Evaluatie provinciale subsidie IVN Consulentschap Opdrachtgever Provincie Gelderland

Van Rapport

Postbus 60055, 6800 JB Arnhem Velperplein 8, 6811 AG Arnhem Telefoon (026) 355 13 55 Fax (026) 355 13 99 [email protected] www.kplusv.nl

Evaluatie provinciale subsidie IVN Consulentschap 2006 - 2009 Opdrachtgever

Referentie

Provincie Gelderland

Arnhem, 22 september 2009 Ons kenmerk 1011021-006/jbe/hde

22 september 2009 Ons kenmerk 1011021-006/jbe/hde

Inhoud 1

Inleiding

1

1.1

Aanleiding

1

1.2

Doelstelling

2

1.3 2

Leeswijzer Aanpak

2 3

3

Resultaten en effecten van subsidiëring

4

4

Professionalisering van het IVN Consulentschap

8

5

Kwaliteit van de verantwoording

9

6

Ervaringen met het beleidskader

11

7

Conclusies en aanbevelingen

12

7.1

Beschouwing

12

7.2

Conclusies

13

7.3

Aanbevelingen

14


1

Inleiding 1.1 Aanleiding In opdracht van de provincie Gelderland is een evaluatieonderzoek uitgevoerd naar de besteding van de subsidie die jaarlijks aan het IVN Consulentschap Gelderland wordt verstrekt. Het IVN Consulentschap Gelderland ontvangt deze subsidie voor het uitvoeren van tweedelijns activiteiten op het gebied van natuur- en milieueducatie (NME). De subsidieverstrekking vindt haar basis in het Gelders Milieuplan 3 waarin is vastgelegd dat de provincie de maatschappelijke betrokkenheid, eigen verantwoordelijkheid en inzet van de burgers actief wil stimuleren door (financiële) ondersteuning van activiteiten op het gebied van leren voor duurzame ontwikkeling en natuur- en milieueducatie. Voor het IVN Consulentschap is het NME-beleid verder uitgewerkt in het 'Beleidskader IVN Consulentschap Gelderland voor de jaren 2006-2009', dat door Provinciale Staten van Gelderland is vastgesteld. Hierin zijn voor het consulentschap de randvoorwaarden en nadere eisen geformuleerd om in de periode 2006 – 2009 voor subsidie in aanmerking te komen. Verder moet het consulentschap naast de voorwaarden uit het besluit voor de subsidietoekenning voldoen aan de voorwaarden van de 'Algemene Subsidieverordening Gelderland 1998'. Het IVN Consulentschap ondersteunt natuur- en milieu-educatieve activiteiten in Gelderland. Het maakt onderdeel uit van IVN Nederland. Het is een kleine, specialistische organisatie (ca. 8 fte) opererend vanuit de tweede lijn, dat wil zeggen: het ondersteunt de NME-activiteiten van bestaande NME-organisaties. Doelgroepen zijn: 1. de NME-vrijwilligers(organisaties); 2. de lokale en regionale NME-centra; 3. de Gelderse bezoekerscentra; 4. het NME-beleid van gemeenten en regio's. Het consulentschap ondersteunt de doelgroepen met de volgende activiteiten: relevant kennismanagement (organiseren bijeenkomsten, trainingen, nieuwsbrieven, digitale kennisontsluiting); gerichte trainingen en advies t.b.v. de ondersteuning en professionalisering van de NMEorganisaties; de organisatie van een optimale samenwerking en efficiency van dit netwerk; advies en bemiddeling tussen dit netwerk en de relevante financiers. De subsidie aan het consulentschap, circa € 300.000 per jaar, wordt jaarlijks toegekend, maar de middelen ervoor zijn door Provinciale Staten voor een periode van vier jaar (2006-2009) gereserveerd. Na afloop zo'n vierjarige subsidieperiode vindt evaluatie plaats. In verband met het aflopen van de huidige en het aanbreken van een nieuwe subsidieperiode is deze evaluatie uitgevoerd. Gecombineerd met deze formele verplichting zullen de resultaten van dit evaluatieonderzoek ook worden gebruikt bij het opstellen van het nieuwe Beleidskader IVN Consulentschap Gelderland voor de jaren 2010–2013.

Pagina 1


1.2 Doelstelling De provincie wil weten of de door haar gesubsidieerde activiteiten van het IVN Consulentschap hebben geleid tot de beoogde effecten. Daarnaast liggen er vragen over de kwaliteit van de (financiële) verantwoording van het consulentschap en de bruikbaarheid van het provinciale beleidskader. Het evaluatieonderzoek richt zich op de volgende hoofdonderdelen en -vragen: 1. De resultaten en effecten van de activiteiten, zoals beschreven in het meerjarenplan 20062009 en in de jaarplannen, die het IVN Consulentschap Gelderland met subsidie van de provincie Gelderland heeft uitgevoerd in de periode 2006-2009 (extern IVN): Doet het IVN de juiste dingen en doet ze die goed? 2. Het functioneren van het IVN Consulentschap in relatie tot het Provinciaal Beleidskader en de uitwerking in het meerjarenplan (intern IVN): Droeg het consulentschap zorg voor professionalisering en kwaliteitsbewaking? 3. De (financiële) verantwoording (IVN en Provincie): Voldeed de (financiële) verantwoording aan de (rand)voorwaarden en eisen uit het beleidskader en de 'Algemene Subsidieverordening Gelderland 1998'? 4. Het Provinciale beleidskader (IVN en Provincie): Is het beleidskader voldoende richtinggevend en is het bruikbaar?

