbare parken, op speelpleinen en hoorbaar voor andere personen op de openbare weg is verboden tenzij voorafgaandelijk daartoe schriftelijke toelating van de burgemeester is bekomen. *2. Deze verbodsbepaling en voorafgaande schriftelijke toelating is niet van toepassing op jeugdbewegingen, speelpleinwerking en kinderopvang die in kader van activiteiten luidsprekers, geluidsversterkers of andere geluidsbronnen wensen te gebruiken op openbare terreinen. *3. Op de openbare plaatsen is het verboden om de geluidsinstallatie in een voertuig in werking te stellen op een zodanig geluidsniveau dat hoorbaar is voor personen die niet in het voertuig zitten. Het gebruik van voertuigen die uitgerust zijn met of voorzien zijn van luidsprekers, bellen, klokken, sirenen en bestemd zijn voor het maken van 11.7.

Geluidsgolven privé-eigendommen

*1. Het gebruik van radio’s en televisietoestellen op particuliere eigendom binnensen buitenshuis mag niet hoorbaar zijn op de openbare weg en openbare plaatsen. *2. De burgemeester kan op dit artikel wel occasioneel afwijkingen toestaan. 11.8.

Werktuigen met een motor aangedreven

*1. Het gebruik in open lucht van werktuigen die met een motor worden aangedreven zoals grasmachines, zaagmachines, kettingzagen en dergelijke meer is verboden tussen 21.00u en 8.00u. Dit verbod geldt ook op zondagen en wettelijke feestdagen tussen 8.00u en 10.00u en tussen 12.00u en 15.00u.

24

*2. De burgemeester kan bij feestelijkheden of voor het uitvoeren van dringende werken occasioneel afwijkingen toestaan. *3. Het verbod geldt niet voor landbouwmachines die voor seizoensgebonden beroepsdoeleinden worden gebruikt. 11.9.

Toestellen voor recreatief gebruik

*1. Het gebruiken van motorvoertuigen of motorvaartuigen om er oefeningen, persoonlijke of groepsvermakelijkheden, wedstrijden of evenementen mee te houden of te organiseren in de open lucht die niet vallen onder de VLAREM-wetgeving en de stedenbouwkundige voorschriften, is op minder dan 300 meter van woonwijken, woonkernen, bewoonde huizen of stiltebehoevende gebieden verboden. *2. Afwijkingen hierop kunnen door de burgemeester worden toegelaten. 11.10.

Vreugdeschoten

*De schietfrequentie moet beperkt blijven tot 12 slagen per uur. *Ter gelegenheid van huwelijken, feesten e.a. is het afvuren van vreugdeschoten toegelaten tussen 19u en 21u mits voorafgaande toestemming van de burgemeester.

Beperk de geluidshinder!

25

26

12.

Aanvraag gemeentelijk materiaal

Vaak is het nodig om voor bijkomende materiaal te zorgen. Bij sommige evenementen is er nood aan een geluidsinstallatie, podium, nadarafsluiting, vlaggen en masten, … Asseneedse verenigingen kunnen materiaal bekomen bij de gemeentelijke uitleendienst en de provinciale uitleendienst (www.oostvlaanderen.be). Verenigingen aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad kunnen eveneens ook materiaal huren bij de jeugdraad, voor meer info kan u surfen naar www.jeugdraadassenede.be. Het gemeentelijk materiaal kan u aanvragen aan de hand van één aanvraagformulier in bijlage. Gelieve dit minimum 1 maand vóór het evenement te bezorgen aan het Evenementenloket van het gemeentebestuur. Indien u een aansluiting wenst op de waterleiding (bv. voor een fietstocht, afspuiten fietsen nadien) dient u dit aan te vragen bij de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (contactgegevens in bijlage). Eenmaal u hiervoor toelating heeft kan u gebruik maken van een hydrant van de gemeente of de brandweer. Het gebruik hiervan dient u aan te vragen bij de Dienst vrije tijd (of aanduiden op het aanvraagformulier evenementen of aanvraagformulier gemeentelijk materiaal). Aanvraagformulier gemeentelijk materiaal minimum 1 maand vóór het evenement bezorgen aan de Dienst vrije tijd!

13.

Afvalarme en propere evenementen

Voor een heel groot evenement is de organisator verplicht een afvalplan op te maken. Ten laatste 45 dagen vóór het evenement plaatsvindt, moet het afvalplan definitief worden afgegeven aan het evenementenloket. Zolang het evenementenloket nog niet bestaat, kan men terecht bij de dienst milieu. Een model van afvalplan zal door het college van burgemeester en schepenen worden vastgesteld. Het omvat: a) een beschrijving van de preventiemaatregelen om afval te beperken b) een beschrijving van de afvalfracties die zullen vrijkomen bij de opbouw, afbraak en tijdens het evenement zelf c) beschrijving van de eventuele afspraken gemaakt met standhouders die op de locatie van het evenement verbruiksgoederen te koop aanbieden op het terrein d) een beschrijving van de maatregelen tegen zwerfvuil e) een beschrijving van de opruiming van het evenemententerrein * Bij goedkeuring van het afvalplan door het College van burgemeester en schepenen, na advies van de milieudienst, houdt volgende tegemoetkomingen in: - de bevestiging dat het afvalplan voldoet, hetgeen een noodzakelijke voorwaarde is om een groot evenement te mogen organiseren 27

- voorrang bij de terbeschikkingstelling van de nog beschikbare gemeentelijke inzamelrecipiënten en/of afvaleilandjes met gratis afvalzakken en herbruikbare bekers 13.1.

Papier- en kartonafval, glasafval, PMD- en restafval

Papier- en kartonafval, glasafval, PMD- en restafval moeten op evenementen selectief worden ingezameld door de organisator of door de standhouders. Het gemeente-bestuur of de intergemeentelijke vereniging IVM kan voorzien in de nodige recipiënten. 13.2.

Opruimen

*1. Alle standhouders op een evenement zijn tijdens de duur van het evenement gehouden de hun toegewezen standplaats te reinigen. *2. Na het beëindigen van het evenement moet de organisator en standhouders binnen de 24 uur het evenemententerrein en eventuele parkeerterreinen volledig hebben opgeruimd. *3. Afval mag niet achtergelaten of gedeponeerd worden aan of in openbare vuilnisbakken. *4. Indien het terrein van het evenement en de eventuele parkeerterreinen niet werden opgeruimd zoals bepaald in 2 en 3, kan de gemeente ambtshalve de opruiming laten gebeuren en de factuur voor de opruimkosten, vermeerderd met administratieve kosten, via facturatie verhalen op de organisator.

13.3.

herbruikbare bekers

Er is de mogelijkheid om herbruikbare bekers te lenen bij de Intergemeentelijke opdrachthoudende Vereniging voor huisvuilverwerking Meetjesland (I.V.M.). Men is gestart met een uitleendienst van herbruikbare bekers voor gemeenten, verenigingen en instellingen in het I.V.M.-gebied. Verenigingen of instellingen uit de gemeente kunnen voor grootschalige evenementen zoals fuiven, optredens, sportmanifestaties… gratis herbruikbare bekers lenen. De bekers zijn vervaardigd uit polycarbonaat en zijn zeer duurzaam. Ze kunnen niet breken, waardoor het gebruik ervan veel veiliger is dan glazen. En vooral: het is een milieuvriendelijk alternatief voor het gebruik van wegwerpbekers. Door dit materiaal gratis uit te lenen, willen de I.V.M. en de gemeenten de afvalberg op evenementen voorkomen. Wie graag herbruikbare bekers wil gebruiken, neemt minstens een maand op voorhand contact op met de I.V.M. De I.V.M. heeft een uitleenreglement opgesteld waarin de modaliteiten voor de gratis ontlening vermeld zijn. De gemeente heeft een kopie van dit reglement. U kan het opvragen bij de milieudienst, Kasteelstraat 3, 9960 Assenede, 09 341 95 92, [email protected]

28

Het gebruik van de bekers vraagt wel bijzondere aandacht: u moet de bezoeker informeren dat het om herbruikbare bekers gaat, opdat ze het materiaal niet in de vuilnisbak gooien. Daarom stelt de I.V.M. spandoeken ter beschikking waardoor duidelijk gemaakt wordt dat er op het evenement met deze bekers wordt gewerkt. Het gebruik van dit preventiemateriaal is gratis. Je moet wel een waarborg betalen en de bekers netjes afgewassen en gedroogd terugbezorgen. Voordelen gebruik herbruikbare bekers: - veel minder opkuiswerk na het evenement - een grote besparing op vuilniszaken en wegwerpbekers - veel smakelijker om uit te drinken - milieuvriendelijk! Het is aan te raden om met een uitleensysteem te werken, hierdoor bent u praktisch zeker dat u op het einde van het evenement uw bekers terug heeft. Er zijn verschillende uitleensystemen, verschillend van de grootte van het evenement: - Statiegeldsystemen: Iedereen die een drankje koopt, betaalt extra voor de beker. Wanneer de beker wordt teruggebracht krijgt de persoon zijn geld of een drankbon terug. - Beloningssystemen: Er wordt een beloning (bijvoorbeeld een drankbon) gegeven wanneer iemand x aantal bekers (10 of 15) opnieuw inlevert. - Ophaalsystemen: De mensen van de organisatie lopen tussen het publiek. Iedereen die wil kan zijn beker aan de ophalers kwijt. Het beste is dan dat deze vrijwilligers herkenbaar zijn aan hun (zelfde) outfit. U kan dit systeem verder aanvullen door op strategische plaatsen inzamelbakken/zakken te stellen met de duidelijk zichtbare boodschap: ‘lege drinkbeker, hier deponeren’. Heeft u nog vragen? De milieudienst van de gemeente en de I.V.M. staan u graag met raad en daad bij. Contactgegevens kan u vinden in bijlage.

