Draaiboek voor de organisatie van een evenement. 'Duurzaam=Gewoon Doen!'

Draaiboek voor de organisatie van een evenement gebaseerd op de organisatieprocedure van het MVO-Event

'Duurzaam=Gewoon Doen!' 27 maart 2008 in de Zeelandhallen te Goes

Anne-Marie Mol mmv Jeanine Feijtel en Simone Janssen

Provincie Zeeland Middelburg, juli 2008

2

Stappenplan organiseren van evenementen Stap 1: Kaders stellen Bepaal het doel van het evenement Bepaal een datum en de tijdslijn Bepaal de doelgroep Bepaal de inhoud van het evenement Stap 2: Budget Bepaal welk budget al beschikbaar is, en bekijk in hoeverre het mogelijk is dit te vergroten Bepaal ook een maximum Stap 3: Team bepalen Organisatieteam vaststellen; zowel een interne, als een externe tak: Intern: GS&PS en de diverse directies binnen een organisatie; verspreid het breed Extern: mogelijkheid tot inhuur van externe capaciteit, voor specifieke organisatorische aspecten Stap 4: Locatie Bepaal de locatie van het evenement, afhankelijk van de gestelde kaders in stap 1 Stap 5: Partnerwerving Grotere partijen – Standhouders – Kleine partijen Start met wervingsbrieven => bel na => maak vervolgafspraken (eventueel persoonlijk) => wees duidelijk omtrent wederzijdse verwachtingen en maak afspraken => leg uiteindelijk alles vast in een contract Stap 6: Communicatie - Communicatieplan vanuit de afdeling communicatie of een extern communicatiebureau; - Gebruik het bestaande netwerk; - Brede publicatie (kranten/tv/radio/vakbladen/etcetera); - Ontwikkel een website; - Ontwikkel een drie tot vier wekelijkse nieuwsbrief; Stap 7: Voorbereiding voor de dag zelf Opbouw (circa 2 dagen) Laatste check (zowel visueel als sound) Stap 8: De dag zelf Zorg voor goede communicatie richting sprekers, partners/standhouders, bezoekers Beveiliging/Brandveiligheid/EHBO/overzichtelijkheid Stap 9: Na de dag Afbouw (circa één halve tot één hele dag) Stap 10: Bedanken aanwezigen Laatste nieuwsbrief/ persoonlijke gesprekken/ bedankbrieven Stap 11: Evaluatie Met het interne projectteam Met het externe projectteam Enquêtes gericht op de (grotere) partners, enquêtes gericht op de bezoekers, en enquêtes gericht op de standhouders en deze vervolgens analyseren Stap 12: Verslaglegging

3

Tijdschema Event-organisatie GS akkoord; Projectplan maken, doel, datum, budget, locatie en interne rolverdeling vaststellen, locatie reserveren

1 jaar vooraf

Contracten sponsoren en sprekers op website; sprekers vastleggen; eerste opzet met standbouwer

10 / 11 maanden vooraf

Aanbesteding externe partijen, contracten sponsoren etc maken, website actief Subsidies aanvragen


Bijeenkomst voor standhouders Programma in concept klaar, uitnodigingen klaarmaken


Eerste mediacontacten met de doelgroep Opsturen en uitdelen van eerste folder


Interviews met sprekers , sponsors en deelnemers publiceren

3 maanden vooraf

Digitaal aanmeldsysteem actief Uitnodigingen versturen Standmateriaal definitief bestellen

2 maanden vooraf

1 maand vooraf

Nieuwsbrief naar deelnemers, Zoveel mogelijk publiciteit Rolverdeling Event op papier

Event

1 / 3 maanden na het Event

Bedanken bezoekers, sprekers, sponsoren etc. Evaluatie Verslagen en foto's op website

Inhoudsopgave Inleiding.................................................................................................................................................... 7 Hoofdstuk 1 – Een evenement ................................................................................................................ 8 1.1. Wat is een evenement? .................................................................................................................... 8 1.2. Verschillende vormen van evenementen ......................................................................................... 8 1.3. Niet-commercieel/ideëel ................................................................................................................... 8 1.3.1. Toegangsprijs ............................................................................................................................. 8 Hoofdstuk 2 – Doel, tijd en doelgroep van het evenement.................................................................... 10 2.1. Vorm bepalen van het evenement.................................................................................................. 10 2.2. Budget ............................................................................................................................................ 10 2.3. Vorm bepalen van het organisatieteam achter het evenement ...................................................... 11 2.3.1. Interne organisatiestructuur ............................................................................................................ 11 2.3.2. Externe organisatiestructuur / extern projectteam.......................................................................... 11 2.4. Locatie van het evenement ............................................................................................................ 11 2.5. Toegang bezoekers ........................................................................................................................ 12 Hoofdstuk 3 – Sponsoren/standhouders/kleine partijen ........................................................................ 13 Hoofdstuk 4 – Communicatie ................................................................................................................ 14 4.1. Algemeen ........................................................................................................................................ 14 4.2. Communicatie voor Duurzaam = Gewoon Doen! ........................................................................... 14 4.2.1. Organisatie stimuleren ............................................................................................................... 15 4.2.2. Een relatie opbouwen ................................................................................................................ 15 4.2.3. Communicatie endorsen ............................................................................................................ 15 4.3. Communicatie activiteiten ............................................................................................................... 15 4.3.1. Omgeving .................................................................................................................................. 15 4.3.2. Communicatieactiviteiten ........................................................................................................... 15 4.3.3. Subsidies en sponsoring ........................................................................................................... 16 4.3.4. Kernprestaties............................................................................................................................ 16 4.3.5. Imago ......................................................................................................................................... 17 4.4. Communicatiemiddelen .................................................................................................................. 17 4.4.1. Inzet media ................................................................................................................................ 17 4.4.2. Mediagebruik: kosten/baten vergelijking ................................................................................... 17 4.4.3. Interne communicatie ................................................................................................................ 17 4.4.4. Interne doelgroepen .................................................................................................................. 17 4.4.5. Interne middelen ........................................................................................................................ 18 4.4.6. Vooraf gestelde middelen .......................................................................................................... 18 4.4.7. Mediaplanning ........................................................................................................................... 19 4.4.8. Gebruikte middelen ................................................................................................................... 19 4.4.9. Persbericht/free publicity ........................................................................................................... 19 4.4.10. Ingekochte publiciteit ................................................................................................................. 20 4.5. Evaluatie ......................................................................................................................................... 20 Hoofdstuk 5 – De dag zelf ..................................................................................................................... 21 Hoofdstuk 6 – Duurzaam = Gewoon Doen!, de dag zelf ....................................................................... 22 6.1. Inleiding .......................................................................................................................................... 22 6.2. Praktische inrichting........................................................................................................................ 22 6.2.a. Beursvloer.................................................................................................................................. 22 6.2.b. Overzicht participanten .............................................................................................................. 23 6.3. Inhoudelijke inrichting ..................................................................................................................... 24 6.3.a. Workshops ................................................................................................................................. 24 6.3.b. Sprekers .................................................................................................................................... 25 6.3.c. Ja Maar Show ............................................................................................................................ 26 6.3.d. Kookworkshop (3 blokken) ........................................................................................................ 27 6.3.e. Tafel voor 2 ................................................................................................................................ 27 6.3.f. Prijsuitreiking Ei van Columbus ................................................................................................. 28 6.3.g. Modeshow ................................................................................................................................. 29 6.3.h. Stamtafelgesprekken ................................................................................................................. 29

6.3.i. Proefkeuken ................................................................................................................................ 29 6.3.j. Onderwijstafel ............................................................................................................................. 30 Hoofdstuk 7 – Evaluatie en nazorg achteraf.......................................................................................... 31 7.1. Evaluatie ......................................................................................................................................... 31 7.2. Enquêtes ......................................................................................................................................... 31 7.3. Bedanken ........................................................................................................................................ 31 7.4. Verslaglegging ................................................................................................................................ 31 7.5. Do's en dont's ................................................................................................................................. 31

Bijlagen Bijlage 1: Verslag van het MVO-Event "Duurzaam = Gewoon Doen!" op 27 maart 2008 Bijlage 2: Voorbeeld bedankbrief Bijlage 3: Balkenende meets Bløf Bijlage 4: Conclusies en aanbevelingen vanuit het onderzoek: Efficiëntie communicatiemiddelen

6

Inleiding De Provincie Zeeland is koploper op het gebied van het stimuleren van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) bij het bedrijfsleven. Dit doen wij onder andere door het organiseren van cursussen en bijeenkomsten voor ondernemers, overheden en onderwijs. In 2006 wonnen we hiermee het "Ei van Columbus", een prijs van acht ministeries voor innovatie en duurzaamheid. Het ligt niet in de nuchtere en bescheiden Zeeuwse volksaard om hier groots aandacht aan te schenken; "doe maar gewoon, dan doe je al gek genoeg" is iets wat bij Zeeland past. Door ons collegeprogramma "Nieuwe Verbindingen" van 23 april 2007 loopt duurzaamheid als rode draad. In dit programma stelt GS (Gedeputeerde Staten) daarnaast echter ook: "Voor de promotie van Zeeland is een andere aanpak nodig" en "Het is nodig om Zeeland op de kaart te zetten en de kwaliteiten van Zeeland te promoten". Begin 2006 zijn we gestart met de organisatie van een evenement dat uiteindelijk het grootste MVO-Event ooit van Nederland en Vlaanderen zou worden. De Zeeuwse bescheidenheid hebben we naast ons neer moeten leggen maar onze nuchterheid hebben we behouden. Op 27 maart 2008 vond in Goes ons MVO-Event "Duurzaam = Gewoon Doen!" plaats. Het programma, de sfeer, alle bezoekers, het Ei van Columbus, alle geweldige sprekers en workshops en onze "3 B's", Braungart, Bløf, en minister-president Balkenende maakten het evenement ongeëvenaard.

Deze handleiding geeft een stapsgewijs overzicht van de elementen die van belang zijn om in overweging te nemen bij de organisatie van een evenement rondom MVO. Deze handleiding is geschreven vanuit het perspectief van een overheidsorganisatie, namelijk een provinciale organisatie. Het organiseren van een dergelijk evenement door een provinciale organisatie is geen standaard bezigheid. Deze handleiding is opgesteld om een beeld te geven van datgene wat noodzakelijk is om dit evenement te kunnen organiseren. De opbouw van deze handleiding is als volgt; eerst wordt toegelicht wat een evenement is, het doel, de doelstelling en de doelgroep van het evenement worden bepaald. Dan komen de procedures rond partners, standhouders en kleine partijen aan bod. Vervolgens de procedures rond communicatie, de dag zelf, en tot slot de evaluatie en nazorg achteraf.

7

Hoofdstuk 1 – Een evenement 1.1. Wat is een evenement? Het verschijnsel evenement kent vele definities, waarvan de meeste slaan op een beperkte groep evenementen. In het boek van Jan Verhaar wordt de volgende definitie gehanteerd: Een evenement is een speciale, tijden plaatsgebonden gebeurtenis, die door een initiatiefnemer (individu, groep of organisatie) bewust is gepland, en die gericht is op een bepaalde doelgroep, om met een bewust 1 gekozen vorm, een bepaald doel te realiseren. Het gaat dus niet om een gewone toevallige gebeurtenis, maar om een speciale gebeurtenis die door een initiatiefnemer is gepland omdat hij/zij een doel (commercieel, communicatief, ideëel enzovoort) wil bereiken (primair voor een bepaalde doelgroep en/of voor zichzelf). Ook is gericht nagedacht of de vorm het meest effectief is om het doel te bereiken. Onder deze definitie vallen naast alle bedrijfs- en publieksevenementen, ook beurzen en congressen. Daarnaast kunnen zowel de eenmalige als de editieevenementen hieronder vallen, maar ook de hele brede evenementen zoals veelvormige manifestaties, en de juist heel specifieke of enkelvoudige evenementen. 2

Met betrekking tot de omvang van evenementen wordt de volgende indeling gemaakt: • Kleinschalig: tot ongeveer 500 bezoekers per dag. • Middelgroot: ongeveer 500-5000 bezoekers per dag. • Grootschalig: meer dan 5000 bezoekers per dag. • Mega events: meer dan één miljoen bezoekers per dag.

1.2. Verschillende vormen van evenementen Het MVO-Event is in eerste instantie een tijdelijk evenement, er volgt in 2010 wel een herhaling, maar deze wordt door een andere overheid georganiseerd, namelijk POM Oost- en West-Vlaanderen (Provinciale Ontwikkelings Maatschappij). Naast de workshops en lezingen vindt in de centrale hal een beurs plaats. Op deze beurs worden producten en diensten van verschillende bedrijven en instellingen tentoongesteld. Deze beurs kan zowel onder de noemer vakbeurs als publieksbeurs worden gerekend, gezien het feit dat er zowel vakmensen als geïnteresseerden aanwezig zullen zijn. Het overgrote deel van de stands is interessant voor het gehele publiek, aanwezigen op de beurs hebben sowieso affiniteit met het onderwerp Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en alle stands hebben dit onderwerp als hoofddoel. 1.3. Niet-commercieel/ideëel De definitie van niet-commercieel of ideëel is moeilijk te geven. In ieder geval gaat het om klantgericht denken en werken, zonder winstoogmerk. ‘Klant’ is in dit geval een heel ruim begrip. De overheid verstaat onder klanten de burgers, het bedrijfsleven bedoelt afnemers en met interne klanten worden collega’s bedoeld. Kern van de zaak is dat je jezelf kunt inleven in de belevingswereld van jouw klant, nadenkt over de gevolgen die door jou ondernomen acties voor die klant hebben en dat je steeds streeft naar een betere samenwerking met die klant. Communicatie is hierbij wederom heel belangrijk; alleen door communicatie kom je erachter wat jouw klant wil en wat je vervolgens kunt verbeteren om samen een 3 beter resultaat te bereiken. Het MVO-Event is een niet-commercieel evenement. De provincie heeft dus niet als doel om winst te bewerkstelligen door de kaartverkoop van het evenement. Een groot deel is betaald door de Provincie Zeeland. Organisatiepartners waren POM West-Vlaanderen en POM Oost-Vlaanderen. Tevens zijn er sponsoren en standhouders aangetrokken. Mocht er winst gemaakt zijn, dan wordt deze meegenomen voor de organisatie van het vervolg MVO-Event in 2010 in Vlaanderen. 1.3.1. Toegangsprijs De door ons gekozen prijs per ticket (inclusief toegang tot alle workshops en lezingen) was € 35,-. Deze prijs is gevraagd om alleen echt geïnteresseerden naar het evenement te laten komen. Er is een mogelijkheid om een dusdanig evenement gratis toegankelijk te maken, om zo de drempel zoveel mogelijk te verlagen. Een groot nadeel hieraan is dat er dan veel mensen 'gewoon' even komen kijken. 1 2 3

Een professionele aanpak van evenementen, Jan Verhaar, 2001 Een professionele aanpak van evenementen, Jan Verhaar, 2001 http://letteren.leidenuniv.nl/studenten/loopbaancentrum/10vragen.jsp#N10328

8

Tevens trad Bløf aan het eind van de avond op en het was niet de bedoeling dat de hele zaal vol stond met Bløf-fans die uitsluitend voor het optreden kwamen en verder geen interesse hadden in MVO. Door het vragen van een vergoeding is het gemakkelijker om mensen die niet tot de doelgroep behoren 'buiten' te houden.

