Draaiboek EasyEvent Stap-voor-stap naar een geslaagd evenement voor de kleinzakelijke markt
Voorwoord Samen met Microsoft naar een geslaagd evenement voor de kleinzakelijke markt Een evenement is een uitstekend instrument voor het tot stand brengen en onderhouden van waardevolle en winstgevende klantrelaties. Tijdens een evenement laat u uw (potentiële) klanten zelf de voordelen van producten en oplossingen ervaren en kunt u in ontspannen sfeer laten zien wat u aan kennis en ervaring in huis heeft. Jammer genoeg schrikken veel partners als u terug voor het organiseren van een evenement, omdat ze denken dat het veel werk is. In dit draaiboek laten we u zien dat het organiseren van een evenement eenvoudiger is dan u denkt. Stapsgewijs leiden we u door de voorbereidingen, de uitvoer en de nafase. Daarbij kunt u gebruikmaken van de vele campagne- en marketingmaterialen die u online kunt vinden. En met behulp van de checklist kunt u erop vertrouwen dat u zelfs de kleinste details onder controle heeft. Ga dus gauw aan de slag en profiteer van een verdiepte relatie met uw klanten.
Inhoud Deel 1 - Waarom een evenement goed is voor uw omzet Negen vragen vooraf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Verkoop meer software, hardware en services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 De voordelen van een evenement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Een evenement op maat voor de doelgroep. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Uw evenement en de rol van Microsoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 En dan: aan de slag! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Deel 2 - Organiseer stap-voor-stap een evenement Een evenement in drie fases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Actielijst. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
8 weken van tevoren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
6 weken van tevoren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
5 weken van tevoren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4 weken van tevoren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1 week van tevoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Dag van het evenement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1 dag na het evenement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Checklist locatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Handige adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Deel 1 Waarom een evenement goed is voor uw omzet
Negen vragen vooraf Beantwoord de volgende vragen:
• Heeft u vaak te weinig tijd om uw klanten te informeren over nieuwe ontwikkelingen en producten van Microsoft?
• Wilt u vaker contactmomenten met uw klanten?
• Wilt u bij uw bestaande klanten meer omzet maken?
• Bent u op zoek naar een manier om in contact te komen met nieuwe klanten?
• Heeft u de ervaring dat klanten eerder kopen als ze zien wat ze krijgen dan met een folder of direct marketing?
• Wilt u met beperkt budget marketingactiviteiten ontplooien die toch veel impact hebben?
• Vindt u het lastig te bepalen hoe een evenement eruit moet zien?
• Denkt u dat het organiseren van een evenement erg veel tijd kost?
• Vindt u het lastig om technische thema’s te laten aansluiten bij de belevingswereld van uw klanten?
Heeft u een of meer keer ‘ja’ geantwoord? Lees dan snel verder en organiseer met EasyEvent een boeiend evenement voor uw klanten.
Verkoop meer software, hardware en services In Nederland zijn meer dan 600.000 kleinzakelijke ondernemingen actief. Net als elk ander bedrijf willen die succesvol zakendoen. De omvangrijke groep biedt u dan ook uitgelezen kansen voor de verkoop van meer software, hardware en services. Als specialist op de kleinzakelijke markt kent u als geen ander hun specifieke uitdagingen op het gebied van efficiency, mobiliteit, financieel inzicht, marketing en sales. Kleinzakelijke ondernemers willen onbezorgd kunnen ondernemen, in een IT-omgeving die garant staat voor stabiliteit, veiligheid en back-up. Met de producten van Microsoft kunt u een essentiële bijdrage leveren aan de vervulling van die behoefte. Maar hoe brengt u uw expertise en oplossingen effectief onder de aandacht? Onze ervaring is dat ondernemers het best zijn te overtuigen als zij kunnen zien en ervaren. Haak daarom aan bij een van de marketingcampagnes van Microsoft en organiseer een evenement in uw eigen omgeving. U zult zien dat het directe contact met uw klanten kan leiden tot winstgevende relaties.