1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de aanpak die in dit onderzoek is gevolgd. Dit dient als verantwoording en als achtergrond bij de gepresenteerde resultaten. In de hoofdstukken 3 tot en met 6 wordt achtereenvolgens ingegaan op de verschillende hoofdonderzoeksvragen. De belangrijkste bevindingen en conclusies zijn hier weergegeven. Hoofdstuk 7 bevat een korte beschouwing over de resultaten. Verder zijn de conclusies van het onderzoek en de aanbevelingen voor het beleidskader in dit afsluitende hoofdstuk beschreven. Er is gestreefd naar een compacte en tevens zelfstandig leesbare rapportage. Achtergronden, het toetsingskader dat is gehanteerd, geïnterviewde partijen en personen, etc. zijn opgenomen in een bijlagenrapport.

Pagina 2


2

Aanpak Bij de start van het onderzoek is samen met de opdrachtgever, de provincie Gelderland (Team Milieu van de afdeling Programmeren en Contracteren Milieu Water en Landelijk Gebied) en in samenspraak met het IVN Consulentschap, een toetsingskader opgesteld. In het toetsingskader zijn de vier hoofdonderzoeksvragen uitgewerkt en gedetailleerd: 1. Worden de beoogde resultaten en effecten behaald? 2. Wat is de stand van zaken met betrekking tot de professionalisering en kwaliteitsbewaking van het consulentschap zelf? 3. Voldeed de (financiële) verantwoording aan de gestelde eisen? 4. Hoe kan het beleidskader worden verbeterd? Door het toetsingskader vooraf vast te leggen wordt het onderzoek transparant en controleerbaar. Het toetsingskader was tevens een belangrijke leidraad voor de gehouden interviews. Per doelgroep zijn relevante deelvragen uit het toetsingskader geselecteerd zodat een toegesneden vraaggesprek kon worden gehouden. Voor een overzicht van de (hoofd-)onderzoeksvragen, de bijbehorende beleidsdoelen van de provincie en de gehanteerde toetsingscriteria wordt verwezen naar het bijlagenrapport. Ten behoeve van de evaluatie is schriftelijk materiaal van de provincie en het consulentschap geanalyseerd. Daarnaast zijn interviews gehouden. Het consulentschap ondersteunt doelgroepen die in totaal uit meer dan 90 partijen bestaan. Om een voldoende representatief beeld te krijgen zijn 20 partijen geïnterviewd. We hebben gekozen voor persoonlijke vraaggesprekken vanwege de gewenste respons, de beoogde diepgang en de mogelijkheid om gericht door te vragen. De respons was goed. Het is gelukt om in een korte tijd de beoogde 20 interviews, met de beoogde partijen, uit te voeren. De korte beschikbare tijdspanne maakt dat een aantal contacten telefonisch zijn verlopen terwijl een persoonlijk interview was beoogd. In een enkel geval is doorverwezen naar een collega. Dit heeft voor zover wij kunnen overzien geen gevolgen voor de gevonden resultaten. Partijen hebben een helder antwoord gegeven op de voorliggende vragen. Het belang van de evaluatie was duidelijk en we hebben de indruk dat partijen vrijuit hebben gesproken.

Pagina 3


3

Resultaten en effecten van subsidiëring Het consulentschap richt zich op de ondersteuning van de natuur en milieu-educatieve activiteiten(NME) in Gelderland vanuit de tweede lijn. Het ondersteunt bestaande NMEorganisaties die de eindgebruikers (burgers, bedrijven, overheden) bedienen. De werkwijze van het consulentschap is schematisch weergegeven in figuur 3.1. Doelgroepen: 18 IVN-Afdelingen

18 NME-Centra 20 Bezoekerscentra 56 Gemeenten en 6 regio’s

Input

Processen IVNConsulentSchap Gelderland

Output

Effecten

Figuur 3.1 Procesmodel IVN Consulentschap Gelderland met in de evaluatie betrokken doelgroepen

De input voor het consulentschap bestaat voor een belangrijk deel uit de jaarlijkse subsidie van de provincie Gelderland. Mede op basis van deze subsidie worden de interne processen binnen het consulentschap gefinancierd. Deze interne processen moeten professioneel en kwalitatief hoogwaardig worden uitgevoerd. De output bestaat uit een reeks activiteiten, in de inleiding genoemd. Deze activiteiten zijn gericht op de reeds eerder genoemde vier doelgroepen. Onder meer via de tweedelijns ondersteuning van deze doelgroepen wordt getracht een aantal effecten op het gebied van de maatschappelijke betrokkenheid, eigen verantwoordelijkheid en inzet van burgers te stimuleren. De resultaten en effecten zijn nader onderzocht per doelgroep. De resultaten van de interviews, waarbij vertegenwoordigers van de doelgroepen zelf hebben aangegeven hoe zij de ondersteuning door het IVN Consulentschap ervaren, zijn in het navolgende weergegeven. Van de doelgroep NME-vrijwilligersorganisaties zijn alleen de IVN-afdelingen in de evaluatie betrokken. Daarnaast zijn er vrijwilligersorganisaties die zich via het forum Natuurwerk (Gelderland) gezamenlijk presenteren. Binnen deze pluriforme groep van organisaties zijn geen interviews gehouden. IVN-afdelingen IVN-afdelingen ontvangen 'reguliere' ondersteuning van het IVN Consulentschap en zijn hier tevreden over.

