Effectieve internet marketing en social media voor verenigingen

Effectieve internet marketing en social media voor verenigingen

1

Het besturen van een vereniging vergt effectieve interne- en externe communicatie. Internet speelt daarbij een rol die steeds belangrijker wordt. Dankzij de opkomst van smartphones en social media verloopt communicatie via internet sneller en effectiever. Voor veel verenigingen is de website daarom geaccepteerd als primair communicatie-kanaal. Ontwikkelingen op het gebied van webdesign, internet marketing, online applicaties en social media volgen zich in razend tempo op. Voor verenigingen is het daarom lastig om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen en gebruik te maken van de juiste tools om de mogelijkheden van internet optimaal te benutten. Rabobank Hart van Brabant heeft aan QForma gevraagd verenigingen daarbij te helpen middels dit document. QForma is een webdesign en internet marketing bureau uit Berkel-Enschot. Het multidisciplinaire team van QForma zorgt ervoor dat organisaties hun marketing- en communicatiedoelstellingen bereiken via internet. In dit document worden tips omschreven waardoor verenigingen effectiever communiceren, beter werven en exposure creëren en tijd en kosten besparen De volgende met elkaar samenhangende onderwerpen worden besproken: 1. Een effectieve website Effectiever communiceren Beter werven en exposure creëeren Tijd en kosten besparen 2. Integreren gratis online applicaties Ledenadministratie software koppelen Google Docs Google Calender YouTube Foto-albums 3. Email marketing 4. Social Media Facebook Twitter Linkedin Over QForma

3 3 4 5 5 5 6 7 7 8 10 12 12 13 14 16

Hoe beter internet marketing disciplines op elkaar worden afgestemd, des te groter wordt de onderlinge synergie. Maar de hoofdstukken kunnen ook los van elkaar gelezen worden. De informatie is nuttig voor uiteenlopende verenigingen, van zangkoren tot sportverenigingen en van kunstclub tot ouderenbond.

2

1. Een effectieve website Een vereniging kan ons inziens niet zonder website. Websites van verenigingen met enkele honderden leden, worden maandelijks duizenden keren per maand bezocht. De website is niet alleen het primaire kanaal voor communicatie richting bestaande leden. De uitstraling en het gebruiksgemak van de website is ook van invloed op de aanwas van nieuwe leden en sponsoren.

Effectiever communiceren Effectieve communicatie begint bij een website die is afgestemd op de informatiebehoefte van de belangrijkste doelgroepen van de vereniging: leden, potentiële leden, sponsoren, etc. QForma heeft reeds voor diverse verenigingen websites ontwikkeld. De grootste uitdaging van een verenigingswebsite ligt ons inziens in het opzetten van een gebruiksvriendelijke indeling / structuur. Daarvoor kan het volgende proces doorlopen worden: 1. Het formuleren van de doelstellingen van de website 2. In kaart brengen van het type bezoekers, bijvoorbeeld: jeugd, senioren, vrijwilligers, potentiële leden etc. 3. Per type de informatiebehoefte in kaart brengen (bijvoorbeeld wedstrijdprogramma, evenementenkalender, etc.) 4. Keuzes maken ten aanzien van het wel of niet afstemmen van informatie op verschillende groepen. Informatie afstemmen op subgroepen maakt de informatie relevanter, maar heeft als nadeel dat het ‘de subcultuur’ kan stimuleren. 5. Op basis van de doelstellingen de informatie ordenen (informatie verdelen in hoofd- en submenu, home- en vervolgpagina’s, etc.) Door binnen de vereniging een website-commissie samen te stellen, kunnen tijdens bovenstaand proces overwogen keuzes gemaakt worden. Idealiter zou een websitecommissie moeten bestaan uit: ● Bestuursleden, die denken vanuit de doelstellingen van de vereniging ● Leden, die denken van de behoefte van de leden ● Een internet marketing professional ● Een communicatie professional Deze informatiebehoefte kan op verschillende manieren vanuit de website vervuld worden. In hoofdstuk 2, 3 en 4 worden diverse tools en media nader besproken.