9

Hoofdstuk 2 – Doel, tijd en doelgroep van het evenement 2.1. Vorm bepalen van het evenement 1) Doel De eerste stap die nodig is om een start te maken met de organisatie van een evenement, is het definiëren van een doel (doel = datgene waar men naar streeft, dat men probeert te bereiken, te verwezenlijken). Bijvoorbeeld: het doel van dit evenement is om X-aantal bezoekers te inspireren tot maatschappelijk verantwoord ondernemen. Vaak gaat hier de aanleiding voor het organiseren van een evenement aan vooraf; dus: waarom wil men een evenement organiseren. In ons geval was het doel: "Het inspireren van minimaal 2000 bezoekers, afkomstig uit het bedrijfsleven, overheid of onderwijs, tot duurzaamheid en innovatie". 2) Tijd De tweede stap is het bepalen van de tijdspanne. Wanneer vindt het evenement plaats? En hoeveel tijd is er zodoende nog over voor de voorbereidingstijd? Maak een duidelijke planning waarin ieders taken zo exact mogelijk beschreven staan, bewaak deze en stuur waar nodig bij. Voor ons MVO-Event hebben we bewust gezocht naar de ideale datum. De beste dag voor een Event voor bedrijfsleven en overheid is altijd een dinsdag of een donderdag. Maart was in ons geval het gunstigste; vóór het recreatie- en landbouwseizoen, ruim na de nieuwjaarsrecepties en jaarafrekeningen en niet in het (door beurzen en cursussen) al overbezette najaar. Hou ook rekening met (school)vakanties. Voor de organisatie van een dergelijk Event heb je minstens een jaar nodig, liefst langer. Maak vooraf een tijdschema tot aan het Event zelf met daarin alle noodzakelijke handelingen en deadlines. Voor de dag zelf is een apart draaiboek nodig waarin van minuut tot minuut staat wie waar wat doet. 3) Doelgroep Doelgroep; bedenk voor wie het evenement is bedoeld; voor consumenten of voor de zakelijke markt? Probeer te inventariseren wat deze doelgroep wil zien; wat maakt een evenement aantrekkelijk? Dit kan bijvoorbeeld door oriënterende enquêtes of telefonische benadering van uw netwerk. Op basis van het evenement waarop deze handleiding is gebaseerd, wordt uitgegaan van een evenement voor de zakelijke markt. Via de reguliere contacten en middels een grote enquête op de regionale bedrijvenbeurs zijn alle doelgroepen (ondernemers, overheid en onderwijs) gevraagd naar hun interesse en behoeften t.a.v. MVO. De enquête is daarnaast ook naar alle Zeeuwse bedrijven met 3 of meer werknemers gestuurd. In de enquête was ook de mogelijkheid om een vakje aan te kruisen "Houd mij op de hoogte van het MVOEvent". Hier is veelvuldig gebruik van gemaakt (± 250 personen). 4) Inhoud Wat houdt het evenement in? Enkel een beursvloer met stands, of wordt er ook gekozen voor lezingen? Indien gekozen wordt voor plenaire lezingen, is één grote ruimte voldoende. Wordt gekozen voor kleinschaligere workshops of lezingen, dan volstaan kleinere ruimtes. Een combinatie is ook mogelijk. In ons geval was het een combinatie van beursvloer, plenaire podia en workshopruimtes. Dat maakt de organisatie complexer maar maakt de beurs voor een breed publiek aantrekkelijk. 5) Afspraken Zorg dat alles (zowel intern als extern) in contracten of schriftelijke afspraken is vastgelegd. Dit schept duidelijkheid naar alle partijen. 2.2. Budget Bepaal hoeveel geld aan het evenement besteed kan en mag worden. De bepaling hiervan is ook afhankelijk van het al dan niet betrekken van marktpartijen in het evenement (zie onder 2.3.), het al dan niet werven van sponsoren en het al dan niet aanvragen van subsidies. Bepaal ook of je entree wil heffen en zo ja, hoeveel? 10

2.3. Vorm bepalen van het organisatieteam achter het evenement Bij het bepalen van de structuur van het organisatieteam is het van belang om twee sporen in gedachte te houden; het eerste spoor is de interne organisatiestructuur van de provinciale organisatie, het tweede spoor is de organisatiestructuur die eventueel extern ingehuurd kan worden. 2.3.1. Interne organisatiestructuur Aan de basis van de provinciale organisatiestructuur, ligt de hiërarchie. Aan de hand van deze organisatiestructuur kunnen diverse wegen gedefinieerd worden: a) Gedeputeerde Staten & Provinciale Staten Voorstellen voor soortgelijke evenementen dienen ingebracht te worden in vergaderingen van GS en PS. Indien goedkeuring is verkregen, is het tevens van belang de verantwoordelijke gedeputeerde(n) goed op de hoogte te houden van de verdere voortgang omtrent het evenement. b) Directies met afdelingen Binnen een provinciale organisatie werken mensen aan verschillende disciplines; het is aan te raden alle betrokken disciplines (in ons geval directies) te betrekken in de organisatie van het evenement, bijvoorbeeld in de vorm van een projectteam. Zo wordt er een breder draagvlak ontwikkeld. Het is belangrijk binnen dit projectteam te weten: - wie tot dit team behoren (de teamleden) (idealiter is dit één vaste groep); - wat de taak/taken van dit team (en hun leden) is/zijn; - wat de planning is van de taken waarvoor dit team verantwoordelijk is. Aangeraden wordt om te starten met een kick-off meeting om zo bereidwilligheid en 'commitment' te kweken. Vervolgens worden de taken gedefinieerd, en aan de hand van een planning (plan van aanpak) wordt voor ieder projectlid duidelijk wat van hem/haar verwacht wordt. Tevens is het van belang een projectleider aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het proces en de coördinatie. Een assistent-projectleider is noodzakelijk. Toelichting: Binnen een provinciale organisatie zijn directies te onderscheiden die verband houden met het concept maatschappelijk verantwoord ondernemen, ofwel 'people, planet en profit'. Deze drie P's kunnen gekoppeld worden aan de directies rondom welzijn, milieu en economie. Vanuit elke directie is het daarom van belang minimaal één maar liever 2 à 3 collega's te laten benoemen, die deelnemen in het projectteam. Tevens is het ook van belang de afdeling communicatie, de financiële afdeling en logischerwijs de afdeling P&O, in dit proces te betrekken. Financiën voor de monitoring van financiële zaken en P&O voor eventuele inhuur van extra capaciteit. De afdeling communicatie een centrale taak krijgen binnen dit proces, zowel voor de interne als de externe communicatie. 2.3.2. Externe organisatiestructuur / extern projectteam Afhankelijk van de grootte en inhoud van het te organiseren evenement kan gekozen worden voor het inhuren van externe capaciteit, bijvoorbeeld een bureau gespecialiseerd in de organisatie van evenementen. Zodoende wordt bijvoorbeeld de productieve kant uitbesteed. Inhuur van externe capaciteit volgt de gebruikelijke regels van aanbesteding. Door inhuur van externen komt er een extra tak aan de interne projectstructuur. Idealiter komt vanuit elke directie (welzijn/economie/milieu) en uit de afdeling communicatie één verantwoordelijke naar voren. Deze vier personen vormen de koppeling met de externe tak. Huur een bureau in met zoveel mogelijk expertise op het gebied van het Event en de doelgroep. In ons geval een bureau (Team van Maanen - Rotterdam) dat ervaring had met de doelgroep (ondernemers, onderwijs en overheden), de omvang en niet in de laatste plaats: met MVO. Doe alles waar je geen of onvoldoende ervaring in hebt niet zelf; het kost dan meer tijd (en dus geld) en het resultaat zal waarschijnlijk minder zijn. Zet eigen medewerkers in op plaatsen waar ze goed in zijn, daarmee haal je het meeste rendement uit je organisatie en uit je Event. 2.4. Locatie van het evenement Op basis van het doel en de doelgroep moet gekozen worden voor een locatie. Dit is afhankelijk van het verwachte aantal bezoekers en de methode (beursvloer/workshops/lezingen/etcetera). 11

Daarnaast is de 'locatie van de locatie'; dus de geografische ligging, ook van belang om in overweging te nemen. Aangeraden wordt om een kernpunt te kiezen dat goed te bereiken is (ook met openbaar vervoer) en wat de juiste uitstraling en mogelijkheden heeft. 2.5. Toegang bezoekers Bedenk vooraf, als u bezoekers uitsluitend door middel van kaarten toegang wil verschaffen, hoe u die kaartuitgifte/kaartverkoop gaat doen. Wij hebben gekozen voor een digitaal aanmeldsysteem via de website www.duurzaamisgewoondoen.nl inclusief iDeal betalingsmogelijkheid. Bijkomend voordeel van dit systeem was dat bezoekers zich vooraf konden aanmelden voor workshops en lezingen. Daarnaast heeft een dergelijk systeem voordelen te aanzien van de beveiliging, je kunt namelijk op de dag zelf elk moment zien wie er binnen zijn. Omdat ons Event vooral business-to-business gericht is opgezet was aanmelden via internet geen probleem, indien het evenement (deels) op consumenten gericht is kan dit een probleem zijn.

12

Hoofdstuk 3 – Sponsoren/standhouders/kleine partijen Bedenk vooraf of dit evenement puur een evenement is van de overheidsorganisatie alleen, of dat er een combinatie gemaakt wordt met bijdrages van marktpartijen. Zoals reeds aangegeven in paragraaf 2.2. en 2.3. heeft dit gevolgen voor het budget. Indien men voor bijdrages van marktpartijen kiest, is het raadzaam duidelijke partnervoorstellen op te stellen, die duidelijk definieerbaar zijn en stapsgewijs elkaar opvolgen. Verder is het wenselijk een juiste naam te kiezen voor ieder 'partnervoorstel'; het kan namelijk voorkomen dat potentiële partners de voorkeur geven aan een stand, of juist aan een inhoudelijk deel van het programma. Stel eventueel ook pakketten op voor kleinere bedrijfjes, starters of NGO's; zij zijn vaak minder draagkrachtig. Zorg dat de inhoud van de pakketten duidelijk op papier staat zodat de partner exact weet wat hij daarvoor kan verwachten op de dag zelf en naar het Event toe. Partijen verwachten dat er slechts één hoofdsponsor is; noem je grootste pakket dus niet "hoofdsponsor". Verspreid deze pakketten, met een begeleidende brief (bijvoorbeeld ondertekent door de directeur of gedeputeerde en een uiterlijke reageerdatum) zo breed mogelijk; via internet zijn veel adressen te achterhalen. Gebruik daarnaast de beschikbare netwerken om contacten te leggen. Bel circa twee a drie weken later na om te vragen of de brief ontvangen is en of er onduidelijkheden zijn. Vraag bij een positief gesprek of er al nagedacht is over eventuele participatie en vermeld eventueel nog de deadline. Maak een eventuele vervolgafspraak om weer contact te hebben. Voor hoofdsponsors/grotere partners wordt aangeraden een persoonlijke afspraak te plannen, voor kleinere partijen kan meestal volstaan worden met een telefonische toelichting. Zoals eerder aangegeven kan het voorkomen dat een partner de voorkeur geeft aan een stand of aan een inhoudelijke bijdrage. In een gesprek met een potentiële grotere partner is het daarom belangrijk om wederzijdse verwachtingen naar elkaar duidelijk te maken en geen onduidelijkheden te laten ontstaan over wat men krijgt voor het sponsor/partnergeld. Eventuele visualisaties van de beursvloer maken een gesprek aantrekkelijker. Indien een partner de voorkeur geeft aan een inhoudelijke bijdrage zijn er diverse opties mogelijk, zoals een plenaire lezing, een workshop of een kleinschaligere lezing. Daarnaast kan het zo zijn dat een partner zelf een expert levert, dat de partner een financiële bijdrage levert aan een externe expert of dat een partner sponsort in natura (bijvoorbeeld door het leveren van drukwerk, materialen of diensten). Eventueel kan een voorlichtingsbijeenkomst worden georganiseerd. Dit heeft meerdere voordelen; potentiële partners kunnen elkaar ontmoeten, ideeën kunnen worden uitgewisseld en eventuele onduidelijkheden kunnen worden verhelderd. Indien er tot slot een toezegging volgt vanuit de partner, is het noodzakelijk de wederzijdse verplichtingen vast te leggen in een duidelijk contract. Tot slot, houdt er vanuit een provinciale overheid rekening mee, dat je in sommige gevallen bevoegd gezag kunt zijn voor bedrijven die je Event sponsoren. Schematisch ziet dit er als volgt uit: a) Stel definieerbare en stapsgewijze pakketten op, met een duidelijke naam en een duidelijke inhoud; b) Verspreid deze pakketten zo breed mogelijk; c) Bel circa twee/drie weken later zoveel mogelijk contacten na; d) Maak zo mogelijk vervolgafspraken; e) Indien noodzakelijk; een persoonlijk gesprek; f) Optioneel: een voorlichtingsbijeenkomst; g) Indien toezegging vanuit partner; een contract en informatie over gang van zaken op 'draaidag' zelf.

13

Hoofdstuk 4 – Communicatie 4.1. Algemeen Realiseer je dat er twee communicatiesporen zijn voor een overheid bij een dergelijk Event: een intern spoor en een extern spoor. Stel voor beide sporen een overzichtelijk en allesomvattend communicatieplan op. Aan te raden is om hiervoor samen te werken met de afdeling communicatie van uw organisatie, een extern communicatiebureau in te huren of een combinatie van beide opties. Zorg voor zoveel mogelijk publiciteit, zowel intern als extern. Gebruik bestaande netwerken en gebruik hierbij ook kennis over wat de doelgroep van het evenement wil zien en horen en wat ze überhaupt zullen zien en horen. Hieronder volgt een overzicht van mogelijke kanalen voor externe communicatie (in willekeurige volgorde): a) b) c) d) e)

Kranten (eventueel 'free publicity'); Artikelen in streekbladen; Radio (regionaal of landelijk) (spotjes of rubrieken); Tv-programma's of –spotjes; Website, met de meest actuele en praktische informatie, een aanmeldsysteem, een overzicht met participatiemogelijkheden, contactgegevens (www.duurzaamisgewoondoen.nl); f) Nieuwsbrief (3/4 wekelijks, met de laatste nieuwtjes); g) Aandacht in vakbladen/branchebladen; h) Aandacht op zoveel mogelijk (partner-)websites; i) Vakbeurzen; j) Bladen en websites van sponsoren en partners; k) Brieven met informatie (en enquêtes) naar de doelgroep. Circa twee maanden voor het evenement kan gestart worden met het versturen van uitnodigingen naar relaties. Circa drie weken voor het evenement kan gestart worden met actievere communicatie, als advertenties in kranten, op radio en televisie. 4.2. Communicatie voor Duurzaam = Gewoon Doen! Tijdens en na het organiseren van het Event heeft Simone Janssen een (HBO)afstudeerscriptie gemaakt met de volgende opdracht: "Wat zijn voor de drie doelgroepen (ondernemers, overheid en onderwijs) de relevante communicatiemiddelen om naar het MVO-Event te komen?" De conclusies en aanbevelingen uit haar scriptie vindt u in bijlage 4. De communicatiestrategie van ons Event is gericht op twee delen, te weten: - de productpromotie voor bezoekers, dit houdt in dat de doelgroepen moeten worden geattendeerd op het Event, er interesse gewekt moet worden voor de dag zelf en de doelgroepen aangezet moeten worden tot deelname/bezoek aan het evenement, - de productpromotie voor deelnemers, ofwel fondswerving bij overheden, particuliere fondsen en het bedrijfsleven bewegen om geld, goederen, diensten en steun (sponsoring) te verlenen aan het project. Gedurende het hele project, dus ook al in een vroeg stadium, kan er aanleiding zijn om de media ergens van op de hoogte te stellen. Dit gebeurt vaak door middel van persberichten. Van te voren moet worden vastgesteld op welke wijze en met welke middelen de communicatiestrategie wordt uitgevoerd. Voor het MVO-Event is gebruik gemaakt van een promotiemix, dit wil zeggen betaalde promotie (zoals reclame) en de public relation-mix, wat inhoudt dat er niet betaald hoeft te worden voor de publiciteit. In de public relation-mix is vooral gekozen voor het bevorderen van mond-op-mond reclame, het plaatsen van artikelen in vakbladen, op de website en in de krant. De communicatie achteraf hebben we proberen te bevorderen door het organiseren van een persconferentie voorafgaand aan het evenement. Een communicatiestrategie brengt duidelijk in kaart met wie er gecommuniceerd moet worden, waarover en met welk doel. Het gaat er hier in de eerste plaats om het noodzakelijke draagvlak voor het project in de omgeving te bewerkstelligen. Is er wel behoefte aan een MVO-Event in Zeeland? Als deze vraag niet