Pagina 4


De 18 Gelderse IVN-afdelingen zijn als plaatselijke vrijwilligersorganisatie autonoom en zelf verantwoordelijk voor ledenwerving, vrijwilligersactiviteiten, contacten met locale overheden en andere partijen, etc. De betrokkenheid van het IVN Consulentschap is louter indirect. Het consulentschap ondersteunt de vrijwilligersorganisatie op diverse manieren. In hoofdzaak betreft het: Cursussen voor IVN-leden. Cursussen, trainingen en excursies voor IVN-bestuurders. Advisering over organisatorische zaken, financiering van projecten, e.d. Redactie nieuwsvoorziening (meerdere media). Ondersteuning van het IVN-districtsbestuur. Aanspreekpunt / coördinator / vertegenwoordiger van de IVN-afdelingen op provinciaal niveau. De IVN-vrijwilligersconsulent van het consulentschap is de spin in het web en tevens voor de afdelingen het belangrijkste en 'logische' aanspreekpunt op provinciaal niveau. Het consulentschap heeft een belangrijke rol in het vertalen van provinciale en landelijke ontwikkelingen naar de afdelingen en het matchen van vraag en aanbod op dit punt. Zoals aangegeven zijn de afdelingen tevreden over de dienstverlening. Ze vinden deze noodzakelijk voor hun functioneren en ze hebben op onderdelen suggesties geuit voor uitbreiding hiervan. De IVN-afdelingen streven het op peil houden / een lichte groei van het aantal leden na. Het aantal IVN-leden binnen Gelderland is gegroeid van ca. 1.800 in 2006 tot 2.000 in 2008. Het jaar 2009 laat een lichte terugval in ledental zien. NME-centra Het IVN Consulentschap heeft de (samenwerkende) NME-centra vooral secretarieel en administratief ondersteund en als zodanig en spilfunctie vervuld. De centra zijn over het algemeen tevreden over deze ondersteuning maar hebben daarnaast een duidelijke behoefte aan een sterkere netwerkfunctie en relatiemanagement door het IVN Consulentschap. Het veld van 18 NME-centra in de provincie Gelderland is divers. Meerdere NME-centra van zeer verschillende omvang zijn op lokaal dan wel regionaal niveau naast elkaar werkzaam. De onderlinge taakinvulling is veelal afhankelijk van gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Uit de interviews blijkt dat deze aspecten van invloed kunnen zijn op wat de afzonderlijke NME-centra van het IVN Consulentschap verwachten, op welke wijze de invulling van activiteiten wordt beoordeeld en hoe wordt aangekeken tegen de positie van het consulentschap in relatie tot het NME Netwerk. Het NME Netwerk is de vereniging van NME-centra die op hun initiatief is opgericht in 2009. NME-centra omschrijven de rol van het IVN Consulentschap als facilitator op secretarieel en administratief vlak. Het consulentschap organiseert ondermeer vergaderingen voor de NMEcentra, voert het secretariaat ten behoeve van deze vergaderingen en de afzonderlijke werkgroepen. Het consulentschap heeft een informerende rol als het gaat om het doorspelen van landelijke ontwikkelingen en trends naar de NME-centra en het fungeert als vraagbaak voor de NME-centra. Een andere activiteit is het verzorgen van trainingen voor medewerkers van NMEcentra. De bijdrage van het consulentschap bestaat met name uit tweedelijns ondersteuning. Het is voor NME-centra moeilijk te beoordelen of deze activiteiten direct de actieve deelname aan NME-activiteiten door volwassenen en jongeren bevorderen.