3

Beter werven en exposure creëeren Veel verenigingen gebruiken de website puur om te communiceren met bestaande leden. Communiceren met potentiële leden, sponsoren, etc., wordt soms over het hoofd gezien, terwijl verenigingswebsites uitstekend zowel informatief als wervend kunnen zijn. Denk daarbij aan: ● Promotie van de activiteit van de vereniging in het algemeen (sociale aspecten, gezondheid, maatschappelijke functie) ● Unieke kenmerken van de vereniging (de mooiste accommodatie, de beste faciliteiten, grootste vereniging in de omgeving) ● Informatie over lid worden, contributie, etc. (zoals bij AV Attila) ● De mogelijkheid bieden informatie aan te vragen, een proefavond bij te wonen, etc. ● Vacatures voor vrijwilligers prominent communiceren. ● Werken met sfeerfoto’s zodat je zin krijgt in de activiteit van de vereniging (zoals bij Warandeloop) Vooral als een vereniging de ambitie heeft meer leden aan te trekken, zou de website ook interessant moeten zijn voor mensen zonder voorkennis over de vereniging en (bijvoorbeeld na een verhuizing) op zoek zijn naar een nieuwe vereniging in de buurt. Een druk bezochte website van een vereniging is een interessant advertentiekanaal voor sponsors. Wie adverteert op de website van een vereniging weet precies wie hij bereikt. Veel verenigingen vermelden alleen de logo’s van hun sponsors op de website. Door de inhoud van de advertentie af te stemmen op de website-bezoekers, wordt het effect groter. Zo heeft bijna elke sportvereniging een sportwinkel als sponsor. Indien deze sportwinkel periodiek interessante acties op de website communiceert, wordt de advertentie relevanter voor de website-bezoekers, krijgt deze meer aandacht en kan direct actie worden uitgelokt.

Tijd en kosten besparen Een effectieve website bespaart tijd en kosten. Door offline communicatie te verplaatsen naar internet, worden leden en potentiële leden sneller bereikt tegen lagere kosten. De website kan niet van de ene op de andere dag alle offline communicatie vervangen. De verschuiving van offline naar online communicatie is vaak een geleidelijk proces. In dit document komen uiteenlopende onderwerpen aan bod die tijd- en kostenbesparend werken, zoals email marketing en de integratie van diverse online applicaties. Wat geschikt is voor uw vereniging, is van diverse factoren afhankelijk, zoals het type bezoekers (wel/geen ervaren internetters), het type informatie, etc.

4

2. Integreren gratis online applicaties Gratis online applicaties hebben het belangrijke voordeel dat meerdere mensen zich eenvoudig met bepaalde werkzaamheden bezig kunnen houden. De informatievoorziening naar leden of andere geïnteresseerden kan vereenvoudigd worden. Tevens kunnen deze mensen eenvoudig zelf een bijdrage leveren aan de content op de website, door dit online te plaatsen. De site-beheerder hoeft dit vervolgens alleen nog maar op de website te plaatsen. Aangezien veel verenigingen en stichtingen weinig middelen hebben om online marketing activiteiten uit te besteden, worden hieronder een aantal tools besproken die relatief gemakkelijk kunnen worden ingezet.

Ledenadministratie software koppelen Veel verenigingen maken reeds gebruik van bestaande software. Buiten verschillende algemene toepassingen voor bijv. de financiële administratie, zijn er veel ‘branche’-specifieke software pakketten op de markt. Deze voorzien meestal in de ledenadministratie, maar bieden vaak ook extra functies op gebied van administratie & communicatie. Deze software pakketten stellen zich ook steeds meer open voor internet-koppelingen. Bij sommigen is het mogelijk maatwerk koppelingen te programmeren, maar vaak worden er standaard componenten aangeboden die in de website geïntegreerd worden. Zie hiernaast een afbeelding van de ‘team widget’ die Sportlink aanbiedt om de voetbal uitslagen van een voetbal-team te tonen. Deze uitbreidingen zijn eenvoudig in een bestaande website te integreren. Tijd en kosten besparen Dergelijke koppelingen kunnen de vrijwilligers van uw vereniging veel tijd besparen in het ontsluiten van gegevens. Effectiever communiceren Door dergelijke koppelingen te realiseren, gaan leden de website van uw vereniging vaker raadplegen.

