ERP Systems klantorders versie overzichten

ERP Systems klantorders versie overzichten ERP Systems Standaard versie A of B ERP Systems Uitgebreidt versie C Opties

Boekhouding, telebankieren, automatische BTW aangifte (A,B,C) Verplichtingen administratie (A,B,C) Offertes, orders, klantorders, facturatie (A,B,C) Inkoopbeheer, voorraadbeheer, besteladvies (A,B,C) Relatiebeheer (CRM) en prijsafspraken (A,B,C) Agenda, planning (A,B,C) Project- en urenadministratie (B,C) Assemblage/ stuklijst (B,C) Reparaties en service (C) Verhuur (optioneel)

Boekhouding Voor ieder bedrijf geldt dat er een sluitende boekhouding gevoerd moet worden. Dit is niet alleen een verplichting voor de belasting, maar een goede boekhouding geeft ook een duidelijk inzicht in uw bedrijf. De boekhouding van ERP Systems is een zeer compleet en overzichtelijk boekhoudprogramma. U heeft de mogelijkheid om een onbeperkt aantal administraties aan te maken, waarin u in meerdere boekjaren tegelijker tijd kan werken. Per medewerker kunt u eenvoudig de privileges instellen. Vanuit boekstukken maakt u eenvoudig nieuwe boekstukken aan of kunt u bestaande boekstukken raadplegen.

Kenmerken boekhouding 

onbeperkt aantal administraties



standaard grootboekrekening



schema per bedrijfsvorm



wachtwoordbeveiliging



privileges per medewerker



eindejaars verwerking bij afsluiten van boekjaar



in meer boekjaren tegelijk boeken



directe verwerking



onbeperkt corrigeren



onbeperkt aantal grootboekrekeningen



onbeperkt aantal dagboeken



onbeperkt aantal verdeelsleutels



vaste journaalposten



13 periodes per boekjaar



diverse zoeksleutels



automatische boekstuknummering



debiteuren/crediteuren aanmaken tijdens boeken



grootboekrekeningen aanmaken tijdens boeken



3 verdichtingsniveaus



Kasstelsel BTW

Telebankieren Om snel en foutloos uw bank afschriften in te lezen in uw administratie is een Telebankieren tegenwoordig niet meer weg te denken. ERP Systems heeft hiervoor dan ook een eenvoudig te gebruiken module ontwikkeld. Met de module Telebankieren kunt u elektronische bankafschriften inlezen en de gegevens ervan opnemen in uw administratie. De module Telebankieren ondersteunt telebankieren met alle gangbare bankpakketten.

Kenmerken telebankieren 

onbeperkt aantal bankrekeningen



verwerking van alle gangbare banken



verwerking volgens eisen van de bank



uitvoerige controlemogelijkheden



buitenlandse betalingen



incasso

Automatische BTW aangifte Omzetbelasting oftewel BTW wordt geheven over de omzet; vergoedingen die een onderneming ontvangt voor geleverde goederen en verleende diensten. Deze btw wordt aan klanten doorberekend. De btw die aldus wordt ontvangen, moet aan de Belastingdienst afgedragen worden. Via het programma kunt u eenvoudig een overzicht samenstellen aan de hand waarvan u de aangifte omzetbelasting gemakkelijk kunt invullen.

Verplichtingen administratie Als u regelmatig te maken heeft met verplichtingen, zoals contracten en abonnementen, en u wilt u de administratie hiervan beter organiseren, is de module "Verplichtingen administratie" voor u de oplossing. U legt hier gegevens vast over looptijd, opzegtermijn, verlengingstermijn en kosten. Ook kunt u de bijbehorende documenten hierbij vastleggen, en reminders voor het op tijd opzeggen of juist verlengen van verplichtingen instellen.

Offertes en orders U maakt vanuit ERP Systems gemakkelijk een offerte aan. Dit kan zowel vanuit de relatie of door een nieuwe offerte aan te maken. De offerte kunt u vervolgens printen op briefpapier of opslaan als PDF bestand, om vervolgens te versturen of mailen naar uw klant. Met een enkele muis klik maakt u van de offerte een order, deze kunt net als de offerte printen of opslaan als PDF bestand. De opmaak van de offerte, orderbevestiging en pakbon bepaalt u vooraf. Nadat de produkten binnen zijn gekomen en u ze wil gaan uitleveren draait u een nette pakbon uit, om vervolgens de order met een druk op de knop om te zetten naar factuur.