Pagina 5


Alle NME-centra zijn van mening dat het IVN Consulentschap in het algemeen zijn secretariële ondersteuning secuur en consciëntieus uitvoert. Kleinere NME-centra geven aan dat het consulentschap op faciliterend vlak een meerwaarde biedt omdat het hen zelf aan mankracht ontbreekt om op eigen initiatief samenwerking met andere NME-centra aan te gaan. De NMEcentra geven daarnaast aan dat een toegevoegde waarde van het consulentschap is dat zij een voortrekkersrol spelen bij de versterking van NME binnen het voortgezet onderwijs. Dit is een 'witte vlek' waar NME-centra niet primair opereren. De afspraken tussen gemeenten en NMEcentra richten zich vrijwel uitsluitend op basisonderwijs en minder op het voortgezet onderwijs. Vanuit de NME-centra is er ook commentaar op het functioneren van het consulentschap: het consulentschap moet een sterkere verbinding leggen tussen zijn netwerk (potentiële afnemers NME-producten, financiers, e.d.) en de NME-centra, de bemiddelende rol levert nu onvoldoende op; landelijke ontwikkelingen en trends moeten door het consulentschap concreter en meer toegespitst worden vertaald naar de NME-centra zodat deze er op in kunnen springen met aangepaste of nieuwe producten voor de bestaande, maar ook voor nieuwe doelgroepen. De rol van het consulentschap in relatie tot het NME Netwerk (de vereniging van NME-centra) staat momenteel ter discussie. De meeste NME-centra geven aan dat de rol van het consulentschap sinds de start van de versnellingsagenda en oprichting van het NME Netwerk een andere is. De NME-centra zijn volwassener geworden, hebben mede door de versnellingsagenda grotere ambities en zoeken naar mogelijkheden om deze te realiseren. De NME-centra geven aan dat zij in het consulentschap een partner zien en samen willen optrekken. De rol van informant, de functie van verbindende schakel tussen het netwerk van het consulentschap en het NME Netwerk en de verzorging van cursussen worden als belangrijke activiteiten genoemd die het consulentschap moet blijven uitoefenen. Als uitgangspunt wordt gesteld dat het NME Netwerk een eigen ontwikkeling doormaakt en diensten kan inkopen bij het IVN Consulentschap. Bezoekerscentra In 2001 is, op initiatief van de centra zelf, de Kring van Gelderse bezoekerscentra opgericht. De Kring wordt gefaciliteerd door het IVN Consulentschap en de deelnemers zijn over het algemeen tevreden over de geleverde ondersteuning. De Kring van Gelderse bezoekerscentra heeft de samenwerking tussen de 20 centra versterkt. Met de samenwerking wordt beoogd kennis uit te wisselen, ervaringen te delen, te klankborden en de deskundigheid te bevorderen. In 2006 hebben de 20 centra circa 850.000 bezoekers ontvangen. In 2007 groeide dit aantal naar circa 970.000 bezoekers. Niet duidelijk is in hoeverre deze groei van de bezoekersaantallen een gevolg is van initiatieven vanuit de Kring van bezoekerscentra. Door de centra zelf wordt ingeschat dat de samenwerking binnen de Kring niet direct leidt tot hogere bezoekersaantallen. Eens per kwartaal komt de Kring bijeen en wordt gesproken over professionalisering van de centra en inhoudelijke thema's. Door enkele centra worden gezamenlijke initiatieven ontplooid, bijvoorbeeld door wisseltentoonstellingen op te zetten. Een voorbeeld hiervan is de tentoonstelling 'Beken en Sprengen'. Het consulentschap speelt net als bij de NME-centra een faciliterende rol: organiseren en voorzitten van de kringbijeenkomsten, doorgeefluik van landelijke ontwikkelingen, het aandragen van thema's en (landelijke) contacten. De centra zijn over het algemeen tevreden over de facilitering door het consulentschap.

Pagina 6


Functioneren van de Kring zonder het IVN Consulentschap zou een aderlating zijn door gebrek aan organisatiemiddelen, informatie en (landelijke) contacten bij de individuele bezoekerscentra. Kritische noot is dat het consulentschap nog meer dan nu het geval is landelijke thema's, mogelijkheden voor nieuwe product-marktcombinaties (innovaties) en contacten kan aanreiken. Gemeenten en regio's Gemeenten en regio's zien de plaatselijke IVN-afdelingen en NME-centra als gesprekspartner. Het IVN Consulentschap heeft hierin geen directe rol. Een dergelijke rol wordt ook niet gewenst. Men (her)kent het consulentschap niet als adviseur of dienstverlener richting gemeenten of regio's. Deels is het consulentschap wel bekend als ondersteuner in de tweede lijn. Aangegeven is dat het consulentschap juist daar een belangrijke rol heeft in het professionaliseren van de IVNafdelingen en NME-centra. Dat komt de relatie van die partijen met de gemeenten en de regio's ten goede.