29

13.4.

Afvaleilandjes

De gemeente ontleent afvaleilandjes, hieronder vindt u het reglement dd. 28.02.2008

30

Denk aan een afvalarm evenement!

31

32

Verdere nuttige informatie/aanvragen Niet bij het gemeentebestuur 1. Muziek 1.1.

SABAM

SABAM is er om de rechten van auteurs van muziekstukken te eerbiedigen. Iedereen die deze composities in het openbaar afspeelt, is verplicht te betalen voor het gebruik van deze auteursrechten. Groepen die eigen muziek brengen en niet aangesloten zijn bij SABAM moeten geen auteursrechten betalen. De inning van deze gelden gebeurt door SABAM (= Societé d’auteurs BelgeBelgische Auteursmaatschappij). Dit geldt voor alle muzikale, letterkundige en artistieke werken van auteurs die bij SABAM zijn aangesloten. Om op het naleven van deze verplichting toe te zien kan SABAM controle uitoefenen in samenwerking met de politie.
De prijs die u betaalt voor SABAM hangt af van o de grootte van de zaal o de inkomprijs aan de kassa Het is zeer moeilijk om een gemiddelde prijs te plakken op de vergoeding voor SABAM, want de prijs kan afhangen van heel veel kleine dingen. Op de website van SABAM (www.sabam.be) kan u berekenen hoeveel u SABAM ongeveer verschuldigd bent.
Als u SABAM niet inlicht, riskeert u: o dat u 30% moet bijbetalen, o dat u mag opdraaien voor eventuele kosten van de vaststelling of de gerechtskosten.
Als u vragen heeft bij de factuur, controleer dan eerst uw gegevens en neem eventueel contact op met het plaatselijk SABAM-kantoor (Steltloperstraat 11, 9000 GENT, 09 221 52 76, fax 09 222 55 56).
De aanvraag moet uiterlijk 10 dagen vóór het evenement opgestuurd worden naar SABAM. In bijlage kan u een aanvraagformulier vinden. Aanvraagformulier SABAM uiterlijk 10 dagen vóór het evenement indienen!

33

1.2.

Billijke Vergoeding

Terwijl SABAM de rechten van auteurs beschermt, is de billijke vergoeding bestemd voor de producenten en uitvoerende artiesten van muziek. Dit betekent dat je naast SABAM ook billijke vergoeding moet betalen wanneer je muziek gebruikt in openbare plaatsen. De aangifte moet minstens 5 werkdagen vóór de aanvang van de activiteit gebeuren. De tarieven voor de billijke vergoeding worden berekend op basis van een aantal parameters, zoals de aard van de ruimte, aantal m² van de ruimte, de toegangsprijs, de aard van de activiteit (met of zonder drankaanbod, met of zonder dansgelegenheid),… In sommige gevallen is de billijke vergoeding of een deel ervan reeds betaald door de eigenaars van de zaal. De zaaluitbater kan een jaartarief "drank" (alle activiteiten maar zonder dans) of een jaartarief "dans" (dans inbegrepen) betalen. Als het jaartarief "dans" betaald werd, dan hoef je als fuiforganisator geen billijke vergoeding meer te betalen. Op de website "ik gebruik muziek" kan je via het "consultatie"-luik nagaan voor welke locaties een jaartarief "dans" werd betaald. Via deze website kan je ook je te betalen tarief berekenen en je aangifte doen. Zaaluitbaters kunnen een jaartarief aanvragen voor hun zaal. Daarbij kan de uitbater kiezen voor een tarief voor “drank” of voor “dans”. U doet er dus goed aan te vragen of de zaal zo’n jaartarief heeft betaald. Meestal zal de kost hiervan in de huurprijs van de zaal verrekend worden. Als u een zaal (of tent)gebruikt, waar geen jaartarief “dans” betaald is, moet u een aanvraag indienen voor een tijdelijke activiteit.
Het tarief in een zaal is afhankelijk van de oppervlakte van de zaal en de (hoogste) inkomprijs die u vraagt. Let op als uw inkomprijs hoger ligt dan € 4,4 of € 8,8 zal u telkens in een hogere tariefschaal komen.1
Voor fuiven in een tent of openlucht wordt een optelsom gemaakt van drie verschillende tarieven o het tarief “dans” volgens de oppervlakte van uw ‘dansvloer’ o het tarief “met drank” volgens de oppervlakte van de plaats die voorzien is als café (ruimte om drank en eten te serveren) o het tarief “zonder drank” voor de rest van de oppervlakte
Een overzicht van de prijzen vindt u op de site www.bvergoed.be Recent besliste de Vlaamse Overheid om voor alle activiteiten, die aan bepaalde voorwaarden voldoen, de betaling van De Billijke Vergoeding op zich te nemen. Om daarvan te kunnen genieten is de organisator verplicht de activiteit te registreren via www.vlaanderen.be/billijkevergoeding of www.ikgebruikmuziek.be/vlaanderen. Deze De inkomprijsgrenzen € 4,4 en € 8,78 gelden voor 2006. Deze cijfers worden jaarlijks aangepast aan de index.

34

registratie dient te gebeuren ten laatste 5 dagen voor de start van het evenement. Evenementen die niet voldoen aan de gestelde voorwaarden kunnen sindskort ook worden aangegeven via de standaardwebsite www.ikgebruikmuziek.be. Zo worden boetes wegens niet- of laattijdig aangeven, op een eenvoudige manier vermeden.
De aangifte moet minimum 5 werkdagen vóór de aanvang van de activiteit ingestuurd worden. Bent u te laat dan moet u 15% meer betalen met een minimum van € 112. Outsourcing partners stuurt u achteraf een verzoek tot betaling van het verschuldigde bedrag. In bijlage kan u een aanvraagformulier vinden. Sinds 30.10.2007
De Vlaamse overheid neemt de betaling van de billijke vergoeding over van organisatoren van kleinschalige evenementen. Hiervoor heeft Vlaams minister van Cultuur en Jeugd Bert Anciaux een overeenkomst gesloten met de beheersvennootschappen URADEX en SIMIM.
Criteria om in aanmerking te komen voor de tussenkomst Om in aanmerking te komen moeten de evenementen voldoen aan een aantal criteria: 1. De organisator moet een lokale groepering of vereniging zijn die voornamelijk uit vrijwilligers bestaat; 2. De inkomprijs moet lager zijn dan 6 euro; 3. De totale Billijke Vergoeding die moet betaald worden voor het evenement mag niet hoger liggen dan 100 euro inclusief BTW; 4. De locaties van het evenement moeten in het Nederlandse taalgebied liggen; 5. Conventionele ruimtes (ruimtes waarvoor een jaartarief betaald wordt of waarin tijdens het voorgaande kalenderjaar meer dan vijf activiteiten plaatsvonden waarvoor een billijke vergoeding werd betaald of moet worden betaald.) zijn uitgesloten van deze regeling. Als je aan de criteria voldoet, betaalt de Vlaamse overheid je billijke vergoeding factuur. De website www.ikgebruikmuziek.be is op dit moment niet erg gebruiksvriendelijk en er zijn nog een aantal zaken die niet naar behoren werken. De jeugdsector dringt er samen met andere partners uit de socioculturele sector bij de minister en de Beheersvennootschappen op aan om zo snel mogelijk duidelijkheid te scheppen en de mankementjes weg te werken. We houden jullie op de hoogte. Wat moet je als organisator concreet doen?
OPGELET Om te genieten van de tussenkomst moet de aangifte gebeuren op een website die speciaal daarvoor gebouwd werd: www.vlaanderen.be/billijkevergoeding of www.ikgebruikmuziek.be/vlaanderen.
Kijk eerst in het consultatie-gedeelte na of er voor de locatie waar je een activiteit houdt het juiste jaartarief is betaald. (dans als het om een fuif gaat)

35


Is dit niet het geval, dan moet je als organisator zelf een aangifte doen.
Maak eerst een simulatie van hoeveel je moet betalen, dat kan ook “on line” via http://www.ikgebruikmuziek.be/vlaanderen
Op de website moet je de info “over de gevraagde” parameters invoeren, en dan krijg je een idee van hoeveel je moet betalen.
Voor openluchtfuiven riskeer je teveel te betalen én niet in aanmerking te komen voor de regeling van Anciaux omdat het on line aangiftesysteem niet op punt staat. We raden daar aan om eerst een simulatie te maken van hoeveel je moet betalen.
Zit je onder de 100 euro, dan doe je de aangifte best on line en dan neemt de Vlaamse overheid dit op zich.
Moet je volgens de simulatie meer dan 100 euro betalen, kies dan voorlopig voor de papieren aangifte, want daar zal je een lager te betalen bedrag uitkomen dan bij de on line aangifte. Aanvraagformulier Billijke vergoeding uiterlijk 5 werkdagen vóór het evenement indienen!