14

positief beantwoord kan worden is het verstandig om na te gaan of de organisatie van dit evenement wel zin heeft. 4.2.1. Organisatie stimuleren Voordat je de juiste communicatiestrategie kan implementeren is het belangrijk om jezelf af te vragen hoe je een organisatie kan stimuleren om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Reeds genoemde redenen hiervoor zijn: 1. Het levert voordeel op, geeft organisaties een goed imago, met name financieel, maar ook in natura. 2. Goed voorbeeld doet goed volgen, leiders in de branche laten zien hoe zij maatschappelijk verantwoord ondernemen (bekende sprekers en aansprekende voorbeelden). 3. Organisaties richten zich op de ontwikkeling van deze aanpak, innovatie en productvernieuwing. Deze drie redenen om Maatschappelijk Verantwoord te ondernemen moeten in de communicatie voor, tijdens en na het evenement naar voren komen. Dat houdt in dat deze lijn ook gebruikt wordt bij de programmering en de organisatie van het evenement. Deelnemers aan het evenement moeten weten wat maatschappelijk verantwoord ondernemen is en waarom dit belangrijk is. Als ze hiervan op de hoogte zijn moeten ze weten hoe ze in hun organisatie aan de slag kunnen met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Het is natuurlijk makkelijk om de uitgangspunten van maatschappelijk verantwoord ondernemen te onderschrijven. Het in balans brengen van de 3 p’s (zie bijlage) is niet direct omstreden. Het uitvoeren hiervan is echter een tweede. Het is logisch om te veronderstellen dat een eenmalig evenement niet het totale bedrijfsleven in Zeeland in een keer kan veranderen. Het evenement is de manier om kennis en ervaringen uit te wisselen en een netwerk te ontwikkelen dat de basis zal vormen voor het blijven stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen. 4.2.2. Een relatie opbouwen Het is van cruciaal belang om na het evenement het gecreëerde enthousiasme bij de ondernemers niet los te laten. Er moet gezorgd worden voor een aantal communicatiemomenten die volgen op het evenement. Voorafgaand aan het evenement moet hier al rekening mee worden gehouden, zo moet er een goede database worden bijgehouden. Voor bezoekers is het tevens belangrijk dat zij onderling contacten kunnen blijven leggen. Hiervoor biedt een digitaal platform of een kennisbank mogelijkheden. 4.2.3. Communicatie endorsen Tijdens het evenement wordt de prijs Ei van Colombus uitgereikt. De communicatie over het evenement en de prijs moet op elkaar af worden gestemd. Zowel 'het ei' als het evenement kennen een eigen communicatietraject, door allebei elkaars project te endorsen wordt de communicatiekracht groter. 4.3. Communicatie activiteiten 4.3.1. Omgeving Het is belangrijk dat een organisatie een goed draagvlak creëert in haar omgeving; alleen op deze manier kan een organisatie haar missie formuleren. Het is dus een vereiste bij de communicatie om eerst te kijken naar waarom, met wie en waarover gecommuniceerd dient te worden. Door middel van de missie positioneert de organisatie zich in haar omgeving, dat wil zeggen onderscheidt het project zich van 4 andere projecten. Om de communicatiestrategie te kunnen bepalen moeten dus eerst de projectmissie en het projectimago worden bepaald. De projectmissie geeft aan welke positie het product inneemt ten opzichte van concurrerende producten. Als er bijvoorbeeld in een bepaald weekend al een groot festival in de stad wordt gehouden is het niet verstandig om tegelijkertijd een tentoonstelling te openen, tenzij deze twee elkaar versterken. Met het projectimago heb je bepaald welke perceptie van het project je nastreeft bij de potentiële klant. 4.3.2. Communicatieactiviteiten Communicatieactiviteiten vloeien voort uit de noodzakelijke afstemming van elke organisatie, dit geldt dus ook bij de organisatie van een project. Als de externe communicatie van start gaat stuit je vrijwel altijd op 4

Een professionele aanpak van evenementen – Jan Verhaar

15

een aantal onzekerheden. Hier kan je denken aan de vraag of het projectresultaat wel verkoopbaar is of welk beeld de omgeving heeft van het project en hoe reageren ze hierop. Het is belangrijk om hier zoveel mogelijk invloed op uit te oefenen, dit kan gedaan worden door mensen met communicatie-uitingen een bepaalde kant op te sturen. Het is dus belangrijk om eerst na te gaan welke perceptie wij willen dat de klant heeft met betrekking tot MVO en hoe willen wij als provincie naar buiten komen tijdens het evenement? Dit kan je bereiken door het imago van het evenement te formuleren. Het imago van het MVO-Event is te omschrijven als exclusief, vernieuwend en educatief. Alle communicatie-uitingen die gebruikt zijn voor het MVO-Event zijn volledig in de huisstijl van de Provincie Zeeland. Het moet duidelijk naar voren komen dat de Provincie Zeeland de organisatie in handen heeft van dit evenement. De website www.duurzaamisgewoondoen.nl is geïntegreerd in de website van de provincie, www.zeeland.nl. 4.3.3. Subsidies en sponsoring Het is belangrijk dat een sponsor of subsidiegever het project hetzelfde ziet als de organisatie. Het project moet aansluiten op het beleid van de subsidiërende overheden en bedrijven. Subsidies van overheden nemen steeds meer af, de organisatie van een groot evenement als dit kan dus niet geheel op kosten van de overheid worden gedaan. Om grote sprekers te kunnen bekostigen en voor de bezoekers extra's zoals bijvoorbeeld meting van de bandenspanning van hun auto te laten verrichten, moet een beroep worden gedaan op sponsoren uit het bedrijfsleven. Veel bedrijven zien evenementen tegenwoordig als een communicatiemiddel. Voorbeelden hiervan zijn energiebedrijven en banken. Deze en veel andere bedrijven zie je regelmatig terug komen als (hoofd-)sponsor van grote evenementen. De gedachte hierachter is dat bedrijven steeds meer maatschappelijke verantwoordelijkheid voelen en tevens een bijdrage willen leveren aan ideële initiatieven. Uiteraard zijn er veel bedrijven die in verband gebracht willen worden met maatschappelijk verantwoord ondernemen. Sponsoring is een zakelijke samenwerkingovereenkomst tussen een bedrijf en een ideële instelling of project. Het is geen vorm van liefdadigheid, maar een communicatiemiddel waarbij een ondernemer een 5 investering doet om iets te bereiken dat hij niet, of moeilijk, op een andere wijze kan bereiken. De laatste jaren wordt het effect van reclame steeds minder, dit is een reden waarom ondernemers steeds meer op zoek gaan naar free publicity, dit is een stuk doeltreffender dan het plaatsen van een advertentie. Een bedrijf moet duidelijke motieven hebben om een bepaald evenement te sponsoren. Hiervoor moet het bedrijf zichzelf de vraag stellen wie of wat zij willen bereiken met de sponsoring. Ze moeten dus een duidelijk doel voor ogen hebben. 4.3.4.

Kernprestaties

6

Sponsor stelt ter beschikking: - Geld (contant, financiering) - Diensten (vervoer artiesten, publiciteit/promotie) - Faciliteiten (gebruik terrein of ruimtes) - Goederen (b.v. stoelen, kleding, apparatuur, circustent) - Garantie voor eventuele verliezen - Advies en ondersteuning Gesponsorde stelt ter beschikking, bijvoorbeeld: - Communicatiemogelijkheden te behoeve van ondernemingspromotie - Verbinding van naam sponsor aan gesponsorde met recht van beide partijen om aan die verbinding te refereren - Voeren van naam sponsor in alle promotiemateriaal, bv programmaboekjes - Koppelen van naam sponsor aan (een onderdeel) het project, bv een zaal Rechten gesponsorde: - Waarborging van de vrijheid van meningsuiting - Vrijwaring ter zake van productaansprakelijkheid - Geen inhoudelijke bemoeienis van de sponsor met activiteiten van de gesponsorde

5 6

Een professionele aanpak van evenementen – Jan Verhaar Prof. Mr. W. Grosheide

16

Rechten sponsor: - Exclusiviteit (ook: hoofdsponsorschap) - Speciale behandeling bij evenement (voorbezichtiging, vrijkaartjes) - Bijwonen bestuursvergaderingen gesponsorde 4.3.5. Imago Gewenst of ongewenst, elk evenement levert een deel van de reputatie die in de loop van de tijd, zowel in- als extern, wordt opgebouwd. De evenementgast neemt namelijk deels bewust en deels onbewust een sfeer, gastvrijheid en beleving op die in een bepaalde, per individu verschillende, mix in het geheugen worden opgenomen. En die beleving, of die nu positief of negatief is, koppelt men aan het 7 imago van het bedrijf. De optelsom van belevingen worden het imago. 4.4. Communicatiemiddelen 4.4.1. Inzet media Om het ambitieuze aantal van 2000 bezoekers te halen is het noodzakelijk om een massamediale campagne te organiseren. Deze campagne vindt plaats in Zeeland zelf en heeft als doel bezoekers te trekken. Buiten Zeeland, dus rest Nederland en België, wordt met name gecommuniceerd via vakbladen, websites over MVO en andere kostenefficiënte middelen. Deze doelgroep is dan ook anders van samenstelling. De communicatie met de Belgische pers proberen we zoveel mogelijk te laten verlopen via POM West-Vlaanderen en POM Oost-Vlaanden (Provinciale Ontwikkelingsmaatschappij). Het is dan met name landelijke pers, inhoudelijk betrokkenen, landelijke instellingen en organisaties die zich bezig houden met MVO, ministeries etc. 4.4.2.

Mediagebruik: kosten/baten vergelijking

8

Goedkoop

Hoge effectiviteit

Beperkte effectiviteit

Duur

Mondelinge communicatie Persberichten Folder Digitale nieuwsbrief

Direct mailing/bewonersbrief Informatieblad Borden langs de weg SMS-berichten

Kleine stand Contacta Affiches / Posters Website Spandoeken / Banieren

Publiciteitsbord Brochures Radio-spot Advertentie

4.4.3. Interne communicatie Het is belangrijk dat medewerkers zich betrokken voelen bij het evenement. En dan wordt er niet alleen gedoeld op de project-organisatie zelf, maar ook alle andere medewerkers van de Provincie Zeeland. Deze betrokkenheid kan op verschillende manieren verkregen worden, bijvoorbeeld door middel van: informatie leveren over MVO op een beleidsterrein, adresbestanden aanleveren van relaties die uitgenodigd moeten worden of medewerkers inzetten als ambassadeurs voor het evenement zelf. Hiervoor worden de interne communicatiemiddelen van de Provincie ingezet: Tijdingen, LeoMare, Intranet en het verspreiden van bijv. flyers en brochures. 4.4.4. Interne doelgroepen Te onderscheiden interne doelgroepen: 1. Projectgroep mvo-event. 2. Management team's. 7

Zakelijke en publieksevenementen – Lenny Kaarsgaren – 2007

8

Goubin Erik, Praktijkgids management lokale besturen. COM Ext 2410/6

17

3. 4. 5. 6.

Alle medewerkers provincie Zeeland. Medewerkers aanwezig bij evenement. Medewerkers betrokken bij organisatie evenement. Bestuur van de provincie Zeeland.

Meer dan twintig medewerkers van verschillende afdelingen werkten (voornamelijk part-time) aan dit project. Het doel met betrekking tot de interne communicatie is dat medewerkers geïnformeerd zijn over de opzet en uitvoering van het MVO-event. En dat zij zichzelf als ambassadeurs zien van dit project en zien en een bijdrage kunnen leveren in het succesvol maken van dit project. 4.4.5. Interne middelen In te zetten interne middelen: • Intranet • LeoMare, personeelsblad Provincie Zeeland • Tijdingen, in- en extern blad van de Provincie Zeeland • Email • Post (folders, interne mededeling, uitnodigingen) • Personeelsvereniging • Z-zine, digitaal in- en extern magazine van de Provincie Zeeland • Presentatie bij de management teams 4.4.6. Vooraf gestelde middelen Bij het vormgeven van een publiciteitscampagne kan gekozen worden uit een groot aantal 9 communicatiemiddelen, zoals: -

persbericht promotiekrant folders stickers nieuwsbrief billboards

- persbijeenkomst - advertenties - brochures - strooibiljetten - advertenties in vakblad - website

- interviews - affiches - programmaboekjes - promotieartikelen - uitnodigingen - digitale nieuwsbrief

Vanwege de aard van het evenement moet er rekening worden gehouden met de middelen die gebruikt worden. Het is ongeoorloofd om veel papier te verspillen door bijvoorbeeld strooibiljetten te verspreiden. Verder moet er gekeken worden naar de kosten van de middelen, het evenement is niet-commercieel en de kosten moeten dus zo laag mogelijk worden gehouden. De keuze voor de inzet van de middelen wordt bepaald door de effectiviteit en de kosten. De communicatiemiddelen die zijn gebruikt voor de reclamecampagne voor het MVO-Event zijn opgesomd in een matrix met erboven voor welke doelgroep deze middelen bedoeld zijn.

Website Sites andere org. Radiospot E-newsletter Speeches GS Terugblik (digitaal) Driehoeksborden Free publicity Uitnodigingen Tijdingen LeoMare

Intermediair

MKB

Kennisinstelling

Politiek

Pers

Provincie

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X

X X

X

X

X

X

X X X X X

X X X

Toelichting: De kruisjes in het schema geven aan welke middelen de doelgroepen bereiken. 9

Evenementenorganisatie, Harrie Hahn & Tineke Ras-Marees, 2005.p110

18

Betekenis middelen: Website; Provinciale websites (www.zeeland.nl en www.duurzaamisgewoondoen.nl) Sites andere organisaties; Links en informatie die gratis geplaatst kan worden op bijv. mvonederland.nl, bzw.nl, eivancolumbus.nl etc. Radiospot; Spots die te beluisteren zijn op Omroep Zeeland. E-newsletter; Nieuwsbrief in eigen beheer uitgeven. Speeches gedeputeerden; Inzetten van gedeputeerden en de Commissaris van de Koningin om bij geschikte gelegenheden mensen uit te nodigen. Terugblik; Maak na afloop van het evenement een origineel middel om digitaal te verzenden naar de deelnemers, bijvoorbeeld een special van het online magazine Z-zine. Driehoeksborden; Ingekochte mediaruimte welke op 200 locaties in Zeeland worden geplaatst. Free publicity; Onderhouden perscontacten. Uitnodigingen; Verzenden van uitnodigingen aan bestaande doelgroep. 4.4.7. Mediaplanning Globaal ziet de planning er uit als volgt: Maand Januari

Februari

Maart

April

Actie Productie en inkoop mediaruimte Digitale nieuwsbrief Lancering website Speeches gedeputeerden Alle sites van gelieerde organisatie vermelden het evenement Twee maal digitale nieuwsbrief Artikelen in LeoMare en Tijdingen Uitnodigingen verzenden Free publicity, het programma en sprekers zijn bekend Start media-campagne radio, borden, posters, banners Drie maal digitale nieuwsbrief Herinnering uitzenden Free publicity Terugblik, online magazine Z-zine Free publicity, door persconferentie