Pagina 7


4

Professionalisering van het IVN Consulentschap De professionalisering en de kwaliteitsbewaking binnen de eigen organisatie is door het IVN Consulentschap in gang gezet. Dit zowel vanuit de eigen verantwoordelijkheid als aan de hand van de doelen die in het kader van de subsidieverlening zijn geformuleerd. Als handvat voor de toetsing van de interne professionalisering is de zogenaamde Cirkel ven Deming gebruikt. Globaal is bezien hoe de processen van planning, uitvoering, borging en verbetering (innovatie) binnen het consulentschap verlopen. Wat de planning betreft worden acties uit het meerjarenplan van het consulentschap vertaald in SMART doelen in het werk- of jaarplan. Dit wordt weer doorvertaald in persoonlijke planningen van de medewerkers. De planning en realisatie wordt vastgelegd in een projectadministratie. Met de medewerkers worden frequent voortgangsgesprekken gevoerd en op dezelfde wijze wordt de voortgang van de projecten bijgehouden. Meer projectmatig werken heeft veel aandacht gekregen in de afgelopen jaren, de medewerkers zijn hierin getraind. Het consulentschap maakt gebruik van een kwaliteitszorgsysteem dat op het niveau van IVN landelijk is opgezet. Vanuit de kwaliteitszorg is ondermeer extra aandacht geschonken aan verbeteringen in de administratie, introductie van de kwaliteitsmeter en de hiervoor reeds genoemde verbeteringen in projectmatig werken. Kennismanagement wordt actief ingevuld in de vorm van het signaleren van kennisvragen, het verbinden van vraag en aanbod en het organiseren van kennisuitwisseling (al dan niet vraaggestuurd). Daartoe worden diverse instrumenten ingezet. De kennis van eigen medewerkers wordt op peil gehouden middels opleidingen en cursussen. Jaarlijks is hiervoor een budget beschikbaar. Er in de afgelopen jaren is geen specifiek marktonderzoek uitgevoerd. Wel worden jaarlijks via de diverse contactpersonen de wensen van doelgroepen geïnventariseerd. Per vier jaar worden de doelgroepen meer uitgebreid bevraagd op hun wensen en bevindingen. Aandachtspunt is de (soms) beperkte assertiviteit van de doelgroepen: niet alle vragen en opmerkingen worden zomaar op tafel gelegd. In 2008 is een meer algemeen klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Dit onderzoek heeft een aantal verbeterpunten opgeleverd die zeer divers van aard zijn. Een expliciete en structurele check op de kwaliteit van de producten en diensten is geen onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering van het consulentschap. Het IVN Consulentschap heeft in de afgelopen periode vooral aan de kwaliteit van bestaande producten en diensten gewerkt. PR en digitalisering van informatie naar doelgroepen en netwerken hebben extra aandacht gekregen. Uit het geheel van de bevindingen ontstaat het beeld dat het consulentschap werkt aan eigen verbeteringen. Resultaten daarvan zijn zichtbaar maar de organisatie kan zich duidelijk verder ontwikkelen. De organisatie is in transitie van activiteit gericht naar projectgericht opereren.

Pagina 8


5

Kwaliteit van de verantwoording De kwaliteit van de verantwoording door het IVN Consulentschap aan de provincie is beoordeeld aan de hand van de eisen die vanuit het provinciale beleidskader en de provinciale subsidieverordening worden gesteld. In de (financiële)verantwoording zijn aanpassingen nodig. Deze zijn voor een deel al in gang gezet middels de afspraken die zijn gemaakt tussen de provincie en IVN Consulentschap naar aanleiding van de verslaglegging over 2007. Allereerst valt op dat de indieningstermijnen voor de jaarlijkse subsidieaanvraag vaak worden overschreden. Wij hebben begrepen dat beide partijen op dat moment wel met elkaar vooroverleg voeren. In een aantal gevallen is door het consulentschap ook uitstel aangevraagd en verkregen, maar er lijkt sprake van een structurele overschrijding van termijnen. Van de zijde van het consulentschap is aangegeven dat met name de indieningstermijn voor het jaarplan (31 augustus) erg krap is. Inhoudelijke verantwoording Het consulentschap heeft in zijn jaarplan resultaten en doelen geformuleerd die in de afgelopen jaren, mede op aangeven van de provincie, steeds SMARTer worden weergegeven. Op zich is dit een logische en goede ontwikkeling echter: Het aantal doelen en activiteiten waarover wordt gerapporteerd is erg groot en neemt ook nog eens sterk toe: van circa 75 in 2007 naar meer dan het dubbele aantal in 2009. De doelen hebben een niveau dat veel gedetailleerder is dan de beleidsdoelen van de provincie. Ze lenen zich meer voor interne verantwoording binnen het IVN Consulentschap dan voor rapportage richting de provincie. De rapportage over de doelen is minder SMART dan de doelen zelf, lang niet altijd is duidelijk of het doel nu gehaald is of niet. In 2007, het meest recente beschikbare jaar waarover gerapporteerd is, zijn lang niet alle doelen gehaald. Circa 43% is gerealiseerd, 27% is min of meer gerealiseerd en 30% is niet gerealiseerd. Het is de vraag of inhoudelijk de juiste en relevante doelen worden gesteld. In relatie tot het vorige punt lijkt er in elk geval sprake van een mismatch tussen ambitie en capaciteit. Financiële verantwoording Bij de financiële doorlichting zijn de volgende verbeterpunten naar voren gekomen: 1. Bij de jaarlijkse subsidieaanvraag moet een complete begroting van het IVN Consulentschap Gelderland (gespecificeerd) worden overlegd, inclusief een koppeling met de doelstellingen en een opgave van de omvang van de egalisatiereserve. Deze ontbreekt op dit moment. 2. In het jaarlijkse activiteitenverslag moeten afwijkingen goed worden toegelicht. Hiervoor is in de tot nu toe uitgebrachte verslagen nauwelijks aandacht. 3. Het financieel verslag moet worden toegespitst op het IVN Consulentschap Gelderland. De accountantsverklaring kan hier dan op aansluiten. De accountant kan dan ook een (verplichte) uitspraak doen of het activiteitenverslag verenigbaar is met het financieel verslag. Deze ontbreekt op dit moment.

Pagina 9


De punten 2 en 3 worden (deels) al meegenomen in de verslaglegging over 2008. Specifiek voor de provincie geldt dat zij als subsidiënt beter moet toezien op de naleving van (haar eigen) subsidieregels.