36

2. Drank 2.1.

DRANK- EN TAPVERGUNNING

Sinds 2006 zijn de regels over tapvergunningen gewijzigd. Er zijn andere regels voor vaste zalen of cafés (bv. zoals een jeugdhuis) en tijdelijke activiteiten waar u eenmalig drank schenkt. Vaste zalen moeten sowieso een permanente tapvergunning aanvragen bij de dienst Douane en Accijnzen. Hiervoor dient men een aantal formulieren (ivm hygiëne en/of moraliteit) op te vragen bij de dienst bevolking van het gemeentebestuur. Voor tijdelijke activiteiten, dus evenementen, betekent dat u vanaf nu niet meer naar de gemeente moet stappen om een bewijs van vlekkeloos gedrag en zeden te verkrijgen (formulier 240i of ‘moraliteitsattest’) en hiermee niet meer naar Douane en Accijnzen moet stappen om een tapvergunning te bekomen (formulier 240b). Voor het schenken van bier en wijn dient u dus geen vergunning meer aan te vragen. Echter voor het schenken van sterke drank (alcoholpops, pisang, campari, whiskycola, jenevers ea.) kan elke gemeente zelf beslissen of en onder welke vorm hier nog een vergunning voor nodig is. De gemeente Assenede heeft hiervoor echter geen formaliteiten vastgesteld. Dit betekent dat voor de organisatie van fuiven of gelegenheidsevenementen geen drank- en tapvergunning meer moet aangevraagd worden noch voor het schenken van bier en wijn als voor sterke drank! Opgelet: Iemand die bier tapt moet minimum 18 jaar oud zijn! (minderjarigen mogen enkel drank schenken onder toezicht van een verantwoordelijke meerderjarige) Maar dit wil niet zeggen dat u geen rekening meer moeten houden met andere wettelijke bepalingen zoals bijvoorbeeld het verbod om in drankgelegenheden sterke drank aan minderjarigen te verstrekken (cf. art. 13 wet op de sterke dranken van 28.12.1983).

Volgens het politiereglement van de politiezone Assenede-Evergem, dd 28.05.2008: Drankgelegenheden – uitbatingen niet onderworpen aan vlarem. *1. Niemand mag zonder vergunning van het college van burgemeester en schepenen een openbare drankgelegenheid openen of sterke dranken verstrekken. *2. De exploitant moet elke sluiting of wijziging in de exploitatie van een openbare drankgelegenheid zonder verwijl aan het college van burgemeester en schepenen signaleren.

Voor evenementen dient geen drank- of tapvergunning meer aangevraagd te worden!

37

3. Publiciteit 3.1.

Affiches

Vroeger bestonden er regels over de kleuren die u (niet) mocht gebruiken voor affiches. Deze regels zijn afgeschaft in het kader van de administratieve vereenvoudiging. U mag dus affiches maken in alle kleuren ook zwart op witte of gele achtergrond kan. U moet geen taks betalen voor affiches in twee gevallen: - uw affiche is kleiner dan 15dm² (lees A3 of kleiner) (vanaf 01/01/2007 <1m²) - uw activiteit heeft een (volledig) liefdadig karakter of doel (dwz ook de kosten van het evenement worden gedragen door de organisatoren, worden niet betaald met de opbrengst van het evenement) Dat laatste moet u in principe erg strikt interpreteren bovendien mag er niet te veel publiciteit op de uw affiches staan in dat geval. Op de affiches moet bovendien vermeld staan “Vrij van zegel, artikel 198, 7e Wetboek der Taksen” In alle andere gevallen moet u zegeltaks betalen. Voor affiches groter dan 15dm² tot 1m² betaalt u € 0,1 en voor grotere affiches betaalt u € 0,5 per m². U vraagt hiervoor een nummer aan bij het Ministerie van Financiën, in het ontvangkantoor voor domeinen van Gent (Zwijnaardsesteenweg 314, 9000 GENT, 09 321 79 70, fax 09 220 34 27). Dit nummer moet u dan afdrukken op uw affiche. In bijlage kan u een aanvraagformulier aanplakkingsaangifte en de tarievenlijst vinden. De eenvoudigste en snelste manier om het registratienummer aan te vragen is per fax. Wat moet u zeker op een affiche vermelden? - wat er georganiseerd wordt; - wanneer (datum en aanvangsuur); - waar (locatie en gemeente); - wie het organiseert; - de toegangsprijzen; - eventuele sponsors; - de verantwoordelijke uitgever met naam en thuisadres (persoon moet meerderjarig zijn en in België wonen (ook voor vzw’s, moeten ook hun naam met maatschappelijke zetel vermelden)). - Affiches groter dan 1m² zekertaks betalen en nummer aanvragen! - Verantwoordelijke uitgever vermelden op affiches!

38

3.2.

Strooifolders

Strooifolders verspreiden is vaak de makkelijkste en goedkoopste manier om een bepaalde doelgroep te bereiken. Flyers of strooibriefjes kunnen overal uitgedeeld worden. Beleefdheidshalve vraagt men eerst aan de verantwoordelijke van het plaatselijk gebeuren of deze strooifolders mogen uitgedeeld worden. Zorg ervoor dat de strooifolders niet op de openbare weg terechtkomen en vermeld: “Niet op de openbare weg gooien, a.u.b.”. Ook op strooibriefjes moet een verantwoordelijke uitgever (naam, adres en telefoon) vermeld staan. Op strooifolders de verantwoordelijke uitgever en de tekst “Niet op de openbare weg gooien a.u.b.” vermelden!

3.3.

Toegangskaarten

Als u kaarten in voorverkoop aanbiedt, maakt u tegelijkertijd publiciteit voor uw evenement. Kaarten in voorverkoop zijn doorgaans iets goedkoper dan de toegangsprijs die u aan de kassa betaalt. Let erop dat de kaarten niet na te maken zijn door bijvoorbeeld een stempel op de achterkant van elke kaart te zetten. Zorg voor een aantrekkelijk verkoopsysteem, bijvoorbeeld wie 10 à 20 kaarten verkoopt krijgt er één gratis. Ook een goed financieel beheer is belangrijk. Eén persoon houdt alle toegangskaarten bij en verdeelt ze onder de verkopers.

3.4.

geluidswagen

Indien u voor uw evenement reclame wil maken door middel van een geluidswagen dient u volgende bepalingen uit het gemeentelijk politiereglement te volgen. “Het gebruik van geluidsvoortbrengende toestellen met het oog op de reclame buiten gebouwen is toegelaten voor de periode tussen 10.00 uur en 18.00 uur, mits schriftelijke machtiging van College van Burgemeester en Schepenen of zijn gemachtigde. Het verbod buiten deze periode geldt niet voor de leurhandel. Het gebruik van eender welke vorm van muziek – al dan niet elektronisch versterkt – op de openbare weg, is verboden, tenzij voorafgaandelijk daartoe schriftelijke toelating van de Burgemeester is bekomen.” (gemeentelijk politiereglement GR 08.12.2005 hoofdstuk 6, afdeling 3, art 254 (GAS)) De aanvraag tot rondrijden met een geluidswagen kan gebeuren via het aanvraagformulier evenementen. Vergeet niet om het gebruik van de geluidswagen te melden bij SABAM en de billijke vergoeding (activiteit zonder drank, 1 à 2 luidspreker komt op € 5,07 excl. BTW 6% voor 24 uur). - Rondrijden met een geluidswagen aanvragen via het aanvraagformulier evenementen! - SABAM en billijke vergoeding verwittigen!

39

3.5.

Andere promotie

U kan ook promotie voeren door affiches voor het raam te hangen of door vrijkaarten aan te bieden op fuiven. U kan ook de pers inschakelen.

4. Verzekering 4.1.

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

Voor zalen is men verplicht om een “verplichte verzekering der B.A. ingeval van brand of ontploffing in inrichtingen welke gewoonlijk voor publiek toegankelijk zijn” af te sluiten. De objectiviteitverzekering, zoals ze kortweg genoemd wordt, is (zoals de naam zegt) verplicht. Indien de eigenaar van een zaal dergelijk verzekering niet heeft dient u deze af te sluiten. Ook wanneer uw een evenement organiseert “op eigen locatie” moet u zo’n verzekering afsluiten. Voor alle zekerheid neemt u best contact op met uw verzekeringmakelaar. De organisator van elk evenement is verplicht om een verzekering af te sluiten ter dekking van hun burgerlijke aansprakelijkheid. “Verplichte verzekering der B.A. ingeval van brand of ontploffing in inrichtingen welke gewoonlijk voor publiek toegankelijk zijn” afsluiten!

4.2.