De voordelen van een evenement
• U heeft face-to-face contact met uw klanten • U onderhoudt de relatie met bestaande klanten • U legt nieuwe contacten • U wekt vertrouwen • U informeert klanten over nieuwe producten en ontwikkelingen van Microsoft • Een evenement is een logische stap in het (ver)koopproces • Zien is kopen
Een evenement op maat voor de doelgroep Een belangrijke voorwaarde voor het slagen van een evenement is een thema dat aansluit bij de doelgroep. Zo zal de aandacht van een kleinschalig cateringbedrijf al gauw verflauwen bij een uitgebreide verhandeling over gecompliceerde netwerksoftware. Maar als u hen concreet informeert over de specifieke mogelijkheden van 2007 Office system op het gebied van klant- en accountbeheer en marketing, zullen ze er zeker meer over willen horen. Als u eenmaal een thema heeft gekozen kunt u daarbij passende klanten uit uw adressenbestand selecteren. U kunt het ook andersom doen: als u weet op welke doelgroep u zich wilt richten kunt u uitzoeken welk thema goed aansluit bij hun zakelijke wensen en eisen. Ga er eventueel over in gesprek met bestaande klanten. Ten slotte deze tip: groot is niet altijd beter. Liever tien goed gekwalificeerde bezoekers dan 100 vaag geïnteresseerden.
“Toen mijn klant tijdens de workshop zelf zag wat hij allemaal wilde, was zijn keuze voor een Small Business pc snel genomen.”
Uw evenement en de rol van Microsoft Als partner heeft u bij Microsoft een streepje voor. We waarderen uw inspanningen bij de verkoop van onze producten zeer. Om dat kracht bij te zetten en uw verkoopactiviteiten te ondersteunen, ontwikkelen we continu campagnes die de vertaalslag maken van nieuwe producten en concepten naar herkenbare en aansprekende thema’s. Binnen die thema’s bieden we u diverse marketing- en salesmaterialen, die u kunt vinden via onze website www.microsoft.nl/partner. Omdat we uit ervaring weten dat een lokaal evenement een krachtig marketinghulpmiddel kan zijn, bieden we u nu ook kant-en-klaar pakketten om die eenvoudig te organiseren. Toegespitst op actuele campagnes en inclusief PowerPointpresentaties, sjablonen voor uitnodigingen en webcontent. Via de Microsoft Marketing Factory (www.microsoft.nl/marketingfactory) kunt u bovendien allerlei extra’s bestellen om uw evenement aantrekkelijk aan te kleden. Elk jaar gaan er diverse nieuwe campagnes lopen; de specifieke materialen zijn per campagne aangepast aan de boodschap en uitstraling.
“Ik was bij mijn klanten vooral bekend als leverancier van software. Via het evenement heb ik laten zien dat ik veel meer in huis heb en dat ik ook complete oplossingen kan leveren.”
En dan: aan de slag! Het organiseren van een evenement levert u een verdiepte en winstgevende relatie met uw klanten op. Het face-to-face contact maakt dat u vertrouwen wekt. En als uw klanten zelf ervaren welke mogelijkheden uw oplossingen op basis van Microsoft-producten hen bieden, zal dat makkelijker leiden tot de verkoop van meer software, hardware en services. In het tweede deel van dit draaiboek leest u alles wat u moet weten bij het organiseren van een evenement. De verschillende stappen zijn gerangschikt in een overzichtelijke tijdbalk. U ziet dus in één oogopslag welke activiteiten u wanneer dient uit te voeren. Dankzij EasyEvent kunt u zonder zorgen aan de slag. Bedenk tijdens het traject vooral ook hoe leuk een evenement kan zijn. We wensen u veel succes en uitstekende verkoopresultaten!
“Even kort samengevat: ik heb die ene ochtend betere zaken gedaan dan de hele maand ervoor bij elkaar.”
Deel 2 Organiseer stap-voor-stap een evenement
10
Aan de slag Voor optimaal rendement moeten we een evenement eigenlijk splitsen in drie fases: vóór het evenement, het evenement zelf en na het evenement: 1. Vóór het evenement Een gedegen voorbereiding is uiteraard van groot belang. Dankzij EasyEvent voert u die probleemloos uit. Stap 1: Bepaal wie (doelgroep) en wat (doelstelling) u wilt bereiken. Mogelijke doelgroepen zijn installed base (uw bestaande klantenkring) en new business (potentiële klanten). Een doelstelling kan zijn het creëren van een contactmoment, naamsbekendheid, maar ook nieuwe sales leads. Stap 2: Kies een thema. Zoals u eerder heeft kunnen lezen is dat essentieel. Het thema bepaalt voor een belangrijk deel of mensen wel of niet komen. Kies het daarom met zorg. Luister naar signalen onder uw klanten, volg actuele ontwikkelingen en haak vooral aan bij actuele campagnes van Microsoft. Stap 3: De praktische voorbereiding, zoals het reserveren van een geschikte locatie, het versturen van de uitnodigingen en het vergaren van voldoende kennis en informatie. Volg daarbij de de actielijst van de volgende pagina’s en maak zoveel mogelijk gebruik van de materialen die u uit EasyEvent haalt. Bedenk bij alle drie de stappen: liever kleinschalig en goed dan een grootschalige chaos.