Pagina 10


6

Ervaringen met het beleidskader Het beleidskader is een middel voor zowel de provincie als het consulentschap. Voor de provincie is het een sturingsinstrument waarin is vastgelegd wat van het consulentschap wordt verwacht. Voor het consulentschap is het beleidskader een set met randvoorwaarden die gekoppeld is aan de belangrijkste geldstroom voor deze organisatie. Het beleidskader moet voldoende SMART zijn om de onderlinge verwachtingen goed te verwoorden. Het beleidskader is vanuit de beide perspectieven, provincie en consulentschap bezien. Beide partijen beoordelen het huidige beleidskader als 'te ruim'. Het geeft teveel ruimte voor interpretatie. Het consulentschap heeft dat ook zo ervaren: men kreeg het gevoel dat eisen in de loop van de tijd werden bijgesteld. Van provinciale zijde is juist gepoogd de werkelijke bedoeling van het kader aan te scherpen. Het is de wens van beide partijen om een concreter kader te formuleren zodat eisen en verwachtingen, over en weer, helder zijn. Niet zozeer de inhoud van het beleidskader zelf, als wel de inhoud van het reguliere subsidie overleg tussen provincie en consulentschap, is bepalend geweest voor de inhoud van de werkplannen en jaarverslagen van het consulentschap. Het meerjarenplan van het consulentschap gaf de hoofdrichting aan. De provincie heeft hier haar goedkeuring aan gegeven. Provinciale medewerkers 'stuurden mee' bij het opstellen van de jaarlijkse werkplannen. Het consulentschap heeft aangegeven graag betrokken te zijn bij het opstellen van een nieuw beleidskader. Daarmee is het mogelijk vanaf het begin verwachtingen af te stemmen. De provincie heeft uiteindelijk het laatste woord omdat zij het beleidskader vaststelt. Het consulentschap heeft belang bij voldoende handelingsvrijheid om activiteiten effectief en efficiënt in te vullen. Een dichtgetimmerd kader is niet gewenst en o.i. ook niet nodig omdat de doelen van beide organisaties gelijkgericht zijn. Ten aanzien van de inhoud van het beleidskader wordt het volgende opgemerkt. Het huidige kader bevat inhoud (wat moet er gebeuren) en proces (hoe moet het worden gedaan, wat zijn randvoorwaarden). Alternatief is de inhoud mee te nemen in een beleidsplan (Gelders Milieuplan) en het kader toe te spitsen op de randvoorwaarden bij uitvoering. Het wordt dan een subsidiekader i.p.v. een beleidskader. Het huidige beleidskader is toegespitst op subsidieverlening aan één partij, het consulentschap. Bij de keuze voor een subsidiekader als hiervoor genoemd kan breder worden ingestoken: meer subsidiestromen naar meer partijen vallen onder hetzelfde kader. Deze aanpak heeft, zowel vanuit het perspectief van de provincie als het consulentschap, voor- en nadelen. Vanuit het consulentschap is aangegeven dat men in elk geval hecht aan een brede inhoudelijke benadering van het werkveld en men waarschuwt voor versnippering als er meerdere subsidiestromen naast elkaar ontstaan.

Pagina 11


7

Conclusies en aanbevelingen 7.1 Beschouwing Bij het vertalen van de resultaten van de evaluatie moet naar onze mening rekening worden gehouden met een aantal belangrijke kenmerken van het NME-organisatieveld die ook uit de diverse interviews naar voren zijn gekomen. Een divers werkveld Het NME-werkveld is erg divers. Meerdere organisaties zijn op locaal niveau naast elkaar werkzaam. De onderlinge taakinvulling kan per regio verschillen. Er is geen 'standaard' IVNafdeling, NME-centrum of bezoekerscentrum. Gedreven door vrijwilligers In het werkveld spelen vrijwilligersorganisaties een belangrijke rol. De kracht van de vrijwilligersorganisatie is de (min of meer gezamenlijke) persoonlijke drijfveren van leden en vrijwilligers. Dit betekent wel dat deze organisaties slechts beperkt via de gangbare instrumenten (jaarprogramma's, resultaatdoelen, prestatiecontracten, e.d.) te sturen zijn. Bottum up werkt in deze organisatiestructuren makkelijker dan top down. Het werkveld is inhoudelijk en organisatorisch in beweging In het NME-werkveld is ruimte voor en vraag naar nieuwe methoden, technieken en producten. Innovatie! De IVN-organisatie heeft een eigen structuur, met een scheiding tussen vereniging en professionele organisatie, en een opbouw in lagen (afdelingen, districtsbesturen en provinciale consulentschappen en landelijk een centraal bestuur en ondersteuning). Binnen de IVNorganisatie wordt nagedacht over visie, missie, strategie, over zichtbaarheid en positionering, over nieuwe producten en diensten. De organisatie 'staat ' dus wel maar is zeker ook in beweging. Bij de NME-centra is zich een provinciale organisatie aan het uitkristalliseren. Dat lijkt een logisch vervolg op de professionalisering die de NME-centra in de afgelopen jaren hebben doorgemaakt. Zij zijn 'in transitie' en hebben de eindvorm nog niet gevonden. Afstemming van activiteiten met de IVN-organisatie (wie doet wat) is een belangrijk item. Landelijk is de Gemeenten voor Duurzame Ontwikkeling als nieuwe vereniging ontstaan. De GDO richt zich op de ontwikkeling van locale natuur- en milieueducatie. De bezoekerscentra zijn zelf meestal onderdeel van een grotere organisatie. Zij hebben niet zozeer de behoefte om zich gezamenlijk te organiseren, maar wel de behoefte om af te stemmen, zich te profileren en verder te professionaliseren. Een behoefte waar het IVN Consulentschap in belangrijke mate in voorziet. Provinciale rol is belangrijk De provincie Gelderland heeft in het werkveld een belangrijke rol. De provincie is beleidsmaker en geeft daarmee richting. Zij is belanghebbende, partijen in het werkveld kunnen belangrijke bijdragen leveren aan de realisatie van het provinciale beleid. Zij is ook een belangrijke financier van de activiteiten in het werkveld en daarmee een sterk sturingsorgaan.

