E-FAKTURACE Pojďme společně elektronizovat fakturaci

E-FAKTURACE

Pojďme společně „elektronizovat fakturaci“   

Nejpoužívanější Standardy a Formáty

eFakturace – z pohledu Výstavce a Příjemce

eFakturace – praktická obecná řešení a nástroje

Ing. Viktor Petráš, Sales & Marketing Director, EDITEL CZ, s.r.o.

www.editel.at

Historie i budoucnost eFakturace  Elektronická fakturace je v ČR i SR legislativou akceptována • zákon o DPH, zákon o účetnictví, směrnice EU, atd.  Na poli EDI datujeme masivnější expanzi bezpapírové e-fakturace cca. od roku 2002 • Obchodní řetězec Makro CZ / Metro SK byl tehdy aktivní hybnou silou • Od té doby se stejnou cestou vydaly prakticky všechny obchodní řetězce • Prohloubení automatizace procesů pomocí tzv. statusových- a zpětnovazeb. zpráv. • Již od samého začátku byl a dodnes je implementován elektronický podpis  EDITEL byl takříkajíc „vždy při ruce“ • První studie o reálné možnosti bezpapírové el. fakturace byla provedena již v r. 1999 • Konzultační aktivity při implementaci všech procesů v kombinaci s EDI • Vývojové aktivity v podobě vlastních nástrojů (SW či služeb) pro párování zpráv až do oblasti poskytování podoby dnešního „business reportingu“.  Novela zákona o DPH platná od 1.1.2013 = soulad papírové a elektronické faktury • Harmonizace s legislativou EU, včetně zavedení nových pojmů 2 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Hlavní standardy a formáty pro eFakturaci

ve vztahu k procesům a partnerům  

PDF, EDI, ISDOC

Elektronický podpis ANO/NE a proč?

www.editel.at

Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: PDF  Definice: Portable Document Format (přenosný formát dokumentů) – souborový formát (vyvinutý Adobe) pro ukládání dokumentů nezávisle na HW i SW, na kterém byly pořízeny • pro e-fakturaci ideální vzhledem ke způsobu zobrazení (nezávislost reprodukce na HW, SW) • snadno vytvořitelný díky otevřenosti formátu  Zpracování: • Obecně jej považujeme formát nestrukturovaný, tj. strojově automaticky nezpracovatelný (naskenovaný dokument); vyjma formátu PDF s datovým kontejnerem, který může kromě PDF-obrazu obsahovat i strukturovaná data • Může být zcela věrohodnou kopií papírové předlohy (grafika, loga, fonty) • Jeden a ten samý obraz může mít různou velikost souboru, dle kvality uložení.  Použití: • Snadné skenování papírové předlohy, její el. podpis, distribuce partnerovi a archivace • Ideální pro oblast B2C, či Bill-Presentmentu, při distribuci velkému množství příjemců • PDF/A pro archivaci – obsahuje veškeré informace pro zobrazení souboru v budoucnu 4 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: EDI  Definice: Electronic Data Interchange (elektronická výměna dat) – automatizovaná výměna dat mezi dvěma nezávislými aplikacemi, strukturovaných dle obecně přijatých standardů => B2B integrace. • pro automatickou e-fakturaci je naprosto ideální vzhledem k definovaným standardům UN/EDIFACT - EANCOM. • snadná implementace díky množství řešení a služeb  Zpracování: • Výměna dat probíhá v předem definované strukturované podobě, tj. strojově plně automaticky zpracovatelné, bez nutnosti zásahu lidské obsluhy. • Rychlost, Spolehlivost, Bezpečnost, Kvalita, … • Mnoho automatických řešení (SW, SaaS), včetně semi-automatického – „Web EDI“  Použití: • B2B v režimu N:1, největší efekty v oblastech: FMCG, Automotive, příp. Bankingu • Obecně velké množství popsaných a zužívaných zpráv – zejména pak pro fakturaci. • Mezinárodní implementace je snadná díky mezinárodním standardům!

5 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: ISDOC  Definice: Information System Document – formát elektronické fakturace v ČR, definovaný „Pracovní skupinou pro Elektronické standardy výměny dat“ sdružení ICT Unie (dříve SPIS) v roce 2008. • ideální pro automatickou e-fakturaci mezi ERP-systémy v ČR podporujícími jeho export/import (dnes více než 30). • implementace v mezinárodním prostředí „je otázkou“  Zpracování: • Výměna dat probíhá rovněž ve strukturované podobě (technicky XML), tj. strojově plně automaticky zpracovatelné, bez nutnosti zásahu lidské obsluhy • K dispozici jsou bezplatné nástroje pro čtení a tisk formátu, bez interakce s ERP • Podpora elektronického podpisu z důvodu legislativy (zejm. zák. o DPH) • Otázkou může být rychlost, bezpečnost a dohledatelnost přenosu dat mezi subjekty  Použití: • B2B (většinou v režimu 1:1), veřejná správa, soukromé osoby • Snadno implementovatelný v rámci ČR, bez dalších nákladů za přidané hodnoty • Mezinárodní implementace je diskutabilní z důvodu podpory/pochopení v zahraničí 6 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Elektronický podpis – ANO a proč?  Elektronický podpis / elektronická značka je obecně a především legislativně přijatou technologií zabezpečující zpravidla kryptografickými metodami autenticitu a integritu elektronického dokumentu. • v souvislosti s fakturací o něm nejpřesněji hovoří zákon o DPH, • důležitou roli hraje rovněž při dlouhodobé důvěryhodné archivaci.  Z pohledu diskutovaných formátů: • PDF – el. podpis je tvořen standardně na principu podpisu otisku dokumentu • EDI – el. podpis je tvořen opět standardně, ovšem je distribuován přímo v konkrétních segmentech vlastní zprávy (EDIFACT „embeded“) • ISDOC – podporuje el. podpis dle standardu XML Signature  Obecný pohled i pohled EDITELu – určitě ANO: • Technologie je zde, software i služby jsou k dispozici … Proč se tedy nechránit? • Akreditované certifikační autority jsou zde … Ceny certifikátů nejsou závratné. • Důvěryhodná archivace má za cíl vždy prokázat autenticitu, integritu elektronických dokumentů i v čase 7 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Realizace eFakturace