5

Google Docs Google Docs is een gratis service van Google, welke gebruikt wordt om documenten online te creëren en te beheren voor vele doeleinden. Door met centrale online documenten werken, heeft iedereen altijd de laatste versie tot zijn beschikking. De documenten zijn dus altijd bij de hand (ook mobiel) en op ieder moment van de dag bereikbaar. Tevens bepaald de maker van het document zelf wie er toestemming heeft om het document in te zien en te bewerken. Door het gebruik van een mappenstructuur en het delen van mappen, kunnen snel en eenvoudig hele groepen documenten gedeeld worden binnen de vereniging. Er zijn verschillende typen documenten mogelijk: ● Documenten (zoals MS Word) ● Spreadsheets (zoals MS Excel) ● Presentaties (zoals MS Powerpoint) ● Formulieren ● Tekeningen / schema’s De formulieren (zie voorbeeld) kunnen onder andere worden gebruikt om de mening van de leden/achterban te polsen, een evenement te plannen of anderen informatie te verzamelen. Een formulier wordt eenvoudig bij elkaar geklikt en kan daarna via email worden verstuurd of op de site worden ingesloten. De resultaten van alle ingevulde formulieren, worden automatisch in een spreadsheet samengevat. Effectiever communiceren Enerzijds kan Google Docs worden gebruikt om de communicatie tussen bestuursleden en commissies onderling te vergemakkelijken. Zo kunnen bijvoorbeeld de verslagen van vergaderingen in Google Docs worden uitgewerkt en onder de bestuursleden worden verspreid. Anderzijds kan Google docs worden gebruikt om de communicatie met leden of andere geïnteresseerden te verbeteren. Vanuit de website kan gemakkelijk gelinkt worden naar een online document, zodat men door meer informatie terug kan vinden. Door enkele mappen te delen met een nieuw commissie-lid, krijgt deze toegang tot de meest actuele versies van alle relevante documenten. Tijd en kosten besparen Het inzetten van Google Docs binnen verenigingen en stichtingen, zorgt ervoor dat de communicatie efficiënter en vlotter verloopt. Daarnaast zullen documenten minder snel worden afgedrukt, aangezien de documenten gemakkelijk online kunnen worden verspreid. Het gebruik van online formulieren vermindert de administratieve rompslomp van het verzamelen en verwerken van (inschrijf)formulieren.

6

Google Calender Voor bestuurders of commissieleden kan het gemakkelijk zijn om elkaars agenda te kunnen inzien en gezamenlijk afspraken te kunnen plannen. Maar, Google Calendar biedt meer voordelen boven de papieren variant. Effectiever communiceren Een gedeelde kalender kan voor verschillende interne en externe communicatie gebruikt worden. Het is mogelijk om de kalender te integreren in de website. Eventueel krijgen leden of achterban van de vereniging de mogelijkheid om een ‘actie’ zelf in te plannen. De kalender kan bijvoorbeeld worden gebruikt om het gebruik van de tennisbanen te verdelen (zie soortgelijk voorbeeld) of om aan te geven wanneer bepaalde activiteiten plaatsvinden (clubavonden, vergaderingen, etc.).

YouTube YouTube is een website waar men kosteloos video’s kan uploaden, bekijken en delen met anderen. Video’s die in YouTube zijn geupload, worden ook in de zoekresultaten van Google weergegeven. YouTube video’s kunnen gemakkelijk worden ingesloten op een website. Hierdoor wordt een website niet alleen minder statisch, maar kunnen belangrijke gebeurtenissen ook d.m.v. bewegende beelden op de website worden weergegeven (zie voorbeeld).