4.4.8. Gebruikte middelen Het is belangrijk om bij het gebruik van de verschillende middelen rekening te houden met het doel van het evenement. De middelen die gebruikt worden moeten dus zo duurzaam mogelijk zijn en het milieu zo min mogelijk vervuilen. Het is logisch dat hier niet constant rekening mee gehouden kan worden tijdens een massamediale reclamecampagne, je kunt bijvoorbeeld een krant niet verplichten om jou artikel op ander papier te drukken dan de rest van de krant. Maar er is wel zoveel mogelijk rekening mee gehouden. Omdat het evenement niet commercieel is kan er gerekend worden op medewerking van vakbladen en kranten met betrekking tot free publicity. Deze kansen moeten absoluut worden benut. 4.4.9. Persbericht/free publicity Persbericht De aankondiging van het evenement is verzonden aan de regionale en landelijke media, inclusief een grote lijst van vakpers en sites van betrokken organisaties/intermediairen. Tevens heeft de Vlaamse pers een persbericht ontvangen. Artikel In de PZC wordt redactionele aandacht besteed aan het evenement. En dit zelfde geldt voor de Kamerkrant in Zeeland, de Ondernemer, Provincies.nl etc. Persconferentie Anderhalve week voor het evenement wordt er een nieuw persbericht verstuurd met hierbij ook een uitnodiging voor de persconferentie

19

4.4.10. Ingekochte publiciteit Spandoek Zeelandhallen hangt vier weken op Driehoeksborden vanaf 10 maart op 200 locaties in Zeeland Radiospotje vanaf 12 maart 52 keer te beluisteren op Omroep Zeeland Uitnodiging verspreid in een oplage van 13.000 stuks in Nederland en Vlaanderen Banner op verschillende sites geplaatst Website up to date houden 10 Minimaal twee digitale nieuwsbrieven verzenden 4.5. Evaluatie Het is zeer belangrijk om na het evenement een evaluatiemoment te houden. De evaluatie kan op verschillende manieren vorm worden geven. Voor de evaluatie na 27 maart is gekozen om een schriftelijke enquête te verspreiden onder de bezoekers. Deze enquête wordt na afloop aan de bezoekers gemaild. Het is hierbij belangrijk om het zo snel mogelijk na het evenement te doen. Hoe langer er gewacht wordt met het versturen, hoe lager de respons zal zijn. De enquête wordt verspreidt onder alle gasten, de reden voor deze keuze boven steekproefsgewijs is dat dit uiteindelijk een beter beeld geeft van de beleving van de gasten. Een belangrijk punt in de evaluatie is ook hoe de gasten de gebruikte communicatiemiddelen hebben ervaren. 11

Andere punten die tijdens de evaluatie kunnen worden besproken zijn: • De mate waarin de resultaten gevoelsmatig aan de omschrijving van de doelstelling voldoen. • De daadwerkelijke opkomst ten opzichte van het verwachte aantal gasten. • De reacties die u en collega’s tijdens het evenement van gasten vernemen. • Uw eigen gevoel over het verloop van het evenement. • De reacties die u en collega’s na afloop krijgen (bedankjes per telefoon, bedankbrieven, emailberichten enzovoort). • De mate waarin en wijze waarop er eventueel in de media aandacht is voor het evenement. • De sfeer tijdens het evenement. • De mate waarin alles organisatorisch vlot en vloeiend verliep. • Het aantal deelnemers tijdens een eventueel vervolg van het evenement.

10 11

http://loket.zeeland.nl/mailing/mailings/nieuwsbrief_mvo_4 http://www.highprofile.nl/over-de-branche/evenementenadvies/hfdstk-22.html

20

Hoofdstuk 5 – De dag zelf •

Er zijn circa twee dagen nodig om een beursvloer en eventuele ruimtes voor lezingen op te bouwen en aan te kleden en minstens één dag om alles weer op te ruimen.

•

Voor de hele crew moet het helder zijn wat wanneer moet gebeuren en hoe, wie waarvoor verantwoordelijk is, wie de leiding van de dag heeft en hoe deze persoon te bereiken is.

•

Denk aan het vragen van een vergunning bij de brandweer, het brandveilig laten verklaren en een evacuatieplan (eventueel via de locatie zelf).

•

Denk aan inlichtingen richting de betreffende gemeente.

•

Denk aan beveiliging tijdens de nachten, en op de draaidag zelf (ook voor sprekers, artiesten etc).

•

Denk aan voldoende EHBO-ers (en zorg dat zij vooral zichtbaar zijn).

•

Denk aan voldoende toiletten en de (uitkoop van de) schoonmaak daarvan.

•

Denk aan voldoende eetgelegenheden, communiceer duidelijk over de mogelijkheden en kosten op de dag zelf (bijvoorbeeld) via de website.

•

Denk aan voldoende communicatiemiddelen (portofoons etc) voor de crew.

•

Nadat de beursvloer volledig ingericht, afgerond en opgeleverd is, kan het evenement plaats vinden. Zorg dat dit ruim voordat de deuren voor bezoekers opengaan klaar is.

•

Zorg voor een goede briefing richting standhouders, sprekers en andere bijdragen.

•

Maak goede afspraken met standhouders dat stands pas vanaf bepaalde tijden afgebroken mogen worden en leg dit vast in de contracten.

•

Zorg voor een goede briefing richting medewerkers van de dag zelf; het moet duidelijk zijn wat iedereen moet doen, waar iedereen moet zijn en wat de extra verwachtingen zijn.

•

Zorg voor een goede signing voor de bezoekers; het moet voor hen duidelijk zijn waar ze naar toe kunnen gaan, waar hun ingeplande workshops plaats gaan vinden, waar men iets kan nuttigen, waar men gebruik kan maken van het toilet, waar de garderobe is, etcetera.

•

Zorg daarom ook voor een goed bemand informatiepunt, waar bezoekers, sprekers en standhouders te allen tijde op terug kunnen vallen.

•

Zorg voor een oplevercontrole van de locatie zowel nadat alles startklaar is als na afloop als alles is leeggeruimd.

•

Zorg voor goede dagvoorzitters en communiceer hun rol (tekst) vooraf helder naar zowel de personen zelf als naar de rest van het team.

21

Hoofdstuk 6 – Duurzaam = Gewoon Doen!, de dag zelf 6.1. Inleiding Duurzaam = gewoon doen! Op 27 maart 2008 stond alles in de Zeelandhallen in het teken van Duurzaam, oftewel Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. En dan vooral: de kansen voor ondernemers, overheden en onderwijs. Sinds de films van Al Gore en Leonardo DiCaprio weten we dat we aan de slag moeten. Maar hoe? Er liggen volop kansen: kostenbesparing, een goede reputatie, het aanboren van nieuwe doelgroepen. Op 27 maart 2008 vond iedereen inspiratie en informatie tijdens het MVO-Event 'Duurzaam=gewoon doen!' Ons MVO-Event vond plaats op vier verschillende locaties van de Zeelandhallen. Zo was er in de Westerscheldehal een theater opgebouwd, in de Noordzeehal vond de beursvloer plaats en tevens was hier een podium en catwalk neergezet. In de vier bioscoopzalen werden lezingen gehouden en in drie zalen van 'Carambowl' werden workshops gehouden. In de volgende paragrafen zal een overzicht worden gegeven van de beursvloer met de diverse themaeilanden en een overzicht van de hoofdpartners, eilandpartners en standhouders. Verder zal er een overzicht en een korte beschrijving worden gegeven van de inhoudelijke bijdrages: er waren diverse workshops, sprekers/lezingen, de 'Ja, Maar...-show', Tafel voor Twee, Prijsuitreiking van het Ei van Columbus, een duurzame modeshow, Stamtafelgesprekken, Proefkeuken en Onderwijstafel. 6.2. Praktische inrichting In dit onderdeel zal een overzicht gegeven worden van de onderdelen die terug te vinden waren op de beursvloer, het theater, de bioscopen en de workshopruimtes. Tevens zal er een overzicht gegeven worden van de hoofdpartners, eilandpartners en standhouders. 6.2.a. Beursvloer ABN AMRO meetingpoint Delta Eiland (energie) Water Eiland Innovatie Eiland Internationaal Eiland Afval=Voedsel Eiland Transport Eiland Drie P eilanden (6 maal, variërend in grootte) Proefkeuken Workshopkeuken Cateringpunten Informatiebalie "Braun café" (i.v.m. Michael Braungart van Cradle to Cradle) Hoofdpodium voor o.a. Bløf Podium uitreiking Ei van Columbus Catwalk Theater In de Westerscheldehal werd een theater neergezet, waar circa 500 mensen konden plaatsnemen. In deze ruimte vonden plenaire sessies plaats. Bioscopen In de vier bioscopen werden diverse lezingen gegeven: • Best Practices • Biobrandstoffen en bio-energie • Duurzame oplossingen voor klanten • Maatschappelijk Betrokken Ondernemen • Geld verdienen met MVO • Actuele MVO-trends en tips • MVO en klimaat post-2012 (innovatie en technologie)

22

• • • •

MVO en water MVO is geen idealisme MVO-quiz ISO 26000 Innovatie

Workshopruimtes in 'Carambowl' Op deze locatie vonden er aan negen pooltafels 'Tafel voor Twee' gesprekken plaats en in drie ruimtes werden diverse workshops gegeven: • MVO voor Dummies • Vlaamse Best-Practices Energie • Vlaamse Best-Practices Bedrijf, mens en omgeving • MVO-simulatiespel • MVO als kern van uw onderneming • Duurzaam inkopen en Fair trade • Cradle to Cradle • Ondernemers inspireren ondernemers • Milienniumdoelen en de rol van bedrijven • Het gaat om mensen • One Planet Architecture • Valuepark Terneuzen 6.2.b. Overzicht participanten Hierna zal een beknopt overzicht worden gegeven van de diverse hoofdpartners, eilandpartners en standhouders. Hoofdpartners • • • • •

ABN AMRO DELTA NV POM Oost-Vlaanderen POM West-Vlaanderen Provincie Zeeland

Eilandpartners • • • • •

DOW/Evides/Waterschap Zeeuws Vlaanderen Ei van Columbus Heros Sluiskil BV Thermphos International BV Zeeland Seaports

Standhouders • • •

Op onze beursvloer waren meer dan 70 stands aanwezig. Er stonden nog 10 bedrijven op de wachtlijst voor een stand. Hou rekening met het feit dat er op het laatste moment nog bedrijven bellen die een stand willen en bedenk vooraf hoe je daarmee om wil gaan. Standmateriaal moet je vooraf bestellen en dus ook betalen als je het niet gebruikt. Je kunt proberen een contract af te sluiten met je leverancier voor standmateriaal waarin je de mogelijkheid hebt om op het laatste moment nog een bepaalde hoeveelheid bij te bestellen. Extra stands kan echter ook extra looppaden, verlichting, inrichting, afvalbakken, bewegwijzering etc betekenen. Het kan zelfs betekenen dat je de hele inrichting/indeling van de beurs om moet zetten.

23

6.3. Inhoudelijke inrichting Hieronder een overzicht van de inhoudelijke elementen van het MVO-Event zoals destijds beschreven op de website www.duurzaamisgewoondoen.nl en in de folders. 6.3.a.Workshops MVO voor Dummies - Madelon Knop - Projectmanager MVO Nederland Voor ondernemers die de klok hebben horen luiden, maar… MVO voor Dummies biedt concrete informatie en tips voor om te starten met MVO binnen uw bedrijf. Een unieke kans om in korte tijd kennis te maken met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Deze workshop is bedoeld voor ondernemers. MVO als de kern van uw succesvolle onderneming - Hann Verheijen - Hoofd Zakelijke Relaties Triodos Bank Triodos Bank ziet een integrale benadering als een belangrijk item van duurzaam ondernemen. Middels enkele praktijk voorbeelden zal aan de deelnemers getoond worden wat voordelen zijn van duurzaam ondernemen en hoe dit concept geïntegreerd kan worden in de kern van een onderneming. De rol van bedrijven bij het bereiken van Millenniumdoelen - Lisette van Rhijn –Programmacoördinator In een korte presentatie zal Lisette van Rhijn ingaan op de verschillende manieren waarop bedrijven kunnen bijdragen aan de Millenniumdoelen. Vlaamse Best Practises omtrent ‘Energie’ - Koen Bossuyt - BOSS paints & Steven Camertijn -Beau Vent In deze workshop zullen twee Vlaamse bedrijven hun verhaal vertellen omtrent energie. 1. Bij verfproducent BOSS paints (Waregem) wordt jaarlijks een percentage van de bedrijfswinst gereserveerd voor het project ‘Mens en Milieu’. 2. De coöperatieve BeauVent investeert in hernieuwbare energie uit wind, zon en biomassa. Duurzaam Inkopen en Fairtrade gemeenten – DHV en COS Zeeland Duurzaam inkopen is bij overheden en bedrijfsleven volop in ontwikkeling. In 2010 moeten alle overheden duurzaam inkopen, maar wat is nu eigenlijk duurzaam en waar moeten we beginnen? Aan de hand van recente ontwikkelingen bij SenterNovem en praktijkvoorbeelden van gemeenten wordt geïllustreerd hoe duurzaam inkopen een plek kan krijgen binnen de gemeentelijke organisatie. Het gaat om mensen - Loes van Arkel - Directeur Crosswise 'Het zijn ménsen die MVO doen, geen bedrijven. En als ze het een beetje slim aanpakken, wordt het pure winst', dat bewijst Loes met tal van praktische voorbeelden. Ze geeft tips, die u meteen kunt gebruiken. Vlaamse Bestpractise ‘Bedrijf, mens & omgeving’ - Frans Van Londersele - Genencor International In deze workshop worden twee Vlaamse bestpractises aangekaart. 1. Gezien de ligging van Genencor International bvba (producent van enzymen dmv fermentatieprocessen) aan de rand van het Brugse stadscentrum wordt heel wat aandacht besteed aan de uitbouw van het milieu- en duurzaamheidsbeleid. 2. Colruyt is een familiebedrijf waar waarden als soberheid, eenvoud, efficiëntie en betrokkenheid centraal staan. De missie van Colruyt is “het leveren van kwalitatieve diensten en producten aan de laagste prijzen in een sobere omgeving waar onze klant efficiënt kan winkelen en dit met een vriendelijke en competente bediening". Praktijkervaringen met Cradle to Cradle Steelcase - Serena Borghero, Soil & More - Aart van den Bos "In deze workshop komen twee interessante voorbeelden van C2C aan bod. Steelcase bracht de eerste Cradle to Cradle bureaustoel op de markt. Soil & More vertelt hoe zij met hun bedrijfsfilosofie ''Afval is Voedsel'' niet alleen geld verdienen, maar ook een positieve bijdrage leveren aan het milieu. OnePlanetArchitecture - Thomas Rau – RAU Thomas Rau, bekend van onder andere het ontwerp voor het WNF hoofdkantoor en de Triodos Banken vertelt over zijn visie op duurzaam bouwen. Ook komen enkele duurzame projecten van RAU aan bod. De MVO-simulatie CruiSeR: concreet aan de slag met MVO - Lars Moratis – Directeur CSR Academy CruiSeR is een interactieve online MVO-simulatie. Het daagt deelnemers uit om in de huid van een MVOadviseur te kruipen en een fictief bedrijf te adviseren over hoe zij invulling zouden moeten geven aan MVO. Rekening houden met de situatie van het bedrijf, de wensen en eisen van allerlei stakeholders en de aangrijpingspunten van MVO op alle delen van de organisatie staan hierbij centraal. Deelnemers