Pagina 12


De positie die de provincie kiest is sterk bepalend. En juist deze positie vergt zorgvuldig opereren. Het is immers een werkveld, zoals eerder aangehaald, waarin vrijwilligers(-organisaties) met hun eigen drijfveren opereren. Partijen verwachten van de provincie richting en helderheid, maar ook de ruimte voor eigen invulling. Inhoudelijke doelen voorop Het is van belang dat de provincie (zelf) scherp definieert wat de eigen beleidsdoelen zijn. Dit kan natuurlijk in samenspraak met partijen in het werkveld. Differentiatie in sturing Over hoe de doelen worden bereikt kan ruimte bij uitvoerende partijen worden gelaten. Invulling op 'eigen wijze' komt naar verwachting de realisatie ten goede. Differentiatie naar type partij ligt voor de hand. Een professionele 'uitvoerder' stuur je vanuit de provincie anders aan een partij die wordt gedreven door vrijwilligers. Voor professionele organisatie kan de subsidierelatie het karakter hebben van opdrachtgever – opdrachtnemer. Bij vrijwilligersorganisaties ligt dit minder voor de hand. De uitvoerende partij formuleert hier zijn eigen opdracht, vraagt subsidie aan, voert uit en legt verantwoording af. Spanningsveld tussen resultaat en vraaggericht werken Resultaatgericht werken vraagt om vooraf vastgestelde doelen. Inspelen op behoeften in het werkveld vraagt om flexibiliteit. Provincie en consulentschap moeten hier een evenwicht in vinden. Partijen willen gekend worden Zonder een overlegcircus te ontketenen kunnen we wel stellen dat partijen in het werkveld hechten aan (voor-)overleg over doelen, maatregelen, stimuleringsregelingen etc. Zij willen graag betrokken worden in het proces.

7.2 Conclusies De conclusies van dit onderzoek zijn hieronder weergegeven per onderzoeksvraag. 1. Worden de beoogde resultaten en effecten behaald? De beoogde resultaten en effecten worden deels behaald. Niet alle activiteiten uit het meerjarenplan 2006 – 2009 en uit de jaarplannen van het consulentschap zijn gerealiseerd. Het consulentschap opereert vanuit de tweede lijn. De IVN-afdelingen en de bezoekerscentra zijn algemeen gesproken tevreden over de ondersteuning door het consulentschap. De NME-centra verlangen een betere netwerkfunctie en relatiemanagement. De vierde doelgroep, de gemeenten en regio's, zien het consulentschap niet als directe adviseur of dienstverlener. Zij vinden dat ook niet gewenst en benadrukken de tweedelijns rol van het consulentschap. 2. Wat is de stand van zaken met betrekking tot de professionalisering en kwaliteitsbewaking van het consulentschap zelf? De professionalisering van het IVN Consulentschap Gelderland is in gang gezet. Resultaten daarvan zijn zichtbaar maar de organisatie kan zich nog duidelijk verder ontwikkelen. Het consulentschap heeft projectmatig werken ingevoerd. Gestructureerd klantonderzoek, interne kwaliteitsborging, uitbouw van kennismanagement en innovatie van producten en diensten blijven aandachtspunten.

Pagina 13


3. Voldeed de (financiële) verantwoording aan de gestelde eisen? De financiële verantwoording voldeed deels aan de gestelde eisen. De jaarlijkse verantwoording dient te worden aangevuld met vereisten, in dit rapport genoemd, die onderbelicht zijn gebleven. De inhoudelijke verantwoording geschiedde middels een relatief groot aantal gedetailleerde SMART doelen. In de rapportages ontbreekt een duidelijke toelichting op afwijkingen. De doelen zelf lenen zich qua inhoud en detail meer voor interne verantwoording binnen het consulentschap dan voor rapportage richting de provincie. 4. Hoe kan het beleidskader worden verbeterd? Het huidige beleidskader kan meer richting geven en bruikbaarder worden door: Beleidsdoel en middel (subsidiering) te scheiden. Op het niveau van de provinciale beleid SMART doelen te formuleren op het gebied van leren voor duurzame ontwikkeling en natuur- en milieueducatie. Het subsidiekader te richten op meerdere te stimuleren partijen en hier zo nodig in te differentiëren. Verdere aanbevelingen zijn opgenomen in de volgende paragraaf. Over het eigenlijke, achterliggende doel van de provincie, het stimuleren van maatschappelijke betrokkenheid, eigen verantwoordelijkheid en inzet van burgers, valt aan de hand van de uitkomsten van deze evaluatie weinig te zeggen. Dat komt omdat de inzet van het IVN Consulentschap zich richt op de tweede lijn: de ondersteuning van organisaties die actief zijn op het gebied van natuur- en milieueducatie. Het ledental van NME-vrijwilligersorganisaties, de deelname aan (vrijwilligers-)activiteiten en het gebruik van bezoekerscentra is in de afgelopen jaren gestegen. Het is echter niet duidelijk geworden wat hierbij de (directe) invloed is van de activiteiten van het IVN Consulentschap.