Beter werven en exposure creëren Filmpjes spreken vooral voor mensen die geen (goed) beeld hebben bij de activiteiten van een vereniging. Voor potentiële leden of sponsoren is het leuk om te zien ‘hoe het verloopt’. Daarnaast worden YouTube filmpjes, indien gewenst, ook in Google en op YouTube zelf gevonden. Op deze manier worden ook nieuwe mensen bereikt.

7

Foto-albums Elke vereniging of stichting organiseert evenementen en activiteiten. Voor zowel leden als niet-leden is het leuk om deze evenementen te herbeleven aan de hand van foto’s. Na afloop is iedereen vaak benieuwd naar de foto’s die tijdens het evenement gemaakt zijn. Diverse websites bieden mogelijkheden om online een fotoalbum bij te houden waarin alle digitale foto’s geordend worden weergegeven. Naast de mogelijkheid om op deze manier online fotoalbums te delen, kan er ook een koppeling gemaakt worden met de website. Op de website van de vereniging worden de verschillende fotoalbums ingeladen waardoor bezoekers van de website het evenement opnieuw kunnen ervaren. Zie de afbeelding hieronder voor een voorbeeld van foto-pagina van EWPC Boule d’Argent.

Picasa Met Picasa en Picasa Webalbums kan een vereniging of stichting digitaal een fotoalbum bijhouden. Naast dat de digitale foto’s geordend en bewerkt kunnen worden, kan het album vervolgens ook gedeeld worden met bijvoorbeeld de leden van de vereniging of stichting. Picasa heeft ook de mogelijkheid om de albums in te laden op de website. Hiernaast een voorbeeld van het Picasa album van Breda Beach. Picasa is gratis te downloaden. In Picasa Webalbums kan er gebruik gemaakt worden van 1 gigabyte aan gratis opslagruimte, wat genoeg is voor zo’n 4000 foto’s.

8

FlickR FlickR is een website die allerlei mogelijkheden biedt met betrekking tot het delen van foto’s en videofragmenten. De foto’s kunnen publiekelijk gedeeld worden of bestemd zijn voor gebruikers die toestemming krijgen van de uploader (bijvoorbeeld sponsoren). Het uploaden van de foto’s kan via pc, smartphone door middel van iPhone en Blackberry apps of e-mail vanuit elk mobiel apparaat. Daarnaast is het gemakkelijk om een connectie te maken tussen een Flickr account en Facebook of Twitter en kan een bepaald album ingeladen worden op de website. Hiernaast een voorbeeld van het flickr album van de Warandeloop Tilburg.

Op Flickr is het mogelijk om een gratis account aan te maken. Deze account kan ook aangemaakt worden door gebruik te maken van een bestaande google of facebook account. In de gratis account kan 300 megabyte per maand geüpload worden. Picasa en FlickR hebben beide hun voor- en nadelen. Voordat er voor één voor beide wordt gekozen is het dan ook verstandig om de verschillen tussen beide programma’s goed te bekijken. Beter werven en exposure creëren Door het plaatsen van foto’s na afloop van een evenement, wordt het bezoek van de website gestimuleerd. Het verbeterd de betrokkenheid van de aanwezigen, of juist diegene die niet aanwezig konden zijn, bij de vereniging.