2. Het evenement zelf De grote dag is aangebroken. U bent al eerder op de locatie aanwezig om u ervan te verzekeren dat alles gereed is voor de komst van uw gasten. Er is een duidelijk programma en de presentaties, sprekers en demo’s zijn er klaar voor. U heeft voor alle deelnemers voldoende informatiemateriaal, pennen en papier klaargelegd. Er staat thee en koffie met wat lekkers. Zorg dat u kunt doen wat u moet doen. Als u met klanten of prospects wil spreken, laat de praktische organisatie dan aan een van uw medewerkers over. Biedt elke deelnemer persoonlijke aandacht en maak bij het afscheid concrete vervolgafspraken. 3. Na het evenement Nu het evenement geweest is, begint het echte werk. Een van uw doelen was immers het genereren van sales leads. Als mensen komen, is dat een signaal dat ze bereid zijn tot kopen. Grijp het evenement aan om bestaande contacten nieuw leven in te blazen en nieuwe contacten tot klanten uit te bouwen. Stuur alle deelnemers een brief om hen (en de sprekers) te bedanken voor hun bijdrage. Kondig in die brief ook aan dat u hen binnenkort zult bellen om een vervolgafspraak te maken – als u dat al niet tijdens het evenement zelf had gedaan. Een aantal deelnemers zal onverhoopt niet komen. Benader hen alsnog, bijvoorbeeld door hen een brief met een informatiepakket te sturen. Gebruik het evenement ook als een kapstok voor nieuws: zet foto’s en een verslag op uw website, zet een item in uw nieuwsbrief en stuur een persbericht rond. Dit is de periode waarin u uw inspanningen kunt verzilveren.
11
Actielijst - 8 weken tevoren In deze periode legt u het fundament en bepaalt u thema, doelgroep, tijd en locatie. Neem daarvoor de tijd en doe voldoende onderzoek. Overleg ook met uw medewerkers, dat zorgt vaak voor verrassende inzichten.
8 weken tevoren
6 weken tevoren
5 weken tevoren
4 weken tevoren
1 week tevoren
dag van het evenement
dag na het evenement
q Stel een lijst op van mogelijke genodigden: bestaande relaties, nieuwe klanten, mix, directeuren/eigenaren of juist IT-personeel.
q Bepaal het onderwerp op basis van campagne, doelgroep en ‘compelling need’: het onderwerp moet belangrijk genoeg zijn om naar het evenement te komen.
q Bepaal de meest geschikte datum en tijd; houdt rekening met voetbalwedstrijden, feestdagen, schoolvakanties, beurzen en congressen.
q Stel het (concept)programma samen. Denk daarbij ook aan voldoende pauzes en eventueel een lunch of borrel. Juist op dat soort informele momenten kunt u de basis voor verkoop leggen. (afb. 01 Agenda)
q Maak een planning met behulp van de planningstool (excel). Als u daarin de datum van het evenement invult, heeft u een up-to-date planning. Die is gedurende het traject uw leidraad bij de praktische invulling.
q Schat het aantal deelnemers in. q Reserveer een locatie.
TIP
Hoe kiest u een locatie? Waar een evenement zich afspeelt is van invloed op de beslissing van de genodigden om zich aan te melden. De aantrekkelijkheid van een locatie straalt af op uw evenement. Daarnaast kunt u veel hebben aan goede faciliteiten en service ter plaatse. Houdt bij het kiezen van een locatie in ieder geval rekening met de volgende factoren:
• Toegankelijkheid
• Omvang
• Bereikbaarheid
• Mogelijkheden buiten/binnen
• Parkeergelegenheid
• Faciliteiten
• Uitstraling
• Mogelijkheden opstelling tafels/stoelen
• Catering
• Benodigde aankleding
[Invoegen sPecIfIeke cAmPAgneheAdIng] [invoegen naam evenement] [invoegen specifieke campagnecontent; boodschap 25 woorden]
[invoegen datum] Programma [invoegen tijd] Welkom [invoegen tijd] [nvoegen agendapunt] [invoegen spreker]
[Invoegen sPecIfIeke cAmPAgneheAdIng]
[invoegen korte omschrijving] Pauze [invoegen tijd] [nvoegen agendapunt] [invoegen spreker] [invoegen korte omschrijving] [invoegen tijd] [nvoegen agendapunt] [invoegen spreker] [invoegen korte omschrijving] [invoegen tijd] Afsluiting
Insert your Microsoft Gold or Certified Partner logo or Small Business Specialist wordmark here.