24

spelen de simulatie in groepen en gaan daarmee in concurrentie met elkaar. Durft u de uitdaging aan te gaan? Ondernemers Inspireren Ondernemers - Yelly Weidenaar - ABN AMRO MVO biedt voor veel ondernemers kansen. Veel ondernemers slagen er echter onvoldoende in om deze kansen ook daadwerkelijk te grijpen. Door tijdgebrek, koudwatervrees, of onbekendheid krijgt het onderwerp vaak een lage prioriteit. Daarom heeft ABN AMRO voor haar relaties een workshop ontwikkeld om op een strategische manier te kijken naar de onderneming en de toegevoegde waarde die MVO kan hebben. Valuepark Terneuzen: Clusteren voor duurzaamheid in de praktijk - Eric Kersten - Dow Chemicals Zeeland Seaports heeft samen met Dow Benelux het Valuepark Terneuzen ontwikkeld. Een vergaande clustering van bedrijven die elkaars halffabrikaten, restproducten en eindproducten gebruiken. Wilt u weten welke praktische clusters nu al bestaan, wat de plannen zijn voor de toekomst en welke voordelen dat biedt voor milieu en economie? Eric Kersten, de development manager van het Valuepark, praat u bij over alle ins en out van duurzame clustering in het Valuepark Terneuzen. 6.3.b. Sprekers Fairfood - Eelco Fortuin en Tony Chocolonly - Eveline Raijmans In deze lezing zullen twee Nederlandse MVO best practises centraal staan. 1. Op weg naar slaafvrije chocolade – Eveline Raijmans – Directeur en Initiatiefnemer Tony Chocolonely Eveline Raijmans, directeur en initiatiefnemer van Tony’s factory prikkelt deelnemers hoe MVO internationaal in de praktijk kan worden gebracht. Het gaat hierbij niet om het slaan van putten. Maar het gaat erom dat chocoladeboeren zelf hun broek op kunnen houden. 2. Duurzaam Consumeren – Eelco Fortuin Directeur Fairfood Stel: je staat in je favoriete supermarkt en je kunt een keuze maken tussen drie verschillende soorten pindakaas. Je zegt: 'hallo potje pindakaas' en probeert je in te leven hoe dit potje hier terecht is gekomen. Vragen als: 'Verdienen boeren wel genoeg?' en 'Waar staat de pindakaasfabriek?' zijn vragen die hierbij gesteld kunnen worden. Kortom Eelco Fortuin van Fairfood geeft een interactieve workshop omtrent 'fair food'. Realiseer uw maatschappelijke ambities! - Henk Kinds - Directeur Community Partnership Consultants Henk Kinds biedt in deze sessie inspiratie om de maatschappelijke ambities van uw organisatie te realiseren. Vanuit jarenlange praktijkervaring met kleine en (middel)grote bedrijven worden vragen beantwoord hoe een actueel en passend omgevingsbeleid te realiseren is. ‘Wat voor soort maatschappelijke activiteiten passen bij ons? Hoe relateren deze activiteiten zich tot onze kernactiviteiten? Wat is een efficiënte inzet van mensen, middelen en munten? Hoe kiezen we potentiële maatschappelijke partners en wat kunnen we hen vragen en bieden? Kinds kent de werelden van zowel het bedrijfsleven, als de maatschappelijke sector. Jaarlijks worden honderden non-profitorganisaties getraind in de samenwerking met bedrijven ‘Wij kennen ‘het maatschappelijke veld’, weten van valkuilen, maar vooral ook de mogelijkheden! Actuele MVO-trends en tips - Willem Lageweg - Directeur MVO Nederland Willem Lageweg (directeur MVO Nederland) bespreekt de actuele trends bij maatschappelijk verantwoord ondernemen. Welke (internationale) thema's en welke methoden staan op dit moment centraal? Draagt MVO bij aan de winstgevendheid en het innovatievermogen van de onderneming of is MVO vooral een kwestie van gevoel? Zijn verhaal bevat veel praktijkvoorbeelden en praktische tips. MVO is geen idealisme - Bart Jan Krouwel - Directeur Rabobank Nederland Bart Jan Krouwel, Directeur MVO bij Rabobank Nederland, wilt in zijn presentatie graag ingaan op twee zaken: 1. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is geen idealisme (meer), maar dagelijkse business als dé manier om op termijn überhaupt nog geld te verdienen en 2. dat de financiële sector een belangrijke rol kan spelen voor en met haar klanten om bij te dragen aan een duurzame ontwikkeling van onze samenleving. Biobrandstoffen en Bio-energie in Zeeland - Pieter Vollaard - Hogeschool Zeeland Biobrandstoffen en bio-energie zijn booming business! Twee Zeeuwse praktijkvoorbeelden laten zien hoe ondernemers de kansen op dit terrein pakken. In het Biopark Terneuzen werken grote ondernemingen samen aan duurzame innovaties. Door slimme combinaties van (afval)stromen van stoffen, water en warmte worden nieuwe producten en activiteiten ontwikkeld met grote marktpotenties. In De Groene Poort in Rilland werken een glastuinbouwbedrijf en jonge agrariërs samen aan de bijzondere, 25

kleinschalige combinatie van biovergassing en bio-ethanolproductie, waardoor een (bijna) gesloten regionale keten ontstaat. Hogeschool Zeeland voert onderzoek uit op basis van dit soort kennisvragen van bedrijven in een RAAK MKB project. De business case van duurzaam ondernemen / geld verdienen met duurzaam Ondernemen - Han de Ruiter Han de Ruiter is directeur MKB bij ABN AMRO en komt bij veel ondernemingen over de vloer. Een ding valt op duurzaam ondernemen doe je niet alleen om iets goeds te doen voor de maatschappij, voor steeds meer bedrijven is het ook commercieel relevant. Aan de hand van voorbeelden uit de praktijk zal hij meer vertellen over de business case van duurzaam ondernemen. Ook het belang voor ABN AMRO en de rol van de bank hierin zal aan bod komen. MVO en klimaat in post-2012: de rol van innovatie en technologie - Bernard Mazijn -Universiteit Gent In deze lezing verzorgd door Prof. ir. Bernard Mazijn worden de aandachtspunten van MVO genomen als vertrekpunt om de post-Kyoto periode voor te bereiden. Iedereen is het er over eens dat de rol van innovatie en technologie groot zal zijn. Maar spreken we wel over hetzelfde? Er zal antwoord gegeven worden op vragen zoals ‘Kunnen we nu en tot 2012 al gewoon iets doen?’, ‘Is het uitdenken van een innoverende technologie voldoende?’, ‘Zijn we zeker dat alle aspecten van een innoverende technologie bijdragen tot duurzaamheid?’, ‘Hoe zit dat nu met die snel groeiende economieën aan de andere kant van de wereld?’, enz. Vervolgens is er ruimte voor debat. Prof. ir. Bernard Mazijn is verbonden aan de Universiteit Gent en is er voorzitter van het Centrum voor Duurzame Ontwikkeling. Zijn loopbaan volgt twee sporen: enerzijds wetenschappelijk onderzoek en academisch onderwijs én anderzijds beleidsondersteuning van het lokale tot het internationale niveau. Van 2002 tot 2007 was hij lid van de internationale ‘Expertengroep inzake technologieoverdracht’. In 2007 was hij voor de Europese Unie hoofdonderhandelaar voor het luik ‘technologie’ tijdens de klimaatsonderhandelingen (o.a. in Bali op COP 13). MVO-quiz over ISO 26000 - Louise Bergenhenegouwen - Expert Internationale ISO werkgroep Social Responsibility Tijdens een spetterende MVO-quiz komt u alles te weten over wat u wel en niet kan verwachten van ISO 26000. ISO 26000 is de nieuwe ISO-richtlijn die organisaties ondersteund bij de implementatie van MVO. Ook helpt deze guidance met het identificeren en betrekken van stakeholders. ISO 26000 is bedoeld voor alle typen organisaties, dus zowel bedrijfsleven, als overheden en NGO’s. Duurzame oplossingen voor consumenten en bedrijven - Guido Custers, DELTA divisiedirecteur Energie Schoon en zuinig, dat moet wel over Zeeuwen gaan! Ja, maar het is ook de naam van het actieplan van het kabinet om de uitstoot van CO2 terug te dringen, energie te besparen en het aandeel duurzame energie te vergroten. DELTA draagt actief bij aan deze ambities. Zowel voor de bebouwde omgeving als voor grote ondernemingen werken we aan duurzame en betaalbare oplossingen. Meer weten? Schrijf je in voor de filmpremière van DELTA duurzaam! MVO en water - Willy Verstreate - Universiteit Gent -'Water, ook voor later’ Water, overal op onze planeet, is in meerdere opzichten een erg strategisch gebruiksgoed geworden. Vooreerst is er de kwantiteit : ook bij ons moet elk van ons, om duurzaam te zijn (t.t.z. te zorgen dat onze kinderen en kleinkinderen ook nog over voldoende kwaliteitswater beschikken) ca. 40% minder water gebruiken. In tweede instantie is er de kwaliteit. Water is een bron van nuttige doch ook vaak van ziekteverwekende kiemen. Tevens bevat water, doordat het kort na lozing alweer wordt benut om drinkwater te maken, steeds meer ongewenste stoffen zoals nitraten, pharmaproducten, etc. Dit alles maakt dat er hard word gewerkt aan methodes om water te sparen, te vrijwaren van vervuiling en tenslotte ook dermate te zuiveren dat het weer meteen kan benut worden als drinkwater. Dit moet ons toelaten de toekomst vertrouwensvol tegemoet te zien. Innovatie - Ruud Koornstra Ruud Koornstra richt zich sinds de verkoop van zijn televisiebedrijf geheel op duurzaamheid. Dit doet hij door nieuwe producten op de markt te brengen. Op jonge leeftijd produceerde Koornstra samen met jeugdvriend Barford programma's als Villa Felderhof en Lingo. Nu zetten zij zich in voor een betere, duurzame wereld. Samen met Barford richtte hij in 2001 initiëringmaatschappij Tendris op. De Visa Greencard en de ultrazuinige Pharox-lamp komen bij Tendris vandaan. 6.3.c. Ja Maar Show

26

C2C Expertmeeting - Michael Braungart ''''Laten we eerlijk zijn, het is toch prachtig als je iets zo maar, zonder schuldgevoel kan weggooien in de wetenschap dat je tegelijkertijd de natuur iets waardevols terug geeft? Michael Braungart daagt u uit om anders te gaan denken over huidige concepten! Betere, bewustere keuzes maken is een eerste aanzet tot Cradle to Cradle. Deze middag kunt u deel uitmaken van de ''''Duurzaamheid Ja Maar Show'''' waarin het gedachtegoed van Braungart over de Zeeuwse bedrijven Thermphos, Delta, Evides en Van der Endt Louwerse met u wordt gedeeld. Ja Maar Blok (3 blokken) Berthold Gunster zal in de "Duurzaamheid, Ja Maar Show" leuke MVO Best Practises aan het licht laten komen. Op een snelle flitsende wijze zullen mensen met een bijzonder duurzaam verhaal op de Bank plaatsnemen bij Berthold, aan tafel gaan met Berthold of zich inzetten voor de Doeners en Denkers Quiz. 6.3.d. Kookworkshop (3 blokken) Kookworkshop met Andy Mc Donald Sushi maken met Andy Mc Donald. Zijn kookstijl is: lekker, simpel en vooral vers. Andy is bekend van oa. de Mc Donald’s Kitchen die te zien is bij omroep Llink. U kunt zich nu inschrijven om kookles te krijgen van deze bekende televisiekok! 6.3.e. Tafel voor 2 Femke IJsseldijk - Nieuwe Muze Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies. Femke Ijsseldijk geeft advies over duurzaamheid en productinnovatie in het MKB en nieuwe ideeën voor duurzame consumentenproducten. Lars Kurznack – DHV Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies van Lars Kurznack. Hij kan bedrijven helpen met het opzetten van duurzaam inkopen en het supply chain management dat hierbij hoort. Lars Moratis - Directeur CSR Academy Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies omtrent Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Lars Moratis is directeur van CSR Academy, een gespecialiseerd MVOadviesbureau dat werkt voor bedrijven, overheden en onderwijsinstellingen. Naast een verdienstelijk poolbiljartspeler is hij redacteur van het Basisboek MVO. Voor iedereen die eens van gedachten wil wisselen over hoe zijn/haar organisatie invulling kan geven aan MVO, bijgepraat wil worden over diverse MVO-ontwikkelingen of gewoon eens een inspirerend gesprek over MVO wil. Marc Herberigs – Stimular "Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies. Stimular is de werkplaats voor duurzaamheid in het MKB. Marc is reeds enkele jaren cursusleider Duurzaam Ondernemen. De praktische aanpak zorgde er mede voor dat deze cursus in 2006 het ei van columbus in de wacht heeft gesleept. Wilt u brainstormen over concrete kansen voor Duurzaam Ondernemen in uw bedrijf?" Jan Bom - Directeur Pplus Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies omtrent MVO en media. Dirk Le Roy – Sustenuto Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg gevraagd of ongevraagd advies Marjolein Meier - COS Zeeland Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek. COSZeeland, Centrum voor internationale samenwerking heeft als één van haar speerpunten: Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Internationaal. Dit vanuit de visie dat juist bedrijven een rol kunnen spelen bij het verminderen van armoede, verbeteren van arbeidsomstandigheden en in gang zetten van duurzame economische ontwikkeling wereldwijd.

27

Christa Breure - Stichting Internationale Kinderhulp "Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies. Crista Breure heeft ervaring met het bedrijf Redevco t.a.v. project in Roemenië." Katrien Galloo - Kanaal 127 Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg gevraagd of ongevraagd advies Albert Veraart - Waterschap Zeeuws Vlaanderen "Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies van Albert Veraart, Hoofd afdeling Zuiveringen Technologie en Rioleringen. Hij kan een advies geven over het duurzaam hergebruik van afvalwater. " Ilse Pama - Zeeuwse Milieu Federatie Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies of informatie over klimaatneutraal ondernemen (gericht op producten!) Jacqueline Mouws – DHV Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies van Jacqueline Mouws. Deze specialist weet alles te vertellen over het BID programma van DHV waarbij DHV-ers tijd krijgen om bedrijfsplannetjes van mensen in het buitenland (ontwikkelingslanden) te toetsen en te helpen. Dirk den Ottelander – Thermphos Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg gevraagd of ongevraagd advies Tjerk Homminga – Thermphos Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies van Tjerk Homminga omtrent duurzaam ondernemen of duurzaam inkopen. Hann Verheijen - Triodos Bank Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies van de Triodosbank. Jos Goossen - Waterschap Zeeuws Vlaanderen "Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies van Jos Goossen, Hoofd afdeling Emissie en Handhaving: Hij kan adviezen geven over allerlei kleine en relatief goedkope maatregelen die particulieren en bedrijven kunnen nemen om uitstoot en lozing van verontreinigende stoffen te beperken of tegen te gaan. Hierbij moet u denken aan zaken in- en om het huis, duurzaam onkruidbeheer, etc. Hij kan ook veel vertellen over de gevolgen van jarenlang gebruik van bestrijdingsmiddelen voor de bodem- en waterkwaliteit." Carla Neefs – BECO "Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg gevraagd advies van Carla Neefs. Carla Neefs is marktmanager bedrijven bij adviesbureau BECO Groep. BECO Groep geeft advies aan bedrijven, multinationals en overheden over diverse duurzaamheidsthema’s, zoals maatschappelijk verantwoord ondernemen, energie, duurzaam bouwen, klimaat, duurzaam productontwerp, procesefficiency etc. U kunt met Carla een gesprek voeren over strategische thema’s, maar ook hoe u uw duurzame strategieën vertaalt in de praktijk van uw bedrijf." Willem Schipper – Thermphos Speel een potje pool en voer ondertussen een duurzaam gesprek of krijg advies omtrent New Business Development van Willem Schipper. 6.3.f. Prijsuitreiking Ei van Columbus Ei van Columbus prijsuitreiking categorie ''duurzame maatschappelijke initiatieven'' Het Ei van Columbus is de nationale prijs voor duurzaamheid en innovatie. Prijsuitreiker: Peter Jens van Goodies. De prijs kent vijf categorieën en is uitgeschreven door zeven ministeries: VROM, EZ, LNV, OC&W, BZ, V&W en VWS. Om 16.15 uur wordt de winnaar bekend gemaakt van de categorie ''Duurzame maatschappelijke initiatieven''. De genomineerden zijn de Gemeente Zwolle met ''Visie op de ondergrond'' (=winnaar), Stichting Natuur en Milieu met ''C, MM, N 2.0'', Gezonde Klassen met ''Een beter rapport in een gezonde klas'' en Versvishandel Jan van As met ''Vis & Seizoen''. Uiteindelijke winnaar: 28