Verzekering bij het plaatsen van een tent:

Als je na een stormachtig weekend de kranten openslaat, krijg je vaak de verhalen en bijhorende foto's over weggewaaide tenten te lezen. Zo'n weggewaaide tent kan zware stoffelijke schade - en erger - veroorzaken. Denk maar aan beschadigde geparkeerde voertuigen, elektriciteitsdraden,… Gezien jij als bewaarder van de tent verantwoordelijk bent voor de aangerichte schade, is het belangrijk om vooraf steeds de vraag te stellen of je verzekerd bent voor zulke voorvallen. De schade kan immers al vlug oplopen tot in de duizenden euro's. In de meeste gevallen zal je gewone verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BApolis) dit niet dekken. Sommige duurdere polissen dekken zulke risico's wel, maar dan moeten deze opgenomen zijn in de polis zelf. Bij sommige maatschappijen moet je op voorhand melden dat je een tent gaat plaatsen. De meeste jeugdwerkorganisaties zijn hiervoor echter niet gedekt via de gewone BApolis. In sommige gevallen dekt de brandpolis deze schade, dit is evenwel meestal niet het geval. Als je van plan bent om een tent te plaatsen, bestudeer je dus best eerst eens goed je polissen of neem je contact op met de verzekeringsmaatschappij. Wat te doen indien je organisatie geen dekking heeft voor dit risico? Neem dan eens contact op met je koepel of federatie. De kans is groot dat zij een verzekering BAtent in hun verzekeringsaanbod hebben zitten. In de praktijk ben je er zo voor minder dan 30 euro per jaar van af. Dit is dan een premie bovenop je gewone BA-polis. Het doet er zelfs niet toe of je een kleine of grote tent plaatst en hoe dikwijls per jaar je dat doet.

40

Maar hoe zit het dan met de schade aan de tent zelf? Daarvoor heb je een all-risk (multirisk) polis nodig. Alleen moet je eerst eens berekenen of het wel interessant is om zo'n polis af te sluiten. Bij een grote tent, bijvoorbeeld n.a.v. je jaarlijkse tentfuif, kan de schade al behoorlijk groot worden. Maar in sommige gevallen is de maatschappij waarbij je de tent huurde, hier zelf al voor verzekerd. Bij kleinere tenten moet je een aantal dingen afwegen: - Wat is de nieuwwaarde en de vervangwaarde van de tent? - Dekt de polis de nieuwwaarde of de vervangwaarde? - Hoeveel bedraagt de minimumpremie? - Hoe hoog is de vrijstelling of franchise (dit is het bedrag dat je zelf moet betalen wanneer je de verzekering aanspreekt)? Een voorbeeld: Je hebt een nieuwe tent geplaatst die 350 euro kostte. Deze is na een storm totaal vernield. Stel dat je premie 70 euro bedroeg en de franchise 250 euro. Uiteindelijk heb je dan 30 euro gewonnen door een polis af te sluiten. Meestal zal een tent echter minder gekost hebben en al verschillende jaren oud zijn. Wanneer de schade niet of nauwelijks hoger is dan de franchisekost, loont het afsluiten van een polis niet de moeite. Goed rekenen op voorhand is dus steeds de boodschap. Een verzekering afsluiten is ook maar iets voor de echte noodgevallen. Goede preventieve maatregelen nemen om te vermijden dat je tent wegwaait, zijn zeker zo belangrijk. Enkele tips: - Let er steeds op dat de tent goed verankerd is; - Bij stormweer gooi je de zeilen open zodat de wind er minder grip op heeft; - Laat je ten nooit onbeheerd achter, ook niet 's nachts. Als je met enkele mensen aanwezig blijft, kan je bij noodweer steeds ingrijpen.

4.3.

Aan te raden verzekering

Brandverzekeringspolis Indien uw evenement doorgaat in een zaal, dan informeert u best naar de Brandverzekeringspolis van de zaaluitbater. Hierin moet vermeld staan dat de eigenaar afstand doet van verhaal ten aanzien van de inrichter. Als dit niet het geval is, moet u zelf een brandverzekering afsluiten. Contractuele Aansprakelijkheid Naast de B.A. bestaan er verzekeringen Contractuele Aansprakelijkheid (C.A.) Met deze verzekering kan schade aan “toevertrouwde zaken” of schade, die niet door de brandpolis gedekt is, worden verzekerd. verzekeringen “alle risico’s”. En dan zijn er nog verzekeringen “alle risico’s”. Met deze verzekering kan u voorwerpen laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme, diefstal, … Zowel eigen materiaal, als gehuurd materiaal kan verzekerd worden.

41

Lichamelijke Ongevallen Tot slot kan een verzekering Lichamelijke Ongevallen voor uw helpers en uzelf nuttig zijn. Alle socio-culturele verenigingen (bv. jeugdverenigingen, culturele verenigingen,…) kunnen voor de organisatie van sportieve activiteiten bij de gemeentelijke sportdienst (Dienst vrije tijd) een gratis BLOSO sportverzekering aanvragen voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. De sportverenigingen aangesloten bij een erkende federatie kunnen voor bijkomende evenementen bij hun federatie of andere verzekeringsmaatschappij een bijkomende verzekering afsluiten voor de deelnemers.

4.4.

Let op!

Verzekeringen ontlasten u niet van alle schuld! Je dient ervoor te zorgen dat uw organisatie goed is opgezet en dat het risico zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag niet te wijten zijn aan eigen schuld, actieve daad of nalatigheid. Contacteer een goede makelaar, die u duidelijk kan uitleggen wat uw polis wel en niet dekt. Indien u vanuit een bestaande vereniging een activiteit organiseert, zijn een aantal zaken reeds gedekt binnen de groepspolis. Vraag na bij uw verzekeringsagent en breidt desnoods een bestaande polis uit. Dubbel verzekeren is overbodig!

4.5.

Vrijwilligersverzekering

Sinds 1 januari 2007 is iedere vrijwilligersorganisatie verplicht een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid af te sluiten voor haar vrijwilligers. Gratis verzekering voor vrijwilligers Vanaf 1 juli 2007 biedt het provinciebestuur Oost-Vlaanderen een gratis verzekering vrijwilligerswerk aan. Dit kan dankzij de middelen die de Nationale Loterij hiervoor vrijmaakte. Hiermee wilt het provinciebestuur vooral tijdelijke en occasionele initiatieven goed verzekeren. De aangeboden verzekering omvat burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Alle vrijwilligersorganisaties zoals omschreven door de vrijwilligerswet komen hiervoor in aanmerking. Enkel lokale besturen en aanverwante organisaties worden volgens het reglement van de Nationale Loterij uitgesloten van dit aanbod. Deze verzekering vervangt de jaarverzekering van de leden en vrijwilligers bij de gekende verenigingen niet, maar kan ingeschakeld worden bij activiteiten waar men sporadisch beroep doet op extra vrijwilligers. De organisaties kunnen op een eenvoudige manier tot maximum 100 gratis vrijwilligersdagen bekomen. Eén vrijwilligersdag staat voor een verzekering van één vrijwilliger voor één dag.

Hoe verzekeren? 42

In de bijlage vind je een aanvraagformulier. Vul het formulier in en bezorg het aan het Evenementenloket. Binnen de zes weken ontvang je van het provinciebestuur al dan niet een erkenning als vrijwilligersorganisatie. Eens erkend kan je dan vrijwilligersactiviteiten rechtstreeks verzekeren bij de verzekeringsmaatschappij. Het formulier om activiteiten (toetredingsformulier) of een schadegeval aan te geven, pluk je van de website van Dexia Verzekeringen België (http://www.dexiaverzekeringen.be/vrijwilligerswerk/). Nog vragen? Contacteer het evenementenloket We raden u aan om de volgende website te raadplegen: www.oostvlaanderen.be/vrijwilligerswerk Nagaan of u voldoende verzekerd bent!