Portions © 2007 microsoft corporation. All rights reserved. [Insert Your corporate Legal/Trademark disclaimer here.] All other trademarks are property of their respective owners.
Afb. 01 Agenda
12
Actielijst - 6 weken tevoren De uitvoering van praktische zaken. Maak een interne taakverdeling voor de voorbereiding en de dag zelf. Denk aan een host/hostess, spreker(s), techniek. Probeer taken te verdelen en te delegeren.
8 weken tevoren
6 weken tevoren
5 weken tevoren
4 weken tevoren
1 week tevoren
dag van het evenement
dag na het evenement
q Zet op de homepage van uw website een banner die doorklikt naar een speciale landingspagina. (Afb. 02 Banner) q Gebruik de webcontent uit EasyEvent om een landingspagina voor uw website te maken. Daarin staat het evenement met onderwerp, datum, locatie en mogelijkheid tot (digitaal) aanmelden. (Afb. 03 Landingspagina)
q Neem het evenement op in uw (digitale) nieuwsbrief, met een link naar uw speciale landingspagina. q Meld uw evenement aan bij Microsoft. We plaatsen het dan op www.microsoft.nl/ondernemers. Maandelijks bezoeken meer dan 500.000 Nederlandse ondernemers deze website.
q Stel met het sjabloon een uitnodiging en aanmeldingsformulier samen. Dat kan een e-mail zijn, maar ook een brief. Verstuur de uitnodiging vier tot zes weken tevoren. Nodig gasten die u per se wilt hebben persoonlijk uit. (Afb. 04 Uitnodiging)
q Regel interne en externe sprekers. Kies mensen die iets relevants te vertellen hebben. De komst van een (in de branche) bekende spreker kan mensen over de streep trekken.
q Maak of bestel relatiegeschenken. Voor de hand liggen pennen, blocnotes en mappen, maar denk ook aan een cadeau dat iets zegt over uw onderneming (Microsoft Marketing Factory of de plaatselijke copyshop).
TIP
Een uitnodiging om te komen
Een uitnodiging is voor (potentiële) klanten de eerste kennismaking met uw evenement. Die dient er daarom fantastisch uit te zien. De voorbeeldteksten en sjablonen in EasyEvent zijn wat dat betreft een prima basis. Maak een onderscheid tussen uw bestaande klantenkring en new business. Uw bestaande klanten kennen u al en zijn als het goed is tevreden over wat u te bieden heeft. Stuur hen bij voorkeur een uitnodiging in uw eigen huisstijl. U kunt de teksten en logo’s uit EasyEvent eenvoudig overnemen met behulp van copy-paste. Als uw klanten de uitnodiging ontvangen, zullen zij die niet gauw ongelezen wegleggen.
In alle gevallen dient de kwaliteit van het papier en het printwerk goed te zijn. Laat de uitnodigingen eventueel printen bij de plaatselijke copyshop. Dat is een geringe investering voor uitstekend resultaat.
[InvOEGEn spEcIfIEkE caMpaGnEhEaDInG] Kom naar ons evenement en ontdek wat [invoegen specifieke content] úw onderneming kan bieden.
Afb. 02 Banner
Geachte [invoegen klantnaam]: [invoegen specifieke campagnecontent; probleemstelling] Zoals u al eerder heeft ervaren zijn we bij [invoegen bedrijfsnaam partner] gespecialiseerd in oplossingen voor de kleinzakelijke markt. We kennen als geen ander de specifieke uitdagingen waar uw onderneming vandaag de dag voor staat. Op [invoegen datum] organiseren we in [invoegen locatie] een boeiend evenement over [invoegen specifieke campagnecontent; benefit]. Dit onderwerp is juist voor uw onderneming erg interesant.