z pohledu Výstavce a Příjemce

www.editel.at

Náš společný cíl - elektronizace fakturace

Po novele zákona o DPH je v podstatě elektronická fakturace jednodušší než papírová! Jak dosáhnout společného cíle elektronizace fakturace?  Společný úkol pro výstavce i příjemce faktur  Mimo oblast FMCG a automobilového průmyslu mají výstavci faktur pro počátek elektronizace lepší podmínky a mohou být iniciátory procesu – může to být v podstatě z jejich rozhodnutí  V oblasti FMCG a automobilového průmyslu mají příjemci faktur velmi silnou pozici a proto mohou být iniciátory procesu elektronizace  Nelze čekat jeden na druhého – výstavce versus příjemce


Elektronizace fakturace z pohledu Výstavce Základní formy fakturace a elektronické archivace  Strukturované elektronické datové formáty

• •

EDI, XML, ISDOC, … ideální pro výstavce i příjemce

 PDF

• •

řeší elektronizaci na straně výstavce ne zcela ideální pro příjemce

 Listinná forma

• •

možno zabezpečit snadnou digitalizaci pro účely důvěryhodné archivace tisk pouze jednoho exempláře pro příjemce dokladu

Všechny zmiňované formy je možné sloučit v jednom řešení, které umožňuje plynulý přechod mezi jednotlivými formami


Elektronizace fakturace z pohledu Příjemce Základní formy fakturace a elektronické archivace  Strukturované elektronické datové formáty

• •

EDI, XML, ISDOC, … ideální pro výstavce i příjemce

 PDF

• •

na straně příjemce dochází často k tisku nutno elektronicky archivovat přijatý originál

 Listinná forma

•

nutno řešit proces důvěryhodné digitalizace pro účely archivace

Všechny zmiňované formy je možné sloučit v jednom archivačním řešení


Realizace elektronické fakturace Z logického a technického pohledu zahrnuje dvě oblasti  Zabezpečení generování / příjmu elektronické faktury

• •

Obvykle potřebný vhodný interface IS Prostředky pro: • datovou konverzi, • elektronický podpis, • spolehlivou komunikaci.

 Zabezpečení dlouhodobého uložení – archivace elektronické faktury

• • •

Navazuje na generování / příjem elektronických faktur Možno kombinovat i s uložením papírových faktur v digitalizované podobě Možno provázat s nástroji pro zabezpečení (dokumentaci) auditní stopy


eFakturace - praktická obecná řešení a nástroje

www.editel.at

Řešení e-Fakturace

Řešení

Služba manuálně

Služba automaticky

Lokální

Počet dokumentů

Nízký

Střední až vysoký

Střední až vysoký

Vysoký

Vhodné pro

Malé a střední společnosti

Všechny velikosti společností

Všechny velikosti společností

Velké společnosti

Možnost integrace

Nízká

Střední

Vysoká

Vysoká

Úroveň automatizace

Střední

Vysoká

Vysoká

Vysoká


Integrační

E-Fakturace formou Web-EDI Polo automatické řešení Poskytováno jako služba Společnosti s nízkým počtem dokumentů Rychlost zavedení a dostupnost partnerů Minimální vstupní náklady Není nutná znalost problematiky Migrace na automatické řešení Bez možnosti těsnější integrace


SW nebo služba pro středně velké firmy Objem dokumentů a požadovaný výkon Úroveň integrace Znalost problematiky Svěření a ochrana důvěrných dat (Ne)závislost na dodavatelích / poskytovatelích Plánovatelné náklady Vždy dostupná nejaktuálnější verze Garance kvality Možnosti customizace Přizpůsobení se rozvoji společnosti 16 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Dedikovaný outsourcing nebo integrační SW Cíleno na velké společnosti Speciální požadavky Strategie společnosti Optimalizace interních procesů Konsolidace infrastruktury Dedikovaná podpora Požadována úroveň integrace Škálovatelnost Univerzálnost


Výhody a nevýhody služby a SW E-fakturace formou služby + + + -

Aktivity a zodpovědnost převezme poskytovatel Podpora při řešení sporů Vždy aktuální Citlivá data mimo společnost Méně těsná integrace a přizpůsobení

E-fakturace jako lokální řešení + + + + -

Vše pod vlastní střechou Vhodné pro komplexní prostředí Těsná integrace a přizpůsobení Nižší provozní náklady při vyšších objemech Vyžaduje vlastní IT zdroje Potřebná částečná znalost problematiky 18 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Děkuji za pozornost! Otázky a Odpovědi? Ing. Viktor Petráš Sales & Marketing Director T F E

+420 / 261 009 020 +420 / 261 009 099 [email protected]

EDITEL CZ s. r. o. V Parku 2309/6 148 00 Praha 4 T +420 / 261 009 011 F +420 / 261 009 099 E [email protected]

www.editel.at

E-FAKTURACE Pojďme společně elektronizovat fakturaci

Recommend Documents