43

5. Natuurgebonden sporten De sport- en recreatiesector kent een stijgend aantal deelnemers aan natuurgebonden sporten (oa. paardrijden, mountainbike, oriëntatielopen, motorcross,…) en voert een hevige strijd om de geringe beschikbare gronden op te eisen. Heden is het evenwicht tussen de natuursport en het draagvlak van de natuurlijke omgeving totaal verstoord, zodat de sportbeoefenaar er zich ten volle van bewust is dat een vrij gebruik van de natuur tot het verleden behoort! Voor een verantwoorde sportieve recreatie op het Oost-Vlaams grondgebied, werd hiervoor een “Provinciale Commissie Natuur en Sport” opgericht waarin alle betrokken instanties (sport, leefmilieu, ruimtelijke ordening, toerisme,…) vertegenwoordigd zijn. Deze werkgroep zoekt op een constructieve wijze naar oplossingen om het recreatieve gebruik van de natuur op een aanvaardbare wijze mogelijk te maken. Een informatiebundel werd opgemaakt waarin op een overzichtelijke manier alle door de overheid opgelegde maatregelen werden opgenomen. Voor verdere informatie kan u terecht op de website www.oostvlaanderen.be (Sport - infobundel natuurgebonden buitensporten) Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen: - grondgebonden sporten (bv. motorcross, autorally, kleischieten,…) - luchtgebonden sporten (bv. zweefvliegen, valschermspringen,…) - watergebonden sporten (bv. kano, kajak, hengelen, duiken,…) - overige sporten (bv. paardrijden, golf, skeeleren, triatlon,…) Door een tocht of activiteit goed te plannen kan u de impact op de omgeving beperken. Een slechte planning daarentegen resulteert meestal in schade aan de natuur en het cultureel erfgoed. Een goede planning impliceert niet enkel een minimale schade aan de natuur maar verzekert ook de veiligheid van de groep, biedt de mogelijkheid meer te weten te komen over de natuur (educatie) en leidt tot een leuke en aangename natuursportervaring. Een tocht goed plannen doet u door tijdens uw voorbereiding rekening te houden met volgende aandachtspunten: Hou rekening met de gevoeligheden van het seizoen waarin u een tocht/activiteit organiseert. Eveneens vereisten activiteiten tijdens het avonduur enkele specifieke aandachtspunten. Gaat de tocht door in een bos neem dan zeker contact op met de boswachter die u de nodige informatie kan verschaffen over aspecten waar u rekening dient mee te houden. Selecteer een gebied dat geschikt is voor het type activiteit dat u wil organiseren (bosspelen in de speelzone, wandeltochten op alle paden, mountainbiketochten op de daartoe voorziene paden,…). Laat de tocht over bestaande (openbare) wegen lopen. Wilt u toch van de wegen afwijken, vraag dan eerst toestemming aan de bevoegde instantie (Bos en Groen). Voor de verantwoordelijke boswachter van een bepaald gebied neem een kijkje op www.bosengroen.be (adressen – buitendiensten) voor de Vlaamse gedeelte, een Waalse boswachter kan u raadplegen via (http://environnement.wallonie.be/cartodnf) Vergeet niet een schriftelijk aanvraag te doen minstens 14 dagen voor de tocht/ activiteit bij de bevoegde boswachter. Enkele tips:

44

- Respecteer de borden die u de toegang verbieden; - Laat geen afval achter; - Neem niets mee dat eigendom is van de natuur, respecteer de fauna; - Beperk de impact van kampvuur; Opgelet! Het Belgische Veldwetboek bepaalt dat er geen vuur is toegelaten binnen een straal van 100m van huizen, bossen, heide, boomgaarden, stro en mijten. Binnen de Vlaamse Wetgeving zijn er enkele uitzonderingen. Raadpleeg hiervoor de plaatselijke boswachter. Ook in natuurreservaten is het verboden vuur te maken. Wilt u toch vuur maken, vraag dan machtiging/toelating aan: - eigenaar en gemeente voor gebieden waar geen bos in de buurt is; - eigenaar en afdeling Bos en Groen voor openbare bossen en privé-bossen; - afdeling Bos en Groen voor domeinbossen. Raadpleeg hier eerst de boswachter! - Natuurgebonden sporten tijdig aanvragen! - Respecteer de natuur!

45

6. Sponsoring Om een deel van de kosten te dekken, kan je gebruik maken van sponsoring. In ruil voor publiciteit op affiches, toegangskaarten, t–shirts,… krijgt u van de sponsor een vergoeding in geld en/of in goederen. U neemt best tijdig (afhankelijk van de grootte van de sponsoring die u zoekt) contact op met mogelijke sponsors en maakt bij voorkeur gebruik van een informatieblad, waar al het nodige op vermeld staat (bedrag, achtergrondinformatie over de manifestatie). Vergeet niet het logo te vragen voor publiciteit op affiches en folders. Het is belangrijk dat er goede schriftelijke afspraken worden gemaakt met de sponsors en dat beide partijen hun afspraken nakomen. “Sponsors gezocht!”

7. Medewerkers en taakverdeling Een evenement organiseren kan u niet alleen. Daarvoor heeft u medewerkers nodig. Vooraf maakt u best een taakverdeling met duidelijke afspraken. Dit houdt meer in dan mensen aanduiden voor de tap en de inkom. Er moeten ook afspraken gemaakt worden en verantwoordelijken aangeduid worden in verband met toezicht en veiligheid. Een uur voor aanvang van de activiteiten kunnen de verschillende taken en de verantwoordelijkheden overlopen worden tijdens de briefing, zodat iedereen weet waar en wanneer er geholpen moet worden. Een geschreven taaklijst kan bv. achter de toog worden opgehangen. Enkele taken: kassa, controle ingang, tappen, tussentoog, vestiaire, verkoop drankbonnetjes, … Neem zeker ook de opkuis in de taakverdeling op Mogen wij er u ook op attent maken dat u best een takenverdeling bij calamiteiten voorziet. Wie doet wat in welke noodsituatie? Voeg dit toe aan uw veiligheidsplan. Spreek vooraf af hoeveel drankbonnen de vrijwillige medewerkers krijgen en verspreid deze voor de activiteit. Zorg dat het voor iedereen duidelijk is tot wanneer en hoeveel inkom gevraagd wordt, consumptiebonnen verkocht worden, drank verkrijgbaar is, muziek gedraaid wordt, … Zorg ervoor dat de medewerkers goed herkenbaar zijn door bijvoorbeeld aparte T-shirts, pet, … Zorg voor goede medewerkers en maak een taakverdeling op!

46

Deel 3: Tijdens het evenement… 1. Drugs In België is het toelaten van druggebruik volgens de strafwet nog altijd strafbaar. Als bij controles drugs wordt gevonden, dan kan de persoon die op dat moment de verantwoordelijkheid van de zaal draagt veroordeeld worden tot een gevangenisstraf en/of een geldboete. Bovendien kan hij of zij tijdelijk of definitief ontzet worden uit (bepaalde) van zijn of haar burgerrechten. Motivatie van deze strenge normen: de organisator moet alles in het werk stellen om druggebruik te vermijden. Wat kan u doen tegen druggebruik op uw evenement: - via affiches en/of folders bekend maken dat de organisatoren geen druggebruik tolereren, ontslaat hen niet van hun verantwoordelijkheid op strafrechtelijk vlak, maar kan bij een eventuele rechtszaak toch in rekening gebracht worden; - dealers buiten zetten of weigeren; - de politie waarschuwen; - voor een controle op druggebruik is er geen huiszoekingsbevel nodig, kordaat en vastberaden optreden is hier de regel, het is echter zeker niet de bedoeling om repressief op te treden (fouilleren of vasthouden zijn trouwens verboden zonder toestemming van de personen in kwestie). Laat de gebruiker gewoon de keuze: stoppen en afgeven of eruit! Geef dealers geen kans om hun waar aan de man te brengen: wie komt met de bedoeling drugs te verkopen, zet je best meteen aan de deur. Controleer regelmatig verlaten en donkere plekjes.

2. Vandalisme en diefstal Het is geen overbodige luxe om ook op de parking toezicht te houden. Parkings geven vaak aanleiding tot diefstallen, vandalisme, het dealen van drugs, nachtlawaai, … Zorg voor voldoende verlichting en een vlotte verkeersstroom. Voorzie ook plaatsen voor fietsen en motoren. Aan de inkom van het evenement kan u affiches hangen die er de automobilisten op wijzen dat ze hun wagen afsluiten. Zorg er ook voor dat er zo weinig mogelijk losse dingen bevinden die eenvoudig kunnen worden meegenomen. Indien u tegen betaling of verplicht een vestiaire uitbaat, bent u verantwoordelijk bij diefstal en beschadiging!

47

3. Dronkenschap Het is verboden om dronken makende dranken te schenken aan jongeren beneden de 16 jaar. Aan jongeren tussen 16 en 18 jaar mag bier en wijn geschonken worden, maar geen sterke dranken dus ook geen cocktails en jenevers! Wie boven de 18 jaar is, mag in feite alles drinken. Verder is het een wettelijk feit dat er geen alcohol mag geschonken worden aan iemand die “klaarblijkelijk dronken” is. Iemand is dronken, wanneer hij of zij niet meer weet wat hij of zij doet of zich niet meer kan beheersen. Denk eens na over wat u doet met feestbeesten die duidelijk dronken zijn. Mogelijke denkpistes zijn: begeleiding en/of vervoer naar huis, een ontnuchteringplaats voorzien. Weekendongevallen zijn een onaangenaam feit. Neem als organisator uw verantwoordelijkheid en wijs dronken personen, die aanstalten maken om een auto te besturen er op dat dit onverantwoord is. U kan zelfs overwegen om personen die teveel gedronken hebben zelf naar huis te voeren of met een taxi te laten brengen.