Ei van Columbus prijsuitreiking categorie ''duurzame productietechnologie'' Het Ei van Columbus is de nationale prijs voor duurzaamheid en innovatie. Prijsuitreiker: Gerard Dijkema van de TU Delft. De prijs kent vijf categorieën en is uitgeschreven door zeven ministeries: VROM, EZ, LNV, OC&W, BZ, V&W en VWS. Om 16.45 uur wordt de winnaar bekend gemaakt van de categorie ''Duurzame productietechnologie''. De genomineerden zijn Titan Wood BV met ''Accoya, the strenght within''(=winnaar), StOWA met ''Kasza, kas zonder afvalwater'' en Aqua Flowers met ''Duurzame energie-efficiënte irisbloei''. Ei van Columbus prijsuitreiking categorie ''duurzaam product of dienst'' Het Ei van Columbus is de nationale prijs voor duurzaamheid en innovatie. Prijsuitreiker: Michiel Veenstra van 3fm. De prijs kent vijf categorieën en is uitgeschreven door zeven ministeries: VROM, EZ, LNV, OC& W, BZ, V& W en VWS. Om 13.45 uur wordt de winnaar bekend gemaakt van de categorie ‘Duurzaam product of dienst’. De genomineerden zijn Caroli Buitenhuis met ''De TassenBol'', Stichting de Groene Garage met ''Band op spanning''(=winnaar), Meatless BV met ''Meatless or Eat Less Meat'' en Diligent Energy Systems met ''Duurzame stroom uit een Afrikaans plantje''. Ei van Columbus prijsuitreiking categorie ''duurzame bedrijfsvoering'' Het Ei van Columbus is de nationale prijs voor duurzaamheid en innovatie. Prijsuitreiker: Mirjam de Rijk van Natuur en Milieu. De prijs kent vijf categorieën en is uitgeschreven door zeven ministeries: VROM, EZ, LNV, OC& W, BZ, V& W en VWS. Om 15.45 uur wordt de winnaar bekend gemaakt van de categorie ''Duurzame bedrijfsvoering''. De genomineerden zijn Van der Endt-Louwerse met ''Zeeuwse duurzaamheid'(=winnaar) en Campina met ''Verduurzaming van de zuivelketen''. Ei van Columbus prijsuitreiking categorie ''internationale samenwerking'' Het Ei van Columbus is de nationale prijs voor duurzaamheid en innovatie. Prijsuitreiker: Marcel Schreurs van het COS. De prijs kent vijf categorieën en is uitgeschreven door zeven ministeries: VROM, EZ, LNV, OC& W, BZ, V& W en VWS. Om 14.45 uur wordt de winnaar bekend gemaakt van de categorie ''Internationale samenwerking''. De genomineerden zijn Duurzame Driehoek met ''De millenniumregio'', Koninklijk Instituut voor de Tropen met ''Duurzame biodiesel in Mali''(=winnaar) en Soil & More International BV met ''Helping the world farmers true sustainability''. Ei van Columbus de uitreiking van de hoofdprijs (Titan Wood BV met ''Accoya, the strenght within'') Het Ei van Columbus is de nationale prijs voor duurzaamheid en innovatie. Prijsuitreiker: Minister Cramer. De prijs kent vijf categorieën en is uitgeschreven door zeven ministeries: VROM, EZ, LNV, OC&W, BZ, V&W en VWS. Gedurende de dag zijn de prijzen aan de winnaars van de vijf categorieën uitgereikt. Uit deze vijf winnaars wordt één overall winnaar gekozen en in de schijnwerpers gezet om 19.30 uur op het hoofdpodium. 6.3.g. Modeshow Duurzame modeshow van Rianne de Witte, met onder meer een presentatie van haar duurzame bedrijfskledinglijn. 6.3.h. Stamtafelgesprekken Stamtafelgesprekken met deskundigen van verschillende eilanden 6.3.i. Proefkeuken Meatless proeven met Ernst van Toll Vooraanstaand Aziatische kok Ernst van Toll geeft veel (Indische) kooklessen en heeft veel praktische ervaring. Sinds twee jaar is Ernst van Toll de expertkok op het gebied van Meatless koken. Meatless is een 100% plantaardige vezel die een uitmuntend basismateriaal vormt voor de ontwikkeling en de productie van vleesvervangende producten. Meatless wordt ook breed toegepast in vleesproducten om het vetgehalte en het caloriegehalte omlaag te brengen en zo de voedingswaarde van vleesproducten en snacks sterk te verbeteren. Deze kok kan Meatless zo bereiden dat het producten proeven als echt vlees!

29

Biologisch proeven ‘van het land op ’t bord’ - Biologische Catering in de Zorg Het klinkt nogal bijzonder: producten met de smaak van vroeger. Maar in feite zijn het gewoon de groenten, fruit, vlees, kip enz. zoals iedereen die kent. Alleen deze producten hebben de kans gekregen hun natuurlijke groei te volgen en zijn niet ‘opgejaagd’ door snelle kweek-, teelt- of fokmethoden. En dat proef je! Worteltjes met een zoetje in de smaak kroppen sla zoals vroeger: de echte ‘botersla’. Eieren van kippen die lekker gescharreld hebben en melk van koeien, die “gewoon” in de wei mogen lopen. Stichting Werkt voor Ouderen, De Grote Verleiding en VR& F laten u kennismaken met de smaak van vroeger. 6.3.j. Onderwijstafel Aan deze tafel werden Best Practices vanuit het onderwijs gepresenteerd en er vond een sessie speeddaten voor docenten en studenten plaats.

30

Hoofdstuk 7 – Evaluatie en nazorg achteraf 7.1. Evaluatie Zowel voor het projectteam, als voor andere betrokkenen is het belangrijk een goede evaluatie te doen; zo kan er geleerd worden van de goede en de minder goede punten van het proces en de dag zelf. Met het interne projectteam, als wel met het externe projectteam kunnen evaluatiegesprekken plaatsvinden. Dit kan aan de hand van het nalopen van de dag zelf (wat ging goed, wat ging minder goed) en ook het gehele proces kan doorlopen worden. 7.2. Enquêtes Een enquête kan indien juist opgesteld, een goed beeld geven van de ervaringen van bezoekers, maar ook partners en standhouders. Kies wel voor een korte enquête die niet al te veel tijd in beslag neemt. Verder zijn gesloten vragen (meerkeuzevragen) makkelijker om te analyseren, zeker als je grote aantallen mensen wilt ondervragen. Voor partners kan gekozen worden voor een kwalitatief onderzoek. Er zijn diverse opties mogelijk voor wat betreft het tijdstip van verspreiding van enquêtes; namelijk tijdens het evenement, circa een week na het evenement, of beide. Na analyse van de enquêtes volgen de resultaten voor de diverse groepen (partners, standhouders en bezoekers). Hier kan men ook weer van leren en eventueel kan het meegenomen worden in de verslaglegging en aanbevelingen voor soortgelijke evenementen. 7.3. Bedanken Uiteraard moeten alle mensen die op één of andere manier een bijdrage hebben geleverd aan het welslagen van het evenement op passende wijze hiervoor bedankt worden. Als overheid is een bedankbrief van bestuurders (gedeputeerde, B&W), medenamens het projectteam hiervoor passend. In bijlage 3 vindt u hiervan een voorbeeld. Op de website kan dit bedanken ook openbaar gebeuren, hiermee kun je bijvoorbeeld ook alle bezoekers bedanken.

7.4. Verslaglegging Zowel laatstgenoemde resultaten van de analyse, en ook de resultaten na de evaluatiegesprekken met de projectteams en groter partners, kunnen meegenomen worden in de verslaglegging van het proces. 7.5. Do's en dont's Geef schriftelijk en zo concreet mogelijk aan alle partijen (tijdig) door wat je wel en wat je niet wil; - wat wil je dat bezoekers, sprekers, standhouders etc na afloop over je evenement zeggen? - wat wil je hebben bereikt na afloop van het evenement? - wat wil je in geen geval? Zorg dat je projectleider alle bevoegdheden heeft die nodig zijn om de benodigde taken naar behoren uit te kunnen voeren. Probeer in een zo vroeg mogelijk stadium grote namen te strikken voor deelname, zowel bij sprekers als sponsoren. Een grote naam trekt meer namen mee dan je zelf bij elkaar kunt praten. Huur de beste mensen in die je kunt betalen, zowel op de dag zelf als in het traject er naar toe. Zet scholieren/stagiaires (van ROC tot universiteit) in daar waar dat kan.

31

Bijlage 1: Verslag van het Event.

MVO-minnend Nederland in Zeeland bij elkaar ‘Een bescheiden idee en een grote gedachte’. Volgens gedeputeerde Marten Wiersma lagen die aan de basis van het grootse MVO Event dat donderdag 27 maart plaatsvond in de Zeelandhallen in Goes. Een initiatief van de provincie, ondersteund door sponsoren uit het Zeeuwse bedrijfsleven, de Vlaamse ontwikkelingsmaatschappijen en het Ei van Columbus. “Er is in Zeeland heel veel gaande op het gebied van verduurzaming en innovatie en we hebben nog zoveel ambities. Tijd om dat eens breeduit te etaleren.” En zo werd Goes voor een dag het centrum van MVO-minnend Nederland en lieten de Zeeuwen zien dat ze heus niet altijd terughoudend en bescheiden zijn, maar ook flink kunnen uitpakken. Vlaanderen Met een goede mix van illustere Zeeuwen, toonaangevende Zeeuwse bedrijven en spraakmakende Zeeuwse projecten was een tjokvol programma samengesteld waarbij natuurlijk ook de rest van Nederland aan zijn trekken kwam. Vlaanderen leverde een aandeel met twee workshops ‘best practices’ van Vlaamse bedrijven en twee lezingen door deskundigen van de universiteit van Gent. Het is de bedoeling dat Vlaanderen het stokje overneemt en in 2010 een vergelijkbaar MVO Event op eigen bodem organiseert. Good, not less bad De gast met de grootste reputatie was ongetwijfeld de Duitse chemicus Michael Braungart, brein achter het ‘cradle-to-cradle’ concept en veelgevraagd gastspreker. In een melodieus Engels met veel ziz-klanken zette hij zijn ideeën uiteen en bestookte de zaal met oneliners die hij niet vaak genoeg kon herhalen. “Na 30 jaar shame and blame is het tijd voor een andere manier van denken. We moeten niet inzetten op duurzaamheid, dat is het minimum. Niet minder slecht maar goed!” Dat betekent prioriteit geven aan de kwaliteit van het product en zorgen dat de ketens gesloten blijven. Alle materialen moeten onderdeel blijven van de biosfeer of technosfeer, begrippen die door de goede marketing van C2C al aardig ingeburgerd zijn. Braungart is op zoek naar creatieve, vrije mensen die niet bang zijn voor verandering en ernaar streven het leven leuk en zinvol te maken. Stepjes en hapjes Al dagen tevoren was hard gewerkt om de Zeelandhallen om te toveren tot een immense beursvloer met achterin een theaterzaal, middenin een lange catwalk met podium en rondom verschillende eilanden met stands en presentaties. Daar presenteerde bijvoorbeeld Mister Green zijn hippe elektrische scooter en de verrassende Segway, een elektrisch aangedreven stepje met een verticale stang. Ideaal om je mee te verplaatsen door voetgangersgebieden. Biologische kwekerij ‘De Grote Verleiding’ offreerde ter plaatse bereide streekhapjes en ook Meatless liet de bezoekers proeven van snacks waarin hun vleesvervangende vezels waren verwerkt. Bedrijven als Dow en ABN-Amro ontvingen gasten in hun eigen paviljoen. Op de energie- en watereilanden was info te vinden over nieuwe producten en technologieën. Jasjes, dasjes Op de catwalk verscheen met enige regelmaat Froukje Jansen (Llink) om de grote momenten van het MVO-Event aan te kondigen. De eerste was natuurlijk de opening door de minister-president, later gevolgd door de modeshows van ontwerpster Rianne de Witte en de prijsuitreikingen van het Ei van Columbus, in vijf categorieën afgesloten met een hoofdprijs. Voor het sluitstuk en klapstuk van het event zorgden de mannen van Bløf. Pascal Jakobsen liet weten zelden zoveel ‘jasjes, dasjes’ bij hun concerten aan te treffen. Het was inmiddels over achten en na een intensieve dag duurzaamheid en C2C mochten die dasjes wel wat losser en de jasjes uit, want de opwarming was ook aan de Zeelandhallen niet voorbij gegaan.

32

Kids4 Peace Met 77 stands, 23 workshops en lezingen, 104 deskundigen en 150 man crew kon er geen twijfel over bestaan. De Zeelandhallen waren op 27 maart vol, overvol. De hele morgen werden dozen, tassen, displays en koffers naar binnen gesjouwd, stonden gastheren en gastvrouwen klaar, strak in het pak of in smetteloze witte blouse en liepen veel breedgeschouderde ‘oortjes’ rond in donkere pakken en met kale kruinen. En toen moesten de ruim 2000 bezoekers nog komen…. Temidden van al die grote mensen, viel het kleine groepje scholieren van de Goese Holtkampschool wat in het niet. De zevende groepers waren in Goes gaan rondkijken waar ze het zoal veilig, prettig en vredig vonden en waar niet. Van de belangrijkste punten hadden ze foto’s gemaakt en die wilden ze tijdens het event laten zien. Aan andere onderwijstafels wisselden studenten en docenten van verschillende opleidingen ervaringen uit. Zeeuwen in de hoofdrol Vóór alle workshops, lezingen en tafelgesprekken konden beginnen, was het wachten op Jan-Peter Balkenende die als regeringsleider én Zeeuw deze grootse manifestatie zou openen. In zijn toespraak wond de premier er geen doekjes om: ‘Zeeland is een prachtige provincie en vandaag spelen Zeeuwen de hoofdrol.’ Hij refereerde aan Ben de Rooij en Ruben de Meijer, twee Zeeuwse ondernemers die al werk hebben gemaakt van milieuzorg en daar succesvol mee zijn. Tegelijk vroeg hij aandacht voor de grootste consument van Nederland: de overheid. Deze koopt jaarlijks voor zo’n 40 miljard euro in en de ambitie is om dat in 2010 100% duurzaam te doen. Met drie klinkende slagen op de gong opende Balkenende het MVO-festijn en maakte daarna een rondje over de beurs. Bij de stand van stichting Stimular lanceerde hij de CO2 meter. Dit is een uitbreiding op de milieubarometer die Stimular al een aantal jaren helpt implementeren bij veel Zeeuwse bedrijven. Gebruikers van de milieubarometer krijgen nu automatisch toegang tot deze uitbreiding waarmee ze de CO2-uitstoot van hun bedrijfsactiviteiten kunnen meten. Aaneenschakeling Tegelijk ontrolde zich in de naastgelegen vier bioscoopzalen en drie Carambowlzalen een aaneenschakeling van lezingen en workshops waarbij werkelijk alle grote namen op MVOgebied van zich lieten horen. Bart-Jan Krouwel van de Rabobank beweerde: ‘MVO is geen idealisme’ en de spraakmakende architect Thomas Rau sprak over zijn ‘One Planet Architecture’. Deskundigen van Zeeuwse bodem -onder meer vanuit de Hogeschool, Delta, Zeeland Seaports, Dow Chemical en de gemeente Goes- werkten naast experts vanuit de NCDO, MVO Nederland, CSR Academy, Triodos bank, DHV en NEN. En onder het poolen in de Carambowlzaal konden adviezen en ervaringen worden uitgewisseld in een meer intieme sfeer. Zelden zullen op één dag in zo’n groot gezelschap zo vaak de woorden ‘duurzaamheid’, ‘milieu’, ‘innovatie’ en ‘verandering’ in de mond genomen zijn. ‘Wat er is, is er’ Berthold Gunster en zijn charmante assistent Steije onderhielden het publiek in de theaterzaal met verschillende varianten van hun ‘Ja maar show’. Naast humor en de –deze dag wel zeer toepasselijke- ijsbrekers, legde Gunster de zaal een paar doordenkertjes voor. “Problemen bestaan op basis van aannames, vanuit onze verwachtingen en wensen”, stelde de presentator. “Ik ben een feit en de problemen komen naar mij toe. Maar je kunt het ook op een andere manier bekijken: wat er is, is er. Dat zijn de feiten en dan is de vraag wat ik daarmee zou kunnen, wat mijn mogelijkheden zijn.” Met hun show wilden de heren het beruchte ‘Ja- maar-denken’ een andere richting op kantelen.