7.3 Aanbevelingen We hebben de bij de aanbevelingen onderscheid gemaakt tussen de beoogde verbeteringen en, als verbijzondering daarvan, acties die naar onze inschatting op korte termijn (voor 2010) kunnen worden uitgevoerd. Aanbevelingen korte termijn 1. Positioneer het IVN Consulentschap integraal als tweedelijns ondersteuningsorganisatie. Schrap de doelgroep gemeenten en regio's voor het consulentschap. De contacten met deze partijen lopen al via IVN-afdelingen en NME-centra. Deze partijen kunnen overigens wel ondersteuning van het consulentschap (professionalisering) gebruiken in hun contacten met de lagere overheden. 2. Ga als IVN-Consulentschap door met de interne professionalisering en investeer specifiek in de netwerkfunctie en innovatie omdat de doelgroepen hierom vragen. 3. Organiseer een afstemming op provinciaal niveau tussen IVN Consulentschap, de vereniging van NME-centra en de provincie over wie welke rol gaat vervullen in het NME werkveld. Daarbij is het van belang dat verwachtingen over en weer worden uitgesproken en vastgelegd. 4. Bespreek de formele (financiële) subsidievereisten met het consulentschap en geef als provincie aan in welke vorm vereiste gegevens moeten worden aangeleverd (o.a. specificatie financiën IVN Consulentschap Gelderland). 5. Specifiek voor het consulentschap geldt de aanbeveling om beter te kijken naar het realiteitsgehalte van de doelen uit het jaarplan.

Pagina 14


Overige aanbevelingen 6. Over het karakter van het beleids- of subsidiekader bestaat een gedeeld beeld: het moet SMARTer, maar dan wel op het niveau van de provinciale beleidsdoelen. De provincie krijgt waar ze daadwerkelijk op wil sturen, bij het consulentschap ontstaat ruimte voor de invulling. 7. Om het huidige provinciale beleidskader voor de IVN-subsidiering zijn functie beter te laten vervullen stellen wij voor het fundamenteel te herzien. De inhoud van het beleid wordt niet meer in het kader opgenomen maar in een beleidsplan. Het kader wordt toegesneden op de randvoorwaarden bij te verstrekken subsidies. Het behelst eventueel meerdere subsidiestromen, gericht op meerdere partijen. 8. In het beoogde subsidiekader kan differentiatie worden aangebracht tussen te stimuleren partijen. Suggestie is om in elk geval te differentiëren naar 'professionele' en 'vrijwilligers' organisaties. 9. Vertrekpunt voor nieuwe resultaatdoelen voor het IVN Consulentschap zijn de inhoudelijke doelen van de provincie: wat wil zij bereiken met natuur- en milieubeleid algemeen en meer specifiek met natuur- en milieueducatiebeleid daarbinnen? 10. De resultaatdoelen dienen aan te sluiten op de tweedelijns rol die het consulentschap vervult. Suggesties hiervoor zijn: de dienstverlening (omvang en invulling van het pakket); het aantal producten dat het consulentschap jaarlijks levert; de klanttevredenheid. De 'klanten' ofwel doelgroepen beoordelen in deze opzet het functioneren van het consulentschap. Zij kunnen als geen ander een oordeel geven of het consulentschap de juiste dingen doet en die zaken ook goed doet. Doelen die gericht zijn op de interne processen van het Consulentschap passen hier niet in, dat is een zaak van het consulentschap zelf. 11. Wij stellen ons voor dat de provincie en het IVN Consulentschap Gelderland in de beoogde situatie op basis van een nieuw subsidiekader prestatieafspraken maken, dat wil zeggen vastleggen aan welke provinciale doelen het consulentschap een bepaalde bijdrage levert, inclusief verantwoording tijdens de uitvoering. Wij denken dat het mogelijk is om voor de subsidiering in 2010 al doelen op hoger niveau af te spreken. De inhoudelijke basis is echter het provinciale beleid dat deels nog moet worden geformuleerd. Wellicht is op deelterreinen al een slag te maken, bijvoorbeeld met doelen over klanttevredenheid ten aanzien van de ondersteuning door het consulentschap.

Pagina 15

Evaluatie provinciale subsidie IVN Consulentschap Opdrachtgever Provincie Gelderland

Recommend Documents