4. Barbeheer De bar is een belangrijke bron van inkomsten. Enkele tips tot efficiëntie: - werk met “ervaren” tappers en zorg voor een toogverantwoordelijke die weet hoe biervaten worden aangesloten en hoe u best frigo’s bijvult. Opgelet: Iemand die bier tapt moet minimum 18 jaar oud zijn! - maak voor en na het evenement een stock op van de volle flessen en vaten. Door te werken met een doorgeef- of tussentoog kan de hele zaak beter beheerst en geordend verlopen. Opgelet: ook deze mensen moeten minimum 18 jaar zijn! - het is gevaarlijk om met glazen bekers te werken! - schenk drank niet te lang op voorhand in, niemand drinkt graag lauwe drankjes. - leuk idee! Bij elke brouwerij kan u gratis terecht voor een tapcursus. Vergeet ook de kleine attributen achter de toog niet: flesjesopener, handdoeken, schrijfgerief, plakband, …

48

5. Veiligheid Om uw evenement veilig en vlot te laten verlopen kan u vooraf best verschillende maatregelen nemen. Enkele tips: - schenk drank in bekers (liefst herbruikbare) i.p.v. glazen en flessen; - zorg ervoor dat alle mogelijke loszittende elementen en brandbare losse bekledingen en materialen uit de zaal of de omgeving verwijderd zijn en dat niet verplaatsbare voorwerpen (vb. een verwarming) voldoende afgeschermd zijn; - zorg voor voldoende toezicht met goede onderlinge afspraken door nuchtere mensen, die een oogje in het zeil houden (vb. over hoe te reageren bij gevechten, dronkenschap, …); - u kan eventueel beroep doen op vrijwilligers van het Rode Kruis of van het Vlaamse Kruis om paraat te zijn bij gebeurlijke ongevallen. Zorg er tenminste voor dat u EHBO-materiaal ter beschikking hebt; - zorg voor voldoende blusmiddelen; - zorg voor een goede organisatie en een vooraf afgesproken taakuitvoering in geval van nood; - schenk geen alcoholische dranken meer aan duidelijk beschonken personen. Zorg ervoor dat de medewerkers niet te veel alcohol gebruiken. Als er iets gebeurt bent u beter nuchter (zeker indien er politie of rijkswacht aan te pas komt); - stel een lijst van nuttige telefoonnummers samen en houdt die de hele avond ter beschikking. Zeg aan de medewerkers waar ze die en de telefoonnummers kunnen vinden; - zorg ervoor dat er niet teveel geld op het evenement aanwezig is en zorg voor begeleiding bij het geldtransport; - respecteer de maximumcapaciteit van een zaal. Wanneer mensen te dicht bij elkaar staan, wordt de verdraagzaamheid kleiner. Ook is het veiliger dat mensen meer ruimte hebben bij bv. brand, … . - ga vechtersbazen niet zelf te lijf, maar probeer ze te kalmeren en desnoods zachtaardig buiten te werken. - wie denkt dat hij buitenwippers moet inschakelen om alles in goede banen te leiden, moet hiervoor wel een vergunning aanvragen bij het Ministerie van Justitie! Specifiek voor fuiven: - wanneer het publiek te gewelddadig wordt laat dan de DJ wat minder ophitsende muziek draaien; - geef de DJ, die in de beste positie zit om de zaal te overzien, de opdracht om de security een seintje te geven bij het zien van problemen. Maak hieromtrent voldoende duidelijke afspraken; - zorg voor een goed toezicht en voldoende verlichting bij de bonnetjesverkoop, de inkom, de toog, de discobar en het podium (eventueel ook bij de nooduitgangen, de toiletten, buiten en de vestiaire); - scherm de discobar goed af tegen diefstal en rondvliegend vocht.

49

6. Security Als vereniging kan u een erkende firma contacteren om de veiligheid te verzorgen. U mag ook zelf mensen inzetten voor de veiligheid op uw evenement. Let wel op: dit mag u niet zomaar, er zijn natuurlijk enkele voorwaarden: • minimum 18 jaar zijn • lid zijn van de organiserende vereniging • op voorhand gekend en gescreend zijn door de politie Belangrijk: als u werkt met veiligheidsmensen zorg er dan zeker voor dat deze mensen geen alcohol gebruiken. Tip: Indien u zelf mensen inzet voor de veiligheid op uw evenement te waarborgen, zorg er dan voor dat deze mensen duidelijk herkenbaar zijn bv. t-shirt met opschrift. Gelieve een lijst te bezorgen met de namen van alle securitymensen/ securityfirma! (hoeveel mensen + naam en adres van de personen!)

7. Minderjarigen De wet stelt duidelijk dat men niet zomaar min-16-jarigen mag weigeren op een evenement dat geen handelskarakter is (bijvoorbeeld een fuif van en in het jeugdhuis). Maar stel nu dat uw evenement wel degelijk plaatsvindt in een particuliere zaak, waardoor dus wel sprake is van een handelskarakter. Mag of moet u dan min-16jarigen weigeren? Mag of moet u hun identiteitskaart vragen? En valt dit onder de bewakingswet? Als u iemand wil weigeren die jonger is dan 16 jaar of dronken is en u stelt daarvoor iemand speciaal aan (personeel of vrijwilliger aan de ingang) dan valt dat (volgens de interpretatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken) wel degelijk onder de bewakingswet. U moet dit dan melden aan de burgemeester en de namen van de mensen die de controle doen doorgeven. Wat valt niet binnen de bewakingswet? U mag niet iemand speciaal aanstellen om dronken personen of min-16-jarigen buiten te houden, maar u kan er wel voor zorgen dat hen geen toegangsticket wordt verkocht. Burgers hebben wettelijk niet het recht om de identiteit van andere burgers te controleren maar als u bij een fuif in een zaal met handelskarakter twijfelt of iemand al dan niet 16 is, mag u aan deze persoon wel vragen of hij/zij zijn/haar leeftijd kan bewijzen. Kan of wil die persoon dat niet, dan heeft u het recht deze de toegang te weigeren. De politie kan de fuiforganisator niet verplichten iemand aan de deur te zetten die controle doet op leeftijd. Want dan zou deze activiteit onder de bewakingswet vallen. Een bewaking kan immers wettelijk niet worden opgelegd aan de organisator. Een vereniging heeft het recht om haar eigen leden uit te nodigen op haar jaarlijkse evenement, ook al zijn die geen 16 jaar. De leden staan dan onder het toezicht van de volwassen begeleiders. Als u echt moeilijkheden verwacht, laat u de ouders desnoods een papier tekenen waarbij zij bevestigen dat hun kinderen onder toezicht staan van de volwassen begeleiders.

50

8. Weigeringen Geldige argumenten om iemand te weigeren zijn: - overdreven alcoholgebruik; - bezit, verkoop of gebruik van drugs; - onaangepaste kledij; - onverzorgd uiterlijk; - wapenbezit; - het lastig vallen van andere bezoekers; - het plegen van geweld. Als u iemand wil weigeren op basis van zij of haar kledij, dan kan dat als de ‘gewenste kledij’ staat vermeld op de affiches en folders. Indien de zaal vol is en zo dus het maximum aantal toegelaten mensen bereikt is, kan men mensen weigeren. Let wel op: andere bezoekers mogen dan ook niet binnen. Op het moment dat iemand de zaal verlaat, is er echter weer plaats. Niet geldige argumenten om iemand te weigeren zijn: - “Alleen voor vaste klanten” of “of alleen voor mensen met een lidkaart” Op een fuif met openbaar karakter kan men geen onderscheid maken tussen vaste klanten en anderen. - “Er zijn al te veel migranten (…) binnen”. In België bestaat er een wet op racisme. België heeft de verplichting op zich genomen de rassendiscriminatie bedreven door personen, groepen of organisaties te verbieden en daaraan een einde te stellen met alle daarvoor in aanmerking komende middelen, met inbegrip van wetgevende maatregelen. Concreet wil dit zeggen dat u niemand de toegang mag weigeren om naar een evenement te komen tenzij het om een zuivere private aangelegenheid gaat. - “U heeft hier al gevochten of drugs verkocht” - “Dit is een privé-club” Tenzij men natuurlijk een privé-fuif geeft kan men dit argument niet aanhalen. Het vragen van inkomgeld maakt een lokaal of plaats niet minder openbaar. Op een privé-fuif zijn enkel mensen toegelaten die een persoonlijke uitnodiging ontvangen hebben en waarvan de organisator een lijst heeft. Het moet dus uitgesloten zijn dat iemand anders een uitnodiging kan vragen of kopen.

51

Deel 4: na het evenement… Vaak heeft u ‘‘the day after” nog een hele boel te doen! Wanneer het laatste liedje uit de boxen heeft weergalmd, de laatste pintje leeg is of de laatste sportliefhebber het gebeuren verlaten heeft, volgt nog een zware opdracht.

1. Opruimen iermee kan u best starten onmiddellijk na het evenement. Op dat moment zijn alle medewerkers immers nog aanwezig. Spreek vooraf duidelijk af wie mee opruimt en vraag aan de zaaluitbater of eigenaar van het terrein wat hij verwacht van de opruiming! Laat geen papier en bekers rondslingeren in de buurt. Volg uw afvalplan!

2. Controle Controleer of er nergens schade is, zowel binnen als buiten. Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om zelf de schade te herstellen. Bespreek dit met de zaaluitbater of andere gedupeerden. Vergeet ook de verzekeringsmaatschappij niet in te lichten bij schadegevallen.