9

3. Email marketing Met een email marketing applicatie kun je via email een boodschap naar je doelgroep sturen. Dat kan bijvoorbeeld nieuws voor de leden zijn, of een uitnodiging voor een sponsoravond. In plaats van een algemeen verenigingsblad of nieuwsbrief wat gericht is aan alle leden en sponsoren, wordt er een (gepersonaliseerde) email naar een groep ontvangers verstuurd. Zo kan email marketing ingezet worden als wervend middel onder bijvoorbeeld de sponsoren en als communicatiemiddel onder de leden. Het gebruik van een email marketing programma is vaak gratis, afhankelijk van het aantal adressen en nieuwsbrieven die verstuurd worden per maand. Voorbeelden van gratis email marketing applicaties zijn YMLP en MailChimp. D teze programma’s bieden de mogelijkheid om relatief eenvoudig (gepersonaliseerde) mooi ontworpen nieuwsbrieven te verstruen. Daarnaast zijn de statistieken met betrekking tot zo’n nieuwsbrief, zoals het aantal geopende emails, goed meetbaar. Elke verenging kan eenvoudig zelf gratis een account aanmaken in bijvoorbeeld YMLP of MailChimp. Nadat de account is aangemaakt kunnen de email adressen geïmporteerd worden van de bijvoorbeeld de leden en sponsoren. Voor het opstellen van de nieuwsbrief wordt er gebruikt gemaakt van een template. Dit is als het ware het ontwerp van de nieuwsbrief, wat vervolgens door middel van teksten en afbeeldingen aangepast kan worden per nieuwsbrief. Het opbouwen en versturen van een mooie nieuwsbrief is dus mogelijk zonder dat daar een ontwerper of programmeur aan te pas hoeft te komen!

10

Tijd en kosten besparen Het digitaliseren van bestaande communicatie kan significant kosten besparen. Zo hebben veel verenigingen hun papieren ‘krantje’ vervangen door een digitale nieuwsbrief. De tijd voor het opmaken en verspreiden en de kosten van het drukwerk worden zo drastisch verminderd. Effectiever communiceren Door gebruik te maken van bepaalde lijsten per doelgroep, worden leden en sponsoren op een professionele manier op de hoogte gebracht van allerlei relevante actualiteiten. Beter werven en exposure creëren Het versturen van een gepersonaliseerde email naar een specifieke doelgroep zal de aandacht trekken van deze doelgroep. Door specifieke berichten voor sponsoren samen te versturen, zal een sponsor zich meer aangesproken voelen. Verder zorgt de nieuwsbrief ook voor meer exposure van de vereniging, welke aangewend kan worden voor het plaatsen van advertenties van sponsoren in de nieuwsbrief.

11

4. Social Media Het samenkomen van verenigings- en stichtingsleden is een sociale aangelegenheid. Mensen brengen samen hun vrije tijd door, streven naar eenzelfde doel en hebben samen plezier. Dit zijn zaken waar men op social media over praat. Het zijn niet alleen meer de jongeren die een profiel hebben op Facebook en Twitter, ook de oudere generaties worden steeds actiever op social media. Social media bieden legio mogelijkheden voor verenigen en stichtingen. In tegenstelling tot de meeste communicatiemiddelen, kan via social media natuurlijke mond-tot-mond-reclame op gang worden gebracht. Hieronder worden een drietal vormen van social media verder besproken.

Facebook

Facebook is een sociale netwerk site, oftewel een website die de mogelijkheid biedt om een netwerk uit te bouwen met vrienden, collega’s, potentiële klanten of bijvoorbeeld verenigingsleden. Het is mogelijk om zowel een persoonlijk profiel aan te maken, als een profiel voor een bedrijf of verenging. Door middel van zo’n facebookprofiel kan er vanuit een vereniging communicatie plaatsvinden omtrent bijvoorbeeld een aankomend evenement. Er kunnen namelijk berichten geplaatst worden of foto’s geüpload worden, die meteen gedeeld worden met het facebook netwerk van de vereniging. Daarnaast kunnen er events worden aangemaakt, waar mensen voor kunnen worden uitgenodigd.

12

Twitter Twitter is een internetdienst waarmee gebruikers korte berichtjes van maximaal 140 tekens publiceren. Het is een sociale netwerk site waarop men zichzelf een profiel kan aanmeten. Het plaatsen van berichten op Twitter wordt twitteren (of tweeten) genoemd. Twitteren komt neer op het in real time communiceren via een microweblog op een pc, mac of gsm, smartphone of andere mobiele apparaten met een internetaansluiting.