Kenmerken offertes en orders 

offertes



orders



artikelen



pakbonnen



verzamelfacturen



overzicht offertes



overzicht openstaande offertes



overzicht geannuleerde offertes



overzicht orders



overzicht onderhanden orders



overzicht gefactureerde orders

Besteladvies/klantorders Met behulp van het de module "Besteladvies" heeft u de mogelijkheid om u door het programma te laten adviseren over het te bestellen aantal exemplaren van artikelen. Op basis van de huidige voorraad en de nog niet afgehandelde inkoopen verkooporders van artikelen wordt een besteladvieslijst gegenereerd. U kunt per order inkopen op basis van klantorders, voor specifieke klantartikelen. U kunt per artikel een of meerdere leveranciers bepalen. Vanuit het besteladvies kunt u per te bestellen artikel dan uw gewenste leverancier selecteren om vervolgens de inkoop order te maken.

Kenmerken besteladvies 

Besteladvieslijst, inkopen op basis van verkopen

Facturatie Het is voor iedere organisatie in de bedrijfskleding dat na het leveren van producten of diensten een overzichtelijke en juiste factuur gegenereerd kan worden. Vanuit ERP Systems maakt u gemakkelijk een duidelijke factuur op kleur/maatcombinatie en seizoen en afdeling. Als u werkt met orders of projecten dan kunt u met een druk op de knop hier van uit een factuur genereren. U bepaalt vooraf de lay-out en de opmaak van de factuur, u kan deze printen op briefpapier, opslaan als PDF stand of klaarzetten om te versturen per mail. Nadat de factuur is geprint wordt deze automatische verwerkt in de boekhouding, u hoeft hier verder niets aan te doen. Ondersteuning voor kleuren, maten en seizoenen.

Kenmerken facturatie 

facturering d.m.v. artikelbestand



voorraadoverzicht



directe verwerking in het grootboek



kopie facturen afdrukken



factuurbatch afdrukken



pakbonnen en acceptgiro's afdrukken



omzetoverzicht per artikel



korting per factuurregel



facturen dupliceren



creditnota’s maken



Import/Export artikelen

Voorraadbeheer

Met behulp van de module Voorraadbeheer beheert u bestelde en ontvangen artikelen. Zo legt u de gegevens van een inkooporder (bestelling) van artikelen vast en kunt u direct vanuit een verkooporder een inkooporder toevoegen. En wanneer u de bestelde artikelen daadwerkelijk ontvangt, legt u deze ontvangst vast en controleert u of de juiste artikelen in de juiste hoeveelheden zijn ontvangen.

Kenmerken voorraadbeheer 

inkopen



binnen melden goederen



voorraadoverzichten

Samengestelde artikelen/stuklijst (B,C) In het artikelenbestand kunt u niet alleen losse artikelen beheren, maar ook samengestelde artikelen. Een samengesteld artikel is een artikel dat u samenstelt door andere artikelen uit het artikelenbestand als onderdelen van het samengestelde artikel vast te leggen. Hierdoor wordt de voorraad van de losse artikelen verminderd en de voorraad van het samengestelde artikel verhoogd. Module Assemblage/ stuklijst.

Relatiebeheer Voor ieder bedrijf zijn de relaties de ruggengraat van de organisatie. Het is dan ook van belang dat u alle relevante gegevens met betrekking op uw klanten en leveranciers eenvoudig kan opslaan en raadplegen. De relatiebeheer module van ERP Systems biedt alle mogelijkheden om een uitgebreide en overzichtelijke relatie database op te bouwen. In het hoofdscherm vind u alle contact gegevens van uw relatie en een overzicht van de contactpersonen, ook kunt u hier ook de fase van uw relatie vermelden. Doormiddel van het tabblad "Financieel" kunt u per relatie alle algemene financiele gegevens opslaan, ook kunnen hier de debiteuren en crediteuren gegevens worden ingevoerd. Alle informatie met betrekking op contactpersonen vindt u onder het tabblad "Contactpersonen". U kunt hier niet alleen de zakelijke en prive gegevens kwijt van een persoon, maar ook kunt u aangeven of deze persoon wel of niet een bepaalde mailing behoort te ontvangen. Onder het tabbad "Dossiers" per relatie heeft u de mogelijkheid om alle soorten notities achter te laten. Of het nou een in of uitgaand telefoon gesprek is geweest of een brief die verstuurd is, hier vind u het altijd terug. Per relatie kunt u vanuit relatiebeheer eenvoudig afspraken plannen en die weer koppelen aan een medewerker van u en van de klant. Branche specifieke gegevens of andere gegevens waar in relatiebeheer standaard geen plek voor is, kunt u overzichtelijk invoeren en raadplegen via het tabblad "Vrije velden". Doormiddel van selectie-groepen en selectie-items kunt eenvoudig uw relatie koppelen aan een bepaalde selectiecriteria, dit kan vervolgens bijvoorbeeld gebruikt worden om gemakkelijk een groep relaties te selecteren voor een mailing. Via het tabblad "Omzet" vind u netjes in een oogopslag de omzet van de betreffende relatie ten opzichte van andere maanden en jaren. Via de historie kunt u gemakkelijk alle verkoopfacturen, inkoopfacturen, offertes, orders, projecten, abonnementen en aanmaningen raadplegen.