3. Materiaal Als u materiaal heeft uitgeleend vergeet dan niet dat dit tijdig terug moet. Plaats dranghekkens bij elkaar zodat de gemeentedienst dit gemakkelijk kan opladen. Verwijder reclamepanelen langs de openbare weg. Ook eventuele wegwijzers laat u niet hangen. Wegwijzers en reclameborden moeten ten laatste 1 week na het evenement weggehaald worden.

4. SABAM (Indien nodig) de gespeelde muziek aan SABAM doorgeven.

5. Evaluatie Een evaluatie wordt vaak vergeten. Nochtans kan u zo leren uit de gemaakte fouten en het de volgende keer beter aanpakken. Een evaluatiemoment kan ook aangegrepen worden om medewerkers te bedanken voor hun inspanningen of om u bij buurtbewoners te verontschuldigen voor de hinder. Evalueer alle fasen: de voorbereiding, de dag zelf en de opruiming. Toffe ideeën en tips voor een geslaagd evenement, maar ook problemen kan u steeds doorgeven aan de Dienst vrije tijd. Misschien kan het nuttig zijn voor andere fuiforganisatoren.

52

Bijlagen A

Contactgegevens

Gemeentebestuur Assenede www.assenede.be Kasteelstraat 3 9960 Assenede tel. 09 341 95 95 Open : elke werkdag van 9u tot 12u, dinsdag ook van 14u tot 16u en van 17u tot 18u45 Dienst vrije tijd Evenementenloket Kasteelstraat 3 9960 Assenede tel. 09 341 90 83 fax 09 341 95 99 [email protected] Drugpreventiedienst Assenede tel. 0475 29 56 02 [email protected] Bezoek na telefonische afspraak of op woensdag tussen 13 en 15u. Lokale politie Markt 26-27 9960 Assenede tel. 09 341 90 90 fax 09 341 90 99 [email protected] open : elke werkdag van 9u tot 12u dinsdag van 17u tot 19u Hoofdcommissariaat politie Assenede-Evergem Kapellestraat 1 9940 Evergem tel. 09 257 00 10 fax 09 253 89 19 [email protected]

53

Brandweer Assenede Lt. Bev. Vermandel Mario gsm 0477 67 15 55 O. Lt. Van der Mespel Koen Gsm 0478 23 47 21 Molenstraat 54a 9960 Assenede tel. 09 341 91 91 fax 09 341 91 92 [email protected] SABAM B.V.BA. Auteursrechten – Inningskantoor GENT – RONSE – ZELZATE Verantwoordelijke Paul Brys Steltloperstraat 11 9000 Gent tel. 09 221 52 76 gsm 0477 45 27 15 fax 09 222 55 56 www.sabam.be [email protected] Billijke vergoeding Outsourcing Partners N.V. PB 181 9000 Gent tel. 070 66 00 16 fax 09 66 00 12 [email protected] www.bvergoed.be Provincie Oost-Vlaanderen www.oost-vlaanderen.be Dienst 32 – Wegen Gouvernementsstraat 1 9000 Gent tel. 09 267 80 00 Provinciale uitleendienst Kapiteinstraat 55 9000 Gent tel. 09 253 40 38 fax 09 253 40 28 www.oost-vlaanderen.be/uitleendienst

54

Belastingen en taksen Ministerie van financiën Ontvangkantoor der domeinen Zwijnaardsesteenweg 314 9000 Gent tel. 09 321 79 70 [email protected] Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling Wegen Oost-Vlaanderen Tieltsesteenweg 229 9900 Eeklo tel. 09 218 77 40 Departement Leefmilieu en Infrastructuur Administratie Milieu Natuur Land- en Waterbeheer (AMINAL)

Afdeling Natuur en Bos Graaf de Ferrarisgebouw Koning Albert II-laan 20 bus 8 1000 Brussel tel. 02 553 76 83 fax 02 553 76 85 [email protected] www.natuurenbos.be Intergemeentelijke opdrachthoudende Vereniging voor huisvuilverwerking Meetjesland (I.V.M.) Sint-Laureinsesteenweg 29 9900 Eeklo tel. 09 377 82 11 [email protected]

55

Rode Kruis www.rodekruisvrijwilligers.be Afdeling Assenede Rosita De Smet. 09 372 66 84 Afdeling Oosteeklo Koen Hesta tel. 09 344 92 97 Vlaamse Kruis Tency Rudy Ham 201 9000 Gent Tel. 09 238 37 96 Fax 09 238 37 96 Gsm 0475 30 67 71 [email protected] www.hetvlaamsekruis.be Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening Directie Oost-Vlaanderen Koning Boudewijnstraat 46 9000 Gent tel. 09 240 91 11 fax 09 222 89 16 [email protected] www.vmw.be

56

AANVRAAGFORMULIER GEMEENTELIJK MATERIAAL ◘ ◘ ◘ ◘

gemeentelijke diensten of gemeentelijke raden organisaties of verenigingen gevestigd in Assenede en aangesloten bij één van de gemeentelijke raden organisaties of verenigingen gevestigd in Assenede en niet aangesloten bij één van de gemeentelijke raden gemeentepersoneel

Datum van aanvraag: …………………………… 1) Vereniging : ……………………………………………………………………………….. Contactpersoon : ………………………………………………………………………….…… (adres en functie) …………………………………………………………………………..…. Telefoon en/of GSM: …………………………………………………………………………. E-mailadres: …………………………………………………………………………………… Rekeningnummer voor terugstorten borg: ………………………………………………… 2) Uitleeninformatie : Omschrijving activiteit: ……………………………………………………………………….. Plaats activiteit: ……………………………………………………………………………..… Datum activiteit: ……………………………………………………………………………… Periode van gebruik: - Eéndagsgebruik (geldig voor maandag–dinsdag–woensdag–donderdag) – datum: ………… - Weekendgebruik of max. 4 dagen (geldig voor vrijdag–zaterdag–zondag en/of feestdagen): van …………….…… tot ……………………. - Gebruik van 1 week: van …………………….… tot ……………………….… - Gebruik langer dan 1 week: van ……………… tot ……….………………… Datum levering materiaal: …………………………………………………………………………. Oppervlakte tent/locatie : …………………………………………………………………………….

Wanneer komt u de evenementenborden ophalen? ………………………………….. Wanneer komt u de brandblusapparaten ophalen? ………………………………….….

3) Materiaal : beschikbaar

vlaggen en masten Belgische vlag Vlaamse Leeuw Europese vlag Gemeentevlag “Assenede Fusievlag Nederlandse vlag Vlaggenmast

10 10 10 3 10 3 23

nadar nadarwagen nieuw nadarwagen oud losse nadar

250 m 300 m 300 m

verkeersborden parkeerverbod omleiding links omleiding rechts verboden inrit C3 doodlopende weg uitgezonderd plaatselijk verkeer

80 10 10 10 5 10

tentoonstellingsmateriaal tentoonstellingsborden (enkel voor tentoonstelling of plechtigheden) tentoonstellingsborden (dubbel oppervlak) podia buitenpodia 96 m² (240 x 240 x 63cm h) binnenpodia 64 m² (200 x 100 cm) podium 1-2-3 trap (3 treden) presentatie spreekgestoelte beamer MOET AFGEHAALD WORDEN IN GEMEENTEHUIS geluidsinstallatie projectiescherm Brandblusapparaten MOET AFGEHAALD WORDEN IN MAGAZIJN diversen minivoetbaldoelen Afvaleilandjes

Vuilniszakken voor in de afvaleilandjes Geluidsmeters Evenementenborden

20 enkele

20 dubbele

16 delen 32 delen 1 2

1 1

1 1 10

4 6 (2 containers tegen elkaar) Papier/rest/pmd

2 (vanaf zomer 2009) Vanaf zomer 2009

gebruik

controle bij levering

controle bij afhaling

4) Betaling: materiaal brandblussers beamer

geluidsinstallatie

Afvaleilandjes

tarief € 9,00 x …….st € 5,00/ ééndagsgebruik € 10,00/ weekendgebruik € 20,00/week € 13,00/ ééndagsgebruik € 38,00/ weekendgebruik € 62,00/gebruik tussen 4 en 10 dagen Gratis maar: € 5 x … (per afvalzak)

borg € 25,00 x ……… st € 125,00

totaal

€ 125,00 € 125,00 € 124,00 € 124,00 € 124,00

€ 50 X … (per afvaleilandje)

Geluidsmeters Evenementenborden

Zomer 2009

Bewijs van contante betaling: Hierbij verklaar ik, ……………………………………………………………., ………………………………………………………………… (functie) de som van …………………………… euro ontvangen te hebben van ……………………………………………………… op ……………………………..