[InvOEGEn spEcIfIEkE caMpaGnEhEaDInG]
[invoegen specifieke campagnecontent; opsomming benefits] Uiteraard zullen we tijdens het event dieper ingaan op de specifieke situatie van elke deelnemer. Er is ons alles aan gelegen om u een informatieve en nuttige [invoegen dagdeel] te bezorgen. Meld u aan via de bijgevoegde antwoordkaart of ga naar [invoegen url partner]. Met vriendelijke groet,
[invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijfsnaam]
Insert your Microsoft Gold or Certified Partner logo or Small Business Specialist wordmark here.
portions © 2007 Microsoft corporation. all rights reserved. [Insert Your corporate Legal/Trademark Disclaimer here.] all other trademarks are property of their respective owners.
Afb. 03 Landingspagina
Afb. 04 Uitnodiging
13
Actielijst - 5 weken tevoren Naast de praktische zaken regelt u in deze periode ook dat u en uw medewerkers zoveel mogelijk inhoudelijke kennis vergaren over het onderwerp van uw evenement.
8 weken tevoren
6 weken tevoren
5 weken tevoren
4 weken tevoren
1 week tevoren
dag van het evenement
dag na het evenement
q Bestudeer campagnemateriaal (presentaties, video’s, demo’s). q Bestel decor om de locatie aan te kleden, zoals banieren en een scherm. Denk ook aan een achterwand voor sprekers. (Microsoft Marketing Factory). (Afb. 05 Achterwand)
q Bezoek de locatie en maak afspraken over faciliteiten: parkeren, garderobe, receptie, tafel-/stoelenopstelling, catering. Spreek af wie uw contactpersoon is. Zie ook aparte checklist.
q Huur/reserveer een beamer, scherm en geluidsapparatuur. Op veel locaties is dergelijke apparatuur voor een meerprijs te huur.
q Vraag iemand om foto’s te maken. Leuk om na het event op uw website te zetten of mee te sturen met een persbericht. Ook video-opnamen zijn leuk en terugkijken van de beelden kan bovendien leerzaam zijn voor uzelf.
Voor alle met (#) gemerkte activiteiten vindt u voorbeelden of zelfs uitgewerkte elementen in het EasyEvent van deze campagne.
TIP
Een interessante presentatie
Binnen alle lopende campagnes van Microsoft zijn diverse materialen beschikbaar, die u kunt gebruiken binnen uw presentatie. Neem de tijd om deze te bestuderen en er een keuze uit te maken. Een boeiende presentatie is afwisselend. In EasyEvent vindt u een PowerPoint-presentatie en datasheets, en vaak ook flash-filmpjes en demo’s. Zelf een (interactieve) demo samenstellen kan ook; voor de aanbevolen inhoud van een demo vindt u aanwijzingen in EasyEvent. Deelnemers aan een evenement vinden het vaak leuk om actief deel te nemen. Geef hen voldoende ruimte om vragen te stellen over de aangeboden stof. Of draai het om: laat hen een opdracht uitvoeren. Bijvoorbeeld om de huidige situatie in kaart te brengen of al hun wensen en eisen op een rij te zetten.
Afb. 05 Achterwand
14
Actielijst - 4 weken tevoren Deze periode benut u om actief deelnemers voor uw evenement te werven. Persoonlijk contact levert vaak meer op. Bel de genodigden daarom na en spoor ze aan zich aan te melden.
8 weken tevoren
6 weken tevoren
5 weken tevoren
4 weken tevoren
1 week tevoren
dag van het evenement
dag na het evenement
q Bel de genodigden een week na de uitnodiging na met behulp van het belscript. (Afb. 06 Belscript) q Stuur mensen die zich hebben aangemeld binnen een week een bevestigingsbrief. (Afb. 07 Bevestigingsbrief) q Stuur een persbericht aan relevante media.
TIP
Aandacht in de media
Een lokaal evenement zal niet snel de landelijke dagbladen halen, maar kan voor de lokale pers of een vakblad wél interessant zijn. Misschien heeft u in uw netwerk contacten die actief zijn bij de plaatselijke krant. Benader hen om hen te polsen over een artikeltje over uw evenement. U kunt ook een persbericht rondsturen. Daarin zet u informatie over uw bedrijf, het event en de waarde ervan voor de kleinzakelijke markt. Gebruik bijvoorbeeld de tekst uit het nieuwsbriefitem. Een goed persbericht is maximaal één A4. Zet in de inleiding wie u bent en wat u gaat doen. In het middenstuk gaat u dieper op de inhoud in en noemt u bijvoorbeeld de sprekers. En aan het eind vat u het geheel nog kort samen. Denk aan het vermelden van een contactpersoon en mobiel nummer.
De uitnodiging is verstuurd en nu? Belscript voor het persoonlijk nabellen van deelnemers.