Kenmerken relatiebeheer 

onbeperkt aantal relaties



separaat bezoek- en postadres



onbeperkt aantal dossiers per relatie



rubricering van relaties



gebruik van KIX-code mogelijk



onbeperkt aantal contactpersonen per relatie



privé-gegevens van contactpersonen



functie-indeling van contactpersonen



onbeperkt aantal mailsoorten per contactpersoon



uitgaande e-mail



onbeperkt aantal selectiegroepen



onbeperkt aantal selectie-items



uitgebreide selecties



afdrukken van selecties



onbeperkt aantal vrije velden



reminders op relatieniveau



repeterende reminders



samenvoegen in Word



onbeperkt aantal sjablonen



landentabel



vrij aanpasbare stamgegevens

 

Import/export relaties zeer krachtige zoekfunctie

Prijsafspraken U kunt artikelen aan prijsgroepen koppelen. Met deze groepen is het mogelijk om verschillende prijzen van hetzelfde artikel vast te leggen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u dezelfde artikelen niet alleen aan particulieren levert, maar ook aan dealers die u een lagere prijs in rekening wilt brengen. Als u de verkoopprijs van een artikel wilt laten afhangen van de hoeveelheid artikelen die een klant bestelt, kunt u staffelprijzen vastleggen. U legt dan prijzen vast die gelden voor bijvoorbeeld verkooporders van 1 tot 5 exemplaren van een artikel, van 5 tot 10 exemplaren, van meer dan 10 exemplaren, enzovoorts. Als de staffelprijs alleen geldt voor een bepaalde groep afnemers, kunt u de staffelprijs aan een prijsgroep koppelen.

U kunt ook de prijs afhankelijk maken van de periode waarin de klant het artikel bestelt. U voegt dan actieprijzen voor een bepaalde groep afnemers toe die bijvoorbeeld alleen gelden in december of alleen tijdens de zomermaanden. Ook hierbij geldt dat als u de actieprijs alleen voor een bepaalde groep afnemers wilt toepassen, u de actieprijs aan een prijsgroep kunt koppelen.

Kenmerken prijsafspraken 

Prijsgroepen



Staffelprijzen



Actieprijzen

Agenda en planning Om uw afspraken of die van uw collega's netjes bij te houden kunt u de agenda functie van ERP Systems raadplegen. U kunt de agenda indelen per dag, week of maand. U voert eenvoudig nieuwe afspraken, vrije dagen of memo's in die u weer kan koppelen aan een relatie. Doormiddel van een reminder zorgt u ervoor dat de u een bericht krijgt op het door u gewenste moment. Vanuit het agenda scherm heeft u een goed overzicht over alle afspraken. Met een oogopslag ziet u de afspraken van u zelf of van uw collega's netjes herkenbaar doormiddel van een unieke kleur.

Kenmerken agenda, planning 

Dag weergave



Week weergave



Maandweergave



Afspraken koppelen aan relaties



Reminder voor uw afspraak



Medewerkers gemarkeerd doormiddel van een kleur.

Projectadministratie- en urenreg. (B,C) Of u nou een intern project, aangenomen werk of project op nacalculatie wil invoeren, ERP Systems project administratie biedt hier de mogelijkheid toe. U voert gemakkelijk een project die u koppelt aan een relatie. In het project kunt u alle informatie kwijt met betrekking op het project, ook kunt u eenvoudig project geschiedenis van de betreffende relatie raadplegen. Gemaakte uren of die van medewerkers boekt u of de medewerker zelf in zijn persoonlijke uren dagstaat, eenvoudig op het project. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van diverse tarieven. Als u een offerte wil maken dan kan dit vanuit het project, net als het boeken van kosten zoals bijvoorbeeld artikelen of reiskosten. U kunt op elk gewenst moment een duidelijk overzicht draaien van de gemaakte uren, en als het project afgehandeld is kunt u het gehele of een deel van het project gemakkelijk factureren.