5) Reglementen/afspraken : Algemeen De reservatie is pas geldig na - indienen van het aanvraagformulier - na bevestiging van de technische dienst/brandweer - betaling van retributie en borg indien vereist (zie hierboven). Deze kan contant betaald worden aan de financiële dienst van de gemeente of gestort worden op rek.nr. 091-0002638-48 met vermelding van gebruiker, datum gebruik en soort materiaal. Het bewijs van betaling dient bij de levering of ophaling aanwezig te zijn. Indien het bewijs van betaling niet aanwezig is wordt het gevraagde materiaal niet geleverd of meegegeven. De borg wordt teruggestort indien het materiaal in goede staat terugbezorgd wordt bij gemeente en na het indienen van een ondertekende verklaring van gemeente aan het gemeentebestuur (gemeentehuis, Kasteelstraat 3 te 9960 Assenede). Bij het leveren van het materiaal moet er steeds iemand van de aanvragende organisatie aanwezig zijn. Na gebruik zal in aanwezigheid van een verantwoordelijke van de vereniging en een afgevaardigde van het werkliedenpersoneel nagezien worden of het materiaal zich in goede staat bevindt zoals voorheen. Eventuele beschadigingen, diefstal of verlies komen ten laste van de ontlener. Defecten die voortvloeien uit normaal gebruik en slijtage zijn ten laste van het gemeentebestuur.

Brandblusapparaten Als u een tent wil plaatsen dan dient u het preventieadvies van de brandweer betreffende tijdelijke inrichtingen op te volgen. U bent als organisator zelf verantwoordelijk voor het naleven van de veiligheidsnormen. Bij eventuele ongevallen kan het gemeentebestuur niet aansprakelijk gesteld worden. Omwille van de veiligheid moet er per 150 m² vloeroppervlak één brandblusapparaat aanwezig zijn met een minimum van twee stuks per tent. De brandblussers kunnen ontleend worden in het magazijn van de technische dienst (= 6 kg/brandblusapparaat), maar er wordt een gebruikerstarief aangerekend van € 9,00 per brandblusapparaat evenals € 25,00 borg per brandblusapparaat. De apparaten kunnen zeven dagen gebruikt worden. Voor een langere gebruiksperiode wordt een dubbel tarief aangerekend, voor zoverre de veertien dagen niet overschreden worden. De aanvrager blijft ten allen tijde aansprakelijk voor de totaliteit van de afgehaalde brandblusapparaten. Bij verbreking van het loodmerk worden de kosten van het verbruikte blusmiddel aangerekend door middel van een inhouding op de borgsom. In geval van beschadiging of verlies van de apparaten wordt de aankoopprijs teruggevorderd van de gebruiker.

Beamer De beamer kan ten vroegste 3 maand op voorhand, maar ten laatste 14 dagen vóór de ontleenperiode gereserveerd worden. De reservatie is pas geldig na betaling van retributie en borg. De beamer kan slechts ontleend worden na een voorafgaandelijke schriftelijke aanvraag door de ontlener bij het College van Burgemeester en Schepenen. Telefonische opties zijn ook mogelijk doch dienen binnen de week gevolgd te worden door een schriftelijke aanvraag. Zoniet vervalt de optie automatisch. Tot zekerheid van eventuele schade, verlies of diefstal zal voorafgaand aan de uitlening steeds een waarborg van € 125,00 worden aangerekend. Eventuele beschadiging, diefstal en verlies komen m.a.w. ten laste van de ontlener. Defecten die voortvloeien uit een normaal gebruik en slijtage zijn ten laste van het gemeentebestuur. De waarborg zal aan de ontlener terugbetaald worden op voorwaarde dat de beamer tijdig en onbeschadigd wordt terugbezorgd. Door gemeentelijke diensten of gemeentelijke raden dient geen borg betaald te worden.

Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal. Het materiaal wordt afgehaald en teruggebracht door de aanvrager tijdens de diensturen na afspraak met de werkleider of personeelslid van de technische dienst – afdeling gebouwen. Met ingang van 31.01.2008 wordt de retributie op het gebruik van de gemeentelijke beamer als volgt vastgelegd: De retributie wordt aangerekend per uitleenbeurt en bedraagt: € 5,00 voor ééndagsgebruik € 10,00 voor weekendgebruik (of max. 4 dagen) € 20,00 voor gebruik van 1 week (vanaf meer dan 4 dagen) voor elke periode langer dan 1 week is men opnieuw een retributie verschuldigd van € 20,00

Geluidsinstallatie De gemeentelijke geluidsinstallatie kan ten vroegste 3 maand op voorhand, maar ten laatste 14 dagen voor de ontleenperiode gereserveerd worden. De reservatie is pas geldig na betaling van retributie en borg. De gemeentelijke geluidsinstallatie kan slechts ontleend worden na een voorafgaandelijke schriftelijke aanvraag door de ontlener bij het College van Burgemeester en Schepenen. Telefonische opties zijn ook mogelijk doch dienen binnen de week gevolgd te worden door een schriftelijke aanvraag. Zoniet vervalt de optie automatisch. Tot zekerheid van eventuele schade, verlies of diefstal zal voorafgaand aan de uitlening reeds een waarborg van € 124,00 worden aangerekend. Eventuele beschadigingen, diefstal en verlies komen m.a.w. ten laste van de ontlener. Defecten die voortvloeien uit een normaal gebruik en slijtage zijn ten laste van het gemeentebestuur. De waarborg zal aan de ontlener worden terugbetaald op voorwaarde dat de gemeentelijke geluidsinstallatie tijdig en onbeschadigd wordt terugbezorgd. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal. De verschuldigde retributie wordt aangerekend per uitleenbeurt en bedraagt: € 13,00 voor ééndagsgebruik € 38,00 voor weekendgebruik (of max. 4 dagen) € 62,00 voor een gebruik van langer dan 4 dagen met een max. van 10 dagen voor elke periode langer dan 10 dagen is men opnieuw een retributie verschuldigd van € 62,00

Afvaleilandjes De gemeente ontleent de afvaleilandjes gratis aan verenigingen of instellingen die een evenement organiseren gelegen op het grondgebied van de gemeente. De afvaleilandjes worden zowel bij uitlening als bij teruggave gecontroleerd. Voor langdurige of gecombineerde activiteiten bedraagt de maximale uitleenduur één week. Dit kan verlengd worden mits gemotiveerde aanvraag. De containers worden gereinigd en gedroogd teruggeleverd. Indien de containers niet of onvoldoende gereinigd worden dan gebeurt de reiniging door de gemeente. De gemeente rekent hiervoor een kostprijs aan van € 10,00 per container. De kostprijs van het reinigen wordt afgehouden van de waarborg. Wanneer de afvaleilandjes laattijdig worden teruggebracht, wordt een vergoeding van € 10,00 per afvaleilandje (2 containers + 1 informatiepaneel) per dag aangerekend. Bij het ophalen van het materiaal wordt een waarborg betaald van € 50,00 per afvaleilandje met een maximum van € 250,00. Zonder deze waarborg wordt het materiaal niet uitgeleend. Indien aan alle voorwaarden voldaan is, wordt deze waarborg terugbetaald bij het terugbrengen van het materiaal bij de bevoegde dienst.

De ontlener staat zelf in voor het transport en het reglementair aanbieden van het ingezamelde PMD en papier&karton naar het gemeentelijke containerpark, evenals voor het reglementair aanbieden van de restfractie tijdens de wekelijkse ophaalrondes. Voor de restfractiecontainer werd een speciale ‘restfractiezak evenementen’ ontworpen, die bij de ontlening van de afvaleilandjes moet worden gekocht tegen de prijs van € 5,00 per zak. Deze kostprijs is bepaald in functie van de verwerking van het ingezamelde restafval. De ontlener ziet erop toe dat in de afvalcontainers de juiste afvalstoffen worden gedeponeerd en een maximale gescheiden inzameling plaatsvindt. De sorteerregels voor PMD en voor papier&karton zijn deze die gelden voor de huis-aan-huisophaling. € 50 €5 € 10 € 10 € 90,00 per rolcontainer € 100,00 per informatiepaneel € 20,00 per informatiepancarte

Waarborg per afvaleilandje Kost voor afvalzak Reiniging van de afvaleilandjes bij niet reinigen van organisator. Laattijdig binnenbrengen Voor verdwenen en beschadigde afvaleilandjes worden volgende kosten aangerekend

evenementenborden Het reglement wordt op de Gemeenteraad van april gebracht Geluidsmeters Het reglement wordt op de gemeenteraad van april gebracht

__________________________________________________________________________ Bij afhaling/levering materiaal: De verantwoordelijke verklaart het aangevraagd materiaal in goede staat te hebben ontvangen. Handtekening gebruiker

Handtekening verantwoordelijke gemeente Assenede

Evenementenborden Materiaal Beamer Geluidsinstallatie Brandblusapparaten Afvaleilandjes Geluidsmeters

__________________________________________________________________________ Bij ophaling/terugbrengen materiaal:

De verantwoordelijke van de gemeente/brandweer verklaart het materiaal in goede staat te hebben ontvangen. De borg kan teruggevorderd worden. Opmerkingen omtrent eventuele beschadiging van het materiaal

Handtekening gebruiker

evenementenborden Materiaal Beamer Geluidsinstallatie Afvaleilandjes Geluidsmeters Brandblusapparaten

Indienen aanvraagformulier: Evenementenloket, Kasteelstraat 3 te 9960 Assenede (Lien Ysebaert/David Vercauteren) tel. 09 341 90 80

Meer info en afspraken:omtrent ontlening materiaal: Technische dienst – afdeling gebouwen (Nancy Dhaenens) tel. 09 341 95 91

Handtekening verantwoordelijke gemeente Assenede