Wat wilt u bereiken?
Zoveel mogelijk deelnemers aan uw evenement, met als uiteindelijk doel de verkoop van
Doel
software, hardware en services en een verbeterde relatie met uw klanten. Wat is uw boodschap?
Wie wilt u bereiken
[InvoeGen specIfIeke caMpaGneHeaDInG]
Deelname aan ons evenement kan bijdragen aan de groei van uw bedrijf.
Kleinzakelijke markt, zowel installed base (uw bestaande klantenkring) als new business.
Ontdek wat [invoegen specifieke content] úw onderneming kan bieden.
Strategie
Zorg dat u weet tegen wie u praat. Kijk van bestaande klanten de accountgeschiedenis na. Van nieuwe, potentiële klanten weet u in ieder geval een aantal essentiële gegevens zoals grootte en core business. [invoegen specifieke campagnecontent; doelgroep] Wat biedt u?
[invoegen boodschap specifieke campagne]
Geachte [invoegen klantnaam]: Hartelijk dank voor uw aanmelding voor ons evenement over [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp]. Dat vindt plaats op: [invoegen datum en begin- en eindtijd] [invoegen locatie]
Voorbereiding
Hulpbronnen
Zorg dat u weet waar u het over heeft. Verdiep u voldoende in het onderwerp van uw evenement; maak daarbij gebruik van de campagnematerialen van Microsoft. Bestudeer in ieder geval de volgende campagnematerialen: - [invoegen specifieke materialen campagne]
Triggers
Bestudeer de volgende ergernissen van kleinzakelijke klanten en luister ernaar tijdens het gesprek. Dit zijn voor u goede aanknopingspunten om de voordelen van het evenement onder de aandacht te brengen. - [invoegen specifieke campagnecontent; ergernissen]
[InvoeGen specIfIeke caMpaGneHeaDInG]
Tijdens het evenement zullen we aan de hand van een aantal punten demonstreren hoe [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp] kan bijdragen aan zakelijke groei. Wellicht kunt u in voorbereiding op het evenement vast nadenken over de plaats die [invoegen specifieke campagnecontent; probleemstelling] binnen uw onderneming innemen. We zien uw komst graag tegemoet. Met vriendelijke groet,
[invoegen naam], [invoegen functie] [invoegen bedrijfsnaam]
Insert your Microsoft Gold or Certified Partner logo or Small Business Specialist wordmark here.
portions © 2007 Microsoft corporation. all rights reserved. [Insert Your corporate Legal/Trademark Disclaimer Here.] all other trademarks are property of their respective owners.
Afb. 06 Belscript
Afb. 07 Bevestigingsbrief
15
Actielijst - 1 week tevoren U weet nu definitief wie zich hebben aangemeld. Verdiep u in hun ondernemingen, zodat u tijdens het evenement uw betrokkenheid kunt tonen.
8 weken tevoren
q q q q
6 weken tevoren
5 weken tevoren
4 weken tevoren
1 week tevoren
dag van het evenement
dag na het evenement
Stel een deelnemerslijst samen en print deze voor alle deelnemers uit. (Afb. 08 Deelnemerslijst) Stel informatiepakketten samen met bijvoorbeeld hand-outs van uw presentatie(s), productsheets en demo-cd’s. Pas eventueel afspraken met de locatie aan naar het definitieve aantal deelnemers (tafelopstelling, catering). Stuur tussen de drie en vijf dagen voor het evenement een herinnerings-e-mail naar de deelnemers. Voeg een routebeschrijving naar de locatie bij. (Afb. 09 Herinnerings-e-mail)
q Maak naambadges en –bordjes. (Afb. 10 Naambadge) q Regel bloemen voor eventuele sprekers.
TIP
Om later nog eens na te lezen
U zult de deelnemers tijdens het evenement een keur aan informatie bieden. Natuurlijk zullen zij die niet in één keer onthouden. De nieuwe informatie biedt hen bovendien stof tot nadenken en overwegen. Om hen de mogelijkheid te bieden om alles nog eens rustig na te lezen, geeft u de deelnemers een informatiepakket mee. Daarin kunnen ze alle informatie nog eens rustig nalezen. Nog mooier is het als er in het pakket ruimte is om tijdens het evenement aantekeningen te maken. Hand-outs van uw presentatie zijn daarvoor een goede optie. Leg op elke tafel schrijfmateriaal. Als u die voorziet van uw eigen bedrijfslogo, is dat ook nog eens mooie reclame!