Kenmerken projectadministratie 

projecten



urenregistratie



offertes



deelfacturen



kostenregistratie



automatisch factureren



overzicht per project



overzicht per periode



overzicht per medewerker



overzicht per categorie



overzicht van uren per dag

Reparatie en service, RMA (C) Met behulp van het onderdeel Reparatie kunt u al uw reparaties snel en efficiënt verwerken. Zo kunt u per reparatie klachtomschrijvingen en te verrichten werkzaamheden opgeven en vastleggen om welk artikel het gaat, inclusief serienummer en accessoires. Ook kunt u de reparateur, de reparatiekosten en eventuele onderzoekskosten vastleggen. Het onderdeel RMA verzorgt de afhandeling van artikelen die door uw klanten worden teruggestuurd. Met deze module bent u in staat de return material authorization (RMA's) te registeren en de afhandeling hiervan te verwerken. Wanneer een klant niet tevreden is over het product dat of de dienst die u heeft geleverd, meldt de klant mondeling of schriftelijk zijn ontevredenheid hierover. Vaak worden dit soort meldingen (klachten) geregistreerd op losse papiertjes of in bestanden die lokaal worden bijgehouden. In veel gevallen worden meldingen direct opgelost waarbij van de afhandeling geen aanvullende informatie wordt bewaard. Met het onderdeel Meldingen beschikt u over een systeem voor een centrale registratie van meldingen waarmee u het oplos- en verbeterproces versterkt, klachten zichtbaar maakt en de analyse van klachten vereenvoudigt.

Kenmerken module service 

Reparaties



RMA's



Meldingen

Verhuur (optioneel) Als u regelmatig artikelen verhuurt, biedt het programma u de mogelijkheid een complete verhuuradministratie te verzorgen. In het artikelenbestand legt u de vaste gegevens van de te verhuren artikelen vast. Via de verhuurmodule regelt u het verhuurcontract en de afgifte en retour van de verhuurde artikelen. En uiteraard is de verhuurmodule gekoppeld aan andere delen van de administratie.

Kenmerken verhuuradministratie 

Registratie van verhuurde artikelen



Serienummer registratie



Retourneren



Borgbetaling



Gescheiden verhuuragenda



Uitgebreide verhuurrapportage

Meerprijs bundel optie 1: Modules projectadministratie/uren reg. en assemblage/stuklijst €450,Meerprijs bundel optie 2: Activa registratie, abonnementen, service (RMA), postregistratie & doc. beheer €450,ERP Systems Standaard A: 2-user : €2195,- Extra gebruikers: €495,- p/user. ERP Systems Standaard B: 2-user : incl. optie 1: €2645,- Extra gebruikers: €595,- p/user. ERP Systems Uitgebreidt C: 2-user : incl. optie 1 en 2: €3095,- Extra gebruikers: €695,- p/user. ERP System klantorders A, B en C is als Service in een all-in abonnement per maand te huur. Voordelen huur abonnement:     

Per maand gefactureerd (maandelijkse lasten inzichtelijk). All-in abonnement software (alle licentiekosten van software*, upgrades en helpdesk). All-in abonnement hardware (server incl. Win Server 2008 R2). Uitbreidbaar per gebruiker en modulen (custom build inbegrepen). Geen systeembeheerder noodzakelijk voor beheer server (uitbreiding diensten mogelijk).

* Uitzonderingen zijn eenmalig opstartkosten, instellingen van de software per bedrijf o.a. boekhouding, bedrijfsdocumenten zoals lay-outs. Deze instellingen worden in 3 Remote diensten behandeld tegen meerprijs. Uiteraard is hierin een persoonlijke begeleiding van een consultant van belang. Wij bieden deze faciliteiten voor een vast bedrag. Nog beschikbare Module opties tegen meerprijs: Baliefacturering €225,-; Verhuur en serienrs €395,-; Kostenplaatsen €99,-; Webshopkoppeling € 449,-; Imp/exp €225,-. Is verhuur een van uw activiteiten in uw bedrijf, klik hier voor informatie verhuuropties. Inlichtingen: ITE data automatisering, tel 023-5373350, [email protected], www.ITEdata.nl