A thing of beauty Een eerste praktijksituatie bood het debat tussen Michael Braungart en de drie topmannen van Nutsbedrijf Delta, Zeeland Seaports en Thermphos. De managers mochten de expert

33

een vraag stellen terwijl Tjeu van Mierlo van de Zeeuwse Milieufederatie ‘als luis in de pels’ het debat volgde. Hoewel de vragen nogal algemeen waren, deed Braungart een paar pogingen om kwesties van een heel andere kant te belichten. Peter Boerma van Delta raadde hij aan niet teveel te verwachten van de consumenten maar vooral allianties te sluiten met ‘goede’ producenten. Voor Rob de Ruiter van Thermphos had hij het advies om een ngo (niet gouvernementele organisatie) te worden en de keten te sluiten rondom voedingsstoffen, vanaf de mineralen tot en met het afvalzuiveringsslib. Hans van der Hart van Zeeland Seaports kreeg de raad om strategische allianties te sluiten met bedrijven en organisaties die de hele cyclus beheren zodat samenwerking en versterking vanzelf ontstaan. ‘Be supportive’ was Braungarts motto, “Kijk wat je kunt ondersteunen, niet wat je moet controleren.” Assistent Steije had ondertussen de mooiste zinnen uit het debat verzameld en legde die aan de luisteraars voor. Met instemmend applaus koos het publiek ‘Make it a thing of beauty’ als de meest aansprekende oneliner. Praktische bezwaren Gerlof van Hoek heeft met belangstelling naar de expert meeting met Braungart geluisterd. Hij is directeur operations bij Zeelandia Bakkerijen in Zierikzee. In zijn bedrijf is een werkgroep duurzaamheidsbeleid geformeerd en hij is nu op zoek naar goede ideeën en ervaringen op het gebied van afvalverwerking, energiebesparing en vermindering van transport. De positieve invalshoek van Braungart spreekt hem aan maar hij constateert tot zijn spijt, wel praktische bezwaren. “De eisen op het gebied van voedselveiligheid zijn de laatste jaren zo verscherpt dat wij ons ‘afval’ niet meer mogen gebruiken als veevoer”, constateert hij. “Veel waardevolle producten worden weggegooid.” Zeelandia bouwt inmiddels een distributiecentrum en een fabriek in Roemenië zoveel mogelijk met toepassing van principes van duurzaam bouwen. Architect Thomas Rau, op 27 maart ook aanwezig in Goes, is gevraagd om een ‘second opinion’ te geven op hun bouwplannen. Een tandje concreter Op de beursvloer zit Henk van der Veen aan de koffie. Hij is inspecteur bij het Ministerie van VROM en gespecialiseerd in externe veiligheid. Hij komt bij veel grote Zeeuwse bedrijven over de vloer en is benieuwd naar de stand van zaken rondom MVO. Hij heeft net een lezing en een workshop bijgewoond en geeft lucht aan zijn gemengde gevoelens. “Er is veel retoriek”, constateert hij, “Bedrijven zeggen dat ze veel doen maar het is veelal niet nieuw en niet duidelijk meetbaar.” Als inspecteur pleit hij voor harde criteria waarmee ‘duurzaamheid’ te kwantificeren is. “Zo kunnen we zeggen welke bedrijven het echt goed doen en welke MVO alleen met de mond belijden.” Over het event heeft hij een duidelijke mening: “Een mooi initiatief van de provincie maar voor mij mag het een tandje concreter.” Spanning meten Buiten blijft het de hele dag druilerig. De mensen van ‘Band op Spanning’ trekken zich daar niets van aan. Met hun mobiele spanningsmeters struinen ze het parkeerterrein af op zoek naar auto’s met een bon achter de voorruit. Daarvan gaan ze de bandenspanning meten en registreren en de banden zo nodig bijvullen. Stijn Costermans van Band op Spanning staat in de kraam op het parkeerterrein, geeft informatie aan voorbijgangers en zorgt voor de koffie. Zijn bedrijf heeft zojuist een Ei van Columbus gewonnen in de categorie ‘Duurzaam product of dienst’. “Het is een eenvoudig concept”, legt Costermans uit, “Autobanden verliezen per maand 2,5 tot 5% van hun spanning. Door ze bij te vullen, bespaar je brandstof, slijten de banden minder snel en beperk je de CO2 uitstoot.” Band op Spanning heeft afspraken met grote bedrijven en gemeenten om de banden periodiek te controleren en werkt verder voor parkeergarages, leasebedrijven en bij evenementen zoals deze. “Welke spanning moeten mijn banden hebben?” wil een mevrouw weten die op weg is naar haar auto. “Dat is per auto verschillend”, antwoordt Costermans, “Wij hebben een database met alle kentekens en de bijbehorende gegevens. Schiet één van mijn collega’s aan die hier rondloopt met een meter, vandaag is onze service gratis voor alle bezoekers aan het MVO Event!”

34

Alles op zijn plaats Aan het eind van de middag rolt Anne-Marie Mol kleefrijst in een blad zeewier om even later zichzelf en anderen te trakteren op een stukje zelfgemaakte sushi. Ze heeft eerst de kunst afgekeken van televisiekok Andy Mc Donald die kookworkshops geeft in een hoek van de beursvloer. “Deze workshops waren als eerste vol”, meldt de projectleider van de provincie Zeeland die ongeveer een jaar geleden begon met de ideeën voor dit evenement. Ze heeft de laatste maanden heel hard gewerkt maar is vandaag tevreden en voldaan. “Ik zie alleen maar blije gezichten, iedereen komt me vertellen hoe waardevol en bijzonder deze dag is.” Dit project is in veel opzichten bijzonder geweest voor de provincie. Het komt zelden voor dat de overheid zelf sponsors gaat zoeken en zelf zo’n grote congresorganisatie ter hand neemt. “Het werd steeds groter”, vertelt Anne-Marie. “Toen we hoorden dat Bløf wilde komen spelen maar dan wel in de Zeelandhallen, ontstond het idee van de beurs in combinatie met lezingen en workshops. Uiteindelijk viel alles op zijn plaats en konden we alle grote namen naar Goes toehalen.” Voor toekomstige organisatoren van MVO-manifestaties heeft ze een tip: “Huur een goed bureau in en wees vasthoudend. Het is ongelooflijk hoeveel mensen je dan in beweging kunt krijgen voor een heel goed thema en een onvergetelijke dag!” Tekst: Marianne Dagevos

35

Bijlage 2: bedankbrief

bericht op brief van: uw kenmerk: ons kenmerk: afdeling:

Milieuhygiëne

bijlage(n): behandeld door:

Anne-Marie Mol

doorkiesnummer:

(0118) 63 1740

onderwerp:

Duurzaam = Gewoon Doen!

verzonden:

Middelbur g,

Beste Een betrokken minister-president, enthousiaste en geïnteresseerde ondernemers, een prachtige modeshow, duurzame hapjes, goed verzorgde eilandstands, inspirerende sprekers, een spetterend optreden van de beste Zeeuwse band, veel mogelijkheden tot netwerken…. Zo maar een aantal facetten van het evenement Duurzaam = Gewoon doen!, donderdag 27 maart jl. in de Zeelandhallen. Ik hoop dat u - net als ik en ons projectteam – terug kunt kijken op een zeer geslaagde dag waarop door iedereen veel inspiratie en (duurzame) energie is opgedaan. Op de website www.duurzaamisgewoondoen.nl kunt u verschillende verslagen, foto’s en filmpjes van het evenement bekijken. Langs deze weg wil ik u hartelijk danken voor uw belangrijke bijdrage aan dit succes. Niet alleen op de dag zelf, maar zeker ook in het voortraject. U was een belangrijke schakel in het hele proces! Wij kijken er naar uit om u weer te ontmoeten op het evenement Duurzaam= Gewoon Doen! in Vlaanderen in 2010. Met vriendelijke groet, mede namens het projectteam,

Marten Wiersma Gedeputeerde economie en milieu

36

Bijlage 3: Artikel People, Planet Profit (door Jan Bom)

Duurzaam Zeeland: Balkenende meets Blof Een bijzonder moment, vooral voor Zeeuwen. Minister-president Balkenende in discussie met de hele band Blof. Over Tibet. Daar zou de Nederlandse regering wel wat meer over mogen zeggen, vonden de bandleden (Middelburg, 1992). Nee, dat was meer een zaak voor de VN, meende Jan Peter (Biezelinge, 1956). Zeeuwen en andere Nederlanders onder elkaar. Maar liefst 2.200 mensen die afkwamen op het MVO-evenement Duurzaam is gewoon doen. Een topcast van sprekers. Ook Michael Braungart (Cradle to Cradle) was er voor uit Hamburg gekomen en gaf de Zeeuwen weer heel wat voeding om over na te denken. Algen op zee kweken? Nooit kwamen er in Nederland meer mensen af op een nationale bijeenkomst over maatschappelijk verantwoord ondernemen. Zeeland moet de boeken in als de Duurzame Delta.

Wie Blof en Balkenende en 2.200 getuigen daarvan bij elkaar brengt, is een topambtenaar. We verklappen haar naam: Anne-Marie Mol. Ze is een duwer dan wel trekker zoals er onder ambtenaren in ons land niet heel veel rondlopen. Na een eerdere proef van MVO-Nederland in de provincie Utrecht zette zij in Goes een prachtig concept neer voor komende duurzaamheidsfeesten. Verzamel per provincie alle ondernemers die op dit gebied iets doen en biedt ze een stand aan. Stuk of zeventig. Laat uit de rest van Nederland alle netwerken (MVO Nederland) en toppers uit het duurzame bedrijfsleven (Directeur Duurzaamheid Rabobank) komen en geef ze een podium. Boek presentatoren van Llink, die verstand van zaken hebben en er nog prachtig uitzien ook, zoals Froukje. Combineer met de presentatie van een nationale duurzaamheidsprijs, in dit geval Het Ei van Columbus. Gewonnen door Titan Wood met Accoya-hout, met zuur behandeld zachthout dat daardoor harder wordt dan tropisch hout. Haalde die dag het NOS Journaal. Zorg voor spektakel. In dit geval een modeshow van Rianne de Witte, Zeeuwse van geboorte en zeer innovatief. Op dit moment hangt er zelfs een tentoonstelling van unieke ontwerpen van haar in het Zeeuws museum. Uniek omdat ze als verfstof het herontdekte meekrap heeft gekozen, dat in Tholen weer wordt geteeld. Peperduur maar van een ongekend prachtig erotisch rood. Heel lang niet gezien in Nederland, waar chemisch rood de makkelijke oplossing is. De kooklessen van televisiekok Andy McDonald waren natuurlijk volgeboekt. Wij aten daarom de hele dag heerlijke vleesloze kroketten van het Zeeuwse Meatless, dronken heerlijk perensap van de Perelaere en waren niet weg te slaan bij de keuken van de gezamenlijke Zeeuwse verzorgingstehuizen die lieten meeproeven wat de senioren iedere avond in het restaurant aan overheerlijk biologisch eten kregen. We mochten ons nu alvast inschrijven, ook al moeten we nog een jaartje of dertig wachten. En de mannen van Blof natuurlijk, die na hun wereldreis ook zo verantwoord mogelijk toeren (CO2-neutrale zomerconcerten op de Brouwersdam). Op de dag zelf presenteerden ze een T-shirt van Made By, zodat duidelijk is waar de katoen vandaan komt. Een eigen kledinglijn dus. Want: alles is liefde. Deze week in de Zeelandhallen vertaald als: alles is duurzaam.

37

Bijlage 4: Conclusies en aanbevelingen vanuit het onderzoek: Efficiëntie communicatiemiddelen (Simone Janssen) Het onderzoek geeft antwoord op de vraag 'Wat zijn voor de drie doelgroepen (ondernemers, overheden en onderwijs) de relevante communicatiemiddelen om naar een MVO-Event te komen?'. In paragraaf 1.1 wordt de centrale onderzoeksvraag beantwoord. In deel 2 worden de overige aanbevelingen die uit het onderzoek voortkomen opgesomd. De uitkomsten van deze enquête kunnen als representatief worden beschouwd. Dit omdat de respons verrassend hoog was, de personen die de enquête hebben ingevuld vormen een perfecte afspiegeling van de totale doelgroep.

1.1

Conclusies

Vraag in de digitale aanmeldmodule Op de vraag die ik in het digitale aanmeldsysteem mocht stellen kwam niet echt een heel duidelijk antwoord (meeste keuze was het vakje: "Anders"). Dit is te verklaren aan het feit dat de meeste respondenten op een andere manier van het evenement hadden gehoord dan ze konden kiezen uit de opties. De opties die men aan kon vinken waren dus niet goed gekozen. De respons op de vragen was wel zeer hoog. Een korte enquête in de aanmelding heeft dus zeker zin, mits je de goede vragen stelt. Daarnaast werd duidelijk dat veel respondenten de website hebben gezien, dit is een vrij logisch antwoord aangezien men zich via de website aan moest melden. Het is zeer onwaarschijnlijk dat men via de website van het evenement heeft gehoord, aangezien men niet zomaar op een website terecht komt, maar er door iets of iemand op gewezen moet worden. Gemiddelde leeftijd De gemiddelde leeftijd van de respondenten ligt tussen de 31 en 55 jaar. Alleen in de doelgroep onderwijs was de gemiddelde leeftijd lager, iets wat natuurlijk erg logisch is, gezien scholieren gemiddeld op 25,1 jarige leeftijd hun diploma halen.12 Doelgroepen Het evenement is voor de doelgroepen ondernemers, overheden en onderwijs georganiseerd. Deze drie doelgroepen zijn ook vooral benaderd tijdens de mediacampagne. De ondernemers zijn de doelgroep die het grootste belang hebben bij het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en ook vooral voor hun werden er verschillende innovaties en tips aangedragen tijdens het evenement. Het is dus niet verwonderlijk dat zij de grootste doelgroep vormden. Het is wel opvallend dat 22% van de aanwezigen niet binnen één van de drie doelgroepen pasten. Het evenement is in principe voor iedereen die geïnteresseerd is in MVO, dus bezoekers van buiten de doelgroep waren ook zeker welkom. Waarom interesse De redenen waarom men interesse heeft in MVO hangen duidelijke samen met de doelgroepen. Dit is natuurlijk een logisch iets, aangezien studenten komen vanuit hun studie, ondernemers vanuit hun eigen bedrijf en mensen van de overheid vooral vanuit hun beroep of maatschappelijke betrokkenheid geïnteresseerd zijn. Hoe heeft u gehoord van het MVO-Event Bij alle respondenten is het ontvangen van een persoonlijke uitnodiging het meest gegeven antwoord op de vraag hoe zij gehoord hebben van het evenement. De tweede manier is via een collega of zakenrelatie. Vooral bij de ondernemers en overheden hebben zeer veel respondenten een uitnodiging ontvangen. Bij de doelgroep onderwijs hadden net wat meer respondenten via een studiegenoot of leraar van het evenement gehoord. Het is opvallend dat vrijwel niemand van het evenement heeft gehoord via de banner of radiospot. Welke communicatiemiddelen heeft u gezien/gehoord De meeste respondenten hebben de website bezocht om meer informatie over het evenement te verkrijgen en om zichzelf aan te melden. Het grootste deel van de aanmeldingen is via de website verlopen, hier konden bezoekers zichzelf aanmelden en hun persoonlijke programma samenstellen. 12

http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/themas/onderwijs/publicaties/artikelen/archief/2006/2006-701-pb.htm