[Invoegen specIfIeke campagneheadIng] [invoegen naam evenement] [invoegen datum] [invoegen locatie] Deelnemers [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf]
[Invoegen specIfIeke campagneheadIng]
[invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf] [invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf]
<
>
[invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf]
<> Insert your Microsoft Gold or Certified Partner logo or Small Business Specialist wordmark here.
portions © 2007 microsoft corporation. all rights reserved. [Insert Your corporate Legal/Trademark disclaimer here.] all other trademarks are property of their respective owners.
Afb. 08 Deelnemerslijst
Afb. 09 Herinnerings-e-mail
Afb. 10 Naambadge
16
Actielijst - dag van het evenement Het is zover. Zorg dat u goed uitgerust aan deze dag begint en neem voldoende tijd om de locatie te prepareren. Uw gasten moeten zich direct welkom voelen en daar hoort een goede catering bij.
8 weken tevoren
6 weken tevoren
5 weken tevoren
4 weken tevoren
1 week tevoren
dag van het evenement
dag na het evenement
q Richt de locatie in: - Leg deelnemerslijst, naambadges en/of –bordjes, programma’s, notitieblokken en pennen, en evaluatieformulieren klaar (Afb. 11 Evaluatieformulier). - Test van tevoren uw notebook, projectiescherm en beamer. - Leg informatiepakketten (hand-outs, product sheets, demo-cd’s) en relatiegeschenk(en) klaar.
q q q q
Zorg voor duidelijke bewegwijzering naar de locatie, buiten en binnen. Wijs één persoon aan die de leiding heeft over het evenement. Spreek met de catering af op welke momenten ze met drankjes en hapjes komen. Biedt de mogelijkheid een vervolgafspraak te maken. Alle informatie die u tijdens dit evenement over een klant te weten komt, noteert u in de prospectlijst. (Afb. 12 Prospectlijst)
TIP
De eigenaar van het evenement
Als niet helemaal duidelijk is wie de leiding heeft over het evenement, kan het een rommeltje worden. Wijs dus een ‘eigenaar’ aan, iemand die de verantwoordelijkheid op zich neemt. Laat hem of haar vooral ook de tijd in de gaten houden en het programma zo goed mogelijk volgen. Laat eventuele uiloop niet ten koste gaan van pauzes, kort dan liever ter plekke de programma-onderdelen in of sla een onderdeel over. Pauzes zijn van belang om de aandacht niet te laten verslappen en om mensen in de gelegenheid te stellen om te bellen, naar de wc te gaan, te roken of te netwerken.
[invoegen specifieke campagneheading] Evaluatie evenement [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp]
We stellen het op prijs als u de onderstaande vragen wilt beantwoorden. Uw antwoorden gebruiken we bij het organiseren van een
Ruimte voor visitekaartje
volgend evenement.
Wat vond u van het evenement in het algemeen?
Hoe beoordeelt u het evenement inhoudelijk?
q q q q
uitstekend
q q q q
uitstekend
goed
ProsPect
voldoende matig
goed
Ingevuld door:
voldoende matig Aanvullende contactgegevens:
Welk cijfer geeft u het
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
evenement?
Hoe beoordeelt u de tijdsduur van het evenement?
q q q q
uitstekend goed voldoende matig Informatie over organisatie
Wat vond u van de spreker [invoegen spreker]
q q q q
uitstekend
q q
ja, namelijk ...
goed voldoende matig
Branche: Aantal medewerkers: Aantal pc’s: ...:
Zijn er onderwerpen waar [invoegen spreker] naar
nee
uw mening dieper op in
Opportunity:
had moeten gaan?
Wat vond u van de spreker [invoegen spreker]
Zijn er onderwerpen waar [invoegen spreker] naar
q q q q
q q
uitstekend goed voldoende matig
ja, namelijk ... nee
Urgentie 1:
2:
uw mening dieper op in had moeten gaan? 3:
Afb. 11 Evaluatieformulier
Afb. 12 Prospectlijst
17
Actielijst - dag na het evenement Na het evenement is het tijd om de vruchten te plukken. Nu is alles nog vers, bij u én bij de deelnemers. Wacht daarom niet, maar ga direct over tot actie.