Het grootste voordeel van Twitter is de mogelijkheid om snel onderling te kunnen communiceren. Zo kunnen leden op het laatste moment herinnerd worden aan een vergadering en kan een foto van de opening van een evenement meteen gedeeld worden met alle afwezigen. Door gebruik te maken van de verschillende Twitter functies, waaronder de @-reply en hashtags (#’s), kunnen berichten direct aan specifieke personen worden gericht en kan het bereik van het geplaatste bericht worden vergroot.

13

Linkedin LinkedIn is een virtueel sociaal netwerk dat vooral gericht is op zakelijke netwerken. Iedereen kan zich gratis aanmelden bij Linkedin, een professioneel profiel aanmaken en vervolgens gebruik maken van elkaars (zakelijke) netwerk. Het Linkedin profiel is namelijk gelinkt aan anderen profielen waardoor een virtueel netwerk wordt opbouwd. Leden van een stichting kunnen bijvoorbeeld elkaars carrières volgen, bedrijven en sponsoren volgen die ook op Linkedin actief zijn of op de hoogte blijven van vacatures en dergelijke.

Tijd en kosten besparen Het gebruik van (de meeste) social media is gratis. Social media bieden daarmee de mogelijkheid om, zonder extra kosten te maken, extra publiciteit te genereren voor de bestaande berichtgeving. Wordt er normaal gesproken een advertentie in de plaatselijke krant geplaatst om nieuwe leden te werven, kleding in te zamelen of een open dag te promoten? Besteed aan deze dingen aandacht op bijvoorbeeld Facebook en Twitter en vraag leden om het bericht te ‘sharen’ of te ‘retweeten’ (door te sturen naar hun vrienden). Op deze manier wordt gemakkelijk het netwerk van leden en vrienden bereikt. Dit is van grote waarde, aangezien de referenties/meningen van vrienden en kennissen steeds belangrijker worden. Effectiever communiceren Social media kan op diverse manieren en momenten ingezet worden. Naast het plaatsen van nieuwtjes op facebook of twitter, is het gemakkelijk om te communiceren met je volgers en kunnen ook foto’s gedeeld worden. Verder kan social media ingezet worden voor, tijdens en na bijvoorbeeld een evenement of sociale gelegenheid. Het communicatieproces verloopt snel en effectief met behulp van diverse social media.

14

Beter werven en exposure creëren Het bereik van social media is enorm. Alleen al in Nederland hebben ruim 3 miljoen personen een Facebook account, 400.000 personen een Twitter account en 2,6 miljoen personen een LinkedIn account. Door actief te worden op social media, kan het bereik van verenigingen en/of stichtingen gemakkelijk worden vergroot. Daarnaast kan men via social media gemakkelijk een conversatie met elkaar aan gaan. Zowel voor Twitter als Facebook heeft QForma een handleiding samengesteld, waarin de basis functies van beide social media worden besproken. Beide documenten zijn niet toegespitst op het gebruik door verenigingen en stichtingen, maar kunnen wel door deze partijen worden gebruikt als startpunt voor hun social media activiteiten. De documenten kunnen via de volgende links worden geraadpleegd: ● ●

QForma Twitter Handleiding QForma Facebook Handleiding

15

Over QForma

QForma laat haar klanten groeien dankzij internet. We bieden niet alleen een website en internet marketing middelen, maar een doordachte strategie die aantoonbaar voor groei zorgt. Te beginnen met het beter communiceren van uw onderscheidende kenmerken, gevolgd door groei in bezoekersaantallen. En op termijn groei in omzet, dankzij meer leads en sales via uw website. Universitaire achtergrond, proactiviteit en de synergie binnen ons dienstenpakket maken QForma onderscheidend. Meer weten? Neem contact met ons op! Marieke Hoefnagel [email protected]

Koen van Loon [email protected]

Rob Smulders [email protected]

www.qforma.nl 013 8500 412 Volg ons via facebook.com/qformainternet en twitter.com/qformainternet

16