38

Ook hebben veel respondenten een uitnodiging ontvangen. Opvallend is dat veel ondernemers de digitale nieuwsbrief hebben ontvangen, dit is te verklaren doordat veel ondernemers hun contactgegevens hebben achtergelaten op de Contacta (= MKB-bedrijvenbeurs) en een aantal hebben deelgenomen aan de cursussen die door de Provincie Zeeland zijn gegeven omtrent het thema MVO. Deze bedrijven zijn opgenomen in een lijst met contacten en ontvingen zo minimaal één keer per maand de digitale nieuwsbrief. Welke communicatiemiddelen heeft u niet gezien/gehoord Vrijwel geen enkele respondent heeft de banner of radiospot gezien of gehoord. Ook de artikelen in de vakbladen zijn alleen de ondernemers opgevallen. Dit is logisch, aangezien deze ook vooral voor hun bedoeld zijn. De radiospot is door zeer weinig respondenten gehoord, dit is vreemd omdat ook dit vooral gericht was op ondernemers. De spot werd voor en na werktijd, als ondernemers in de auto op weg van of naar het werk zijn, uitgezonden. Het is duidelijk dat een radiospot geen effectief, maar wel een duur communicatiemiddel is. Welke manier spreekt het meest aan Respondenten uit alle doelgroepen kiezen hier heel duidelijk voor het ontvangen van een persoonlijke uitnodiging. Bij de doelgroep onderwijs werd de website ook vrij goed ontvangen, maar de voorkeur ging ook hier uit naar een persoonlijke uitnodiging. Het versturen van een uitnodiging is natuurlijk geen probleem, maar dan moeten de contactgegevens van de doelgroepen wel aanwezig zijn. Meestal is dit het moeilijkste deel, want naar wie stuur je een uitnodiging en naar wie niet. Het is hier duidelijk dat je door steeds meer evenementen te organiseren meer gegevens kan verzamelen en dus ook steeds meer mensen persoonlijk kan benaderen. Ook kan door een positief gevoel op te wekken bij bezoekers veel mond-op-mond-reclame worden verkregen, iets wat ook niet onbelangrijk is en ook gezien wordt als een positieve vorm van benaderd worden door de respondenten. Geen van de respondenten vindt het vervelend om benaderd te worden door artikelen in kranten en vakbladen. Dit is een goede manier om free-publicity te verkrijgen en dit moet ook zeker worden ingezet. Tweede voorkeur Als tweede voorkeur kiezen veel respondenten voor het ontvangen van een digitale nieuwsbrief. Ook dit is een persoonlijke benadering en ook hier spelen dezelfde benaderingsproblemen als bij het versturen van een uitnodiging. Voor het versturen van een digitale nieuwsbrief is een e-mailadres van de ontvanger nodig. Om hier aan te komen is het verstandig om een duidelijke en simpele aanmeldbutton op de website te plaatsen. Op welke manier wilt u niet benaderd worden Borden langs de weg worden door bijna alle respondenten als zeer storend ervaren. Veel respondenten vinden het afleidend als ze tijdens het rijden proberen te lezen wat er op de borden staat en een aantal vinden het zelfs vervuiling van het landschap. Op zich passen borden langs de weg ook niet helemaal bij het thema MVO, maar dan is het sturen van persoonlijke uitnodigingen in papiervorm ook niet van toepassing. Als tweede keuze worden de banner en radio ook als storend ervaren door veel respondenten. Ook dit zijn vormen van massamediale reclame en dit wordt door veel respondenten ervaren als spam. Een digitale nieuwsbrief of uitnodiging kan je bekijken wanneer je zin hebt, maar borden langs de weg, banners en radiospots krijg je gewoon te zien of te horen of je wilt of niet. Het is duidelijk dat veel respondenten hier niet van gediend zijn. Wat vond u van het MVO-Event De meeste respondenten vonden het MVO-Event zeer inspirerend en gaan er direct mee aan de slag. Het is goed om te horen dat deze mensen het evenement positief hebben ervaren, op deze manier is het gemakkelijker om deze mensen nogmaals te benaderen voor bijvoorbeeld een vervolgevenement. Het is dus belangrijk dat deze positieve respondenten ‘warm’ worden gehouden door de organisatie en op deze manier informatie blijven ontvangen over vernieuwingen op het gebied van MVO. Gekeken naar de statistieken, wordt het duidelijk dat een persoonlijke benadering een sterke voorkeur heeft bij alle respondenten. Vrijwel geen enkele respondent vindt het ontvangen van een persoonlijke uitnodiging nadelig. Tevens wordt ook de mening van collega’s en zakenrelaties gewaardeerd als het gaat om het bezoeken van een evenement.

39

Duidelijke wordt ook dat zeer weinig mensen luisteren naar de regionale radiozender. De radiospot werd alleen 's morgens en 's avonds uitgezonden, zodat ondernemers op weg naar het werk de spot zouden horen, maar het bereik hiervan was zeer laag. Hieronder wordt in een tabel nog even kort weergegeven welke reclame-uitingen zeer duidelijk gewenst en welke zeer duidelijk ongewenst zijn. Soort middel Uitnodiging Collega/zakenrelatie Digitale nieuwsbrief Website Krant/vakbladen Borden langs de weg Radiospot Banner

Ondernemers ++ + + + ++ -

Overheid ++ + + + ++ -

Onderwijs ++ + + ++ + -

2. Aanbevelingen Kijkend naar het grote aantal enquêtes, 452, die retour zijn gekomen kan in eerste instantie worden geconcludeerd dat de bezoekers met een positief gevoel het evenement hebben verlaten. Als het evenement was tegengevallen zouden meer bezoekers de mail die ze een paar dagen na het bezoeken van het evenement ontvangen hebben links hebben laten liggen. Het moge dus duidelijk zijn dat als je een groep van bijna 2150 personen enthousiast hebt weten te maken voor een evenement, dat het zeer belangrijk is deze groep vast te houden. Uit de enquête komt de voorkeur voor een persoonlijke benadering zeer duidelijk naar voren, van deze 2148 bezoekers zijn alle gegevens aanwezig en zij kunnen voor een volgend evenement moeiteloos benaderd worden. Aangezien het vervolg evenement in Vlaanderen pas over twee jaar plaatsvindt is het zeer belangrijk om in de tussenliggende tijd deze groep enthousiast te houden. Een effectief, duurzaam en goedkoop middel hiervoor is het versturen van een digitale nieuwsbrief. In deze nieuwsbrief kunnen alle innovaties en ontwikkelingen op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen worden uitgelicht. Dit zijn de mensen die enthousiast zijn en zeker een vervolg activiteit gaan bezoeken, dus houdt deze mensen ‘warm’ en te vriend! Veel mensen zijn persoonlijk benaderd door een uitnodiging en hierop ook ingegaan, dit werd duidelijk aan het grote aantal respondenten die de uitnodiging hebben ontvangen. In totaal zijn er 12.000 uitnodigingen verspreid en van de bezoekers heeft ruim 58% een uitnodiging ontvangen. En bijna 40% van de bezoekers ziet het ontvangen van een persoonlijke uitnodiging als de meest gewenste manier om benaderd te worden. Het is duidelijk dat bezoekers persoonlijke aandacht waarderen. Het ontvangen van een uitnodiging thuis in de brievenbus voor een groot evenement voelt als een speciale behandeling. Hier gaan mensen eerder op in dan op een massamediale campagne met borden langs de weg en advertenties in kranten en dagbladen. Een uitnodiging wordt altijd gezien en men kan zelf bepalen wanneer hij gelezen wordt. Het is dus van belang om aan de gegevens van geïnteresseerden in MVO te komen. De personen waarvan de gegevens nu aanwezig zijn moeten worden opgenomen in een databank. Na ieder evenement moet deze databank worden aangevuld met nieuwe gegevens van bezoekers. Op deze manier kan een steeds bredere groep mensen worden benaderd. Door het gericht aanschrijven van mensen kunnen tevens de kosten lager gehouden worden. Gezien de duidelijke voorkeur voor persoonlijke aandacht vinden veel bezoekers het ook plezierig om benaderd te worden door collega’s en zakenrelaties. Ook het ontvangen van een digitale nieuwsbrief wordt positief ervaren. Kijkend naar de twee bovenstaande middelen zou ook wat meer aan het milieu gedacht kunnen worden. Mijn advies is dan ook om naar bedrijven, scholen en overheden een poster te sturen, met hierbij het verzoek deze op te hangen in de kantine. Op deze manier zijn alle medewerkers/leerlingen zeer snel en effectief op de hoogte van het evenement en tevens geeft het gespreksstof tijdens de lunch. Er kunnen afspraken worden gemaakt om samen te gaan. En door de organisatie kan worden gedacht aan het geven van groepskortingen als bedrijven/scholen met meer

40

dan een x aantal werknemers/leerlingen komen, dit is bij bedrijven uiteraard afhankelijk van de grote van het desbetreffende bedrijf. Op deze manier komt het niet commerciële aspect van het evenement zeer duidelijk naar voren en worden veel mensen uit de doelgroepen bereikt. Een andere mogelijkheid van het persoonlijk benaderen van het adressenbestand is het versturen van een digitale nieuwsbrief. Dit heeft in eerste instantie niet de grootste voorkeur bij de respondenten, maar het wordt absoluut positief ervaren. Tevens is het duurzaam en zeer goedkoop. Mijn advies is dan ook om iedereen die is opgenomen in de databank regelmatig op de hoogte te houden, tijdens de organisatie van het volgende evenement, door middel van een digitale nieuwsbrief. Onderaan de nieuwsbrief moet wel duidelijk de optie worden opgenomen om het ontvangen hiervan stop te zetten. Dit om te voorkomen dat personen het als spam gaan zien en op deze manier negatief over het evenement komen te staan. Het is duidelijk dat een persoonlijke benadering de voorkeur heeft. Op de vraag hoe men absoluut niet benaderd wilt worden komen de massamediale reclamevormen dan ook direct naar voren. Borden langs de weg worden door bijna alle respondenten als negatief en storend ervaren. Opvallend is wel dat 35% van de respondenten de borden wel heeft gezien. Er moet dus een afweging worden gemaakt tussen effectiviteit en gewenstheid. Het plaatsen van borden langs de weg is niet erg duurzaam en ook de kosten zijn niet gering. Mijn advies is om meer te werken met posters die verspreidt worden binnen het bereik van de doelgroepen in plaats van het plaatsen van borden langs de weg. Een ander nadeel hiervan kan zijn dat het ook mensen van buiten de doelgroep naar het evenement trekt. De radiospot op de regionale radiozender Omroep Zeeland is door zeer weinig respondenten gehoord. Ondanks dat wordt aangegeven dat men het zeer onplezierig vindt om door een radiospot op de hoogte te worden gesteld van het evenement. Een radiospot is absoluut een duurzaam middel, maar niet goedkoop. Wil er voor een vervolgcampagne weer gebruik worden gemaakt van een radiospot dan moet er eerst een duidelijke analyse worden gemaakt over welke radiozenders door de doelgroepen worden geluisterd. Met een beperkt budget is adverteren op een landelijke radiozender vrijwel onmogelijk, maar nutteloos adverteren op een regionale zender is ook verspilling. Met het oog op free-publicity moeten artikelen in kranten en vakbladen zeker niet worden vergeten. De organisatie moet regelmatig persberichten versturen naar de verschillende regionale- en landelijke kranten met nieuwe informatie over het evenement. De vakbladen kunnen voordeel boeken door het interviewen van bekende sprekers die aanwezig zullen zijn tijdens het evenement. De organisatie moet deze mogelijk voor het verkrijgen van free publicity van te voren bespreken met het management van de sprekers. Deze kan de gegevens van de sprekers vervolgens vrijgeven aan de pers. Het is belangrijk om in de afweging van middelen rekening te houden met het MVO-aspect, aangezien alles hier in feite om draait en je niet iets kan verkopen als je zelf niet duurzaam bezig bent. Het verspreiden van uitnodigingen en posters moet dus op een effectieve manier gebeuren. Grote bedrijven, organisatie en scholen moeten slechts één uitnodiging krijgen en één poster. Hieruit kunnen ze in principe alle informatie halen die ze nodig kunnen hebben. Een radiospot is duurzaam, maar niet effectief. Borden langs de weg zijn redelijk effectief, maar niet goedkoop. Er moet dus een afweging worden gemaakt, mogelijk is een radiospot op een andere zender of een ander tijdstip effectiever. Het blijft een feit dat bezoekers aangeven dat zij een radiospot zeer storend vinden. Kijkend naar effectiviteit is mijn advies om te kiezen voor borden langs de weg, maar dan wel door een duurzame drukkerij gedrukt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van gerecycled papier, afbreekbare bio-inkten, groene stroom en oplossingsmiddelen zonder chemicaliën. Een drukkerij die op deze manier werkt zijn de Ecodrukkers uit Nieuwkoop. Als de organisatie voor deze manier van drukken kiest dan moet dit aangegeven worden op alle gedrukte media. Dit om begrip voor deze keuze te krijgen van de bezoekers. Nazorg na het evenement Er moet gezorgd worden dat er geen gat valt tussen 2008 en 2010. De enthousiaste bezoekers moeten enthousiast blijven en uitkijken naar het vervolgevenement. Hieronder een aantal ideeën hoe dit aangepakt kan worden: - Compilatie van het evenement, in de vorm van een online magazine. - Tijdsbalk vanaf 28 maart 2008 tot eind 2010.

41

-

Website wel of niet online laten staan, als er wordt gekozen voor het behouden van de website moet deze wel up-to-date worden gehouden. Kennisbank met loketfunctie op de website plaatsen. Een paar keer per jaar een nieuwsbrief versturen naar alle contacten met hierin de voorbereidingen op het vervolgevenement.

Het is belangrijk dat al bovenstaande punten op een duurzame manier worden doorgevoerd. Om te laten zien dat de provincie niet eenmalig een groot evenement organiseert en er vervolgens niets meer mee doet. De doelgroepen moeten dus 'warm' worden gehouden met betrekking tot duurzaam ondernemen, maar dit moet wel op een duurzame manier gebeuren. Bovenstaande opties zijn allemaal duurzaam en houden geïnteresseerden op een makkelijke manier op de hoogte. Tevens kunnen ze hun eigen voordeel uit een bezoek aan de kennisbank halen. Verder moet er voor een betere communicatie over de gebruikte middelen op de beursvloer worden gezorgd. Veel respondenten waren ontevreden over de prijzen van consumpties, maar nergens werd vermeld dat het allemaal biologisch was. Als men dit had geweten hadden ze waarschijnlijk meer begrip voor de hoge prijzen gehad. Hetzelfde geldt voor de stands, deze zijn allemaal vervaardigd uit recycle-panelen die niet speciaal voor de beurs geschilderd waren (wat normaal wel gebeurd). Deze keuze is gemaakt omdat het schuren en schilderen van de pallets onnodige afval met zich mee brengt. Ook dit is niet goed en niet voldoende naar buiten gecommuniceerd. Mogelijk dachten bezoekers nu dat de organisatie naar een zo goedkoop mogelijke oplossing heeft gezocht, terwijl er dus naar een zo duurzaam mogelijke oplossing is gezocht. Mijn tip is hier dus om alles zo goed en duidelijk mogelijk te communiceren. Op deze manier creëer je meer begrip voor gemaakte keuzes.

42

Draaiboek voor de organisatie van een evenement. 'Duurzaam=Gewoon Doen!'

Recommend Documents