8 weken tevoren
6 weken tevoren
5 weken tevoren
4 weken tevoren
1 week tevoren
dag van het evenement
dag na het evenement
q Vul alle prospectlijsten volledig in. Het is de basis voor uw vervolgacties. q Vul het evaluatieformulier voor partners in en stuur dit aan Microsoft. Met de feedback van u en uw collega’s kan Microsoft het EasyEvent continu verbeteren. (Afb. 13 Evaluatieformulier voor partners)
q Plaats de post-evenement banner op de website, met een link naar de landingspagina voor het evenement. (Afb. 14 Banner) q Vervang de tekst op uw landingspagina voor het evenement door een verslag van de bijeenkomst, presentatiemateriaal en foto’s.
q Stuur een “Jammer dat we u gemist hebben” brief met informatiepakket aan mensen die zich hebben aangemeld, maar niet zijn gekomen (Afb. 15 No show brief)
q Stuur een dankmail naar alle deelnemers. (Afb. 16 Bedank-e-mail) q Neem de deelnemers op in uw CRM-systeem.
TIP
Verzilver uw kansen
Een evenement is pas echt geslaagd als het u concrete resultaten oplevert. Het beste moment om een vervolgafspraak te maken is tijdens het evenement of er vlak na. Bel in dat laatste geval alle deelnemers persoonlijk na en maak zo’n afspraak. Dat hoeft u niet de volgende dag al te doen – de informatie mag best even bezinken – maar doe het wel in de week erna. Als het goed is weet u door het evenement ongeveer wat de wensen en eisen van de betreffende klant zijn. Bereid u daarop voor en speel erop in door passend materiaal mee te nemen naar de afspraak. Profiteer van uw kennis!
[invoegen specifieke campagneheading] Evaluatie evenement [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp]
We stellen het op prijs als u de onderstaande vragen wilt beantwoorden. Uw antwoorden gebruiken we bij het organiseren van een volgend evenement.
Wat vond u van het evenement in het algemeen?
Hoe beoordeelt u het evenement inhoudelijk?
Welk cijfer geeft u het
q q q q
uitstekend
q q q q
uitstekend
goed voldoende matig
goed voldoende matig
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
evenement?
Hoe beoordeelt u de tijdsduur van het evenement?
Wat vond u van de spreker [invoegen spreker]
Zijn er onderwerpen waar [invoegen spreker] naar
q q q q
q q q q
uitstekend goed voldoende matig
uitstekend goed
[InvOeGen specIfIeke caMpaGneHeaDInG]
voldoende matig
Informatiepakket [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp]
q q
ja, namelijk ...
q q q q
uitstekend
campagnecontent; onderwerp]. Helaas hebben we u tijdens het evenement gemist.
goed
Omdat u zich eerder wel had aangemeld, gaan we ervan uit dat u wel belangstelling
voldoende
voor het onderwerp heeft.
nee
uw mening dieper op in Geachte [invoegen klantnaam],
had moeten gaan?
Op [invoegen datum] organiseerden we een evenement rond [invoegen specifieke Wat vond u van de spreker [invoegen spreker]
matig Tijdens het evenement kwamen er boeiende onderwerpen aan de orde. Die willen we
[InvOeGen specIfIeke caMpaGneHeaDInG]
u niet onthouden. Bijgaand vindt u dan ook een informatiepakket met de highlights. Zijn er onderwerpen waar [invoegen spreker] naar
q q
ja, namelijk ...
We komen graag een keer bij u langs om met u te bespreken wat [invoegen specifieke
nee
campagnecontent; onderwerp] voor úw onderneming kan betekenen.
uw mening dieper op in had moeten gaan?
Binnenkort bellen we u op voor een afspraak. Met vriendelijke groet,
[invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijfsnaam]
Afb. 13 Evaluatieformulier voor partners
Insert your Microsoft Gold or Certified Partner logo or Small Business Specialist wordmark here.
portions © 2007 Microsoft corporation. all rights reserved. [Insert Your corporate Legal/Trademark Disclaimer Here.] all other trademarks are property of their respective owners.
Afb. 14 Banner
Afb. 15 No show brief
Afb. 16 Bedank-e-mail
18
Checklist locatie q Bewegwijzering (buiten en binnen) q Bereikbaarheid q Parkeergelegenheid q Ontvangst / receptie q Garderobe q Opstelling q Aankleding q Planten q Banners, schermen q Catering q Audiovisuele apparatuur q Deelnemerslijst q Naambadges en –bordjes q Notitieblokken en pennen q Relatiegeschenk(en) q Evaluatieformulieren q Programma q Informatiepakketten (hand-outs, product sheets, demo-cd’s)
!
19
20
